El Notario ante la Informática - UNAMhistorico.juridicas.unam.mx/publica/librev/rev/... · primera...

PRIMERA REUNION NACIONAL SOBRE LA INFORMATICA Y

DERECHO, ORGANIZADA POR LA SECRETARIA DE PROGRA-

MACION Y PRESUPUESTO, DIRECCION GENERAL DE YOLI-

TICA INFORMATICA, Y EN COLABORACION CON EL CENTRO

REGIONAL DE LA AMERICA LATINA Y EL CARIBE DE LA

OFICINA INTERGUBERNAMENTAL PARA LA INFORMATTCA.

"El Notario ante

la Informática"

Lic. Eduardo A. Marthez U r q d i

México, D. F., 22 a 26 de noviembre de 1982

13

www.juridicas.unam.mxEsta revista forma parte del acervo de la Biblioteca Jurídica Virtual del Instituto de Investigaciones Jurídicas de la UNAM

http://biblio.juridicas.unam.mx

Revista de Derecho Notarial Mexicano, núm. 84, México, 1982. DR © Asociación Nacional del Notariado Mexicano, A. C.

INTRODUCCION

El notario es el licenciado en Derecho facultado para autenticar , .

y dar forma en los términos de ley, a los instrumentos en que se con- signen los actos y hechos jurídicos.

La función notarial es muy antigua. En Egipto, en el sigla XXV A.C., nos encontramos con el escriba; en Roma con el tabelión; y en México, con el tlacuilo entre los aztecas.

La función actual del notario latino es escuchar, interpretar y aconsejar a las partes; redactar, certificar, .autorizar, reproducir y conservar el instrumento notarial. , , ,

Muy diferente es el notario en el sistema anglosajón en els que su actividad no es sino la de un testigo de calidad.

Es sustento, también, de la función del notario latino la impar- cialidad, por lo que esta actividad la debe desarrollar un perito eri Derecho, que habiendo cumplido con los requerimientos académicos demuestre, en las oposiciones, sus conocimientos y experiencias en la materia.

A través de los años, el notario ha venido desarrollando su fun- ción usando los elementos administrativos que ha tenido a su alcance y son éstos, y no la función esencial, los que se han modificado.




De tiempos inmemoriales la intervención de los Juristas a través de sus diferentes etapas históricas, ha sido fundamental en la rela- ción entre los hombres, entre éstos y sus Organizaciones Políticas y Administrativas, y entre los Estados y países entre sí.

El jurista ha evolucionado y se ha ido adecuando a las necesidades sociales e histórica5 que se le han presentado. La complejidad de las relaciones de los diferentes entes que integran la sociedad, ha provocado la especialización en distintas ramas de los Profesionales del Derecho.

Son sin duda estos tiempos, en los que nos toca desarrollm nuestra actividad profesional, épocas especialmente difíciles para los Abo- gados ; el siglo veinte se nos presenta como una explosión que provoca un desarrollo tecnológico informativo y comercial, que ha ocasionado, ciertamente, desajustes en las estructuras sociales establecidas.

Es de todos conocido que, en general, las estructuras administrativas en que se sustentaba el país, han sido rebasadas por el de~arro~llo de éste, lo que ha ocasionado con gran visión, por parte del Ejecutivo Federal, implementar lo que se ha llamado la Reforma Administra- tiva para adecuar la estructura del Poder Ejecutivo a las necesidades del México pujante.

Es también de gran importancia la Reforma Política que se ha dado en nuestra nación.

Como estos ejemplos, podríamos enumerar una serie de refor- mas de menor envergadura que se han venido dando en todos los sec- tores sociales, para estar de acuerdo a las exigencias de la época, por lo tanto, y siguiendo la línea marcada, los Abogados nos vemos en la necesidad de adecuar los instrumentos de trabajo con el fin de lograr nuestros objetivos profesionales con mayor eficacia.

Esto es innegable, en el área en que nos desarrollamos, se palpa la inquietud de actualizar los instrumentos administrativos y mecáni-




cos que tenemos a la mano, es por esto que los Abogados tanto del sector público como del sector privado, se preocupan actualmente de tener una mejor y más congruente estructura administrativa y de hacerse de elementos mecánicos como máquinas eléctricas, dictáfono, procesadoras de palabra^, computadoras y demás instrumentos que nos auxilien en nuestra profesión.

De esto no está ajeno el Notariado Mexicano ya que, desde el año de mil novecientos setenta y seis, por medio de su Asociación Na- cional formó una comisión para el estudio de los problemas administrativos y de la implantación de sistemas de computación en las no- tarías del país.




1.-PRESENTACION DEL PROBLEMA ADMINISTRATIVO

DE LA NOTARIA.

A) La multiplicación de la intervención notarial.

En el ámbito Notarial se suceden problemas administrativos que con diferentes matices seguramente se les presentan a los Profesio- nistas que ejercen en otras ramas del Derecho.

Los Notarios nos encontramos con la imperiosa necesidad de cum- plir con una serie de trámites previos y posteriores al otorgamiento de las escrituras. Las disposiciones fiscales nos imponen la oblig* ción de calcular, recabar y liquidar diferentes impuestos, tanto de carácter federal, estatal, wmo municipal, con la seria responsabilidad de ser deudores solidarios en esta materia.

Las necesidades comerciales y habitacionales de las grandes ur- bes implican, paza las autoridades, serios problemas para adminis- trarlas, por lo que el Notario ha sido, en algunos casos, el conducto por el cual se reciben informaciones para el registro y actualización de diferentes implementos administrativos con los que cuenta el Poder E'j ecu tivo.

Esto independientemente del desarrollo de las funciones esen- ciales de la actividad notarial, por la cual debemos darle el marco ju- rídico más adecuado a los actos o hechos que ante nosotros se otorgan, vigilando celosamente las múltiples disposiciones jurídicas que se tienen que contemplar en los asuntos en los que se solicita nuestra intervención.




B) Necesidad de adecuar los instrumentos.

Por el manejo masivo de documentos y datos que tenemos que recabar de los otorgantes y de las diversas oficinas públicas, así como la obligación que nos imponen las Leyes de presentar diversos informes y documentos, oportunamente, a las autoridades y conscientes de que le dinámica actual de los acontecimientos exige una interven- ción ágil y segura ante los diferentes asuntos que se nos encargan, es por lo que hemos acudido a actualizar los sistemas administrativos y los instrumentos de trabajo sin menoscabo de la función esencial que cumple el Notario en la sociedad.

C) Soluciones que se le han ido dando a este problema.

1. El primer paso a dar es el asesorarnos de profesionistas en materia administrativa para que éstos, de acuerdo con las necesids des de cada quien, nos programen un sistema administrativo adecuado.

En este sistema se deberán de establecer las po l í t iw generales de la oficina, la descripción de cada uno de los puestos con las adi- vidades y funciones de quien lo desarrolla.

Se deben establecer con claridad los pasos generales a seguir en los auntos que se nos encomienden, determinando quién, en qué momento y con qué funciones interviene en el desarrollo del asunto, lo que provocará ~iniformidad en los trámites, mejor conocimiento de las funciones de cada uno de los miembros de la oficina y una relación humana entre los mismos mucho más saludab'le, asimismo, se impondrá en la oficina un sistema de informeción que permita a los niveles eje- cutivos de la misma mantener un control oportuno y eficiente de las operaciones diarias.

Este sistema de procedimiento e información que se establezca, deberá ser lo suficientemente ágil para poder adecuarse a los diferentes requisitos que vayan exigiendo las circunstancias.




2. El siguiente paso será el hacerse de los instrumentos más adecuados para las funciones a realizar.

Es precisamente de este punto de lo que trata la ponencia que a ustedes presento, por lo que para poderla desarrollar con más claridad, me permitiré en primer lugar, mostrarles casos concretos del volumen de do'cumentos y datos que se deben de manejar en una No- taría para, posteriormente, presentarles cuáles han sido las soluciones que se les han dado por medio del sistema de computación.




.: 11.-PRESENTACION.DE DATOS CONCRETOS.

- . . ' Ba- poder cuantificar la carga administrativa que tiene una No-

taría, hemos de presentar el siguiente caso que se apega más o menos a la realidad :

1. Número de escrituras o actas hechas en seis meses 1,500.

En dichos instrumentos se formalizaron diferentes contratos y, en la mayoría de los casos, en la misma escritura hay más de un contrab, por lo que sacando una relación de los contratos fonnaliza- dos- nos daría lo siguiente:

- , POR SEMESTRE

COMPRAVENTAS ~ >

" 790

CRED. CON GARANTIA HIPOTECARIA , - 650

PODERES 260

SOCIEDADES MERCANTILES ' - 110

SOCIEDADES CIVILES 40

CANCELACIONES ' . 200.

TESTAMENTOS 140

PROTOCOLIZACIONES ,, , 200

ADJUDICACIONES, Y 30

OTROS ACTOS O CONTRATOS 290 ,/ . A ' .

'ACTOS O CONTRATOS . . . . .

PORMALIZADOS T O T A L 2,710




2. A continuación haremos un análisis de los documentos y datos que se manejan en algunos de los contratos mencionados, dividien- do el análisis en las siguientes partes.

a) Documentos que deben exhibir al Notario los otorgantes para poder llevar a cabo la escritura.

b) Informes, certificaciones, permisos y demás documentos que debe solicitar el Notario, previos al otorgamiento de la escritura.

c) Documentos que se presentan por conducto del Notario a las autoridades después de firmar la escritura.

A) CONTRATO DE COMPRAVENTA.

No. No. Operaciones Documentos No. Da&

Documentos solicitados al cliente

8 790 6,320

Documentos solicitados a las Autoridades

4 790 3,160

Datos que contienen estos documentos

33 790

Documentos que presenta la Notaría a las Autoridades después de la firma

3 790 2,370


150 790 118,500 - T O T A L 11,850 144,570




B) CREDITOS CON GARANTIA HIPOTECARIA.

No. No.

Operaciones Documentos No. Datos

Documentos solicitados , . al cliente





20

T O T A L




C) PODERES.

No. No.


Documentos solicitados

al cliente

2

Documentos que prs

senta la Notaría a las

Autoridades después de

la firma

1

Datos que contienen es-

tos documentos

20

T O T A L 780 5,200




D.) SOCIEDADES MERCANTILES.

No. No.



Uocumentos solicitaaos a las Autoridades


9



39 110

T O T A L 1,210




E) SOCIEDADES CIVILES.

No. No.





Documentos que presenta 1s Notaría a las Autoridades después de la firma


T O T A L 320 1,360




F) CANCELACIONES.

No. No.



Documentos que pre- . . senta la Notaría a las Autoridades después de - . ,

la firma . i

1 200 200 , .


- - .

T O T A L

O ' , G ) VARIOS.

. --

De los demás contratos mencionados en un principio no se hace urikh&lisis tan kinueioso por no tener un objetivo estadístico este

.. . . - . . . . . - .. . . . , . . . - . . . . - - .. . . . .. . ... - . .. .~ .... trabajo, por lo que sus.datos se suman a lo que hemos llamado como contratos varios, como se relaciona a continuación:




No. No.



1



13






H) COMPENDIO DE LOS DATOS MENCIONADOS.

- - -

No. de documentos solicita- COMPRAVENTAS 6,320

dos al cliente HIPOTECAS 2,600

PODERES 520

SOC. MERCANTILES 550

SOC. CIVILES 200

CANCELACIONES 400

VARIOS 600

T O T A L 11,190

No. de documentos solicita- COMPRAVENTAS 3,160

dos a las Autoridades. HIPOTECAS 650

SOC. MERCANTILES 110

SOC. CIVILES 40

VARIOS 600

T O T A L 4,560




No. de datos que contienen es- COMPRAVENTAS 26,070 .tos documentos HIPOTECAS 8,450

SOC. MERCANTILES 990 SOC. CIVILES 360 VARIOS 6,600

T O T A L 42,470

No. de documentos presenta- HIPOTECAS dos a las Autoridades des- COMPRAVENTAS

-pués de la firma PODERES

.- . . SOC. MERCANTILES SOC. CIVILES CANCELACIONES VARIOS

T O T A L

No. de datos que contienen COMPRAVENTAS loq documentos. HIPOTECAS

PODERES SOC. MERCANTILES SOC. CIVILES CANCELACIONES VARIOS

T O T A L




111.-IDENTIFICACION DE LOS PROBLEMAS A RAIZ DE

LOS DATOS PRESENTADOS.

A) Totales.

Con los datos anteriormente aportados, podemos establecer lo siguiente :

Que los documentos manejados en un semestre serían 20,460 y los datos que el Notario debe proporcionar en los documentos solicitados, son aproximadamente 205,060 ; considerando que en un semestre hay 130 días hábiles, los documentos manejados por día serías 158 y los datos proporcionados 1,578.

También hemos de contemplar que para otorgar los contratos mencionados, deberán comparecer a su firma, en este semestre, aproximadamente cinco mil gentes.

Es importante aclarar que no es el simple hecho de controlar los documentos, sino de identificar cuáles son los necesarios para el caso concreto, con la consecuente información al cliente, así como el solicitar los permisos, certificaciones y autorizaciones pertinentes a la ope- ración de que se trata. En todos estos documentos hemos dicho que se deben plasmar ciertos datos, considerando como datos la unidad requerida, o sea los linderos de un inmueble los consideramos como uno, la dirección del mismo como otro, el objeto de una sociedad, igualmente, la consideraríamos como un solo dato.

B) Enumeración de los problemas.

Una vez hecha esta breve reflexión, pasaremos a enumerar los diferentes problemas administrativos que se tienen al manejar una Notaría.




-- F

=. I.I.~Wentificaciá'nn Qeé,Ios docu-mentos que se ileben%oIicitar- a los interesados, según el caso concreto. . - . . . ,,,

. ,. - . . . . .

2. Control de dichos documentos en la Notaría.

3. Elaboración de permisos y certificados, poniendo los datos necesarios.

4. Informes y liquidaciones administrativas y fiscales posteriores a la firma de la escritura.

' 5.'' Plasmar Pos datos necesarios 'en dichos documentos, aísí como la presentación de los mismos dentro de los plazos establecidos.

6; Repetición de un mismo dato en diversos documentos. . . '. 7. ' Cotejo de documentos.

8. Citar a los clientes para la firma de las escrituras.

9. Información a lak partes del avance y prbblemas presentados en el mntrato que se nos ha encomendado llevar a cabo.

10. Información interna del estado que guardan cada uno de loa , . , asuntos.

11. Y, por último, los controles contables de la Notaría.




IV.4ISTEMA DE COMPUTO COMO APOYO ADMINISTRA- TIVO.

Una vez planteado el problema que significa en la función notarial la carga administrativa de manejo de documentos y datos, e iden- tificados los problemas que esto ocasiona, procedemos a presentar la solución que por medio de sistemas cibernéticos se ha tratado de dar al asunto que nos atañe.

Los problemas administrativos y jurídicos van íntimamente re- lacionados, por lo que la solución planteada comprende las dos áreas de acción, tratando hasta donde es posible de hacerlas una, lo que provoca facilidad en el manejo del sistema y uniformidad en los datos proporcionad^.

V.-PLANTEAMIENTO GENERAL DEL SISTEMA,

A) Estructura del Sistema (MENUS).

La estructura del sistema está basada en una serie de menús que nos permiten transitar de lo general a lo particular, teniendo a m o rápidamente a la parte que nos interesa.

El menú principal contempla siete puntos que son:

1. MODULO DE FINANZAS.

2. EXPEDIENTE EN TRAMITE.

3. CALCULO DE IMPUESTOS.

4. INDICES.




5. DIRECTORIO.

6. ADMINISTRACION DEL SISTEMA.

7. EDICION DE ARCHIVOS.

Cada uno de estos puntos, a su vez, tienen un sub-menú de entre los que revisaremos algunos de ellos.

Pondremos especial atención a la parte administrativa que con- templan estas menús.

El sub-menú de expedientes en trámite, a su vez, contempla siete puntos princiales que son :

1. CREACION Y REVISION DE EXPEDIENTES.

2. CONSULTAS RAPIDAS DE EXPEDIENTES.

3. REPORTES DE OPERACIONES.

4. IMPRESION DE ESCRITURAS.

5. CIERRE DE EXPEDIENTES.

6. ENLACE ENTRE EXPEDIENTES. ., .

, . 7. CONTROL DE DATOS DE GESTION.

Dentro de estos siete puntos, en vía de ejemplo, comentaremos el de CREACION Y REVISION DE EXPEDIENTES :

En esta parte del sistema identificamos el contrato de que se trata y proporcionamos los datos necesarios para poder llevar a cabo el control de documentos que solicitaremos a las partes, así como la elaboración de las diversas solicitudes que tenemos que presentar para la obtención de informes, certificados y permisos previos al otorga miento de la escritura.




Al tiempo que la máquina nos elabora los documentos mencionados, nos permite la posibilidad de controlar su fecha de ingreso a la oficina pública correspondiente, el momento en que obtenemos res- puesta del documento y su vigencia, en su caso.

Con los datos proporcionados y una vez que se ha otorgado la escritura, nos controlará las fechas en que se deberán pagar los impuestos, así como su monto y elaboración de las formas correspon- dientes.

B) Alimentación de cada dato en una sola ocasión.

Ha sido uno de los objetivos principales del sistema el evitar la repetición de la mima información en los diferentes pasos del trámite de los documentos,. con lo que se ha logrado que en una sola ocac sión se le proporcione cada uno de los datos y cuantas veces se tenga que repetir, la computadora hará el trabajo por nosotros. Dando, como consecuencia, una gran facilidad para el cotejo, ya que el grado de error se miniminiza, al dejar de hacer repeticiones manuales.

C) Documentos y datos repetitivos.

El sistema nos permite identificar los documentos con diferentes claves, por ejemplo: la escritura No. 48,501 otorgada ante el Notario número 50 del Distrito Federal le daríamos la clave 48 501/50 lo que nos permitiría que cada vez que diéramos esta clave a la computadora, nos llevaría al título de propiedad mencionado sin necesi.dad de volver a repetir los datos de dicho título. Como se verá, esto ori- gina una gran agilidad y seguridad en el manejo de los documentos.

Asimismo, los datos proporcionados a la computadora se pueden manejar por claves. Esta puede ser . . . . . . . . . . . . . . . . . . . FSAGON que respondería a los datos generales del señor Federico Sánchez González, cuantas veces demos esta clave, tendremos a nuestra dispo- sición todos los datos de esta persona.




D) Versatilidad del programa.

Se ha tratado de que el programa no esté enfocado únicamente a cierto tipo de operaciones que presenten características clásicas. sino que por medio del sistema, se puedan manejar contratos con variantes poco habituales, con la misma seguridad y agilidad que en el caso de las operaciones que hemos denominado como clásicas.

VI.-SOLUCION A CARGAS ADMINISTRATIVAS.

A) Precisión de los documentos que deben presentar los clientes.

Como se ha mencionado con anterioridad, al identificar el tipo de contrato de que se trata, el sistema nos apoya en cuanto a la solici- tud y control de los documentos necesarios para llevar a cabo la opera- ción, manejándose en este caso como en cualquier otro, en el que se trate de controlar un documento, tres fechas que serán: la de solici- tud, la de recibo y la de vigencia, en el caso de documentos de validez temporal.

B) Elaboración de solicitudes y control de las mismas.

Con la información proporcionada la computadora nos elaborará cuantas solicitudes le hayamos precisado que se necesitan para cada caso, ya s a n éstas formas preestablecidas por las autoridades guber- namentales o bien de redacción libre.

Al elaborarnos el documento, automáticamente nos generará el control del mismo, lo que permite que sin mayor papeleo y sin movi- miento de expedientes tengamos un absoluto control de los documentos que se gestionan.




Respecto de las formas fiscales, además de controlarlasj nos dará las fechas de su vencimiento cruzándonos estos datos con los controles contables que se lleven a cabo.

Al atar cubiertos los diversos impuestos que cause una opera- ción, el sistema nos generará un reporte de aquellas operaciones en que se haya agotado .el trámite fiscal para proceder a la expedición y registro de la escritura.

, .. C) Actualización de documentos vencidos.

Los estrictos controles de los documentos 'a que hemos hecho re- ferencia en el punto anterior, nos p e t i r á n que una vea gestionados los documentos previos a la firma, la computadora nos informe los expedientes que se encuentran completos en cuanto a la gestión, para que proceda el Nobrio a dictar la etxritufa o acta respectiva.

En el campo notarial, como en otras áreas del Derecho, es frecuente que por diversos motivos, la expedición de algunas de las autorizaciones necesarias se retrasen más de lo normal ocasionando que los otros documentos obtenidos, oportunamente y necesarios ,para el otorgamiento de la escritura se encuentren a esas fechas ya vencidos, lo que provoca un círculo vicioso que entorpece nuestra oportuna in-: tervención profesional. Tratando de salvar esta situación se ha establecido un informe que nos da a conocer, al día, los documentos que están por vencerse de las escrituras aún no firmadas permitiéndonos, de acuerdo con las políticas establecidas, el volver a solicitar estos documentos oportunamente y con estu, romper el círculo vicioso.




D) Estado de trámite de cada expediente.

Con lo antes mencionado, nos podremos dar una idea del control administrativo que nos permite el sistema respecto de cada expediente. Tratando de obtener la mayor información de los controles citados, solicitamos cada vez que sea conveniente, informes diversos de la computadora. Estos pueden ser por documento, por ejemplo, en un momento dado, podremos solicitar qué certificados de gravamen se encuentran gestionándose en el Registro Público de la Propiedad.

O también podríamos saber qué permisos tenemos por solicitar a la Secretaría de Relaciones Exteriores o qué impuestos tendremos que liquidar la semana siguiente.

Esta información nos es de una gran ayuda, ya que oportunamente, y sin mayor esfuerzo, tendremos un gran control sobre el avance que llevan los asuntos a nuestro cargo sin que se presente la posibilidad de que se traspapele la información,

Las personas que nos auxilian en los trámites para la obtención de los documentos, ante las autoridades respectivas, se apoyarán en estos controles para la mejor realización de su trabajo y nosotros, como responsables del quehacer de nuestros subordinados, sabremos con precisión el desempeño de su trabajo.

Todo esto nos Ileva a la prestación de un servicio oportuno y de calidad, permitiéndonos con la simplificación de las cargas administrativas, poderle dedicar mayor tiempo y atención a problemas jurí- dicos que se presenten en cada uno de los casos que atendemos cum- pliéndose así uno de los principales fines que como intsrumento tiene el sistema de cómputo, y que es el ser un eficiente apoyo a la particular y delicada función notarial.




VI1.-INFORMES A LAS PERSONAS QUE INTERVIENEN EN LOS ACTOS O HECHOS NOTARIALES.

A) Localización rápida de expedientes.

Uno de los asu~ntos que mág dolores de cabeza nos causan a todas las personas que nos dedimmos a la prestación de -algtín servicio y en especial a los notarios, es la rápida localización del expediente en el momento en que el cliente nos solicita una información del mismo.

La razón es que la clave que cada uno tenemos para controlar dicho expediente, normalmente &I cliente no la sabe, por lo que se ha tratado en el sistema de tener diversas formas de acceso al expediente, considerando que la persone que nos llama debe conocer, cuando menos, alguno de los datos que nos lleve a las vías antes mencionadas.

Esto es, será posible tener acceso al expediente por medio del nombre de los comparecientes, o por la fecha de entrada, o por la localización del inmueble, o por el nombre de la sociedad, y en el mejor de los casos, tendremos acceso directo por medio del número del expediente o d número de escritura.

B) Consulta rápida.

Una vez localiz,ado el expediente por alguna de las vías antes mencionadas, nos encontramos con el problema del tiempo que tarda el que nuestros colaboradores nos lo entreguen, y el hecho de revisar la documentación interna impl-ica tiempo, lo que trae como consecuencia lo siguiente:

1. Si la consulta es telefónica, la persona que nos la hace se desespera, provocando que demos una información precipitada o parcial. i::




2. Si la consulta es personal, el tiempo invertido será en exceso para ambas partes.

3. Se provoca circulación innecesaria de personal en la oficina.

4. El hecho de que el expediente se traslade de un lado a otro, trae como consecuencia inseguridad en cuanto a su control.

5. La precipitada consulta de los documentos provoca que estos puedan traspapelarse en otro expediente y,

6. Se interrumpe el trabajo que posiblemente se esté realizando con el expediente.

Por estas razones se ha ideado un sistema de consulta rápida que nos permite, en primer lugar, el acceso al expediente por las vías antes mencionadas y, posteriormente, la revisión en pantalla de los datos y de los documentos que integran dicho expediente, eliminando los inconvenientes antes mencionados y, pudiendo dar a los interesados un servicio rápido y sobre todo seguro, sin causar trastornos internos a la función de nuestra oficina.

C ) Información fiscal.

problema muy clásico para los notarios resulta la consulta respecto del costo fiscal que implica el realizar alguna operación. Normalmente esta consulta se nos hace en la etapa en que se está propalando el acto. Por lo tanto, los datos que nos proporcionan los interesados no son definitivos, y en realidad lo único que se busca es que tengan una idea de lo que costará la operación.

Manejamos en el sistema un programa que nos permite proporcionar datos generales de la posible operación a realizar y con esto obtenemos en pantalla, un cálculo del costo fiscal de la supuesta ope- raci6n.




Como se verá, con una inversión de tiempo mínima, obtenemos en este caso, respuestas que nos permiten dar un servicio ágil a nuestra clientela ayudándola así a tener mayor número de elementos para tomar una decisión que vaya, acorde con sus necesidades y posibilidades económicas.

D) Información a clientes habituales de sus operaciones.

Es normal que todos los abogados tengamos clientes que habitual- mente ocurren a nosotros, para consultamos en busca de le solución de su problema. Es quizá éste uno de los principales patrimonios que puede tener un Licenciado en Derecho, ya que el ganar la confianza de las personas es algo que se logra a base de esfuerzo, capacidad y reiterada vocación de servicio.

En la actualidad, al complicarse el manejo de los diferentes asuntos, nos vemos en la necesidad de darle al cliente la mejor informc~ ción posible respecto de lo que nos ha confiado. Por esto, se ha establecido un sistema que nos permite informar el estado general del asunto que manejamos a los clientes Esto es, por ejemplo, a las em- presas les podremos informar, periódicamente, cuáles son sus ante- cedentes estatutarios y las modificaciones que han ido sufriendo éstos, así como los mandatos que han otorgado y las facultades concedidas.

Otro ejemplo podría ser la información dada a una Ínstitución de Crédito o a un constructor, respecto de lo's inmuebles vendidos, monto de créditos dados, fechas de firma de escrituras, datos de ins- cripción de las mismas, etc.




VIII.-Sistema computarizado dc integración.

Sin duda, la parte más complicada y novedosa del sistema que ante ustedes expongo, es la del apoyo que nos puede dar la computadora en la integracih de los expedientes de cada uno de los asuntos que se presentan.

Como todos sabemos, hay sistemas muy importantes y que han tenido gran éxito, cuya principal función es informar a los abogados sobre las diferentes disposiciones legales, judiciales y doctrinales, referentes a casos concretos.

Sistemas similares al que les planteo ahora, no han sido tan di- fundidos como los otros y esto es fácilmente explicable, ya que requie- re de un enfoque muy especializado y el que, solamente, se puede apro- vechar por ciertos gremios. Por esta razón, y en el caso concertu de los notarios, el que aplique este sistema, independientemente de los calificados conocimientos jurídicos que necesite para el ejercicio de su cargo, deberá capacitarse profundamente para el uso di5 este instrumento.

Ya que esta ponencia tiene como finalidad la expresión de las experiencias notariales en el uso del computador, expondré los principales problemas y las soluciones dadas a los mismos que considero son las que más han inquietado a mis colegas, tanto a nivel nacional como en los casos de contactos con notarios de o t ~ o s países.

A) Diálogo de integración.

Pera llevar a cabo la integración del expediente se sigue el sis tema de un diálogo interactivo que nos permite, de acuerdo con las condicionales dadas, introducir al mismo los datos del contrato de una manera ordenada y cronológica, proporcionando los datos solamente en una ocasión, por lo que no se perderá el tiempo repitiendo




nombres, linderos, número de título, etc., como sucede, actualmente, al integrares un expediente en f&ma manual, esto es, que en lugar de escribir aproximadamente catorce veces el nombre del compra- dor, en las diferentes etapas de la operación, con el sistema la máquina lo repetirá tantas veces fuere necesario en cualquier documento.

La filosofía esencial del sistema es la de proporcionar al momento de la integración, todos los datos necesarios para poder llevar a cabo, no solamente la integración misma, sino todos 1,os trámites posteriores y cualquier otro control o documentos que se elaboren.

Esto es, una vez llena-do el diálogo de integración, todos los sistemas deberán alimentarse del sistema principal, lo que traerá como consecuencia el hecho de que no tendremos que darle mayor número de datos a la computadora, posteriores a la integración, sino que, al contrario, ella nos informará a ' nosotros. ,, ,

B) Estructura del diálogo.

Sin. du&a en el terreno administrativo, el contrato de compraventa, es el que representa mayor niímero de'requisitos y trámites para su elaboración, por lo que el diálogo que se elaboró. para la i n t e gración de dicho contrato, nos servirá como ejemplo para la expo- sición.

Rste ke'ha dividido en su parte troncal en seis secciones que po- ", . '3 , dríamoi resuniir, en cuanto a Bu c'oiite&dc( dé la s i ~ i e n t e manera :

1. Generalidades.

Aquí se expondrán las características generales de la operación.

2. Características de Otorgantes y Comparecientes.




Contendrá los datos generales de los vendedores y compradores contemplando las diferentes modalidades y necesidades, según sea el caso, y los acreditamientos necesarios en caso de la comparecencia de personas morales.

3. Identificación y Documentación del Objeto de la Operación.

En esta parte se proporcionarán los datos del inmueble, sus ante- cedentes de propiedad y los documentos necesarios sobre el mismo, como podrían ser Boleta Predial, alineamientos, etc.

4 . Pago.

Los datos de la operación que se dan en esta fase, son el precio y la forma en que éste se cubrirá. Se hace hincapié que el programa nos permite manejar un vasto número de posibilidades en cuanto a la forma de pago. Y, en su caso, las garantías y modalidades que requiera la operación.

De acuerdo con las disposiciones fiscales, se integrarán los datos para los impuestos y derechos que cause la operación.

6. Gestión.

Como se ha hablado en puntos anteriores, la computadora nos controlará los documentos necesarios para poder otorgar las escrituras.




C) Manejo parcial del diálogo.

Para darle mayor agilidad a la integración, se contempla la posibilidad de accesar directamente a cualquiera de las seis partes antes mencionadas sin tener que pasar por las otras cinco.

En la compraventa manejamos un sistema troncal que como hemos establecido está dividido en seis partes. De alguna de estas partes salen ramificaciones s las cuales podríamos llamar sub-módulos, que tienen como función manejar características específicas de la opera- ción.

También tienen por ob8.jeito los sub-módulos, el que al controlarse por claves, nos permiten usarlos cuantas veces sea necesario sin necesidad de volverles a introducir los datos requeridos.

Otra ventaja qua le dan al sistema es el hecho de poder manejar operaciones sumamente complicadw sin caer en la repetición de datos.

E) Integración única para varios contratos.

El sistema nos permite que en el mismo di,álogo se maneje más de un contrato, o sea, podremos integrar en un sólo expediente operaciones que contengan cancelación, compraventa, mutuo e hipoteca u operaciones en que, por ejemplo, se otorgue un crédito para el pago de un pasivo anteriormente contraído.




IX.-INTERVENCION DEL NOTARIO EN LA ELABORA-

CION DEL SISTEMA.

En la exposición que se ha hecho a lo largo de esta ponencia, hemos establecido, de una manera, general, los problemas administrativos que presenta el manejo de una notaría. El enfoque que se le ha tratado de dar está encaminado a presentar las soluciones dadas a problemas que se pueden presentar, con bastante similitud, a profesionales del Derecho que desarrollan sus a,ctividades en otras ramas de éste.

Es sin duda, el abogado consultor, el litigante, el corporativista o cualquier otro especialista en Derecho, la persona que conoce y está capacitada para dar las soluciones adecuadas a los problemas que se le presentan, por lo tanto, es él, el que se deb'e de abocar a la solución de las cuestiones administrativas que resultan de su ejercicio profesional.

Teniendo el apoyo de los peritos en administración y en compu- tación, será el abogado el que deberá diseñar el planteamiento general de un sistema de computación que lo ayude a. !a solución de su problema.

No sólo dará las ideas para diseñar el sistema, sino que el abogado deberá de participar activamente en la elaboración del mismo, imbuyéndose de los problemas técnicos que se presentan, para que con su aportación los especialistas en la materia, enfoquen las soluciones de acuerdo con las necesidades.

Por mi experiencia personal, les puedo decir que el planteamiento inicial que hice, para solucionar los problemas que se presen- taban en el manejo de la notaría, se modificó substancialmente a lo largo de los dos años en que lleve a cabo la. elaboración del mismo,




ya que al irme empapando de los puntos básicos de la programación, me di cuenta de que había cuestiones prácticamente imposibles de lograr y otras que por el contrario, pensé que no se podrían realizar, resultaron sumamente sencillas. Lo que sí les puedo decir es que las expectativas iniciales se superaron ampliamente, y que el sistema contempla, en le actualidad, muchas más soluciones administrativas que las que en un principio se pensó.

Por esto, invito a los que se encuentren con la inquietud de r d i - zar un trabajo como éste, a que no se limiten, simplemente, a mani- festar sus ideas, sino participen activamente en la elaboración del sistema. Les aseguro que el tiempo invertido les redituará, en muy corto plazo, en una mejoría substancial en la prestación de los servicios profesionales que ofrezcan.




X.-IMPORTANCIA DEL ABOGADO Y DEL NOTARIO EN

LA SOCIEDAD ACTUAL.

Como dije al principio de este trabajo, el abogado ha representa- do un papel muy importante en nuestra sociedad, y no podríamos concebir ésta sin la participación que han tenido los juristas en su desarrollo.

A lo largo de la historia, la sociedad ha evolucionado sin la necesidad de acudir a diferentes instrumentos electrónicos y cibernéticos y no es, sino hasta el siglo que nos ha tocado vivir, cuando estos Instrumentos, al servicio de la sociedad, nos han ayudado a un mejor desarrollo.

No podernos pensar, bajo ningún concepto, el hecho de que en un momento dado la sociedad estuviera al servicio de los instrumentos que ella misma ha creado, para buscar mayores beneficios. Son los técnicos, los profesionistas, el ingenio y la sensibilidad del hombre, lo que ha logrado que la computación haya evolucionado sorprenden- temente. Pero esta ciencia no tiene más importancia que la de ser un instrumento que el hombre maneja a su mejor conveniencia. Por esta razón, los abogados debemos estar acordes con la época usando la computación como mejor nos sirva.

No pensemos que la máquina se va a servir de nosotros, no deje- mos por timidez intelectual, que ésta nos intimide, bajo ningún concepto, y aún, ante el mejor programa, un computador no es para un abogado, sino única y exclusivamente un simple instrumento.

Las funciones propias de los abogados, cuaIquiera que sea la rama del Derecho que practiquen, son insustituibles. No podemos pensar en una computadora dictando, una sentencia o redactando un escrito de alegatos. Tampoco podríamos pensar, en el caso de los notarios, que la computadora pudiera, escuchar o aconsejai. a las partes y pre- parar su escritura, igualmente, no sería posible que explicara el valor




y contenido de ésta, ni juzgar la capacidad e identidad de las partes. Todas estas funciones son propias del profesionista, que habiendo cumplido los requisitos de capacidad y conocimientos, está autorizado para el ejercicio de la función notarial. Porque como dijo el señor Presidente José López Portillo en su última visita a la casa del Co- legio de Notarios "el notario es el profesional de la fe pública".

Y obviamente señores, ninguna computadora puede ser titular de la fe pública.




X1.-INTERRELACION ENTRE LAS DIFERENTES AREAS.

Como hemos observado, a través de las diferentes ponencias que en esta tribuna se han expuesto, la informática para el Derecho, como para otras ramas, es de suma importancia.

No basta el esfuerzo individual de un profesionista o el de un despacho de abogados ni aún el de una institución. Creo que este Semi- nario nos dejará, com semilla a cultivar, la necesidad de hacer un esfuerzo conjunto para lograr que la informática esté al servicio de todos los juristas del país.

Debemos apoyar y promover, en principio, el esfuerzo individual para que éste se convierta en conciencia gremial. Logrando esto, podremos seguir avanzando pausada, pero seguramente, hacia la ela- boración de programas de carácter nacional que permitan, tanto al abogado que ejerce su profesión a nivel individual como a los despac chos de abogados y al sector público, consultar las diferentes leyes, resoluciones judiciales y doctrina sobre casos específicos.

Tal vez este planteamiento', en el actual momento, se vea como un anhelo remoto, pero creo yo, que con el esfuerzo conjunto, podría ser una realidad que se presentara mucho antes de lo que pudiéramos esperar.

Como nos hemos dado cuenta, en el transcurso de esta semana, no solamente hay países que han logrado ésto, sino aún algo que es más importante, diferentes comunidades de países que se encuentran comunicados entre sí. Y a no dudarlo, en un lapso muy corto, la comu- nicación internacional en esta materia será cada vez más frecuente y necesaria, ya que las transacciones internacionales cada día tienen mayor relevancia.

Por esta razón creo que los mexicanos, estamos en el momento preciso para trabajar con un sentido comunitario, que nos permita, en principio, responder a nuestras necesidades gremiales para de ahí transitar y prepararnos a da,rle la cara al futuro. teniendo los mejores instrumentos a nuestra mano para servir al país.




XI1.-REFLEXIONES FINALES.

Ya que tengo la gran oportunidad de que se me haya invitado como ponente en esta tribuna, no quiero desaprovecharla para exhor- tar a todos ustedes a que participemos, cada uno dentro de nuestro campo de acción, en la modernización de los diferentes servicios que prestamos. Hay, sin duda, bases suficientes para hacerlo como se nos ha demostrado en este Seminario. No desaprovechemos las experiencias internacionales aquí planteadas, no aislemos los esfuerzos na- cionales, conjuntemos los último8s y tomemos lo mejor de los otros para lograr un sistema nacional.

Hay mucho que hacer por México, hagamos nosotros nuestra parte.




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