Diseño de salidas del sistema

Diseño de Salidas

Presentado por:Alexander Castillo Ana Milena Posada Bárbara Ramírez

Danilo Mauricio Bolagay Desideria HernándezMaría Dora Suarez Nelly Laiton Poveda

Yesenia Uribe Sanabria

IntroducciónLa calidad de las salidas en cualquier sistema de información es uno de los requisitos más importantes para los usuarios de dicho sistema, ya que de no resultarles útil podrían desistir de su uso fracasando inevitablemente.

Por ello es indispensable identificar, detallar y especificar las necesidades de los usuarios, con el objeto de lograr desarrollar salidas eficientes y eficaces.

Cómo diseñar la salida que produce un sistema de información, cómo utilizar los requerimientos identificados; qué decisiones debe tomar quien diseña el sistema, opciones de las cuales dispone y cómo elegir y especificar tal opción son algunas de las temáticas que abarca esta presentación.

Objetivo general

•Comprender el diseño de las salidas de un sistema de información.• Determinar el propósito y tipos de salidas de un sistema.• Conocer las distintas formas de presentar la información.•Presentar las salidas de la información en formatos impresos y de pantalla.

Objetivos específicos

Hacer una aproximación al concepto de salida y a los elementos inmersos dentro del diseño de las salidas de sistema, caracterizando cada uno de ellos e identificando las generalidades de dichos elementos.

Acerca del término salidaEl término salida se usa para denotar cualquier información producida por un sistema de información , ya sea impresa o en una pantalla que será entregada a los usuarios.

Algunos datos requieren un procesamiento extenso antes de que se conviertan en salida adecuada, y otros datos son guardados y considerados salida cuando se les recupera con poco o ningún procesamiento.

La salida puede tomar muchas formas, la permanente tradicional de los reportes impresos y la fugaz, tal como la de las pantallas VDT, microformas y sonido.

Los usuarios dependen de la salida para realizar sus tareas, y frecuentemente juzgan el mérito de un sistema únicamente por su salida.

Acerca del término salida Para crear la salida más útil posible, los analistas de sistemas trabajan de cerca con los usuarios, por medio de un proceso interactivo hasta que el resultado se considera satisfactorio.

Cuando los analistas diseñan la salida, seleccionan métodos para representar la información y crean documentos, informes u otros formatos que contienen información producida por el sistema. Los analistas deben decidir cuando imprimir, desplegar o presentar su salida en forma audible. La salida impresa puede utilizar papel en blanco o formas preimpresas, la salida visual puede utilizar una o múltiples pantallas para desplegar información.

Cómo identificar las necesidades del sistema

•Identificar la salida específica que es necesaria para satisfacer los requerimientos de información.

•Seleccionar los métodos para presentar la información.

•Crear los documentos, reportes u otros formatos que contienen la información producida por el sistema.

Objetivos de la salida

•Expresar información relacionada con actividades pasadas, estado actual o proyecciones para el futuro.

•Señalar eventos importantes, oportunidades, problemas o advertencias.

•Iniciar una acción.

•Confirmar una acción.

Tipos de salidas

La salida siempre será un resultado de computadora.

La salida puede ser:

•Un reporte.•Un documento.•Un mensaje.

De acuerdo con las circunstancias y los contenidos, la salida pueden ser impresa o presentada en una pantalla.

Contenido de la salida

El contenido de la salida tiene su origen en las fuentes:

•Recuperación de un dispositivo de almacenamiento.

•Transmisión desde un proceso o actividad del sistema.

•Directamente desde una fuente de entrada.

Aspectos importantes en la salida

1. Quiénes recibirán la salida: usuarios internos y externos.

2. Cuál es el uso que se le pretende dar: el uso determina el contenido, la forma y medio a utilizarse para su generación.

3. Cuántos detalles son necesarios: la cantidad de datos sugiere si deben emplear métodos de impresión o de presentación en una pantalla.

Aspectos importantes en la salida

4. Cuándo y con qué frecuencia es necesaria la salida: las oportunidades de salida son determinadas por el diseño del sistema. Pueden aparecer en mayor o menor frecuencia de acuerdo con ciertas condiciones establecidas.

5. Qué método utilizar: impresa o presentada en pantalla.

Cómo presentar la información

Formato tabular

El formato tabular debe utilizarse bajo las siguientes condiciones:

•Cuando los detalles dominan y son necesarios pocos comentarios o explicaciones.•Cuando los detalles son presentados en categorías discretas.•Cuando cada categoría debe tener una etiqueta.•Cuando se deben obtener totales o realizar comparaciones entre diversos componentes.


Formato tabular

En el formato tabular se deben resaltar los siguientes aspectos:

•Excepciones a las expectativas normales.•Categorías más importantes de actividades o entidades.•Resúmenes de las categorías o actividades más importantes.•Identificación única de la información.•Entidades que dependen del tiempo.


Formato gráfico

En los sistemas de información basados en computadora el formato gráfico constituye un área en continuo crecimiento gracias a la existencia de software muy poderoso y de bajo costo que produce diagramas y gráficas de alta calidad, y que además permite usar datos provenientes de las bases de datos.

Las gráficas pueden mostrarse en pantallas de video, elaborarse con varios colores en impresoras de bajo costo, dibujar en graficadores o producirse transparencias de color por medio de cámaras especiales que pueden conectarse a la computadora.


Tipos de gráficas

•Gráficas de sectores: describen partes de un todo que guardan relación con un desarrollo o actividad en particular.

•Gráficas de áreas: muestran cambios en el desempeño a lo largo de varios períodos de tiempo.

•Gráficas de curvas: estas gráficas pueden ser utilizadas por ejemplo, para señalar el aumento en los gastos de los sistemas de producción, mercadotecnia y solicitudes de personal, dando realce a la tendencia global de los gastos además de indicar qué categoría de gasto es la que presenta el mayor cambio.


Tipos de gráficas

•Gráficas de barras y escalones: también muestran cambios en categorías. Miden los puntos dato desde la escala horizontal hasta el nivel apropiado de la escala vertical. Cada período puede ser discreto, como en las gráficas de barras, o puede mostrarse de lado a lado, como en las gráficas de escalones. Con frecuencia, se superponen varios objetos para comparar las categorías de una año a otro.

•Mapas: pueden mostrar con eficacia variaciones a través de distintas zonas geográficas. Los mapas generados por computadora tienen la misma efectividad para mostrar las ventas o la penetración en el mercado.


Tipos de gráficas


Por qué emplear gráficas

1. Facilidad para la presentación efectiva de datos

•Las gráficas son más adecuadas para detectar tendencias en el desempeño de la empresa.

•Facilita las comparaciones.

•Ayudan a recordar grandes cantidades de datos asentados en una serie de reportes.



2. Manejo del volumen de información

•Separa la información en grupos más pequeños, lo que permite recordarlos y comprenderlos con mayor facilidad.

•La información fragmentada aísla los elementos y facilita su comparación.



3. Satisfacción de preferencias personales

•Se debe preparar la información de acuerdo a las necesidades de un campo determinado u ambiente específico.

•Es importante utilizar formatos de presentación que resulten familiares.


Estándares para el diseño de gráficas

• Todo reporte gráfico en forma impresa o de pantalla debe incluir un título y la fecha en que se preparó.

•Añadir números de páginas para una serie completa.

•Colocar el texto en un sitio que facilite su legibilidad.

•Para los datos verticales, las etiquetes deben colocarse en forma horizontal teniendo cuidado de evitar detalles en exceso. Es conveniente colocar un espaciamiento entre una y otra etiqueta para aumentar la claridad.

•El valor de los datos debe colocarse en el extremo de la barra.


Estándares para el diseño de gráficas

•Todos los ejes horizontales y verticales deben ser proporcionales al igual que sus etiquetas.

•Se pueden utilizar tipos en negritas, itálicas o subrayados para recalcar las frases o palabras importantes.

•Debe evitarse las abreviaturas, uso exclusivo de mayúsculas en palabras, títulos o pies de figura extensos, ya que disminuye la claridad.

•Emplear la misma tipografía.


Uso de íconos

Los íconos son la representación gráfica de la entidades descritas por los datos. Éstos comunican información en forma inmediata cuando son seleccionados en forma apropiada, ya que duplican imágenes con las que los usuarios están familiarizados. Con su uso eliminan la necesidad de que los usuarios aprendan abreviaturas, notaciones o nomenclatura especial.


Uso de íconos

Los siguientes son algunos de los lineamientos de cómo y cuándo utilizar los íconos en el diseño de sistemas:

•Seleccionar los íconos que serán reconocidos y comprendidos en forma inmediata por los usuarios.

•Si no existe ningún ícono familiar para determinada situación, se puede emplear etiquetas que eviten la necesidad de que los usuarios aprendan y recuerden símbolos o imágenes poco familiares.

•Utilizar el mismo ícono para representar los mismo conceptos a través de varios medios de salida.

•Evitar el empleo de etiquetas en los íconos; la imagen misma debe comunicar su significado con claridad.

•Utilizar una distribución que mantenga el espacio y evite la aglomeración entre íconos.

•Mantenga el mismo tamaño entre los diferentes tipos de símbolos.


Presentaciones en color

El color debe mejorar, no reemplazar, el buen diseño de la salida. De hecho, una buena práctica para los analistas es primero diseñar la salida en la mejor forma posible y luego considerar el empleo del color.

•Se recomiendo el uso de cuatro o menos colores en un reporte o pantalla.

•Mantener la consistencia en el uso del color a través de toda la salida en reportes de un sistema.

•El verde y el azul son mejores para representar situaciones normales.

•Los colores intensos sobre una pantalla recalcan la información más importante.

•Los colores brillantes incluyen al blanco, el turquesa y el rosa.

•Los colores oscuros son el magenta, el rojo, el verde y el azul.

Diseño de salida impresa

La salida impresa se especifica cuando ocurre la necesidad de enviar por correo un documento ya sea para un cliente o proveedor, imprimir un registro de datos o notificar cierta información, o para hacer llegar al mismo tiempo un gran volumen de información a varias personas.

Diseño de salida impresa

Reportes Impresos

Varían en tamaño, pero a menudo se emplea los siguientes tamaños estándares:

•9 1/2 por 11 pulgadas•11 por 14 7/8 pulgadas•8 por 14 7/8 pulgadas

Diseño de salida impresaMétodos para la salida impresa

Tipo de Impresora Velocidad aproximada de operación

De Impacto

Impresora de líneas de baja velocidad 300-600 línas por minuto

Impresora de líneas de alta velocidad hasta 3600 líneas por minuto

Impresora de caracteres de matriz de puntos 40 a 1200 caracteres por segundo

Impresora de caracteres con tipografía sólida 12-120 caracteres por segundo

De no impacto

Impresora de chorro de tina 20-240 caracteres por segundoImpresora de deposición de iones 30-150 páginas por minutoImpresora láser 8-215 páginas por minuto

Diseño de salida impresaFormas especiales

Una de las formas especiales más comunes en los sistemas de información basados en computadora es la forma preimpresa, la cual está diseñada para incluir símbolos especiales y marcas registradas de la organización, y que se imprime con varios colores, los que dependen de los requerimientos establecidos por el analista o usuario.

Diseño de salida impresaUso de las formas preimpresas

•Reglamentos o requerimientos legales que obligan al uso de formas preimpresas.

•Destinatarios que esperan un formato estándar.

•La inclusión del logotipo de la organización, una marca registrada o símbolo que debe estar incluido en la forma.

•Trabajo artístico o gráficas que tendrán mejor apariencia si se preimprimen.

Diseño de salida impresaCopias múltiples de las salidas

•Copia sin papel carbón: son posibles gracias a un recubrimiento químico especial que se encuentra en la parte trasera de cada copia, con excepción de la última. La escritura o impresión del original se traslada a las copias. El recubrimiento causa que la imagen aparezca en las copias que se encuentran debajo del original.

•Copias con papel carbón: entre cada hoja de papel se coloca papel carbón que sirve sólo una vez.

Diseño de salida impresaDocumentos de retorno

Si la empresa utiliza rastreadores ópticos capaces de leer formas impresas o escritas a mano, entonces el sistema puede preparar una proposición en un documento u otra forma para utilizarla como documento de retorno, salida que más adelante regresará como documento de entrada. Un ejemplo de documento de retorno se ve representado en los estados de cuenta de servicios públicos.

Diseño de salida impresaDesarrollo de una plantilla para la salida impresa

La plantilla de salida es la distribución de objetos en el medio de salida. Al diseñar dicha plantilla se construyen un modelo de reporte o documento tal como aparecerá después de que el sistema entre en operación. La plantilla debe mostrar la localización y posición de lo siguiente:

Información variable: detalles, resúmenes y totales, marcas de control, separadores (por ejemplo, símbolos como el subrayado y el guión)

Todos los detalles preimpresos: encabezados, títulos y nombres del documento, nombre de la compañía y dirección, instrucciones, notas y comentarios.

Diseño de salida impresaConvenciones para la presentación de datos

•Información variable: X para denotar que la computadora imprimirá un carácter alfabético o especial (por ejemplo, A-Z, a-z, *, /, $ y otros); 9 para denotar que la computadora imprimirá o presentará un número (0-9)

•Información constante: información escrita sobre la forma, tal como debe aparecer cuando ésta sea impresa.

Diseño de salida impresaDiseño de la salida impresa

Para el diseño de la salida impresa se tienen en cuentan los siguientes aspectos:

•Encabezados•Datos y detalles•Resúmenes•Lineamientos

Diseño de salida impresaDiseño de la salida impresa

Lineamientos

•Los reportes y documentos deben estar diseñados para leerse de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo.

•Los datos más importantes deben ser los más fáciles de encontrar.

•Todas las páginas deben tener un título y un número de página además de mostrar la fecha en que fue preparada la salida.

•Todas las columnas deben estar etiquetadas.

•Se deben evitar las abreviaturas.

Diseño de salida en pantallaPlantillas para pantallas

Cada página de presentación visual recibe el nombre de pantalla o panel. En este caso, la plantilla facilitará o impedirá su uso.

Características de la pantalla de presentación visual:

•Dimensiones físicas de la pantalla.•Número de renglones y columnas de datos que pueden ser mostrados al mismo tiempo.•Grado de resolución (alta, mediana o baja)•Número de colores disponibles.•Método de realce.•Métodos para el control de la intensidad (alta/baja; normal/inversa)

Diseño de salida en pantallaDiseño de pantallas

Al diseñar pantallas de salida se necesitan áreas para:

•Encabezados y títulos.

•Contenido de la pantalla.

•Mensaje e instrucciones

•Algunas explicaciones sobre la información que se presenta.

Diseño de salida en pantallaDiseño de pantallas múltiples

Con frecuencia los diseñadores emplean varias pantallas para dar a los usuarios la información que ellos necesitan. La primera pantalla proporciona información general. Al presionar una tecla específica, el usuario recupera una segunda pantalla que contiene los detalles.

Esta técnica permite que los usuarios recorran con rapidez todos los detalles e identifiquen cada artículo para el que requieren de más información. Al mismo tiempo, la “explosión” en detalles para un artículo en particular sobre una segunda (incluso una tercera) pantalla, mantiene la facilidad de lectura de la primera al requerir sólo los detalles suficientes para identificar el artículo deseado.

Diseño de salida en pantallaDiseño de ventanas

Las ventanas son subdivisiones de la pantalla que hacen posible presentar al mismo tiempo diferentes conjuntos de salida.

Capacidades de las ventanas

Puede ser posible reposicionar las ventanas sobre la pantalla, de acuerdo con los detalles del sistema. Su uso debe considerarse cuando la aplicación lo requiera o deba ser mejorada con facilidades para:

•Presentar datos diferentes o conjuntos de reportes al mismo tiempo.•Para cambiar entre varios programas, mostrando la salida de cada uno de ellos.•Mover información de una ventana a otra (dentro del mismo programa o entre diferentes programas)•Permitir que los usuarios reposicionen la información sobre la pantalla para adecuarla a sus necesidades particulares.

Diseño de salida en pantallaCriterios de diseño para ventanas

•Debe seguir las buenas prácticas de diseño: títulos, encabezados, números de página y demás aspectos importantes en las ventanas.

•La plantilla es importante.

•Se requiere la capacidad del sistema para cambiar de una ventana a otra.

•Cuando surge la necesidad de imprimir una copia de página, debe ser posible en una forma sencilla.

Comparación de métodos de salida METODO DE SALIDA VENTAJAS DESVENTAJAS

IMPRESORA Esta al alcance de la

mayoría de las

organizaciones.

Maneja grandes volúmenes

de salida.

Llega a muchos en forma

barata.

Puede ser ruidosa

Problemas de

compatibilidad con el

software.

Dependiendo del modelo

puede ser lenta.

IMPRESORAS ESPECIALES

(ELABORADAS DE ETIQUETAS,

IMPRESORAS DE SOBRES ETC)

Puede lograr fácilmente

tareas especiales que sean

difíciles en una impresora

normal.

Agiliza el trabajo a realizar.

Se incurre en costos

adicionales de impresora y

etiquetas especiales.

No puede ser puesta en red.

Comparación de métodos de salidaPANTALLA VDT Interactiva

Silenciosa

Buena para mensajes

efímeros, accesados

frecuentemente

Requiere cableado y

espacio

Puede ser caro si se

requiere para muchos

usuarios.

MICROFORMA Maneja grandes volúmenes

de información.

Preserva materiales frágiles,

pero frecuentemente

usados.

Evita problemas de pasar

hojas en reportes

físicamente problemáticos.

Requiere software especial

para fácil acceso .

La inversión inicial puede se

cara.

Necesita equipo especial

para imprimir una copia en

papel.

Comparación de métodos de salida

CD-ROM Tiene gran capacidad

Permite salida

multimedia

Tiene una recuperación

rápida comparada con el

papel y las microformas.

Su desarrollo es caro

Es más difícil de

actualizar

Es mas difícil de usar en

una red.

CORREO ELECTRONICO Reduce el papeleo

Puede ser actualizada

muy fácilmente.

Puede ser difundida

Por lo general tiene

menor resolución.

No se le puede formatear

(correo electrónico) .

En resumen•Las especificaciones de las salidas se desarrollan durante el diseño lógico del sistema de información.

•Las salidas de un sistema de información resulta para el usuario la característica más importante, es por esta razón que si la salida no cumple con sus expectativas el proyecto podría no tener éxito. Es necesario desarrollar los métodos de salida que comuniquen la información con mayor efectividad.

•La información presentada en formato tabular podría resultar más apropiada para información de contabilidad, pues este método se recomienda cuando se necesitan detalles concretos como totales y subtotales.

•Para presentar información en la que se señalen las tendencias y se efectúen comparaciones al mismo tiempo, existen las gráficas de sectores, curvas, escalones, barras y mapas, facilitando recordar grandes cantidades de datos.

•También los las representaciones gráficas de la información a través de los íconos, pueden sustituir los informes tabulares resultando muy útiles para mostrar proporciones o comparaciones.

En resumen•Las organizaciones de acuerdo con sus necesidades adecuan sus salidas a formas preimpresas, formas múltiples o los documentos de retorno.

•Las salidas se generan a través de variados medios como impresoras, cámaras e impresoras de tarjetas. Hoy día son empleadas las impresoras láser por su velocidad y la integración eficiente de las gráficas.

•La plantilla es el modelo que usan los analistas para mostrar la localización de la información.

•El diseño de la plantilla puede ser manual o por computadora. Allí se marcan valores que son constantes y los variables; además se indican los resúmenes, los totales y las marcas de control para enfatizar puntos específicos de información.

•En el diseño de pantallas o paneles es necesario el uso de varias pantallas o capacidades especiales de la ventana.

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