REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELACOLEGIO UNIVERSITARIO DE

ADMINISTRACIÓN Y MERCADEOCALABOZO-GUÁRICO

PROFESOR:

ENBERTH PÉREZ

INTEGRANTES:ERIK FERNÁNDEZ

FERNANDO CHAPARROCESAR DE LA CUEVA

DARWIN VERDUJEANPIER NAVARRO

OCTUBRE, 2014

DOCUMENTOS COMERCIALES

INTRODUCCIÓN

Todas las operaciones económicas que realizan las empresas deben ser

asentadas en los libros de contabilidad, pero a su vez para que cada uno de estos

registros sean explicables deben soportarse con los documentos adecuados para cada

una de ellas.

Los documentos comerciales surgen como respuesta a la necesidad que tiene el

ser humano de proteger sus actividades económicas con documentos fidedignos que

comprueben la autenticidad de los hechos y especialmente dejen memoria de ellos

Es por esta razón, que el presente trabajo tiene como finalidad principal

presentar los diferentes documentos comerciales que existen en una empresa además

de las diferentes cuentas entre ellas las nominales y reales, actividad importante para el

trabajo de un contador público.

DOCUMENTOS COMERCIALES

Definición

Son comprobantes de transacciones comerciales que emiten los empresarios,

para probar las operaciones mercantiles que han realizado registrando las mismas en

los libros de contabilidad y consultando cualquier información contenida en ellas.

Características

Los Documentos Comerciales, en general, presentan las siguientes

características:

Respaldan hechos económicos con incidencia patrimonial para el ente.

Constituyen un medio de prueba por escrito de la relación comercial establecida

entre el comprador y el vendedor, en caso de controversias.

Permiten individualizar la operación que respaldan (Compras, Ventas, Pagos,

Cobros, etc.)

Dan nacimiento al Proceso Contable.

TIPOS

Documentos directamente relacionados con la venta de mercaderías

La Orden de Compra: Este documento es enviado por el comprador al vendedor

para hacerle un pedido de determinadas mercaderías. En él se detalla cantidad y

descripción de los efectos solicitados.

Nota de Venta: Es un documento comercial, que emitido por el vendedor, en base a

un pedido formulado por el comprador, contiene el detalle de las mercaderías

vendidas como así también el precio, las condiciones y la forma de entrega.

Remito: Es el documento que envía el vendedor al comprador, acompañando a las

mercaderías enviadas, conteniendo el detalle de lo remitido y sirviendo:

Al destinatario, para controlar las mercaderías recibidas y confrontar con la

factura, y,

Al remitente, para tener constancia de que el comprador recibió el envío y

confeccionar la factura.

Factura: Es el documento comercial que, emitido por el vendedor, locador o

prestador, contiene el detalle de las mercaderías vendidas o los servicios prestados

al locatario o prestatario, sirviendo:

a) Al comprador para tener un comprobante de las mercaderías adquiridas y

determinar el precio de costo.

b) Al vendedor para registrar la venta y lo que debe cobrarle al comprador.

Documentos indirectamente relacionados con la venta de mercaderías

Nota de Débito: Es un documento comercial que emitido por el vendedor contiene

cargos o débitos efectuados al comprador, en su cuenta corriente, originado con

posterioridad a la emisión de la Factura. Tiene el mismo sentido que la Factura, en

cuanto aumenta el saldo adeudado por el cliente, y se emite por distintos

conceptos, tales como:

a) Fletes abonados por el vendedor por cuenta del comprador.

b) Importes cobrados de menos en una factura por error u omisión.

c) Intereses por pago diferido o mora en el pago.

Nota de crédito: Es aquel documento comercial emitido por el vendedor en el cual

se detallan conceptos por los que un comprador dispone de crédito a su favor en su

cuenta comercial. Es un documento registrable y siempre genera un saldo positivo

para el cliente. Tiene sentido contrario a la Factura, en cuanto disminuye el saldo

adeudado por el cliente, y se emite ante las siguientes situaciones:

a) Devoluciones efectuadas por el comprador.

b) Importes cobrados de más en una factura por error.

Recibo: Es un documento comercial que, emitido por el cobrador, contiene el

detalle de la cobranza efectuada y la forma de pago, permitiéndole al pagador

poseer un comprobante del pago efectuado y al cobrador tener un registro de la

cobranza.

Resumen de Cuenta: Es un documento comercial que, emitido por el vendedor,

contiene el detalle del movimiento de la cuenta del deudor durante un periodo

determinado, lo que le permite al deudor confrontar en su contabilidad lo que le

debe al acreedor; y al acreedor para informar al deudor el saldo adeudado,

verificando su exactitud.

Documentos Financieros

Nota de Crédito Bancaria: Es un documento bancario que, confeccionado por el

depositante y sellado y firmado por el cajero del Banco, contiene un detalle de los

valores depositados, sirviéndole al depositante para tener una constancia del

depósito efectuado, y al Banco para acreditarla en la cuenta respectiva.

Cheque: Es una orden de pago pura y simple librada contra un banco, en el cual, el

librador tiene fondos depositados en cuenta corriente a su orden.

Pagaré: Es una promesa escrita, pura y simple, por la cual el deudor se obliga a

pagar a otra, o a su orden, una suma determinada de dinero en un plazo establecido

en el mismo documento y en un lugar determinado, pudiendo el beneficiario

transferirlo por medio del endoso. El endoso del documento significa que,

consignando su firma al dorso del documento, el beneficiario transfiere la

propiedad del mismo y en consecuencia el derecho de cobrarlo al vencimiento.

CLASIFICACIÓN DE LA CUENTAS REALES Y NOMINALES

Según Kohler, E. (1970) una cuenta es el “registro formal de un tipo particular

de transacción, expresado en dinero u otra unidad de medida, y que se lleva en un libro

mayor” (p.155). Es decir, la cuenta la mínima unidad de registro de la cual dispone una

entidad para reflejar los cambios en su situación financiera o de resultados.

Las cuentas en la contabilidad financiera se clasifican por su función o naturaleza

en:

Cuentas Reales O De Balance

  Son aquellas que representan los recursos y las obligaciones que en un

momento dado tiene la empresa o negocio (a una fecha dada), entendiendo por

recursos todos aquellos bienes que tiene la empresa y que le permiten desarrollar su

objeto social, es decir, la producción de bienes o servicios. En terminología contable

los recursos se denominan Activos. Las obligaciones que la empresa tiene con terceros

se denomina en la misma terminología Patrimonio es decir, obligaciones internas.

  Estas cuentas son las que conforman el estado financiero de propósito general,

denominado Balance General o Estado de Posición Financiera porque muestra lo que

la empresa tiene o debe en un momento determinado donde se muestra lo que tiene y

debe la empresa en el momento en el cual se confeccionó el Estado. Es entonces un

Estado Financiero estático, representando Bienes, Derechos u obligaciones de la

empresa, determinando su patrimonio (ej.: Maquinaria, Caja, Cuentas por cobrar,

Mercancías, efectos a pagar, etc.)

Clasificación

Cuentas reales de activo: Estas son cuentas reales que representan todos los bienes

y derechos que la empresa posee.

Cuentas reales de pasivo: Estas cuentas representan todas las obligaciones reales o

contingentes, que exigen que en una fecha futura se pague una suma de dinero, se

preste un servicio o se entregue un bien.

Cuentas reales de capital: Estas muestran las cantidades aportadas por los

accionistas y las ganancias o pérdidas ocurridas por operaciones con los socios. El

patrimonio también se conoce como capital contable.

Cuentas Nominales O De Resultado

  Son aquellas cuentas que representan los ingresos y los egresos producto de las

operaciones que la empresa ha tenido entre un periodo determinado comprendido entre

dos fechas. Estas cuentas tienen un carácter transitorio o temporal, su duración es la

misma del periodo contable. Las cuentas de resultado nacen o se originan a partir del

1º de enero de cada año y se deben cancelar obligatoriamente al 31 de diciembre. Este

grupo de cuentas conforma el Estado Financiero denominado Estado de Resultados o

Estado de Pérdidas y Ganancias. Las cuentas de resultado representan una utilidad

(Ingreso) o una pérdida (Egreso) para la empresa originada en el desarrollo del objeto

social de la misma.

Clasificación:

Cuentas Nominales De Ingresos (Ganancias): Sirven para registrar los aumentos

que se generan en el patrimonio o capital contable. Los ingresos pueden ser

clasificados a su vez en: ingresos operacionales, que representan todos aquellos

incrementos del patrimonio como consecuencia de operaciones relacionadas con el

giro normal de la entidad; e ingresos no operacionales, que están representados por

todos los ingresos que se reciben por actividades distintas al proceso principal de la

entidad.

Cuentas Nominales De Egresos (Pérdidas O Gastos) : Éstas se usan para el registro

de las disminuciones al patrimonio o capital contable. Los egresos también se

pueden clasificar en: egresos operacionales (o gastos de operación) que están

constituidos por gastos de administración y de ventas; y otros egresos que

representan cualquier otro gasto que no se encuentre relacionado con las

operaciones de la entidad. La regla más practica para saber si un concepto puede

clasificarse como otros egresos, es el analizar si se relaciona o no con el proceso

principal del negocio.

DETERMINACIÓN LOS SALDOS Y TIPOS

El Saldo de una cuenta Es la diferencia entre la suma del debe y la suma del

haber (DH). Cada una de las cuentas reales y nominales poseen características

particulares que las diferencian entre sí, estas diferencias se establecen en la naturaleza

de sus saldos, la manera de aumentar o disminuir.

CLASE   CUENTAS   NATURALEZADEL SALDO

AUMENTACON LOS

DISMINUYECON LOS

Real   Activo   Deudor Débitos Créditos

Real   Complementariade activo Acreedor Créditos Débitos

Real   Pasivo   Acreedor Créditos DébitosReal   Patrimonio   Acreedor Créditos Débitos

Nominal   Ingresos   Acreedor Créditos Débitos    Operacionales      

Nominal   Costos   Deudor Débitos CréditosNominal   Gastos Operacionales   Deudor Débitos CréditosNominal   Ingresos no   Acreedor Créditos Débitos

    operacionales      

Nominal   Gastos no operacionales   Deudor Débitos Créditos

Cuando el saldo de una cuenta es positivo se denomina Saldo Deudor. Para las

cuentas reales un saldo deudor significa un activo, para las cuentas nominales significa

un gasto.

Cuando el saldo de una cuenta es negativo se denomina Saldo Acreedor. Para

las cuentas reales un saldo acreedor significa un pasivo, para las cuentas nominales

significa una ganancia.

Cuando la suma del debe es igual a la suma del haber de una cuenta se

denomina Saldo Cero.

Por otra parte, el Balance de saldos es una relación de todas las cuentas (reales

y nominales) que se ha abierto en el mayor general que indicará en un momento

determinado el saldo actual de las cuentas. Se puede realizar durante el ejercicio

económico para conocer el saldo de todas las cuentas que se han abierto en el libro

mayor general.

CONCLUSIÓN

Los empresarios hacen transacciones comerciales y emiten documentos en

donde quedan establecidas las características de la operación hecha. Estos documentos

la mayoría de las veces tienen insertadas la firmas de quienes intervienen, dejando así

constancia del acuerdo o convenio efectuado y sirven a c/u de las partes para exigir a la

otra se cumpla lo que allí está acordado, o también para demostrar que se han

cumplimentado con obligaciones en suspenso o pendientes.

Estos documentos comerciales sirven también como reflejo documental para

realizar y probar las anotaciones contable, las cuales carecerán de valor si no tienen el

respaldo de la documentación correspondiente. Dependiendo de la naturaleza, cada

establecimiento impondrá el uso de diferentes sistemas y formas de documentos, pero

se puede fácilmente determinar una lista mínima de formularios comerciales que son

comunes a toda empresa y a su vez imprescindibles para coordinar y controlar el

movimiento de sus operaciones.

Por oitra parte, la cuenta para la contabilidad representa el medio a través del cual

se controlan todas las transacciones que genera una operación mercantil. En una cuenta

el debe representa: un Bien que ingresa, una deuda que se paga, un gasto, un costo o

una pérdida, por su parte, el Haber representa un Bien que sale de la empresa, una

deuda que se cobra, un ingreso o una ganancia.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

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