EL PROCESO

Introducción

El proceso de gestión de proyectos es una actividad que conlleva tener presente

diferentes elementos que nos ayuden a realizar todo el proceso, de una forma

sistematica y científica

Contenido presentación:

Fases del proceso de la gestión de proyectos

Elementos relacionados con el inicio y la planificación del proyecto

Procesos relacionados con la ejecución del proyecto, el contrl y cierre

El proceso en la gestión de proyectos

Cuando hablamos de procesos de gestión de proyectos estamos haciendo

referencia al proceso que da dirección al proyecto

En la gestión de proyectos consideramos los siguientes procesos:

PROCESOS ESTRATEGICOS DE LA GESTION DE PROYECTOS

1. Procesos relacionados con los clientes. Gestion de clientes:

a. Los procesos relacionados con los clienes son los que se referirán a

la conexión entre clientes y el proyecto.

b. Estos procesos relacionados con el cliente son los que deben

ayudarnos a clarificar y detallar debidamente las necesidades y

requisitos del cliente, con objeto de que el proyecto de una respuesta

adecuada.

c. Esta conexión es previa a la planificación y programación del

proyecto.

2. Procesos relacionados con los participantes. Gestión de los participantes:

a. Se consideran participantes del proyecto a todos los grupos de

individuos con un interes común en el rendimiento de la organización

del proyecto y del entorno en el cual opera.

b. Los procesos relacionados con los participantes nos permiten

obtener informacion sobre las necesidades y características de estos

participantes, y eso, supone un elemento imprescindible para el

desarrollo de todo el proceso.

3. Procesos relacionados con la interdependencia de los procesos:

a. Cuando hablamos del proceso del proyecto tenemos que tener

presente que este proceso puede darse como la integración de

proceso puede darse como la integración de procesos

interdependientes, y que, cada uno de ellos puede desarrollarse de

manera independiente.

b. Los procesos deben diseñarse considerando que el proyecto no

acaba con la entrega del producto o servicio al cliente, sino que el

producto o el servicio tienen una fase de soporte o mantenimiento

posterior.

4. Procesos relacionados con la mejora continua:

a. Es necesario determinar, desde un principio, los elementos que se

puedan utilizar para responder a una mejor continua del proyecto.

Para ello pueden utilizarse evaluaciones continuas, para validar cada

una de las fases o realizar auditorias internas o externas, para

comprobar el desarrollo del proceso.

PROCESOS DE SOPORTE DE LA GESTION DE PROYECTOS

1. Procesos relacionados con el establecimiento y la integración del proyecto:

a. El establecimiento de estos procesos se refiere a las relaciones entre

los clientes del proyecto y los participantes en el mismo

2. Procesos relacionados con la gestión interactiva del proyecto:

a. Estos son para resolver conflictos que puedan surgir a lo largo del

proceso de gestión de proyectos. Nos referimos a conflictos que

pueden ser relacionados con la configuración del proyecto, con el

establecimiento de las responsabilidades de los miembros del

equipo, etc.

3. Procesos relacionados con la gestión de intercambio en los proyectos.

Gestión de cambios:

a. Cubre la identificación y documentación de las necesidades que

generan el impacto originado por los cambios que se pretenden

realizar, y las revisiones y aprobación de los cambios, tanto en los

procesos como en el producto.

b. Previamente a la autorización de cualquier cambio, se debe analizar

la localización, la extensión y el impacto del mismo, en función de los

objetivos acordados en su momento con el cliente y los participantes

más importantes.

c. Los procedimientos que se determinen para la gestión del cambio

deben incluir un documento de control, y la propia gestión incluirá la

coordinación a través de los procesos interrelacionados y la

resolución de conflictos.

4. Procesos relacinados con el cierre de proyectos:

a. Los procesos relacionados con el cierre del proyecto son elementos

clave. En esta fase se revelara el estado satisfactorio o no del

cliente, los elementos relacionados con los recursos que han sido

empleados para desarrollar el proceso y elementos relacionados con

la memoria económica y el resumen de los gastos del proyecto.

PROCESOS OPERACIONALES DE LA GESTION DE PROYECTOS

1. Procesos relacionados con el alcance del proyecto. Gestión del alcance:

a. El alcance del proyecto hace referencia a la descripción del producto,

a sus características y a la forma en la que es conveniente evaluar

todo el proceso.

b. Elementos: desarrollo conceptual, desarrollo del alcance

(carateristicas del producto), definición de actividades y control de

actividades.

2. Proceso relacinados con el tiempo. Gestión del tiempo:

a. Es el control del tiempo de cada una de las actividades para que no

supere el tiempo prefijado en el proceso de planificación del

proyecto.

b. Elementos: planificación y dependencia de las actividades;

estimación de la duración de las actividades; desarrollo del

programa, y control del programa.

3. Proceso relacionados con los costes. Gestión de costes:

a. Implica estimación de costos; elaboración del presupuesto y

financiación del proyecto, y control de costos.

4. Procesos relacionados con los recursos. Gestión de recursos:

a. Se refiere a la gestión de recursos materiales y humanos

b. Implica estimación de los recursos necesario para realizar todas las

tareas propuestas para desarrollar el proyecto; planificación de

recursos, y control de recurso (comparar lo planificado contra lo real).

5. Proceso relacionados con el personal. Control de personal:

a. Implica la definición de la estructura organizativa del proyecto,

asignación del personal y desarrollo del equipo.

6. Procesos relacionados con la comunicación. Gestión de la comunicación:

a. Nos ayuda a detallar el proceso de comunicación, interna y externa

b. Detrmina la frecuencia de comunicación en cada fase del proyecto

c. Se necesita un plan de comunicación que permita detallar el

responsable del envio y recepción de la informacion, los momentos

para comunicarse, etc.

d. Debe llevarse un control de comunicación

7. Procesos relacionados con la documentación. Gestión de comunicación:

a. Se refiere a identificar toda la documentación que estara asociada al

proyecto, la forma en que será presentada y el control que se llevara.

8. Procesos relacionados con los riesgos. Gestión de riesgos:

a. La finalidad es suprimir o minimizar los impactos de los sucesos

negativos y aprovechar las oportunidades de mejorar.

b. Implica la identificación de los riesgos del proyecto, evaluación de los

riesgos, desarrollo de las respuestas a los riesgos identificados y

control de riesgos.

9. Procesos relacionados con las compras. Gestión de compras:

a. Hace alusión a los procesos de compra y abastecimiento de todos

los recursos necesarios para el desarrollo de todas las actividades

del proyecto.

b. Debe de tomar en cuenta: identificación y planificación de compras;

definición de requerimientos de documentación; definición del

proceso de subcontratación, y control de contratos para que los

subcontratistas cumplan con la exigencias del contrato.

10.Procesos relacionados con la calidad. Gestión de la calidad:

a. Estos procesos son los destinados a garantizar la calidad de los

requerimientos del productos y de los diferentes procesos del

proyecto.

b. Elementos: planificación de la calidad; aseguramiento de la calidad, y

control de la calidad.

11.Procesos relacionados con la actividad comercial. Gestión comercial:

a. Aluden a todas aquellas actividades relacionadas con el estudio de la

viabilidad económico-financiera.

b. Las actividades implican estudio de la viabilidad del proyecto; estudio

y definición de los contratos asociados al proyecto, y control de

contratos.

12.Procesos relacionados con la configuración. Gestión de configuración:

a. Estos procesos aluden a la definición de las caacteristicas

funcionales y físicas del producto y el control de estas características

para ractificar su cumplimiento.

b. Implica: identificación de la configuración; establecimiento de la base

de la configuración, y control de la configuración.

13.Procesos relacionados con los riesgos laborales. Gestión de los riesgos

laborales:

a. Se refiere a las acciones para el aseguramiento de la protección de

las personas en el proyecto.

b. Se debe identificar y analizar los riesgos laborales; planificar la

seguridad laboral y control de la seguridad en el trabajo.

Inicio y planificación de proyectos

A la hora de iniciar y planificar un proyecto es importante que estemos pensando

en una serie de preguntas a las que la planificación de nuestro proyecto debe dar

respuesta.

¿Qué es lo que vamos hacer? Objetivos del trabajo

¿Cómo lo vamos hacer? Estrategia del trabajo

¿Quién hará cada parte? Asignación de roles

¿Cuándo desarrollar cada parte? Temporalización

¿Cuáles van a ser los costos? Presupuesto

¿Cuáles son nuestras debilidades? Puntos débiles

¿Cuáles son nuestras potencialidades? Puntos fuertes

¿Cuáles son los obstáculos? Analizar riesgos

Ejecución y control

Una vez que el esquema de trabajo que hemos diseñado ha llegado a su fase final

y ya ha sido aprobado, es el momento de ponerlo en marcha, de ejecutar nuestro

proyecto. Debemos pensar que nuestro plan de trabajo será un documento

flexible. La ejecución del proyecto se hará conforme al diseño del plan. Las tareas

de supervisión y control del proceso serán continuas a lo largo del proyecto. Esto

nos permitirá tomar medidas correctivas de modo rápido y justo en el momento

requerido.

Cierre

Una vez ejecutado el proyecto, es el momento de realizar un informe final en el

que aparezcan reflejados los resultados y también un resumen de todo el proceso

desarrollado, con el objeto de clarificar o no los objetivos planificados.

Los objetivos del cierre de proyecto son:

1. Analizar, desde una perspectiva económica, el resultado del proyecto, es

decir, hacer balance de los recursos consumidos y de los beneficios

alcanzados.

2. Diagnosticar el funcionamiento de la empresa, identificando las

desviaciones entre el resultado y las previsiones iniciales, tratando de

justificar las razones de dichas desviaciones.

3. Corregir, para futuros proyectos, las actuaciones inadecuadas que dieron

lugar a las desviaciones anteriores.

Las fases a seguir en el cierre del proyecto son:

1. Disponer de estudio de cierre

2. Fundamentar el proyecto

3. Efectuar una revisión tras la ejecución del proyecto

4. Elaborar y entregar un informe final en el que se constate la situación

económica y la descripción general de todo el ciclo de vida del proyecto.

5. Cerrar todas las operaciones.