EJECUCIÓN DE ACCIONES PARA EL CONTROL DEL …

INFORME DE PRACTICA

DANIEL ANDRES CUJIA VERGARA

UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA

EJECUCIÓN DE ACCIONES PARA EL CONTROL DEL SUMINISTRO DE LOS MEDICAMENTOS E INSUMOS DE LA CLÍNICA IMAT


FACULTAD DE INGENIERÍAS

DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA

INDUSTRIAL

UNIVERSIDAD DE

CÓRDOBA

MONTERÍA –CÓRDOBA

INFORME DE PRACTICA

DANIEL ANDRES CUJIA

VERGARA


EJECUCIÓN DE ACCIONES PARA EL CONTROL DEL SUMINISTRO DE LOS MEDICAMENTOS E INSUMOS DE LA CLÍNICA IMAT

DANIEL ANDRÉS CUJIA VERGARA

TUTOR DOCENTE:

ING ADRIÁN DORIA

TUTOR EMPRESA:

ING ALFREDO ISAZA

FACULTAD DE INGENIERÍAS

DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA

INDUSTRIAL

UNIVERSIDAD DE

CÓRDOBA

MONTERÍA –CÓRDOBA

2020

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TABLA DE CONTENIDO

LISTA DE TABLAS ........................................................................................................................................................ 5

LISTA DE ANEXOS ....................................................................................................................................................... 5

LISTA DE ILUSTRACIÓN .............................................................................................................................................. 6

1. PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA .................................................................................................................. 10

1.1. RESEÑA HISTÓRICA ..................................................................................................................................... 10

1.2. PLATAFORMA ESTRATÉGICA ..................................................................................................................... 11

1.2.1. MISIÓN ................................................................................................................................. 11

1.2.2. VISIÓN .................................................................................................................................. 11

1.2.3. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS ................................................................................................ 11

1.2.4. VALORES INSTITUCIONALES ............................................................................................... 12

1.2.5. MAPA DE PROCESOS ........................................................................................................... 12

1.2.6. ORGANIGRAMA .................................................................................................................... 13

1.3. DESCRIPCION DEL PUESTO DE TRABAJO ................................................................................................. 14

2. DIAGNOSTICO ................................................................................................................................................... 15

3. OBJETIVOS ........................................................................................................................................................ 16

3.2. OBJETIVOS GENERAL ................................................................................................................................. 16

3.3. OBJETIVO ESPECIFICO................................................................................................................................ 17

4. MARCO DE REFERENCIA ....................................................................................... ¡Error! Marcador no definido.

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4.1. MARCO TEÓRICO ................................................................................................. ¡Error! Marcador no definido.

4.2 MARCO CONCEPTUAL .......................................................................................... ¡Error! Marcador no definido.

5. ACTIVIDADES PROGRAMADAS ....................................................................................................................... 17

5.1. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES. ............................................................................................................. 18

6. ACTIVIDADES DESARROLLADAS. .................................................................................................................. 19

6.1. PLANEAR ....................................................................................................................................................... 19

6.1.1. DISEÑAR DISTRIBUCIÓN DE BODEGAS................................................................................ 19

6.2. HACER ............................................................................................................................................................ 20

6.2.1. REALIZAR ENCUESTAS A PERSONAS INCONFORMES CON EL SERVICIO ........................... 20

6.2.2. DIVISIÓN DE BODEGAS EN LÍQUIDOS, MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS .......................... 21

6.2.3. PROGRAMAS ........................................................................................................................ 22

6.2.4. BODEGA FÍSICA ................................................................................................................... 25

6.2.5. REALIZAR INVENTARIO DE LÍQUIDOS, DISPOSITIVOS Y MEDICAMENTOS. .......................... 28

6.2.6. CANALES DE COMUNICACIÓN Y PARTICIPACIÓN ................................................................ 31

6.3. VERIFICAR ..................................................................................................................................................... 31

6.3.1. SEGUIMIENTO LAS ACTIVIDADES PROGRAMADAS. ............................................................. 31

6.4. ACTUAR ......................................................................................................................................................... 34

6.4.1. DOCUMENTOS Y PROCEDIMIENTOS. ................................................................................... 34

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7. APORTE DEL ESTUDIANTE A LA EMPRESA .................................................................................................. 35

8. CONCLUSIONES ................................................................................................................................................ 36

9. RECOMENDACIONES ....................................................................................................................................... 37

BIBLIOGRAFÍA............................................................................................................................................................ 39

ANEXOS ...................................................................................................................................................................... 40

LISTA DE TABLAS

Tabla 1 Cronograma de actividades ............................................................................................ 18

Tabla 2 Consoidado gastos de compras ..................................................................................... 32

Tabla 3 Resultados encuesta de inconformidades .................................................................... 33

LISTA DE ANEXOS

CIRCULO DE CALIDAD TH ABRIL.pptx ANEXO 1 . ................................................................. 15

CIRCULO DE CALIDAD TH MAYO 2019.pptx ANEXO 2 . ........................................................... 15

Encuesta ANEXO 3...................................................................................................................... 20

BODEGAS.xlsx ANEXO 4. ........................................................................................................... 22

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COMPRAS MAYO 2019.xlsx ANEXO 5 ......................................................................................... 32

COMPRAS JUNIO 2019.xlsx ANEXO 6 ........................................................................................ 32

COMPRAS JULIO 2019.xlsx ANEXO 7 ......................................................................................... 32

COMPRAS AGOSTO 2019.xlsx ANEXO 8 .................................................................................... 32

COMPRAS SEPTIEMBRE 2019.xlsx ANEXO 9 ............................................................................ 32

COMPRAS OCTUBRE 2019.xlsx ANEXO 10 ................................................................................ 32

CEROS FACTURAS PERDIDAS.xlsx ANEXO 11 ......................................................................... 34

ACTA DE CIRCULO DE CALIDAD MES DE AGOSTO 2019.docx ANEXO 12 ............................ 35

ACTA DE CIRCULO DE CALIDAD MES DE SEPTIEMBRE.docx ANEXO 13 ............................. 35

ACTA DE CIRCULO DE CALIDAD MES DE OCTUBRE.docx ANEXO 14 ................................... 35

LISTA DE ILUSTRACIÓN

Ilustración 1 Mapa de procesos clínica IMAT. ............................................................................ 12

Ilustración 2 Organigrama clínica IMAT. ..................................................................................... 13

Ilustración 3 División de bodegas. .............................................................................................. 20

Ilustración 4 Ingreso del artículo. ................................................................................................ 22

Ilustración 5 Registro y descripción del producto. .................................................................... 23

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Ilustración 6 Bodega dispositivos. .............................................................................................. 24

Ilustración 7 Bodega líquidos. ..................................................................................................... 24

Ilustración 8 Bodega medicamentos. .......................................................................................... 25

Ilustración 9 Bodega de dispositivos física. ............................................................................... 26

Ilustración 10 Bodega líquidos física. ......................................................................................... 27

Ilustración 11 Bodega de medicamentos física. ......................................................................... 28

Ilustración 12 inventario de Dispositivos médicos y líquidos. .................................................. 29

Ilustración 13 Inventario de Medicamentos. ............................................................................... 30

Ilustración 14 Resultados gastos de compras mensual. ........................................................... 33

Ilustración 15 Resultados encuesta de inconformidades .......................................................... 33

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INTRODUCCIÓN

“El capital humano constituye actualmente uno de los factores determinantes para la obtención de

valor agregado. Este valor se potencia cuando el conocimiento se coloca en función del logro de

los objetivos de la organización” (Lahera, 2006), actualmente en las organizaciones es de vital

importancia una gestión con énfasis en los recursos humanos, el capital intelectual y

esencialmente los procesos. “La logística tiene un gran potencial de contribución a la búsqueda de

los objetivos de calidad, cobertura y eficiencia de las instituciones hospitalarias.

Desafortunadamente, ésta área sólo es visible a los ojos de la alta dirección cuando aparecen

problemas” (Ciro Alberto Amaya M. B., 2010) . Para que una empresa presente un funcionamiento

del sistema adecuado este debe estar conectado de una forma eficiente y efectiva con la logística

de suministros.

La clínica IMAT busca el mejoramiento continuo de los procesos, productos y servicios prestados,

mediante informes se determina la calidad de los procesos desarrollados en el proceso de la

logística de suministros. Un perfecto reconocimiento de la cadena de suministros genera una

ventaja competitiva, si se tiene en cuenta que los procesos de producción en el sector salud son

muy complejos, en donde se combina tecnologías y talento humano.

El presente informe se fundamenta en las actividades llevadas a cabo durante el desarrollo de la

práctica empresarial en la clínica IMAT ONCOMEDICA S.A.; específicamente en el área de

suministros de dicha empresa. Se realiza una explicación del área de trabajo en la cual se realizó

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la práctica y un diagnóstico de la empresa con respecto al momento de iniciar el contrato de

aprendizaje. A lo largo del informe se expone la propuesta de dividir las bodegas para la mejora

en el proceso de inventario de los materiales e insumos que son necesarios para el servicio

farmacéutico del área de la logística de suministros de la clínica. Por último, se realiza una breve

descripción de las actividades desarrolladas, además se especifican los aportes realizados por el

estudiante a la empresa, los cuales brindaron una pequeña ayuda con lo que respecta al

funcionamiento de los procesos relacionados con la logística de suministros que se encuentra

llevando a cabo en la clínica.

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1. PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA

1.1. RESEÑA HISTÓRICA

En el año 2003 se fundó ONCOMEDICA S.A, está inició como una asociación entre los Doctores

Manuel González Fernández, Luís Meza Montes y William Cavadía Hernández, los cuales se

percataron del déficit de los servicios médicos en el área de la oncología prestados en la ciudad de

Montería, debido a esto construyen la sociedad Oncomed Limitada para atender pacientes con

enfermedades relacionas a las especialidades médicas los socios iniciales.

En el año 2008 se convirtió en una institución de alta tecnología con equipos tecnológicos

avanzados y nuevas instalaciones para prestar servicios médicos en el área de la oncología. En el

2009 se renovó el certificado del Sistema de Gestión de Calidad bajo la norma técnica ISO-

9001:2008. Actualmente presenta convenios con diferentes universidades nacionales e

internacionales. (Histórica, s.f.).

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1.2. PLATAFORMA ESTRATÉGICA

“Las empresas deben estar preparadas para enfrentar nuevos retos, una de sus misiones es tener

claro quiénes son y hacia donde se dirigen. Cada empresa desde una visión objetiva logra el

óptimo desarrollo de las actividades de la organización” (Duque, s.f.). Se presenta la misión,

visión, valores institucionales, entre otros aspectos de la empresa IMAT ONCOMEDICA S.A.

1.2.1. MISIÓN

Brindar una atención en salud de alta complejidad en las especialidades oncológicas y

cardiovasculares, de forma integral, segura y con amor, fomentando la investigación clínica y la

educación continua (Estrátegica, s.f.)

1.2.2. VISIÓN

Ser una institución acreditada y reconocida por nuestro liderazgo en la prestación de servicios de

salud de alta complejidad en las especialidades oncológicas y cardiovasculares (Estrátegica, s.f.).

1.2.3. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

• Brindar una atención segura y humanizada.

• Desarrollar las competencias del personal.

• Gestionar la satisfacción del usuario interno y externo.

• Cumplir con la gestión efectiva de los procesos.

• Garantizar la sostenibilidad financiera de la institución (Estrátegica, s.f.).

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1.2.4. VALORES INSTITUCIONALES

✓ COMPROMISO

✓ HONESTIDAD

✓ CONFIABILIDAD

✓ SOLIDARIDAD

✓ RESPONSABILIDAD (Institucionales, s.f.).

1.2.5. MAPA DE PROCESOS

Ilustración 1 Mapa de procesos clínica IMAT.

Se presenta el mapa de procesos de la clínica, estos se dividen en, procesos gerenciales en donde

se encuentran la gestión clínica y todas las áreas administrativas, en los procesos de apoyo en

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están los procesos como la gestión documental, gestión financiera, auditorías, gestión de

suministro, entre otros. Los procesos misionales se encuentran la gestión del riesgo, gestión de la

tecnología, transformación de la cultura, humanización del servicio, seguridad del paciente y

responsabilidad social y ambiental. Por último, los procesos de para la mejora de la atención y así

el cumplimiento de los requerimientos de los pacientes.

1.2.6. ORGANIGRAMA

Ilustración 2 Organigrama clínica IMAT.

El organigrama se presenta las diferentes áreas que se presentan en la clínica, esto ayuda a

diferenciar los diferentes departamentos y permite establecer cuáles son las actividades y

responsabilidades de cada área, mejorando así la eficiencia y eficacia de la clínica.

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1.3. DESCRIPCION DEL PUESTO DE TRABAJO

La práctica empresarial se llevó a cabo bajo el cargo de Aprendiz universitario, brindando el apoyo

requerido para obtener el mantenimiento de los procesos relacionados con el área de suministros,

con la función principal de la recepción administrativa y el ingreso de facturas al sistema DOXA,

que es el encargado de llevar el inventario general de los medicamentos y dispositivos en la

clínica. Además, se realizaban las actas de recepción en el programa GENESIS en donde se

verificaba lotes, fechas de vencimiento, registros Invima y se hacían las observaciones en las

condiciones que llegaba el medicamento a la clínica.

Para el logro de la óptima gestión de lo anterior, se desempeñaron diferentes actividades las

cuales son:

✓ Verificación de las cantidades de los productos al momento de llegar un pedido, comprobación de

las fechas de vencimiento y registro Invima de los productos.

✓ Ingreso de facturas al programa DOXA, en donde se realizaba el control de que la orden de

compra corresponda a la factura que se está ingresando, además verificar el valor total de la

factura con el de la cotización y se le coloca el sello de ingreso.

✓ Ingreso de facturas al programa GENESIS, se realizaba un encabezado que lleva los siguientes

ítems: proveedor, numero de factura, fecha de ingreso, fecha de vencimiento de pago de factura.

✓ Radicar y contabilizar las respectivas facturas.

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2. DIAGNOSTICO

“La logística tiene un gran potencial de contribución a la búsqueda de los objetivos de calidad,

cobertura y eficiencia de las instituciones hospitalarias. Desafortunadamente, es a menudo

relegada y solo es visible cuando aparecen problemas” (Ciro Alberto Amaya M. B., 2010). Se

evidencia una gran necesidad en el mejoramiento de la gestión cadenas de suministro, se

requieren cambios que ayude a la eficiencia de esta, varios países desarrollado o de crecimiento

económico han ido implementando estrategias para eliminar las falencias en cuanto al control de

inventarios, “para el mejoramiento en la trazabilidad y control de los inventarios, hospitales como

Sharp Memorial Hospital de San Diego California (USA) y El Hospital Robert Ballenger (Francia)

han acudido a etiquetas RFID y códigos de barra 2D” (Andrade, 2013).

Es un reto importante para la clínica IMAT poder alcanzar los estándares necesarios que le

permitan brindar un servicio de calidad, confiable, optimo, oportuno y transparente para la

satisfacción de los usuarios, teniendo en cuenta esto el área de talento humano por medio del

círculo de calidad realiza un estudio mensual para conocer las inconformidades del personal

externo e interno de la clínica que usan el servicio, en el mes de abril CIRCULO DE CALIDAD TH

ABRIL.pptx ANEXO 1 y mayo CIRCULO DE CALIDAD TH MAYO 2019.pptx ANEXO 2 se halló

que el servicio que más presenta inconformidades es el servicio farmacéutico.

Una vez iniciado el contrato de aprendizaje en la clínica IMAT, se procedió a realizar un

diagnóstico de las condiciones en el área de suministro y farmacéutico, por medio del método de

CIRCULO%20DE%20CALIDAD%20TH%20ABRIL.pptx

CIRCULO%20DE%20CALIDAD%20TH%20ABRIL.pptx

CIRCULO%20DE%20CALIDAD%20TH%20MAYO%202019.pptx

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observación directa se analizó cada uno de los procesos y actividades de dichas áreas. No se

evidencia un control en el inventario de medicamentos e insumos lo que ocasiona un mal

funcionamiento en el área farmacéutico ya que en ocasiones no se cuenta con el producto

solicitado y se presentan demoras en la entrega. Al momento de empezar con las funciones de

practicantes se observó que no hay orden al momento de radicar e ingresar las facturas de los

pedidos al sistema, ocasionando que haya pérdida de facturas y demoras al momento de

ingresarlas al sistema. El principal problema que se evidenció es que no se presenta un orden al

momento de almacenar los medicamentos e insumos en la bodega de suministro provocando que

no se tenga una cantidad exacta y haya demora en la entrega de los mismos, debido a lo anterior

se decide dividir las bodegas para la mejora en el proceso de inventario de los materiales e

insumos que son necesarios para el servicio farmacéutico del área de la logística de suministros de

la clínica. Se decide implementar el ciclo PHVA, con el objetivo de que haya un mejoramiento

continuo en las áreas de suministro y farmacia, además de mejor la productividad de los procesos.

3. OBJETIVOS

3.1. OBJETIVOS GENERAL

Desarrollar actividades por medio del ciclo PHVA como metodología para el mejoramiento continuo

en el área de suministro y farmacéutico de la clínica IMAT, con el fin de disminuir las

inconformidades de los usuarios externos e internos.

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3.2. OBJETIVO ESPECIFICO

➢ Mejorar el proceso de inventario de los materiales e insumos necesarios para el servicio

farmacéutico de la clínica mediante la división de las bodegas de medicamentos e insumos de

la clínica IMAT.

➢ Mejorar las actividades realizadas en el área de suministro utilizando la herramienta del ciclo

PHVA como metodología para el mejoramiento continuo.

➢ Reducir perdidas de facturas y errores de digitación por medio de un seguimiento minucioso

sobre las facturas de los productos que ingresan a la clínica con el fin de que no se afecte el

inventario general.

➢ Implementar el cirulo de calidad en área de suministro con el propósito de examinar soluciones

y mejoras a problemas detectados en el área, de igual forma compartir los resultados e

indicadores cumplidos.

4. ACTIVIDADES PROGRAMADAS

A partir de los resultados obtenidos en el diagnóstico, se puedo identificar las prioridades y

necesidades en la empresa en el área de suministro en cuanto la compra oportuna y la entrega

eficaz de los insumos dispensados al servicio farmacéutico, por consiguiente, se programaron una

serie de actividades dentro del proceso lógico y por etapas para que estas se puedan hacer de

manera ordena.

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➢ Diseñar distribución de bodegas físicas.

➢ Realizar encuestas a personas inconformes con el servicio.

➢ División de bodegas en líquidos, medicamentos y dispositivos.

➢ Realizar modificación de códigos en el programa DOXA.

➢ Seguimiento a las actividades programadas.

➢ Implementar acciones de mejora para tener un mejoramiento continuo.

4.1. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES.

En este cronograma de actividades se establecen los tiempos de ejecución de cada una de las

actividades y tareas que se desarrollan durante el periodo de prácticas.

PLAN DE TRABAJO

ACTIVIDADES MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE

Diseñar distribución de bodegas físicas.

Realizar encuestas a personas inconformes con el servicio.

División de bodegas en líquidos, medicamentos y dispositivos.

Realizar modificación de códigos en el programa DOXA.

Seguimiento a las actividades programadas

Implementar acciones de mejora para tener un mejoramiento continuo.

Tabla 1 Cronograma de actividades.

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5. ACTIVIDADES DESARROLLADAS.

5.1. PLANEAR

En esta parte revisamos el problema el cual que no está llevando un control sobre los inventarios

de medicamentos e insumos, esto ha caudado una ineficiente respuesta del área farmacéutica de

la clínica, se planifican la división de las bodegas y como estas van a estar distribuidas.

5.1.1. DISEÑAR DISTRIBUCIÓN DE BODEGAS

El primer paso que se ejecutó fue realizar el plano de la división de las bodegas físicas.

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Ilustración 3 División de bodegas.

5.2. HACER

Se realizó la implementación de la solución propuesta para resolver el problema anteriormente

expuesto, se determinaron las actividades y el responsable para llevar acabo dichas actividades,

en este caso es el practicante del área de suministro. se deben establecer criterios de evaluación y

elaborar una matriz que permita elegir la solución más adecuada.

5.2.1. REALIZAR ENCUESTAS A PERSONAS INCONFORMES CON EL SERVICIO

Al observar las constantes quejas del servicio farmacéutico, se tomó la decisión de realizar una

encuesta a las personas que “usan el servicio y que tienen inconformidad”, con el fin analizar los

resultados, y a partir de allí tomar decisiones que disminuyan el inconformismo de los usuarios.

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esta encuesta se realizó con el jefe de suministro, jefe de farmacia y auxiliar de calidad además

esta consta de una sola pregunta, con una opción de respuesta con cuatro variables posible

Encuesta ANEXO 3.

5.2.2. DIVISIÓN DE BODEGAS EN LÍQUIDOS, MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS

Para la división de bodega se realizó una reunión con el representante legal, gerente general,

gerente administrativo en donde se le dio el aval para realizar la separación de esta bodega con el

fin de tener un inventario independiente.

Luego de que se diera el aval en la junta directiva se realizó una reunión con el jefe infraestructura

y jefe de sistema con el fin de realizar esta división física respectivamente, en el cual se solicitó

dividirlas en medicamentos, dispositivos y líquidos se determinó así debido a que los

medicamentos de acuerdo el registro sanitario tienen la sigla “M” como lo indica en la resolución

3166 del 2015 donde se define y se implementa el estándar de datos para medicamentos de uso

humano en Colombia, los dispositivos tienen registro sanitario con las siglas “DM” de acuerdo a la

resolución 4725 del 2005 del ministerio de salud por el cual se reglamenta el régimen de registros

sanitarios, permiso de comercialización y vigilancia sanitaria de los dispositivos médicos para uso

humano. Los líquidos o alimentos su registro Invima tiene la sigla “RSA” o “M” en unos algunos

casos en específico, establecido en la resolución 3168 de 2015 del ministerio de salud.

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Se dividen las bodegas y se establecen en que bodega va cada producto dependiendo si es

medicamento, liquido o dispositivo BODEGAS.xlsx ANEXO 4.

5.2.3. PROGRAMAS

En la actualidad la clínica usa 2 programas fundamentales en el área de suministro uno llamado

DOXA que es donde se realizan ordenes de compras, ingreso de factura y lleva el control de

inventario en general, y el otro llamado GENESIS que es donde se realiza acta recepción de los

insumos.

Ilustración 4 Ingreso del artículo.

BODEGAS.xlsx

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En la imagen anterior se puede observar el momento cuando el artículo es ingresado al sistema

manejado por la clínica.

Ilustración 5 Registro y descripción del producto.

Se registra la descripción y el registro Invima del artículo. Para el ingreso de insumos en DOXA se

determinó dividirlas por los registros sanitarios de cada producto “Los registros sanitarios son el

documento expedido por la autoridad sanitaria correspondiente (Invima), mediante el cual se

autoriza a una persona natural o jurídica para fabricar, envasar e importar un alimento con destino

al consumo humano” (CAMARA DE COMERCIO, s.f.)

Como practicante del área de suministro se le propuso al coordinador de suministro y jefe de

farmacia dividir las bodegas, los cuales dieron el visto bueno de la división.

➢ Bodega #1 bodega de dispositivos tiene las siglas “DM” y tienen el código MT en el

sistema DOXA.

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Ilustración 6 Bodega dispositivos.

➢ Bodega #2 bodega de líquidos se caracteriza por las siglas “RSA” que son alimentos y

en algunos casos como son cloruro de sodio, agua estéril en otros tiene la sigla “M”

Ilustración 7 Bodega líquidos.

➢ Bodega #3 bodega de medicamentos se caracterizan por tener la letra “M”.

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Ilustración 8 Bodega medicamentos.

5.2.4. BODEGA FÍSICA

Según el estudio se determinó dividir las bodegas por su registro Invima y por su composición.

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5.2.4.1. BODEGA DE DISPOSITIVOS

Ilustración 9 Bodega de dispositivos física.

Los dispositivos médicos según la Organización Mundial de Salud (OMS), son aquellos aparatos,

instrumentos o máquinas que son esenciales para el tratamiento de enfermedades (OMS, s.f.).

Estos productos se dispensan y reciben diario por ello, se escogió la bodega #1 para este tipo de

insumos debido a que es la más grande y es la más cercana al servicio farmacéutico. Además, su

registro Invima tiene la sigla DM indicando son dispositivos médicos. Este cuenta con un medidor

de temperatura y de humedad que debe seguir unos parámetros para tener los insumos en buenas

condiciones su temperatura debe estar entre 8C°-30C°.

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5.2.4.2. BODEGA DE LIQUIDOS

Ilustración 10 Bodega líquidos física.

La bodega de líquido consta de 50 m2 aproximadamente, su registro Invima se caracteriza por

tener las siglas RSA o M que son alimentos y medicamentos respectivamente, además estos

deben cumplir con una temperatura entre 5C°-20C° para que este en óptimas condiciones.

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5.2.4.3. BODEGA DE MEDICAMENTOS

Ilustración 11 Bodega de medicamentos física.

Consta de alrededor de 1000 productos que vienen en varias presentaciones como tabletas,

jarabe, polvo etc. además esta debe tener una temperatura de 15 C°- 30 C° y humedad de 45%-

75% por las normas de calidad de la clínica. Ahora bien, hay productos de cadena de frio que su

temperatura debe ser inferior a 8 C° por ello esta bodega cuenta con 2 neveras y 1 enfriador para

mantener estos productos en esta temperatura.

5.2.5. REALIZAR INVENTARIO DE LÍQUIDOS, DISPOSITIVOS Y MEDICAMENTOS.

Como practicante del área de suministro, expuse al jefe de farmacia y coordinador de suministro

como se debían realizar los inventarios, los cuales dieron el visto bueno, se prosiguió a realizar los

inventarios de la siguiente manera:

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• Separar los dispositivos, líquidos y medicamentos

• Crear 10 grupos en personal de farmacia y suministros a cada grupo se le da un listado de los

insumos que debe contar.

• Luego de tener la cantidad física, se le entrega a jefe de suministro el conteo y este compara

los productos que están físicos con lo que están en el sistema y realiza los ajustes

correspondientes.

Luego de conocer las reglas de los inventarios, el jefe de suministro y de farmacia llegaron a la

conclusión de realizar 2 inventarios distribuido de la siguiente forma:

29 septiembre 2019 inventario de Dispositivos médicos y líquidos.

Ilustración 12 inventario de Dispositivos médicos y líquidos.

En este inventario se puedo realizar unos ajustes correspondientes y se llevaron 2 dispositivos al

casillero de cuarentena debido que se evidenció el registro sanitario próximo a vencer. En los

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líquidos no se encontraron anomalías todo estaba en perfecto estado. Nota: los registros sanitarios

en Colombia tienen vigencia de 10 años.

12 octubre 2019 inventario de Medicamentos.

Ilustración 13 Inventario de Medicamentos.

En este inventario no hubo anomalías, los medicamentos se ajustaban al sistema. Se añadieron

nuevas estanterías para ubicar unos nuevos medicamentos a la clínica además se cambiaron las

señalizaciones para identificar los nombres los medicamentos en orden alfabético para que se le

sea más fácil al personal de farmacia.

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5.2.6. CANALES DE COMUNICACIÓN Y PARTICIPACIÓN

Mensual se realiza el “círculo de calidad interno” con el propósito de exponer las inconformidades,

objetivos y metas para el proceso suministro. Ahora bien, también se creó un chat institucional con

el objetivo de que mejore la comunicación entre el personal de farmacia y suministros en cuanto a

los insumos que llegaron para satisfacer de manera rápida y efectiva la necesidad de los clientes.

5.3. VERIFICAR

En este punto se realizó monitoreo de las actividades que se implementaron.

5.3.1. SEGUIMIENTO LAS ACTIVIDADES PROGRAMADAS.

• Al momento de realizar comparaciones en los gastos de compra de insumos y medicamentos

se evidenció que se presentó uno disminución desde el mes de mayo en donde se había

establecido la división de las bodegas hasta el mes de octubre en donde ya se habían hecho

las actividades planeadas. A continuación, se anexan el resumen mes a mes de las compras

de medicamentos e insumos.

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✓ COMPRAS MAYO 2019.xlsx ANEXO 5

✓ COMPRAS JUNIO 2019.xlsx ANEXO 6

✓ COMPRAS JULIO 2019.xlsx ANEXO 7

✓ COMPRAS AGOSTO 2019.xlsx ANEXO 8

✓ COMPRAS SEPTIEMBRE 2019.xlsx ANEXO 9

✓ COMPRAS OCTUBRE 2019.xlsx ANEXO 10

MES GASTOS EN COMPRAS

Mayo $ 4.632.123.943

Junio $ 4.133.160.101

Julio $ 4.352.896.976

Agosto $ 3.837.229.457

Septiembre $ 3.426.022.873

Octubre $ 3.220.636.183

Tabla 2 Consolidado gastos de compras

$0

$1.000.000.000

$2.000.000.000

$3.000.000.000

$4.000.000.000

$5.000.000.000

GASTOS EN COMPRAS

COMPRAS%20MAYO%202019.xlsx

COMPRAS%20JUNIO%202019.xlsx

COMPRAS%20JULIO%202019.xlsx

COMPRAS%20AGOSTO%202019.xlsx

COMPRAS%20SEPTIEMBRE%202019.xlsx

COMPRAS%20OCTUBRE%202019.xlsx

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Ilustración 14 Resultados gastos de compras mensual.

• Al conocer las quejas como practicante del área de suministro decido realizar una encuesta

para las personas que tenían inconformidades con el servicio farmacéutico mes a mes, esta

encuesta consta de una sola pregunta con cuatro alternativas A continuación, se muestra la

encuesta realizada del mes junio a octubre con sus respectivas respuestas. Esto se realizó con

el fin de conocer las inconformidades del servicio farmacéutico.

1. ¿Por qué tiene inconformidades con el servicio farmacéutico?

MES/QUEJA FALTA DE INSUMO

LENTO EL SERVICIO

MARCAS DIFERENTE

OTRAS TOTAL,

PERSONAS

JUNIO 5 3 1 1 10

JULIO 4 3 1 0 8

AGOSTO 2 3 0 1 6

SEPTIEMBRE 1 2 1 1 5

OCTUBRE 2 2 0 1 5

TOTAL 14 13 3 4 34

Tabla 3 Resultados encuesta de inconformidades

Ilustración 15 Resultados encuesta de inconformidades

0,0%

10,0%

20,0%

30,0%

40,0%

50,0%

JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE

50,0% 50,0%

33,3%

20,0%

40,0%

30,0%

37,5%

50,0%

40,0% 40,0%

10,0% 12,5%

0,0%

20,0%

0,0%

10,0%

0,0%

16,7%20,0% 20,0%

RESULTADOS DE LA ENCUESTA MES A MES

FALTA DE INSUMO LENTO EL SERVICIO MARCAS DIFERENTE OTRAS

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Como se puede observar se logró disminuir las inconformidades del servicio farmacéutico,

logrando que los usuarios se sientas satisfecho por el servicio.

Además de la encuesta se logró observar por medio del indicador de satisfacción de la demanda

como se presenta un aumento desde el mes de junio del 2019, se evidenció que disminuyo la

cantidad de productos que no se entregaban debido a muchos factores, esto ocasionó una mejora

en la satisfacción de los clientes externos e internos del área farmacéutica. INDICADOR DEL

CARGO.xlsx ANEXO 11.

5.4. ACTUAR

Después de haber verificado que las actividades realizadas hayan cumplido con los niveles de

desempeño deseados se documentos los procedimientos que se realizan en el área de suministro

con el fin de que haya una estandarización de los procesos que ahí se realizan.

5.4.1. DOCUMENTOS Y PROCEDIMIENTOS.

• Se estableció un documento el cual se llama “cero facturas” que consiste en registrar todas

las facturas que llegan a la clínica con el fin de realizar un seguimiento riguroso y continuo de

las facturas para que no se presenten extravíos o al momento de ingresar no se presenten

errores, para así no afectar el inventario general. Este documento indica cuando una factura no

está ingresada al programa DOXA o no está radicada, además se especifica la temperatura

que debe estar cada producto. CEROS FACTURAS PERDIDAS.xlsx ANEXO 12.

INDICADOR%20DEL%20CARGO.xlsx

INDICADOR%20DEL%20CARGO.xlsx

CEROS%20FACTURAS%20PERDIDAS.xlsx

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Gracias a esto se presentó una disminución en el indicador de las transacciones realizadas por

período en cuanto a la inconsistencia de entrada y radicación de facturas Indicador.xlsx

ANEXO 13

• Realización de los círculos de calidad mensualmente con el fin de compartir los indicadores de

eficiencia del área de suministro, revisar si las actividades se están realizando de la manera

desea y que se estén cumpliendo con todos los requisitos exigidos.

✓ ACTA DE CIRCULO DE CALIDAD MES DE AGOSTO 2019.docx ANEXO 14.

✓ ACTA DE CIRCULO DE CALIDAD MES DE SEPTIEMBRE.docx ANEXO 15.

✓ ACTA DE CIRCULO DE CALIDAD MES DE OCTUBRE.docx ANEXO 16.

6. APORTE DEL ESTUDIANTE A LA EMPRESA

Los resultados de este proyecto permitieron aportar en el proceso de inventario para mejorar la

calidad del servicio en la entrega eficaz y oportuna de los insumos. A continuación, se describen

los aportes realizados en la empresa:

➢ División de las bodegas en el área de suministro con el fin de llevar un control sobre los

inventarios de los medicamentos e insumos requeridos por el área de farmacia, esto

generó que haya una disminución en los gastos de compra de insumos y medicamentos,

además de contar con un inventario de cada uno de los elementos de la bodega,

logrando así saber la cantidad exacta de cada medicamento e insumo y evitar que haya

Indicador.xlsx

ACTA%20DE%20CIRCULO%20DE%20CALIDAD%20MES%20DE%20AGOSTO%202019.docx

ACTA%20DE%20CIRCULO%20DE%20CALIDAD%20MES%20DE%20SEPTIEMBRE.docx

ACTA%20DE%20CIRCULO%20DE%20CALIDAD%20MES%20DE%20OCTUBRE.docx

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escasez de los mismos, de igual forma disminuyeron las quejas e inconformidades de los

usuarios hacia el área farmacéutica del área.

➢ Implementar “cero facturas” que consiste en seguimiento riguroso y continuo de las

facturas que llegaban a la clínica con el fin de no extraviar o ingresar mal las facturas

para así no afectar el inventario general.

➢ Creación de “círculo de calidad interno” para el área de suministro donde los

trabajadores retroalimentan el proceso con fin de trazar metas u objetivos a corto,

mediano y largo plazo.

➢ Proponer capacitación al personal farmacéutico, asistentes de suministros y practicantes

para el ingreso de factura, además capacitación en el manejo de cargas y buenas

posturas.

7. CONCLUSIONES

Al momento de realizar las prácticas empresariales se llevó a cabo el apoyo del cumplimiento de

las actividades del área de suministro de la clínica IMAT, utilizando la herramienta del ciclo PHVA,

se realizaron una serie de actividades para poder llevar un control sobre los inventarios de

medicamentos e insumos que son requeridos por el área farmacéutica

Se brindó apoyo al área de suministro, llevando a cabo actividades relacionadas recepción de

medicamentos., ingreso de facturas al sistema que maneja la Institución en donde se verificaba

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lotes, fechas de vencimiento, registros Invima y se hacían las observaciones en las condiciones

que llegaba el medicamento a la clínica.

Se llevó a cabo el control sobre el suministro de medicamentos e insumos de la clínica mediante la

división de bodegas, gracias a esto se presentó una disminución en los costos de compra de

medicamentos e insumos, adicionalmente se presentó una mejora en los servicios prestados por el

área farmacéutica, ya que se al llevar un seguimiento de los insumos y medicamentos se produce

que no haya escasez de los mismos y agilizar en la entrega de los insumos y medicamentos.

Se logró llevar a cabo la actividad cero facturas, en donde se realizó una relación entre las facturas

que se radican y las facturas que se ingresan al programa, esto con el fin de que no se extravíen o

ingresen mal las facturas para así no afectar el inventario general. Además, se realizó el círculo de

calidad mensual en donde se compartían las inquietudes y necesidades del área de suministro

para así no presentar inconformidades al momento de prestar el servicio, también se compartían

los avances y beneficios de la división de las bodegas.

8. RECOMENDACIONES

➢ La clínica IMAT maneja alrededor de 8000 productos diferentes por ellos es fundamental

implementar el sistema de código de barra, debido a que estos ayudan a garantizar el

seguimiento de producto a lo largo de la cadena de distribución y también ayuda a

identificar el producto dando como resultado entregas oportunas y eficaz para satisfacer las

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necesidades de los usuarios, si se implementara el códigos de barra será una ventaja

competitiva sobre las otras clínicas debido a que el sistema de salud en Colombia es

deplorable.

➢ Capacitación trimestral o semestral al personal de suministros sobre el ingreso y egreso de

facturas para que el inventario y finanzas no se vean afectados

➢ Capacitación y entrenamiento trimestral o semestral al personal farmacéutico para los

descargos del sistema de los medicamentos.

➢ Asignar conteos semanales a cada uno de los trabajadores del servicio farmacéutico para

así llevar un control riguroso de los insumos físico.

➢ Asignar una persona encargada para cada bodega para que este se haga cargo del orden,

el inventario de su bodega y dispensación del servicio.

➢ Determinar el punto de reorden para cada producto especialmente aquellos que tienen

mayor rotación para cuando se presente una cantidad mínima de existencia de un

medicamento o insumo se reordene inmediatamente.

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ANEXOS

Encuesta ANEXO 3

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