Eficientar la Auditoría Interna Mediante la Automatización

“INTEGRAR EXPERIENCIAS PARA PROGRESAR”

XXIX ENCUENTRO NACIONAL DE AUDITORES INTERNOS

Eficientar la Auditoría Interna Mediante la Automatización

Jorge Valencia del ToroSocio de ConsultoríaMAZARS en México

[email protected]

Agosto 2013

mailto:[email protected]



Que funciones de la Auditoría Interna automatizar?

La administración

de riesgos?Planeación de la auditoría?

La Ejecución de las

Auditorias?

Las pruebas de control?

Hallazgos y dialogo con los

auditados?

Estandarización de papeles de

trabajo?

Supervisión de las

auditorias?

Automatización de informes?

Seguimiento a los planes de remediación?

Los informes y reportes al Comité

de Auditoria?

http://www.google.com.mx/url?sa=i&rct=j&q=signo%20de%20interrogacion&source=images&cd=&cad=rja&docid=gmFWWm77VZfuVM&tbnid=gk68LHqMFCZRyM:&ved=0CAUQjRw&url=http://es.123rf.com/photo_17792452_3d-gente--hombre-persona-con-un-gran-signo-de-interrogacion.html&ei=FEcbUvuCK8fg2wW2w4DYCA&bvm=bv.51156542,d.b2I&psig=AFQjCNFan3TCRhEp9cEY1HWjYeqgKz5o0g&ust=1377605633886015



Manual o Hojas de

Excel Herramientas CAAT’S

Software de Auditoria Interna

Software GRC

Software BI

Nivel de Automatización

http://www.google.com.mx/url?sa=i&rct=j&q=automatizaci%C3%B3n%20con%20inteligencia%20de%20negocios&source=images&cd=&cad=rja&docid=QKKaPnyuPSCaEM&tbnid=PiS5q1zv4Xw7HM:&ved=0CAUQjRw&url=http://www.grupocsi.com.do/index.php/soluciones-tecnologicas/soluciones/automatizacion-de-procesos&ei=Y1ocUoCJJ4HB2wXP94C4Aw&bvm=bv.51156542,d.cWc&psig=AFQjCNEiRwIY9qswzKHIf47Myyej3LnAUQ&ust=1377675283457602

http://www.google.com.mx/url?sa=i&rct=j&q=auditoria%20interna&source=images&cd=&cad=rja&docid=vNdQKidqqvZgYM&tbnid=3TJSjuTzkSL7bM:&ved=0CAUQjRw&url=http://emplea.universia.es/informacion/sectores_profesionales/auditoria_consultoria/interna/&ei=GksbUsu1I8ag2gXdgIHgCQ&bvm=bv.51156542,d.b2I&psig=AFQjCNFX4kg39MvdmDB4q5c9iec81lx-gA&ust=1377606590266219



Auditoría Interna Continua

• “Proceso automatizado que supervisa los umbrales entre los que los controles deben funcionar eficientemente, permite generar alarmas en “tiempo real”, y donde la tecnología juega un role fundamental”

• “Es un método automatizado utilizado para realizar evaluaciones de controles y riesgos con mayor frecuencia”

Fuentes: Global Technology Audit Guide (GTAG) Continuous Auditing: Implications for Assurance, Monitoring, and Risk



PROCESO ENFOQUE TRADICIONALENFOQUE

AUDITORIA ENTIEMPO REAL

EVALUACIÓN DE RIESGOS

Proceso tradicional de identificación y evaluación de riesgos significativos

Proceso de identificación y evaluación de riesgos significativos, Mapeo de todos los controles claves a monitorear en la organización

PLANEACIÓN DE LA AUDITORIA

Se estructura un plan anual fijando los objetivos y alcance en función de los hallazgos, los planes de remediación propuestos en el año anterior

Establecer el objetivo y alcance de la auditoría, e identificar fuentes de datos, describir los atributos de la información y establecer formatos del análisis e informes

PROGRAMA DE VISITAS

Se asigna al equipo de auditores, se estructuran las guías de auditoria, se acuerdan fechas y tiempos con los auditados

El programa de visitas solo se hace para aquellas áreas y controles que se hayan salido de los parámetros y limites fijados, normalmente son auditorias de indagación para explicar el comportamiento, el auditado puede o no ser requerido



ETAPAS ENFOQUE TRADICIONALENFOQUE

AUDITORIA ENTIEMPO REAL

EJECUCION DEL TRABAJO DE CAMPO

Se realizan pruebas y se documentan resultados

Se investigan y analizan los datos de los controles con excepciones , se explica su comportamiento y se documenta

REVISION DE RESULTADOS DE LA AUDITORIA

Se comentan los hallazgos con el auditado y hay una revisión de calidad por parte de los revisores

Análisis continuo del comportamiento y atención de las notificaciones (alertas y reportes)

EMISIÓN DE INFORME

Los informes representan una carga muy importante y generalmente se emiten de forma extemporánea

Los reportes son continuos y se envían de manera automática y solo se validan aquellos que lo requieren

SEGUIMIENTO A PLANES DE ACCION

Se invierte mucho tiempo en el seguimiento y verificación del cumplimiento de los planes

Mediante el monitoreo continuo se constata que los planes de acción han sido ejecutados en el tiempo adecuado



Auditorias TradicionalesAlcance limitado de la evaluaciónVarios meses después

Pruebas basadas en muestreos

Pruebas retrospectivas y cíclicas

Manejo de alto volumen de documentos y evidenciasDetección de fraudes con baja posibilidadMucho tiempo en elaboración de informesAuditoria siempre presencial

Con poco aporte de valor al negocio

Auditorias ContinuasSe logra revisar el 100% del universo auditableAuditorias son en TIEMPO REAL

Pruebas a los controles es permanente

Análisis de transacciones a detalle

Previene el fraude y hay mayor posibilidad de detecciónAnálisis de tendencia, limites y umbrales

En función de hallazgos, la auditoria puede ser presencialEvaluación automática y permanente de riesgos y controlesLa tecnología tiene un papel fundamental

Auditorias Tradicionales vs Continuas



Beneficios de la Auditoría Continua

Se puede llegar a revisar el 100% del universo auditable de la organización.

La revisión se puede realizar con una periodicidad diaria. Permite la creación de un sistema de seguimiento permanente de la evolución de los riesgos.

El plan de auditoría se puede adecuar según los resultados obtenidos diariamente.

Permite realizar pruebas adicionales sobre la calidad, consistencia e integridad de la información.



Beneficios de la Auditoría Continua

Se incrementa la sensación de “vigilancia” en el área auditada.

Los auditores se pueden especializar en el análisis de determinados tipos de ocurrencia.

Se reduce el riesgo de auditoría. Se pueden generar fácilmente rankings, estadísticas y

análisis.Facilita la detección de fraudes u operaciones erróneas

al poco tiempo de producirse (auditoría preventiva).



INFORMACIÓN Y CONOCIMIENTO



Pro

cesos

Ejecutiva

Planeación

Consolidada

Transaccional

Niv

ele

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uman

os

El Software debe considerar una ayuda a la presupuestación

El software debe de cubrir el nivel Transaccional y una amplia proporción de la información consolidada

El Software debe proporcionar

reportes ejecutivos

Modelo de Información



Nivel de información y decisión

Alta DirecciónDirectores de

Línea

Gerencia Media

Analistas

Nivel de Decisión

Nivel de Detalle



Conocimiento

Información

Datos

BUSINESS

INTELLIGENCE

BUSINESS

OPERATION

Administración del Conocimiento

Fuente: (Sinnexus, 2009)



BUSINESS INTELLIGENCE



Definición de BI

“Inteligencia de negocios es el conjunto de estrategias y herramientas enfocadas a la administración y creación de conocimiento mediante el análisis de datos existentes en una organización“

Inteligencia de Negocios

Información

Conocimiento

Decisiones

Datos



Qué ha pasado? Reporting y Análisis OLAP

Qué está pasando? Dashboards y Scorecards

Qué quiero que pase? Planning, budgeting

Por que esta pasando? Business Analytics

Dónde está pasando? Geolocalización

Qué puede pasar?Data Mining

Las preguntas sobre BI

B I



• Son herramientas para la elaboración de informes y listadosConsultas e Informes

simples (Querys y reports)

• Son bases de datos orientadas al procesamiento analíticoCubos OLAP (On-Line

Analytic Processing)

• Es el conjunto de técnicas y tecnologías que permiten explorar grandes bases de datos

Data Mining o minería de datos

• Son predicción mediante estudios de series temporalesSistemas de previsión

empresarial



ERP

CRM

GRC

Otras BD

Txt

ETLExtract, transform and load

Colectar Almacenar Distribuir Explotar

OLAP

DataMining

Reportes

Dashboard

Arquitectura de BI

http://www.google.com.mx/url?sa=t&rct=j&q=etl&source=web&cd=1&cad=rja&sqi=2&ved=0CDUQFjAA&url=http://es.wikipedia.org/wiki/Extract,_transform_and_load&ei=2uccUr-2N_SAygHgwoGAAw&usg=AFQjCNHrh0ZpEgYI7NPvYQrttE8G8uYnZQ&bvm=bv.51156542,d.aWc



http://www.google.com.mx/url?sa=i&rct=j&q=engranes&source=images&cd=&cad=rja&docid=uDUVRdP7E-BsaM&tbnid=N_fSdPwZGW0B9M:&ved=0CAUQjRw&url=http://www.tecnicosprofesionales.com.mx/Capacitacion.php&ei=SQ4bUqHLLcn22AXNiIGQDw&bvm=bv.51156542,d.b2I&psig=AFQjCNHozqgzfKmJppk6wupVQG-8Oihd6g&ust=1377591155256779

http://www.google.com.mx/url?sa=i&rct=j&q=executive%20dashboard&source=images&cd=&cad=rja&docid=IZGCm7JMncaNgM&tbnid=5ctEWZzo4evdkM:&ved=0CAUQjRw&url=http://www.cleverq.com/analytic-tools/executive-dashboard-software/&ei=4xYbUq74FOTd2QWil4CgBg&bvm=bv.51156542,d.b2I&psig=AFQjCNF6uakhTz2qR4xBGDtZB7w3CWObYA&ust=1377593362599727

http://www.google.com.mx/url?sa=i&rct=j&q=olap%20cube&source=images&cd=&cad=rja&docid=wOUTn_bTKUEN6M&tbnid=pO9EuxTeB1Hy2M:&ved=0CAUQjRw&url=http://www.bleent.com/ajout-dune-nouvelle-competence-cube-olap/&ei=chcbUpanL--s2AX0oYCIBg&bvm=bv.51156542,d.b2I&psig=AFQjCNGV_iKpaecvB6YsNkHV1ED-LTGQ3Q&ust=1377593558366346

http://www.google.com.mx/url?sa=i&rct=j&q=data%20mining&source=images&cd=&cad=rja&docid=qAVjE1HiHuOFFM&tbnid=33RMpo0yBsQZJM:&ved=0CAUQjRw&url=http://www.stratebi.com/data-mining&ei=ZBgbUobjC4mH2AXD1oDgBA&bvm=bv.51156542,d.b2I&psig=AFQjCNHK-4TuXpLG9Jk3T4N6YjDDXY2tLw&ust=1377593790094539

http://www.google.com.mx/url?sa=i&rct=j&q=reportes&source=images&cd=&cad=rja&docid=LkScm4oVXfhkMM&tbnid=tah4a3zv5nRWWM:&ved=0CAUQjRw&url=http://saitenlinea.com/wiki/Reportes/ventas/resumen-de-facturas&ei=fRkbUsumBseq2QW_-YCoCw&bvm=bv.51156542,d.b2I&psig=AFQjCNGOt0jBjLdi_f2_8usc--Q5A9mf-A&ust=1377593905119204

http://www.google.com.mx/url?sa=i&rct=j&q=distribucion&source=images&cd=&cad=rja&docid=ykPyHl6PvoHZUM&tbnid=TN2rQgK8h4VjpM:&ved=0CAUQjRw&url=http://www.muycanal.com/2010/04/26/medpi-2010-la-feria-de-la-distribucion-de-nuevas-tecnologias&ei=DB0bUvqLH4Tf2QXIz4H4DQ&bvm=bv.51156542,d.b2I&psig=AFQjCNH1IYCeI1g56qQqaRXusD5O2WlrJg&ust=1377594875532136



Automatización de Procesos BPM

Varios sistemas para la administración de auditoría interna, traen principios de BPM, que permite automatizar los procesos



Alarmas Automáticas



Finanzas

Compras

Producción

RH

IngresosActivos F

8

59

4

2

7

1. Situación General de los procesos 2. Modelo de auditoría continua (por proceso)

3. Indicadores por control4. Informe por cada indicador5. Informe automático y alertas de la auditoria

Resultados de una Auditoría Continua



Requerimientos Tecnológicos

Conectividad a una variedad de bases de datoQue permita fijar alertasMonitoreo continuo de indicadoresEnvío de mensajes y reportes automáticosInterface grafica amigablePosibilidad de fijar reglas de negociosInformación en tiempo real



Mapeo de todas las

actividades de control clave

Análisis de características

de cada control

Automatizar las actividades y

fijar indicadores

Monitoreo Continuo

Atención de las notificaciones

(Alertas)

Investigación de la anomalía que se salió de los

parámetros

Programa de indagación en el

área involucrada

Mejora continua de los procesos

Proceso AuditoríaContinua



NIVEL 0 NIVEL 1 NIVEL 2 NIVEL 3

Inexistente Auditoría Informal Manual de Auditoría Formal

Auditorías Desarrolladas con Tecnologías Ad hoc

Una función de auditoría interna no existe o no se realiza.

Se realizan tareas de auditoría interna sobre una base ad hoc, pero lo hacen sin políticas o procedimientos formalizados

Conjunto de procedimientos operativos estándar que rigen las tareas y funciones de la auditoría interna

La función de auditoría formal utiliza la tecnología para completar sus auditorías, pero de una manera ad hoc. Si se utilizan herramientas específicas, no se utilizan consistentemente ni el personal de auditoría se encuentra bien versado en el uso de ellas.

Fuente: J. Efrim Boritz and Malik Datardina, Monitoreo, Auditoría y Aseguramiento continuo: TAACs para el siglo 21



NIVEL 4 NIVEL 5 NIVEL 6Auditorías Desarrolladas con

Tecnología Auditoría Continua Monitoreo y Auditoría Continua Optimizados

La función de auditoría interna formal utiliza la tecnología siempre que sea posible y trabaja para automatizar los procedimientos manuales restantes. El personal se encuentra cómodo y es hábil en el uso de herramientas de auditoría, tales como software generalizados de auditoría. Existen políticas y procedimientos claros que rigen la planificación, diseño y ejecución de auditorías desarrolladas con tecnología

La evidencia de auditoría interna es recopilada en tiempo real y el auditor puede evaluar la fiabilidad de la información reportada sin esfuerzos manuales significativos.

El Monitoreo Continuo es llevado a cabo por los propietarios de los procesos de negocio y la Auditoría Continua se desarrolla para verificar continuamente la eficacia operativa de los procedimientos de Monitoreo Continuo.



Retos a Enfrentar Falta de integración de los sistemas Falta de integridad de los datos Trabajar con los Dueños del Proceso para implementar el

monitoreo continuo Utilización de herramientas tecnológicas Mantener la objetividad e independencia del auditor interno Demostración del retorno de inversión ROI Desmitificación y difusión de una cultura de la AC TAACs: Un puente entre la auditoría tradicional con la auditoría

continua Avanzar en el modelo de madurez de una auditoría interna

manual a una auditoria continua y un monitoreo continuo



Paseo de la Reforma No. 295 Piso 8 │ Colonia Cuauhtémoc 06500 México, D.F.

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Jorge Valencia del ToroSocio Líder de la Práctica de ConsultoríaMAZARS en Mé[email protected]

Teléfono:+52 (55) 5980 5200

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