ACTA Nº 1 - 2009 REVISIÓN GERENCIAL

El día Miércoles 25 de Octubre de 2009, se reunieron en la Sala de Juntas de Mundial de Tornillos S.A. en una jornada de 11:00 AM a 5:00 PM, para realizar la reunión de la Revisión Gerencial, las siguientes personas: • Gerente General. • Director de Compras • Representante de la Dirección • Supervisor de Calidad • Asistente Administrativo Interna de Calidad. Temas a Tratar: 1. Introducción. 2. Resultados De Las Auditorias Internas De Calidad. 3. Retroalimentación Del Cliente. 4. Desempeños De Los Procesos Y Conformidad Del Producto (Indicadores De

Calidad). 5. Estado De Las Acciones Correctivas Y Preventivas. 6. Acciones De Seguimiento De Revisiones Por La Dirección Anteriores. 7. Cambios Que Pueden Afectar El Sistema De Gestión De Calidad. 8. Revisión De La Política Y Objetivos De Calidad. 9. Recomendaciones Para La Mejora. Desarrollo de la Reunión 1. Introducción Se habló de la importancia de realizar este tipo de reuniones para analizar el grado de implementación del SGC en la organización. EN LA EMPRESA XXX se determina que se hace una reunión formal, como mínimo una vez al año, pero se revisa por medio de seguimientos permanentes. De la misma manera, se analizan las siguientes palabras que hacen parte de las conclusiones de la reunión de Revisión Gerencial. Eficacia Grado en que se alcanzaron los Objetivos De Calidad y/o los objetivos propuestos. Conveniencia Grado en que el Sistema De Gestión De Calidad es una herramienta útil para la empresa. Adecuación Grado en que la Política De Calidad se ha cumplido y si el SGC es coherente con la Política, así como si ésta cumple con la Misión y la Visión, además de si cumple con los objetivos de la empresa.

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2. Auditorias Internas De Calidad En el ciclo de auditorias internas de calidad realizadas en la empresa, se obtuvieron los siguientes resultados: Total de No Conformidades: NCM: 00 NCm: 23 Tipo Las No Conformidades detectadas están clasificadas de la siguiente manera:

TIPO DE NO CONFORMIDAD

No DESCRIPCION NC

M Ncm

NUMERAL ISO

REG

ISTR

OS

DO

CU

MEN

TAL

CO

NC

EPTO

S

MEJ

OR

A

EFICAZ NO EFICAZ

1 Se encontró la utilización de documentos (procedimiento-formato den o conformes) sin versión y fecha de revisión.

X 4.2.3 X

2 No se encontraron no conformes relacionados con actividades que afecten los procesos de la organización

X 8.3 X

3 No se encontró evidencia de reunión de seguimiento a la acción correctiva no. 2 correspondientes los traslados de m/cía realizados a las diferentes sucursales.

X 8.5.2 X

4

Se revisaron tres carpetas de las siguientes personas; Castaño Orjuela Edilson, Valencia Duarte Adriana, Canchon Muete Efren. En las cuales no se encontró evidencia de registros de formación, educación y experiencia.

X 6.2.2 X

5 Se encontró que no se puede medir la trazabilidad de las compras internacionales, puesto que se encuentran en archivo excel y aunque esta físicamente, no es fácil recuperarla para su consulta

X 7.4 X

6 Se encontró que hay registros que ya han cumplido su tiempo de retención y no se ha dado cumplimiento al procedimiento en cuanto a su disposición final.

X 4.2.4 X

7 No se actualizado y/o cambiado los documentos de E.U. a S.A. X 4.3.4 X

8 Verificar si en realidad no hay conformes con respecto a la revisión del último trimestre por parte del supervisor de calidad

X X

9 No hay plan de capacitación por ingreso de personal nuevo a las diferentes áreas, se hace necesario programar capacitación de procedimiento de no conformes

X 8.3 X

10 No se encuentran no conformes por quejas y reclamos X 8.2.1 X

11 Se encontraron no conformidades pendientes de cerrar del mes de junio X 8.3 X

12 No hay requisiciones por parte del coordinador de ventas X X

13 No se ha exigido al proveedor hacer llegar respuesta a las evaluaciones enviadas X 7.4 X

14 Importación No. 61, no es fácil la identificación de la trazabilidad de las compras internacionales X 7.6 X

15 No se cumplió el indicador de cartera recaudada X X 16 No se cumplió el indicador de cartera mayor a 90 días X X

17 No hay claridad en la información de los cupos que actualmente están autorizados por la gerencia X X

18 No hay control de cheques devueltos y cheques post-fechados X X

19 No hay informe de cartera de los meses de mayo, junio, julio y agosto de 2006 X

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20 No se tiene registro del control de mantenimiento preventivo y correctivo en el formato de hoja de vida X X

21 Depurar necesidad y/o requerimientos de maquinas de conteo de los almacenes X 6.3 X

22 Los originales (discos) se deben almacenar en caja fuerte X 4.2.4 X

23 No se encontró cronograma de actividades de mantenimiento de equipos X 7.5 X

DOCUMENTAL REGISTROS

CONCEPTOS MEJORA

• Documental

Cuando hay incumplimiento de procedimiento o es necesario modificarlo. • Registros

Cuando no se ha diligenciado de forma apropiada el correspondiente registro. • Conceptos

Cuando se evidencia que el problema es relacionado con conceptos de ISO 9001:2000.

• Mejora

Cuando e hallazgo es identificado contra requisitos del numeral 8 de la norma ISO 9001:2000.

Acciones a Tomar • Cerrar las acciones correctivas y/o preventivas pendientes

Responsable: Representante de la Dirección Fecha: De acuerdo a la fecha establecida en el plan de acción de cada una de ellas

• Realizar las auditorias de Revisión por la dirección y la Auditoria de Auditoria interna de Calidad. Responsable: Representante de la Dirección Fecha: 15 de Noviembre de 2006

Conclusión El proceso de Auditoria interna de calidad en lo que va corrido del año es conforme a las necesidades interno de la organización con lo que respecta al control que debe efectuar cada dueño del proceso, además mantiene y mejora el S.G.C.

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Igualmente se realzo la importancia de haber realizado el ciclo completo de auditoria interna de calidad a todos los procesos del Sistema de Gestión de Calidad, programado para el presente año. 3. Retroalimentación Del Cliente Para medir la satisfacción del cliente de la organización, se realizaron dos encuestas, una que mide la satisfacción de los clientes por visita y otra en la cual se mide el momento de verdad de la atención en los puntos de ventas. Los resultados obtenidos en estas dos encuestas se ubican en un nivel de Excelente el 50% y Bueno el 30% de la percepción de nuestros clientes. los cuales se evidencian a través de los resultados de la medición de los indicadores analizados en el numeral siguiente. Acciones a Tomar • Selección del personal que va a tomar la capacitación de ventas (nivel I,II,III)

Responsable: Director de Talento Humano Fecha: 01 de Enero de 2007

Conclusión Se evidencia una buena percepción de los clientes de acuerdo a los resultados de las encuestas y se decide que se debe continuar con dicha medición generando estrategias de acuerdo a los resultados obtenidos. Las dos encuestas se van a realizar no en el mismo mes sino en meses diferentes para que no se junten las tabulaciones y los análisis de los mismos. 4. Desempeños De Los Procesos Y Conformidad Del Producto (Indicadores

De Calidad) Análisis de los Indicadores Comerciales La meta se fija teniendo en cuenta, entre otros, algunos de los siguientes factores: • Porcentaje de inflación (6%). • PIB (4%). • Condiciones internas del mercado. Se estima un ingreso global de 39.000.000.000 para el año 2006 • Gestión Comercial

Tendencia Positiva. Se concluye que la gestión general del proceso de ventas es eficaz. Se mantiene el indicador para el próximo año

• Ventas por Mostrador

Tendencia Positiva.

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Se concluye que la gestión del proceso de ventas mostrador es eficaz. Se mantiene el indicador para el próximo año

• Ventas por Visita

Tendencia Positiva. Se concluye que la gestión del proceso de ventas por visita es eficaz. Para el año entrante se considera un aumento del estándar del 30%.

• Ventas por Teléfono

Falta de diligenciamiento de registros en el proceso comercial de venta por teléfono. La gerencia indica que se debe tener el indicador listo y analizado para la auditoria externa que va a realizar Icontec. Se debe estudiar la posibilidad de implementación en la sucursal de paloquemao.

Análisis de los Indicadores de Alistamiento • Pedidos Entregados

Tendencia Positiva. Para el año entrante se considera un aumento del estándar a 1300. Se concluye que la gestión de este proceso es eficaz.

Se propone el estudio de montar indicador a paloquemao de pedidos entregados y de call center. • Movimiento de Producto en Toneladas

Tendencia Positiva. Se aumenta el indicador a 350 toneladas.

Análisis de los Indicadores de Cartera • Cartera Recaudada

Tendencia Positiva. La cartera se incremento a 7500.000.000, con la política de lograr el mayor cobro a máximo a 30 días. A partir de este punto el proceso de cartera se encuentra eficaz con tendencia es positiva. El estándar se mantiene para el próximo año

• Cartera Morosa Mayor a 90 Días

Tendencia Positiva. Se concluye que la gestión del proceso de cartera es eficaz.

Análisis de los Indicadores de Facturación • Facturas Elaboradas

Tendencia Positiva. El proceso es eficaz y se tiene una alta confiabilidad del mismo.

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Se considera que el próximo año el estándar debe ser modificado a mínimo 3.300 facturas.

Análisis de de contabilidad Razón Circulante El indicador es eficaz, se propone que para el próximo se suba el estándar a 2.3 puntos Prueba ácida Por cada peso de deuda, se tenga dos para sostenerlo en flujo de efectivo. Este indicador es eficaz. Se debe subir el indicador para el próximo año a 1.5 Análisis de los Indicadores de Infraestructura • Trámite de Sistemas

Tendencia Positiva. El proceso de sistemas es eficaz.

• Efectividad en las Máquinas

Tendencia Positiva. El proceso es eficaz. Se aumenta el indicador a 90%

Análisis de los Indicadores de Recursos Humanos • Productividad de Personal

Indicador eficaz, tendencia negativa Se establece bajar el estándar al 10% a partir del 2007

• Cronograma de Formación Indicador eficaz cumplimiento del 100%

• Desempeño del Personal

El proceso es eficaz. • Clima Organizacional

Tendencia Positiva. El proceso es eficaz.

Se establece preparación de vendedores de mostrador. Capacitación hasta nivel tres de ventas. (Establecer compromiso) Análisis de los Indicadores de Compras Se observa que en las visitas realizadas a los proveedores especiales, se han obtenido muy buenos resultados logrando una mayor comunicación con el mismo, en este momento se está en proceso de comunicar los resultados obtenidos tanto de esta actividad como de las evaluaciones realizadas a los proveedores tanto críticos como especiales.

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• Desempeño de Proveedores

Tendencia negativa. Aunque el indicador se encuentra dentro de los márgenes establecidos, la explicación de esta tendencia debida a la mayor importación que se han estado realizando y la industria nacional no se presenta la capacidad que la organización necesita para satisfacer a nuestros clientes. Como mejora para el próximo año este indicador se divide en nacional e internacional. (60% para nacionales) (Internacionales 80%)

• Trámite de Compras Nacionales

Este indicador es eficaz. • Trámite de Compras Internacionales

Este indicador es eficaz. El estándar se establece para el próximo año a 150 días.

• Desempeño de Proveedor de Personal Aumentar el indicador al 90%

Análisis de los Indicadores de Satisfacción del Cliente • Satisfacción del Cliente en Almacén

Se establece aumentar el indicador de excelente al 70% una vez se halla realizado el curso de capacitación para el personal de ventas. (Atención al cliente) con el fin de que nuestros clientes no estimen el criterio de malo. Se realizó una encuesta se determino lo que se quiere eliminar el concepto de malo de las encuestas por lo cual se estable lo siguiente para la próxima medición en lo Almacenes una vez se realice la capacitación para aumentar la competencia de los vendedores del almacén Local bueno 65 regular 35. Entre bueno y excelente 99%

• Satisfacción del Cliente en Visita Tendencia positiva. Las encuestas arrojan un resultado bueno por lo cual se concluye que se observa una buena percepción.

Acciones a Tomar • Modificar los indicadores mencionados en el análisis anterior.

Responsable: Representante de la Dirección Fecha: 01 de Enero de 2007

• Capacitación a los vendedores (lista, ventas y morales) y extenderlo a todas

las sucursales. Pruebas psicotécnicas (ojo) y pruebas de producto. Responsable: Director de Talento Humano

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Fecha: 01 de Agosto de 2007 • Personal que ya lo recibieron hay que efectuar una actualización en ventas

especialmente en relaciones humanas. Responsable: Director de Talento Humano Fecha: 01 de Agosto de 2007

• Implementar indicadores de cartera, alistando, revisando y conductores

separando industria y comercio. Responsable: Representante de la dirección Fecha: 01 de Marzo de 2007

Conclusión Proceso adecuado a las necesidades de la organización 5. Estado de las Acciones Correctivas Y Preventivas. 5.1. Acciones Correctivas 5.1.1. Generadas por el ICONTEC Dentro de la reorganización de la bodega se tiene adelantado: ACTIVIDAD INICIO FIN EFECTIVIDADEntrega de bodega (ala sur) nueva 01/01/2006 01/01/2006 100% Levantamiento de estantería 01/01/2006 15/10/2006 100% Ubicación de mercancía en la estantería nueva. En la estantería nueva se ubico bajo pronostico establecido por Compras el tiempo de almacenaje de las siguientes líneas: G5 – G8 UNC – RDO ZINC – A.A. REDUCIDA – MM NEGRO Y BICROMATIZADO – G2 NEGRO – G1 MEDIDAS GRANDES – REMACHE POP – ZAPATA – CHAZO EXP – B7 Y DRY WALL - G2 NEGRO Y ZINC - G1 NEGRO YZINC - T.0. - G2 ZINC - G1 NEGRO YZINC - PAN RAN - TCA SEGURIDAD

01/03/2006 90% Pendiente: Línea B7: falta terminar de trasladar lo que se encuentra en el pasillo de la TCA. Dry Wall: Pendiente 8 espacios.

Reubicación de las siguientes líneas por organización de bodega central: T.0. TCA G2 H.D.G. TCA G5 H.D.G. TLLO A-325 TLLO G5 H.D.G. AVELLAN BRISTOL TLLO G5 – G8 UNF – PAN PHIL ARANDELA NEGRA Y ZINC

01/05/2006 50% Se esta trabajando sobre estas líneas

Líneas pendientes por trabajar: CARRIAGE NEGRO Y ZINC BRISTOL CON Y SIN CABEZA TCA EN GENERAL

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Debe hacer seguimiento a la acción correctiva de inventarios 5.1.2. Acciones Correctivas Generadas por Otras Fuentes No se generaron por no conformes, únicamente por auditoria interna de calidad. Acciones a Tomar • Cerrar las acciones impuestas en el ciclo de auditoria.

Responsable: Representante de la Dirección Fecha: de acuerdo al plan de acción

Acciones a Documentar • Seccionalización de bodega despacho y almacén. (señalización)

Responsable: Supervisor de Calidad Fecha: 30 de Diciembre de 2006

5.2. Acciones Preventivas Se tienen por ciclo de auditoria interna de calidad Acciones a Tomar Realizar el respectivo seguimiento y cierre de las acciones preventivas Acciones a Documentar Estudiar la posibilidad de documentar las siguientes acciones • Planta eléctrica ing Camargo. En la sede central

Responsable: Representante de la Dirección Fecha: 01 de Enero de 2007

• Tanque de gasolina para la bodega central

Responsable: Supervisor de Calidad Fecha: 01 de Enero de 2007

• Instalación de equipo de seguridad en la sede central

Responsable: Gerencia General Fecha: 01 de Enero de 2007

Conclusión El proceso de implementación de acciones correctivas y/o preventivas se ha desarrollado de acuerdo a lo establecido en su procedimiento, lo que nos ha permitido establecer procesos de mejora eficaces. 6. Acciones De Seguimiento De Revisiones Por La Dirección Anteriores. Las tareas que quedaron sin terminar de la anterior revisión siguen adelante sin ningún tipo de reparo.

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Acciones a Tomar • Control de registros debe quedar al día para noviembre (organizar oficina)

Responsable: Representante de la Dirección Fecha: 25 de Noviembre de 2006

• Página Web

Responsable: Coordinador de Sistemas Fecha: 01 de Marzo de 2007

• Banda transportadora paloquemao. Rapiscol.

Responsable: Supervisor de calidad Fecha: 01 de Enero de 2007

Conclusión Se alcanzó en 90% de las tareas colocadas en la pasada reunión de revisión por la gerencia. Las tareas pendientes se cerraran a medida que la reorganización de la bodega y sus inventarios se realice. 7. Cambios Que Pueden Afectar El Sistema De Gestión De Calidad. Cambio en el organigrama de la organización debe ser una propuesta estructurada. Acciones a Tomar Estructurar la propuesta para que sea un cambio en el proceso de mejora Responsable: Auditor Externo Fecha: 01 de Agosto de 2007 8. Revisión De La Política Y Objetivos De Calidad. La política de calidad y los objetivos siguen siendo vigentes por lo cual no se realizan modificaciones 9. Recomendaciones Para La Mejora. 9.1. Para el Servicio • Se Ha Mejorado

Traslados a sucursales desde bodega central a sucursales • Se Va Mejorar El aseo de la bodega central implementando escobas grandes industriales.

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Mantenimiento de la sede central, reacondicionar avisos de E.U. a S.A., La zona de restaurante y arreglos locativos. Acciones a Tomar • Almacén Barranquilla pendiente por local para su montaje. • El personal de mantenimiento deberá presentarse a realizar los arreglos

locativos una vez se termine el levantamiento de la estantería en la ampliación de la sucursal de la 30-1. igualmente el personal de construcción contratado para el almacén de Puente Aranda.

• Centro de almacenamiento de Cali (readaptación) para lograr una capacidad

de distribución mayor. • Terminación del almacén de Puente Aranda para aumentar la capacidad

instalada del proceso de distribución. • Estudiar la posibilidad de espacio en Medellín y paloquemao para parqueo • Implementación de software a tres años 9.2. Para el Producto • Se Ha Mejorado

Mayor disponibilidad de producto a nivel nacional • Se Va A Mejorar

Con la consecución de nuevos vehículos prevista para el mes de diciembre del presente año, se aumentará la satisfacción del cliente, por rapidez en la enrega de mercancía a nivel Bogotá

Acciones a Tomar • Sistema de empaque (100.000.000) equipo de conteo. Responsable (sup.

Calidad) Responsable: Supervisor de Calidad Fecha: 01 de Agosto de 2007

• Toma pedido (ala sur)

Responsable: Director de Compras Fecha: 01 de Enero de 2007

• Construir estantería bodega ala sur

Responsable: Director de Compras Fecha: 01 de Marzo de 2007

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• Abrir el mezanine de la bodega de recepción de mercancía Responsable: Director de Compras Fecha: 01 de Marzo de 2007

• Oficina facturación y bodega en la ubicación propuesta

Responsable: Gerente General Fecha: 01 de Marzo de 2007

• Adecuación de lockers, comedor, ensamble de tortillería (arid)

Responsable: Director de Talento Humano Fecha: 01 de Enero de 2007

• Una vez se termine 30-1 los chatarreros para sede central.

Responsable: Director de compras Fecha: 01 de Febrero de 2007

• 4 carros. 1 para Medellín y tres para Bogotá

Responsable: Director de Compras Fecha: 01 de Enero de 2007

• Enviar Mitsubishi a Cali y el samurai para Esteban Londoño

Responsable: Director de Compras Fecha: 01 de Enero de 2007

• Legalizar motos rojos (perito)

Responsable: Director de Compras Fecha: 01 de Enero de 2007

9.3. Mejoras del SGC Implementar indicadores financieros para establecer eficiencia de los procesos a nivel particular. Acciones a Tomar Desarrollar con la auditoria externa de control indicadores financieros Responsable: Representante de la dirección, Auditor Externo e Interno, Revisor Fiscal Fecha: 01 de Agosto de 2007 Conclusión El sistema de gestión de calidad nos ha permitido aumentar la satisfacción del cliente colocando a nuestra organización como líder en el mercado nacional. 10. Decisiones Cumplimiento de las tareas colocadas durante este proceso e informar avances y resultados en su debido tiempo.

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En constancia firman,

Gerente General

Representante de la Dirección

Supervisor de Calidad

ING. MÓNICA ALEXANDRA VALERO Auditora Interna de Calidad

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