Ejecucin y Control Presupuestario

Se le llama presupuesto al clculo anticipado de los ingresos y gastos de una actividad econmica (personal, familiar, un negocio, una empresa, una oficina, un gobierno) durante un perodo, por lo general en forma anual.

Es un plan de accin dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y trminos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organizacin. El presupuesto es el instrumento de desarrollo anual de las empresas o instituciones cuyos planes y programas se formulan por trmino de un ao.

El control presupuestario est formado por un conjunto de acciones que permiten medir y corregir la ejecucin, con el objetivo de que se mantenga dentro de los lmites del presupuesto aprobado. Adems se miden los resultados obtenidos segn los objetivos y metas definidas en los diversos planes institucionales.

La evaluacin presupuestaria es el proceso en el cual se analiza la eficiencia y la eficacia de los programas, en cuanto a los ingresos y a los gastos originados en su ejecucin.La evaluacin presupuestaria sirve para: Retroalimentar el ciclo presupuestario en curso. Analizar las variaciones detectadas mediante el control y determinar sus causas. Analizar la ejecucin presupuestaria.

Evaluacin y Ejecucin PresupuestariaLa Evaluacin es la fase que comprende el acompaamiento de la ejecucin presupuestaria a travs de la verificacin de los resultados parciales que se van obteniendo en un perodo de la programacin de la ejecucin presupuestaria, as como su anlisis al finalizar este perodo.

La finalidad de la evaluacin es determinar el comportamiento de los elementos del presupuesto para detectar las desviaciones en la ejecucin, y en caso de ser necesario, aplicar las medidas correctivas en forma oportuna. En este contexto, el seguimiento y evaluacin del presupuesto pblico comprende las siguientes fases:

El anlisis crtico de la medicin de resultados fsicos y financieros obtenidos y los efectos producidos, en funcin de los objetivos, metas e indicadores de gestin correspondientes. La recomendacin de medidas correctivas que debern tomarse con respecto a la utilizacin de las asignaciones presupuestarias en el ejercicio fiscal respectivo, a fin de ajustar la ejecucin a las previsiones de la programacin vigente.

Evaluar la gestin implica medir sistemticamente, sobre una base continua en el tiempo, los objetivos alcanzados por las unidades administrativas o por las unidades ejecutoras de los programas institucionales, comparar lo ejecutado con lo inicialmente programado a fin de disponer de informacin para la adaptacin de decisiones ms adecuadas en el momento oportuno.

En consecuencia, para evaluar la gestin del servicio pblico es necesario que previamente se defina la misin institucional, en base de la cual se formularan los objetivos que orientaran a corto, mediano y largo plazo la accin institucional y se determinen las metas de productividad y de gestin. La evaluacin de la gestin debe constituirse en una actividad permanente, de tal manera que permita medir el logro de los objetivos, segn los parmetros previamente establecidos.

Importancia y la Utilidad del Control PresupuestalLa primera utilidad que nos reportan los presupuestos, es basar el plan de accin que se elabore para la empresa en cuidadosas investigaciones, estudios y estadsticas disponibles.

Cada uno de los funcionarios definir los objetivos fundamentales de la empresa y los de su propio departamento, diferencindolos de los objetivos administrativos. Esta claridad de percepcin de los objetivos, facilitar la labor de stos, ya que podr ir comprobando en el curso de las operaciones cules ha cumplido y cules no.

Permite relacionar las actividades del negocio con la tendencia de los negocios en general, y facilita el tomar decisiones oportunas en cuanto al rumbo que debe seguir.

Incrementa la productividad de la funcin financiera, puesto que dirige el uso de capital y los esfuerzos de los administradores por los canales de mayor utilidad.

El saber cundo y cunto dinero se necesitar, permite recurrir a las fuentes de financiamiento ms convenientes y baratas, sin tener que aceptar lo que ofrezcan simplemente por el hecho de que se necesite con urgencia.

Principios de Control PresupuestalPrincipios de Previsin De Predictibilidad: es posible predecir algo que ha de suceder o que queremos que suceda. De Determinacin Cuantitativa: debemos Determinar en pesos y centavos cada uno de los planes de la empresa para el perodo presupuestal. De Objetivo: se puede prever algo siempre y cuando se trate de lograr un objetivo.

Principios de Planeacin De Precisin: los presupuestos son planes de accin y como tales deben expresarse en forma precisa y concreta. De Costeabilidad: el beneficio de instalacin del sistema de control presupuestal ha de superar el costo mismo de instalacin y funcionamiento del sistema. De Flexibilidad: todo plan debe dejar margen para los cambios que surjan en razn de la parte totalmente imprevisible y de las circunstancias que hayan variado despus de la previsin. De Unidad: debe existir un solo presupuesto para cada funcin y todos los que se aplican a la empresa deben estar debidamente coordinados. De Confianza: el decidido apoyo y fe en todos los principios y en la eficiencia del control presupuestal por parte de todo el grupo directivo de la empresa es factor importantsimo para su buena marcha. De Participacin: es esencial que en la planeacin y control de los negocios intervengan desde el primero hasta el ltimo de los empleados con el objeto de que se tenga el beneficio que se deriva de la experiencia de cada uno de ellos en su rea de operacin. De Oportunidad: los planes deben estar concluidos antes de que se inicie el periodo presupuestal para tener tiempo de tomar las medidas conducentes a los fines establecidos. De Contabilidad por reas de Responsabilidad: la contabilidad debe modificarse en tal forma que adems de cumplir los postulados de la contabilidad general, sirve para los fines de control presupuestal.

Principios de Organizacin Del Orden: la planeacin y control presupuestal de los negocios deben descansar en una sana organizacin, esta organizacin debe estar claramente trazada en los organigramas preparados por los jefes de departamento; las lneas de autoridad y responsabilidad deben ser tan precisas que no quede duda a nadie sobre el rea en que acta. De la Comunicacin: la comunicacin debe ser oportuna y concisa y siempre que sea posible, debe ser escrita para evitar que la informacin se tergiverse.

Principios de Direccin De la Autoridad: este principio dispone que la delegacin de autoridad no sea jams tan absoluta como para eximir totalmente al funcionario de la responsabilidad final que le cabe de las actividades bajo su jurisdiccin. De la Coordinacin: el inters general debe prevalecer sobre el inters particular; el control presupuestal acta como coordinador de todos los intereses al establecer un programa balanceado que lleve a la empresa a su objetivo central.

Principios de Control: De Reconocimiento: debe reconocerse al individuo por sus xitos y reprenderlo o aconsejarlo por sus faltas y omisiones. De las excepciones: los ejecutivos deben dedicar su tiempo a los problemas excepcionales sin preocuparse por los asuntos que marchan de acuerdo con los planes. De las Normas: el establecimiento de normas claras y precisas en una empresa puede contribuir en forma apreciable a las utilidades y producir adems otros beneficios. De la Conciencia de Costos: si un ejecutivo tiene conciencia de costos, sus subordinados tendern a seguir su ejemplo; comprender los costos y su influencia en la utilidad, precio de venta y posicin de la empresa en relacin con la competencia, es esencial para el xito de los negocios.