DT 02 - Reuniones Del Tranbajo en Equipo v2

8/2/2019 DT 02 - Reuniones Del Tranbajo en Equipo v2

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Universidad del CEMA

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DT NEGO 02Disparador Temtico

Reuniones de Trabajo en Equipo

Cmo ser efectivos?

Todos hemos asistido a reuniones, algunas productivas y otras tremendamenteintiles. Cuando un equipo de trabajo suele tener reuniones con bajo nivel de eficaciano solo se pierde el valioso tiempo de los que participan de la misma sino que ademstodos estn aprendiendo el hbito de la inefectividad colectiva.La reunin es una herramienta muy importante para cualquier profesional que quieramultiplicar sus esfuerzos y logros. El riesgo del fracaso siempre esta latente. Solo unaaccin proactiva de quienes se declaren responsables de la misma puede alterareste rumbo. Por ello les propongo que pongan en consideracin las siguientestcnicas de lo que considero una reunin efectiva.

Antes de Partir: Invitar EfectivamenteConsidera las veces en las que fuiste invitado a reuniones. A cuales de ellas asisticon mas pilas? A las que se sinti obligado a asistir o a aquellas a las cuales sintique podra hacer un aporte significativo?No podemos controlar el estado de animo de los dems, lo que si podemos hacer esfacilitar el proceso por el cual, las personas siente que estn haciendo algo deprovecho. Quien convoca a la reunin debe asegurarse:

Invitar a las personas que pueden contribuir al objetivo de la misma

Ser claro en las consignas de la misma

Reflexionemos un minuto sobre la forma en la que explican tus invitados su presenciaen la reunin. Voyporque tenamos el compromiso asumido con tal persona. Voyporque es una exigencia laboral. Voyporque el tema era interesante. Voy soloporque siempre voy. O, voypara lograr tales objetivos.... La diferencia en el grado deprotagonismo puede ser diametral. Y tus resultados tambin.

Primer Paso: Check InRecien llegamos a una reunin, y ya hay muchos riesgos de fracaso debajo de lamesa. Vale la pena intentar algo para resolverlos?. Veamos los mas importantes. Loquieras o no, cada participante llega con su radio interna (historias, preocupaciones,etc.) encendida. Otros tantos llegan a la reunin sin la menor idea de lo que se tratar

en la misma o con una interpretacin diferente de para que estn all.Lamentablemente muchas veces dejamos estos temas debajo de la mesa, ya que nosabemos como tratarlos.

Nota Tcnica preparada por el profesorIgnacio Bossi, para ser usada como Disparador Temtico, en lasdiscusiones de los cursos de entrenamientos de Negociacin, Liderazgo e Innovacin.

Copyright 2001 UCEMA. Prohibida su reproduccin sin Autorizacin


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La tcnica del Check In es una forma de abordar estos temas, facilitando la efectividad

grupal al conseguir que durante la reunin todos estn presentes en el tema que setrata y no en los problemas de su radio interna. Si el grupo elige invertir un espaciode tiempo para que cada uno pueda sucintamente pueda hacer su check in, entoncesc/u debe plantearse las siguientes preguntas:

1. Qu circunstancias hacen relevante (para mi y para el equipo) esteencuentro?

2. Qu resultado(s) quiero obtener al final de la reunin?3. Tengo informacin significativa (profesional o personal) para compartir?

Nada elimina los riesgos de inefectividad colectiva, esta tcnica puede ser unaoportunidad. (Ver Capitulo 8 del libro Metamanagement de Fredy Kofman.

Segundo paso: Para Qu la Reunin?Para potenciar y focalizar el intelecto de los participantes durante la reunin, debemosestablecer claramente:

Para qu estaremos juntos el tiempo que hemos decidido?.

Qu resultados concretos esperamos en la reunin?

El grado de satisfaccin de cada asistente, terminada una reunin, tiene que ver conlas expectativas que traa al comenzar, gestionar las mismas antes de comenzar,facilita los resultados y, luego, el grado de compromiso con las acciones que c/u luegodeber ejecutar.

Segundo paso: Cmo?. Coordinando AccionesCuando un objetivo o decisin requiere de un proceso en el cual est involucradamucha gente, entonces necesitamos coordinar nuestras acciones.Esta suficientemente preparado su grupo para coordinar acciones?. Y Usted?. Esdecir, Saben hacer la coordinacin?. La efectividad en dicha accin depende deciertas habilidades que se requiere tener o hay que desarrollarlas en cada uno de losmiembros:

Hacer un pedido: Tepido xxx en un tiempozzz y con estas

condiciones desatisfaccin www

Hacer una oferta

Rechazar, Contra ofertary/o Aceptar

Confiar

Comprometerse

Romper un compromiso

Ciclo de Coordinacinde Acciones

ContextoInterpretando lasPreocupaciones /

Declaro una Falta

Declaracin deAceptacin =

Promesa

Pedido

Reclamo

Juicio uOpinin

Declaracin de

Satisfaccin

Ejecucin

Cancelar o

Revocar

Declarar

Completud

Negociacin

Declinar, contraofertar, contestar

mas tarde

RelacinConfianza


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Cuando ponemos a rodar este ciclo, debemos considerar que la efectividad del misacciones en la empresa, dependen del tiempo y la calidad en la que se cumplo miscompromisos de accin y en como cumplen los dems conmigo. Luego los procesosde negocios son encadenamientos de estos compromisos de accin, de ellos dependela rentabilidad de la empresa.

Tercer paso: Cmo?. Siendo EfectivosLa efectividad es el criterio bsico para canalizar las conversaciones durante unareunin. De esta forma todos los participantes nos centramos en las acciones masefectivas que conducen al objetivo. Cuando la reunin se empantana, uno de los

riesgos mas importantes, debemos preguntarnos: Para qu estamos dialogando odiscutiendo? Para tener razn / defender argumentos o Para encontrar las accionesmas efectivas para conseguir el resultado que todos queremos?.

Cuando hablamos de efectividad, pensamos en la obtencin de los resultadospropuestos, pero no solo se refiere a la consecucin de los mismos, sino tambin a laeleccin (anlisis de cartera de las posibilidades de accin) de cuales caminos seguir.Hasta aqu los aspecto de corto plazo de la efectividad (focalizarse en el Objetivo y loscaminos para alcanzarlo), tambin podes elegir considerar los aspectos que afectan laefectividad de medio y largo plazo:

Tomadas estas acciones, Cmo quedar las relaciones entre y con las otras

personas? Cmo se pueden minimizar los efectos negativos? La autoconfianza y autoestima de c/u de las personas afectadas.

El aprendizaje. Qu y cmo aprendi el grupo como consecuencia de lasacciones elegidas?

Cuarto paso: Cmo? FacilitadorQuien invita a la reunin o cualquiera que se declara responsable de ello, puedeejercer el rol de facilitador. Este rol implica esta presente (atento) de cmo ladinmica es efectiva para el objetivo buscado. Reconduciendo las veces que seanecesaria la conversacin. En el mejor de los casos, esta persona debe tenerautoridad para ejercer el rol, dada por todos los participantes.

Dos objetivos adicionales completan el rol del facilitador: lograr la colaboracinvoluntaria de los participantes e impulsar conversaciones sinrgicas.

El compromiso del equipo no seobtiene por un sistema de premiosy castigos (as solo se obtienecumplimiento), sino por unadecisin interna de la persona. Lapregunta es: Que me estafaltando como facilitador para quecada miembro colabore, sinergisey se comprometa a la accin?.

Estar

Presente

Conversar para

Colaborar

Sinergizar

ideas

Comprometerse

para la accin


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La visin compartida no es algo que aparece milagrosamente, sino que hay queconstruirla, mediante un proceso de imaginacin, dialogo y por ltimo compromiso.

Quinto paso: Exponer e IndagarCada conversacin puede tener como objetivo tener la razn o buscar resolver conefectividad el problema.

En esa lnea adquirir competencia en indagar y exponer productivamente, tiene que

ver con abrir el juego a los dems de los argumentos y los supuestos que sostienenlo que digo, de esa forma la conversacin se torna mas profunda y con posibilidadesde sinergia.

Adems, cuando expongo a los dems mi interpretacin y supuestos de lo que digo,inmediatamente pongo sobre la mesa la existencia de otras interpretaciones posiblesen lugar de jugar al juego de la verdad nica.

Al mirar juntos los ingredientes bsicos (las opiniones y observaciones de cada uno dela realidad), los interlocutores pueden luego cocinar (pensar) juntos una interpretaciny estrategia comn.

Primera Estacin: La sinergia

Cuando un equipo acepta y aprende a compartir y potenciar ideas entonces comienza avivir el fenmeno de la sinergia. El mismo solo se logra si el ambiente de colaboracin secombina con una fuerte orientacin a obtener resultados conjuntos. Para ello cadamiembro tiene que valorar al otro como otro, es decir ver en el otro (en las ideas delotro) una posibilidad para la cocreacin.

Los que vivieron este tipo de dinmicas saben del poder de la misma, la sinergia es elpunto donde el cambio cuantitativo se transforma en el cambio cualitativo. Cuando dejade ser mas de lo mismo para pasar a ser algo diferente. Esto solo se logra desarrollando

de relaciones de confianza entre los miembros. Stephen Covey lo llama el Habito de laCooperacin Creativa

Ultima Estacin: Pasar a la Accin


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Sin accin, no hay resultados. Lo nico que produce resultados es la accin

Entendidas las acciones que cada uno se compromete a realizar, el equipo puedeaportar ideas, en los casos que crea necesario a las preguntas que c/u enfrentar al salirde la reunin:

Saber qu hace falta hacer? No saber por donde empezar?Qu es lo que te impide pasar a la accin? En que objetivo estas detenido?Qu Miedos que te limitan? Salir de un espacio de comodidad?No saber cul es el mejor momento? Cmo podras empezar?Qu o quin puede ayudarte a salir? Qu necesitas hacer?Qu podras hacer hoy que te acerque a tu meta? Y esta semana?

No te preocupes porque tu vida termine, preocpate para que empiece pronto.

Grace Hansen.Primero salta al precipicio. Tus alas se desplegaran en el camino hacia abajo.Ray Bradbury

Ultima Estacin: Check OutEl proceso de cierre es tan importante como el de inicio. Volver a la reflexin sobre elfinal facilitan las acciones comprometidas y el aprendizaje para el futuro:

1. Qu tareas me he comprometido a hacer (y con qu condiciones desatisfaccin)?

2. Ha quedado algn tema importante sin tratar, para mi? Y para otros? Quvamos a hacer?

3. En que reas, objetivos y expectativas, dinmica de la reunin, relacin entre laspersonas, y estados de animo debemos mejorar con vistas a la prxima reunin?

Bibliografa: La Reunin Bien Llevada, Tim Hindle Grijalbo. Metamanagement de FredKofman, Editorial Granica. La Reunin Efectiva Biblioteca IESE.

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