Reglas de Oro en las Compras B2B - Ing. Carlos A. Conti – 2014 1

REGLAS DE ORO

DE UN PROFESIONAL DE

COMPRAS B2B

REGLA de ORO N° 1: La base fundamental es el empleo en el Pliego de un Capitulo

denominado INSTRUCCIONES GENERALES DE PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS-

I.G.P.P.- las cuales establecen las condiciones de presentación que deberán ajustarse

las propuestas de los oferentes. Es fundamental que cada punto de evaluación se

corresponda con un punto de solicitud de información de las IGPP

Esto implica que Compras debe diseñar todas las planillas que los oferentes deberán

llenar para volcar información relevante en la evaluación técnico-económica. De esta

forma aseguramos contar con toda la información necesaria para evaluar correctamente

las propuestas y con un orden que acelera el proceso.

REGLA N° 2: Lo que debe incluir una comparativa de ofertas para realizar una

correcta Evaluación ECONOMICA

• CASO OFERTAS DE BIENES

Todas las ofertas a ser consideradas por el sector comprador se registrarán en una

Planilla Comparativa FINAL de Ofertas, que deberá incluir

Precios Unitarios – desagregados al máximo- de la provisión y /o servicio

Cantidades solicitadas por cada ítem

Condición de Pago (forma de facturar y plazo de pago desde fecha factura).

Financiación (si la hubiera).

Descuentos y/ bonificaciones por cantidad (si las hubiera)

Precio unitarios de la O.C. anterior.

Fecha de entrega por cada proveedor

ADICIONAR lo expresado en Regla N° 4 y N° 5

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CASO OFERTAS DE BIENES con SERVICIOS INCLUIDOS

Se deben incluir los Precios homogenizados (precios unitarios de cada oferente pero

usando el cómputo estimado ´a priori‟. Además el importe Total para cada oferente en

ambos casos: cómputo propio y el previsto en el cómputo a priori´.

Cantidades requeridas por ítem del proyecto en el cómputo „a priori‟

Cantidades ofrecidas por cada Oferente

Precios unitarios – DESAGREGADOS al máximo- y totales por ítem por cada

oferente.

Precios globales ó totales por rubro por cada oferente

Precios globales totales por cada proveedor según cantidades ofrecidas

Ídem anterior según cantidades homogenizadas según computo a priori´

establecido

Condiciones de Pago (Forma de Pago y Plazos de Pago)

Descuentos y bonificaciones ofrecidos

ADICIONAR lo expresado en Regla N° 4 y N° 5

A partir de tomar el computo „a priori‟ como base de cálculo, se producirán diferencias en

el monto global de cada oferta por más y por menos.

Se pueden tomar las diferencias de PxQ (precio x cant.) y seleccionar en un ABC de

diferencias las diferencias A y solicitar al AREA TECNICA una revisión del cómputo a

priori y la emisión de un Cómputo definitivo.

Con este cómputo definitivo, se procede a armar la Planilla Comparativa definitiva

REGLA N° 3: … "consiga los antecedentes de compras anteriores."

Tener información adecuada es crítico para tomar una decisión fundamentada.

Reúna la información de tantas fuentes confiables como sea posible.

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REGLA N° 4: Use Valores de referencia en las comparativas

P.MIN.: es muy útil tener una columna extra con los precios unitarios MINIMOS

por cada ítem, por rubro y el acumulado total (visualizar la relación de esta columna con

la mejor oferta global resulta de mucha ayuda ya que brinda el % de variaciones de

precios).

P.U.C.: Es también útil tener una columna con los precios unitarios de la última

compra con la fecha indicada.

P.ESP.: Es también útil tener una columna extra con los precios unitarios de la

última compra actualizados por un Índice adecuado por cada ítem y el acumulado total

(visualizar la relación de esta columna con la mejor oferta global resulta de ayuda). Es el

Precio Esperado

Alternativa y/u opcional ofertados (si los hubiera).

Informe técnico con su calificación

Costo financiero asociado a plazos de pago diferentes al del Pliego.

REGLA N° 5: Otros costos que deberían incluirse

Servicio de atención post- venta (durante la garantía es a precio cero) después

de la garantía). Ej.- Servicio Help Desk (24x365) de atención al usuario

Sugerencia: es deseable e importante que este costo sea un ítem individual

desagregado en la cotización. En caso contrario este ítem se encarece posteriormente

por efecto "cliente cautivo"

Repuestos (para el caso de equipos y/o maquinaria).

Debe existir una lista de ítems bien detallada con su precio unitario.

Si no la tiene…… Exíjala!

INSUMOS CONSUMIBLES

Servicio de Capacitación: No olvidar de incluirlo

Mantenimiento: costo del mismo en pos garantía (en garantía=0)

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REGLA DE ORO N° 6: Deben mantenerse los registros de los resultados de las

evaluaciones y de cualquier acción necesaria que se derive de las mismas ya que serán

muy útiles en las próximas licitaciones al comparar „el historial´ y evolución de puntaje de

cada oferente en las distintas evaluaciones

REGLA DE ORO N°7: Es muy conveniente y recomendable realizar SIMULACROS con

todas las variaciones posibles para validar los criterios de evaluación y su peso relativo

en función del %, a fin de asegurar criterios que permitan una adecuada competitividad a

todos los oferentes. Esto es, aplicar las variaciones en el peso relativo de cada criterio y

sus componentes en la ultima licitación del Rubro de forma tal de analizar las

implicancias de cada una de las posibles variaciones y elegir la que asegure mayor

competencia entre oferentes.

EJEMPLO 60 T + 40 P = (30% Calidad + 20% Anteced. y Exp. + 10% Solvencia) + 40 P

REGLA DE ORO N° 8: Resulta sano aplicar la política de: “adjudicar al menor precio,

siempre que supere el mínimo de calidad de prestación esperado.-

Aplicar first refusal: el mayor puntaje, para poder ser adjudicado no deberá superar en

más del 5 % el menor precio”

REGLA DE ORO N° 9: Considero muy recomendable que – si bien la decisión sobre a

quién adjudicar corresponde a Compras - la decisión sea consensuada con el usuario, lo

cual allanara el camino de la relación „usuario- proveedor‟ y fortalecerá la confianza del

usuario en la actuación profesional de Compras.

REGLA de ORO N° 10: El sector comprador debería asentar en el legajo de compra un

"Resumen Ejecutivo" o también llamado "Recomendación de adjudicación"

Es responsabilidad del sector comprador el dejar asentado en el Legajo, un "Resumen

Ejecutivo" – Este R.E. debe contener:

1. Historia cronológica de lo acontecido, en los Vistos.

2. los objetivos buscados en la licitación, en los Considerandos

3. la estrategia de negociación utilizada y el criterio de adjudicación

4. la aceptación del usuario solicitante de la compra

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5. LOS RESULTADOS LOGRADOS VS LA ÚLTIMA COMPRA

En concreto debe contar „la historia‟ de la compra de forma tal que sirva de inicio y

lectura obligatoria en la próxima compra. La‟ película‟ protagonizada por la estrategia de

negociación y adjudicación, debe quedar plasmada en dicho Resumen Ejecutivo.

Deberá estar firmado por el titular responsable de la gestión junto con el comprador más

la del Usuario, o bien un mail de aceptación.

Su resultado FORMAL es la emisión del documento de compra que podrá tener la forma

de documento abierto o cerrado.

En casos de urgencia se estila el uso de Cartas de Intención que permiten adelantar

gestiones necesarias al comienzo de la prestación.

REGLA de ORO N° 11

COMUNICACIÓN del Valor Agregado: La conexión más directa entre Ud. como

Responsable de Compras y la Dirección se hace por medio de informes como éstos.

Ellos son su canal de comunicación. Dedíqueles su tiempo y tenga constancia

REGLA de ORO N° 12: NUEVO ENFOQUE LA COMPARATIVA COMO FUENTE DE

INFORMACION. En manos de un profesional, LA COMPARATIVA ES UNA FUENTE

CONTINUA DE INFORMACIÓN y APRENDIZAJE.

Cuanto más desagregado sea la conformación de los costos que el comprador solicite

en la Planilla de Cotización, que debe ser llenada por los oferentes, más información del

mercado se tendrá respecto a cada uno de los componentes de costo y su evolución en

el tiempo, lo cual será conocimiento útil en las futuras compras

Mantener la constancia -con las sucesivas licitaciones- de agregar valores históricos a

una tabla, brinda excelente información que permite negociar mejor con los proveedores

bajo argumentos objetivos-

REGLA DE ORO N° 13

Es útil y recomendable construir ESCENARIOS con todas las variaciones posibles o

esperables de los Indicadores. Esto significa conocer de antemano el impacto en el

costo final del peso relativo en función del % de cada componente del costo. O sea

Reglas de Oro en las Compras B2B - Ing. Carlos A. Conti – 2014 6

vislumbrar el impacto de cada uno de los coeficientes A, B, C, D, E, U, V, W, R, S, T, G,

F.

Esto es, aplicar las variaciones en los índices de cada componente del costo y analizar

el impacto de la variación de cada uno de ellos.

Es conveniente colocar en el contrato u O.C. una cláusula “gatillo” para proceder a

negociar en caso que la variación en + ó en menos supere cierto X %

REGLA DE ORO N° 14

“ El Negocio está creado por una cadena de proveedores y clientes”

“El valor del Negocio es la resultante de las Fortalezas estratégicas y operativas en

cada eslabón de la cadena”

Los factores operativos más importantes son:

• Calidad en productos / servicios

• Disponibilidad sin quiebres- Mínimo (casi cero) Lead Time

• Velocidad de respuesta – Mínimo Time to market

• Flexibilidad para reaccionar ante imprevistos o crisis

REGLA DE ORO N° 15 – Como se Optimiza el C.G.A

MAS CALIDAD: Mejorar base de Proveedores mediante adjudicaciones basadas en criterios

objetivos de calidad y servicio además del precio. Descartar los inadecuados

Evaluación de Proveedores analizando capacidades en todas las funciones y mediante

procesos que garanticen Objetividad

Gestión de Calidad en toda la operación como cultura operativa

OPTIMIZACION: Reducir al punto óptimo el N° de proveedores mediante “acuerdos marco

de provisión” a largo plazo con proveedores „seleccionados‟ que permitan concentrar

volumen para reducir precios, costos de gestión y el N° de proveedores.

Limitar el N° de Proveedores a un Número manejable con los recursos propios

No cambiar estos proveedores frecuentemente (dar opción- en cierto margen- mediante First

Refusal).

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Establecer relaciones a largo plazo y estables

CERTIFICACIÓN: Cuando Compras otorga una Certificación al Proveedor sobre la base de

la calidad de desempeño y cumplimiento de la gestión, se reducen o incluso se eliminan las

actividades propias de inspección en recepción. Ídem para Homologación de Producto

ALINEAR LOGÍSTICA DE ENTRADA con necesidades del negocio, pero con rentabilidad:

entregas al punto de línea siempre, para llevar „al límite‟ los stocks.

E-PROCUREMENT-: relacionar procesos propios con los de proveedores.

Gestión de Pedidos efectuada por los usuarios.: Módulo de „Compras catalogadas‟ tipo

„carrito de compras‟ para los productos comoditizados (M.R.O. ó N.P.R.)-

El área de Compras se libera de la tarea diaria de formular o autorizar pedidos, en virtud de

la existencia de esta herramienta „carrito de compras‟ mediante la cual el Usuario emite sus

pedidos al proveedor.

Se reduce también el volumen de tareas de Pago a Proveedores. Pago a Proveedores (e-

payment) - Conexión via web de los inventarios/ stocks

EMPOWERMENT AL PROVEEDOR: Integrando lo más posible la Compra con proveedores

„integradores‟ de partes o etapas (transferencia de más tareas al proveedor). El objetivo final

de esta Regla de Oro n° 12 es anticiparse a las necesidades operativas mediante acciones

proactivas, planificación y constancia para lograr tener todo comprado!

‘REGLA DE ORO’ N° 16 – Esta regla empírica (CON BASE EN ESTADÍSTICAS) dice que el

Costo anual de Mantenimiento NO debe ser mayor al Precio de Compra actual / N° de

años de Vida útil. Ej. Vida Útil 5 años >>>el costo de mantenimiento ANUAL debe ser

menor al 20% del Precio de Compra. Esto incluye repuestos pero NO consumibles

Ing. Carlos A. Conti

ESTRATEGIZA Consultora

Compras Estratégicas

estrategiza@gmail.com