El documentalistademuseos:unanuevaprofesión

FranciscaI-lp.RNÁNDEz HERNÁNDEZ

De panLmcoto cíe Prehistoria. t Ini versidad Complutensede Madrid

Los cambiosquese han venido produciendoen el interior de los mu-seosduranteestosúltimos añoshantenido unarepercusióndirecta en susprofesionales.Estoshan visto cómosus funcioneshan ido evolucionandode forma sistemática,a la vezquese handiversificadoconsiderablemente.lodo ello ha hechoposible la apariciónde nuevosprofesionalesque hantenido queadecuarsusprácticasa las necesidadespropiasde cadamuseo.

l)esdesu origen, los inuseoshan estadodirigidos por personasentu-siastas,conocedorase interesadaspor las colecciones,que dieron lugar ala figura del conservadorde museos,quien debíaencargarsede las mismasy teníacomo misión principal estudiarlase investigaríaspara,en un se-gundo momento,darlasa conocerbien mediantepresentacionescientífi-cas,bien a travésde la publicaciónde catálogos.Estosprofesionalestenían,en general,unaformación científica sobreel contenidodel museoy, pocoa poco,iban familiarizándosecon los problemaspropiosde aquél,adqui-riendounasólidaexperienciaque.conel pasodel tiempo,transmitíanasussucesores.

No es de extrañarque,segúnafirma Boylan (1993..- 4), actualmente,decadatresmiembrosdel ICOM, dosseanconsideradosprofesionaly labo-ralmentecomo conservadoresde coleccionessegún el conceptotradicio-nal. Este hechosehavisto reflejadoen la mismalegislación laboraldelem-pico de los museos,dondelos serviciosque no hacenreferenciadirecta ala conservación—diseño,financiación,instalacióny gestiónde exposicio-nesy recursoshumanos—,hansido encomendadosa profesionalesde em-presasprivadasqueno tienen relaciónalgunacon los museos.

Estasituaciónseha mantenidohastael momentoenque los museossehanvisto en la necesidadde desarrollarun programade mayorcompleji-

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dadparadar respuestasa las múltiples demandasde la sociedad.Porello,dentrode las funcionesclásicasdel museo—adquirir, conservar,exponery comunicar—,esestaúltima la que estáadquiriendounacierta preemi-nencia sobrelas restantes.Esto ha exigido la entradade nuevosprofesio-nales,especialistasenmediosde comunicación,asícomo la incorporaciónde técnicasadecuadasquesirvan de soportey canalizaciónparala trans-misión del contenidodel museo.

Esconvenienteprecisar,sinembargo,quela diferenciaciónesunarea-lidad tanto en los grandesmuseoscomo en los de medianotamaño,pu-diéndosedistinguir los profesionalesquerealizanunalabor específica,deaquéllosque podríanrealizarla en cualquierotro centroo institución, ta-lescomo los educadores,sociólogosy comunicadores.En los museospe-queños,la reduccióndcl númerode profesionaleses unarealidad fácil-menteconstatable,por lo queéstosseven enla necesidaddeadquirir unaformaciónmáspolivalentecon el objeto de cubrir las diversasfuncionesyactividadesquese llevan acaboen el senode dichasinstituciones.

Nosotrosproponemos,como puntode partida,que cadamuseoelabo-re un organigramaque, teniendoen cuentalos objetivosy lasnecesidadesacubrir, pongalosmediosmaterialesy definalospuestosprofesionalesquesonimprescindiblesparaalcanzardichosobjetivos.

1. EL DOCUMENTALISTA DE MUSEOS:SU DEFINICIÓN

Cuandopretendemosadentramosen el estudiode la figura del docu-mentalistaen el ámbito de los museosobservamos,no sin cierta sorpresa,que dicha figura no viene contempladaen ningún momentodentrode suorganigramageneralactual. Haciendoun pocode historia,vemosqueenEspañala reflexión sobreel conceptode documentacióntiene lugar muytardíamente.Tenemosqueremontarnoshasta1856,añoen quetiene lugarla creaciónde la EscuelaDiplomáticay la fundacióndel CuerpoFacultati-vo de Archiveros y Bibliotecarios,posteriormenteampliado a los Anti-cuariosy Arqueólogos,paraencontrarreferenciasconcretasal temade ladocumentacion.

Los discursosde Ortegay Gasseten 1935 sobrela Misión del Bibliote-cario y las diversaspublicacionesde Lassode la Vega en la décadade losSOy60, contribuyena la toma de concienciadela necesidaddedesarrollarla teoríade la Documentación,aunqueen el primero no aparezcanpro-piamentelas-palabras-documentaciény documentalista(López-Yepes-RosGarcía, 1993: 137).

Más tarde, en 1952, tienenlugar los Cursosque preparanpara la For-maciónTécnicade Archiveros,Bibliotecariosy Arqueólogosque,en 1964.se transformanen Escuelade Documentalistas(GarcíaEjarque,1974:6).En la décadade los 6<) sonnumerosaslas mesasredondas,jornadasy cur-

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sossobredocumentación,y seráa partir de los 70 cuandosecomienceatrabajarde forma sistemáticasobreel tema.Autorescomo Amat (1972),Vicentini (1971),JerezAmadorde los Ríos (1977),Mata Castillón (1976)yPérezÁlvarez-Ossorio(1981),manifiestanlas primerascorrientessobreladocumentacióny la figura del documentalista.

Será,sin embargo,apartir de 1975cuandotengalugar la consolidacióndel estudioy enseñanzade la documentación,conla creaciónde dichama-teria dentrodel plan de Estudiosde la Facultadde Cienciasde la Infor-mación (López Yepes-RosGarcía,1993: 73). Tres añosmástarde, LópezYepes(1978) escribeun libro sobreteoríade la Documentaciónen el quehace un recorridode su nacimientoy evolucióndentroy fuerade Españay aportasuspropiasideassobrelo queél entiendepor documentación.Des-de entonces,podemosafirmar que son abundanteslos estudiosque sees-tán publicandoen nuestropaíssobreel tema,aunquecon pocasreferen-ciastodavíaal documentalistade museos.

Una vezmetidosdentrode la dinámicade sensibilizaciónanteel hechodocumental,vemosla necesidadde incorporardentrode los museosel perfilprofesionaldel documentalista,cuyapresenciapuederesultarsumamenteen-riquecedoraparael desarrollode lastareasmuseisticas.El hechode no con-tarcon un personalcualificadoy permanenteen estecampodela documen-tación,hacequesemodifiquenconstantementeloscriteriosde documentacióndentrodel museo,con el consecuenteriesgode perderpartede la informa-ción (Hernández,1994:136).Porello,seríanecesarioqueseelaboraseun es-tatutodel documentalistadondese le reconociesesucarácterpropio, hechoque,desgraciadamente,aúnno seda en nuestropaís(Currás,1986).

Mientrasse apruebao no dicho estatuto,seráprecisoqueelaboremosun perfil que defina,de maneraconcretay clara,quédebesery cómode-be entendersedichafigura. Paranosotros,el documentalistade museoshade seraquél que posealos conocimientosteóricosy prácticossuficientespropios de la metodologíadocumental,al tiempoquecuentecon unosco-nocimientosculturalesy técnicossobrela institución museistica.Segúnes-to, suactividadcientífica hade consistirenrecoger,tratar y analizarlasdi-versasfuentes—coleccionesy documentos—-,almacenarla informaciónquecontengany, recuperándola,tratardedifundirla de maneraeficaze in-mediata,tantoentrelos especialistascomo entreel públicoque lo solicite.

2. EL DOCUMENTALISTA EN LOS MUSEOSESPAÑOLES

La documentaciónha constituidounade las preocupacionesmáscons-tantesde losmuseosdurantelosúltimos años,debidoa queel conocimientoe investigaciónde las coleccionessonconsideradoselementosbásicosa lahora de realizarcualquier función o actividad dentro de los mismos.Losmuseosse han visto obligadosa encararnuevosretos en la gestiónde las

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coleccionesque les hanllevadoa unamayormovilidad de las mismas,pues-to quecadavezes más frecuenteel préstamode obrasde unasinstitucio-nes a otrasparala realizaciónde exposicionestemporales,tanto naciona-les coinointernacionales.

Porotra parte.el público exigetenerun accesofácil y directoa los da-tos e informacionesde los objetose, incluso,el númerode investigadoresseha ampliadoconrespectoaépocasanteriores.Además,la adaptacióndelas nuevastecnologíasinformáticasa los museosha abiertonuevasposibi-lidadesen cl campode la documentación.En muchoscasos,los museossehanvisto obligadosa renovarsu antiguosistemade documentación,unifi-candoloscriterios terminol~gicosy de descripción,elaborandolos tesau-ros e incorporandolas imágenesdigitalizadascon el objetode facilitar unmejor accesoa toda la información, actualizar los datosen cualquiermo-niento y conseguirun mayorrigor cientílico.

No hemosde olvidar que los museosson auténticoscentrosde docu-mentacióndonde,a travésde los objetos.se flOS muestraunaamplia infor-maciónqueha de seranalizadae interpretadamedianteun procesodocu-mental (fi g. 1) que ha de contar con el inventario, la mdi ¡ación y lacatalogaciónprevios.Todoello precisarádc unaterminologíay de un len-guaje documentalesapropiados,cuya traducciónmás adecuadala encon-Iranemosen el tesaurocomo elementobásicoquesirva de control del yo-cabulaniousadoen cualquier basede datos de un determinadomuseo(BarrosoRuiz, 1994).

Cuandosepretendeconservarla memoriahistóricade unadetermina-da sociedad,la institucton museisticatratade recopilar,conservar,anali-zary difundir los documentosdela culturamaterialquehan llegadohastael la. LI navez que los objetoshan hechosuentradaen el niuseoy hansidoregistrados,la presenciade un archivo sistemáticoy amplio, dondese re-coja toda la documentaciónadministrativa,jurídica y técnica,servirá defuenteimprescindible,no solamenteparael conocimientode laspiezasdelmuseo,sino tambiénde su propia historia. La biblioteca especializadaseha de distinguir por la selecciónde susfondos,queestaránen función delpersonalinvestigadoro aficionado que los solicite.

Posteriormente,seranecesarioelaborarel tratamientodocumentaldelos objetosmediantetécnicasde análisis—inventario, indización, catalo-gación—,quepermitansurecuperacióndesdela elaboraciónde unoslen-guajesdocumentalesque faciliten el acercamientoa los mismos.Todoelloha de posibilitar la difusión de loscontenidosdocumentalesdesdedistin-tas perspectivas:publicaciones,basede datos. ni ti 1 ti media- etc.

2.1. Ausencia de tradícion

En España,la labor de documentaciónha permanecidoun pocool-vidada, aunquehemosde afirmar que,en los momentosactuales,todas

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las institucionesmuseisticasestánrealizandoun granesfuerzopara ac-tualizar e informatizar todassuscolecciones..Una dc lascausasde dichoabandonopuedehabersido la falta de profesionalesen estecampode lainvestigación.Tradicionalmente,dichatareaeracompetenciaexclusivadel director o conservador,quien imponía suspropios criterios, se en-cargabade elaborarlas fichas de inventario y los catálogos,llevaba elcontrol de los objetosy registrabacualquier movilidad de los mismos.tanto en el interior de los museoscomo en su exterior, en el casode lospréstamos.

Los cambioso trasladosdeprofesionalesrepercutíanconsiderablementeen el criterio seguidoen el sistemade documentación,quedependíamásde un criterio subjetivoquede un rigor científico. A todo ello tendríamosque añadir,comoya liemosapuntadoanteriormente,la incorporacióndelas nuevastecnologías,como la informática,queabrenampliasposibilida-des para unamejor gestióny usode las colecciones.

2.2. Legislaciónactual

Hemosde considerarcomo un pasoimportantedadoen estesentidolaaprobaciónde tresRealesDecretos,por ~osquese reorganizanel Museode América (R.D. 682/1993),el Museo Arqueológico Nacional (R.D.683/1993)y el MuseoNacionalde Antropología(R.D. 684/1993).En ellosse crean,dentro del Área de Conservacióne investigación,los Departa-mentosTécnicosde Conservación,Documentacióne Investigación.Vea-mos,pues,cuálessonlascompetenciasquese le atribuyenal DepartamentoTécnicode Documentación.

2.2.1. Competenciaspropiasdel DepartamentoTécnicode Documentación

Entre las competenciasbásicasdel DepartamentoTécnicode Docu-mentaciónpodemoscitar las siguientes:

a) Registrarel ingresode cualquiertipo de piezao documentoper-tenecientea los fondosdel museo.

b) Ordenary actualizarel archivode expedientesde todoslosfondosqueexistanen el museo.

e) Organizary archivar toda la documentaciónquegenereel museo,ya seaa travésde registrosgráficos.sonoros,técnicos,audiovisualeso decualquier otro tipo.

d) La elaboraciónde los instrumentosnecesariospara la identifica-ción. localización y recuperaciónde todala documentaciónde los fondosdel museo,incluyendolas distintasformasde reproducciónde los mismos.

e) Centralizartoda la informaciónde los fondos,organizándolay su-ministrándolaa los diversosDepartamentos.teniendoen cuentasu biblio-grafía y documentación.

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f) Elaborary coordinarlosrepertoriosdocumentalesy losprogramasde informatización.

g} Organizary gestionarla bibliotecaespecializaday losarchivosdo-cumentalesdel museo.

h) Atenderlasconsultasy prestarel asesoramientonecesarioa los in-vestigadores,profesionalesy visitantesquelo soliciten.

i) Participaren programasde investigaciónde otrasinstitucionesnoligadasdirectamenteal museo,tanto a nivel nacionalcomo internacional.

j) Colaborarcon el Director en la elaboraciónde la memoriaanualdondehande reflejarselas actividadespropiasdel Departamento.

Se asignan,por tanto, unasfuncionesmuy genéricasque, a la horadellevarlasa la práctica,puedenplantearproblemasde competencias.Nossorprende,además,el hechode queno existaun reconocimientooficial delpersonalespecializadoen estosDepartamentos,como sonlos Documen-talistas,cuyafunción consistiríaen colaborarestrechamentecon los con-servadores,llevando la dirección de dichosDepartamentoscon el objetode crear, mantenery canalizartoda la documentacióny la quevaya gene-rándoseen el muscocon el pasodel tiempo.

3. EL DOCUMENTALISTA EN LOSMUSEOS DE FRANCIA

En Francia,el Decreton.” 78-1057,de 18 de octubrede 1978,reconoceun estatutoparticulara las personasencargadasdela documentaciónde laCultura y Arquitectura (Chatelain,1993:581). La misión dc estosprofe-sionaleses asegurarla investigación,clasificación,elaboración,explota-ción y difusión de la documentaciónnecesariaen el funcionamientode losdiversosorganismos.Existendos niveles dejerarquización:jefes de estu-dios documentalesy secretariosde documentacion.

En los museosnacionalesfranceses,el documentalistadesarrollasuta-reaen estrecharelacióncon el conservador,tanto en la gestiónde las co-leccionescomo en los trabajosespecíficosde laspublicaciones.En los mu-seosde provincias, susfuncionesse adaptana las necesidadesdel museorespectivoy dependerá,sobretodo,del númerode profesionalesconel quecuenteel propio museo.

3.1. Funcionesdel docunientalista

Entre las funcionespropiasdel documentalistapuedendestacarselassiguientes:

a) Asegurarla investigación,clasificación,elaboración,explotacióny difusión de la documentaciónde los museos.

b) Administración de la biblioteca: la comprade libros, suregistroysuclasificación.

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e) Elaboraciónde«dossiers>=por diferentesconceptos:autores,obras,temas,exposiciones,etc.

d) Puedeejercertareasde comunicación,va seacon los diversosde-partamentoso con el público.

e) Preparaciónde exposiciones:elaboracióndefichasdescriptivas,co-laboraciónen el catálogo,préstamosde obras,preparaciónde carteles,etc.

f) Suplantarel trabajodeotros profesionales,comola administraciónde ¡os fondos fotográficos, las relacionescon la prensa y la prestacióndeayudaal serviciopedagógicomediantela preparaciónde «dossiers»peda-gógicos.

Todasestasfuncionesson demasiadoamplias.y excedena las propiasy especificasqueejercenen otrotipo de institucionesoempresasprivadas.En estesentido. Berret (1993: 10) opina quees necesariodar una defini-ción másprecisadel trabajodel documentalistaen el museo,así como delperfil de la formación quese ha de presentar,orientadade maneraespe-cial a las tareaspropiasa desarrollaren el futuro.

4. EL DOCUMENTALISTA EN LOS MUSEOS ANGLOSAJONES

Es en el mundoanglosajóndondelos Departamentosde Documenta-ción o Registrogozandc un reconocimientooficial y deunaestructuraconfuncionesy actividadesclaramentedefinidas.De hecho,la MuseunisAs-sociation (1990) explicadetalladamentela definición que del niuseodabaensu AsambleaGeneralde 1984,cuandolo definíacomo «unainstituciónque reúne,documenla,conserva,exponee interpretavestigiosmaterialese información pertinenteal interéspúblico».

A nivel profesional,estáconfiguradopor un equipodepersonasal fren-te de las cualesse encuentrael «registrar»o registrador,queviene defini-do en el CódigoEtico como «unapersonacon ampliasresponsabilidadesen el desarrolloy refuerzodepolíticasy procedimientosreferentesa la ad-quisición. administracióny disposicióndelas colecciones.El registradorhade tratar de mantenerlos registrosde losobjetosqueson responsabilidadde la institución. Generalmente,el registradortambiénse ha de encargarde los arreglos,préstamos,parking. tiendas,almacenaje,costumbresy se-guridadrelativos al material del museo»(Fdsony Dean,1994:222).

EstosDepartamentosaportantoda la infraestructuranecesariaparaunaadecuadagestióndelas coleccionescon el propósitodevelarpor la se-guridadde las mismas.

4.1. Funcionesdel documentalista

SegúnVela (1984: 242), las funcionesdedichosDepartamentosson lassiguientes:

fil e/oc,mníentatistacíe ‘-nuseos:unan.ueva pratesion 91

a) Elaborary mantenerlos archivos.b) Controlarlasentradasy salidasdelas obraspertenecientesal museo.e) Programarel embalaje,transportey segurode lasobras.d) Prepararel modode almacenajey cuidadode lasobras.En cuantoa la primera función, losarchivosconstituyendatose infor-

nacionessobrelas colecciones.Puedensermuyvariados,puestoque,ade-másdel objeto o colección,se encuentranlos documentoslegalesque es-tablecenla formadeingresoy la situaciónactualdelos objetosde un museo:venta,donación,préstamo,depósito,así como de fotografías,permisosocualquierotro tipo de documentaciónquegenerela entradade un objetoen el museo.Estosarchivosdebenser completados,ordenadosy actuali-zados.Su almacenamientohaderespondera las exigenciasde la archivís-tica y de la tecnologíaparapreservarlosy asegurarlos.

Al ingresarun objeto en el museose inicia el procesode documenta-clon. Este acto se materializaen el registro, quepuededefinirsecomo la«identificaciónde unapiezao unacoleccióny determinaciónde suestatu-to legal mediante la creacióninmediatade un registroconcisoy pernia-nente»(Case,1993:25). Por tanto,el registrode entradaconsisteen asig-nar un código de identificación a cada pieza que será inalterable. Elsiguientepasoes la Catalogación,quepuededefinirsecomo un sistemadeclasificación. Se trata de unadescripcióndetalladade cadapieza,con da-tosde caráctercientífico, artísticoehistórico.Estalabor debellevarsea ca-bo en estrechacolaboracióncon losconservadoresencargadosdel estudiocientífico delas coleccionesaunque,segúnVela (1984:243),en un grannu-merode museosamericanoslas figurasdecatálogos50fl elaboradaspor eldepartamentode registroy, posteriormente,sonrevisadaspor los conser-vadores-jefesde cadadepartamentode investigación.

Ademásde estostiposde registrosesencialesy básicosparala gestiónde las colecciones,cadamuseopuedeelaborardiversosarchivos,siempreque lo estimenecesarioparafacilitar y hacermáseficaceslasdistintasfuen-tes de información.La elaboraciónde tesaurosy de programasinformáti-COS se incluirán tambiéndentro del campode trabajode estafunción do-eumental.

El control de entradasy salidasde los objetosde un museo,asi comocualquiermovimientode los mismos,es otra de las funcionesde estosde-partamentos,puesdebenaportartoda la información correspondienteacadaobjeto,asícomo sulocalización,justificación de los cambiossi los hahabido,suestadoy condición.

Uno de los mayoresmovimientosde obrassedebe,actualmente,al prés-tamo de las mismasparalas exposicionestemporales.Por estarazón,otrade las competenciases llevar a cabotodo lo referenteal manejo,embalaje.transportey segurodelas obrascon el fin develar y cubrir todoslos riesgospotencialesa quepuedenversesometidas.Del mismomodo,lendránla res-ponsabilidadde todala documentaciónquegenerendichastareas,como la

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obtenciónde los correspondientespermisosdeexportacióne importación,respetandolas leyesy reglamentosde losgobiernosafectados.

Una última función consisteen el mantenimientoy cuidadofísico delas colecciones.Debencooperaren estalaborcon los conservadores,res-tauradores,personalde exposicionesy técnicosde seguridad.Esta políti-cade mantenimientodebeseguirsetanto paralas coleccionespermanen-tes como para las temporales.Exige,desdela elección,un control de lossitemastécnicosde almacenamiento,colocaciónde las obras,hastael con-trol de la climatización, humedadrelativae iluminación.

En consecuencia,vemosqueen los museosanglosajonessíestábiende-finido el perfil del registrador,con atribucionesmuy ampliasqueafectanatoda la gestiónde las colecciones,tanto desdeel puntode vista de la in-formacióncomo del cuidadofísico de las mismas.De hecho,en el CódigoÉtico elaboradopor la AmericanAssociationof Museums,se insistecons-tantementeen los aspectosrelacionadoscon la conservacióny manteni-miento de las colecciones,contemplandoincluso el sistemade almacena-miento.

Dada la frecuenciacon que se realizanlas exposicionestemporalesenlos museosanglosajones,unade las responsabilidadesmásimportantesdelos departamentosde documentaciónessuorientaciónhacia todo lo refe-rentea temasde embalaje,transportey segurosde las obras,aspectosto-dosellosqueno seencuentranconla mismaintensidaden losrestantesmu-seoseuropeos.

5. SEMEJANZASY DIFERENCIAS EN LA CONCEPCIONDEL DOCUMENTALISTA EN FRANCIA,PAÍSES ANGLOSAJONES Y ESPANA

El estatutojurídico de las institucionesmuseisticasha pesadoy sigueinfluyendo en la organizacióny funcionamientode los museos.Los finan-ciadoscon fondospúblicos y administradospor el Estadoo por cualquierotro organismopúblico gozande muy pocalibertad respectoa la cualifi-cacióny númerodc profesionalesquedeberíantrabajardentrode susmu-ros,no contemplándoseen ningún momentola figura del documentalista.

En los paísesanglosajonesy, másconcretamente,en EstadosUnidos,los museossoninstitucionesprivadasy susdirectoressonlosresponsablesdirectosde cadamuseo.Ejercensupropiapolítica y tienenplenospoderespatanonibrardirectamentea todo el pers¿nal,ségi~n las necesidadesdelpropio museo.En el Reino Unido, incluso,el gobiernoy otros poderespú-blicos no ejercensobrelas institucionesmuseisticasuna intervencióntanabsolutacomo en losrestantespaíseseuropeos.Elio explicaqueenlospaí-sesanglosajonessedé unamayor racionalizaciónen las funcionesdel mu-seoy se elija un personaladecuadoparalas mismas.Sustareasseencuen-

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tran muy bien definidas,contemplándoseampliamentetoda la coberturalegaly física referentea las coleccionesdel museo,asumiendotambiénlosriesgosa que,actualmente,seencuentransometidasen el casode las ex-posicionestemporales.

Dicha labor del documentalistadeberealizarseen estrechacolabora-ción con el director y conservadoresdel museo,quienesdelegansuscom-petenciasen arasde un mayorseguimiento,al tiempo quepermite a losconservadoresejercerotrasfuncionesespecíficasde sucargo.

La estructurade los Departamentosde Registroanglosajonespuedeservirde modeloparaotros países,especialmenteparalos quehemostra-tado enesteestudio.En Franciadeberácrearseun perfil de documentalis-La de museoscon tareasmasconcretasy notanambiguascomolas queejer-ce enla actualidad,dadosu estatutode Documentalistade la Culturay dela Arquitectura,supliendoinclusoel puestode relacionespúblicas.Llamanotablementela atenciónel hechode queno se explicite suficientementeel importantepapel quedebendesempeñaren las exposicionestempora-les, ya seadurantesupreparación,comoen el momentodefinalizar las mis-mas,con el objeto de evitarcualquiertipo de riesgoo de valorarloen el ca-sode quese produzca.

En España,segúnla legislación vigente,cabepensarque los actualesDepartamentosdeDocumentaciónseránresponsabilidadde losconserva-doresy ayudantes.Opinamos,sin embargo,que éstosno deberíansuplirnuncael trabajodel documentalista,sobretodo en algunasde susactivi-dadesespecificas.La ausenciade reconocimientodedicho profesionalha-ce que las competenciasasignadasa talesdepartamentosseanmuy gene-ralesy siganun mismo esquemaparatodoslos museos,sin tenerencuentalas peculiaridadespropiasdecadauno de ellos.

6. HACIA UNA FORMACIÓN INTERDISCIPLINARDEL DOCUMENTALISTA

No podemosnegarque la creaciónde Departamentosde Documenta-ción, con ndassuslimitacionesy reservasposibles,en algunosde los másimportantesmuseosespañoleses un ejemplomásdela importanciaquees-ta cienciaestáadquiriendoen la sociedadactual.Desdehacealgunosaños,se han ido creandoEscuelasUniversitariasde Biblioteconomíay Docu-mentación,cuyos pianesde estudioestánorientadoshaciaunaformaciónespecíficaenestecampo,y seve la necesidadde ampliar y completarestosconocimientosen las futurasFacultadesde Documentación.

MientrasLópezYepesy RosGarcía(1993:85)sonpartidariosde su ins-titucionalización,PérezAlvarez-Ossorio(1981: 698; 1986: 318) se mani-fiestacontrario a la creaciónde unaFacultadUniversitariade Documen-taciónporquepiensaqueprimero sehaderecibir unasólidaformaciónde

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carácteruniversitarioy, en un segundomomento,recibir unaformación deposgradoen las técnicasde Información y Documentacióncientíficas.Pornuestraparte.creemosqueambasposturaspuedencompaginarsey queenningúnmomentotienenqueconsiderarsecomo antagonicas.

Los documentalistas.como profesionalesespecialistasen su campo,pue-den ejercer su trabajoen diferentesámbitos: mediosde comunicación—prensa,radioy televisión—,empresaspúblicasy privadas,y en diversasinstitucionespúblicas y privadas,entrelas que destacanlos propios mu-seos.Algunosautoresopinanquedeterminadosprofesionalespuedenejer-cer, indirectamente,su trabajoen un museoo en otro tipo de institución.Sin embargo,en el casodel documentalistade museosle confiereciertaes-pecificidad,puestoqueaquíel documentoseencuentrasobresoportesmuydiferentes,destacandolos objetosconsideradosbienesculturalesque sedebenconservar,protegery difundir.

Mientrasla conservacióny protecciónseaplicaacualquiertipo dedo-cumento.la emisión sociales uno de los rasgoscaracterísticosdc los mu-seos.En consecuencia,la responsabilidadquecontrae un documentalistaquetrabajaen un museoes muy diferentea 1-a del querealiza su labor enunaempresaprivadao en otro tipo de instituciones.Además,esaconseja-ble que el documentalistano solamentetengalos conocimientospropiosdc las técnicasdocumentalesy desusfuentesdeinformación(Gracia, 1994:202),sino tambiénha de poseeruna formación sólidasobreel contenidodel museo.

En nuestraopinión, los Departamentosde Documentacióndebenes-lar dirigidospor documentalistasquienes,en estrechacolaboracioncon elDirector y con los conservadoresdel musco,hande serlosencargadosdeadministrarlascolecciones.Las funcionesde dichosl)epartamentospue-densermuy variadas.l)estacamoslas másimportantes:

1) Elaborare) libro (le registro en e) mismo momento de ingreso(lela piezaen el museo.

2) Reseñarla baja de los objetos,así como la causade la misma.3) Coordinarel inventario y catálogosrea.lizadospor los conservado-

res-jefesde cadaDepartamento.4 Elaboraciónde archivosdocumentalessobrecadaunade las piezas

del museo,velandopor su conservacióny actualización.5) Adm iii istraciónde las colecciones:instalación,mantenimiento,uti-

lización y localización.6) Control de movimientode las colecciones,tanto en eí interior del

museo)como en los préstamosrealizadosen otrasinstituciones.7) Responsabilizaciónde las obrasen préstamomediantela realiza-

ción de fichasdescriptivascon todoslosdatos,reflejandoel estadodecon-servaciónde las mismas.

8) Eleccióndel sistemade embalajey transporte.asícornotodo lo re-ferentea la póliza de seguros.

161 elocumencaliseademt¿seos:jet-zanuevaprofesión 95

9) Obtenciónde los permisosde exportacióne importaciónen el ca-sode lasexposicionesinternacionales.

It)) Preparaciónde los programasinformáticosparafacilitar el acce-so a toda la informacion: índizaciónautomática,lecturaóptica,recupera-ción y solicitud «on-line»,traducciónautomática,etc.

II) Coordinarla labordelosdistintosdepartamentosen el campodo-eumental-

12) Prestarun servicio de difusión y comunicación,bien a travésdelpersonalinterno del museo>o exterior al mismo,contestandoa todas lasconsultasquepuedanrealizarlos investigadores,especialistaso el públicoen general.

13) Debendisponerde redesinformáticasen losespaciospúblicosdelos museosparafacilitar la consultade los visitantes.

Un aspectoimportantea teneren cuentaes la ubicaciónde los Departa-mentosde Documentacióndentrodel museo.Se aconsejaqueesténpróxi-mosa la puertadeentradade lasobrasparaun mejor control de los ingresosy salidasde las mismas.Igualmente,debenencontrarsecercade los almace-nesdondeseubicael mayorvolumende obras.Las dimensionesdeestoses-paciosdependerádel tamañodel museoy contarácon diferentessalas:re-gistro),archivos,embalaje,laboratoriofotográfico,taller derestauración,etc.

(?onÍiamosque muy pronto sevayanincorporandoa nuestrosmuseos,de formasistemática,estosnuevosespecialistasendocumentación,queha-ganrealidadcl carácterinterdisciplinarqueconstantementese reclamapa-raaquéllos.Al mismo tiempo),estehechoconvertiráen realidadlo quedes-de la creación de estas instituciones constituye una preocupación

primordial: el estudioy conocimlentode las co lecciomes.No liemosde ol-vidarque una buenagestiónde las mismasfavoreceráel desarrollode to-das las funcionesy actividadesdel museoy permitirá la incorporacióndcnuevastecnologíasqueayudena mejorar la comunicaeióndirectacon bisdiversossectoresde la sociedad.

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