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1. ELABORACIÓN DEL INFORME
El “Informe Final de Gestión” es el documento que deben elaborar los jerarcas y los
titulares subordinados para cumplir con la rendición de cuentas al concluir su gestión;
establecido en el Artículo 12 de la Ley General de Control Interno Núm. 8262; así como
las directrices y lineamientos emitidos por la Contraloría General de la República
(Resolución R-CO-61, publicada en La Gaceta 131 del 07 de julio del 2005).
1.1. PRESENTACIÓN
La suscrita, Maricel Moncada Rugama, cédula de identidad 6-0155-0312, laboró para el
Registro Nacional desde el 02 de febrero de 1981 y se acogerá a la jubilación a partir del
16 de setiembre del 2016, aprobada por la Dirección Nacional de Pensiones del
Ministerio de Trabajo y Seguridad Social mediante la Resolución DNP-OA-1237-2016 del
14 de julio del 2016, por lo que en cumplimiento de lo ordenado, emite el presente
documento en atención a la normativa indicada en el párrafo anterior ya que ocupa el
puesto de Coordinadora Contable al finalizar el período laboral.
1.2. RESULTADO DE LA GESTIÓN
1.2.1. LABOR SUSTANTIVA REALIZADA
Inicié mis labores en el Registro Nacional, el 02 de febrero de 1981 en las oficinas
ubicadas Frente a la Escuela García Flamenco en San José, Costa Rica.
Ocupé el puesto de Oficinista 1 y me ubicaron en el Departamento Diario del Registro
Público donde recibía documentos que eran resumidos en los folios respectivos a cargo
del Lic. Carlos Camacho, durante dos meses.
Posterior a eso, debido a que mi formación académica era en Contabilidad, solicité y fui
trasladada al Departamento de Contabilidad donde ejecuté labores de secretaría y auxiliar
de contabilidad hasta que en febrero de 1987, fui nombrada como Jefe del Departamento
de Presupuesto; ahí me desempeñé como tal hasta marzo de 1997, cuando fui trasladada
nuevamente a Contabilidad, como Coordinadora Contable en el puesto de Profesional
Licenciado 3.
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Desde entonces, en el mismo puesto, se han desarrollado labores propias a la
Contabilidad, diferentes a las que se realizan en los Ministerios; pues ahí únicamente se
llevan registros contables de ingresos y gastos, mientras que en el Registro se emiten
Estados Financieros. A partir del 2009, se me asignó el puesto de Profesional Jefe de
Servicio Civil 1; siempre como Coordinadora Contable, es importante hacer notar nuestra
preocupación por los pocos recursos con los que se contaba y la gran cantidad de labores
asignadas, así comunicado en innumerables reuniones, en el oficio Contabilidad 079 de
marzo del 2007, dirigido a Irene Espinoza Alvarado, Jefa del Departamento Financiero y
en el oficio EC-DF-0236-2010 de setiembre del 2010, dirigido a Octavio Suárez Mayorga,
Jefe del Departamento Financiero (Anexo 1). Esta labor consistió en:
1. Planear, dirigir, coordinar, organizar y supervisar la programación y desarrollo de
proyectos, investigaciones, estudios, análisis, criterios y programas que se
desarrollan en la Unidad bajo mi responsabilidad.
2. Dirigir, supervisar y evaluar la implementación de sistemas, métodos y
procedimientos de trabajo, sistemas de control para la realización de las actividades y
solución de problemas diversos.
3. Proponer políticas, planes y programas de trabajo a ejecutar por la Unidad que dirige
y evaluar sus resultados, recomendando los cambios o ajustes necesarios para el
logro de los objetivos establecidos.
4. Asignar, orientar y supervisar las labores encomendadas a sus colaboradores,
velando porque las mismas se desarrollen con apego a las normas técnicas y
jurídicas vigentes y aplicables a su campo de actividad.
5. Coordinar las actividades de la Unidad a su cargo con funcionarios de su
organización o bien con otras instituciones públicas o privadas, según corresponda.
6. Asistir a reuniones, seminarios, juntas y otras actividades similares y representar a la
institución ante organismos públicos y privados, nacionales o extranjeros, con el fin
de obtener información, integrar esfuerzos, tomar decisiones u otras acciones
similares, con el fin de lograr los objetivos de la Unidad que dirige.
7. Organizar, coordinar y supervisar la preparación de material divulgativo e informes
técnicos sobre las actividades que se realizan en la Unidad a su cargo.
8. Procurar el desarrollo laboral de sus colaboradores mediante procesos de
capacitación permanente y velar por el bienestar laboral de éstos, con el fin de
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mejorar su desempeño laboral y, por ende, el cumplimiento de los objetivos
organizacionales.
9. Motivar a sus colaboradores para la implementación de sistemas de control interno en
la unidad a su cargo con el fin de disminuir el riesgo de que se cometan errores o
deficiencias que atenten contra los objetivos organizacionales y servicio a los
usuarios.
10. Atender y resolver consultas verbales y escritas que le presentan sus superiores,
colaboradores, compañeros y público en general, asimismo brinda asesoría en
materia de su especialidad.
11. Asistir a reuniones con superiores o con sus colaboradores, con el fin de coordinar
actividades, mejorar métodos y procedimientos de trabajo, analizar y resolver
problemas que se presentan en el desarrollo de las labores, evaluar programas,
actualizar conocimientos, definir situaciones y proponer cambios, ajustes y soluciones
diversas.
12. Redactar, revisar y firmar informes, proyectos, reglamentos, instructivos, manuales,
memorandos, circulares, cartas, mensajes, y otros instrumentos técnicos y
documentos similares que surgen como consecuencia de las actividades que realiza.
13. Velar porque se cumplan las normas disciplinarias establecidas y atiende las
actividades relacionadas con el período de inducción de los empleados que ingresan
a la unidad que dirige.
14. Dictar charlas, conferencias u otras actividades de capacitación, sobre temas
relativos a su campo de actividad o formación, con el fin de trasmitir instrucciones,
proveer información o conocimientos a otros funcionarios y público en general que así
lo requieran.
15. Mantener controles sobre los diferentes trabajos que se realizan en la dependencia y
velar porque se cumplan de acuerdo con los programas, fechas y plazos
establecidos.
16. Revisar, corregir y firmar informes, cartas, memorandos y otros documentos variados
que se preparan en la Unidad, velando por su correcto trámite, con el fin de que los
servicios y productos se brinden oportunamente a los usuarios.
17. Supervisar y controlar que los documentos que se confeccionan y tramitan en la
Unidad bajo su responsabilidad sean preparados de forma correcta, de acuerdo con
los programas respectivos.
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18. Controlar y reportar las fallas en el equipo que se le asigna a la Unidad que dirige,
con el fin de procurar que el mismo se encuentre en las mejores condiciones para
favorecer el desempeño laboral.
19. Atender y resolver consultas de trabajo que le presentan sus colaboradores y los
orienta en la ejecución de las tareas.
20. Supervisar y controlar el correcto manejo de valores, archivos, registros, tarjeteros,
manuales, comprobantes, informes, comunicaciones, facturas, y otros documentos.
21. Velar por la correcta utilización de la asistencia técnica brindada por organismos
internacionales.
22. Realizar las labores administrativas que se derivan de su función.
23. Ejecutar otras tareas relacionadas con la especialidad del puesto o con su formación.
1.2.2. CAMBIOS HABIDOS EN EL ENTORNO Y PRINCIPALES CAMBIO EN EL
ORDENAMIENTO JURÍDICO DURANTE LA GESTIÓN, QUE HAN
INCIDIDO EN ELLA
1. El Ente fiscalizador del Registro Nacional es la Contraloría General de la República;
sin embargo, la Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria y el Ministerio de
Planificación y Política Económica, deben autorizar aspectos presupuestarios y
estructurales que la normativa vigente les ha concedido.
2. En el 2002, se promulgó la Ley General de Control Interno (Núm. 8292) para
establecer responsabilidades sobre el control interno que deben manejar: el jerarca,
los titulares subordinados y todos los funcionarios de la Administración Pública, en
procura de minimizar los riesgos que puedan presentarse en cada nivel de la
administración activa. Se estableció por parte de la Contraloría General de la
República, el Manual respectivo el cual fue ampliado posteriormente y hoy se cuenta
con el Manual de Normas Generales de Control Interno para la Contraloría
General de la República y las Entidades y Órganos Sujetos a su Fiscalización.
En esta Institución existe la Unidad de Desarrollo Estratégico (UDEI), quien se dio a
la tarea de proponer matrices para controlar la materia de riesgos, la cual es revisada
y actualizada anualmente.
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3. La Ley General de Archivo obligó a que ajustáramos la forma en la cual se archiva
la información; tocando tópicos como la elaboración de una tabla de almacenamiento
de la misma y la declaración de que los Estados Financieros al finalizar el período
contable del Registro Nacional deberían ser de carácter permanente.
4. La Dirección General de la Contabilidad Nacional es el Ente Rector, por Ley (Núm.
8131), de las contabilidades gubernamentales y estableció como obligatorio el uso de
las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público. Primeramente,
antes de este hecho, se utilizaban los Principios de Contabilidad para el Sector
Público Costarricense y fue interés de este Subproceso la aplicación de la base
contable del devengado desde hace muchos años atrás. Así podemos observarlo en
el Anexo 2, donde se le solicita colaboración al Departamento de Recursos Humanos
por medio del oficio EC-DF-224-2009 del 10 de julio del 2009, base que fue
ratificada por las mismas NICSP.
5. Las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público
Costarricense (NICSP) fueron declaradas obligatorias a partir de enero del 2017
(Decreto 39665-MH publicado en La Gaceta 121 del 23 de junio del 2016), para
todas las instituciones sujetas al alcance de la Contabilidad Nacional y ordenan
realizar sus procesos contables con base en las NICSP y al nuevo Plan General de
Contabilidad Nacional, así ratificado por medio del oficio DCN-875-2016 del Director
de la Contabilidad Nacional, Ricardo Soto Arroyo (Anexo 3). Es importante aclarar
que este es el tercer decreto que modifica o aplaza la fecha de aplicación de esta
normativa, debido a la imposibilidad del Estado de cumplir con todo lo que ella
demanda. Ha agravado más la situación de la implementación, el hecho de que la
Contabilidad Nacional no contaba con la experiencia y conocimientos para guiar de
forma exacta y fiable a las demás entidades públicas, por lo que han tenido que
aprender y conocer esa normativa para poder cumplir con lo encomendado,
circunstancias que han repercutido en las labores diarias de registro ocasionando
muchos ajustes y modificaciones que nos ha forzado a aplicar reprocesos con
relación a la utilización del catálogo contable por ellos suministrado. Este efecto se
mantiene ya que en el mes de agosto de este año, nos indicaron que existe un
catálogo nuevo que han no ha sido publicado en la página oficial de Contabilidad
Nacional, pero que sería el definitivo por lo menos a nivel de estructura, no así en la
cantidad de cuentas aperturadas.
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En el período 2008, la Dirección General del Registro Nacional por medio del oficio
DGRN-1528-2008 del 17 de octubre del 2008 (Anexo 4), realiza el nombramiento de
la Comisión Institucional NICSP en el Registro Nacional, con el Director
Administrativo como Coordinador de la misma; y a su vez, se determina que la
Coordinadora de Contabilidad sería la secretaria de la comisión citada. En el 2014, el
Departamento de Recursos Humanos indicó que ya no podrían autorizar más trabajos
extraordinarios porque podría presentarse un problema de continuidad, para realizar
esta labor, por cuanto la misma se había extendido y que las normas que ellos
manejan en materia de Tiempo Extraordinario no lo permitían. Por tanto, la
implementación se tornó mucho más lenta a pesar de que se nombraron varias
subcomisiones con grupos interdisciplinarios para tratar cada caso particular y hasta
julio del 2016, el avance ha sido mínimo con relación a lo anterior. Es necesario
resaltar que si bien la Contabilidad Nacional nos dio, a las entidades públicas un
sinnúmero de responsabilidades y tareas, también es cierto que en cuanto a recursos
para hacer frente a esto, fue totalmente omiso. Este equipo de trabajo ha realizado
todos los esfuerzos para cumplir con lo encomendado; sin embargo, considero que la
ubicación estructural de los Equipos, Departamentos o Unidades de Contabilidad no
están acorde con la responsabilidad y autoridad asignada, lo que limita su accionar
para lograr con éxito el cumplimiento de la normativa emitida; máxime cuando éste es
un proyecto país. Otra gran limitación para el logro de esta gran labor es la
capacitación. Cuando esto inició (2008), nuestro país no contaba con expertos en la
materia, por lo que ni la misma Dirección General de la Contabilidad Nacional podían
ofrecernos la capacitación ni la orientación que necesitábamos. Acudimos a los
Colegios Profesionales para ser capacitados por ellos; no obstante, no encontramos
ahí el soporte y la calidad de la formación profesional necesaria para lograr la claridad
imprescindible en temas de NICSP, lo cual nos obligaba a estudiar más la normativa
corriendo el riesgo de aplicar criterios equivocados o diferentes a los Entes Rectores
principalmente, por problemas que se han presentado en cuanto a traducción de las
normas. Esto fue palpable ya que conforme pasaba el tiempo, poco a poco, con la
ayuda de la participación en congresos internacionales y con capacitadores
internacionales, se fueron aclarando muchas de las dudas que teníamos que no se
había logrado esclarecer a nivel nacional. Se ha realizado un gran trabajo tratando de
hacer ver que la implementación de NICSP no es un trabajo de Contabilidad, sino una
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labor institucional que debe aplicar la “centralización normativa y la descentralización
operativa” (Anexo 5). Esto quiere decir que la normativa se impartirá desde
Contabilidad, pero operativamente, los registros contables deberán realizarse desde
la fuente (naturaleza del movimiento o transacción) por medio de asientos
automatizados, favoreciendo el “registro único”, el cual minimiza el error humano y
eficiencia en el tiempo de análisis de la información financiera. En el 2015, el Equipo
de Contabilidad del Registro Nacional se dio a la tarea de realizar los ajustes que
permitieran trabajar los registros contables con el Catálogo de Cuentas propuesto en
este Plan General, aplicando los respectivos ajustes al sistema automatizado a través
de incidentes y contando al 100% con un programador contratado para ello (Exceltec,
quien brinda el mantenimiento al SIFA). Se trabajó la homologación de los catálogos
y en ese período hubo una gran cantidad de ajustes provocados por los cambios en
catálogos o criterios emitidos principalmente por los entes rectores, ya que la
utilización del nuevo catálogo requería de mucho ejercicio, pues el mismo
representaba seis veces el catálogo anterior (en número de cuentas).
A pesar de que la Contabilidad Nacional solicitaba su utilización a partir del 2014 (así
planteado en la matriz de seguimiento del Plan de Implementación NICSP); una vez
que iniciamos con su utilización a partir de enero del 2015, nos encontramos con la
gran sorpresa de que esa Dirección no había cambiado la matriz donde debemos
enviar la información para efectos de consolidación y nos vimos forzados a llevar un
paralelo con el catálogo que utilizábamos anteriormente, el cual se utiliza únicamente
para esos efectos. Esto representa una gran limitación para esta Institución por
cuanto no contamos con recursos para doblar los esfuerzos que esto conlleva, por
otro lado, no se contaba con las horas extras que se habían solicitado en el
Presupuesto Ordinario, por disposición del Departamento de Gestión Institucional de
Recursos Humanos. Esta situación, provoca el incumplimiento en fecha con respecto
a la Implementación a partir del 2016 (segunda fecha establecida por decreto); pues
no contamos con capacidad instalada que permita llevar los registros con paralelo,
además de todas las otra funciones que tenemos pendientes y que han sido
asignadas a las diferentes subcomisiones; así como a las depuraciones que todavía
continúan pendientes, lo cual se complica más al no contar con un sistema
automatizado e integrado. Aunado a lo anteriormente detallado, la Contabilidad
Nacional ahora pide que debamos trabajar un Balance de Comprobación al octavo
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nivel, documento que no fue incluido en el Plan General Contable respectivo. Es
necesario informar que la negativa de Recursos Humanos se mantuvo a pesar de
nuestras apelaciones realizadas y a pesar de contar con la aprobación respectiva a
nivel presupuestario (Anexo 6)
6. La Estructura Administrativa del Registro Nacional cambió a partir de 1998 y como
consecuencia del apoyo a las estructuras planas, Contabilidad dejó de ser un
Departamento para convertirse en un Equipo de Trabajo dependiente del
Departamento Financiero y sin siquiera aparecer en el organigrama institucional.
(Anteriormente Contabilidad era un Departamento y dependía directamente de la
Dirección Administrativa). A través del tiempo hemos podido observar que las
responsabilidades de la Contabilidad fueron aumentando; sin embargo, eso no ha ido
relacionado con su posición jerárquica, todo lo contrario, más bien ésta ha sido
minimizada, situación que incluso fue informada a la UDEI. En reiteradas
oportunidades hemos expuesto la necesidad de contar a lo interno del Equipo de
Contabilidad, recomendado por Deloitte & Touche con la determinación de cuatro
unidades: Contabilidad Financiera, Control Interno Contable, Contabilidad
Administrativa y Fiscalización y Control de Calidad; sin embargo, por la ubicación
dentro de la estructura organizativa de este Equipo de Trabajo nos han rechazado la
idea; no obstante, operativamente e informalmente, así funciona el Equipo.
1.2.3. ESTADO DE LA AUTOEVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL
INTERNO AL INICIO Y AL FINAL DE LA GESTIÓN (medidas mínimas de
control presentes en la institución o unidad y aquellas que deben
implementarse o mejorarse)
Desde el 2007, la Unidad de Desarrollo Estratégico del Registro Nacional presentó
acciones que nos permitieran trabajar en el Sistema de Control Interno (SEVRI).
A la fecha, se cuenta con matrices y un mini sistema desarrollado a lo interno de la
Institución donde se lleva el control respectivo. Para los efectos, se adjunta la información
pertinente a la fecha (Agosto, 2016) en lo que se refiere al Equipo de Contabilidad (Anexo
7).
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1.2.4. ACCIONES EMPRENDIDAS PARA ESTABLECER, MANTENER,
PERFECCIONAR Y EVALUAR EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, AL
MENOS DURANTE EL ÚLTIMO AÑO (medidas correctivas emprendidas
y su grado de cumplimiento)
Se han emitido circulares con relación a la fecha de presentación de los insumos para ser
incluidos en los Estados Financieros y poder cumplir con las fechas establecidas (Anexo
8); hemos también utilizado el correo electrónico y llamadas telefónicas como medidas de
comunicación, las cuales se encuentran detalladas en la respectiva matriz.
A nivel de la implementación de las NICSP, se han llevado de forma mensual reuniones
en donde se denotan los avances periódicos de las actividades asignadas a cada
subcomisión. Todos los requerimientos de las mismas han sido comunicados por medio
de oficios y correos electrónicos principalmente. Los avances en estos últimos años han
sido impalpables (casi nulos) por el tema de las horas extras, las cuales en reiteradas
ocasiones se han realizado las gestiones pertinentes para continuar con los programas de
tiempo extraordinario pero no se pudo contar con este recurso a pesar de nuestras
múltiples solicitudes, adicional de los constantes cambios que la Contabilidad Nacional
nos comunican en varias ocasiones.
Otra de las acciones que se han llevado a cabo es el cambio de cultura y comunicación
institucional, expresar la importancia que se le deben dar a las NICSP, los cuales con la
ayuda de proyección institucional han sido circuladas mediante reseñas con conceptos
básicos de las normas, con el fin de lograr el involucramiento de todos funcionarios de la
institución.
Hemos organizado diferentes charlas a nivel institucional para la comprensión del papel
que desempeñan en este cambio de normativa a nivel país, transmitiendo los
conocimientos adquiridos para el bienestar institucional.
Por otra parte, se han gestionado consultas a la Contabilidad Nacional para salvaguardar
nuestra institución de criterios tergiversados o bien interpretaciones que nos pueden
generar a largo o mediano plazo una contingencia administrativa.
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1.2.5. PRINCIPALES LOGROS ALCANZADOS DURANTE LA GESTIÓN Y SU
IMPACTO
1. Al finalizar Agosto del 2016 se puede apreciar en la matriz que da seguimiento a la
Implementación de las NICSP un avance del 94% (Anexo 9).
2. Se tiene actualizado el Manual de Procedimientos Administrativo y se está trabajando
en el Manual de Procedimientos Técnico Contable por el cual se adjunta cuadro del
estado de avance (Anexo 10)
3. Se logró a través de muchos años y esfuerzo un ordenamiento de los registros del
Almacén General donde se custodian los materiales y suministros de la Institución,
cuya partida forma parte de los Estados Financieros como “Inventarios”.
4. Se logró avanzar en un 90% con el inventario de Activos Fijos, se actualizó el registro
auxiliar y se está terminando el ajuste que permitirá igualar las partidas mayores con
los auxiliares.
5. Por medio del oficio EC-RN-DF-285-2012 de noviembre del 2012 se le trasladó a
Recursos Humanos toda la información que tenía custodiado el Subproceso de
Contabilidad con relación a los pagos realizados a ASOREN, para el registro auxiliar
correspondiente. (Anexo 11)
6. Se logró el traslado de funciones que estaban asignadas a este Equipo de Trabajo y
correspondían a otros como: Registros auxiliares de Cuentas por Cobrar, Cuentas por
Pagar, Retenciones a funcionarios, Reajustes de precios, etc.
7. Se está trabajando a nivel del sistema con el catálogo emitido por la Dirección General
de la Contabilidad Nacional desde el 2015.
8. Se ha realizado el mayor esfuerzo para que todos los funcionarios de Contabilidad
tomen sus vacaciones, evitando la acumulación, para lo cual se realizan cronogramas
anuales.
9. A nivel se sistema (SIFA), ya se pueden imprimir los Libros Legales Digitalizados.
Estamos en la etapa de aprobación por parte de la Auditoría Interna. Como
consecuencia de la falta de recurso, queda pendiente el período 2015 el cual está ya
impreso desde el sistema pero está siendo analizado por dicha Auditoría.
10. Se han realizado grandes esfuerzos para mantener una adecuada segregación de
funciones.
11. En la medida de las posibilidades se ha realizado la Rotación de funciones.
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12. Se han trabajado en planes de acción para la maximización de los recursos
principalmente a nivel del sistema contable.
13. Se ha brindado asesoramiento por parte del subproceso de contabilidad para un mejor
entendimiento de la nueva normativa contable.
14. Nos hemos preocupado por la actualización profesional de los funcionarios de
contabilidad.
15. Hemos logrado un cambio con respecto al tema de resistencia al cambio, brindando
apertura de información y trabajo en equipo.
1.2.6. ESTADO DE LOS PROYECTOS MÁS RELEVANTES, EXISTENTES AL
INICIO DE LA GESTIÓN Y LOS QUE SE DEJARON SIN CONCLUIR
(nombre del proyecto finalizado, en ejecución, pendiente de aprobación,
suspendidos; así como las causas que ocasionaron el inicio o la
aprobación)
16. NICSP. Tal y como puede apreciarse en la matriz respectiva, la implementación
queda a un 94% de avance. Hemos sido los pioneros a pesar de las diversos
impedimentos (cambios por parte de los entes rectores) en temas de utilización de
catálogos basados en el Plan General de Contabilidad Nacional, procedimientos,
etcétera, incluso la institución ha sido modelo a nivel de la unidad de contabilidad
marcando pautas que han ayudado a la Contabilidad Nacional con la implementación
interna.
17. Integración del SIFA: Estamos a un 53% de integración, según me informa el Ing.
Vinicio Quesada Vargas, profesional de Exceltec, encargado de esta labor. Es
importante mencionar que se preparó una solicitud de tiempo extraordinario y se
envió al Departamento Financiero para poder ejecutar este trabajo en el presente
período a partir de julio del 2016; sin embargo la solicitud no fructificó (Anexo 12)
18. Tasación: Queda como representante del Departamento Financiero el compañero Luis
Fernández Pérez, quien funge como enlace
19. Portal Web: Existe un cronograma, el cual se adjunta para el desarrollo y culminación
de este proyecto (Anexo 13).
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20. Gobierno Digital: Se están revisando los reportes que se utilizarían tanto para el
registro como para la conciliación respectiva (Se adjunta correo enviado a las
Coordinadoras de Financiero ( Anexo 14).
1.2.7. ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS FINANCIEROS
(PRESUPUESTO) ASIGNADOS DURANTE LA GESTIÓN (estado de la
ejecución presupuestaria de los recursos financieros asignados y el
destino de los mismos)
La asignación de los recursos financieros (Presupuesto) se maneja a nivel de
Departamento y no de subproceso por lo que no corresponde llenar este punto.
1.2.8. SUGERENCIAS PARA LA BUENA MARCHA DE LA INSTITUCIÓN EN
CASO DEL JERARCA O DE LA UNIDAD EN CASO DE TITULARES
SUBORDINADOS
1. Utilizar los Estados Financieros del Registro Nacional en la toma de decisiones de los
jerarcas de la Institución. Los Estados de Presupuesto son un importante insumo en
esta actividad; sin embargo, no contemplan todo el panorama financiero y económico
de la Entidad que les permita lograr eficiencia y eficacia en la toma de decisiones.
Este tema varía cada vez que hay cambios de Gobierno ya que hay unos que
prefieren analizar esos Estados y hay otros que no lo consideran necesario, se
adjuntan acuerdos tomados por la Junta. (Anexo 15).
2. Eliminar la desigualdad que se presenta entre funcionarios pagados por Presupuesto
Nacional y los pagados por la Junta Administrativa del Registro Nacional. Esto
generalmente se presenta por restricciones de presupuesto.
3. Lograr emitir los Estados Financieros del Registro Nacional el 15 del mes siguiente
con la aplicación de los ajustes que se deriven de las diferentes medidas de control
interno establecidas para ofrecer razonabilidad de los mismos
4. Lograr la integración total del SIFA para cumplir con el registro en la fuente (registro
primario y único)
5. Automatizar las conciliaciones entre cuentas mayores y auxiliares
6. Implementar en un 100% las NICSP para lo cual “toda la Institución” debe
comunicar oportunamente la información que permita el cumplimiento del registro con
base en devengado.
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7. Continuar con la rotación de funciones para lograr capacitación en el Equipo de
Trabajo de manera tal que si un funcionario está de vacaciones, incapacitado, en
capacitación, etc.; otro asuma su puesto y lo desempeñe con eficiencia.
8. Mantener los Manuales de Procedimientos y las políticas actualizadas
9. Hacer posible la carrera administrativa en el Equipo de Trabajo para lo cual deben
evitarse las lagunas entre plazas de manera tal que siempre pueda ser factible el
ascenso y en propiedad
10. Establecer en el Equipo de Trabajo con la especialidad en Contabilidad y lograr poder
contar con plazas de nivel superior en esta rama, cuyo requisito legal sea la
incorporación a los Colegios Profesionales respectivos (Colegio de Contadores
Privados de Costa Rica y Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica).
11. Abrir formalmente unidades dentro del Subproceso tal y como fue recomendado por
consultores externos (Deloitte & Touche): Contabilidad Administrativa, Control Interno
Contable, Contabilidad Financiera y Fiscalización y Control de Calidad.
12. Tomar conciencia de que los registros auxiliares son “auxiliares” de la Contabilidad por
lo que la codificación que se utilice deberá estar ligada a la utilizada por este Equipo
de Trabajo. Los códigos utilizados en el Almacén de Materiales y Suministros son con
base en la codificación presupuestaria y no la contable.
13. Mantener un control sumamente proactivo en el registro de los Activos Fijos de
manera tal que no se retroceda con el avance que se deja a la fecha, en el cual se han
utilizado muchas horas de trabajo intensivo. Mantengo el criterio de que ese Equipo
de Trabajo debería estar ubicado en Financiero y no en Proveeduría.
14. Insistir en que los Activos fijos deben ser reconocidos por la Contabilidad y no por
presupuesto, ya que esto genera disparidades de criterio induciendo a error al que los
registra.
15. Lograr un control exhaustivo de los activos de propiedad-planta y equipo para
mantener un orden razonable con respecto a las cifras que se llevan a nivel contable.
16. Mantener informado a la unidad de contabilidad de cualquier cambio, diferencia,
documento o criterio con relación a los insumos contables que pueda poner en riesgo
la integridad de los estados financieros.
17. Obtener respuestas inmediatas de las Asesoría Jurídica o analizar la posibilidad de
que un profesional en derecho forme parte de este Departamento. Como ejemplo de
esta necesidad cito el documento enviado en agosto del 2013 Núm. DGRN-0847-2013
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(Anexo 16) con relación a consulta aplicada por la Contabilidad Nacional
específicamente en lo que se refiere a la NICSP 6.
18. Por costumbre, se tiende a pedir a Contabilidad gran parte de la información que
solicitan los Entes Fiscalizadores, asignándole a este Subproceso más trabajo del que
de por sí ya tiene asignado. Es conveniente que quien traslade esas solicitudes
conozca muy bien la Institución y de esa manera se dirija directamente a quien
corresponde, simplificando el trámite y permitiendo una respuesta más rápida y
efectiva.
19. Para una adecuada utilización de los recursos humanos, es importante analizar la
posibilidad de que el levantamiento de minutas y convocatorias a reuniones, en el
Departamento Financiero sea realizado por puestos secretariales y no por los
profesionales, los cuales pueden ocupar estos tiempos en sus labores asignadas, las
cuales de por sí, ya son muchas.
20. Tener claridad de que a pesar de que a partir del 2017 son obligatorias las NICSP
para hacer Contabilidad, no debemos suponer que se rompe con la utilización de los
Principios de Contabilidad del Sector Público Costarricense ya que éstos están
inmersos en las normas mismas.
1.2.9. OBSERVACIONES SOBRE OTROS ASUNTOS DE ACTUALIDAD (si
fuera necesario, referirse a otros aspectos que a su criterio deben ser
considerados por su sucesor)
Debe cambiarse radicalmente la idea de que:
1. El contador es aquel funcionario que realiza los registros contables; tal y como ha sido
comunicado, el contador ahora es más un analista de la información contable que se
genera, que un simple registrador. Esto es lo que exigen las NICSP, ya que ellos
serán los encargados de brindar la información fidedigna del estatus contable para
una toma de decisiones.
2. La implementación de esas normas compete solo a Contabilidad; esto compete al
Registro Nacional como parte del Proyecto país que esto representa.
3. El presupuesto es la única herramienta para la toma de decisiones de la
Administración, la contabilidad es una fuente más rica en información y exactitud
financiera.
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4. Que las unidades son dependencias aisladas y que no tiene afectación por las
decisiones que se tomen a nivel interno, todos debemos ser responsables con el
trabajo, por ende debe medir las consecuencias que estas puedan generar a otras
unidades.
5. La información solo compete a una sola persona, es importante dar a conocer
cualquier situación que pueda generar un impacto de cualquier tipo pensando no solo
en la dependencia a la que pertenece sino buscando soluciones para un fin común.
6. La contabilidad es solo un insumo más de información sin mayor importancia para la
Administración.
7. Los asientos o movimientos automatizados se hacen para minimizar el trabajo de los
contadores, esto se solicita con el fin de maximizar el tiempo en labores propias de
análisis y brindar a los usuarios tanto internos como externos integridad de la
información contable.
1.2.10. ESTADO ACTUAL DEL CUMPLIMIENTO DE LAS DISPOSICIONES QUE
DURANTE LA GESTIÓN HAYA EMITIDO LA CONTRALORÍA (si las
hubiere – estado actual de las recomendaciones emitidas, números de
oficio o documento del Ente Contralor, breve descripción de la
recomendación y su grado de cumplimiento)
En junio del 2011 se emitió un criterio contable con respecto al momento de registro del
arancel del Registro Nacional (timbre), ingreso más importante de esta Institución a través
del oficio DF-RN-0350-2011 (Anexo 17), con ocasión de una observación realizada por la
Contraloría General de la República. En la actualidad, el Ente Contralor está practicando
Auditoría.
1.2.11. ESTADO ACTUAL DEL CUMPLIMIENTO DE LAS DISPOSICIONES O
RECOMENDACIONES QUE DURANTE LA GESTIÓN HUBIERA GIRADO
ALGÚN OTRO ÓRGANO DE CONTROL EXTERNO (si las hubiere –
estado actual de las recomendaciones emitidas por otros Órganos de
Control Externo, con referencia al número de oficio o documento, breve
descripción de la recomendación y su grado de cumplimiento)
En el Anexo 18 se adjunta la matriz que resume el estado de las recomendaciones
generadas por las Auditorías Externas
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1.2.12. ESTADO ACTUAL DE CUMPLIMIENTO DE LAS RECOMENDACIONES
QUE DURANTE LA GESTIÓN HUBIERA FORMULADO LA AUDITORÍA
INTERNA (si las hubiere- estado actual de las recomendaciones
emitidas por la Auditoría Interna de la Institución con referencia al
número de oficio o documento, breve descripción de la recomendación
y su grado de cumplimiento)
En el Anexo 19 se adjunta la matriz que resume el estado de las recomendaciones
generadas por la Auditoría Interna
1.3. ANEXOS
1. Limitación de recursos en Contabilidad:
a. Oficios Contabilidad 079 del 16-03-2007 y
b. EC-DF-0236-2010 del 09 de setiembre del 2010
2. Solicitud oportuna de la información dirigida al Departamento de Recursos
Humanos, para poder cumplir con la base de devengo:
a. Oficio EC-DF-224-2009 del 10-07-2009
3. Implementación NICSP a partir del 01-01-2017
a. Decreto 39665
b. Oficio DCN-875-2016 del 14-06-2016
4. Nombramiento de la Comisión de Implementación NICSP
a. Oficio DGRN-1528-2008 del 17-10-2008
b. Oficio DARN-0269-2013 del 18/03/2013
5. Cambio importante contenido en el Plan de Contabilidad General sobre
“Centralización normativa y descentralización operativa”
a. Oficio DARN-0716-2013 del 25/10/2013
6. Importancia de contar con tiempo extraordinario para la continuidad en la
Implementación de las NICSP
a. Oficio DF-RN-075-2015 del 30-01-2015
7. Sistema Específico de Valoración de Riesgo
a. Matriz SEVRI
8. Establecimiento de fechas para incorporación de información en los Estados
Financieros mensuales y envío de información oportuna
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a. Circular DARN-0662-2012 del 05/10/2012 y circular DARN-0961 del
20/12/2011
b. Circular DARN-0531-2015 del 02/09/2016
9. Implementación NICSP
a. Matriz de seguimiento al 31-08-2016
10. Estado de avance del Manual de Procedimientos Técnico Contable
a. Cuadro detalle de Procedimientos
11. Traslado información a Recursos Humanos sobre cuotas patronales ASOREN
a. Oficio EC-RN-DF-285-2012 del 19/11/2012
12. Solicitud Tiempo Extraordinario 2016 para integración del SIFA
a. Correo electrónico 07/06/2016
13. Portal WEB
a. Cronograma
14. Gobierno Digital
a. Correo electrónico 05/09/2016
15. Acuerdos sobre presentación Estados Financieros a la JARN
a. Núm. J164 del 24/04/2013
b. Núm. J016 del 29/03/2011
c. Núm. J304 del 20/06/2008
16. Consultas al Departamento de Asesoría Jurídica
a. Oficio GDRN-0847-2013
17. Criterio para el registro del Timbre del Registro Nacional
a. Oficio DF-RN-0350-2011 del 10/06/2011
18. Recomendaciones de Auditorías Externas
a. Matriz respectiva
19. Recomendaciones de Auditorías Internas
a. Matriz respectiva
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1.4. ANEXOS
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1. Limitación de recursos en Contabilidad:
a. Oficios Contabilidad 079 del 16-03-2007.
b. EC-DF-0236-2010 del 09 de setiembre del 2010.
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2. Solicitud oportuna de la información dirigida al
Departamento de Recursos Humanos, para poder
cumplir con la base de devengo:
a. Oficio EC-DF-224-2009 del 10-07-2009.
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3. Implementación NICSP a partir del 01-01-2017
a. Decreto 39665.
b. Oficio DCN-875-2016 del 14-06-2016.
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4. Nombramiento de la Comisión de Implementación
NICSP
a. Oficio DGRN-1528-2008 del 17-10-2008
b. Oficio DARN-0269-2013 del 18/03/2013
c. oficio DGRN-0308-2013
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5. Cambio importante contenido en el Plan de
Contabilidad General sobre “Centralización
normativa y descentralización operativa”
a. Oficio DARN-0716-2013 del 25/10/2013
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6. Importancia de contar con tiempo extraordinario
para la continuidad en la Implementación de las
NICSP
a. Oficio DF-RN-075-2015 del 30-01-2015
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7. Sistema Específico de Valoración de Riesgo
a. Matriz SEVRI
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Dirección Administrativa
Departamento Financiero
Subproceso de Contabilidad
Riesgo ID: 31
Ruta: / Dirección Administrativa / Departamento Financiero
Objetivo: Brindar información sobre el comportamiento financiero del Registro Nacional para apoyar el proceso de toma de decisiones en la gestión.
Origen: Interno
Tipo de Riesgo: Financieros
Factor Asociado: Razonabilidad de la Información
Evento: Que la información económica financiera del RN no sea oportuna, exacta y confiable en su totalidad (no presente razonabilidad)
Fecha Inicio: 03-11-2015 01:50:50PM
Fecha Fin: 28-04-2016 02:22:00PM
Comentarios: SUBPROCESO CONTABILIDAD
Participantes
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Nombre Apellido1 Apellido2 Puesto Email
MARICEL MONCADA RUGAMA COORDINADORA [email protected]
GRETTEL QUESADA CRUZ ANALISTA [email protected]
LUIS MARIANO FERNÁNDEZ PÉREZ ANALISTA [email protected]
GEORGINA PANIAGUA RAMIREZ JEFA [email protected]
WILLIAM ASTUA MELENDEZ DIRECTOR ADMINISTRATIVO [email protected]
MIGUEL SIBAJA ROJAS ANALISTA CONTABLE [email protected]
MARÍA GABRIELA CHACÓN AGUILERA ANALISTA CONTABLE [email protected]
YESSENIA DÁVILA JÁCAMO ANALISTA CONTABLE [email protected]
YALILE LANZA CALDERÓN ANALISTA CONTABLE [email protected]
Causas
# Descripción
1 . Recepción de los documentos fuera del plazo establecido.
2 . Aplicación de diversos criterios contables en las unidades primarias de registro contable.
3 . Falta de comunicación entre las diferentes unidades administrativas y el jerarca.
4 . Falta de recursos (humanos, económicos, materiales, etc.)
5 . Fallas en el sistema SIFA.
6 . Oferta limitada de de expertos en el país, en relación con la normativa contable (NICSP).
8 . Fuga de conocimiento
9 . Falta de continuidad y efectividad en la capacitación.
Consecuencias
Sanciones administrativas, civiles y/o penales.
No poder aplicar medidas de control oportunas (conciliaciones, arqueos, inventarios).
Incumplimiento de la normativa en la materia.
Aumento en la cantidad de Notas a los EEFF por las salvedades en los registros.
Toma de decisiones incorrectas.
Aumento en la cantidad de trabajo.
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Dificultad en la aplicación de las normas vigentes.
Sanciones del ente rector por no cumplir con la normativa.
Registros manuales.
Riesgo Inherente
Probabilidad: 3.Alta
Magnitud: 15.Alta
Nivel Riesgo: 45.Inaceptable
Medidas
Auto capacitación (no se le realiza costo-beneficio, en virtud de que es aptitud y compromiso por parte del funcionario).
Causas: 6
Efectividad: Alto
Costo/Beneficio: Positivo
Grado Afectación: Alto
Atención del Riesgo: Retener
Frecuencia: Diario
Capacidad instalada: Demostrada
Indicadores: no aplica
Meta: no aplica
Resultados: Cumplida
Observaciones:
Responsables: | MARICEL MONCADA RUGAMA | LUIS MARIANO FERNÁNDEZ PÉREZ |
Ejecución del componente de capacitación del Plan de implementación de las NICSP.
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Causas: 6
Efectividad: Alto
Costo/Beneficio: Razonable
Grado Afectación: Alto
Atención del Riesgo: Retener
Frecuencia: Diario
Capacidad instalada: Demostrada
Indicadores: Cantidad de actividades realizadas
Meta: 1
Resultados: Cumplida
Observaciones:
Responsables: | MARICEL MONCADA RUGAMA | LUIS MARIANO FERNÁNDEZ PÉREZ | GEORGINA PANIAGUA RAMIREZ |
Envío de oficios, correos y llamadas telefónicas a las diferentes instancias.
Causas: 1
Efectividad: Alto
Costo/Beneficio: Positivo
Grado Afectación: Medio
Atención del Riesgo: Retener
Frecuencia: Diario
Capacidad instalada: Demostrada
Indicadores: Porcentaje de información remitida
Meta: 100%
Resultados: Cumplida
Observaciones: Se envían los correos solicitando la información que no llega en forma oportuna para los cierres mensuales ordinarios, así como los correos de las fechas de presentación de cierre trimestral enviados por la Contabilidad Nacional, lo que se ha traducido en la presentación oportuna de la información.
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Responsables: | MARICEL MONCADA RUGAMA | LUIS MARIANO FERNÁNDEZ PÉREZ | MIGUEL SIBAJA ROJAS | MARÍA GABRIELA CHACÓN AGUILERA |
Existencia de una circular que indica la centralización de criterios contables, en el Subproceso de Contabilidad
Causas: 2
Efectividad: Medio
Costo/Beneficio: Positivo
Grado Afectación: Medio
Atención del Riesgo: Retener
Frecuencia: Anual
Capacidad instalada: Demostrada
Indicadores: Documento elaborado
Meta: 1
Resultados: Cumplida
Observaciones:
Responsables: | MARICEL MONCADA RUGAMA | GEORGINA PANIAGUA RAMIREZ |
Extensión de la jornada ordinaria de los funcionarios.
Causas: 4
Efectividad: Alto
Costo/Beneficio: Positivo
Grado Afectación: Alto
Atención del Riesgo: Retener
Frecuencia: Trimestral
Capacidad instalada: Demostrada
Indicadores: Número de veces que se extiende la jornada ordinaria en el año.
Meta: 4
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Resultados: Cumplida
Observaciones: Se aclara que solamente para el cierre anual se aprueba (en forma tardía) el pago de la extensión de la jornada laboral. Con esta acción queda comprobado el compromiso de los funcionarios con la Institución.
Responsables: | MARICEL MONCADA RUGAMA | GEORGINA PANIAGUA RAMIREZ | WILLIAM ASTUA MELENDEZ |
Participación en reuniones de comisión NICSP.
Causas: 1
Efectividad: Alto
Costo/Beneficio: Positivo
Grado Afectación: Alto
Atención del Riesgo: Retener
Frecuencia: Mensual
Capacidad instalada: Demostrada
Indicadores: Porcentaje de participación en reuniones.
Meta: 100%
Resultados: Cumplida
Observaciones:
Responsables: | MARICEL MONCADA RUGAMA | LUIS MARIANO FERNÁNDEZ PÉREZ | WILLIAM ASTUA MELENDEZ | YESSENIA DÁVILA JÁCAMO |
Reuniones con coordinadores del departamento.
Causas: 1
Efectividad: Alto
Costo/Beneficio: Positivo
Grado Afectación: Alto
Atención del Riesgo: Retener
Frecuencia: Bi-Semanal
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Capacidad instalada: Demostrada
Indicadores: Cantidad de reuniones efectuadas
Meta: 12
Resultados: Cumplida
Observaciones:
Responsables: | MARICEL MONCADA RUGAMA | LUIS MARIANO FERNÁNDEZ PÉREZ | GEORGINA PANIAGUA RAMIREZ |
Reuniones con los coordinadores de las diferentes unidades en temas específicos.
Causas: 1
Efectividad: Alto
Costo/Beneficio: Positivo
Grado Afectación: Alto
Atención del Riesgo: Retener
Frecuencia: Diario
Capacidad instalada: Demostrada
Indicadores: Porcentaje de reuniones efectuadas
Meta: 100%
Resultados: Cumplida
Observaciones:
Responsables: | MARICEL MONCADA RUGAMA | GRETTEL QUESADA CRUZ | LUIS MARIANO FERNÁNDEZ PÉREZ | MIGUEL SIBAJA ROJAS | MARÍA GABRIELA CHACÓN AGUILERA | YESENIA DÁVILA JÁCAMO | YALILE LANZA CALDERÓN |
Se coordina con el órgano fiscalizador para establecer alta prioridad en atención a los incidentes presentados para mejoras en el sistema y con respecto a la aplicación de NICSP en el SIFA
Causas: 5
Efectividad: Alto
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Costo/Beneficio: Positivo
Grado Afectación: Alto
Atención del Riesgo: Retener
Frecuencia: Diario
Capacidad instalada: Demostrada
Indicadores: Porcentaje de mejoras aplicadas en el sistema SIFA
Meta: 100%
Resultados: Parcial
Observaciones: No se logra cumplir debido a que la capacidad de atención del recurso asignado en el contrato de mantenimiento del SIFA fue sobrepasado.
Responsables: | MARICEL MONCADA RUGAMA | LUIS MARIANO FERNÁNDEZ PÉREZ |
Se solicita la intervención de la Dirección Administrativa para corregir deficiencias operativas.
Causas: 1
Efectividad: Alto
Costo/Beneficio: Positivo
Grado Afectación: Medio
Atención del Riesgo: Retener
Frecuencia: Diario
Capacidad instalada: Demostrada
Indicadores: Porcentaje de intervenciones solicitadas
Meta: 100%
Resultados: Cumplida
Observaciones:
Responsables: | MARICEL MONCADA RUGAMA | GEORGINA PANIAGUA RAMIREZ |
Riesgo Residual
JUNTA ADMINISTRATIVA DEL REGISTRO NACIONAL DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA DEPARTAMENTO FINANCIERO
-SUBPROCESO DE CONTABILIDAD- INFORME FINAL DE GESTIÓN COORDINADORA CONTABLE
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Probabilidad: 3.Alta
Magnitud: 15.Alta
Nivel Riesgo: 45.Inaceptable
Dirección Administrativa
Departamento Financiero
Subproceso de Contabilidad
Riesgo ID: 33
Ruta: / Dirección Administrativa / Departamento Financiero
Objetivo: Brindar información sobre el comportamiento financiero del Registro Nacional para apoyar el proceso de toma de decisiones en la gestión.
Origen: Interno
Tipo de Riesgo: Financieros
Factor Asociado: Aplicación de la normativa
Evento: No cumplir con la implementación de las NICSP en el plazo establecido.
Fecha Inicio: 11-11-2015 02:25:19PM
Fecha Fin: 29-04-2016 10:30:00AM
JUNTA ADMINISTRATIVA DEL REGISTRO NACIONAL DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA DEPARTAMENTO FINANCIERO
-SUBPROCESO DE CONTABILIDAD- INFORME FINAL DE GESTIÓN COORDINADORA CONTABLE
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Comentarios: SUBPROCESO CONTABILIDAD
Participantes
Nombre Apellido1 Apellido2 Puesto Email
GEORGINA PANIAGUA RAMIREZ JEFA [email protected] GRETTEL QUESADA CRUZ ANALISTA [email protected] LUIS MARIANO FERNÁNDEZ PÉREZ ANALISTA [email protected] MARICEL MONCADA RUGAMA COORDINADORA [email protected]
WILLIAM ASTUA MELENDEZ DIRECTOR ADMINISTRATIVO
YESSENIA DÁVILA JÁCAMO ANALISTA CONTABLE [email protected] MIGUEL SIBAJA ROJAS ANALISTA CONTABLE [email protected] MARÍA GABRIELA
CHACÓN AGUILERA ANALISTA CONTABLE [email protected]
YALILE LANZA CALDERÓN ANALISTA CONTABLE [email protected] Causas
# Descripción
1 Recibo tardío de la información (insumos).
2 Falta de homologación de criterios contables
3 Falta de automatización de algunos registros.
4 Falla de comunicación con el Ente Rector.
5 Falta de personal de planta.
6 Oportunidades de mejora (Inconsistencias y otros) en el SIFA
7 Oferta limitada de expertos en el pais, en relación con la normativa contable (NICSP).
8 Relaciones de coordinación más complejas con las Unidades de registro que están fuera de financiero.
9 Poco tiempo disponible para asimilar información relativa a las NICSP.
10 Falta de claridad y exceso en las directrices emitidas por el Ente Rector.
11 Cambios frecuentes en los lineamientos para la implementación de las NICSP
JUNTA ADMINISTRATIVA DEL REGISTRO NACIONAL DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA DEPARTAMENTO FINANCIERO
-SUBPROCESO DE CONTABILIDAD- INFORME FINAL DE GESTIÓN COORDINADORA CONTABLE
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Consecuencias
Sanciones a los funcionarios derivadas de aplicación del Art. 110 en adelante de la Ley de Administración Financiera.
Mantenimiento de diferencias en cifras entre el registro auxiliar y el registro mayor.
Información financiera inexacta y poco confiable para la consolidación de cifras nacional e internacional.
Toma de decisiones menos precisas.
Reduce sustancialmente la transparencia y la rendición de cuentas.
Rezago respecto a las demás instituciones.
Riesgo Inherente
Probabilidad: 3.Alta
Magnitud: 15.Alta
Nivel Riesgo: 45.Inaceptable
Medidas
Atención de Reporte de incidentes en forma oportuna.
Causas: 6
Efectividad: Alto
Costo/Beneficio: Positivo
Grado Afectación: Alto
Atención del Riesgo: Retener
Frecuencia: Diario
Capacidad instalada: Demostrada
Indicadores: porcentaje de incidentes reportados
Meta: 100%
Resultados: Parcial
JUNTA ADMINISTRATIVA DEL REGISTRO NACIONAL DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA DEPARTAMENTO FINANCIERO
-SUBPROCESO DE CONTABILIDAD- INFORME FINAL DE GESTIÓN COORDINADORA CONTABLE
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Observaciones: En este momento esta en ejecución el nuevo contrato.
Responsables: | GEORGINA PANIAGUA RAMIREZ | LUIS MARIANO FERNÁNDEZ PÉREZ | MARICEL MONCADA RUGAMA |
Auto capacitación (no se le realiza costo-beneficio, en virtud de que es aptitud y compromiso por parte del funcionario).
Causas: 7
Efectividad: Alto
Costo/Beneficio: Positivo
Grado Afectación: Alto
Atención del Riesgo: Retener
Frecuencia: Diario
Capacidad instalada: Demostrada
Indicadores: no aplica
Meta: 100%
Resultados: Cumplida
Observaciones:
Responsables: | GEORGINA PANIAGUA RAMIREZ | GRETTEL QUESADA CRUZ | LUIS MARIANO FERNÁNDEZ PÉREZ | MARICEL MONCADA RUGAMA | WILLIAM ASTUA MELENDEZ | YESSENIA DÁVILA JÁCAMO | MIGUEL SIBAJA ROJAS | MARÍA GABRIELA CHACÓN AGUILERA |
Colaboración de estudiantes que realizan sus prácticas profesionales.
Causas: 5
Efectividad: Alto
Costo/Beneficio: Positivo
Grado Afectación: Alto
Atención del Riesgo: Retener
Frecuencia: Anual
JUNTA ADMINISTRATIVA DEL REGISTRO NACIONAL DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA DEPARTAMENTO FINANCIERO
-SUBPROCESO DE CONTABILIDAD- INFORME FINAL DE GESTIÓN COORDINADORA CONTABLE
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Página 89
Capacidad instalada: Demostrada
Indicadores: Porcentaje de estudiantes solicitados
Meta: 100%
Resultados: Cumplida
Observaciones:
Responsables: | GEORGINA PANIAGUA RAMIREZ | LUIS MARIANO FERNÁNDEZ PÉREZ | MARICEL MONCADA RUGAMA |
Envío de oficios, correos y llamadas telefónicas a las diferentes instancias del Registro Nacional y el Órgano Rector. (Afecta las causas 4 y 8)
Causas: 1
Efectividad: Alto
Costo/Beneficio: Positivo
Grado Afectación: Medio
Atención del Riesgo: Retener
Frecuencia: Diario
Capacidad instalada: Demostrada
Indicadores: Porcentaje de envío de correos, oficios y llamadas, según se requiera
Meta: 100%
Resultados: Cumplida
Observaciones:
Responsables: | GEORGINA PANIAGUA RAMIREZ | LUIS MARIANO FERNÁNDEZ PÉREZ | MARICEL MONCADA RUGAMA | YESSENIA DÁVILA JÁCAMO | MIGUEL SIBAJA ROJAS | MARÍA GABRIELA CHACÓN AGUILERA |
Existencia de registros manuales.
Causas: 3
Efectividad: Alto
Costo/Beneficio: Positivo
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-SUBPROCESO DE CONTABILIDAD- INFORME FINAL DE GESTIÓN COORDINADORA CONTABLE
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Grado Afectación: Medio
Atención del Riesgo: Retener
Frecuencia: Diario
Capacidad instalada: Demostrada
Indicadores: Porcentaje de registros actualizados
Meta: 100%
Resultados: Parcial
Observaciones: En este caso aún se está trabajando con los incidentes de automatización del sistema. Por dicha razón el porcentaje del mismo sería un 60%.
Responsables: | LUIS MARIANO FERNÁNDEZ PÉREZ | MARICEL MONCADA RUGAMA | YESSENIA DÁVILA JÁCAMO |
Existencia de un documento entregado de manual de políticas sujeto a actualización para su implementación.
Causas: 2
Efectividad: Bajo
Costo/Beneficio: Positivo
Grado Afectación: Alto
Atención del Riesgo: Retener
Frecuencia: Anual
Capacidad instalada: Demostrada
Indicadores: Documento actualizado
Meta: 1
Resultados: Parcial
Observaciones: El manual de políticas esta sujeto a actualización para su implementación, cuenta con un avance de un 100% en la elaboración, encontrándose pendiente la revisión y aprobación respectiva.
Responsables: | GEORGINA PANIAGUA RAMIREZ | LUIS MARIANO FERNÁNDEZ PÉREZ | MARICEL MONCADA RUGAMA | WILLIAM ASTUA MELENDEZ | YESSENIA DÁVILA JÁCAMO |
JUNTA ADMINISTRATIVA DEL REGISTRO NACIONAL DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA DEPARTAMENTO FINANCIERO
-SUBPROCESO DE CONTABILIDAD- INFORME FINAL DE GESTIÓN COORDINADORA CONTABLE
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Existencia de una Comisión Institucional de implementación de normas.
Causas: 8
Efectividad: Alto
Costo/Beneficio: Positivo
Grado Afectación: Alto
Atención del Riesgo: Retener
Frecuencia: Mensual
Capacidad instalada: Demostrada
Indicadores: Cantidad de reuniones
Meta: 12
Resultados: Cumplida
Observaciones: Estas reuniones se seguirán realizando.
Responsables: | WILLIAM ASTUA MELENDEZ |
Extensión de la jornada laboral. (Afecta la causa 5)
Causas: 9
Efectividad: Alto
Costo/Beneficio: Positivo
Grado Afectación: Alto
Atención del Riesgo: Retener
Frecuencia: Diario
Capacidad instalada: Demostrada
Indicadores: no se aplica
Meta: 100%
Resultados: Parcial
JUNTA ADMINISTRATIVA DEL REGISTRO NACIONAL DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA DEPARTAMENTO FINANCIERO
-SUBPROCESO DE CONTABILIDAD- INFORME FINAL DE GESTIÓN COORDINADORA CONTABLE
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Observaciones: Se trabaja jornada extraordinaria por voluntad y compromiso de los funcionarios. El lento avance en el cumplimiento de las metas de sub-comisiones es debido a la falta de aprobación de extensión de la jornada laboral.
Responsables: | GEORGINA PANIAGUA RAMIREZ | GRETTEL QUESADA CRUZ | LUIS MARIANO FERNÁNDEZ PÉREZ | MARICEL MONCADA RUGAMA | WILLIAM ASTUA MELENDEZ | YESSENIA DÁVILA JÁCAMO | MIGUEL SIBAJA ROJAS | MARÍA GABRIELA CHACÓN AGUILERA | YALILE LANZA CALDERÓN |
Plan de capacitación de las normas.
Causas: 6
Efectividad: Alto
Costo/Beneficio: Positivo
Grado Afectación: Medio
Atención del Riesgo: Retener
Frecuencia: Diario
Capacidad instalada: Demostrada
Indicadores: Porcentaje de ejecución del plan.
Meta: 100%
Resultados: Parcial
Observaciones: Se debe a la aplicación de la directriz 23 H y que las empresas estén inscritas en SICOP
Responsables: | GEORGINA PANIAGUA RAMIREZ | LUIS MARIANO FERNÁNDEZ PÉREZ | MARICEL MONCADA RUGAMA |
Plan de implementación de las normas.
Causas: 6
Efectividad: Alto
Costo/Beneficio: Positivo
Grado Afectación: Medio
Atención del Riesgo: Retener
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-SUBPROCESO DE CONTABILIDAD- INFORME FINAL DE GESTIÓN COORDINADORA CONTABLE
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Página 93
Frecuencia: Diario
Capacidad instalada: Demostrada
Indicadores: Porcentaje de implementación del plan
Meta: 100%
Resultados: Parcial
Observaciones:
Responsables: | GEORGINA PANIAGUA RAMIREZ | LUIS MARIANO FERNÁNDEZ PÉREZ | MARICEL MONCADA RUGAMA | WILLIAM ASTUA MELENDEZ | YESSENIA DÁVILA JÁCAMO |
Se cuenta con personal de contrato.
Causas: 5
Efectividad: Alto
Costo/Beneficio: Positivo
Grado Afectación: Alto
Atención del Riesgo: Retener
Frecuencia: Diario
Capacidad instalada: Demostrada
Indicadores: Cantidad de personal de contrato
Meta: 1
Resultados: Cumplida
Observaciones: Se cuenta con un recurso de personal contratado
Responsables: | LUIS MARIANO FERNÁNDEZ PÉREZ | MARICEL MONCADA RUGAMA | WILLIAM ASTUA MELENDEZ | YESSENIA DÁVILA JÁCAMO |
Se solicitó la intervención de la Dirección Administrativa para mejorar la coordinación con las Unidades de registro. (Afecta la causa 1)
Causas: 8
Efectividad: Alto
JUNTA ADMINISTRATIVA DEL REGISTRO NACIONAL DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA DEPARTAMENTO FINANCIERO
-SUBPROCESO DE CONTABILIDAD- INFORME FINAL DE GESTIÓN COORDINADORA CONTABLE
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Costo/Beneficio: Positivo
Grado Afectación: Alto
Atención del Riesgo: Retener
Frecuencia: Anual
Capacidad instalada: Demostrada
Indicadores: Documento remitido
Meta: 1
Resultados: Cumplida
Observaciones:
Responsables: | GEORGINA PANIAGUA RAMIREZ | WILLIAM ASTUA MELENDEZ |
Riesgo Residual
Probabilidad: 3.Alta
Magnitud: 15.Alta
Nivel Riesgo: 45.Inaceptable
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-SUBPROCESO DE CONTABILIDAD- INFORME FINAL DE GESTIÓN COORDINADORA CONTABLE
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Dirección Administrativa
Departamento Financiero
Jefatura
Riesgo ID: 39
Ruta: / Dirección Administrativa / Departamento Financiero
Objetivo: Brindar información sobre el comportamiento financiero del Registro Nacional para apoyar el proceso de toma de decisiones en la gestión.
Origen: Interno
Tipo de Riesgo: Financieros
Factor Asociado: Información financiera
Evento: Información financiera inoportuna.
Fecha Inicio: 09-12-2015 02:24:47PM
Fecha Fin: 20-05-2016 11:30:00AM
Comentarios: JEFATURA
JUNTA ADMINISTRATIVA DEL REGISTRO NACIONAL DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA DEPARTAMENTO FINANCIERO
-SUBPROCESO DE CONTABILIDAD- INFORME FINAL DE GESTIÓN COORDINADORA CONTABLE
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Participantes
Nombre Apellido1 Apellido2 Puesto Email
GEORGINA PANIAGUA RAMIREZ JEFATURA [email protected]
MAGDALENA SANCHEZ CHACON COORDINADORA [email protected]
ELIZABETH CHACON BARAHONA COORDINADORA [email protected]
MARICEL MONCADA RUGAMA COORDINADORA [email protected]
CRISTINA HERRERA LARA COORDINADORA [email protected]
WILLIAM ASTUA MELENDEZ DIRECTOR [email protected]
MICHAEL JAMIENSON LEÓN ASISTENTE FINANCIERO [email protected]
Causas
# Descripción
1 Falta integrar algunos módulos que permitan el manejo de cuentas auxiliares para facilitar los procesos y cumplir con las NICSP.
2 Existencia de procesos manuales
3 Falta de capacitación en la redacción de informes financieros.
4 Inoportuna recepción de insumos de otras instancias
Consecuencias
Decisiones tardías
Sanciones administrativas
Rendición de cuentas tardía
Cumplimiento parcial de las exigencias normativas.
Riesgo Inherente
Probabilidad: 2.Media
Magnitud: 15.Alta
JUNTA ADMINISTRATIVA DEL REGISTRO NACIONAL DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA DEPARTAMENTO FINANCIERO
-SUBPROCESO DE CONTABILIDAD- INFORME FINAL DE GESTIÓN COORDINADORA CONTABLE
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Página 97
Nivel Riesgo: 30.Muy importante
Medidas
Analista técnico de la Dirección de Informática para supervisión de incidentes presentados.
Causas: 1
Efectividad: Alto
Costo/Beneficio: Positivo
Grado Afectación: Alto
Atención del Riesgo: Retener
Frecuencia: Diario
Capacidad instalada: Demostrada
Indicadores: Analista técnico asignado
Meta: 1
Resultados: Cumplida
Observaciones: Este analista brinda apoyo en el aspecto informático para satisfacer las necesidades del sistema de información financiera administrativa (SIFA).
Responsables: | GEORGINA PANIAGUA RAMIREZ | WILLIAM ASTUA MELENDEZ |
Contrato de mantenimiento correctivo del sistema.
Causas: 1
Efectividad: Alto
Costo/Beneficio: Positivo
Grado Afectación: Alto
Atención del Riesgo: Retener
Frecuencia: Anual
Capacidad instalada: Demostrada
JUNTA ADMINISTRATIVA DEL REGISTRO NACIONAL DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA DEPARTAMENTO FINANCIERO
-SUBPROCESO DE CONTABILIDAD- INFORME FINAL DE GESTIÓN COORDINADORA CONTABLE
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Página 98
Indicadores: Contrato de mantenimiento funcionando
Meta: 1
Resultados: Cumplida
Observaciones: A la fecha se mantiene el contrato de mantenimiento del SIFA, el cual es indispensable para dar sostenibilidad al funcionamiento del sistema y permite su desarrollo evolutivo.
Responsables: | GEORGINA PANIAGUA RAMIREZ | WILLIAM ASTUA MELENDEZ |
Controles manuales y revisiones.
Causas: 1
Efectividad: Medio
Costo/Beneficio: Positivo
Grado Afectación: Alto
Atención del Riesgo: Retener
Frecuencia: Diario
Capacidad instalada: Demostrada
Indicadores: Controles manuales y revisiones realizadas
Meta: 4
Resultados: Cumplida
Observaciones: Los controles manuales son indispensables para obtener resultados oportunos y de calidad respecto a la información financiera que se genera en el Departamento.
Responsables: | GEORGINA PANIAGUA RAMIREZ | MAGDALENA SANCHEZ CHACON | ELIZABETH CHACON BARAHONA | MARICEL MONCADA RUGAMA | CRISTINA HERRERA LARA |
Integración de los módulos del SIFA, con la reducción de trabajos manuales.
Causas: 2
Efectividad: Alto
JUNTA ADMINISTRATIVA DEL REGISTRO NACIONAL DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA DEPARTAMENTO FINANCIERO
-SUBPROCESO DE CONTABILIDAD- INFORME FINAL DE GESTIÓN COORDINADORA CONTABLE
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Página 99
Costo/Beneficio: Positivo
Grado Afectación: Alto
Atención del Riesgo: Retener
Frecuencia: Diario
Capacidad instalada: Demostrada
Indicadores: Porcentaje de módulos integrados
Meta: 100%
Resultados: Parcial
Observaciones: Esta integración permite contar con información oportuna y mas actualizada, además de minimizar los registros manuales al automatizar los procesos. Se lleva un alto grado de avance en la integración de los módulos.
Responsables: | GEORGINA PANIAGUA RAMIREZ | MAGDALENA SANCHEZ CHACON | ELIZABETH CHACON BARAHONA | MARICEL MONCADA RUGAMA | CRISTINA HERRERA LARA | WILLIAM ASTUA MELENDEZ | MICHAEL JAMIENSON LEÓN |
Se emiten circulares, correos y oficios, que recuerdan la importancia de la entrega oportuna de los insumos al Departamento Financiero.
Causas: 4
Efectividad: Alto
Costo/Beneficio: Positivo
Grado Afectación: Alto
Atención del Riesgo: Retener
Frecuencia: Anual
Capacidad instalada: Demostrada
Indicadores: Documento emitido y comunicado.
Meta: 1
Resultados: Cumplida
Observaciones: Estos comunicados incrementan las posibilidades de obtener respuestas oportunas por parte de las unidades responsables de remitir la información al Departamento Financiero.
JUNTA ADMINISTRATIVA DEL REGISTRO NACIONAL DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA DEPARTAMENTO FINANCIERO
-SUBPROCESO DE CONTABILIDAD- INFORME FINAL DE GESTIÓN COORDINADORA CONTABLE
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Página 100
Responsables: | GEORGINA PANIAGUA RAMIREZ | WILLIAM ASTUA MELENDEZ |
Se reciben capacitaciones en el tema de redacción de informes.
Causas: 3
Efectividad: Alto
Costo/Beneficio: Positivo
Grado Afectación: Alto
Atención del Riesgo: Retener
Frecuencia: Anual
Capacidad instalada: Demostrada
Indicadores: Cantidad de capacitaciones recibidas
Meta: 1
Resultados: Cumplida
Observaciones: Este tema es importante por la rendición de cuentas que debe ser clara, concisa y precisa en materia financiera.
Responsables: | GEORGINA PANIAGUA RAMIREZ | MAGDALENA SANCHEZ CHACON | ELIZABETH CHACON BARAHONA | MARICEL MONCADA RUGAMA | CRISTINA HERRERA LARA |
Riesgo Residual
Probabilidad: 1.Baja
Magnitud: 15.Alta
Nivel Riesgo: 15.Moderado
Dirección Administrativa
Departamento Financiero
Jefatura
Riesgo ID: 73
JUNTA ADMINISTRATIVA DEL REGISTRO NACIONAL DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA DEPARTAMENTO FINANCIERO
-SUBPROCESO DE CONTABILIDAD- INFORME FINAL DE GESTIÓN COORDINADORA CONTABLE
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Página 101
Ruta: / Dirección Administrativa / Departamento Financiero
Objetivo: Brindar información sobre el comportamiento financiero del Registro Nacional para apoyar el proceso de toma de decisiones en la gestión.
Origen: Interno
Tipo de Riesgo: Operativos
Factor Asociado: Recurso Humano
Evento: Pérdida de personal con competencias para hacer carrera administrativa.
Fecha Inicio: 20-05-2016 01:58:22PM
Fecha Fin: 23-05-2016 02:05:00PM
Comentarios: Jefatura Financiero
Participantes
Nombre Apellido1 Apellido2 Puesto Email
CRISTINA HERRERA LARA COORDINADORA [email protected]
ELIZABETH CHACON BARAHONA COORDINADORA [email protected]
GEORGINA PANIAGUA RAMIREZ JEFATURA [email protected]
MAGDALENA SANCHEZ CHACON COORDINADORA [email protected]
JUNTA ADMINISTRATIVA DEL REGISTRO NACIONAL DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA DEPARTAMENTO FINANCIERO
-SUBPROCESO DE CONTABILIDAD- INFORME FINAL DE GESTIÓN COORDINADORA CONTABLE
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Página 102
Nombre Apellido1 Apellido2 Puesto Email MARICEL MONCADA RUGAMA COORDINADORA [email protected]
WILLIAM ASTUA MELENDEZ DIRECTOR [email protected]
Causas
# Descripción
1 La estructura de puestos organizacional no permite completar la carrera administrativa.
2 Congelamiento de plazas vacantes que pertenecen a Gobierno
Consecuencias
Imposibilidad de nombrar mediante ascenso directo al personal interno con las competencias para los cargos de coordinación.
Cargas de trabajos.
Reprocesos.
Posibles errores por omisión, inexactitud o falta de oportunidad.
Sanciones administrativas, penales y civiles.
Incumplimiento de plazos establecidos por los entes rectores.
Riesgo Inherente
Probabilidad: 3.Alta
Magnitud: 15.Alta
Nivel Riesgo: 45.Inaceptable
Medidas
Análisis de las responsabilidades de los cargos claves del Departamento.
Causas: 1
Efectividad: Medio
JUNTA ADMINISTRATIVA DEL REGISTRO NACIONAL DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA DEPARTAMENTO FINANCIERO
-SUBPROCESO DE CONTABILIDAD- INFORME FINAL DE GESTIÓN COORDINADORA CONTABLE
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Página 103
Costo/Beneficio: Positivo
Grado Afectación: Medio
Atención del Riesgo: Modificar
Frecuencia: Anual
Capacidad instalada: Demostrada Parcialmente
Indicadores: Documento elaborado
Meta: 1
Resultados:
Observaciones: Se realizará un análisis por cada uno de los subprocesos y al personal de apoyo de la jefatura.
Responsables: | CRISTINA HERRERA LARA | ELIZABETH CHACON BARAHONA | GEORGINA PANIAGUA RAMIREZ | MAGDALENA SANCHEZ CHACON | MARICEL MONCADA RUGAMA |
Valoración del envío al Departamento de Recursos Humanos de una solicitud de estudio de factibilidad.
Causas:
Efectividad: -
Costo/Beneficio: Positivo
Grado Afectación:
Atención del Riesgo:
Frecuencia: Anual
Capacidad instalada: Demostrada
Indicadores: Documento de valoración.
Meta: 1
Resultados:
Observaciones: Producto del análisis realizado, se valorará si procede solicitar el estudio de factibilidad al Departamento de Gestión de Recursos Humanos.
JUNTA ADMINISTRATIVA DEL REGISTRO NACIONAL DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA DEPARTAMENTO FINANCIERO
-SUBPROCESO DE CONTABILIDAD- INFORME FINAL DE GESTIÓN COORDINADORA CONTABLE
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Página 104
Responsables: | CRISTINA HERRERA LARA | ELIZABETH CHACON BARAHONA | GEORGINA PANIAGUA RAMIREZ | MAGDALENA SANCHEZ CHACON | MARICEL MONCADA RUGAMA |
Redistribución de funciones
Causas: 2
Efectividad: Alto
Costo/Beneficio: Positivo
Grado Afectación: Medio
Atención del Riesgo: Retener
Frecuencia: Diario
Capacidad instalada: Demostrada Parcialmente
Indicadores: no aplica
Meta: no aplica
Resultados:
Observaciones: Esta medida se ejecutará cada vez que se requiera para solventar el faltante de personal.
Responsables: | CRISTINA HERRERA LARA | ELIZABETH CHACON BARAHONA | GEORGINA PANIAGUA RAMIREZ | MAGDALENA SANCHEZ CHACON | MARICEL MONCADA RUGAMA |
Riesgo Residual
Probabilidad: 3.Alta
Magnitud: 15.Alta
Nivel Riesgo: 45.Inaceptable
JUNTA ADMINISTRATIVA DEL REGISTRO NACIONAL DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA DEPARTAMENTO FINANCIERO
-SUBPROCESO DE CONTABILIDAD- INFORME FINAL DE GESTIÓN COORDINADORA CONTABLE
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Dirección Administrativa
Departamento Financiero
Jefatura
Riesgo ID: 74
Ruta: / Dirección Administrativa / Departamento Financiero
Objetivo: Brindar información sobre el comportamiento financiero del Registro Nacional para apoyar el proceso de toma de decisiones en la gestión.
Origen: Interno
Tipo de Riesgo: Operativos
Factor Asociado: Servicios
Evento: Falta de capacidad instalada para atender temas nuevos.
Fecha Inicio: 23-05-2016 02:24:31PM
Fecha Fin: 23-05-2016 03:15:00PM
Comentarios: Este riesgo corresponde al Departamento Financiero.
Participantes
Nombre Apellido1 Apellido2 Puesto Email
CRISTINA HERRERA LARA COORDINADORA [email protected]
ELIZABETH CHACON BARAHONA COORDINADORA [email protected]
GEORGINA PANIAGUA RAMIREZ JEFATURA [email protected]
MAGDALENA SANCHEZ CHACON COORDINADORA [email protected]
MARICEL MONCADA RUGAMA COORDINADORA [email protected]
WILLIAM ASTUA MELENDEZ DIRECTOR [email protected]
ROSIBEL ZUÑIGA RICHMOND ASISTENTE FINANCIERO [email protected]
JUNTA ADMINISTRATIVA DEL REGISTRO NACIONAL DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA DEPARTAMENTO FINANCIERO
-SUBPROCESO DE CONTABILIDAD- INFORME FINAL DE GESTIÓN COORDINADORA CONTABLE
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Página 106
Causas
# Descripción
1 Falta de personal
2 Falta de sistemas automatizados para nuevos productos o servicios.
Consecuencias
Retrasos en la entrega de la información, cobros, registros contables.
Imprecisión e inexactitud de la información.
Omisión de información financiera relevante para la toma de decisiones.
Incumplimiento de la normativa.
Sanciones administrativas, civiles y penales.
Riesgo Inherente
Probabilidad: 3.Alta
Magnitud: 15.Alta
Nivel Riesgo: 45.Inaceptable
Medidas
Capacitación para asumir las nuevas funciones.
Causas: 2
Efectividad: Medio
Costo/Beneficio: Positivo
Grado Afectación: Alto
Atención del Riesgo: Retener
Frecuencia: Anual
Capacidad instalada: Demostrada
JUNTA ADMINISTRATIVA DEL REGISTRO NACIONAL DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA DEPARTAMENTO FINANCIERO
-SUBPROCESO DE CONTABILIDAD- INFORME FINAL DE GESTIÓN COORDINADORA CONTABLE
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Página 107
Indicadores: Número de capacitaciones
Meta: 1
Resultados:
Observaciones:
Responsables: | CRISTINA HERRERA LARA | ELIZABETH CHACON BARAHONA | GEORGINA PANIAGUA RAMIREZ | MAGDALENA SANCHEZ CHACON | MARICEL MONCADA RUGAMA |
Realización de estudios y generación de propuestas para asumir los temas que correspondan.
Causas: 2
Efectividad: Medio
Costo/Beneficio: Positivo
Grado Afectación: Alto
Atención del Riesgo: Retener
Frecuencia: Anual
Capacidad instalada: Demostrada
Indicadores: Documento elaborado
Meta: 1
Resultados:
Observaciones:
Responsables: | GEORGINA PANIAGUA RAMIREZ | MARICEL MONCADA RUGAMA |
Se encuentra en proceso la elaboración de la solicitud de personal ante la Dirección General.
Causas: 1
Efectividad: Bajo
Costo/Beneficio: Positivo
Grado Afectación: Medio
Atención del Riesgo: Transferir
JUNTA ADMINISTRATIVA DEL REGISTRO NACIONAL DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA DEPARTAMENTO FINANCIERO
-SUBPROCESO DE CONTABILIDAD- INFORME FINAL DE GESTIÓN COORDINADORA CONTABLE
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Página 108
Frecuencia: Anual
Capacidad instalada: Demostrada
Indicadores: Documento elaborado
Meta: 1
Resultados:
Observaciones: Dado que se conoce que a a partir de enero 2018 el Registro Nacional, asume por completo la administración del Portal de Servicios es importante plantear los requerimientos de personal, para asumir las nuevas funciones de índole financiero.
Responsables: | GEORGINA PANIAGUA RAMIREZ | WILLIAM ASTUA MELENDEZ | ROSIBEL ZUÑIGA RICHMOND |
Remisión de la solicitud de personal a la Dirección General, para atender los temas nuevos.
Causas:
Efectividad: -
Costo/Beneficio: Positivo
Grado Afectación:
Atención del Riesgo:
Frecuencia: Anual
Capacidad instalada: Demostrada
Indicadores: Documento remitido
Meta: 1
Resultados:
Observaciones:
Responsables: | GEORGINA PANIAGUA RAMIREZ | WILLIAM ASTUA MELENDEZ | ROSIBEL ZUÑIGA RICHMOND |
Se está analizando con la Dirección de Informática, brindar una solución informática para afrontar los nuevos requerimientos de automatización.
Causas: 2
Efectividad: Medio
JUNTA ADMINISTRATIVA DEL REGISTRO NACIONAL DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA DEPARTAMENTO FINANCIERO
-SUBPROCESO DE CONTABILIDAD- INFORME FINAL DE GESTIÓN COORDINADORA CONTABLE
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Página 109
Costo/Beneficio: Positivo
Grado Afectación: Alto
Atención del Riesgo: Retener
Frecuencia: Anual
Capacidad instalada: Demostrada
Indicadores: Porcentaje de requerimientos atendidos
Meta: 100%
Resultados:
Observaciones:
Responsables: | CRISTINA HERRERA LARA | ELIZABETH CHACON BARAHONA | GEORGINA PANIAGUA RAMIREZ | MAGDALENA SANCHEZ CHACON | MARICEL MONCADA RUGAMA |
Riesgo Residual
Probabilidad: 3.Alta
Magnitud: 15.Alta
Nivel Riesgo: 45.Inaceptable
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-SUBPROCESO DE CONTABILIDAD- INFORME FINAL DE GESTIÓN COORDINADORA CONTABLE
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8. Establecimiento de fechas para incorporación de
información en los Estados Financieros
mensuales y envío de información oportuna
a. Circular DARN-0662-2012 del 05/10/2012 y
DARN-0961 del 20/12/2011
b. Circular DARN-0531-2015 del 02/09/2016
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Página 111
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9. Implementación NICSP
a. Matriz de seguimiento al 31-08-2016
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FORMULARIO DE REGISTRO DE AVANCE
PORCENTAJE DE AVANCE 94%
PROGRAMA ACTIVIDAD TAREAS
FECHA TOPE CULMINACION
FECHA DE INICIO
PORCENTAJE AVANCE
OBSERVACIONES / JUSTIFICACIONES
Capacitación 100%
Inducción y Capacitación sobre NICSP- Implementación del PGCN Metodología y Guía
Concientizar sobre la Gestión Gubernamental y la Gestión Financiera
31/12/2013
01/01/2010 100% LISTO
Gestión de Cambio 01/01/2010 100% LISTO
Capacitación Continua NICSP-PGCN
01/01/2010 100% LISTO
Utilización del PGCN y el Manual Funcional de Cuentas Contable
94%
Con base a los instrumentos proporcionados por DGCN, realizar las acciones necesarias para su implementación
Analizar la descripción de las cuentas del nuevo PGCN para identificar y extraer las correspondientes para uso de la institución
31/12/2013
31/10/2012 100% LISTO
Identificar y extraer las políticas de PGCN que aplican a las transacciones de la institución
01/01/2010 95% Se cuenta de forma documentada las políticas aplicables al Registro Nacional. Queda pendiente el proceso de entrega y aprobación de las políticas generales ante los jerarcas correspondientes.
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Elaborar las propuestas de las Políticas particulares que la institución requiera, de acuerdo con la política general del PGCN
01/01/2010 90% Nos encontramos en el proceso de revisión y confección de las políticas particulares, estas se llevan con base a los procedimientos elaborados.
Enviar a la Contabilidad Nacional para su revisión y aprobación las políticas contables particulares propuestas
30/06/2014 80% Nos encontramos aún en el proceso de confección y aprobación de las políticas específicas. Con respecto a las políticas generales estamos en proceso de envío y aprobación por parte de los jerarcas correspondientes.
En caso de las instituciones que no tengan contabilidad patrimonial aplicar el nuevo
PGCN
N/A
N/A
Utilizacion de la guia de aplicación para la implementacion del Devengo
95%
Identificar y clasificar rubro, eventos generadores de registros, momentos de registro, política contable relacionada, cargos y abonos a las cuentas contables
Guía de Activos 31/12/2013
95% Contamos con las guías de activos, misma que se encuentra en revisión y aprobación por parte de los involucrados (Subcomisión encargada) y la Comisión Institucional de las NICSP. No se cuenta con tiempo extraordinario para el avance oportuno y significativo debido a un estudio técnico realizado por Recursos Humanos.
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Guía de Pasivos
95% Contamos con las guías de Pasivos, misma que se encuentra en revisión y aprobación por parte de los involucrados (Subcomisión encargada) y la Comisión Institucional de las NICSP. No se cuenta con tiempo extraordinario para el avance oportuno y significativo debido a un estudio técnico realizado por Recursos Humanos.
Guía de Patrimonio
95% Contamos con las guías de Patrimonio, misma que se encuentra en revisión y aprobación por parte de los involucrados (Subcomisión encargada) y la Comisión Institucional de las NICSP. No se cuenta con tiempo extraordinario para el avance oportuno y significativo debido a un estudio técnico realizado por Recursos Humanos.
Guía de Ingresos
95% Contamos con las guías de ingresos, misma que se encuentra en revisión y aprobación por parte de los involucrados (Subcomisión encargada) y la Comisión Institucional de las NICSP. No se cuenta con tiempo extraordinario para el avance oportuno y significativo debido a un estudio técnico realizado por Recursos Humanos.
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Guía de Gastos
95% Contamos con las guías de gastos, misma que se encuentra en revisión y aprobación por parte de los involucrados (Subcomisión encargada) y la Comisión Institucional de las NICSP. No se cuenta con tiempo extraordinario para el avance oportuno y significativo debido a un estudio técnico realizado por Recursos Humanos.
Depuración de Saldos
87%
Cumplir con la Depuración de Saldos establecida por la DGCN en la Guía de Implementación 2010 (Punto 9)
Saldos de las Cuentas del Activo
31/12/2013
Año 2010 90% Ya se encuentran depuradas las cuentas de obras en proceso e inventarios, quedando pendiente lo que respecta a Propiedad-Planta y equipo e intangibles.
Saldos de las Cuentas del Pasivo
Año 2010 90% Se realizó un estudio de los posibles ajustes de cuentas de pasivos de forma específica, además de la materialidad y afectación contable en este tema. No se cuenta con tiempo extraordinario para el avance oportuno y significativo debido a un estudio técnico realizado por Recursos Humanos.
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Saldos Cuentas del Patrimonio
Año 2010 80% Este es un trabajo constante que debemos realizar a partir de las conciliaciones mensuales entre los registros contables y los presupuestarios, donde se detectan aquellas diferencias que obedecen a la utilización de bases de registro diferentes. Se nombró una subcomisión al efecto. No se cuenta con tiempo extraordinario para el avance oportuno y significativo debido a un estudio técnico realizado por Recursos Humanos.
Traslado de Saldos 100%
Establecer la relación de las cuentas utilizadas hasta el 31/12/2013 con las cuentas del nuevo PGCN
Cierre del Balance General con las cuentas contables ya utilizadas
31/12/2013
31/12/2013 100% LISTO
Homologar las cuentas actuales vrs las cuentas nuevas del PGCN
30/04/2013 100% LISTO
Trasladar los saldos depurados al 31/12/2013.
31/12/2014 100% LISTO
Apertura del ejercicio 2014 con la aplicación de las NICSP
31/12/2014 01/01/2016 100% LISTO
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Tratamiento de Activos no Financieros
95%
Reconocimiento de los Activos no Financieros de acuerdo a las NICSP, tomando en cuenta los transitorios
Inventarios
31/12/2014
31/12/2014 95% Actualmente las cuentas auxiliares y mayores están conciliadas en lo correspondiente a materiales y suministros, quedando pendiente de estudio la de timbres y boletas. Se nombró una subcomisión para tratar dicho tema. No se cuenta con tiempo extraordinario para el avance oportuno y significativo debido a un estudio técnico realizado por Recursos Humanos.
Propiedades, planta y equipo
31/12/2014 95% Se aplicará el traslado del resultado del levantamiento de activos fijos para proceder a limpiar las cuentas por depurar del balance. Lo que compete hasta diciembre 2015.
Propiedades de inversión 100% N/A
Bienes de infraestructura
31/12/2014 90% Se aplicará el traslado del resultado del levantamiento de activos fijos para proceder a limpiar las cuentas por depurar del balance. Lo que compete hasta diciembre 2015.
Activos intangibles
31/12/2014 90% Se aplicará el traslado del resultado del levantamiento de activos fijos para proceder a limpiar las cuentas por depurar del balance. Lo que compete hasta diciembre 2015.
Activos biológicos 100% N/A
Activos concesionados 100% N/A
Tratamiento de Instrumentos Financieros
98% Reconocer, valuar y exponer todos los instrumentos financieros
Activos Financieros 31/12/2014
100% N/A
Pasivos Financieros 100% N/A
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según NICSP Instrumentos de Patrimonio 100% N/A
Beneficios a los empleados
01/06/2013 90% Ya se presentó el estudio de los beneficios a empleados adicionalmente de la respuesta con respecto a las plazas pagadas con presupuesto de gobierno, estamos realizando la revisión respectiva para validar dicha información. Además estamos adaptando los nuevos cambios en procedimientos según las políticas enviadas por Contabilidad Nacional.
Arrendamientos Financieros 100% N/A
Manuales de Procedimientos Contables
90% Elaboración y remisión de los manuales de procedimientos contables
Confeccionar los manuales de los procedimientos contables con los formatos establecidos por la Contabilidad Nacional
31/12/2014
01/03/2014 90% Nos encontramos en el nuevo proceso de confección de los procedimientos según los nuevos parámetros solicitados por la Contabilidad Nacional, adicionalmente estamos en la etapa de revisión y asesoría para la culminación de los mismos.
Enviar a la Contabilidad Nacional para su revisión y aprobación
85% Se han enviado parte de los procedimientos, sin embargo por requerimiento de Contabilidad Nacional los mismos deben ser enviados formalmente por medio de oficio institucional y bajo conocimiento de las altas jerarquías.
Integración del Sistema de Administración
95% Homologar los clasificadores presupuestarios con las
Identificar las cuentas contables y su relación con los clasificadores presupuestarios
31/12/2013
100% LISTO
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Financiera cuentas contables
Ajustar sus sistemas de apoyo contable con las matrices de integración
90% En este punto, hemos presentado un retroceso con respecto al sistema, a pesar de que el avance que se muestra es de un 90%, se han presentado cambios principalmente debido a las nuevas disposiciones realizadas por Contabilidad Nacional mencionadas en el último convivio realizado a finales del 2015 y retomadas en este año 2016, principalmente en las estructuras y las políticas generales. Cabe mencionar que nuestra institución ya contaba con esa etapa superada, incluso ya se estaba registrando con las nuevas cuentas y los reportes se mostraban a como se solicitó anteriormente, por lo que estos nuevos requerimientos nos afectan a nivel de recursos tanto económicos, técnicos así como humano. Estamos trabajando nuevamente con los requerimientos para presentar un producto final acorde con lo solicitado por el ente rector (Contabilidad Nacional)
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10. Estado de avance del Manual de Procedimientos
Técnico Contable
a. Cuadro detalle de Procedimientos
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11. Traslado información a Recursos Humanos
sobre cuotas patronales ASOREN
a. Oficio EC-RN-DF-285-2012 del 19/11/2012
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12. Solicitud Tiempo Extraordinario 2016 para
integración del SIFA
a. Correo electrónico 07/06/2016
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13. Portal WEB
a. Cronograma
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WBS Name Start Finish Duration Avance
1
PROCESO DE TRANSICION DE PORTAL DE SERVICIOS (BCR- RN)
25/08/2015 29/12/2017 614d
1.1
Procesos de gestión técnica, soporte, mantenimiento (Dirección de Informática)
25/08/2015 25/08/2015 1d
1.1.1
Identificar los procesos de contratación que darán soporte a la plataforma
08/25/2015 08:00 a.m.
08/25/2015 05:00 p.m.
1d
1.1.1.1
Brindar el servicio de monitoreo a la plataforma de portal (recursos del RN)
08/25/2015 08:00 a.m.
08/25/2015 05:00 p.m.
1d
1.1.1.1.1
Revisar el alcance del cartel actual de monitoreo de la plataforma del RN ( especificaciones técnicas)
08/25/2015 08:00 a.m.
08/25/2015 05:00 p.m.
1d
1.1.1.1.2
Solicitar al Depto. Asesoría Jurídica una recomendación viable legal ( incorporar nuevos componentes en el contrato monitoreo)
08/25/2015 08:00 a.m.
08/25/2015 05:00 p.m.
1d
1.1.1.1.2.1 Hacer una justificación para ampliar contratación.
08/25/2015 08:00 a.m.
08/25/2015 05:00 p.m.
1d
1.1.1.1.2.1.1
Iniciar el trámite de ampliación antes la ejecución del contrato. (16/10/2015)
08/25/2015 08:00 a.m.
08/25/2015 05:00 p.m.
1d
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Página 144
1.1.1.2 Ejecución del Contrato de Monitoreo
08/25/2015 08:00 a.m.
08/25/2015 05:00 p.m.
1.1.1.2.1 Implementación de la herramienta de monitoreo (RN)
08/25/2015 08:00 a.m.
08/25/2015 05:00 p.m.
1d
1.1.1.2.1.1 Configuración (BCR-RN)
08/25/2015 08:00 a.m.
08/25/2015 05:00 p.m.
1d
1.1.1.2.1.2 Pruebas 08/25/2015 08:00 a.m.
08/25/2015 05:00 p.m.
1d
1.1.1.2.1.3 Definir los protocolos de atención
08/25/2015 08:00 a.m.
08/25/2015 05:00 p.m.
1d
1.1.1.2.1.3.1 Protocolos con el BCR 08/25/2015 08:00 a.m.
08/25/2015 05:00 p.m.
1d
1.1.1.2.1.3.2 Protocolos internos 08/25/2015 08:00 a.m.
08/25/2015 05:00 p.m.
1d
1.1.1.3
Brindar el servicio de mantenimiento del Hardware y software de la solución Portal
08/25/2015 08:00 a.m.
08/25/2015 05:00 p.m.
1d
1.1.1.3.1
Entregar del licenciamiento de la plataforma Portal al RN (BCR)
08/25/2015 08:00 a.m.
08/25/2015 05:00 p.m.
1d
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Página 145
1.1.1.3.1.1 Revisión y validación de la documentación recibida (RN) por BCR.
08/25/2015 08:00 a.m.
08/25/2015 05:00 p.m.
1d
1.1.1.3.2
Transferir (BCR) los derechos de propiedad de hardware y software del Portal.
08/25/2015 08:00 a.m.
08/25/2015 05:00 p.m.
1d
1.1.1.3.2.1
Sesiones de trabajo a las unidades administrativas de DIRN
08/25/2015 08:00 a.m.
08/25/2015 05:00 p.m.
1d
1.1.1.3.3
Identificar los contratos que se requieran el soportar el portal
08/25/2015 08:00 a.m.
08/25/2015 05:00 p.m.
1d
1.1.1.3.3.1
Iniciar los procesos y tramites contractuales en el RN.
08/25/2015 08:00 a.m.
08/25/2015 05:00 p.m.
1d
1.1.1.3.3.2 Revisar contratos vigentes
08/25/2015 08:00 a.m.
08/25/2015 05:00 p.m.
1d
1.1.1.3.4 Capacitación del personal técnico de la DIRN
08/25/2015 08:00 a.m.
08/25/2015 05:00 p.m.
1d
1.1.1.4
Definir los protocolos para el control y soporte de la Plataforma de Portal (mant. desarrollos, etc.)
08/25/2015 08:00 a.m.
08/25/2015 05:00 p.m.
1d
1.1.1.4.1 Definir los protocolos de atención de toda la solución
08/25/2015 08:00 a.m.
08/25/2015 05:00 p.m.
1d
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Página 146
1.1.1.4.1.1 Protocolos internos 08/25/2015 08:00 a.m.
08/25/2015 05:00 p.m.
1d
1.1.1.4.1.1.1 Técnicos 08/25/2015 08:00 a.m.
08/25/2015 05:00 p.m.
1d
1.2 Procesos técnicos de Depto. Proyección
25/08/2015 29/12/2017 614d
1.2.1 Operación del Call Center en el RN
08/25/2015 08:00 a.m.
08/25/2015 05:00 p.m.
1d
1.2.1.1 Logística de implementación
08/25/2015 08:00 a.m.
08/25/2015 05:00 p.m.
1d
1.2.1.1.1 Reunión con el personal con el BCR
08/25/2015 08:00 a.m.
08/25/2015 05:00 p.m.
1d
1.2.1.1.1.1 Realizar diagnóstico 08/25/2015 08:00 a.m.
08/25/2015 05:00 p.m.
1d
1.2.1.1.2 Compra de equipos (diademas)
08/25/2015 08:00 a.m.
08/25/2015 05:00 p.m.
1d
1.2.1.1.2.1 Traslado de personal de contrato al centro de asistencia
08/25/2015 08:00 a.m.
08/25/2015 05:00 p.m.
1d
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Página 147
1.2.1.1.2.1.1 Reacondicionar el espacio físico y compra de mobiliario
08/25/2015 08:00 a.m.
08/25/2015 05:00 p.m.
1d
1.2.1.1.3 Revisar y estandarizar los protocolos existentes
08/25/2015 08:00 a.m.
08/25/2015 05:00 p.m.
1d
1.2.1.1.3.1 Capacitación del personal actual RN.
08/25/2015 08:00 a.m.
08/25/2015 05:00 p.m.
1d
1.2.2 Mantener el sitio informativo del Portal (cara gráfica)
08/25/2015 08:00 a.m.
12/29/2017 05:00 p.m.
614d
1.2.2.1 Renovar el contrato de sitio informativo (Hermes BCR-RN)
08/25/2015 08:00 a.m.
12/29/2017 05:00 p.m.
614d
1.2.2.1.1 Remitir oficio de solicitud al BCR para inicio del proceso
09/14/2015 08:00 a.m.
12/29/2017 05:00 p.m.
600d
1.2.2.1.2 Iniciar procesos de contratación BCR (Dic. 2017)
08/25/2015 08:00 a.m.
08/25/2015 05:00 p.m.
1d
1.2.2.2 Elaborar contrato de rediseño del sitio informativo
08/25/2015 08:00 a.m.
01/02/2017 05:00 p.m.
355d
1.2.2.2.1 Actualizar los requerimientos 2016
08/25/2015 08:00 a.m.
01/02/2017 05:00 p.m.
355d
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Página 148
1.2.2.2.1.1 elaborar el cartel 08/25/2015 08:00 a.m.
01/02/2017 05:00 p.m.
355d
1.2.2.2.1.1.1 Iniciar el proceso de contratación (2017)
08/25/2015 08:00 a.m.
01/02/2017 05:00 p.m.
355d
1.2.2.2.1.1.1.1
Requerir recursos presupuestarios (2016)
08/25/2015 08:00 a.m.
08/25/2015 05:00 p.m.
1d
1.2.2.2.1.1.1.1.1
Proceso de contratación ( Dic. 2017)
08/25/2015 08:00 a.m.
08/25/2015 05:00 p.m.
1d
1.2.2.2.1.1.1.1.1.1
Inicio contratación Enero 2018
08/25/2015 08:00 a.m.
08/25/2015 05:00 p.m.
1d
1.2.2.2.1.1.1.2
Ejecución del contrato ( 2018)
01/02/2017 08:00 a.m.
01/02/2017 05:00 p.m.
1d
1.2.2.3
Elaborar contrato de ampliación para sitio informativo ( HERMES)
08/25/2015 08:00 a.m.
01/02/2017 05:00 p.m.
355d
1.2.2.3.1
Definir el plazo y alcance del contrato de horas mantenimiento de la herramienta actual
08/25/2015 08:00 a.m.
01/02/2017 05:00 p.m.
355d
1.2.2.3.1.1 Realizar sesiones de trabajo con todos los involucrados
08/25/2015 08:00 a.m.
01/02/2017 05:00 p.m.
355d
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1.2.2.3.1.2 Elaborar pliego cartelario
08/25/2015 08:00 a.m.
01/02/2017 05:00 p.m.
355d
1.2.2.3.1.1.1 Iniciar el proceso de contratación (2017)
08/25/2015 08:00 a.m.
08/25/2015 05:00 p.m.
1d
1.2.2.3.1.1.1.1
Requerir recursos presupuestarios (2017)
08/25/2015 08:00 a.m.
08/25/2015 05:00 p.m.
1d
1.2.2.3.1.1.1.1.1
Proceso de contratación ( Dic. 2017)
08/25/2015 08:00 a.m.
08/25/2015 05:00 p.m.
1d
1.2.2.3.1.1.1.1.1.1
Inicio contratación Enero 2018
01/02/2017 08:00 a.m.
01/02/2017 05:00 p.m.
1d
1.2.2.3.1.1.1.2
Ejecución del contrato (x tiempo determinado en el 2018)
08/25/2015 08:00 a.m.
08/25/2015 05:00 p.m.
1d
1.3
NUEVOS PROCESOS DE GESTIÓN FINANCIERA * (acciones condicionadas al Proyecto de Tasación)
25/08/2015 31/01/2018 1d
1.3.1 RECAUDACION 25/08/2015 31/12/2017
1.3.1.1
Analizar las opciones disponibles para la recaudación de los fondos
25/08/2015 30/06/2016
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1.3.1.2
Analizar la logística que conlleva las solicitudes de devoluciones (contra cargos)
05/05/2016 30/06/2017
1.3.1.3
Definir la modalidad de recaudación de los fondos (apertura del canal de captación).
30/06/2016 31/12/2016
1.3.1.4
Formalizar la modalidad de recaudación de los fondos
30/06/2017 31/12/2017
1.3.1.5 Capacitar al personal (BCR-RN)
indicar fecha
1.3.2 CONCILIACIÓN DE VENTAS DEL PORTAL
25/08/2015 31/12/2017
1.3.2.1
Actualizar el procedimiento para las liquidaciones y conciliaciones de ventas
25/08/2015 30/06/2016
1.3.2.2 Dotar del recurso humano necesario
30/01/2016 30/06/2017
1.3.2.3 Capacitar al personal (BCR-RN)
30/01/2016 31/12/2017
1.3.2.4 Exploración de posible automatización
01/01/2016 30/06/2016
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1.3.2.5 Delimitar los procedimientos definitivos
05/05/2016 30/06/2016
1.3.3 DISTRIBUCIÓN DE TIMBRES Y ESPECIES FISCALES
25/08/2015 31/12/2017
1.3.3.1
Activar una nueva línea de distribución de timbres por cada entidad recaudadora
05/05/2016 30/05/2017
1.3.3.2
Revisar y actualizar el procedimiento para la distribución de los timbres de otras entidades.
30/06/2016 30/06/2017
1.3.3.3
Contratar con la(s) entidad (es) encargada (s) de la recaudación y tasación de fondos, la distribución de los timbres y especies fiscales
30/06/2017 30/11/2017
Recaudación RN y distribución BCR por mandato
Recaudación y distribución por parte de terceros
1.3.4
DEFINIR LOS PROCESOS DE REPORTES EJECUTIVOS Y OPERATIVOS
31/01/2015 31/12/2017
1.3.4.1
Diseñar e implementar los reportes ejecutivos y operativos
05/05/2016 31/12/2017
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Coordinar con la Dirección de Servicios los informes ejecutivos relativos a ventas propiamente dichas (temas cualitativos) y la parte cuantitativa a cargo de Financiero.
30/01/2017 28/02/2017
1.3.4.2 Elaborar los reportes operativos
05/05/2016 31/03/2017
1.3.4.2.1 Plantear un borrador de reportes a Informática
05/05/2016 31/03/2017
1.3.4.2.2 Revisión por parte de Informática de los reportes
05/05/2016 31/03/2017
1.3.4.2.3 Generación de una última versión de reportes
05/05/2016 31/03/2017
1.3.4.2.4 Pruebas 31/07/2016 31/03/2017
1.3.4.2.5 Capacitación 31/07/2016 31/03/2017
1.3.4.2.6 Implementación 31/07/2016 31/03/2017
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1.3.4.3 Elaborar reportes ejecutivos
30/01/2017 30/06/2017
1.3.4.3.1 Plantear un borrador de reportes a Informática
1.3.4.3.2 Revisión por parte de Informática de los reportes
1.3.4.3.3 Generación de una última versión de reportes
1.3.4.3.4 Pruebas
1.3.4.3.5 Capacitación
1.3.4.3.6 Implementación
1.3.5 REGISTROS CONTABLES
03/01/2016 31/01/2018
1.3.5.1 Analizar la normativa NICSP (concluido)
15/10/2015 30/06/2016
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1.3.5.2 Emitir criterio y propuesta de registro contable
30/10/2015 30/06/2016
PWC emitió un criterio, sin embargo a la fecha hemos solicitado cambios que no han sido efectuados ya que no cumplen con los aspectos que necesitamos para cubrir este rubro.
1.3.5.3 Consulta a la CN 05/11/2015 30/09/2016
Contabilidad Nacional solicitó la información de los registros para emitir un criterio, no obstante a la fecha no hemos obtenido respuestas por escrito.
1.3.5.4 Presentación del resultado de la consulta a la DG
30/03/2016 31/10/2016
1.3.5.5
Elaborar la recomendación contable para la realización del registro del Portal como activo propiedad del RN.
03/01/2016 31/10/2016
PWC emitió un criterio, sin embargo a la fecha hemos solicitado cambios que no han sido efectuados.
1.3.5.6 Coordinar la gestión del avalúo
31/10/2016 30/11/2016
De forma verbal, PWC nos indicó que es necesario que el avaluó lo realice un profesional que conozca de este tipo de producto, por lo que sugirió que sean profesionales de TI quienes establecen los avalúos
1.3.5.7 Realización del avalúo 30/11/2016 30/09/2017
1.3.5.8 Validación del avalúo 01/10/2017 31/10/2017
1.3.5.9 Recepción del activo portal
01/12/2017 15/12/2017
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1.3.5.10 Emisión del acuerdo de JARN
01/12/2017 15/12/2017
1.3.5.11
Realizar los registros contables del Portal recibido a satisfacción por la Junta Administrativa
31/12/2017 15/02/2018
1.4 Procesos de la gestión operativa de Portal
08/25/2015 08:00 a.m.
08/25/2015 05:00 p.m.
1d
1.4.1 Aprobar presupuesto de operativa ( portal)
08/25/2015 08:00 a.m.
08/25/2015 05:00 p.m.
1d
1.4.1.1 Sesión de Comité ejecutivo
08/25/2015 08:00 a.m.
08/25/2015 05:00 p.m.
1d
1.4.1.1.1 Acuerdo de Comité Ejecutivo (aprobación de presupuesto 2016)
08/25/2015 08:00 a.m.
08/25/2015 05:00 p.m.
1d
1.4.1.2 Elaborar un estimado proyectado de pagos.
08/25/2015 08:00 a.m.
08/25/2015 05:00 p.m.
1d
1.4.1.2.1 Recepción de facturas
08/25/2015 08:00 a.m.
08/25/2015 05:00 p.m.
1d
1.4.1.2.1.1 Revisión y aprobación de documentación
08/25/2015 08:00 a.m.
08/25/2015 05:00 p.m.
1d
1.4.1.2.1.1.1 Pago al BCR
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14. Gobierno Digital
a. Correo electrónico 05/09/2016
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15. Acuerdos sobre presentación Estados
Financieros a la JARN
a. Núm. J164 del 24/04/2013
b. Núm. J016 del 29/03/2011
c. Núm. J304 del 20/06/2008
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16. Consultas al Departamento de Asesoría Jurídica
a. Oficio GDRN-0847-2013
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17. Criterio para el registro del Timbre del Registro
Nacional
a. Oficio DF-RN-0350-2011 del 10/06/2011
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18. Recomendaciones de Auditorías Externas
a. Matriz respectiva
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MATRIZ DE SEGUIMIENTO DE HALLAZGOS DE AUDITORÍA EXTERNA 2014
ESTADOS FINANCIEROS JUNTA ADMINISTRATIVA DEL REGISTRO
HALLAZGOS OBSERVACIONES RECOMENDACIONES CONSIDERACIONES IMPLICACIONES
Controles Generales. Identificación de riesgos sobre las actividades o tareas que se realizan para la Administración de bienes.-Grado 2.
En virtud de la implementación de las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público, en forma conjunta los Subprocesos de Contabilidad y Administración de Bienes han venido trabajando en la depuración de la Cuenta Activos Fijos. No obstante, una vez concluida tal depuración, se hace necesario que la Administración realice una clara diferenciación de funciones en cada uno de los subprocesos involucrados, de tal forma que, la Unidad de Bienes se encargue, entre otras funciones, de la administración completa de sus registros auxiliares, mientras que la Contabilidad debe recomendar la aplicación de los ajustes a las conciliaciones de esos registros auxiliares con el mayor, según sea el caso.
Una vez que se concluya con la valoración de la ubicación del subproceso de Administración de Bienes y concluida la depuración de la Cuenta Activos Fijos, la Unidad de Bienes debe velar entre otras funciones de la administración completa de sus registros auxiliares, y la Contabilidad de las conciliaciones de esos registros auxiliares con las cuentas contables que administra.
Se considera necesario tomar en cuenta la recomendación principalmente para la delimitación de las responsabilidades en el tema de Activos Fijos, tanto para del área contable como el área de la Unidad de Bienes, y que la administración de registros auxiliares contemple la totalidad de controles que existan sobre los activos, como ejemplo, el control consecutivo de los patrimonios, registro de los activos dados de baja por desuso, deterioro o donación, control y seguimiento de las obras en proceso (registro de pagos por avance), entre otros.
Aprobar Al considerar esta recomendación, tanto el área de bienes como Contabilidad, tienen delimitada las funciones y responsabilidades en tema de activos fijos, optimizando tiempo y recursos, evitando riesgos potenciales por duplicidad de funciones, generando información más razonable y consistente a la hora de recomendar y aplicar los ajustes respectivos a las conciliaciones del auxiliar y el mayor respectivamente.
Improbar Riesgos de duplicidad en la concentración de funciones, incumpliendo principios de control interno, a saber, eficiencia , eficacia y calidad de la información que se reflejará en los EEFF en todo lo referente al tema del registro adecuado de los activos fijos, incumpliendo asi la normativa establecida en la Ley de Control Interno.
HALLAZGOS OBSERVACIONES RECOMENDACIONES CONSIDERACIONES IMPLICACIONES
Diferencias de criterio sobre la base de registro
Las cuentas por cobrar al Ministerio de Hacienda calculadas por el subproceso de Tesorería, han
Debido a que el artículo 11 de la Ley 9024, no precisa si deben o no
Es oportuno además de establecer el criterio de cómo calcular
Aprobar Al aprobarse esta recomendación se estaría definiendo de
Improbar Se estaría incrementado cada vez más la
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de la cuenta por cobrar al Ministerio de Hacienda.-Grado 2.
estado originando diferencias entre el auxiliar y la cuenta de mayor por un monto de ₡10.532.117.41, por cuanto este Subproceso, de acuerdo con los informes de conciliación de abril 2012 a julio 2014, contempla en los registros auxiliares las comisiones y las devoluciones que se realizan al amparo de dicha Ley. Por su parte, el Subproceso de Contabilidad ha venido aplicando el registro de la cuenta por cobrar sobre el monto total recaudado (monto bruto). Por lo anterior, existen dos criterios distintos de registro en ambos Subprocesos.
considerarse (rebajarse) las comisiones pagadas al ente recaudador del impuesto y las devoluciones al contribuyente, es conveniente definir oportunamente la base de registro para que no se siga acumulando la diferencia en la conciliación. Es necesario unificar el criterio de registro.
correctamente las cuenta por cobrar a Hacienda, definir qué departamento es el responsable directo de llevar los controles de recaudación del impuesto de la Ley 9024, ya que esta función actualmente se está llevando inclusive entre Tesorería, Contabilidad y Presupuesto, todo esto con el propósito de esclarecer los criterios en cuanto a devoluciones y comisiones sobre la recaudación que realiza el BCR, y aprovechando también establecer la forma correcta que también se viene aplicando para el cálculo de la comisión que exige el BCR sobre estos recursos.
una vez por todas, los parámetros para el cálculo de la cuenta por cobrar a Hacienda y la cuenta por pagar al BCR sobre la recaudación de este impuesto, y de esta forma se realizarían los ajustes necesarios para conciliar la cuenta auxiliar y mayor, y así ofrecer un saldo razonable y consistente en los EEFF
diferencia en la conciliación de esta cuenta entre lo registrado por Tesorería, Contabilidad y Presupuesto, incumpliendo también con los principios de eficiencia, eficacia y calidad de la información financiera reflejada en los EEFF.
HALLAZGOS OBSERVACIONES RECOMENDACIONES CONSIDERACIONES IMPLICACIONES
Contingencias Fiscales relacionadas con la Adenda I Contrato de Comisión y Recaudación, suscrito con el Banco de Costa Rica.-Grado 1.
En relación al Contrato de Comisión y Recaudación, mediante nota de fecha 16 de julio del 2015 el Banco de Costa Rica, División Comercial e institucional de dicho banco, da respuesta a consulta realizada por el Registro Nacional, indicando dicho banco que por el tipo de servicio que suministra al amparo de la adenda I a dicho contrato, no está obligado a emitir
Es conveniente y necesario que se formalice una consulta por escrito a la Administración Tributaria sobre la correcta interpretación de la Ley 7092 Impuesto sobre la Renta y su Reglamento, y así lograr una respuesta de fuente independiente y
Al considerar el aspecto legal en la consulta a la Administración Tributaria sobre esta problemática, se estaría resolviendo para ambas partes si debe de emitirse o no la factura correspondiente sobre este servicio tomando en consideración lo
Aprobar De aprobar esta iniciativa, se obtendría un criterio respaldado por la Autoridad Tributaria para poder ejecutar las gestiones en temas fiscales conforme la ley así lo estipule.
Improbar De no aprobarlo se corre el riesgo, de que el contrato no este redactado de acuerdo a la normativa fiscal nacional, por lo tanto se puede incurrir en hacer
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facturas relacionadas con el cobro de los servicios e inversiones. No obstante, es nuestro criterio que la respuesta del Banco no es suficiente y competente para el análisis de si dicho Banco tiene o no la obligación de cumplir con la Ley y que la consulta debe ser formulada por escrito a la Administración Tributaria y obtener respuesta de éste órgano fiscalizador sobre la correcta interpretación de la Ley Impuesto sobre la Renta y su Reglamento.
fidedigna, con respecto si el Banco de Costa Rica debe facturar y si aplica o no la retención del 2%. Esta consulta debe ser realizada en forma escrita y con base en la respuesta de la Administración Tributaria, y proceder con lo que disponga dicho ente fiscalizador.
estipulado en la adenda 1 del Contrato de Comisión y así obtener respuesta de éste órgano fiscalizador sobre la correcta interpretación de la Ley Impuesto sobre la Renta y su Reglamento para este caso
omisión o que contradiga lo que la ley estipule por lo que la validez del mismo se perdería de forma parcial o total.
HALLAZGOS OBSERVACIONES RECOMENDACIONES CONSIDERACIONES IMPLICACIONES
Conciliación de la cuenta Tarjeta de combustibles.-Grado 2
El estado de cuenta que suministra el Banco de Costa Rica denominado “compras institucionales”, que se utiliza para conciliar la cuenta Tarjeta de Combustible, no contiene los saldos inicial y final. Estos saldos son determinados mes a mes por la Tesorería con base en la lista de transacciones que contiene el estado de cuenta y los registros manuales que se utilizan mes a mes para tales efectos en hojas de trabajo Excel.
Solicitar al Banco de Costa Rica la inclusión de los saldos inicial y final en el estado de cuenta de la tarjeta de compras de combustible de cada mes.
Es necesario tomar en cuenta esta recomendación ya que actualmente los saldos iniciales y finales se calculan de forma manual por parte de Tesorería, y sería mucho más formal que el mismo estado de la tarjeta de combustible tenga incorporado esta información, al igual que se hace en cualquier estado mensual de cualquier cuenta bancaria.
Aprobar Facilitaría la aplicación de la conciliación de la tarjeta de combustible, al tener la información completa y fidedigna por parte del Banco de Costa Rica y de esta forma tener el saldo razonable entre la cuenta de Bancos y el Auxiliar de Tesorería, y que posteriormente facilitaría también realizar la conciliación de estos saldos versus el registro mayor de esta cuenta por Contabilidad.
Improbar Podría ocasionar cálculos incorrectos de inicio y final de esta cuenta, estableciendo saldos por conciliar no correctos que repercutirían posteriormente a la hora de conciliar con el mayor.
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HALLAZGOS OBSERVACIONES RECOMENDACIONES CONSIDERACIONES IMPLICACIONES
Riesgos derivados de la relación mercantil con Asoren.-Grado 2
La Junta Administrativa del Registro Nacional carece de una evaluación por escrito de los riesgos a que está expuesta en dicha relación mercantil, ante una posible intervención de la C.C.S.S., o posibles reclamaciones de derechos laborales derivados de la relación de los funcionarios de ASOREN con la Administración de la Junta Administrativa del Registro Nacional; relación que puede ser interpretada en el caso de un litigio o revisión de la C.C.S.S., como de tipo laboral y no mercantil, como originalmente ha sido concebida. Los riesgos (económicos y legales) y sus implicaciones no están definidos por escrito.
Solicitar a la Departamento de Asesoría Jurídica, un análisis de los riesgos legales y definirlos por escrito a que se expone, la Institución debido a la continuidad de los contratos con la Asociación.
Al tener una respuesta por parte del Depto. Legal, permitirá esclarecer estas posible situaciones potenciales a que estarían expuesto tanto ASOREN como el Registro Nacional, y así podría revisarse los contratos vigentes incluyendo las resoluciones que disponga esta consulta legal, y de acuerdo a esta resolución ASOREN, asimismo estaría actualizando los contratos que tengan con el personal de apoya que labora en las diferentes aéreas del Registro Nacional.
Aprobar Se minimizaría los riesgos tanto para ASOREN y el Registro Nacional, en el sentido que tendría mayor claridad en cuanto a los derechos y deberes laborales que tengan con su personal a cargo, al quedar todo por escrito y revisado de acuerdo a lo que indica el Código de Trabajo y leyes conexas.
Improbar Aumentaría el grado de incertidumbre y los riesgos asociados económicos y legales, al no contemplar una resolución legal que delimite las derechos y deberes y sus implicaciones al no tener nada definido y legalizado por escrito que demuestre si el Registro Nacional tendría algún tipo de obligación si se presentara alguna reclamación laboral por parte de los funcionarios que dan apoyo y que están en planilla directamente con ASOREN.
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HALLAZGOS OBSERVACIONES RECOMENDACIONES CONSIDERACIONES IMPLICACIONES
Administración de riesgos resultantes de aplicar el sistema de compra Merlink.-Grado 1.
La utilización del nuevo sistema Merlink ha implicado la eliminación del expediente físico donde anteriormente se archivaban los documentos en orden cronológico y secuencial y por lo tanto, la utilización del expediente electrónico en la nueva plataforma. Además, debido a estos cambios, se produjo la derogatoria del Manual de Compras Institucional según acuerdo de la Junta Administrativa J040 del 13 de febrero 2014.
De conformidad con la experiencia adquirida con el uso de medios electrónicos del sistema Merlink, realizar una revisión o diagnóstico para identificar los riesgos que implica la eliminación del expediente físico, así como también las ventajas del cambio. Es conveniente y necesario determinar los controles que se necesitan para atenuar los riesgos que se logren identificar.
La eliminación del expediente físico y en general la eliminación de documentos “en papel”, ha sido parte de los programas de gobiernos como iniciativa para al desarrollo sostenible ambiental, por lo que la recomendación no seria tan relevante. Por otro lado, es necesario acoger la propuesta de mantener un expediente histórico no necesariamente físico, sino, de forma escaneada o digital.
Aprobar A nivel sostenible, estaríamos imposibilitando a la institución de formar parte de programas de desarrollo ambiental, además de requerir un mayor espacio físico para salvaguardar dichos documentos, aunque de esa forma se aseguraría el mantenimiento de los expedientes históricos de los proveedores.
Improbar De no aprobarse, se estaría continuado con las campañas de desarrollo sostenible, sin embargo, es recomendable mantener el expediente histórico de forma digital para no tener una afectación a la secuencia cronológica de dichos documentos.
HALLAZGOS OBSERVACIONES RECOMENDACIONES CONSIDERACIONES IMPLICACIONES
Actualización de la Guía Instructiva para el funcionamiento de los Órganos Fiscalizadores.- Grado 2
Determinamos que las funciones tipificadas en la Guía Instructiva para el funcionamiento de los Órganos Fiscalizadores, no están actualizadas. Lo anterior debido a los cambios recientes en los procesos de adquisición de bienes y servicios y la derogatoria del manual de compras.
Se recomienda revisar y actualizar la Guía Instructiva de Órganos Fiscalizadores a la luz de los cambios a la actual normativa, incluido el cambio en los procesos de adquisiciones con la actual plataforma Mer-link, las directrices de la Dirección General de Administración de Bienes y los procedimientos electrónicos.
Como todo guía instructiva, estas deben de actualizarse constantemente de acuerdo a los cambios en el entorno laboral, aumento de personal, cambios tecnológicos, de infraestructura, entre otros, por tanto, se hace necesario con el propósito de minimizar riesgos existentes y potenciales, el actualizar estos instructivos
Aprobar Aprobar la actualización, es de por si una necesidad, ya que debe de estar monitoreándose los cambios que experimenta el entorno general en que se encuentra la Institución, la relación existente entre funcionarios, usuarios clientes de los servicios que se brindan, proveedores de
Improbar En caso de no aprobarse, esto puede provocar vacios en la legislación que provoque una traba en los procesos fiscalizadores dentro de la institución. Por otro lado, podemos caer en
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tomando en cuenta la cantidad de nuevos servicios que se está ofreciendo el Registro Nacional, para facilidad de sus usuarios, como ejemplo, el portal Web, Convenios WE-Municipalidades y otros Entes, donde se realizan transacciones de gran volumen, por tanto se hace necesario estar revisando periodo a periodo de producción los cambios que se estén dando y aplicarlos a estas guías.
bienes y servicios a la institución, y la forma en como actualmente utilizan la plataforma Mer-link, con el propósito de establecer mejoras en los procedimientos.
incumplimientos ante los órganos rectores como Contraloría, Hacienda, entre otros, provocando así sanciones al Registro Nacional.
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19. Recomendaciones de Auditorías Internas
a. Matriz respectiva
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INFORME DE AUDITORIA INTERNA AF-003-2013
"ANALISIS DE ESTADOS FINANCIEROS"
SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES
Recomendaciones
Comentarios de Administración
(1) ECRN-DF-159-2013 (22 JULIO , 2013) Observaciones Observaciones Responsable Plazo Estado
1.Establecer una plazo en coordinación con las unidades responsables para contar con la aprobación de los manuales de procedimientos y políticas contables y ya una vez aprobados comunicar a los colaboradores involucrados en el proceso contable para así lograr un alto grado de eficiencia en el control de las operaciones
Se aportará la documentación donde se han implementado los manuales y políticas contables.
I) Manuales de Procedimientos El equipo de Contabilidad del Registro Nacional cuenta con los procedimientos administrativos los cuales fueron concluidos y aprobados en colaboración de la Unidad de Desarrollo Estratégico en junio del 2013. En el Anexo 1 se adjunta la nota ECRN-DF-140-2013 DEL 26/06/2013, donde la coordinadora contable hace entrega oficial de los mismos a los funcionarios de Contabilidad; documento que fue enviado a la MPM. Jenny Hernández Delgado el 09-07-2013 8ANEXO 2). Con relación a los procedimientos técnicos contables, los mismos están siendo ordenados por la Dirección General de la Contabilidad Nacional de acuerdo a las Directriz CN-004-2013, recibida esta semana donde presentan el formato que debemos que debemos de seguir para el desarrollo de los mismos.
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Sobre este asunto particular, se realizo la reunión el pasado 05-07-2013 en la Contabilidad Nacional con los Compañeros de la UDEI el, donde dicha Dirección fue enfática en indicar que debíamos a ajustarnos a los formatos que ellos están dando para mantener igualdad en toda la administración pública. II ) Políticas Contables Con respecto a este punto y como es de su conocimiento , la Dirección General de Contabilidad Nacional a través del Plan General Contable emitió la políticas generales. Con la contratación del consultor en materia de Implementación de Normas en esta Institución, se elaboró el documento que se les adjunta en el Anexo 3. Por solicitud verbal del Ente Rector, para que ellos entren a analizar dicho documento para efectos de aprobación, debemos de relacionar esas políticas con aquellas, para lo cual se nombro una subcomisión.
2. Verificar la existencia de la política para anular los cheques y las boletas de pago a los tres meses de emitida y que se encuentran en cartera y una vez verificada la
Se aportará la documentación donde se han implementado los manuales y políticas contables.
En el Anexo 5 se le adjunta fotocopia del acuerdo de la JARN J439 de la Sesión Ordinaria N°43-2004 celebrada el 15-01-2004 con respecto a la anulación de los cheques que tienen tres meses de estar en cartera, lo cual se revela en la notas a los Estados Financieros mensualmente.
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existencia de dicha política se deberá de documentar y mantenerla al alcance de cualquier persona que la requiera.
3. Establecer las medidas de control necesarias para poder dar validez a la información suministrada por el Banco de Costa Rica
Está en proyecto un convenio con el Banco, para establecer y hacer mejoras en los mecanismos de control.
Se está trabajando en el proyecto de Tasación donde se están tomando en consideración, entre otros, algunos reportes que nos permitan realizar pruebas periódicas del registro de ingresos, esto por cuanto actualmente estamos imposibilitados de poder conciliar toda la información por falta de recursos humanos y tecnológicos además de que un cruce entre lo recaudado y el servicio brindado no permitirá del todo poder comprobar el ingreso por la cantidad de situaciones que se presentan la respecto. Es importante indicar que se están haciendo esfuerzos necesarios para contar con más recursos humano, trámite que está en proceso.
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4. Implementar auxiliares contables que contengan al menos los datos básicos para poder obtener de ellos la información de lo que compone el saldo de las cuentas contables y realizar las conciliaciones tanto de la cuenta por cobrar como de las cuentas por pagar
Se iniciará con un procedimiento que agilice este proceso
I- Reglamentos Auxiliares: Tal y como se comento en la audiencia, existen registros contables que son conciliados con el mayor los cuales siguiendo recomendaciones de la Dirección General de la Contabilidad Nacional y el Plan General Contable, se llevan en la fuente (Registro privados) ya que ahí es donde se conoce el detalle por minimizado de los movimientos afectados. Vamos a mejorar los formatos y a incluir mayor información en los mismos tal y como puede apreciar en la propuesta que puede observarse en el Anexo # 6, el año pasado como causa de los nuevos servicios prestados por la Institución, se tuvieron que dedicar todos los esfuerzos al análisis y registro de los mismos por lo cual se atraso el registro auxiliar de cuentas por pagar; sin embargo, a la fecha, estos están al día. II-) Conciliaciones: Las conciliaciones se realizan mensualmente, sin embargo el año pasado y parte de este como consecuencia de la cantidad de servicios nuevos a los cuales se les debió dedicar bastante tiempo para analizar el tipo de servicio y el registro adecuado, se atraso la conciliación de cuentas por pagar ocasionado por la misma falta de recurso humano, situación
DF-RN-541-2013, (11 de setiembre del 2013) De acuerdo con la revisión conjunta de estos aspectos , he sido informada de la implementación, a partir del mes de agosto del presente año, de algunas mejoras puntuales a los registros auxiliares de cuentas por cobrar en la Tesorería, tales como la inserción de una columna con el numero y detalle del documento ( lo cual se llevaba dentro de la columna de descripción), además de una columna
ET-DF-RN-I-2013-010 (11 setiembre 2013) Asignación al compañero José Guerrero el manejo de los auxiliares de cuentas por pagar varios y cuentas por pagar Fondos Gobierno Central por intereses sobre saldos. Se le solicita llevar un expediente con el historial para cada uno de los pasivos que conforman el listado de acreedores en cada una de las cuentas, debidamente foliados.
TESORERIA (José Guerrero)
Mensualmente
Proceso
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expuesta reitera mente mucha de las cuales se revelan a través de las notas a los estados financieros mensualmente.
para el número de asiento. Así mismo, se procura llevar estos auxiliares bajo el mecanismo de carpetas digitales compartidas, con responsabilidades definidas para la Tesorería y para la Contabilidad. Conforme lo ha requerido la Auditoría. Estas acciones a realizar en coordinación con el Equipo de Contabilidad, permitirán implementar mejoras en los registros auxiliares, con algunos controles cruzados, a
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fin de cumplir con las recomendaciones emitidas por la Auditoría. Asimismo la mencionada utilización de los registros auxiliares en carpetas compartidas, permitirá que cada equipo inserte la información que le corresponda y que a la vez, facilite la consulta la consulta reciproca. Port otra parte, en el tema de los incobrables, se debe de continuar con los trabajos a realizar en la subcomisión NICSP que tienen que ver con el tema.
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5. Conciliar las partidas de depreciación con el auxiliar de activos fijos
Se aportará un acuerdo de Junta para una propuesta de mejora
Depreciación de Activos Fijos Estamos analizando la forma en la cual podríamos realizar la conciliación en estas cuentas debido a que la misma es generada del Sistema Financiero Administrativo y de ahí mismo resulta el asiento que alimenta las cuentas de los Estados Financieros. Se han detectado problemas causados por debilidades que muestra el módulo de activos fijos, los cuales se encuentran como incidentes para que la empresa que brinda mantenimiento al mismo pueda solucionarlos. De acuerdo con lo solicitado por la JARN, estamos trabajando una propuesta para solucionar el problema que genera esta cuentas y así pueden visualizarlo en el Anexo 7, donde se adjunta la situación actual que enfrentamos en esta materia a nivel de control y registro contable. Esto se revela a través de las Notas a los Estados Financieros, mensualmente. Es importante hacer notar que ni Contabilidad ni la Unidad de Bienes cuenta con los recursos suficientes que permitan verificar esta situación.
Circular DGRN-43-2013 /Circular DARN-0755-2013 Asunto: Inventario General de Bienes en el Registro Nacional. Mediante acuerdo de Junta Administrativa J456, de la sesión ordinaria N°38-2013, se adjudicó a la empresa Desarrollo de Contabilidades y Consultorías DCC Ltda. Como resultado de la Licitación Abreviada 2013LA-000030-00100, la realización de un levantamiento físico de todos los
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bienes (activos) del Registro Nacional y su igualdad con los registros auxiliares y mayores. Esta contratación surguio como la necesidad para resolver los hallazgos determinados por la Contraloría General de la República, la Dirección General de Administración de Bienes y especialmente las Auditorías Externas, donde señalan salvedad al emitir su opinión sobre los Estados Financieros Institucionales en la partida de "Activos
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Fijos" (Propiedades, Planta y Equipo). Con este Inventario de Bienes se solventará prácticamente la salvedad mencionada de la cuenta de Activos Fijos.
6. Realizar el registro correcto de las obras que ya están concluidas
Obra en Proceso En el Anexo 8, se puede apreciar el nombramiento de una subcomisión que deberá atender este punto cuyo informe debe de estar preparado para el próximo 31 de agosto de los corrientes. Consideramos importantes hacer notar que la administración revela el problema que presenta esta partida, a través de las Notas a los Estados Financieros, mensualmente.
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7. Realizar la consulta al ente rector para determinar si la directriz N° CN-002-2010 del 11 de junio del 2010 puede ser variada, además de establecer una política contable a nivel de la institución para poder establecer que los rubros pueden ser parte del costo de los edificios o de los activos o cuales son parte del mantenimiento del edificios o de los activos fijos.
Se realizará la consulta a la Contabilidad Nacional
Consulta al Ente Rector con respecto a la clasificación de activos fijos Este tema ah sido ocasión de discusión en reuniones con la Contabilidad Nacional y con el Presupuesto Nacional; mucho de lo cual tiene que ver con la estructura administrativa para coordinación , por la ubicación organizativa donde se encuentran ubicada la Administración de Bienes (en Proveeduría y no en Contabilidad o Financiero). La Contabilidad Nacional actualmente está realizando un gran esfuerzo para minimizar el efecto que esto tiene sobre los registro contables; sin embargo, nosotros hemos detectado problemas que se generan cuando los interesados solicitan el presupuesto para ciertas compras , algunas se clasifican como activos cuando en realidad no lo son y viceversa, además contamos con la información de la Contabilidad Nacional donde nos indican problemas detectados entre el clasificador por objeto del gasto y el diccionario de imputaciones presupuestarias. En esos mismos correos nos han indicado que debemos de clasificar de acuerdo con el primero ; sin embargo esto contradice un poco las instrucciones que tiene Presupuesto. Debemos
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manifestar; sin embargo, que esta situación es expuesta mediante Notas a los Estados Financieros, mensualmente.
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8. Verificar el Reglamento de Cuentas por Cobrar para comprobar que el procedimiento establecido para determinar que en una cuenta es incobrable es correcto y que se apegue a los lineamientos emitidos por la Contabilidad Nacional y además de revisar si se apega a la normativa legal emitida para dicho propósito. También atender a la recomendación emitida por la Contabilidad Nacional en el Correo Electrónico con fecha 090de marzo del 2012 de Edwin Valverde Díaz, de la unidad de Asesoría y Estudios Especiales.
Se aportará la consulta a legal
Incobrables Tal y como lo recomendó la Contabilidad Nacional, se realizó la consulta al Departamento de Asesoría Jurídica del Registro Nacional; sin embargo, a la fecha no hemos recibido repuesta a pesar de nuestras solicitudes , todo lo que se adjunta en el Anexo 9; lo cual se informa mensualmente en la Notas a los Estados Financieros
DF-RN-541-2013, (11 de setiembre del 2013) De acuerdo con la revisión conjunta de estos aspectos , he sido informada de la implementación, a partir del mes de agosto del presente año, de algunas mejoras puntuales a os registros auxiliares de cuentas por cobrar en la Tesorería, tales como la inserción de una columna con el numero y detalle del documento ( lo cual se llevaba dentro de la columna de descripción), además de una columna
ET-DF-RN-I-2013-010 (11 setiembre 2013) Asignación al compañero José Guerrero el manejo de los auxiliares de cuentas por pagar varios y cuentas por pagar Fondos Gobierno Central por intereses sobre saldos. Se le solicita llevar un expediente con el historial para cada uno de los pasivos que conforman el listado de acreedores en cada una de las cuentas, debidamente foliados.
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para el número de asiento. Así mismo, se procura llevar estos auxiliares bajo el mecanismo de carpetas digitales compartidas, con responsabilidades definidas para la Tesorería y para la Contabilidad. Conforme lo ha requerido la Auditoría. Estas acciones a realizar en coordinación con el Equipo de Contabilidad, permitirán implementar mejoras en los registros auxiliares, con algunos controles cruzados, a
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fin de cumplir con las recomendaciones emitidas por la Auditoría. Asimismo la mencionada utilización de los registros auxiliares en carpetas compartidas, permitirá que cada equipo inserte la información que le corresponda y que a la vez, facilite la consulta la consulta reciproca. Port otra parte, en el tema de los incobrables, se debe de continuar con los trabajos a realizar en la subcomisión NICSP que tienen que ver con el tema.
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9. Establecer y hacer funcionar adecuados canales y medios de comunicación, que permita trasladar la información de los estados financieros de manera transparente, ágil, segura, correcta y oportuna, a los destinatarios idóneos dentro y fuera de la institución, respetando las directrices del Plan General Contable.
Al diay de hoy ya se publicaron los Estados Financieros en la pagina web del Registro Nacional. Se publicaron los del 2011 auditados y sin auditar, periodo 2012 sin auditar y I Trimestre
1-Comunicación de los Estados Financieros: Los Estados Financieros están publicados en la página Web del Registro Nacional. 2- Con respecto al informe respectivo, debemos indicar que: A) Resultados último párrafo del punto 4 (pág. 6): El informe indica que la administración se compromete a iniciar un procedimiento que agilice el proceso de elaboración de auxiliares y conciliaciones bancarias. Debemos tener claridad que mensualmente el equipo de contabilidad realiza las conciliaciones de todas y cada una de la cuentas bancarias cuyos registro auxiliares son manejados por la Tesorería; el dato presentado por la Auditoría esta erróneo por cuanto el hallazgo lo citan con respecto a las "cuentas por pagar" y las "cuentas por cobrar"(parcial), no en cuanto a cuentas bancarias. B) Resultados, Punto 5 - Diferencia entre Auxiliar de Edificios y la Cuenta de Mayor: Muchas veces hemos externado el problema reiterado con respecto al Sistema Financiero Administrativo (SIFA) y esto se revela a través de las notas de los Estados Financieros cada mes. C) RESULTADOS, PUNTO 7 - REGISTROS DE ACTIVOS FIJOS: El problema en cuanto a la clasificación de los activos se
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presenta por diferencias de criterios entre Presupuesto y Contabilidad ocasionado por el control y el Registro de los Activos Fijos está ubicado en la Proveeduría y no en Financiero. Esta situación se da a nivel de todo el estado y fue expuesta en el documento adjunto al presente documento, específicamente en el Anexo #7; lo cual también se revela mensualmente a las notas a los Estados Financieros. 3) En relación al párrafo 2 de la parte de Conclusiones, debemos indicar que no compartimos el criterio externado por la Auditoría Interna toda vez que muchos de los hallazgos aquí indicados son revelados por la Administración a través de los mismos Estados Financieros en la forma de notas, razón por la cual la misma Auditoría Externa ha manifestado a través de sus dictámenes la razonabilidad de los mismos con excepción en lo que Activos Fijos se refiriere, además de que conocemos de la existencia de las oportunidades de mejora que estamos dispuestos a practicar. 4- El Registro Nacional ha crecido aceleradamente no así área de administración y mucho menos el departamento financiero. Por este medio, como parte de la contratación Deloitte &Touche, como consultor para implementar
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las NICSP, presentaron un documento donde analizaron la ubicación de este departamento en la estructura administrativa de la institución y recomendó que el vista de toda la responsabilidad que se le asigna a financiero en la aplicación de las NICSP, éste deberían ser Dirección y no Departamento. La entrega de responsabilidad debe de ir en orden con la de Autoridad. De acuerdo con lo que la Contabilidad Nacional ah externado los registro primarios contables deben de realizarse en la fuente y es ahí donde debe llevarse el detalle por memorizado de cada uno de los movimientos que muestran las cuentas, convirtiendo a Contabilidad más en un aplicador que hacedor de registros. Definitivamente el rol de contador está cambiando y el registro nacional no es la excepción sin embargo este conlleva a una serie de cambios que debemos ir asumiendo poco a poco; logro que debe de incluir también contar con un sistema automatizado en línea. Es importante que se tenga presente que se llevan registro auxiliares en: a) Departamento de Recursos Humanos donde se realizan las planillas. b) Departamento de Auditorías donde realizan los registros concernientes a: Activos Fijos e
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Inventarios de Materiales y Suministros. c) Departamento de Asesoría Legal quien brindar información sobre activos y pasivos contingentes. d) Presupuesto quien realiza los registros presupuestarios en materia de ingresos y gastos con base en efectivo. e) Tesorería quien realiza los registros en materia ingresos, egresos, cuentas bancarias, cuentas por cobrar y cuentas por pagar. Es sumamente necesario dotar a contabilidad de los recursos que necesita para realizar su labor con eficiencia de acuerdo como la normativa lo exige. Debemos de tomar en consideración que contabilidad cuenta con una plaza menos desde que se traslado para el equipo de costos y tarifas lo que obviamente se minimizo los de por si pocos recursos con los que cuenta; sin embargo, debíamos tomar decisiones con respecto a la apertura de este importante equipo de trabajo.