AUDITORIA INTERNA: FECHA ELABORACIÓN: PROCESO GESTIÓN DE …

DEPARTAMENTO DE RISARALDA Despacho del Gobernador

EVALUACIÓN INDEPENDIENTE

INFORME DE AUDITORÍA INTERNA

Versión: 3 Vigencia: 08-2013

Auditoria: Página 1

ASPECTOS GENERALES

OBJETIVO GENERAL: La presente auditoria pretende realizar un seguimiento y evaluación al proceso de bienes y servicios verificando el cumplimiento de los procedimientos establecidos para el manejo de inventarios en general, Entrega de elementos de Oficina, Aseo y Cafetería, destinación de bienes dados de baja y aplicabilidad de las políticas de operación con base en la normatividad vigente, de tal manera que dicho análisis sea una herramienta útil para la toma de decisiones por parte de la administración. OBJETIVOS ESPECIFICOS

Verificación del cumplimiento de los procedimientos establecidos para el manejo de Entrega y salida de los elementos de Oficina, Aseo y Cafetería

Aplicación del procedimiento de destinación de bienes dados de baja

Adopción del Plan Anual de Adquisición en cumplimiento del Decreto 1082 de 2015, en su Artículo 2.2.1.1.1.4.1. “Las entidades Estatales deben elaborar un Plan Anual de Adquisiciones, el cual debe contener (…)”

Cumplimiento al Decreto 410 de 1971 Por el cual se expide el Código de Comercio, artículo 52. Obligatoriedad de elaborar periódicamente un inventario y un balance general.

Cumplimiento a la Circular Externa No 2 de 16 de agosto de 2013 “Elaboración y publicación del Plan Anual de Adquisiciones - Clasificador de Bienes y Servicios”, en el Sistema de Información AGENCIA NACIONAL DE CONTRATACIÓN PÚBLICA - Colombia Compra Eficiente.

AUDITORIA INTERNA:

PROCESO GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOS: 1. Procedimientos de inventario en lo referente a

entradas y salidas de almacén 2. Procedimiento de Entrega Elementos de Oficina,

Aseo y Cafetería, procedimiento destinación de bienes dados de baja, seguimiento de indicadores.

FECHA ELABORACIÓN: 18 de Octubre de 2016

DIRECTIVO RESPONSABLE: Caterine Arcieri Arenas Directora de Control Interno (e) AUDITOR(ES): Jakeline Andrea Marín Hurtado

DESTINATARIO: Sigifredo Salazar Osorio Gobernador José Héctor Colorado Colorado Secretario de Despacho de la Secretaría Administrativa Juan Guillermo López Montoya Director de Recursos Físicos






Evaluación al seguimiento de los procedimientos a través de indicadores y análisis de estadísticas. ALCANCE: Serán objeto de evaluación y seguimiento El proceso Gestión de Bienes y Servicios específicamente los procedimientos internos de Entrega de los elementos de Oficina, Aseo y Cafetería, destinación de bienes dados de baja, inventarios en general y seguimiento a través de indicadores en el periodo de Enero 01 hasta Junio 30 de 2016. CRITERIOS: Para la presente auditoria se toman como referentes, entre otros, los siguientes documentos:

Ley 87 de 1993, por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones.

Ley 734 de 2002, artículo 34 numeral 31 por el cual se establece que es deber de todo servidor público adoptar el Sistema de Control Interno y la función independiente de Auditoria Interna de que trata la Ley 87 de 1993 y demás normas que la modifiquen o complementen.

Decreto 1599 de 2005, Manual de Implementación del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano – MECI.

Decreto 1082 de 2015, Articulo 2.2.1.1.1.4.1 Plan Anual de Adquisiciones.

Circular Externa No 2 de 16 de agosto de 2013 “Elaboración y publicación del Plan Anual de Adquisiciones - Clasificador de Bienes y Servicios”, en el Sistema de Información AGENCIA NACIONAL DE CONTRATACIÓN PÚBLICA - Colombia Compra Eficiente.

Decreto 410 de 1971 Por el cual se expide el Código de Comercio, artículo 52. Obligatoriedad de elaborar periódicamente un inventario y un balance general.

Resolución 357 de 2008 Contaduría General de la Nación –adopción del procedimiento de control interno contable, Numerales 3.1 Depuración contable permanente y sostenibilidad.

Decreto 2649 de 1993 De las normas sobre registros y libros.

NTGP 1000:2009 Norma Tecnica de Calidad de la Gestion Publica.

METODOLOGIA:

Se aplicara un cuestionario a los responsables del área para conocer cómo se encuentra el entorno en el cual se desarrolla la actividad.

Se solicita inventario actualizado e información relevante para la auditoria.

Se verifica la implementación aplicación y cumplimiento del Decreto 1082 de 2015, establece en relación con el Plan Anual de Adquisiciones.

Se verifica y evalúa el estado del inventario y la aplicación del procedimiento de inventario en lo referente a entradas y salidas de almacén, procedimiento de Entrega Elementos de Oficina, Aseo y Cafetería y procedimiento de baja.






Se consultó información del Sistema de Gestión de la Calidad, relacionada con los procedimientos definidos para el proceso de Almacén.

Se envía un informe preliminar al área auditada para su consideración y oportunos comentarios.

DESARROLLO DE LA AUDITORIA

DESARROLLO DE LA AUDITORIA Dentro del desarrollo de la auditoria inicialmente se realizó la planeación de la misma donde se definen los procesos a Auditar, Objetivo, Alcance, Criterios y metodología adicionalmente es diseñada la lista de chequeo y papeles de trabajo para llevar a cabo apertura e inicio. Con el fin de confrontar la información suministrada por la entidad se requirió a través de la reunión de apertura el compromiso de los integrantes en la realización de la auditoria al proceso de Almacén – Inventarios, el objetivo de la auditoria es obtener evidencia suficiente y apropiada respecto de la existencia y condición del inventario. A continuación se describen los temas y procesos auditados, ya que son de gran relevancia en el impacto de la presentación de estados financieros, mostrando la realidad de sus inventarios físicos en la entrada y salida de los mismos. Seguimiento aplicación y cumplimiento del Decreto 1082 de 2015, establece en relación con el Plan Anual de Adquisiciones. El Plan Anual de Adquisiciones es una herramienta para facilitar a las entidades estatales identificar, registrar, programar y divulgar sus necesidades de bienes, obras y servicios; y diseñar estrategias de contratación basadas en agregación de la demanda que permitan incrementar la eficiencia del proceso de contratación, cumpliendo así con la normatividad estipulada. La Gobernación de Risaralda para la vigencia 2016, inicio el diseño del plan de compras según lo estipulado en el Decreto 1082 de 2015 desde finales de 2015, dando participación a todos los integrantes de la administración que forman parte en este proceso, dicho plan se evidencia que fue adoptado mediante Resolución 006 del 15 de Enero de 2016 ”por medio de la cual se adopta el plan de adquisición de bienes, servicios y obra pública del departamento de Risaralda para la vigencia 2016” a la fecha de la auditoria se evidencia la actualización número cuatro (04) mediante resolución 1616 del 07 de Octubre de 2016. En la revisión del plan inicial se realizó una proyección de $ 115.686.472.538 de inversión de los diferentes proyectos programados, para el mes de octubre se realizan una serie de modificaciones que incrementan dicha proyección en $6.961.316.561, actualmente se evidencia la necesidad de realizar seguimiento periódico al plan de compras y generar medidas de evaluación a dicho plan, ya que no se valora el nivel de cumplimiento frente a lo programado.






Realizando un seguimiento a los procesos auditados entre los cuales se encuentra el del suministro elementos de papelería y útiles de oficina se evidencia que para la vigencia 2016 se proyecta en el plan de compras en la actualización número cuatro (04) un valor proyectado por $ 388,173,000, es importante tener en cuenta que al revisar en la página de Gobernación de Risaralda en el módulo de contratación de la vigencia 2016 se evidencia proceso de contratación realizado por valor de $ 454.508.871 como se evidencia en el pantallazo a continuación: Fuente: página web http://www.risaralda.gov.co/Modulos/Contratacion/Proceso.php?ID=1420

Adicionalmente en el plan de compras de los elementos de Aseo y cafetería se evidencia una proyección por un valor de $ 102.850.000 y al revisar el módulo de contratación de la vigencia de 2016 se abre un proceso por valor de $ 102.166.782.

Fuente: página web http://www.risaralda.gov.co/Modulos/Contratacion/Proceso.php?ID=1420

Dado lo anterior es evidente que se hace necesario realizar seguimiento y evaluación a la ejecución del plan anual de compras, ya que dicho seguimiento aporta a las decisiones de la administración en la ejecución presupuestal de los rubros estipulados para los diferentes programas y proyectos programados.

http://www.risaralda.gov.co/Modulos/Contratacion/Proceso.php?ID=1420

http://www.risaralda.gov.co/Modulos/Contratacion/Proceso.php?ID=1420






Procedimiento de inventario físico de almacén Siendo el inventario un rubro de importancia en los estados financieros, se hace necesario obtener evidencia de auditoría suficiente y apropiada, respecto a la existencia y condición del inventario por medio de:

a) Seguimiento de inspección y conteo físico del inventario. b) Evaluar las instrucciones y procedimientos de la administración para registrar y controlar los resultados

del conteo físico del inventario. c) Observar la realización de los procedimientos de conteo de la administración d) Realizar pruebas físicas selectivas al recuento realizado por la Entidad; e) Realizar procedimientos de auditoría sobre las cifras de los registros finales del inventario de la entidad

para determinar si reflejan de manera exacta los resultados reales del conteo del inventario. Dado lo anterior y al realizar seguimiento a los procedimientos adoptados por la entidad para el control de los inventarios físicos se identificó que se realizan inventarios aleatorios pero a la fecha no se ha elaborado, ni adoptado un procedimiento para la realización de inventarios, es responsabilidad de la administración establecer procedimientos y políticas para llevar el control de los inventarios físicos de manera veraz y precisa, que permitan efectuar y registrar los ajustes que surjan del conteo, el seguimiento a los inventarios origina como producto información contable depurada y precisa, cumpliendo así con la Resolución 357 de 2008 de la Contaduría General de la Nación la cual habla sobre la adopción del procedimiento de control interno contable, Numerales 3.1 Depuración contable permanente y sostenibilidad, generando información financiera acertada y veraz. En consecuencia a lo anterior la entidad debe adoptar un manual de procedimientos administrativos y contables para el manejo y control de los bienes en los entes públicos, como un instrumento de aplicación general así como también implementar estas medidas dentro de sus políticas de operación. La adopción de los procedimientos en el proceso de Almacén en inventarios se hace necesaria, ya que la conciliación con los libros contables consiste en que la información resultante del conteo físico no es un elemento suficiente, pues, debe compararse con los saldos que tiene el Sistema de Kárdex Físico. A esta fase se le denomina conciliación y el objetivo final es la correcta determinación de las diferencias que producirán el ajuste contable, de acuerdo al método utilizado por la entidad. La administración tiene la responsabilidad de establecer procedimientos para realizar un inventario físico preciso y efectuar y registrar los ajustes que surjan del conteo. La responsabilidad del auditor es evaluar y observar los procedimientos físicos y llegar a conclusiones acerca de la efectividad del inventario físico. Como conclusión obtenemos que se haga necesario la adopción de un procedimiento de inventario donde se especifique la realización de conteo físico, y que el producto final sea un inventario depurado.






Realización del Conteo Físico El inventario es considerado de gran importancia en los estados financieros, razón por la cual la auditoria deberá obtener evidencia suficiente y apropiada de auditoría respecto de su existencia y condición, asistiendo al conteo físico del inventario a menos que no sea factible. Dicha asistencia hará posible al auditor inspeccionar el inventario, observar el cumplimiento con la operación de procedimientos de la administración para registrar, así como controlar los resultados del conteo y proporcionar evidencia respecto de la confiabilidad de los procedimientos de la administración. Se hace necesario que el control de inventarios se realice por medio de sistemas computarizados, especialmente si se mueve una gran variedad de artículos. El sistema debe proveer control permanente de inventarios, de tal manera de que se tengan actualizadas las existencias, tanto en cantidad como en precios, en el caso de la Gobernación de Risaralda es utilizado el sistema PCTG el cual trabaja de manera integrada y la información es directamente cargada al módulo de contabilidad. Al realizar la confrontación entre el conteo físico y la información suministrada por el sistema PCTG en el Kardex, se evidencio al tomar un muestreo aleatorio que algunas cantidades no se les registra la salida de elementos en el programa, lo que conlleva a que los resultados en los estados financieros no muestren resultados reales contra las existencias en el inventario, al no registrar las salidas no se obtienen valores y cantidades actualizadas. Adicionalmente se hace necesario el apoyo de personal en el proceso de Almacén, ya que actualmente quien desarrolla las funciones del proceso evidencia una carga laboral, pues es quien registra la entrada de los materiales y suministros que adquiere la entidad a través de los diferentes procesos de contratación, así como su respectiva verificación, conteo y estado de los mismos; realiza la entrega de elementos en las diferentes dependencias, dichos desplazamientos ocasionan que las bodegas del Almacén no tenga alguien de tiempo completo por el traslado dentro de la institución, lo que con lleva a que no se realice en el tiempo oportuno los registro de información de los procesos administrativos necesarios, por lo tanto se hace necesario asignar personal de planta que apoye el proceso; sea en el área operativa o administrativa y se asignen las funciones mediante el documento respectivo, ya que la responsabilidad en la custodia de estos elementos es bastante representativa y el incumplimiento puede generar detrimento patrimonial. Realizado el seguimiento del inventario se evidencia que los elementos de papelería se encuentran almacenados en condiciones que generan riesgo por deterioro (humedades, riesgos biológicos para los operadores del proceso), se debe tener en cuenta que los inventarios se debe encontrar en instalaciones que los protejan de deterioros físicos o de robos y procurar que solo tengan acceso a las mismas el personal de almacén debidamente autorizado, ya que fácilmente se podría incurrir en un detrimento patrimonial, a continuación se evidencia registro fotográfico.






Fuente: Registro fotográfico Bodega Almacén

HALLAZGO 01: Al realizar el conteo físico a los inventarios del almacén, se evidencio que las instalaciones donde se custodian los elementos, no poseen las condiciones técnicas señaladas para su bodegaje, ya que se observan humedades y riesgos biológicos para los operadores del proceso, adicionalmente no se cuenta con sistema de seguridad vigilado por cámaras generando un incumplimiendo con la obligatoriedad estipulada en la NTCGP 1000:2009 numeral 7 7.5.5 Preservación del producto y/o servicio, se debe tener en cuenta que dichos elementos deben encontrarse en instalaciones que se protejan de deterioros físicos o de robos y procurar que solo tengan acceso a las mismas el personal de almacén debidamente autorizado.

Dando inicio al conteo físico y revisando el cumplimiento al Decreto 410 de 1971 Por el cual se expide el Código de Comercio, y en su artículo 52. Obligatoriedad de elaborar periódicamente un inventario y un balance general, se obtiene como resultado que existe gran cantidad de elementos dentro de los inventarios a nombre de la entidad, por este motivo la auditoria realiza un muestreo aleatorio tomando como base los bienes muebles de la oficina de Control interno y Atención al cliente evidenciando lo siguiente:

- Dentro del inventario de la oficina de control interno se encuentran dos equipos en funcionamiento los cuales no se encuentran con el respectivo trasladado y que corresponden a las placas 67076 y 65076.

- Actualmente cada funcionario cuenta con silla giratoria con espaldar en malla y estas no se les realizo la entrada correspondiente en el inventario, por lo tanto no aparecen en el sistema, la referencia existente son las sillas que anteriormente aparecían en el inventario.

- Los elementos registrados en el punto de atención al cliente se tienen identificados, pero no registran existencias en el sistema de información PCTG en el módulo Consultas - Almacén.

- El funcionario a cargo de realizar entrega formal del inventario al cuentadante monitorea el sistema de información PCTG para realizar entrega de los mismos y los respectivos registros de asignación. Se recomienda que por medio del almacén, o área que maneja el proceso de entrada se mejore el sistema de comunicación, ya que al momento del ingreso el funcionario a cargo de las asignaciones de los elementos que forman parte de los bienes muebles debe estar actualizando el sistema de información.






- Existen registros de entrega a cuentadantes en medio magnético con el respectivo recibido de cada cuentadante, se recomienda realizar continuamente copias de seguridad de la información, ya que esta información solo reposa en medio magnético.

Al realizar seguimiento y revisión en el sistema PCTG en el módulo Consultas - Almacén se evidencia registros por concepto de contrato N° 0412 con fecha 06/03/2015 a continuación se relacionan: El registro en el PCTG en el módulo Consultas - Almacén existen elementos de consumo que presenta un valor individual por kit de $ 505.049.605 ver Tabla 1

Tabla 1

Categoría : Todas Elemento : Todos Saldo Cero (0) : Sin

CANTIDAD

GRUPO NO MBRE CUENTA CO DIGONO MBRE DEL

ELEMENTOUNIDAD EXISTENCIA TRAMITE Vlr.PRO MEDIO AUDITORIA Vlr.TOTAL

800 1Kit de material

didacticoPaquete 2 0 505,049,605.00 1,010,099,210.00

DEPARTAMENTO DE RISARALDA

Almacen General

EXISTENCIAS DE ELEMENTO S DE CONSUMO A 28/09/2016

Parámetros seleccionados para el Reporte

Adicionalmente realizando el seguimiento a los comprobante de entrada de consumo N° 71 y 127 los valores anteriormente mencionados aparecen registrados por el mismo concepto pero por valores distintos, se evidencia que estos elementos no son registrados individualmente en el sistema con base a las cantidades recibidas y entregadas, el valor de adquisición de estos elementos es alto y poseen un gran porcentaje de representación dentro del inventario por lo tanto deben de ser tenidos en cuenta en los registros, adicionalmente determinar si estos elementos por su utilización y costo son devolutivos ver tabla 2.

Tabla 2.

N° COMPROBANTE

DE ENTRADA FECHA CONCEPTO VALOR

71 27/04/2015

Adquisición de kits didácticos de lenguaje y matemáticas para el mejoramiento de ambientes de aprendizaje de básica primaria, paquetes de laboratorios en la nube y laboratorios móviles de ciencias para secundaria

$ 284.899.782

127 23/06/2015

Adquisición de kits didácticos de lenguaje y matemáticas para el mejoramiento de ambientes de aprendizaje de básica primaria, paquetes de laboratorios en la nube y laboratorios móviles de ciencias para secundaria

$ 738.149.426

Total $1.023.049.208

Al revisar el registro de salidas de almacén se evidencia que existen documentos sin firma, por lo tanto es un riesgo de que en algún momento un funcionario manifieste que dichos elementos no le fueron entregados y al






momento de mostrar la evidencia no exista firma de recibido del elemento, esto se puede observar en registro 600 con fecha del 17 de mayo de 2016.

Fuente: Registro Fotográfico comprobante de salida de devolutivos

HALLAZGO 02: Al momento de realizar la auditoria se procede a revisar las existencias de elementos de consumo encontrando una inversión en Toner por valor de $ 105.309.469 y cantidades representativas existentes, en el conteo físico aleatorio se evidencio que no existen las cantidades estipuladas al momento de la auditoria ver Tabla 3 , incumpliendo Decreto 2649 de 1993 de las normas sobre registros y libros, por lo tanto se requiere generar las medidas correspondientes y revisar el proceso. Adicionalmente se hace necesario realizar un análisis por parte del área administrativa y de la Dirección de Sistemas la adquisición de Tóner genérico con el fin de reducir el gasto, así mismo se debe contar con el personal idóneo del área de sistemas para la respectiva instalación y asesoría a los funcionarios e implementación de estas medidas. Se identifica además actualmente el funcionario del almacén es quien realiza labor de instalación de toners y entrega de diferentes elementos, esto genera que dicha persona tenga que estar continuamente desplazándose y abandonar su puesto de trabajo, es importante que el funcionario del almacén se dedique exclusivamente a la custodia, registro de entradas y salidas, actualización de inventarios, seguimiento a indicadores y estadísticas entre otras labores que pueden fortalecer las decisiones adoptadas por la administración con mayor eficiencia y oportunidad y adicional a esto entregar la información financiera depurada al sistema contable, por lo tanto se debe asignar personal de apoyo operativo para la entrega de elementos. HALLAZGO 03: En el seguimiento realizado a las funciones del encargado del almacén se evidencio que por parte de este se realizan directamente la entrega e instalación de los elementos en cada dependencia como es el caso de los Toner y otros elementos realizando funciones no estipuladas en el decreto 0223 del 15 de marzo






de 2006 Manual de Funciones, esto genera riesgos en el proceso, ya que existe carencia de personal operativo, lo que genera debilidad en el registro de información (entradas y salidas), entrega oportuna de elementos de acuerdo a la solicitud de cliente interno, seguimiento eficiente a las existencias de inventario y entrega de estadísticas al jefe inmediato y las alarmas en el stock de elementos de consumo. HALLAZGO 04: Al realizar la confrontación entre el conteo físico y la información suministrada por el sistema PCTG-Módulo de almacen en el Kardex se evidencio que de un muestreo aleatorio algunas cantidades no se encuentran en existencia, dicha debilidad muestra que los resultados en los estados financieros no evidencia la realidad contra las existencias en el inventario, ya que al no registrar las salidas no se obtienen valores y cantidades actualizadas incumpliendo el Decreto 410 de 1971. Por el cual se expide el Código de Comercio, artículo 52. Obligatoriedad de elaborar periódicamente un inventario y un balance general y el Decreto 2649 de 1993 De las normas sobre registros y libros. Se hizo un conteo aleatorio de elementos para comparar su consistencia con los registros en el módulo PCT – Almacén. Este es el cuadro que resume el resultado obtenido:

Tabla 3 DEPARTAMENTO DE RISARALDA

Almacen General

EXISTENCIAS DE ELEMENTO S DE CO NSUMO A 28/09/2016

Parámetros seleccionados para el Reporte

CANTIDAD

GRUPO NO MBRE DEL ELEMENTO UNIDAD EXISTENCIA TRAMITE AUDITO RIA Valor Unitario Vlr.TO TAL Valor Auditoria Diferencia

269 Microperforados Unidad 50 0 45.000,00 2.250.000,00 0,00 2.250.000,00

Elementos entregados a

la oficina de

comunicaciones se

evidencia acta de

entrega dirigida al fondo

editorial,es de anotar que

en el programa no se

registra la salida.

852 Productos diversos. (boletas) Unidad 50000 0 245,00 12.250.000,00 0,00 12.250.000,00


la oficina de

comunicaciones se

evidencia acta de




registra la salida.

114 Caja de archivo inactivo Caja 521 32 521 4.165,82 2.170.392,22 2.170.392,22 0,00

24 Carpeta con bolsillo Unidad 4500 0 906,47 4.079.115,00 0,00 4.079.115,00


la oficina de

comunicaciones se

evidencia acta de




registra la salida.

800 Kit de material didactico Paquete 2 0 505.049.605,00 1.010.099.210,00 0,00 1.010.099.210,00

No se encuentra en el

almacen este material fue

entregado a instituciones

educativas

31 Marcador para expografo Unidad 2269 10 2255 1.354,20 3.072.679,80 3.053.721,00 18.958,80

50 Papel fotocopia tamano carta 75 grs Resma 708 397 1710 9.239,45 6.541.530,60 15.799.459,50 -9.257.928,90

0,00 0,00

50 Papel fotocopia tamano oficio 75 grs Resma 1827 98 1752 10.624,00 19.410.048,00 18.613.248,00 796.800,00

0,00 0,00

234 Papel kimberly tamano carta Resma 12 0 11 11.417,61 137.011,32 125.593,71 11.417,61

25 Cartucho hp 6578d color Unidad 6 0 6 105.720,08 634.320,48 634.320,48 0,00

25 Toner xerox 3120/3130 3121 Unidad 13 0 5 256.333,22 3.332.331,86 1.281.666,10 2.050.665,76

25 Toner xerox 128 Unidad 9 10 4 499.692,04 4.497.228,36 1.998.768,16 2.498.460,20

25 Toner hp 4345 (45)a Unidad 76 0 2 456.710,94 34.710.031,44 913.421,88 33.796.609,56

25 Toner hp 278 78a Unidad 49 0 9 143.143,55 7.014.033,95 1.288.291,95 5.725.742,00

25 Toner hp ce285a 85a Unidad 39 0 0 185.957,48 7.252.341,72 0,00 7.252.341,72

25 Toner hp ce390a negro /m4555 Unidad 22 3 0 455.013,94 10.010.306,68 0,00 10.010.306,68

25 Toner hp 390 x Unidad 78 2 2 293.375,91 22.883.320,98 586.751,82 22.296.569,16

25 toner para impresora laaserjet ce255

aUnidad 70 0

30199.825,92 13.987.814,40 5.994.777,60 7.993.036,80

25 Toner hp 4014 64a Unidad 5 0 13 197.548,00 987.740,00 2.568.124,00 -1.580.384,00

268 Volantes Millar 150000 0 61,00 9.150.000,00 0,00 9.150.000,00


la oficina de

comunicaciones se

evidencia acta de




registra la salida.

PCTG 09/28/2016 10:36:38 AM 1.453.292.362,22 55.028.536,42 1.398.263.825,80

OBSERVACION

Fuente: Existencias De Elementos De Consumo PCT






En el modulo de Almacen se pueden evidenciar entradas en el sistema sin legalizar se hace necesario que se revise que paso con estos registros, ya que al parecer son elementos que fueron causados en contabilidad y objeto de pago, pero se encuentran estas entradas por legalizar.

Fuente: PCTG Modulo Almacen Entradas sin legalizar

Revisión del procedimiento de entradas y salidas de almacén en la Entrega de Elementos de Oficina, Aseo y Cafetería y políticas de operación. Al realizar revisión al procedimiento de entradas y salidas de almacén, procedimiento de Entrega Elementos de Oficina, Aseo y Cafetería de la entidad y sus políticas de operación se evidencio que se realizan entregas de productos que no se encuentran registrados en el sistema como es el caso de los elementos de Aseo y Cafetería, ya que las existencias en el sistema PCTG en el módulo de Consultas - Almacén a cierre de 2015 eran como por ejemplo: el Café registra cantidades de 822 a 30 de Diciembre de 2015, realizando análisis a esta existencia y promediando los registros de entradas y salidas se denotan que esta existencia alcanzaba hasta el mes de marzo de 2016, según las salidas registradas y el gasto promedio estas cantidades, es importante anotar que en el libro físico de registro de entrega a los funcionarios de servicios generales se evidencian salidas hasta el mes de septiembre de 2016, lo cual aparentemente evidencia existencias adicionales a las existentes en el inventario del sistema. Adicionalmente en el Kardex del sistema PCTG en el módulo de Consultas – Almacén se evidencian registros de salida por altas cantidades el día 19 de febrero de 2016 y entregas hasta el día 14 de Marzo de 2016 lo cual






denota deficiencia en los registros incumpliendo con la Resolución 357 de 2008 Contaduría General de la Nación –adopción del procedimiento de control interno contable, Numerales 3.1 Depuración contable permanente y sostenibilidad así como también el Decreto 2649 de 1993 De las normas sobre registros y libros, dicho hallazgo se puede evidenciar en los siguientes pantallazos del sistema como se presenta a continuación: Pantallazo kardex del sistema PCTG vigencia 2015 Elemento 72 Café.

Fuente: Pantallazo PCTG Modulo de Consultas – Almacén






Pantallazo kardex del sistema PCTG vigencia 2016 Elemento 72 Café.

Fuente: Pantallazo PCTG Modulo de Consultas - Almacén

Pantallazo del libro de entrega funcionarios de servicios generales

Fuente: registró fotográfico libro de entrega de elementos de Aseo y Cafetería.






HALLAZGO 05: Al realizar revisión al procedimiento de entradas y salidas de almacén y al procedimiento de Entrega Elementos de Oficina, Aseo y Cafetería de la entidad, se evidencio que se realizan entregas de productos que no se encuentran registrados en el sistema incumpliendo el Decreto 2649 de 1993 De las normas sobre registros y libros y la Resolución 357 de 2008 Contaduría General de la Nación –adopción del procedimiento de control interno contable, Numerales 3.1 Depuración contable permanente y sostenibilidad. HALLAZGO 06: Al realizar la aplicación de la lista de chequeo y revisión de los procedimientos adoptados, se evidencia que la entidad no ha elaborado ni adoptado un procedimiento para la realización de inventarios, es responsabilidad de la administración establecer procedimientos para realizar un inventario físico preciso y efectuar y registrar los ajustes que surjan del conteo, por lo tanto adoptar el manual de procedimientos administrativos y contables para el manejo y control de los bienes en los entes públicos, como un instrumento de aplicación general, y dar cumplimiento al Decreto 410 de 1971 Por el cual se expide el Código de Comercio, artículo 52. Obligatoriedad de elaborar periódicamente un inventario y un balance general. y a Resolución 357 del 23 de julio de 2008, por medio de la cual se adopta el “Procedimiento para la implementación y evaluación del control interno contable y de reporte del informe anual de evaluación a la CGN en su numeral 3.2. Sobre los manuales de políticas contables, procedimientos y funciones. Revisión y seguimiento al aseguramiento de los bienes muebles. En cuanto al aseguramiento de bienes muebles se evidencia que la Gobernación de Risaralda cuenta con pólizas de seguros para los elementos y bienes adquiridos por la entidad, sin embargo se hace necesario, mejorar el procedimiento de entrada de elementos al almacén, así mismo mejorar la comunicación interna de la Dirección de Recursos Físico, ya que en la auditoria se detectaron algunos elementos adquiridos a los cuales no se les realizo registro de entrada en el programa PCTG, y por consiguiente el funcionario encargado de controlar los inventarios de bienes muebles no conoce de los bienes que debe registrar y asignar a las diferentes dependencias por parte del almacén, lo que obliga a realizar una búsqueda manual dependencia por dependencia de los elementos que adquiere la entidad por medio de los diferentes procesos de contratación. Revisión y seguimiento al procedimiento de destinación de bienes dados de baja. En la realización de la auditoria se evidencio que la entidad se encuentra ejecutando el procedimiento de bajas y a su vez la Dirección Administrativa cuenta con el comité de bajas. El día 22 de septiembre del corriente fue realizado el comité de bajas donde se aprobaron los siguientes documentos:

Estudio técnico de conveniencia para dar de baja bienes muebles servibles no utilizables. Vehículos (Ambulancias, elementos con destino a diferentes hospitales del departamento de Risaralda, equipos de fumigación y demás elementos con destino al aeropuerto internacional mate caña)

Estudio técnico de conveniencia para dar de baja bienes muebles servibles no utilizables. Vehículos con destino a la dirección ejecutiva de la administración judicial y vehículo tipo moto con destino a la secretaria de educación del municipio de Pereira (Institución educativa Carlota Sánchez).






Estudio técnico de conveniencia para dar de baja bienes muebles servibles no utilizables. Bienes muebles tipo máquinas de coser, mesas, estanterías, butacos estibas, cajones y sillas.

Dado lo anterior es importante que se empiecen a implementar los documentos aprobados con el fin de que la entidad logre depurar el inventario de los bienes que existen y están pendientes de dar de baja en las bodegas del departamento. Evaluación al seguimiento de los procedimientos a través de indicadores y análisis de estadísticas. En cuanto a la realización de la auditoria se evidencio algunas plantillas de seguimiento manejadas en el proceso Entrega de los elementos de Oficina, Aseo y Cafetería, sin embargo en el aplicativo SAIA en calidad dentro del mapa de procesos de gestión administrativa en indicadores se evidencia que los siguientes indicadores no se encuentran actualizados:

- Cumplimiento de programa de aseo y cafetería.

Fuente: Aplicativo SAIA – Calidad

- Índice de cumplimiento de la realización de inventario de bienes muebles.

Fuente: Aplicativo SAIA – Calidad






HALLAZGOS

GOS HALLAZGOS NEGATIVO: HALLAZGO 01: Al realizar el conteo físico a los inventarios del almacén, se evidencio que las instalaciones donde se custodian los elementos, no poseen las condiciones técnicas señaladas para su bodegaje, ya que se observan humedades y riesgos biológicos para los operadores del proceso, adicionalmente no se cuenta con sistema de seguridad vigilado por cámaras generando un incumpliendo con la obligatoriedad estipulada en la NTCGP 1000:2009 numeral 7 7.5.5 Preservación del producto y/o servicio, se debe tener en cuenta que dichos elementos deben encontrarse en instalaciones que se protejan de deterioros físicos o de robos y procurar que solo tengan acceso a las mismas el personal de almacén debidamente autorizado. HALLAZGO 02: Al momento de realizar la auditoria se procede a revisar las existencias de elementos de consumo encontrando una inversión en Toner por valor de $ 105.309.469 y cantidades representativas existentes, en el conteo físico aleatorio se evidencio que no existen las cantidades estipuladas al momento de la auditoria, incumpliendo Decreto 2649 de 1993 de las normas sobre registros y libros, por lo tanto se requiere generar las medidas correspondientes y revisar el proceso. HALLAZGO 03: En el seguimiento realizado a las funciones del encargado del almacén se evidencio que por parte de este se realizan directamente la entrega e instalación de los elementos en cada dependencia como es el caso de los Toner y otros elementos realizando funciones no estipuladas en el decreto 0223 del 15 de marzo de 2006 Manual de Funciones, esto genera riesgos en el proceso, ya que existe carencia de personal operativo, lo que genera debilidad en el registro de información (entradas y salidas), entrega oportuna de elementos de acuerdo a la solicitud de cliente interno, seguimiento eficiente a las existencias de inventario y entrega de estadísticas al jefe inmediato y las alarmas en el stock de elementos de consumo. En relación a el derecho de contradicción realizado por la oficina de recursos físicos esta dirección manifiesta que el HALLAZGO 03,queda en firme ya que se evidencia debilidad en el proceso de Almacén, se hace necesario implementar medidas en la actualización del decreto 0223 del 15 de marzo de 2006 Manual de Funciones, para fortalecer y definir claramente las responsabilidades generando un incremento de la calidad y de la eficacia del sistema. Las funciones del auxiliar administrativo encargado del Almacén son un factor determinante ya que tiene un papel fundamental en la gestión logística de la entidad aportando agilidad en la gestión de proyectos. Se hace necesario solicitar a la Dirección de Recursos Humanos una modificación del manual de funciones del personal adscrito a la Dirección a fin que se ajusten a la realidad y que corresponda a las actividades que están desarrollando los funcionarios en la actualidad. Es importante resaltar que la optimización en el registro de la información y el apoyo en un buen sistema informático permiten disponer de toda la información para tomar las decisiones adecuadas.






HALLAZGO 04: Al realizar la confrontación entre el conteo físico y la información suministrada por el sistema PCTG en el Kardex se evidencio que de un muestreo aleatorio algunas cantidades no se encuentran en existencia, dicha debilidad muestra que los resultados en los estados financieros no evidencia la realidad contra las existencias en el inventario, ya que al no registrar las salidas no se obtienen valores y cantidades actualizadas incumpliendo el Decreto 410 de 1971. Por el cual se expide el Código de Comercio, artículo 52. Obligatoriedad de elaborar periódicamente un inventario y un balance general y el Decreto 2649 de 1993 De las normas sobre registros y libros. HALLAZGO 05: Al realizar revisión al procedimiento de entradas y salidas de almacén y al procedimiento de Entrega Elementos de Oficina, Aseo y Cafetería de la entidad, se evidencio que se realizan entregas de productos que no se encuentran registrados en el sistema incumpliendo el Decreto 2649 de 1993 De las normas sobre registros y libros y la Resolución 357 de 2008 Contaduría General de la Nación –adopción del procedimiento de control interno contable, Numerales 3.1 Depuración contable permanente y sostenibilidad. En derecho de contradicción presentado por la oficina de recursos físicos se realiza solicitud de bajar el hallazgo, con el fin de complementar la respuesta en cuanto a el hallazgo 05, se solicito adicionar pruebas para realizar un nuevo análisis a su respuesta, sin embargo estas no fueron aportadas, los soportes solicitados fueron los siguientes: Copia del contrato, remisión y factura, con el fin de dar trámite oportuno a la auditoria la información se solicito para el día 16 de Noviembre de 2016, en este caso se da a conocer a su dependencia que el hallazgo 05 queda en firme. HALLAZGO 06: Al realizar la aplicación de la lista de chequeo y revisión de los procedimientos adoptados, se evidencia que la entidad no ha elaborado ni adoptado un procedimiento para la realización de inventarios, es responsabilidad de la administración establecer procedimientos para realizar un inventario físico preciso y efectuar y registrar los ajustes que surjan del conteo, por lo tanto adoptar el manual de procedimientos administrativos y contables para el manejo y control de los bienes en los entes públicos, como un instrumento de aplicación general, y dar cumplimiento al Decreto 410 de 1971 Por el cual se expide el Código de Comercio, artículo 52. Obligatoriedad de elaborar periódicamente un inventario y un balance general. y a Resolución 357 del 23 de julio de 2008, por medio de la cual se adopta el “Procedimiento para la implementación y evaluación del control interno contable y de reporte del informe anual de evaluación a la CGN en su numeral 3.2. Sobre los manuales de políticas contables, procedimientos y funciones.

OBSERVACIONES

OBSERVACION 01: Al realizar el seguimiento y evaluación a la ejecución del plan anual de compras, se evidencia que existe diferencia entre lo reportado en el plan anual de compras y lo comprometido hasta la fecha por la entidad, seria pertinente implementar seguimientos a la ejecución toda vez que esta herramienta aporta a las decisiones de la administración en la ejecución presupuestal de los rubros estipulados para los diferentes






programas y proyectos programados y se cumpliría con lo estipulado en el Decreto 1082 de 2015, en su Artículo 2.2.1.1.1.4.1. “Las entidades Estatales deben elaborar un Plan Anual de Adquisiciones, el cual debe contener (…)”. Con relación a lo mencionado en la OBSERVACION 01 en el derecho de contradicción, me permito manifestar que es válido el aporte de la prueba, se recomienda continuar con la implementación de medidas para el fortalecimiento de la gestión institucional en lo referente al plan de compras, por lo tanto la observación se retira del informe preliminar. OBSERVACION 02: En el aplicativo SAIA en calidad dentro del mapa de procesos de gestión administrativa indicadores se evidencia que los siguientes indicadores no se encuentran actualizados: incumplimiento con el seguimiento periódico que se debe hacer a los siguientes indicadores: Cumplimiento de programa de aseo y cafetería, Índice de cumplimiento de la realización de inventario de bienes muebles. Es conveniente generar herramientas estadísticas para evaluar el proceso y la generación de alertas en las existencias con el objetivo de realizar procesos de oportunamente. OBSERVACION 03: Se hace necesario, mejorar el procedimiento de entrada de elementos al almacén, así mismo mejorar la comunicación interna de la Dirección de Recursos Físico, ya que en la auditoria se detectaron algunos elementos adquiridos a los cuales no se les realizo registro de entrada en el programa PCTG, y por consiguiente el funcionario encargado de controlar los inventarios de bienes muebles en ocasiones desconoce de los bienes que debe registrar y asignar a las diferentes dependencias, lo que obliga a realizar una búsqueda manual dependencia por dependencia de los elementos que adquiere la entidad por medio de los diferentes procesos de contratación es conveniente generar procedimiento en el tema de adquisicones y socializarlo con las diferentes dependencias de la entidad. OBSERVACION 04: En el modulo de Almacen se pueden evidenciar entradas en el sistema sin legalizar se hace necesario que se revise que paso con estos registros, ya que al parecer son elementos que fueron causados en contabilidad y objeto de pago, pero se encuentran sus entradas pendientes por legalizar. Si bien es cierto lo manifestado en el derecho de contradicción que la oficina de contabilidad es quien cambia el estado de las cuentas, la Dirección de Recursos Humanos, debe monitorear los registros pendientes por legalizar, con el fin de tener cuentas saldadas y crear credibilidad y confianza con nuestros proveedores por lo tanto el hallazgo queda en firme.

RECOMENDACIONES

Se recomienda adoptar un procedimiento para la realización de toma física de inventarios, ya que los procedimientos constituyen el medio mediante el cual se logra, de forma eficiente, documentar este procedimiento dentro de la entidad, implementarlo y aplicarlo aporta a la exigencia cumplir las políticas de operación, alcance de funciones y depuración de información a través del programa PCTG para el fortalecimiento del control interno contable y otros elementos que son el soporte de cualquier






organización. de ahí la importancia de que estén definidos los procedimientos contables para cada uno de los subsistemas de una entidad.

Establecer un control claro y preciso de las entradas de mercancías al almacén, informes de recepción para las mercancías compradas y los elementos que saldrán del almacén deben estar respaldadas por el funcionario del almacén ya que es quien registra en el sistema PCTG y da fe de su ingreso, su registro debe estar debidamente autorizado por el funcionario para garantizar que tendrán el destino deseado, adicionalmente se deben tener en cuenta en los procesos de contratación de compra de mercancía que el almacén tenga conocimiento de los elementos que quedan de propiedad del departamento y así se registre oportunamente su entrada.

Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros contables y son funcionarios asignados en el proceso.

Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo cual conduce a molestias en la prestación de los servicios.

No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el gasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios.

Involucrar al personal en el control de los materiales: concientizarlo con charlas y concursos sobre el problema; aceptar sugerencias; informarles sobre los resultados de los inventarios, en lo que a pérdidas se refiere y sobre todo, hacerle sentirse parte importante de la organización.

Confrontar los inventarios físicos con los registros contables, ya que la implementación de las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público NICSP exige su actualización y depuración, la valoración, costo y presentación de los inventarios se modifican, lo cual tendrá un efecto en los estados financieros, sus indicadores por lo tanto es un aspecto a tener en cuenta antes del término de la vigencia 2016.

Realizar entrega de mercancías únicamente con requisiciones autorizadas, así como el pago por concepto de compra de bienes debe tener los soportes de entradas al almacén.

Todo documento elaborado por movimientos de existencias, debe estar firmado por la persona que entrega y por la que recibe.

Los inventarios deben encontrarse en instalaciones que los protejan de deterioros físicos o de robos y procurar que solo tengan acceso a las mismas el personal de almacén debidamente autorizado.

El sistema debe proveer control permanente de inventarios, de manera de tener actualizadas las existencias, tanto en cantidad como en precios.






El funcionario a cargo de realizar entrega formal del inventario al cuentadante monitorea el sistema de información PCTG para realizar entrega de los mismos y los respectivos registros de asignación, se recomienda que por medio del almacén, área que maneja el proceso de entrada se mejore el sistema de comunicación, ya que al momento del ingreso el funcionario a cargo de las asignaciones de los elementos que forman parte de los bienes muebles debe estar actualizando el sistema de información.

Existen registros de entrega a cuentadantes en medio magnético con el respectivo recibido de cada cuentadante, se recomienda realizar continuamente copias de seguridad de la información, ya que esta información solo reposa en medio magnético.

Adicionalmente se hace necesario realizar un análisis por parte del área administrativa y sistemas de la posibilidad de implementar sistema recargas de Toner o adquisición de Toner genéricos con el fin de reducir el gasto, es evidente que se debe asignar personal idóneo del área de sistemas para la respectiva instalación y asesoría a los funcionarios e implementación de estas medidas.

Se identifica además actualmente el funcionario del almacén es quien realiza labor de instalación de toners y entrega de diferentes elementos, esto genera que dicha persona tenga que estar continuamente desplazándose y abandonar su puesto de trabajo, es importante que el funcionario del almacén se dedique exclusivamente a la custodia, registro de entradas y salidas, actualización de inventarios, seguimiento a indicadores y estadísticas entre otras labores que pueden fortalecer las decisiones adoptadas por la administración con mayor eficiencia y oportunidad y adicional a esto entregar la información financiera depurada al sistema contable, por lo tanto se debe asignar personal de apoyo operativo para la entrega de elementos.

En cuanto al aseguramiento de bienes muebles se evidencia que la Gobernación de Risaralda adquirió pólizas de seguro para los elementos y bienes adquiridos por la entidad sin embargo se hace necesario, mejorar el procedimiento de entrada de elementos al almacén, ya que en la auditoria se detectaron algunos elementos adquiridos a los cuales no se les realizo registro de entrada en el programa PCTG, así mismo la comunicación del almacén, el funcionario que maneja los seguros y el de bienes debe ser directa ya que al momento de adquirir un bien no existiría el riesgo de que dicho este sea hurtado o sufra un impacto que lo destruya o deteriore y no se encuentre asegurado.

CONCLUSIONES

Como conclusión obtenemos que se hace necesario la adopción de un procedimiento de inventario donde se especifique la realización de conteo físico asi como también la realización de procedimientos para el registro de entradas y salidas y la responsabilidad que tienen las dependencias de informar al almacen sobre los bienes adquiridos en diferentes procesos de contratacion, ya que el producto final es un inventario depurado cumpliendo asi con el Decreto 410 de 1971 Por el cual se expide el Código de Comercio, artículo 52. Obligatoriedad de elaborar periódicamente un inventario y un balance general..






Que se hace necesario monitorear el sistema en el control de inventarios ya se mueven una gran variedad de artículos de consumo y bienes. El operador del sistema debe tener un control permanente de inventarios, y de actualizar las existencias, tanto en cantidad como en precios, en el caso de la Gobernación de Risaralda es utilizado el sistema PCTG el cual trabaja de manera integrada y la información es directamente cargada al módulo de contabilidad.

Se deben implementar herramientas efectivas de seguimiento en el manejo y Entrega de los elementos de Oficina, Aseo y Cafetería asi como también utilizar un mecanismo a la ejecución del Plan Anual de Adquisiciones.

JAKELINE ANDREA MARÍN HURTADO Auditora

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