El Proceso de Estructuración de la Organización

BACHILLER: MARÍA DE JESÚS VALERA GONZÁLEZ.

República Bolivariana de VenezuelaMinisterio del Poder Popular para la EducaciónUniversidad Bicentenaria de AraguaEscuela de Contaduría Pública2do SemestreSede Valle de la Pascua. Sección P1.

El Proceso de la OrganizaciónEl proceso administrativo se entiende, cómo el conjunto de funciones

que tienen cómoresultado final, el cumplimiento de los objetivos de una organización. Las funciones del proceso se ejercen en consonancia, desde todos los niveles de gestión :macro-gestión; meso-gestión; micro-gestión.

El proceso administrativo no es lineal. Mas bien se podría visualizar en circulo ya que, cada función se integra con el resto y el conjunto de la integración se observa en los resultados de la Gestión

La gestión empresarial combina las funciones del proceso administrativo, adaptándolas a las condiciones de cada mercado.

Organizar.Responde a las preguntas ¿Quién? va a realizar la tarea, implica

diseñar el organigrama de la organización definiendo responsabilidades yobligaciones; ¿cómo? se va a realizar la tarea; ¿cuándo? se va a realizar;mediante el diseño de Proceso de negocio, Cursogramas que establecen laforma en que se deben realizar las tareas y en que secuencia temporal; endefinitiva organizar es coordinar y sincronizar

La Estructura y Diseño de la Organización.

La estructura considera por un lado la diferenciación (división del trabajo según las actividades a desarrollar) y por otro la integración (coordinación de la división del trabajo) con el fin de alcanzar los objetivos establecidos. La estructura es el marco formal por medio del cual las tareas se dividen, se agrupan y se coordinan. La misma se visualiza a través del organigrama. Éste muestra las relaciones formales de autoridad, canales de comunicación, departamentos y líneas formales de responsabilidad.

El diseño organizacional implica desarrollar o modificar la estructura de una organización, hay que tener en cuenta:

•Especialización del trabajo.•Departamentalización.•Cadena de mando.•Ámbito de control.•Centralización y descentralización en la toma de decisiones.•Formalización.

Organizar es un proceso gerencial permanente. La estrategia se puede modificar, el entorno organizacional puede cambiar y la eficacia y eficiencia de la organización no están siempre a nivel que los gerentes querían. Sea que constituyesen una organización nueva, que juega con una organización existente o que cambia radicalmente el patrón de las relaciones de una organización, los gerentes dan cuatro pasos básicos cuando do empiezan a tomar decisiones para organizar.

1.Dividir la carga de trabajo entera en tareas que pueden ser ejecutadas, en forma lógica y cómoda, por personal o grupos. Esto se conoce como la división de trabajo.

2. Combinar las tareas en forma lógica y eficiente, la agrupación de empleados y tareas se suele conocer como la departamentalización.

3. especificar quien depende de quién en la organización. Esta vinculación de los departamentos produce una jerarquía de la organización.

4. Establecer los mecanismos para integrar las actividades de los departamentos y en un todo congruente y para vigilar la eficacia de dicha integración. Este proceso se conoce como coordinación

La Departamentalización.Se entiende por departamentalización la acción de organizar la

actividad empresarial por departamentos.Departamento es un área, división o sucursal específica de la

empresa donde se agrupan distintas funciones y trabajos que desarrollan las personas asignadas al mismo y en el que una persona desempeña tareas directivas y ejerce su autoridad.

La departamentalización es la actividad de formalizar la distribución del trabajo en departamentos con el fin de coordinar sus relaciones. El departamento es una consecuencia inmediata de la división de trabajo y el agrupamiento de funciones y actividades en unidades específicas, con base en su similitud.

Al departamentalizar, es conveniente observar la siguiente secuencia:

• Listar todas las funciones de la empresa.

• Clasificarlas.

• Agruparlas según un orden jerárquico.

• Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas.

• Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad, y obligación entre las funciones y los puestos.

• Establecer líneas de comunicación e interrelación entre los departamentos.

• El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un departamento deberán relacionarse con el tamaño y las necesidades específicas de la empresa y las funciones involucradas.

Conceptos Básicos.-Unidad funcional: estas partes diversas tienen un mismo fin.

- Coordinación: para lograr ese mismo fin necesitan complementarse entre sí, no importa que sus funciones sean diversa

Se piensa en la organización como:

-La identificación y clasificación de las actividades requeridas-El agrupamiento de las actividades necesarias para lograr objetivos.-La asignación de cada agrupamiento a un administrador con la autoridad necesaria para supervisarlo (delegación).-Las medidas para coordinar horizontalmente (en el mismo nivel organizacional o en uno similar) y verticalmente, o sea, en la estructura organizacional.

La estructura organizacional se debe diseñar de tal manera que aclare quien tiene que hacer determinadas tareas y quien es el responsable de ciertos resultados, lo cual elimina los obstáculos al desempeño ocasionados por la confusión y la incertidumbre de la asignación y proporciona redes de toma de decisiones y de comunicaciones que reflejen y respalden los objetivos de la empresa.

Los organigramasSon sistemas de organización que se representa en forma intuitiva

y conobjetividad. También son llamados cartas o gráficas de organización. Consisten en hojas o cartulinas en las que cada puesto de un jefe se representa por un cuadro que encierra el nombre de ese puesto (y en ocasiones de quien lo ocupa) representándose, por la unión de los cuadros mediante líneas, los canalesde autoridad y responsabilidad..

Los organigramas señalan la vinculación que existe entre sí de los departamentosa lo largo de las líneas de autoridad principales.

Tipos y clasificación:Tipos y clasificación:-Organigrama -Organigrama

Niveles JerárquicosLa jerarquía es sin embargo un mecanismo de coordinación

limitado, ya que cuando las necesidades de coordinación empiezan a sobrecargar al primer supervisor común, se deben utilizar otros mecanismos formales para apoyar al directivo. La sobrecarga del directivo suele dar lugar a un mecanismo de coordinación complementario, aunque de carácter informal, llamado contacto directo o adaptación mutua.En una organización, la jerarquía está formada normalmente

por un grupo singular y de poder en la parte superior con los niveles posteriores por debajo de ellos. Este es el modo dominante de organización entre las grandes organizaciones; mayoría de las empresas, los gobiernos y las religiones organizadas son las organizaciones jerárquicas, con diferentes niveles de gestión, poder o autoridad.

Diseño de Puestos.El diseño del puesto se ocupa de estructurar los puestos para mejorar

una eficiencia de la organización y aumentar la satisfacción en el trabajo de los empleados; debe reflejar consideraciones tecnológicas y humanas. Debe facilitarle el logro de los objetivos de la organización y el desempeño del trabajo para el que se estableció el puesto. Al mismo tiempo el diseño debe reconocer las capacidades y necesidades de aquellos que se llevaran a cabo.

El diseño de puesto es una combinación de 4 consideraciones básicas:

•Los objetivos organizacionales para lo que se creó el puesto.

•Consideraciones de ingeniería industrial, incluyendo forma de hacer que el puesto sea tecnológicamente eficiente.

•Aspectos de ingeniería humana incluyendo toda la capacidad física y mental de los trabajadores.

•Cambios en una calidad de la vida del trabajo.

Gracias!