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AUDITORÍA INFORMATICA AL SOFTWARE INSTALADO

EN LOS COMPUTADORES PERSONALES DE XYZ.

ANTECEDENTES

En cumplimiento del Plan Anual de Auditoría Informática se realizó la revisión del software

de los microcomputadores pertenecientes a la empresa, de acuerdo a la lista entregada por la

Unidad de Sistemas de Información (memorando USI N° ...). Además, debido a que se

encontraron computadores que no estaban en dicho registro, se tomó también como referencia

el listado entregado por el departamento de Inventarios.

El examen se dividió en dos etapas. La primera consistió en la captura de la estructura de los

archivos por cada máquina, y toda esa información se almacenó en un computador de

Auditoría, para el correspondiente análisis y la creación de una ficha individual por equipo, en

la cual se detalla el software que se encontró instalado. En la segunda etapa, en las fichas

elaboradas, se examinó nuevamente cada computador y se verificó el uso de los programas

respectivos por parte del usuario responsable o el que opera.

ALCANCE

El examen comprendió la revisión de los microcomputadores de la empresa, excluyendo los de

las agencias, proyectos y algunas subestaciones, lo que significó el análisis de 128

computadores.

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Es importante indicar que este informe no incluye el análisis referente al Hardware(equipos de

cómputo).

OBJETIVOS

En el programa específico de trabajo se definieron los siguientes objetivos principales:

1. Inventariar todos los programas, sean estos de aplicaciones específicas, sistemas

operativos, utilitarios, manejadores de base de datos, etc., que se hayan instalados en

los PC's (Microcomputadores) de la Empresa.

2. Revisar y verificar las licencias para el uso de los programas inventariados, al igual que

los diskettes y manuales correspondientes de los paquetes de software originales

adquiridos por la Empresa .

3. Evaluar el grado de cumplimiento y la responsabilidad del software asignada al

personal de la empresa por parte del Gerente General según lo que consta en el

memorando ref GG-96 #: ....

4. Evaluar el cumplimiento y el estudio técnico previo a la suscripción de los contratos

No... y No. ..., para la adquisición de software.

5. Analizar el uso actual de los computadores, en base a los programas instalados que se

haya detectado.

6. Evaluar el sistema de control instaurado por parte de la USI para el manejo de las

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licencias.

7. Recomendar políticas específicas para el manejo del Software instalado, que conduzcan

hacia un compromiso empresarial y la concientización del personal sobre la utilización

adecuada de los microcomputadores y los programas específicos de acuerdo a la

actividad que cumplen.

COMENTARIOS

1.a Se diseño una base de datos para almacenar toda la información recopilada, por lo que

se presenta el siguiente cuadro que resume todos los programas inventariados:

Software Existente

Cuadro General

TIPO

#

Preinstalado

s

por el

fabricante

#

Instalados

por el

usuario

#

Total

Aplicaciones (Sistemas de Información, PRG, DBF,...)

0

424

424

Sistemas Operativos (DOS, WINDOWS, OS/2, Netware)

144

78

222

Procesadores de Palabras

2

109

111

Hojas Electrónicas

1

193

194

Pág N°4

Diseño Gráfico (CAD)

0

30

30

Diagramación de Flujo

0

55

55

Manejadores de Base de Datos

0

126

126

Antivirus

0

140

140

Graficadores de Presentación

7

43

50

Manejadores de Red (Netware, AS/400)

2

68

70

Herramientas CASE

0

6

6

Traductores Inglés/Español

0

5

5

Juegos

25

87

112

Comunicaciones

52

99

151

Herramientas de Manejo de Ficheros

26

180

206

Manejadores de Proyectos

0

8

8

Manejadores de Multimedia

22

3

25

Diseño Eléctrico

0

6

6

Lenguajes de Programación

2

5

7

OFFICE (Programas integrados con Proc. Palabras, Hojas

Electrónicas, etc.)

16

34

50

OTROS (Programas demostrativos, utilitarios, etc.)

121

277

398

TOTAL

420

1976

2396

Como se indicó anteriormente, se revisaron 128 computadores, quedando exentos del análisis

19 computadores, según comparación del listado entregado por Inventarios (Inventario=147

Pág N°5

computadores, incluido el computador IBM RS/6000); además existe un incremento de 15

computadores según el listado entregado por la USI (memorando USI 165 /96: 113 PC's).

En el anexo #1 consta un listado ordenado por el nombre de todos los programas, exceptuando

las aplicaciones, en el cual se indica el número total de copias instaladas; aunque no constan

los duplicados en cada máquina, ya que existen computadores que tienen almacenado en el

mismo disco duro varias copias del programa. Además, se incluye una referencia (*),

indicando que el programa no tiene una relación fija con los fines de la empresa, o que su uso

es muy esporádico

En el anexo # 2 se detallan las aplicaciones instaladas en los PC's de la empresa. Este listado

está dividido exactamente igual que el anexo #1.

En el anexo #5 (5.a - 5.u), se enumera todo el tipo de software obtenido en esta auditoría, en

cada subanexo consta un código que indica el usuario responsable (en el anexo #8 se presenta

el listado necesario para relacionar el código con el nombre del responsable y su computador).

En el anexo # 6 se describe todas las fichas creadas por cada PC.

1.b Según datos brindados por la Unidad de Sistemas de Información (anexo #7), del

inventario realizado por esta unidad se tiene el siguiente resumen del mismo:

TABLA #1 RESUMEN DE INVENTARIO USI

SOFTWARE

Instalado o

Requerido

Pág N°6

AUTOCAD 11

EXCEL

1

EXPANDWIN

2

FLOW

15

FOX

2

FOXPRO

38

GENEXUS

1

HTPM

1

IBMAV

103

NORTON COMANDER

12

OFFICE

8

ORCAD

2

PROCESS CHARTER

3

QPRO

94

SYMPHONY

15

WORD

1

WORDPERFECT

93

TOTAL

402

2. Del uso de las licencias:

2.a Para la explicación del uso de las licencias, se debe diferenciar entre el software

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preinstalado y el software instalado posteriormente, donde en lo preinstalado se

considera todos los programas que están cargados en el disco duro por el fabricante, y

en programas instalados posteriormente, todo software que no forme parte del anterior.

En general, todo computador considerado de marca (IBM, Compaq,...), viene con

software preinstalado conjuntamente con sus licencias o certificado de autenticidad, lo

que realmente no se ha cumplido en determinadas máquinas. Así por ejemplo en el

contrato #XXX, para la adquisición de computadores IBM Value Point, con la empresa

..., en la solicitud de compra, ni en la proforma de ..., tampoco en la factura y estudio

técnico-económico (anexo # 9.a), no se toma en cuenta este aspecto, puesto que no se

incluye ninguna referencia del software preinstalado. Además por la constatación

realizada, los computadores vendidos no contienen una versión de DOS propia del

fabricante (IBM DOS); en cambio tienen instalado una versión de otro fabricante

(Microsoft DOS), del que no se tiene licencia o certificado que indique que vino

preinstalado. Por el hecho de que el computador sea de marca IBM no implica el

derecho a usar el DOS y Windows, ya que en el mercado se venden computadores IBM

sin disco duro, y por lo tanto sin software, dando como resultado un menor precio y la

posibilidad de ponerle un disco duro y software de manera ilegal.

Igual caso se presenta en el concurso epistolar # 73-93(anexo 9.b), con la misma

empresa antes mencionada, al adquirirse un total de 10 computadores con disco duro,

excepto el modelo de computador IBM Value Point 425SX que se cotizó con software

incluido: DOS 5.0 y Windows 3.1 (anexo # 9.b ). Dentro de este mismo pedido se han

adquirido computadores sin disco duro, para posteriormente comprar los discos duros,

los cuales no incluyen ningún tipo de licencia o software preinstalado, por lo que en

todas las máquinas que se compraron e instalaron los discos duros posteriormente, se

carece de licencia de uso de DOS y Windows (en los que tenga instalado).

Pág N°8

Otro ejemplo contrario al sucedido con ..., es el contrato #...-94 USI, con la empresa ...

Cía. Ltda., la cual si hace constar en la proforma el software preinstalado: DOS 6.1 y

Windows 3.1. En la constatación se comprobó que los computadores conservan la

versión cotizada, aunque en la solicitud de compra y estudio técnico-económico no

contempla como punto de análisis el software preinstalado (anexo # 9.c).

Para aclarar este asunto con los proveedores, se solicitó, a algunos de ellos, un

certificado (anexo # 10) que ratifique si entregó o no con software preinstalado. Las

empresas .... y ... confirmaron que todos los computadores vendidos a la Empresa ...

fueron entregados con software original, dependiendo del modelo para que incorporen

DOS y/o WINDOWS u otros programas. La empresa ... respondió que ciertamente los

fabricantes envían software preinstalado, pero no certifica que sus máquinas fueron

enviadas con ese software.

En las últimas adquisiciones realizadas se puede constar que en las proformas y estudio

técnico se describe el software preinstalado.

2.b Con respecto a las licencias existentes, sin contar las que vienen en el software

preinstalado se tiene los siguientes programas originales:

TABLA #2 Software Original Instalado de la XYZ

sin contar con los programas Preinstalados

y sistemas de información (aplicaciones)

Nombre del Software

Proveedor

Adminis.

#Lic

Observaciones

AutoCad DOS

Sistemas

... y USI

(1)

4

ver 12

Pág N°9

(1)

AutoCad Windows

DOS

...

1

Actualización a v.13

Symphony

USI

1

Actualización a v. 2.2

Process Charter Windows

DIFI

1

ver 1.01

MSOffice Profesional

(WORD, EXCEL, Power

Point, Access)

...

...

1

ver 4.2

Visual Basic

...

...

2

ver 3

Código de Barras

DIFI

1

programa de

evaluación(con costo)

WordPerfect Windows

…

USI

41

ver 6.1, no está

completo

WordPerfect DOS

…

USI

5

No entrega proveedor

Quattro Pro Windows

...

USI

70

ver 6.0

Perfect Office

…

USI

1

ver 3.0

Norton Utilities

...

USI

1

ver 8.0

Norton Antivirus para Red

..

USI

25

ver 2.0

FoxPro DOS

...

USI

5

ver 2.6

Norton Commander

...

USI

1

ver 4.0, no entregado,

ni reportado *

Pág N°10

CorelFlow Windows … USI 1 ver 8.0, no reportado

QPRO DOS

...

USI

5

ver 5.5, no entregado,

ni reportado *

Visual FoxPro Windows

...

USI

5

ver 3.0 **

Visual FoxPro Profesional

Windows

...

USI

5

ver 3.0 **

FoxPro para DOS

...

USI

1

ver 2.0

Datos obtenidos en el inventario y según indicaciones de los responsables de los programas.

* No constan en el listado entregado por la USI (memorando USI N° XXX)

** En el contrato de adquisición (XXX) se compra FOXPRO 2.6 para Windows, y se entrega Visual

FoxPro, lo cual es aceptado por la USI. Verbalmente el Sr... indicó que estos paquetes ofrecen mayores

ventajas para la empresa y que el proveedor indicó que la versión solicitada está discontinuada y que la

entregada es más actual y de mayor valor.

Según el literal 2.a, la Empresa cuenta con software original en determinadas máquinas

en lo que respecta a DOS Y WINDOWS, lo que no se podría comprobar al no existir

ningún registro o control por parte de la unidad encargada. También, existen máquinas

que vinieron con su software original, pero con el tiempo fueron actualizadas; por

ejemplo, un computador que vino preinstalado con IBM DOS 5.0, actualmente tiene

instalado MS DOS 6.20, siendo necesario para este cambio una licencia de

actualización (upgrade), lo que nunca se ha realizado, y por lo que no tendría

responsabilidad el proveedor.

2.c También se revisó los diskettes, CD's(discos compactos) y manuales que están a cargo

de cada usuario, notándose que pocos usuarios tienen a su cargo los mismos, siendo

Pág N°11

muchos de ellos manejados por la USI. En la mayoría no son entregados a la persona

responsable del computador, y tampoco existe el responsable de los paquetes no

entregados. En caso de los usuarios que tienen los paquetes, en especial de los equipos

IBM y Compaq Prolinea, no tienen registrado a su cargo los manuales y diskettes,

según datos obtenidos en los archivos magnéticos del departamento de Inventarios.

2.d Para generar una idea más exacta del costo que tendría que pagar la empresa o los

responsables por todo el software pirata que se tiene instalado, se asignó valores

referenciales a cada programa, según datos de revistas de computación, lista de precios

de proveedores, entre otras, obteniéndose un valor de 190.000 dólares; es decir

aproximadamente 613'000.000 sucres, sin contar las demandas y equipos incautados

que se pudieran producir en caso de una auditoría externa de software.

3. De la responsabilidad asignada por el gerente

- El 18 de Abril de 1996, con memorando GG-96 #:..., el Ing. ..., Gerente General, emite

una disposición que dice textualmente "se prohibe a los empleados realizar copias no

autorizadas de software. Los funcionarios de la empresa que estén a cargo de un

computador, serán los únicos responsables de los programas que estén instalados

en los mismos", que no se la cumple, por las siguientes razones:

- Existe aproximadamente un 70% de empleados que no tienen conocimiento de la

disposición, según respuesta de los usuarios analizados.

- Existe un 100% de los equipos revisados que no han cumplido con la disposición, ya

que aun tienen software no autorizado, esto incluye también a todos los equipos de la

Unidad de Sistemas de Información.

Pág N°12

- No existe un compromiso formal con cada funcionario, que indique cuales son los

programas que se hace responsable y las sanciones a las que se puede hacer acreedor

por no sujetarse a las normas.

- Parte del personal desconoce el software que tiene instalado en sus computadores, ya

que se limita mediante un menú a entrar a sus programas básicos, sin tener la

posibilidad de acceder a otros programas por tener clave de salida del menú, o no saber

manejarlos. Por lo que los empleados ubicados en este punto indican que "no se

pueden hacer responsables de algo que no conocen y que no saben que tienen".

Además no pudieron informar si sus máquinas vendrían con software preinstalado o no.

- Las licencias adquiridas no cumplen con las necesidades existentes, lo que se puede

constatar en el inventario realizado en esta auditoría (ver anexos del 1 al 5).

- En los computadores existen aplicaciones que fueron desarrollados en hoja electrónica

o en base de datos, por lo que se requiere un programa de Symphony, FoxBase o

FoxPro, pero si se retira estos programas por no contar con autorización, las

aplicaciones se verían paralizadas.

- El software original que se adquirió: WordPerfect y QPRO, están recién en proceso de

instalación, es así que hasta la fecha de finalización del inventario estuvieron

instalados 32 computadores con QPRO para Windows, y ningún computador con

WordPerfect para Windows por la falta de algunos de los diskettes que no vinieron

incluidos en el paquete, así como por falta de tiempo del personal de la USI.

4. De los contratos XXX, YYY

4.a Del cumplimiento de los contratos

Pág N°13

Los contratos fueron firmados el 11 de marzo de 1996 y el 29 de febrero de 1996,

respectivamente, de los cuales se comprobó que en la entrega de los items existe un

alto grado de incumplimiento por parte de los proveedores, ya que han transcurrido

más de 100 días, después de la fecha máxima, para entregar en su totalidad los

programas adquiridos. Como la parte del software que falta entregar es de bajo costo,

comparando con los ya entregados, las multas son relativamente bajas por lo que nunca

o difícilmente se llegue a cumplir con la cláusula décimo primera de los contratos. Por

esta larga espera, es justificada, según la indicación del Sr. ..., encargado de la

administración de los contratos por parte de la USI conjuntamente con compras,

porque se perdería todo el tiempo que se ha demorado para la adquisición.

Referente al contrato 4040-96, la fecha de entrega del anticipo fue el 21 de marzo/96,

con un plazo de 15 días calendarios, realizado con la empresa XXX. Se le ha

concedido una espera de 30 días para la entrega de los programas, por parte de la Eco.

..., directora de Finanzas, como se indica en el oficio XXX, debido a que la causa

principal es que los programas se encontraban discontinuados, lo que realmente es

cierto, pero en ese caso no debía haberse cotizado por parte del proveedor si no estaba

seguro de la existencia del paquete. Además, en cualquier caso lo que requiere

primordialmente la empresa son las licencias de uso, que en definitiva es un certificado,

así para legitimizar el software instalado.

Del contrato XXX, firmado con la empresa ..., se presenta que igualmente no puede

entregar determinados paquetes por las mismas razones que expone la empresa XXX..

4.b El preestudio técnico para la adquisición del software

Según datos solicitados a la USI, está unidad presenta los justificativos (memorando

USI # XXX del 1 de agosto de 1996 ), indicando que el estudio se lo realizó en el mes

Pág N°14

de junio y julio de 1995, de lo cual se generaron las necesidades de la adquisición.

Aunque realmente, no refleja las necesidades actuales, ni las que se presentaron a la

fecha del estudio, de acuerdo a las siguientes razones:

- Se adquirieron 5 licencias de WordPerfect 6.0 para DOS, siendo realmente la necesidad

de aproximadamente 35 licencias, ya que existe ese mismo número de computadores

que pueden cargar el programa y que requieren de un procesador de palabras, ya que

los computadores no pueden correr el programa WordPerfect 6.1 para WINDOWS

puesto que existen 81 computadores con 4 Mb o menos memoria RAM, en vista de que

son computadores con 1 a 4 Mbytes de RAM, y esa versión para Windows requiere de

8 Mbytes de memoria RAM como mínimo; además existen 3 computadores que tienen

menos de 1 Mbyte de memoria RAM y que requieren del programa, por lo que en estas

máquinas sólo se carga WordPerfect 5.1 para DOS, necesitándose 3 licencias de este

programa para que funcionen en estos computadores. Esto se ratifica en la misma

información proporcionada por la USI (memorando Ref. USI N°ΞΞΞ), que indica

textualmente "El resultado que se obtuvo se basó en el alto porcentaje de computadores

con procesadores menores a 386 los que no permitían un trabajo efectivo en el

ambiente Windows". Dando como resultado la adquisición de las licencias una

solución esporádica y parcial.

- El mismo caso se presenta con el programa QPRO, que se han adquirido 5 licencias de

QPRO 5.5 para DOS, necesitándose 36 licencias, por el mismo caso expuesto con

WordPerfect; además se adquieren 70 licencias de QPRO para Windows, contándose

en la Empresa con 66 computadores con la capacidad de cargar este programa. Además

no todos los 66 computadores necesitan de hoja electrónica QPRO.

- En el informe presentado por la USI (memorando Ref. USI No ...), se indica que

algunos de los factores que influenciaron en la compra de esos paquetes fue el tratar de

Pág N°15

unificar los lenguajes y programas que se están utilizando en la Empresa, y porque se

venía dando capacitación referente a QPRO y WordPerfect para DOS, de lo cual se

puede puntualizar lo siguiente:

- Al pasarse a un ambiente diferente, es decir de DOS a Windows, implica que

los programas presentarán muchos cambios, es así que al comparar las opciones

de los menúes del programa QPRO para Windows con QPRO para DOS, no

existe, prácticamente ningún parecido. Por otra parte, se requiere que se tenga

un conocimiento previo de manejo de Windows, por lo que la capacitación

realizada para aplicaciones DOS, no implica que los usuarios podrán

desempeñarse óptimamente en un nuevo ambiente. También, existe un menor

porcentaje de usuarios que conozcan el ambiente Windows.

- Con respecto a la unificación, es correcto que exista un estándar de programas a

usarse, ya que el programa Symphony, que tenía la función de procesador de

palabras, hoja electrónica y base de datos, ha sido y está siendo sustituido por

WordPerfect y QPRO para DOS, y por aplicaciones desarrolladas en FoxPro y

Access, lo que hasta la fecha no se ha concluido, lo que se refleja en el número

de programas Symphony instalados, 74 copias, de los cuales aun se usan 42.

En caso de comenzar a actualizarse con aplicaciones en ambiente Windows, se

debía tomar en cuenta otros aspectos tales como:

* Bajo ambiente Windows, un mayor número de usuarios tienden a usar

Microsoft Office (Word para Procesador de Palabras, Excel para hoja

electrónica, Power Point para presentaciones), por lo que existen 30

copias de este paquete instalados en la empresa, de las cuales 16 lo

utilizan para todas las tareas relacionadas a lo descrito.

Pág N°16

* Con respecto al fabricante de los programas QPRO Y WP, se debe

anotar que se tiene que acudir a subdistribuidores, los cuales se

contactan con sus distribuidores directos, y por último estos

distribuidores se contactan con el fabricante localizado en Estados

Unidos, lo que produce que el soporte sea lento y fuera de tiempo. Esta

situación queda demostrada en la adquisición del software, en vista de

que se adquirió QPRO y WP para DOS, y los proveedores lo cotizaron

y firmaron el contrato, para luego indicar que los programas están

discontinuados. En el caso de ... el paquete de WP para Windows, llegó

incompleto por error del fabricante, por lo que esta empresa solicitó los

diskettes faltantes, lo que hasta la fecha no ha sido entregado,

transcurriendo así más de 120 días, aduciendo que no es fácil

conseguirlos.

Otro detalle es que el fabricante no tiene licencias corporativas que

brinden menores precios y mayores ventajas. No existe en nuestro

medio centros de enseñanza autorizados y capacitados para dar soporte

del manejo de estos paquetes para Windows. WP Y QPRO para

Windows, no son paquetes que hayan sido calificados como los mejores

programas en sus categorías correspondientes, según documentación

especializada(anexo # 15). En nuestro medio y en especial en Cuenca,

la mayoría de empresas tales como ... han migrado a Microsoft Office,

lo que producirá que solo no haya la estandarización en la empresa sino

que no existirá la estandarización con las demás compañías con las que

se mantienen estrechas relaciones. Estas desventajas las podemos

resumir en el siguiente cuadro comparativo:

Pág N°17

CUADRO COMPARATIVO

WORD-EXCEL Vs WORDPERFECT-QPRO para Windows

CARACTERÍSTICA

WORD-EXCEL

para Windows 3.1x

WP-QPRO

para Windows 3.1x

Oficina del fabricante ubicada en el País

SI*

NO

Distribuidor directo en el País

SI

NO

Empresas autorizadas por el fabricante para la

capacitación en la ciudad

SI

NO

Capacitación brindada por la Empresa de los programas

NO

NO

Capacitación brindada por la Empresa de los programas

en ambiente DOS

NO

SI

Existencia previa de usuarios manejadores de los

paquetes en la empresa

SI

NO

Licencias Corporativas

SI**

NO

Calificados como los mejores programas

SI***

NO

Programas altamente difundidos en nuestro medio

SI

NO

Versión para Windows 95 (aplicaciones 32 bits)

SI

NO

Requerimientos mínimos de memoria RAM

4 Mbytes

8 Mbytes

* Permite dar soporte directo al usuario mediante su departamento de servicio al cliente en la ciudad de

Quito.

** El fabricante proporciona licencias corporativas llamadas MOLP (Microsoft Open Licence Pack) en las

cuales dependiendo del número de paquetes que se adquiera existirá un descuento proporcional, y

Pág N°18

además brindará la posibilidad de licencias de mantenimiento, es decir que, por un valor mínimo, toda

nueva versión que salga en al mercado, será automáticamente actualizada en la empresa, al igual que

licencias MOLP de actualización (upgrade).

*** Datos obtenidos en la Revista PC Computing, del mes de junio y julio de 1995, mayo y junio de 1996.

(anexo # 15)

5. Del uso de los computadores

5.a Según datos del inventario se puede notar que los computadores tienen almacenados

una gran cantidad de programas que en la mayoría no tienen ningún uso o utilidad, lo

que se puede observar en el anexo #3. En especial se puede observar una gran cantidad

de programas que corresponden a juegos, a más de que una parte de ellos vienen

preinstalados en los computadores recientemente adquiridos, dando como resultado el

ocupar un espacio en el disco duro, limitando los recursos de la máquina.

Parte de los programas instalados en los computadores son requeridos parcialmente,

con un uso poco frecuente, pero para facilitar el trabajo se mantiene una copia del

programa.

Otro inconveniente que se presenta en el uso de los computadores, es que se encuentra

en una misma máquina varias copias del mismo programa (anexo #13), siendo la

mayoría innecesarios o en otros casos se debería tener máximo otra copia de respaldo

dentro del disco duro. Lo más crítico se presenta en los programas XXX, XXX y XXX,

que son sistemas ubicados en el servidor RS/6000 de la red Netware, y que según su

objetivo debía ser un programa centralizado, para el acceso de diferentes estaciones de

trabajo, lo que realmente no está sucediendo, porque prácticamente existe una copia en

cada disco duro y directorio de los usuarios que utilizan los programas, requiriendo de

un gran espacio de disco.

Pág N°19

También, un significativo problema se presenta en la existencia de aplicaciones o

sistemas de información que no tienen ninguna relación con la empresa (anexo #4), las

que pueden generar grandes conflictos con sus autores, ya que en la mayoría son de

creación local. Según la revisión ,estos programas no presentan movimientos actuales,

aunque si de fechas anteriores, lo que permite deducir que fueron utilizados o que

solamente se los copió para un respaldo del usuario, a excepción de otras aplicaciones

que han sido desarrolladas por extrabajadores de la Empresa. Otro punto deficiente es

que la mayoría de estas aplicaciones se encuentran localizadas en el servidor Netware,

por lo que no se puede responsabilizar a la persona que está asignado el equipo, sino

que la responsabilidad será del usuario que tenga almacenado en su directorio de la red.

5.b Se solicitó a las unidades principales que han adquirido el software de la Empresa los

justificativos del uso y compra del que tienen a su cargo, es así que la Dirección de

Distribución, con memorando ... ..., indica en especial de los programas utilizados por

el departamento de análisis y registro, pero no de otros departamentos, tales como:

paquete de Visual Basic que tiene a cargo el Ing. XXX, Novell Lan Work Place a cargo

del Ing. ..., entre otros, según los datos obtenidos en el departamento de inventario, ya

que en el memorando de auditoría, se solicitó que se presenten también los otros

programas que no se encontraren en la lista enviada, demostrando que la dirección no

es conocedora total de los programas adquiridos. También se comprueba que no ha

existido un estudio técnico previo para la adquisición de determinados programas, por

lo que no tienen la aprobación de la Unidad de Sistemas que debe actuar en el control

previo en todo lo que tenga que ver con computación. La dirección también se ha

convertido en una unidad para desarrollar aplicaciones, lo que no es el objetivo del

área, aunque por circunstancias obligatorias muchas de las áreas se han convertido o se

están convirtiendo en lo mismo.

La Unidad de Sistemas de Información adquiere software para desarrollar base de

Pág N°20

datos, tal como FoxPro para DOS Y Windows, en un total de 15 licencias, mas la

licencia de FoxPro 2.0 (que debía ser realizada un upgrade), por lo que se tiene 5

licencias de Visual FoxPro para Windows, 5 licencias de Visual FoxPro Profesional

para Windows (paquete para obtener programas ejecutables .EXE), y 6 licencias de

FoxPro para DOS. Analizando el número de programadores existentes en la unidad (un

total de 7), y suponiendo que todos estén desarrollando aplicaciones para PC en el

mismo momento, lo cual no es lógico ni conveniente, por tener gran cantidad de

programas bajo el AS/400, y que implicaría que nadie esté utilizando el programa

GENEXUS, quedaría sobredimensionado las licencias, a no ser que se distribuyera a

otras áreas para que desarrollen, lo cual implicaría muchos aspectos y de lo cual la

Unidad de Sistemas no está de acuerdo en realizarlo por ser la unidad encargada de

ello.

El Visual FoxPro es un paquete que por el mismo hecho de ser actual, implica nuevos

fundamentos. Este programa es un software orientado a objetos, lo que implicará que

el personal de la USI tendrá que adaptarse a la nueva filosofía del software. Lo que

significa que hasta que se inicie el desarrollo de las aplicaciones de la Empresa, lo mas

posible es que los programas queden obsoletos y muchos de ellos no serán utilizados.

Dentro de la compra de FoxPro para DOS, se debía adquirir, un paquete de FoxPro con

Kit de distribución(distribution kit) o FoxPro Profesional para DOS, ya que existen 53

copias usadas de FoxBase y FoxPro, 99 en total, que en la mayoría solo son utilizadas

porque la aplicación los requiere, en cambio con este paquete las aplicaciones debían

ser transformadas en ejecutables (.EXE), evitando así la necesidad de tantas copias de

Fox.

Se adquiere por parte de la USI dos paquetes: Corel FLOW y Perfect Office, los cuales

se utilizan solamente para evaluación, según la indicación que consta en el memorando

USI Ref. N° 193, lo que no es tan lógico ya que se debió cumplir con los paquetes que

Pág N°21

realmente se requieren. La Empresa, además, adquiere una licencia y paquete del

software Process Charter, que es usado con el mismo fin del programa Corel Flow,

encontrando en la empresa 17 copias del mismo, que están instalados en algunos

computadores desde Diciembre de 1995. Con respecto a Perfect Office, este paquete

incorpora principalmente WordPerfect y QPRO para Windows, lo que ya se estaba

adquiriendo en el mismo contrato. Además existen software de evaluación, que

proporciona el fabricante para que lo prueben durante cierto tiempo, lo que confirma

nuevamente que no existe un enlace directo con el fabricante a través de los

proveedores.

La adquisición del programa Norton Utilities tiene total fundamento en su adquisición,

por la necesidad de un programa con esas características.

La empresa cuenta con acceso a Internet (dos licencias), lo que implicaría que la

Unidad de Sistemas de Información debe actualizar y mantener relaciones con los

fabricantes, sea por su dirección de correo electrónico o su dirección Web (WWW);

pero como se pudo notar en la contratación de software, no se refleja este tipo de

enlace, ya que en estas direcciones se puede solicitar al fabricante copias de evaluación

o realizar una copia de libre uso que proporciona el mismo, para así poder evaluar el

funcionamiento (performance) del software. También existen direcciones de revistas

informáticas que brindan las noticias de los últimos sucesos en computación.

La solicitud inicial de compra de la Unidad de Sistemas de Información para la

adquisición del software, estuvo orientada para centralizarse en la red Netware, lo cual

no se ha aplicado en ninguna forma. También se adquirió 25 licencias de Norton

Antivirus para red, lo cual si se justifica al existir 24 usuarios de la red, aunque en su

mayoría no son usuarios continuos y utilizan la red solo para almacenamiento de datos

y no de aplicaciones (en total 33 copias de software para estaciones de trabajo

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Netware). Cabe anotar que según la investigación realizada por parte de auditoría, se

comprobó que la red Netware presenta una velocidad de transferencia bien lenta, al

igual que el acceso a la información del servidor, con un tiempo muerto de

aproximadamente 5 minutos (tiempo que no realiza ninguna función, es decir paraliza

el funcionamiento de la estación de trabajo), lo que la Unidad de Sistemas no ha podido

definir técnica y exactamente el problema, lo que produce que la red Netware tenga un

mínimo uso.

La Empresa tiene dos licencias de Genexus, paquete que tiene como objetivo el agilitar

la creación de aplicaciones, reduciendo prácticamente todo el tiempo de programación,

ya que se define básicamente el diseño y requerimientos del sistema, y no exige de una

programación demorada y compleja. Cabe indicar que el personal de la USI fue

capacitado para el uso del mismo, teniendo que desarrollar una aplicación como

práctica del curso, lo que realmente no se refleja en su totalidad hasta la fecha. Es

así, por ejemplo, que se iba a desarrollar una aplicación de bienes de control, por lo

que el personal de la USI solicitó los datos necesarios para su desarrollo al

Departamento de Inventarios, pero, en definitiva se tuvo que acudir al desarrollo de

tesis para que se lo elabore. También se presenta demoras en las entregas de

programas tal como el caso que sucede con Sobretiempos, en el que la USI se

comprometió a entregar en un plazo de dos meses partiendo de la entrega del manual de

procedimientos, lo que ya se realizo hace más de dos meses por parte de nóminas. En

el departamento de Trabajo Social, no se ha dado ningún tipo de inicio de desarrollo

de las aplicaciones que esta área requiere.

6. Del control del uso del software y sus licencias

Para esta auditoría se intentó recopilar todas las licencias existentes, incluyendo del

software preinstalado, de lo que se obtuvo que están localizados en diferentes lugares y

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con diferentes usuarios, algunas de estas licencias se encuentran encajonadas, por lo

que no se pudo inventariarlas, además según indicación del Sr ..., sería innecesario.

En este momento existe una carpeta que almacena las licencias recientemente

adquiridas. No hay ningún registro del software preinstalado.

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CONCLUSIONES

1. Mediante la información de la tabla #1, y comparando con los resultados del cuadro

general, se puede deducir que el inventario realizado por la USI no refleja la realidad de

la Empresa.

2. De acuerdo a lo explicado en el texto del informe, se llega a los siguientes aspectos

significativos:

- Parte del software preinstalado de la impresa es ilegal, en especial de los

equipos vendidos por la empresa ....

- No existe licencias de actualización a nuevas versiones, en lo que respecta a

DOS y WINDOWS.

- Las empresas .. y ... Cía Ltda, certifican que todas las máquinas vendidas por

ellos incluían software preinstalado. La empresa ... no lo certifica.

- No existe un registro general de todas los paquetes y licencias de software

original que han sido adquiridos por la Empresa.

- No existe una persona que se responsabilize de los manuales, diskettes, CD's

y/o licencias que no son entregados al encargado de cada computador. Al igual

que no existe responsabilidad de algunos usuarios que tienen estos materiales,

así como tampoco han sido registrados por Inventarios.

- En caso de existir un proceso legal contra la empresa por el Software ilegal le

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tocaría pagar cantidades superiores a los quinientos millones de sucres,

sumando a esto las demandas e incautación de computadores.

3.

- La asignación de responsabilidades a cada usuario encargado del computador por parte

del gerente general es una disposición que prácticamente no se cumple, ni por la propia

Unidad de Sistemas de Información.

- En caso de que la Unidad de Sistemas de Información se encargara de crear y

administrar todas la aplicaciones de la Empresa, que podría crear un gran conflicto con

otras áreas, puesto que se han visto obligadas a desarrollar sus propias aplicaciones al

no existir un soporte inmediato y rápido para el desarrollo de los sistemas requeridos.

4.

- Las empresas ... y .. ., no han entregado parte del software adquirido, y que según los

mismos no se los podrá entregar, lo cual se produjo en mayor parte por la falta de un

buen soporte técnico, y en menor porcentaje por la falta de relación mas directa por

medio de Internet con los fabricantes de los programas a comprarse y la confianza

puesta a los proveedores en el cumplimiento de los contratos.

- Las multas resultan irrisorias para los vendedores, al ser montos pequeños de entregar y

que difícilmente llegan a representar el 5%.

- No existe ningún registro de entrega del software por parte del proveedor, y de la

recepción del mismo por parte de la unidad, es así que se comprueba en la fecha de

entrega por parte de ... (anexo # 10 ), y de la recepción (anexo #7), que indican que

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parte de la recepción se lo realizó el 4/04/96(4 de abril), siendo este día jueves santo,

por lo que no hubo ese día trabajo y en el registro de guardianía no constan ninguna

persona del proveedor o de la persona encargada de la USI para la recepción.

- Por parte del fabricante no se entregaron algunos diskettes de WordPerfect para

Windows, siendo esto no culpa directa de la empresa ..., por lo que se le había dado

más de 120 días para que pueda conseguirlos, lo que no se cumple hasta la fecha.

- No ha existido un estudio técnico, previo a la adquisición de software, que fundamente

los requerimientos de la Empresa por parte de la Unidad de Sistemas de Información

Simplemente las compras se han basado en criterios que no pueden formar parte de un

verdadero estudio técnico.

- La empresa está comprando software sin ningún control.

- La adjudicación del software a los proveedores se basó en especial en los precios y no

conjuntamente en el soporte técnico del mismo.

5.

- Los recursos de los computadores están sobrecargados con muchos programas

instalados que no son utilizados, o usados esporádicamente. Además, el software

preinstalado en su mayoría no es utilizado y resulta innecesario tenerlo en el disco duro,

donde los usuarios no utilizan sus ventajas o esas ventajas son requeridas en otras áreas

de la empresa.

- Existe una total desorganización de la información en varios computadores, siendo

almacenadores de varias copias de un mismo programa, archivos inservibles, en

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especial lo que se presentan almacenados en el computador RS/6000.

- La empresa cuenta con herramientas que no están siendo utilizadas para ningún fin

específico, mas que el de probarlos, existiendo copias sin costo para su evaluación.

- El servidor IBM RS/6000 es usado prácticamente como unidad de almacenamiento, y

no como un servidor de aplicaciones, en vista de que no brinda las facilidades, en

especial debido a la demora que produce trabajar con este equipo.

6.

- El control de las licencias existentes en toda la Empresa es realmente nulo, a excepción

de las recientes compras de software por parte de la Unidad de Sistemas de Información

que están siendo almacenadas en una carpeta.

- Las licencias del software preinstalados no son debidamente administradas, al no existir

una unidad que centralize ese manejo.

- Es obligación de la Unidad de Sistemas cumplir los términos de compra que regulen el

uso de programas adquiridos que vienen expuestos en cada licencia.

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RECOMENDACIONES

- El Jefe de la Unidad de Sistemas de Información tiene que arbitrar las medidas

respectivas con la finalidad de cumplir con los siguientes propósitos:

1. Realizar una revisión completa de todos los computadores de la Empresa ..., para

eliminar todos los programas innecesarios y/o no autorizados, la optimización y

revisión del estado del disco duro y la creación de una ficha individual por computador

para registrar sus características, software y responsable. Además se analizarán las

necesidades reales de software y de capacitación de cada usuario y que estén de acorde

a las funciones que desempeña.

2. Previo al eliminado de archivos, los usuarios deberán tener pleno conocimiento del

proceso a realizarse, para que puedan hacer sus respaldos de datos y procedan ellos

mismos a borrarlos. En caso de existir usuarios sin el conocimiento para realizar este

proceso, la unidad dará el soporte necesario para la depuración y respaldo de la

información.

3. Realizar un análisis profundo y sistemático de los requerimientos para la adquisición de

las licencias necesarias, incluyendo las de DOS y Windows.

4. La asignación de responsabilidades deberá ser revisada , para así poder asignar a la

persona que realmente maneja el computador. En caso de existir varios usuarios que

manejen el mismo computador, se compartirá la responsabilidad entre ellos. En caso

de usuarios de la red, cada uno de ellos se hará responsable de su directorio asignado,

en cambio el administrador se hará responsable de todos los demás directorios

incluyendo los de los usuarios que ya no laboran en la empresa.

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5. Todas las aplicaciones deberán ser transformadas en programas ejecutables, incluido las

que han sido desarrolladas en Symphony.

6. Posteriormente de la revisión, migración y adquisición del software, se procederá a

divulgar y suscribir el "memorando de compromiso" con las "políticas para gerenciar

el software" que fuere aprobado por el Directorio de la Compañía o el Gerente General.

7. Todo el personal a su cargo deberá cumplir y hacer cumplir las normas que se

enmarcan en las políticas de gerenciar el software

8. Crear un registro de todas las licencias de software, sean estos preinstalados o no.

9. Capacitar a todo el personal que utilice un computador, para que sea conocedor de las

políticas de gerencia del software.

10. Responsabilizar y entregar a cada usuario los manuales, diskettes y demás accesorios, a

excepción del manual técnico y de configuración, incluido sus diskettes, Además la

unidad deberá anotar la entrega en el registro de licencias.

11. Evaluar técnicamente todos los requerimientos de computación de la Empresa, con su

respectivo estudio completo, sin que esto implique que otras unidades tengan que dejar

de desarrollar sus aplicaciones. La unidad deberá tener conocimiento del desarrollo de

programas que se realiza en cualquier área y para que estas aplicaciones se conviertan

en ejecutables.

12. En caso de suceder una auditoría externa de software que produjera un proceso legal

contra la empresa, durante el proceso de legalización de software, la unidad será la

responsable hasta que los usuarios hayan firmado el compromiso de manejo de

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programas, lo que se tendrá que realizar de la manera más rápida, metodológica y

óptima en bien de la Empresa.

13. Como administradores de los contratos ...-96 y ....-96 y conjuntamente con compras y

el departamento legal, deberán tomar las medidas necesarias por incumplimiento para

la cancelación de los mismos. No se aceptará como entregado el programa WordPerfect

para Windows, aunque sea falla del fabricante y no del proveedor, ya que la empresa ...

debía entregarlos en un tiempo aceptable .

14. Crear un registro que certifique la recepción de equipos o software, y que sea aprobado

por su persona conjuntamente con el funcionario encargado.

15. Se deberá crear ordenes de trabajo y un registro para anotar las tareas que están

desempeñando el personal de la USI, dentro de la área o fuera de ella, lo cual implicará

cumplir los tiempos determinados en las órdenes.

16. Se llevará un registro de todas las aplicaciones de la empresa, en especial de las

desarrolladas por la USI, en las que se incluirán los tiempos de desarrollo, responsable,

área, departamento, herramientas a usar o usadas (software de desarrollo) y toda la

documentación relacionada con la aplicación.

17. El uso del Internet deberá dar soporte a todas las unidades que lo requieran, para lo cual

se debe dar conocimiento que se cuenta con ese acceso. Además se registrará los

ingresos realizados, la persona que ingreso, el objetivo y resultados del mismo. , todo

lo que constará en el reporte mensual de uso del Internet para poder revisar tiempos de

acceso, lugares ingresados y desde donde se ingreso.

18. La unidad deberá habilitar el control telefónico mediante la conexión del computador,

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el cual está detenido durante mucho tiempo, y que se utilizará también para el control

de acceso a Internet.

19. Realizar un estudio para optimizar el rendimiento del servidor RS/6000 y la razón de

los tiempos muertos que tiene la Red Netware..

20. Las aplicaciones que se requiera esporádicamente por los usuarios, deberán ser

localizadas en el servidor, para que sean asignadas temporalmente al usuario que los

requiera y se tenga el mínimo número de licencias. El administrador se encargará que

accedan a los programas dependiendo del número de licencias y que sean revocadas en

caso de no ser utilizadas.

21. El desarrollo de tesis relacionados con computación deberán ser manejados por su

unidad, conjuntamente con la unidad que lo requiera.

22. Capacitar al personal para el manejo de Windows, al igual que los principales

programas que funcionan en este ambiente.

23. Crear un plan de sistemas de información para todas las aplicaciones que requieren ser

migrados o ser desarrollados que indique el tiempo referencial a utilizarse, el

responsable, entre otras.

- El jefe de la Dirección de Distribución tiene que arbitrar las medidas respectivas con la

finalidad de cumplir con los siguientes propósitos:

1. Convertir sus aplicaciones desarrolladas por su unidad en ejecutables.

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2. Depurar sus aplicaciones, principalmente: XXX, XXX, XXX, que se encuentran

distribuidos en diferentes computadores, y que deberían estar centralizados en el

servidor, además dentro de este servidor se deberá manejar un programa principal y un

respaldo, para así no tener un gran número de copias y un desperdicio de espacio.

- El Asesor Jurídico tiene que arbitrar las medidas respectivas con la finalidad de cumplir

con los siguientes propósitos:

1. Revisar la responsabilidad que se asigna la empresa ... en su oficio enviado, para la

certificación de haber enviado todos los computadores con software preinstalado, y

poder tener un fundamento en caso de una auditoría externa y asignar a los

proveedores como responsables del software que vino preinstalado. (anexo # 10).

2. Tomar todas las medidas legales para la culminación por incumplimiento de los

contratos ...-96 y ...-96.

- El jefe de la Dirección de Finanzas tiene que arbitrar las medidas respectivas con la

finalidad de cumplir con los siguientes propósitos:

1. Toda adquisición referente a computación, exceptuando compras de costo menor,

deberán estar adjuntadas con el informe de estudio técnico-económico de la Unidad de

Sistemas de Información, es decir como requisito de aceptación de la solicitud para la

compra.

2. Registrar y comprobar todos los manuales, diskettes y accesorios que vienen en cada

computador, sea quien fuere la persona que se quede con ellos.

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3. Realizar una nueva selección de proveedores mediante un llamamiento público a las

empresas vendedoras de computadores y de software para que presenten toda la

documentación que sustente y que cumpla con los requerimientos de la Empresa.

Conjuntamente con la Unidad de Sistemas de Información se crearán las bases

necesarias para que califiquen como Proveedores. Según el número de seleccionados

dependerá posteriormente la cantidad de proformas a solicitarse.