REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELACOLEGIO UNIVERSITARIO DE
ADMINISTRACIÓN Y MERCADEOCALABOZO-GUÁRICO
PROFESOR:
ENBERTH PÉREZ
INTEGRANTES:ERIK FERNÁNDEZ
FERNANDO CHAPARROCESAR DE LA CUEVA
DARWIN VERDUJEANPIER NAVARRO
OCTUBRE, 2014
DOCUMENTOS COMERCIALES
INTRODUCCIÓN
Todas las operaciones económicas que realizan las empresas deben ser
asentadas en los libros de contabilidad, pero a su vez para que cada uno de estos
registros sean explicables deben soportarse con los documentos adecuados para cada
una de ellas.
Los documentos comerciales surgen como respuesta a la necesidad que tiene el
ser humano de proteger sus actividades económicas con documentos fidedignos que
comprueben la autenticidad de los hechos y especialmente dejen memoria de ellos
Es por esta razón, que el presente trabajo tiene como finalidad principal
presentar los diferentes documentos comerciales que existen en una empresa además
de las diferentes cuentas entre ellas las nominales y reales, actividad importante para el
trabajo de un contador público.
DOCUMENTOS COMERCIALES
Definición
Son comprobantes de transacciones comerciales que emiten los empresarios,
para probar las operaciones mercantiles que han realizado registrando las mismas en
los libros de contabilidad y consultando cualquier información contenida en ellas.
Características
Los Documentos Comerciales, en general, presentan las siguientes
características:
Respaldan hechos económicos con incidencia patrimonial para el ente.
Constituyen un medio de prueba por escrito de la relación comercial establecida
entre el comprador y el vendedor, en caso de controversias.
Permiten individualizar la operación que respaldan (Compras, Ventas, Pagos,
Cobros, etc.)
Dan nacimiento al Proceso Contable.
TIPOS
Documentos directamente relacionados con la venta de mercaderías
La Orden de Compra: Este documento es enviado por el comprador al vendedor
para hacerle un pedido de determinadas mercaderías. En él se detalla cantidad y
descripción de los efectos solicitados.
Nota de Venta: Es un documento comercial, que emitido por el vendedor, en base a
un pedido formulado por el comprador, contiene el detalle de las mercaderías
vendidas como así también el precio, las condiciones y la forma de entrega.
Remito: Es el documento que envía el vendedor al comprador, acompañando a las
mercaderías enviadas, conteniendo el detalle de lo remitido y sirviendo:
Al destinatario, para controlar las mercaderías recibidas y confrontar con la
factura, y,
Al remitente, para tener constancia de que el comprador recibió el envío y
confeccionar la factura.
Factura: Es el documento comercial que, emitido por el vendedor, locador o
prestador, contiene el detalle de las mercaderías vendidas o los servicios prestados
al locatario o prestatario, sirviendo:
a) Al comprador para tener un comprobante de las mercaderías adquiridas y
determinar el precio de costo.
b) Al vendedor para registrar la venta y lo que debe cobrarle al comprador.
Documentos indirectamente relacionados con la venta de mercaderías
Nota de Débito: Es un documento comercial que emitido por el vendedor contiene
cargos o débitos efectuados al comprador, en su cuenta corriente, originado con
posterioridad a la emisión de la Factura. Tiene el mismo sentido que la Factura, en
cuanto aumenta el saldo adeudado por el cliente, y se emite por distintos
conceptos, tales como:
a) Fletes abonados por el vendedor por cuenta del comprador.
b) Importes cobrados de menos en una factura por error u omisión.
c) Intereses por pago diferido o mora en el pago.
Nota de crédito: Es aquel documento comercial emitido por el vendedor en el cual
se detallan conceptos por los que un comprador dispone de crédito a su favor en su
cuenta comercial. Es un documento registrable y siempre genera un saldo positivo
para el cliente. Tiene sentido contrario a la Factura, en cuanto disminuye el saldo
adeudado por el cliente, y se emite ante las siguientes situaciones:
a) Devoluciones efectuadas por el comprador.
b) Importes cobrados de más en una factura por error.
Recibo: Es un documento comercial que, emitido por el cobrador, contiene el
detalle de la cobranza efectuada y la forma de pago, permitiéndole al pagador
poseer un comprobante del pago efectuado y al cobrador tener un registro de la
cobranza.
Resumen de Cuenta: Es un documento comercial que, emitido por el vendedor,
contiene el detalle del movimiento de la cuenta del deudor durante un periodo
determinado, lo que le permite al deudor confrontar en su contabilidad lo que le
debe al acreedor; y al acreedor para informar al deudor el saldo adeudado,
verificando su exactitud.
Documentos Financieros
Nota de Crédito Bancaria: Es un documento bancario que, confeccionado por el
depositante y sellado y firmado por el cajero del Banco, contiene un detalle de los
valores depositados, sirviéndole al depositante para tener una constancia del
depósito efectuado, y al Banco para acreditarla en la cuenta respectiva.
Cheque: Es una orden de pago pura y simple librada contra un banco, en el cual, el
librador tiene fondos depositados en cuenta corriente a su orden.
Pagaré: Es una promesa escrita, pura y simple, por la cual el deudor se obliga a
pagar a otra, o a su orden, una suma determinada de dinero en un plazo establecido
en el mismo documento y en un lugar determinado, pudiendo el beneficiario
transferirlo por medio del endoso. El endoso del documento significa que,
consignando su firma al dorso del documento, el beneficiario transfiere la
propiedad del mismo y en consecuencia el derecho de cobrarlo al vencimiento.
CLASIFICACIÓN DE LA CUENTAS REALES Y NOMINALES
Según Kohler, E. (1970) una cuenta es el “registro formal de un tipo particular
de transacción, expresado en dinero u otra unidad de medida, y que se lleva en un libro
mayor” (p.155). Es decir, la cuenta la mínima unidad de registro de la cual dispone una
entidad para reflejar los cambios en su situación financiera o de resultados.
Las cuentas en la contabilidad financiera se clasifican por su función o naturaleza
en:
Cuentas Reales O De Balance
Son aquellas que representan los recursos y las obligaciones que en un
momento dado tiene la empresa o negocio (a una fecha dada), entendiendo por
recursos todos aquellos bienes que tiene la empresa y que le permiten desarrollar su
objeto social, es decir, la producción de bienes o servicios. En terminología contable
los recursos se denominan Activos. Las obligaciones que la empresa tiene con terceros
se denomina en la misma terminología Patrimonio es decir, obligaciones internas.
Estas cuentas son las que conforman el estado financiero de propósito general,
denominado Balance General o Estado de Posición Financiera porque muestra lo que
la empresa tiene o debe en un momento determinado donde se muestra lo que tiene y
debe la empresa en el momento en el cual se confeccionó el Estado. Es entonces un
Estado Financiero estático, representando Bienes, Derechos u obligaciones de la
empresa, determinando su patrimonio (ej.: Maquinaria, Caja, Cuentas por cobrar,
Mercancías, efectos a pagar, etc.)
Clasificación
Cuentas reales de activo: Estas son cuentas reales que representan todos los bienes
y derechos que la empresa posee.
Cuentas reales de pasivo: Estas cuentas representan todas las obligaciones reales o
contingentes, que exigen que en una fecha futura se pague una suma de dinero, se
preste un servicio o se entregue un bien.
Cuentas reales de capital: Estas muestran las cantidades aportadas por los
accionistas y las ganancias o pérdidas ocurridas por operaciones con los socios. El
patrimonio también se conoce como capital contable.
Cuentas Nominales O De Resultado
Son aquellas cuentas que representan los ingresos y los egresos producto de las
operaciones que la empresa ha tenido entre un periodo determinado comprendido entre
dos fechas. Estas cuentas tienen un carácter transitorio o temporal, su duración es la
misma del periodo contable. Las cuentas de resultado nacen o se originan a partir del
1º de enero de cada año y se deben cancelar obligatoriamente al 31 de diciembre. Este
grupo de cuentas conforma el Estado Financiero denominado Estado de Resultados o
Estado de Pérdidas y Ganancias. Las cuentas de resultado representan una utilidad
(Ingreso) o una pérdida (Egreso) para la empresa originada en el desarrollo del objeto
social de la misma.
Clasificación:
Cuentas Nominales De Ingresos (Ganancias): Sirven para registrar los aumentos
que se generan en el patrimonio o capital contable. Los ingresos pueden ser
clasificados a su vez en: ingresos operacionales, que representan todos aquellos
incrementos del patrimonio como consecuencia de operaciones relacionadas con el
giro normal de la entidad; e ingresos no operacionales, que están representados por
todos los ingresos que se reciben por actividades distintas al proceso principal de la
entidad.
Cuentas Nominales De Egresos (Pérdidas O Gastos) : Éstas se usan para el registro
de las disminuciones al patrimonio o capital contable. Los egresos también se
pueden clasificar en: egresos operacionales (o gastos de operación) que están
constituidos por gastos de administración y de ventas; y otros egresos que
representan cualquier otro gasto que no se encuentre relacionado con las
operaciones de la entidad. La regla más practica para saber si un concepto puede
clasificarse como otros egresos, es el analizar si se relaciona o no con el proceso
principal del negocio.
DETERMINACIÓN LOS SALDOS Y TIPOS
El Saldo de una cuenta Es la diferencia entre la suma del debe y la suma del
haber (DH). Cada una de las cuentas reales y nominales poseen características
particulares que las diferencian entre sí, estas diferencias se establecen en la naturaleza
de sus saldos, la manera de aumentar o disminuir.
CLASE CUENTAS NATURALEZADEL SALDO
AUMENTACON LOS
DISMINUYECON LOS
Real Activo Deudor Débitos Créditos
Real Complementariade activo Acreedor Créditos Débitos
Real Pasivo Acreedor Créditos DébitosReal Patrimonio Acreedor Créditos Débitos
Nominal Ingresos Acreedor Créditos Débitos Operacionales
Nominal Costos Deudor Débitos CréditosNominal Gastos Operacionales Deudor Débitos CréditosNominal Ingresos no Acreedor Créditos Débitos
operacionales
Nominal Gastos no operacionales Deudor Débitos Créditos
Cuando el saldo de una cuenta es positivo se denomina Saldo Deudor. Para las
cuentas reales un saldo deudor significa un activo, para las cuentas nominales significa
un gasto.
Cuando el saldo de una cuenta es negativo se denomina Saldo Acreedor. Para
las cuentas reales un saldo acreedor significa un pasivo, para las cuentas nominales
significa una ganancia.
Cuando la suma del debe es igual a la suma del haber de una cuenta se
denomina Saldo Cero.
Por otra parte, el Balance de saldos es una relación de todas las cuentas (reales
y nominales) que se ha abierto en el mayor general que indicará en un momento
determinado el saldo actual de las cuentas. Se puede realizar durante el ejercicio
económico para conocer el saldo de todas las cuentas que se han abierto en el libro
mayor general.
CONCLUSIÓN
Los empresarios hacen transacciones comerciales y emiten documentos en
donde quedan establecidas las características de la operación hecha. Estos documentos
la mayoría de las veces tienen insertadas la firmas de quienes intervienen, dejando así
constancia del acuerdo o convenio efectuado y sirven a c/u de las partes para exigir a la
otra se cumpla lo que allí está acordado, o también para demostrar que se han
cumplimentado con obligaciones en suspenso o pendientes.
Estos documentos comerciales sirven también como reflejo documental para
realizar y probar las anotaciones contable, las cuales carecerán de valor si no tienen el
respaldo de la documentación correspondiente. Dependiendo de la naturaleza, cada
establecimiento impondrá el uso de diferentes sistemas y formas de documentos, pero
se puede fácilmente determinar una lista mínima de formularios comerciales que son
comunes a toda empresa y a su vez imprescindibles para coordinar y controlar el
movimiento de sus operaciones.
Por oitra parte, la cuenta para la contabilidad representa el medio a través del cual
se controlan todas las transacciones que genera una operación mercantil. En una cuenta
el debe representa: un Bien que ingresa, una deuda que se paga, un gasto, un costo o
una pérdida, por su parte, el Haber representa un Bien que sale de la empresa, una
deuda que se cobra, un ingreso o una ganancia.
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
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