Ejemplo Informe Auditoria Software Mantenimiento 2013 UTSFM Prof.carlosParra

Inf.P1-BM-I1-Abril-2013

IngeCon Asesora Integral en Ingeniera de Confiabilidad

www.confiabilidadoperacional.com

Informe de Auditora realizada a la herramienta de soporte

informtico de Mantenimiento: MAXIMO. Tcnica de diagnstico aplicada:

MSS: Maintenance Software Survey

Organizacin:

MANUFACTURA DE BILLETES

Asesor:

Carlos Parra [email protected]

Abril del 2013

IngeConAsesora Integral en Ingeniera de Confiabilidad


ii

INTRODUCCIN

El desempeo de un proceso de gestin de mantenimiento slo puede ser evaluado y

medido por el anlisis exhaustivo de una amplia variedad de factores que, en su conjunto,

constituyen la aportacin del mantenimiento al sistema de produccin. No hay frmulas simples

para "medir" el mantenimiento, tampoco hay reglas fijas o inmutables con validez para siempre y

en todos los casos. Los resultados de las tcnicas aplicadas al diagnstico de la efectividad del

mantenimiento, deben ayudar a mejorar la rentabilidad del sistema de produccin y a disminuir

la incertidumbre en la toma de decisiones del proceso de gestin del mantenimiento. En funcin

de los argumentos citados en el prrafo anterior, se desarrollo el siguiente informe, dentro del

cual se resumen las recomendaciones ms importantes propuestas a partir del diagnstico

realizado a la herramienta de soporte informtico de gestin del mantenimiento denominada:

MAXIMO, la cual es utilizada dentro de la Fbrica de Billetes.

En la primera parte del informe se presentan los resultados del diagnstico realizado a la

herramienta de soporte informtico de gestin del mantenimiento: MAXIMO. La metodologa de

auditora utilizada se denomina: MSS: Maintenance Software Survey, la misma propone evaluar

9 reas bsicas, las cuales se citan a continuacin:

1. Integridad de los datos

2. Adiestramiento y formacin

3. Control de las actividades de mantenimiento

4. Presupuestos y control de costos

5. Planificacin y programacin del Mantenimiento

6. Gestin de Materiales

7. Tcnicas de Mantenimiento Preventivo PM y Predictivo (PdM)

8. Indicadores de medicin de desempeo del mantenimiento

9. Otros usos al CMMS (sistema computarizado de gestin del mantenimiento)



iii

En la segunda parte del informe, se define la estructura ideal de las rdenes de trabajo de

mantenimiento preventivo, correctivo y por condicin, a ser incluidas dentro de la herramienta:

MAXIMO.

Finalmente, se presentan un conjunto de recomendaciones generales, que ayuden a

mejorar la eficiencia y el desempeo del sistema de soporte informtico de gestin de

Mantenimiento denominado MAXIMO, dentro de los procesos de gestin del mantenimiento de

la Fbrica de Billetes.



iv

CONTENIDO

Pg.

1. APLICACIN DE LA TCNICA DE AUDITORA "MAINTENANCE SOFTWARE

SURVEY (MSS)" EN LA ORGANIZACIN FBRICA DE BILLETES .............................................. 1

1.1. TIPO DE AUDITORA ........................................................................................................................ 1

1.2. REAS DEL SOFTWARE DE MANTENIMIENTO PROPUESTAS A SER EVALUADAS ...... 1

1.3. PROCESO DE APLICACIN ............................................................................................................. 2

1.4. PROCESO DE CALIFICACIN DE LAS REAS DEL SOFTWARE DE

MANTENIMIENTO A DIAGNOSTICAR ................................................................................................ 2

1.5. CUESTIONARIO PROPUESTO POR LA AUDITORA MSS ....................................................... 3

1.6. RESULTADOS GENERALES DE LA AUDITORA MSS ............................................................. 7

1.6.1. VALORACIN ESTADSTICA DE LOS RESULTADOS DE LA ENCUESTA PROPUESTA

POR LA AUDITORA MSS AL PERSONAL DE LA ORGANIZACIN DE MANUFACTURA DE

BILLETES, RELACIONADO CON EL SOFTWARE MAXIMO ........................................................ 7

1.7. ANLISIS DE LOS RESULTADOS DE LAS ENTREVISTAS PERSONALES

REALIZADAS AL PERSONAL DE LA ORGANIZACIN BANCO MXICO ................................. 9

1.7.1 RESUMEN DE LAS "PERCEPCIONES" EN TORNO AL USO Y AL DESEMPEO DE LA

HERRAMIENTA MAXIMO, RECOPILADAS A PARTIR DE LAS ENTREVISTAS

REALIZADAS AL PERSONAL DEL A FBRICA DE BILLETES ..................................................... 9

2. PROPUESTA ESTNDAR DE CONFIGURACIN IDEAL DE LOS DIFERENTES

TIPOS DE RDENES DE TRABAJO A SER DESARROLLADAS DENTRO DEL

SOFTWARE MAXIMO ........................................................................................................................... 11

2.1. CONFIGURACIN BSICA DE UNA ORDEN DE TRABAJO DE MANTENIMIENTO

PREVENTIVO (PM) ...................................................................................................................................11


CORRECTIVO / EVENTO DE FALLA (CM).........................................................................................14


POR CONDICIN (CdM) .........................................................................................................................18

3. RECOMENDACIONES GENERALES ................................................................................................21

4. REFERENCIAS ................................................................................................................................... 24



v

LISTA DE TABLAS

Pg.

Tabla 1. Resumen de resultados por cada rea evaluada por la Auditora MSS .................... 8

1

1. APLICACIN DE LA TCNICA DE AUDITORA MAINTENANCE

SOFTWARE SURVEY (MSS) SOBRE LA HERRAMIENTA INFRMATICA DE

MANTENIMIENTO: MAXIMO

El proceso de implantacin de la tcnica de auditora (MSS) propone en trminos

generales, desarrollar las siguientes actividades:

Realizar un conjunto de encuestas y entrevistas a nivel del personal que utiliza y

administra la herramienta informtica de mantenimiento: MAXIMO, de la

organizacin: MANUFACTURA DE BILLETES

Verificar en sitio la informacin recopilada de las entrevistas y las encuestas

realizadas.

A continuacin se describen los detalles generales de la auditora propuesta.

1.1. Tipo de auditora

Cuestionario de evaluacin de 50 preguntas repartidas en 9 reas relacionadas con el

software de mantenimiento, las respuestas a cada pregunta se limitan a 4 posibles

opciones (escala de 1 a 4).

1.2. reas del software de mantenimiento a ser evaluadas

1. Integridad de los datos

2. Adiestramiento y formacin

3. Control de las actividades de mantenimiento

4. Presupuestos y control de costos

5. Planificacin y programacin del Mantenimiento

6. Gestin de Materiales

7. Tcnicas de Mantenimiento Preventivo PM y Predictivo (PdM)

8. Indicadores de medicin de desempeo del mantenimiento

9. Otros usos al CMMS (sistema computarizado de gestin del mantenimiento)

2

1.3. Proceso de aplicacin

A nivel del personal de mantenimiento y operaciones que utiliza y administra el

MAXIMO.

1.4. Proceso de calificacin de las reas del software de mantenimiento a diagnosticar

Las personas seleccionadas evalan las 50 preguntas desarrolladas para las 9 reas,

en funcin de una escala del 1 al 4. Para la calificacin se punta, de acuerdo con la

siguiente escala: 1 = Ineficiente, 2 = Regular, 3 = Bueno, 4 = Muy eficiente). Cada

rea a ser evaluada se considera con el mismo nivel de importancia. Las posibles

puntuaciones mximas y mnimas a obtener son:

o Puntuacin mxima: 200 puntos.

o Puntuacin mnima: 50 puntos.

Las puntuaciones totales se suman y promedian entre el nmero de personas

encuestadas. Finalmente, se estima la posicin del software de mantenimiento en

funcin de los siguientes rangos:

o 151 200: Categora Muy buena / software de mantenimiento en nivel

de muy buenas prcticas en mantenimiento (clase mundial)

o 101 150: Categora Por arriba del nivel promedio / software de

mantenimiento con un nivel aceptable

o 51 100: Categora Por debajo del promedio / software de mantenimiento

con un nivel no muy bueno, con oportunidades para mejorar

o Menos de 50: Categora Muy por debajo del promedio / software de

gestin de mantenimiento con un nivel muy bajo, con muchas

oportunidades para mejorar

3

1.5. Cuestionario propuesto por la auditora MSS

A continuacin se presentan las 50 preguntas desarrolladas para cada una de las 9

reas a ser evaluadas:

Leyenda:

CMMS: sistema computarizado de gestin de mantenimiento

PM: mantenimiento preventivo

CM: mantenimiento correctivo

SW: trabajos especiales

PdM: mantenimiento predictivo

CIF: costos de indisponibilidad por fallas

MTBF: tiempo medio entre fallas

MTTR: tiempo medio de reparacin

ACR: Anlisis Causa Raz

RCM: Mantenimiento Centrado en Confiabilidad

TPM: Mantenimiento Productivo Total

1. INTEGRIDAD DE LOS DATOS (MXIMA CALIFICACIN: 24 PUNTOS)

1. Introducen datos completos sobre: tipo, ubicacin, posicin, cdigos y detalles tcnicos

de los Equipos

2. Registra el inventario de piezas de repuesto detallado de cada equipo

3. Registra informacin detallada sobre las actividades de mantenimiento PM/CM/SW

ejecutadas (informes de ejecucin)

4. Registra la informacin detallada de las fechas de inicio y finalizacin de las tareas de

PM/CM/SW

5. Se asignan los datos especficos de piezas/refacciones para la ejecucin del

mantenimiento PM/CM/SW

6. Los datos de fallas (tiempos, modos y sntomas) se registran, codifican, capturan y

generan bases de datos para ser analizados

2. ADIESTRAMIENTO Y FORMACIN (MXIMA CALIFICACIN: 16

PUNTOS)

7. Proceso de formacin inicial est orientado a todos los posibles usuarios del CMMS

8. Proceso de formacin avanzado para el uso del CMMS a los usuarios de mantenimiento

y almacn

9. Proceso de formacin especfico del uso del CMMS orientado para los usuarios de

operaciones

10. Proceso de formacin avanzado para los administradores del CMMS

4

3. CONTROL DE LAS ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTO (MXIMA

CALIFICACIN: 24 PUNTOS)

11. Describen de forma detallada dentro del CMMS la descripcin de la actividad del

mantenimiento (paso a paso)

12. La creacin y el flujo de la orden de trabajo de mantenimiento dentro del CMMS es

manual, manual-automtica o totalmente automatizada (por ejemplo, mejor caso: el

operador puede crear una orden On-line, la orden va a mantenimiento en forma virtual,

mantenimiento revisa el equipo, diagnstica, resuelve el problema, entrega el equipo y se

cierra la orden de trabajo de forma totalmente automtica, sin registros en papel)

13. Se registra el detalle especfico de las horas de trabajo de los ejecutores del

mantenimiento

14. Se revisan y analizan las horas de trabajo de mantenimiento estimadas contra las horas

reales de ejecucin del mantenimiento

15. Se define un proceso de asignacin prioridades de las rdenes de trabajo en base a la

criticidad de los equipos: factores de seguridad, lucro cesante, costo de materiales, mano de

obra, calidad, coste del tiempo de inactividad, etc.

4. PRESUPUESTOS Y CONTROL DE COSTOS (MXIMA CALIFICACIN: 20

PUNTOS)

16. Se cargan en la orden de trabajo de forma detallada los costos por mano de obra,

refacciones y se contabilicen a nivel de equipos

17. Se visualizan los presupuestos de mantenimiento y se le hace seguimiento a su

ejecucin a nivel de: rea, proceso, sistema, equipos y componentes

18. Dentro del CMMS se calculan y analizan indicadores de costos de mantenimiento

(costes de mantenimiento preventivo, costos de mantenimiento correctivo, preventivo vs

correctivo, costos de mantenimiento vs coste de produccin, etc.

19. Se definen los costos de Mantenimiento y reparaciones especiales (mantenimientos

mayores, overhauls, modificaciones importantes, etc.) y se les hace seguimiento y anlisis

detallado

20. Se estiman los costos totales de mantenimiento en el ciclo de vida del activo, se utiliza

esta informacin para tomar decisiones de sustitucin o renovacin de los equipos

5. PLANIFICACIN Y PROGRAMACIN DEL MANTENIMIENTO (MXIMA


21. Se desarrolla y aplica dentro del CMMS un proceso documentado para la planificacin

y programacin del mantenimiento PM/CM

22. Se documentan y registran las actividades de mantenimiento PM/CM, se controla y

mide su eficiencia y se analizan y registran las mejoras de este tipo de mantenimiento

23. Se mide el tiempo de ejecucin efectivo de las actividades de mantenimiento PM/CM,

se analizan y documentan las mejoras obtenidas

24. El CMMS registra la informacin de las herramientas necesarias para la ejecucin de

las actividades de mantenimiento programadas

5

25. Est definido el proceso de soporte de repuestos dentro del CMMS y est disponible

para el apoyar la planificacin y la programacin de las actividades de mantenimiento

26. Est definido en el CMMS el proceso de soporte de coordinacin entre el

mantenimiento y las operaciones en la fase de programacin y ejecucin del mantenimiento

27. Se registran los detalles de las reparaciones de emergencia, horas, costos de directos y

costos por indisponibilidad, se da seguimiento y se analiza esta informacin para generar

recomendaciones que ayuden a evitar estos mantenimientos de emergencia

6. GESTIN DE MATERIALES Y REPUESTOS (MXIMA CALIFICACIN: 28

PUNTOS)

28. Est totalmente integrado el mdulo de gestin de inventarios utilizado plenamente con

el mdulo de rdenes de trabajo PM/CM del CMMS

29. Estn definidos los indicadores de mximos y mnimos y nivel de reposicin dentro del

CMMS y los mismos se estiman en funcin de las rdenes de trabajo PM/CM

30. Estn definidos los Kits de partes de mantenimiento para las actividades de

mantenimiento preventivo PM

31. Estn definidos dentro del CMMS los de partes para los equipos de proteccin y

seguridad

32. Estn definidos dentro del CMMS los repuestos crticos (en funcin del factor Riesgo)

y su nivel de stock mnimo

33. Estn relacionados e integrados los catlogos de fallas de las rdenes de trabajo del

CMMS con los repuestos del almacn

34. Est definida dentro del CMMS la informacin sobre la garanta de las principales

refacciones de los equipos y est integrada con las rdenes de mantenimiento por garanta

(PM / CM)

7. TCNICAS DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO POR TIEMPO (PM) Y

PREDICTIVO (PdM) (MXIMA CALIFICACIN: 24 PUNTOS)

35. Se utilizan indicadores de revisin continua de la eficiencia de PM / PdM y se

relacionan con la criticidad de los equipos (cumplimiento de ejecucin de PM/PdM, niveles

de asertividad de los PdM, back log por PM, etc.)

36. El CMMS mide el cumplimiento de la ejecucin de los presupuestos de PM /PdM, se

generan tendencias de gastos de mantenimiento

37. Se tienen cargados en el CMMS el detalle de la ejecucin de las actividades PM / PdM

38. El CMMS proporciona informacin sobre las variables por condicin y status de

alarmas para los equipos que tienes definidas actividades de PdM

39. El CMMS proporciona los resultados de los indicadores de: MTBF, MTTR, las

tendencias de falla, Costes por indisponibilidad

40. El CMMS proporciona informacin detallada de las tareas de PM / PdM, para que

pueda ser utilizada como parte de la formacin de los nuevos trabajadores de

mantenimiento

6

8. INDICADORES DE MEDICIN DE DESEMPEO (MXIMA


41. EL CMMS permite evaluar y diferenciar el tiempo de indisponibilidad (mantenibilidad)

por mantenimientos correctivos, preventivos y por condicin (tiempos fuera de servicio, los

tiempos de reparacin y los tiempos fuera de control)

42. El CMMS permite diferenciar entre los tiempos operativos (confiabilidad) por

mantenimientos correctivos, preventivos y por condicin

43. El CMMS integra los indicadores Mantenibilidad y Confiabilidad con los indicadores

de costos por indisponibilidad por fallas (CIF)

44. El CMMS integra los indicadores tcnicos con los indicadores financieros del negocio

9. OTROS USOS AL CMMS (MXIMA CALIFICACIN: 24 PUNTOS)

45. Los lderes de Mantenimiento utilizan el CMMS para gestionar el mantenimiento e

integrarlo con los procesos fundamentales del negocio

46. El personal de operaciones y manufactura comprende la lgica bsica del CMMS y

recibe informacin e indicadores que lo ayuden a mejorar sus procesos

47. Los cambios de ingeniera relacionados con datos del equipo / activo, planos y

especificaciones se actualizan y registran de forma efectiva en el CMMS

48. Se incluyen dentro del CMMS la informacin de las jerarquas de sistemas /

subsistemas utilizados para la codificacin de los equipos de planta

49. Se incluyen dentro del CMMS los reportes de los anlisis de fallas (ACR) ejecutados

(se registra una base de datos de fallas evaluadas)

50. Se integran dentro del CMMS, las aplicaciones de Confiabilidad (RCM, TPM, Six

Sigma, etc) y se actualizan y mejoran los planes de mantenimiento e inspeccin en funcin de los resultados obtenidos a partir del uso de estas metodologas

7

1.6. Resultados generales de la auditora MSS

1.6.1. Valoracin estadstica de los resultados de la encuesta propuesta por la

Auditora MSS al personal de la organizacin MANUFACTURA DE BILLETES,

relacionado con el Software MAXIMO

Personas evaluadas a partir del cuestionario propuesto por la Metodologa MSS (50

preguntas): 12 personas de la organizacin MANUFACTURA DE BILLETES

Resultados obtenidos (Promedio / Mximo)

1. Integridad de los datos 15,75 / 24

2. Adiestramiento y formacin 12 / 16

3. Control de las actividades de mantenimiento 11 / 20

4. Presupuestos y control de costos 6,25 / 20

5. Planificacin y programacin del Mantenimiento 9,25 / 28

6. Gestin de Materiales 7,75 / 28

7. Tcnicas de Mantenimiento Preventivo (PM) y Predictivo (PdM) 8,5 / 24

8. Indicadores de medicin de desempeo del mantenimiento 8,5 / 20

9. Otros usos al CMMS 9 / 24

Total: 88 / 200

Categora obtenida del Software MAXIMO:

151 200: Categora Muy buena / software de mantenimiento en nivel de muy buenas prcticas en mantenimiento (clase mundial)

101 150: Categora Por arriba del nivel promedio / software de mantenimiento con un nivel aceptable

51 100: Categora Por debajo del promedio / software de mantenimiento con un nivel no muy bueno, con oportunidades para mejorar

Menos de 50: Categora Muy por debajo del promedio / software de gestin de mantenimiento con un nivel muy bajo, con muchas oportunidades para mejorar

8

Resumen de resultados:

rea evaluada auditora MSS Puntuacin

(Promedio / Mxima)

1. Integridad de los datos 15,75 / 24

2. Adiestramiento y formacin 12 / 16

3. Control de las actividades de

mantenimiento

11 / 20

4. Presupuestos y control de costos 6,25 / 20

5. Planificacin y programacin del

Mantenimiento

9,25 / 28

6. Gestin de Materiales 7,75 / 28

7. Tcnicas de Mantenimiento Preventivo

(PM) y Predictivo (PdM)

8,5 / 24

8. Indicadores de medicin de desempeo del

mantenimiento

8,5 / 20

9. Otros usos al CMMS 9 / 24

Tabla 1. Resumen de resultados por cada rea evaluada de la Auditora MSS

Puntuacin promedio obtenida: 88 de un total de 200 puntos (valor mximo

posible por las nueve reas evaluadas).

Categora obtenida (51 -100): Por debajo del promedio / software de

mantenimiento con un nivel no muy bueno, con oportunidades para mejorar

reas de mayor oportunidad de mejora dentro del software MAXIMO:

Presupuestos y control de costos

Planificacin y programacin del Mantenimiento

Gestin de Materiales

Tcnicas de Mantenimiento Preventivo (PM) y Predictivo (PdM)

9

1.6.2. Anlisis de los resultados de las entrevistas personales realizadas al personal de

la organizacin MANUFACTURA DE BILLETES

Personas evaluadas en las entrevistas personales: 14 personas de la organizacin

MANUFACTURA DE BILLETES

1.6.2.1. Resumen de las percepciones en torno al uso y al desempeo de la

herramienta MAXIMO, recopiladas a partir de las entrevistas realizadas al personal

de la Fbrica de Billetes

A continuacin se describen las principales percepciones identificadas sobre el

uso del software MAXIMO dentro del proceso de gestin del mantenimiento de la Fbrica

de Billetes en la organizacin MANUFACTURA DE BILLETES (informacin recopilada

en las entrevistas personales):

Ausencia de procesos de planificacin del mantenimiento preventivo incorporados en el

MAXIMO, inercia muy lenta para promover el mantenimiento preventivo, flujo

de las rdenes de trabajo es ineficiente, no se visualiza que el proceso de

planificacin del mantenimiento preventivo agregue valor, falta firmeza para

promover y afianzar el mantenimiento preventivo, falta incluir los planes de

mantenimiento preventivo dentro del MAXIMO

Ausencia de indicadores de mantenimiento dentro del MAXIMO, que permitan alinear

los objetivos de produccin con mantenimiento poca cultura al manejo de la

informacin de mantenimiento, indicadores de mantenimiento actuales no estn

diseados para optimizar la gestin tcnica del mantenimiento, no se integra el

proceso de anlisis de indicadores entre mantenimiento y operaciones (en el

mediano plazo los indicadores bsicos de mantenimiento podrn ser analizados por los

grupos de mantenimiento y operaciones)

La herramienta MAXIMO no facilita los procesos de gestin del mantenimiento

retrasa el proceso de ejecucin de rdenes de trabajo en mantenimiento, prdida de

tiempo, expectativas muy grandes con respecto al uso del MAXIMO, las cuales

10

todava no han sido cubiertas por la herramienta, no se tienen definidos de forma

clara los campos mnimos que debe contener una orden de trabajo

Manejo ineficiente de la gestin de repuestos, descripcin inadecuada y falta de

vinculacin de los repuestos con la herramienta MAXIMO, no existe un proceso de

definicin de mximo y mnimos, catlogo de refacciones es deficiente y la

descripcin no ayuda a agilizar el proceso de compra de repuestos

11

2. PROPUESTA ESTNDAR DE LA CONFIGURACIN IDEAL DE LOS

DIFERENTES TIPOS DE RDENES DE TRABAJO A SER DESARROLLADAS

DENTRO DEL SOFTWARE MAXIMO

Tomando en cuenta los resultados de la auditora MSS: Maintenance Software

Survey aplicada al software MAXIMO de la Fbrica de Billetes, se identific como rea de

oportunidad, las mejoras al diseo de las rdenes de trabajo. A continuacin se describe el

tipo de informacin detallada que deberan contener los distintos tipos rdenes de trabajo

(ideales) de mantenimiento a ser emitidas por el software MAXIMO. A continuacin se

presentan una serie de recomendaciones orientadas a determinar la informacin mnima que

debe estar incluida en las rdenes de trabajo de: mantenimiento preventivo (PM),

mantenimiento correctivo (CM) y mantenimiento por condicin (CdM) y la inclusin

dentro del MAXIMO del campo de costos por indisponibilidad por hora por actividades de

mantenimiento preventivo y/o correctivo.

2.1. CONFIRGURACIN BSICA DE UNA ORDEN DE TRABAJO DE

MANTENIMIENTO PREVENTIVO (PM)

Tipo de actividad PM (preventivo por tiempo)

- Seccin 1

1.1. rea de trabajo

1.2. Sistema

1.3. Equipo

1.4. Aspectos de riesgo, seguridad, higiene y ambiente a considerar (anlisis preliminar

de peligros)

1.5. Supervisor de la actividad PM

1.6. Prioridad de la actividad de mantenimiento (en funcin del riesgo del equipo:

frecuencia de recurrencia por el impacto econmico del evento de falla)

- Seccin 2

2.1. Descripcin general de la actividad

2.2. Frecuencia de ejecucin establecida (horas, das, meses, etc.)

2.3. Descripcin detallada del mantenimiento (paso a paso). Se recomienda establecer

un campo en donde se puedan definir los modos de fallas a ser controlados con la

12

actividad de mantenimiento preventivo propuesta (esto ayudara en etapas

posteriores, a introducir la informacin que se puede obtener a partir de la

herramienta de optimizacin de planes de mantenimiento denominada RCM:

Reliability Centered Maintenance)

2.4. Materiales y repuestos a utilizar (estimados)

2.5. Tiempo estimado de ejecucin de la actividad de PM (TEE-Pm) (posteriormente

este valor se debe comparar con el indicador TPP-Pm: tiempo promedio para ejecutar

el mantenimiento preventivo a nivel de equipos, ver seccin 3)

2.6. Costo estimado de materiales y repuestos (CE-Mat), incluye materiales, repuestos

(posteriormente este valor se debe comparar con el indicador C-Mat: Costos reales de

materiales y repuestos del PM, ver seccin 5.1)

2.7. Costo estimado de mano de obre (CE-Mo), incluye mano de obra (posteriormente

este valor se debe comparar con el indicador C-Mo: Costos reales de mano de obra del

PM, ver seccin 5.2)

2.8. Costo estimado de prdida de oportunidad (CE-Po), incluye el costo por

indisponibilidad del equipo (en el caso que existiera un costo por sacar el equipo fuera

de servicio de forma planificada). El clculo de este indicador se realiza de la siguiente

forma:

TEE-Pm: horas planificadas de la actividad de mantenimiento

Po: costo de prdida de oportunidad en $/hora

CE-Po= TEE-Pm x Po = $/actividad de mantenimiento a realizar (este indicador se debe

comparar con el indicador de costos de prdida de oportunidad real C-Po, ver seccin

5.3)

** Las secciones 1 y 2 de la orden de trabajo corresponden al proceso previo antes

de la ejecucin del PM

** A partir de la seccin 3, esta informacin se proceder a registrar desde el

momento en que se inicia la ejecucin real de la actividad de mantenimiento hasta

el cierre de la orden de trabajo

- Seccin 3

3.1. Fecha de entrega del equipo a mantenimiento (este dato se utilizar para el clculo

de indicador: TPE-Pm: tiempo promedio entre mantenimientos preventivos)

13

3.1.1. Fecha y hora de inicio real del mantenimiento**

3.2. Fecha y hora de finalizacin real del mantenimiento (hora de entrega del equipo a

operaciones)

Las fechas de inicio y finalizacin real se utilizarn para calcular el indicador:

TPP-Pm: tiempo promedio para ejecutar el mantenimiento preventivo a nivel de

equipos

**Si la fecha de entrega del equipo a mantenimiento no coincide con el momento

real de inicio de la actividad de mantenimiento se podra estimar un indicador que

refleje las horas indisponibles del proceso de mantenimiento preventivo pero en las

cuales no se ejecut ninguna actividad de mantenimiento (algunas veces este

indicador es llamado tiempo fuera de control)

- Seccin 4

Recursos utilizados

4.1. Materiales y repuestos. Identificar los repuestos ms importantes (caso ideal

relacionar los repuestos ms importantes con el catlogo de modos de fallas, si se logra

incluir esta informacin se puede estimar el TPE-Pm a nivel de repuestos)

Repuesto 1, TPE-Pm

Repuesto 2, TPE-Pm

Repuestos 3, TPE-Pm

4.2. Personal de ejecucin y supervisin de la actividad: mecnicos, elctricos,

instrumentistas, etc. (cantidad de personas y horas de labor).

Mec.

Elect.

Inst.

Sup

- Seccin 5

Anlisis econmico sobre la ejecucin del mantenimiento (costos reales de ejecucin)

5.1. Costos de materiales y repuestos (C-Mat)

Mat.1:

Mat.2:

Mat.3: .

14

Sumatoria: $/actividad

5.2 Costos de mano de obra (C-Mo)

MO.1: Tiempo de ejecucin real x costo por hora del personal

MO.2


5.3. Costos de prdida de oportunidad (C-Po), incluye el costo por indisponibilidad del

equipo (en el caso que existiera un costo por sacar el equipo fuera de servicio de forma

planificada). El clculo de este indicador se realiza de la siguiente forma:

TPP-Pm: horas reales de ejecucin de la actividad de mantenimiento


CE-Po= TPP-Pm x Po = $/actividad de mantenimiento a realizar

- Seccin 6

Cierre de la orden de trabajo

6.1. Novedades encontradas en la ejecucin del mantenimiento PM

6.2. Recomendaciones del proceso de ejecucin del PM a tomar en cuenta

6.3. Verificacin final y aprobacin por parte del supervisor correspondiente

2.2. CONFIGURACIN BSICA DE UNA ORDEN DE TRABAJO DE

MANTENIMIENTO CORRECTIVO / EVENTO DE FALLA (CM)

Tipo de actividad CM (correctivo, evento imprevisto)

- Seccin 1 (ubicacin)

1.1. rea de trabajo

1.2. Sistema

1.3. Equipo

1.4. Descripcin general del evento de falla

1.5. Sntomas relacionados con el evento de falla (por ejemplo cambios importantes en

variables fsicas: vibracin, ruido, presin, temperatura, etc). Se recomienda que los

sntomas dentro de la orden de trabajo se codifiquen (catlogo de sntomas)

1.5. Prioridad de la actividad de mantenimiento correctivo (en funcin del riesgo:

frecuencia de recurrencia por el impacto econmico del evento de falla)

15


de peligros)

1.7. Supervisor de la actividad CM

- Seccin 2

2.1. Fecha del evento de falla (este dato se utilizar para el clculo de los indicadores:

TPO: tiempo promedio operativo entre fallas y FF: frecuencia de fallas, FF = 1/TPO)

2.1.1. Fecha y hora de inicio real del mantenimiento correctivo**

2.1.2. Fecha y hora de finalizacin real del mantenimiento (hora de entrega del equipo a

operaciones)

Las fechas de inicio y finalizacin real se utilizarn para calcular el indicador:

TPP-Cm: tiempo promedio para ejecutar el mantenimiento correctivo a nivel de

equipos y modos de fallas

**Si la fecha de entrega del equipo a mantenimiento no coincide con el momento

real de inicio de la actividad de mantenimiento se podra estimar un indicador que

refleje las horas indisponibles del proceso de mantenimiento correctivo pero en las

cuales no se ejecut ninguna actividad de mantenimiento (algunas veces este

indicador es llamado tiempo fuera de control)

- Seccin 3

3.1. Definicin de modo(s) de falla(s) identificado(s), se recomienda disear una lista

desplegable de modos fallas. Los modos de fallas se relacionan con los tems

mantenibles por ejemplo: rodamiento, acople, sello, diafragma, chumacera, filtro, etc.

3.1. Identificacin de las posibles causas (causas probables). Una vez identificados los

modos de fallas, se recomienda que se adicione un campo en la orden de trabajo

correctivo y se le exija al tcnico que proponga en funcin de la informacin recopilada

en el diagnstico del modo de falla, un o una lista de posibles causas de fallas (por

ejemplo: mal montaje, fatiga, corrosin, mala operacin, mal diseo, contaminacin de

lubricante, repuesto inadecuado, etc)

3.3. Descripcin de los aspectos ms importantes de la ejecucin del mantenimiento

correctivo (para los modos de fallas crticos se recomienda que se desarrollen

instructivos (paso a paso) de la actividad correctiva)

16

- Seccin 4

Recursos utilizados

4.1. Materiales y repuestos. Identificar los repuestos ms importantes (caso ideal


incluir esta informacin se puede estimar el TPO, dato que se puede utilizar para el

clculo de la demanda de repuestos)

Repuesto 1, TPO1

Repuesto 2, TPO2

Repuestos 3, TPO3



Mec.

Elect.

Inst.

Sup

- Seccin 5

Anlisis econmico sobre la ejecucin del mantenimiento correctivo (costos reales de

ejecucin)


Mat.1:

Mat.2:

Mat.3: .




MO.2:




correctiva). El clculo de este indicador se realiza de la siguiente forma:

17

TPP-Cm: horas utilizadas para la actividad de mantenimiento correctivo (ver seccin

2.1.2)


C-Po= TPP-Cm x Po = $/actividad de mantenimiento correctivo realizada**

**A partir de este indicador se puede estimar un indicador de riesgo de penalizacin

por equipos y fallas denominado (Pen-f)

CIF: costo de indisponibilidad por penalizacin por eventos de fallas por unidad de

tiempo ($/mes)

CIF= FF x ((C-Po) + (C-Mo) + (C-Mat))

FF = frecuencia de fallas, esta expresada en unidades de fallas /mes, el indicador

CIF se expresara en: $/mes, este indicador podra ayudar a identificar los bad

actors por mes (equipos que generen las mayores prdidas de oportunidad por

eventos de fallas)

Este indicador es un factor clave para medir el impacto por indisponibilidad de los activos

por eventos de mantenimiento correctivo, adems se puede utilizar como indicador de gestin

para toma de decisiones de mejoras en planes de mantenimiento o para activar anlisis de fallas

(ACR). Posteriormente (como desarrollo futuro), si se incluyen estos campos, se podra no slo

estimar este indicador a nivel del asset (equipo) identificado en el MAXIMO (equipos), sino

que tambin, se podra bajar al nivel de detalle de failure code (modo de falla) y estimar el

impacto por modo de falla, esto es un proceso que se puede proponer en una etapa futura, por

ahora es recomendable que al menos se incluya esta informacin a nivel del equipo.

- Seccin 6


6.1. Novedades encontradas en la ejecucin del mantenimiento CM

6.2. Recomendaciones importantes del proceso de ejecucin del CM a ser consideradas

6.3. Verificar si existe un plan de mantenimiento preventivo para evitar la falla (en el

caso de no existir, evaluar la factibilidad de incluir una actividad de mantenimiento

preventivo que permita reducir la posibilidad del evento imprevisto)


18

2.3. CONFIGURACIN BSICA DE UNA ORDEN DE TRABAJO DE

MANTENIMIENTO POR CONDICIN (CdM)

Tipo de actividad CdM (por condicin/predictiva)

- Seccin 1

1.1. rea de trabajo

1.2. Sistema

1.3. Equipo


de peligros)

1.5. Supervisor de la actividad CdM

- Seccin 2

2.1. Descripcin general de la actividad de mantenimiento por condicin (CdM)

2.2. Variable a monitorizar (temperatura, velocidad, aceleracin, presin, etc.)

2.3. El Proceso de captura de la variable a monitorizar requiere parar el equipo:

s?/no?

2.4. Tipo de monitorizacin (manual/automtica, continua/intervalos de tiempo)

2.5. Valor promedio aceptable de la variable a monitorizar

2.6. Valor mnimo

2.7. Valor mximo

2.8. Valor(es) de alarma(s)

2.9. Valor de paro (manual/automtico)

- Seccin 3

3.1. Fecha de evaluacin de la condicin (para variables que no se monitorizan de

forma continua ni de forma automtica)

3.1.1. Fecha y hora de inicio real de la evaluacin de la condicin**

3.1.2. Fecha y hora de finalizacin real de la evaluacin de la condicin**

**Las fechas de inicio y finalizacin real se utilizarn para calcular el indicador:

TPPE-CdM: tiempo promedio para ejecutar la monitorizacin por condicin a nivel de

equipos (para variables que no se monitorizan de forma continua ni de forma

automtica)

3.2. Resultados de la evaluacin por condicin

19

3.2.1. Valor actual obtenido de la variable monitorizada (este valor se compara con el

valor promedio aceptable, ver 2.5)

3.2.2. Recomendaciones de los resultados de la monitorizacin por condicin. En el

caso de que la recomendacin emitida requiera parar el equipo para realizar alguna

intervencin de mantenimiento (antes de que ocurra una falla), se debe registrar la hora

de paro especfica del equipo (tambin aplica para esta condicin, el caso en el que se

active una alarma o un paro automtico de la variable monitorizada). Este dato se

utilizar para el clculo del indicador:

TPE-CdM: tiempo promedio entre acciones de mantenimiento por condicin

3.3. Fecha de ejecucin del mantenimiento justificado a partir del anlisis de la

monitorizacin de la condicin

3.3.1. Fecha y hora de inicio real de la actividad de mantenimiento justificada por el

anlisis de la condicin**

3.3.2. Fecha y hora de finalizacin real de la actividad de mantenimiento justificada

por el anlisis de la condicin**

**Las fechas de inicio y finalizacin real de esta actividad se utilizarn para calcular el

indicador:

TPPR-CdM: tiempo promedio para reparar el equipo en funcin de la monitorizacin

por condicin (para variables que no se monitorizan de forma continua ni de forma

automtica)

- Seccin 4

Recursos utilizados

4.1. Materiales y repuestos. Identificar los repuestos utilizados en las actividades de

mantenimiento generadas por el anlisis de las variables por condicin (caso ideal


incluir esta informacin se puede estimar el TPE-CdM a nivel de repuestos)

Repuesto 1, TPE-CdM

Repuesto 2, TPE-CdM

Repuesto 3, TPE-CdM



20

Mec.

Elect.

Inst.

Sup

- Seccin 5

Anlisis econmico sobre la ejecucin del mantenimiento (costos reales de ejecucin)


Mat.1:

Mat.2:

Mat.3: .




MO.2




planificada). El clculo de este indicador se realiza de la siguiente forma:

TPPR-CdM: horas reales de ejecucin de la actividad de mantenimiento consecuencia

del anlisis de las variables monitorizadas


C-Po= TPPR-CdM

C-Po = $/actividad de mantenimiento a realizar

- Seccin 6


6.1. Novedades encontradas en la ejecucin del mantenimiento por condicin (verificar

el nivel de certeza del diagnstico por condicin)

6.2. Recomendaciones del proceso de anlisis de monitorizacin a tomar en cuenta


21

3. RECOMENDACIONES GENERALES

A continuacin se resumen las recomendaciones con mayor oportunidad de mejora,

encontradas a partir de la auditora realizada al sistema informtico MAXIMO:

Mejorar el formato de recoleccin de datos en la orden de trabajo (descripcin del

problema, sntomas, modos de fallas y causas probables).

Mejorar en el proceso de captura de datos y anlisis de la informacin generada por el

software MAXIMO, ya que estos procesos presentan una oportunidad de mejora muy

grande, adicionalmente, el uso de esta herramienta de gestin, est muy limitada slo a

un grupo mnimo de personas del rea de mantenimiento, falta transmitir de forma ms

eficiente la informacin de las reas operacionales a planeamiento, adicionalmente,

falta difundir mucho ms el uso de esta herramienta y mejorar la interpretacin y el

anlisis de la informacin que ella puede generar dentro del proceso de gestin del

mantenimiento (no se ha consolidado el uso de versin de MAXIMO instalada).

Poner en marcha del mdulo de indicadores tcnicos de gestin (TPO, TPFS, TPPR, FF

y Costos por indisponibilidad: CIF). En el mediano plazo se podran incluir indicadores

como: Back log, % actividades de mantenimiento ejecutadas contra las planificadas,

Preventivo vs. Correctivo).

Mejorar en el proceso de gestin de refacciones y repuestos (integrarlo con MAXIMO).

Promover el inters por el uso del MAXIMO a nivel de las diferentes jefaturas de

mantenimiento (mayor compromiso con el uso del MAXIMO) y propiciar el inters de

operaciones a partir del uso de indicadores tcnicos (operaciones no percibe el valor

agregado de la herramienta MAXIMO).

Promover un cambio cultural para que se introduzcan datos dentro del MAXIMO y

garantizar su veracidad.

Utilizar el MAXIMO para promover mejoras en los procesos de programacin y

planificacin (impulsar el proceso del mantenimiento preventivo PM).

22

Desarrollar para los equipos crticos procedimientos detallados de ejecucin de

mantenimiento preventivos (paso a paso).

Revisar el proceso de priorizacin de las rdenes de trabajo dentro del MAXIMO (se

puede mejorar, se recomienda utilizar el indicador CIF: Costos de indisponibilidad por

fallas).

Propiciar el escenario para que se generen las rdenes de trabajo dentro de MAXIMO,

por las personas que estn ms cerca de los equipos (operadores).

Mejorar el proceso de seguimiento de cierre de las rdenes de trabajo (no es posible

evaluar el status de una orden de trabajo).

Disear formatos estndares o mejorar los formatos existentes dentro del Mximo), de

tal forma que permitan registrar la siguiente informacin: modos de fallas (ms

importantes), tiempos promedios operativos, tiempos promedios fueras de servicio,

impacto econmico (costos directos de las fallas ms el costo de penalizacin), utilizar

como base del diseo de los formatos, el esquema de formato propuesto por las tcnicas

de Anlisis Causa Raz y el Mantenimiento Centrado en Confiabilidad.

Promover dentro del Mximo, un modelo estndar de evaluacin de criticidad de

equipos junto con sus modos de fallas, basado en el indicador de CIF: Costos de

indisponibilidad por fallas (frecuencia de fallas (fallas/ao) x consecuencias ($/fallas)

= $/ao). Este modelo debe ser aceptado por toda la organizacin y adems debe ser el

criterio que permita priorizar los procesos de: planificacin, ejecucin de las actividades

de mantenimiento y definicin de los repuestos crticos (desarrollos propios dentro del

Mximo, podran ayudar a mejorar esta parte del proceso de gestin del

mantenimiento).

Disear un procedimiento dentro de Mximo, que permita integrar los criterios entre

logstica y mantenimiento con el objetivo de poder establecer mximos y mnimos

ptimos de repuestos basados en el factor Riesgo.

Difundir la informacin generada por el Mximo; y no limitarla slo al personal de

mantenimiento (aprovechar e introducir al personal de operaciones para comenzar a

23

corregir el proceso de definicin de modos de fallas, sobre todo comenzar a exigir la

creacin de la base de datos de los modos de fallas).

Desarrollar un procedimiento dentro del Mximo que permita jerarquizar de forma

automtica tanto los equipos como las actividades de mantenimiento preventivo y

correctivo, en funcin del impacto que podran provocar los modos de fallas dentro del

contexto operacional.

Desarrollar un programa de adiestramiento bsico de indicadores tcnico de

Confiabilidad y Mantenimiento, integrado con el proceso de formacin en el uso de la

herramienta MAXIMO, en el cual se involucre al personal de campo tanto a operadores

como mantenedores, no limitar el conocimiento y uso de los indicadores a ser

generados por el MAXIMO, slo al grupo de personas que conforman el rea de

Mantenimiento, es necesario involucrar al personal de operaciones.

Promover en el mediano y largo plazo, el desarrollo dentro del MAXIMO de las

herramientas de Anlisis Causa Raz (ACR) y Mantenimiento Centrado en

Confiabilidad (MCC)).

24

4. REFERENCIAS

Arata Andreani, A. 2009. Ingeniera y Gestin de la Confiabilidad Operacional en Plantas

Industriales. Ril Editores. Santiago de Chile.

Crespo Mrquez A, 2006. The maintenance management framework. Models and methods for

complex systems maintenance. London: Springer Verlag.

Crespo Mrquez A, Gupta JND, 2006. Contemporary maintenance management: Process,

framework and supporting pillars. Omega, 34(3): 313-326.

EN 13306:2001, 2001. Maintenance Terminology. European Standard. CEN (European

Committee for Standardization), Brussels.

Jardine A, 1999. Measuring maintenance performance: a holistic approach. International

Journal of Operations and Production Management, 19(7):691-715.

Kaplan RS., Norton DP., 1992. The Balanced Scorecard - measures that drive performance.

Harvard Business Review, 70(1): 71-9.

Moubray J., 1997. Reliability-Centred Maintenance (2nd ed.). Oxford: Butterworth-Heinemann.

Parra C., y Crespo A. 2012. Ingeniera de Mantenimiento y Fiabilidad Aplicada en la

Gestin de Activos. Desarrollo y aplicacin prctica de un Modelo de Gestin del

Mantenimiento (MGM). Primera Edicin. Editado por INGEMAN, Espaa.

Parra, C. 2002. Aplicacin de la tcnica de Proceso de Anlisis Jerrquico (AHP) en los

sistemas de refinacin y produccin de la industria petrolera Venezolana, Curso de Doctorado

en Ingeniera Industrial / Sistemas Modernos de Gestin de la Produccin, Universidad de

Sevilla, Espaa.

Parra, C., y Omaa C., Ponencia: Tcnica cualitativa de Auditora de la Gestin de

Mantenimiento para el sector Refinacin, VII Congreso de Ingeniera de Confiabilidad

y Mantenimiento de Petrleos de Venezuela, Caracas, Octubre 2006.

Parra, C. 2006. On the consideration of reliability in the Life Cycle Cost Analysis (LCCA). A

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Taylor & Francis Group, London, ISBN 0-415-41620-5, p.2203-2214

25

Parra, C. 2007. Aplicacin piloto de la tcnica: Anlisis Causa Raz (RCA) en sistemas de

bombeo mecnico, modelo AMERICAN C-456, Informe tcnico Skanska-Petrobas, Informe

tcnico IngeCon: SN-2008-04-CCS-SK-PTB, Talara, Per.

Parra, C. 2008. Implantacin piloto de Mantenimiento Centrado en Confiabilidad (RCM) en la

Llenadora de la Lnea 10, Planta San Joaqun, Empresas Polar, INGECON, Informe tcnico:

SN-09-10-CCS, Caracas, Venezuela.

Physical Asset Management Handbook" by John S. Mitchell published by Clarion

Technical Publishers.

MES (Maintenance Effectiveness Survey), referencia: Marshall Institute,

http://www.marshallinstitute.com/

BSI PAS 55, 2008. Publicly Available Specification, London.

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