EJERCITO DEL PERÚ COMANDO DE EDUCACIÓN Y … · PAGAR EN EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DEL ......
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1 EJERCITO DEL PERÚ COMANDO DE EDUCACIÓN Y DOCTRINA DEL EJÉRCITO SECCION INVESTIGACIÓN Artículo Científico “LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LAS CUENTAS POR PAGAR EN EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DEL GRUPO REPSOL YPF DEL PERÚ S.A.C” Mg. CPC PATRICIA ZUMAETA JULCA LIMA -PERU 2014
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EJERCITO DEL PERÚ
COMANDO DE EDUCACIÓN Y DOCTRINA DEL EJÉRCITO
SECCION INVESTIGACIÓN
Artículo Científico
“LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LAS CUENTAS POR
PAGAR EN EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DEL
GRUPO REPSOL YPF DEL PERÚ S.A.C”
Mg. CPC PATRICIA ZUMAETA JULCA
LIMA -PERU
2014
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LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LAS CUENTAS POR PAGAR EN EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DEL
GRUPO REPSOL YPF DEL PERÚ S.A.C
THE ADMINISTRATIVE PROCESSES IN THE GROUP REPSOL AND ASSESS
HOW AFFECTING THE MANAGEMENT OF DOCUMENTS PAYABLE.
Autor: Patricia ZUMAETA JULCA
RESUMEN:
El objetivo de la presente investigación fue conocer las deficiencias que existen en
los procesos administrativos en el Grupo Repsol y evaluar la forma cómo inciden en la
gestión de los documentos por pagar.
Para ello se ha realizado una revisión de la documentación teórica de diversos
autores de ambas variables, las mismas que se plantean y desarrollan en el marco
teórico, del mismo modo se ha realizado un trabajo de campo aplicando un cuestionario
aplicado a personal del nivel gerencial, mandos medios y personal operativo del Grupo
Repsol.
El resultado indicó que existen problemas en la gestión de los documentos por
pagar como por ejemplo las dificultades en el manejo de grandes volúmenes de
documentos, que ocasionan retrasos en diversas áreas, así como el pago de las deudas
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de la empresa sustentados con los documentos por pagar respectivos, lo que provoca
retrasos tanto en el abastecimiento de insumos para la empresa, como una mala imagen
empresarial. Estos problemas ocasionan o tienen efectos legales, contables y financieros,
legales porque en algunos casos las empresas acreedoras toman medidas o acciones
legales frente a la demora en el pago de sus deudas, contables porque se ocasionan
registros en diversas cuentas o en cuentas que no son las que deben ser trabajadas,
algunas cuentas contables se ven infladas con resultados que no reflejan la real
dimensión de las obligaciones de la empresa. Y finalmente las repercusiones financieras
porque la empresa definitivamente pierde no sólo dinero, sino tiempo y recursos humanos
que ponen en dificultades su continuidad.
Palabras Clave: Cuentas por pagar, empresa.
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ABSTRACT
The objective of this research was to identify the gaps that exist in the
administrative processes in the group Repsol and assess how affecting the management
of documents payable.
We have conducted a review of documentation from various theoretical authors of
these two variables, they posed and develop the theoretical framework, just as has done
an outstanding job of implementing a questionnaire to apply to staff managerial level,
middle managers and operational staff of the group Repsol.
The result indicated that there were problems in the management of documents by
paying such as difficulties in managing large volumes of documents, causing delays in
several areas, as well as the payment of the debts of the company supported with
documents respective pay, resulting in delays in the supply of inputs for the company as a
bad corporate image. These problems cause or which are legal, accounting and financial,
legal in some cases because the companies liabilities or legal action taken against the
delay in payment of its debts, accounting records because they are causing in various
accounts or accounts that are not they should be worked, some accountants are inflated
accounts with results that do not reflect the real dimension of the obligations of the
company. And finally the financial implications because the company definitely lose not
only money but time and human resources that put difficulties in its continuity.
KEY WORDS: Accounts Payable, Company.
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INTRODUCCIÓN
El manejo de documentos por pagar es un tema importante para las empresas que
tienen un gran movimiento de volúmenes de estos documentos, tal como sucede en las
empresas del rubro de hidrocarburos y combustibles, como es el caso de la Repsol S.A.C.
Algunos de los problemas que se pueden apreciar en esta empresa están
relacionados con la gestión y manejo de documentos por pagar, bien sea por los
encargados o jefes de las áreas involucradas o por el personal subalterno. Existe mucho
congestionamiento en la cantidad de documentos, acumulándose usualmente en un área
donde no son ingresados en el momento oportuno al sistema o software de la empresa,
como consecuencia de ello no se conoce la cantidad de documentos por pagar ni el
importe que significan y mucho menos se puede hacer uso del crédito fiscal. Todo ello
conlleva a pérdidas financieras para las empresas de este rubro, por el deficiente proceso
administrativo y alto volumen de documentos por pagar en tránsito, lo que se agrega un
desconocimiento integral y oportuno de lo que significa esta situación económica y
financieramente.
La investigación se plantea en cinco capítulos. En el Capítulo I: PLANTEAMIENTO
DEL PROBLEMA, se desarrolló la descripción de la realidad problemática, delimitaciones
de la investigación, el planteamiento del problema, la factibilidad y viabilidad para el
estudio del problema, la justificación e importancia de la investigación. En el Capítulo II:
MARCO TEÓRICO se desarrolla toda la base teórica y doctrinaria sobre las variables
materia de estudio, para ello se ha recurrido a diversos autores y bibliografías sobre el
particular, así como estudios previos relacionados con nuestro tema de investigación. En
el Capítulo III: METODOLOGÍA DE INVESTIGACIÓN, se incluye el tipo y nivel de
investigación, el universo y técnicas de investigación empleadas, se describen la técnica
de muestreo, la forma de recolección de la información y procesamiento de datos, para
todo ello se ha empleado o nos hemos apoyado en el Software Estadístico SPSS.
En el Capítulo IV: PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE RESULTADOS, se presentan
los resultados de la encuesta tabulados se presenta el diagnostico de las variables y se
incluye la prueba de contrastación de hipótesis. Finalmente en el Capitulo V se presentan
las conclusiones y recomendaciones a las que se han llegado al final de la investigación.
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El objetivo de la investigación fue conocer las deficiencias que existen en los
procesos administrativos en el Grupo Repsol y evaluar la forma cómo inciden en la
gestión de los documentos por pagar.
MATERIAL Y METODOS
La investigación por su naturaleza, reúne las características de un estudio
descriptivo y tiene como objetivo demostrar que los procesos administrativos inciden en la
gestión de los documentos por pagar en el departamento de Contabilidad del Grupo
Repsol YPF del Perú S.A.C.
UNIVERSO Y TÉCNICAS DE INVESTIGACIÓN
La población que fue sujeto de estudio estuvo comprendida por el personal que
está relacionado directa o indirectamente con el manejo de documentos por pagar del
Grupo Repsol YPF del Perú S.A.C, los cuales fueron presentados en el Cuadro N° 1 y que
en total son 125 personas de las diversas áreas involucradas en el manejo de
documentos por pagar.
Cuadro N° 1: Distribución de la población
Tipo de trabajador Población Muestra
Gerentes 6
Sub Gerentes 10
Jefes de áreas 14
Jefes de intervención 15
Jefes de división 12
Analistas 30
Asistentes 20
Coordinadores 9
7
Digitadores 9
Total 125 40
La investigación abarca las empresas del Grupo Repsol YPF del Perú SAC:
RELAPASA, RYCOPESA, RECOSAC. Se tomó como muestra a Gerentes, Sub Gerentes,
Jefes de áreas (Cuentas por pagar, activos fijos y materiales), Jefes de intervención, Jefes
de División, analistas, coordinadores, asistentes, digitadores y demás relacionados con el
manejo de los documentos por pagar
La muestra que se utilizó en la investigación, fue el resultado de la fórmula
proporcionada por la Asociación Interamericana de Desarrollo (AID), a través del
Programa de Asistencia Técnica1:
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2
)*()1()(
**.).(
ZqpNE
NZqpn
Donde:
N = El total del universo (población)
n = Tamaño de la muestra
p y q = probabilidad de la población que presenta una variable de estar o no
incluida en la muestra, cuando no se conoce esta probabilidad por estudios
se asume que p y q tienen el valor de 0.5 cada uno.
Z = Las unidades de desviación estándar que en la curva normal definen una
probabilidad de error Tipo 1=0.05, esto equivale a un intervalo de confianza
del 95%. En la estimación de la muestra el valor de Z=1.96
E = Error estándar de la estimación que debe ser 0.09 o menos.
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Conocida la fórmula, se determinó el tamaño de la muestra en un universo de 125
personas que trabajan en las medianas empresas de Lima Metropolitana, donde se aplicó
un cuestionario preparado (Ver Anexo N° 2).
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2
)96.1)(5.0*5.0()1125()09.0(
125*)96.1(*)5.0*5.0(
n
1003664.409648.1
05.120n
n = 40 personas
TÉCNICAS DE INVESTIGACIÓN EMPLEADAS
Técnica de Muestreo
La técnica de muestreo que se tuvo en consideración es el muestreo no aleatorio
intencional, porque la intención fue seleccionar personal de diversas áreas que nos
proporcionen información objetiva.
Técnica de recolectar información
Observación Global de Campo
Se realizaron observaciones directas e indirectas a los ambientes del Área de
Compras y el Área de Cuentas por Pagar del grupo Repsol YPF del Perú S.A.C.,
elaborándose una guía de observación para que los aspectos principales y secundarios
recogidos no sean olvidados. Se utilizó la observación directa no participativa como un
medio para poder realizar el planteamiento del problema, asimismo se utilizó una
observación indirecta porque el investigador asumió como propios los datos tanto
cuantitativos como cualitativos que fueron proporcionados por la empresa en estudio.
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Análisis Documental
Este análisis comprende un sin número de fichas bibliográficas, fichas de
investigación (revistas, periódicos e internet) y estudios amplios de libros y tesis referidos
al tema de la investigación.
Además se utilizaron el cuestionario y la entrevista como instrumentos directos
para obtener información.
Técnicas para el procesamiento de datos
Para el procesamiento de datos se utilizó el software SPSS 15.0, en el que se
introdujeron los datos obtenidos en la aplicación de la encuesta y se procedió a obtener
los resultados debidamente procesados.
Instrumentos:
Los instrumentos a emplear son:
a) Cuestionario (Ver Anexo Nº 2)
Se aplicó un cuestionario a los siguientes grupos de trabajadores de la empresa:
1. Jefe de Cuenta por Pagar, Activos fijos y Materiales del Grupo Repsol YPF del
Perú S.AC.
2. Jefe de Intervención del Grupo Repsol YPF del Perú S.AC.
3. Jefe de Estados Financieros del Grupo Repsol YPF del Perú S.AC.
4. Analistas de Intervención
5. Coordinadores de las empresas del Grupo Repsol YPF del Perú S.AC.
6. Asistente de Operaciones Bancarias del Grupo Repsol YPF del Perú S.AC.
7. Digitadores del Grupo Repsol YPF del Perú S.AC.
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Los resultados de la encuesta aplicada han sido ingresados y procesados en el
software SPSS for Windows 15.0, los mismos que nos han permitido obtener los
resultados estadísticos y a su vez hemos realizado la contrastación de las hipótesis a
través del estadístico chi-cuadrado, el mismo que nos permite verificar el grado de
relación entre las variables.
RESULTADOS DE LA ENCUESTA
A continuación se presenta el resultado obtenido de la encuesta aplicada utilizando
el Software Estadístico SPSS 15.0
Pregunta N° 1: ¿En su área o dependencia se manejan documentos por pagar o
pendientes de pago?
Cuadro N° 6: Tabla de Frecuencias Pregunta N° 1
Categoría Frecuencia Porcentaje
Si 10 25.0
No 13 32.5
No sabe,
no opina
17 42.5
Total 40 100.0
Del resultado obtenido se puede indicar que el 25% del total de personas
encuestadas indicaron que en su área si se manejan documentos por pagar o pendientes
de pago, el 32.5% indicó que no es así y el 42.5% refirió que no sabe ni opina al respecto.
Este resultado nos permite indicar que se tiene desconocimiento del manejo de
documentos por pagar en las diversas áreas de estas empresas.
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Pregunta N° 2: ¿Cuál es el conocimiento sobre los documentos por pagar que
tienen la o las personas encargadas del manejo de estos documentos?
Cuadro N° 7: Tabla de Frecuencias Pregunta N° 2
Categoría Frecuencia Porcentaje
Básico 34 85.0
Suficiente 3 7.5
No están
capacitados
3 7.5
Total 40 100.0
Del resultado obtenido se puede indicar que el 85% del total de personas
encuestadas indicaron que el grado de conocimiento que tienen las personas encargados
en el manejo de documentos es básico, el 7.5% indicó que el conocimiento es suficiente
de estas personas y el 7.5% refirió que no están capacitados para este manejo de
documentos.
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Pregunta N° 3: ¿Cómo son los volúmenes de documentos por pagar que se
manejan en su área?
Cuadro N° 8: Tabla de Frecuencias Pregunta N° 3
Categoría Frecuencia Porcentaje
Básicos
(1-100 Und.) 7 17.5
Moderados
(101-1000 Und.)
28 70.0
Altos
(1001- a más Und.)
5 12.5
Total 40 100.0
Del resultado obtenido se puede indicar que el 17.5% del total de personas encuestadas
indicaron que los volúmenes de documentos por pagar que se manejan en su área son
básicos, el 70% refirió que son moderados y el 12.5% manifestó que son altos los
volúmenes de documentos por pagar manejados. Este resultado nos permite deducir que
el volumen de manejo de documentos por pagar es generalmente moderado.
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Prueba de Hipótesis N° 1
1. H0 : Si se conocen las dificultades que se tienen al administrar grandes volúmenes
de documentos por pagar y se realiza un buen control sobre éstos, entonces SI
se puede mejorar la gestión de los documentos por pagar en el departamento
de Contabilidad del Grupo Repsol YPF del Perú S.A.C.
2. H1 : Si se conocen las dificultades que se tienen al administrar grandes volúmenes
de documentos por pagar y se realiza un buen control sobre éstos, entonces
NO se puede mejorar la gestión de los documentos por pagar en el
departamento de Contabilidad del Grupo Repsol YPF del Perú S.A.C.
3. Nivel de Significación α = 5%, X2t 0.006
4. Prueba Estadística X2c ( oi – ei )2 / ei
X2c 7.813
Donde:
oi Valor observado
ei Valor esperado
X2c Valor del estadístico calculado con datos provenientes de las encuestas que han
sido procesados mediante el Software Estadístico SPSS, y se debe comparar con los
valores asociados al nivel de significación que se indica en el cuadro de Contrastación de
la Hipótesis Nº 01.
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Decisión. Ho se rechaza.
Figura N° 4: Contrastación Hipótesis 1
X2 t = 0.006 X2 c = 7.813
Interpretación:
Como el valor calculado (X2c 7.813) cae en la zona de rechazo, podemos concluir que a
un nivel de significación del 5% y se rechaza la hipótesis nula confirmándose la hipótesis
planteada, es decir que si se conocen las dificultades que se tienen al administrar grandes
volúmenes de documentos por pagar y se realiza un buen control sobre éstos, entonces
se puede mejorar la gestión de los documentos por pagar en el departamento de
Contabilidad del Grupo Repsol YPF del Perú S.A.C., con lo que se demuestra la hipótesis
planteada.
Cuadro N° 21: Recuento Contrastación Hipótesis N° 01
¿El volúmen de documentos por
pagar es:?
Total Regular Eficiente Deficiente
¿Se plantea algún tipo de
plan de contingencia
cuando se acumulan
demasiado los
documentos por pagar o
cuando no se les ha dado
el curso o trámite
respectivo?
Si 6 0 0 6
No 16 2 0 18
No sabe, no opina 10 2 4 16
Total 32 4 4 40
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Pruebas de chi-cuadrado
Valor gl
Sig. asintótica
(bilateral)
Chi-cuadrado de Pearson 7.813(a) 4 .099
Razón de verosimilitudes 9.756 4 .045
Asociación lineal por lineal 5.976 1 .015
N de casos válidos 40
a 7 casillas (77.8%) tienen una frecuencia esperada inferior a 5. La frecuencia mínima esperada es .60.
Prueba de Hipótesis N° 2
1. H0 : Si se implementa una política de pagos de cumplimiento puntual de
obligaciones entonces SI se podrá mejorar la gestión de los documentos
por pagar cumpliendo con los cronogramas de pagos en el departamento
de Contabilidad del Grupo Repsol YPF del Perú S.A.C.
2. H1 : Si se implementa una política de pagos de cumplimiento puntual de
obligaciones entonces NO se podrá mejorar la gestión de los documentos
por pagar cumpliendo con los cronogramas de pagos en el departamento
de Contabilidad del Grupo Repsol YPF del Perú S.A.C..
3. Nivel de Significación α = 5%, X2t 0.006
4. Prueba Estadística X2c ( oi – ei )2 / ei
X2c 8.981
Donde:
oi Valor observado
ei Valor esperado
X2c Valor del estadístico calculado con datos provenientes de las encuestas que han
sido procesados mediante el Software Estadístico SPSS, y se debe comparar con los
valores asociados al nivel de significación que se indica en el cuadro de Contrastación de
la Hipótesis Nº 02.
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Prueba de Hipótesis N° 3
1. H0 : Si se conocen los efectos legales entonces SI se puede evitar el
incumplimiento en el pago a los proveedores y las consiguientes
sanciones en el manejo de documentos por pagar en el departamento de
Contabilidad del Grupo Repsol YPF del Perú S.A.C.
2. H1 : Si se conocen los efectos legales entonces NO se puede evitar el
incumplimiento en el pago a los proveedores y las consiguientes
sanciones en el manejo de documentos por pagar en el departamento de
Contabilidad del Grupo Repsol YPF del Perú S.A.C.
3. Nivel de Significación α = 5%, X2t 0.006
4. Prueba Estadística X2c ( oi – ei )2 / ei
X2c 9.649
Donde:
oi Valor observado
ei Valor esperado
X2c Valor del estadístico calculado con datos provenientes de las encuestas que han
sido procesados mediante el Software Estadístico SPSS, y se debe comparar con los
valores asociados al nivel de significación que se indica en el cuadro de Contrastación de
la Hipótesis Nº 03.
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5. Decisión. Ho se rechaza.
Figura N° 6: Contrastación Hipótesis 3
X2 t = 0.006 X2 c = 9.649
Interpretación:
Como el valor calculado (X2c 9.649) cae en la zona de rechazo, podemos concluir que a
un nivel de significación del 5% y se rechaza la hipótesis nula confirmándose la hipótesis
planteada, es decir que si se conocen los efectos legales entonces se puede evitar el
incumplimiento en el pago a los proveedores y las consiguientes sanciones en el manejo
de documentos por pagar en el departamento de Contabilidad del Grupo Repsol YPF del
Perú S.A.C., con lo que se demuestra la hipótesis planteada.
Cuadro N° 23: Recuento Contrastación Hipótesis N° 03
¿Se han establecido
responsabilidades claras en el
manejo de documentos por pagar?
Total Si No
No sabe,
no opina
¿Cuál es el conocimiento
que tienen la o las
personas encargadas del
manejo de estos
documentos?
Basico 2 24 8 34
Suficiente 0 3 0 3
No están capacitados 0 0 3 3
Total 2 27 11 40
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Pruebas de chi-cuadrado
Valor gl
Sig. asintótica
(bilateral)
Chi-cuadrado de Pearson 9.649(a) 4 .047
Razón de verosimilitudes 10.407 4 .034
Asociación lineal por lineal 4.327 1 .038
N de casos válidos 40
a 7 casillas (77.8%) tienen una frecuencia esperada inferior a 5. La frecuencia mínima esperada es .15.
CONCLUSIONES
Luego de concluida la investigación se arribaron a las siguientes conclusiones:
a. Las principales dificultades que se presentan al administrar grandes volúmenes de
documentos por pagar son: errores en la carga de documentos al sistema de la
empresa, demoras en el pago a proveedores, pérdidas en el uso del crédito fiscal,
dificultades y retrasos en áreas conexas que utilizan estos documentos.
b. Tampoco existe una política de pagos que permita controlar los egresos de la
empresa, el manejo de los documentos por pagar y cumplir con los cronogramas de
pagos establecidos tanto por la empresa como por los proveedores.
c. Existe poco o nulo conocimiento sobre los efectos legales referidos al incumplimiento
en el pago a los proveedores y las sanciones provocadas por el deficiente manejo de
documentos por pagar, estos problemas se ven reflejados en los reclamos judiciales o
notariales que presentan los acreedores, las sanciones económicas cuando se
incumple un contrato, entre otros problemas.
d. No se tiene un exacto detalle y conocimiento sobre los efectos financieros
relacionados con los gastos financieros, notariales, por procesos y por descuentos
que ocasiona a las empresas de este rubro.
e. Los principales efectos contables están relacionados con la revisión errónea de
documentos, el retraso en la formulación de EE.FF. y el alto procesamiento de
documentos por pagar, esto se debe a que no se tiene conocimiento apropiado ni
personal especializado para este manejo tan delicado y que ocasiona pérdidas a las
19
empresas.
f. No se realizan en forma periódica acciones de control interno en el departamento de
contabilidad orientadas a detectar los errores o deficiencias en el tratamiento de
cuentas y documentos por pagar a pesar del gran volumen de dichos documentos y la
importancia que tienen para la empresa.
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http://www.wikilearning.com/monografia/la_administracion_de_empresas-
habilidades_administrativas/11860-9
5. MORELL, Tomás, Consultor especialista en los temas de efectividad.
Obtenido en:
http://www.euram.com.ni/pverdes/Entrevista/Tomas_Morell_edicion173.htm
6. www.repsol.com/pe_es/todo_sobre_repsol_ypf/otros/introduccion_797/defa
ult.aspx
7. Todo sobre REPSOL. Obtenido en:
www.repsol.com/pe_es/todo_sobre_repsol_ypf/otros/introduccion_797/default.aspx
