El lado duro de la Gestión del El lado duro de la Gestión del CambioCambio

Por: Sirkin H, Keenan P, Jackson A. (Oct.2005)Por: Sirkin H, Keenan P, Jackson A. (Oct.2005)

Universidad Austral de ChileFacultad de Cs. Económicas y Administrativas

Escuela de Auditoría

Profesor :      Cristian SalazarIntegrantes:   Fernando Quiroz                      Herminda Peña                      Asignatura:    Sistemas de Información Adm. Carrera     :    Contador Auditor

Valdivia, 24 Septiembre 2009

IntroducciónIntroducción

Dónde está parte del problema??Dónde está parte del problema??

• La gestión del cambio es difícil, pero parte del problema radica en que existe poco acuerdo sobre cuáles son los factores que más influyen en las iniciativas de transformación.

Algunos afirman que la clave esta en enfocarse en los Factores Blandos como:

•LiderazgoLiderazgo•CulturaCultura•MotivaciónMotivación

Hacia Dónde enfocar la Gestión de Hacia Dónde enfocar la Gestión de Cambio????Cambio????

Pero es difícil obtener datos confiables de éstos.

Estos factores son importantes para gestionar el cambio pero por si solos no lograran implementar proyectos con éxito.

Es necesario considerar los aspectos duros como:

•LiderazgoLiderazgo•CulturaCultura•MotivaciónMotivación

Algunos afirman que la clave esta en enfocarse en los Factores Blandos como:

•LiderazgoLiderazgo•CulturaCultura•MotivaciónMotivación

• Tiempo necesario para una transformaciónTiempo necesario para una transformación

• Calidad del personal requeridoCalidad del personal requerido

• Resultados Financieros que se esperan obtener.Resultados Financieros que se esperan obtener.

Estos factores son importantes para gestionar el cambio pero por si solos no lograran implementar proyectos con éxito.

Es necesario considerar los aspectos duros como:

Características de los Factores Características de los Factores Duros:Duros:

1. Las empresas pueden medirlos directa o indirectamente.

2. Pueden comunicar fácilmente su importancia, tanto dentro como fuera de la organización.

3. Pueden influir rápidamente en ellos.

•Los ejecutivos deben estudiar con detención los cuatro factores DICE para estimar si sus programas despegarán o morirán.

3.Duración

4.Integridad

5.Compromiso

6.Esfuerzo

Factores claveFactores clave

Los 4 FactoresLos 4 Factores (DICEICE)

• D La duración de tiempo hasta que finaliza el programa de cambio, si éste tiene una vida corta; de lo contrario, la cantidad de tiempo entre las revisiones de hitos.

Los 4 FactoresLos 4 Factores (DICE)

• I La integridad del desempeño del equipo de proyecto; esto es, su capacidad para completar la iniciativa a tiempo. Eso depende de las habilidades y rasgos de los miembros en relación a los requerimientos del proyecto.

Los 4 FactoresLos 4 Factores ( (DIDICCEE))

• C El compromiso con el cambio que demuestran los altos ejecutivos (C1) y los empleados afectados por el cambio (C2).

Los 4 FactoresLos 4 Factores (DICDICE)

• E El esfuerzo adicional por encima del trabajo habitual que la iniciativa de cambio demanda de los empleados

Creando el Modelo DICECreando el Modelo DICE

Este modelo permite a los ejecutivos evaluar sus iniciativas de transformación y resalta las intervenciones que mejorarían sus posibilidades de éxito.

Se desarrollo un sistema de puntajes basados en las variables que afectan a los 4 factores.

Los puntajes DICE predicen los resultados del proyecto.Los puntajes DICE predicen los resultados del proyecto.

DICEDICE

7-14 Puntos.

Cualquier proyecto con ese puntaje tiene probabilidades de ser exitoso.

15 - 17 Puntos

Sugiere que es difícil predecir el resultado del proyecto.

18 – 28 Puntos

Aquí el proyecto es totalmente impredecible o esta destinado a la mediocridad o fracaso.

7-14 Puntos.

Cualquier proyecto con ese puntaje tiene probabilidades de ser exitoso.

15 - 17 Puntos

Sugiere que es difícil predecir el resultado del proyecto.

18 – 28 Puntos

Aquí el proyecto es totalmente impredecible o esta destinado a la mediocridad o fracaso.

Calcular los puntajes DICECalcular los puntajes DICE

Importante:

Los ejecutivos asignan los puntajes

Cada factor puede ser calificado en una escala de 1 a 4.

Cuanto más bajo es el puntaje mejor calificado es.

Puntaje DICE = D + (2x I) + (2xC1) + C2 + E

Existe una correlación estrecha con los resultados reales que duplica el peso otorgado al desempeño de equipo y al compromiso de la alta dirección.

Calcular los puntajes DICECalcular los puntajes DICE

DURACIÓN DDURACIÓN D

Preguntas:Preguntas:1. ¿Se realizan regularmente revisiones formales delproyecto? 2. Si el proyecto tomará más de dos meses para

completarse,¿cuál es el tiempo promedio entre revisiones?

4Más de 8 meses

34 – 8 meses

22 – 4 meses

1Menor a 2 Meses

Tiempo de las RevisionesTiempo de las Revisiones

Calcular los puntajes DICECalcular los puntajes DICE

Preguntas:Preguntas:2. ¿Es el líder del equipo una persona capaz? 3. ¿Cuál es el grado de fortaleza de las destrezas y

motivaciones de los miembros de equipo? 4. ¿Tienen el suficiente tiempo para emplearlo en la

iniciativa de cambio?

INTEGRIDAD DEL INTEGRIDAD DEL DESEMPEÑO DEL DESEMPEÑO DEL EQUIPO IEQUIPO I

1 Punto1 PuntoSi el equipo del proyecto está dirigido por un líder capaz que es respetado por

sus pares, si los miembros tienen las destrezas y la motivación para concluir el proyecto en el tiempo estipulado, y si la empresa ha asignado al menos 50% del tiempo de los miembros del equipo al proyecto.

2 ó 3 Puntos2 ó 3 PuntosSi las capacidades del equipo están en un punto intermedio,

4 Puntos4 PuntosSi el equipo es deficiente en todas esas dimensiones.

Preguntas:Preguntas:2. ¿Comunican regularmente los altos ejecutivos la razón del cambio y la

importancia de su éxito? 3. ¿Es convincente el mensaje? 4. ¿Es consistente el mensaje, tanto dentro del equipo de alta dirección como a lo

largo del tiempo?5. ¿Ha dedicado la alta dirección suficientes recursos para el programa de cambio?

Puntajes:Puntajes:1 Punto 1 Punto Si, mediante palabras y hechos, la alta gerencia ha comunicado claramente la necesidad del Si, mediante palabras y hechos, la alta gerencia ha comunicado claramente la necesidad del cambio.cambio.2 ó 3 Puntos2 ó 3 PuntosSi los altos ejecutivos parecen ser neutrales, el proyecto recibe 2 ó 3 puntos. Si los altos ejecutivos parecen ser neutrales, el proyecto recibe 2 ó 3 puntos. 4 Puntos4 PuntosSi los ejecutivos perciben que los altos ejecutivos están renuentes a Si los ejecutivos perciben que los altos ejecutivos están renuentes a apoyar el cambio.apoyar el cambio.

Calcular los puntajes DICECalcular los puntajes DICE

COMPROMISO DE LA ALTA COMPROMISO DE LA ALTA

DIRECCIÓN C1DIRECCIÓN C1

Calcular los puntajes DICECalcular los puntajes DICE

COMPROMISO A NIVEL LOCA C2COMPROMISO A NIVEL LOCA C2

Preguntas:Preguntas:2. ¿Entienden los empleados más afectados por el cambio la

razón de éste y creen que vale la pena?3. ¿Son entusiasta y dan su apoyo o están preocupados y

obstruyendo?

Puntaje:Puntaje:

1 PuntoSi los empleados están ansiosos por adoptar la iniciativade cambio.2 PuntosY si sólo están dispuestos.3 ó 4 Puntos Si están renuentes o muy renuentes.

Calcular los puntajes DICECalcular los puntajes DICE

ESFUERZO ESFUERZO ADICIONAL EADICIONAL E

Preguntas:Preguntas:2. ¿Cuál es el porcentaje de esfuerzo adicional que los empleados deben hacer

para implementar el esfuerzo de cambio? 3. ¿Se añade el esfuerzo adicional a una fuerte carga de trabajo?4. ¿Han resistido firmemente las personas las demandas adicionales que se les

hacen?

Puntajes:Puntajes:1 PuntoSi el proyecto requiere menos de 10% de trabajo adicional de los empleados.2 PuntosSi requiere de 10% a 20% adicional.3 PuntosSi demanda de 20% a 40%.4 PuntosY si requiere más de 40% de trabajo adicional.

Aplicar el modelo DICEAplicar el modelo DICE

Muchos ejecutivos caen en la trampa de la simplicidad de modelo.

Las empresas inteligentes tratan de cerciorarse de no caer en la trampa, mediante el uso del modelo DICE en de tres formas.

1. Rastrear Proyectos

2. Algunas empresas capacitan a sus ejecutivos para usar DICE.

3. Los ejecutivos utilizan planillas para estimar los puntajes y compararlos con puntajes pasados.

4. Los ejecutivos utilizan los resultados como alertas tempranas de que las alternativas de transformación presentan problemas.

Aplicar el modelo DICEAplicar el modelo DICE2. Gestionar carteras de proyectos

Se generan problemas cuando las empresas lanzan una gran cantidad de proyectos para alcanzar sus objetivos, pero no gestionan bien la cartera, éstos terminan compitiendo en atención y recursos.

3. Reforzar la Conversación

Cuando más de un ejecutivo calculan el puntaje DICE, suelen haber diferencias, éstas son importantes desde el punto de vista del dialogo que gatilla. Estimula a los participantes a cuestionarse:

¿Por qué vemos al proyecto de distintas formas?

¿Qué podemos acordar para cerciorarnos que el proyecto tenga éxito?

Notas: Los prepucios, las diferencias, incapacidad para hablar pueden bloquear una discusión eficaz. Pero al usar el modelo DICE, las empresas pueden crean un lenguaje común y forzar las discusiones correctas.

Conclusiones