Modulo: Gestión de Pequeña EmpresaRecopilado por: Manuel Ilic Gajardo- Carlos Terrazas Olivares "DOCUMENTACIÓN COMERCIAL"— Facturas— Boletas— Notas de débito— Notas de crédito— Banco— Cuentas— Depósitos— Cheques— Letras de Cambio

DOCUMENTACIÓN MERCANTIL

DOCUMENTOS DE COMPRA-VENTA

FACTURA; Es un documento que debe entregar el vendedor al comprador por las ventas que realice. Constituye el comprobante de la compra-venta y acredita la propiedad de la especie adquirida.

La factura debe cumplir los siguientes requisitos:1. Emitirse en triplicado y el original se entregará al cliente, debiendo conservarse la copia en poder del contribuyente vendedor o prestador de servicios para su posterior revisión del S.I.I.- En el caso que se emita en más de tres ejemplares (más de una copia), deberá señalarse en forma impresa y visible el destino de cada copia y señalarse en forma notoria y clara la frase "copia no válida para efectos tributarios".2. Deberán ser timbradas y numeradas en forma correlativa por el S.I.I.3. Indicar el nombre completo del contribuyente emisor, número del R.U.T., dirección del establecimiento, comuna o nombre del lugar según corresponda, giro del negocio y otros requisitos que determine la Dirección General del S.I.I.4. Señalar fecha de emisión.5. Los mismos datos que se señalan en el número 3 pero del comprador.6. Detalle de las mercaderías transferidas (vendidas u otra forma que asemeje una venta) o naturaleza del servicio prestado, precio (de la unidad) y monto de la operación. El detalle y el precio unitario podrán omitirse cuando con antelación se haya emitido una guía de despacho.7. Indicar separadamente la cantidad recargada por concepto de impuesto cuando proceda.8. Indicar número y fecha de guía de despacho cuando corresponda.9. Indicar las condiciones de venta: al contado, al crédito, mercaderías puestas en bodegas del comprador o del vendedor

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Cancelación de Factura:Cuando el comprador paga el valor de una factura, debe exigir del vendedor su cancelación. Para ello, las firmas estampan un timbre que lleva la palabra CANCELADO, la fecha y posteriormente el vendedor o representante, en las ventas con letras no es necesario cancelar las facturas.

BOLETAS; 1. Cumplir los mismos requisitos señalados en los números del 1 al 4 anteriores con las excepciones de que en el caso del número 1, la primera copia se entregará al cliente debiendo conservarse el original en poder del vendedor: en el caso del número 2, las boletas deberán ser timbradas por el S.I.I. y en el caso del número 4, tratándose de las boletas que se emitan en forma manual deberá señalarse el mes de emisión mediante el uso de palabras o número árabes o corrientes (no romanos). GUIAS DE DESPACHOLa guía de despacho a la que nos hemos referido en alguna oportunidad, está regido por el articulo Nº 70 del Reglamento de la Ley del I.V.A. y debe ser emitida en caso de que la factura no se extienda al momento de hacer entrega real o simbólica de las especies y deberá cumplir con los siguientes requisitos:a) Expresar la fecha de emisión.b) Llevar el nombre del comprador y del vendedor, o su razón social, número de teléfono y casilla, cuando proceda, Nº del RUT del comprador y vendedor.c)   Indicar Nº de Guía, el que debe ser correlativo.d) Estipular el detalle de las especies vendidas y llevar el timbre del S.I.I.e) Debe extenderse en duplicado. El original debe quedar en poder del cliente.El vendedor deberá conservar el duplicado y anotar en el número de la factura que corresponda.

NOTA DE CREDITOSu función es la de rebajar parte del valor total cobrado en alguna factura de venta, esta rebaja puede obedecer a varias razones entre las cuales las más frecuentes son:a) Cuando la empresa que vendió recibe de vuelta parte de la mercadería detallada en la factura.b) Omisión de algún descuento pactado.c) Cobro de un precio superior al ofrecido.

NOTA DE DEBITOEste documento cumple una función exactamente contraria a la del anterior, es decir, se utiliza con el fin de aumentar el valor cobrado en una factura de venta, entre las razones que le dan origen destacan:a) Cobro de un precio inferior al acordado.b) Descuento no correspondiente.c) Omisión en la factura de algún artículo despachado.d) Suspensión del descuento por atraso en el pago de la factura.

LOS BANCOS COMERCIALESLos bancos son empresas constituidas en base a sociedades anónimas (S.A.) y cuyo giro principal es recibir dinero en depósito y hacer préstamos.Las operaciones de los bancos comerciales se realizan a corto plazo, con excepción del Banco del Estado de Chile, que además, de las operaciones a corto plazo, realizan préstamos a mediano y largo plazo apara el fomento de la industria, la agricultura y minería, especialmente.

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Principales operaciones de los bancos comerciales . 1. Admiten depósitos, es decir, reciben dinero que se comprometen a devolver en la forma que se convenga.2. Hacer préstamos.3. Descuentan documentos, es decir, anticipo al dueño del documento que recibe (letra de cambio), el valor de él por el tiempo que falta para su vencimiento, restando el interés respectivo.4. Efectúan cobranzas por cuenta de los clientes. Por ejemplo letras, facturas, etc.5. Sirven de intermediarios para remitir dinero de una plaza a otra.6. Realizan operaciones de compraventa de monedas, (dólares, libras esterlinas, francos, etc.)7. Sirven de intermediario en las tramitaciones comerciales de comercio internacional (importaciones - exportaciones).

DEPÓSITOS1. Depósito a la vista: Es aquel que puede retirarse parcial o totalmente en cualquier momento y sin previo aviso. Los bancos no pagan intereses por este tipo de depósito.2. Depósito a plazo fijo; Es aquel que sólo puede retirarse a contar desde el día en que se cumple el plazo pactado (30 ó más días) por esta clase de depósitos los bancos pagan interés.3. Depósito a plazo fijo renovable o a plazo indefinido renovable: Es aquel que sólo puede retirarse cuando se cumple el plazo pactado (30, 60, 90 días, etc.), pero si a la fecha del vencimiento del plazo no se retira, se subentiende renovado por un período igual. Estos depósitos también ganan intereses.4. Depósito en custodia: Es aquel que consiste en entregar al Banco, para su resguardo en cajas de seguridad: joyas, objetos de arte, metales preciosos, documentos de trascendencia y valor, etc. Por este depósito los bancos cobran comisión.5. Certificados de depósitos a plazo; Durante estos últimos años la Superintendencia de Bancos ha autorizado un depósito a plazo especial conocido comercialmente con el nombre de certificado de depósito a plazo y se diferencia de sus similares, por ser de capitalización anticipada.6. Depósito en cuenta corriente: Es aquel que sólo puede retirarse mediante ciertas órdenes escritas llamados cheques el depósito en cuenta corriente es un depósito a la vista, por lo que los Bancos no pagan intereses.7. Depósito de ahorro; Este es un depósito exclusivo del Banco del Estado de Chile y puede ser:a) A la vista, que puede retirarse parcial o totalmente en cualquier momento. Ganan un 3% de interés anual.b) A plazo, que pueden retirarse hasta dos veces en un año. Ganan interés del 10% anual y son reajustables de acuerdo con el alza del costo de la vida.

CUENTA CORRIENTE Y LOS CHEQUESCUENTA CORRIENTE BANCARIA:"Es un contrato en virtud del cual un banco se obliga a cumplir las órdenes de pago de otra persona hasta concurrencia de las cantidades de dinero que hubiere depósito en ella o del crédito que se haya estipulado".El mismo cliente o un tercero pueden hacer depósito en la cuenta corriente bancaria, para lo cual se llena una papeleta de depósito, la que se entrega, conjuntamente con el valor a depositar, en una de las cajas. El cajero, después de verificada, desprende de la boleta el comprobante de depósito que con el timbre respectivo entrega al depositante.Las papeletas de depósito, se encuentran a disposición de los clientes en cada banco. Hay papeletas para depósito de dinero y para depósito de cheques.

EL CHEQUE"El cheque es una orden escrita y girada contra un Banco para que éste pague a su presentación, el todo o parte de los fondos que el librador pueda disponer en cuenta corriente.

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Formularios del chequeEl cheque debe extenderse por escrito, en formulario numerado queproporciona el Banco en talonarios.El cheque debe expresar:1. El nombre del librado (Banco)2. El lugar y fecha de la expedición3. Nombre del tomador (excepto los cheques al portador)4. La cantidad girada en letras y números5. La firma del librador.

Clasificación de los chequesSegún su accesibilidad, el cheque puede ser:- Al portador- A la orden- Nominativo- Cruzado

Cheque al portador: Es el que no lleva tarjadas las palabras "o al portador", se cede por la entrega manual y es pagado por el banco a la persona que lo presente.

Cheque a la orden: Es el que lleva borradas las palabras "o al portador" y no sólo puede ser cobrado por la persona a cuyas orden se gira, sino por otra siempre que ésta le cede por endoso.

ENDOSO, es la transferencia o cesión de un cheque a la orden, que se hace mediante la firma del dueño o tomador del cheque puesta al respaldo (endoso en blanco). El cheque a la orden, en estas condiciones, se convierte en cheque al portador. El endoso se puede hacer también colocando al respaldo del cheque; antes de la firma del endosante, la siguiente frase:Páguese a la orden de don fulano de tal...........Santiago, 20 de mayo de 2005Firma del endosante o cédanteEste endoso, que se llama regular no lo convierte en cheque al portador y, en consecuencia, debe cobrarlo la persona indicada en el endoso, la que a su vez lo puede volver a endosar. Cheque nominativo: Es el que lleva tarjadas las cláusulas "La orden de" y "o al portador", sólo puede cobrarlo la persona designada, y no es endosable, excepto cuando se confía su cobro a un Banco (depositarlo en cuenta corriente).

Cheque cruzado: Es el que lleva en su anverso dos líneas paralelas y transversales y sólo puede ser cobrado por un Banco. Este es el cheque cruzado "en general". Si entre las líneas se coloca el nombre de un Banco, el cobro sólo puede hacerlo el Banco asignado. Este es el cheque cruzado "en especial". El de uso más corriente es el cheque cruzado en general, los que son depositados en cuenta corriente para confiar al Banco su cobro.

Cobro de un cheque: El cheque debe ser cobrado por el tenedor en la sucursal del Banco respectivo. Para ello, debe proceder a identificarse ante el cajero, es que comúnmente se hace presentando la cédula de identidad y cancelar el cheque.

Cancelación del cheque: Es el escrito mediante el cual el tenedor manifiesta recibir conforme el valor del mismo. La cancelación consiste en firmar el cheque sobre anverso.

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Plazos para cobrar un cheque: El portador de un cheque dispone hasta 60 días para cobrar un cheque de plaza y de 90 días cuando es de distinta plaza.

Caducidad del cheque: Se dice que un cheque ha caducado, cuando excede el plazo para cobrarse (60 días. Cuando ello ocurre, el banco se niega a pagarlo.

Revalidación de un cheque: Si un cheque ha caducado el tenedor puede solicitar del girador, su revalidación, que es la autorización que el girador da al banco para que pague el documento a pesar de encontrarse caducado. Para ello, en el reverso del cheque expresa.Revalidado con esta fecha a Santiago Mayo 20, de 2005 Juan Venegas M.

Principales causales de negativa de pago de un cheque;1. Si el girador no dispone de fondos suficientes.2. Si es presentado al cobro fuera del plazo legal.3. Si la cantidad expresada en letras es distinta a la expresada en números.4. Si contiene enmiendas, raspaduras, etc.5. Si la firma del girador es visiblemente desconforme con la que deja registrada en el banco.6. Si el girador notifica al banco que no hay que pagarlo.7. Si la cuenta corriente del girador fue cerrada por el banco

Protesto del Cheque:Es la constancia que deja el banco por el no pago de un cheque. Regularmente lo hace estampando un timbre en el reverso del documento o adhiriendo al mismo un talón especialmente impreso.

Ejemplo:El Banco del Estado de Chile, Suc. Bandera, no paga el presente cheque por carecer de fondos, el librador don Leonel Toro Rojas, domiciliado en Huérfanos 1111, Depto. 6056, por Doce Mil Pesos. Protestado a las 11 hrs. del 15 de Mayo de 1977Juan Gálvez M. P. Banco Estado

El portador puede seguir dos acciones para el cobro del cheque protestado.1. Acción Civil: Perseguir su pago judicialmente por la vía ejecutiva, después del tercer día de la notificación judicial del protesto, si el girador no opone tacha de falsedad de documento.2. Acción criminal: Perseguir la responsabilidad criminal pues se asume el delito de estafa del que giró un cheque a sabiendas de que no tenía fondos o que su cuenta estaba cerrada. El delito de estafa es castigado con pena corporal (prisión).

LETRA DE CAMBIOLa letra de cambio, es un documento en que una persona encarga a otra que pague una cantidad determinada de dinero a una tercera o a su orden.Ejemplo, para la mejor comprensión de la definición: Sr. Juan Castro encarga al Sr. Luis Jara, para que pague la cantidad de $ 2.500.- al Sr. Carlos Moreno el día 31 de Marzo de 2004. Para esto, es necesario que el Sr. Juan Castro sea acreedor del Sr. Carlos Moreno. En otras palabras, el Sr. Juan Castro tiene un deudor (Sr. Jara) y un acreedor (Sr. Moreno).El caso más frecuente es que en la letra de cambio, actúen dos personas. Esto ocurre, especialmente, en las ventas al crédito con documento. Ej.: El comerciante Sr. Juan Castro vende al Sr. Luis Jara, domiciliado en Calle Dieciocho N9 289, Santiago, una plancha eléctrica en $ 2.500 con una letra al 31 de Marzo. La venta se hizo el 20 de Enero. Personas que intervienen en la letra de cambio;En una letra de cambio intervienen tres personas: Librador, librado y tomador o beneficiario.

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Librador o girador: Es el que gira la letra y ordena el pago (enel ejemplo de la letra Nº 1, Sr. Juan Castro)Librado; Es la persona que recibe la orden y pago. (En el ejemplode la letra Nº l, Sr. Juan Jara).Tomador o beneficiario: Es la persona que recibirá la suma dedinero (en el ejemplo de la letra Nº 1, Sr. Carlos Moreno)En el ejemplo de letra Nº 2, el Sr. Juan Castro es librador y tomador a la vez; girará su propia orden.

Aceptación de la letra:Es la manifestación clara del librado de obligarse al pago de la letra, con su firma atravesada en el anverso del documento, precedido de la palabra ACEPTADA.

Provisión de fondos;Para cumplir el mandato de pago, el librado necesita disponer de la cantidad de dinero que se le ordena pagar. Se entiende hecha la provisión de fondos cuando el librado es deudor del librador o cuando el librado cuenta con la autorización del librado para girar a su cargo.

Formalidades en las letras de cambioLas letras de cambio se extienden en formularios especiales que se adquieren, por lo general, en librerías aunque cualquier comerciante o empresa puede confeccionar sus propias letras.Las letras de cambio deben cumplir con las siguientes formalidades:1. Lugar y fecha de emisión2. La época en que debe hacerse el pago3. Nombres y apellidos del tomador o beneficiario4. La cantidad que el librador manda a pagar5. El nombre, apellidos y domicilio del librado, y6. La firma del librador o girador

Plazo y términos de las letras;La Ley señala los plazos en que las letras deben presentarse al librador para su cancelación. Las letras pueden girarse:a) A días fijos y determinados: se indica en la letra el día preciso en que debe pagarse. Es: Al 31 de Marzo de 1977 se servirá Ud. mandar pagar...... etc.Es la modalidad más usada.b) A días fecha: significa que el plazo de los días que se indiquen corre desde el día siguiente de su giro. Ejemplo:A sesenta días fecha se servirá Ud. mandar pagar...., etc.c) A la vista: Significa que estas letras deben pagarse en el acto de su presentación. La letra empieza así: Ejemplo: A la vista se servirá Ud. mandar pagar....,etc.d) A días o meses vista: significa que el plazo se cuenta desde el día siguiente de su aceptación, o si no ha habido aceptación, desde el día siguiente de su protesto. Ejemplo: a sesenta días vista se servirá Ud. mandar pagar...., etc.

ENDOSO DE LA LETRADado su carácter de documento a la orden, la letra se transfiere por endoso. El endoso puede ser:a) Traslaticio de dominiob) En comisión de cobranzac) En garantía

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El endoso es traslaticio de dominio: cuando se transfiere la propiedad de la letra. Es: Páguese a XX fecha y firma del endosante. Es en comisión de cobranza cuando el propietario de la letra encarga el cobro a otra persona. Es: Páguese a la orden del Banco de Talca, valor en cobro. Fecha y firma del endosante. El endoso es en garantía, cuando el propietario de la letra le cede para garantizar deudas y ofrecer a los acreedores una seguridad mayor. Es: Páguese a XX, valor en garantía, fecha y firma del endosante.

El endoso en blanco; esto es, con la sola firma del endosante puesta al respaldo de la letra, hace que el endoso sea traslaticio de dominio.

Impuesto e la Letra de CambioLas letras de cambio pagan un impuesto fiscal del 1 por mil calculado sobre su monto, impuesto que se adhiere en estampillas sobre la misma letra, o en su reverso.

Vencimiento de la LetraLa letra debe ser pagada por el aceptante el día de su vencimiento, pudiendo hacerlo hasta el día siguiente antes de las 12 horas, si no paga en esta oportunidad, debe ser protestada.Si el vencimiento ocurre en día festivo, se considera como tal, el día hábil que siga. Pago de la LetraCuando el librado o aceptante paga la letra, debe exigir su devolución con la constancia de dicho pago, lo que debe hacer el tenedor mediante su firma atravesada en el anverso debajo de la palabra CANCELADO Aval de la LetraEs la fianza que presta un extravío a la letra que se ofrece a pagarla si no lo hace el librado. La persona que presta la fianza se llama avalista. Al avalar una letra, el avalista debe firmar en el anverso atravesado, después de la frase Por Aval

Protesto de la LetraEs el acto solemne y auténtico en que se deja constancia de la falta de pago por parte del ACEPTANTE (Librado) o por falta de aceptación de la letra. En la práctica, como las letras nacen ordinariamente aceptadas el protesto que se verifica es por falta de pago.¿Quién debe hacer protestar la letra?El que debe hacerla protestar es el dueño de ella. Este puede hacerlo por si o por otra persona a la cual encargue la diligencia de requerir al notario.

¿Quién practica el protesto?El protesto lo realiza un notario público, que es un Ministro de Fe. En las comunas donde no haya notario podrá encomendarse la diligencia a un Oficial del Registro Civil del domicilio del librado o aceptante.El notario quien requerirá al librado o aceptante para que pague la letra, de todos los trámites, levanta un acta que se protocoliza y de la cual se deja copia para el dueño de la letra que le encomendó el protesto.

¿Cuándo debe realizarse el protesto?El protesto por falta de pago debe realizarlo el notario al día siguiente de su vencimiento y cobro, antes de las 21 horas.

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Perjuicio de la Letra;La letra que no se cobre el día de su vencimiento ni se proteste en su oportunidad legal, se tendrá por perjudicarle. Esto significa que a través de la acción judicial, el juicio en que se le cobre al aceptante de ella será largo y dilatado.En cambio la Ley concede mérito ejecutivo a la letra que ha sido protestada, mérito que consiste en practicar el juicio en que se va a cobrar la letra posteriormente, haciéndolo más expedito y breve.

Remesa de dinero por letra bancariaLa persona que desee remitir dinero a otra plaza, puede hacerla con letra bancaria.Procedimiento: Se llena en el banco el formulario respectivo, el que se entrega conjuntamente con el dinero. El banco extiende inmediatamente una letra de cambio a la orden de la persona indicada por el remitente y en contra de su sucursal u otro banco corresponsal. Esta letra la envía por carta el remitente del dinero al interesado, para que la cobre.

Este apunte ha sido recopilado y preparado por los profesores: Manuel Ilic Gajardo- Carlos Terrazas Olivares para ser usado como material de apoyo en el desarrollo del modulo de Gestión de Pequeña Empresa en el área Técnico Profesional.

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