Diseño de un Manual de Procedimientos Contables
of 214
-
Upload
leonel-valentin -
Category
Documents
-
view
146 -
download
1
Transcript of Diseño de un Manual de Procedimientos Contables
-
UNIVERSIDAD TECNOLOGICA EQUINOCCIONAL
SISTEMA DE EDUCACION A DISTANCIA
CARRERA DE CONTABILIAD Y AUDITORIA
TESIS DE GRADO PREVIA LA OBTENCION DEL TITULO DE
LICENCIADA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA CPA
Diseo de un Manual de Procedimientos Contables para la empresa Bopp del Ecuador Ca. Ltda., ubicada
en la ciudad de Quito
Autora: MARTHA TAMAYO GUERRA
Directora: Dra. Paquita Salazar
Enero / 2010 Quito - Ecuador
-
or medio de la presente certifico, que la Srta. Martha Tamayo Guerra, ha
realizado bajo mi tutora la Tesis Diseo de un Manual de Procedimientos Contables para la empresa Bopp del Ecuador Ca. Ltda., ubicada en la cuidad de Quito, cumpliendo los objetivos y lineamientos planteados para la ejecucin de la misma, en base a los requisitos que expide la Universidad
Tecnolgica Equinoccial, para la obtencin del titulo de licenciada en
contabilidad y auditoria.
Atentamente,
Dra. Paquita Salazar Docente Universidad Tecnolgica Equinoccial
-
o, Martha Tamayo Guerra con cdula de ciudadana No.1707304968, me
responsabilizo por el contenido del presente Manual de Procedimientos
Contables para la empresa Bopp del Ecuador, ubicada en la ciudad de Quito,
diseado exclusivamente para cubrir las necesidades del rea contable,
responsabilizndome adems de la veracidad y originalidad del mismo.
Atentamente,
Martha Tamayo Guerra Egresada de Contabilidad y Auditoria UTE (MED)
-
edico esta tesis a mis padres quienes me han brindado su
comprensin y confianza incondicional y a mi hermano por su
motivacin constante, ya que gracias al apoyo de ellos he logrado
culminar esta etapa de mi vida.
-
gradezco principalmente a Dios por guiar mi camino y permitirme
alcanzar esta meta.
A la universidad por acogerme y brindarme la oportunidad de
superarme como profesional.
A todos los profesores que contribuyeron con su conocimiento y a
mi directora de tesis, ya que con su colaboracin he logrado
concluir esta carrera.
A la empresa Bopp del Ecuador, que me permiti realizar la
presente Tesis aplicada a sus necesidades.
-
e pretende iniciar un proceso que aporte mejoras en los procedimientos
contables de la empresa Bopp del Ecuador, mediante el diseo de un
Manual de Procedimientos Contables, utilizando informacin suministrada
por los diferentes departamentos involucrados en el proceso contable de
la empresa Bopp del Ecuador.
Tomando en cuenta que un Manual de Procedimientos es un elemento
eficaz que permite plasmar la informacin de manera clara y concreta,
convirtindose en una herramienta que orienta y facilita la accin humana
en las unidades administrativas financieras, este ayudar a identificar las
falencias existentes en dichos procesos proporcionando soluciones de
manera oportuna, cumpliendo con las metas y objetivos de la
organizacin.
El desarrollo de este trabajo est estructurado por cinco captulos:
- El Primer Captulo El Problema de la investigacin: tiene por objeto describir en forma global el problema, dando a conocer
la problemtica de la investigacin, incluye el planteamiento
del problema, la formulacin del problema, las subpreguntas,
los objetivos tanto el general como los especficos, la
justificacin y las limitaciones.
- El Segundo Captulo Marco Terico Conceptual y legal, mediante este captulo se fundamenta la investigacin y se
detalla el marco legal y el marco conceptual.
-
- El Tercer Captulo: En este captulo se define el tipo y diseo de la investigacin, se explican los mtodos de la investigacin
en un lenguaje sencillo, se especifica la poblacin, se detalla
las tcnicas y los instrumentos utilizados para la recoleccin
de la informacin, el tratamiento y el anlisis de datos, as
como el diagnstico de la empresa Bopp del Ecuador.
- En el Cuarto Captulo: Se realiza el Diseo del Manual de procedimientos contables para la empresa Boop del Ecuador
Finalmente en el Quinto Captulo se incluye las conclusiones y recomendaciones.
-
................................................................................................................................................. 1
EL PROBLEMA DE LA INVESTIGACION ................................................................................................... 1
1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA .................................................................................................. 1
1.2 FORMULACIN DEL PROBLEMA ...................................................................................................... 3
1.3 SUBPREGUNTAS ................................................................................................................................... 3
1.4 OBJETIVOS ............................................................................................................................................. 3
1.4.1 GENERAL ........................................................................................................................................ 3
1.4.2 ESPECFICOS .................................................................................................................................. 4
1.5 JUSTIFICACIN ...................................................................................................................................... 4
............................................................................................................................................... 6
MARCO TEORICO CONCEPTUAL ........................................................................................................... 6
2.1 MARCO TERICO ................................................................................................................................... 6
2.2 MARCO CONCEPTUAL .......................................................................................................................... 7
2.2.1 LA CONTABILIDAD .......................................................................................................................... 7
2.2.1.1 LA CONTABILIDAD EN LA HISTORIA ............................................................................................ 7
2.2.1.2 CONCEPTO DE CONTABILIDAD .................................................................................................. 8
2.2.2 LA CUENTA CONTABLE ................................................................................................................ 10
2.2.2.1 CONCEPTO .............................................................................................................................. 10
2.2.2.2 TIPOS DE CUENTAS .................................................................................................................. 10
2.2.2.3 CLASIFICACIN DE LAS CUENTAS ............................................................................................ 11
2.2.3 EL PLAN DE CUENTAS .................................................................................................................. 11
2.2.3.1 CONCEPTO .............................................................................................................................. 11
-
2.2.3.2 IMPORTANCIA ........................................................................................................................... 12
2.2.3.3 ESTRUCTURA DEL PLAN DE CUENTAS .................................................................................... 12
2.2.3.3 EL CDIGO DE CUENTAS ......................................................................................................... 14
2.2.3.3.1 CONCEPTO .......................................................................................................................... 14
2.2.3.3.2 VENTAJAS ........................................................................................................................... 14
2.2.3.3.3 CARACTERSTICAS DEL CDIGO DE CUENTAS .................................................................... 14
2.2.3.3.4 MTODOS DE CODIFICACIN .............................................................................................. 15
2.2.4 EL CICLO CONTABLE ..................................................................................................................... 16
2.2.4.1 CONCEPTO .............................................................................................................................. 16
2.2.4.2 FLUJOGRAMA DEL CICLO CONTABLE ....................................................................................... 16
2.2.4.2.1 RECONOCIMIENTO DE LA OPERACIN MERCANTIL ............................................................. 17
2.2.4.2.1.1.1 JORNALIZACIN O REGISTRO ORIGINAL ......................................................................... 17
2.2.4.2.1.2 MAYORIZACIN ................................................................................................................... 18
2.2.4.2.2 COMPROBACIN ................................................................................................................. 18
2.2.4.2.3 ESTRUCTURACIN DE INFORMES ....................................................................................... 19
2.2.5 MANUALES ADMINISTRATIVOS ..................................................................................................... 22
2.2.5.1 DEFINICIN DE LOS MANUALES .............................................................................................. 22
2.2.5.2 OBJETIVO DE LOS MANUALES .................................................................................................. 23
2.2.5.3 TIPOS DE MANUALES ............................................................................................................... 24
2.2.5.4 VENTAJAS Y LIMITACIONES ..................................................................................................... 26
2.2.6 PROCEDIMIENTOS ........................................................................................................................ 26
2.2.6.1 DEFINICIN DE PROCEDIMIENTOS .......................................................................................... 26
2.2.6.2 OBJETIVO DE LOS PROCEDIMIENTOS ..................................................................................... 27
2.2.6.3 CARACTERSTICAS DE LOS PROCEDIMIENTOS ....................................................................... 27
2.2.6.4 BENEFICIOS DE LOS PROCEDIMIENTOS .................................................................................. 28
2.2.7 POLTICAS ..................................................................................................................................... 29
2.2.7.1 DEFINICIN DE POLTICAS ...................................................................................................... 29
2.2.7.2 TIPOS DE POLTICAS ............................................................................................................... 29
2.2.7.3 FUNCIN DE LAS POLTICAS ................................................................................................... 29
2.2.8 CONTROL INTERNO ...................................................................................................................... 30
-
2.2.8.1 DEFINICIN DE CONTROL INTERNO ........................................................................................ 30
2.2.8.2 COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO ................................................................................ 31
2.3 MARCO LEGAL ..................................................................................................................................... 33
2.3.1 PRINCIPIOS CONTABLES ............................................................................................................... 34
2.3.1.1 DEFINICIN DE PRINCIPIOS CONTABLES................................................................................. 34
2.3.1.2 OBJETIVOS DE LOS PRINCIPIOS CONTABLES .......................................................................... 34
2.3.3 NORMAS INTERNACIONALES DE INFORMACIN FINANCIERA ....................................................... 35
2.3.4 DIFERENCIAS Y SIMILITUDES ENTRE PCGA Y NIIF ..................................................................... 36
2.3.5 OBLIGACIONES TRIBUTARIAS ....................................................................................................... 45
2.3.5.1 CONCEPTO DE IMPUESTOS ..................................................................................................... 46
........................................................................................................................................... 48
METODOLOGIA DE LA INVESTIGACION ............................................................................................... 48
3.1 MARCO METODOLOGICO .................................................................................................................. 48
3.1.1 TIPO Y DISEO DE LA INVESTIGACIN ..................................................................................... 48
3.1.2 MTODOS DE LA INVESTIGACIN ................................................................................................. 48
3.1.3 POBLACIN Y MUESTRA ............................................................................................................... 49
3.1.4 TCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIN DE LA INFORMACIN ......................................... 49
3.1.5 FUENTES DE LA INVESTIGACIN .................................................................................................. 50
3.2 DIAGNOSTICO....................................................................................................................................... 50
3.2.1 DESCRIPCIN DE LA COMPAA BOPP DEL ECUADOR ................................................................. 50
3.2.1.1 GIRO DEL NEGOCIO ................................................................................................................. 50
3.2.1.2 PROCESO DE FABRICACIN ..................................................................................................... 51
3.2.1.3 RESEA HISTRICA DE LA EMPRESA ....................................................................................... 52
3.2.1.4 FILOSOFA INSTITUCIONAL ....................................................................................................... 53
3.2.2 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL .................................................................................................. 54
3.2.3 FUNCIONES DEL PERSONAL DEL REA FINANCIERA ..................................................................... 56
3.2.4 FACTORES TECNOLGICOS ..................................................................................................... 59
-
3.2.5 MERCADEO ................................................................................................................................... 60
3.2.6 POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS .................................................................................................... 62
3.2.7 PROVEEDORES ............................................................................................................................. 63
3.2.8 ANLISIS FODA ........................................................................................................................... 64
3.2.8.1 MATRIZ RESUMEN DE FORTALEZAS Y DEBILIDADES ............................................................... 65
3.2.8.2 MATRIZ RESUMEN DE OPORTUNIDADES Y AMENAZAS ........................................................... 65
............................................................................................................................................ 66
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA EMPRESA BOPP ......................................................... 66
INTRODUCCIN ........................................................................................................................................... 67
PROCEDIMIENTO CAJA CHICA .................................................................................................................... 68
PROCEDIMIENTO CUENTA BANCOS CONTROL INTERNO ........................................................................ 79
PROCEDIMIENTO CUENTA BANCOS GESTIN PAGOS ............................................................................ 82
PROCEDIMIENTO CUENTA BANCOS CONCILIACIN BANCARIA .............................................................. 88
PROCEDIMIENTO CUENTAS POR COBRAR ................................................................................................. 95
PROCEDIMIENTO CUENTAS POR COBRAR SELECCIN CLIENTES NUEVOS ........................................... 98
PROCEDIMIENTO CUENTAS POR COBRAR GESTIN CRDITO A CLIENTES ......................................... 101
PROCEDIMIENTO CUENTAS POR COBRAR GESTIN COBRANZAS Y RECAUDACIN ........................... 105
PROCEDIMIENTO ACTIVOS FIJOS ............................................................................................................. 111
PROCEDIMIENTO INVENTARIO ACTIVOS FIJOS ........................................................................................ 121
PROCEDIMIENTO INVENTARIO DEPRECIACIN ACTIVOS FIJOS ............................................................... 128
PROCEDIMIENTO REGISTRO DE PROVISIN DE SERVICIOS BSICOS ..................................................... 134
PROCEDIMIENTO REGISTRO DE PROVISIN DE BENEFICIOS SOCIALES ................................................. 139
PROCEDIMIENTO REGISTRO DE PROVISIONES VARIAS ........................................................................... 144
PROCEDIMIENTO CUENTAS POR PAGAR .................................................................................................. 147
PROCEDIMIENTO INVENTARIOS FSICOS .................................................................................................. 160
EJERCICIO PRCTICO ................................................................................................................................ 167
-
............................................................................................................................................ 198
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES .......................................................................................... 198
5.1 CONCLUSIONES .......................................................................................................................... 198
5.2 RECOMENDACIONES .................................................................................................................. 199
........................................................................................................................................ 200
-
1
EL PROBLEMA DE LA INVESTIGACION
1.1 Planteamiento del problema
Los procesos operativos y administrativos de las organizaciones han sido
el foco de inters del hombre en su bsqueda por mejorar tanto su
bienestar como su productividad. Las innovaciones permiten que las
organizaciones sean altamente competitivas gracias al mejoramiento
continuo de los procesos productivos y administrativos.1
La administracin requiere de diversos elementos para la ejecucin,
direccin y control de sus actividades, necesitando el apoyo de
procedimientos mediante los cuales se puedan generar soluciones
efectivas, en las diversas reas y niveles de la empresa.
La empresa Bopp del Ecuador Ca. Ltda., se inici hace aproximadamente
15 aos dedicndose a la produccin de lminas de polipropileno
biorientado, durante su funcionamiento ha atravesado una serie de
dificultades y carencias como:
- Registros inadecuados de las transacciones, lo que ha dado lugar a
que la informacin distorsionada.
1 Len Gonzlez Angel, Modelo ingenieril para disear procedimientos administrativos, Pg.53
-
2
- Falta de un adecuado flujo de informacin entre las diferentes
unidades administrativas con el departamento de contabilidad.
- Falta de control y conocimiento de las transacciones previo a su
registro.
- A priori, se puede sealar, que un buen nmero de empleados de los
departamentos que entregan informacin al departamento contable no
tienen una base conceptual contable o tributaria, lo que impide
desarrollar una gestin acorde con los lineamientos legales vigentes.
- No existe un control administrativo que permita efectuar un
seguimiento o evaluacin del cumplimiento de los objetivos sealados
por la empresa.
- No se han establecido mecanismos para la realizacin peridica de
arqueos de caja por personas distintas al funcionario responsable, con
el fin de verificar manejos indebidos.
- No se han establecido procedimientos adecuados, para que los
documentos e informacin llegue oportunamente al departamento
contable para su registro. Evitando que por la premura exista errores
en los registros contable o duplicidad de estos.
- No se cumple con normas de control de la documentacin de soporte,
que se agrega a la informacin contable, resultando en ocasiones que
la documentacin sea insuficiente o incompleta, lo que dificulta las
tareas posteriores.
Los problemas sealados anteriormente, se pudieron evitar o disminuir
mediante la aplicacin de mtodos y procedimientos preestablecidos, que
posibiliten el registro adecuado de sus actividades, dando una gua
oportuna para el registro de las transacciones de manera ordenada y
-
3
objetiva, permitiendo a los directivos de la empresa tomar decisiones
acertadas y adems que faciliten la actuacin del recurso humano que
colabora en la obtencin de objetivos.
1.2 Formulacin del problema
Cmo mejoraran los informes financieros, utilizando un instrumento que
regule las actividades administrativas contables?
1.3 Subpreguntas
Cmo incide el flujo de documentos para la entrega de informacin?
El personal conoce a detalle sus responsabilidades?
Qu se podra evitar con un control interno adecuado?
Cmo se podra eliminar la duplicacin de registros?
Cmo influye la informacin contable para la toma de decisiones?
Qu procedimientos contables se podran mejorar?
1.4 Objetivos 1.4.1 General
Disear un Manual de Procedimientos Contables para la empresa Bopp del Ecuador Ca. Ltda., mediante una descripcin de procesos
y responsabilidades, con el fin de proporcional una herramienta que
permita entregar informes financieros de mejor calidad y en menor
tiempo.
-
4
1.4.2 Especficos
- Analizar los procesos contables existentes en la empresa Bopp
del Ecuador.
- Conocer e identificar debilidades en los procesos contables.
- Determinar que departamentos de la empresa deben entregar
informacin al departamento contable.
- Describir los procesos involucrados para el de manejo de
informacin en el departamento contable.
- Definir tiempos de entrega de documentos al departamento
contable.
- Determinar los procedimientos contables ms adecuados y la
responsabilidad de cada persona involucrada.
- Disear los formularios necesarios para el mejor manejo de la
informacin financiera contable.
- Identificar o establecer controles efectivos en el departamento
contable.
1.5 Justificacin
El Ecuador y el mundo se encuentra frente a un exigente proceso
comercial como es la globalizacin, mediante la apertura de mercados a
nivel mundial, por lo que es prioridad que los productos generados por las
empresas ecuatorianas se ajusten a niveles ptimos de competitividad,
para no ser desplazados de sus propios mercados, tendiendo a mejorar
-
5
varios aspectos como son: servicio, calidad y precio entre otros, factores
que en buena medida requieren de una adecuada organizacin
administrativa interna.
La empresa Bopp del Ecuador cuenta con el personal necesario, un
sistema integrado de computacin y herramientas que ayudan al desarrollo
de sus labores; un manual de procedimientos permitira fortalecer el
proceso administrativo de tal forma que funciones como planear, organizar,
controlar y dirigir sean realizadas por los miembros de la organizacin de
una manera ms eficiente.
Los procedimientos administrativos al estar estandarizados, permiten una
mejor operatividad, la empresa Bopp del Ecuador no dispone de un
instrumento de consulta y aplicacin de mtodos y procedimientos
operativos lo que puede provocar inconvenientes debido a falencias en los
procesos y consecuentemente deficiencias en la ejecucin de resultados.
La organizacin al revisar sus procesos contables puede mejorar
eficazmente, tomando acciones correctivas y preventivas, determinando
mtodos y criterios necesarios tanto para la operatividad como para el
control de los procesos contables.
Sera de gran ayuda disponer en la empresa de un documento que
fortalezca las actividades internas, por esto se justifica el Diseo de un
Manual de Procedimientos Contables, para la empresa Bopp del Ecuador
Ca. Ltda. ubicada en la cuidad de Quito.
-
6
MARCO TEORICO CONCEPTUAL
2.1 Marco Terico
Debido a la gran competencia del mercado, las empresas tienden a mejorar
con el objetivo de ser altamente competitivas.
El Ing.Alberto Rigail Cedeo en la Revista de la Asociacin Ecuatoriana de
Plsticos INTEGRA afirma que Producir resultados comienza por definir
con cada colaborador que es lo ms importante por hacer para alcanzar los
resultados y entonces identificar las tares y actividades en los procesos,
indicando adems que Hay que realizar un anlisis a detalle de cada cargo
en la empresa y seleccionar lo que verdaderamente es clave. Las tareas
identificadas deben ser prcticas, auditables, muy sencillas y oportunas.
El principal error de muchos profesionales, empresarios y gerentes es caer
en modas gerenciales y depender demasiado de la tecnologa o de
herramientas sofisticadas, olvidndose que lo ms importantes son
personas correctas haciendo las tareas correctas. Como seala El Centro
Nacional de Productividad de Colombia: El Secreto para alcanzar
Resultados no est en la novedad o la complejidad, sino en la ejecucin
disciplinada de las cosas simples. 2
La empresa Bopp del Ecuador, al tener un detalle de sus actividades puede
mejorar varios factores como tiempo, esfuerzo y dinero, garantizando un
mejor control y por tanto disminuyendo errores en los procesos laborales.
2 Cedeo Alberto, Revista INTEGRA, Aseplas, Ed.Aniversario Dic/2008, Pg.10
-
7
2.2 Marco Conceptual
2.2.1 La Contabilidad
2.2.1.1 La contabilidad en la historia
La contabilidad es una actividad tan antigua como humanidad, ya
que el hombre ha necesitado llevar cuentas, guardar memoria y
dejar constancia de datos relativos a su vida econmica.
Las primeras civilizaciones hallaron diversas maneras de dejar
constancia de determinados hechos con proyeccin aritmtica, que
se producan con frecuencia, utilizando smbolos, elementos
grficos, que fueron evolucionando y perfeccionando.
La contabilidad se va desarrollando como resultado de las
necesidades de informacin de los comerciantes, durantes el siglo
XV en el estado de Italia el monje Luca Pacioli public en 1494 la
primera descripcin de libros por partida doble, aumentando el
desarrollo contable durante la Revolucin Industrial cuando las
economas de los pases desarrollados comenzaron la produccin
masiva de bienes.
En el siglo XIX debido al crecimiento de las corporaciones los
dueos de las empresas ya no son necesariamente los gerentes de
sus negocios, producindose cambios hasta nuestros tiempos
originados tanto por el incremento de otros usuarios que utilizan la
informacin contable, como por el aumento del comercio y los
adelantos tecnolgicos.
-
8
2.2.1.2 Concepto de Contabilidad
El Comit Interamericano de Contadura define a la contabilidad
como el arte de registrar, clasificar y resumir de manera significativa
y en trminos monetarios, transacciones que son en parte al menos,
de carcter financiero, as como de interpretar los resultados
obtenidos.3
La informacin contable es til para cualquiera que deba emitir
juicios y tomar decisiones que generen consecuencias econmicas;
la contabilidad ayuda a la toma de decisiones, mostrando dnde y
cmo se ha gastado el dinero o se han contrado compromisos;
evaluando el desempeo e indicando las implicaciones financieras
de escoger un plan en lugar de otro.
Adems, ayuda a predecir los efectos futuros de las decisiones y a
dirigir la atencin tanto hacia los problemas, las imperfecciones y las
ineficiencias actuales, como hacia las oportunidades futuras.4
Constituyndose la contabilidad en una herramienta indispensable
para la toma de decisiones, por lo que la informacin que genera
debe propender a:
- Coordinar la actividades econmicas y
administrativas
- Captar, medir, planear y controlar las operaciones
diarias
- Estudiar las fases del negocio y los proyectos
especficos
3 Snchez Zapata Pedro, Contabilidad general, 1996, Pg.4 4 Snchez Zapata Pedro, Contabilidad general, 2002, Pg.14
-
9
La contabilidad une a quienes toman decisiones con las
actividades econmicas y con los resultados de sus
decisiones.5
Fuente: Contabilidad la base para decisiones gerenciales, Meigs Robert
5 Meigs Robert, Contabilidad la base para decisiones gerenciales, 2000, Pg.3
El proceso contable
Personas que toman decisiones
Actividades Econmicas
Informacin
contable
Acciones (decisiones)
-
10
2.2.2 La Cuenta Contable
2.2.2.1 Concepto
Cuenta es un trmino usado en contabilidad para registrar, clasificar
y resumir los incrementos y disminuciones de naturaleza similar, que
corresponden a diferentes rubros integrantes del activo, pasivo,
patrimonio, rentas, costos y gastos.6
2.2.2.2 Tipos de cuentas Existen 3 tipos de cuentas:
Cuentas reales: pertenecen al balance general y por su naturaleza no se cierran al finalizar un ejercicio
econmico. Ejm. Caja. Bancos, Cuentas por pagar.
Cuentas temporales: representan las rentas y los gastos, al final del ejercicio se cierran con el fin de
incrementar o disminuir el patrimonio empresarial con
el resultado econmico. Ejm: Ventas, Gastos
generales.
Cuentas mixtas: formadas por una parte real y una temporal, cuyo valor inicial ser modificado por
efectos de los ajustes que muestren el gastos o renta
devengados al final de un ejercicio econmico. Ejm:
Pagos y cobros anticipados.
6 Snchez Pedro, Contabilidad General, 4a. edicin Editora Emma Ariza, 2002, Pg..26
-
11
2.2.2.3 Clasificacin de las cuentas Las cuentas se pueden clasificarse segn:
Su naturaleza : Personales Impersonales
El grupo al cual pertenecen : Activo Pasivo
Capital
Gastos
Rentas
El estado financiero : Balance general Resultados
El saldo : Deudoras Acreedoras
2.2.3 El Plan de Cuentas
2.2.3.1 Concepto
Denominado tambin Catlogo de Cuentas, es la enumeracin de
cuentas ordenadas sistemticamente, aplicable a un negocio
concreto, que proporciona los nombres y el cdigo de cada una de
las cuentas.7
7 Bravo Mercedes, Contabilidad General, 6a. edicin, Editora Nuevoda, 2005, Pag.33
-
12
2.2.3.2 Importancia
El plan de cuentas constituye un instrumento de consulta que
permite presentar estados financieros y posibilidad un adecuado
control.
Se disea y elabora atendiendo los principios de contabilidad
generalmente aceptados y las normas de contabilidad.
2.2.3.3 Estructura del Plan de Cuentas
El Plan de Cuentas facilita la aplicacin de los registros contables y
debe estructurarse de acuerdo a las necesidades de informacin de
la empresa, debiendo reunir las siguientes caractersticas:
Sistemtico en el ordenamiento y presentacin Flexible y capaz de aceptar nuevas cuentas Homogneo en los agrupamientos practicados Claro en la denominacin de las cuentas
seleccionadas
La estructura del plan de cuentas debe partir de agrupamientos
convencionales, los cuales se pueden jerarquizar presentando
diferentes niveles:
-
13
PRIMER NIVEL : Grupo dado por trminos de la situacin financiera, econmica y potencial
Situacin financiera Activo Pasivo Patrimonio Situacin Econmica Cuentas de resultado deudoras (Gastos) Cuentas de resultado acreedoras (Rentas) Situacin potencial Cuentas de orden
SEGUNDO NIVEL : Subgrupo dado por la divisin racional de los grupos, bajo criterios de uso generalizado
Activo : Se desagrega baja el criterio de liquidez Activo corriente Activo fijo Diferidos y Otros activos Pasivo : Se desagrega baja el criterio de temporalidad Pasivo corriente Pasivo fijo Diferidos y Otros pasivos Patrimonio : Se desagrega baja el criterio de inmovilidad Capital Reservas Supervit de capital Resultados Cuentas de Resultados Deudoras (Gastos) Operacionales No operacionales Extraordinarios Cuentas de Resultados Acreedoras (Rentas) Ingresos Operacionales Ingresos no operacionales Extraordinarios Cuentas de orden Deudoras Acreedoras
-
14
2.2.3.3 El cdigo de cuentas 2.2.3.3.1 Concepto
Es la expresin resumida de una idea a travs de la
utilizacin de nmeros, letras y/o smbolos, convirtindose
el cdigo en el equivalente al nombre.
2.2.3.3.2 Ventajas
Facilita el archivo y la rpida ubicacin de las fichas o registros que representan las cuentas.
Permite la incorporacin de nuevas cuentas dentro del plan, como consecuencia de nuevas
operaciones.
Posibilita, mediante la asignacin de cdigo, que se puedan distinguir las diferentes clases de cuentas.
Permite el acceso, con relativa facilidad, al procesamiento automtico de datos.
2.2.3.3.3 Caractersticas del cdigo de cuentas
Ser flexible: capacidad de aceptar la intercalacin de nuevos tems
Ser amplio: capacidad de la intercalacin de nuevas categoras o jerarquas
Ser funcional: capacidad para funcionar a travs de cualquier medio.
-
15
2.2.3.3.4 Mtodos de codificacin Los mtodos utilizados son:
Serial simple: Ordenando los datos bajo algn criterio, luego se asigna un nmero, comenzando por el uno,
permitiendo una clasificacin jerarquizada.
Serie simple saltado: Ordenando los datos bajo algn
criterio, se salta o interrumpe la serie, con el objeto de
intercalar un el futuro nuevos datos, no permite jerarquizar
los datos.
Serial en bloques: Establece un tipo de agrupamiento
y de jerarqua al determinar lmites, respetando la serie
numrica, para el grupo, el lmite usual es el 0.
Dgitos finales: Frente a cualquier composicin que tenga el dgito, slo aquellos ubicados a la derecha del
mismo son lo que realmente constituyen el cdigo.
Utilizado para disimular la informacin.
Se utiliza para precios de venta, as: 25101 / 32102 / 43103
Decimal: Establece la jerarquizacin de los datos, es fcil de entender y descifrar, siendo el ms utilizado
1-10 Activo 1-20 Pasivo 1-30 Patrimonio
-
16
2.2.4 El ciclo contable
2.2.4.1 Concepto
Es la secuencia de los procedimientos contables utilizada para registrar, clasificar y resumir la informacin contable. El ciclo
contable empieza con el registro inicial de las transacciones de
negocios y termina con la preparacin de los estados financieros
formales.
2.2.4.2 Flujograma del ciclo contable
Grupo Subgrupo Cta.MayorGral. Cta.Maryor Aux. 1. 1.1. 1.1.01 1.1.01.002
-
17
2.2.4.2.1 Reconocimiento de la operacin mercantil
Constituye el inicio del proceso e implica entrar en
contacto con la documentacin de sustento y efectuar el
anlisis que conlleve a identificar la naturaleza, el alcance
de la operacin y las cuentas contables afectadas.
Los documentos fuente: Son la evidencia escrita que da origen a los registros contables y respaldan todas las
transacciones que realiza la empresa
2.2.4.2.1.1.1 Jornalizacin o registro original
Acto de registrar las transacciones por vez primera
en libros adecuados, mediante la forma de asiento
contable y conforme vayan ocurriendo.
Asiento contable: Es la frmula tcnica de anotacin de las transacciones, bajo el principio de
partida doble.
Libro diario: Es el registro contable principal, en el que se anotan todas las operaciones en forma de
asiento.
LIBRO DIARIO
FECHA CODIGO DESCRIPCION CUENTA DETALLE DEBITOS CREDITOS
2009/08/26 5104021600 UTILES OFICINA R./FACTURA # xxxx 2009/08/26 1202010100 IVA COMPRAS R./FACTURA # xxxx 2009/08/26 2003020101 RETENCION EN LA FUENTE R./FACTURA # xxxx 2009/08/26 2003020501 RETENCION DEL IVA R./FACTURA # xxxx 2009/08/26 2002010100 CUENTAS POR PAGAR R./FACTURA # xxxx
-
18
2.2.4.2.1.2 Mayorizacin
Accin de trasladar sistemticamente y de manera
clasificada los valores que se encuentran
jornalizados.
Libro mayor: Es el segundo registro principal que se mantiene en cada cuenta, segn sea el caso, con
el propsito de conocer su movimiento y saldo en
forma particular
2.2.4.2.2 Comprobacin
Para el cumplimiento del principio de partida doble es
necesario elaborar un Balance de comprobacin, el mismo que se prepara con los saldos de las
diferentes cuentas que constan en el libro mayor
principal.
LIBRO MAYOR
CODIGO: CUENTA:
FECHA DESCRIPCION ASIENTO MOVIMIENTO SALDO No. DEBE HABER
-
19
EMPRESA BALANCE DE COMPROBACION
AL
CODIGO CUENTA SALDO DEUDOR ACREEDOR
TOTALES
Ajustes y reclasificaciones contables: En el proceso contable se filtran errores, omisiones,
desactualizaciones y otras situaciones que afectan la
razonabilidad de las cuentas.
Para esto la tcnica contable utiliza los ajustes, que
se realizan para presentar saldos razonables a travs
de la depuracin oportuna y apropiada de todas las
cuentas que, por diversas causas no presentan
valores que puedan ser comprobados y por ende, no
denotan la verdadera situacin y estados actuales de
la empresa.
2.2.4.2.3 Estructuracin de informes
Los estados financieros son informes que se elaboran al
finalizar un perodo contable, con el objeto de proporcionar
informacin sobre la situacin econmica y financiera de
la empresa.
-
20
Los estados financieros sirven para:
Tomar decisiones de inversin y crdito. Evaluar la gestin gerencial, la solvencia, la
liquidez de la empresa, y su capacidad para
generar fondos.
Conocer el origen y las caractersticas de sus recursos, para estimar la capacidad financiera de
crecimiento.
Formularse un juicio sobre los resultados financieros de la administracin, en cuanto a la
rentabilidad, solvencia, generacin de fondos y
capacidad de desarrollo empresarial.
Clases de estados financieros:
Los que miden la situacin financiera:
BALANCE GENERAL O ESTADO DE SITUACIN FINANCIERA :
Es un informe contable que ordena
sistemticamente las cuentas de activo, pasivo y
patrimonio, determinando la posicin financiera de
la empresa en un momento dado.8
ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO :
Es un informe contable que presenta en forma
condensada y clasificada los diversos conceptos
8 Zapata Snchez Pedro, Contabilidad General, Colombia, MC GRAW HILL, 1996, Pg.62
-
21
de entrada y salida de recursos monetarios,
efectuados durante un perodo, con el propsito
de medir la habilidad gerencial en el uso racional
del efectivo y proyectar la capacidad financiera
empresarial en funcin de su liquidez.9
ESTADO DE EVOLUCIN DEL PATRIMONIO :
Es el estado ampliado de utilidades retenidas
para mostrar los cambios durantes el ao de
todas las cuentas del patrimonio de los
accionistas.10
Los tres estados financieros estn basados en la
misma informacin de transacciones implcitas,
pero presentan diferentes enfoques a la
compaa.11
Los que miden la situacin econmica:
ESTADO DE RESULTADOS O DE PRDIDAS Y GANANCIAS:
Es un informe contable que presenta en forma
ordenada las cuentas de Rentas, Costos y
Gastos, preparado a fin de medir los resultados y
9 Zapata Snchez Pedro, Contabilidad General, Colombia, MC GRAW HILL, 1996, Pg.248 10 Meigs Robert F, Contabilidad la base para decisiones gerenciales, MC GRAW HILL, 2000, Pg.525 11 Meigs Robert F, Contabilidad la base para decisiones gerenciales, MC GRAW HILL, 2000, Pg.53
-
22
la situacin econmica de una empresa durante
un perodo determinado.12
ESTADO DE GANACIAS RETENIDAS O DE SUPERVIT:
Se trata de un estado financiero cuya finalidad es
exhibir los cambios que ocurren en la cuenta
Supervit-Ganancias Retenidas, durante un
perodo contable13
El producto final de la informacin contable es la decisin,
ampliada en ltimo trmino por el uso de la informacin
contable, bien sea que la tomen los propietarios, la gerencia,
los cuerpos reguladores gubernamentales, u otros grupos que
tengan algn inters en el desempeo financiero de una
empresa.14
2.2.5 Manuales Administrativos
2.2.5.1 Definicin de los Manuales
A continuacin se cita algunos conceptos de diferentes autores:
Biegler, Jhon (1994), lo define como: " Un documento que contiene,
en forma ordenada y sistemtica, informacin y/o instrucciones
sobre historia, organizacin, poltica y procedimientos de una
12 Zapata Snchez Pedro, Contabilidad General, Colombia, MC GRAW HILL, 1996, Pg.186 13 Zapata Snchez Pedro, Contabilidad General, Colombia, MC GRAW HILL, 1996, Pg.228 14 Meigs Robert F, Contabilidad la base para decisiones gerenciales, MC GRAW HILL, 2000, Pg.3
-
23
empresa, que se consideran necesarios para la ejecucin del
trabajo".15
Gmez Ceja, Guillermo (1997), lo conceptualista como: "Una
expresin formal de todas las informaciones e instrucciones
necesarias para operar en un determinado sector; es una gua que
permite encaminar en la direccin adecuada los esfuerzos del
personal operativo".16
Catcora Fernando. (1997), indica que Los manuales son por
excelencia los documentos organizativos y herramientas gerenciales
utilizados para comunicar y documentar los procedimientos
contables y no contables. Consisten en la organizacin lgica y
ordenada de todos los procedimientos identificados, bajo el esquema
de una especie de libro actualizable17
2.2.5.2 Objetivo de los manuales
El objetivo de los manuales es unificar los criterios utilizados,
permitiendo plasmar la informacin de una manera clara, sencilla,
concreta, secuencial y lgica, sealando los pasos de cada
procedimiento mediante un documento formal.
Los manuales administrativos constituyen un medio de comunicacin
de las decisiones administrativas.
De acuerdo al grado de detalle los manuales administrativos
cumplen diferentes objetivos como:
15 Biegler, Jhon, Manual Moderno de Contabilidad, Mxico Editorial MC GRAW HILL, 1980, Pg. 26 16 Gmez Ceja, Guillermo, Sistemas Administrativos Anlisis y Diseo, MC GRAW HILL Interamericana Editores, S.A. Mxico DF. 1ra. Edicin, 1997, Pg. 63 17 Catcora Carpio Fernando, Sistemas y Procedimientos Contables, Editorial Mc Graw Hill,1997, Pg. 74
-
24
Instruir al personal acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, relaciones, polticas,
procedimientos, normas, etc.
Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades,
evitar duplicidad y detectar omisiones
Coadyuvar a la ejecucin correcta de las labores asignadas al personal y propiciar la uniformidad en
el trabajo
Servir como medio de incorporacin a las distintas funciones operacionales
Proporciona informacin bsica para la planeacin e implementacin de reformas administrativas18
2.2.5.3 Tipos de manuales
Se pueden elaborar distintos tipos de manuales de acuerdo a las
necesidades de la empresa as:
Manuales de tcnicas: Son aquellos que explican las pautas, pasos o procedimientos que deben seguirse
para aplicar alguna tcnica especfica.
Ejm: Manual para conectar un mdulo de
alimentacin para una impresora.
18 Rodrguez Valencia, Joaqun, Cmo elaborar y usar los manuales administrativos, 2da.edicin Internacional Thomson Editores, 2002
-
25
Manual de actividades: Nos muestran todos los pasos a seguir en diferentes situaciones de trabajo.
Ejm: Manual de induccin del personal
Manual de Organizacin: Describe la organizacin formal, incluye los aspectos que detallan la estructura,
las relaciones, las responsabilidades de cada empleado
y cualquier otra informacin desde un punto de vista
formal.
Ejm: Manual de descripcin del cargo de un
gerente
Manual de Polticas: Estos manuales documentan las guas de accin generales que tiene una empresa en
diferentes reas, enunciando las polticas en forma
declarativa.
Ejm: Manual de prestaciones sociales
Manual de procedimientos y normas: Detallan los procedimientos que se realizan en la empresa,
estableciendo normas y pautas a seguir para regular la
actuacin de los empleados.
Los procedimientos son aplicables por lo general a las
decisiones de tipo rutinario.
Las normas detallan la forma como debe llevarse a
cabo un procedimiento, tienen carcter especfico y no
general.
-
26
2.2.5.4 Ventajas y Limitaciones 2.2.6 Procedimientos 2.2.6.1 Definicin de procedimientos
"Los procedimientos consisten en describir detalladamente cada una
de las actividades a seguir en un proceso laboral, por medio del cual
se garantiza la disminucin de errores"19.
19 Melinkoff Ramn, Los Procesos Administrativos, Caracas, Editorial Panapo, Primera Edicin, 1990, Pg.28
VENTAJAS Son una fuente permanente de informacin sobre el trabajo a
ejecutar, evitando malos entendidos en la operaciones. Facilitan el control efectivo ya que se tiene un instrumento que
define las tareas delegadas. Son un compendio de las funciones, procedimientos, polticas,
normas, etc., que se desarrollan en una organizacin. Economizan tiempo al brindar soluciones a situaciones que de otra
manera deberan ser analizadas, evaluadas y resueltas cada vez que se presenten.
Evitan que en la gestin administrativa exista improvisaciones o desconocimiento de normas.
Son elementos informativos para entrenar o capacitar al personal que se inicia en sus funciones.
LIMITACIONES
Necesitan de una actualizacin permanente ya que la prdida de vigencia en su contenido acarrea su inutilidad.
Si se elaboran en forma deficiente se producen serios inconvenientes en el desarrollo de las operaciones
Al sintetizarlos demasiado pierden su utilidad y al ser demasiado extensos pueden ser muy complicados.
Se limitan a aspectos formales de la organizacin y que los informales no se pueden estandarizar
-
27
Se puede decir que los procedimientos escritos permiten que el
usuario siga tranquilamente un camino seguro previamente probado
pudiendo ser mejorado continuamente.
Otra definicin indica que Los procedimientos son planes que
establecen un mtodo para manejar las actividades futuras
convirtindose en guas de accin que detallan la forma bajo la cual
ciertas actividades deben cumplirse. 20
2.2.6.2 Objetivo de los procedimientos
"El principal objetivo del procedimiento es el de obtener la mejor forma de llevar a cabo una actividad, considerando los factores del
tiempo, esfuerzo y dinero"21.
Adems se puede mencionar los siguientes objetivos:
Unificar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo
Facilitar las labores de auditoria Evaluar el control interno y su vigilancia Reducir costos al aumentar la eficiencia general22
2.2.6.3 Caractersticas de los procedimientos
A continuacin se detalla algunas caractersticas de los
procedimientos:
20 Koontz Harold, Administracin una perspectiva global, McGraw Hill, 1996, Pg.125 21 Gmez Francisco, Sistema y Procedimiento Administrativo, Caracas: Editorial Fragor, 1993, Pg. 61 22 ww.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/procedimientosadministrativos/
-
28
No son de aplicacin general, sino que su aplicacin va a depender de cada situacin en particular.
Son de gran ayuda en los trabajos rutinarios, de manera que facilita la aplicacin continua y sistemtica.
Son flexibles y elsticos, pueden adaptarse a las exigencias de nuevas situaciones. 23:
2.2.6.4 Beneficios de los procedimientos
Los procedimientos generan diversos beneficios como los
siguientes:
Ayudan a imponer un nivel de consistencia en toda la organizacin
Facilitan la delegacin de autoridad y la fijacin de responsabilidad
Conducen al desarrollo de mtodos ms eficientes de operacin
Facilitan la accin de controlar Ayuda a lograr coordinacin de actividades Conservan el esfuerzo administrativo permitiendo
economas de personal24
23 Melinkoff Ramn, Los Procesos Administrativos, Caracas, Editorial Panapo, Primera Edicin, 1990, Pg.29 24 Rodrguez Valencia, Joaqun, Cmo elaborar y usar los manuales administrativos, 2da.edicin
Internacional Thomson Editores, 2002, Pg.53
-
29
2.2.7 Polticas
2.2.7.1 Definicin de polticas
Las polticas son declaraciones o interpretaciones generales que
guan o encauzan el pensamiento para la toma de decisiones.25
Ayudan a decidir cuestiones antes de que se conviertan en
problemas, haciendo innecesario analizar la misma situacin cada
vez que se presenta, permitiendo a los administradores delegar
autoridad y a pesar de ello mantener el control sobre lo que hacen
sus subordinados.26
2.2.7.2 Tipos de polticas
Hay muchos tipos de polticas, ya que estas existen en todos los
niveles de la organizacin, desde aquellas que son fundamentales
para la compaa como para los departamentos hasta polticas
secundarias aplicables a los segmentos ms pequeos de la
organizacin. .27
Ejm: Poltica para realizar ascensos de la empresa
Poltica para fijar precios competitivos
2.2.7.3 Funcin de las polticas
Las polticas cumplen con las siguientes funciones:
25 Koontz Harold, Administracin una perspectiva global, McGraw Hill, 1996, Pg.123 26 Koontz Harold, Op, cit., Pg. 124 27 Koontz Harold, Op, cit., Pg. 124
-
30
Facilitar el ejercicio de la jefatura por parte de los ejecutivos
Desarrollar ms ampliamente la delegacin de decisiones hasta los niveles ms bajos de la
direccin.
Comunicar los principios y reglas que guiaran las decisiones de la direccin y las acciones de los
empleados28
2.2.8 Control Interno
2.2.8.1 Definicin de control interno
El control interno es un proceso, adecuado por la junta directiva de la
entidad, la gerencia y dems personal, diseado para proporcional
una seguridad razonable relacionada con el logro de objetivos en las
siguientes categoras:
Confiabilidad de la presentacin de informes financieros
Efectividad y eficiencia de operaciones Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables29
Otra definicin seala que control es una funcin administrativa que
consiste en medir y corregir el desempeo individual y
organizacional para asegurar que los acontecimientos se adecuen a
28 http://gestion.zobyhost.com/index.php?option=com_rubberdoc&view=doc&id=21&format=raw. 29 Whittington O.Ray, Auditora un enfoque integral 12.edicin, McGraw Hill, 2000, Pg.41
-
31
los planes, detectando dnde existen desviaciones de los
estndares y ayudando a corregirlos.30
2.2.8.2 Componentes del control interno
El control interno es diferente en cada organizacin, dependiendo ya
sea del tamao, naturaleza de operaciones y objetivos de la
organizacin.
Sin embardo se debe tomar en cuenta los siguientes componentes o
elementos:
1. EL AMBIENTE DE CONTROL: constituye el punto fundamental para el desarrollo de las acciones, reflejando la actitud
asumida por la direccin en relacin al control interno y su
incidencia sobre las actividades de la entidad y resultados,
por lo que debe tener presente todas las disposiciones,
polticas y regulaciones que se consideren necesarias para
su implantacin y desarrollo exitoso.
2. LA EVALUACIN DEL RIESGO: El control interno ha sido pensado esencialmente para limitar los riesgos que afectan
las actividades de las entidades. Para ello debe adquirirse
un conocimiento prctico de la entidad y sus componentes
como manera de identificar los puntos dbiles, enfocando
los riesgos tanto de la entidad (internos y externos) como
de la actividad.
30 Koontz Harold, Administracin una perspectiva global, McGraw Hill, 1996, Pg.713
-
32
3. ACTIVIDADES DE CONTROL: Las actividades de control son procedimientos que ayudan a asegurarse que las polticas
de la direccin se llevan a cabo, y deben estar relacionadas
con los riesgos que ha determinado y asume la direccin.
Las actividades de control se ejecutan en todos los niveles
de la organizacin.
A su vez en cada categora existen diversos tipos de
control:
Preventivos y correctivos. Manuales automatizados o informticos. Gerenciales o directivos.
4. INFORMACIN Y COMUNICACIN: La informacin relevante debe ser captada, procesada y transmitida de tal modo que
llegue oportunamente a todos los sectores y permita asumir
las responsabilidades individuales.
La comunicacin es inherente a los sistemas de
informacin. Las personas deben conocer, las cuestiones
relativas a su responsabilidad de gestin y control. Cada
funcin debe especificarse con claridad, entendiendo como
tal las cuestiones relativas a la responsabilidad de los
individuos dentro del Sistema de Control Interno.
Adems de una buena comunicacin interna, es importante
una eficaz comunicacin externa que favorezca el flujo de
toda la informacin necesaria y, en ambos casos, importa
contar con medios eficaces, como los manuales de
polticas, memorias, difusin institucional, canales formales
-
33
e informales, la actitud que asume la direccin en el trato
con sus subordinados.
5. SUPERVISIN O MONITOREO: Es el proceso que evala la calidad del control interno en el tiempo. Es importante
monitorear el control interno para determinar si este est
operando en la forma esperada y si es necesario hacer
modificaciones.
Las actividades de monitoreo permanente incluyen
actividades de supervisin realizadas de forma permanente,
directamente por las distintas estructuras de direccin.31
2.3 Marco Legal
Para la aplicacin del proceso contable se deber tomar en cuenta
fundamentos legales como:
Los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA)
Normas Ecuatorianas de Contabilidad (NEC)
Normas Internacionales de Informacin Financiera ( NIIF)
Ley del Rgimen Tributario Interno
31 www.gestiopolis.com/recursos6/Docs/Eco/contrinter.htm, Amat Alvarez Erizbel, 2006
-
34
2.3.1 Principios contables 2.3.1.1 Definicin de principios contables
Son aquellas normas y reglas de carcter general o especfico emitidos por entidades de la profesin contables y que son
aplicables para el tratamiento de las transacciones financieras de
una entidad.32
2.3.1.2 Objetivos de los principios contables Los objetivos bsicos de los principios contables son:
Uniformar los criterios contables Establecer tratamientos especiales a operaciones
especficas
Orientar a los usuarios de los estados financieros Sistematizar el conocimiento contable33
2.3.2 Los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados
Los principios de contabilidad generalmente aceptados, conocidos
por las siglas PCGA, son establecidos por organismos reguladores
internacionales o asociaciones profesionales, como el FASB
(Financial Accounting Standard Borrad) en EEUU.
32 Carpio Fernando, Sistemas y Procedimientos Contables, Editorial Mc Graw Hill,1997, Pg. 85 33 Carpio Fernando, Op, cit., Pg. 85
-
35
Estos principios proporcionan el marco de referencia general para
determinar la informacin que debe incluirse en los estados
financieros y la forma como sta debe presentarse.
Los dictmenes del FASB sobre los PCGA se conocen con el
nombre de FASB Statements, desde hace varios aos se ha tratado
de establecer un menor nmero de principios pero que sus
conceptos comprendan o abarquen a mayor nmero de pases o
usuarios. Por esto, el Comit Internacional de Normas Contables
(Internacional Accounting Standard Committee) formado por
empresas de contadura de diferentes pases han elaborado las
IFRS (International Financial Reporting Standards) o las
denominadas NIIF, las cuales son de aceptacin voluntaria por cada
pas y de aplicacin general.34
2.3.3 Normas Internacionales de Informacin Financiera
Paulatinamente en el mundo se ha ido generalizando el uso de las NIIF, de igual forma en el Ecuador se decidi adoptar estas normas
segn resolucin de la Superintendencia de Compaas.
Estableciendo el siguiente cronograma para la aplicacin de las
NIIFs:
1. A partir del 1 de enero del 2010: Las compaas y los entes sujetos y regulados por la Ley de Mercado de Valores, as
como todas las compaas que ejercen actividades de
auditoria externa.
Se establece el ao 2009 como perodo de transicin.
34 http://foros.emagister.com/imagenes_foros/1/3/4/7/7/237272Los%20Principios%20de%20Contabilidad%
-
36
2. A partir del 1 de enero del 2011: Las compaas que tengan activos totales iguales o superiores a US $ 4000.000,00 al
31 de diciembre del 2007; las compaas Holding o
tenedoras de acciones, que voluntariamente hubieren
conformado grupos empresariales; las compaas de
economa mixta y las que bajo la forma jurdica de
sociedades constituya el Estado y entidades del sector
pblico; las sucursales de compaas extranjeras u otras
empresas extranjeras estatales, paraestatales, privadas o
mixtas, organizadas como personas jurdicas y las
asociaciones que stas formen y que ejerzan sus
actividades en el Ecuador
Se establece el ao 2010 como perodo de transicin.
3. A partir del 1 de enero del 2012: Las dems compaas no consideradas en los dos grupos anteriores.
Se establece el ao 2011 como perodo de transicin.35
2.3.4 Diferencias y similitudes entre PCGA y NIIF
A continuacin se detalla las principales diferencias y similitudes entre los Principios de contabilidad generalmente aceptados PCGA
y las Normas internacionales de informacin financiera NIIF o IFRS
(efectuada tomando como base la normativa vigente en el Ecuador
al mes de septiembre del 2007):
35 http://www.supercias.gov.ec/Documentacion/NIIF/Resolucion.pdf
-
37
DIFERENCIAS Y SIMILITUDES ENTRE NIIF y PCGA
TEMA NIIF o IFRS Principios de contabilidad generalmente aceptados en Ecuador
MARCO CONCEPTUAL Caractersticas cualitativas de la informacin financiera
La informacin financiera debe poseer ciertas caractersticas para que sea de utilidad. El marco conceptual de las IFRS requiere que la informacin financiera debe ser entendible, relevante, confiable y comparable.
El Marco de Conceptos para la preparacin y presentacin de estados financieros y la NEC 1 Presentacin de estados financieros, que forman parte de las NEC contienen conceptos similares al marco conceptual de las IFRS si bien no establece en forma especfica las cuatro caractersticas incluidas en las IFRS.
Elementos de reportaje Se presentan cinco elementos de reportaje: activos, pasivos, patrimonio, ingresos y ganancias y gastos y prdidas.
Similar a IFRS.
Costo histrico Se utiliza el costo histrico, pero los activos intangibles, propiedad, planta y equipo y las inversiones en propiedades pueden ser revaluadas y se presentan a su valor razonable.
Similar a IFRS. Pero no se incluye el concepto de valor razonable
Desvos en la aplicacin de las normas
En casos extremadamente raros, las entidades pueden desviarse de una norma especfica cuando la Administracin considera que ello es esencial para lograr una presentacin razonable de los estados financieros.
Similar a IFRS.
Primera adopcin del marco conceptual
Requiere aplicacin completa en forma retrospectiva de todas las IFRS que estn en efecto a la fecha de los primeros estados financieros de una entidad que se elaboran bajo IFRS.
Los principios de contabilidad generalmente aceptados en Ecuador no establecen lineamientos especficos para la adopcin por primera vez de las normas ecuatorianas de contabilidad.
ESTADOS FINANCIEROS Cumplimiento de normas contables
Las entidades deben exponer que los estados financieros cumplen con IFRS. Los estados financieros no deben exponer que cumplen con IFRS a menos que stos cumplan con todos los requerimientos de cada norma aplicable e interpretacin aplicable. Estos abarcan IAS, IFRS, SIC e IFRIC vigentes. Adems se requiere una divulgacin expresa sobre normas, estimaciones y presunciones contables importantes/crticas realizadas para la elaboracin de los estados financieros.
Una entidad cuyos estados financieros cumplen con las Normas Ecuatorianas se Contabilidad debe revelar ese hecho. Los estados financieros no deben ser descritos como si cumplieran con las Normas Ecuatorianas de Contabilidad a menos que cumplan con todos los requerimientos de cada norma aplicable y cada interpretacin aplicable del Comit de Investigaciones Contables del Ecuador.
Moneda de reportaje Requiere que los resultados sean medidos utilizando la moneda funcional; sin embargo, las entidades pueden presentar estados financieros en una moneda distinta.
Los estados financieros deben prepararse en dlares estadounidenses. Los saldos originados con anterioridad al 1 de abril del 2000 originalmente expresados en sucres ecuatorianos deben convertirse con base en procedimientos especficos previstos en una norma contable ecuatoriana.
Componentes de los estados financieros
Balance general, estado de resultados, estado de flujos de efectivo, estado de cambios en el patrimonio y descripcin de principios contables e informacin en notas para dos aos.
Similar a IFRS.
Balance general
No se establece un formato especfico; la entidad puede presentar sus activos y pasivos con base en su liquidez en lugar de utilizar la presentacin corriente/no corriente solo cuando la presentacin basada en liquidez proporciona informacin ms relevante y confiable.
Similar a IFRS. Sin embargo, es prctica usual utilizar un modelo de balance general que se aproxima a la estructura requerida por las autoridades societarias y tributarias.
-
38
TEMA NIIF o IFRS Principios de contabilidad generalmente aceptados en Ecuador
Formato del estado de resultados
No se establece un formato especfico; sin embargo, los gastos deben presentarse segn su naturaleza o segn su funcin. Ciertas partidas deben presentarse en el cuerpo del estado de resultados.
Similar a IFRS. Sin embargo, es prctica usual utilizar un modelo de estado de resultados que se aproxima a la estructura requerida por las autoridades societarias y tributarias.
Partidas excepcionales
No se utiliza esta expresin pero se requiere que se presenten por separado las partidas cuya relevancia, incidencia o naturaleza tornan necesario su presentacin por separado para explicar el desempeo de la entidad.
No utiliza esta expresin y no se aplica en la prctica.
Partidas extraordinarias
Se prohbe su exposicin.
Los ingresos o gastos que se originan por eventos o transacciones que son claramente distintas de las actividades ordinarias de la empresa y que, por lo tanto, no se espera que ocurran frecuentemente o en forma regular son tratados como partidas extraordinarias, cuya naturaleza y monto debe ser revelado por separado en el estado de resultados. Se espera que estas partidas solo se presenten en raras ocasiones.
Estado de ganancias y prdidas reconocidas/ otros resultados inte-grales ("comprehensive income")
Las ganancias y prdidas reconocidas pueden presentarse en notas o destacados en forma separada en el estado de cambios en el patrimonio.
Cuando sea aplicable bajo los principios de contabilidad generalmente aceptados en Ecuador, estas partidas son destacadas en forma separada en el estado de cambios en el patrimonio pero no se denominan como ganancias o prdidas.
Estado de cambios en el patrimonio
Estado que demuestra las operaciones de capital, el movimiento en resultados acumulados y una conciliacin de otros componentes del patrimonio. El estado debe presentarse como un estado financiero bsico.
Similar a IFRS.
Estado de flujos de efectivo - formato y mtodo
Prescribe los encabezamientos pero hay flexibilidad limitada en cuanto al contenido. Se puede utilizar el mtodo directo o el indirecto.
Similar a IFRS.
Estado de flujos de efectivo - definicin de efectivo y equivalentes de efectivo
El efectivo incluye los sobregiros y equivalentes de efectivo con vencimientos en el corto plazo (menos de tres meses).
Similar a IFRS, excepto que los sobregiros son generalmente informados como actividades de financiamiento aun cuando se permite su inclusin entre el efectivo y sus equivalentes.
Estados de flujos de efectivo - exenciones
No hay exenciones.
Similar a IFRS.
Cambios en polticas contables
Reestructuracin de informacin comparativa y del saldo inicial de resultados acumulados del ao anterior.
Similar a IFRS.
Correccin de errores
Reestructuracin de la informacin comparativa.
Si bien el tratamiento referencial recomienda reestructurar la informacin comparativa, los principios de contabilidad generalmente aceptados en Ecuador permiten que el monto de la correccin de un error fundamental sea incluido en la determinacin de la ganancia o prdida neta del perodo corriente.
Cambios en estimaciones contables
Se informan en el estado de resultados del perodo corriente.
Similar a IFRS.
Comparativos
Se requiere informacin comparativa por un ao para toda informacin en los estados financieros.
Se presentan estados financieros comparativos con los del ao anterior.
Neteo de activos y pasivos
Los activos y pasivos no deben ser neteados, excepto cuando ello est especficamente permitido por una norma. Los activos y pasivos financieros pueden netearse cuando la entidad tiene un derecho, que puede ser legalmente ejercido, para netear saldos y tiene la intencin de liquidar la transaccin sobre una base neta.
Las cuentas por cobrar y por pagar se netean solo cuando existe el derecho, que puede ser legalmente ejercido, para el neteo de saldos.
-
39
TEMA NIIF o IFRS Principios de contabilidad generalmente aceptados en Ecuador
ESTADOS FINANCIEROS CONSOLIDADOS Definicin de subsidiaria
Se basa en el control conferido por los votos o el poder de gobernar las polticas operativas y financieras de la entidad. La existencia de derechos a voto que potencialmente pueden ser ejercidos tambin deben tomarse en cuenta al evaluar si la entidad tiene el poder de gobernar las polticas operativas y financieras. El inters minoritario forma parte del patrimonio
Similar a IFRS, pero el inters minoritario se expone antes del patrimonio y luego de los pasivos.
Subsidiarias excluidas de la consolidacin
Los estados financieros consolidados deben incluir a todas las subsidiarias de la matriz.
La norma ecuatoriana especficamente establece que una subsidiaria debe excluirse de la consolidacin cuando se tiene la intencin de que el control sea temporal o cuando opera bajo severas restricciones a largo plazo que limitan significativamente su capacidad para transferir fondos a la matriz.
Definicin de asociada
Se basa en la influencia significativa: la cual se presume si existe un inters de, por lo menos, el 20% o participacin en los asuntos de la entidad.
Similar a IFRS.
Presentacin de los resultados de asociadas
Se utiliza el mtodo de participacin. Se demuestra la participacin en los resultados de la asociada neta del impuesto a la renta.
Similar a IFRS.
Revelaciones sobre asociadas significativas
Se proporciona informacin detallada sobre los activos, pasivos, ingresos y resultados de las asociadas significativas.
Se requiere la exposicin de un listado apropiado y una descripcin del las asociadas significativas, incluyendo la participacin en la asociada y, si fuera diferente, la proporcin que tiene en el derecho a voto.
Presentacin de negocios en participacin ("joint-ventures")
Se permite el mtodo de consolidacin proporcional al igual que el mtodo de participacin.
Si bien el tratamiento contable de las inversiones en negocios en participacin no est formalmente regulado, tanto el mtodo de consolidacin proporcional como el mtodo de participacin es aplicado en la prctica.
Conversin de moneda extranjera - compaas individuales
Las operaciones se convierten a la tasa de cambio de la fecha de la transaccin; los activos y pasivos monetarios a la tasa de cambio de la fecha del balance general; las partidas no monetarias a tasas de cambio histricas.
Similar a IFRS.
Entidades extranjeras en estados financieros consolidados
Se usa la tasa de cierre para los balances generales y tasas promedio para los estados de resultados. Las diferencias en cambio se imputan al patrimonio. Se incluyen en ganancias o prdidas cuando se vende o liquida la subsidiaria.
Similar a IFRS.
Hiperinflacin - entidad extranjera
Se ajustan los estados financieros locales por los cambios en el poder adquisitivo de la moneda antes de la conversin.
Similar a IFRS.
Polticas contables uniformes
Los estados financieros consolidados deben prepararse utilizando polticas contables uniformes para todas las entidades del grupo.
Similar a IFRS.
-
40
TEMA NIIF o IFRS Principios de contabilidad generalmente aceptados en Ecuador
COMBINACIN DE NEGOCIOS Tipos
Tipos Todas las combinaciones de negocios son registrados como adquisiciones. La utilizacin del mtodo de unin de intereses est prohibida.
Las combinaciones de negocios son contabilizados mediante el mtodo de compra, a menos que la combinacin tenga las caractersticas de una unin de intereses en cuyo caso se aplica el mtodo de contabilizacin que lleva el mismo nombre.
Mtodo de compra - valor justo a la fecha de adquisicin
El costo de la combinacin de negocios se distribuye a los activos y pasivos identificables de la entidad adquirida y a los pasivos contingentes, con base en sus valores justos.
Similar a IFRS, excepto que no se asigna valor a los pasivos contingentes en la asignacin del costo de compra a los activos y pasivos adquiridos.
Mtodo de compra - componentes contingentes del precio
Se estiman a la fecha de adquisicin en la medida en que el ajuste sea probable y pueda ser medido en forma confiable.
Similar a IFRS.
Mtodo de compra - crdito mercantil
El exceso del costo de la combinacin de negocios sobre el inters del adquirente en el valor justo neto de los activos y pasivos identificables y pasivos contingentes reconocidos es registrado como un activo no amortizable. Al cierre de cada perodo se evala si el crdito mercantil se ha deteriorado.
El crdito mercantil determinado de manera similar a IFRS, es amortizable sobre una base sistemtica en funcin de su vida til, determinada bajo un presuncin refutable de que sta no exceder veinte aos desde su reconocimiento inicial.
Mtodo de compra - crdito mercantil negativo
Cualquier exceso del inters del adquirente sobre los valores justos de los activos y pasivos identificables adquiridos sobre el costo de compra debe reconocerse como un crdito mercantil negativo. El crdito mercantil negativo que no exceda los valores justos de los activos no monetarios identificables adquiridos debe ser reconocido como utilidad sistemticamente sobre el remanente de la vida til promedio de los activos adquiridos y el crdito mercantil negativo en exceso de los valores justos de los activos no monetarios identificables debe reconocerse como utilidad inmediatamente.
Mtodo de compra - ajustes posteriores a los valores justos
Si la contabilizacin inicial de la combinacin de negocios puede determinarse en forma provisional, el adquirente debe contabilizar la combinacin utilizando tales valores provisionales y reconocer ajustes a dichos valores provisionales al completar la registracin inicial dentro de un plazo de doce meses a partir de la fecha de adquisicin.
Los saldos en libros de los activos y pasivos identificables deben ser ajustados cuando se dispone de evidencia adicional que contribuya a la estimacin de los montos asignados a dichos activos y pasivos. El ajuste debe imputarse al crdito mercantil mientras que el ajuste no incremente el saldo por encima de su monto recuperable y tal ajuste se efecta al final del primer perodo contable anual despus de la adquisicin. Caso contrario los ajustes reconocerse como un ingreso o gasto.
Mtodo de compra - exposiciones
Se requiere exposicin amplia de las combinaciones de negocios realizadas en el perodo con base en requerimientos especficos.
Similar a IFRS.
Mtodo de unin de intereses
No permitido. El mtodo de unin de intereses debe aplicarse cuando la sustancia de la operacin indica que no ha ocurrido una compra y que existe continuidad de los riesgos y beneficios compartidos mutuamente, los cuales existan con anterioridad a la combinacin de negocios.
-
41
TEMA NIIF o IFRS Principios de contabilidad generalmente aceptados en Ecuador
RECONOCIMIENTO DE INGRESOS Reconocimiento de ingresos
Se basa en varios criterios que requieren el reconocimiento de los ingresos cuando los riesgos y beneficios han sido transferidos y el ingreso puede medirse en forma confiable.
Similar a IFRS.
Contratos de construccin
Se contabilizan utilizando el mtodo de avance de obra. La utilizacin del mtodo de contrato terminado est prohibido.
El mtodo de avance de obra es utilizado como mtodo referencial pero se permite, en forma alternativa, la aplicacin del mtodo de contrato terminado cuando el resultado de un contrato de construccin no puede ser estimado confiablemente hasta su sustancial finalizacin.
RECONOCIMIENTO DE GASTOS Gasto por inters
El gasto por inters es reconocido con base en su devengamiento. Cuando el inters incluye un descuento o premio originado en la emisin de instrumento de deuda, el descuento o premio se amortiza usando el mtodo de inters efectivo.
Similar a IFRS.
Beneficios de empleados - costos de pensiones - planes de beneficios definidos
Se debe utilizar el mtodo de crdito unitario proyectado para determinar la obligacin por el beneficio.
Los principios de contabilidad generalmente aceptados en Ecuador no proporcionan reglas contables especficas con relacin al reconocimiento y medicin de los beneficios de pensin de los empleados. La obligacin por el beneficio es determinado con base en diferentes mtodos actuariales a opcin de la empresa.
Compensacin a los trabajadores mediante acciones
Se reconoce el costo de las acciones asignadas o de las opciones sobre el perodo de desempeo del empleado. El costo se mide al valor justo.
Este mecanismo no es usualmente empleado y no se han establecido reglas contables especficas para el reconocimiento y medicin de estos acuerdos.
Participacin obligatoria de los trabajadores en las utilidades
Constituye parte de la compensacin de los trabajadores que se reconoce con base en las sumas por pagar exigibles.
Similar a IFRS pero se presenta como una deduccin de las utilidad antes del impuesto a la renta en el estado de resultados.
Beneficios de los trabajadores - otros
Los beneficios post-retiro de los trabajadores se contabilizan como pensiones. Se proporcionan normas a seguir para los beneficios de terminacin de la relacin laboral originados en despidos y otros beneficios post empleo y de largo plazo.
Similar a IFRS.
ACTIVOS Activos intangibles adquiridos
Se activan si se cumplen los criterios que se exigen para su reconocimiento; los activos intangibles deben amortizarse sobre su vida til. Se permiten las revaluaciones solo en casos excepcionales.
Similar a IFRS.
Activos intangibles generados internamente
Los gastos de investigacin se cargan a prdida cuando se incurren. Los costos de desarrollo se activan y amortizan solo cuando se cumplen ciertos criterios de carcter exigente.
Similar a IFRS.
Propiedad, planta y equipo
Se utilizan costos histricos o revaluados. Cuando se ha optado por la revaluacin de los bienes, se requiere que todos los activos de la misma clase sea revaluada en forma frecuente (tres a cinco aos.)
Similar a IFRS.
Arrendamientos - clasificacin
La operacin se clasifica como arrendamiento financiero si todos los riesgos y beneficios de la propiedad del bien son sustancialmente transferidos. La sustancia prima sobre la forma.
Los principios de contabilidad generalmente aceptados en Ecuador no proporcionan reglas contables especficas con relacin a la clasificacin y contabilizacin de los arrendamientos. Los arrendamientos se clasifican en forma general como operativos independientemente de su sustancia.
-
42
TEMA NIIF o IFRS Principios de contabilidad generalmente aceptados en Ecuador
Arrendamientos - registracin por el arrendador
Los montos adeudados bajo arrendamientos financieros son contabilizados como cuentas por cobrar. Los ingresos brutos se asignan entre perodos en una forma tal que se logre una tasa constante de retorno basada en el mtodo de inversin neta.
Similar a IFRS en el caso en la operacin clasifique y trate como arrendamiento financiero, lo cual no es prctica usual en Ecuador.
Arrendamientos - contabilizacin por los arrendatarios
Los arrendamientos financieros se contabilizan como un activo y una obligacin por arriendos futuros. El activo se deprecia durante su vida til. Los arriendos pagados se imputan de manera tal de dar una tasa constante de inters sobre la obligacin pendiente. Generalmente, los arriendos operativos son cargados al gasto en lnea recta.
Los principios de contabilidad generalmente aceptados en Ecuador no proporcionan reglas contables especficas con relacin a la clasificacin y contabilizacin de los arrendamientos. Si bien se permite la aplicacin de las normas contenidas en las IFRS, stas no son generalmente aplicadas y las operaciones de arrendamiento financiero son usualmente tratadas como arriendos operativos.
Arrendamientos - contabilizacin por los arrendatarios de operaciones de venta y retroarriendo
Para los arrendamientos financieros, se difiere y amortiza la utilidad en venta y retroarriendo financiero. Si se origina un arrendamiento operativo, la utilidad que se reconoce depende del valor de venta comparado con el valor justo del activo. Tambin debe considerarse la sustancia de, y vinculacin entre, las operaciones.
Los principios de contabilidad generalmente aceptados en Ecuador no proporcionan guas para la registracin de este tipo de operaciones. Si bien se permite la aplicacin de las normas contenidas en las IFRS, stas no son generalmente utilizadas y este tipo de operaciones se registra generalmente con base en la forma de la operacin ms que en su sustancia.
Deterioro de activos
Si hay indicios de deterioro, los activos deben reducirse al valor que sea mayor entre su valor razonable menos gastos de venta, o el valor de utilizacin econmica basado en flujos descontados de efectivo. Se permite la reversin de prdidas en ciertas circunstancias.
Similar a IFRS.
Activacin de costos financieros
Se permite, pero no se exige, la activacin de costos financieros para determinados activos.
Los costos de financiamiento que son directamente atribuibles a la adquisicin, construccin o produccin de un activo calificable deben ser activados como parte del costo de ese activo.
Inversiones en propiedades
Se miden al costo depreciado, o al valor justo, y los cambios en ste se reconocen en el estado de resultados.
Las inversiones en propiedades son contabilizadas al costo o al monto revaluado. Los cambios en el valor en libros de las inversiones por efecto de una en libros de las inversiones por efecto de una revaluacin son acreditados al patrimonio como un supervit por revaluacin.
Inventarios
Se registran al menor entre el costo y su valor neto de realizacin. El costo se determina mediante el mtodo PEPS (primeras entradas, primeras salidas o el mtodo promedio. El uso del mtodo UEPS est prohibido. Cuando se ha registrado una reduccin en el valor de los inventarios, sta debe reversarse cuando dichos valores se recuperan.
Similar a IFRS, excepto que los principios de contabilidad generalmente aceptados en Ecuador permiten tambin el uso de mtodo UEPS (ltimas entradas, primeras salidas).
Activos biolgicos
Se miden al valor justo menos los costos del "punto de venta".
Los principios de contabilidad generalmente aceptados en Ecuador no tratan formalmente acerca de la medicin de los activos biolgicos. Sin embargo, se considera que est permitido la aplicacin de las IFRS para la valuacin de dichos bienes.
Activos financieros - medicin
Las IFRS establecen los criterios de reconocimiento y medicin para todos los activos financieros. Tales como valor presente, costo amortizado
Los principios de contabilidad generalmente aceptados en Ecuador no proporcionan reglas contables especficas con relacin al reconocimiento y medicin de los activos financieros, no incluyen conceptos como de costo amortizado, valor presente, etc.
-
43
TEMA NIIF o IFRS Principios de contabilidad generalmente aceptados en Ecuador
PASIVOS Provisiones - en general
Se contabilizan las provisiones que corresponden a obligaciones presentes que se originan en eventos pasados si la salida de recursos es probable y puede ser razonablemente estimada.
Similar a IFRS.
Provisiones - para reestructuracin
Se reconocen las provisiones para reestructuracin si los planes formales detallados son comunicados o si la implementacin se ha iniciado en forma efectiva.
Similar a IFRS.
Contingencias
Se exponen las prdidas posibles y las ganancias probables que no estn reconocidas.
Similar a IFRS.
Impuestos diferidos - enfoque general
Se utiliza el mtodo de provisin integral (con algunas excepciones) comandado por las diferencias temporarias en el balance general. Se reconocen los impuestos diferidos activos si la recuperacin es probable.
Los principios de contabilidad generalmente aceptados en Ecuador no establecen la obligatoriedad de contabilizar el efecto de los impuestos diferidos ni la revelacin de sus impactos en notas a los estados financieros. Si bien no se prohbe la aplicacin de las normas contenidas en las IFRS, esta prctica no es comn en Ecuador.
