AUDITORIA INTERNA: AUDITORIA FECHA ELABORACIÓN

DEPARTAMENTO DE RISARALDA Despacho del Gobernador

EVALUACIÓN INDEPENDIENTE

INFORME DE AUDITORÍA INTERNA

Versión: 3 Vigencia: 08-2013

Seguimiento Proyecto “Implementación de una ruta turística del centro occidente de Risaralda” Página 1

ASPECTOS GENERALES

OBJETIVO GENERAL

Auditar el PROYECTO DE IMPLEMENTACIÓN DE UNA RUTA TURÍSTICA DEL CENTRO OCCIDENTE DE RISARALDA, en las etapas de la planeación del proyecto, área financiera y gestión del mismo, para el periodo 2018. ALCANCE La auditoría se realizará para evaluar la planeación, el área financiera y gestión del proyecto de “Implementación de una ruta turística del centro occidente de Risaralda”, durante la vigencia 2018, de conformidad con los recursos asignados por el Fondo Nacional de Regalías. CRITERIOS Para la presente auditoría se toman como referentes, entre otros, los siguientes documentos:

AUDITORIA INTERNA: AUDITORIA INTEGRAL AL PROYECTO DE IMPLEMENTACIÓN DE UNA RUTA TURÍSTICA DEL CENTRO OCCIDENTE DE RISARALDA.

FECHA ELABORACIÓN: 28 de Noviembre de 2018.

DIRECTIVO RESPONSABLE: Héctor Fabio Álzate Bermúdez Asesor de Control Interno AUDITOR(ES): Ana Cristina Vinasco Vergara Jakeline Andrea Marín Hurtado Jose de Jesús Ardila Parra

DESTINATARIO: Diana Yaneth Osorio Bernal Secretaria de Desarrollo Económico y Competitividad. Juliana Pérez Moreno Directora Administrativa Gloria Milena Arango Contratista






- Ley 87 de 1993, por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones.

- Resolución 119 de 2006 Contaduría General de la Nación conciliación de la información.

- Resolución 357 de 2008, Contaduría General de la Nación “Por la cual se adopta el procedimiento de control interno contable”.

- Decreto 1499 de 2017 “Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública”, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015.

- Estatuto Orgánico del Presupuesto Ordenanza 077 de diciembre 4 de 1996. - Decreto 0982 19 de Septiembre de 2017, Por medio del cual se realiza una

modificación al decreto 0140 del 26 de Enero de 2017 por medio del cual se aprueba la apertura presupuestal del capítulo independiente del Sistema General de Regalías SGR correspondiente al bienio 2017-2018.

- Ordenanza número 006, “por la cual se adopta el plan departamental de desarrollo para el periodo 2016–2019, Risaralda verde y emprendedora, y se dictan otras disposiciones.

- Constitución Política de Colombia - Ley 80 de 1993 “Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación” y su

Decreto Reglamentario 2170 de 2002. - Ley 1150 de 2007, “Por medio de la cual se Introducen Medidas para la Eficiencia y

la Transparencia en la ley 80 de 1993…”. - Ley 1712 de 2014. - Ley 1474 de julio 12 de 2011,”Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer

los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”.

- Ley 1882 de 2018. - Decreto Ley 019 de 2012. - Decreto Ley 4170 de 2011. - Decreto 0316 de 05 Marzo de 2018 – Manual Interventor y Supervisión. - Decreto 0936 del 5 de septiembre del 2017 “Por medio del cual se adopta el Manual

de Contratación para el Departamento de Risaralda - Administración Central” - Decreto 1599 de 2013 MECI. - Decreto 1082 de 2015. - Ley 1499 del 2017 “Por medio de la cual se modifica el Decreto 1083 del 2015”. - Normatividad interna y externa aplicable al Proceso Contractual-Pos contractual en

el marco de las normas que rigen la materia. - Políticas de operación.






METODOLOGÍA:

- Diseño y aplicación de listas de verificación para entrevistas Responsables del Proceso.

- Diseño y aplicación de lista de chequeo para la revisión documental de contratos en las etapas contractual y poscontractual.

- Recopilación, revisión y análisis de la información suministrada por los entrevistados como evidencia.

- Socialización de los resultados de la auditoría mediante mesas de trabajo. - Entrega de informe preliminar - Análisis de contestación a los informes y posibles contradicciones a los mismos. - Entrega de informe final de auditoría.

DESARROLLO DE LA AUDITORIA

La oficina Asesora de Control Interno dentro del plan de acción de la vigencia 2018,

determinó la realización de la auditoria al PROYECTO DE “IMPLEMENTACIÓN DE UNA

RUTA TURÍSTICA DEL CENTRO OCCIDENTE DE RISARALDA”, en las etapas de la

planeación del proyecto, área financiera y gestión del mismo para el periodo 2018, de

conformidad con los recursos asignados por el Fondo Nacional de Regalías.

PRIMER OBJETIVO: PLANEACIÓN

A través del Desarrollo de auditoria se identificó que el proyecto nace en 2001, cuando el

Ministerio de Cultura convoca a los Departamentos de Antioquia, Caldas, Tolima, Quindío,

Risaralda y Valle del Cauca para iniciar el análisis, delimitación y aplicación de los criterios

del paisaje cultural cafetero Colombiano.

Donde los equipos fueron conformados por las delegaciones de las gobernaciones,

Corporaciones autónomas regionales, comités departamentales de cafeteros y

universidades como la Nacional (Sede Manizales), la universidad de Caldas, Quindío, la

Tecnológica de Pereira, la Católica Popular de Risaralda y la universidad del Valle; la

Federación Nacional de Cafeteros consolidó la información y la suministró al Ministerio de

Cultura , quien presentó el proyecto a la Organización de las Naciones Unidas para la

Educación, la Ciencia y la Cultura (UNESCO) y el 25 de junio de 2011 le otorgo estatus de

patrimonio cultural de la humanidad al Paisaje Cultural Cafetero Colombiano (PCC).

El 07 de Octubre de 2011, mediante Resolución No. 2079, se reconoce el Paisaje Cultural

Cafetero Colombiano (PCC) como patrimonio cultural de la nación y como bien inscrito en






la lista de patrimonio mundial de la Organización de las Naciones Unidas para la

Educación, la Ciencia y la Cultura (UNESCO), que consiste en un territorio compuesto por

zonas de especial interés arqueológico, histórico y cultural.

En el Acuerdo para la prosperidad número 43, del sector cultura realizado en la vigencia

2011 en Montenegro (Quindío), se definieron y priorizaron acciones, responsables y

cronogramas de ejecución, buscando “asegurar la sostenibilidad integral del paisaje cultural

cafetero con una implementación del plan de manejo”.

De acuerdo con la decisión 35 COM 8B, 43 del Comité de Patrimonio Mundial, la

Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura (UNESCO)

reconoce el valor universal del paisaje cultural cafetero.

A través de este proyecto el Departamento de Risaralda pretende implementar una

estrategia de desarrollo turístico en los municipios de: Apia, Pueblo Rico, Santuario, La

Virginia, Balboa, La Celia, Belén de Umbría, Mistrato, Guatica, Quinchia y Marsella con el

ánimo de contribuir a la conservación del paisaje cultural cafetero e impulsar un turismo

especializado como estrategia de desarrollo económico y competitivo en la región.

Es así como en el marco de la declaratoria de Risaralda como Paisaje Cultural Cafetero de

Colombia y considerando las metas y objetivos de la entidad departamental, es evidente

que el Departamento de Risaralda, tiene inmensas oportunidades turísticas, como

Departamento verde en el corazón de Colombia que se ha ido consolidando como destino

de turismo de naturaleza, turismo de salud y de bienestar, turismo cultural y de patrimonio y

turismo de negocios, en el cual once (11) de sus catorce municipios hacen parte del

Paisaje Cultural Cafetero, declarado patrimonio de la humanidad por la Organización de las

Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura (UNESCO).

Teniendo en cuenta lo anteriormente descrito, la Secretaria de Desarrollo Económico y

Competitividad formulo proyecto denominado “Implementación de una ruta turística en el

centro occidente del Departamento de Risaralda”, el cual fue viabilizado, validado y

aprobado por el órgano Colegiado de Administración y Decisión (OCAD), mediante el

Acuerdo 039 del 17 de Agosto de 2017.

El proyecto, dentro del Plan de Desarrollo se encuentra como: “Risaralda Verde y

Emprendedora”, Programa del PND 53401 “Turismo como motor de desarrollo regional”,

PROGRAMA No. 22 “RISARALDA DESTINO DEL PAISAJE CULTURAL CAFETERO,

COMPETITIVO Y SOSTENIBLE SUBPROGRAMA Nº 22.1 RISARALDA CON

INNOVADORES Y CREATIVOS PRODUCTOS TURÍSTICOS, CUYO PROPÓSITO ES

FORTALECER LA OFERTA TURÍSTICA DEL DEPARTAMENTO CON PRODUCTOS

COMPETITIVOS E INNOVADORES.SUBPROGRAMA No. 22.2 OFERTA TURÍSTICA Y

RECURSO HUMANO COMPETITIVO”.






Y en los Planes de Desarrollo Distritales o Municipales descritos así:

- Plan de Desarrollo Apia Somos todos 2016-2019"

- Plan de Desarrollo Balboa "Porque Balboa somos todos 2016-2019"

- Plan de desarrollo Belén de Umbría "Juntos Somos más 2016-2019"

- Apia: Desarrollo Turístico el cual prevé la estructuración de un programa de

aprovechamiento del Paisaje Cultural Cafetero.

- Belén Programa 9. Juntos por Belén turístico Subprograma 9.1 Belén Turístico y

Cafetero

- La Virginia: desplegando su potencial turístico.

De acuerdo a la ficha EBI, lo que se plantea es el bajo desarrollo de la oferta turística en los

municipios del departamento de Risaralda, está asociado a la falta de sensibilización en

cultura turística de sus habitantes; la débil promoción y comercialización de servicios y

productos turísticos en los municipios, también se presenta por la baja inversión de

recursos públicos para la recuperación y sostenibilidad del patrimonio del paisaje cultural

cafetero y turístico en las zonas con potencial de desarrollo de actividades turísticas. A esto

se suma las deficiencias en las estrategias para la formación y capacitación de los

prestadores que permitan aumentar la legalidad del desarrollo empresarial y la calidad de

los servicios de demanda turística en la región. No se observan para ninguno de los

municipios en donde se desarrolla la problemática, la organización o definición de rutas

turísticas que permitan aumentar promoción y comercialización de los atractivos turísticos

en los municipios.

Identificación del problema o necesidad:

Tabla 1. Identificación del problema proyecto de implementación de una ruta turística

del centro occidente de Risaralda.

DIRECTO INDIRECTO

Baja intervención para embellecer el entorno paisajístico

como aporte a la sostenibilidad del patrimonio público

cultural urbano y rural municipales

Baja participación del turismo en la economía regional.

Bajo nivel de implementación de herramientas de

planeación de la oferta turística desde los componentes de

competitividad y promoción.

Fuente: Metodología General de Formulación






EL OBJETIVO GENERAL- PROPÓSITO:

“Fortalecer el desarrollo de la oferta turística a través de la implementación de una ruta

turística en los municipios del Centro Occidente del departamento de Risaralda”.

Indicadores que miden el objetivo general:

Tabla 2. Indicadores que miden el objetivo General del proyecto implementación de

una ruta turística del centro occidente de Risaralda.

Nombre del Indicador Unidad de medida Meta

Municipios fortalecidos desde el área de

competitividad y promoción en el sector

turismo.

Número 11


OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

Consolidar la cultura popular del Paisaje Cultural Cafetero a través del embellecimiento del entorno paisajístico en 11 Municipios del Departamento de Risaralda.

Impulsar los productos y servicios turísticos en 11 Municipios del Departamento de Risaralda para el fortalecimiento de la planeación territorial de la oferta turística.

Gestionar estrategias de desarrollo económico para la articulación con entidades público-privadas.

Tabla 3. Determinación de los objetivos, productos y actividades del proyecto

implementación de una ruta turística del centro occidente de Risaralda.

OBJETIVOS PRODUCTOS ACTIVIDADES

Consolidar la cultura popular del Paisaje

Cultural Cafetero a través del

embellecimiento del entorno paisajístico en

11 Municipios del Departamento de

Risaralda

Municipios con acciones para fortalecer el

turismo y embellecimiento del entorno

paisajístico en medio de la cultura popular

contemporánea

1-Enlucimiento de 4523 fachadas dentro de

la ruta turística urbana y/o rural en cada

uno de los municipios integrantes de la ruta

turística; comprendida en los municipios de

Apia, Pueblo Rico, Santuario, la Virginia,

Balboa, la Celia, Belén de Umbría, Mistrato,

Guatica, Quinchia y Marsella.

2. Fortalecimiento a la ornamentación y

paisajismo de los 11 municipios

Beneficiarios.

3. Reemplazo de 660 avisos y tableros en

establecimientos comerciales acordes a la






arquitectura de Paisaje Cultural Cafetero en

los municipios Beneficiados

Impulsar los productos y servicios turísticos

en 11 Municipios del Departamento de

Risaralda para el fortalecimiento de la

planeación territorial de la oferta turística.

Servicios de asistencia técnica y

acompañamiento productivo empresarial

-Capacitación de 80 intérpretes del

patrimonio ( Storytelling) en los municipios

de Apia, Pueblo Rico, Santuario, la Virginia,

Balboa, la Celia, Belén de Umbría, Mistrato,

Guatica, Quinchia y Marsella.

-Estrategia de Posicionamiento turístico

con publicidad, marketing, plan de medios

(Free Press, web, Vallas), fortalecimiento y

articulación marcas existentes (marca país

y PCC), videos promocionales, agencias de

turismo, internet, promoción en Peajes,

Aeropuertos, misiones comerciales para el

posicionamiento turístico.

-Fortalecimiento a la producción de

actividades culturales, artísticas y/o

creativas que visibilizan y hacen tangible la

cultura cafetera generadora de turismo.

-Fortalecimiento de la atención al turista

(Hoteles, restaurantes, comercio)

construcción y aplicaciones de planes de

mejoramiento y creación de capacidades.

-Fortalecimiento de la oferta turística

diferenciada en los municipios de Apia ,

Pueblo Rico, Santuario, La Virginia, Balboa,

La Celia, Belén de Umbría, Mistrato,

Guática, Quinchía y Marsella.

-Fortalecimiento de los productos turísticos

del paisaje cultural Cafetero para el

Departamento de Risaralda.

-Fortalecimiento técnico- comercial a

establecimientos con productos y servicios

con alto potencial de venta al turista, como

son productos bandera artesanal,

agroindustrial, gastronómico y cafés

especiales, promoviendo la creación de

productos diferenciados talleres y concurso

para la creación del plato, bebida y postre

típico, incentivando Los saberes culinarios

o la gastronomía, representados

fundamentalmente por el tipo de comida

(“paisa” o “montañera”).

-Proceso de interventoría integral durante

el tiempo de ejecución del proyecto para

garantizar el correcto funcionamiento y

cumplimiento del objetivo.

-Procesos de gestión operacional para el

desarrollo del proyecto.

-Promoción del turismo responsable y la

seguridad turística. Adquisición y dotación

de carpa de promoción de turismo

responsable y seguridad turística, logística.

-Señalización de los corredores turísticos

con demarcaciones que promocionen los

productos turísticos de los municipios






beneficiarios acorde al manual de

señalética del Paisaje Cultural cafetero


A continuación, se desarrollan y verifican cada uno de los objetivos planteados en el plan de auditoría: SEGUNDO OBJETIVO: EVALUAR EL ÁREA FINANCIERA DEL PROYECTO. Al realizar seguimiento al desarrollo y planeación financiera del proyecto de “Implementación de una ruta turística en los municipios del Centro Occidente del departamento de Risaralda”, encontramos que el Comité de Patrimonio Mundial y la Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura (UNESCO) reconocieron el valor universal del paisaje cultural cafetero, donde Risaralda tiene inmensas oportunidades turísticas a través de once (11) de sus catorce municipios, los cuales conforman el paisaje cultural cafetero y donde el Plan de Desarrollo Departamental (2016-2019) “Risaralda Verde y emprendedora” dentro del programa Nº 22 Risaralda destino del paisaje cultural cafetero, competitivo y sostenible. Se ha evidenciado que después de dicha aprobación el Departamento de Risaralda formuló el proyecto a través de la Secretaría de Desarrollo Económico y competitividad denominado “Implementación de una ruta turística en el centro occidente del Departamento de Risaralda”, el cual fue viabilizado, validado y aprobado por el órgano Colegiado de Administración y Decisión (OCAD), mediante el acuerdo 039 del 17 de Agosto de 2017. Donde dicho proyecto pretende implementar una estrategia de desarrollo turístico en los municipios de: Apia, Pueblo Rico, Santuario, La Virginia, Balboa, La Celia, Belén de Umbría, Mistrato, Guatica, Quinchia y Marsella con el ánimo de contribuir a la conservación del paisaje cultural cafetero e impulsar un turismo especializado como estrategia de desarrollo económico y competitivo en la región. El proyecto fue formulado mediante Código BPIN: 2016000040033, donde se contempla una población afectada de 38.500, según fuentes de información de las proyecciones de las alcaldías y municipios afectados y los cuales pertenecen al área rural y urbana de los mismos y donde el propósito principal es fortalecer el desarrollo de la oferta turística a través de la implementación de una ruta turística en los municipios del Centro Occidente del departamento de Risaralda.






Dentro del desarrollo del proyecto se evidencia en el módulo de preparación de la alternativa de solución, la relación de los productos donde se encuentra: actividades con el respectivo costo de inversión, el valor total del proyecto de Siete mil setecientos veinticuatro millones doscientos noventa y siete mil ochocientos cuarenta y siete pesos M/cte. ($ 7.724.297.847) y donde se detalla en los beneficios de ingresos para la vigencia 2019, un valor de Siete Mil Novecientos Treinta y Cinco Millones Seiscientos Noventa Mil Pesos M/cte. ($ 7.935.690.000).

En el flujo de caja del proyecto se observa que se utilizó una tasa interés de oportunidad del 6.17% la cual fue tomada del DTF actual al momento de su elaboración (24/03/2017), cumpliendo con lo estipulado en la formulación del DNP obteniendo el siguiente comportamiento:






Tabla 4. Costo de Oportunidad del proyecto

Tasa de Oportunidad

Justificacion de la tasa de

oportunidad

Año 0 (2017) Año 1 (2018) Año 2 (2019)

Amortizacion de creditos

Costos de inversion 6.323.055.491,50 1.196.336.293,50 204.906.062,00

Costos de operación

Costos de preinversion

Creditos

Flujo Neto de Caja 6.323.055.491,50 - 1.196.336.293,50 - 7.730.783.938,00

Ingresos y beneficios 7.935.690.000,00

Intereses Creditos

Valor de Salvamento

Costo de Oportunidad

Flujo de Caja

6,17%

DTF Actual al 24 marzo 2017

Fuente: Formulación del Proyecto de implementación de una ruta turística Del centro occidente de Risaralda

En la auditoria se realiza un análisis de las actividades versus la contratación realizada para la vigencia 2018, donde se identificó un valor de ejecución de: Cinco Mil Quinientos Treinta y Seis Millones Seiscientos Veintisiete Mil Doscientos Ochenta y Cuatro Pesos M/cte. ($ 5.536.627.284) los cuales fueron corroborados con el presupuesto del Departamento y efectivamente corresponden a los valores registrados. En la tabla Nº 5. Se encuentra el comparativo del presupuesto de las actividades del proyecto versus la ejecución contractual.






Tabla Nº 5. Cuadro Comparativo Presupuesto del proyecto por actividades versus ejecución contractual.

Nº Actividad Valor REGALIAS CONTRAPARTIDA

MUNICIPIOS Nº Contrato OBJETO RP

RP

REGALIA

S

Valor

1

Capacitación de 80 interpretes del patrimonio (

Storytelling) en los municipios

de Apia, Pueblo Rico, Santuario, la Virginia, Balboa,

la Celia, Belén de Umbría,

Mistrato, Guatica, Quinchia y Marsella.

144.000.000 144.000.000 1308

Prestación de servicios para el

desarrollo del proyecto denominado:

Implementación de una ruta turística

en el Centro-Occidente del

departamento de Risaralda

4132

8618 144.000.000,000

1308





departamento de Risaralda

4127 8118 1.062.782.500,000

1456

Suministro de pintura y demás

elementos necesarios para realizar la

actividad de intervención de

fachadas a través del color del

componente de enlucimiento de

fachadas del proyecto denominado

"Implementación de una ruta

turística en el centro de occidente en

el departamento de Risaralda" 5436 9418 871.600.000,000

3Fortalecimiento a la ornamentación y paisajismo de

los 11 municipios

beneficiarios

476.200.000 366.200.000 110.000.000 1308





departamento de Risaralda 4127 8118 307.900.000,000

4

Reemplazo de 660 avisos y tableros en

establecimientos comerciales acordes a

la arquitectura de Paisaje Cultural Cafetero en los

municipios Beneficiados

398.200.000 376.200.000 22.000.000

5Promoción del turismo responsable y la seguridad

turistica; Adquisicion y

dotación de carpa de promoción de turismo

responsable y seguridad turistica,

logistica.

40.000.000 40.000.000

1276

"Adquisición de equipos

tecnológicos requeridos por la

secretaría de desarrollo económico y

competitividad en la ejecución del

proyecto denominado

implementación de un ruta turística

en el centro- occidente del

departamento de Risaralda" 3838 7518 5.000.000,000

+

Señalización de los corredores turísticos con

demarcaciones que promocionen

los productos turísticos de los municipios

beneficiarios acorde al manual de

señaletica del Paisaje Cultural cafetero

382.940.000 382.940.000

1.190.245.414 1.190.245.414

966

Prestación de servicios profesionales

para diseñar y desarrollar

campañas,estrategias y acciones

comunicativas requeridas para la

promoción y divulgación del

proyecto "Implementación de una

ruta turística del Centro-Occidente

en el Departamento de Risaralda" a

ejecutar por la Secretaría de 1187 3018 41.800.000

1111


como comunicadora social-

periodista, para realizar las

actividades de divulgación y

promoción, y gestión social del

proyecto denominado


turística del Centro-Occidente en el

Departamento de Risaralda" a

ejecutar por la Secretaría de

Desarrollo Económico y

Competitividad de la Gobernación de

Risaralda 1346 3418 50.160.000

1140


en la Secretaría de Desarrollo

Económico y Competitividad para

apoyar la ejecución de las actividades

de conceptualización, diseño,

estrategia de comunicación y

promoción en el proyecto

denominado: "Implementación de

una ruta turística del Centro-

Occidente en el Departamento de

Risaralda" 1338 3618 50.160.000

1382

Prestación de servicios para

desarrollar la estrategia de


proyecto denominado


turística en el Centro-Occidente del

departamento de Risaralda" 4586 9118 950.000.000

8

Proceso de interventoria integral durante el tiempo

de ejecucion del proyecto

para garantizar el correcto funcionamiento y

cumplimiento del objetivo.

400.000.000 400.000.000

1348

Realizar la interventoría integral del

proyecto denominado:




9

Fortalecimiento de la atención al turista (Hoteles,

restaurantes, comercio)

construcción y aplicaciones de planes de

mejoramiento y creación de

capacidades.

446.200.000 446.200.000

1308






10

Fortalecimiento técnico- comercial a

establecimientos con productos y servicios

con alto potencial de venta al turista, como son

productos bandera artesanal,

agroindustrial,gastronómico y cafés especiales ,

promoviendo la creación de

productos diferenciados talleres y concurso para la

creación del plato, bebida y

postre típico, incentivando Los saberes culinarios o la

gastronomía,

representados fundamentalmente por el tipo de

comida (“paisa” o “montañera”).

346.780.000 324.780.000 22.000.000

1308






11Fortalecimiento de los productos turísticos del

paisaje cultural Cafetero para el Departamento de

Risaralda.

132.000.000 132.000.000

1308






12Fortalecimiento de la oferta turística diferenciada en

los municipios de Apia , Pueblo Rico, Santuario, La

Virginia, Balboa, La Celia, Belén de Umbría,

Mistrato, Guática, Quinchía y Marsella.

407.000.000 385.000.000 22.000.000

1308






13Fortalecimiento a la producción de actividades

culturales, artisticas y/o creativas

que visibilizan y hacen tangible la cultura cafetera

generadora de turismo.

447.499.200 436.499.200 11.000.000

1308






953


especializados, para apoyar la 1018 3218 31.070.457,000

968


especializados para apoyar a la

Secretaría de Desarrollo Económico y

Competitividad en la coordinación

del Proyecto denominado






Competitividad 1186 3118 55.000.000,000

1104


para apoyar a la Secretaría de


Competitividad en la gestión técnica

del proyecto denominado






Competitividad 1270 3318 47.250.005,000

1105

Prestar servicios profesionales de

apoyo a la Secretaria de Desarrollo

Económico y Competitividad en el

trámite de los procesos

administrativos, contractuales y

actividades de seguimiento en la

ejecución del proyecto denominado

“Implementación de una ruta


Departamento de Risaralda” 1335 3518 25.250.005,000

1130


para apoyar a la Secretaría de


Competitividad en la gestión de la

información y documentación del

proyecto denominado



Departamento de Risaralda" 1398 5618 44.000.000,000

1276

"Adquisición de equipos


secretaría de desarrollo económico y

competitividad en la ejecución del

proyecto denominado



departamento de Risaralda" 3837 7418 21.315.117,000

1308






TOTAL 7.724.297.846 7.317.297.846 407.000.000 5.536.627.284

5.552.806.832

- REINTEGRO ABOGADO16.179.548,000

14

Estrategia de Posicionamiento turístico con

publicidad, marketing, plan de

medios ( Free Press, web, Vallas), fortalecimiento y

articulacion marcas

existentes ( marca pais y PCC), videos

promocionales, agencias de turismo, internet,

promocion en Peajes, Aeropuertos, misiones

comerciales para el

posicionamiento turistico

7

Procesos de gestión operacional para el desarrollo

del proyecto494.896.315 494.896.315

Enlucimiento de 4523 fachadas dentro de la ruta

turística urbana y/o rural en

cada uno de los municipios integrantes de la ruta

turística; comprendida en los

municipios de Apia, Pueblo Rico, Santuario, la

Virginia, Balboa, la Celia, Belén

de Umbría, Mistrato, Guatica, Quinchia y Marsella

2.418.336.917 2.198.336.917 220.000.000 2

Fuente: Fuente: Contratos Proyecto de implementación de una ruta turística en los municipios del centro

occidente del Departamento de Risaralda.

Es importante tener en cuenta que por parte del Departamento se han realizado una serie de solicitudes de desembolso al momento de la auditoria, las cuales suman un valor de Mil Quinientos Cuarenta y Cuatro Millones Trescientos Sesenta y Dos Mil Diecinueve Pesos M/cte. ($ 1.544.362.019) como se observa a continuación en la imagen Nº1:






Imagen Nº1. Solicitudes de Desembolso del proyecto de implementación de una ruta turística en los municipios del centro occidente del departamento de Risaralda

(vigencia 2018).

Fuente: Secretaria de Desarrollo Económico y Competitividad

Tabla Nº 6. Cuadro seguimiento composición contractual según actividades







Tabla Nº 7. Cuadro seguimiento CDP Departamento, CDP Regalías y Registros Presupuestales.


Tabla Nº 7. Cuadro seguimiento composición presupuestal y ejecución.






Se debe tener en cuenta que estos recursos provenientes del Sistema General de Regalías (SGR) son recursos sin situación de fondo, los cuales hacen parte del presupuesto del Departamento y su movimiento es estrictamente presupuestal, debido a que no hacen tránsito, ni parte del flujo de tesorería del departamento. Para la vigencia 2018 se pudo evidenciar que se realizó la apropiación de los recursos del Sistema General de Regalías destinados al cumplimiento del proyecto y de las metas del programa No 22 “Risaralda destino del paisaje cultural cafetero, competitivo y sostenible” y de los subprogramas, recursos que han sido apropiados y ejecutados oportunamente, en los cuales se reflejan los porcentajes de ejecución en los diferentes rubros presupuestales relacionados con las actividades para el cumplimiento de las metas en los planes de acción, por lo tanto las actividades de estos se encuentran acordes con lo establecido en el plan de desarrollo, a su vez se evidenció que la Secretaría de Desarrollo Económico y Competitividad desarrolló sus actividades acorde a lo establecido en la normatividad, los procedimientos y aplicaciones estipuladas para su normal cumplimiento en lo referente al componente presupuestal y financiero. TERCER OBJETIVO: GESTIÓN DEL PROYECTO 3.1. En la auditoria se verificó el cumplimiento del Procedimiento para la APROBACIÓN, EJECUCIÓN, SEGUIMIENTO DEL PROYECTO Y CONTROLES: PROCEDIMIENTO APROBACIÓN, EJECUCIÓN, SEGUIMIENTO Y CIERRE DE

PROYECTOS FINANCIADOS CON RECURSOS DEL SISTEMA GENERAL DE

REGALÍAS (Versión 1 Vigencia 09-2018)

PASOS RESPONSABLE DOCUMENTO O

REGISTRO

PUNTO DE

CONTROL

CUMPLIMIENTO

1. Apoyar y acompañar el

proceso de formulación y

trámite de viabilizarían,

priorización y aprobación de los

proyectos susceptibles de ser

financiados con recursos del

Sistema General de Regalías

Líder Banco de

Programas y

proyectos del

departamento

Asesor

MGA WEB

Lista de Verificación de

cumplimiento de requisitos

MGA WEB

Lista de Verificación de

cumplimiento de requisitos

Verificación de

adecuado

diligenciamiento de

la MGA WEB

CUMPLE

2. Remitir Acta y Acuerdo de

aprobación del proyectos,

expedido por el OCAD

Regional, Departamental o de

Ciencia, Tecnología e

Innovación

Asesor Acta y Acuerdo CUMPLE

3. Solicitar a la Secretaría de

Hacienda Departamental

Asesor SAIA Presupuesto CUMPLE






(presupuesto) la incorporación

de los recursos del proyecto

aprobado por el OCAD

Departamental

4. Solicitar a la Secretaría de

Hacienda Departamental

(presupuesto) el certificado de

Disponibilidad Presupuestal de

los recursos del proyecto

aprobado por el OCAD

Secretario de Despacho SAIA Presupuesto

Departamental

CUMPLE

5. Designar un funcionario

responsable de la coordinación

del proyecto, quien será

encargado del reporte de la

información en el aplicativo

GESPROY y de garantizar que

el proyecto se ejecute en las

condiciones técnicas, legales y

financieras en las cuales fue

aprobado

Secretario de Despacho SAIA CUMPLE

6. Incorporar en el Presupuesto

del Departamento mediante

Acto Administrativo los recursos

aprobados por el OCAD, con

los cuales se financiará la

ejecución de los proyectos.

Dirección de

presupuesto

Decreto de incorporación Acuerdo No 39 del 14

de Agosto de 2017

CUMPLE

7. Elaborar el cronograma de

giro (PAC) del proyecto

financiado con recursos del

SGR y tramitar su registro en el

aplicativo SPGR administrado

por la Secretaría Técnica del

OCAD correspondiente.

Coordinador del

proyecto

Cronograma de giro Verificación del

registro en la

plataforma SPGR

CUMPLE

8. Solicitar a la Secretaría

Técnica del OCAD

correspondiente la aplicación

del cronograma de giro en la

plataforma SPGR

Coordinador del

proyecto

Cronograma de giro Verificación de

registro en la

plataforma SPGR

CUMPLE

9. Realizar el control de los

saldos disponibles para la

ejecución de proyectos

financiados con recursos del

SGR

Coordinador del

proyecto

Matriz Excel CUMPLE

10. Realizar la custodia

permanente del expediente del

proyecto financiado con

recursos del SGR, el cual debe

contener toda la información de

aprobación, ejecución y cierre.

Coordinador del

proyecto

Expediente 1. Contrato No. 1348, no se evidenció en el expediente físico del contrato, ni en el archivo virtual, la presentación del contratista del Programa de Personal; programa de trabajo e inversión. 2. Contrato No. 1382 no se evidencia las Actas de la Mesa Técnica de






Comunicaciones de aprobación de Todas las piezas publicitarias, videos, cuñas y plan de pauta en medios masivos de comunicación. 3. Contrato No. 1308, en su CLAUSULA SEGUNDA-OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA: no se evidencia en el expediente físico contractual, ni en el archivo virtual la elaboración de un plan operativo para ser aprobado por el Comité Técnico,

3.2. Establecer los contratos celebrados en el PROYECTO “IMPLEMENTACIÓN DE UNA RUTA TURÍSTICA EN LOS MUNICIPIOS DEL CENTRO OCCIDENTE DEL DEPARTAMENTO DE RISARALDA” durante el período objeto de auditoria, con el fin de verificar los tipos de modalidad ejecutados y los supervisores e interventores asignados.

La evaluación de los procesos contractuales se realizará sobre los expedientes físicos en la

Secretaría de Desarrollo Económico y Competitividad. La estrategia principal en la presente

actuación especial estará basada en los contratos seleccionados, haciéndose una revisión

legal a cada uno de ellos, corroborando que hayan cumplido con la satisfacción de

necesidades de la población.

Con el fin de desarrollar este objetivo, se solicitó a la Secretaría Desarrollo Económico y

Competitividad, los contratos celebrados en el presente año, el nombre de los interventores

y supervisores designados en los mismos, tendiente a definir los contratos a auditar.

Así se determinó, que para la ejecución del Proyecto la Gobernación de Risaralda hasta la

fecha de la auditoría, ha celebrado doce (12) contratos, los cuales se discriminan de

acuerdo a la modalidad como se observa en el cuadro:

Tabla 8. Descripción de contratos del proyecto “Implementación de una ruta turística del centro occidente de Risaralda”

Número de

contrato

Fecha Suscripción del contrato

Tipo de contrato

Objeto Valor Contratista

0966 25-01-2018 Prestación de

servicios

Prestación de servicios

profesionales para diseñar y

desarrollar campañas, estrategias y

acciones comunicativas requeridas

para la promoción y divulgación del

41.800.000.o Sandra Juliana

Grajales

Vásquez






proyecto "Implementación de una

ruta turística del Centro-Occidente

en el Departamento de Risaralda" a



Competitividad de la Gobernación

de Risaralda.


servicios


profesionales especializados para

apoyar a la Secretaría de Desarrollo

Económico y Competitividad en la

coordinación del Proyecto

denominado "Implementación de



Risaralda" a ejecutar por la

Secretaría de Desarrollo Económico

y Competitividad

55.000.000.0 Gloria Milena

Arango

Jiménez


servicios


profesionales para apoyar a la

Secretaría de Desarrollo Económico

y Competitividad en la gestión

técnica del proyecto denominado






Competitividad

47.250.005.0 Cristian Felipe

Londoño Villada


servicios

Prestar servicios profesionales de

apoyo a la Secretaria de Desarrollo

Económico y Competitividad en el

trámite de los procesos

administrativos, contractuales y

actividades de seguimiento en la

ejecución del proyecto denominado



Departamento de Risaralda”

25.250.005.0 Camilo

Arbeláez

Upegui


servicios


profesionales como comunicadora

social-periodista, para realizar las

actividades de divulgación y

promoción, y gestión social del

proyecto denominado






Competitividad de la Gobernación

de Risaralda

50.160.000.0 Laura Díaz

Montoya

1130 26-01-2018 Prestación de Prestación de servicios

profesionales para apoyar a la

44.000.000.0 Gladis Oliva Gil






servicios Secretaría de Desarrollo Económico

y Competitividad en la gestión de la

información y documentación del

proyecto denominado



Departamento de Risaralda"

Grajales


servicios


profesionales en la Secretaría de


Competitividad para apoyar la

ejecución de las actividades de

conceptualización, diseño,

estrategia de comunicación y

promoción en el proyecto

denominado: "Implementación de



Risaralda"

50.160.000.0 Carlos Alfonso

Rodríguez

Orozco

1276 19-07-2018 Compraventa "Adquisición de equipos


secretaría de desarrollo económico

y competitividad en la ejecución del

proyecto denominado



departamento de Risaralda"

26.315.117.0 TEK soluciones

tecnológicas

SAS

1308 01-08-2018 Interadministrativo Prestación de servicios para el

desarrollo del proyecto

denominado: Implementación de

una ruta turística en el Centro-

Occidente del departamento de

Risaralda

2.944.021.700.0 Universidad

Tecnológica de

Pereira


servicios

Prestación de servicios para



proyecto denominado



departamento de Risaralda"

950.000.000.0 CPC Agencia

Sociedad por

acciones

simplificada

1348 16-08-2018 Interadministrativo Realizar la interventoría integral del

proyecto denominado


turística en el Centro Occidente del

Departamento de Risaralda

400.000.000.0 Universidad

Nacional de

Colombia


servicios profesionales


profesionales especializados para

apoyar la Secretaría de Desarrollo

Económico y competitividad en el

desarrollo del componente

administrativo y jurídico que se

requiere para la ejecución del

proyecto denominado

47.250.005 Claudia

Alexandra

Gonzales

López







turística en los municipios del centro

occidente del departamento de

Risaralda”.

VALOR TOTAL CONTRATOS DEL PROYECTO

$ 4.681.206.832

Fuente: Sistema de Monitoreo, Seguimiento Control y Evaluación DNP y SIGEP.

Tabla 9.Definición de la muestra proyecto “implementación de una ruta turística en

los municipios del centro occidente del departamento de Risaralda”:

CLASE DE CONTRATACIÓN NÚMERO DE CONTRATOS

Contratación Directa 8

Licitación Pública 1

Interadministrativo 2

Compraventa 1

Fuente: Procesos Contractuales Proyecto de implementación de una ruta turística en los

municipios del centro occidente del Departamento de Risaralda.

Para la definición de la muestra de un total de 12 contratos del PROYECTO

“IMPLEMENTACIÓN DE UNA RUTA TURÍSTICA EN LOS MUNICIPIOS DEL CENTRO

OCCIDENTE DEL DEPARTAMENTO DE RISARALDA”, en la contratación celebrada por

la entidad, se examinarán siete (7) contratos de un total de doce (12), que representan el

58% del total de los contratos celebrados para la ejecución del proyecto.

Al analizar y determinar el porcentaje por tipo de modalidad se observa:

MODALIDAD DE CONTRATO PORCENTAJE

Contratación directa 66.7%

Licitación Pública 8.3%

Contratos interadministrativos 16.7%

Compraventa 8.3%






Tabla 10. Determinación del porcentaje del presupuesto oficial de la contratación objeto de la muestra

Valor contratación Modalidad de selección Total contratos por

modalidad

Porcentaje

Presupuesto

1.310.870.015 Contratación directa 9 28%

3.344.021.700 Interadministrativo 2 71.43%

26.315.117.0 Compraventa 1 0.6%

Fuente: Procesos Contractuales Proyecto de implementación de una ruta turística en los municipios del

centro occidente del Departamento de Risaralda.

TERCER OBJETIVO: Determinar el cumplimiento de los requisitos establecidos en la

normatividad vigente y los lineamientos definidos en el manual de contratación, manual de

interventoría y supervisión, políticas de operación.

En cumplimiento a este objetivo y de conformidad a la muestra referente a los contratos de

prestación de servicios (ya legalizados) se verificó el siguiente soporte documental:

Las necesidades del área para elaborar el contrato

Preparación de estudios previos

Solicitud y expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP)

Registro presupuestal

Documentos del contratista (Hoja de vida SIGEP, documentos de antecedentes

disciplinarios, antecedentes fiscales, pasado judicial, tarjeta profesional vigente,

entre otros).

Certificado del banco de proyectos.

Convocatoria de Veedurías.

Certificado de Recursos Humanos.

Análisis del Sector y Estudios Previos debidamente diligenciados y firmados, según

formato establecido en el Sistema de Calidad y la norma vigente.

Documento de análisis de propuesta o selección del contratista.

Certificado de experiencia e idoneidad del contratista.

Elaboración de la minuta del contrato.

Legalización del contrato.

Expedición de póliza de seguros.

Elaboración de acta de inicio.

Designación del supervisor.

Constancia de pago de seguridad social.






Pólizas aprobadas.

Debida notificación de Interventoría y/o Supervisión.

Acta de Inicio.

Certificado de examen médico ocupacional. conforme a la política de operación

denominada Seguridad Social.

Afiliación ARL. (Para persona natural y contratos de prestación de servicio

superiores a un mes).

Entre otras actividades que se deben tener en cuenta en la elaboración de la

contratación directa, manual de interventoría y políticas de operación.

A continuación, se relaciona las evidencias detectadas en la revisión de los siguientes

contratos:

Tabla 11. Relación de Contratos Revisados en el Proceso de Auditoria.

Número de contrato

Fecha Suscripción del contrato

Tipo de contrato

Contratista

0966 25-01-2018 Prestación de servicios Sandra Juliana Grajales

Vásquez

0968 25-01-2018 Prestación de servicios Gloria Milena Arango Jiménez

1105 26-01-2018 Prestación de servicios Camilo Arbeláez Upegui

1130 26-01-2018 Prestación de servicios Gladis Oliva Gil Grajales



EVALUACION DE CONTROLES:

De conformidad con los resultados obtenidos, en el siguiente cuadro se presenta la

metodología de evaluación con sus respectivos comentarios para la adecuada comprensión

y correcta implementación del plan de mejoramiento, de acuerdo con la clasificación:

INADECUADO

En los procedimientos y pruebas de auditoría, se evidencia que existe un bajo grado de observancia

de las políticas, directrices y/o normas vigentes; los controles se están ejecutando pero son muy

vulnerables y deben ser objeto de intervención o ajustes que se deben establecer y detallar a través

del correspondiente plan de mejoramiento para su seguimiento.






ADECUADO CON OPORTUNIDAD DE MEJORA

En los procedimientos y pruebas de auditoría, se evidencia que existe un grado de observancia de

las políticas, directrices y/o normas vigentes; los controles se están ejecutando pero presentan

oportunidades de mejora que se deben establecer y detallar a través del correspondiente plan de

mejoramiento para su seguimiento.

SATISFACTORIO

En los procedimientos y pruebas de auditoría, se evidencia que existe un alto grado de observancia

de las políticas, directrices y/o normas vigentes; los controles se están ejecutando.

Contratos que fueron incluidos en el Plan Anual de Adquisiciones, se les profirieron los actos pertinentes para la modalidad de contratación como los estudios previos, certificación de disponibilidad presupuestal, certificado de experiencia e idoneidad, la suscripción del acta de inicio, procedimiento de aprobación de las garantías

Contrato 0966- Contrato 0968- Contrato 1105- Contrato 1130

OBSERVACIONES

CUMPLE- 100%

Obra el Certificado de Recursos

Humanos

Contrato 0966- Contrato 0968- Contrato 1105- Contrato

1130

OBSERVACIONES

CUMPLE- 100%

Registra la Convocatoria a veedurías


OBSERVACIONES

CUMPLE- 100%

Obra Análisis del Sector y Estudios

Previos debidamente diligenciados y

firmados, según formato establecido en

el Sistema de Calidad y la norma

vigente.


OBSERVACIONES

CUMPLE- 75

Contrato 0968: Análisis del sector- Estudio previo contratación

directa Prestación de servicios y/o único oferente: Formato Versión 2

vigencia 10-2014, sin la firma de quien elaboró y proyectó (folio 85).






Obra Hoja de Vida de la función

pública registrada y validada en el

SIGEP, para persona natural.


OBERVACIONES

CUMPLE- 100%

Se registra la Propuesta con los

requisitos exigidos en el manual de

contratación


OBERVACIONES

CUMPLE- 100%

Obra el Rut actualizado


OBSERVACIONES

CUMPLE- 100%

Obra Fotocopia de la cédula. Fotocopia de la tarjeta profesional. (Cuando aplique). Certificado de vigencia de la tarjeta profesional. (Cuando aplique).


OBSERVACIONES

CUMPLE- 100%

Con la Constancia de pago de

seguridad social.


OBSERVACIONES

CUMPLE- 100%






Con el documento

Análisis de propuesta

selección del contratista


OBSERVACIONES

CUMPLE- 100%

Obran los Antecedentes fiscales,

antecedentes penales y antecedentes

disciplinarios, medidas correctivas,

cotejados al momento de realizar la

evaluación.


OBSERVACIONES

CUMPLE- 100%

Obra la Minuta. Suscripción de las partes – contratante y contratista.

.


OBSERVACIONES

CUMPLE- 100%

Con la Numeración de la minuta por parte de la auxiliar de contratos de la Secretaria Jurídica


OBSERVACIONES

Contrato 0968: Contrato 0968: Análisis de la propuesta en documento

separado (FORMATO Versión 2 Vigencia 01-2018-contratación

directa prestación de servicios o único oferente, sin la firma de quien

elaboró (folio 92). Análisis del sector- Estudio previo contratación

directa Prestación de servicios y/o único oferente: Formato Versión 2


CUMPLE 75%

Con Pólizas aprobadas


OBSERVACIONES

CUMPLE- 100%






Obra el registro

Presupuestal


OBSERVACIONES

CUMPLE- 100%

Con la Debida notificación de

Interventoría y/o Supervisión.


OBSERVACIONES

CUMPLE- 100%

Obra el Acta de Inicio


OBSERVACIONES

CUMPLE- 100%

Con el Certificado de

examen médico ocupacional


OBSERVACIONES

CUMPLE- 100%

Obra la Afiliación ARL


OBSERVACIONES

CUMPLE- 100%






Todos los documentos están firmados,

por los responsables y por quien los

proyectó


OBSERVACIONES

CUMPLE- 75%

Contrato 0968: Análisis de la propuesta en documento separado

(FORMATO Versión 2 Vigencia 01-2018-contratación directa

prestación de servicios o único oferente, sin la firma de quien elaboró

(folio 92). Análisis del sector- Estudio previo contratación directa

Prestación de servicios y/o único oferente: Formato Versión 2


Se observaron en las carpetas de los contratos diferentes soportes que hacen parte del pago como son: Informe de actividades, Actas parciales, CD con las evidencias, orden de pago de la ejecución del contrato y que cumplen con la supervisión de cada uno de los contratos.


OBSERVACIONES

CUMPLE 75%

Contrato 1130: En el informe de actividades N° 01 correspondiente al periodo Enero 29 al 28 de Febrero de 2018, del contrato de prestación de servicios N° 1130 de 2018, en la obligaciones pactadas/ Alcances del contrato N° 02, se identifica que se relaciona un instrumento diseñado para la caracterización de los comerciantes y este fue aprobado por el equipo de trabajo y por la secretaria, al revisar los soportes del acta no se evidencia registro de dicha aprobación, se debe tener en cuenta que mediante Resolución 019 de 2018 se crea el comité técnico del proyecto el cual es quien aprueba las metodologías de trabajo. En el informe de actividades N° 01 correspondiente al periodo Enero 29 al 28 de Febrero de 2018, del contrato de prestación de servicios N° 1130 de 2018, en la obligaciones pactadas/ Alcances del contrato N°05 el cual indica lo siguiente: Producir los informes periódicos gerenciales y ejecutivos a la Secretaria de Desarrollo Económico y competitividad, que permitan el direccionamiento estratégico del proyecto, se observó que en las actividades ejecutadas se manifiesta que se generó y socializó informe técnico de áreas de las viviendas beneficiadas en la intervención de las fachadas, sin embargo no se evidencia en los soportes del informe la evidencia de dicha socialización.

Obran las Carátulas con serie documental, subserie, código conforme a las tablas de retención documental, debidamente foliado, en orden cronológico.

Contrato 0966- Contrato 0968- - Contrato 1105-

Contrato 1130

OBSERVACIONES

CUMPLE- 100%

Obra la Lista de chequeo verificada

OBSERVACIONES

No requiere incluirse en cada contrato, como política de uso eficiente

del papel






Obra la Hoja de Control de Ingreso de

Documentos por Serie documental.

Contrato 0966- Contrato 0968- Contrato 1105-

Contrato 1130

OBSERVACIONES

CUMPLE 0%

Contrato 0966: no Obra la Hoja de Control de Ingreso de








Se registran las últimas versiones de formatos

adoptados por el Sistema de Calidad.

Contrato 0966- Contrato 0968- Contrato 1105-

Contrato 1130

OBSERVACIONES

CUMPLE- 100%

Tabla 12. Relación de Contratos Licitación Pública Revisados en el Proceso de

Auditoria.

Número de contrato

Tipo de contrato

Contratista

1382 Prestación de servicios para



proyecto denominado


turística en el centro

occidente del departamento

de Risaralda

CPC Agencia Sociedad por

acciones simplificada








CUMPLIMIENTO Y CONTROL REQUISITOS Y DOCUMENTOS DEL PROCESO DE

LICITACIÓN PÚBLICA (Manual de Contratación)

REQUISITO DOCUMENTO CUMPLIMIENTO

3.1 a) Se realizará el análisis del Sector. Según el

Numeral 2.1.1. 2

En documento separado. En documento separado:

Departamento de Risaralda Secretaría de Desarrollo

Económico y Competitividad- Gestión Jurídica

Contratación- Análisis del sector- Estudio previo: Formato

Versión 1 vigencia 07-2014. Anexo. Análisis del sector

soporte proceso licitación pública para el Diseño y

ejecución de la estrategia de comunicación y divulgación

del proyecto denominado “Implementación de una ruta

turística en el Centro Occidente del Departamento de

Risaralda”:

Suscrito por la Secretaria de Desarrollo Económico y

Competitividad, de quien elaboró y proyectó, la revisión

técnica y revisión jurídica (Claudia Alexandra González

López). Folios 113 al 124).

CUMPLE

3.1.b) Elaboración de estudios previos, estos serán

conforme al numeral 2.1.1 del presente decreto.

ESTUDIO PREVIO PROCESO QUE SUPERAN LA

MÍNIMA CUANTÍA- VERSIÓN 1 VIGENCIA 07-2014. No.

SDEC-LP-14-2018. Se describe LA NECESIDAD,

CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD- OBJETO-

IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR-

OBLIGACIONES DE LAS PARTES-MODALIDAD DE

SELECCIÓN- JUSTIFICAICÓN DEL VALOR

ESTIMADODEL CONTRATO Y/O VARIABLES O FORMA

EN QUE CALCULO EL VALOR- FORMA DE PAGO-

PLAZO DE EJECUCIÓN- FACTORES DE SELECCIÓN-

PERFIL SOLICITADO- EXPERIENCIA ACREDITADA-

CRITERIOS DE ASIGNACIÓN DE PUNTAJE Y/O

CALIFICAICÓN – ANÁLISIS DEL SECTOR- ANÁLISIS

DEL RIESGO- GARANTÍAS- INDICAR SI EL PROCESO

ESTA COBIJADO POR ACUERDOP INTERNAICONAL O

UN TRATADO DE LIBRE COMERCIO (folios 40 al 64,

163 al 190). Suscrito por el Director Administrativo del

Despacho del Gobernador, por la Secretaria de Desarrollo

Económico y Competitividad, con la revisión legal con la

firma de quien elaboró y proyectó y por la responsable de

aspectos técnico.

CUMPLE

3.1.c) Análisis de Riesgos. Conforme al numeral 2.1.1.3.

Matriz del riesgo CUMPLE

3.1.d) Aviso públicos: Dentro de los diez (10) a veinte (20)

días calendario anteriores a la apertura de la licitación se

publicaran hasta tres avisos con intervalos entre dos (2) y

cinco días calendario, según lo exija la naturaleza, el

objeto y la cuantía del contrato. Avisos que deberán

publicados en la página WEB y SECOP.

PRIMER AVISO PROCESO SDEC-LP-14-2018 VERSIÓN

1 VIGENCIA 10 DEL 2014. PRIMER AVISO SDEC-LP-14-

2018 (APARECE PLAZO DE EJECUCIÓN 12 MESES Y

SON QUINCE, fecha de publicación 29 de junio del

2018(folio 127): contiene objeto, perfil solicitado,

direcciones y cronograma de la licitación pública, fecha de

apertura julio 16 del 2018. FECHA DE CIERRE: julio 25

del 2018 a las 3:00 p.m.- Presupuesto oficial, plazo de

ejecución (folios 125 al 127).SEGUNDO AVISO

PROCESO SDEC-LP-14-2018 VERSIÓN 1 VIGENCIA 10

DEL 2014. PRIMER AVISO SDEC-LP-14-2018

(APARECE PLAZO DE EJECUCIÓN 12 MESES Y SON

QUINCE, fecha de publicación 03 de julio del 2018(folio

130): contiene objeto, perfil solicitado, direcciones y

cronograma de la licitación pública, fecha de apertura

julio 16 del 2018. FECHA DE CIERRE: julio 25 del 2018

a las 3:00 p.m.- Presupuesto oficial, plazo de ejecución

(folios 128 al 130).

CUMPLE

3.1.e) Aviso de convocatoria Pública, según los requisitos

de la norma vigente

Despacho del Gobernador Secretaría de Desarrollo

Económico y Competitividad- Gestión Jurídica

Contratación- Convocatoria Pública: Versión 1 Vigencia

10-2014. Publicación de la convocatoria: Departamento

de Risaralda- 2. Dirección y correo electrónico (página

web, E-mail de la gobernación- Dirección Física-

CUMPLE






3.1.f) Convocatoria a veedurías ciudadanas: El control

social se ejercerá en las etapas precontractual,

contractual o pos contractual.

Convocatoria veedurías: No. 981 Fecha fijación: 16-04-

2018. Fecha desfijación: 31-12-2019.

CUMPLE

3.1.G) Publicación del Proyecto de Pliego de condiciones:

La publicación del proyecto de pliegos se realizará.

Cuando menos con diez (10) días hábiles de anterioridad

a la fecha del acto de apertura. El proyecto de pliego de

condiciones con todos sus anexos deberá ser remitido a

la Secretaría Jurídica para su revisión previa, de tal

manera que solo pueda ser publicado aquellos pliegos

que cuentan con la revisión jurídica.

Secretaría Desarrollo Económico y competitividad Gestión

jurídica Contratación licitación pública Versión 8 Vigencia

05-2015. Proyecto de pliego y/o pliego de condiciones

definitivo

No se evidenció la remisión a la Secretaría Jurídica del

proyecto de pliego de condiciones con todos sus anexos

para su revisión previa, de tal manera que solo pueda ser

publicado aquellos pliegos que cuentan con la revisión

jurídica.

h) Contenido Mínimo del Pliego de condiciones, conforme

a la normatividad vigente el pliego de condiciones deberá

contener como mínimo lo siguiente:

1) La descripción técnica, detallada y completa del bien o

servicio objeto del contrato, identificado con el cuarto nivel

del Clasificador de Bienes y Servicios, de ser posible o de

lo contrario con el tercer nivel del mismo.

2) La modalidad del proceso de selección y su

justificación.

3) Los criterios de selección, incluyendo /os factores de

desempate y los incentivos cuando a ello haya lugar.

4) Las condiciones de costo y/o calidad que la Entidad

Estatal debe tener en cuenta para la selección objetiva, de

acuerdo con la modalidad de selección del contratista.

5) Las reglas aplicables a la presentación de las ofertas,

su evaluación y a la adjudicación del contrato.

6) Las causas que dan lugar a rechazar una oferta.

7) El valor del contrato, el plazo, el cronograma de pagos

y la determinación de si debe haber lugar a la entrega de

anticipo, y si hubiere, indicar su valor, el cual debe tener

en cuenta los rendimientos que este pueda generar.

8) Los Riesgos asociados al contrato, la forma de

mitigarlos y la asignación del Riesgo entre las partes

contratantes.

9) Las garantías exigidas en el proceso de contratación y

sus condiciones.

10. La mención de sí la entidad estatal y el contrato objeto de los pliegos de condiciones están cubiertos por un acuerdo comercial. 11. Los términos, condiciones y minuta del contrato. 12. Los términos de la supervisión y/o de la interventoría del contrato. 13. El plazo dentro del cual la entidad estatal pueda expedir adendas. 14. El cronograma. 15. Y demás requisitos que sean necesarios, para

garantizar los principios de la función administrativa.

Contiene los requisitos CUMPLE

3.1. i). Respuesta a las observaciones formuladas a los proyectos de pliego de condiciones. La aceptación o rechazo de las observaciones deberá hacerse de manera motivada. Las observaciones o recomendaciones deberán ser

tenidas en cuenta para la elaboración del pliego definitivo,

siempre y cuando éstas no sean violatorias de las normas

vigentes y sean coherentes con la necesidad y los

requisitos exigidos por la entidad.

Se dio respuesta a cada una de las observaciones

formuladas de manera motivada, suscrita por el Director

Administrativo despacho del gobernador, por la Secretaría

de Desarrollo Económico y Competitividad, de quien

elaboró, revisión jurídica y la parte técnica.

CUMPLE

3.1. j. Apertura del proceso. El gobernador o su delegado, mediante acto administrativo ordenará de manera motivada la apertura de la licitación pública, que contendrá como mínimo la siguiente información: 1. El objeto de la contratación a realizar. 2. La modalidad de la selección que corresponde a la

Resolución No. 007 del 18 de julio del 2018. DESPACHO

DEL GOBERNADOR-SECRETARÍA DE DESARROLLO

ECONÓMICO Y COMPETITIVIDAD: Versión 03 Vigencia

02-2014, por medio de la cual se autoriza la apertura del

proceso de licitación pública –no. SDEC-LP-14-2018 (folio

226 al 227). Objeto, modalidad, presupuesto, plazo. Se

CUMPLE






contratación. 3. El cronograma. 4. El lugar físico o electrónico en que se pueda consultar y retirar los pliegos de condiciones y los estudios y documentos previos. 5. La convocatoria para las veedurías ciudadanas. 6. El certificado de disponibilidad presupuestal, en concordancia con las normas orgánicas correspondientes. 7. Los demás asuntos que se consideren pertinentes.

específica que el cronograma se establecerá en el pliego

definitivo y en la parte resolutiva del presente acto

administrativo (cronograma a folio 227). El lugar físico o

electrónico en que se puede consultar y retirar los pliegos

de condiciones y los estudios y documentos previos,

convocatoria para las veedurías ciudadanas. Propuesta

debidamente suscrita por el Director administrativo del

Despacho del Gobernador, la Secretaría de Desarrollo

Económico y Competitividad, de quien elaboró y proyectó

y la revisión legal.

3.1. k. Publicación del pliego de condiciones definitivo:

teniendo en cuenta que tanto el pliego de condiciones

definitivo como los estudios y documentos podrán ser

consultados desde el mismo día de la apertura del

proceso, se publicará el pliego de condiciones

simultáneamente con el acto que ordena la apertura del

mismo. El pliego de condiciones definitivo con todos sus

anexos debe ser remitido a la Secretaría Jurídica para su

revisión previa a la publicación del mismo.

Gestión Jurídica- Contratación Licitación Pública- Versión

8 Vigencia 05-2015, de julio de 2018

CUMPLE

3.1. m. Audiencia de aclaración de pliegos. Dentro de los

3 días hábiles siguientes al inicio del plazo para la

presentación de propuestas y a solicitud de cualquier

interesado se celebrará una audiencia para precisar el

contenido y alcance del pliego de condiciones.

ACTA DE AUDIENCIA ACLARACIÓN DE PLIEGOS:

Versión 6 Vigencia 07-2011, Hora 8:30 a.m., fecha: julio

19 de 2018, se da respuesta a las solicitudes formuladas

tanto por los asistentes como a las allegadas por escrito,

se presentaron: CPC AGENCIA SAS, CONSOLIDADO

SUEÑOS SAS, quienes presentaron observaciones de

manera verbal, obran las respuestas. Suscrita por la

Secretaria de Desarrollo Económico y Competitividad,

representante CPC AGENCIA SAS, CONSOLIDANDO

SUEÑOS SAS, Contratista oficina comunicaciones,

contratista Secretaría –desarrollo Económico y

Competitividad. Solicitud Aclaración OPTIMA TM del 23

de julio del 2018 a las 15:41.GESTIÓN JURÍDICA

CONTRATACIÓN- Versión 1 Vigencia 10-2014.

RESPUESTA A OBSERVACIONES EXTEMPORÁNEA:

OPTIMA TM , ya que el plazo era del 26 de junio al 10 de

julio del 2018 y la observación se presentó el 23 de julio

del 2018 a las 15:41, suscrito por el Director

Administrativo del Despacho del Gobernador y la

Secretaria de Desarrollo Económico y Competitividad, de

quien elaboró y proyectó y la revisión jurídica, FECHADA

24 DE JULIO DEL 2018.Observación OPTIMA TM del 24

de julio del 2018, 12:28 (folio 235). GESTIÓN JURÍDICA

CONTRATACIÓN- Versión 1 Vigencia 10-2014.

RESPUESTA A OBSERVACIONES EXTEMPORÁNEA:

OPTIMA TM suscrito por el Director Administrativo del

Despacho del Gobernador y el Secretario de Desarrollo

Económico y Competitividad encargado, de quien elaboró

y proyectó y la revisión jurídica, FECHADA 25 DE JULIO

DEL 2018.GESTIÓN JURÍDICA CONTRATACIÓN-

Versión 1 Vigencia 10-2014. RESPUESTA A

OBSERVACIONES EXTEMPORÁNEA: EXPRECARDS

SAS, suscrito por el Director Administrativo del Despacho

del Gobernador y la Secretaria de Desarrollo Económico y

Competitividad, de quien elaboró y proyectó y la revisión

jurídica, FECHADA 26 DE JULIO DEL 2018.

CUMPLE

3.1. .n. Audiencia de asignación de riesgos: en las licitaciones públicas, los pliegos de condiciones señalaran el momento en el que, con anterioridad a la presentación de las ofertas, los oferentes y la entidad revisarán la asignación de riesgos con el fin de establecer su distribución definitiva, estas dos audiencias se celebrarán en la misma fecha.

Gestión Jurídica- Contratación-ACTA AUDIENCIA

ACLARACIÓN ASIGNACIÓN RIESGOS- VERSIÓN 0 –

VIGENCIA 06-2010 (folio 228). HORA: 10:30 a.m., fecha:

julio 19 de 2018, LUGAR: Secretaría de Desarrollo

Económico y Competitividad, se da inicio a la audiencia

de tipificación y asignación de riesgos, para lo cual se

procederá a dar lectura a los riesgos inicialmente

formulados y distribuidos por la entidad. Una vez instalada

se informa que NO se presentaron observaciones los

riesgos, por lo tanto quedan en firmes. Suscrita por la

Secretaria de Desarrollo Económico y Competitividad,

contratista de la Secretaría, profesional Asesoría de

Comunicaciones, Abogada contratista, Delegado CPC

AGENCIA SAS, Delegado- Consolidado SUEÑOS SAS.

CUMPLE

o. Cierre del proceso: en el pliego de condiciones se establecerá fecha y hora para el cierre del proceso, que será la fecha límite para entregar propuestas y poder participar en el mismo. De este momento se levantará un

Recibo de propuestas Versión 5 Vigencia 07-2011:

FECHA: julio 27 del 2018- HORA 7:50 a.m. proponente

OPTIMA TM SAS, nombre de quien entrega y firma. CPC

AGENCIA SAS, hora 8:12 a.m.- CONSORCIO RUTA

CUMPLE






acta debidamente firmada. Durante la diligencia de cierre o entrega de propuestas se abrirán las propuestas y en el acta se dejarán todas las anotaciones de las circunstancias ocurridas y observadas durante la diligencia. Cierre del proceso: en el pliego de condiciones se establecerá fecha y hora para el cierre del proceso, que será la fecha límite para entregar propuestas y poder participar en el mismo. De este momento se levantará un acta debidamente firmada. Durante la diligencia de cierre o entrega de propuestas se

abrirán las propuestas y en el acta se dejarán todas las

anotaciones de las circunstancias ocurridas y observadas

durante la diligencia.

TURÍSTICA RISARALDA, hora 9:28 a.m.-

CORPORACIÓN SOCIAL DEL SUR CORSOSUR: 9:36

a.m. Pantallazo de la hora legal para Colombia del 27 de

julio del 2018 a las 10:00 a.m. ACTA DEL CIERRE

Versión 5 Vigencia 07-2011, hora 10 a.m. Fecha 27 de

julio del 2018, se deja constancia que se abrieron las

propuestas y los sobres relacionados, encontrando

CUATRO PRPOPUESTAS EN DOS SOBRES, ORIGINAL

Y COPIA DEBIDAMENTE CERRADOS Y SELLADOS,

REGISTRANDO LOS DATOS QUE SE TOMARON DE LA

CARTA DE PRESENTACIÓN. Se termina el acto a las

10:30 a-m y se firma por la Profesional Especializada de

la Dirección de competitividad CTEI, contratista de la

Secretaría de Desarrollo Económico y Competitividad y

abogada contratista de la Secretaria. Y Representante

legal del consorcio Ruta Turística Risaralda.

3.1.p) Comité Evaluador: para la evaluación de las

propuestas en proceso de selección por licitación, el jefe

de la entidad o su delgado designará un comité evaluador,

conformado por servidores públicos o por particulares

contratados para el efecto, que deberá realizar dicha labor

de manera objetiva atendiendo las reglas establecidas en

el presente manual en el numeral 5.2 y siguientes.

Resolución No. 008 del 25 de julio del 2018, por medio de

la cual se crea el COMITÉ EVALUADOR PARA LA

INVITACIÓN PÚBLICA No. SDEC-LP- 14-2018.

Conformado por el Director de Desarrollo Turístico, la

Directora de Desarrollo Empresarial y Sectores –

estratégicos, contratista de la Oficina de Comunicaciones

y dos contratistas de la Secretaría de Desarrollo

Económico y Competitividad. Suscrito el 25 de julio del

2018, suscrito por el Director Administrativo del Despacho

del Gobernador (folio 237), por el Secretario de Desarrollo

Económico y Competitividad encargado, por quien elaboró

y proyectó y la revisión legal. NOTIFICACIÓN

CONFORMACIÓN COMITÉ EVALUADOR: julio 25 del

2018, debidamente suscrito por los miembros del Comité

CUMPLE

3.1. s) ADJUDICACIÓN O DECLARATORIA DE

DESIERTA: De conformidad con lo previsto en la Ley 80

de 1993 y artículo 9º de la Ley 1150 de 2007 y demás

normas afines, la adjudicación obligatoriamente se hará

audiencia pública la cual se celebrará en la fecha y en el

lugar que se determine mediante resolución motivada,

que se entenderá notificada al proponente favorecido en

dicha audiencia.

De esta audiencia se levantará un acta en la cual se

dejará constancia de las discusiones, debates y

decisiones que en desarrollo de la misma se hubieren

producido.

En la misma audiencia el Representante legal o su

delegado darán respuesta a las observaciones que se

formularon al acta de evaluación, dichas observaciones

deberán ser resueltas por el comité evaluador en

documento suscrito por quienes integran dicho comité y

valoradas por el ordenador del gasto para la toma de la

decisión de adjudicación.

LA ADJUDICACIÓN SE HARÁ ASÍ: 1. El representante

legal o su delegado instalará la audiencia dando lectura al

orden del día que se agotara en dicha diligencia.

Seguidamente señala los datos más relevantes del

proceso (No. Del proceso y objeto). 2. El orden del día

debe contener los siguientes puntos: -Lectura de las

observaciones presentadas a los informes de evaluación

(técnico-económico y jurídico) y la respuesta a las

mismas.- Un informe sobre los documentos que se

requirieron subsanar.- El espacio para que los oferentes

que no hayan subsanado lo hagan.- La oportunidad para

que los proponentes o sus apoderados se pronuncien

frente a la respuesta de la entidad, lo anterior con el fin de

garantizar el derecho de contradicción. La decisión de

adjudicación o declaratoria de desierta del proceso,

quedará notificada en la misma audiencia.

ACTA AUDIENCIA DE ADJUDICACIÓN LICITACIÓN

PÚBLICA No. SDEC-LP-14-2018- Versión 1 Vigencia 10-

2014, a las 3 p.m. del 13 de agosto del 2018, se termina a

la 5:25 p.m., suscrita por la Secretaria de Desarrollo

Económico y Competitividad, el Director de Desarrollo

Turístico, la Directora de Desarrollo Empresarial y

Sectores estratégicos, dos contratista de la Secretaría de

Desarrollo Económico y Competitividad, representante

empresa CPC AGENCIA SAS, de la empresa CPC

AGENCIA SAS, consorcio ruta turística Risaralda 2018,

empresa ISM y empresa OPTIMA TM SAS.

RESOLUCIÓN No. 011 del 13 de agosto del 2018,

Versión 03 Vigencia 02 del 2014, por medio de la cual se

adjudica la Licitación Pública No. SDEC-LP-14-2018,

suscrita por el Director Administrativo del Despacho del

Gobernador, la Secretaria de Desarrollo Económico y

Competitividad, de quien elaboró y proyectó y revisión

legal.

CUMPLE

3.1.t). Elaboración del contrato por la Secretaría

responsable del proceso.

3.1. u). Revisión por parte de la Secretaría Jurídica.

Minuta del contrato con los requisitos del manual.

Contrato 1382 del 30 de agosto de 2018, contrato de

prestación de servicios, versión 7 vigencias 12-2017,

modalidad Licitación Pública No. SDE-014-2018

debidamente suscrito por el director Administrativo del

Despacho del Gobernador, Secretaria de Despacho como

CUMPLE






ordenador del gasto, Contratista, con la revisión legal,

visto bueno Dirección de contratos, y con la firma de quien

elaboró y proyectó.

3.1. w). Expedición del registro presupuestal y expedición

de la copia del contrato firmado, al contratista para que

adquiera la póliza en aquellos contratos que se exijan.

No. 4586 del 31 de agosto de 2018, registro presupuestal

regalías de fecha 2018-08-31 a las 11 y 51 a.m.

CUMPLE

3.1. x). Recepción, revisión y aprobación de póliza.

Recepción pólizas con la vigencia y Acta de aprobación

de pólizas versión 1, vigencia 05-2013, fecha 04 de

SEPTIEMBRE de 2018, suscrita por la profesional de la

Dirección de contratos.

CUMPLE

3.1. y). Designación del interventor del contrato, conforme

al procedimiento legal.

Notificación interventoría y/o supervisión Versión 2

Vigencia 01-2014, de fecha 04-09-2018, suscrita por la

Secretaria de Desarrollo Económico y Competitividad, con

fecha y firma de recibido del interventor

CUMPLE

3.1. z). Acta de inicio, ejecución y vigilancia por parte del

interventor y/o supervisor.

NOTA: en el sistema integrado de gestión y control estará

fijado el modelo o formato de pliegos con todos los

requisitos, el procedimiento y la política de operación

exigidos en la norma vigente.

Acta de inicio versión 5, vigencia 07-2011, suscrita el 04

de septiembre de 2018, suscrita por el interventor y

contratista

CUMPLE

CAPÍTULO 4. PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS: 4.1. En la licitación pública, selección abreviada de menor cuantía, las propuestas deberán solicitarse de la siguiente manera: en dos sobres cerrados así: SOBRE 1: con el original de la propuesta técnica, financiera, económica y jurídica, según requisitos exigidos en el pliego de condiciones, debidamente rotulado con el número del proceso, objeto del proceso, nombre, dirección física, teléfono y correo electrónico del proponente así como con el rotulo original. SOBRE 2: con una copia de la propuesta técnica, financiera, económica y jurídica, debidamente rotulado con el número del proceso, objeto del proceso, nombre, dirección física, teléfono y correo electrónico del proponente así como con el rotulo copia. Cada sobre debe contener los documentos solicitados en el pliego definitivo de condiciones y adendas del proceso, dentro del contenido del pliego estará el formato de la carta de presentación de la oferta, el cual debe contener como mínimo la información allí solicitada.

Los documentos solicitados en el pliego definitivo de condiciones y adendas del proceso, dentro del contenido del pliego estaba el formato de la carta de presentación de la oferta, con la información allí solicitada.

CUMPLE

4.5. CARTA DE PRESENTACIÓN: para todas las

propuestas, cualquiera sea la modalidad de contratación

deberá tener una carta de presentación en la cual se

deberá dejar expresa constancia de la inexistencia de

inhabilidades e incompatibilidades

Se deja expresa constancia de la inexistencia de

inhabilidades e incompatibilidades

CUMPLE

CAPÍTULO QUINTO: Evaluación de las propuestas

CAPÍTULO 5. EVALUACIÓN DE PROPUESTAS: constará de 2 partes: Evaluación técnica económica y Evaluación jurídica. Para la evaluación de las propuestas que se presenten con ocasión de los procesos de selección por licitación, selección abreviada, concurso de méritos o mínima cuantía, se conformara el Comité Evaluador, según numeral siguiente por servidores públicos y en algunos casos con particulares contratados para el efecto, a quienes les corresponde decidir sobre /os resultados de los procesos de selección a que se refiere el presente manual, dentro del ámbito de su competencia, para lo cual, gozan de plena libertad para realizar las evaluaciones de manera objetiva, cifrándose exclusivamente a las reglas contenidas en el pliego de condiciones; ejercicio del cual, se levantará el respectivo informe. El carácter de asesor del comité no lo exime de responsabilidad del ejercicio de la labor encomendada.

Se evidenció la Evaluación técnica económica y Evaluación jurídica y la conformación del Comité Evaluador

CUMPLE






5.1.1 Conformación: El comité de evaluación técnico-

económico estará conformado así:

1) Como mínimo un (1) funcionario de planta de la

Secretaria del Despacho responsable del desarrollo y

ejecución de los programas y proyectos de su

competencia.

1. El Director Administrativo y/u operativo y/o técnico de

/as Secretarias responsables del desarrollo y ejecución de

los programas y proyectos de su competencia, si fuere el

caso.

2. Un funcionario de planta (1) de la Secretarla donde se

adelante el proceso de selección, cuando esta sea

diferente a la Secretarla responsable del desarrollo y

ejecución de los programas y proyectos de su

competencia.

3. Igualmente el comité lo podrá integrar un funcionario de

planta y /o contratista de cualquier dependencia que por

razones de idoneidad y competencia, se requiera de su

concepto Técnico.

4. Los contratistas que la entidad contrate para tal efecto.

Conformado por dos funcionarios de planta Directores de

la Secretaría de Desarrollo Económico y Competitividad-

Contratista Oficina de Comunicaciones- Dos contratistas

de la Secretaría de Desarrollo Económico y

Competitividad

CUMPLE

5.1.4, EVALUACION JURÍDICA DE LAS PROPUESTAS

La Secretaria Jurídica en razón a la naturaleza y

funciones de asesoría, no hará parte del comité de

evaluación técnico -económico, pero realizara la revisión

jurídica de las propuestas.

El informe de la revisión jurídica de las propuestas se hará

por escrito y en documento separado del informe del

comité, de evaluación.

La secretaria responsable del proceso enviaría la

Secretaria Jurídica inmediatamente ocurrido el cierre la

copia de todas las propuestas que se hayan presentado

para la correspondiente evaluación jurídica.

El informe de evaluación jurídica será firmado por el

director de contratos y el o los profesionales (s) que hayan

realizado la evaluación.

La evaluación se hará en el formato que en el momento

de evaluar se encuentre vigente en el sistema integrado

de gestión y control.

ACTA DE EVALUACIÓN JURÍDICA: Versión 2- Vigencia

04-2015. Fecha: julio 2018.

El informe de la revisión jurídica de las propuestas se hizo

por escrito y en documento separado del informe del

comité, de evaluación.

El informe de evaluación jurídica fue firmado por la

directora de contratos y el profesional que realizo la

evaluación.

CUMPLE

Obra el Certificado de Recursos Humanos Certificado recursos humanos: Fecha: del 17 de abril de

2018, debidamente suscrito por el Director de Talento

Humano

CUMPLE

Estudios previos Departamento de Risaralda Despacho del Gobernador-

Secretaría Desarrollo Económico y Competitividad.

Gestión jurídica contratación. ESTUDIO PREVIO

PROCESO QUE SUPERAN LA MÍNIMA CUANTÍA-

VERSIÓN 1 VIGENCIA 07-2014. No. SDEC-LP-14-2018.

CUMPLE

El bien o servicio requerido se encuentre incluido en el

plan anual de adquisiciones de la entidad.

Plan de compras de la entidad con fecha de actualización

02 de enero de 2018 mediante Resolución No. 02 de

enero del 2018.Se encuentra en el Plan de Acción de la

Secretaría de Desarrollo Económico y Competitividad.

CUMPLE

Expedición certificado disponibilidad presupuestal Certificado No. 1373 fecha expedición 07-06-2018, fecha

vencimiento 31-12-2018. Identificación presupuestal

Presupuesto de gastos sector central 12-2-3 40 22 2 2-92,

por la suma de $972.885.415,00.

CUMPLE

Ordenanza de facultades y/o decreto de delegación Ordenanza 018 del 20 de diciembre del 2017 y Decreto de

Delegación No. 0086 del 16 de enero de 2018 (folio 51).

CUMPLE

Expediente contractual debidamente foliado, la caratula

de la carpeta, según las normas de archivo

No obra Hoja de control de ingreso de documentos por

serie documental Versión 4 Vigencia 05-2014.

CUMPLE debidamente foliado, la caratula de la carpeta,

según las normas de archivo.

No obra Hoja de control de ingreso de documentos por






serie documental Versión 4 Vigencia 05-2014.

Certificado de antecedentes disciplinarios profesionales, o

certificado de vigencia de la tarjeta profesional, según el

caso.

CUMPLE

Certificado de pago de parafiscales, de los últimos seis

(6) meses, cuando es persona jurídica.

El Contratista anexó certificación especial firmado por

la revisora fiscal, haciendo constar que durante el mes

actual y anteriores está al día en el pago de seguridad

social integral y parafiscales, con fecha de expedición 05

de octubre del 2018.

CUMPLE

Fotocopia del Registro Único Tributario (RUT),

actualizado de la persona natural o de la Persona

jurídica.

Rut actualizado: certificado DIAN: código 7310 actividad

principal, fecha inicio actividad 2010-03-30. Actividad

secundaria: código 7320 del 2013-10-07, de fecha 2018-

08-09.

CUMPLE

Constancia de verificación de antecedentes fiscales.

u). Constancia de verificación de antecedentes

disciplinarios.

v). Formato de hoja de vida del personal que ejecuta,

en el caso que se requiera.

w). Constancia de verificación de antecedentes penales.

x). Verificación sobre la definición de la situación

militar.

CUMPLE

Tabla 13. Relación de Contratos Interadministrativos revisados en el Proceso de

Auditoria.

Número de contrato

Tipo de contrato

Contratista

1308 Interadministrativo Universidad Tecnológica de

Pereira

1348 Interadministrativo Universidad Nacional de

Colombia

Aceptación de la designación como

entidad ejecutora, dirigido a la OCAD

Regional Eje Cafetero por el señor

Gobernador de Risaralda,

-.Certificado de cumplimiento de

requisitos previos al inicio de la

ejecución expedido por la Secretaría

Técnica OCAD Regional Eje Cafetero.

Contrato 1308- Contrato 1348

OBSERVACIONES

CUMPLE- 100%






Certificado del proyecto debidamente

inscrito y actualizado en el Banco de

proyectos

Contrato1308- Contrato 1348

OBSERVACIONES

CUMPLE- 100%

Contratos que fueron incluidos en el Plan Anual de Adquisiciones, se les profirieron los actos pertinentes para la modalidad de contratación como los estudios previos, certificación de disponibilidad presupuestal, certificado de experiencia e idoneidad, la suscripción del acta de inicio, procedimiento de aprobación de las garantías

Contrato 1308- Contrato

OBSERVACIONES

CUMPLE- 100%

Resolución justificación de la

contratación directa


OBSERVACIONES

CUMPLE- 100%

Obra el Certificado de Recursos

Humanos


OBSERVACIONES

. CUMPLE- 100%

Registra la Convocatoria a veedurías


OBSERVACIONES

CUMPLE- 100%

Obra Análisis del Sector y Estudios

Previos debidamente diligenciados y

firmados, según formato establecido en

el Sistema de Calidad y la norma

vigente.


OBSERVACIONES

CUMPLE- 100%






Obra Hoja de Vida de la función

pública registrada y validada en el

SIGEP, para persona natural.


OBERVACIONES

CUMPLE- 100%

Se registra la Propuesta con los

requisitos exigidos en el manual de

contratación

Contrato1308- Contrato 1348

OBERVACIONES

CUMPLE- 100%

Obra el Rut actualizado


OBSERVACIONES

CUMPLE- 100%

Obra Fotocopia de la cédula. Fotocopia de la tarjeta profesional. (Cuando aplique). Certificado de vigencia de la tarjeta profesional. (Cuando aplique).


OBSERVACIONES

CUMPLE- 100%

Con la Constancia de pago de

seguridad social.


OBSERVACIONES

CUMPLE- 100%






Con el documento

Análisis de propuesta

selección del contratista


OBSERVACIONES

CUMPLE- 100%

Obran los Antecedentes fiscales,

antecedentes penales y antecedentes

disciplinarios, medidas correctivas,

cotejados al momento de realizar la

evaluación.


OBSERVACIONES

CUMPLE- 100%

Obra la Minuta. Suscripción de las partes – contratante y contratista.

.


OBSERVACIONES

CUMPLE- 100%

Con la Numeración de la minuta por parte de la auxiliar de contratos de la Secretaria Jurídica


OBSERVACIONES

CUMPLE 100%

Con Pólizas aprobadas


OBSERVACIONES

CUMPLE- 100%






Obra el registro

Presupuestal


OBSERVACIONES

CUMPLE- 100%

Con la Debida notificación de

Interventoría y/o Supervisión.


OBSERVACIONES

CUMPLE- 100%

Obra el Acta de Inicio


OBSERVACIONES

CUMPLE- 100%

Todos los documentos están

firmados, por los responsables y por

quien los proyectó


OBSERVACIONES

CUMPLE- 100%

Se observaron en las carpetas de los contratos diferentes soportes que hacen parte del pago como son: Informe de actividades, Actas parciales, CD con las evidencias, orden de pago de la ejecución del contrato y que cumplen con la supervisión de cada uno de los contratos.


OBSERVACIONES

CUMPLE 50%

Contrato 1308: No se evidencia la elaboración del Plan Operativo,

aprobado por el Comité Técnico (Obligaciones del Contratista).

Contrato 1348: no se evidencia el Programa de Personal; b)

programa de trabajo e inversión.






Obran las Carátulas con serie documental,

subserie, código conforme a las tablas de

retención documental, debidamente foliado, en

orden cronológico.


OBSERVACIONES

CUMPLE- 100%

Obra la Lista de chequeo verificada

OBSERVACIONES

No requiere incluirse en cada contrato, como política de uso eficiente

del papel

Obra la Hoja de Control de Ingreso de



OBSERVACIONES

CUMPLE 0%





Se registran las últimas versiones de formatos

adoptados por el Sistema de Calidad.


OBSERVACIONES

CUMPLE- 100%

El Contratista anexó el certificado firmado por

el revisor fiscal, o suscrito por el representante

legal, donde haga constar que está al día en

el pago de seguridad social integral y

parafiscales, durante los Últimos seis (6)

meses.


OBSERVACIONES

CUMPLE- 100%






Certificado de antecedentes disciplinarios

profesionales, o certificado de vigencia de la

tarjeta profesional, según el caso.


OBSERVACIONES

CUMPLE- 100%

Certificado de pago de parafiscales, de los

últimos seis (6) meses, cuando es persona

jurídica.


OBSERVACIONES

CUMPLE- 100%

Fotocopia del Registro Único Tributario (RUT),

actualizado de la persona natural o de la

Persona jurídica.


OBSERVACIONES

CUMPLE- 100%

Constancia de verificación de antecedentes

fiscales.

u). Constancia de verificación de antecedentes

disciplinarios.

v). Formato de hoja de vida del personal que

ejecuta, en el caso que se requiera.

w). Constancia de verificación de antecedentes

penales.

x). Verificación sobre la definición de la

situación militar.


OBSERVACIONES

CUMPLE- 100%






CUMPLIMIENTO SISTEMA DE MONITOREO, SEGUIMIENTO CONTROL Y EVALUACION GESPROY SGR

Durante el desarrollo de la presente Auditoría se realizó un seguimiento a la obligación que tiene la Secretaría de Desarrollo Económico y Competitividad en cuanto al reporte de los recursos y avances del proyecto en el aplicativo GESPROY, que es el sistema que apoya las actividades de seguimiento, control y ejecución de proyectos financiados con recursos del Sistema General de Regalías (SGR); en éste, el ente ejecutor se ha encargado de reportar la información correspondiente a la programación, contratación y ejecución de los proyectos financiados con recursos del SGR, en el cual se puede observar que dicho aplicativo se encuentra actualmente activo, utilizado como herramienta y parte de la política de seguridad de la información, para el cual se realizaron consultas a la base de datos del aplicativo GESPROY-SGR para evidenciar aspectos relacionados con la auditoría del aplicativo en cuanto al reporte de información antes mencionada.






De igual manera mediante seguimiento realizado al cumplimiento de los cronogramas establecidos, mediante entrevistas y visitas realizadas a la Secretaría con los responsables del seguimiento al cronograma del proyecto, en el cual se pudo establecer que se tiene implementada la herramienta de seguimiento y el plan de acción, que es actualizado y monitoreado mediante el aplicativo GESPROY, el cual se evidenció que se encuentra actualizado frente a las fechas del proceso y finalización de las actividades con los requerimientos establecidos, incluyendo aquellas que en principio habían sido reprogramadas en el cronograma de actividades.

HALLAZGOS POSITIVOS

1. En la Secretaría de Desarrollo Económico y Competitividad, se cumple con las normas de conservación de los expedientes contractuales lo que facilitó su revisión. 2. La Auditoria se desarrolló bajo un ambiente de receptividad y de consenso, en los diferentes aspectos analizados. Se atendió y participó, en forma muy diligente por parte de los líderes del proceso, los colaboradores, observando, además, actitud proactiva y de concertación en todos los aspectos analizados en la Auditoría. 3. Los auditados interpretan la auditoría interna como una herramienta para mejorar el proceso.






4. Se evidencia que existe un alto grado de observancia de las políticas, directrices y/o normas vigentes; los controles se están ejecutando en los Documentos y Requisitos que debe contener el expediente contractual y en el perfeccionamiento del contrato. 5. Se evidencia en el personal visitado durante el proceso Auditor que existe un alto grado de conocimiento y entendimiento en lo referente al manejo de la parte presupuestal, además del cumplimiento de la parte normativa y sus procedimientos, lo cual facilita que el proceso, el manejo de la información y sus registros se generen de manera clara y oportuna. 6. Se puede resaltar que el ambiente generado y todo lo transmitido por el personal requerido en la Auditoría para el componente presupuestal y financiero, que facilitaron de excelente manera todo lo pertinente a sus obligaciones, sin contratiempos que pudieran generar malestar, sobresaliendo el buen trato y toda la disposición de entrega de la información, la cual se presentó de una manera ordenada, clara y atendiendo a todos los interrogantes que fueron presentados durante el proceso auditor.

HALLAZGOS NEGATIVOS

SECRETARÍA DESARROLLO ECONÓMICO Y COMPETITIVIDAD HALLAZGO No. 1: En la minuta del contrato No. 1348, se establece que el contratista debe “Presentar dentro de los cinco (05) días calendario, siguientes a la iniciación de la interventoría la siguiente documentación: a) Programa de Personal; b) programa de trabajo e inversión…”. Sin que se evidencien en el expediente físico del contrato, ni en el archivo virtual. Incumpliendo el numeral 2 Obligaciones del contratista Punto A Vigilancia Administrativa de la cláusula tercera de la minuta del contrato No. 1348. HALLAZGO No. 2: El 19 de septiembre de 2018, la Secretaria de Desarrollo Económico y Competitividad de la Gobernación de Risaralda, suscribió la Resolución No.019 de 2018, “Por medio de la cual se crea la Mesa Técnica de Comunicaciones para el desarrollo del proyecto denominado “Implementación de una ruta turística del centro occidente de Risaralda”. En el numeral 3) del artículo tercero de la Resolución se establece que “…que en el ítem 2 del Pliego de Condiciones de la licitación pública No. SDEC-LP-2018, se estableció la siguiente obligación: “NOTA: Todas las piezas publicitarias, videos, cuñas y plan de pauta en medios masivos de comunicación, deberán ser aprobados por la mesa técnica de comunicaciones






creada para el desarrollo del proyecto”; en el Contrato No. 1382 no se evidencia las Actas de la Mesa Técnica de Comunicaciones de aprobación de Todas las piezas publicitarias, videos, cuñas y plan de pauta en medios masivos de comunicación. HALLAZGO No. 3: En la auditoria se evidencio en el Contrato 0968 que en el Análisis del sector-estudio previo contratación directa prestación de servicios y/o único oferente sin la firma de quien elaboró y proyectó. Análisis de la Propuesta Contratación Directa- Prestación de servicios y/o único oferente sin la firma de quien elaboró. Incumpliendo las Políticas de operación trámite general de contratos y convenios: 3.1. Radicación de los contratos o convenios con particulares, c). Al momento de radicar la carpeta contractual en la Dirección de contratos, esta deberá contener todos los documentos previos firmados por el responsable y por quien los proyectó□…. HALLAZGO 4: En los contratos No. 0968- No. 1105- No. 0966- No. 1308- No. 1382- No. 1348- No. 1130, no se evidencia en el expediente contractual la Hoja de Control de Ingreso de Documentos por Serie documental Versión 4 Vigencia 05- 2014, incumpliendo el Manual de Contratación Decreto 0936 del 05 de septiembre de 2017: 14.1...9), el Decreto 0316 del 05 de marzo del 2018- “Por medio del cual se actualiza el Manual del Interventor y Supervisión para el Departamento de Risaralda- administración central”, 1.4 Lineamientos Generales - b). HALLAZGO No. 5: En el contrato No. 1308, en su CLAUSULA SEGUNDA-OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA: 1. El contratista deberá realizar las actividades dando cumplimiento al proceso metodológico establecido en el numeral 2.1.1.1 de los Estudios Previos, para lo cual deberá elaborar un plan operativo para ser aprobado por el Comité Técnico, sin que se evidencie en el expediente físico contractual, ni en el archivo virtual el Acta del Comité Técnico donde se apruebe el Plan Operativo incumpliendo la cláusula anteriormente mencionada. HALLAZGO No. 6: En el informe de actividades N° 01 correspondiente al periodo Enero 29 al 28 de Febrero de 2018, del contrato de prestación de servicios N° 1130 de 2018, en la obligaciones pactadas/ Alcances del contrato N°05 el cual indica lo siguiente: Producir los informes periódicos gerenciales y ejecutivos a la Secretaria de Desarrollo Económico y competitividad, que permitan el direccionamiento estratégico del proyecto, se observó que en las actividades ejecutadas se manifiesta que se generó y socializó informe técnico de






áreas de las viviendas beneficiadas en la intervención de las fachadas, sin embargo no se evidencia en los soportes del informe la evidencia de dicha socialización. SECRETARÍA JURÍDICA HALLAZGO 1: En el Contrato 0968 Análisis del sector-estudio previo contratación directa prestación de servicios y/o único oferente sin la firma de quien elaboró y proyectó. Análisis de la Propuesta Contratación Directa- Prestación de servicios y/o único oferente sin la firma de quien elaboró. …. Incumplimiento a las políticas de operación contratación prestación de servicios – contratación directa: 2. Para perfeccionar el contrato. Numeración de la minuta por parte de la auxiliar de contratos de la Secretaria Jurídica. Este solo procederá cuanto la totalidad de los documentos del expediente

estar firmados, por los responsables y por quien los proyectó. Este es un requisito indispensable para proceder a la numeración y fecha del contrato por parte de la auxiliar de la Dirección de contratos.

OBSERVACIONES

OBSERVACIÓN No. 1: En el contrato 1382, no se evidencia en el expediente contractual la Hoja de Observaciones o de conformidad de la revisión del Proyecto del Pliego. Incumpliendo lo dispuesto en el PROCEDIMIENTO LICITACIÓN PÚBLICA en el Paso 16: “Revisión por parte de la Secretaría Jurídica del Proyecto de Pliego, Área Secretaría Jurídica-Profesional Asignado o Director- Documento o registro Hoja de Observaciones o de conformidad”.

CONCLUSIONES

1. En los procedimientos y pruebas de auditoría, se evidencia que existe un grado de observancia de las políticas, directrices y/o normas vigentes; los controles se están ejecutando, pero presentan oportunidades de mejora que se deben establecer y detallar a través del correspondiente plan de mejoramiento para su seguimiento.






2. En lo posible subsanar las debilidades de control identificadas y enunciadas de manera general y en las carpetas evaluadas de acuerdo a la muestra; así mismo, crear o fortalecer los mecanismos de seguimiento para el acopio de los documentos, mejorando el control que tienen como “Hoja de Control de Ingreso de Documentos por Serie documental del expediente”; y así tener la trazabilidad de los documentos que componen la carpeta. 3. Igualmente se evidencia mejora en el archivo de los documentos que hacen parte del expediente contractual, los cuales están organizados, foliados, observando las disposiciones legales que regulan la materia en especial las expedidas por el Archivo General de la Nación. 4. La información fue suministrada de manera clara, oportuna y precisa. HÉCTOR FABIO ÁLZATE BERMÚDEZ ANA CRISTINA VINASCO VERGARA Jefe Oficina Asesora de Control Interno Auditora JAKELINE ANDREA MARÍN HURTADO JOSE DE JESÚS ARDILA PARRA Auditora Auditor

AUDITORIA INTERNA: AUDITORIA FECHA ELABORACIÓN

Documents

Transcript of AUDITORIA INTERNA: AUDITORIA FECHA ELABORACIÓN