DECANATO DE CIENCIAS ECONOMICAS Y EMPRESARIALES

INTEGRANTESAniaris Lpez Pamela Turbi Alexander Aquino Cecilia Gonzalez

TEMA Proceso de compras.

ASIGNATURAGestin de compras y logstica.

PROFESORRicardo Antonio Castillo Santana.

Introduccin.

El acto de comprar es uno de los ms antiguos de la humanidad, ya que tiene su origen en la edad de piedra por medio del trueque. En la actualidad comprar supone el proceso de localizacin y seleccin de proveedores, adquisicin de productos, luego de negociaciones sobre el precio y condiciones de pago, as como el acompaamiento de dicho proceso para garantizar su cumplimiento de las condiciones pactadas.Las compras comprenden un proceso complejo que va ms all de la negociacin y del trmite administrativo. Por tal razn las empresas han de preocuparse por tener estructurado un buen proceso de compras, para de esta forma cumplir con la produccin y las ventas, evitando as ser desplazadas por la competencia. Hoy en da varios factores estn incrementando la importancia de las compras. Estos son: el tremendo impacto de los costos de los materiales sobre las utilidades, la creciente importancia de la manufactura automatizada, la popularidad de la manufactura justo a tiempo y la creciente competencia mundial.La gestin de compras ha adquirido un alto nivel de importancia en los ltimos aos, esto debido a que una gestin exitosa en las compras y en el manejo de inventarios permite a las organizaciones asegurar el normal flujo de materiales para las reas que los transforman en los productos que la empresa comercializa; y la distribucin y entrega del producto terminado a tiempo y con los ms altos niveles de calidad.La finalidad de este trabajo de investigacin es el ahondar en todo lo referente a el proceso de compras que llevan a cabo las organizaciones y sus etapas, as como los puestos que desempean un papel primordial en la realizacin del mismo, todo esto con el propsito de determinar la importancia que tiene dicho proceso en las organizaciones en la actualidad.

El proceso de compras.El proceso de compras no es ms que la secuencia de etapas y actividades dentro de las mismas que transforman, por medio de los recursos disponibles de la organizacin, una solicitud de un bien o servicio realizada por un departamento en la provisin del bien o la prestacin del servicio solicitado por parte del proveedor.El proceso de compras se inicia mediante una solicitud de un departamento o unidad interesada en la provisin de un bien o un servicio. La solicitud es estudiada y canalizada por el departamento de compras. Dicho departamento es quin desarrolla una solucin para satisfacer esa necesidad de un bien o un servicio, buscando potenciales proveedores y contribuyendo a la seleccin de la mejor oferta. Este proceso culmina con la entrega del bien o el servicio por el proveedor y la satisfaccin de la necesidad del departamento que inici el proceso y, posteriormente, la administracin efecta el pago del precio convenido al proveedor.La gestin eficaz del proceso de compras sera aquella capaz de incorporar en cada fase un valor aadido como las mejores condiciones de calidad y precio, rapidez, comodidad y simplicidad para todos los participantes en el mismo, adems por su puesto, del cumplimiento del procedimiento legalmente establecido.

Caractersticas del proceso de compras.El proceso de compras tiene una serie de caractersticas que nos ayuda a distinguirle como tal. Estas son: Funcin de Compras: Es aquella que relaciona a las distintas reas de la Empresa con los diferentes proveedores externos, es decir, el departamento de compras es el intermediario para cubrir las necesidades de la Empresa con sus proveedores.

Importancia de Compras: Se encarga de asegurar el abastecimiento normal de las necesidades de insumos y materiales de la empresa. Adems se encarga de saber a quin, cmo y cundo comprar, puede traer consigo mayores economas y ganancias para la Empresa. Organizacin de Compras: La organizacin de compra puede ser centralizada o descentralizada, las cuales tienen sus ventajas o desventajas.

La organizacin centralizada es aquella en que todas las compras de la empresa se concentran en el departamento, seccin o encargado de compras. Las ventajas de este sistema son: La obtencin de mayores ventajas y descuentos de los proveedores por compras en grandes cantidades. Calidad uniforme de los materiales adquiridos. Mayor especializacin de los compradores. La organizacin de los procedimientos de compras. Las desventajas de este sistema son: La poca flexibilidad. No siempre atiende a las necesidades locales, cuando los diferentes organismos de la empresa se encuentran geogrficamente dispersos.

La organizacin descentralizada es aqulla en que cada unidad dispersa de la empresa tiene sus propios encargados de compras para atender sus necesidades especficas y locales. Las ventajas de este sistema son: Mayor conocimiento de los proveedores locales. Mejor atencin de las necesidades especficas de cada unidad de la Empresa. Agilidad en las compras. Entre las desventajas tenemos: Permite un menor volumen de compra. No permite aprovechar las ventajas y descuentos de los proveedores. Falta de esquematizacin en los procedimientos de compra. Poca uniformidad en la calidad de los materiales comprados.

Etapas del proceso de compras.Para llevar a cabo un buen proceso de compras, el mismo ha de tener cinco etapas principales. Estas son:

Anlisis de la Solicitud de Compra: Corresponde a la primera etapa del ciclo de compras y comienza cuando el departamento de compras recibe la solicitud de compra, emitida por el rea que requiera un determinado producto. En esta el departamento de compra hace el anlisis del pedido, para conocer los antecedentes del material requerido tales como: Especificaciones, cantidades requeridas, poca adecuada para su recepcin entre otros. Investigacin y Seleccin de Proveedores: sta es la segunda etapa del proceso de compras. La misma est dividida en dos partes: La Investigacin y La Seleccin de los Proveedores.-La Investigacin: Consiste en investigar y estudiar los posibles proveedores de los materiales requeridos. Esta investigacin la realiza el departamento de compras y parte con la verificacin de los proveedores ya registrados. -La Seleccin: Consiste en comparar las propuestas o cotizaciones recibidas de los proveedores y elegir cual es el ms conveniente para la organizacin. Para una buena seleccin del proveedor se deben considerar diversos criterios tales como: precio, calidad del material, condiciones de pago, descuentos, plazos de entrega, confiabilidad en el cumplimiento de plazos, etc.Negociacin con el Proveedor: La negociacin es la tercera etapa del proceso y sirve para definir cmo se har la emisin de la orden de compra al proveedor. En esta etapa el departamento de compras pacta con el proveedor la adquisicin del material requerido, dentro de las condiciones ms adecuadas de precios y pago para llegar a un acuerdo, pasando as a hacer la orden de compra. Acompaamiento del Pedido (Follow-Up): En esta etapa el departamento de compras hace un seguimiento del pedido ya sea por medio de correos, llamadas telefnicas o visitas al proveedor. Esto tiene la finalidad de asegurar que la entrega del material se haga de acuerdo a los plazos establecidos, calidad y cantidad negociada. Control de la Recepcin del Material Comprado: Es la quinta etapa del proceso y se da cuando el departamento de compras recibe del proveedor el material solicitado en la orden de compra. En la recepcin se verifica si las cantidades estn correctas y, junto con el organismo de control de calidad, llevan a cabo la inspeccin para comparar el material con las especificaciones determinadas en la orden de compra. Una vez hacen esto el departamento de compras autoriza a la bodega o almacn recibir el material y encomienda al departamento de cuentas por pagar, la autorizacin para el pago de la factura al proveedor, dentro de las condiciones de precio y plazo de pago estipulado.

Departamento de comprasEl departamento de compras es primordial para que el proceso de compra se lleve a cabo, esto se debe a que este es el encargado de realizar las adquisiciones necesarias en el momento debido, con la cantidad y calidad requerida y a un precio adecuado. Este departamento anteriormente estaba delegado a otros departamentos principalmente al de produccin debido a que no se le daba la importancia que requiere el mismo; puesto que debe de proporcionar a cada departamento de todo lo necesario para realizar las operaciones de la organizacin.Las funciones de un departamento de compras pueden variar considerablemente dependiendo de cada empresa, y muchas veces sus funciones dependen de otros departamentos, como son el rea de finanzas, tesorera o produccin. Es por ello que es muy importante que este bien estructurado y sus funciones bien definidas, de manera que se pueda asegurar que su desempeo sea ptimo.Por lo general las funciones que abarca este departamento van de seleccionar y establecer fuentes de abastecimientos de materias primas, servicios y suministros para la empresa, hasta establecer el contacto con los proveedores, cotizar y establecer puntos de entrega, transporte, aceptar y rechazar o negociar los bienes o servicios suministrados.

Puestos y sus funcionesEl departamento de compras tiene un sin nmero de personas que ocupan puestos especficos, los cuales velan por que el mismo tenga un desempeo ptimo. Estos son:Jefe de compras: Encargado de coordinar, ejecutar y controlar la adquisicin de materiales y materia prima que necesita la empresa para su funcionamiento velando por que dichas adquisiciones se realicen en el momento justo, en las cantidades necesarias, con la calidad adecuada y al precio ms conveniente.Subjefe de compras: Encargado de contactar proveedores y negociar con ellos trminos y condiciones de compra.Comprador de Maquinarias y Equipos: Se encarga de comprar las maquinarias y equipos utilizados dentro de la organizacin.Comprador de materia prima: Ejecuta las rdenes de compras emitidas por el jefe, con pleno conocimiento de los precios y tendencias del mercado (oferta demanda).Comprador de implementos de oficina: Encargado de comprar todos los utensilios que se utilizaran dentro de la oficina.Auxiliar administrativo: Se encarga de ejecutar los procesos administrativos del rea, aplicando las normas y procedimientos definidos, elaborando documentacin necesaria, revisando y realizando clculos, a fin de dar cumplimiento a cada uno de esos procesos, lograr resultados oportunos y garantizar la prestacin efectiva del servicio.

Jefe de Compras

Subjefe de Compras

Auxiliar AdministrativoComprador de Implementos de OficinaComprador de Materia Prima y SuministrosComprador de Maquinarias y Equipos

Organigrama tpico del Departamento de Compras

Conclusin.La gestin de compras constituye un proceso complejo, que requiere una serie de acciones y decisiones, cuyo objetivo final del sistema de compras es indicar a la persona encargada de esta tarea que se debe comprar y a quien, cuanto, cuando y a quien debe comprarse. Dicha gestin constituye un factor de xito para muchas empresas, ya que si esta es llevada a cabo de manera eficaz, adems de satisfacer al cliente en el tiempo y la cantidad demandados, tambin permite ahorrar costes y obtener beneficios empresariales directos.La importancia de tener un proceso de compras eficiente cada vez es ms importante, ya que el mismo permite un control adecuado de la adquisicin de los bienes y servicios, as como el anlisis de los procesos de manera ms detallada, y por ende se realiza una compra exitosa, manteniendo el equilibrio laboral al asegurar la recepcin de los materiales, equipos, etc., necesarios y la entrega a tiempo de los mismos, para realizar de forma equilibrada las actividades diarias relacionadas con el procedimiento.Las compras representan un factor clave en el xito de cualquier empresa, organizacin o institucin que quiera alcanzar la excelencia. En estos tiempos de crisis, contar con un proceso de compras ptimo permite tener la probabilidad de alcanzar el xito, esto debido a que por medio de esta es posible ahorrar costes, satisfacer al cliente, en tiempo y cantidad, y obtener beneficios empresariales directos, esto debido a que dicha gestin influye en el xito o fracaso de la organizacin.A partir de lo investigado hemos llegado a la conclusin de que el departamento de compras es el ms importante de una empresa, ya que debe velar porque los bienes y/o servicios requeridos por otros departamentos llegue cumplidamente y en buen estado, ya que si algo falla la produccin se ver afectada y, por consiguiente, la empresa perder dinero.Todas las empresas deben de preocuparse por tener un buen proceso de compras en conjunto con un departamento de compras bien estructurado, ya que esto influir en que la misma este en la cspide del xito o en el inevitable fracaso.

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