DISEÑO DE UN PLAN DE CERTIFICACIÓN DE PROVEEDORES DE...

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DISEÑO DE UN PLAN DE CERTIFICACIÓN DE PROVEEDORES DE LA EMPRESA SERVICIO INTEGRADO DE GERENCIA Y MANEJO

ADMINISTRATIVO SIGMA S.A. DE LA CIUDAD DE CALI

MARÍA FERNANDA NARANJO CEDEÑO

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE OCCIDENTE FACULTAD DE INGENIERÍA

DEPARTAMENTO DE SISTEMAS DE PRODUCCIÓN PROGRAMA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL

SANTIAGO DE CALI 2009

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DISEÑO DE UN PLAN DE CERTIFICACIÓN DE PROVEEDORES DE LA EMPRESA SERVICIO INTEGRADO DE GERENCIA Y MANEJO

ADMINISTRATIVO SIGMA S.A. DE LA CIUDAD DE CALI

MARÍA FERNANDA NARANJO CEDEÑO

Pasantía para optar al título de Ingeniero Industrial

Director

JENNY ALEXANDRA MOSQUERA Ingeniero Industrial

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE OCCIDENTE FACULTAD DE INGENIERÍA

DEPARTAMENTO DE SISTEMAS DE PRODUCCIÓN PROGRAMA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL

SANTIAGO DE CALI 2009

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Nota de aceptación:

Aprobado por el comité de Grado en cumplimiento de los requisitos exigidos por la Universidad Autónoma de Occidente para optar al título de Ingeniero Industrial

Ing. Juan Carlos Otero ___ Jurado

Santiago de Cali, Enero 27 de 2009

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AGRADECIMIENTOS A Dios por bendecirme diariamente, por su amor infinito y por permitirme culminar una etapa tan importante en mi vida, mi universidad. A mis padres, Luz Stella Cedeño y Yesid Naranjo, por su amor, compresión, confianza y enseñarme el valor de la perseverancia y emprendimiento. A mis Hermanos, por su amistad y amor. A mi amiga y ex jefe, Julieth Rengifo, por enseñarme a crecer profesionalmente, por su amistad, apoyo incondicional y sus concejos. A la empresa SIGMA S.A. Por permitirme desarrollarme profesionalmente y brindarme apoyo en mi vida personal. A mi asesor Académico Jenny Alexandra Mosquera, por su Apoyo, dedicación y profesionalismo brindado. A mis Amigos, por su amistad incondicional, por sus consejos, alegrías, tristezas. A todas las personas que me han ayudado de alguna y otra forma a culminar esta etapa importante de mi vida, donde me han demostrado la solidaridad y el apoyo desinteresado.

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CONTENIDO

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GLOSARIO 10 RESUMEN 12 INTRODUCCIÓN 13 1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 14 2. JUSTIFICACIÓN 16 3. OBJETIVOS 18 3.1 OBJETIVO GENERAL 18 3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS 18 4. ANTECEDENTES 19 5. MARCO TEÓRICO 21 5.1 MARCO DE REFERENCIA 21 5.2 DESARROLLO DE PROVEEDORES 24 5.3 TEORÍA DE LA CALIDAD TOTAL 25 5.4 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD 25 5.5 ESTUDIO DE MÉTODOS EN EL ÁREA ADMINISTRATIVA 27 5.6 PROCEDIMIENTO PARA MEJORAR MÉTODOS DE TRABAJO 27 5.7 PLANEAR 29 5.8 EJECUTAR 30 5.9 VERIFICAR 30

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5.10 ACTUAR 30 5.11 NORMALIZACIÓN 30 5.12 QUE ES EL MEJORAMIENTO CONTINUO 32 6. DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA 34 7. DIAGNÓSTICO 37 7.1 DESCRIPCIÓN ACTUAL DEL ÁREA DE COMPRAS 37 7.2 PROCESO ACTUAL DEL ÁREA DE COMPRAS 37 7.3 VARIABLES CRÍTICAS DEL PROCESO ACTUAL 41 7.3.1 Variable Crítica. Selección de proveedores. 41 7.3.2 Variable critica. Confirmación de Negociación. 42 7.3.3 Variable Crítica. Asignación de Códigos. 42 8. ALTERNATIVAS DE MEJORA 44 8.1 PROPUESTAS DEL PROCESO DE COMPRAS 44 8.2 CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE COMPRAS 47 9. PLAN DE CERTIFICACIÓN DE PROVEEDORES 48 9.1 DESCRIPCION Y CARACTERISTICAS DEL PLAN 48 9.1.1 Objetivos 48 9.1.2 Ventajas 49 10. CONCLUSIONES 50 11. RECOMENDACIONES 51 BIBLIOGRAFÍA 52 ANEXOS 54

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LISTA DE CUADROS

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Cuadro 1. Caracterización del Proceso de Compras 47

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LISTA DE FIGURAS

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Figura 1. Ciclo PHVA para el mejoramiento de procedimientos 29 Figura 2. Concepto de proceso 31 Figura 3. Concepto de proceso de servicio al cliente 31 Figura 4.Organigrama SIGMA S.A. 36 Figura 5. Procedimiento de Compras (1) 38 Figura 6. Procedimiento de Compras (2) 38 Figura 7. Procedimiento de Compras (3) 39 Figura 8. Ejemplo de la variable critica 3: asignación de códigos 43 Figura 9. Proceso de Compras (1) 45 Figura 10. Proceso de Compras (2) 46

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LISTA DE ANEXOS

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Anexo A. Registro de novedades de mercancia 54 Anexo B. Registro de tiempos de entrega de mercancía 56 Anexo C. Plan de certificación de proveedores 60 Anexo D. Caracterización de proveedores 87 Anexo E. Orden de Compra 98

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GLOSARIO CALIDAD: es el conjunto de características de una entidad que le confieren la aptitud para satisfacer las necesidades establecidas y las implícitas. CERTIFICACIÓN: es el proceso por el que una entidad independiente evalúa una organización, producto, proceso, servicio, persona, emitiendo posteriormente una declaración en la que quede de manifiesto la conformidad del evaluado con respecto a los requisitos de una norma o especificación técnica. CLIENTE: organización o persona que recibe un producto.

CONTROL DE LA CALIDAD: técnicas y actividades de carácter operativo utilizadas para cumplir los requisitos para la calidad.

EXCELENCIA: es el conjunto de prácticas sobresalientes en la gestión de una organización y el logro de resultados basados en conceptos fundamentales que incluyen: la orientación hacia los resultados, orientación al cliente, liderazgo y perseverancia, procesos y hechos, implicación de las personas, mejora continua e innovación, alianzas mutuamente beneficiosas y responsabilidad social. MEJOR PROVEEDOR: proveedor que cumple con todos los parámetros de calidad, precio, características de las prendas y cumplimiento de tiempos de entrega.

MEJORA CONTINUA: actividad recurrente para aumentar la capacidad de cumplir los requisitos. MÉTODO: es la manera de efectuar una operación o una secuencia de operaciones. OBJETIVO DE LA CALIDAD: algo ambicionado, o pretendido, relacionado con la calidad. PARTE INTERESADA: persona o grupo que tenga un interés en el desempeño o éxito de una organización. POLÍTICA DE CALIDAD: intenciones globales y orientación de una organización relativas a la calidad, tal como se expresan formalmente por la alta dirección.

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PRINCIPIOS DIRECTIVOS: políticas y patrones de desempeño que orientan la industria en términos de bienestar, salud, ambiente y relaciones con la comunidad. PROCEDIMIENTO: método o sistema estructurado para ejecutar algunas cosas. PROCESO: conjunto de operaciones lógicas y aritméticas ordenadas, cuyo fin es la obtención de un(os) resultado(s) determinado(s). PRODUCTIVIDAD: alcanzar los mayores niveles de producción posible utilizando la menor cantidad de recursos. PROGRAMA: conjunto de actividades que se realizan bajo un cronograma de realización. PROVEEDOR: organización o persona que proporciona un producto.

PROYECTO: proceso único consistente en un conjunto de actividades coordinadas y controladas con fechas de inicio y de finalización, llevadas a cabo para lograr un objetivo conforme con los requisitos específicos, incluyendo las limitaciones de tiempo, costo y recursos. REGISTRO: documento que suministra evidencia objetiva de las actividades efectuadas o resultados alcanzados por una persona o un grupo específico. SATISFACCIÓN DEL CLIENTE: percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus requisitos. TRAZABILIDAD: capacidad para seguir la historia, la aplicación o la localización de todo aquello que está bajo consideración. VISIÓN: se refiere a los mecanismos que tiene tomar la dependencia para cumplir sus objetivos, es lo que se quiere llegar a ser. SISTEMAS DE CALIDAD: conjunto de la estructura de organización de responsabilidades, procesos, procedimientos y recursos que se establecen para llevar a cabo la gestión de la calidad.

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RESUMEN La creciente globalización de la economía mundial ha forzado a las empresas elaborar estrategias que permitan mejorar sus capacidades competitivas, fundamentándose en procesos de mejoría de la productividad, mejora de los productos y servicios, mejora de las tecnologías y el mejoramiento continúo de los procesos para asegurar la satisfacción de los clientes. El proyecto presenta un caso de Diseño de un plan de certificación de proveedores de la empresa servicio integrado de gerencia y manejo administrativo sigma s.a. de la ciudad de Cali, donde se realiza la identificación del problema, caracterizando el mapa de procesos y el procedimiento actual del área de compras el cual especifica las descripciones del procedimiento, ubicación, requerimientos y los cargos que intervienen en éste. Es fundamental este primer paso ya que se identifican los responsables que interactúan en la misma, las actividades y las mejoras a realizar, con el fin de cumplir los objetivos trazados. Es fundamental que la compañía considere la situación actual en la región, la demanda, la industria de soporte y su estrategia de desarrollo ya que cada sector debe desarrollar su estrategia específica, porque no existe un modelo que sea universal. Por lo tanto, es importante para la compañía establecer un plan de certificación de proveedores donde su objetivo principal es propender el mejoramiento continuo de su competitividad frente a su competencia. Este proyecto implementa técnicas de estudio en el proceso, facilitando las labores de evaluación de control interno, las cuales facilita aumentar la eficiencia y eficacia de la gestión de realizada por los proveedores, pues de esta manera se construye una base para el análisis posterior del trabajo y el avance de los procedimientos y métodos, con el fin de mejorar el nivel de servicio. Finalmente, para el desarrollo de este proyecto se emplea los conocimientos adquiridos durante la carrera, aplicando las bases teóricas y asociándolas al desarrollo de la práctica empresarial y el control de calidad total.

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INTRODUCCIÓN En la actualidad, la economía mundial ha adoptado un nuevo paradigma soportado en la internacionalización de mercados, la competencia abierta, el cual influye de manera directa en el sector de servicios, acelerando su desarrollo con cambios tecnológicos, la diversificación de productos y servicios y la multiplicidad de proveedores y operadores enfocados hacia los clientes, en mercados abiertos y menos regulados. Para lograr que una organización sea más competitiva y encaminada a la eficiencia en sus procesos, la normalización es uno de los propósitos claves, el cual cuenta con el fin de facilitar el acceso a las normas, debidamente clasificadas en las áreas de la empresa. Igualmente el desarrollo y elaboración de un programa de mejoramiento continuo se constituye en un propósito del ente normalizador, puesto que en el se define explícitamente la existencia de los elementos necesarios para el aseguramiento del sistema de calidad analizando, verificando y evaluando la eficiencia del sistema, logrando que estos sigan los lineamientos establecidos por la empresa, lo cual garantiza el correcto funcionamiento. El proceso analizado en el área de compras, es un punto clave sobre la eficiencia de la compañía, este es el motivo por el cual se busca mejorar la productividad y la calidad de cada una de las actividades y procedimientos que se deben realizar dentro del proceso de selección de proveedores. Con la detención del problema dentro del área se requiere elaborar un método mejorado de las variables críticas del proceso actual, logrando cumplir con los lineamientos establecidos por la compañía. Para la elaboración del plan de certificación de proveedores se realiza primero un diagnostico actual del área y la caracterización de los procesos, seguido del flujograma con su respectiva descripción.

Una vez desarrollado lo anterior, se continua con la realización del plan de certificación de proveedores que contiene las bases de cómo se aplica y se adapta el procedimiento mejorado, cuya información es aprovechada como insumo para mejorar las condiciones de calidad, aumento de la productividad y a su vez la satisfacción del cliente.

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1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Actualmente, la empresa Servicio Integrado de Gerencia y Manejo Administrativo SIGMA S.A. desea fortalecer la gestión realizada por el área de compras. Considerando esto, el Área de Mejoramiento y Estandarización desea crear un plan de certificación de proveedores, basándose en la identificación de las falencias establecidas por los clientes a través de las quejas frecuentes a la empresa. Pese a su identificación previa, la empresa no le había prestado la importancia a este problema que requiere de una solución inmediata, la cual se ve reflejada en las actividades cotidianas de cada una de las áreas comprometidas en el proceso, originando de esta forma resultados de un servicio incorrecto a los clientes, en este caso Almacenes HERPO. Con base a los problemas que a continuación se darán a conocer dentro de la empresa, la estructura documental se basará en los requisitos detallados de la norma ISO 9000 (2000), para la mejora de la productividad y calidad de cada una de las actividades y procedimientos ha realizarse en el área. En general se presentan inconvenientes tanto en el desarrollo del proceso, demoras en la respuesta al cliente, como también, altos costos de operación, inventarios elevados, productos de baja calidad en la empresa, entre otros. Dichos inconvenientes los podemos resumir en los siguientes: • El proceso del área estudiada se realiza de diferentes formas, no existe un estándar. • Falta de manuales de procedimientos. • Procesos y actividades innecesarias. • Gran número de errores en el proceso y procedimientos. • Demoras en el proceso. • Inexistencia de un manual de “Certificación de Proveedores”. • Falta de especialización del área en servicios específicos.

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• Dificultad en satisfacer oportunamente las necesidades de los clientes. • Mala calidad en los productos. • Costos altos de operación. • Alto inventario en bodega. Como resultado final se obtiene la siguiente pregunta: ¿Las demoras, costos altos de operación, excesos de inventarios, mala calidad de los productos, se minimizarán con el diseño del plan de certificación de proveedores en la empresa SIGMA S.A.?

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2. JUSTIFICACIÓN

Es importante reiterar que este estudio es necesario para la empresa SIGMA S.A. ya que con el se lograran entrelazar una serie de procedimientos que permitirán determinar los problemas que se presentan, poner a prueba las hipótesis e instrumentos de trabajo investigativos, los cuales permitan planear soluciones a los mismos. Lo que se busca con éste proyecto al diseñar el plan de certificación de proveedores para la empresa SIGMA S.A., es definir paso a paso lo que se debe realizar durante dicho proceso, contando con el tiempo, alcance planeado, manteniendo y aumentando la calidad en el servicio y el valor agregado a la empresa en términos del logro de sus objetivos gracias a los resultados arrojados. Para ello se cuenta con la normalización procedimental, centrando la atención en el proceso de selección de proveedores, asegurando la calidad de los productos y los servicios prestados a los almacenes HERPO, implementando soluciones propuestas, incidiendo en la calidad del producto y/o servicio que reciben los clientes. Las herramientas para el proceso de mejoramiento de la calidad en el servicio, se encuentran encaminadas hacia la competitividad, incrementando la productividad del área, realizando cambios en los tiempos de ciclo, lo cual aumentara la eficiencia en la solución de inconvenientes planteados por nuestros clientes, obteniendo como resultado la satisfacción de las necesidades oportunamente a través de la aplicación eficaz del plan y el aseguramiento de la conformidad con los requisitos establecidos por el cliente y los reglamentos aplicables, incluidos los procesos para la mejora continua del sistema, la contribución al aseguramiento de la calidad del servicio, la reducción de los riesgos de costos de no calidad en la mercancía, así como eliminar las pérdidas por pedidos cancelados. Como se ha mencionado anteriormente, el desarrollo de este proyecto generará un valor agregado para la compañía, en términos del logro de sus objetivos gracias a los resultados arrojados por el estudio, los cuales brindarán colaboración al área de mejoramiento y estandarización, puesto que para los próximos estudiantes puede servir de control y mejoramiento continuo de sus procesos. Como también, establecer los proveedores que están mejor posicionados para satisfacer los requisitos relacionados con las características del producto, el plazo y el precio, a través de la creación de alianzas estratégicas que permitan establecer contratos de servicio de mediano a largo plazo, creando relaciones de colaboración de beneficio compartido lo cual repercutirá en la disminución del

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costo de servicio, reduciendo considerablemente la incertidumbre al tomar una decisión de compra, proporcionando la confianza en el producto. Por lo anterior, se verá reflejado en los estados financieros, como en la disminución de la inversión de inventarios, la minimización de las devoluciones de la mercancía a los proveedores, la rotación en compras, el tiempo estándar de la solicitud de pedidos y su entrega, como también su fortalecimiento en capturar, penetrar y mantenerse en su mercado potencial. Un estimulo social de gran importancia para la empresa en el diseño del plan de certificación de proveedores es la satisfacción de los requisitos de calidad de los clientes, la relación gana gana cliente – proveedor y la fidelización de los clientes. Para la universidad, el desarrollo de este proyecto es de gran importancia, ya que va a contar con información del proceso llevado a cabo, el cual puede ser de gran ayuda a los estudiantes que en un futuro requieran información similar para sus proyectos. Además del logro de los objetivos planteados en el proyecto realizado por el estudiante, es importante resaltar la aplicación de los conocimientos adquiridos en el transcurso de la carrera de ingeniería industrial, ya que implementará la teoría de temas vistos tales como: Control Estadístico, Métodos y Tiempos, Gestión y Control de la Calidad, entre otros, y colocarlos en práctica en el proyecto desarrollado para la empresa, como también los conocimientos instruidos por mi asesor a través de la pasantía, como es el levantamiento y documentación de los procesos y procedimientos de la empresa, con el fin de obtener información, conocer su situación actual, saber los elementos que intervienen en cada proceso y procedimiento, sus entradas y salidas.

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3. OBJETIVOS 3.1 OBJETIVO GENERAL Diseñar el plan de certificación de proveedores para la empresa SIGMA S.A. con el fin de incrementar la productividad en el área de compras y mejorar el servicio de outsourcing prestado a los Almacenes HERPO. 3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS • Documentar la caracterización procesos del área, identificando el proceso a mejorar. • Documentar el proceso actual del área de compras para definir las actividades. • Analizar y diseñar un método mejorado de las variables críticas del proceso actual, con el fin de cumplir con mejores condiciones de calidad, especificaciones del producto y entregas oportunas. • Diseñar criterios de selección de proveedores, para cumplir con las exigencias de la empresa. • Caracterizar los proveedores actuales de la empresa SIGMA S.A. de acuerdo a las variables definidas por la empresa SIGMA S.A. . .

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.4. ANTECEDENTES A continuación se presentan los antecedentes propios de la empresa SIGMA S.A.

En diciembre del año 2004 se constituyó la empresa SIGMA S.A., quien desde sus inicios se ha preocupado por la buena gestión de compra y venta de sus productos y servicios, por esta razón, se dio inicio al desarrollo de estrategias orientadas al cumplimiento de los objetivos de la empresa, planteando estrategias tecnológicas, económicas, reguladoras del sector y un marco estratégico; dentro del cual se realizó el análisis y evaluación exhaustiva del servicio, identificando los principios organizacionales que inspiran hoy en día, la labor, las políticas, los objetivos propios del servicio y las estrategias. A principios del año 2006, se hace énfasis en la columna vertebral de la compañía que son las compras de mercancía, donde la gerencia decidió documentar los procesos y procedimientos implicados en la compra y comercialización de productos para Almacenes HERPO. Consientes de la importancia de este proceso en noviembre del mismo año, se dio inicio al trabajo conjunto entre clientes y proveedores; Se llevaron a cabo reuniones donde se explicó que ante el crecimiento de la economía, la empresa no podía quedarse en los procedimientos elementales, de tal manera que fue necesario buscar nuevos proveedores y desarrollar los existentes en ese tiempo. Esta decisión implicó el análisis de cada proveedor donde se implementó un mejor control en el pedido y recibo de la mercancía, por ejemplo: anteriormente no se solicitaba la orden de compra para la entrega de la mercancía, en este aspecto se detectó falencias e inmediatamente se entro a corregirlas; así mismo facilitó la identificación de la mercancía por grupos y subgrupos y la disminución del tiempo de entrega de la mercancía hacia los almacenes HERPO. Este proceso, además de ayudar a detectar falencias, sirvió como punto de partida para identificar la verdadera necesidad de tener aproximadamente 1700 proveedores. En enero de 2007, se estudió la posibilidad de llevar a cabo un estudio orientado a la reducción de proveedores, pero por cuestiones de reestructuraciones administrativas no se realizó1.

1 ENTREVISTA con Julieth Rengifo, Coordinador(a) del área de mejoramiento y estandarización. Santiago de Cali, 24 de enero de 2008.

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Siguiendo con el tema se presentan apartes de la entrevista efectuada a Aurora Ibarguen, Coordinadora de Compras, SIGMA S.A.

Consientes de estar a la vanguardia de la moda, a mediados del año 2007 la empresa autorizó a la gerencia de compras realizar viajes nacionales e internacionales de ferias de moda llevadas a cabo en épocas especificas del año, como Colombiamoda realizada en el mes de Febrero, Colombiatex en Agosto, entre otras. A nivel internacional actualmente se esta explorando otras ferias como la de Canton en el País de China celebrada en el mes de Abril de 2008, con el fin de conocer nuevos estilos, costos, calidad y diseños. El pasado mes de Mayo de 2008, se realizó la presentación oficial de la nueva junta directiva y el nuevo gerente de la empresa SIGMA S.A., los cuales guiaran y apoyaran al área de compras en la ejecución del plan corporativo, para lograr cambios anticipados y lograr la competitividad de la empresa a nivel nacional. Como puede notarse, el plan estratégico de SIGMA S.A. está enfocado a permitir el desarrollo global del servicio administrativo, a través de la reordenación formal de su rumbo, la materialización de las estrategias planteadas, por medio de proyectos concretos en materia de expansión, nuevos servicios, mejoramiento de la calidad, con características de objetividad, integridad y flexibilidad, los cuales se encuentran incluidos en el plan de desarrollo del Área de Mejoramiento y Estandarización, en coherencia con los lineamientos dados por la empresa para la constitución sólida de la directriz empresarial2.

2 ENTREVISTA con Aurora Ibarguen, Coordinador(a) del área de compras. Santiago de Cali, 12 de marzo de 2008.

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5. MARCO TEÓRICO Dentro del marco teórico de la presente investigación se tomaron en cuenta datos obtenidos de páginas Web.

Según los grupos gerenciales de las empresas japonesas, el secreto de las compañías de mayor éxito en el mundo radica en poseer estándares de calidad altos tanto para sus productos como para sus empleados; por lo tanto el control total de la calidad es una filosofía que debe ser aplicada a todos los niveles jerárquicos en una organización, y esta implica un proceso de Mejoramiento Continuo que no tiene final. Dicho proceso permite visualizar un horizonte más amplio, donde se buscará siempre la excelencia y la innovación que llevarán a los empresarios a aumentar su competitividad, disminuir los costos, orientando los esfuerzos a satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes. Asimismo, este proceso busca que el empresario sea un verdadero líder de su organización, asegurando la participación de todos que involucrándose en todos los procesos de la cadena productiva. Para ello, él debe adquirir compromisos profundos, ya que él es el principal responsable de la ejecución del proceso y la más importante fuerza impulsadora de su empresa. Para llevar a cabo este proceso de Mejoramiento Continuo tanto en un departamento determinado como en toda la empresa, se debe tomar en consideración que dicho proceso debe ser: económico, es decir, debe requerir menos esfuerzo que el beneficio que aporta; y acumulativo, que la mejora que se haga permita abrir las posibilidades de sucesivas mejoras a la vez que se garantice el cabal aprovechamiento del nuevo nivel de desempeño logrado3.

5.1 MARCO DE REFERENCIA Se presentan algunos temas relacionados con el proyecto presentado.

3 Cómo implantar un modelo de calidad. Pasos para el mejoramiento continuo [en línea]. Argentina: Estrucplan Consultora S.A., 2008. [Consultado el 21 de mayo, 2008]. Disponible en Internet: http://www.estrucplan.com.ar/Producciones/entrega.asp?IDEntrega=815

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La gestión de la cadena de suministro es una metodología muy utilizada en diversos sectores industriales que incluye todas las actividades relacionadas con el flujo y transformación de bienes y productos, desde la etapa de materia prima hasta el consumo por el usuario final, realizando la integración racional y sistemática entre proveedores, clientes y empresa, es decir una integración que consiga como resultado una verdadera empresa global, estas alianzas a largo plazo (para varias negociaciones) conlleva a mejorar precios y plazos de entrega, aumentar la eficiencia en los servicios, disminución de rechazos de calidad, disminución de costos de almacenamiento y transporte, lo cual significa que el poder de negociación del área de compras es de gran impacto para una organización4.

“Con la llamada "nueva economía", el abastecimiento, se convierte en un factor estratégico para las empresas. Para que el flujo de los recursos sea óptimo debe fluir información en toda la cadena de valor y, lógicamente, para que todos los integrantes que la forman (incluyendo a los proveedores), generen valor y ganancias”5.

Las empresas hoy en día, han desarrollado una política de demanda e inventarios centrada en el producto, en base al comportamiento histórico de los productos, orientado a minimizar progresivamente sus costos logísticos con un enfoque de optimización local, es decir, componente por componente: compra de mercancía, costos logísticos de transporte, de bodegas y de inventarios. Este enfoque se ve más limitado aún, por la falta de coordinación de las diversas áreas funcionales de las empresas, generado muchas veces por la desincronización entre los distintos planes desarrollados para cada una de las principales áreas de trabajo.6

Sin embargo, no podemos dejar a un lado la selección del proveedor, la cual es una tarea importante en las empresas, no sólo porque es una decisión de tipo económico directa, basada en una cotización, sino también indirecta, porque la capacidad técnica y los sistemas de calidad implementados por el proveedor inciden directamente en las operaciones realizadas, la logística y

4 CAPÓ, Josep Vicedo; TORMO Guillermina Carbó. La gestión del conocimiento en la cadena de suministros [en línea]. Valencia, España: Pymesonline, 2008. [Consultado el 5 de mayo, 2008]. Disponible en Internet: http://www.pymesonline.com/formacion/index.php?action=download&id=465 5 La importancia de la gestión de la cadena de suministros [en línea]. Santa fe de Bogotá: Universidad Nacional de Colombia, 2008. [Consultado el 2 de junio, 2008]. Disponible en Internet: http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/economicas/2006862/lecciones/capitulo%206/cap6_j.htm. 6 Problema en el área de inventarios en bodegas [en línea]. Concepción, Chile: IRADE, Instituto Regional de Administración de Empresas, 2008. [Consultado el 5 de mayo, 2008]. Disponible en Internet: http://www.irade.cl/cursos2008/edu14.htm.

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venta de los productos de la compañía. En general muchas empresas medianas y pequeñas, y algunas grandes también, le dan la responsabilidad al departamento de compras de seleccionar al proveedor y negociar los precios con él.

Esto se traduce en que muchas de las decisiones se basan en el precio negociado y no se conocen las instalaciones del proveedor, ni los sistemas de calidad, ni las capacidades técnicas de los mismos, y en ese sentido, se toma la palabra del vendedor como valida. Es difícil encontrar algún vendedor que diga que no puede fabricar lo que se le pide. A primera vista, este proceso, parece ser exitoso para muchas empresas, pero tiene riesgos inherentes que es importante resaltar. Aunque al parecer puede haber un beneficio económico importante al comprar el producto con cierto proveedor, por ser la cotización más baja, es posible que haya en la organización una serie de problemas derivados de la calidad que entrega el proveedor. Estos costos son denominados costos de no calidad y pueden ser de una magnitud superior al ahorro obtenido con el proveedor. Existen otros costos que pueden ser también relevantes, como los costos de pérdida de oportunidad al no entregar a tiempo, o entregar en menor cantidad a lo ordenado. En muchas ocasiones, el precio menor obtenido de un proveedor, puede ser simplemente el resultado de que el proveedor invierte poco o nada en sistemas de calidad, en equipo de proceso y de inspección confiable y por lo tanto, sin un requerimiento establecido de infraestructura de calidad. La selección correcta de un proveedor tiene efectos en la optimización del costo al reducir los riesgos de costos de no calidad en la organización, así como al eliminar las pérdidas por pedidos cancelados. Para realizar la correcta selección del proveedor se recomienda la función principal del área de compras, evaluando que el proveedor tenga la capacidad técnica de fabricar de acuerdo a las especificaciones requeridas y controlar su proceso para mantener estas especificaciones dentro las tolerancias que demandada por nuestros clientes. Además de que puede sostener la calidad requerida de manera consistente, pedido tras pedido, y detectar oportunamente desviaciones del proceso, rastrear donde se originaron y porque se dan.7

7 Importancia de los proveedores [en línea]. Madrid, España: RIBATE, 2008. [Consultado el 20 de febrero, 2008]. Disponible en Internet: http://www.ribate.com/es/ribate.php

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5.2 DESARROLLO DE PROVEEDORES

Es el conjunto de acciones que apuntan a elaborar y poner en marcha un plan de fortalecimiento de los proveedores de una empresa demandante. Buscando promover el enlace entre la oferta y la demanda, con el fin de generar oportunidades de negocios entre las empresas que lo efectúen. Uno de los beneficios del desarrollo de proveedores es la Solución de problemas de proveeduría (precio, tiempo, calidad, asistencia técnica, servicios al cliente, acuerdos en la marca, disponibilidad, condiciones de venta). Otro beneficio es la solución de problemas de inadecuadas políticas de compra (plazos y formas de pago, especificaciones, comunicación) de la empresa. De igual manera un beneficio añadido al desarrollo de proveedores es la identificación de obstáculos y el desarrollo de propuestas que beneficien a la empresa generándoles rentabilidad. Este hecho se da a la necesidad de contar con proveedores confiables y alternativas de suministro. La decisión para seleccionar a los proveedores consistirá principalmente de las siguientes características: • Que sus productos tengan la calidad satisfactoria. • Que envíe el pedido oportunamente. • El precio, que sea el más bajo • El servicio que preste sea excelente. • Que sus productos vengan con garantía de devolución por si tiene algún defecto o no son los requeridos, entre otros. Algunas de las cosas que también se toman en cuenta del vendedor, son su historial pasado, instalaciones, fuerza técnica, nivel financiero, de organización y de administración, reputación y localización8.

8 ROZENBERG, Martín. Importancia de los proveedores [en línea]. Ciudad de México: Manufactura, 2008. [Consultado el 26 de agosto, 2008]. Disponible en Internet: http://www.manufacturaweb.com/nivel2.asp?cve=130_20.

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5.3 TEORÍA DE LA CALIDAD TOTAL

Sus orígenes se remontan a 1949, cuando la Unión of Japaneces Scientists an Engineers (JUSE) creó un comité formado por diferentes escuelas, ingenieros y funcionarios preocupados por la mejora de la productividad, y por aumentar la calidad de vida. Es una filosofía que se caracteriza por prevenir y, por ello, reducir drásticamente todos los costos de no calidad y esta basada en principios, entre los cuales se encuentran la orientación al cliente, las mejoras continuas y el trabajo en equipo, también es una estrategia administrativa dentro del movimiento de calidad que considera e interrelaciona aspectos técnicos, humanos y materiales a través de un enfoque de sistemas, integración, estrategias y mejora continua. En los últimos tiempos, el concepto de calidad total esta teniendo una creciente aceptación debido a que el sistema independientemente de que tiene un enfoque global que contribuye a la obtención de los resultados esperados y a pesar de que requiere de cambios sustanciales (a veces drásticos), a su vez, se alimenta de los siguientes criterios: El cliente exige calidad: El cliente que se encuentra en el mercado es un cliente evolucionado, más informado, más atento y racional en sus elecciones, por lo que es un consumidor más exigente. Ese cliente no está dispuesto a tolerar la falta de calidad, el mal servicio y no acepta excusas. La calidad total representa la única forma de no ir a la zaga de las exigencias del cliente sino, por el contrario, de suscitar continuamente su curiosidad, de captar sus exigencias y de aumentar permanentemente su satisfacción. La calidad es rentable : La calidad es una fuente de riquezas. Solo las empresas que se caracterizan por la calidad de sus productos y de sus servicios sobreviven en el mercado, alcanzan notoriedad y prosperan9.

5.4 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

El sistema de gestión de la calidad es el conjunto de elementos interrelacionados de una empresa u organización por los cuales se administra de forma planificada la calidad de la misma, que en términos generales, consta de algunos requisitos que se emplean para alcanzar los objetivos de calidad y cumplir con los requisitos de los clientes. Entre dichos elementos, los principales son:

9 BEER, Michael. La renovación de las empresas. A través del camino crítico. Barcelona: McGraw Hill. Harvard Business School Press, 2000, S.A., 1992. p. 15.

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• La estructura de la organización. La estructura de la organización responde al organigrama de la empresa donde se jerarquizan los niveles directivos y de gestión.

• La estructura de responsabilidades. La estructura de responsabilidades implica a personas y departamentos. La forma más sencilla de explicitar las responsabilidades en calidad, es mediante un cuadro de doble entrada, donde mediante un eje se sitúan los diferentes departamentos y en el otro, las diversas funciones de la calidad. • Procedimientos. Los procedimientos responden al plan permanente de pautas detalladas para controlar las acciones de la organización. • Procesos. Los procesos responden a la sucesión completa de operaciones dirigidos a la consecución de un objetivo específico.

• Recursos. Los recursos, no solamente económicos, sino humanos, técnicos y de otro tipo, deberán estar definidos de forma estable y además de estarlo de forma circunstancial. Los sistemas de gestión de la calidad tienen que ver con la evaluación de la forma como se hacen las cosas y de las razones por las cuales se hacen, precisando por escrito la manera como se hacen las cosas y registrando los resultados para demostrar que se hicieron10. Existen unos estándares de gestión de calidad normalizados, es decir, definidos por un organismo normalizador, como ISO, DIN o EN, etc. que permiten que una empresa con un sistema de gestión de la calidad pueda validar su efectividad mediante una auditoría de una empresa externa. Una de las normas más conocidas y utilizadas a nivel internacional para gestionar la calidad, es la norma ISO 9001(última revisión ISO 9001:2000). Cabe destacar a manera de resumen que los 3 pilares básicos en los que se basa un buen sistema de gestión de la calidad son: • Planificación de la Gestión de Calidad. • Control de la Gestión de Calidad. • Mejora continua de la Gestión de la calidad11.

10 Importancia de los proveedores [en línea]. Santa fe de Bogotá: gestiopolis, 2008. [Consultado el 26 de febrero, 2008]. Disponible en Internet: http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger/provee.htm. 11 Sistema de gestión de calidad [en línea]. Florida: Wikipedia Foundation, la Enciclopedia Libre, 2008. [Consultado el 26 de febrero, 2008]. Disponible en Internet: http://es.wikipedia.org/wiki/Certificado_de_calidad.

27

5.5 ESTUDIO DE MÉTODOS EN EL ÁREA ADMINISTRATIVA

Importancia del estudio de los métodos de trabajo en el área administrativa: En realidad, organización y métodos es algo más que el estudio del trabajo en el área administrativa, ya que se ocupa también de las estructuras de organización habituales; pero en la práctica, la mayor parte de organización y métodos guarda relación con la parte de “métodos” de la técnica y resulta indistinguible del estudio de trabajo. Utilidad del estudio de trabajo • El estudio de trabajo da resultados tanto para investigar los problemas como para buscarles solución. • Medio para aumentar la productividad mediante la reorganización del trabajo. • Método eficaz para establecer normas de rendimiento: planificación y control de la producción. • Contribuye a la mejoría de la seguridad y las condiciones de trabajo. • La aplicación correcta del estudio del trabajo genera una economía notable. • Es aplicable a todo tipo de empresa y trabajos. • Relativamente poco costoso y de fácil aplicación. • Es un arma excelente para atacar las fallas de una organización.

Las técnicas del estudio del trabajo y su relación mutua: La medición del trabajo es la aplicación de las técnicas para determinar el tiempo que interviene un trabajador calificado en llevar a cabo una tarea definida efectuándola según una norma de ejecución preestablecida. Concepto de procedimiento: Es un documento soporte en el cual de forma específica se lleva a cabo un conjunto de actividades normalizadas que deben cumplirse en todas y cada una de las etapas del proceso12.

5.6 PROCEDIMIENTO PARA MEJORAR MÉTODOS DE TRABAJO El mejoramiento significa buscar incesantemente maneras de hacer mejor nuestro trabajo. Todo trabajo es un proceso para evaluar nuestra capacidad

12 Método de estudios [en línea]. Santa fe de Bogotá: elprisma.com, 2008. [Consultado el 12 de Marzo, 2008]. Disponible en Internet: http://www.elprisma.com/estudiodemétodos.

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de entrega de mejores bienes y servicios a nuestros clientes con el fin de satisfacer sus necesidades y expectativas, o aun mejor, superarlas. En uno y otro tipo de mejora las preguntas que sistemáticamente debemos formularnos son: • ¿Qué hacemos? • ¿Por qué lo hacemos así? Las respuestas nos llevaran a encontrar maneras distintas de mejorar incesantemente nuestro trabajo. Dentro de los objetivos más importantes del mejoramiento de procesos están: • Hacer efectivos los procesos, generando los resultados deseados. • Hacer eficiente los procesos, minimizando los recursos empleados • Hacer los procesos adaptables, teniendo la capacidad para adaptarse a los clientes cambiantes y a las necesidades de la empresa. El mejoramiento de los procedimientos busca:

• Eliminen errores (Control de procesos). • Minimicen demoras. • Maximicen el uso de activos. • Promuevan el entendimiento. • Sean fáciles de emplear. • Sean amistosos con el cliente. • Sean adaptables a las necesidades cambiantes de los clientes • Proporcionen a la organización una ventaja competitiva • Reduzcan el exceso de personal13 En la siguiente figura se puede observar el ciclo PHVA que se implementara en el programa de certificación de proveedores:

13 AGUDELO T. Luis Fernando y ESCOBAR BOLÍVAR, Jorge. Gestión por Procesos. 3 ed. Medellín: Editorial los Autores, 2007. p. 81.

29

Figura 1. Ciclo PHVA para el mejoramiento de procedimientos

Fuente: Ciclo PHVA para el mejoramiento de procedimientos [En: SEMINARIO DE CERTIFICACIÓN DE PROVEEDORES (2006: Santiago de Cali). Memorias del seminario certificación de proveedores. Santiago de Cali, 2006. 1 CD-ROM.

5.7 PLANEAR

La elaboración de un plan para el mejoramiento del proceso debe tener las metas cuantitativas para hallar y evaluar el objetivo de mejoramiento, como identificar las oportunidades de mejoramiento dando prioridad y detectar los resultados indeseables del proceso, como escuchar la voz de nuestros clientes, entre otros: • Están produciendo un gran numero de errores; • Están creando niveles de insatisfacción en los puntos de venta (almacenes); • Dificultan la utilización de todos los recursos de las diferentes áreas. En los métodos de trabajo se encontraran formas abreviadas y nuevas técnicas. Puede haber óptimas razones para modificar los procedimientos y, de hecho, es posible que aumente la productividad. Frecuentemente se requiere de un trabajo o estudio adicional antes de que se puedan sugerir cambios y evaluarlos; estas investigaciones pueden constituir proyectos adecuados de estudio del trabajo cuando un especialista en estos estudios actúa por cuenta del círculo de calidad14.

14 Ibíd., p. 82.

30

5.8 EJECUTAR

“Es el proceso de capacitar y entrenar al equipo de mejoramiento; Implantando el mejoramiento que se desea realizar y desarrollar los cambios, generalmente sobre una prueba pequeña a pequeña escala”15.

5.9 VERIFICAR “Verificar y estudiar la efectividad de los cambios realizados. Lo importante no es verificar si lo que se hizo estuvo de acuerdo a lo planeado, sino estudiar los resultados de los cambios implantados examinando su efectividad y aprendiendo los involucrados de lo que se ha hacho, cómo se ha hecho y que resultados ha arrojado el cambio”16. 5.10 ACTUAR “Acoger el cambio y establecer el nuevo procedimiento para el proceso, si son beneficiosos los resultados. Si los cambios no dan el resultado esperado, es importante abandonar el cambio propuesto y tomar acciones correctivas y preventivas, reanudando el ciclo”17.

5.11 NORMALIZACIÓN

La normalización es un proceso de formular y aplicar voluntariamente reglas, normas o estándares un orden en una actividad específica para beneficio y con la cooperación de todos los interesados y en particular para la obtención de una economía óptima de conjunto respetando las exigencias funcionales y de seguridad. Cabe mencionar que la normalización se ha desarrollado tradicionalmente en relación a productos y procesos de fabricación. Sin embargo, la importancia cada vez mayor del sector de los servicios en la economía significa que se esta haciendo necesario aplicar normas a los servicios sobre una base mas regular.

15 Ibíd., p. 82. 16 Ibíd., p. 83. 17 Ibíd., p. 39.

31

Se puede definir proceso como un conjunto de actividades que recibe uno o mas insumos o pasos, desarrolla actividades que agregan valor a los insumos y generan un resultado o producto que busca satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes18.

Permiten dar satisfacción y crear lealtad a nuestros clientes, como lo muestran las siguientes figuras:

Figura 2. Concepto de proceso

Fuente: Ciclo PHVA para el mejoramiento de procedimientos [En: SEMINARIO DE CERTIFICACIÓN DE PROVEEDORES (2006: Santiago de Cali). Memorias del seminario certificación de proveedores. Santiago de Cali, 2006. 1 CD-ROM.

Figura 3. Concepto de proceso de servicio al cliente

18 Normalización de procesos [En: SEMINARIO DE CERTIFICACIÓN DE PROVEEDORES (2006: Santiago de Cali). Memorias del seminario certificación de proveedores. Santiago de Cali, 2006. 1 CD-ROM.

32

La normalización de un proceso es la elaboración, aplicación y mejora de las normas que se aplican a distintas actividades científicas, industriales o económicas con el fin de ordenarlas y mejorarlas. Cuando las actividades y los recursos son relacionados y gestionados como un proceso, los resultados deseados se alcanzan más eficientemente. La Organización es un conjunto de procesos que generan un bien y/o servicio de valor para el cliente, la cual podemos verla como un proceso. La normalización de un procedimiento, se puede definirse como una actividad voluntaria, basada en el consenso, que se establece para garantizar el acoplamiento de elementos construidos independientemente para el beneficio y con la cooperación de todos los involucrados, garantizar la calidad de los procedimientos elaborados y la seguridad de funcionamiento con el fin de ordenarlos y mejorarlos. La normalización persigue fundamentalmente tres objetivos: • Simplificación: Se trata de reducir los modelos quedándose únicamente con los más necesarios. • Unificación: Para permitir la Inter. cambiabilidad a nivel de toda la organización. • Especificación: Se persigue evitar errores de identificación creando un lenguaje claro y preciso. Objetivos:

• Unificar el lenguaje técnico de las diferentes áreas involucradas. • Reducir los costos, solucionando los problemas repetitivos. • Asegurar la buena comunicación entre los elementos que intervienen en los diferentes procesos y procedimientos19.

5.12 QUE ES EL MEJORAMIENTO CONTINUO

Si se aplica la metodología de Deming, cada que verifique un proceso, fase de verificación de la gerencia del día a día, puede estar en el punto de actuar sobre el proceso, esto quiere decir que el proceso se puede ejecutar de una mejor forma a partir de la observación de las causas que originaron alguna

19 Ibíd., 10.

33

falla durante su ejecución (Hacer); si decide aceptar el cambio entonces rediseñe el proceso. Siempre podrá encontrar una mejor forma de hacerlo. En otras palabras es un proceso que describe muy bien lo que es la esencia de la calidad y refleja lo que las empresas necesitan hacer si quieren ser competitivas a lo largo del tiempo20.

Importancia de la aplicación del mejoramiento continúo . La importancia de esta técnica gerencial radica en que con su aplicación se puede contribuir a mejorar las debilidades y afianzar las fortalezas de la organización. A través del mejoramiento continuo se logra ser más productivos y competitivos en el mercado al cual pertenece la organización. Por otra parte, las organizaciones deben analizar los procesos utilizados, de manera tal que si existe algún inconveniente pueda mejorarse o corregirse; como resultado de la aplicación de esta técnica puede ser que las organizaciones crezcan dentro del mercado y hasta llegar a ser líderes.

Ventajas del mejoramiento continuo • Se concentra el esfuerzo en ámbitos organizativos y de procedimientos puntuales. • Consiguen mejoras en un corto plazo y resultados medibles. • Si existe reducción de productos defectuosos, trae como consecuencia una reducción en los costos, como resultado de un consumo menor de materias primas. • Incrementa la productividad y dirige a la organización hacia la competitividad, lo cual es de vital importancia para las actuales organizaciones. • Contribuye a la adaptación de los procesos a los avances tecnológicos. • Permite eliminar procesos repetitivos. 21

20 AGUDELO, Op cit., p. 77. 21 Importancia de la mejora continúa [en línea]. Santa fe de Bogotá: Universidad Nacional de Colombia, 2008. [Consultado el 16 de agosto, 2008]. Disponible en Internet: http://www.unal.edu.co/simege/simege/documentos2008/GUIA_BASICA_

34

6. DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA

Servicio Integrado de Gerencia y Manejo Administrativo (SIGMA S.A.), es una empresa legalmente constituida mediante la escritura pública numero 3623 del 31 de diciembre del 2004, ubicada en la Cra. 32 Nº 14 – 19 en la ciudad de Cali en el departamento del Valle del Cauca. El objeto social de la conformación de esta empresa fue prestarle los servicios de asistencia administrativa a trece sociedades que utilizan el nombre de Almacenes HERPO en sus diferentes establecimientos de comercio, desde Agosto de 2005. Los manejos de tesorería, presentación de servicios de contabilidad, compra, venta, negociación y administración de toda clase de inversiones, entre otras, son algunos servicios prestados por SIGMA S.A. SIGMA S.A. cuenta con una infraestructura adecuada y personal calificado para el desarrollo de las tareas mencionadas anteriormente, es una empresa que surge para suplir las necesidades que través de los años se venían presentando en los almacenes HERPO. (Ver figura 3). Actualmente, SIGMA S.A. amplia sus horizontes, ya que la demanda requerida por los almacenes HERPO es cada vez mayor en ciudades como Buenaventura, Popayán, Palmira, Buga, Tuluá y a municipios como Candelaria, Pradera y Florida. Llegando hasta el momento con 25 almacenes en todo el Valle del Cauca, ofreciendo oportunidad de trabajo a un gran número de personas, con la inmensa responsabilidad de un continuo crecimiento y consolidación de la empresa, tanto en el ámbito comercial, como en el social. Lo cual muestra que con el tiempo SIGMA S.A. ha crecido sustancialmente y este no puede estar al margen del entorno, razón por la cual debe prepararse para afrontar los retos implícitos en su gestión. Servicio Integrado de Gerencia y Manejo Administrativo (SIGMA S.A.), es una empresa legalmente constituida mediante la escritura pública numero 3623 del 31 de diciembre del 2004, ubicada en la Cra. 32 Nº 14 – 19 en la ciudad de Cali en el departamento del Valle del Cauca. El objeto social de la conformación de esta empresa fue prestarle los servicios de asistencia administrativa a trece sociedades que utilizan el nombre de Almacenes HERPO en sus diferentes establecimientos de comercio, desde Agosto de 2005.

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Los manejos de tesorería, presentación de servicios de contabilidad, compra, venta, negociación y administración de toda clase de inversiones, entre otras, son algunos servicios prestados por SIGMA S.A. SIGMA S.A. cuenta con una infraestructura adecuada y personal calificado para el desarrollo de las tareas mencionadas anteriormente, es una empresa que surge para suplir las necesidades que través de los años se venían presentando en los almacenes HERPO. (Ver figura 3). Actualmente, SIGMA S.A. amplia sus horizontes, ya que la demanda requerida por los almacenes HERPO es cada vez mayor en ciudades como Buenaventura, Popayán, Palmira, Buga, Tuluá y a municipios como Candelaria, Pradera y Florida. Llegando hasta el momento con 25 almacenes en todo el Valle del Cauca, ofreciendo oportunidad de trabajo a un gran número de personas, con la inmensa responsabilidad de un continuo crecimiento y consolidación de la empresa, tanto en el ámbito comercial, como en el social. Lo cual muestra que con el tiempo SIGMA S.A. ha crecido sustancialmente y este no puede estar al margen del entorno, razón por la cual debe prepararse para afrontar los retos implícitos en su gestión22.

22 ALZATE, Francy Milena. Inducción Institucional de SIGMA S.A. Área de Gestión Humana. Santiago de Cali, 2007. 1 Archivo de computador.

36

Figura 4.Organigrama SIGMA S.A. Fuente: SIGMA S.A. Organigrama. Santiago de Cali, 4 abril 2008.1 Archivo computador.

37

7. DIAGNÓSTICO El área de compras, es el área donde se llevó a cabo el proyecto del plan de certificación de proveedores, la cual es el área encargada de realizar las compras de la mercancía de los veinticinco almacenes Herpo. 7.1 DESCRIPCIÓN ACTUAL DEL ÁREA DE COMPRAS El área de compras es el encargado de realizar las adquisiciones de mercancía necesarias para los almacenes en el momento indicado, con la cantidad y calidad requerida y a un precio adecuado. Al realizar el análisis de la gestión realizada, observamos que la empresa tiene negociaciones con más de 1.000 proveedores, lo que con lleva a no obtener fidelidad con los mismos y los costos de la mercancía no son los más favorables, se evidenció deficiencias en las condiciones de negociaciones, ya que algunos proveedores no mantienen los precios que anteriormente han pactado con el comprador, las políticas mínimas de calidad en las prendas, demora en el tiempo de entrega de pedidos y un número considerable de mercancía no solicitada. Igualmente se evidencia en las bodegas de la compañía un alto inventario de mercancía, por lo tanto, la empresa debe encontrar la manera de reducir los costos altos de operación e inventarios en las bodegas, y así, obtener un mayor beneficio en las negociaciones realizadas con nuestros clientes. 7.2 PROCESO ACTUAL DEL ÁREA DE COMPRAS

Para la realización del proceso del área de compras se conformó un grupo de personas que intervienen en el mismo que se encargó de suministrar la información requerida para el levantamiento del proceso. La información recolectada fue analizada para comenzar a darle forma a cada una de las fases del proceso y llevar a cabo, la diagramación del mismo. A continuación se expondrá lo anteriormente dicho:

38

Figura 5. Procedimiento de Compras (1)


SIGMA S.A. PROCEDIMIENTO DE COMPRAS CO-PT-001 Versión 1

Fecha Actualización: 12/02/2003

1. Recibe del coordinador de inventarios la información estadística de las ventas por grupo de mercancía de cada almacén y de las existencias de mercancía en

la bodega y los almacenes.

COMPRAS: Comprador

2. Toma de los dos últimos años, los meses a presupuestar y analiza el comportamiento de esos meses y del último año el comportamiento en

los meses siguientes.

COMPRAS: Comprador

3. Analiza las tendencias de la moda y demás aspectos que puedan afectar las ventas y determina el crecimiento en unidades y en dinero

COMPRAS: Comprador

4. Analiza en el comité de Compras el presupuesto definido para cada grupo y realiza los ajustes

necesarios.

COMPRAS: Comprador

5. Hace presupuesto bimestral o trimestral (diciembre, madre y padre) para cada grupo de mercancía de acuerdo a la temporada y le resta las existencias

de la bodega y los almacenes

COMPRAS: Comprador

1

6. Define la programación por subgrupo en relación a los tiempos de respuesta de los proveedores antiguos y de los proveedores nuevos

que se hayan presentado

COMPRAS: Comprador

INICIO

39




1

7. Toma el pareto de los proveedores y asigna en forma preliminar los cupos correspondientes a cada proveedor

de acuerdo a las ventas.

COMPRAS: Comprador

8. Asigna citas a los proveedores (antiguos y nuevos) para la recepción del mostrario. El número de citas asignado, varía de acuerdo

al tamaño de los proveedores.

COMPRAS: Comprador

Se trata de un proveedor nuevo?

9. Toma los datos del proveedor, esto es la razón social, dirección, teléfono, las referencias comerciales, marcas que maneja y

condiciones de negociación.

COMPRAS: Comprador

10. Consulta con el proveedor si este se encuentra en Cali y se recibe el mostrario para analizarlo en el comité.

COMPRAS: Comprador

Si 2

12. Revisa el mostrario entre los compradores y los analistas, teniendo en cuenta que las prendas cumplan con las características de diseño, calidad y precio.

COMPRAS: Comprador

No

2

11. Revisa el mostrario entre los compradores y los analistas, teniendo en cuenta que las prendas cumplan con las características de diseño, calidad y precio.

COMPRAS: Comprador

40



La mercancía se puede encontrar en

Cali?

2

13. Realiza el LACO para esta mercancía, se visitan las plazas y se observa el precio de esta mercancía en el mercado.

.

COMPRAS: Comprador

2

Si

14. Realiza la propuesta de pedido, ofreciendo al proveedor un precio similar al que se este trabajando con otros proveedores, para el mismo perfil

de mercancía.

COMPRAS: Comprador

15. Realiza la propuesta de pedido, ofreciendo al proveedor un descuento en el costo de la mercancía, que permita fijar precios más económicos que los de la competencia.

COMPRAS: Comprador

No

16. Explica al proveedor las

especificaciones del pedido, con respecto a tallas, colores, porcentaje de negociación, fecha de despacho y características de recepción.

COMPRAS: Comprador

El proveedor acepta la negociación?

17. Revisa la contrapropuesta del proveedor y realiza la negociación para llegar a un acuerdo

COMPRAS: Comprador

18. Entrega la propuesta de pedido original señalando la mercancía nueva para crear códigos y la entrega al auxiliar de pedidos

COMPRAS: Comprador

Si

No

19. Hace la propuesta de pedido, de acuerdo con la contrapropuesta, se aprueba y se pasa al auxiliar de pedidos para que este grabe la orden en el sistema.

COMPRAS: Comprador

20. Elabora la orden de compra en el sistema

LOGÍSTICA: Aux de pedidos

3

FIN

41

7.3 VARIABLES CRÍTICAS DEL PROCESO ACTUAL

A continuación se realiza una breve descripción de las variables críticas del proceso de compras y una propuesta de mejora, la cual intenta resolver con la ayuda del plan de certificación de proveedores, gran parte de los problemas que sustenta el área:

7.3.1 Variable Crítica. Selección de proveedores. • Situación Actual: � Se evidencia que la empresa tiene relaciones comerciales aproximadamente con 1.000 proveedores, esto es un número elevado para certificar y trabajar un plan de confianza. Además un porcentaje alto de los proveedores no se encuentran dispuestos hacer parte de este plan. � Los proveedores no cumplen con las exigencias establecidas en la orden de compra, como es el despacho referenciado por tallas y colores (recargo), además el tiempo de entrega de la mercancía no es la pactada, esto influye en la perdida de venta a los almacenes, incumplimiento del presupuesto de mercancía, la elevación de inventarios, ya que cuando llega la mercancía, los clientes ya no la requieren. � No se maneja la filosofía justo a tiempo, se refleja en la acumulación de mercancía en recepción de la bodega, el cronograma semanal se ve afectado, hasta por una semana de retraso por lo anterior dicho. Cerca de 300 cajas diarias se reciben por transportadora (TCC, Coordinadora), que pertenecen aproximadamente a 50 proveedores que se encuentran ubicados fuera de la ciudad, sin tener en cuenta los proveedores (locales) que no utilizan este medio. El procedimiento que se realiza en esta área es de recibir, contar, inspeccionar el estado de la mercancía (observar que no se encuentre mojada), realizar las pruebas mínimas de calidad por medio de un muestreo aleatorio, validando características como: accesorios completos, costuras bien terminadas, y por ultimo etiquetar la mercancía; este proceso puede llevar un tiempo aproximado de 5 horas por 4 cajas de mercancía. Este número de horas puede variar según las características de la mercancía. También se evidencia el no cumplimiento de las cantidades solicitadas en el pedido (faltantes y excesos). Ver anexo A.

42

7.3.2 Variable critica . Confirmación de Negociación. • Situación Actual: � El precio pactado en la propuesta de pedido no es el mismo en la factura, esto retrasa los trámites administrativos, se ve reflejado en reprocesos, ya que se debe realizar nuevamente negociaciones con el proveedor. � El Proveedor no cumple con el tiempo de entrega y las cantidades de mercancía pactadas en la negociación, lo cual afecta en los retrasos de la entrega de la mercancía a los clientes. Ver anexo B. � El plan de negociación de la compañía se ve afectado por la mala gestión de los proveedores, ya que afecta las negociaciones realizadas con los clientes.

• Mejora Propuesta: Se debe realizar el plan de certificación de proveedores, teniendo en cuenta los proveedores que deseen iniciar el proceso, el cual se reducirá número considerablemente, aumentando los compromisos a largo plazo con los mismos. Con la implementación del plan, se observará la evolución de una confianza mutua, mejorando la fiabilidad, la calidad en la mercancía, las condiciones de entrega y una fuente de suministro competente y confiable.

7.3.3 Variable Crítica. Asignación de Códigos.

• Situación Actual:

� El personal del área de compras, no ha socializado las características claves: la distribución (dama, caballero, niño, bebe y hogar), grupo (blusa, camisa, falda, pantalón, pantaloneta, ropa interior femenina, ropa interior masculina, etc.), la característica (manga sisa, manga corta, manga larga, accesorios, etc.), y la nacionalidad de la mercancía; Para la diferenciación de la codificación entre mercancía similar con el personal de los almacenes. Las cuales son de gran importancia para no registrar artículos o mercancía con características iguales (precio de venta, nacionalidad y accesorios) y con diferente codificación, generando así problemas en el sistema. � El personal del área de compras no tiene claridad en el diligenciamiento de la orden de pedido, ya que registra en el campo proveedor el nombre de la marquilla de la mercancía a solicitar y no el nombre de la razón social de la empresa (proveedor), generando error en el sistema para la creación de códigos, lo que conlleva a reprocesos en el área de inventarios, ya que estos deben buscar en el sistema ordenes de pedido con el mismo nombre de la marquilla, comunicarse con

43

el personal que realizó la compra de la mercancía y por última opción comunicarse con el proveedor y pedir los datos que se requieran.

• Mejora Propuesta: Se debe establecer una política de creación de códigos, la cual se debe desarrollar con el personal involucrado en el proceso, identificando las características que se deben tener en cuenta. Una vez sea desarrollado la política es fundamental realizar la divulgación y capacitación a todo el personal involucrado.

Figura 8. Ejemplo de la variable critica 3: asignación de códigos

IGUAL CARACTERISTICA DE LA MERCANCÍA CON DIFERENTE CODIFICACIÓN

44

8. ALTERNATIVAS DE MEJORA Después de realizar el diagnóstico general del área de compras de la empresa SIGMA S.A. Se procede a detallar el plan de certificación de proveedores, que se deberá implementar para mejorar los tiempos de respuesta de los clientes, mejorar las relaciones con los proveedores y así reducir considerablemente los costos de la compañía. Para desarrollar el plan, es importante considerar algunos elementos teóricos que se tomaron como referencia, para formular las estrategias de mejoramiento. De acuerdo al análisis anterior se puede diagnosticar que la empresa presenta un factor crítico en el manejo de inventarios, ya que estos representan un alto costo para la compañía, la mercancía no conforme de acuerdo a las exigencias y prioridades de la compañía, el tiempo de entrega y en consecuencia, no genera valor al cliente. Por lo tanto, el área de Mejoramiento y Estandarización propone la cultura de mejoramiento continuo como fundamento teórico para dar respuesta a la problemática que actualmente atraviesa la compañía. 8.1 PROPUESTAS DEL PROCESO DE COMPRAS

Para la realización del proceso mejorado del área de compras se convocó una reunión con el personal involucrado, en la cual se analizó las variables criticas del proceso y se identificaron las fallas del mismo para dar inicio a la actualización del proceso, donde se evaluaron los procedimientos existentes y modificaron de acuerdo a las falencias presentadas, se crearon nuevos procedimientos y se entrenó al personal correspondiente. La información recolectada fue analizada con los jefes y superiores de las áreas involucradas para dar forma a cada una de las fases del proceso y llevar a cabo, la diagramación del mismo. A continuación se expondrá lo anteriormente dicho: (Ver Figura 9, página siguiente).

45

Figura 9. Proceso de Compras (1)

viernes, 24 de octubre de 2008

SIGMA S.A.

IN IC IO

N E C E S ID A D D E M E R C A N C ÍA

M E R C A D E O / P U N T O D E V E N T A

S O L IC IT U D A L P R O V E E D O R

M E R C A D E O

E N T R E G A D E M U E S T R A R IO Y

L IS T A D E P R E C IO S

P R O V E E D O R

� T e lé fo n o� P re se n c ia l� C o rre o

� V is ita p e rs o n a l (p re v ia c ita c ió n )

� E n v ío d e la m e rca n c ía

� S u g e r id o d e P e d id o

P R E S E L E C C IÓ N D E P R O D U C T O

C O M IT É D E

C O M P R A S

D E V U E L V E M U E S T R A R IO A L

P R O V E E D O R

M E R C A D E O

N O

� E va lu a c ió n d e P ro v e e d o re s� B a se d e D a to s P ro ve e d o re s

S I

*F O : “P ro p u e s ta d e P e d id o ” C ó d ,

ca n t , co lo r, p ro p u e s ta d e

p re c io s

� N e g o c ia c ió n d e C o n d ic io n e s (C a n tid a d - $ )

� F ís ic o – P e rs o n a l� F a x� C o rre o

A C E P T A P R O P U E S T A D E

P E D ID O

P R O V E E D O R

N O

1

A L M A C E N A E N A R C H IV O IN T E R N O

(P ro p u e s ta s n o a p e c ta d a s )M E R C A D E O

D E S C R IP C IÓ N D E P R E N D A S

M E R C A D E O

E N T R E G A P R O P U E S T A A L

P R O V E E D O R

M E R C A D E O

� 1 c o p ia a In ve n ta r io s� 1 c o p ia a l P ro ve e d o r

46

Figura 10. Proceso de Compras (2)

Procedimiento: Compra de Mercancía

1

CONFIRMA NEGOCIACIÓN

PROVEEDOR

� Físico – Personal� Fax� Correo

LOS PRODUCTOS

YA EXISTEN EN EL SISTEMA

INVENTARIOS

NO

SI

CREACIÓN DE CÓDIGOS

INVENTARIOS

ASIGNACIÓN DE CÓDIGOS A LOS

PRODUCTOS

INVENTARIOS

ORDEN DE COMPRA

INVENTARIOS

FIN

47

8.2 CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE COMPRAS Para la realización de la caracterización del proceso de compras se convocó una reunión con la coordinadora del área de compras, la cual se encargó de suministrar la información requerida, La información recolectada fue analizada para llevar a cabo la realización esquemática de la secuencia de las actividades del proceso de compras. A continuación se expondrá lo anteriormente dicho:

Cuadro 1. Caracterización del Proceso de Compras

CO-P-1

* Orden de Compra * Certificado de Proveedores

* Inscripción de Proveedores* Evaluación de Proveedores

* Equipos de computo * Medios de comunicacion (telefono, fax, internet)

* Área de Inventarios

RECURSOS

PROVEEDORES DE LA ENTRADA CLIENTES DE LA SALIDA

* Área de Sistemas

CO-PT-1.5- Compra de SuministrosCO-PT-1.6- Certificación de Proveedores

CO-PT-1.3- Compra Mercancía Panameña CO-PT-1.4- Compra Mercancía Especial

PROVEEDORES DE LOS RECUROS

Aprobado por:

Oct. 18 de 2007

1

Gerente Equipo Mejoramiento

CARACTERIZACIÓN

Código

* Necesidades de suministros requeridos para el punto de

Revisado por:Aceptado por:

* Área de Logistica

ENTRADAS

Este procediemiento inicia cuando se identifica la identidad y necesidad de la mercancía de cada almacen, y finaliza cuando se satisface las neceidadedes de estos.

Garantizar la disponibilidad de mercancía para cada unode los almacenes Herpo, de acuerdo a su identidad.

* Almacenes con mercancía disponible para la venta

ventas y áreas

* Almacenes

Mejoramiento y Estandarización

Actualizado

Versión

OBJETIVO ALCANCE

* Propuesta de pedido

* Área de Inventarios* Gestión Humana

* Recursos humanos, capacitado para el desarrollo de las actividades

PARTICIPANTES EN EL PROCESO

SIGMA S.A.

Elaborado por:

* Äreas con suministros disponibles * Áreas con suministros disponibles

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

SALIDAS

Coordinador Logistica

acuerdo a su identidad * Áreas con suministros disponibles.

* Consumidor final o cliente de cada almacén

Expedido

Coordinador área de Compras

FORMATOS

* Área de Compras

RESPONSABLE DEL PROCESO

* Necesidades de la mercancia da cada almacén

CO-PT-1.1-Selección e Inscripción de ProveedoresCO-PT-1.2-Compra de Mercancía Nacional

GESTIÓN DE COMPRAS

ACTIVIDADES / PROCEDIMIENTOS

48

9. PLAN DE CERTIFICACIÓN DE PROVEEDORES

9.1 DESCRIPCIÓN Y CARACTERÍSTICAS DEL PLAN El plan de certificación de proveedores que debe realizar el área de compras, contiene información necesaria para la para la selección, desarrollo, certificación de proveedores, su mantenimiento y mejoramiento de los mismos, con el objetivo de cumplir con mejores condiciones de calidad, especificaciones del producto en la solicitud de pedido, las entregas oportunas y la reducción de costos. También se encuentra registrado el procedimiento de certificación de proveedores y los formatos a utilizar para darle el adecuado funcionamiento y desarrollo. 9.1.1 Objetivos • Explicar en términos accesibles el porqué de las decisiones administrativas y el como deben aplicar en la práctica. • Presentar una visión de conjunto de la entidad. • Uniformar y controlar el cumplimiento de las funciones de la dependencia, contribuyendo al mejoramiento administrativo. • Aprovechar recursos materiales, técnicos y financieros, así como aumentar la eficiencia del personal, ya que indican lo que se debe hacer y cómo se debe hacer. • Servir de base para el desarrollo de métodos y sistemas de trabajo que permitan llevar a cabo las metas institucionales de una manera eficaz y eficiente. • Delimitar actividades, responsabilidades y funciones, además de ayudar a la coordinación de esfuerzos. • Proporcionar información y facilitar la comunicación entre el personal, promoviendo la uniformidad de criterios administrativos. • Proporcionar información básica para la planeación e implantación de medidas de modernización administrativa.

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• Instruir al personal, acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, relaciones, políticas, procedimientos, normas, etc. 9.1.2 Ventajas • Propicia la transparencia de las acciones y genera evidencia documental. • Logra y mantiene un sólido plan de certificación de proveedores para la organización. • Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general de sus propios papeles y sus relaciones pertinentes. • Se da inicio, aprobación y publicación de las modificaciones de actividades necesarias para el mejoramiento de los procesos en la organización. • Precisa las funciones encomendadas a cada unidad administrativa, para deslindar responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones. • Permite el ahorro de tiempos y esfuerzos en la ejecución del trabajo, evitando la duplicación de instrucciones y directrices. A continuación se presenta detalladamente el plan de certificación de proveedores, el cual se realizó mediante un formato establecido por la empresa SIGMA S.A. Ver anexo C.

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10. CONCLUSIONES Después de realizado la aplicación práctica de los conceptos académicos en la empresa SIGMA S.A. Se pudieron extraer los siguientes resultados: • La compañía a lo largo de la trayectoria que lleva en mercado, sigue manejando el área más importante empíricamente y esto puede ser riesgoso, porque no existe unos lineamientos estratégicos que le permitan medir sus amenazas y aprovechar sus oportunidades. • El diagnostico realizado a las diferentes áreas que participan en el proceso de compra, registran deficiencias en el manejo de los procesos, ya que no existen lineamientos ni directrices que permitan limitar las responsabilidades de los cargos. • El diagnóstico evidenció fallas grandes en los sistemas de control, puesto que la compañía carece de formalidad documental para realizar tanto los procesos operativos como administrativos. Ocasionando reproceso en las actividades, altos costos de operación y deficiencia en el manejo de los recursos. • El informe planteado es un plan de certificación de proveedores, el cual se realizó con el propósito de mostrar de forma detallada cada una de las etapas de las que se compone el mismo, el cual servirá de referencia para las futuras actuaciones del personal de la compañía y proveedores. • El objetivo del desarrollo del plan de certificación de proveedores fue la constitución de normas a cumplir en conjunto de procedimientos que tengan relación con el mismo par la mejora continua del proceso de compras. • Las acciones diseñadas en el plan de mejoramiento son herramientas necesarias para crear una compañía proactiva, con la capacidad de reducir sus debilidades, afianzar sus fortalezas, enfrentar sus amenazas y descubrir sus oportunidades en el momento oportuno. • El uso del flujograma y documentos de control planteados en el proceso de implementación en el área de compras y las áreas que interactúan en este, son determinantes para la normalización de las actividades realizadas que permiten analizar la gestión realizada por los proveedores y mejorar considerablemente las condiciones y especificaciones de calidad de los productos.

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11. RECOMENDACIONES

Las siguientes recomendaciones han sido elaboradas con el fin brindar mayor información a la compañía y a las áreas responsables del procedimiento del plan de certificación de proveedores y para la mejora en la gestión de los mismos. Esta información es complementaria al plan de certificación de proveedores. • La comunicación interna es una parte fundamental dentro del control y agilidad de las actividades en las organizaciones, por esta razón es deber de la compañía divulgar el plan de certificación con todo el personal, para que conozcan las etapas y las políticas establecidas para el procedimiento. • Es fundamental no pasar por alto la socialización del plan de certificación de proveedores, ya que este es un modelo compartido de elementos de mejoramiento tanto para los proveedores como para los usuarios. • Es indispensable que la compañía tenga claro los objetivos de desempeño, calidad y fiabilidad de los productos y verificar en la etapa de aprobación que estos niveles sean alcanzados garantizando la satisfacción de los clientes. • Es de gran importancia que el personal del área de compras y las áreas vinculadas al proceso lleven a cabo el procedimiento de certificación de proveedores, ya que en la medida que sean más estrictos con los mismos, las condiciones y especificaciones serán cumplidas por estas. • La compañía debe asegurar el enfoque de calidad en el origen y en todos los clientes para que estos certifiquen con su permanencia el esfuerzo por integrar al proceso de mejora y hacer gestión por las compras y los proveedores. • Es importante que la compañía comprenda que actualmente las empresas deben estar continuamente en cambio ya que la competitividad es el componente al éxito de las mismas. • Los responsables del plan de certificación de proveedores, deben realizar la divulgación de los documentos de control propuestos para llevar un archivo y el control de los procesos realizados.

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BIBLIOGRAFÍA

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53

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54

ANEXOS

Anexo A. Registro de novedades de mercancia

56

Anexo B. Registro de tiempos de entrega de mercancía

FECHA DE ENTREGA

FECHA PACTADA

57

ENTREGA 1.

FECHA PACTADA

ENTREGA 2.

58

FECHA PACTADA

FECHA DE ENTREGA

59

FECHA PACTADA

FECHA DE ENTREGA

60

Anexo C. Plan de certificación de proveedores

SIGMA S.A.

PLAN DE CERTIFICACIÓN DE PROVEEDORES

SIGMA S.A. Versión: 1 Ciudad: Cali Fecha :

Junio 27 de 2008 Código:

CO-MA-001

ELABORADO POR: REVISADO Y ACEPTADO POR: APROBADO POR:


Jefe de Compras Gerente


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SIGMA S.A.




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PRESENTACIÓN

El presente documento constituye el plan de certificación de proveedores de SIGMA S.A. Adoptando como política corporativa única de relación al desarrollo de la responsabilidad sobre los bienes y servicios comprados. La aplicación del presente documento, permitirá el compartir y dar apoyo a cada uno de los proveedores de manera gradual un desarrollo acompañado, y con el objetivo de tener a largo plazo la totalidad de los proveedores confiables. Para la dirección de la gerencia y del área de compras de SIGMA S.A. Constituye un reto la implementación y una gran responsabilidad sobre los resultados que de este se deriven, sobre todo con la misión de hacer de este plan un sistema compartido de elementos de mejoramiento continuo tanto para los proveedores como para los usuarios de los bienes y servicios. Para la alta dirección de SIGMA S.A. Es de singular importancia que la relación cliente proveedor se desarrolle fundamentalmente en dos ejes: • El suministro oportuno de los bienes y/o servicios. • La responsabilidad por la calidad de los insumos por parte integral del proveedor. Nuestro enfoque debe asegurar la calidad en el origen y todos nuestros clientes certificarán con su permanecía el esfuerzo por integrar al proceso de mejora, el acompañar, ayudar y hacer gestión por nuestras compras y nuestros proveedores.



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INTRODUCCIÓN

SIGMA S.A. dentro de sus planes de mejoramiento de los procesos internos, y con propósito de mejorar la satisfacción de nuestros clientes, se ha propuesto desarrollar un política interna que permita mejorar la cadena de abastecimiento de la compañía, en el cual se establecen requisitos básicos que debe cumplir cualquier persona sea natural o jurídica, para realizar negociaciones de tipo comercial con la compañía y garantizar la calidad de los insumos y servicios comprados. El presente modelo de aseguramiento involucra todas las fases necesarias para lograr la confianza requerida en las compras y por ende en los proveedores.



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3. OBJETIVO GENERAL

Garantizar la adquisición de mercancía cumpliendo con las mejores condiciones de calidad y especificaciones del producto, creando relaciones comerciales a largo plazo con los mejores proveedores.

3. OBJETIVOS ESPECÍFICOS • Optimizar manejo de inventarios asegurando stocks adecuados de mercancía.

• Velar por que todos nuestros proveedores cumplan con los requisitos legales y fiscales.

• Garantizar los mejores precios a través del cumplimiento de pagos a nuestros proveedores.



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4. ALCANCE DEL PROGRAMA

Este programa inicia con la certificación de 36 de los proveedores que representan el 80% de la venta nacional de la empresa y finaliza con la certificación del 100% de los proveedores A, B. CORTO PLAZO: (Abril 2009) • Certificación de 36 de los proveedores que representan el 80% de la venta de la empresa. • Los 36 proveedores despachen la mercancía a la bodega, tiqueteada, enganchada, separada por tallas y por almacén; logrando reducir los costos de operación. • Rediseño e innovación de productos. MEDIANO PLAZO: (Octubre 2009) • Incluir nuevos proveedores en el proceso de certificación. LARGO PLAZO: (Año 2015) • Certificación del 100% de nuestros proveedores. • Trabajar la información de inventarios en línea con el proveedor.



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5. MISIÓN

Lograr mejores relaciones comerciales a largo plazo con los proveedores, garantizando despachos de mercancía a nuestros puntos de venta en condiciones y fechas adecuadas, reduciendo los costos de operación y optimizando los niveles de inventario.

6. VISIÓN Tener certificados al año 2015, el 100% de nuestros proveedores A, B, garantizando calidad, abastecimiento de mercancía de forma oportuna y aprecio justo.



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7. VENTAJAS DEL PLAN

8.1 VENTAJAS PARA EL PROVEEDOR • Prioridad en pagos • Mejores relaciones a largo plazo • Mayor volumen de compra • Lograr alto grado de confianza • Cartas de certificación • Trofeo de reconocimiento • Posicionamiento de la marca 8.2 Ventajas para SIGMA S.A. • Reducción costos de operación • Inventarios óptimos • Sostenimiento de precios bajos • Productos con homologación de calidad • Oportunidades de negociación • Optimización de espacio en bodegas.



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8. DESCRIPCIÓN DEL PLAN

El programa de certificación de proveedores está conformado por cuatro fases: • FASE 1: SELECCIÓN DE PROVEEDORES • FASE 2: DESARROLLO DE PROVEEDORES • FASE 3: CERTIFICACIÓN DE PROVEEDORES • FASE 4: MANTENIMIENTO Y MEJORAMIENTO En estas se establecen condiciones que de acuerdo a su cumplimiento, conllevarían a la certificación y obtención de sus beneficios. 8.1 FASE 1 – SELECCIÓN DE PROVEEDORES En esta fase, el área de compras selecciona los proveedores a incluirse en el programa de certificación, previa evaluación de su idoneidad para cumplir con las exigencias de la empresa: • Diligenciar formato de “Inscripción de Proveedores – CO-FO-001”. Ver anexo 2. • Entrega de documentación



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PERSONA JURÍDICA • Estados financieros básicos (BCE PYG, NOTAS). • Certificado de Cámara y Comercio, no mayor a 90 días. • Fotocopia del RUT. • Fotocopias declaraciones de renta, últimos dos años. • Referencias comerciales y financieras. • Consulta centros de riesgos financieros (DATACRÉDITO). • Pólizas de cumplimiento al buen manejo del anticipo. • Que expida factura o documento equivalente. PERSONA NATURAL • Estados financieros básicos (BCE, PYG, NOTAS). • Certificado de Cámara y Comercio, no mayor a 90 días. • Fotocopia del RUT. • Fotocopias declaraciones de renta, últimos dos años. • Consulta centros de riesgos financieros (DATACRÉDITO). • Que expida factura o documento equivalente. 8.1.2 CRITERIOS DE SELECCIÓN



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8.2 FASE 2: DESARROLLO DE PROVEEDORES En esta fase, se evaluará el cumplimiento de las condiciones establecidas en la negociación, como tiempos de entrega, calidad, embalaje, etc. a través del formato “Evaluación de Proveedores- CO-FO-002”. Ver anexo 3, y se homologará en conjunto con el proveedor los términos de evaluación y definición de criterios de aceptación o rechazo de lotes de mercancía.

Esta fase esta conformada por:

Etapa 1 – LANZAMIENTO PROGRAMA

Se desarrolla reunión con los 36 proveedores que iniciaran en el programa y otros proveedores potenciales de pertenecer a este, en donde se ilustrará al proveedor sobre el programa de certificación de proveedores, se presentaran sus ventajas y se conocerá el estado organizacional, técnico, físico y de control de calidad que tenga el proveedor.

Etapa 2 – Evaluación En esta etapa se inicia la verificación de los pedidos entregados por los proveedores, de la siguiente manera:



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CICLO 1

• El proveedor toma una muestra de su producción de acuerdo al pedido que hemos realizado, revisa y emite un reporte de inspección de calidad. • Despacha el lote, con la muestra muy bien identificada y reporte de inspección de calidad. • Logística inspecciona todos los lotes, verifica el cumplimiento de todas las especificaciones, diligencia formato de evaluación CO-FO-002. Ver anexo 3. • La calificación de cada criterio, debe ser >= a 80%.

CICLO2 • Despacha el lote, con la muestra muy bien identificada y reporte de inspección de calidad. • Logística inspecciona lotes salteados, verifica el cumplimiento de todas las especificaciones, diligencia formato de evaluación CO-FO-002. Ver anexo 3. • La calificación de cada criterio, debe ser >= a 85%.

CICLO 3 • Despacha el lote, con la muestra muy bien identificada y reporte de inspección de calidad. • Logística inspecciona lotes de forma aleatoria, verifica el cumplimiento de todas las especificaciones, diligencia formato de evaluación CO-FO-002. Ver anexo 3. • La calificación de cada criterio, debe ser >= a 90%.



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CICLO 4 • Despacha el lote, con la muestra muy bien identificada y reporte de inspección de calidad. • Logística inspecciona lotes al azar de forma aleatoria, verifica el cumplimiento de todas las especificaciones, diligencia formato de evaluación CO-FO-002. Ver anexo 3. • La calificación de cada criterio, debe ser >= a 95%.



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CRITERIOS DE EVALUACIÓN Para realizar la evaluación de proveedores, se han establecido los siguientes criterios de selección: 1. PRECIO: Se evaluará que sus precios sean competitivos y sus incrementos justificados. � Frecuencia de evaluación: semestral � Área que evalúa: Área de Compras � Valor criterio: 30 2. CALIDAD: Se evaluará que sus productos se ajustan a nuestras necesidades y expectativas de nuestros clientes. � Frecuencia de evaluación: Cada entrega � Área que evalúa: Área de Logística � Valor criterio: 15 3. ENTREGA: Se evaluará el cumplimiento de las condiciones acordadas en la negociación: fecha de entrega, cantidad, empaque, etc. � Frecuencia de evaluación: Cada entrega � Área que evalúa: Área de Logística � Valor criterio: 20 4. SERVICIO: Se evaluará el servicio postventa, como: tiempo de respuesta a cambios, devoluciones, información sobre nuevas tendencias, valor agregado al producto (tiqueteo, mercancía), merchandising, capacitaciones, etc. � Frecuencia de evaluación: Trimestral � Área que evalúa: Área de Compras � Valor criterio: 15



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74

5. FLEXIBILIDAD: Se evaluará la capacidad de responder de forma oportuna, solicitudes especiales. � Frecuencia de evaluación: Trimestral � Área que evalúa: Área de Compras � Valor criterio: 10 6. CAPACIDAD: Se evaluará la solidez financiera, capacidad de endeuda-miento, su participación en el mercado, sus sistemas de información, el diseño y la innovación de productos. � Frecuencia de evaluación: Trimestral � Área que evalúa: Área de Compras � Valor criterio: 10 Una vez se ha realizado la calificación de cada uno de los ítems, se da la calificación total y para ello se dispone de las siguientes casillas: - Calificación Optima - Calificación Buena - Calificación Regular - Alerta

PUNTAJE

90% - 100%

80% - 89%

50%-79%

0%-49%

REGULAR Carta al proveedor informando el porcentaje de calificación y recomendación para

tomar acciones inmediatas

ALERTA Carta al proveedor informando el porcentaje de calificación , su bajo nivel de

desempeño y las decisiones tomadas por el área de compras

TABLA DE CALIFICACIÓN

CALIFIC. OPTIMA

Carta al proveedor informando el porcetaje de calificación y felicitación para que

continue así

BUENA Carta al proveedor informando el porcentaje de calificación y motivación para

lograr calificación optima



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75

8. 3 FASE 3 - CERTIFICACIÓN DE PROVEEDORES

En esta fase se define que proveedor esta facultado para satisfacer los requisitos relacionados con las características del producto, plazo, entrega y precio, puesto que ha cumplido con todos los criterios de evaluación.

• Se entregará al proveedor certificado de calidad- (Nombre del producto)” – Validez un año. Diligencia formato “Certificado de Proveedores” CO-FO-03. Ver anexo 4. • Se firmará un convenio de calidad.

El proveedor seguirá despachando todos los pedidos, con las muestras testigo y el reporte de inspección respectiva.

EXTENSIÓN DE CERTIFICADOS

El certificado que se expide al proveedor, hace referencia a la mercancía que estaba suministrando en ese momento, en caso iniciar con el suministro de otro tipo de mercancía, el proveedor debe iniciar todas las fases del programa, en el siguiente periodo de tiempo:

Una vez el proveedor cumpla con todos los criterios de Evaluación, se hace extensivo el “Certificado de Proveedores (producto adicional)”. CO-FO-03. Ver anexo 4.



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8.4 FASE 4 - MANTENIMIENTO Y MEJORAMIENTO

Una vez, el proveedor ha sido certificado, se continuarán evaluando, los mismos criterios de evaluación de forma trimestral y se enviará copia de la calificación al proveedor.



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9. ANEXOS

• Anexo 1: Procedimiento de Certificación Evaluación de Proveedores - CO-PT-

1.6.

• Anexo 2: Formato de “Inscripción de Proveedores” - CO-FO-001.

• Anexo 3: Formato de “Evaluación de Proveedores” - CO-FO-002.

• Anexo 4: Formato de “Certificado de Proveedores” - CO-FO-003.



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Anexo 1. Procedimiento de Certificación Evaluación de Proveedores

GESTION COMERCIAL CO-PT-1.6

INACTIVO REAL:

Gerente

LA NO APLICACIÓN DEL PRESENTE PROCEDIMIENTO PUEDE GENERAR SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO DE NORMAS

RESPONSABLE

Febrero 30 de 2008

Actualizado

Versión

Este procedimiento aplica para el 100% de los proveedores A, B que tiene la compañia.

Código

Expedido

OBJETIVO

PROCEDIMIENTO 1

1.1

ALCANCE

1

DIAGRAMA

COMPRAS

DEFINICIONES:

Elaborado por Aceptado por

CERTIFICACION DE PROVEEDORESReducir los costos de operación y optimizar los niveles de inventario de la compañia.

PROCESO

Aprobado por Revisado por

Mejoramiento y Estandarización Coordinador Logistica Equipo Mejoramiento

Mercancía que habiendo ingresado al inventario del almacén hace 45 días o mas, antes de la medición, no ha presentado movimiento de venta aunque se realizó la exhibición en el punto.

SIGMA S.A.

INICIO

Verifica que los proveedores cumplan con los criterios de

selección

Solicita al proveedor que diligencie formato de inscripcion de proveedores, y entrege

documentacion requerida dependiendo si es persona natural o juridica.

Cumple con los criterios de

selección y tiene documentacion

completa?

Si

Analiza el comportamiento de las ventas nacionales y selecciona 36 de los proveedores que representan el

80% de la venta nacional

No

FIN

1

3

4.2

4.1

1

2

5

Elabora comunicado informando al proveedor que ha sido seleccionado para ingresar al programa de certificacion de proveedores de la empresa e invita a la reunion de lanzamiento.

Selecciona otros proveedores potenciales, de pertenecer al programa e invita a la reunion de lanzamiento, a traves del comunicado.

Elabora comunicado informando que no fue seleccionado porque no cumple con los criterios para ingresar al programa.



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79

PROVEEDOR

LOGISTICA

DIAGRAMA RESPONSABLE

COMPRAS

Homologa en conjunto con los proveedores. Los terminos de evaluacion: Muestra el

formato de evaluacion a utilizarse. Definen criterios de aceptacion o rechazo de lotes de mercancia. Explica cada una de las etapas que conforman el programa. Informa fechas

en las que se iniciara con la actividad.

Recibe pedido, alista mercancia de acuerdo a lo solicitado toma muestra del pedido, revisa y

emite reporte de inspeccion de calidad.

Despacha lote, con la muestra bien identificada y anexa el reporte de inspeccion de calidad y orden

de compra.

Recibe la mercancia, inspecciona todos los lotes y verifica cumplimiento de todas las especificaciones,

detalladas en el pedido.

Registra en el formato de Evaluacion de Proveedores "CO-FO-002" la calificacion

obtenida.

Realiza el pedido indicando condiciones de entrega, y explicando que se inicia con el ciclo 1,

de la etapa de evaluacion.Informa a logistica el nombre de los proveedores

que ingresan al programa e informan cuando realizaran la primera entrega.

8

10

11

12

13

7

9

Presenta en la reunion, las ventajas para los proveedores y la empresa del desarrollo plan de certificacion, informa fecha en que iniciara

el proceso.

1

6

2

66

Asigna calificacion en el formato de evaluacion de Proveedores "CO-FO-002" a los criterios

que debe evaluar el area de compras.



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80

DIAGRAMA

COMPRAS

PROVEEDOR

RESPONSABLE

LOGISTICA

COMPRAS

Revisa información y reenvia al area de compras.

Despacha lote, con la muestra bien identificada y anexa el reporte de inspeccion de calidad y orden

de compra.

2

Entrega formato con la calificacion a la coordinador de logistica.

Recibe pedido, alista mercancia de acuerdo a lo solicitado toma muestra del pedido, revisa y emite

reporte de inspeccion de calidad.

18

19

15

17

20

2

Verifica calificacion del proveedor

14

Su calificacion es mayor o igual

a 80%?Informa al proveedor que no cumplio

con el porcentaje requerido para pasar al ciclo 2 de la fase de

desarrollo, que debe repetir el ciclo 1.

Informa al area de logistica el nombre de los proveedores que pasan al segundo ciclo e informa

fecha en que entregaran mercancia.

NoSi

16.1 16.2

Informa al proveedor que ha pasado al segundo ciclo de la

Fase de Desarrollo del programa de proveedores.

16

Envia una copia del comunicado al area de logistica.

6

7



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81

COMPRAS

COMPRAS

PROVEEDORES

DIAGRAMA

LOGISTICA

RESPONSABLE

4

Entrega formato con la calificacion a la coordinadora de logistica.


Registra en el formato de evaluacion de proveedores "CO-FO-002" la calificacion obtenida.



a 90%?

Informa al proveedor que cumplio con el porcentaje requerido para

pasar al ciclo 4 de la fase de desarrollo, que debe repetir el ciclo

3.

Informa al proveedor que ha pasado al tercer ciclo de la fase de

desarrollo proveedores, del programa.

Despacha lote, con la muestra bien identificada y anexa el reporte de inspeccion de calidad y

orden de compra.



Informa al area de logistica el nombre de los proveedores que pasan al tercer ciclo e informa


5

30

31

32

33.1 33.2

34

35

36

SI NO

Enviar una copia del comunicado a logistica.

8

9

33

33.2



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82

DIAGRAMA

COMPRAS

RESPONSABLE

PROVEEDOR

LOGISTICA

SI NO

5

37

40

42.1 42.2

Entrega formato con la calificacion a la coordinadora de logistica.


Registra en el formato de Evaluacion de proveedores "CO-FO-002" la calificacion

obtenida.

Recibe la mercancia revisa lotes al azar, verificando que cumplan con todas las

especificaciones detalladas en el pedido.



a 95%?

Despacha mercancia, con las muestras testigo y reporte de inspeccion respectivo.

Entrega certificado de calidad al proveedor con validez de un año.

Elaborar convenio de calidad, y hace firmar del representante de la empresa

y proveedor.

Informa al proveedor que ha cumplido con todos los criterios de evaluacion por lo que ha pasado a la fase 3 del

programa de certificacion.

Informa al area de logistica el nombre del proveedor que fue certificado.

38

39

41

43

44

45

48

Informa al proveedor que no cumplio con el porcentaje requerido para

pasar al ciclo de la fase de certificacion del programa, que debe

repetir el ciclo 4.

Enviar una copia del comunicado a logistica.

Informa al area de logistica el nombre de los proveedores que pasan al tercer ciclo e informa




46

47

6

42.3

9



CO-MA-001





83

RESPONSABLE DIAGRAMA

LOGISTICA

LOGISTICA

SINO

52.2

Evalua conforme a los ajustes realizados.

Realiza ajustes al programa y socializa con las areas

implicadas y Proveedores.

Deben hacerse modificaciones al programa?

Los 36 estan certificados?

Selecciona otro grupo de proveedores para ingresar al

programa.

NO

Invita a la reunion de lanzamiento y se

homologan los criterios de evaluacion.

SI

7

52.1

53.2

54

Recibe mercancia y revisa la muestra testigo.

Analizan beneficios y resultados del programa, en la gestion de las areas.

Determinan, si se deben hacer modificaciones

49

50

51

6



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84

Anexo 2: Formato de “Inscripción de Proveedores” – CO-FO-001

Código CO-FO-003

FECHA Expedido

Actualizado Junio 27 de 2008

A. DATOS DE LA EMPRESA Version 1

RAZON SOCIAL NIT O CCREGIMEN TRIBUTARIO

REPRESENTANTE LEGAL CEL TEL

DIRECCION ESTABLECIEMIENTO FAX

VENDEDOR E MAIL

CIUDAD MATRICULA CAMARA COMERCIO

B. DATOS FINACIEROS

CAPACIDAD FINANCIERA:

INDIICE DE LIQIDEZ

NIVEL DE ENDEUDAMIENTO

INDICE DE ROTACION DE INVENTARIO

C. PRODUCTOS

LINEA: DAMA NIÑA HOMBRE NIÑO BEBE

HOGAR COLEGIAL MISCELANEA TODOS OTROS

PRODUCTOS

MARCAS

VENTAS EN CALI

CANTIDAD MINIMA A PRODUCIR POR REFERENCIA

CANTIDAD MINIMA DE DESPACHO

TIEMPO DE ENTREGA

D. OBSERVACIONES

CONTACTOS TEL

EMPRESA FILIALES

OTROS

FIRMA DEL PROVEEDOR:

FORMATO DE INSCRIPCION A PROVEEDORES



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85

Anexo 3: Formato de “Evaluación de Proveedores” – CO-FO-002

CO-FO-002

No. CRITERIO PESO DESCRIPCIÓN CRITERIO

FRECUEN- DE

MEDICIÓN

ÁREA QUE EVALÚA

PUNTAJE CUMPLI-MIENTO CRITERIO

OBERVACIONES

20

20

0

8

5

4

3

20 40% 25% 20% 15%

3.75

3

3

2.25

2.25

0.75

15 25% 20% 20% 15% 15% 5%

10

10 40% 20% 10%

100

78%

PUNTAJE

90% - 100%

80% - 89%

50%-79%

0%-49&

FORMATO DE EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

ALERTA Carta al proveedor informando el porcentaje de calificación , su bajo nivel de desempeño y las decisiones tomadas por el

área de compras

TABLA DE CALIFICACIÓN

NOMBRE PROVEEDOR

TIPO DE PRODUCTO FECHA EVALUACIÓN

30%

Carta al proveedor informando el porcentaje de calificación y recomendación para tomar acciones inmediatas

CALIFIC. OPTIMA

BUENA

REGULAR

Carta al proveedor informando el porcentaje de calificación y motivación para lograr calificación optima

Carta al proveedor informando el porcetaje de calificación y felicitación para que continue así

Diseño/Innovación

Técnica(Sistemas de

información)

Solidez financiera

Reconocimiento

5 Trimestral Compras FLEXIBI-LIDAD

10

Capacidad para respoder

de forma oportua, pedidos

especiales

7

3

Tiempo de respuesta a

cambios, devoluciones,

información sobre

tendencias, valor agragado

(tiqueteo mercancía),

merchandising,

capacitaciones.

CALIFICACIÓN

Entrega de necesi-

dades urgentes

Competitivo

100%

Lote< 100und

cumple el 95%

100%

cumple el 99%

justificable

30%

Calidad percibida por el cliente

Embalaje

Facturación

70%

Respuesta a

nuevos productos

30%

0%

Compras

Compras

Frente a competidores

Cambios/Devoluciones

Cada Entrega Logistica

Trimestral 100%4 SERVICIO 15

PRECIO1

CALIDAD 20

100%

Incremendo

Lote >3000und

Tiempo

Cantidad

70%

67%

Tiqueto

Información mercado

Merchandising

Capacitación/Entrenamient

Apoyo a eventos

Logistica

( Detectado

en bodega ó

punto de

venta)

Cada

Entrega

Evaluación de la mercancía

comprada de acuerdo a la

negociación: Textura,

15

Semestral

Sus precios son

competitivos e

incrementos justificados

3 ENTREGA 20

Entrega la mercancía de

acuerdo a las condiciones

descritas en la orden de

compra: fecha de

entrega, cantidad

solicitada, empaque,

tiqueteada y con su

respectiva factura

30

100%

Amplia participación en el

mercado, adecuados

sistemas de información,

diseño e innovación de

productos

CAPACIDAD

PUNTAJE TOTAL

2

1

4

36 10 100%Compras Semestral



CO-MA-001





86

Anexo 4: Formato de “Certificado de Proveedores” - CO-FO-003

Elaborado por Revisado y Aceptado por

Código CO-FO-003Expedido

Actualizado Junio 30 de2008

Version 1

ha sido declarado certificado para los productos mensionados.

Jefe de Compras

NOTIFICACIÓN CERTIFICACIÓN DE PROVEEDORES

El área de Compras hacer constar que el proveedor identificado con el NIT _________________________ quien suministra el (los) productos(s)/servicio(s):

Gerente

Cualquier cambio en el desempeño del proveedor con los productos/servicios declarados en este documento suspende e invalida la presente notificación.

El proveedor se compromete a informar a el área de compras, los cambios en los procesos, instalaciones orecursos que afecten los resultados de calidad pactados.

En constancia se firma en _______________el dia__________del mes_______________del año______

Aurora Ibarguen

COORDINADOR DE COMPRAS

Aprobado por

SIGMA S.A.Mejoramiento y Estandarización



CO-MA-001





87

Anexo D. Caracterización de proveedores

Después de realizar la primera fase: Selección de Proveedores, del plan de

certificación de proveedores, a continuación se dará a conocer la caracterización

de diez (10) proveedores, los cuales se incorporaron al plan.

Por política interna de la compañía no se expondrán los treinta y seis (36)

proveedores que acompañan a la compañía en el proceso.

88

FECHA

A. DATOS DE LA EMPRESA


REPRESENTANTE LEGAL CEL TEL 8822981


VENDEDOR E MAIL


B. DATOS FINACIEROS


INDIICE DE LIQIDEZ



C. PRODUCTOS



PRODUCTOS

MARCAS

VENTAS EN CALI


CANTIDAD MINIMA DE DESPACHO 50 Und

TIEMPO DE ENTREGA 12 - 15 Dias

D. OBSERVACIONES

CONTACTOS TEL

EMPRESA FILIALES

OTROS


Diego Ivan Aristizabal

Pilar Vallejo


Marzo 5 de 2007

Confecciones Intimas Ltda 800,141,475Comun Gran Contribuidor

8842588

[email protected]

200 Und

Cali Vallle

Cra 8 N° 10 - 84 (4 Piso)

Ropa Interior

Sharon - Lolita

La 14 - Puntos propios

X X

89

FECHA



REPRESENTANTE LEGAL CEL TEL 86 442 683


VENDEDOR E MAIL


B. DATOS FINACIEROS


INDIICE DE LIQIDEZ 46%

NIVEL DE ENDEUDAMIENTO 15%

INDICE DE ROTACION DE INVENTARIO 30 - 80 Dias

C. PRODUCTOS



PRODUCTOS

MARCAS

VENTAS EN CALI



TIEMPO DE ENTREGA Inmediato - 8 Dias

D. OBSERVACIONES

CONTACTOS Julio Cesar Morales TEL442 33 87

EMPRESA FILIALES

OTROS


Julio Cesar Morales

Julio Cesar Morales


Marzo 12 de 2007

Nexxos Studio 16.365.670 - 1Comun

316 525 71 89

662 68 11

[email protected]

3200 Und

Cali Vallle 620412-1

Cll 35 N° 8 - 80

Blusas y Camisetas

Nexxoa, CDT

GRUMA S.A.

XX X X X

X

90

FECHA





VENDEDOR E MAIL


B. DATOS FINACIEROS


INDIICE DE LIQIDEZ 16.608

NIVEL DE ENDEUDAMIENTO 62.20%

INDICE DE ROTACION DE INVENTARIO 10 a 36 Dias

C. PRODUCTOS



PRODUCTOS

MARCAS

VENTAS EN CALI


CANTIDAD MINIMA DE DESPACHO 36 Uds


D. OBSERVACIONES

CONTACTOS Alberto de Jesus Mejia TEL 310 469 18 30

EMPRESA FILIALES Fantasy Fashion, Narfetex

OTROS


Alberto Jesus Mejia

Carlos Mario Botero


Marzo 2 de 2007

Fashion Kavariss 811034061-8Graqndes Contribuyentes

4413974

[email protected]

60 Und

Medellin 21-299682-03

Cll 72 N° 64 c - 96 Bod 105

Blusas, Pantalones y Conjuntos Deportivos

Fashion Kavaris, piercing

La 14, francisco Ramirez (Ozono), Germur

X X

91

FECHA





VENDEDOR E MAIL


B. DATOS FINACIEROS


INDIICE DE LIQIDEZ



C. PRODUCTOS

LINEA: DAMA NIÑA HOMBRE NIÑO BEBE X


PRODUCTOS

MARCAS

VENTAS EN CALI


CANTIDAD MINIMA DE DESPACHO 10 Docenas


D. OBSERVACIONES

CONTACTOS Milena Garcia TEL

EMPRESA FILIALES

OTROS


Huracio Garcia

Stella Correa


Marzo 22 de 2007

Calcetex Ltda 890924976 - 8Graqndes Contribuyentes

311 3187187

2557700

Medellin

Cll 6 N° 50 - 137

Boxer y Medias

Calcelinks

La 14, Germur

XX X X X

X

92

FECHA





VENDEDOR E MAIL


B. DATOS FINACIEROS


INDIICE DE LIQIDEZ 70%

NIVEL DE ENDEUDAMIENTO 44%

INDICE DE ROTACION DE INVENTARIO 45 Dias

C. PRODUCTOS



PRODUCTOS

MARCAS

VENTAS EN CALI



TIEMPO DE ENTREGA 20 Dias

D. OBSERVACIONES

CONTACTOS Ceney Cuero TEL 2721475

EMPRESA FILIALES Manofacturas Yancen

OTROS


Ulber Cuero Orequeta

Ulber Cuero Orequeta


Marzo 12 de 2007

Produlica de Occidente 16.282.249 - 1Común

316 401 40 15

2724523

[email protected]

80 Und

Palmira 59003-59004

Cr 33 a N° 31 - 70

Dama: Blusas, Ropa de licra Niña: Blusas, Conjunto de Licra

Dallana

Herpo

X X

93

FECHA





VENDEDOR E MAIL


B. DATOS FINACIEROS


INDIICE DE LIQIDEZ



C. PRODUCTOS



PRODUCTOS

MARCAS

VENTAS EN CALI


CANTIDAD MINIMA DE DESPACHO


D. OBSERVACIONES

CONTACTOS Libia Londoño TEL 880 50 05

EMPRESA FILIALES

OTROS


Libia Londoño Blanco

Camilo Arevalo


Marzo 12 de 2007

Fabripunto S.A. 890330679 - 5Común

885 37 93

[email protected]

Cali 173266 - 4

Cll 25 N° 4 - 18

Camisillas, Pantaloncillos

AS, TALCK

La 14, almacenes SI, Malca

X X

94

FECHA





VENDEDOR E MAIL


B. DATOS FINACIEROS


INDIICE DE LIQIDEZ



C. PRODUCTOS



PRODUCTOS

MARCAS

VENTAS EN CALI



TIEMPO DE ENTREGA Inmediato - 3 Dias

D. OBSERVACIONES

CONTACTOS TEL

EMPRESA FILIALES No tiene

OTROS


Nelson Ferney Aristizabal

Mabel Castrillon


Marzo 5 de 2007

Aritex de Colombia S.A. 805021170 - 4Común

881 08 20

[email protected]

180 Uds

Cali 569901 - 04

Cll 70 N orte N° 3CN - 275

Camisillas, Pantalonetas, Busos, Busos, Jeans, Faldas; shorts, Medias

Suisse, Xtravios, Aritex, Arisport, Luday

Gomez, iles

XX X X

95

FECHA





VENDEDOR E MAIL


B. DATOS FINACIEROS


INDIICE DE LIQIDEZ


INDICE DE ROTACION DE INVENTARIO 30 - 60 Dias

C. PRODUCTOS



PRODUCTOS

MARCAS

VENTAS EN CALI




D. OBSERVACIONES

CONTACTOS TEL

EMPRESA FILIALES

OTROS


Patricia Gomez


Marzo 8 de 2007

Patricia Gomez 43,642,943

8890646

120 Uds

Cali 569901 - 04

Cra 7 N° 13 - 70

Camisetas, Licras

Konkor, Positex

XX

96

FECHA





VENDEDOR E MAIL


B. DATOS FINACIEROS


INDIICE DE LIQIDEZ



C. PRODUCTOS



PRODUCTOS

MARCAS

VENTAS EN CALI



TIEMPO DE ENTREGA 15 a 45 Dias

D. OBSERVACIONES

CONTACTOS Adiela Colorado TEL

EMPRESA FILIALES

OTROS


Gonzalo Cardona Ramirez


Marzo 21 de 2007

J. Chalo Sport 71.661.918 - 1

2319445

60 Uds

Medellin 21316845 - 01

Cra 52 N° 49 - 52

Blusas, Vestidos, Conjuntos

Jchalo Sport, Chalitas

Manicomio 3

X X

97

FECHA





VENDEDOR E MAIL


B. DATOS FINACIEROS


INDIICE DE LIQIDEZ



C. PRODUCTOS



PRODUCTOS

MARCAS

VENTAS EN CALI



TIEMPO DE ENTREGA 15 a 20 Dias

D. OBSERVACIONES

CONTACTOS Cristina Andrade TEL

EMPRESA FILIALES

OTROS


Marco Antonio Roldan

Juan Carlos Lopez


Marzo 22 de 2007

Formas Intimas S.A. 811 026 170

3615896

[email protected]

1600 Uds

Medellin

Cll 10 Sur N° 51 C - 77

Ropa Interior, Ropa Exterior: Dama, niño, niña y Caballero

Milefashion, Reno, Malca

Éxito, Carrefour, Olimpica

XX X X

98

Anexo E. Orden de Compra

000000000000000000000000

MARCA:CONDICIONES:

SE RECIBE HASTA:

DESPACHOS

0

PRECIO DETALARTICULO REF:

PRECIO LISTA

COSTO NETO

CANTIDAD POR TALLA TOTAL CANT

PROVEEDOR

ALMACENPROPUESTA PEDIDO

SIGMA S.A.

NOTA: ENVIAR MERCANCÍA CON DOCUMENTO ORIGINAL

00TOTALES 0 0 0

PRECIO VENTA MAYOR

FECHA

COD

0 0

INMEDIATO

FIRMA PROVEEDOR

FIRMA COMPRADOR

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