EL ANÁLISIS DE IMPACTO EFICAZ CON MINDMANAGER

¿Qué es el Análisis de Impacto?

El Análisis de Impacto es una técnica probada, basada en diagramas y diseñada para determinar el impacto (efectos) posible

de una solución aplicada a una actividad profesional.

Un Análisis de Impacto eficaz puede ser fuente de beneficios extremadamente valiosos para las empresas y otros organismos.

En primer lugar, proporciona un enfoque estructurado, sistemático y metódico, lo que garantiza que no se menosprecie ningún

efecto importante.

En Segundo lugar, se concentra en la identificación de los factores que contribuyen al impacto de la solución, garantizando la

determinación de todos los efectos y reduciendo las posibilidades de que aparezcan problemas. En tercer lugar, permite la

identificación visual de los efectos posibles, lo que implica que, una vez que veamos los efectos expuestos frente a nuestros

ojos, surgirán nuevos pensamientos y se identificarán con mayor facilidad los posibles desvíos.

Los diagramas de Impacto utilizan categorías de grupo estándar para garantizar que todas las causas se tomen en

consideración. Algunas personas utilizan la técnica de las 6 M: Máquinas, material, Métodos, Mano de obra, Management

(Gestión) y Medio (entorno), mientras que otras utilizan la técnica PEMPEM: Planta, Equipamiento, Material, Personas,

Entorno y Métodos.

Enfoque Tradicional

Tradicionalmente, se utiliza una pizarra para recoger la información y el feedback relacionados con la solución. Esto suele

ocupar muchas páginas, que deben ser estudiadas detenidamente para poder interpretarlas y entenderlas; una tarea

extremadamente ardua que nos puede llevar semanas.

Debido a esto, muchos Análisis de Impacto fracasan.

Desgraciadamente, es frecuente ver cómo un Análisis de Impacto excepcional desemboca sólo en una minúscula acción, o

incluso en ninguna.

Este problema, como demostraremos a continuación, se puede evitar fácilmente con MindManager.

El Análisis de Impacto con MindManager

Realizar un Análisis de Impacto con MindManager es sencillo y eficaz. Se necesitará una sala de reuniones con un proyector

y un ordenador en el cual se haya instalado MindManager.

Para iniciar el Análisis de Impacto, se tiene que llegar previamente a un acuerdo sobre la solución que se desea analizar. El

6Ms 4Ps 4Ss

Máquinas Lugar Alrededores

Material Procedimiento Proveedores

Métodos Personas Sistemas

Mano de obra Políticas Aptitudes

Management

Medio

resultado de este acuerdo puede escribirse o insertarse en forma de título de mapa en un nuevo archivo MindManager.

Como podrá observar a continuación, la introducción de la información y del feedback resulta muy sencilla siguiendo las

siguientes instrucciones:

A continuación, se expone el proceso general asociado al Análisis de Impacto:

1. Determinar la solución y el enfoque a adoptar para estudiar su impacto: es importante que todas las

personas involucradas en el proceso comprendan la solución propuesta y los problemas que desean

estudiarse. También deben llegar a un acuerdo sobre la forma con la que va a realizarse el Análisis de

Impacto.

2. Identificar los efectos principales: al inicio, debemos explorar cuáles serían los impactos principales e n

caso de que se aplicase la solución.

3. Desglosar los efectos: desglosar sistemáticamente cada uno de los resultados obtenidos con la acción

anterior, para identificar el mayor número posible de efectos secundarios. Añadir nuevos efectos principales a

medida que vayan identificándose.

4. Evaluar los efectos: analizar el impacto de los efectos. ¿Supondrán un beneficio o un problema?

¿Debemos poner en marcha algún tipo de acción para eliminar o minimizar un impacto adverso causado por

dichos efectos?

5. Determinar la adecuación de la solución: una vez determinadas las causas más probables o las áreas de

incertidumbre, profundizar en la investigación. MindManager ayuda a implementar las distintas fases asociadas

con la realización exitosa del Análisis de Impacto.

1. Determinar la Solución y el enfoque a adoptar para estudiar su impacto.

Se reconocen varios enfoques estándar que se pueden utilizar en la realización de un Análisis de Impacto; por ejemplo:

Estos ejemplos están disponibles en forma de plantillas en MindManager.

Una vez llegados a una cuerdo sobre el enfoque que deseamos aplicar al análisis de Impacto, crear un nuevo mapa

utilizando la plantilla MindManager más apropiada. En este caso, utilizaremos la plantilla correspondiente a la técnica de

las 6M.

1. Abrir el Menú Archivo

y seleccionar Nuevo...

2. Seleccionar la

pestaña "Técnicos"

3. Hacer doble clic en la

plantilla 6M para abrir un

nuevo mapa basado en

dicha técnica.

4. Al abrirse la plantilla,

se invita a la

introducción de una

breve descripción del

Efecto (problema)

Consejos: Puede insertar un

retorno en el título manteniendo

pulsada la tecla Control y

pulsando Intro al mismo tiempo.

Al abrirse la plantilla, se invita a la introducción de una breve

descripción de la Solución.

En nuestro caso, escribiremos "Nuevo sistema financiero",

que se superpondrá al texto "Efecto" Haga clic en "Aceptar"

o pulse la tecla Intro del teclado para aplicar este título a la

rama principal del mapa.

A menudo, resulta conveniente insertar una imagen en la rama central, para que el impacto visual en personas favorezca

el entendimiento. También ayuda a activar la actividad de pensamiento en el cortex derecho del cerebro, lo que supone

un impulso a la creatividad.

Para ello:

1. seleccione la rama principal "El sector de la

enseñanza en el Reino Unido"

2. En el menú "Insertar" seleccione "Imagen..."

3. Busque el archivo de la imagen que desee insertar y

pulse "Aceptar"

Consejo: MindManager lleva incorporado un conjunto de cliparts que

pueden resultar útiles en esta etapa. Seleccionando el icono, podrá acceder a la galería de cliparts. Se pueden colocar imágenes en el mapa o en las ramas.

Para asegurarse de que todos los participantes entiendan la solución que estamos considerando, se puede añadir una

descripción en la rama, en forma de Nota. Para ello:

1. Abra el Editor de Notas del Panel de Tareas

2. Enter a text description.

3. La nota será asociada a la rama y un indicador visual aparecerá en dicha rama.

Consejo: Coloque el cursor del ratón encima del símbolo y verá aparecer la primera línea de la nota. Un clic doble en este símbolo abrirá el Editor de Notas.

Se puede utilizar esta técnica en cualquier rama del mapa Análisis de Impacto.

También podemos adjuntar archivos que suministrarán información de fondo. Por ejemplo:

· Resultados y análisis de coste del sistema actual

· Funciones y posibilidades de los nuevos sistemas

comercializados en el mercado.

· Listas de precios de los distintos sistemas posibles.

Para ello:

1.

Seleccione la rama principal

2.

3.

4.

En el menú "Insertar" seleccione "Archivo Adjunto..."

Busque el archivo que desea adjuntar y pulse "Aceptar"

El indicador de archivo adjunto aparecerá al lado del título

de la rama.

Archivo Adjunto único Archivo Adjunto multiple

Hacer doble clic en el símbolo de Archivo Adjunto para lanzar los archivos en sus aplicaciones de origen. Seleccionar

"Archivos Adjuntos" del menú Rama para configurar sus preferencias de Archivos adjuntos.

Tras esta preparación inicial, el mapa podría parecerse a lo siguiente:

2. Identificar los efectos principales

Utilizando el mapa, podemos empezar a identificar las principales causas del efecto. El mapa nos proporciona los grupos

de efectos principales que deberíamos tomar en consideración. En este caso, Máquinas, Material, Métodos, Mano de

Obra, Management y Medio.

3. Desglosar los Efectos

Las notas asociadas con cada una de las ramas principales, nos muestran las cuestiones que deberíamos considerar a

la hora de desglosar los efectos. Hacer clic en una rama principal, por ej. "Máquinas" y mirar el Panel de Notas.

Aparecerán los siguientes elementos:

·

·

·

·

·

·

·

¿Qué máquinas sufrirán el Impacto?

¿Habrá algún impacto en la capacidad de las máquinas para funcionar según las especificaciones?

¿Tendrá algún efecto en los regímenes de mantenimiento requeridos?

¿Qué aspectos del funcionamiento de las máquinas cambiarán?

¿Afectará a la disponibilidad de las máquinas?

¿Provocará disfuncionamientos en las máquinas?

¿Las máquinas continuarán siendo adecuadas para las tareas que realizan?

Consejo: Para ver mejor estas notas, hacer clic en el símbolo

del panel de notas para colocar el Panel de Notas debajo de la ventana del editor

de mapa.

Registrar en el mapa los efectos identificados. Tal y como se describe a continuación, MindManager lleva incorporado un

método de introducción de texto que minimiza las intrusiones en el proceso de pensamiento.

Podemos continuar introduciendo texto y añadiendo ramas secundarias a la rama principal, o simplemente seleccionar

una nueva rama principal y añadirle ramas secundarias.

Incluso si sólo añadimos les efectos de alto nivel, el mapa crecerá de manera considerable:

Tenemos que continuar desglosando los efectos para poder estudiar su impacto. MindManager dispone de un Explorador

de Mapa que nos permite concentrarnos en áreas específicas del mapa. Al hacer clic en una rama del Explorador de

mapa, MindManager presenta automáticamente la rama seleccionada como si se tratase de la rama principal, así como

sus ramas secundarias y sus estructuras.

Hacer clic en "Métodos" en el

panel del Explorador de

mapa. El mapa mostrará los

"Métodos" como si se tratase

de la rama principal, y sólo

aparecerán sus ramas

secundarias.

El resto del mapa "desaparecerá" para que podamos concentrarnos en los métodos.

Al añadir los efectos secundarios, el mapa se convertirá en:

4. Evaluar los efectos

Para terminar el ejercicio, y mostrar el uso de MindManager en el Análisis de Impacto, nos concentraremos en el Registro

de ventas.

Haciendo clic en "Registro de Ventas" en el Explorador de mapa, aparecerán las siguientes ramas:

El siguiente paso consiste en evaluar el impacto de los efectos identificados. Esto suele dar como resultado un

beneficio o un problema/desafío que deberán ser estudiados si deseamos que la solución alcance el resultado

esperado.

Resulta útil poder distinguir las ramas de los efectos de las de los beneficios/problemas y actividades a ejecutar.

MindManager nos ofrece la posibilidad de editar el aspecto de varias ramas al mismo tiempo. Para editar las ramas de

efectos con el fin de aplicarles un trazo de caja:

1. Efectuar una selección múltiple de todas las ramas a las que queremos aplicar este aspecto. Para ello,

mantener pulsada la tecla Control.

2. Seleccionar "Editar Estilo de Rama" en el menú Rama

3. Seleccionar la pestaña "Forma de rama"

4. Aplicar la forma "Caja redondeada" en el menú "Estilo de Forma"

Ahora podemos empezar a añadir las ramas subordinadas para mostrar el impacto de los efectos.

Consejo: Al introducir una rama correspondiente a una acción, utilizaremos la estructura Verbo-Sustantivo. Si la rama indica un beneficio/problema,

utilizaremos una estructura Sustantivo-Verbo para su título.

Ej:

Eliminar actividades duplicadas

Actividades duplicadas eliminadas

Acción

Beneficio

A medida que añadimos nuevas ramas, el mapa crecerá y se adaptará de la manera siguiente:

Ahora tenemos que ser capaces de estudiar/colectar los beneficios que nos aportará la aplicación de la solución, las

actividades que se requieren para que dicha aplicación se lleve a cabo con éxito y qué obstáculos/inconvenientes

podemos encontrar.

MindManager lleva incorporado un conjunto de categorías predeterminadas. Si necesitamos añadir nuevas categorías a

esta lista, podemos hacerlo seleccionando "Mis Categorías" en el menú Edición. También se pueden asociar imagines a

cada categoría. Una vez creadas, las categorías pueden ser asignadas de la manera siguiente:

1. Abra el la pestaña Categorías del Panel de Tareas

2. Seleccione una rama

3. Haga doble clic en una categoría para aplicarla a las ramas seleccionadas.

De manera alternativa, podemos utilizar el Cuentagotas

:

1. En la pestaña de las Categorías, seleccionar la herramienta Cuentagotas. El cursor pasará al modo

"Cuentagotas"

2. Hacer clic en la categoría que desea aplicar.

3. Haga clic con el Cuentagotas en las ramas para aplicar dicha categoría.

Una vez asignada, las categorías pueden ser utilizadas como criterio de filtrado. También podemos crear un mapa de

categorías.

Consejo: Los Recursos pueden aplicarse exactamente del mismo modo, seleccionando la pestaña Recursos

.

Podemos observar que "Aumento de trabajo para el personal de ventas" se ha clasificado como beneficio y como

obstáculo.

· Es un beneficio porque a partir de ahora la responsabilidad de todos los datos sobre las ventas queda bien

definida.

· Resulta un obstáculo porque se trata de un cambio en el ritmo de trabajo que será percibido negativamente

por el personal de ventas.

Al admitir que existe un obstáculo potencial, deberíamos definir actividades adicionales para asegurarnos de que se

elimina el obstáculo o se reduce su impacto de manera significativa. Añadir algunas ramas más al mapa.

El mapa continúa creciendo en tamaño y en complejidad.

La sección asociada con el Método "Registro de ventas" se ha ampliado de forma considerable, y se trata sólo de una

parte del mapa. El uso del Explorador de Mapa nos facilita la navegación.

MindManager nos permite efectuar consultas filtradas en el mapa. Para ello, nos basaremos en las categorías que hemos

asignado a las ramas.

Continuando con el "Registro de ventas", supongamos que deseamos consultar los obstáculos relativos a esta actividad

que hemos identificado.

1.

2.

3.

4.

Seleccione la pestaña Filtro del Panel de Tareas

Pulse el botón "..." que se encuentra debajo de la mención "En las categorías siguientes"

Seleccionar una categoría. En el ejemplo siguiente, se ha seleccionado la categoría "Obstáculos".

Pulse el botón "actualizar" para aplicar el filtro.

Esto reestructurará el mapa, que mostrará solamente las ramas que cumplan los criterios del Filtro, así como sus ramas

Principales asociadas.

Podemos crear otros filtros para estudiar las actividades, los beneficios, etc.

5. Estudiar la adecuación de la solución

¿La solución ha resuelto los problemas tal y como esperábamos? ¿Qué actividades se necesitan para aplicarla con

éxito? ¿Con qué obstáculos nos enfrentaremos?

Ahora estamos en posición de responder a estas preguntas.

MindManager puede crear automáticamente un nuevo mapa que agrupará todas las ramas por grupos de categorías. Para

ello:

1.

Aplique todas las categorías

necesarias en el mapa original.

2. En el menú Ver, seleccione "Crear

mapa de Categorías"

El "Registro de Ventas" se ha

transformado en el siguiente mapa de

categorías:

6. ¿Qué más nos aporta?

Estructura y Jerarquía de mapa

A medida que introducimos la información en el marco de análisis de Impacto que nos ofrece la plantilla, se va creando

una secuencia y una jerarquía de ramas en relación con la rama principal. Cada una de las ramas se va enumerando.

El sistema de enumeración asociado a esta secuencia/jerarquía puede visualizarse para facilitar el entendimiento.

Reestructuración

El orden con el que emanan nuestras ideas es el reflejo de nuestra secuencia de pensamiento, a menudo influida por

los estímulos externos que experimentamos. Pero podría no ser la estructura más apropiada para nuestro mapa. Con

una sencilla acción de arrastre del ratón, podremos reorganizar rápidamente nuestros pensamientos.

Formato de rama

Con el trabajo de mapa, podemos diferenciar las ramas visualmente.

Esto resulta muy útil para diferenciar aspectos co

·

·

·

·

·

Prioridad

Evitable

Controlable

Embudos

Áreas a profundizar

El uso de la herramienta "Cuentagotas"

, las categorías, los recursos, el color del texto o del fondo pueden aplicarse

con rapidez a las ramas.

Conexiones Mentales

Algunas veces, podemos ver que existen conexiones transversales entre dos ramas del mapa. Estas dos ramas pueden

pertenecer a dos flujos de pensamiento completamente distintos. Podríamos identificar una actividad con dos efectos

aparentemente inconexos. Este tipo de vínculos, que desestructuran el pensamiento, suelen generar ideas muy

innovadoras. Podemos indicar este vínculo utilizando la función Conexión Mental de MindManager, e incluso crear un

nuevo mapa que refleje este nuevo flujo de pensamiento.

Distintos modos de visualización

Normalmente, el Análisis de Impacto se realiza utilizando el diagrama "Árbol de Salida" de MindManager. Es el que mejor

representa la secuencia de lectura de izquierda a derecha, secuencia solución -> efecto. En algunas ocasiones, ésta

puede no ser la mejor manera de presentar el material, de optimizar el uso del espacio de la pantalla y de "ver" los

vínculos/conexiones entre las ramas transversales a la estructura jerarquizada. Con un simple clic del ratón, y para usos

específicos, podemos transformar el mapa en los siguientes tipos de diagrama:

·

·

·

·

·

Esquema (lista)

Mapa (para generar ideas como en un Mapa mental)

Árbol de entrada (para identificar las relaciones de causa y efecto.

Diagrama de afinidad (para agrupar)

Organigrama (para las estructuras jerarquizadas)

Recursos

Del mismo modo que las categorías, podemos asignar recursos a las ramas específicas. Durante el análisis de impacto,

identificaremos actividades específicas que tendremos que realizar si queremos aplicar la solución de manera exitosa.

Alguien tendrá que realizarlas/controlarlas. La asignación de recursos nos ayuda a determinar quién hace qué. Podemos

utilizar los Filtros de MindManager o crear un nuevo mapa que agrupe los recursos para obtener una perspectiva

anticipada del uso de dichos recursos.

Acciones

Al combinarlas con los recursos, podemos designar una rama como acción y asignarla, a su vez, a un recurso o a un

individuo en particular. Durante la actividad de Análisis de Impacto, identificaremos una acción concreta necesaria para

la finalización del análisis. Por ejemplo, investigar el impacto de un efecto en las personas involucradas y determinar si

esta últimas lo perciben o no como un obstáculo. Podemos enviar la acción a la persona (recurso) responsable en MS

Outlook.

Personalizar el enfoque Análisis de impacto

Si continuamos utilizando las plantillas de Análisis de impacto, podemos llegar a identificar áreas específicas que

consideraremos inadecuadas para nuestra empresa o nuestro sector. Por ello, tenemos la posibilidad de editar las

plantillas y añadirles o borrarles las ramas necesarias. También podemos personalizar el aspecto de la plantilla, con el

fin de aportarle la identidad visual de la empresa u otro aspecto específico (color, fondo de mapa, etc.)

Compartir los procesos de pensamiento y el resultado del Análisis de Impacto

Podemos compartir los resultados del Análisis de Impacto con otras personas para solicitar sus opiniones, comentarios

o feedbacks. Podemos hacerlo de varias maneras:

· Enviándoles el mapa por correo-e desde MindManager

· Recopilando los archivos en uno solo y mandándoselos como archivo adjunto.

· Enviándoles los mapas de MindManager con un visor que les permita verlos aunque no tengan MindManager

instalado en su ordenador.

· Guardar el mapa como archivo HTML para que las personas puedan verlo en Internet/Intranet.

Repasar la sesión de Análisis de impacto y su resultado

Podemos potenciar el repaso del mapa con los siguientes elementos:

· Podemos utilizar las funciones del Explorador de mapa de MindManager durante el repaso para navegar por el

mapa con comodidad.

· Podemos utilizar la vista "Pantalla Completa" (menú Ver) para maximizar la superficie de la pantalla utilizada

para el mapa.

· Podemos ejecutar MindManager en algunas aplicaciones de conferencia como WebEx para comunicar los

mapas a personas que se encuentren en otros lugares.

· Enviar el mapa de Análisis de Impacto a las personas involucradas y pedirles que añadan sus propios

comentarios. El mapa MindManager se adaptará progresivamente al feedback incorporado.

· Integrar sus comentarios en el mapa inicial y asignarles los nombres de los recursos (personas), de modo que

éstos puedan ver lo que ha cambiado gracias a su aportación. Reducir el tiempo y el esfuerzo necesario para

llegar a un acuerdo, ya que las personas se concentran en el resultado y no en averiguar si su aportación ha

sido utilizada o no.

RESUMEN

MindManager nos permite realizar un Análisis de Impacto de una manera muy eficaz y práctica. Nos ayuda a superar las

dificultades operativas asociadas a la manera tradicional de gestionar los datos generados.

El uso de MindManager implica que del Análisis de Impacto emanen acciones y entendimiento. Esta será la lógica que

reine en la organización.

El proceso arriba descrito se convertirá en usual si se trabaja con MindManager respetando las siguientes indicaciones:

1. La información se RECOGE a partir de una serie amplia de fuentes y de personas.

2. Esta información es sometida a un proceso de análisis y de ENTENDIMIENTO antes de tomar las decisiones con

consciencia de su significado y del camino a seguir.

3. Los resultados y recomendaciones que surgen de la fase de Entendimiento serán presentadas a los compañeros que

puedan aportar valor gracias a su conocimiento colectivo, su experiencia y su creatividad. Esto nos ayudará a aprender

de las dificultades que se habían superado previamente.

4. Por último, una vez llegados a un acuerdo sobre lo que debe hacerse, se producirá un plan de acción que APORTARÁ

los componentes necesarios para asegurar que se alcancen los objetivos.

Los mapas de ejemplo para cada una de estas fases están disponibles en el menú de Ayuda.