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UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA FACULTAD DE COMUNICACIONES

DOCUMENTO DE CLASE

GERENCIA II

ANÁLISIS DE VULNERABILIDAD

Las técnicas de análisis estratégico descritas en clase hacen énfasis en las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas de una organización, como base de la formulación de estrategias. Tal análisis a veces puede sesgarse en una u otra dirección, dependiendo de la situación de la compañía, de la posición o función de la dirección empresarial, lo cual podría afectar el proceso de formulación de estrategias.

Por ello, se debe tener una visión crítica del diagnóstico, desempeñar el papel de “abogado del diablo” en relación con el plan o estrategias definitivas. El análisis de vulnerabilidad es un trabajo que desarrolla el nivel ejecutivo de una compañía y complementa el diagnóstico estratégico (prospectar-proyectar).

Allan J. Rowe (1989) en su libro “Strategic Management & Business Policy” describe el análisis de vulnerabilidad como un proceso integrado por las siguientes etapas:

1. Identificación de puntales

Entiéndase por puntal un elemento de soporte del cual depende la empresa para sobrevivir.

Por tanto, al realizar el análisis de vulnerabilidad lo primero que se debe identificar son los factores puntales sobre los cuales se soporta la organización.

Tales factores pueden referirse a los recursos humanos, a la situación en el mercado, a la relación con la competencia, al proceso productivo y tecnológico, a la situación financiera, a la estructura de capital o administrativa, a la cultura corporativa, entre otros.

Para el ejercicio final, el equipo debe definir, cuáles son estos puntales y enumerarlos (una lluvia de ideas, un análisis de Pareto o un diagrama Causa-efecto, podría ser un método apropiado para este efecto).

2. Traducir los puntales en amenazas para el negocio.

¿Qué le puede pasar a la empresa si ocurriese tal evento? El imaginar lo peor permite superar el impacto potencial de una amenaza. Por ejemplo, la pérdida de mercado puede aumentar los inventarios, lo que ocasiona altos costos para la compañía.

Esta conversión de puntales en amenazas debe ser hecha individualmente, luego compartirla con el equipo y después de una amplia discusión se debe obtener un listado común de puntales por áreas, o bien de toda la organización.

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3. Evaluación de las consecuencias

El equipo deberá analizar cuidadosamente las consecuencias que traería a la empresa la ocurrencia de la amenaza señalada. Por ejemplo, si mis inventarios aumentan, se incrementan los costos financieros, se pierde margen, la organización puede perder liquidez, lo que afectaría el resultado financiero de la compañía y sus proyecciones de crecimiento.

4. Valorar el impacto

Evaluadas las consecuencias de cada puntal, se debe valorar y calificar la magnitud del impacto. Esto se puede hacer en una escala de 0 a 10, en la que 0 denota ausencia de impacto en la empresa, mientras 10, consecuencias desastrosas. Esta es una calificación subjetiva que se fundamenta en el juicio, experiencia y responsabilidad de los participantes en el ejercicio.

5. Probabilidades de ocurrencia de la amenaza

El quinto paso consiste en estimar la probabilidad que una determinada amenaza se haga realidad. Utilizando un puntaje entre 0 y 1, el equipo evaluará la probabilidad de ocurrencia de un hecho o puntal. Esta probabilidad indicará el tipo de acciones que deben tomarse. Una amenaza con alta probabilidad de ocurrencia exige acciones inmediatas, de choque, de corto plazo. En cambio, una con poca permite planear acciones que prevengan su efecto. Esta es una parte muy importante del análisis estratégico, que de nuevo requiere mucho del juicio y uso del conocimiento técnico, del entorno y de la organización.

6. Capacidad de reacción

Establecida la magnitud de la amenaza, sus consecuencias, la probabilidad de ocurrencia, el equipo debe preguntarse cuál es la capacidad de reacción de la empresa. Aquí calificará entre 0 y 10, siendo 0 ninguna capacidad de reacción y 10 una capacidad total de reacción. La calificación indicará igualmente, el tipo de acciones que debe emprender la organización, el tiempo en que éstas deben ocurrir y su magnitud.

Al determinar el impacto, se debe proceder con prudencia y precaución con el fin de no incurrir en errores emocionales que puedan afectar grandemente la organización. En algunas ocasiones sería importante evaluar objetivamente este impacto utilizando información, e inclusive, simulando algunas de las situaciones que pudieran ocurrir.

Después de calificar, todas las amenazas desde el punto de vista de la severidad de su impacto, y medir la habilidad de la compañía para reaccionar ante esas amenazas, los diferentes valores se pueden pasar a un diagrama de análisis de vulnerabilidad.

Una vez hechos los análisis de impacto, probabilidades y capacidad de reacción, los valores correspondientes se ubican en dicho diagrama.

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ANÁLISIS DOFA

DIAGRAMA DE VULNERABILIDAD PROYECTO DESCENDENCIA VARGAS

PUNTAL

AMENAZA

CONSECUENCIA IMPACTO

PROBA-

BILIDAD REACCIÓN VULNERA

BILIDAD

1. COMUNICACION

FALTA CULTURA COMUNICACIONAL Y FALTA CONSTANCIA

RUMORES, MALOS ENTENDIDOS Y POCO AVANCE

7

0.8

8

II

EN PELIGRO

2.INTERDISCIPLINAS

FALTA DE TIEMPO, ASOCIALIDAD Y PREVENCIÓN

NO LOGRO DE TODOS LOS OBJETIVOS

8

0.8

4

I

INDEFENSA

3. PROYECTOS Y ACTIVIDADES PERMANENTES (CRONOGRAMA)

FALTA TIEMPO O NO ENTENDER VALORES CORPORATIVOS

PROYECTO SIN PRESUPUESTO, SIN SOCIALIZACION E INCONCLUSO

5

0

5

III

PREPARADA

4. CAPACITACION FALTA DE DISPONIBILIDAD POCA ATENCIÓN Y DEBIL MOTIVACIÓN

PROYECTO NO SOCIALIZADO Y SIN “DUEÑOS”

2

0.5

3

IV

VULNERABLE

5. TRABAJO INTEGRADO EN EQUIPO Y ESTRUCTURA (INSTITUCIONALIDAD)

VIEJOS RENCORES, PREVENCIÓN, DESUNION Y FALTA DE TIEMPO

ACCIONES SIN ORIENTACIÓN QUE DA UN TRABAJO NO ASOCIADO

3

0.3

4

IV

VULNERABLE

6. RECURSOS TECNOLOGICOS

COSTOS Y DIFÍCIL CONSECUCIÓN EN PRESTAMO

MENOR IMPACTO, HUELLA E INTERES DEL PROYECTO

4

0.5

7

III

PREPARADA

4

VALORACION DEL IMPACTO Alto 10 • • • • IMPACTO DE • AMENAZA • X • PROBABILIDAD • DE OCURRENCIA • • • • • • Bajo 10 • CAPACIDAD DE REACCIÓN • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • Alto 10

PROBABILIDAD DE OCURRENCIA

(Se multiplica la probabilidad de ocurrencia por el impacto de la amenaza, con el fin de ponderar estas dos variables) Este cuadrante distribuye sus campos así:

Alto 10 Bajo 10 10 Alto

La calificación que resulte en el cuadrante I indica que la compañía está indefensa, en el grado que señale el cuadrante, y que por tanto debe tomar acciones inmediatas. El cuadrante II que está en peligro, pero tiene capacidad de reacción, por lo que emprenderá acciones que mejoren su capacidad de reacción. En el cuadrante III la compañía está preparada para reaccionar. El cuadrante IV revela amenazas moderadas, frente a las cuales la empresa tiene muy poco que hacer, aunque debe prepararse para reaccionar.

INDEFENSA

I

EN PELIGRO

II

VULNERABLE

IV

PREPARADA

III

5

El análisis de vulnerabilidad permite a la organización:

1. Identificar puntales de los cuales depende su existencia. 2. Inventariar los factores o fuerzas que puedan afectar los puntales corporativos 3. Determinar el impacto y la capacidad de reacción de la empresa ante la

factibilidad de ausencia de los hechos. 4. Formular las estrategias a corto y largo plazo sobre una base mucho más firme. 5. Concientizar a la organización sobre la importancia del análisis estratégico. 6. Introducir el procedimiento estratégico como elemento base de la cultura

corporativa. Concluido el análisis de vulnerabilidad la organización está lista para iniciar la definición y/o redefinición de su visión, la misión, las opciones estratégicas, los proyectos estratégicos y los planes de acción que le permitan el logro de sus objetivos corporativos.

CS Oscar Fernando López Zuluaga

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Anexo. ANALISIS DOFA

DIAGRAMA DE VULNERABILIDAD COMPONENTE DE COMUNICACIONES DE _____________________________________

PUNTAL AMENAZA CONSECUENCIA IMPACTO REACCIÓN PROBABILIDAD VULNERABILIDAD

1.

2.

3.

4.

5.

OSCAR FERNANDO LOPEZ ZULUAGA

* CAPACIDAD DE REACCION IMPACTO Y PROBABILIDAD

* PROBALIDAD DE OCURRENCIA I → INDEFENSA II → EN PELIGRO III → PREPARADA IV → VULNERABLE