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Early Case Assessment (ECA) y su importancia enprocesos arbitrales

Una visión versátil para el descubrimiento de información

Marzo de 2018, XI Conferencia de Arbitraje Internacional

Contenido

1. Fundamento del ECA en el ámbito legal.

2. Razones para emplear ECA.

3. Metodología ECA – 10 Pasos.

4. ECA y el proceso de descubrimiento de información.

5. Modelo de descubrimiento de información

6. Esquemas, herramientas y aplicaciones analíticas del ECA

Marzo 2018 Early Case Assessment - ECA - Confidencial

1. Fundamento del Early Case Assessment (ECA) en el ámbito legal: Algunos conceptos clave


“identificar algunos conceptos clave”

“reducir tiempo”

“reducir costes”

“racionalización de costes –82% atribuible a las partes”

“demoras en procedimiento”

“demoras en procedimiento”

“transparencia”

“paperless”

“Data Room”

“empresas fantasma –empresas buzón”

“abuso de información”

“dificultad en tener pruebas”

“transferencia de acciones dentro de grupos empresariales”

“prueba clara y convincente”

“carga de la prueba”

“corrupción, cohecho”

“terceros intermediarios –TPI´s”

“cruce de mails”

¿Como puede ayudar una estrategia de ECA para mitigar, analizar, y contemplar estos conceptos?

1. Fundamento del Early Case Assessment (ECA) en el ámbito legal (Cont.)


El termino de “Evaluación temprana de las disputas” (ECA ó “Early Case Assessment” en Ingles) es un término del léxico legal usado en la industria por más de 10 años.

ECA se refieren al uso de metodologías de administración y de trabajo en equipo para resolver casos legales de una manera mas estratégica y estructurada.

Objetivo: Que se empleen los menores recursos posibles en los procedimientos legales.

Las prácticas legales han adoptado metodologías de ECA y han empezado a gestionar el proceso de disputa como cualquier otro proceso del negocios, es decir, han usado metodología de ECA para facilitar la toma de decisiones, facilitar la identificación de contingencias legales, calcular costos asociados y en general para administrar el proceso de resolución de disputas.

2. Razones para emplear ECA


Algunas razones para emplear técnicas de ECA son:

► Complejidad cada mas creciente de los casos.

► Alineación de varios factores de negocio (no solo impacto legal sino reputacional, económico, operaciones, mercadeo, etc).

► Controversias que puedan representar un volumen muy significativo de información:

► La existencia de requerimientos regulatorios que impongan algún riesgo para las entidades.

Uso de tecnologías es critico para recabar y analizar información, compartir información, descubrir factores críticos no contemplados, reducir tiempos y costos asociados al proceso de mediación

3. Metodología ECA – 10 pasos


No. Paso ECA Descripción

1

Identificación y recolección de información general, relacionada al caso

Recolectar información útil para definir la naturaleza, alcance y aparente cuantía del caso. Además identificar las partes involucradas y definir el equipo con expertise necesario y la estrategia de gestión del caso – equipo multidisplinar.

2Recolección de información específica del caso

Recolección de información esencial del caso por medio de entrevistas con expertos en la materia y procesos del negocio. Información en hard-copy y documentos en electrónico distribuidos en muchas fuentes. Identificación de antecedentes similares en la historia de la organización.

3

Establecer las necesidades y prioridades del negocio

Establecer hitos en cuanto a tiempo, recursos, exposición en medios, exposición legal, reputacional: Identificar las inquietudes del negocio.

✓ Procedimientos de “Due Diligence” en adquisiciones

✓ Corrupción pública –TPI´s – clientes gubernamentales, PEP´s

✓ AML

✓ Competencia

Precios de transferencia

✓ Incidencia de fraude




4Análisis y administración de riesgos

Cuantificar, en términos económicos, los riesgos identificados y determinar el curso de acción.

5Consideraciones/implicaciones legales

Identificación de contingencias legales, identificación de asesores legales (internos, externos)

6Análisis de Costo/Beneficio

Realizar una matriz del costo económico de los diferentes cursos de acción para la resolución de procesos legales (Negociación entre partes, mediación y arbitraje, juicio, litigio) y el beneficio que se pudiera obtener de cada uno de ellos.

7Determinar rangos económicos

Identifique el rango de liquidación monetaria: Definición de los aspectos económicos de la disputa y determinación de los conceptos incorporables en la posible reclamación

Existencia del Nexo de Causalidad

Daño emergente

Lucro Cesante

Otros

AcreditableReal

Objetivo

Mercado objetivo

Atribuibilidad

Presunciones

Razonabilidad

DudosoProbable




8Estrategia para el arreglo/acuerdo

Revisar las opciones, barreras, medios y tácticas de negociación o mediación.

9Estrategia preliminar para litigio

En caso de no llegar a acuerdo en etapa de mediación identificar tiempos y presupuestos para iniciar procesos de litigio.

10 Post Resolución

Identificar las "lecciones aprendidas" durante el transcurso de resolución temprana de casos legales. Identificar y corregir las prácticas en el negocio que detonaron el asunto legal y sus riesgos asociados.

Para lograr estos objetivos:

✓ ¿Necesitamos descubrir información?. ✓ ¿Necesitamos analizar información masiva?.

El ECA permite a los administradores del caso el entender y gestionar todos los factores asociados:

► Identificar la información relacionada

► Recolectar información en un repositorio seguro (info gobernance).

► Lograr un análisis FODA del caso.

► Control de tiempos, costos y esfuerzos.

El análisis del ECA puede aplicarse a distintos tipos de revisiones como:

► Investigaciones internas/externas.

► Arbitrajes

► Respuesta a reguladores (antitrust, SEC, DOJ, FTC, etc.)

► GDPR.

► Análisis y categorización de contratos.

El ECA habilita el acceso a las practicas legales para la revisión de información no estructurada que pudiera estar directamente relacionada con los casos de disputas. Al emplear metodologías de ECA se cubren y mitigan los riesgos relacionados el gobierno de la información (asegurar el acceso a la información, asegurar que cuentas con la información completa e integra).

El empleo de ECA aporta beneficios a las siguientes áreas productivas:

► Auditoria interna.

► Legal Counsels (Internos y Externos).

► Compliance Officers.

► CIO (Chief Information Officers).

► Administración

4. ECA y el proceso de descubrimiento de información.

Actualmente las investigaciones internas y de cumplimiento legal demandan el acceso, análisis y revisión de documentos precisos en altos volúmenes de evidencia digital (paso #2 del modelo ECA).

El modelo ECA promueve el uso de tecnología durante la etapa de recolección específica del caso. Actualmente existen soluciones tecnológicas que facilitan la recolección, procesamiento, análisis, revisión y producción de documentos e información electrónica.

ECA constituye unas de las principales elementos empleados por las practicas del gobierno de la información. Actualmente se estima un aumento significativo en el uso de analíticos para poder revisar y categorizar altos volúmenes de información.

La información de tipo no estructurada conforma el 90% de la información digital en el mundo.Es la información usualmente contenida en medios de almacenamiento masivos y sistemas electrónicos como; archivos, documentos, email, redes sociales, IoT(Internet of things), audio, entre otros.

Para quíen?Qué busca? Dónde aplica?

44%

En 2018,

se estima un 44% de aumento en el empleo de analíticos con el fin de buscar eficiencias y evaluación de costos en los procesos de las practicas legales de las organizaciones.


5. Modelo de descubrimiento de información

La metodología para los servicios de ECA se basa en el modelo de referencia dedescubrimiento de la información. Modelo que describe normas para la identificación,recolección y procesamiento de información electrónica durante un proceso dedescubrimiento de información.

El modelo consta de nueve pasos de un proceso iterativo. Podríamos repetir actividades y fases numerosas veces, perfeccionando y refinando los resultados.

El proceso es flexible, puede ir y venir dependiendo de la información sobre el caso, agregando o reduciendo información, adaptándose a los diferentes enfoques legales.

Gobierno de la información

Producción

Análisis

Procesamiento

Revisión PresentaciónIdentificación

Preservación

Colección

Volumen Relevancia

ECA

ECA (Early Case Assestment)

Es aplicado en el descubrimiento de información como una etapa orientada a identificar un conjunto de documentos específicos dentro del volumen total de información procesada de una manera rápida y efectiva. El ECA logra esto mediante la aplicación progresiva de distintos niveles de filtros definidos por los administradores del caso en conjunto con la asesoría integral de expertos de la información.


6. Esquemas analíticos del ECA

30%

10%

80%

100%Procesamiento de información (Costo x Ingestión)

Constituye la identificación y extracción de todos los datos, texto y metadatos contenidos en las fuentes de información disponibles:

Equipos de computo, móviles, servidores, correo electrónico, archivos en la nube, etc.

Vo

lum

en

ECA Nivel 1 (Costo Bajo)

El filtrado de información se realiza con base en:

► Identificación de archivos de sistema por huellas digitales en librerías estándares (DeNIST).

► Exclusiones por tipo de archivos e información.

► Identificación de archivos e información duplicada empleando huellas digitales.

Filtrado por librerías estándares

Exclusiones por tipo de archivos

De-duplicación de archivos

Filtrado por rango de fechas

Palabras clave

Duplicados similares

ECA

Nive

l 1

ECA Nivel 2 (Costo Medio)

Detección de archivos relevantes con base en:

► Rangos de fecha enfocados a la investigación.

► Empleo de palabras clave asociadas al caso.

► Identificación de archivos y correos con cierto porcentaje de similitud.

ECA Nivel 3 (Costo Alto)Agrupación de documentos a revisar con base en:

► Análisis de texto para agrupación de conceptos.

► Identificación comunicaciones entre personas/entidades.

► Creación de modelos de Inteligencia Artificial (IA) para revisión asistida.

Agrupación por conceptos

Análisis de comunicaciones

Revisión asistida por IA

Universo sujeto a revisión

Disminución Volumen

Información

ECA

Nive

l 2EC

A N

ivel 3


6. Herramientas de análisis para ECA


¿Qué es Forensic Data Analytics?

Explotación de la información estructurada

y no estructurada a través de técnicas

avanzadas de análisis de datos en

combinación con experiencia en

investigación y procesos de negocio con el

objetivo de identificar tendencias, detectar

comportamientos irregulares, descubrir

evidencia relevante en caso de

investigaciones, identificar causas raíz de

error, fraude o no cumplimiento de

requerimientos regulatorios, legales o de

políticas internas.

20%Datos

estructurados

80%Datos no

estructurados

Basada en números▪ Libro mayor

▪ Transacciones

▪ Bases de datos

▪ ERP

Basada en texto▪ email

▪ Documentos MS Office

▪ Contratos

▪ Contenido web

6. Herramientas de análisis para ECA


6. Aplicación de análisis para ECA


Análisis de Contractos

1 .Planeación

► Revisión de fuentes de

información

► Inventariado de cláusulas a

identificar.

► Selección de muestra para

proceso piloto.

2. PilotoEntendimiento del

proceso de identificación de cláusulas .

Recepción continua de contratos

3. ECA: Minería de datos, modelado

incremental, identificación de cláusulas

Ciencia de datos

Machine Learning

Procesamiento

OCR

Agrupación por tipo

Reglas y lógica

Estructuración de la información

4. Validación del ECA y análisis de

resultados

Revisión para refinación del

modelo

Revisión manual de cláusulas

identificadas

Etiquetar y categorizar resultados

Creación y monitoreo de un modelo automatizado de extracción de información

Uso de analíticos para identificar las cláusulas relevantes

Antitrust Discovery ServicesPágina 15

Ernst & Young

Auditoría Asesoría de Negocios Fiscal-Legal Fusiones y Adquisiciones

Sobre Ernst & Young

Ernst & Young es líder global en aseguramiento, asesoría, servicios fiscales y transaccionales. A nivel

mundial, nuestros 167,000 profesionales están unidos por los mismos valores y un compromiso sólido con la

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