DNP-UEER-003.05. Estudio de Análisis de Vulnerabilidad€¦ · Formulado por: Equipo de...

CODIGO: DNP-UEER-003-05

VERSION: PRIMERA

AREA:

DIRECCION NACIONAL DE PREVENCION

UNIDAD DE ESTUDIOS Y EVALUACION DE RIESGOS

TITULO:

ESTUDIO DE ANALISIS DE

VULNERABILIDAD

RUBRO NOMBRE FIRMA FECHA

Formulado por: Equipo de Elaboración del Manual de Procedimientos (MAPRO) - OPP

Aprobado por: Dirección Nacional de Prevención

VºBº por: Oficina de Planificación y Presupuesto

INDECI PROCEDIMIENTO: COD: DNP-UEER-003-05 PAG

Sede Central ESTUDIO DE ANÁLISIS DE VULNERABILIDAD FECHA: 19/07/2005 2/25

1. OBJETIVO

Reducir la vulnerabilidad y el nivel de riesgo de la población que habita en viviendas y/o establecimientos construidas con material precario, en el distrito en estudio, efectuándose el seguimiento permanente a las recomendaciones dadas por la Dirección Nacional de Prevención por parte de los Comités de Defensa Civil y la Dirección Regional de Defensa Civil correspondiente, hasta que se consiga reducir las condiciones de inseguridad que afecten a la población o al patrimonio.

2. ALCANCE

Este proceso es de aplicación en la Dirección Nacional de Prevención (DNP) a través de la Unidad de Estudios y Evaluación de Riesgo (UEER), la Dirección Nacional de Educación y Capacitación (DINAEC), la Oficina de Estadística y Telemática (OET), las autoridades del distrito donde se desarrollará el Estudio de Análisis de Vulnerabilidad y Estimación de Riesgo y las Instituciones para ejecutar las actividades del Plan de Trabajo.

Se inicia con la selección de los distritos en los cuales se desarrollará el Estudio de Análisis de Vulnerabilidad y Estimación de Riesgo por parte de la Unidad de Estudios y Evaluación de Riesgos – DNP, hasta la elaboración y entrega de dicho Estudio a las autoridades de los distritos seleccionados.

3. BASE LEGAL

3.1. Decreto Supremo 059-2001-PCM, que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones (ROF) del INDECI, artículos 60 y 61.

3.2. Resolución Jefatural N° 361-2003-INDECI, que aprueba el Manual de Organización y Funciones (MOF).

3.3. Plan de Trabajo “Análisis de Vulnerabilidad y Estimación del Riesgo” para los distritos donde se va a realizar el estudio, que se encuentra en vías de aprobación.

4. REQUISITOS DEL PROCESO

4.1. Selección de distritos donde se realizarán los Estudios de Análisis de Vulnerabilidad y Estimación de Riesgo, efectuada por la Unidad de Estudios y Evaluación de Riesgos (UEER) de la Dirección Nacional de Prevención, en base a estudios de vulnerabilidad anteriores realizados por Universidades (como la Universidad Nacional de Ingeniería) o en coordinación con Instituciones Especializadas (como el INEI).

4.2. Aprobación del Plan de Trabajo, a nivel de la Dirección Nacional de Prevención y de la Jefatura del INDECI.

5. RESPONSABLES DEL PROCESO

5.1. Unidad de Estudios y Evaluación de Riesgos de la Dirección Nacional de Prevención.

5.2. Dirección Nacional de Educación y Capacitación - DINAEC. 5.3. Oficina de Estadística y Telemática - OET. 5.4. Alcaldes de los distritos seleccionados. 5.5. Instituciones Especializadas, Instituciones Públicas y Universidades.



6. CONSIDERACIONES

6.1. Los distritos son seleccionados en base a los estudios realizados en años anteriores por la Universidad Nacional de Ingeniería (UNI), por el Instituto Nacional de Estadística e Informática y por la Dirección Nacional de Prevención; éstos estudios determinan las zonas vulnerables de Lima Metropolitana debido a que presentan viviendas fabricadas con materiales precarios, cuyas estructuras se han debilitado por los terremotos ocurridos y la falta de un mantenimiento.

6.2. El Estudio de Análisis de Vulnerabilidad y Estimación de Riesgo determina los niveles de riesgo y realiza la propuesta para reducir el grado de vulnerabilidad, así como, busca conocer las características demográficas, económicas y educativas de la población.

6.3. Las actividades a desarrollar para realizar el Estudio de Análisis de Vulnerabilidad y Estimación de Riesgo son: � Planeamiento. � Elaboración de documentos básicos (programa censal, cuestionario,

manual del empadronador, plan de tabulados). � Segmentación del área. � Capacitación. � Promoción. � Empadronamiento. � Consistencia y procesamiento de la información recopilada en el

empadronamiento. � Análisis de resultados y elaboración del Informe Final.

6.4. La segmentación del área de estudio se efectúa primero en secciones y manzanas, cada sección esta compuesta por un conjunto de manzanas, por cada manzana se determina el número de viviendas construidas con material precario; esto permite determinar la cantidad de encuestadores necesarios para realizar el estudio, así como distribuir la carga de trabajo por cada uno de ellos.

6.5. Las encuestas dirigidas a los pobladores de los distritos seleccionados incluyen preguntas por tipo de vulnerabilidad. Entre los puntos que debe contener el “Censo de Vulnerabilidad y Estimación del Riesgo” se encuentran: tipo de vivienda, tiempo de edificación de la vivienda, material de las paredes, pisos y techos de la vivienda, tiempo y estado de conservación de servicios higiénicos e instalaciones eléctricas, entre otras. La información analizada se presentará en forma matricial, para poder determinar indicadores para cada una de las vulnerabilidades.

6.6. Las actividades se desarrollarán mediante el apoyo, coordinación y firma de convenios del INDECI con: � El Instituto Nacional de Cultura (INC). � El Instituto Nacional de Estadística e Informática (INEI). � Las Universidades. � Los Gobiernos Regionales. � Los Gobiernos Locales (Municipalidades Distritales o Provinciales).

6.7. Las Autoridades Municipales deberán notificar a los habitantes de cada una de las viviendas donde se realizó el estudio, sobre las recomendaciones dadas por la Dirección Nacional de Prevención como resultado del Estudio.



6.8. La duración de cada uno de los Estudios de Análisis de Vulnerabilidad y

Estimación de Riesgo es de aproximadamente 10 a 12 semanas, variando de acuerdo a la modalidad de su ejecución.

6.9. Se debe conformar un Grupo de Trabajo integrado por personal del Gobierno Regional, Gobierno Local y del Instituto Nacional de Cultura, con la finalidad de coordinar acciones y/o desarrollar Proyectos de Rehabilitación Urbana, debido a que muchas de las viviendas o establecimientos que están en riesgo de colapsar pueden ser consideradas por el Instituto Nacional de Cultura como patrimonios históricos, motivo por el cual no pueden ser demolidos o las personas que viven en ellas, no pueden ser reubicadas.

6.10. En base al estudio realizado, se deberán realizar las Inspecciones Técnicas de Seguridad necesarias, para ratificar la situación de las viviendas o establecimientos que presentan riesgo de colapsar, para que las Autoridades Locales adopten las medidas correspondientes.

7. SIGLAS

7.1. CD: Disco Compacto.

7.2. DINAEC: Dirección Nacional de Educación y Capacitación.

7.3. DINALOG: Dirección Nacional de Logística.

7.4. DNP: Dirección Nacional de Prevención.

7.5. DRDC: Dirección Regional de Defensa Civil.

7.6. INDECI: Instituto Nacional de Defensa Civil.

7.7. INEI: Instituto Nacional de Estadística.

7.8. IPE: Instituciones Públicas Especializadas.

7.9. GGLL: Gobierno Local.

7.10. OA: Oficina de Asesoría Jurídica.

7.11. OAJ: Oficina de Asesoría Jurídica.

7.12. OET: Oficina de Estadística y Temática.

7.13. SGII: Secretaría General e Imagen Institucional.

7.14. UE: Unidad de Economía de la Oficina de Administración.

7.15. UEEP: Unidad de Evaluación y Ejecución de Proyectos.

7.16. UEER: Unidad de Estudios y Evaluación de Riesgos.

7.17. UITS: Unidad de Inspecciones Técnicas de Defensa Civil. 8. DEFINICIONES

8.1. Cuestionario: Instrumento utilizado para recopilar datos referidos a la vulnerabilidad y el riesgo en el distrito en estudio, y que consiste en una serie de preguntas escritas que debe responder la persona entrevistada.

8.2. Empadronamiento: Actividad que consiste en organizar y realizar la entrevista directa al jefe(a) del hogar (o persona mayor de edad) de la vivienda o conductor del establecimiento ubicada en el sector donde se realizará el Estudio.



8.3. Manual del Encuestador: Documento elaborado de acuerdo a la secuencia de las preguntas del cuestionario que aplicará el empadronador o encuestador, donde se detalla las actividades que debe realizar y cómo debe proceder si se presentan dudas en torno a las preguntas planteadas en el cuestionario.

8.4. Plan de Tabulados: Relación de cuadros de salida, necesarios para el análisis que se obtienen del procesamiento de los datos de la encuesta.

8.5. Plan de Trabajo: Documento donde se detallan las actividades que se van a realizar para el desarrollo del Estudio de Análisis de Vulnerabilidad y Estimación de Riesgo en cada uno de los distritos seleccionados, así como el presupuesto y el cronograma de realización de dichas actividades.

8.6. Programa Censal: Documento de carácter orientador, donde se define básicamente los objetivos y temas que se van a investigar en la encuesta, así como estrategias, actividades y tareas a realizar en cada estudio.

8.7. Promoción: Actividad que consiste en motivar a la opinión pública, principalmente a la población que va estar involucrada en el estudio, creándose un ambiente favorable a fin de facilitar el empadronamiento. Para lograr esto, se utilizará notas de prensa, volantes y avisos radiales, entre otros.

8.8. Segmentación del Area: División del área de empadronamiento en sectores, zonas o manzanas, para facilitar el empadronamiento y evitar omisiones y la duplicidad de información estadística ha recolectar. Además, se identifican las viviendas más antiguas con ayuda de mapas cartográficos e información catastral de las Municipalidades.

9. GLOSARIO DE TERMINOS

9.1. Alto Riesgo de Colapso (A): Son edificaciones que presentan daños severos en la estructura, comprometiendo la estabilidad de la construcción. Se caracterizan por presentar muros con agrietamientos o rajaduras, alto índice de humedad, derrumbes parciales e instalaciones básicas deterioradas, por lo que es necesario realizar acciones de demolición y reconstrucción.

9.2. Bajo Riesgo de Colapso (C): Edificaciones que presentan daños menores que no han afectado la estabilidad de la estructura, regularmente tienen problemas de humedad y/o fisuras. Se requiere realizar trabajos de mantenimiento y reparaciones simples.

9.3. Edificaciones en Riesgo: Son edificaciones que presentan daños a nivel estructural y que por su condición de precariedad pueden presentar derrumbes y poner en peligro la vida de las personas. Para ello se ha considerado a corralones, callejones, quintas, conventillos, solares, entre otros.

9.4. Establecimiento: Es todo local o recinto estructuralmente separado e independiente, formado por una o varias habitaciones, destinados a la producción de bienes y/o prestación de servicios.

9.5. Mediano Riesgo de Colapso (B): Son edificaciones que presentan daños en paredes y techos comprometiendo parcialmente la estabilidad de la estructura. En general presentan problemas de pandeo, humedad e instalaciones de saneamiento deterioradas. Se requiere realizar refacciones con apoyo técnico.



9.6. Peligro (P): La probabilidad de ocurrencia de un fenómeno natural o tecnológico potencialmente dañino, para un período específico y una localidad o zona conocidas. Se identifica, en la mayoría de los casos, con el apoyo de la ciencia y tecnología.

9.7. Riesgo (R): Es la estimación o evaluación matemática de probables pérdidas de vidas, de daños a los bienes materiales, a la propiedad y la economía, para un período específico y un área conocida. El riesgo (R) se estima o evalúa en función de la magnitud del Peligro (P) y el grado de vulnerabilidad (V), teniendo en cuenta la siguiente razón probabilística.

R = P X V

9.8. Sistema de Información Geográfico (SIG): El Sistema de Información

Geográfica, es una herramienta que permite capturar, almacenar, visualizar, procesar, analizar e integrar datos espaciales; en el INDECI estos datos georeferenciados están relacionados a la administración de desastres y la evaluación de riesgos; obteniendo como resultado la localización e identificación de desastres, modelamiento y simulación de escenarios y sus interrelaciones con el recurso humano y logístico, a través de la elaboración de productos cartográficos: mapas, planos y tablas, los mismos que facilitan el monitoreo, prevención y apoyo en la toma de decisiones, poniendo a disposición de los organismos del SINADECI dicha capacidad operativa.

9.9. Vivienda: Es todo local o recinto estructuralmente separado e independiente, formado por una habitación o conjunto de habitaciones, destinadas al alojamiento de uno o más hogares.

9.10. Viviendas con Humedad: Está referido a filtraciones de agua en paredes, pisos y techos de viviendas, caracterizándose por el hinchamiento o por el desprendimiento de material original con que están construidas las paredes, como consecuencia, de filtraciones por tuberías de agua o desagüe mal instaladas o deterioradas.

9.11. Viviendas con Rajaduras: Son viviendas con aberturas o agrietamientos de por lo menos medio centímetro de ancho y profundidad que pueden ubicarse en paredes, vigas, techos o columnas. Afectan la estabilidad de las viviendas.

9.12. Viviendas Pandeadas: Son ligeras deformaciones (desplazamiento) con respecto a la línea horizontal o vertical de techos y vigas en algunos casos muros, producidos por la sobrecarga o por la mala construcción.

9.13. Vulnerabilidad (V): Grado de resistencia y/o exposición de un elemento o conjunto de elementos frente a la ocurrencia de un peligro. Puede ser: física, social, económica, cultural, institucional y otros.



10. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

UNIDAD ORGANICA RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

Planeamiento y Elaboración de Documentos Básicos

DNP / UEER

Jefe / Sociólogo

1. Seleccionan los distritos donde se van a realizar los Estudios de Análisis de Vulnerabilidad y Estimación de Riesgo, basándose en la Programación Anual.

2. En coordinación con el Jefe de la Unidad de Estudios y Evaluación de Riesgos, formula el Plan de Trabajo del Estudio de Análisis de Vulnerabilidad y Estimación de Riesgo para los distritos programados. Dicho Plan debe contener las actividades a desarrollar, el presupuesto y el cronograma de actividades, entre otros aspectos.

3. Elabora y envía memorándum solicitando a los Jefes de la UEEP y la UITS su opinión del Plan de de Trabajo.

DNP / UEEP / UITS

Jefe 4. Revisan Plan de Trabajo. 5. Emiten opinión técnica y devuelven a la

UEER.

DNP / UEER Jefe

6. Presenta el Plan de Trabajo con las opiniones de los Jefes de la UEEP y la UITS al Director Nacional de Prevención para su revisión y aprobación.

DNP Director

7. Recibe y evalúa el Plan de Trabajo. No es conforme 8. Realiza observaciones y entrega a Sociólogo

UEER para su corrección, regresa a la actividad 2.

Es conforme 9. Aprueba Plan de Trabajo, firmando en señal

de conformidad.

DNP / UEER Sociólogo

10. En coordinación con el Jefe UEER prepara memorándum dirigido a la Jefatura, para aprobación y desarrollo del Estudio, adjuntando el Plan de Trabajo correspondiente.

Director

11. Recibe el memorándum, de encontrarlo conforme, firma en señal de conformidad, deriva a Secretaria para remitirlo a la Jefatura. DNP

Secretaria

12. Recibe memorándum, registra y entrega mediante el cargo correspondiente a Secretaría General para que se eleve a la Jefatura.

SGII Secretaría General

Se inicia el proceso “Administración del Proceso de Trámite Documentario”, elevándose el Plan de Trabajo con el memorándum al Jefe del INDECI.



JEFATURA Jefe del INDECI

13. Recibe el memorándum y el Plan de Trabajo, de estar conforme aprueba la ejecución del Estudio, caso contrario realiza observaciones, deriva a la DNP.

SGII Secretaria General

Se inicia el proceso “Administración del Proceso de Trámite Documentario”, que termina con la entrega de la documentación a la Dirección Nacional de Prevención.

Secretaria 14. Registra en cuaderno de cargo.

Operador PAD 15. Registra documento en Base de Datos.

Director 16. Asigna atención de documento. DNP

Secretaria 17. Registra personal asignado, entrega con cargo.

Sociólogo

Jefe del INDECI No aprobó Plan de Trabajo 18. Realiza las correcciones de acuerdo a las

observaciones realizadas por el Jefe del INDECI, luego ir a la actividad 7.

DNP / UEER

Jefe/ Sociólogo

Jefe del INDECI aprobó Plan de Trabajo 19. Elaboran los documentos básicos para el

Estudio: Programa Censal, Cuestionario, Manual del Empadronador y Plan de Tabulados. Presentan dichos documentos al Director para su revisión y aprobación.

DNP Director

20. Recibe y evalúa los documentos. No es conforme 21. Realiza observaciones y entrega a Sociólogo

UEER para su corrección, regresa a la actividad 19.

Es conforme 22. Aprueba documentos en señal de

conformidad y deriva al Sociólogo de la UEER.

Segmentación del área de investigación


23. Prepara memorándum para la Oficina de Estadística y Telemática, solicitando los mapas cartográficos necesarios (Sistema de Información Geográfico), así como oficios dirigidos a los Alcaldes de los distritos donde se efectuarán el Estudio y al INEI solicitando información catastral y directorio del marco censal; y los oficios a Instituciones especializadas para requerir servicios.

Director

24. Revisa y si hay observaciones deriva al Jefe UEER/Sociólogo para corregir. Una vez conforme, firma la documentación y deriva los documentos a la Secretaria para su distribución. DNP

Secretaria

25. Registra documentos en cuaderno de cargos, distribuye memorándum y oficios a la Oficina de Estadística y Telemática (OET) y a la Secretaría General, respectivamente.


Sede Central

ESTUDIO DE ANÁLISIS DE VULNERABILIDAD Y ESTIMACIÓN DE RIESGO

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Recibe los oficios, se inicia el proceso de “Administración del Proceso de Trámite Documentario”, y se remite al INEI, a las Municipalidades (Local o Provincial) e Instituciones Especializadas correspondientes.

GGLL/ INEI/

INSTITUCIONES ESPECIALIZADAS

Alcalde Distrital o Provincial/

Responsable INEI / Instituciones

Especializadas

26. Recibe oficio solicitando información catastral municipal y directorio, así como propuesta técnica y económica.

27. Remite información catastral municipal, directorio y/o propuesta al INDECI.


Recibe información catastral, directorio y propuestas técnicas y económicas, se inicia el proceso “Administración del Proceso de Trámite Documentario”, que termina con la entrega de los documentos en la Dirección Nacional de Prevención, ir a la actividad 28.

OET Area de Estadística

Se inicia el proceso de “Entrega de Dato Específico o Compendio en Stock, a Petición Interna o Externa”, donde se proporciona la cartografía solicitada.

Secretaria

28. Recibe hoja de trámite con información catastral, directorio, cartografía y propuestas, firma cargos correspondientes, registra en cuaderno de cargos y entrega al Director.

Operador PAD

29. Registra en base de datos, los datos de la hoja de trámite recibida: fecha de ingreso al INDECI, fecha de ingreso a la Dirección Nacional de Prevención, Número de Hoja de Trámite, otros, eleva a Director.

Director 30. Asigna atención de documento.

DNP

Secretaria 31. Registra personal asignado y entrega con cuaderno de cargo.

DNP / UEER

Jefe / Sociólogo

32. Recibe información catastral, cartografía, directorio y propuestas, firma cuaderno de cargo.

33. Analiza información contenida en el catastro municipal (dueño de la vivienda y materiales con los que ha sido construida la vivienda), seleccionando solamente las viviendas que estén construidas con material precario: adobe, quincha, entre otros.

34. Se genera el directorio con los datos de las personas que habitan en viviendas construidas con materiales precarios.

35. Identifican el área territorial para la investigación (viviendas que son vulnerables frente a sismos o derrumbes repentinos debido a la antigüedad y el estado de deterioro de las mismas). En coordinación con la Oficina de Estadística y Telemática (OET) dividen el área de estudio en sectores, zonas o manzanas, para


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DNP / UEER

Jefe / Sociólogo

facilitar el empadronamiento y evitar omisiones o duplicidad de la información que se va a recolectar. En base a la segmentación se determinará la cantidad necesaria de empadronadores.

Capacitación de las personas que participarán en el estudio

Jefe

36. Coordina con las autoridades o representantes de las Instituciones Públicas Especializadas para la firma de un convenio específico o convenio marco a fin de que apoyen o ejecuten las actividades del estudio en los distritos seleccionados seleccionado. Asimismo, coordina con DINAEC en el caso de que las Instituciones Públicas Especiales sólo apoyen las actividades, ir a la actividad 45.

DNP / UEER

Jefe / Sociólogo

37. Presenta al Director proyecto de Convenio Marco o Específico (incluye términos de referencia) con las Instituciones Públicas Especializadas, así como el memorándum para derivar a OAJ.

Director

38. Revisa, si hay observaciones deriva al Jefe UEER/Sociólogo para corregir; si se encuentra conforme firma el memorándum para OAJ y deriva a la Secretaria. DNP

Secretaria 39. Registra documentos en cuaderno de cargo, distribuye a la OAJ.

OAJ Jefe

Se inicia el proceso “Asesoramiento y Opinión en asuntos de Carácter Técnico-Legal”, que termina con la entrega a DNP del convenio corregido y visado.

Secretaria 40. Recibe memorándum con el convenio,

registra en cuaderno de cargo, entrega a Operador PAD.

Operador PAD 41. Registra memorándum en la base de datos, eleva a Director.

Director

42. Toma conocimiento sobre las correcciones realizadas al Convenio Marco o Específico e indica a la Secretaria preparar oficio dirigido a las Instituciones Públicas Especializadas.

DNP

Secretaria

43. Entrega oficio adjuntado propuesta de Convenio Marco o Específico a la Secretaría General, para que sea elevado al Jefe del INDECI, y se distribuya a la DRDC, correspondiente.


Se inicia el proceso de “Administración del Proceso de Trámite Documentario”, el que concluye entregando el convenio específico a la DRDC, para que firme convenio específico con las Instituciones Públicas Especializadas, o se eleva convenio marco a la Jefatura para la firma y su posterior envío a la Institución


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Pública Especializada. Es convenio específico, Ir a la actividad 44. No es convenio específico, Ir a la actividad 45.

DRDC Director 44. Recibe convenio específico con los

términos de referencia, luego ir a la actividad 46.

IPE (con la que se firma Convenio) Responsable

45. Recibe, analiza y firma convenio marco. 46. Teniendo como base el convenio marco, el

Director Regional de Defensa Civil realiza coordinaciones para firmar el convenio específico. Firma convenio específico con la DRDC, se queda con una copia, remite las otras dos (2) copias a la DRDC, para que a su vez remita a la Secretaría General del INDECI. Ir a la condicional “Estudio se realiza en Lima Metropolitana”.


Recibe Convenio Específico firmado por la Institución Pública Especializada, se inicia el proceso “Administración del Proceso de Trámite Documentario”, que termina con la entrega de la documentación a la DNP.

Secretaria

47. Recibe hoja de trámite con copia del convenio específico firmado con la Universidad, registra en cuaderno de cargos, entrega a Director.

Operador PAD

48. Registra en base de datos, los datos de la hoja de trámite recibida: fecha de ingreso al INDECI, fecha de ingreso a la Dirección Nacional de Prevención, Número de Hoja de Trámite, otros, eleva a Director.

Director 49. Asigna atención de documentos.

DNP

Secretaria 50. Registra personal asignado y entrega copia del convenio con cargo.

DNP / UEER Sociólogo 51. Archiva copia de convenio.

IPE (con la que se firma Convenio)

Representante / Estudiantes

Estudio se realiza en Lima Metropolitana 52. El representante de la Institución Pública

Especializada se presenta al INDECI para coordinar la ejecución de las actividades correspondientes, en el caso que la ejecución sea por el INDECI, se evaluará a los estudiantes de la Institución que se encargarán del empadronamiento, luego ir a la actividad 57.

Estudio No se realiza en Lima Metropolitana 53. Remiten curriculums a DRDC cuyos

distritos forman parte del estudio.


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DRDC Unidad de Prevención

54. Recibe curriculums de los estudiantes de las Instituciones Públicas Especializadas, realiza la evaluación y selección de los estudiantes.

55. Realiza las coordinaciones necesarias con DNP, informándole sobre los estudiantes seleccionados.

DNP / UEER

Sociólogo / Jefe

56. Presenta informe a Director sobre los estudiantes de las Institución Pública Especializada seleccionados por la DRDC, para su conocimiento. Ir a la actividad 58.

57. En el caso de los postulantes de Lima, realizan la evaluación y selección de los candidatos, emiten un Informe acerca de la Selección.

DNP Director 58. Recibe informe de empadronadores seleccionados.


59. Solicita y coordina con la DINAEC la preparación de los cursos de capacitación para las personas que participarán en el empadronamiento. Ir al Proceso “Programa de Cursos de Capacitación”.

DINAEC UEC

Se inicia el proceso de “Programa de Cursos de Capacitación”, donde participan, el personal encargado del estudio y los estudiantes seleccionados. Los cursos de capacitación sobre empadronamiento darán mayor énfasis en lo que corresponde a definiciones, métodos, procedimientos, entre otros aspectos contenidos en los respectivos manuales. En caso que el estudio no se realice en Lima Metropolitana, deberá coordinarse con la Unidad de Educación e Imagen Institucional de la DRDC correspondiente la realización de la capacitación. Al final del curso, se designan a los Empadronadores, Jefes de Equipo y Supervisores.

Promoción del Empadronamiento

DNP/ UEER

Jefe / Sociólogo

60. Coordinarán con Imagen Institucional la promoción que se debe realizar del Estudio de Análisis de Vulnerabilidad y Estimación de Riesgo en cada uno de los distritos.

SGII Imagen Institucional

Se inicia el proceso de “Difusión de Actividades de Defensa Civil a través de los Medios de Comunicación”, para lograr un ambiente favorable en los distritos donde se va a realizar el estudio, bajo los conceptos que la UEER especifique (objetivos, temas a investigar, otros). Para la promoción y difusión, Imagen Institucional realizará las coordinaciones necesarias, tanto con la UEER y la DINAEC para lo concerniente en la elaboración y difusión de notas de prensa, volantes, o avisos radiales.


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Empadronamiento

DNP / UEER

Jefe / Sociólogo

61. Se realiza el empadronamiento, asignan el(los) sectores a los empadronadores, jefes de equipo y supervisores seleccionados y capacitados; se les proporciona los formatos, cuestionarios, encuestas, así como la respectiva identificación. De realizarlo una Institución Pública Especializada, la UEER supervisará las actividades.

Empadronadores / Jefes de Equipo /

Supervisores

62. Se constituyen en el(los) sectores que le(s) corresponden, realizan la entrevista a cada Jefe(a) del hogar o a una persona responsable que sea mayor de edad de la vivienda que se visita.

63. Entregan los cuestionarios al Responsable de la Institución Pública Especializada con la información obtenida en campo, a los jefes de equipo y éstos a los supervisores.

IPE (con la que se firmó convenio)

Responsable

64. Presenta Informe al Encargado de la Dirección Nacional de Prevención sobre las actividades realizadas por empadronadores.

Sociólogo

65. Revisa y presenta Informe al Director sobre actividades realizadas por empadronadores, jefes de equipo y supervisores de la Institución Pública Especializada y adjunta memorándum para derivarlo a Jefatura y a la OA. Continúa en la actividad 68.

Director

66. Revisa, de encontrar observaciones derivará a Sociólogo para su corrección. Si es conforme informará a la Jefatura y solicitará a la OA para el pago a empadronadores. Entrega a la secretaria memorándum firmados, adjunta informe.

DNP

Secretaria 67. Registra en cuaderno de cargo, entrega a la Jefatura y a la OA.


Se inicia el proceso de “Administración del Proceso de Trámite Documentario”, el que concluye con la recepción del Informe por parte del Jefe del INDECI para su conocimiento.

OA / UE Area de Tesorería

Se inicia el proceso de “Transferencia de Fondos y Trámite de Pagos”, el que concluye con el pago a la Institución Pública Especializada y a cada empadronador.

Consistencia y procesamiento de los datos recopilados

DNP / UEER

Jefe / Sociólogo

68. Sugieren al Director, las empresas privadas especializadas donde se deberán procesar los datos obtenidos en los cuestionarios. La consistencia y procesamiento de los datos puede formar parte del compromiso que asume la Institución Pública Especializada.


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DNP Director 69. Evalúa propuesta y coordina con el Jefe de

la UEER para determinar donde es conveniente procesar la información.

DNP / UEER Jefe

70. Realiza requerimiento dirigido a la DINALOG con memorándum, anexando los T/R para la contratación de una empresa privada especializada en procesamiento de datos, presenta a Director.

Director

71. Revisa requerimiento y T/R, si hay observaciones deriva al Jefe UEER/Sociólogo UEER para corregir, de estar conforme firma el requerimiento y entrega a la Secretaria.

DNP

Secretaria 72. Registra requerimiento en cuaderno de cargo, entrega a la DINALOG.

DINALOG Unidad de Abastecimiento

Se inicia el proceso de “Procedimiento General para la Adquisición y Contratación de Bienes y Servicios”, el que concluye con el otorgamiento de la buena pro a la empresa seleccionada.

DNP / UEER

Jefe / Sociólogo

73. Los cuestionarios que han sido verificados serán entregados a la empresa privada especializada con cargo, para su procesamiento y obtención de resultados pertinentes.

EMPRESA PRIVADA

ESPECIALIZADA Responsable

74. Realiza el procesamiento de los datos de acuerdo al programa establecido, ordenando y analizando la información, de acuerdo al Plan de Tabulados, que está conformado por cuadros de salida, para el análisis de los resultados.

75. Entrega la información procesada, en forma impresa y digitalizada (Diskette o CD) al INDECI, de acuerdo a los T/R.


Recibe información procesada impresa y digitalizada, y se inicia el proceso de “Administración del Proceso Trámite Documentario”, el que concluye con la entrega de la documentación y el archivo, digital o magnético, a la DNP.

Secretaria

76. Recibe hoja de trámite con información impresa y digitalizada, firma cargo, registra en cuaderno de cargos y entrega al Operador PAD.

Operador PAD

77. Registra en base de datos, los datos de la hoja de trámite recibida: fecha de ingreso al INDECI, fecha de ingreso a la Dirección Nacional de Prevención, Número de Hoja de Trámite, otros; entrega al Director.

Director

78. Recibe hoja de trámite con información impresa y digitalizada (Diskette o CD), decreta atención del documento; deriva a Secretaria para su entrega.

DNP

Secretaria 79. Registra personal que recibe Diskette o CD y entrega con cuaderno de cargo.


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80. Recibe Diskette o CD, firma cuaderno de cargo.

81. Determina si los resultados obtenidos en el Plan de Tabulados, son correctos o no.

No es conforme 82. Realiza las observaciones, coordina con la

Empresa Privada Especializada, para que realice las correcciones respectivas.

EMPRESA PRIVADA

ESPECIALIZADA Responsable

83. Realiza las correcciones respectivas, luego ir a la actividad 74.

Sociólogo

Si es conforme 84. Prepara Informe Favorable, Acta de

Conformidad (firmada del representante de la institución pública o empresa privada), adjunta el convenio suscrito (si se trata de Institución Pública) y memorándum dirigido a la OA, entrega al Jefe de la UEER.

DNP / UEER

Jefe

85. Firma el Acta de Conformidad, lo eleva al Director, adjuntando Informe Favorable, el contrato suscrito (si es aplicable) y el memorándum dirigido a la OA.

Director

86. Revisa documentos, de encontrarlo conforme firma memorándum, adjuntando el Acta de Conformidad. Deriva la documentación a la Secretaria para su distribución.

DNP

Secretaria 87. Registra en cuaderno de cargo, entrega a la OA.

OA / UE Area de Tesorería

Se inicia el proceso “Transferencia de Fondos y Trámite de Pagos”, el que concluye con el pago a la Empresa Privada Especializada, según corresponda.

Análisis de Resultados e Informe Final

DNP / UEER

Jefe / Sociólogo

El análisis de Resultados e Informe Final pueden formar parte del compromiso que asume la Institución Pública Especializada. 88. Realizan análisis de los datos obtenidos en

el Plan de Tabulados por distritos. 89. Preparan Informe del Estudio de Análisis de

Vulnerabilidad y Estimación de Riesgo, especificando los riesgos, recomendaciones, determinación de las zonas más vulnerables, cantidad de viviendas a punto de colapsar, entre otras consideraciones. Presentan al Director: el Informe, copia del mismo y oficios dirigidos al Alcalde de la Municipalidad del distrito donde se realizó el estudio, ONG’s, Instituto Nacional de Cultura, Instituciones que participaron en el estudio y a la Dirección Regional de Defensa Civil correspondiente.


Sede Central


FECHA: 19/07/2005

16/25

Director

90. Revisa, si hay observaciones deriva al Jefe UEER/Sociólogo UEER para corregir, si se encuentra conforme firma y entrega a la secretaria. DNP

Secretaria 91. Registra, oficios en cuaderno de cargo,

deriva a la Secretaría General para su distribución.


Se inicia el proceso de “Administración del Proceso de Trámite Documentario”, el que concluye con la entrega de los documentos a la Municipalidad, Instituciones participantes y a la Dirección Regional de Defensa Civil correspondiente.

INSTITUCION PUBLICA / PRIVADA /

ONG’S / DRDC

Responsable / Unidad de Prevención

92. Recibe copia del Informe de Análisis de Vulnerabilidad y Estimación de Riesgo.

GOBIERNO LOCAL Alcalde

93. Recibe Informe de Análisis de Vulnerabilidad y Estimación de Riesgo.

94. Coordinan con la UEER el lugar y fecha de exposición del Estudio realizado.

DNP / UEER

Jefe / Sociólogo

95. Realizan la exposición del Estudio de Análisis de Vulnerabilidad y Estimación de Riesgo a la Jefatura y posteriormente a los Alcaldes de las Municipalidades Distrital o Provinciales, así como a las Autoridades Locales. Ir a la actividad 102.

96. Elaboran memorándun dirigido a la Jefatura e Informe Final de todo el Estudio, sobre el cumplimiento de las actividades, las limitaciones presentadas, conclusiones y recomendaciones, derivan a la Secretaria para que revise el Director.

Secretaria 97. Recibe, registra y entrega Informe Final al Director para su aprobación.

Director 98. Revisa Informe Final, de encontrarlo

conforme firma memorándum. Deriva la documentación a la Secretaria.

DNP

Secretaria 99. Registra y envía Informe Final al Jefe del INDECI para su conocimiento.


Se inicia el proceso “Administración del Proceso de Trámite Documentario”, el que concluye con la entrega de los documentos al Jefe del INDECI para su conocimiento.

JEFATURA Jefe del INDECI 100. Recibe Informe Final y toma conocimiento.


101. Ejecutan acciones y recomendaciones consideradas en el Informe de Análisis de Vulnerabilidad y Estimación de Riesgo.


102. La Dirección Regional de Defensa Civil, correspondiente, en coordinación con los Comités de Defensa Civil (inmediato en jerarquía), realizarán el seguimiento del cumplimiento de las recomendaciones


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FECHA: 19/07/2005

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propuestas, a través del Estudio. Informará periódicamente a la DNP.

Gobierno Local cumple recomendaciones Se da por culminado el proceso. Gobierno Local No cumple recomendaciones 103. Comunica e informa a la DNP sobre el

incumplimiento de las recomendaciones por parte de los Gobiernos Locales, y los motivos por los cuales no se llevan a cabo estas recomendaciones.

DNP/ UEER Sociólogo

104. Una vez informado por la Dirección Regional de Defensa Civil, informará al Jefe UEER y al Director Nacional de Prevención sobre las acciones a tomar.

DNP Director/ Jefe UEER

105. Toman conocimiento, coordinan. El Director Nacional de Prevención informará a la Jefatura del INDECI los motivos por los cuales no se están llevando a cabo las recomendaciones planteadas en el Informe Final del estudio de Análisis de vulnerabilidad y Estimación del Riesgo.

JEFATURA Jefe del INDECI

106. Solicita a la Secretaria de la Jefatura que prepare un oficio dirigido al Alcalde del Gobierno Local que no está llevando a cabo las recomendaciones


Recibe oficio de la Jefatura, se inicia el proceso “Administración del Proceso de Trámite Documentario”, que termina con la entrega del oficio al Alcalde del distrito.


107. Recibe oficio del INDECI, realiza las acciones correspondientes, como son la de notificar a lo habitantes de las viviendas que estén a punto de colapsar para que se adopten las medidas pertinentes, realizar las gestiones necesarias para reubicar a las familias que habitan estas viviendas, entre otras acciones. Informará de sus acciones a la Dirección Regional de Defensa Civil correspondiente.


108. Recibe Informes del Gobierno Local y evalúa si se están cumpliendo las recomendaciones. Luego ir a la condicional “Gobierno Local cumple recomendaciones”. Se da por terminado el proceso.

11. DIAGRAMA DE FLUJO

SGIIINSTITUCIONESPUBLICAS

ESPECIALIZADASJEFATURA

UITS UEEP Director Secretaria / PAD

Jefe Sociólogo

UEER

DNP

INDECI

INICIO

2Formulación delPlan de Trabajo

2Coordina

Conforme?

7Revisa y evalúaPlan de Trabajo

8Observa ydevuelve

9Aprueba yfirma Plan

10Prepara memorándum para

elevar Plan de Trabajo

10Coordina

SECRETARIAGENERAL

No

Si

1Selección de distritos

11Firma en señal de

conformidad

12Registra y envía

13Jefe del INDECIrevisa Plan de

Trabajo14

Registra encuaderno de cargo

Administracióndel Proceso de

TrámiteDocumentario

15Registra en Base

de Datos

17Registra personal

asignado y entrega

16Asigna atenciónde documento

α

17Recibe documento,

firma cargo

a

ESTUDIO DE ANALISIS DE VULNERABILIDAD

BD

1Selección de distritos

3Elabora y envía

memorándum solicitandoopinión técnica4

Revisa Plan deTrabajo

4Revisa Plan de

Trabajo

5Emite opinión

Técnica ydevuelve

5Emite opinión

Técnica ydevuelve

6Presenta Plan deTrabajo al Director

15Elabora documentos básicos:Prog. Censal, Cuestionario,Manual del Empadronador,

formato de Plan deTabulados y entrega

15Coordina

No

Si

Jefe delINDECI aprobó

Plan

18Realiza correcciones

a Plan de Trabajo

SGIIMunicipalidadDistrital oProvincial DRDC

INEIOET

Director Secretaria / PADJefe Sociólogo

UEER

DNPINDECI

SECRETARIAGENERAL

α

a

32Recibe mapas

cartográficos y catastro

25Registra documentos,

distribuye a OET y SGII26

Recibe oficiosolicitando información

catastral

27Remite información

solicitada

27Remite información

solicitadaAdministración

del ProcesoTrámite

Documentario

28Recibe mapas e información

catastral, cartográficos yregistra entrega a PAD

29Registra en base

de datos

30Asigna atención de documento

31Registra, entrega

documentos

Segmentación delArea

23Prepara memorándum para OET

solicitando cartografía y oficios paraMunicipalidad / INEI solicitando

información catastral

24Revisa y corrige

memorandum y oficios

Administracióndel Proceso


Entrega de DatoEspecífico o

Compendio enstock , a PeticiónInterna o Externa

β


BD

20Evalúa documentos básicos

Conforme?

21Observa ydevuelve

22Aprueba y deriva

No

Si

26Recibe oficio

solicitando informacióncatastral

SGIIINSTITUCIONES

PUBLICASESPECIALIZADAS

OET OAJDirector Secretaria

Jefe Sociólogo

UEERDNP

INDECI

SECRETARIAGENERAL

33Analiza y selecciona

viviendas precarias delcatastro

33Coordina

34Genera el directorio depersonas que habitanviviendas precarias

35Orienta sobre

segmentación del áreaa OET

35Realiza segmentacióndel área, en secciones,

Mz., N° viviendasprecarias

Capacitación

36Coordina con Autoridades

o represntantes de IPE

36Coordina con DNP

β

a

Asesoramiento yOpinión de Carácter

Técnico-Legal

37Presenta proyecto deconvenio marco y/o

especifico (con T/R) conIPE, a Director

38Revisa y corrige

39Registra y distribuye



44Recibe convenio

específico con T/R45

Recibe, analiza yfirma convenio de

marco

40Registra

memorándum

42Toma conocimiento

43Distribuye a SGII

41Registra en BD


No

Si

Convenioespecífico

?



χ

b

DRDC

BD

46

Coordina y firmaconvenio especifico

con IPE, entregacopia a SGII

Difusión de Actividadesde Defensa Civil a

través de los Medios deComunicación

SGIIDINAEC Director Secretaria

Jefe Sociólogo

UEERDNP

INDECI

SECRETARIA GENERAL /IMAGEN INSTITUCIONAL


DRDC

χ b

46Coordina, firma convenio

específico con DRDC



47Registra en cuaderno

de cargo

48Registra en BD

BD

49Decreta atención de

documento

50Registra, entrega con

cargo

50Recibe documento,

firma cargo

57Evaluación yselección de

empadronadores,informa a Director

58Recibe informe

sobreempadronadores

seleccionados

Programa deCursos de

Capacitación

59Solicita a DINAEC

ejecución de Cursosde Capacitación

59Coordina

c

Estudio serealiza en LimaMetropolitana

53Remiten curriculums

a DRDC

54Recibe curriculums,

evalúan y seleccionanestudiantes

52Representante se

presenta al INDECINo

Si

c

55Realiza las coordinacionescon la DNP acerca de los

encuestadoresseleccionados en DRDC

56Presentan informe a

Director sobreempadronadores

seleccionados

51

copiaconvenio

60Coordina promoción

del estudio

60Coordina promoción

del estudio

Programa deCursos de

Capacitación

δ

a

Empadronamiento

INSTITUCIONES PUBLICASESPECIALIZADAS

Promoción delEmpadronamiento

SGIIDINALOG

INSTITUCIONESPUBLICAS /PRIVADAS

ESPECIALIZADASOAJ


UEER

DNPINDECI

SECRETARIAGENERAL

DINALOG

61Asigna a cada empadronador,

el(los) sectorescorrespondientes

61Coordina

62Realiza empadronamiento

64Presenta informe al

Sociólogo

Transferenciade Fondos yTrámite de

Pagos

65Revisa y presenta

informe de actividadesde los Empadronadores

66Revisa, firma Informe

67Registra, distribuye

a OA y a JEFATURA


δ

68Sugieren a Director donde

debe procesarse lainformación y presentan T/R

68Sugieren a Director

donde debe procesarsela información ypresentan T/R

69Evalúa propuesta

presentada por UEER

63Entregan cuestionarioscon la información de

campo al Repsponsable

Admininstracióndel Proceso de


70Realiza requerimiento

, anexando los T/R

71Revisa requerimiento y

T/R, entrega a Secretaria

72Registra, entrega a

DINALOG

ProcedimientoGeneral para laAdquisición y

Contratación deBienes y Servicios

69Coordina

requerimiento

73Entrega cuestionarios aempresa especializada

74Realiza el

procesamiento deDatos

75Entrega informaciónprocesada impresa y

digitalizada (CD odiskette)

Administraciondel Proceso de


76Recibe inf. impresa ydigitalizada, registraentrega a Director

77Registra en BD y

eleva

78Decreta atención

d

BD

ε

SGIIMUNICIPALIDAD

INSTITUCIONESPUBLICAS /PRIVADAS

ESPECIALIZADASOA


UEER

DNPINDECI

SECRETARIAGENERAL

DRDC

79Registra personal dedestino, entrega con

cargo

80Recibe inf.impresa y

digitalizada, firmacuaderno de cargo


ε

88Realizan Análisis de los

datos procesados

88Realizan Análisis de los

datos procesados

89Prepara Informe de Análisis deVulnerabilidad y Estimación de

Riesgos, presenta a Director con oficio

89Coordina

84Prepara y entrega a Jefe

UEER: Informe Favorable,memorandum y Acta de

conformidad firmada por laEmpresa Privada oInstitución Pública

Transferenciade Fondos yTrámite de

Pagos

Fin

Inf.(originaly copias)

81Determinan validez dedatos obtenidos en el

Plan de Tabulados

Esconforme

?

Si82Realiza las

observacionesnecesarias

81Determinan validez dedatos obtenidos en el

Plan de Tabulados

No

83Realiza correcciones

d85

Recibe documentos, firmaActa de Conformidad,

Informe Favorable, elevaa Director

86Firma memorándum

y Acta deConfomidad

87Registra y entrega

a DINALOG

φ

Análisis de Resultado eInforme Final

90Revisa Informe, firma

en señal deconformidad de no

realizar bservaciones

91Registra,

distribuye a SGII

90Coordina

90Coordina

Administración delProceso de


SGIIMUNICIPALIDAD

DISTRITAL /PROVINCIAL

INSTITUCION PUBLICA /INSTITUCION PRIVADA /

ONG'sJEFATURA


UEER

DNPINDECI

SECRETARIAGENERAL

DRDC

94Coordinan exposición

del Estudio

94Coordinan exposición del

Estudio

93Recibe Informe de

Análisis de Vulnerabilidady Estimación de Riesgo

92Recibe copia del Informe deAnálisis de Vulnerabilidad y

Estimación de Riesgo

92Recibe copia del Informe deAnálisis de Vulnerabilidad y

Estimación de Riesgo


95Realizan la exposición

del estudio

95Realizan la exposición

del estudio

102Realiza seguimiento a

cumplimiento de lasrecomendaciones de la DNP

101Ejecutan acciones yrecomendaciones

consideradas en el Informe

GGLLcumple

recomendaciones? 103

Comunica aDNP

FIN

No

Si

103Toma conocimiento

104Informa a Jefe UEER

y Director DNP


105Toma conocimiento,coordina e informa a

Jefe del INDECI

105Toma conocimiento,

coordina

...

106Solicita a Secretaria queprepare oficio dirigido aGGLL, solicitando se

tome las accionescorrespondientes

Administración delProceso de Trámite

Documentario107

Recibe oficio, tomaacción e informa a la

DRDC

e

e

108Recibe informes de acciones

realizadas por GGLL

FIN

φ

96Elabora informe final y

memorándum, ypresenta

96Coordina

97Recibe, registra y

eleva

98Revisa, firma y

deriva

99Registra y eleva

95Participan en exposición

del Estudio

Administración delProceso Trámite

Documentario


DNP-UEER-003.05. Estudio de Análisis de Vulnerabilidad€¦ · Formulado por: Equipo de...

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