Documentación Análisis y Diseño de Sistemas II Profesora: Ing. Carla Hennig Osmer Clavo 19. 276. 715

Documentación:

La Documentación como ciencia documental se podría definir como la ciencia del procesamiento

de la información, que proporciona información sobre algo con un fin determinado, de ámbito

multidisciplinar o interdisciplinar.

Se puede señalar a la Documentación como una ciencia auxiliar e instrumental. También es una

ciencia en sí misma y una de las finalidades primordiales de la Documentación es informar.

La consideran una ciencia (documental), a la vez que una disciplina, no sólo una técnica. También

pueden considerarse, en sentido general, las ciencias de la documentación y la documentación

como sinónimos, si el contexto no perturba la intención del emisor, es decir, si no se distorsiona el

mensaje del interlocutor porque no se dé ambigüedad semántica.

Un sistema debe contemplar una documentación adecuada y completa para mantenerlo y actualizarlo de manera satisfactoria; sin embargo muchos analistas hacen caso omiso de este aspecto.

Al documentar un sistema se debe buscar cubrir los siguientes objetivos:

1. Estandarizar la documentación

2. Facilitar el desarrollo de la misma.

3. Ahorrar tiempo.

Una vez contemplados los puntos anteriores, es necesario aplicar estas ventajas para realizar la documentación del sistema, debido a que si se logra una documentación eficiente del sistema se tendrán las siguientes ventajas: Será una herramienta didáctica para nuevos miembros de la organización y por lo tanto

nuevos usuarios.

Es requisito básico para quien tenga la responsabilidad del mantenimiento del sistema o modificación del mismo.

Ayuda a los analistas a trabajar en áreas relativas, evitando redundancias y facilitando la integración de todos los sistemas.

Asegura que el sistema opere correctamente con el mínimo de errores.

Los recursos se usan de forma más eficiente.

Sustentación y apoyo al usuario El crecimiento del número de ordenadores y su establecimiento en todos los ámbitos de la sociedad han influenciado profundos cambios en el software en general y en los soportes de ayuda al usuario en particular, soportes que actualmente constituyan un objetivo crítico en el desarrollo de software y hardware de cara al éxito comercial del producto. Los sistemas de apoyo al usuario ofrecen numerosas ventajas frente a la distribución de manuales y documentación impresos. Los sistemas de apoyo o soporte al usuario suelen clasificarse en tres tipos: tutoriales, documentación y ayuda en línea. El soporte al usuario ha de cumplir una serie de características de facilidad de acceso, simplicidad

en la búsqueda de la información, consistencia y robustez, lo que permitirá que la interacción del

usuario con la aplicación sea intuitiva y brinde un entorno amigable de trabajo.

Manual de Usuario

Es un documento técnico de un determinado sistema que intenta dar asistencia a sus usuarios. Los manuales de usuario generalmente son incluidos a dispositivos electrónicos, hardware de computadora y aplicaciones. El manual de usuario puede venir tanto en forma de libro como en forma de documento digital, e incluso poder ser consultado por internet. En general, un manual de usuario debería poder ser entendido por cualquier usuario principiante, como así también serle útil a usuarios avanzados. Un manual de usuario completo suele tener:

1. Un prefacio, con información sobre cómo usar el propio manual.

2. Un índice.

3. Una guía rápida sobre cómo usar las funciones principales del sistema.

4. Una sección para la resolución de problemas.

5. Una FAQ.

6. Información de contacto.

7. Un glosario.

Manual de Operación Es el conjunto de elementos acerca de las especificaciones e instrumentos en donde debe operar el sistema y la forma de hacerlo para lograr un uso óptimo. Este manual sirve para ayudar a capacitar al personal que trabaja con un producto, herramienta o aparato nuevo con el fin de comprobar su funcionamiento, saber operarlo o darle mantenimiento. El manual está dirigido principalmente a los usuarios. Debe iniciar con una narración general que

describa al sistema.

Manuales de sistema Son Aquellos en la que los documentos relacionados con el análisis diseño e implementación de un sistema de información. Son una guía para su correcto funcionamiento. Existen muchos tipos y muchas metodologías, los más útiles son:

1. Manual de usuario: para que los usuarios entiendan como operar en el sistema.

2. Manual funcional: para el analista o programador en caso de alguna modificación en su Funcionamiento.

Manual de procedimiento Este Manual Consiste en un documento que describe una serie de pautas que deben seguirse para realizar funciones específicas dentro de un proceso. Para determinar cómo se van a ejecutar ciertos procedimientos de trabajo, según la función y sus métodos, es imprescindible la realización de manuales que contengan información y ejemplos de formularios, políticas, instructivos que puedan auxiliar a la apropiada ejecución de las actividades dentro de un sistema. Sus ventajas son:

Permite evaluar la operatividad de las unidades del sistema.

Facilita las labores de las auditorias.

Es de gran ayuda para el entrenamiento de personal nuevo dentro de la empresa.

Controla los procedimientos de manera ordenada según los puestos de responsabilidad facilitando la reingeniería de los procesos.

Interviene en la consulta del personal de trabajo.

Guías de ayuda para la implantación La implantación involucra a todas las actividades que se dan al pasar de un sistema viejo a uno nuevo. Se pueden encontrar las siguientes situaciones al hablar de implantación:

automatizada.

una modificación hacia algunos de los componentes del sistema que actualmente se usan.

un elemento determinante para el buen funcionamiento del sistema y que permita lograr sus objetivos. Para ello es necesario tomar en cuenta los siguientes aspectos:

1. Capacitación de personal: El elemento del cual necesitamos para el buen funcionamiento y cumplimiento de los objetivos del nuevo sistema se encuentra en la capacitación que tiene el personal para la adecuada operación y confiabilidad del sistema. La capacitación deberá incluir a todos aquellos que de alguna u otra manera se encuentren involucrados con el sistema, es decir, desde los técnicos, operarios y demás usuarios. Al realizar la capacitación se debe centrar básicamente en dos puntos: El sistema de procesamiento, que involucra que el usuario se familiarice con él para su

adecuado manejo.

La aplicación del sistema que se refiere a la forma de impacto del sistema a la organización (toma de decisiones).

2. Pruebas del sistema: Antes del proceso de la implantación del sistema es necesario un periodo de prueba para poder determinar si aún existen problemas no resueltos y no hacer un doble trabajo de acondicionamiento al sistema.

Las pruebas por las cuales deberá pasar el sistema antes de ser implantado son:

1. Pruebas de recuperación: Se consideran en este tipo de prueba los posibles fallos en el

procesamiento de los datos involucrando tiempo específico; aquí se determina que el sistema sea confiable en cuestiones referentes a seguir su funcionamiento cuando alguno de los componentes falle.

2. Pruebas de seguridad: De esta prueba dependerá la vulnerabilidad que tiene el sistema en la

intromisión de personal no autorizado para su uso y manejo, debido a que se intentará violar sus métodos de protección de datos. Esta prueba es necesaria para conocer los puntos de control más susceptibles del sistema.

3. Pruebas de resistencia: La prueba de resistencia permite observar la demanda que tiene el

sistema en cuanto a cantidad de recursos, frecuencia o volúmenes anormales. Los tipos de resistencia a las cuales se somete el sistema son:

- Diseño de pruebas sobre interrupciones por segundo. - Aumento de la frecuencia de datos de entrada. - Pruebas que requieran uso excesivo de memoria u otro recurso. - Pruebas sobre el sistema operativo u otro software. - Crear excesivas búsquedas de datos.

Todo esto con el objetivo de crear conflicto y romper el programa.

4. Pruebas de rendimiento: Prueba diseñada para probar el rendimiento del software en tiempo de ejecución dentro del contexto del sistema integrado. Las pruebas de rendimiento se unen a las pruebas de resistencia y requieren de verificar el hardware y software, es decir, la utilización de recursos de forma exacta.

Conversión: Es un cambio físico de un sistema de información viejo por el nuevo. Hay cinco estrategias de conversión:

Conversión directa:

Significa que a partir de una fecha específica, el sistema es desechado y el sistema nuevo es puesto en uso. Ventajas: no hay costo adicional que no sea del nuevo sistema, los usuarios no tiene posibilidad de usar el sistema antiguo, la adaptación es una necesidad. Desventaja: pueden darse largos retrasos si suceden errores, debido a que no hay forma alterna para lograr el procesamiento, si por eventualidad no funciona es un riesgo muy grande que puede afectar a terceros. Si el sistema no es crítico y la empresa puede funcionar sin la información se puede hacer.

Conversión en Paralelo:

Se refiere a ejecutar el sistema antiguo y el sistema nuevo al mismo tiempo, en paralelo. La ventaja es que proporciona una seguridad a los usuarios, no están forzados a hacer un cambio abrupto. La desventaja es el costo de ejecutar dos sistemas al mismo tiempo y duplicar la carga de trabajo de los empleados durante la conversión, además del que debe controlar las similitudes y diferencias entre los sistemas.

Conversión gradual:

En este plan, el volumen de transacciones manejado por el nuevo sistema aumenta gradualmente conforme el sistema avanza en sus fases, se implementa el sistema por partes, la ventaja es que permite a los usuarios involucrarse con el sistema paulatinamente, la desventaja es que lleva demasiado tiempo poner el nuevo sistema en su lugar. En el momento del traspaso final debe estar presente auditoría para verificar los saldos al momento y las coincidencias.

Conversión por prototipos modulares:

Conforme cada módulo es modificado y aceptado, es puesto en uso. Una ventaja es que cada módulo es probado a fondo antes de ser usado. El hecho de que la construcción de prototipos no sea factible tan frecuentemente elimina automáticamente este enfoque para muchas conversiones.

Conversión distribuida: Se realiza una conversión completa, con cualquiera de los enfoques

anteriores en un lugar. Cuando esa conversión ha sido terminada satisfactoriamente se realizan las conversiones para otros sitios. La ventaja es que los problemas pueden ser detectados y detenidos, en vez de afectar simultáneamente a todos los sitios. Una desventaja es que aunque una conversión sea satisfactoria, cada sitio tendrá sus propias peculiaridades sobre las que hay que trabajar.

Plan de seguimiento:

Durante la ejecución del proyecto y no en otras etapas del ciclo del mismo, es necesario hacer el seguimiento de lo que se va avanzando y compararlo con lo planificado inicialmente, para que, en caso de que haya desviaciones negativas, se introduzcan las medidas correctivas o, en su caso, se reformule el proyecto. El plan de seguimiento es el conjunto de procedimientos, mecanismos e instrumentos, que se utilizan para obtener información periódica sobre la situación del proyecto. Un plan de seguimiento bien diseñado dará respuesta a las siguientes preguntas:

Qué información es relevante para nosotros (indicadores).

Cómo debería ser recolectada y analizada (métodos).

Quién se involucrará en cada fase (responsabilidad). Igualmente, con el plan de seguimiento se perseguirán los siguientes objetivos:

• Proporcionar indicadores, a corto plazo, sobre el progreso o retraso en el logro de los objetivos y en la consecución de resultados. • Tomar decisiones sobre medidas que permitan corregir los problemas que se presenten durante la ejecución del proyecto. • Posibilitar el fortalecimiento de los resultados positivos logrados en la ejecución del proyecto. • Determinar si el proyecto concebido es o no pertinente.

Contribuir a fomentar el espíritu de responsabilidad y el aprendizaje que se deriva del desarrollo del proyecto.

Contribuir a reforzar las acciones para el seguimiento y evaluación de las instituciones participantes.

Preparación y planificación de adiestramiento: Es la integración del conjunto de actividades, medios y recursos en una estructura de acción, de acuerdo a los objetivos propuestos, para mejorar el desempeño de los trabajadores de la organización a través de la realización de actividades de adiestramiento. Para la preparación y planificación de adiestramiento se necesita de:

Plan anual: Es el documento que recoge el total de las acciones de adiestramiento cuya ejecución está prevista en un plazo determinado, considerando los recursos.

Recursos: son los elementos fundamentales para la elaboración de un plan (humano, financiero, materiales y de tiempo).

El programa de entrenamiento exige una planeación que incluya los siguientes aspectos:

Enfoque de una necesidad especifica cada vez.

Definición clara del objetivo de entrenamiento.

División del trabajo por desarrollar, en módulos, paquetes o ciclos.

Elección de los métodos de entrenamiento y de la tecnología disponible.

Definición de los recursos necesarios para la implementación del entrenamiento, como el tipo de entrenador o instructor, recursos audiovisuales, maquinas, equipos o herramientas necesarias, materiales, manuales, etc.

Tipos de adiestramiento: Inducción: Es la orientación general, que se le da al empleado para adecuarlo al puesto, al

grupo y a la institución. Este tipo de formación tiene por meta crear una actitud favorable del empleado y facilitar su proceso de integración.

Adiestramiento a través de la experiencia: Consiste en reunir un grupo de personas en base a

tareas o áreas similares para intercambiar experiencias, métodos, recursos y otros. En tales espacios se debe establecer un flujo informativo precisando objetivos, expectativas, dinámicas, metodología, aspectos organizativos y el código para el análisis. Este tipo de formación podría ser muy útil, ya que de la experiencia de los individuos o grupos se enriquece el trabajo y se comparten vivencias muy significativas.

Adiestramiento "en" y "para" la organización: Consiste en desarrollar al máximo el potencial humano de la institución por vía de la implementación de un sistema de educación permanente que abarque las siguientes etapas:

A. Preparación y actualización para el mejor desempeño del cargo.

B. Preparación para otros cargos que pudiera ocupar el empleado.

C. Preparación para el desarrollo general integral.

Centros de adiestramiento y especializados: Habiendo procesado de antemano las necesidades actuales y futuras del personal, se puede ofrecer la oportunidad de formación y entrenamiento en un centro de capacitación, para que el empleado asuma con mayor responsabilidad y eficacia el trabajo que desempeña.