Departamento de Servicios Sociales Públicos

Programa de IHSS/ Proyecto de CMIPS II

Personal Assistance Services Council (PASC)

Service Employees International Union United Long Term Care Workers

(SEIU ULTCW)

El Nuevo Proceso de Planilla de

Tiempo para el Programa de

Servicios de Apoyo en el Hogar (In-Home Supportive Services)

1

• A partir del 31 de Julio del 2013, el programa de IHSS del

Condado de Los Ángeles implementará un nuevo sistema de

computadoras que mejorara el procesamiento de la nomina y

de la planilla de tiempo– Case Management, Information and

Payrolling System II (CMIPS II).

• Este nuevo sistema será utilizado por todos los condados del

estado de California.

• La planilla de tiempo de IHSS será distinta.

• Ya no podrá entregar ó enviar la planilla de tiempo a su oficina

local de IHSS. Las oficinas locales no aceptaran ni procesaran las planilla de tiempo.

• Su número de proveedor cambiará (ya no será el número de

seguro social).

• El número del recipiente cambiará.

Cambios Para IHSS

2

• El nuevo proceso para la planilla de tiempo:

– Cuales son los cambios a la planilla de tiempo

de IHSS

– Donde usted debe enviar su nueva planilla de

tiempo

•Centro de Procesamiento de Planillas,

conocido como el TPF, en Chico, California.

– Y como las nuevas planillas serán procesadas.

• También aprenderá como:

– Completar su planilla de tiempo sin errores.

– Evitar que su planilla sea rechazada y como

obtener una nueva.

– Reportar un cambio de dirección/domicilio.

En esta presentación usted aprenderá:

3

Nueva Planilla de Tiempo(Frente)

4

Como llenar las horas

Información sobre

todas las deducciones

(incluyendo las del

impuesto)

Solo complete

y mande por

correo la parte

de abajo de la

planilla.

Nueva Planilla de Tiempo(Frente)

5

Numero del Proveedor Nombre del Proveedor Numero de Caso del

Recipiente Nombre del Recipiente

Horas Autorizadas del Proveedor

(Mensuales)*

Código de Barras Número de Planilla y Quincena

Nueva Planilla de Tiempo(parte posterior)

6

Firma del Recipiente

Firma del Proveedor

Planillas de tiempo que

no lleven la firma de

ambos (el proveedor y

recipiente) serán

rechazadas y los pagos

se retrasarán

Instrucciones de

como llenar la planilla de tiempo

en Español, Armenio y Chino

IHSS Timesheet Processing Facility

P.O. Box 2380

Chico, CA 95927-2380

¿Donde envío la nueva planilla de tiempo?

7

Todas las nuevas planillas de tiempo debe ser enviadas por CORREO en el sobre adjunto

a el IHSS Timesheet Processing Facility.

Las oficinas locales de IHSS no aceptarán ni procesarán

las nuevas planillas de tiempo.

Centro de Procesamiento o TPF

8

Siempre y cuando la planilla de tiempo sea completada sin errores, su pago puede demorar hasta 10 días laborables.

SCO envía el cheque de pago y la declaración de deposito directo

CMIPS II manda la información electrónicamente a la Oficina del Contralor del Estado, o SCO

La planilla es digitalizada (scanned) y procesada

La planilla llega al Centro de Procesamiento, o TPF

El Proveedor envía la planilla

Planilla de Tiempo con Errores

9

Pero si hay un problema de elegibilidad, el condado decidirá el próximo paso necesario

Dependiendo del error, el Condado de Los Ángeles enviara una nueva planilla de tiempo al proveedor

La planilla de tiempo es enviada al Condado de Los Ángeles electrónicamente

El TPF digitaliza (scans) la planilla de tiempo pero hay un error

La planilla llega al Centro de Procesamiento, o TPF

Proveedor envía la planilla de tiempo

Completando la Nueva Planilla de Tiempo

10

Una maquina de escanear estará “leyendo” las nuevas planillas

de tiempo.

Es importante que usted imprima los números claramente

Si los números no están escritos

claramente en la nueva planilla

de tiempo su cheque de pago se retrasará.

Solo use tinta negra. El usar cualquier otro

color de tinta o lápiz demorará su cheque de pago.

Escriba las horas que trabajó junto a la fecha trabajada.

Escriba el tiempo en horas y minutos(HH:MM)

Como un reloj digital:

Sin decimales!

Sume las horas trabajadas

No escriba mas de 24 horas trabajadas en un solo día.

No doble su planilla de tiempo.

11

7

5

2

3

4

2

3

5

4

1

3

2

1

3

5

2

1

5

1

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

Como completar la nueva planilla de tiempo

Día

s de

l me

s

3 9 5 0 Su recipiente de IHSS le dirá cuantas horas

está autorizado a trabajar.

Al reclamar mas horas de las autorizadas

para trabajar en cada quincena, hará que

su cheque de pago se demore!

Cuando complete la planilla de tiempo

12

Acuérdese de:

Probar la pluma en otro papel

antes de completar la planilla

de tiempo

Escribir solo un número por

casilla

Mantenerse dentro de las líneas

Firmar y fechar la parte

posterior de la planilla de

tiempo! (usted y el recipiente)

Co

rre

cto

Como evitar que su planilla de tiempo sea

rechazada:

13

INC

OR

REC

TO • No use fracciones (1/2, 3/4),

decimales (1.25) o símbolos (x, *, -, /).

• No borre, no escriba sobre lo que ya

ha escrito, ni haga garabatos en la

planilla de tiempo.

• No use líquidodo corrector para

corregir un error(white-out).

• No incluya nada mas con su planilla

de tiempo (cambio de

dirección/domicilio o notas para su

trabajador social).

Cometer estos errores harán que su planilla de tiempo

sea rechazada y demorará su cheque de pago.

Usted puede:

1. Enviar su planilla de tiempo de

todos modos

Ó usted puede:

2. Solicitar una nueva planilla

de tiempo

Llame al número local de Servicio al Cliente de su oficina de IHSS o a su trabajador a cargo de proveedores

especializados para solicitar una nueva planilla de tiempo.

Números de Servicio al Cliente

¿Qué pasa si cometo un error en mi planilla de tiempo?

14

Burbank (866) 544-9048

Chatsworth (888) 822-9622

Lancaster (866) 514-9911

El Monte (888) 322-2204

Pomona (866) 465-0905

Metro (866) 512-2857

Hawthorne (866) 512-2856

Rancho

Dominguez

(888) 896-0044

Trace una

línea sobre

su error y

corrija sus

horas.

Pero NO

ponga sus

iniciales en

la

corrección

15

• Envíe su planilla de tiempo al final del

periodo de pago (quincena).

• Apunte sus horas trabajadas en un

calendario. Esto le ayudará minimizar

errores cuando le toque llenar su planilla

de tiempo.

¿Cuándo puedo enviar mi planilla de tiempo?

Si envía su planilla

de tiempo ANTES del

final del periodo de

pago, su planilla

será rechazada y su

pago se demorará!

Envíe la planilla

Domingo Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes Sábado

Marzo 2013

Mes/Año Envíe la Parte A (1-15)

de la planilla en:

Envíe la Parte B (16-30/31)

de la planilla en:

Abril 2013 Abril 15 Abril 30

Mayo 2013 Mayo 15 Mayo 31

Junio 2013 Junio 15 Julio 1

Julio 2013 Julio15 Julio 31

Agosto 2013 Agosto15 Agosto 31

Septiembre 2013 Septiembre 16 * Septiembre 30

Octubre 2013 Octubre 15 Octubre 31

Noviembre 2013 Noviembre15 Noviembre 30

Diciembre 2013 Diciembre16 *

Diciembre 31

Cuando enviar su planilla de tiempo

16 * El 15 ó el 30/31 del mes cae en Domingo o en un día feriado

Que permanecerá igual:

17

Usted continuará recibiendo la planilla de

tiempo por correo con su cheque de pago o

con su talón de cheque, si usted recibe

deposito directo.

Si han pasado mas de 10 días laborales desde que envió

su planilla de tiempo y aun no a recibido su pago, llame a

su oficina local de IHSS.

Si su planilla de tiempo no contiene

errores, usted recibirá su pago

dentro de10 días laborales.

¿Que hago si tengo una planilla de

tiempo“vieja” ?

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• Por favor mande la

planilla de tiempo

“vieja”

inmediatamente a:

Los Angeles County

DPSS

P.O. Box 77906

Los Angeles, CA

90007

• Complete la planilla “vieja "tal y como lo hace actualmente.

¿Como puedo saber el estado de mi

planilla de tiempo? • Después de Agosto 15, 2013, usted puede llamar al número

de Servicio al Cliente de su oficina local de IHSS o a su

trabajador a cargo de proveedores especializados.

– Antes de llamar a su oficina local de IHSS, por favor

permita que pasen por lo menos 10 días laborales desde

que envió por correo su planilla de tiempo.

Números de Servicio al Cliente de IHSS

19

Burbank (866) 544-9048

Chatsworth (888) 822-9622

Lancaster (866) 514-9911

El Monte (888) 322-2204

Pomona (866) 465-0905

Metro (866) 512-2857

Hawthorne (866) 512-2856

Rancho Dominguez (888) 896-0044

¿Cual esta correcta?

20

Si No

Haga

Complete su planilla

cuidadosamente.

Escriba las horas trabajadas en el formato de horas y minutos

(HH:MM).

Use solamente tinta negra cuando llene su planilla .

Escriba solo un numero por

casilla.

Acuérdese que la planilla debe

ser firmada y fechada por el

recipiente y usted.

Envíe su planilla al final del de la

quincena.

No Haga

X No use pluma con tinta de color

o lápiz en su planilla.

X No use decimales (1.18).

X No borre, haga garabatos o use

liquido corrector en la planilla.

X No escriba fuera de las casillas.

X No escriba sobre las casillas que

contienen un cero (0).

X No doble su planilla de tiempo.

X No envíe su planilla de tiempo

antes del final de la quincena.

En Repaso

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¿Cómo informo un cambio de dirección?

22

• Usted tendrá que completar un

nuevo formulario, Cambio de

Dirección/Teléfono del Proveedor o

del Beneficiaros(SOC 840) para

reportar un cambio de dirección.

• El formulario SOC 840 estará

disponible en:

– en la página web de DPSS

http://dpss.lacounty.gov/dpss/ihss

Ó:

– Contactando a su trabajador a

cargo de proveedores

especializados para que le envíen

una copia por correo.

Cuando haya completado la forma,

envíela a su oficina local de IHSS.

No envié el formulario de Cambio

de Dirección junto con su planilla de

tiempo.

Enviar la forma de Cambio de

Dirección junto con su planilla de

demorará su cheque de pago.

¿Preguntas?

23

Esta presentación junto con información

adicional están disponible las 24 horas al día,

siete días a la semana en la pagina web del

programa de IHSS:

http://dpss.lacounty.gov/dpss/ihss/default.cfm