EJERCICIO 2014

DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS

DIVISIÓN DE CONTROL Y EJERCICIO DEL PRESUPUESTO

Instituto Politécnico NacionalSECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

OBJETIVO:RESOLVER EFECTIVAMENTE LAS NECESIDADES DE LIQUIDEZ Y

DISPONIBILIDAD INMEDIATA DE RECURSOS, EVITANDO SU UTILIZACIÓN CUANDO LOS GASTOS PUEDAN SER CUBIERTOS

A TRAVÉS DE ÓRDENES DE PAGO.

FONDO REVOLVENTE

ES FACULTAD DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS DETERMINAR LOS MONTOS QUE SE ASIGNEN EN CADA EJERCICIO FISCAL Y REALIZAR LAS MODIFICACIONES CONFORME A LA DISPONIBILIDAD DE RECURSOS CON QUE SE CUENTE.

EL TITULAR DE LA DEPENDENCIA POLITÉCNICA SOLICITARÁ CON OFICIO LA ASIGNACIÓN DEL FONDO. A PARTIR DE ESTA FECHA SE DEBERÁ INDICAR EN EL MISMO EL NOMBRE DEL RESPONSABLE QUE LO ADMINISTRARÁ

MARCO NORMATIVO: LINEAMIENTOS DE CARÁCTER INTERNO PARA EL CONTROL Y EJERCICIO DEL PRESUPUESTO 2014

FONDO REVOLVENTE

LAS DEPENDENCIAS POLITÉCNICAS PUEDEN UTILIZAR LOS RECURSOS DEL FONDO REVOLVENTE PARA CUBRIR EROGACIONES DE CARÁCTER URGENTE Y DE POCA CUANTÍA, EN PARTIDAS DE LOS CAPÍTULOS 2000 MATERIALES Y SUMINISTROS Y 3000 SERVICIOS GENERALES DE CONFORMIDAD CON EL COGAPF. SE OTORGARÁ HASTA $10,000.00 Y NO SE PUEDE LLEVAR A CABO NINGÚN GASTO DIRECTO MAYOR A $5,000.00.

ES RESPONSABILIDAD DE LA DEPENDENCIA CONTAR CON SUFICIENCIA PRESUPUESTAL EN LAS PARTIDAS DE GASTOS PARA CUBRIR EROGACIONES CON CARGO AL FONDO Y EN NINGÚN CASO LA ASIGNACIÓN DE ÉSTE DA LUGAR A AMPLIACIONES PRESUPUESTALES.

FONDO REVOLVENTE

EL FONDO SE DEBERÁ REINTEGRAR EN FECHA QUE INDIQUE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS, MEDIANTE

DEPÓSITO EN LA CUENTA: 0152137828 DE BBVA BANCOMER .

DE NO REINTEGRAR EL FONDO REVOLVENTE EN LA FECHA SEÑALADA, LA DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS NO

AUTORIZARÁ RECURSOS POR ESTE CONCEPTO EN EL SIGUIENTE EJERCICIO FISCAL , ASÍ MISMO NO SERÁ LIBERADO

NINGÚN PAGO QUE CONTINÚE EN TRÁMITE ANTE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS.

FONDO REVOLVENTE

OBJETIVO:ADMINISTRAR MEDIANTE UNA CUENTA EXCLUSIVA EL MANEJO

DE ESTOS RECURSOS.

LAS DEPENDENCIAS POLITÉCNICAS DEBERÁN ASIGNAR A LOS SERVIDORES PÚBLICOS TARJETAS DE DÉBITO, PARA QUE LOS GASTOS EFECTUADOS CON MOTIVO DE UNA COMISIÓN SE

CUBRAN PREFERENTEMENTE CON DICHO MEDIO DE PAGO Y SE DEBERÁ TRAMITAR SU RECUPERACIÓN EN FORMA INMEDIATA A LA REALIZACIÓN DE LAS COMISIONES

CUMPLIENDO CON LOS REQUISITOS FISCALES Y ADMINISTRATIVOS ESTABLECIDOS EN LOS LINEAMIENTOS.

FONDO REVOLVENTE PARA VIÁTICOS

SE AUTORIZARÁN PREVIA JUSTIFICACIÓN A TRAVÉS DE OFICIO DIRIGIDO A LA DRF, ANEXANDO EL FORMATO DE GASTOS A COMPROBAR ESPECIFICANDO LA(S) PARTIDA(S) PRESUPUESTAL(ES), LOS MONTOS Y CLABE INTERBANCARIA; CABE DESTACAR QUE PARA SU AUTORIZACIÓN, DEBERÁN CONTAR CON LA ASIGNACIÓN PRESUPUESTAL OTORGADA POR LA DPP.

LA COMPROBACIÓN DE LOS RECURSOS OTORGADOS DEBERÁ EFECTUARSE EN UN PLAZO NO MAYOR A 5 DÍAS HÁBILES DESPUÉS DE REALIZADO EL EVENTO MEDIANTE OP A NOMBRE DEL IPN , CUMPLIENDO CON LOS REQUISITOS FISCALES Y ADMINISTRATIVOS ESTABLECIDOS EN LOS LINEAMIENTOS, EN CASO DE NO CUMPLIR EN TIEMPO Y FORMA, NO SE OTORGARÁ OTRO GASTO POR COMPROBAR.

GASTOS POR COMPROBAR

* Para ser asignado por la Dirección de Recursos Financieros

INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONALSECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS

SOLICITUD DE GASTO A COMPROBAR

* GC NÚM EROFECHA NÚM ERO DE OFICIO CLABE INTERBANCARIA

UNIDAD RESPONSABLE

PARTIDA IM PORTENOM BRE DE LA PARTIDA JUSTIFICACIÓN DEL GASTO

SOLICITA

TOTAL 0.00

PARA EJERCER ESTA PARTIDA, EL TITULAR DE LA DEPENDENCIA DEBERÁ CONTAR PREVIAMENTE CON LA

AUTORIZACIÓN DE LA DIRECCIÓN DE ESTUDIOS SUPERIORES O DIRECCIÓN DE EDUCACIÓN MEDIA SUPERIOR SEGÚN

CORRESPONDA.

PRÁCTICAS ESCOLARES

LAS DEPENDENCIAS POLITÉCNICAS DEBERÁN REGISTRAR SUS COMPROMISOS A TRAVÉS DEL SIG@ FINANCIERO, LOS

CUALES SE REGISTRARÁN MEDIANTE PEDIDO Y/O CONTRATO.

LA SECRETARÍA DE INVESTIGACIÓN Y POSGRADO, LA DIRECCIÓN DE SERVICIOS ESTUDIANTILES Y LA DIRECCIÓN DE

EGRESADOS Y SERVICIO SOCIAL, SON LAS ÚNICAS UNIDADES QUE DEBERÁN COMPROMETER SUS RECURSOS

BAJO EL CONCEPTO DE BECAS

PARA LOS CONCEPTOS DE PASAJES Y TRASLADO DE PERSONAS, LOS COMPROMISOS SE REGISTRARÁN BAJO EL

CONCEPTO DE “LISTA”

AUTORIZACIÓN DE COMPROMISOS

LA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN Y LA DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS NO DISPONEN DE RECURSOS PRESUPUESTALES PARA APOYO DE LAS DEPENDENCIAS.

LOS RECURSOS ADICIONALES AL PRESUPUESTO SERÁN AUTORIZADOS POR LA SECRETARÍA DE GESTIÓN ESTRATÉGICA A TRAVÉS DE LA DIRECCIÓN DE

PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO.

MANEJO CENTRALY

PROGRAMAS DE FORTALECIMIENTO

INSTITUCIONAL

ES RESPONSABILIDAD DE LAS DEPENDENCIAS POLITÉCNICAS QUE SUS PROVEEDORES SE ENCUENTREN DEBIDAMENTE REGISTRADOS EN EL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS DEL INSTITUTO

POLITÉCNICO NACIONAL (SAPBSI), YA QUE DE LO CONTRARIO LA DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS NO ESTARÁ EN POSIBILIDADES DE REALIZAR EL PAGO CORRESPONDIENTE.

PAGO A PROVEEDORES

PUNTOS A CONSIDERA

R EN LA ELABORACI

ÓN DE ORDENES DE PAGO

FISCALIZACIÓN DE ÓRDENES DE PAGOPUNTOS CLAVE

Recurso

Tipo de Orden de pago

Número

Descripción

Nombre

NúmeroGasto a

Comprobar

Tipo de Docume

nto

Compromiso Contrato, Pedido, etc.

Comprobantes Contac

to

RechazosFormatos2014

Gasto corriente

Tipo de Operación

Registro Único de Firmas

Fechas de Captura

INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS

INTRANET FINANCIERA

REGISTRO ÚNICO DE FIRMAS

Fecha de Solicitud: ________________ Dependencia Politécnica: _______________________________________________________________________________ Clave de la Dependencia: _____________________ Área Responsable: _________________________________________________________________________________________________________________________________ Domicilio: _________________________________________________________________________________________________________________________________________

Datos del Funcionario Firma del Funcionario

Titulo:___________ Nombre(s):____________________________________________________________ Apellido Paterno:_____________________________ Apellido Materno:____________________________ Cargo:________________________________________________________________________________ R.F.C. ___________________________ Teléfono: __________________________ Ext._______________ E-Mail: ___________________________@ipn.mx

Favor de firmar dentro del cuadro

Titulo:___________ Nombre(s):____________________________________________________________ Apellido Paterno:_____________________________ Apellido Materno:____________________________ Cargo:________________________________________________________________________________ R.F.C. ___________________________ Teléfono: __________________________ Ext._______________ E-Mail: ___________________________@ipn.mx

Favor de firmar dentro del cuadro

OFICIO DIRIGIDO A LA DRF CON FORMATO ANEXO:

PUNTOS A CONSIDERAR EN EL CAMPO“DESCRIPCIÓN”

REGRESA

SIGUE

A. VIÁTICOS Y PASAJES NACIONALES E INTERNACIONALES a) Ministración de Viáticos, Registro Único de Comisión, Liquidación de Viáticos debidamente requisitados y autorizados. b) Deberán ser tramitados a través de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios c) No se pagarán viáticos de personal que no esté adscrito a la Unidad Politécnica que realiza el trámite de pago. d) No se pagarán viáticos de prestadores de servicios profesionales (Honorarios).

B. SERVICIOS CONSOLIDADOS (a través de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios) (excepto Centros Foráneos)

a) Recarga de Extintores b) Mantenimientos de: plantas de emergencia, bienes muebles e inmuebles c) Boletos de Avión, Agencias de Viaje, Vales de Despensa d) Combustible y Lubricantes e) Aire Acondicionado, Red de Hidrantes f) Servicios de Mensajería Especializada, Fotocopiado, Seguros, Vigilancia, Limpieza, Fumigación g) Telefonía básica y celular, conducción de señales analógicas y digitales, internet, software de uso institucional

C. PROGRAMA COREMAP

a) Pago a través de la Unidad Responsable cuando no rebase la adjudicación directa b) A través de Recursos Materiales y Servicios, cuando rebase la adjudicación directa

D. PARTIDAS RESTRINGIDAS ALIMENTACIÓN DE PERSONAL (22104 y 22106) a) Vo. Bo. del Secretario correspondiente, en el caso de las Secretaría, autorización de la Dirección General b) Unidades Académicas con recursos autogenerados, previa autorización de la DPP

E. PARTIDAS RESTRINGIDAS (33101, 33103, 33104, 33501, 38201, 38301, 38401, Y 44101) a) Formato de Solicitud de Gastos Restringidos debidamente autorizado.

F. FONDOS REVOLVENTES (GASTOS MENORES ) a) Oficio de solicitud de Fondo Revolvente

G. PARTIDAS QUE REQUIEREN AUTORIZACIONES ESPECÍFICAS a) Autorización de la Dirección de Bibliotecas (21501 y 21502) b) Autorización de la DEMS y DES (44102) c) Autorización de la Dirección General previo dictamen de la Secretaría correspondiente (33301, 33302, 33303, 33401 y 33501) d) Autorización de la DPP y Vo.Bo. de la Coordinación de Comunicación Social, tanto por el diseño como por la partida (33603, 33604, y

33605), en el caso de las Secretarías contar con autorización de la Dirección General.

H. PROGRAMAS Y PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN a) Enviar a la Dirección de Recursos Financieros oficio, adjuntando el recibo firmado de recibido de los montos y partidas autorizadas por

parte de la Dirección de Programación, por el Titular de la Dependencia Politécnica y el Subdirector Administrativo.

PUNTOS A CONSIDERAR EN EL CAMPO“DESCRIPCIÓN”

REGRESA

A. COMPROMISOS

a) Las dependencias politécnicas generarán en el Sistema Institucional de Gestión Administrativa (SIGA Financiero), compromisos por todos y cada uno de los prestadores de servicios profesionales adjuntando el archivo electrónico del contrato debidamente formalizado.

b) En caso de operaciones con Contrato, Pedido o Requisición, la OP debe estar vinculada al compromiso respectivo. c) La OP debe tener anexo el compromiso respectivo.

B. LAS FACTURAS ELECTRÓNICAS QUE SOPORTAN LA ORDEN DE PAGO DEBEN SER CFDI Y CONTAR CON EL ARCHIVO XML (Facturas, Recibos de Honorarios, Nóminas, Notas de Crédito)

C. REQUISITOS ADMINISTRATIVOS PARA TRÁMITE DE PAGO QUE DEBE REUNIR LA IMPRESIÓN DEL CFDI

a) Registro Federal de Causantes de quien expide el CFDI y el régimen fiscal en que tributa b) Número de folio y sello digital del Servicio de Administración Tributaria c) Lugar y fecha de expedición d) Registro Federal de Causantes del Instituto Politécnico Nacional (IPN-811229H26) e) La cantidad, unidad de medida y clase de los bienes o mercancía o descripción del servicio o uso o goce de bienes. f) Los que amparen donativos deducibles, deberán señalar expresamente tal situación y contener el número y fecha del oficio constancia de

la autorización para recibir donativos g) Los CFDI de arrendamiento de inmuebles deberán contener el número de la cuenta predial del inmueble de que se trate. h) Señalar la forma en que se realizó el pago, ya sea en efectivo, transferencia, cheque o tarjeta de débito o crédito. i) En mercancías de importación el número y fecha del documento aduanero. j) Sello de la Dependencia Politécnica en un lugar visible k) Firma del Titular de la Dependencia y del Responsable Administrativo con Nombre, Cargo y RFC en lugar visible l) Folio consecutivo a todos los comprobantes de la OP m) Documento sin tachaduras o enmendaduras en firmas y leyendas n) Descripción de la OP (Artículos y/o servicios adquiridos en las diferentes partidas de la OP) o) Las adquisiciones deberán ajustarse a los montos máximos autorizados para adjudicación directa, así como invitación a 3 proveedores en

su caso. Todos los documentos soporte deberán cumplir con lo que estipula el art. 29 A del Código Fiscal de la Federación p) Firmas de autorización vigentes al momento de elaborar la Orden de Pago. q) Todas las Unidades Responsables deberán mantener actualizadas sus firmas, enviando oportunamente el “Formato Único de Registro de

Firmas” mediante oficio dirigido a la Dirección de Recursos Financieros. Al momento de recibir dicho formato automáticamente se darán de baja las firmas anteriores, usuario y contraseña.

PUNTOS A CONSIDERAR EN EL CAMPO “TIPO DE OPERACIÓN”

ComprobaciónSe indicará en los casos que se compruebe un

gasto a comprobar.

TransferenciaSe indica cuando el pago se realizará por

transferencia bancaria al beneficiario.

ChequeSe indica en los casos que el pago se realizará

con cheque al beneficiario. (Capital Humano)

REGRESA

PUNTOS A CONSIDERAR EN EL CAMPO“NOMBRE”

Antes de seleccionar el nombre se indicará el tipo de beneficiario:

ProveedorPersonal politécnico

Personal de honorariosDependencia politécnica

Dependencia externaInstituto Politécnico Nacional

Fondos RevolventesCon facturas menores a $5000.00 a nombre de la Dependencia Politécnica, de lo contrario deberán

salir a nombre del proveedor. En caso de reembolsos que no sean de fondos revolventes deberán capturarse como “Gasto Corriente”

REGRESA

PUNTOS A CONSIDERAR EN EL CAMPO“NÚMERO”

Secuencias de OP

Para las personas físicas que generen retención de impuestos, su retención deberá ser el número inmediato, misma que será generada automáticamente por el Sistema.

La Dirección de Recursos Financieros, será la encargada de efectuar el redondeo, para su entero ante la TESOFE.

Las retenciones de IVA e ISR según el tipo de proveedor son:

REGRESA

REGRESA

Simulador de impuestos

TIPO DE EGRESO TIPO DE BENEFICIARIO RETENCIONES TASA DE IVA DOCUMENTO

FUENTE

ADQUISICIÓN DE

MATERIALES Y SUMINISTROS

PERSONA MORAL

PERSONA FÍSICA

( OPERACIONES MAYORES A $2,000)

N/A

RETENCIÓN DEL 16% DE IVA

EXENTOS

0% 16%

CFDI (Factura)

CAPÍTULO 5000 BIENES (EQUIPAMIENTO) (DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS)

PROVEEDOR:

PERSONA MORAL

PERSONA FÍSICA OPERACIONES MAYORES A $2,000)

N/A

RETENCIÓN DEL 16% DE IVA

16% CFDI

(Factura)

TIPO DE EGRESO TIPO DE BENEFICIARIO RETENCIONES TASA DE IVA DOCUMENTO FUENTE

PAGO DE SERVICIOS

SERVICIOS PROFESIONALES

ARRENDAMIENTO DE INMUEBLES

AUTOTRANSPORTE (FLETES)

CONTRATOS (SERVICIOS Y MANTENIMIENTO)

PRESTADOR DE SERVICIOS

(PERSONA FÍSICA)

ARRENDADOR (PERSONA FÍSICA)

PERSONA FÍSICA O MORAL

PERSONA FÍSICA

(OPERACIONES MAYORES A $2,000)

2/3 PARTES DE IVA 10% ISR

IDEM

4%

RETENCIÓN DEL 16% DE IVA

16%

CFDI

(Factura)

NOTAS DE CREDITO (DESCUENTOS PARA EL I.P.N.) CLIENTES DE DEPENDENCIAS POLITECNICAS

N/A EXENTOS

0% 16%

CFDI – EGRESO (nota de crédito)

PUNTOS A CONSIDERAR EN EL CAMPO“TIPO DE ORDEN DE PAGO”

Comprobación Gasto corriente Partida restringida Recuperación Retenciones Viáticos y pasajes

Nota: A partir de 2014 las órdenes de pago que al cierre del trimestre

queden en estado 1, 2 y 3, les serán reportadas mediante oficio, para

que se cierren candados o en su defecto sean canceladas.

REGRESA

PUNTOS A CONSIDERAR EN EL CAMPO“RECURSO”

Se selecciona el recurso de acuerdo al tipo de

presupuesto:

Federal Programa de Fortalecimiento

Institucional Apoyo de Manejo Central Aprovechamientos Derechos Productos Siniestros Proyectos de Investigación

REGRESA

PUNTOS A CONSIDERAR EN EL CAMPO“GASTO A COMPROBAR”

Para afectar este campo se seleccionará esta opción en REGISTRO al capturar la orden de

pago.

Posteriormente se seleccionará el número de gasto que se va a comprobar.

Las órdenes de pago de comprobación deberán capturarse a nombre del Instituto Politécnico Nacional y seleccionar la clabe

interbancaria número 012180001521378283

REGRESA

PUNTOS A CONSIDERAR EN EL CAMPO“TIPO DE DOCUMENTO”

Se seleccionará el tipo de acuerdo a:

CFDI INGRESOS (Facturas de Proveedores)

CFDI EGRESOS (Notas de Crédito de Proveedores)

Lista Oficio

REGRESA

PUNTOS A CONSIDERAR EN EL CAMPO“COMPROMISO (CONTRATO)”

Las dependencias politécnicas generarán en el Sistema Institucional de Gestión Administrativa (SIGA Financiero) , compromisos por todos y cada uno de los prestadores de servicios profesionales adjuntando el archivo electrónico del contrato debidamente formalizado, en caso de no contar con él, se anexará el oficio enviado a la Abogada General, con relación detallada de c/u de los prestadores, anotando nombre, monto e IVA.

REGRESA

MOTIVOS DE RECHAZO DE ÓRDENES DE PAGO

1. Cuando el nombre del funcionario no coincida con las firmas que se tienen registradas

2. Cuando falte el nombre del beneficiario

3. Cuando falte el folio de los documentos comprobatorios

4. Cuando falte la carga de evidencias

5. Cuando falte la descripción de los artículos comprados o justificación del gasto

6. Cuando estén mal clasificados los artículos o servicios

7. Cuando se rebasen los montos de adjudicación autorizados en la Ley de Adquisiciones

8. Cuando esté incorrecta la Clabe interbancaria

9. Cuando esté incorrecto el tipo de operación o de orden de pago

10. Cuando no capturen la orden de pago consecutiva para la retención de impuestos

11. Cuando no cuenten con las autorizaciones correspondientes

12. Por no cargar los archivos XML y PDF en SIGA FINANCIERO

REGRESA

COMPROBANTES VÁLIDOS PARA 2014

Todos los contribuyentes deberán emitir CFDI (Comprobantes Fiscales Digitales por Internet) y archivo XML (Estos comprobantes deberán ser respaldados en el SIGA Financiero)

Como facilidad para las personas físicas que en el último ejercicio declarado tuvieron ingresos iguales o menores a 500 mil pesos y emitieron comprobantes impresos o CFD, podrán seguir facturando bajo estos esquemas hasta el 31 de marzo de 2014, siempre y cuando a partir del 1 de abril migren al esquema de facturación electrónica CFDI.

(Arts. 29ª del CFF)

Carga de evidencias

DIVISIÓN DE CONTROL Y EJERCICIO DEL PRESUPUESTO

Lic. Celia Morales López – Jefa de la División de Control y Ejercicio del Presupuesto. Ext.51233

C.P. Leticia Ángela Ojeda Garrido – Jefa del Departamento de Control del Presupuesto. Ext. 51232

Lic. Angélica Moya Medina – Jefa del Departamento de Ejercicio del Presupuesto. Ext. 51223

Fiscalizador correspondiente a cada Unidad Responsable.

REGRESA

Registro Único de Firmas Recibo para Proyectos de

Investigación Erogación de GC Oct-Dic Solicitud de Gasto por

Comprobar Liquidación de Viáticos Viáticos Internacionales Viáticos Nacionales Pasajes Internacionales Pasajes Nacionales Registro Único de Comisión

FORMATOS

Junio Del 04 al 27 de Junio

FECHAPERÍODO

Enero - Marzo Del 07 de Abril al 05 de Mayo

Abril - Mayo Del 08 al 30 de Mayo

Secretaria de AdministraciónDirección de Recursos Financieros

División de Control y Ejercicio del PresupuestoDepartamento de Control del Presupuesto

Fechas de Captura de Órdenes de Pago1er Semestre 2014

InstitutoPolitécnicoNacional