Dossier EVM 2009

u Presentación de empresa

u 1. Resumen ejecutivo.

u 1.1. introducción.En el panorama europeo, la relación entre la Adminis-

tración Pública y el Project Management, bien sea interna o externa a través del “outsourcing”, es un hecho con im-portantes raíces estratégicas que, en España, todavía está por suceder. El aumento de la competitividad en España no sólo debe producirse en el ámbito de la empresa pri-vada, sino también en el de la administración, mejorando sus procesos de gestión y aumentando la rentabilidad de las inversiones en I+D.

En el mundo anglosajón la relación entre Administra-ción Pública y Project Management hace tiempo que fun-ciona en beneficio mutuo. Las leyes, las prácticas tradicio-nales, las mentalidades profesionales y las percepciones académicas están todas integradas en esta modalidad profesional que lleva a la obtención de óptimos resultados económicos.

Con todo, en la Administración esa vocación gestora es inevitable sea cual sea el lugar. La diferencia estriba en que mientras en otros países es una ciencia conocida y aceptada como beneficiosa, con lo cual los servicios se externalizan, en España son los propios funcionarios los que han asumido este rol de gestores de proyecto.

Pero, ¿Por qué fallan en la entrega muchos pro-yectos?

Las causas más usuales tanto en el sector público como en el privado suelen ser la falta de liderazgo directi-vo, requerimientos mal definidos o incompletos y proble-mas de comunicación entre los agentes del proyecto. Sin embargo, la causa número uno por la que fallan los pro-yectos suele ser la falta de adopción de una metodología formal en proyectos.

Sin la adopción de una metodología adecuada o un marco de desarrollo, la mayoría de equipos de proyecto empiezan a construir entregables antes de que su alcan-ce y objetivos estén claramente definidos. No se tienen procesos estructurados para acometer las tareas del pro-yecto, y suelen errar a la hora de gestionar el tiempo, los costes, la calidad, los riesgos, las incidencias y los cam-bios dentro del proyecto. Podemos llegar a pensar que es inevitable que en cada proyecto se generen cambios en el alcance, retrasos en los hitos de entrega, pobre ca-lidad en los entregables o falta de satisfacción por parte del cliente en el resultado. Para nosotros la respuesta es simple: usando una metodología estándar de gestión que englobe un conjunto de procesos definidos, repetitivos y estructurados para iniciar, planificar, ejecutar y cerrar pro-yectos, se pueden alcanzar los objetivos marcados de manera eficiente.

Eficacia en gestión de proyectos de base tecnológica

e I+D+i para organizaciones públicas y privadas.

1 Resumen ejecutivo ..................................................................................................................................................... 1.1 Introducción ............................................................................................................................................. 1.2 Sobre nosotros ............................................................................................................................................. 1.3 Misión ....................................................................................................................................................................... 1.4 Visión ....................................................................................................................................................................... 1.5 Compromiso social .......................................................................................................................................

2 servicios .............................................................................................................................................................................. 2.1 Project Management .................................................................................................................................... 2.2 Financiación ....................................................................................................................................................................... 2.3 Innovación abierta ........................................................................................................................................ 2.4 Análisis de negocios ..................................................................................................................................... 2.5 Software ...................................................................................................................................................................... 2.6 Formación ........................................................................................................................................................................

3 Proyectos ................................................................................................................................................................................. 3.1 Proyectos de base tecnológica ..................................................................................................................... 3.2 Proyectos de I+D+I ....................................................................................................................................... 3.3 Tipología de proyectos ..................................................................................................................................

4 clientes ................................................................................................................................................................................... 4.1 Organismos públicos .................................................................................................................................... 4.2 Empresas ........................................................................................................................................................................

223555

5566667

7779

999

u Índice.

EVM - Project Management 2

evm = proyectos + eficaces, + valor añadido, resultados + medibles.

1 EVM - Project Management


¿Qué es realmente un proyecto?Un proyecto es un esfuerzo único para producir un

conjunto de resultados claramente especificados en tiem-po, coste y calidad.

- Los proyectos son únicos en su naturaleza:Cada proyecto emprendido es diferente al último, lo que no implica que ciertas actividades opera-cionales a veces obliguen a desarrollar procesos repetitivos (idénticos).

- Tienen un calendario definido: Se cuenta con unafecha de inicio y otra de finalización en la que el producto o servicio producido debe satisfacer a un determinado requisito del cliente.

- Tienen un presupuesto aprobado: El proyectocuenta con la asignación de recursos financieros necesarios para el cumplimiento de los resultados esperados por el cliente.

- Tienen recursos limitados: Al inicio de cada pro-yecto, existe un acuerdo sobre las cantidades de materiales, equipamientos o mano de obra con los que contará el proyecto.

- Existe un elemento de riesgo. Todos los proyectosllevan asociado un elemento de riesgo y por tanto la asunción de un riesgo empresarial.

- Nacen para lograr una mejora en la organización.El propósito de un proyecto está generalmente ligado a una posibilidad de mejora detectada.

u 1.2. sobre nosotros.EVM es una firma de ingeniería en innovación que

busca situarse como un referente en la adopción de solu-ciones en la Dirección Integral de Proyectos (DIP) para organizaciones empresariales y Administraciones Públi-cas, apoyándose en el uso intensivo de las Tecnologías de

evm colabora en el diseño y la construcción de redes de valor, logrando que sus clientes sean más competitivos, transformándose en verda-deras organizaciones en red.

1estuDio PRevio / PReventA

PRoPuestADeL PRoYecto

mAtRiZResPonsABiLiDAD

soLicituDseRvicio

evALuAciÓn De LA PRoPuestA

PLAnteAmientoPRoPuestA

oRGAniZAciÓn(PRoPuestA)

seLecciÓnDe PRoYectos

ListA PRoY.seLeccionADo

PLAniFicAciÓniniciAL

PLAn DecomunicAciÓn

APRoBAciÓnDe LA FAse

AutoRiZAciÓnPRoYecto

DescRiPciÓnPRoYecto

CR

ITE

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DE

EVA

LUA

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IÓN

2DeFiniciÓn / ventA

ALcAnce DeL PRoYecto

ALcAnce

estuDioeconÓmico

PResuPuestoPReLiminAR


APRoBAciÓnFAse

DescRiPciÓnPRoYecto

PRePARAciÓnFAse DeFiniciÓn

oRGAniZAciÓn(PRoYecto)

PRojectcHARteR

mAtRiZResPonsABiLi.

PLAniFicAciÓnALto niveL

WBs

PLAnDe RecuRsos

cAtÁLoGoRiesGos

PLAnDe cALiDAD

PLAn DeFoRmAciÓn

3PLAniFicAciÓn Y LAnZAmiento

PRePARAciÓnFAse

PLAniFicAciÓn

mAtRiZResPonsABiLiDAD

RevisiÓnDeFiniciÓn

DeFiniciÓnPRoYecto


APRoBAciÓnFAse

PLAn DeLPRoYecto

PLAniFicAciÓn

cALenDARiotemPoRAL

cALenDARioRecuRsos

cALenDARioHitos

GestiÓnDe RiesGos

PLAn DePRueBAs

PLAn DeReuniones

4ejecuciÓn Y seGuimiento

PRePARAciÓnFAse ejecuciÓn

seGuimiento

mAtRiZResPonsABiLi.

RevisiÓnPRoYecto

DeFiniciÓnPRoYecto

PLAnPRoYecto


APRoBAciÓnFAse

inFoRme DeseGuimiento

estuDioevoLutivoPRoYecto

DeFiniciÓnPRoYecto

PLAnPRoYecto

GestiÓnejecuciÓnPRoYecto

ReGistRoinciDenciA

ReGistRocAmBio

ReGistRoRiesGo

ReGistRoentReGABLes

5cieRRe Y tRAnsFeRenciA

tRAnsFeRenciA

cieRRe ActA DecieRRe

teRminAciÓn

LeccionesAPRenDiDAs

ResuLtADosPRoYecto

AcePtAciÓn

AcePtAciÓnPRoYecto

AnÁLisis De LAsAtisFAcciÓn

PRoYecto

CREACIÓN DE OFICINAS DEPROYECTOS, REDACCIÓN DE PLIEGOS

DE CONTRATACIÓN, PLANES DECOMUNICACIÓN, RIESGOS...

iDeAs De mejoRA

seRvicio, PRoceso ineFiciente“situAciÓn ActuAL”

DeFiniciÓn Y PLAniFicAciÓnDe PRoYectos

seRvicio, PRoceso mejoRADo“situAciÓn FutuRA DeseADA”

ejecuciÓn, contRoL,seGuimiento Y cieRRe De

PRoYectos

EVM - Project Management 65 EVM - Project Management

la Información y Comunicación (TIC) y en los estándares y metodologías internacionales en Project Management, principalmente el PMBok del Project Management Institu-te (PMI).

el sector principal de actividad de la empresa es la gestión de proyectos de base tecnológica e i+D+i para organizaciones públicas y privadas.

Nos especializamos en la captación de financia-ción para proyectos innovadores, así como en apoyar a nuestros clientes en cada una de las fa-ses que componen el ciclo de vida del proyecto.

u 1.3. misión.EVM tiene como misión colabo-rar con las organiza-

ciones públicas y privadas en la creación de valor en sus estrategias corporativas a través de la mejora continua en la gestión de sus proyectos, aplicándo para ello estánda-res y metodologías en Project Management.

u 1.4. visión.EVM es una empresa dinámica e innovadora en su

campo de actuación, que contribuya al fomento y desa-rrollo profesional del Project Management, ofreciendo el mejor servicio y las mejores herramientas posibles, a la sociedad en general y al ámbito de instituciones en par-ticular, para que los fondos públicos obtengan el mayor aprovechamiento posible.

u 1.5. compromiso social.EVM garantiza su compromiso social destinando el

0,7 % de su facturación anual a proyectos de cooperación internacional colaborando actualmente con la Asociación Grupo Ceiba de Guatemala.

u 2. seRvicios.

u 2.1. Project management.- Project and Portfolio Management.- Metodologías en Project Management. - Implantación de Oficinas de Proyectos (PMO). - Management Outsourcing.

u 2.2. Captación de financiación.Para el desarrollo de nuestros servicios, nuestros clien-

tes necesitan un soporte financiero con el que poder aco-meter los proyectos deseados. EVM ofrece los servicios de captación y gestión de financiación para los proyectos dise-ñados en colaboración con nuestros clientes.

Aunque la principal razón para conseguir ayudas económicas es financiar los proyectos, también hay otros beneficios menos tangibles como el hecho de mejorar la imagen corporativa de su empresa y la oportunidad de co-operar con los mejores institutos de investigación y empre-sas innovadoras.

La concesión de fondos por parte de los Organismos Públicos que habilitan líneas de ayudas para las distintas áreas de inversión que vienen siendo subvencionadas, con carácter general, en todas las Comunidades Autónomas (nuevas tecnologías, creación de empleo, calidad e inver-sión...), sigue un proceso definido que conocemos como el ciclo de vida de un expediente de subvención, para el que EVM presta un servicio integral o parcial dependiendo de las necesidades de sus clientes.

El personal de EVM ha participado en propuestas a los siguientes órganos y convocatorias:

• Programas Europeos:- FrameWork Program, Programa Marco (FP7).- e-Content.- Competitiveness and Innovation Program.

• Programas Nacionales:- CDTI

- Proyectos de Investigación Industrial Concertada,- Desarrollo e Innovación Tecnológica (PID.)- Planes Estratégicos Individualizados del Programa

TecnoEuropa.- Proyectos en Cooperación europea (EUREKA).

- Proyectos de Modernización Administrativa Local(eModel)

- Plan Avanza- Avanza I+D: Proyectos de Investigación Aplicada

y de Desarrollo Tecnológico.- Avanza Pyme.- Avanza Proyectos Tractores.- Avanza Contenidos Digitales.- Avanza Servicios Públicos Digitales.

- CENIT.• Programas Autonómicos: Ayudas autonómicas para la fi-nanciación de proyectos de I+D:

- Canarias: Ayudas de la ACIISI.- Cataluña: Ayudas del CIDEM.- Comunidad Autónoma Madrid: Ayudas del IMADE.- Galicia: Ayudas del IGAPE.- Andalucía: Ayudas del IDEA.- Navarra: Ayudas del Gobierno de Navarra.- País Vasco: Ayudas del SPRI.

• Programas Provinciales

u 2.3. innovación abierta.La innovación es uno de los motores clave para alcan-

zar la sostenibilidad económica, la evolución y el crecimien-to de cualquier organismo. Esto nos obliga a dirigir nuestros esfuerzos a saber cómo se innova y cómo se gestionan los procesos de innovación.

Existe un nuevo modelo de innovación, aplicado por ciertas empresas con éxito, donde surge la necesidad de abrir los procesos de innovación y combinar tecnologías y conocimiento desarrollados interna y externamente, con el objetivo de crear mayor valor añadido y ser cada vez más competitivas.

A este respecto, Henry Chesbrough, director ejecutivo y profesor del Center for Open Innovation de la Haas School of Business de Berkeley, Universidad de California, ha acu-ñado un nuevo término, Open Innovation, para referirse a un nuevo paradigma organizacional que influye no solo en cómo se gestionan las innovaciones sino en otras áreas es-tratégicas de la organización.

La irrupción de la innovación abierta trae consigo la aparición de dos fenómenos:

- El aumento del potencial creativo en el proceso deinnovación interno de la empresa

- El aumento de la complejidad del proceso, ya que se intenta capturar valor externo a través de recur-sos internos infravalorados, o a través de recursos externos que no están integrados en el proceso de innovación.

Este nuevo enfoque tiene como idea central concebir la innovación como un sistema abierto en el que tanto agen-tes internos como externos a la organización participan en dicho sistema. De esta manera se convierte en la antítesis del modelo tradicional de innovación, donde se seguía un proceso lineal en el que las actividades de I+D desarrolla-das en el seno de la organización daban como resultado un prototipo, que posteriormente se llevaba al mercado en forma de producto o servicio final para su posterior distri-bución y venta.

EVM le ofrece asesoramiento en el proceso de aper-tura de su sistema de innovación, dándole a conocer los mercados de intermediación que más éxito tienen a nivel nacional e internacional y la manera de obtener un mayor rendimiento económico a sus políticas de I+D+i.

u 2.4. Análisis de negocios.El Análisis de Negocios (BA Business analysis) es el

conjunto de tareas, conocimiento y técnicas requeridas para identificar las necesidades de negocio y determinar las me-jores soluciones a los problemas del mismo. Normalmente, dichas soluciones incluyen el desarrollo de componentes de sistemas, pero muchas veces consiste en la realización de una mejora de procesos o un cambio organizativo.

EVM cuenta en su plantilla con expertos en análisis de negocios y BPM (Business Process Management).

u 2.5. software.La dirección y gestión de proyectos necesita de so-

luciones tecnológicas que ofrezcan una buena comunica-ción entre la dirección, los miembros de los equipos de proyecto y los clientes, además de una gestión documen-

evm identifica, capta y gestiona el soporte financiero de sus proyectos.

tal singular que responda a su modelo metodológico.La finalidad del software de dirección de proyectos es au-tomatizar el mayor número de procesos definidos por la organización, así como proporcionar herramientas de me-dición y control durante el seguimiento de la ejecución del proyecto, reduciendo el tiempo administrativo empleado y facilitando la información clave necesaria acerca del esta-do de cada proyecto, programa y portfolio.

EVM ofrece servicios de implantación, integración y parametrización de diferentes soluciones hasta la puesta en producción y capacitación de las personas implicadas en cada nivel de gestión.

Algunas de las soluciones sobre las que EVM posee conocimientos avanzados, o incluso donde es partner ofi-cial para el territorio nacional son:

• Project Management Software.- One Point.- Daptiv (Referral Partner).- Dot Project.- Project Open.- Open Proj.- Liquid Planner.- Teamwork.

• Project Management 2.0.- To do’s.- Time Tracking.- Wikis.- Mapas mentales.- Task Management.

u 2.6. Formación.La dirección de proyectos es una doctrina que ofrece

una clara perspectiva sobre el valor del proyecto, su grado de complejidad, la carga de trabajo, los riesgos asociados y la identificación permanente de las prioridades, convirtién-dose en una vía para asegurar el éxito de los proyectos y dar satisfacción a los clientes, inversores o la dirección.

Los cursos que ofrece EVM Project Management de-ben permitir que cada participante puede avanzar partiendo de los conocimientos más básicos sobre los fundamentos de la dirección de proyectos y alcanzar las certificaciones internacionales en project management como PMP del PMI, o PDP de IPMA.

Actualmente, EVM ofrece en modo online a través del uso de la Plataforma Moodle un curso de Introducción a la Dirección de Proyectos.

u 3. PRoYectos.

u 3.1. Proyectos de base tecnológica.Desafortunadamente, las evaluaciones y estudios que

se realizan sobre el éxito de los proyectos de base tecnoló-gica no son tan satisfactorios como se pudiera pensar. A lo largo de estos años se han conseguido mejoras basadas en la aplicación de estándares en gestión de proyectos.

La entrega de este tipo de proyectos es más que soft-ware o hardware, la aplicación de estándares en project management va más allá de unos gráficos espectaculares usando un software de gestión de proyectos. Podemos construir un sistema que técnicamente es un éxito pero que organizativamente es un fracaso.

Los proyectos de base tecnológica suelen ser planifi-cados para introducir cambios organizativos.

Estos cambios suponen asumir importantes riesgos para muchos de nuestros clientes o usuarios, pudiendo ser estos poco receptivos aunque los cambios supongan una actualización tecnológica de herramientas y técnicas. Aten-der por tanto, al lado técnico y organizativo del proyecto resulta vital para la entrega con éxito del proyecto. Definir el valor organizativo medible del proyecto (MOV*) ayuda a entender el grado de éxito de un proyecto no sólo teniendo en cuenta si ha sido entregado en tiempo y coste.

El MOV del proyecto debe:- Ser Medible- Añadir valor a la organización- Verificable

EVM da soporte para definir el marco metodológico de desarrollo que debe definir el MOV de cada proyecto de base tecnológica.

u 3.2. Proyectos de I+d+I.

estimAciÓntemPoRAL

RecuRsos

secuenciAs

cALenDARio

PResuPuesto

mov

ALcAnce

FAses

tAReAs

evm crea valor en su estrategia corporativa para mejorar su competitividad a nivel nacionale internacional.


entoRnocientÍFico tecnoLÓGico

SEÑALESOBSERVACIÓN

ReALiZAciÓn De LAviGiLAnciA tecnoLÓGicA

iDentiFicAciÓn

BÚsQueDA, tRAtAmiento, vALiDAciÓn

vALoRAciÓn

ResuLtADos De LAviGiLAnciA tecnoLÓGicA

• ACCIONES DERIVADAS:- AnticiPAciÓn- nuevAs oPoRtuniDADes- ReDucciÓn De RiesGos- LÍneAs De mejoRA- PRoGResos ReQueRiDos- innovAciÓn- cooPeRAciÓn

• NUEVOS ENTORNOS DE INTERÉSPARA LA oRGAniZAciÓn

seÑALes PReviAs

entoRnoDe meRcADo

estRAteGiADe LA emPResA

IMPACTO EN LAORGANIZACIÓN

El proceso de I+D+i, tomando como base el modelo de la norma UNE 166002 sobre Gestión de la I+D+i, inten-ta representar la complejidad e incertidumbre que implica un proceso de I+D+i, y la relación entre la innovación y las actividades de investigación y desarrollo.

EVM Project Management se convierte en su mejor aliado para gestionar sus proyectos de I+D+i interviniendo como agente catalizador y dinamizador entre los procesos externos e internos de la organización.

u 3.3. tipología de proyectos.• Proyectos en Colaboración con Administraciones Públicas.

EVM ha participado en el diseño, planificación, eje-cución, seguimiento y cierre de:

- Proyectos para el desarrollo de Administración Elec-trónica.

- Proyectos para el desarrollo del M-government.- Proyectos para el desarrollo de la TDT.- Planes estratégicos para el desarrollo de la Sociedad

de la Información.- Planes estratégicos de Comunicación Digital.- Gestión de la Innovación en las Administraciones Pú-

blicas.- Marketing Político a través de las TIC.- Proyectos Web 2.0, Administración 2.0, Open Go-

vernment- Proyectos de Organización de Eventos de base tec-

nológica- Proyectos de Cooperación Internacional

• Proyectos en Colaboración con EmpresasEVM ha colaborado con diferentes empresas en las fa-

ses de diseño, planificación y captación de financiación de:

- Proyectos de I+D+I.- Proyectos de E-Business.- Proyectos Web 2.0.- Innovación Abierta (Open Innovation), Modelos de

Negocios Abiertos (Open Business).- Análisis de Negocio (BA), Análisis de Procesos (BPM)- Gestión de la Innovación en la empresa.

u 4. cLientes.

u 4.1. organismos públicos.La Administración, como nivel más cercano a la ciu-

dadanía, se enfrenta al reto de mejorar la calidad de los servicios que presta y de incrementar su eficacia y efi-ciencia. Para conseguirlo, debe repensar y cambiar el mo-delo organizativo tradicional. La aplicación de técnicas de gestión por proyectos en la Administración está muy relacionada con el inicio de una etapa de modernización del sector público y la introducción de nuevos conceptos alrededor de la gestión pública.

• Problemática:Por lo general los proyectos en la administración se

encuentran sumidos en un cambio de gestión y participa-ción en el que:

- Existe dificultad para articular equipos multidiscipli-nares.

- No existe una consideración global sobre el ciclo in-versor.

- Se carece de una metodología estandarizada co-ordinada por la Oficina de Programas y Proyectos.

- No existe la figura del project manager.- La transparencia en la gestión repercute altamente

sobre los clientes-ciudadanos.

• Soluciones:Una Administración Pública orientada hacia la nueva

gestión de lo público es una administración que conoce la demanda social de la ciudadanía y, de acuerdo con ella utiliza la planificación estratégica según la prioridad de sus actuaciones y ha asignado recursos para ejecutarlas, así mismo ha definido los indicadores de gestión que per-mitirán hacer su seguimiento.

Este es un enfoque orientado a objetivos y gestiona-do por proyectos que únicamente puede establecerse a través de las herramientas informáticas de gestión de pro-yectos, resolviendo la problemática en los proyectos de la administración que se enfocan hacia el ciudadano.

Una Administración Pública moderna está orientada hacia la calidad y conoce y aplica sus conceptos.

• Beneficios:Las técnicas de dirección y administración de pro-

yectos aplicadas a la Administración Pública aportan, en-tre otros:

- Corrección de las desviaciones respecto al obje-tivo final.

- Asegurar la viabilidad económica y la comprensiónsocial del proyecto.

- Mejor definición de los objetivos y asignación derecursos internos y externos.

- Mejora continua de los procesos y aseguramientode la calidad.

- El ciudadano siente confianza cuando la gestión estransparente.

u 4.2. empresas.Los proyectos de base tecnológica e I+D+i se vuel-

ven cada vez más críticos para el éxito de las organiza-ciones. Por ello no se puede subestimar la importancia de entregar este tipo de proyectos en plazo y con los obje-tivos cumplidos, ya que aseguran el rápido retorno de la inversión.

• Problemática:Habitualmente en la ejecución de proyectos de base

tecnológica nos encontramos con que:

- Cuesta reconocer los problemas.- Se trabaja contra reloj y con presupuestos muy

ajustados.- Los recursos deben estar muy especializados.- Se da una resistencia a la actualización.

• Soluciones:Las mejores prácticas indican que la estrategia a se-

guir pasa por:- Reconsiderar las prioridades al principio del proyecto.


- No perder de vista los riesgos asociados.- Utilizar indicadores de avance y estado de los pro-

yectos.- Motivar a los equipos proporcionando una visión

del producto final y la importancia de su participa-ción en el proyecto.

• Beneficios:Los beneficios tangibles más importantes a corto

plazo de la aplicación de estándares en Dirección de Pro-yectos son:

- Le permiten concentrarse en el negocio.- Acorta el tiempo de salida al mercado de los pro-

ductos y servicios.- Le permite facilmente el cálculo del ROI.- Extiende una metodología común en la organización.

Nuestro negocio es el éxito de sus proyectos.

Dossier EVM 2009

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