DISEÑO DE LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO PARA …

“DISEÑO DE LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO PARA LA

GESTIÓN DE INVENTARIOS DE LA COMERCIALIZADORA J&F.”

CINDY JIMÉNEZ ARISTIZABAL & YENNI FERNÁNDEZ GUZMÁN

PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA CALI

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS

Y ADMINISTRATIVAS

PROGRAMA DE CONTADURIA PÚBLICA

SANTIAGO DE CALI 2017

“DISEÑO DE LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO PARA LA

GESTIÓN DE INVENTARIOS DE LA COMERCIALIZADORA J&F.”

CINDY JIMÉNEZ ARISTIZABAL & YENNI FERNÁNDEZ GUZMÁN

Trabajo de grado presentado como

requisito parcial para optar por el título

de Contador Público

Director: Ángela María Cubillos Quintero

Contadora Pública

PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA CALI

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS

Y ADMINISTRATIVAS

PROGRAMA DE CONTADURIA PÚBLICA

SANTIAGO DE CALI 2017

Santiago de Cali, julio 13 del 2017

Doctor

Alberto Arias Sandoval

Decano Académico

Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas

Pontificia Universidad Javeriana

La Ciudad

Por medio de la presente me permito comunicarle, que en mi calidad de director de trabajo

de grado he leído detenidamente el informe final del estudio titulado “DISEÑO DE LOS

PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO PARA LA GESTIÓN DE

INVENTARIOS DE LA COMERCIALIZADORA J&F.”, realizado por los estudiantes

de la Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas de la Universidad Javeriana

nombres: Cindy Alejandra Jiménez Aristizabal códigos, Yenni Fernández guzmán

0066216, 64790 y considero que cumple con todos los requisitos requeridos para ser

presentada a evaluación.

Atentamente,

________________________

Tutor del Trabajo de Grado

ARTÍCULO 23 de la resolución N° 13 de julio 6 de 1946

“La Universidad no se hace responsable por los

conceptos emitidos por sus alumnos en sus trabajos de

Tesis. Sólo velará porque no se publique nada contrario

al dogma y a la moral Católica y porque la Tesis no

contenga ataques o polémicas puramente personales;

antes bien, se vea en ellas al anhelo de buscar la Verdad y

la Justicia”.

Tabla de contenido

INTRODUCCIÓN ................................................................................................................... 13

CAPÍTULO I ............................................................................................................................ 14

Aspectos generales del problema de investigación .................................................................. 14

1. Estudios previos ............................................................................................................. 14

1.1 Control de inventarios (Gaitán, 2000). ....................................................................... 14

1.2 Procedimientos de auditoria en determinadas áreas: norma técnica de auditoria

(Cabrera, 2004). ..................................................................................................................... 15

1.3 Diseño de procesos para el manejo de inventarios e la empresa Grya Ingeniería y

Sistemas Cia. LTDA (Velastegui, 2011). .............................................................................. 15

1.4 La importancia de establecer políticas y procedimientos uniformes para la realización

de auditorías internas en los sistemas de información de las distintas dependencias de una

organización (Ortiz, 2012). .................................................................................................... 16

1.5 Medición de los inventarios en el marco de la convergencia internacional (Fuertes,

2015). ..................................................................................................................................... 17

2. Problema de investigación ............................................................................................. 18

2.1 Planteamiento del problema de investigación ................................................................ 18

2.2 Formulación del problema. ............................................................................................. 20

2.3 Sistematización del problema ......................................................................................... 20

3. Objetivos .............................................................................................................................. 21

3.1 Objetivo general ............................................................................................................. 21

3.2 Objetivos especifico ....................................................................................................... 21

4. Justificación .......................................................................................................................... 22

5. Marco de referencia .............................................................................................................. 23

5.1 Marco teórico .................................................................................................................. 23

5.1.1 Inventarios ............................................................................................................... 23

5.1.2 Control interno ......................................................................................................... 25

5.2 Marco conceptual ........................................................................................................... 27

5.2.1 Procesos ................................................................................................................... 27

5.2.2 Manuales .................................................................................................................. 28

5.2.3 Control ..................................................................................................................... 28

5.3 Marco contextual ............................................................................................................ 30

6. Metodología ......................................................................................................................... 31

6.1 Tipo de estudio ............................................................................................................... 31

6.2 Método de estudio .......................................................................................................... 32

6.3 Fuentes de información .................................................................................................. 32

6.4 Técnicas de investigación ............................................................................................... 33

6.5 Fases de investigación .................................................................................................... 34

Capitulo II ................................................................................................................................ 36

Importancia del control de inventarios, aplicados en organizaciones del sector comercial

............................................................................................................................................... 36

Propuesta de un modelo de sistemas de inventarios para el mejoramiento de gestión de

estos en las áreas de almacenamiento, distribución y ventas de productos terminados en el

sector comercial en la línea de ropa deportiva, en la zona centro de la ciudad de Cali

(Bustamante, y Valencia, 2008). ........................................................................................... 36

Diagnóstico del sistema logístico de inventarios y plan de mejoramiento para una

empresa comercializadora de música de la ciudad de Cali (Bedoya y Peña, 2003). ............. 37

Propuesta de mejoramiento en los procesos de compra y de gestión de inventarios para la

empresa Abraxas Distribuciones S.A.S. (Calvache y Sarmiento, 2015). .............................. 38

Control interno de inventarios y su incidencia en la rentabilidad de la ferretería centro

ferretero lumbaqui (Ambuludí, 2013). .................................................................................. 38

Control interno de inventarios (Romero, 2012). ............................................................... 39

Capitulo III ............................................................................................................................... 41

Diagnóstico de la situación actual en el proceso de inventarios en la comercializadora J&F.

................................................................................................................................................... 41

Capitulo IV ............................................................................................................................... 56

Caracterización del proceso requerido para los inventarios en la comercializadora J&F. ... 56

Manual de procedimientos revisión de pedidos ....................................................................... 57

Manual de procedimientos de selección y evaluación de proveedores .................................... 65

Manual de procedimientos de compra de calzado ................................................................... 68

Manual de procedimientos almacenamiento y custodia de los inventarios ............................. 78

Manual de procedimiento de despacho de calzado .................................................................. 83

Manual de procedimiento toma física de inventario ................................................................ 89

Conclusiones ............................................................................................................................ 96

Recomendaciones ..................................................................................................................... 97

Bibliografía .............................................................................................................................. 98

Índice de Gráficos

Gráfico 1 mapa de procesos ........................................................................................................

Gráfico 2 Flujograma del procedimiento de compra .............................................................. 42

Gráfico 3 Flujograma del procedimiento de inventarios ......................................................... 43

Gráfico 4 flujograma del procedimiento de despacho ............................................................ 44

Gráfico 5 Indicador de rotación calzado del 18-23 ................................................................. 46

Gráfico 6 indicador de rotación calzado del 39-44 ................................................................. 48




Gráfico 10 Caracterización del proceso de control interno para el sistema de inventarios ........

13

INTRODUCCIÓN

En la etapa inicial de una investigación es importante la exploración del campo en que se

piensa trabajar, por lo tanto, se debe indagar y sintetizar todos los antecedentes del problema que

ayudan a formalizar la idea de investigación; sus propósitos, alcances, objetivos, hipótesis y

metodología.

El siguiente trabajo tiene como finalidad diseñar procedimientos de control interno para

mejorar las actividades que se realizarán en el ciclo de inventarios, en la comercializadora J&F,

donde se encontraron diferentes dificultades como rotación de inventarios y control en unidades.

Así pues, tales problemáticas se buscarán mejorar al realizar el estudio respectivo.

Inicialmente se encontraran los antecedentes investigativos que sirvieron de insumo

conceptual para dar solución al problema de investigación, lo que permitió una formulación y

sistematización del problema de investigación evidenciando la necesidad de diseñar

procedimientos para el control de inventarios.

Es de vital importancia adoptar buenas prácticas para el control de los inventarios en la

comercializadora J&F, y hacer uso de procedimientos que faciliten y optimicen el proceso en la

gestión de inventario desde la revisión de pedido, selección y evaluación de proveedores, compra

de calzado, almacenamiento y custodia de los inventarios, despacho de los inventarios y conteo

de los mismos.

14

CAPÍTULO I

Aspectos generales del problema de investigación

1. Estudios previos

1.1 Control de inventarios (Gaitán, 2000).

Las irregularidades que llevan a la presentación incorrecta de los inventarios son el hurto,

complicidad y falsificación de los registros de inventarios y de los registros contables. Para tener

un buen plan de auditoría de inventarios, se debe tener en cuenta los siguientes aspectos que son

los más relevantes para tener control a un inventario:

El Plan de Auditoría de Inventarios debe comprender la:

Formación de inventarios

Manutención de inventarios

Salida de inventarios

Se debe Confrontar el libro de registro de inventarios contra las fichas de existencias al

cierre del ejercicio.

Se debe examinar y comprobar las órdenes de compra contra las requisiciones de compras.

Según el autor, la necesidad de la auditoría interna en una empresa se hace necesaria ya

que pueden ocurrir fraudes si no se tiene un adecuado control de los procesos, estas auditorías

deben estar en cabeza de la gerencia.

Evidenciando este artículo, se pudo concluir que en la comercializadora J&F debe existir

una estrecha relación entre la auditoría interna y la gerencia y estas deben ir de la mano buscando

un objetivo común, que es el control adecuado de los procedimientos.

15

1.2 Procedimientos de auditoria en determinadas áreas: norma técnica de auditoria

(Cabrera, 2004).

En este artículo se habla de la utilización de procedimientos en los recursos físicos como

los inventarios. La norma técnica de auditoria, sobre evidencia de auditoria proporciona las

herramientas suficientes para la aplicación de procedimientos en los inventarios, de igual manera

se establece que las pruebas de auditoria pueden ser clasificadas en pruebas de cumplimiento de

control, o también denominadas pruebas sustantivas las cuales se llevan a cabo mediante uno o

varios métodos: inspección, observación, preguntas, confirmaciones, cálculos y técnicas de

examen analítico.

Revisando el artículo de investigación se encuentra que hay una relación con el problema

de investigación puesto que se señala una serie de factores principales tale como los

procedimientos de control que deben establecerse para el sistema de inventarios, la identificación

y el tratamiento a las existencias de lento movimiento, obsoletas, deterioradas; lo que manifiesta

una necesidad de formalizar los controles del sistema de inventario por parte de la

comercializadora de zapatillas J&F.

1.3 Diseño de procesos para el manejo de inventarios e la empresa Grya Ingeniería y

Sistemas Cia. LTDA (Velastegui, 2011).

En el presente trabajo el autor realizó un análisis de la metodología para el manejo de

inventarios de la empresa GRYA CIA. LTDA, lo que arrojó como resultado problemas en la

atención a los requerimientos puntuales del cliente y un aprovisionamiento excesivo, dando

como resultado mantener un stock elevado de inventarios mismo que no se lograba

16

comercializar. Por lo tanto, se procedió a realizar un análisis a los posibles escenarios de mejora,

para lo que se platea un método de control de inventario, se elaboró un manual de

procedimientos para el control y el seguimiento de procesos que permitan un adecuado

funcionamiento que previamente no tenía la empresa.

El trabajo de Velastegui (2011), tiene relación estrecha con el problema de investigación,

porque pretende dar solución a la falta de control en el sistema de inventarios de la empresa

GRYA CIA, LTDA. Caso que se observa en la comercializadora de zapatillas J&F, por lo que

servirá como base de estudio a la hora de aplicar los procedimientos necesarios en el problema

de investigación, pues se cuenta con una previa experiencia.

1.4 La importancia de establecer políticas y procedimientos uniformes para la

realización de auditorías internas en los sistemas de información de las distintas

dependencias de una organización (Ortiz, 2012).

El autor de la tesis propone realizar unas políticas y procedimientos para realizar una

auditoría de forma clara, con unos procedimientos establecidos los cuales ayuden al auditor a

emitir informes y con estos puedan ayudar a la gerencia a la mejor toma de decisiones.

Tener claridad si en una organización se puede realizar auditorías internas sin que existan

unos manuales que sirvan de guía al auditor y que sin estos manuales el auditor pueda tener

confiabilidad en lo que está auditando. Según Ortiz (2012), “los objetivos principales de esta

investigación son: establecer si puede una organización continuar realizando, a largo plazo,

auditorías internas en los sistemas de información de todas sus dependencias sin utilizar políticas

y procedimientos uniformes” (pág. 18)

.

17

Esta tesis se relaciona con el proyecto ya que busca con los manuales, la existencia de unos

procedimientos claros donde los involucrados en el tema de inventarios se guíen con los mismos,

permitiendo realizar auditorías internas por profesionales en el tema de control interno, los cuales

utilizarán técnicas específicas con el objetivo de emitir informes y formular sugerencias para el

mejoramiento continuo de procesos dentro de la compañía.

1.5 Medición de los inventarios en el marco de la convergencia internacional (Fuertes,

2015).

Fuertes (2015), evidencia la importancia de realizar una buena medición de los inventarios.

La contabilización de los inventarios en los estados financieros. es muy significativa, puesto que

la medición de los inventarios influye directamente en la posición financiera de la entidad,

incluso da como resultado la carga impositiva, por tal razón es de vital importancia saber hacer

uso de los métodos de costo de inventarios como los son PEPS primeras entradas primeras

salidas y UEPS ultimas entradas primeras salidas, ambos métodos juegan un papel importante a

la hora de saber cuál será el costo de venta y por consiguiente la utilidad gravada, otro aspecto a

resaltar es que el PEPS será beneficioso para un inventario con alta rotación puesto que el

inventario siempre tendrá los costos más corrientes.

El artículo de investigación presenta herramientas útiles para el manejo de inventarios

puesto que brinda dos métodos de medición de inventarios el PEPS primeras entradas primeras

salidas UEPS ultimas entradas primeras salidas; aunque el artículo de investigación tiene un

enfoque convergente y un interés por la carga impositiva, también muestra una aplicabilidad en

la medición de los sistemas de inventarios y las desventajas y ventajas que cada uno ofrece,

además se podría tener en cuenta la influencia que estos métodos aportan al costo de ventas que

18

en últimas es un factor determinante para el estudio del sistema de inventario de la

comercializadora J&F.

2. Problema de investigación

Diseño de los procedimientos de control interno para la gestión de inventarios de la


2.1 Planteamiento del problema de investigación

Toda empresa comercial tiene como base fundamental la compra y venta de bienes, lo que

lleva a que se manejen inventarios de mercancías. De esta manera, el control, el registro y la

valuación de los mismos es uno de los problemas que debe resolver la organización. Estas

cuentas de inventarios pasan a ser las más importantes pues de esos bienes depende el éxito o el

fracaso en la rentabilidad de las operaciones Ortiz (2012).

Por lo anterior, un buen control interno de inventario permite que se faciliten los

procedimientos de verificación, además de una estructura administrativa y contable.

Demostrando con esto que es una organización confiable frente a los fraudes y que además,

cuenta con la eficiencia y la eficacia operativa. En este orden de ideas, el control interno de

inventario comprende todo el plan de la organización y los manuales de procedimientos para

dicho control Ortiz (2012).

Los manuales de procedimientos constituyen el medio mediante el cual se logra, de forma

eficiente documentar el funcionamiento integral de una empresa. Con esto, queda expuesta la

forma de hacer cumplir las políticas, operaciones, procedimientos, alcance de funciones y

19

sistemas de información bien definidos; base fundamental para el buen funcionamiento de una

organización Ortiz (2012).

Teniendo en cuenta todo lo anterior, el problema de control de inventarios que se presenta

en la comercializadora J&F es la compra exagerada de productos que están teniendo poca

rotación. Como consecuencia de esto, se generan altos costos para la comercializadora

considerando que se le podría dar un mejor uso a los recursos, con la inversión de estos en

productos que tengan una mayor rotación.

Algunas causas que se identifican en el problema de investigación es el poco conocimiento

que tiene la comercializadora acerca de las tendencias de mercado, lo que ocasiona una gestión

de compra exagerada y sin rotación En este caso, lo anterior se desencadena puntualmente por la

falta de control interno en los inventarios, lo cual, como se mencionó anteriormente, ha generado

altos costos y poca rotación, que afecta las utilidades de la compañía.

De seguir con el problema de control de inventarios, la comercializadora tendrá que asumir

altos costos de almacenamiento y desperdicio de estos. Esta administración de los recursos

impide invertir en otros productos con mayor demanda, que puedan generar una mejor

rentabilidad y retorno de capital. Con el fin de dar solución a este problema, se pretende diseñar

manuales de procedimientos, que permitan a la organización realizar un control interno en los

inventarios, para que al tomar decisiones la gestión de inventarios cumpla con las necesidades de

la organización.

En efecto, diseñar un manual de procedimientos de control de inventarios, le permitirá a la

organización actuar bajo unos lineamientos. Dentro de esos procedimientos podrían estar:

indicadores de rotación, que identifique productos con mayor o menor rotación, y análisis de las

20

tendencias del mercado en el sector de calzado, lo cual servirá como control preventivo

permitiendo comprar acorde a la necesidad de la comercializadora.

Una vez se tenga conocimiento de cuáles son los meses que se manejará mayor stock de

mercancías se podrá hacer uso de una póliza que ampare esos activos en caso de accidentes no

planeados. Esto permitirá a la organización estar protegida de contingencias, que podrían ser

decisivas para la continuidad en sus operaciones.

2.2 Formulación del problema.

¿Cómo diseñar los procedimientos de control interno para la gestión de inventarios de

la comercializadora J&F?

2.3 Sistematización del problema

¿Cuál es la importancia del control interno de inventarios en el sector comercial?

¿Qué factores están generando un inadecuado control de inventarios en la

comercializadora?

¿Cómo caracterizar el proceso requerido para la gestión de inventarios en la

comercializadora?

21

3. Objetivos

3.1 Objetivo general

Diseñar los procedimientos de control interno para la gestión de inventarios de la


3.2 Objetivos especifico

Identificar la importancia del control de inventarios, en organizaciones del sector

comercial.

Realizar diagnóstico de la situación actual en el proceso de inventarios en la


Caracterizar el proceso requerido para los inventarios en la comercializadora J&F.

22

4. Justificación

Es importante caracterizar el proceso de gestión de inventarios de la comercializadora J&F, ya

que con este se pretende mejorar los controles relacionados al manejo de inventarios; buscando

así una clara realización de las actividades por parte de los empleados. Estos procedimientos

deben ser realizados por personal administrativo, con amplio conocimiento en manejo de

inventarios y control interno.

Con este diseño de procedimientos de control interno se pretende que el personal de almacén

los utilice como una herramienta en función de mejorar continuamente la optimización de los

procesos en la comercializadora. Así, se espera lograr homogeneidad en los procesos de manejo

de control de inventarios.

Se quiere lograr con este proyecto, que al momento de realizar auditorías en el proceso de

inventarios, todas las políticas y procedimientos establecidos se lleven a cabo; debido a que es

de suma importancia la existencia de una revisión frecuente por personal calificado. A partir de

esta, se determina que el control interno del inventario es el adecuado y, por medio de pruebas,

verificar que los procesos operativos son efectivos.

Las motivaciones que llevan a las autoras a investigar sobre este tema, es la falta de

procedimientos en el control de inventarios en la comercializadora, por ende este proyecto

proporciona de una forma adecuada como se debe realizar la administración de los inventarios,

con lo cual la directiva podrá obtener mayores beneficios a la hora de administrar su empresa,

generando mayor satisfacción tanto para el empresario como para los clientes.

23

5. Marco de referencia

5.1 Marco teórico

Existen ciertas teorías que servirán de apoyo conceptual para la construcción de los manuales

de procedimientos de control interno; una de ellas es la del autor Velastegui (2011) quien expone

la importancia y el proceso de control interno en los inventarios.

Otro autor que aporta a la investigación del problema es Fuentes (2010), quien a través de su

trabajo expone los procedimientos, objetivos, componentes y efectividad del control interno;

tema que está relacionado con la investigación del problema de control interno en los inventarios

en la comercializadora J&F.

5.1.1 Inventarios

Según Velastegui (2011) el inventario es el conjunto de mercancías o artículos que tiene la

empresa para comercializar, permitiendo la compra y venta en un periodo económico

determinado, además, es uno de los activos existentes más grandes tanto en el balance general

como en el estado de resultados; en este último, el inventario final se resta del costo de

mercancías disponibles para la venta y determina el costo de las mercancías vendidas durante un

periodo determinado.

Los inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del

negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios, para su posterior

comercialización. Los inventarios comprenden, además de las materias primas, productos en

proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los materiales, repuestos y

accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o en la

prestación de servicios; empaques y envases y los inventarios en tránsito.

24

La contabilidad para los inventarios forma parte importante para los sistemas de contabilidad

de mercancías, porque la venta del inventario es el corazón del negocio. El inventario es, por lo

general, el activo mayor en sus balances generales, y los gastos por inventarios, llamados costo

de mercancías vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados.

Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser esta su principal función

y la que dará origen a todas las restantes operaciones, necesitaran de una constante información

resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas

principales y auxiliares relacionadas con esos controles.

Para una empresa mercantil el inventario consta de todos los bienes propios y disponibles para

la venta en el curso regular del comercio; es decir la mercancía vendida se convertirá en efectivo

dentro de un determinado periodo de tiempo. El término inventario encierra los bienes en espera

de su venta (las mercancías de una empresa comercial, y los productos terminados de un

fabricante).

De acuerdo con Velastegui (2011) existen varios tipos de inventarios, los cuales tiene como

propósito fundamental proveer la metodología necesaria para un correcto manejo de los

productos necesarios, para el continuo y regular desenvolvimiento de las operaciones de una

empresa, es decir, el control de inventario tiene un papel vital para el funcionamiento acorde y

coherente dentro del proceso de compra y de esta forma afrontar la demanda.

Velastegui (2011) afirma que un proceso de control de inventarios, es una función

administrativa por medio de la cual se evalúa el rendimiento y la finalidad de señalar las faltas y

los errores, evitando repeticiones, también se debe llevar a cabo un proceso de supervisión de las

actividades realizadas, estándares o patrones establecidos para determinar posibles desviaciones

25

de los resultados, modelo que aportara a los procedimientos de control interno en la


5.1.2 Control interno

Según Estupiñan (2015) el control interno es un proceso efectuado por la junta de

directores, la administración y otro personal de la entidad, aplicando en la definición de la

estrategia y a través del emprendimiento, diseñado para identificar los eventos potenciales que

pueda afectar la entidad, y para administrar los riesgos que se encuentran dentro de su apetito por

el riesgo, para proveedor seguridad razonable en relación con el logro de lo objetivo de la

entidad.

Según Fuentes (2010) el Control Interno es un proceso, ejecutado por la junta directiva o

consejo de administración de una entidad, por su grupo directivo (gerencial) y por el resto del

personal, diseñado específicamente para proporcionarles seguridad razonable de conseguir en la

empresa las tres siguientes categorías de objetivos: eficiencia y eficacia de las operaciones,

suficiencia y confiabilidad de la información financiera y el cumplimiento de las leyes y

regulaciones aplicables.

Esta definición refleja ciertos conceptos fundamentales como que el Control Interno es un

proceso, es decir, un medio para alcanzar un fin, no un fin en sí mismo; que el control Interno es

efectuado por personas; que el directorio y dirección de la empresa únicamente pueden esperar

que el Control Interno provea seguridad razonable, no seguridad absoluta y por último que el

Control Interno está conectado al logro de los objetivos en una o más categorías, separadas pero

solapadas.

Fuentes (2010) hace mención al objetivo del control interno, así como los objetivos que quiere

alcanzar y las estrategias para lograrlos. De esta manera, los objetivos pueden ser establecidos

26

para una entidad como un todo, o estar referidos a actividades específicas dentro de la entidad.

Para que un sistema de control Interno brinde seguridad razonable, es necesario cumplir con los

siguientes objetivos.

Eficiencia y eficacia de las operaciones: Este objetivo está orientado a que se cumplan los

objetivos básicos de una empresa, como lo es la rentabilidad, desempeño y salvaguarda de

recursos.

Suficiencia y confiabilidad de la información financiera: Este segundo objetivo está

relacionado con la correcta preparación y elaboración de los Estados Financieros con el

propósito de que estos se consideren

Confiables.

Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables: Se refiere al cumplimiento de aquellas

leyes y regulaciones a las que está sujeta la entidad.

Otro concepto que resalta Fuentes (2010) es la importancia del control interno, establecer y

poner en práctica mecanismos, medios y procedimientos eficientes y adecuados de Control

Interno radica en reducir la posibilidad de que sucedan irregularidades y/o errores en la

protección y uso de los recursos, en los registros de la información financiera y en el desarrollo

de las operaciones, la existencia de problemas serios y anomalías dentro de una empresa

dependen de la implementación y aplicación eficiente del Control Interno.

Esto debido a que actualmente las empresas se encuentran rodeadas de una gran cantidad de

riesgos y factores como: Fraudes, desfalcos, estafas, situaciones de beneficio personal o interés

particular, por lo que el control interno sirve para medir o evaluar la eficiencia operacional en los

procesos contables, administrativos y operativos, evitando o mitigando las desviaciones en sus

27

operaciones y da a conocer la situación financiera real de la empresa, con el fin de tomar

decisiones adecuadas en su gestión y lograr mantenerse eficientemente en el mercado.

La comercializadora J&F por carecer de procesos de control interno de inventarios se

encuentra más vulnerable a los factores como fraudes desfalcos, estafas, por lo que es necesario

un control interno que evite o mitigue los riesgos inherentes de los procesos en el control interno

de los inventarios.

5.2 Marco conceptual

Con el fin de esclarecer la importancia del problema de investigación se tomarán los

conceptos que tengan mayor relación, y tengan cercanía con procesos de control internos en los

inventarios, algunos de estos conceptos son los siguientes:

5.2.1 Procesos

Según Harrington (1993) durante años se ha orientado ingentes esfuerzos a medir, controlar,

certificar y corregir los procesos de producción. Como consecuencia, los procesos de la empresa

se convirtieron en el principal factor de costo para las organizaciones.

El resultado fue una estrategia de mejoramiento, conocida como mejoramiento de los

procesos de la empresa. Algunas corporaciones han adoptado este nuevo enfoque y han

observado algunos mejoramientos sorprendentes, mayor confiabilidad de los procesos de la

empresa, mejor tiempo de respuesta, disminución del costo, reducción de inventarios,

mejoramiento en manufactura, superior participación de mercado, mayor satisfacción al cliente,

incremento de la moral de los empleados, incremento de las utilidades, menor burocracia.

De acuerdo con Bravo (2009) la visión sistémica aplicada a la gestión de procesos de la

organización, puede obtener una amplia gama de beneficios, por ejemplo, lograr conocer qué y

cómo lo hace, adquirir una consciencia de lo que falta en la aplicación de los procesos, así como

28

las fortalezas ya existentes. También, aplicar alguna fórmula de costeo a esos procesos a nivel de

las actividades, y saber realmente cuánto cuestan los productos o servicios. Finalmente afirma

que se debe realizar un mejoramiento por el solo hecho de describir un proceso.

Para estar más cerca de una certificación en normas ISO 9000 u otras, se debe aplicar métodos

de mejoramiento continuo y aseguramiento de calidad que permitan aumentar la eficiencia y

eficacia, comparando los procesos con las mejores prácticas del medio y así aprender y mejorar.

5.2.2 Manuales

Eugeni (1919) expone la importancia del desarrollo de procesos de elaboración de los

Manuales de procedimientos para poder conseguir la simplificación y racionalización de los

procedimientos administrativos, posibilitando su adaptación a la Administración, herramientas

adecuadas para conseguir la conciencia necesaria.

Según Alba (2005) un manual es el proceso de simplificación o racionalización de

procedimientos donde empieza con la priorización o selección de procedimientos a mejorar. Esta

primera fase, consiste en determinar, cuál de los procedimientos inventariados son los más

importantes o necesarios que requieren ser simplificados, o mejorados de acuerdo a los

beneficios que ello implique para la organización y para la colectividad.

Según los dos autores los manuales son procedimientos que sirven para simplificar y

racionalizar los procesos, dando mejora a las actividades que tengan falencias, caso puntual de la

comercializadora J&F, donde sus procedimientos no se encuentran sistematizados y mucho

menos simplificados.

5.2.3 Control

Según Velastegui (2011) Existen tres tipos de control que son: el control preliminar, el

concurrente y el de retroalimentación.

29

“Control preliminar: este tipo de control tiene lugar antes de que principien las operaciones e

incluye la creación de políticas, procedimientos y reglas diseñadas Para asegurar que las

actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad. En vez de esperar los resultados y

compararlos con los objetivos es posible ejercer una influencia controladora limitando las

actividades por adelantado. Permiten a la administración evitar problemas en lugar de tener que

corregirlos después, pero desafortunadamente este tipo de control requiere tiempo e información

oportuna y precisa que suele ser difícil de desarrollar.”

“Control concurrente: este tipo de control tiene lugar durante la fase de la acción de ejecutar

los planes e incluye la dirección, vigilancia y sincronización de las actividades según ocurran, en

otras palabras, pueden ayudar a garantizar que el plan será llevado a cabo en el tiempo específico

y bajo las condiciones requeridas. La forma mejor conocida del control concurrente es la

supervisión directa. Cuando un administrador supervisa las acciones de un empleado de manera

directa, el administrador puede verificar de veintiséis formas concurrente las actividades del

empleado y corregir los problemas que puedan presentarse.”

“Control de retroalimentación: este tipo de control se enfoca sobre el uso de la información de

los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones futuras de estándar aceptable. El

control de retroalimentación implica que se han reunido algunos datos, se han analizado y se han

regresado los resultados a alguien o a algo en el proceso que se está controlando de manera que

puedan hacerse correcciones. El principal inconveniente de este tipo de control es que en el

momento en que el administrador tiene la información el daño ya está hecho, es decir, se lleva a

cabo después de la acción.”

Sin embargo, para Fuentes (2010) el logro de la efectividad y la eficiencia en las operaciones

depende de dos controles, el control interno que proporciona una garantía razonable de que los

30

objetivos de información financiera y de cumplimiento serán logrados, debido a que están dentro

del alcance de la administración y los controles externos que están en relación con los objetivos

de operación, la situación difiere a la anterior, debido a que existen eventos fuera de control del

ente o controles externos.

Ambos autores con diferentes enfoques tratan de llegar a un mismo resultado, la eficiencia y

eficacias de los procesos de la organización, que deben ser controlados, para que en caso de

eventualidades ya se tenga un control o plan de contingencia.

5.3 Marco contextual

El trabajo de investigación se realizará en la comercializadora de zapatillas J&F, empresa que

fue fundada aproximadamente hace diez años, desde entonces se ha dedicado a la compra y venta

de mercancía al por mayor, la comercializadora J&F tiene una amplia distribución a nivel local y

nacional gracias a que cuenta con una diversa gama de referencias, calzado deportivo, chanclas,

zapatos para bebe y todo lo relacionado con calzado.

Los proveedores de la comercializadora se dividen en proveedores nacionales y del exterior,

sin embargo, la mayor compra la realiza a los proveedores del exterior ya que son especialistas

en la fabricación de zapatillas y convers, productos que tienen una alta rotación, aunque cabe

aclarar que en los últimos tiempos la industria nacional ha tenido un crecimiento el cual se ha

visto reflejado, pues la comercializadora J&F ha aumentado los pedidos en productos nacionales.

Los nuevos competidores cada vez son más, ya que desafortunadamente la informalidad de

esta operación hace que las barreras no sean difíciles de sobrepasar, actualmente existe un sin

número de empresas dedicadas a prestar el mismo servicio venta de calzado.

Para la comercializadora los nuevos competidores han sido un golpe fuerte, pues la

disminución en la participación del mercado ha sido evidente, motivo por el que la

31

comercializadora a tratado de fidelizar a los clientes que en el transcurso de su experiencia ha

obtenido, pues es gracias a esa relación que la comercializadora ha podido salir adelante ante

cualquier crisis que se ha presentado.

6. Metodología

Se investigará el proceso de inventarios al interior de la compañía y sus controles, se

profundizará en los procesos de compra y con esta información se podrá identificar el problema

para posteriormente implementar el procedimiento de control interno para el sistema de

inventarios de la comercializadora J&F.

En los estudios previos se encontró diferentes autores que abundan en el tema de inventarios.

Sin embargo, los modelos que se utilizarán para el problema de investigación es el trabajo de

grado de Velasteguí (2011), modelo que se relaciona directamente con el control de inventarios,

y el trabajo de Ortiz (2012), quien propone políticas y procedimientos para el control de

inventarios.

6.1 Tipo de estudio

El Según Sampieri (2014) los estudios descriptivos buscan especificar las propiedades, las

características y los perfiles de personas, grupos, comunidades, procesos, objetos o cualquier otro

fenómeno que se someta a un análisis. Es decir, únicamente pretenden medir o recoger

información de manera independiente o conjunta sobre los conceptos o las variables a las que se

refieren, esto es, su objetivo no es indicar cómo se relacionan éstas.

La investigación que se desarrollará en este proyecto es descriptiva, porque se requiere

investigar y caracterizar los procesos, identificando así los controles de inventario que existen en

organizaciones del sector comercial, analizando cómo se genera el manejo de los inventarios,

32

para así, poder diseñar un procedimiento idóneo que permita administrar correctamente el

inventario, caracterizando los procesos.

6.2 Método de estudio

Según Sampieri (2014) el método deductivo se refiere a aquel método donde se va de lo

general a lo específico. Este comienza dando paso a los datos en cierta forma válidos, para llegar

a una deducción a partir de un razonamiento de forma lógica o suposiciones; o sea se refiere a un

proceso donde existen determinadas reglas y procesos donde gracias a su asistencia, se llegan a

conclusiones finales partiendo de ciertos enunciados o premisas.

Después de tener esta definición, el estudio se va a desarrollar basado en el método deductivo,

porque existen modelos de control interno, en los cuales se basará el proyecto para

implementarlos dentro de la compañía y finalmente realizar el diseño del procedimiento de

control interno para el sistema de inventarios de la comercializadora J&F.

6.3 Fuentes de información

Según Ortiz (2012) las Fuentes primarias proporcionan datos de primera mano, pues se trata

de documentos que incluyen los resultados de los estudios correspondientes. Ejemplos de éstas

son: libros, antologías, artículos de publicaciones periódicas, monografías, tesis y disertaciones,

documentos oficiales, reportes de asociaciones, trabajos presentados en conferencias o

seminarios, artículos periodísticos, testimonios de expertos, documentales, videocintas en

diferentes formatos, foros y páginas en internet, etcétera.

Y las fuentes secundarias contienen información organizada, elaborada, producto de análisis,

extracción o reorganización que refiere a documentos primarios originales. Son fuentes

http://conceptodefinicion.de/metodo/

http://conceptodefinicion.de/datos/

http://conceptodefinicion.de/logica/

http://conceptodefinicion.de/proceso/

33

secundarias: enciclopedias, antologías, directorios, libros o artículos que interpretan otros

trabajos o investigaciones. Ortiz (2012)

El trabajo se va desarrollar con fuentes primarias y secundarias, dentro de las primarias se

utilizará la colaboración del personal encargado de bodega junto con el jefe de compras de la

comercializadora de zapatillas J&F, en las fuentes secundarias se tendrá acceso a los recursos

físicos, como conteo de inventarios, solicitudes de pedidos y todo lo necesario para el problema

de investigación de la comercializadora de zapatillas J&F. También como información

secundaria se usaran artículos, trabajos de grados y libros relacionados con el problema de

investigación.

6.4 Técnicas de investigación

Según Cabrera (2004) la técnica es indispensable en el proceso de la investigación científica,

ya que integra la estructura por medio de la cual se organiza la investigación, la técnica pretende

los siguientes objetivos:

• Ordenar las etapas de la investigación.

• Aportar instrumentos para manejar la información.

• Llevar un control de los datos.

• Orientar la obtención de conocimientos.

Una de las técnicas que se utilizará, es la entrevista que según Acevedo y López (2000), en

sus orígenes, fue una técnica exclusivamente periodística y por tanto se le ha definido como la

visita que se le hace a una persona para interrogarla sobre ciertos aspectos (para después,

informar al público). Sin embargo, la entrevista se ha convertido en una herramienta utilizada en

muchos campos profesionales, por lo que se ha utilizado con el propósito de desarrollar un

intercambio de ideas significativo encaminado a una mutua ilustración.

34

Para la entrevista se utilizará un cuestionario que facilitará la revisión y la evaluación del

control interno que se tiene actualmente en la comercializadora, se entrevistará al personal

administrativo con amplio conocimiento en manejo de inventarios y control interno.

Otra técnica que se utilizará, es el análisis de contenido que según Riffe y Fico (1998), es una

técnica sistemática y replicable que examina los símbolos de la comunicación, se les asigna

valores numéricos de acuerdo con reglas de medición válidas y analiza las relaciones que

incluyen valores usando métodos estadísticos para describir la comunicación, dibujar inferencias

sobre su significado o inferir desde su contexto de producción y del consumo.

Según la anterior definición, se accederá a libros sobre control interno y a libros que hable

sobre inventarios.

6.5 Fases de investigación

Identificar la importancia del control de inventarios, en organizaciones del sector

comercial.

Para cumplir con esta fase de investigación, la técnica que se utilizará es análisis de contenido

y la fuente será libros, artículos de publicaciones, mediante este análisis de contenido se obtendrá

los conocimientos suficientes para establecer que procedimiento de control de inventario, es el

más adecuado para la comercializadora.

Realizar diagnóstico de la situación actual en el proceso de inventarios en la


35

Para esta fase de investigación se realizarán entrevistas al jefe de almacén y personal del área,

se realizarán análisis de contenidos, se elaborarán bases de datos y se analizarán documentos de

control, propios de la comercializadora

Caracterizar el proceso requerido para los inventarios en la comercializadora J&F.

Para cumplir con este objetivo se realizará manuales de procedimientos con asesoría del

personal de control interno para ser presentados a la comercializadora como una buena práctica

para el control de inventarios.

36

Capitulo II

Importancia del control de inventarios, aplicados en organizaciones del sector comercial

En este capítulo se expondrán casos relacionados con el diseño de procedimientos de

control interno para el sistema de inventario, esto con el propósito de encontrar buenas prácticas

que sirvan como modelo para el problema de la comercializadora J&F. Al final de este capítulo

se determinará cuáles prácticas de control de inventarios responden a las necesidades de dicha

comercializadora.

Propuesta de un modelo de sistemas de inventarios para el mejoramiento de gestión de

estos en las áreas de almacenamiento, distribución y ventas de productos terminados en el

sector comercial en la línea de ropa deportiva, en la zona centro de la ciudad de Cali

(Bustamante, y Valencia, 2008).

Los autores buscaron plantear una propuesta basada en un sistema de control de inventario,

que permitiera a los comerciantes de la zona centro de la ciudad de Cali una buena gestión en el

control de la mercancía, por número de referencia, lo que arrojó como resultado que en el sector

comercial de prendas de ropa deportiva la demanda fuese variable y dependiera de la temporada;

lo cual ratifica la necesidad de implementar el sistema trabajado por los autores. Esto ha

generado que los comerciantes vean la necesidad de mejorar su forma de administrar sus

negocios.

Tiene relación estrecha con el problema de investigación que se está abordando, ya que en

la comercializadora J&F existen falencias en la forma de administrar los inventarios, caso que se

observa en el sector comercial en la línea de ropa deportiva, ya sea por falta de conocimiento o

porque no existe un procedimiento en la forma de administrar los mismos. En consecuencia, la

37

administración ha visto la necesidad de implementar un procedimiento de control interno, el cual

busca mejorar el manejo de su negocio y a la vez tener un mayor control del mismo.

Diagnóstico del sistema logístico de inventarios y plan de mejoramiento para una

empresa comercializadora de música de la ciudad de Cali (Bedoya y Peña, 2003).

En esta tesis se habla sobre la necesidad de establecer indicadores de rotación en el área de

inventarios; recomendando una óptima utilización del software para la compra de mercancía, así

como el manejo de inventarios. Conforme a la mala gestión en estas dos áreas, se pudo

evidenciar: la mala planeación, la falta de control en sus procesos y la ausencia de políticas

claras de inventario. De igual manera se establece que la metodología actual empleada por la

empresa no es propia para determinar sus niveles de inventario, cantidades a ordenar, rotación y

estrategias de distribución; es deficiente y requiere de un plan de mejoramiento que le permita

optimizar la gestión en el área de inventarios.

Revisando la tesis número dos, se puede evidenciar que hay una alta relación con el

problema de investigación de la comercializadora J&F, ya que se detallan una serie de factores

que ocasionan que no exista una planeación adecuada en la compra de la mercancía, ocasionando

una alta existencia de productos de poca rotación, lo cual conlleva a que exista mucha

incertidumbre en el momento de hacer un nuevo pedido, pues al momento de hacer un estimado

para las compras se basan únicamente en su experiencia y conocimiento empírico del negocio.

38

Propuesta de mejoramiento en los procesos de compra y de gestión de inventarios para

la empresa Abraxas Distribuciones S.A.S. (Calvache y Sarmiento, 2015).

La empresa Abraxas Distribuciones S.A.S busca a través de su misión ser líder y exclusiva

en el sector automotriz; siendo este volátil y exigente. Por lo tanto, se vio en la necesidad de

encontrar oportunidades de mejora para poder enfrentarse a dicho mercado. En este proyecto, los

autores buscaron establecer procedimientos que garantizaran una buena gestión en el proceso de

compras y de inventarios al evidenciar la falta de claridad en los procesos.

Se pudo evidenciar en la tesis de investigación una estrecha relación con el problema que

se está abordando en este proyecto, puesto que la propuesta de mejoramiento es un punto en

común y a su vez asegura que el proceso de gestión de inventarios sea eficiente. Con la finalidad

de establecer lineamientos precisos que puedan brindar a los trabajadores una visión clara en la

ejecución de su trabajo.

Control interno de inventarios y su incidencia en la rentabilidad de la ferretería

centro ferretero lumbaqui (Ambuludí, 2013).

La autora del trabajo expone la importancia de mantener un buen proceso de compra,

pues de ello depende mantenerse en el mercado, es por eso que Ambuludí realizó un análisis de

rentabilidad de la empresa mediante unos indicadores financieros, acompañado de un flujograma

de posicionamiento y un análisis del proceso de compra; para tal fin consideró necesario un

rediseño que permitiera conocer la situación real de la empresa para posteriormente realizar una

planeación.

39

Como se expone en el trabajo de Ambuludí el proceso de compra es uno de los más

importantes ya que afecta directamente la rentabilidad de la empresa, por lo anterior y con el fin

de dar solución al problema de la comercializadora J&F, se considera que las propuestas y

procedimientos de mejora que desarrollo Ambuludí en su trabajo pueden servir como base para

la comercializadora J&F.

Control interno de inventarios (Romero, 2012).

La autora romero expone la importancia de tener un sistema de control interno en las

organizaciones, ya que es una herramienta de gran utilidad que comprende el plan de

organización en todos los métodos y procedimientos que en forma coordinada se adoptan en un

negocio, para proteger y resguardar los activos, verificar la exactitud y confiabilidad de los datos

contables, así como también llevar la eficiencia, productividad y custodia en las operaciones para

estimular la adhesión a las exigencias ordenadas por la administración.

Como se muestra en el trabajo de romero es de vital importancia tener un buen control

interno, para lo que es muy acertado tener herramientas que aporten a este control, por lo tanto

romero habla de un modelo llamado la cantidad económica de pedido (CEP), El modelo CEP

toma en cuenta diversos costos de inventario y después determina que tamaño del pedido

disminuye al mínimo el costo total del inventario. El modelo CEP asume que los costos

relevantes del inventario se dividen en costos de pedido y costos de mantenimiento, cada uno de

estos costos tienen características y componentes claves que serán de utilidad para resolver el

problema de la comercializadora J&F.

Algunos de los estudios que responden a las necesidades de la comercializadora J&F, es

la propuesta de Bustamante y Valencia (2008) la cual se basa en un sistema de control de

40

inventarios, donde separa la mercancía por número de referencia, permitiendo identificar cuáles

son los productos de mayor demanda en el mercado de calzado. Por otro lado Bedoya y Peña

(2003) realizan un diagnóstico de los inventarios y establecen como una buena práctica la

implementación de los indicadores de rotación en esta área.

Según Calvache y Sarmiento (2015) una propuesta de mejoramiento en los procesos de

inventario, podrá garantizar claridad y así mismo un buen control para un adecuado manejo de

los inventarios, siendo consecuente con esto Ambuludí (2013) resalta que si existe

procedimientos y control de inventarios se puede llegar a medir la rentabilidad mediante

indicadores financieros.

41

Gráfico 1 mapa de procesos

Capitulo III

Diagnóstico de la situación actual en el proceso de inventarios en la comercializadora J&F.

Con el fin de analizar los factores que influencian la gestión de inventarios de la

comercializadora J&F se realizó una entrevista al gerente, dicha entrevista sirvió como

herramienta para que los autores elaboraran el mapa de procesos y flujogramas del proceso

actual de la comercializadora J&F.

Datos obtenidos en el campo (elaboración propia)

Actualmente la comercializadora J&F, maneja un control de inventarios informal, basado en

la intuición y experiencia del gerente, que en términos generales no aplica políticas o modelos de

inventario en la administración de su negocio por el desconocimiento de técnicas o herramientas

que sirvan como soporte a la toma de decisiones. A continuación se anexan los flujogramas de

los procedimientos actuales:

42

Gráfico 2 Flujograma del procedimiento de compra


Como se visualiza en el flujograma el encargado de las compras es el gerente, sin embargo

este se apoya en el departamento de ventas pues allí es donde se tiene las solicitudes de los

clientes, con esta información el gerente se desplaza a cada punto de compra para adquirir la

mercancía necesaria. Cuando el gerente realiza las respectivas cotizaciones escoge la más

conveniente y hace la orden de compra.

Fuente: Los autores

FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

NO SE REALIZA LA COMPRA

¿HAY EXISTENCIA DE LAS

REFERENCIAS SOLICITADAS?

SI

NO

EL GERENTE VIAJA A LOS PUNTOS DE

COMPRA

SE VERIFICA EXISTENCIAS EN EL

SISTEMA Y FÍSICAMENTE

EL GERENTE COTIZA CON LOS DIFERENTES

PROVEEDORES Y ESCOGE

EL GERENTE REALIZA LA COMPRA Y SOLICITA ORDEN DE PEDIDO

COMPRA DE MERCANCÍA

43

Los pedidos realizados a los proveedores se demora entre 20 y 30 días, tiempo que la

comercializadora deberá esperar para poder vender, ocasionando que las ventas se disminuyan

por falta de existencias que los clientes demandan, aunado a que las cantidades solicitadas se

hacen bajo parámetros muy informales; en vista que no existe un plan de contingencia, se

pretende emplear un nuevo procedimiento que le permita a la comercializadora conocer a tiempo

que referencias se agotan y así pedir anticipadamente.

Gráfico 3 Flujograma del procedimiento de inventarios


Como se observa en el flujograma del procedimiento de inventarios cuando llega el pedido

solicitado por el gerente, se realiza el respectivo descargue de la mercancía en la bodega, allí un

Fuente: Los autores

FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO DE INVENTARIOS

SE ENVÍA UNA OBSERVACIÓN

AL PROVEEDOR.

¿LAS CANTIDADES CONSIDEN CON

LA GUÍA TERRESTRE?

NO

SI

SE LE DA UNA UBICACIÓN EN LA BODEGA Y ES INGRESADA

EN EL SISTEMA CONTABLE

SE VERIFICA LA CANTIDAD DE LAS REFERENCIAS

SOLICITADAS

LA MERCANCÍA ES TRASLADADA A LA

BODEGA PRINCIPAL

EN LA BODEGA PRINCIPAL ES ACONDICIONADA Y

CLASIFICADA

SE RECIBE LA MERCANCÍA

44

almacenista recibe y cuenta minuciosamente las unidades, posteriormente son transferidas a la

bodega principal, este proceso es verificado con la guía terrestre de carga, donde constan las

unidades recibidas y consecutivamente en un formato se documenta las unidades que serán

transferidas de la bodega de descargue a la bodega principal.

Gráfico 4 flujograma del procedimiento de despacho


Como se expone en el flujograma del proceso de despacho, en la bodega principal el jefe

de bodega organiza los pedidos para ser despachados a los clientes, estos pedidos son

Fuente: Los autores

FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO DE DESPACHO

SE LE INFORMA AL GERENTE PARA QUE REALICE LA COMPRA

¿HAY EXISTENCIA DE LAS REFERENCIAS

SOLICITADAS POR EL CLIENTE?

NO

SI

EL JEFE DE BODEGA PASA LOS PEDIDOS AL DEPARTAMENTO

DE DESPACHO

EL JEFE DE BODEGA ORGANIZA LOS PEDIDOS

EL DEPARTAMENTO DE DESPACHO ENVÍA LA ORDEN DE VENTA AL

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD PROCESA LA

FACTURA Y ENVÍA EL

EN LA BODEGA PRINCIPAL SE RECIBE LA ORDEN DE VENTA

45

documentados con una orden de venta hecha manualmente por el departamento comercial, este

documento sirve para que el jefe de bodega separe las referencias solicitadas por los clientes y

posteriormente sea entregada al departamento de contabilidad, donde se procesa y se elabora la

factura correspondiente, a la cantidad que será despachada a cada cliente.

Gracias al mapa de procesos y los flujogramas se logró conocer cómo se manejan

actualmente los procedimientos de inventarios de la comercializadora J&F, desde la compra

hasta el proceso final que es la venta, también cabe resaltar que a pesar de no existir

procedimientos documentados, existe unos pasos que la comercializadora sigue como esquema

de control para disminuir los riesgos, sin embargo no han sido suficientes para un buen control

de inventario, por lo tanto se pretende diseñar un procedimiento basado en buenas prácticas de

control de inventario.

Indicadores de rotación de la comercializadora J&F

Otra herramienta que fue utilizada para diagnosticar el estado actual de la compañía fue

tomar datos históricos para revisar el comportamiento de los inventarios en el 2016, para calcular

el comportamiento de rotación de inventarios que tiene la comercializadora en el calzado, se

tomó una de las cuatro líneas que maneja la comercializadora entre las cuales se encuentran

chanclas, converse, suecos y zapatillas; la línea escogida para realizar el estudio fue los converse

en marca ADVERSE, ya que de acuerdo a las peticiones actuales por los clientes de la

comercializadora, es la línea con mayor demanda en el mercado; los datos que se tomaron de

diferentes referencias y numeración arrojo las siguientes cifras las cuales fueron calculadas bajo

la siguiente fórmula:

46

Gráfico 5 Indicador de rotación calzado del 18-23


En la numeración de converse del 18-23 la rotación en la referencia SE1304 es de 3,44 lo

que significa que la cantidad promedio de inventario disponible durante el año se ha renovado, o

entregado, 3,44 veces a lo largo del año. Por otro lado para calcular los días que se tarda en

promedio, para vaciar depósito y luego ser rellenado, multiplicamos 365 días del año con 3,44

esto arroja el valor promedio en que se renueva el inventario en este caso 1.254 días.



entregado, 1,92 veces a lo largo del año Por otro lado para calcular los días que se tarda en


esto arroja el valor promedio en que se renueva el inventario en este caso 701 días.




REF DESCRIPCION

BIENES

VENDIDOS

(DOC)

COSTO DE

VENTA

TOTAL

(PESOS)

INVENTARIO

INICIAL

(DOC)

COSTO TOTAL

INVENTARIO

INICIAL

(PESOS)

INVENTARIO

FINAL (DOC)

COSTO TOTAL

INVENTARIO

FINAL (PESOS)

INVENTARIO

PROMEDIO

(DOC)

INVENTARIO

PROMEDIO

(PESOS)

INDICADOR

DE

ROTACION

(DOC/PESOS)

DIAS DE

ROTACION

DE

INVENTARIO

SE1304ZAPATOS P/NIÑOS DEL

18 AL 23 ADVERSE94 17.620.719 370 69.358.149,1 276 51.737.430 323 60.547.790 3,44 1.254


18 AL 23 ADVERSE31 5.763.062 75 13.942.892,3 44 8.179.830 59,5 11.061.361 1,92 701


18 AL 23 ADVERSE105 19.778.829 160 30.139.168,6 55 10.360.339 107,5 20.249.754 1,02 374


18 AL 23 ADVERSE121 22.674.989 300 56.218.982,2 179 33.543.993 239,5 44.881.487 1,98 722


18 AL 23 ADVERSE63 11.697.273 115 21.352.165,0 52 9.654.892 83,5 15.503.529 1,33 484


18 AL 23 ADVERSE39 7.057.061 100 18.095.028,5 61 11.037.967 80,5 14.566.498 2,06 753

1,96 714,68PROMEDIO

47


















En conclusión el índice de rotación de inventario para los converse del 18-23 en promedio

es de 1,96 veces a lo largo del año y un promedio para vaciar existencias de 714,68 días.

48

Gráfico 6 indicador de rotación calzado del 39-44










promedio, para vaciar depósito y luego ser rellenado, multiplicamos 365 días del año con

0,50esto arroja el valor promedio en que se renueva el inventario en este caso 183 días.




REF DESCRIPCION

BIENES

VENDIDOS

(DOC)

COSTO DE

VENTA

TOTAL

(PESOS)

INVENTARIO

INICIAL

(DOC)

COSTO TOTAL

INVENTARIO

INICIAL

(PESOS)

INVENTARIO

FINAL (DOC)

COSTO TOTAL

INVENTARIO

FINAL (PESOS)

INVENTARIO

PROMEDIO

(DOC)

INVENTARIO

PROMEDIO

(PESOS)

INDICADOR

DE

ROTACION

(DOC/PESOS)

DIAS DE

ROTACION

DE

INVENTARIO

SE1230 ZAP. P/H 39-43 114 26.776.861 185 43.453.678 71 16.676.817 220,5 30.065.247 1,12 410

SE1250 ZAP. P/H 40-44 192 42.519.552 192 42.519.552 0 - 192 21.259.776 0,50 183

SE1251 ZAP. P/H 40-44 141 31.311.300 192 42.636.664 51 11.325.364 217,5 26.981.014 0,86 315

SE1253 ZAP. P/H 40-44 91 23.061.752 260 65.890.719 169 42.828.968 344,5 54.359.843 2,36 860

SE1230-

4

ZAPATOS P/HOMBRES

38-4333,34 7.618.657 80 18.281.120 46,66 10.662.463 103,33 14.471.792 1,90 693

SE1300ZAPATOS P/HOMBRES

DEL 38-43 ADVERSE32 7.363.200 40 9.204.000 8 1.840.800 44 5.522.400 0,75 274

SE1316ZAPATOS P/HOMBRES

DEL 38-43 ADVERSE29 6.753.824 68 15.836.552 39 9.082.728 87,5 12.459.640 1,84 673

1,33 486,81PROMEDIO

49








En la numeración de converse del 39-43 la rotación en la referencia SE1230-4 es de 1,90

lo que significa que la cantidad promedio de inventario disponible durante el año se ha renovado,

o entregado, 1,90 veces a lo largo del año. Por otro lado para calcular los días que se tarda en













50

En conclusión el índice de rotación de inventario para los converse del 39-43 en promedio es

de 1,33 veces a lo largo del año y un promedio para vaciar existencias de 486,81 días.
















REF DESCRIPCION

BIENES

VENDIDOS

(DOC)

COSTO DE

VENTA

TOTAL

(PESOS)

INVENTARIO

INICIAL

(DOC)

COSTO TOTAL

INVENTARIO

INICIAL

(PESOS)

INVENTARIO

FINAL (DOC)

COSTO TOTAL

INVENTARIO

FINAL (PESOS)

INVENTARIO

PROMEDIO

(DOC)

INVENTARIO

PROMEDIO

(PESOS)

INDICADOR

DE

ROTACION

(DOC/PESOS)

DIAS DE

ROTACION

DE

INVENTARIO


24 AL 29 ADVERSE37 7.354.554 224 44.524.867 187 37.170.313 317,5 40.847.590 5,55 2.027


24 AL 29 ADVERSE25 4.943.795 104 20.566.185 79 15.622.391 143,5 18.094.288 3,66 1.336


24 AL 29 ADVERSE91 17.909.475 120 23.616.890 29 5.707.415 134,5 14.662.152 0,82 299


24 AL 29 ADVERSE88 17.187.896 112 21.875.504 24 4.687.608 124 13.281.556 0,77 282

2,70 986,00PROMEDIO

51









de 2,70 veces a lo largo del año y un promedio para vaciar existencias de 986 días.







REF DESCRIPCION

BIENES

VENDIDOS

(DOC)

COSTO DE

VENTA

TOTAL

(PESOS)

INVENTARIO

INICIAL

(DOC)

COSTO TOTAL

INVENTARIO

INICIAL

(PESOS)

INVENTARIO

FINAL (DOC)

COSTO TOTAL

INVENTARIO

FINAL (PESOS)

INVENTARIO

PROMEDIO

(DOC)

INVENTARIO

PROMEDIO

(PESOS)

INDICADOR

DE

ROTACION

(DOC/PESOS)

DIAS DE

ROTACION

DE

INVENTARIO

SE1048 ZAPATO P/NIÑO 30-35 179 35.738.667 344 68.682.132 165 32.943.464 426,5 50.812.798 1,42 519

SE1243 ZAP.P/N 30-35 CANVAS 275 55.195.948 300 60.213.761 25 5.017.813 312,5 32.615.787 0,59 216


30 AL 35 ADVERSE46 9.574.292 200 41.627.356 154 32.053.064 277 36.840.210 3,85 1.404


30 AL 35 ADVERSE14 2.915.446 124 25.822.522 110 22.907.076 179 24.364.799 8,36 3.050


30 AL 35 ADVERSE78 15.882.282 132 26.877.708 54 10.995.426 159 18.936.567 1,19 435

3,08 1124,93PROMEDIO

52


En la numeración de converse del 30-35 la rotación en la referencia SE1243 es de 0,59 lo que

significa que la cantidad promedio de inventario disponible durante el año se ha renovado, o




















de 3,08 veces a lo largo del año y un promedio para vaciar existencias de 1.124,94 días.

53













REF DESCRIPCION

BIENES

VENDIDOS

(DOC)

COSTO DE

VENTA

TOTAL

(PESOS)

INVENTARIO

INICIAL

(DOC)

COSTO TOTAL

INVENTARIO

INICIAL

(PESOS)

INVENTARIO

FINAL (DOC)

COSTO TOTAL

INVENTARIO

FINAL (PESOS)

INVENTARIO

PROMEDIO

(DOC)

INVENTARIO

PROMEDIO

(PESOS)

INDICADOR

DE

ROTACION

(DOC/PESOS)

DIAS DE

ROTACION

DE

INVENTARIO

SE1047 ZAPATO P/DAMA 35-40 179 39.573.141 264 58.364.856 85 18.791.715 306,5 38.578.285 0,97 356

SE1109 ZAP. P/D 35-40 NEGRO 183 40.395.359 204 45.030.891 21 4.635.533 214,5 24.833.212 0,61 224

SE1246 ZAP. P/D 36-40 288 66.281.665 416 95.740.182 128 29.458.518 480 62.599.350 0,94 345

SE1247 ZAP. P/D 36-40 298 67.232.636 452 101.977.018 154 34.744.382 529 68.360.700 1,02 371

SE1249 ZAP. P/D 36-40 1804 412.091.554 2400 548.237.100 596 136.145.547 2698 342.191.323 0,83 303

SE1072ZAPATOS P/DAMAS 35-

4062 13.749.306 108 23.950.404 46 10.201.098 131 17.075.751 1,24 453

SE1301

ZAPATOS P/DAMAS

DEL 36 AL 40

ADVERSE

111 24.927.368 480 107.794.023 369 82.866.655 664,5 95.330.339 3,82 1.396

SE1309

ZAPATOS P/DAMAS

DEL 36 AL 40

ADVERSE

19 4.270.743 112 25.174.909 93 20.904.165 158,5 23.039.537 5,39 1.969

SE1317

ZAPATOS P/DAMAS

DEL 36 AL 40

ADVERSE

31 6.990.183 72 16.235.263 41 9.245.081 92,5 12.740.172 1,82 665

SE1322

ZAPATOS P/DAMAS

DEL 36 AL 40

ADVERSE

57 12.926.023 76 17.234.697 19 4.308.674 85,5 10.771.686 0,83 304

1,75 638,68PROMEDIO

54





















55

De acuerdo al diagnóstico y a la información recolectada en la comercializadora J&F, se logró

identificar seis grandes problemas con el control de inventarios, los cuales se enuncian en la

siguiente tabla:

PROBLEMA RIESGO CONTROL

Confirmar pedidos a clientes

sin existencias disponibles.

Pérdida de credibilidad en el

sector comercial.

Manual de procedimientos en

la revisión de pedidos.

Selección de proveedores sin

un estudio previo

No ser competitivo en el

mercado

Manual de procedimientos de

selección y evaluación de

proveedores.

Desconocimiento de las

necesidades del cliente con

respecto a las existencias en el

inventario.

Decisiones erróneas

ocasionando pérdidas

económicas por acumulación

de inventario con baja

rotación.

Manual de procedimientos de

compras de calzado.

No realizar conteo físico a la

mercancía recibida ni realizar

inventarios bimestralmente.

Faltantes en la mercancía Manual de procedimientos de

almacenamiento y custodia de

los inventarios.

Informalidad en el control de

despachos

No tener soportes cuando

haya reclamaciones de los

clientes por faltantes en la

mercancía.

Manual de procedimientos del

despacho de calzado

No realizar conteo físico

regularmente al inventario.

Hurto o fraude Manual de procedimientos

toma física de inventarios.

56

Gráfico 10 Caracterización del proceso de control interno para el sistema de inventarios

Capitulo IV

Caracterización del proceso requerido para los inventarios en la comercializadora J&F.


57

Manual de procedimientos revisión de pedidos

Objetivo

Determinar si la Comercializadora J&F posee la capacidad en cuanto a existencias,

instalaciones, recurso humano para cumplir con los requerimientos de los clientes.

Alcance

Este procedimiento inicia con la recepción de la solicitud del cliente, ya sea nuevo o

periódico, se verifica la disponibilidad de las existencias para cumplir con los requerimientos del

cliente y a su vez se elabora la orden de pedido para la compra del calzado, terminando con la

entrega de documentación a los departamentos involucrados.

Definiciones

Producto terminado: Un producto terminado tiene incluido una serie de elementos y

subproductos, que mediante un proceso de transformación permitieron la confección del

producto final.

Responsables

Jefe de Bodega

Comunicar al departamento de ventas sobre el estado del inventario

Jefe de Contabilidad

Comunicar los requisitos de documentación para clientes nuevos.

Verificar el estado de cuentas con la Comercializadora J&F.

Auxiliar de contabilidad

Verificar precios

58

Informar si la información en la orden de compra frente al pedido del cliente es

correcta.

Verificar la orden de pedido y firmar en señal de aprobación.

Vendedor

Informa al cliente si existe el producto solicitado o se hace la solicitud del producto.

Enviar muestras de producto a los clientes que requieran cotización.

Archivar petición del cliente en caso de que se encuentre en mora.

Verificar la cantidad disponible de la mercancía.

Verificar la disponibilidad en bodega.

Acordar especificaciones de producto con el cliente.

Revisar orden de compra entregada por el cliente.

Verificar los términos de la orden de compra.

.

59

DESCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE

REGISTRO

Inicio

Solicitud de cotización o muestra

Cuando el cliente pide una

cotización, se envían unas muestras

para que este escoja el producto a

cotizar

El cliente puede enviar la solicitud

de cotización

Cliente

Vendedor

1. Cliente nuevo: se envía los

requisitos de documentación

necesarios para ser clientes de

COMERCIALIZADORA J&F.

2. Cliente periódico: consulta al jefe

de contabilidad estado de crédito al

cliente.

Jefe de

Contabilidad

Vendedor

60

Si el cliente presenta morosidad se comunica

con el departamento de ventas.

Se archiva el pedido en el folder del cliente

hasta que este se ponga a paz y salvo con

COMERCIALIZADORA J&F.

Una vez pague su deuda se comunica para

que se tome en cuenta el pedido.

Jefe de contabilidad

Vendedor

Jefe de contabilidad

Comunicarse con el cliente para informarle

que se puede seguir con el proceso y

programar fechas de entrega

Vendedor Vía correo

electrónico

Verificar el número de unidades necesarias y

las cantidades en existencia.

No hay existencias disponibles: se debe

realizar el pedido de calzado

Vendedor

Pedido de calzado

61

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE

REGISTRO

Verificar en el sistema la cantidad de

calzado que se necesita.

En caso de que las existencias no sean

suficientes se debe seguir el

procedimiento de compras, si la fecha de

entrega del proveedor interfiere con la

fecha de entrega al cliente se debe entrar

a negociar con este.

Vendedor Sistema contable

Verificar si se dispone del cupo para

enviar el pedido en la fecha solicitada por

el cliente.

En caso de no haber cupo se negocia con

el cliente la fecha de entrega

Vendedor Listado de

pedidos

según fecha de

entrega

Elaborar, imprimir y distribuir la orden de

pedido

Vendedor

Entregar orden de pedido a despachos

para comenzar el proceso de alistamiento.

Vendedor Orden de Pedido

Comparar el precio de la orden de compra

que envía el cliente con la de la orden de

pedido de la comercializadora.

Vendedor Lista de Precios

62

Verificar precios Auxiliar de

contabilidad

Lista de Precios

En caso que los valores difieran se

comunica con el cliente para la corrección

pertinente

Auxiliar de

contabilidad

Lista de Precios

Registrar datos en el sistema contable

para control de pedidos posteriormente

Auxiliar de

contabilidad

Sistema contable

Verificar la dirección de entrega y

condiciones de facturación

En caso que los valores difieran se

comunica con el cliente para la corrección

pertinente

Auxiliar de

contabilidad

Orden de Pedido

Escanear y enviar orden de pedido al

cliente

Auxiliar de

contabilidad

Orden de Pedido

Archivar orden de pedido en folder con el

mismo nombre

Auxiliar de

contabilidad

Orden de Pedido

63

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE

REGIST

RO

Pedido de calzado

Revisar en la orden de compra la

especificación solicitada

Vendedor Orden de

Compra

Verificar que exista en inventario la

cantidad solicitada

Vendedor Sistema

contable

En caso de que haya disponibilidad

de atender el pedido el Jefe de

bodega confirma disponibilidad para

atender el pedido

Jefe de bodega

Entregar a despachos junto con el

programa de pedidos (semanal)

Jefe de despachos Orden de

Pedido

Fin

64

Registros relacionados

Formato toma de inventario.

Cronograma de inventario.

Carta toma de inventario.

Hoja de trabajo

Informe de inventario.

Mecanismos de control

Es responsabilidad del área de ventas la entrega de la mercancía a clientes, ya que estos

deben consultar al área de contabilidad si están al día con su crédito y si son clientes nuevos

deben ser investigados que no estén reportados en data crédito y se debe confirmar como

mínimo cinco referencias comerciales para el estudio del comportamiento del cliente. Es

responsabilidad del área de almacén confirmar las existencias de la mercancía en bodega.

65

Manual de procedimientos de selección y evaluación de proveedores

Objetivo

Garantizar que los proveedores seleccionados cumplan con los atributos requeridos por

la comercializadora J&F, y que permita dar cumplimiento a las necesidades de los clientes.

Alcance

Inicia en el momento en que se necesite un nuevo proveedor, se califica al proveedor

en una serie de parámetros que son: calidad, cumplimiento de entregas, precio e innovación

en sus diseños, dando como resultado el proveedor más apto para proveer el calzado.

Definiciones:

Proveedor: es la persona o empresa que abastece con un servicio o producto a otra

empresa, suministra lo necesario para un fin.

Criterio de selección: Los proveedores pueden ser proveedores habituales o históricos

de la empresa, o pueden considerarse por recomendación, por ser fabricantes o por otros

medios (directorio, internet, etc.).

Responsables


Solicitar y analizar información necesaria en el Departamento Financiero para la

vinculación de un proveedor.

Jefe de compras

Buscar proveedores.

Realizar cotizaciones.

Seleccionar proveedor.

66

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

RESPONSA

BLE

REGISTRO

Al seleccionar el proveedor se solicita los documentos necesarios para la

inscripción del mismo, como situación económica, localización, tamaño,

facilidad de pago, rapidez de la entrega, garantía y experiencia.

De ser mercancía nueva se solicita una premuestra para que los clientes le

den el visto bueno.

El departamento de ventas realiza un informe de acuerdo a las opiniones

recibidas por los clientes y lo entrega al jefe de compras quien se encargara

de hacer la solicitud de pedido al proveedor.

Se le pedirá al proveedor que envié el pedido lo más pronto posible y de

cumplir con lo requerido se ingresara en el listado de proveedores aprobado.

Auxiliar

contable.

Jefe de

compras.

Departamento

de ventas.

Auxiliar

contable

RUT, cámara

de comercio,

certificación

bancaria,

registro

aduanero

según el caso.

67


Formato de inscripción proveedores

RUT

Cámara y comercio

Certificación bancaria


Los proveedores seleccionados serán autorizados por el gerente de la comercializadora, el departamento de contabilidad se

encargara de verificar que los datos y documentación cumple con los requisitos legales y que los precios de compra coinciden con los

acordados, el departamento de ventas se encargara de calificar si los productos del proveedor han tenido buena rotación y si los

clientes han quedado satisfechos.

68

Manual de procedimientos de compra de calzado

Objetivo

Definir la metodología para la compra y venta de calzado, mediante un esquema que

garantice eficacia y oportunidad.

Alcance

Este procedimiento Inicia desde las necesidades de los clientes y termina cundo la

comercializadora hace la adquisición del calzado necesarios para la satisfacción de los

clientes.

Definiciones

Agencia de Aduanas: Empresa dedicada a la prestación de servicios aduanero en

importaciones.

Arancel: Es el impuesto que pagan los bienes y servicios que son importados de un país.

Calzado: productos comercializado por J&F.

Responsables

Departamento de ventas

Verificar las existencias físicas de inventario.

Informarse sobre las necesidades que requieren los clientes.

Realizar orden de compra de acuerdo a las solicitudes de los clientes.

Enviar orden de compra al jefe de compras

69

Jefe de compras

Mantener estrecha comunicación con el departamento de ventas.

Realizar cotizaciones con diferentes proveedores.

Seleccionar proveedor.

Enviar orden de compra al área de contabilidad.


digitar la orden de compra.

revisarla antes de su envío.

hacerla firmar del responsable que es el gerente.

enviarla al proveedor seleccionado vía correo electrónico.

confirmar recibido.

Consideraciones generales

El Jefe de compras es quien defines a que proveedor se le realizara el pedido de

calzado.

El departamento de ventas debe verificar existencia física antes de informarle al jefe

de compras la necesidad de alguna referencia.

El auxiliar de contabilidad es el responsable del cumplimiento de las normas y

procedimiento de compra.

70

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE

REGISTRO

Establecer las necesidades de calzado

que solicita los clientes de acuerdo con

las existencias físicas de inventario.

En caso de tratarse de un calzado

nuevo se remite al procedimiento de

selección de proveedores.

De acuerdo al listado del

procedimiento de selección de

proveedores se elige el proveedor

idóneo.

Departamento de ventas

Jefe de compras

Jefe de compras

Orden de

compra

Cotizaciones

71

Comunicarse con el proveedor nacional.

La comercializadora J&F envía solicitud de

cotización con el calzado que se necesita.

La comercializadora J&F revisar los términos de

negociación que el proveedor haya estipulado, si

este no incluye transporte, se contactará a un

proveedor de transporte.

Elaborar Orden de compra, escanear orden de

compra y enviar a proveedor vía correo

electrónico; Sacar copia para almacén, la

original va a contabilidad.

Una vez llegada la Factura de Venta, se revisan

las condiciones de pago y se generan los pagos.

Jefe de compras

Jefe de compras

Jefe de compras.

Departamento de

ventas y auxiliar

contable

Auxiliar contable

Correo

electrónico

Guía de

transporte.

Orden de

compra.

Factura de

ventas.

72

Comunicarse con proveedor internacional.

En caso de cotizar más de un proveedor, se

evalúa oportunidad de entrega y precio de

las cotizaciones recibidas.

Elegir al proveedor que más se adecúe a los

requerimientos.

Elaborar orden de compra y sacar tres

copias; archivo, almacén y proveedor.

La copia de la orden de compra se envía a

almacén y la original se entrega al auxiliar

contable para que se encargue del trámite

de importación y pago respectivo.

Jefe de

Compra.

Jefe de

compra.

Jefe de

compra.

Auxiliar

contable.

Auxiliar

contable.

Correo

electrónico

Cotización.

Cotización.

Orden de

compra.

Factura de

venta.

73

Transporte incluido: realizar seguimiento.

Transporte no incluido: contratar uno de

los proveedores de transporte.

Una vez llegada la factura por servicio de

transporte, se entrega al asistente contable

para su revisión.

Revisar condiciones; partida arancelaria,

moneda, términos de negociación,

discriminación de valores de acuerdo a los

términos de negociación.

Auxiliar contable.

Guía de

transporte.

74

Comunicarse con proveedor internacional.

En caso de cotizar más de un proveedor, se

evalúa oportunidad de entrega y precio de

las cotizaciones recibidas.

Elegir al proveedor que más se adecúe a los

requerimientos.

Elaborar orden de compra y sacar tres

copias; archivo, almacén y proveedor.

La copia de la orden de compra se envía a

almacén y la original se entrega al auxiliar

contable para que se encargue del trámite

de importación y pago respectivo.

Jefe de

Compra.

Jefe de

compra.

Jefe de

compra.

Auxiliar

contable.

Auxiliar

contable.

Correo

electrónico

Cotización.

Cotización.

Orden de

compra.

Factura de

venta.

75

Transporte incluido: realizar seguimiento.

Transporte no incluido: contratar uno de

los proveedores de transporte.

Una vez llegada la factura por servicio de

transporte, se entrega al asistente contable

para su revisión.

Revisar condiciones; partida arancelaria,

moneda, términos de negociación,

discriminación de valores de acuerdo a los

términos de negociación.

Para la nacionalización de la mercancía se

envían documentación necesaria.

Se crea un documento de importación en

el sistema en donde se digitan todos los

gastos relacionados a la mercancía, este se

Auxiliar contable.

Auxiliar contable.

Guía de

transporte.

Factura de

venta

76

liquida al llegar la mercancía.

Una vez llegada la mercancía, se verifica

la cantidad de la misma.

En bodega se da el visto bueno de la

mercancía y se le comunica al proveedor.

Y por último se califica al proveedor.

77


Listado de proveedores

Listado de proveedores críticos

Cotización

Orden de compra

Factura de venta

Guía de transporte


La compra solo se hace a proveedores previamente seleccionados y autorizados por el

gerente, las cotizaciones deben ser comparadas con todos los proveedores permitiendo elegir la

más conveniente, la orden de compra debe ser confrontada con la factura de compra verificando

que se haya registrado lo que realmente se pidió, al llegar la mercancía se revisa con la guía de

transporte las unidades y se realiza conteo físico antes de ingresar los artículos al sistema

contable, de haber faltantes se notifica al proveedor y se hace la nota debido.

78

Manual de procedimientos almacenamiento y custodia de los inventarios

Objetivo

Administrar la mercancía que se necesita para el buen funcionamiento de la comercializadora

J&F.

Alcance

Este procedimiento inicia con la llegada del producto a la comercializadora J&F, a partir de

una factura de venta, donde se verifica que el producto sea igual a la orden de compra, de ser así,

se inspecciona el producto verificando el buen estado y la cantidad, terminando con el

almacenamiento del producto en la bodega de descargue.

Definiciones

Factura de Venta: es un título valor que el vendedor o prestador del servicio podrá librar y

entregar o remitir al comprador o beneficiario del servicio.

Orden de Compra: Es un documento que emite el comprador para pedir mercaderías al

vendedor; en él se detalla la cantidad a comprar, el tipo de producto, el precio, las condiciones de

pago. El documento original es para el vendedor e implica que debe de preparar el pedido.

Responsables

Auxiliar Contable

Verificar valores de la factura.

Causar Factura.

Archivar Factura.

Jefe de Bodega

Realizar las entradas y salidas de almacén

79

Comunicación permanente con auxiliar contable

Entregar documentación a la auxiliar contable.

Auxiliar de bodega

Verificar los documentos entregados con el producto

Verificar que los productos sean los mismos que se encuentran en la factura y en la

orden de compra

Almacenar y custodiar el producto si está en buen estado o corresponde al solicitado,

en caso contario rechazarlo


El auxiliar de bodega no debe recibir la mercancía si no corresponde a la orden de

compra.

80


ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE

REGISTRO

Verificar los documentos de entrega del

producto, como son: factura de venta,

orden de compra aprobada.

En caso de que haya diferencias, se le

debe comunicar al responsable de la

compra y este a su vez se comunique con

el proveedor. Esta diferencia debe

quedar por escrito debidamente firmada.

Dejar evidencia de recibido con firma y

fecha.

Auxiliar de bodega

Factura de venta

Orden de compra

81

Verificar los productos entregados

En caso de que la mercancía se

encuentre en mal estado o regular, se

comunica al transportador y

responsable de la compra, para que

este le notifique al proveedor y

acuerden términos para la corrección

en la factura.

Auxiliar de bodega

Factura de

venta

Orden de

compra

Elaborar entrada en el sistema Jefe de bodega

Entregar documentación al área de

contabilidad

Jefe de bodega

Causar factura y archivar Auxiliar Contable

Almacenar el producto, después de

ser verificado

Auxiliar de bodega

Fin

82


Formato toma de inventario.

Cronograma de inventario.

Carta toma de inventario.

Hoja de trabajo

Informe de inventario.


Para recibir la mercancía con faltantes o sobrantes a la orden de compra, debe estar autorizado

por el gerente. La factura debe ser corregida y entregada para el ingreso de la mercancía al

sistema a más tardar el día siguiente.

83

Manual de procedimiento de despacho de calzado

Objetivo

Describir el procedimiento para realizar la entrega del calzado J&F a todos los clientes, dando

cumplimiento a los requerimientos tanto del cliente local como del nacional.

Alcance

Inicia con la recepción del calzado empacado y separado por cliente, la logística de despacho

alista documentos requeridos, realiza el cargue, y se comunica con los clientes para verificar la

llegada, cuando la mercancía llega a su destino, se obtiene evidencia suficiente de la correcta

entrega.

Definiciones:

Certificado de Origen: Documento que certifica que las mercaderías a ser despachadas son

originarias del país exportador

Nota de Despacho: Documento que elabora Almacén cuyo objeto es detallar la mercancía

que se ha despachado.

Tabla de Despacho: Documento en donde se lleva control de los despachos realizados, el

cual contiene: cantidad de unidades despachadas, valor total y datos del cliente.

84

Responsables

Jefe de bodega

Verificar y recibir los pedidos terminados.

Realizar las notas de despacho.

Mantener comunicación directa con departamento de contabilidad y despacho.

Comunicar en momento de alguna falla o diferencia en el pedido al área de despacho.

Jefe de despacho

Realizar las entradas y salidas de almacén

Comunicación permanente con auxiliar contable

Entregar documentación a la auxiliar contable.


Recopilar documentos de exportación.

Verificar el estado de la mercancía.

Contratar transporte.

Transporte

Entregar información correspondiente al departamento de Despachos.

Verificar que la cantidad despachada sea la misma que la nombrada en la guía de

transporte.

Cumplir a cabalidad los acuerdos a los que llegaron J&F, la empresa transportadora y

los clientes.

85

Se recibe el calzado empacado y separado por

cliente.

Se realiza nota de despacho en formato de

Excel.

Se entrega nota de despacho y orden de pedido

al departamento de contabilidad.

En contabilidad se realiza factura de venta la

cual se envía con el despacho o por mensajería

junto con el anexo de manifiesto aduaneros.

Contratar transporte de acuerdo a la selección

de proveedores.

Jefe de bodega.

Jefe de bodega.

Jefe de bodega.

Auxiliar contable.

Departamento de

despacho.

Orden de

pedido.

Factura de

venta.

Guía de

transporte.

86

Verificar el estado de la mercancía.

Verificar las unidades a despachar

correspondiente a la orden de pedido.

Mediante registro fotográfico evidenciar el

estado de la mercancía antes de trasladarla en

el caso de que ocurra alguna anormalidad.

Una vez el transportador se presente debe

entregar guía de transporte al área de

despacho.

Corroborar la cantidad entregada con el

trasportador.

Jefe de bodega.

Jefe de bodega.

Departamento de

despacho.

Departamento de

despacho.

Departamento de

despacho y

transportador.

Fotos.

Guía de

transporte.

87

Corroborar la cantidad del calzado entregado

por J&F al transportador.

En caso de existir diferencias en la

verificación, se hará un reconteo.

Si la diferencia persiste se comunicara al Jefe

de bodega para su respectiva averiguación y

acción correctiva

Revisar la relación de viajes suministrada por

despacho, comparar si la información

coincide.

Jefe de bodega.

Departamento de

despacho.

Jefe de bodega.

Departamento de

despacho

Factura de

venta.

Tabla de

despachos.

88

Actualizar tabla de despacho a clientes

Actualizar la tabla de despacho a clientes en

donde se evidencia la cantidad despachada.

Verificar que la mercancía haya llegado en

buen estado al cliente y conforme a la

cantidad registrada en factura.

Departamento de

despacho.

Departamento de

despacho.

Departamento de

despacho.

Tabla de

despacho.

Tabla de

despacho.

Tabla de

despacho.


Orden de pedido, Tabla de despacho, Factura de venta, Guía de transporte


El pedido es contado y verificado por el jefe de bodegas y después la orden de pedido es ingresada al sistema contable donde se

imprime la respectiva factura de venta la cual debe coincidir en cantidades, la mercancía es despachada junto con la factura de venta,

quedando el comprobante de la guía de transporte, al día siguiente el departamento de despacho verifica con el cliente si la mercancía

llego completa y en buen estado dejando en una tabla el registro del número de guía, cantidades y nombre de la persona que confirmo.

89

Manual de procedimiento toma física de inventario

Objetivo

Determinar la existencia física de la mercancía que se encuentra en la comercializadora J&F.

Dicha verificación deberá ser constatada con las existencias que figuran en el sistema de

inventarios de la empresa.

Alcance

Este procedimiento inicia con la programación del inventario por parte del jefe de

contabilidad, donde se busca constatar la existencia real de la mercancía almacenada, terminando

con la presentación del informe que evidencia los resultados de la toma de inventario.

Definiciones

Almacén: Local, edificio o parte de este que sirve para depositar o guardar gran cantidad de

artículos, productos o mercancías para su posterior venta, uso o distribución.

Inventario: Es el conjunto de todos los bienes propios y disponibles para la venta de la


Corte documentario: Finalización del informe de inventario.

90

Responsables

Jefe de Bodega

Verificar que los inventarios de almacén estén al día

Revisar y entregar inventario físico al auxiliar de contabilidad.

Mantener informado al auxiliar de contabilidad, sobre el control físico de los

inventarios de la mercancía existente.

Supervisar y controlar al personal a su cargo


Programar la toma de inventario.

Fijar cronograma para la toma de inventario.

Mantener estrecha comunicación con el jefe de almacén.

Proporcionar los elementos y la información necesarios para la toma de inventario.

Elaborar documentación e informes requeridos.


Realizar toma de inventario físico.

Revisar y aprobar información entregada por auxiliar y Jefe de almacén.

Auxiliar de bodega

Realizar el ingreso de materiales al sistema previa autorización del Jefe de Almacén.

91


El Jefe de Contabilidad es el encargado de disponer la fecha en que deba realizarse el

inventario general.

El auxiliar de contabilidad es el responsable de la toma de inventario que existe en la


El auxiliar de contabilidad es el responsable del cumplimiento de las normas y

procedimiento de inventario.

El inventario se hará con frecuencia anual.

Los auxiliares de almacén contarán la mercancía en compañía del auxiliar de

contabilidad.

92


ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE

REGISTRO

Programación del inventario

Se fija un cronograma para la

realización del inventario.



Cronograma de

inventario

Preparación de inventario

Informar al Jefe de Bodega la hora,

fecha y demás instrucciones para la

toma de inventario.

Entregar el formato para la de

inventario.

Verificar que la información del

almacén este al día.

Dar indicaciones para la adecuada

toma del inventario.



Jefe de Bodega


Carta de la toma

de inventario

Formato toma

de inventario

93

Ejecución de inventario.

En la fecha y hora señaladas se

presentan a realizar la toma de

inventario.

En caso que haya materiales

pendientes de ingreso a la fecha de

corte, deberán ser ingresados y

ubicados en el lugar que corresponda.

En caso que el inventario se efectué

en movimiento, se deberá notificar al

Jefe de Almacén para que realice el

respectivo control, debe quedar

documentado en el anexo del trabajo.

Realizar conteo de inventario, realizar

un barrido y anotar en la hoja de

trabajo la descripción y cantidades.


Auxiliares de

Bodega

Auxiliares de

Bodega

Auxiliares de

Bodega

Carta toma de

inventario

Al finalizar el proceso de inventario

físico con la información registrada

en el sistema.

Jefe de Bodega

Hoja de

trabajo

94

Comparar información del inventario

físico con la información registrada

en el sistema

Auxiliar contable

Hoja de

trabajo

Si existe alguna diferencia se

comunica al almacén y se realiza un

reconteo

Auxiliar Contable

En caso de:

- Sobrante de inventario: determinar

su origen; documento fuente no

registrado en el kárdex físico,

mercancía entregada en menor

cantidad a la autorizada, entrega de

un material similar al que figura

como sobrante

-Faltantes de inventario:

Faltantes por negligencia o

sustracción, es responsable el jefe de

almacén de la perdida.

Jefe de Bodega

Jefe de Bodega

Se informa al auxiliar de contabilidad

para que proceda con la

contabilización.

Jefe de Bodega

95


Formato toma de inventario, Cronograma de inventario, Carta toma de inventario, Hoja de trabajo, Informe de inventario.

Mecanismos de Control

Este procedimiento se controla mediante la toma física de inventario y debe realizarse mínimo una vez al mes, se hace el conteo

con un listado que contenga todas las referencias sin cantidades, luego se confronta con las existencias que hay en el sistema y de

existir diferencias, deben ser explicadas y sustentadas por el jefe de Bodega.

Se comunica el resultado a la

Gerencia General para su información

y conocimiento, finalmente se guarda

una copia del resultado del inventario.


Informe de

Inventarios

96

Conclusiones

De acuerdo a las tesis tomadas en este trabajo, se pudo observar La importancia de tener

un buen control de inventarios, ya que de esto depende directamente la utilidad de la empresa.

Los métodos usados para la recolección de información, como la observación de todo el

proceso en la visita hecha a la comercializadora y la entrevista realizada al gerente, fueron el

medio directo para la elaboración del mapa y flujograma del proceso actual de la


También se observó que la comercializadora maneja un control de inventarios informal

basado en la intuición y la experiencia del gerente, por ende no se aplican modelos y/o políticas

de inventario, por falta de conocimiento de técnicas y procedimientos de los mismos.

Se puede establecer que al no existir unos procesos claros, tanto en el área de compras

como de inventarios, es de vital importancia la sistematización de los datos y la implementación

de políticas claras de inventario, pues por falta de estas ocasionan la poca planeación a la hora de

realizar la compra de la mercancía.

Así mismo, gracias a este diagnóstico realizado, se determinó que la metodología actual

empleada por la comercializadora para determinar sus niveles de inventario, cantidades a

ordenar, no es el más adecuado, por lo que fue necesario caracterizar el proceso que le permita a

la gerencia establecer controles mediante procedimientos establecidos.

97

Recomendaciones

A continuación se propondrán una serie de recomendaciones con el fin de que la propuesta

realizada para mejorar los procesos de compra y de inventarios se practique de forma eficiente:

Mantener actualizado el sistema contable de la empresa, dando salida y entrada a la

mercancía el mismo día del movimiento, permitiendo así obtener datos fidedignos para una

oportuna toma de decisiones a la hora de comprar calzado y seleccionar los proveedores.

Implementar controles en los procedimientos que permitan mejorar las actividades que se

cumplen en la empresa, detectando los errores que se presenten para gestionar su corrección de

manera inmediata.

Realizar periódicamente auditorías en los procesos de gestión de inventarios, desde la

revisión de pedidos, selección y evaluación de proveedores, compra de calzado, almacenamiento,

custodia y despacho de los inventarios, con el fin de detectar oportunidades de mejora y

minimizar problemas futuros.

Aplicar indicadores de rotación de inventario para mantener la cantidad justa que permita

atender de mejor manera a los clientes con los que cuenta la empresa, evitando que se desplacen

hacia la competencia.

Se recomienda realizar todos los procedimientos propuestos en los procesos de compras e

inventarios para garantizar la efectividad de los controles y que se lleven a cabo de acuerdo a las

políticas de la comercializadora.

98

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