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Documento para la solicitud de informacin (RFI)

Nombre del proyecto

Seleccin y definicin de un proveedor y plataforma para la implantacin de una solucin ERP para ACME ENTERPRISE

Presentacin de la compaa ACME ENTERPRISE es una de las principales plataformas logsticas del Mediterrneo. Ubicada en el del

Puerto de Barcelona, esta moderna terminal desarrolla una amplia actividad de trfico intermodal de

contenedores para el Sur de Europa.

Descripcin del proyecto

El presente documento de Request For Information (RFI) pretende obtener un primer bloque de informacin

sobre las capacidades y experiencia de los proveedores para, en una segunda fase, establecer un proceso

de Request For Proposal (RFP) con el que evaluar y escoger un proveedor a quien ACME ENTERPRISE

pueda contratar con total garanta de xito para el proyecto de implantacin de una solucin ERP estndar

del mercado con los requerimientos funcionales.

La solucin a implantar ha de dar cobertura a los siguientes grupos de mdulos funcionales: Finanzas, RRHH,

y Compras).

Antecedentes Actualmente, el cliente tiene presencia en 6 pases (Espaa, Turqua, Mxico, Brasil, Colombia, Per), donde

existen un total de 6 ubicaciones. Cada una de las terminales tiene un ERP diferente, el objeto de este RFI

es establecer un estndar en la solucin de ERP, pero con instancias e instalaciones diferentes en cada una

de las terminales.

Descripcin del proyecto y alcance Principales requerimientos:

1. Soporte de la aplicacin en los pases descritos anteriormente.

2. Capacidad de despliegue en los pases descritos anteriormente.

3. Cobertura funcional para los mdulos de finanzas, RRHH y compras.

4. Nmero de usuarios medio por terminal 50 usuarios.

5. Nmero de nminas medio por terminal 200 usuarios.

6. Integracin con la aplicacin de gestin operativa de terminal (Desarrollo a medida).

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7. Migracin de datos del ERP actual.

8. Valoracin econmica por ubicacin y en total del despliegue.

A continuacin se detallan las tareas que ha de desarrollar el proveedor en el marco del presente proyecto,

tanto tcnicas como de gestin, por mbitos de rea / actuacin:

Gestin del proyecto

Recursos correspondientes a la gestin del proyecto.

Parametrizacin

Se realizar la personalizacin de la herramienta conforme a los requisitos funcionales

Migracin de datos

Se solicita la participacin de un equipo, que colabore en la preparacin de los procesos de carga de datos

masivos procedentes del sistema anterior.

Administracin de sistemas

Para la puesta en marcha del proyecto, se solicita la participacin de un equipo, expertos en administracin

de sistemas y que realicen las tareas de setup inicial, puesta en marcha de la plataforma de desarrollo y

tunning posterior de los sistemas para garantizar el rendimiento durante el desarrollo, puesta en produccin,

as como en fases posteriores.

Formacin personal tcnico

Se dar formacin al personal de sistemas del cliente, acerca del funcionamiento de la herramienta, su

parametrizacin, as como metodologas de importacin/exportacin de datos.

Formacin personal usuario

Se dar formacin al personal usuario acerca del uso de la herramienta.

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Presentacin de la respuesta a la RFI

Se deber presentar la respuesta a la RFI mediante correo electrnico a Ral Garca Vega XXXX@XXXX.es.

El trmino mximo para la presentacin de la documentacin es el prximo lunes da 23 de Abril a las 09:30

horas a la direccin y forma anteriormente comentadas.

Hasta esta fecha, y si el proveedor lo considera oportuno, se podrn realizar consultas enviando las

cuestiones a XXXX@XXXX.es de manera escrita per tener un control del proceso.

Contenido de la respuesta a la RFI

Los siguientes son los contenidos mnimos que deben presentarse. Para poder valorar las propuestas de

forma gil y en igualdad de condiciones, la propuesta ha de seguir estrictamente el orden y la numeracin

que se detalla a continuacin, con independencia de que el proveedor pueda adjuntar a su oferta toda la

informacin complementaria que considere de inters, que se tendr en cuenta y valorar

correspondientemente.

1. Documento especificando el cumplimiento de los requerimientos funcionales descritos anteriormente,

y los precios estimados segn los datos especificados en este documento.

2. Referencias: se solicita al proveedor que indique referencias de alcance similar al caso del cliente,

detallando las caractersticas del proyecto, sector, ao de implantacin y volumetra del mismo.

3. Plan de implantacin: rango de tiempo aproximado para la implantacin del proyecto, sin detalle por

fases. Adicionalmente, se solicita al proveedor el esfuerzo estimado para la implantacin en man days

para cada uno de los escenarios de implantacin demandados.

4. Referencias en el sector logstico.

5. Modelo econmico: el proveedor deber presentar una aproximacin, en forma de rangos, para cada

uno de los escenarios solicitados donde se indique:

a. Coste de adquisicin de licencias (en por licencia) detallando el precio unitario y posibles

descuentos. El proveedor deber presentar los diferentes modelos de licenciamiento posibles

de su herramienta, y la propuesta que considere adecuada dadas las necesidades del cliente.

b. Coste de mantenimiento de las mismas (en % sobre el coste de las licencias), de manera

separada e independiente.

c. Coste estimado de los servicios de implantacin

d. Coste aproximado del hardware necesario para los entornos de desarrollo/calidad y

productivo.

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e. Finalmente, el proveedor deber ofrecer un presupuesto aproximado del servicio de gestin

de aplicaciones (AM) para el mantenimiento correctivo, adaptativo y evolutivo del sistema. Se

trata de tener una idea del coste futuro que puede representar y una breve descripcin del

servicio que se ofrece.

El proveedor ha de estimar el importe y los FTE estimados de los servicios de mantenimiento

correctivo, y evolutivo + adaptativo para los dos primeros aos despus de la puesta en

produccin del proyecto.

6. Informacin adicional: el proveedor puede adjuntar informacin adicional (presentaciones

corporativas, hojas de producto, etc.) que considere de inters.

Ejercicio final

Este documento tiene como objetivo lanzar un RFI con el objetivo informacin sobre las capacidades y experiencia de los principales players del mercado de ERP teniendo en cuenta los requerimientos crticos expuestos en el anterior documento.

1. Especificar qu criterios utilizarais para hacer una primera preseleccin de las ofertas. Justificar el

uso de criterios y las bandas de valoracin.

2. Se han presentado 3 proveedores finalmente, y se pueden extraer las siguientes conclusiones sobre

los proveedores con sus soluciones:

Teniendo en cuenta lo anterior como quedara la tabla de evaluacin de proveedores, y por tanto cuales seran

las conclusiones.

3. Si el proceso de RFP continuara, qu estrategia de short-list de soluciones seguirais (entendiendo

la dualidad solucin / integrador). Explicar por qu.