El Reglamento EMAS - observatoriorsc.org · Beneficios sin costes asociados. De entre los...

El ReglamentoEMAS

Guía práctica

MANUAL DE APLICACIÓN

3

SumarioIntroducción y antecedentes .......................................... 4¿Qué es EMAS? ................................................................... 4¿Qué ventajas y beneficios ofrece la

implantación y adhesión a EMAS? ......................... 5Costes asociados a la implantación

y adhesión EMAS ......................................................... 5Requisitos del Reglamento (CE) nº 761/2001 .......... 6

¿Quién puede participar en EMAS? ........................ 6¿Cuáles son los requisitos para participar en EMAS? ....................................................................... 6Análisis medioambiental ............................................ 7Aspectos medioambientales .................................... 7

Etapas en la implantación de un sistema EMAS .... 11Política medioambiental .............................................. 12Planificación ................................................................... 13

Aspectos medioambientales .............................. 13Requisitos legales y otros requisitos ............. 13Objetivos y metas .................................................. 14Programa de gestión medioambiental ............. 15

Implantación y funcionamiento ................................ 15Estructura y responsabilidades ........................ 15Comunicación ........................................................... 16Control de la documentación ............................. 19Control operacional ............................................... 19Planes de emergencia y capacidad de respuesta ........................................................... 19

Comprobación y acción correctora ......................... 20Seguimiento y Medición ....................................... 20Registros .................................................................. 20

Auditoría del Sistema de Gestión Medioambiental ............................................................. 21Revisión por la Dirección ............................................ 21Requisitos relativos a la auditoría medioambiental ............................................................. 22Etapas de una auditoría ........................................... 23

Declaración medioambiental ........................................... 24Publicación de la información .................................... 27

Verificación medioambiental ............................................ 27Utilización del logotipo ...................................................... 29Cómo adherirse desde otro Sistema de Gestión

Medioambiental certificado ......................................30Información necesaria para el registro de

la organización en EMAS ........................................... 31El procedimiento administrativo de adhesión a EMAS en la Comunidad de Madrid ..................... 32

El Reglamento EMAS Guía práctica

El Sistema Comunitario de Gestión y Auditoría Medio-ambientales (Eco-Management and Audit Scheme[EMAS]) es un sistema puesto a disposición de orga-nizaciones que de forma voluntaria deseen:

■ Evaluar y mejorar su comportamiento medioam-biental.

■ Difundir la información pertinente relacionada consu gestión medioambiental, al público y a otras par-tes interesadas.

EMAS es símbolo de la gestión medioambiental moder-na, de la transparencia y de la participación medioam-biental, y está concebido como un sistema de mercado.

EMAS está gestionado por los Estados Miembros dela Unión Europea.

El objetivo específico de EMAS es promover la mejoracontinua del comportamiento medioambiental de lasorganizaciones mediante:

■ La implantación de Sistemas de Gestión Medioam-biental.

■ La evaluación sistemática, objetiva y periódica delfuncionamiento de los sistemas de gestión.

■ La difusión de la información sobre el comporta-miento medioambiental de la organización.

■ El diálogo abierto con el público y otras partes inte-resadas.

■ La formación del personal de la organización, deforma profesional y permanente, que conlleve a laimplicación activa en la mejora del comportamientomedioambiental.

4


La Unión Europea tiene como principal objetivo promo-ver medidas que conduzcan a una mejora del compor-tamiento medioambiental de las organizaciones.

En este sentido, la Unión Europea promulgó, en 1993 elReglamento (CEE) nº 1836/1993, por el que se permi-tía a las empresas del sector industrial adherirse concarácter voluntario a un sistema comunitario de ges-tión y auditorías ambientales. Este sistema, llamadoSistema Comunitario de Ecogestión y Ecoauditoría, seconoce también como EMAS (EcoManagement andAudit Scheme).

Tras haber demostrado la eficacia de esta herramien-ta en promover una mejora continua del comporta-miento medioambiental de las industrias, con la revi-sión del Reglamento EMAS se pretende ampliar elalcance del sistema a todo tipo de organizaciones sinreferirse a ningún sector en concreto, que se propon-gan mejorar su rendimiento ambiental.

Como resultado de la publicación del Reglamento (CE)nº 761/2001, por el que se permite que las organiza-ciones se adhieran con carácter voluntario a un sis-tema comunitario de gestión y auditorías ambienta-les, la Comunidad Autónoma de Madrid ha consideradonecesario la publicación de este manual de ayuda paraque las organizaciones ubicadas dentro de la Comuni-dad puedan elaborar, implantar, mantener y evaluar unSistema conforme a los requisitos del EMAS.

El presente manual está estructurado en una serie deapartados que facilitan a cualquier tipo de organiza-ción, y en particular a las pequeñas y medianas em-presas, la aplicación del Reglamento EMAS:

■ Beneficios de la adhesión al EMAS.

■ Costes asociados a la implantación.

■ El procedimiento administrativo.

■ Requisitos del Reglamento EMAS.

■ Utilización del logotipo.

■ Como adherirse desde otros Sistemas de GestiónMedioambiental certificados.

■ Información necesaria para el Registro.

Introducción y antecedentesEsperamos que esta guía les sea de utilidad para laadhesión a EMAS y que cumpla con el objetivo principalde ser una herramienta práctica y eficaz. Hasta ahoraexisten ya unas 4.000 empresas que han participadoen EMAS en Europa y la mayoría de ellas admiten es-tar muy satisfechas con los beneficios económicos,con la mejora de su comportamiento medioambientaly con la motivación de sus empleados en la gestión me-dioambiental de la empresa.

¿Qué es EMAS?

5

Introducción y antecedentes¿Qué es EMAS?

¿Qué ventajas y beneficios ofrece la implantación y adhesión a EMAS?Costes asociados a la implantación y adhesión EMAS

Las ventajas para las organizaciones participantesson fundamentalmente:

■ Una Gestión medioambiental de calidad.

■ Un Cumplimiento de la legislación medioambien-tal existente: favoreciendo la obtención de ayu-das, permisos y licencias.

Pero aparte de estas ventajas, la adhesión al Regla-mento EMAS conlleva una serie de beneficios asocia-dos a la implantación de Sistemas de Gestión, quepueden agruparse en dos tipos:

■ Beneficios fácilmente cuantificables.

■ Beneficios sin costes asociados.

De entre los beneficios fácilmente cuantificables des-tacan, tras la experiencia adquirida en la implantaciónde Sistemas de Gestión en Centros Industriales, fun-damentalmente la reducción de costes.

Esta reducción de costes se produce fundamen-talmente gracias a:

■ Reducción de los consumos de recursos naturales(energía, agua y materias primas).

■ Minimización de los residuos generados.

■ Recuperación de subproductos, mediante el nuevoempleo en el proceso propio, o en otros procesos.

Sin embargo la mayor parte de los beneficios que unaorganización puede encontrar en la adhesión a EMAS,son difíciles de calcular y estimar por los procedimien-tos habituales, son los denominados beneficios sincostes asociados.

Estos beneficios intangibles suelen estar relacionadoscon:

■ Mejora de las relaciones con las autoridades, per-mitiendo acceder a subvenciones, ayudas fiscales,etc. y garantizando el cumplimiento con la legisla-ción.

■ Ventajas competitivas: mejora la imagen de la orga-nización de cara a clientes, accionistas, socios, etc.

■ Motivación de los empleados: aumento de la sensi-bilización y mayor formación e información de lostrabajadores.

■ Nuevas oportunidades de negocio.

■ Mejora en las relaciones con los consumidores y au-mento de la confianza del consumidor.

■ Ventajas en la contratación pública.

■ Puede vincularse a la normativa ambiental simplifi-cando obligaciones o trámites administrativos.

¿Qué ventajas y beneficios ofrece la implantación y adhesión a EMAS?

La adhesión al Reglamento EMAS conlleva necesaria-mente un esfuerzo para las empresas que participenen él, necesitarán disponer de:

■ recursos humanos,

■ tiempo, y

■ recursos económicos.

Estos medios se hacen imprescindibles para podercumplir con cada uno de los requisitos EMAS.

La experiencia demuestra que para conseguir la im-plantación del Sistema de Gestión se requiere deuna dotación de recursos propios de la organizacióny en muchos casos, la colaboración externa, ya seatécnica o económica (obtenida a partir de subvencio-nes, ayudas, etc.). La dotación y dedicación de los re-cursos humanos dependerá del tipo y tamaño de laorganización.

Por tanto, la certificación llevará asociados unos cos-tes, que son variables de unas organizaciones a otras,dependiendo en gran medida del tamaño, complejidadde la organización y situación de partida.

Los costes se pueden desglosar de la siguiente forma:

■ Medidas técnicas y organizativas para la soluciónde incumplimientos legales.

■ Dotación de recursos económicos para la implanta-ción del sistema (costes que incluyen la formación

Costes asociados a la implantación y adhesión EMAS

Para que una organización pueda ser incluida en EMASdeberá:

■ Realizar un Análisis Medioambiental de sus activi-dades.

■ Implantar un Sistema de Gestión Medioambiental.

■ Realizar Auditorías Medioambientales.

■ Elaborar una Declaración Medioambiental.

■ Hacer examinar el Análisis Medioambiental, el Sis-tema de Gestión Medioambiental, el Procedimientode Auditoría y la Declaración Medioambiental y ha-cer validar la Declaración Medioambiental.

■ Presentar la Declaración validada a la Consejeríade Medio Ambiente de la Comunidad de Madrid yponerla a disposición del público.

¿Cuales son los requisitos para participar en EMAS?

EMAS está a disposición de cualquier organización pú-blica o privada que desee mejorar su comportamientoen materia de medio ambiente.

Organización: La compañía, sociedad, firma,empresa, autoridad o institución o parte o com-binación de ellas, tenga o no personalidad jurídi-ca, sea pública o privada, que tienen sus propiasfunciones y administración.

Con el nuevo EMAS se produce una ampliación de suámbito de aplicación, ya que originariamente estaba li-mitado a los “centros industriales”.

¿Quién puede participar en EMAS?

6


del personal, realización de la evaluación medioam-biental inicial, informes y análisis de vertidos emi-siones atmosféricas, acústicas, etc.).

■ Costes de gestión ambiental (gestión de residuos,depuración de emisiones atmosféricas y vertidos,etc.).

■ Auditoría del Sistema.

■ Verificación Medioambiental.

Como puede observarse la implantación del Sistemade Ecogestión y Ecoauditoría tiene dos repercusionesfundamentales, por un lado la aparición y detección denuevos costes, y por otro unos beneficios asociados ala implantación de EMAS, y derivados de una reducciónde los consumos, ahorro de costes de gestión, mejorade la imagen, acceso a mercados restringidos, etc., co-mentados en el apartado anterior.

Requisitos del Reglamento (CE) nº 761/2001

PolíticaMedioambiental

AspectosAmbientales

RegistrosNormativa

Objetivosy Metas

ProgramaMedioambiental

Procedimientose Instrucciones

Planes deEmergencia

Registros

ManualGestión

Medioambiental

Responsa-bilidades

Clave

Interaccionescon el

Sistema

Referenciasa otros

Documentos

7

Requisitos del Reglamento (CE) nº 761/2001¿Quién puede participar en EMAS?

¿Cuales son los requisitos para participar en EMAS?Análisis medioambiental

Aspectos medioambientales

¿Cuál es el objetivo del Análisis Medioambiental?

Conocer la situación actual de la organización, conrespecto al medio ambiente, con el fin de identificar losaspectos medioambientales de la organización, ya queéstos serán la base y punto de partida del estableci-miento del Sistema de Gestión Medioambiental.

¿Qué debe incluir el Análisis Medioambiental?

El análisis debe hacer referencia a:■ Requisitos legales, reglamentarios y de otro tipo

que suscriba la organización.■ Determinación de todos los aspectos medioam-

bientales que tengan un impacto medioambientalsignificativo, cualificados y cuantificados (siempreque sea posible), así como un registro de los cata-logados como significativos.

■ Descripción de los criterios empleados para la eva-luación del impacto que generan los aspectos sobreel medio ambiente.

■ Examen de prácticas y procedimientos de gestiónexistentes.

■ Evaluación de la información disponible acerca delas investigaciones de incidentes previos con unarepercusión medioambiental.

Aspecto medioambiental: Elemento de las ac-tividades, productos o servicios que pueden in-terferir con el medio ambiente.

Ej.: Emisiones atmosféricas, generación de resi-duos, etc.

¿Qué requisitos establece el Reglamento EMASacerca de los aspectos medioambientales?

La organización debe:

■ Identificar cuales son los aspectos medioambien-tales que genera como consecuencia de sus activi-dades, productos y servicios.


El primer paso que una organización debe llevar a cabopara implantar un Sistema de Gestión Medioambien-tal conforme al Reglamento Europeo, es realizar unAnálisis Medioambiental de sus actividades, produc-tos y servicios.

Análisis medioambiental: Revisión global preli-minar de las cuestiones, impactos y comporta-mientos en materia de medio ambiente relacio-nados con las actividades de una organización.

Análisis medioambiental

Realizar un AnálisisMedioambiental

Realizar AuditoríasMedioambientales

Elaborar unaDeclaración

Medioambiental

Validar la DeclaraciónMedioambiental por el

Verificador Medioambiental

Presentar la DeclaraciónValidada en el Organismo

Competente

Requisitosdel EMAS

Hacer examinar

1

2

3

4

5

6

8


■ Establecer unos criterios de evaluación de los as-pectos con el objetivo de determinar los que generanun impacto significativo sobre el medio ambiente.

■ Poner a disposición del público los criterios de eva-luación de aspectos medioambientales.

¿Cómo se identifican los aspectos medioambientales?

Los aspectos medioambientales se identifican a tra-vés de uno de estos medios:

■ Viéndolos, a través de una visita a las instalacionesde la organización.

■ Revisando la utilización y disposición de los produc-tos.

■ Preguntando a las personas que trabajan en la or-ganización.

■ Recopilando documentación donde aparezcan refle-jados (ej. licencias, permisos, fichas de datos deseguridad, etc.).

■ Revisando la legislación medioambiental aplicable.

■ Hablando con clientes.

■ Preguntando a subcontratistas (ej. empresas delimpieza, de mantenimiento).

■ Revisando las actividades de los subcontratistas, etc.

En la identificación de aspectos se deben tener encuenta los aspectos medioambientales directos e indi-rectos.

• Aspectos relacionados con la producción (diseño, desarrollo, embalaje, transporte, utilización, recuperación y eliminación de residuos).

• Inversiones de capital, concesión de préstamos.

• Nuevos mercados.

• Elección y composición de los servicios (transporte, restauración, etc.).

• Decisiones de índole administrativa y de planificación.

• Composición de la gama de productos.

• Comportamiento medioambiental y prácticasde contratistas, subcontratistas y proveedores.


Aspectos indirectosAspectos directos

• Emisiones atmosféricas.

• Vertidos al agua.

• Residuos.

• Utilización y contaminación del suelo.

• Utilización de recursos naturales.

• Cuestiones locales (ruidos, olores, aparienciavisual, etc.).

• Cuestiones relacionadas con el transporte (de bienes y servicios y de personas).

• Riesgos de accidentes e impactos medioambientales que pueden sucederse.

• Efectos en la diversidad biológica.

9


Aspecto directo: los que se generan como con-secuencias de las actividades de la organizacióny sobre los que se tiene el control de la gestión.

Aspecto indirecto: Los que se generan comoconsecuencia del desarrollo de las actividades ysobre los que la organización no tiene pleno con-trol en la gestión.

¿Cómo se evalúan los aspectos medioambientales?

Los aspectos medioambientales se evalúan medianteel establecimiento de unos criterios de evaluación, quese aplican a dichos aspectos.

Los criterios de evaluación adoptados deben ser:

■ Generales (es decir que cubran todos los aspectosgenerados).

■ Aptos para ser sometidos a una comprobación in-dependiente.

■ Reproducibles.

■ Puestos a disposición del público.

Para valorar los aspectos medioambientales significa-tivos se tendrán en cuenta al menos las consideracio-nes que se muestran en la tabla siguiente, donde se in-dican la consideración general, y algún ejemplo de lamisma.

Criterios de evaluación de aspectos medioambientales

Consideraciones acerca de los criterios de evaluación Ejemplos

Residuo: PeligrosoUrbanoInerte

Emisiones atmosféricas: Gases contaminantesGases no contaminantes

Emisiones acústicasVertidos: Con carga contaminante

Sin carga contaminanteContaminación o afección al sueloNo contaminación o afección al suelo

Consumo de recursos naturalesConsumo altoConsumo MedioConsumo Bajo

Magnitud generada de residuos, vertidos, emisiones,... :AltaMediaBaja

Incidencia en el medio receptor:AltaMediaBaja

Quejas o molestias:A.- No existen.B.- Resueltas.C.- Por resolver

Normativa aplicable:A.- Existe y se incumple.B.- Existe y se cumple.C.- No existe

1. Información sobre la situación del medio ambiente para determinar las actividades productos y servicios de la organización que pueden tener un impacto medioambiental.

2. Magnitud de generación de los aspectos, obtenida a través dedatos existentes en la organización sobre materiales y consumode energía, vertidos, residuos y emisiones, en términos de riesgos.

3. Puntos de vista de las partes interesadas (público, accionistas,empleados de la organización, etc.).

4. Actividades de la organización que están reglamentadas

5. Actividades de adquisición

6. Diseño, desarrollo, fabricación, distribución, mantenimiento, utilización, reutilización, reciclado y eliminación de los productosde la organización

7. Actividades de la organización que tengan los costes y beneficiosmedioambientales más significativos

10


¿Cuál es el objetivo de la evaluación de los aspectosmedioambientales?

Uno de los objetivos de la identificación y valoración delos aspectos medioambientales es establecer un Re-gistro de los aspectos significativos, que permita to-mar medidas de control, prevención o en su caso, co-

rrección de los perjudiciales. Igualmente servirán debase para el establecimiento de objetivos y metas demejora medioambiental.

A modo de ejemplo, se relacionan a continuación algu-nos aspectos medioambientales asociados a diversasactividades realizadas por una organización.

ACTIVIDAD ASPECTO MEDIOAMBIENTAL IMPACTO MEDIOAMBIENTAL

Aceites usados Contaminación por residuos peligrosos

Transporte Emisiones de dióxido de carbono Contribución al Efecto Invernadero

Generación de ruido Contaminación acústica

Construcción Afección al terreno Destrucción de la cubierta vegetal

Restos de papel Contaminación por residuos urbanos

Oficinas Consumo de energía eléctrica Agotamiento de los recursos naturales

Vertidos de aguas de limpieza de tanques Alteración de la calidad de las aguas

Industria química Emisiones de compuestos orgánicos volátiles Agotamiento de la capa de ozono

11

Aspectos medioambientalesEtapas en la implantación de un Sistema EMAS

Una vez que se conoce cuál es la situación real de laempresa con respecto al medio ambiente, se procede a

la implantación de un Sistema de Gestión Medioam-biental de acuerdo a los requisitos siguientes.

Etapas en la implantación de un Sistema EMAS

Revisión por la Dirección Política medioambiental Planificación

Comprobación yacción correctora

Programade gestión

medioambiental

Objetivos y metas

Requisitos legales

Aspectosmedioambientales

Implantación y funcionamiento

Controloperacional

Planesemergencia

Estructura yresponsabilidades

ComunicaciónControl doc.

FormaciónDocumentación

Seguimiento y medición

Auditoría

Registros

No conformidad,Acción Correctoray Acción Preventiva

Hay que reseñar que el proceso de implantacióndel sistema, dependerá del tamaño de la empre-sa, sus productos y servicios y de la gestiónmisma.

12


SGMA

Semana

Revisión inicial

Planificación

Definición del alcance

Política y Programa

Documentación

Procedimientos generales

Procedimientos específicos

Instrucciones de trabajo

Manual

Revisión del proceso

Implantación

Distribución

Formación

Rodaje del sistema

Auditoría

Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4 Mes 5 Mes 6 Mes 7

1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23 25 27

El primer punto de partida para la implantación de unSistema de Gestión Medioambiental según el Regla-mento EMAS, es que la organización disponga de unaPolítica en materia de medio ambiente.

Política medioambiental: Declaración de princi-pios y objetivos generales de la organización conrespecto al medio ambiente.

Política medioambientalLas bases donde se apoya la política medioambientalson:

■ Compromiso de cumplimiento con la normativaambiental aplicable.

■ Compromiso de mejora continua de la actuaciónmedioambiental.

■ Compromiso de prevención de la contaminación.

¿Qué características debe poseer la política medioam-biental?

La política medioambiental debe cumplir los requisitossiguientes:

Cronograma de implantación

13

Política medioambientalPlanificación

Aspectos medioambientalesRequisitos legales y otros requisitos

■ Debe ser apropiada a la naturaleza, magnitud e im-pactos medioambientales de las actividades, pro-ductos y servicios de la organización.

■ Debe incluir un compromiso de mejora continua delcomportamiento ambiental y de prevención de lacontaminación.

■ Debe comprometer a la organización en el cumpli-miento de la legislación y normativa ambiental apli-cables.

■ Debe proporcionar el marco para establecer y revi-sar los objetivos y metas medioambientales.

■ Debe estar documentada, implantada, mantenidaal día.

■ Debe ser comunicada a todos los empleados.

■ Deberá tener una difusión pública, debiendo estar adisposición de las partes interesadas.

Los aspectos medioambientales significativos serántenidos en cuenta para el establecimiento de objetivosmedioambientales.

Para cumplir con lo marcado en este punto se obser-vará lo comentado anteriormente en el apartado As-pectos Medioambientales y lo descrito en el siguien-te gráfico:

La organización debe establecer procedimientos quepermitan la identificación y el acceso a requisitos le-gales medioambientales aplicables, que resultan deaplicación a la organización.

¿Cómo se identifican los requisitos medioambientales?

Los requisitos medioambientales se identifican de lalegislación medioambiental, tal y como marca el si-guiente gráfico:

La organización debe establecer y mantener al día pro-cedimientos para:

■ Identificar los aspectos medioambientales de lasactividades, productos y servicios que sean con-trolables y sobre los que se pueda esperar que ten-gan influencia.

■ Determinar aquellos que tienen o puedan tener im-pactos significativos en el medio ambiente.

Impacto medioambiental: Cambio en el medioambiente, ya sea adverso o beneficioso, resul-tante de las actividades, productos y serviciosde una organización.


Requisitos legales y otros requisitos

Planificación

ASPECTO IMPACTO

Identificación de las ACTIVIDADES, productos o servicios

Identificación de los ASPECTOS medioambientales

Evaluación de los ASPECTOS en función de los impactos

ASPECTOS SIGNIFICATIVOS

Procesos Operaciones Actividades

Pasados Presentes Futuros Potenciales

Objetiva Significancia

La organización debe establecer y documentar los ob-jetivos y metas medioambientales para cada una delas funciones y niveles relevantes

¿Qué son los objetivos medioambientales?

Son finalidades medioambientales de carácter general,se originan en la política medioambiental que marca laorganización, y estarán cuantificados siempre que seaposible.

¿Cómo y dónde se reflejan los objetivos medioambien-tales?

Los objetivos se concretan en metas, que pueden defi-nirse como las actuaciones concretas en las que sedesglosan los objetivos medioambientales, y deben es-pecificarse lo más detalladamente posible.

Los objetivos y metas deben ser:

■ Coherentes con la política medioambiental.

■ Cuantificables siempre que sea posible.

■ Exigentes y alcanzables, para avanzar en el procesode mejora continua.

Objetivos y metas

14


El análisis de la legislación hace referencia a entreotros, los siguientes temas:

■ Actividades clasificadas.

■ Emisiones atmosféricas.

■ Captación de aguas y vertido de aguas residuales.

■ Residuos.

■ Ruido.

■ Contaminación del suelo.

■ Sustancias peligrosas.

■ Seguridad y medio ambiente, etc.

¿Cómo se accede a la legislación medioambiental?

El acceso a la legislación medioambiental puede hacer-se a través de:

■ Suscripción a Boletines Oficiales.

■ Suscripción a un servicio externo.

■ Conexión a una Base de Datos.

■ Suscripción a publicaciones especializadas.

■ Asociaciones.

■ Federaciones.

■ Cámaras de Comercio, etc.

Legislación medioambiental

Europea Nacional Autonómica Local

• Reglamento• Directiva• Decisión

• Ley Orgánica• Ley Ordinaria• Real Decreto

legislativo• Real Decreto

ley• Real Decreto• Orden

• Ley Ordinaria• Decreto

legislativo• Decreto• Orden

• Ordenanza• Disposición

Códigos

• Autorización• Licencias• Permisos

• Sectoriales• De la Organización

Otros requisitoslegales

Actuación

Responsable

Situaciónde partida

Frecuencia delseguimiento

Situación final

Fecha inicio /límite

Registro

Realizado: Responsablede Medio Ambiente

Objetivo 1: Disminuir la generación de residuos peligrosos en un 10%.

Meta 1 de 3: Reducir la generación de aceites en la zona de reparaciones y mantenimiento.

Disminuir la frecuencia de cambiode aceite en la maquinaria

Responsable de mantenimiento

Recogida en los planes demantenimiento

Mensualmente

Disminución del consumo de aceiteen un 70% sobre el que se compraactualmente.

Diciembre 2.000Diciembre 2.001

Fichas de mantenimiento

Aprobado: Director

15

Objetivos y metasPrograma de gestión medioambiental

Implantación y funcionamientoEstructura y responsabilidades

La organización debe elaborar, en la fase de planifica-ción del sistema, un Programa de Gestión Medioam-biental para la consecución de sus objetivos y metas.

¿Qué es un Programa de Gestión Medioambiental?

Es una descripción documentada de los medios, lasresponsabilidades y el calendario para lograr los obje-tivos medioambientales.

¿Cuáles son las características de este programa?

Tras establecer los objetivos medioambientales seidentificarán las actividades que de forma directa o in-directa, tengan alguna repercusión sobre el objetivoconsiderado.

Para estas actividades se establecerán metas medio-ambientales (con su programa asociado) que permi-tan asegurar que se alcanzará el objetivo global.

Para cada una de las metas que se establezcan, se de-tallarán como programas los siguientes puntos:

■ Descripción pormenorizada de la actuación en queconsiste la meta.

■ Responsable de la meta.

■ Situación de partida (las metas medioambientalesdeben ser cuantificables siempre que sea posible).Dicha cuantificación debe expresarse en términosrelativos a datos de producción u otra base ade-cuada.

■ Frecuencia del seguimiento de la meta.

■ Situación final deseada.

– Fecha límite para la consecución de la meta.

– Registros asociados al seguimiento de la meta.

La implantación de un Programa debe suponer un com-promiso inequívoco de todo el personal de la organiza-ción y especialmente de los niveles jerárquicos para laconsecución de objetivos y metas.

Programa de gestión medioambiental

La organización debe definir dentro de ésta, la estruc-tura y responsabilidades y las autoridades que regula-rán la implantación y control del Sistema de GestiónMedioambiental.

¿Quién designa al Responsable de medio ambiente?

La Alta dirección de la organización deberá designaruno o más responsables específicos con las funciones,autoridad y responsabilidades definidas para:

■ Asegurar que los requisitos del sistema están es-tablecidos, implantados y mantenidos al día.

■ Informar a la Alta Dirección del funcionamiento delsistema para su revisión y como base para la mejo-ra del mismo.

¿Cuáles son los requisitos que debe poseer el Respon-sable de la Gestión Medioambiental?

El Responsable tendrá que trabajar conjuntamentecon otros directores o responsables de otros depar-tamentos de la organización en aquellas cuestionesque tengan alguna incidencia con el medio ambiente.

El responsable de medio ambiente, debe reunir los si-guientes requisitos:

■ Formación apropiada en medio ambiente.

■ Capacidad para dirigir y coordinar grupos de trabajo.

■ Conocimientos suficientes sobre la organización ysus necesidades.

■ Autoridad y libertad suficientes delegada por la Di-rección.

■ Conocimientos de metodologías de gestión.

Formación, Sensibilización y Competencia Profesional

La organización tiene que determinar el nivel de expe-riencia del personal, la competencia profesional y el en-trenamiento adecuado para asegurar la capacidad del

Estructura y responsabilidades

Implantación y funcionamiento

El sistema debe contemplar mecanismos de comunica-ción medioambiental.

¿Por qué la comunicación?

Para asegurar una correcta implantación y el funciona-miento con éxito del Sistema de Gestión Medioam-biental.

Para comunicar a la sociedad el grado de cumplimientode los compromisos ambientales asumidos.

16


personal que desempeñe funciones clave en la gestiónmedioambiental de la empresa.

En el gráfico siguiente se muestran las etapas a seguir:

■ Aspectos medioambientales generados por la orga-nización y medidas de control y operaciones degestión para reducirlos.

¿Cómo garantizar la competencia del personal?

1 Identificar la capacidad requerida del personal quelleve a cabo funciones específicas, que puedan cau-sar impactos medioambientales significativos so-bre el medio ambiente.

2 Asegurarse de que en los procesos de selección sedesigna a personas con competencia profesionaladecuada.

Sensibilización Medioambiental

La Organización deberá concienciar a sus empleadosen cada nivel o función relevante del:

■ Cumplimiento de la política y objetivos medioam-bientales.

■ Reducción de los aspectos medioambientales de laactividad.

■ Beneficios para el medio ambiente de su mejor com-portamiento medioambiental.

El estímulo activo del personal de la Organización pue-de desarrollarse mediante:

■ Programas de divulgación.

■ Reuniones informativas.

■ Participación del personal.

¿Qué conocimientos e información deben tener el per-sonal relacionado con la gestión medioambiental?

■ Exigencias legales y exigencias de otros compromi-sos suscritos por la Organización, de carácter me-dioambiental.

■ Política medioambiental.

■ Objetivos y metas medioambientales.

Identificación de trabajos con incidenciamedioambiental

Identificación del perfil requerido paradesempeñar funciones clave

Selección del personal, formación,habilidades

Identificación de las necesidadesde formación

Actualización del Plan de Formaciónexistente

Idoneidad del Plan de Formación

Impartición de la Formación

Registro de la Formación

Evaluación de la Formación

Documentación

Comunicación

17

Estructura y responsabilidadesComunicación

Es de gran importancia la existencia de comunicaciónentre:

■ Diferentes niveles y funciones de la Organización ➡ comunicación interna

■ Partes externas interesadas ➡ comunicación externa

Comunicación interna

La comunicación con los empleados debe de ser bidi-reccional y para ello se utilizan diferentes medioscomo:

■ Publicaciones periódicas internas.

■ Hojas informativas.

■ Tablón de noticias.

■ Buzón para sugerencias.

■ Cartas al personal.

■ Otros.

Comunicación externa

La organización debe disponer de un procedimiento quegarantice que las comunicaciones externas recibidas,son documentadas y que se responde a las que se con-sideran relevantes.

De un modo voluntario o en respuesta a peticionesindividuales de información de terceras partes, laOrganización puede emplear, además de los mediosya utilizados, otros canales de comunicación, talescomo comunicados de prensa, ediciones de boleti-nes, etc.

Documentación del Sistema de Gestión Medioam-biental

Se recomienda que los métodos de actuación en lo re-lativo al Sistema de Gestión Medioambiental se refle-jen en documentos de trabajo que comprenden:

☛ El Manual de Gestión Medioambiental.

☛ Los Procedimientos Operativos.

☛ Las Instrucciones Técnicas o de trabajo.

Hay que destacar la importancia de la documen-tación en el desarrollo de cualquier tipo de activi-dad que conlleve cierta complejidad, pero no ha decaerse en un exceso de documentación, ya quepuede degenerar en situaciones poco prácticas ala hora de implantar y mantener el sistema.

☛ Manual de Gestión Medioambiental

El Manual de gestión medioambiental es el documentoen el que se expone la política medioambiental de la or-ganización, se establecen sus prácticas y los respon-sables de éstas en relación con la gestión medioam-biental.

Constituye el documento principal del sistema.

El objetivo fundamental del Manual es facilitar unadescripción adecuada del Sistema de Gestión Medio-ambiental que sirve como referencia permanente du-rante la implantación y la aplicación de dicho sistema.

La organización debe elaborar y mantener al día el ma-nual, en papel o en soporte informático, para:

■ Presentar, de manera comprensible, la Política Me-dioambiental con los objetivos y las metas.

■ Recopilar el Sistema desarrollado.

■ Documentar las funciones y responsabilidades.

■ Declarar la estrategia de la Organización.

■ Describir las interrelaciones sobre la documenta-ción de referencia y si fuese necesario, con otrosdocumentos de gestión.

¿Cuál es el contenido del Manual?

El contenido del Manual debe proporcionar una des-cripción adecuada del Sistema de Gestión Medioam-biental, donde se incluyan los mecanismos utilizadospor la organización para llevar a cabo la gestión me-dioambiental.

☛ Los Procedimientos Operativos

Los Procedimientos constituyen los documentos ope-rativos del sistema, describen, de forma clara y conci-sa, los pasos que se deben seguir para iniciar, desa-

18


rrollar y concluir una actividad u operación, incluyendoentre otras consideraciones, los elementos técnicosque deben emplearse, las condiciones que se requieren,el alcance y las limitaciones fijadas y el personal queinterviene.

Debe incluir los datos precisos sobre los responsablesde los resultados que se quieren obtener y su posibledelegación.

Los procedimientos operativos son documentos com-plementarios al Manual de Gestión Medioambiental,generalmente referenciados (capítulos o subcapítu-los) en el mismo, en donde se describe cómo, quién ycuándo deben realizarse las funciones previstas en elManual.

☛ Instrucciones de Trabajo

Es un documento que describe de manera clara y con-cisa los pasos a seguir para iniciar, desarrollar y fina-lizar una actividad u operación, ya que en ocasioneslos procedimientos requieren de la intervención de de-terminados elementos cuya operatividad precisa deindicaciones específicas, relacionadas con activida-des críticas para el alcance de los objetivos medio-ambientales.

Tanto los procedimientos como las instrucciones detrabajo deben proporcionar información clara, conci-sa y completa y además, deben ser expresados deforma comprensible.

¿Cómo se definen y elaboran los documentos ope-rativos y las Instrucciones de Trabajo?

Para definir y elaborar los procedimientos e instruccio-nes de trabajo será necesario identificar aquellas ac-tividades y tareas específicas que requieran de sopor-te documental, teniendo en cuenta los factoressiguientes:

■ Naturaleza de la actividad.

■ Importancia de la actividad en el cumplimiento de lapolítica y de alcance de los objetivos medioambien-tales.

■ El riesgo medioambiental asociado a la actividad.

■ La formación del personal implicado en la actividady el nivel de supervisión de su trabajo.

En el desarrollo de los procedimientos e instruccionesde trabajo es esencial tener en cuenta la “práctica ha-bitual existente”, además de los puntos de vista de losempleados y responsables directos y los requerimien-tos para que la actividad no repercuta de manera in-necesaria en el medio ambiente.

¿Cuáles son los procedimientos necesarios paraintegrarse en el Sistema de Gestión Medioam-biental?

Los procedimientos que se recomiendan como mí-nimo, para integrarse en un Sistema de GestiónMedioambiental, cumpliendo los requisitos delReglamento EMAS, son los siguientes:

■ Procedimiento para la identificación y evalua-ción de aspectos medioambientales de las ac-tividades y servicios.

■ Procedimiento para la identificación y acceso alos requisitos legales y otros requisitos

■ Procedimiento para la información y comunica-ción con las partes externas.

■ Procedimiento para la elaboración, control,distribución, archivo y revisión de la documen-tación medioambiental.

■ Procedimiento para control operacional.

■ Procedimiento para la prevención y el controlde las situaciones de emergencia con posiblerepercusión medioambiental.

■ Procedimiento para la medición y seguimientomedioambiental

■ Procedimiento general de verificación.

■ Procedimiento para el control y gestión de noconformidades, acciones correctoras y preven-tivas.

■ Procedimiento para el control de los registrosmedioambientales.

■ Procedimiento de auditorías medioambientales.

■ Procedimiento para la elaboración de la Decla-ración Medioambiental.

19

ComunicaciónControl de la documentación

Control operacionalPlanes de emergencia y capacidad de respuesta

Se establecerán procedimientos que controlen la do-cumentación que se ha descrito en el apartado ante-rior, y que garantice que la documentación:

■ sea fácilmente localizable,

■ esté fechada,

■ identifique la actividad, responsables, etc.

■ sea fácilmente revisable,

■ esté actualizada y no se confundan documentosobsoletos y revisiones, y

■ sea fácilmente comprensible.

Estos procedimientos o instrucciones regularan lascaracterísticas clave de las operaciones que puedentener un impacto sobre el medio ambiente.

El procedimiento o instrucción puede ser un sim-ple esquema o una descripción exhaustiva de lastareas a cumplir. Su formato dependerá de si suausencia es perjudicial para cumplir con la políti-ca medioambiental y con los objetivos y metasmarcados.

Control de la documentación

El Sistema de Gestión Medioambiental debe contem-plar procedimientos que permitan identificar y respon-der a accidentes potenciales y situaciones de emer-gencia, con el objetivo de:

■ Establecer medidas preventivas para evitar que seproduzcan.

■ Reducir los impactos medioambientales que se ge-neran como consecuencia del accidente

Para ello se deberá llevar a cabo lo descrito en el si-guiente esquema:

Planes de emergencia y capacidad de respuesta

El control operacional supone la identificación y plani-ficación de las funciones, actividades y procesos queafectan al Medio Ambiente (relacionadas con los as-pectos medioambientales, requisitos legales y los ob-jetivos medioambientales) con el objeto de asegurarque dichas actividades se desarrollan en condicionescontroladas.

¿Cómo se identifican las actividades a controlar?

Una vez identificados los aspectos medioambientalesoriginados por la actividad de la organización, se pro-cede a detallar las pautas de control de dichas activi-dades. Para detallarlas es necesario documentarlas através de procedimientos o instrucciones técnicaspara el control operacional.

Control operacional

Control operacional medioambiental

Aspectosmedioambientales

Objetivosy metas

Requisitosmedioambientales

Identificaciónde accidentespotenciales y

situaciones deemergencia

Evaluacióndel posibleimpacto

medioambiental

Medidaspreventivas

Planes deemergencia

• Evitar quese produzca

• Procedimientode actuación

• Minimizar elefecto

Revisión periódica

Para asegurar la correcta implantación del Sistema deGestión Medioambiental hay que cumplimentar unaserie de registros. Estos han de cumplir con los requi-sitos que se detallan en el siguiente gráfico:

20


La organización debe establecer y mantener al día pro-cedimientos documentados para:

■ Control y medición de las operaciones y actividadesrelacionadas con:

– Aspectos medioambientales significativos.

– Objetivos y metas.

– Cumplimiento con la legislación.

■ Calibración y mantenimiento de equipos utilizadosen las inspecciones medioambientales.

■ Evaluación del cumplimiento de la legislación y re-glamentación medioambiental aplicable.

No Conformidad, Acción Correctora y Acción Preventiva

No conformidad: Falta de cumplimiento de losrequisitos especificados en los procedimientos einstrucciones técnicas.

¿Dónde se detectan las No conformidades?

Las No conformidades del Sistema de Gestión Medio-ambiental pueden detectarse en:

■ Auditorías internas de Gestión Medioambiental.

■ Revisiones del Sistema de Gestión Medioambientalpor la Dirección del Organización.

■ Durante la actividad de cualquier empleado.

¿Por qué se originan?

■ Deficiencias en el Sistema de Gestión Medioam-biental.

■ Deficiencias o errores en instalaciones, en equiposprincipales y auxiliares, etc.

■ Errores humanos.

¿A quién se comunican?

Las No conformidades detectadas se han de comuni-car al Responsable de Medio Ambiente de la Organiza-ción.

Eliminación de las No conformidades

El Responsable de Medio Ambiente analiza las causaspotenciales y reales de la No conformidad y decide sise deben establecer acciones correctoras y/o accionespreventivas.

Acción correctora: Eliminar la potencial ocurrenciade una No conformidad antes de que se produzca.

Acción preventiva: Eliminar la causa de la No con-formidad.

Establecer una acción correctora o preventiva implica:

■ Investigar el motivo por el cual se ha producido laNo conformidad.

■ Definir el plan de actuación para la corrección/pre-vención de la No conformidad.

■ Comprobar que se lleva a cabo la acción correctoray/o preventiva.

■ Comprobar que la acción correctora y/o preventivauna vez aplicada, corrige la No conformidadexistente o potencial y se ajusta al impacto medio-ambiental encontrado.

Seguimiento y medición

Registros

Comprobación y acción correctora

21

Comprobación y acción correctoraSeguimiento y medición

RegistrosAuditoría del Sistema de Gestión Medioambiental

Revisión por la Dirección

Los registros representan la evidencia del Sistema deGestión Medioambiental de cara al mundo exterior.

Ejemplos de registros:

■ Registro de gestión de residuos.

■ Incidentes, accidente y quejas.

■ Informes de inspecciones de vertidos, emisio-nes, etc.

■ Consumos de electricidad, agua y materiasprimas.

■ Certificados de formación.

■ Informes de auditorías y de revisiones por laDirección.

¿Qué es la revisión por la Dirección?

Revisión de la Dirección: Evaluación documenta-da, efectuada al más alto nivel, del estado, ade-cuación y eficacia del Sistema de Gestión Me-dioambiental.

La Dirección de la organización debe llevar a cabo unarevisión periódica del sistema en la que se incluyan lospuntos que se marcan en el gráfico:

La revisión que se realice debe quedar documentada.

¿Por qué se debe llevar a cabo la revisión del sistema?

Porque así se garantiza que el Sistema de Gestión Me-dioambiental es adecuado y apropiado a la organiza-ción y se demuestra la eficacia del mismo en la pro-tección del medio ambiente.

La organización debe establecer programas y procedi-mientos para que se lleven a cabo auditorías medio-ambientales periódicas.

Auditoría: Un instrumento de gestión que com-prende una evaluación sistemática, documenta-da, periódica y objetiva de la eficacia de la orga-nización, el sistema de gestión y procedimientosdestinados a la protección del medio ambiente.

Auditoría del Sistema de Gestión Medioambiental

Identificables

EliminablesRecuperables

ProtegidosMantenidos al día

ConservadosLegibles

RegistrosRevisión por la Dirección

Quejas: Noconformidades

Resultadosde auditorías

Cambiosorganizativos

Cambioslegislativos

Revisióndel sistema

Cambios enel entorno

Compromisode mejoracontinua

22


Para que una organización pueda ser incluida en EMAS,además de tener en cuenta los puntos comentadosanteriormente debe realizar una auditoría medioam-biental, con el fin de evaluar el comportamiento medio-ambiental de la organización.

Dentro del Sistema de Gestión Medioambiental debenincorporarse los requisitos de Auditoría que a conti-nuación destacamos.

¿Qué es una auditoría medioambiental?

Un instrumento de gestión que comprende una evalua-ción sistemática, documentada, periódica y objetivade la eficacia de la organización, el sistema de gestióny procedimientos destinados a la protección del medioambiente.

¿Cuál es el objetivo de la auditoría medioambiental?

El objetivo de una auditoría es:

■ Facilitar el control, por parte de la Dirección, de lasprácticas que puedan tener efectos sobre el medioambiente.

■ Evaluar su adecuación a las políticas medioambien-tales de la empresa.

¿Qué requisitos generales debe cumplir la auditoríamedioambiental?

■ La auditoría interna debe:

– Garantizar que las actividades realizadas por laorganización se llevan a cabo conforme a losprocedimientos establecidos.

– Identificar posibles problemas en los procedi-mientos y mejorarlos.

■ El alcance de la auditoría dependerá del tamaño ytipo de organización. Pero siempre se debe tener encuenta que todas las actividades de la organiza-ción deben auditarse.

(Para organizaciones de pequeño tamaño se puederealizar la auditoría de todas las actividades quedesarrolla en una sola vez.).

Requisitos relativos a la auditoría medioambiental

■ La auditoría deben realizarla personas independien-tes de la actividad auditada, estas pueden ser de lapropia organización o de organizaciones externas.

Programa de auditoría

Las organizaciones deberán elaborar un Programa deAuditoría donde se definan por escrito:

■ Los objetivos de cada auditoría o ciclo de audito-rías, donde se incluyan:

– La evaluación de los sistemas de gestión emplea-dos.

– La determinación de la coherencia del Sistema.

– El programa de la organización (en el que debede estar incluido el cumplimiento con la legisla-ción).

■ La periodicidad de la auditoría para cada actividad.

¿Qué alcance debe tener la auditoría?

La organización debe definir de forma clara y explícitael alcance general de cada auditoría, donde se deta-llen:

■ Los temas que abarca.

■ Las actividades objeto de la auditoría.

■ Los criterios medioambientales a considerar.

■ Periodo de tiempo cubierto por la auditoría.

¿Qué dotación de recursos y medios requiere una au-ditoría?

La auditoría requiere una dotación de medios y recur-sos apropiada, de manera que las personas o gruposde personas que participen en las auditorías reúnanlos requisitos siguientes:

■ Poseer un conocimiento adecuado de los sectores ycampos sujetos a auditoría.

■ Disponer de cocimientos y experiencia en relacióncon:

– los aspectos técnicos,

– los aspectos medioambientales,

– las operaciones de gestión, y

23

Requisitos relativos a la auditoría medioambientalEtapas de una auditoría

– la normativa de carácter medioambiental.

■ Tener la suficiente formación y capacidad como au-ditores para alcanzar los objetivos fijados.

■ Ser independientes de las actividades auditadas,con el objeto de poder emitir una opinión objetiva eimparcial.

Los recursos que se destinen a la auditoría y el tiem-po dedicado deberán ser proporcionales al alcance yobjetivos de la misma.

¿Cómo se prepara la auditoría medioambiental?

Para preparar la auditoría se pueden seguir los pasosmarcados en el gráfico:

¿Cómo se lleva a cabo la auditoría?

Cierre de la auditoría

Actividades de auditoría(Realización de la auditoría)

Planificación y preparaciónde la auditoría

Etapas deuna auditoría

¿Por qué se planifica y se prepara la auditoría medio-ambiental?

Se planifica y se prepara con el objetivo de garantizarque:

■ La organización dispone de los recursos apropia-dos.

■ Todas las partes implicadas en el proceso de audi-toría (auditores, dirección y personal de la organi-zación) comprenden cual es su función y cuales sonsus responsabilidades.

Etapas de una auditoría

Prepararel plan deauditoríadonde serecoja

Elaborarlas listas decomprobación(si ha lugar)

Entregar el plan de auditoría al auditadocon suficiente antelación

Distribuir las tareas al equipo auditor

• Alcance y objetode la auditoría.

• Área auditada.

• Equipo auditor.

• Lugar y fecha de auditoría.

• Documentación de referencia.

• Calendario horas-personaa entrevistar.

• Mediante Check-list.

• Mediante listas abiertasa partir de la recogidaen la documentación.

Prep

arac

ión

de la

aud

itor

ía

• Conversaciones con el personal.

• La inspección de las condicionesde funcionamiento y de lasinstalaciones.

• Examen de registros,procedimientos escritos yotros documentos.

Actividadesde auditoría

OBJETIVO

Evaluar el comportamientomedioambiental de la actividadauditada, para determinar sise cumple

• La legislación medioambiental.

• Los objetivos y metasestablecidos, y

• Si el sistema de gestión eseficaz y adecuado.

¿Qué es la declaración medioambiental?

Es un documento mediante el cual las organizacionesque implantan un Sistema de Gestión Medioambientalde acuerdo con el Reglamento EMAS, dan a conocer alpúblico y a todas las partes interesadas informaciónmedioambiental de la organización al respecto de:

■ Impacto medioambiental causado.

■ Comportamiento medioambiental de la organiza-ción.

■ Mejora continua del comportamiento al respectodel medio ambiente.

La información ha de presentarse de manera clara ycoherente, y en forma impresa para que puedan acce-

Declaración medioambiental

24


■ Recogida de datos pertinentes.

■ Evaluación de los resultados de la auditoría.

■ Preparación de las conclusiones de la auditoría.

■ Comunicación de los resultados y conclusio-nes de la auditoría.

■ Seguimiento de la auditoría, de manera que selleve a cabo la preparación y aplicación de unPlan de Medidas Correctoras y se definan losmecanismos para asegurar que se solucionanlas deficiencias encontradas en el proceso dela auditoría.

¿Con qué periodicidad se deben realizar las auditorías?

La auditoría o ciclo de auditoría se concluirá en inter-valos no superiores a tres años, de forma que cadaaño se verifique un tercio de la actividad.

El verificador medioambiental deberá validar a inter-valos de doce meses como máximo, toda la informa-ción actualizada de la declaración medioambiental.

Los resultados y conclusiones de las auditorías se de-ben comunicar formalmente a la Dirección.

En el procedimiento que elabora la organizaciónpara la realización de auditorías se debe incluir lametodología empleada en el proceso de auditoría,de manera que se incluyan los pasos siguientes:

■ Comprensión de los sistemas de gestión.

■ Valoración de puntos fuertes y débiles de lossistemas de gestión.

Cierre de la auditoría

Al término de cada auditoría o ciclo de auditoría, losauditores preparan un informe escrito de auditoría,con los objetivos y características que se exponen acontinuación.

Auditor/es preparan el informe de auditoría

Cierre de laauditoría

OBJETIVO CARACTERÍSTICAS

Exponer el alcance de laauditoría.

Proporcionar a la direccióninformación sobre:

• El grado de cumplimiento de la política medioambiental.

• Los avances encontradosen su comportamiento medioambiental.

• La eficacia y fiabilidad de las medidas de control deimpacto medioambiental.

Demostrar la necesidad deadoptar medidas correcto-ras cuando proceda.

Presentación y contenidosadecuados.

Ha de garantizar la comu-nicación formal y completade los resultados y conclu-siones de la auditoría.

25

Etapas de una auditoríaDeclaración medioambiental

der a ella quienes no tengan otros medios de obtenerdicha información. Aunque esto no significa que la or-ganización no pueda presentar la información porotros métodos tales como documentos en formatoelectrónico (p.e. páginas web),

Constituye un instrumento de comunicación y diálogocon el público y otras partes interesadas acerca delcomportamiento ambiental.

¿Qué contenidos debe incluir la Declaración Medioam-biental?

La información mínima que debe incluir es:

■ Descripción clara e inequívoca del registro de la or-ganización en EMAS y un resumen de sus activida-des, productos y servicios.

Se pueden utilizar para ello:

■ Mapas, diagramas, fotografías aéreas, diagra-mas de flujo, etc.

■ Clasificación Nacional de Actividades Econó-micas (Códigos CNAE).

■ Persona de contacto.

■ La política medioambiental y una breve descripcióndel Sistema de Gestión Medioambiental de la or-ganización.

Se puede incluir

■ Política Medioambiental.

■ Organigrama de la organización..

■ Diagramas o esquemas que describan el Sis-tema de Gestión Medioambiental.

■ Descripción de todos los aspectos medioambien-tales directos e indirectos significativos. Se pue-den adjuntar:

■ Tablas, diagramas o listados de aspectos me-dioambientales.

■ Descripción de los criterios empleados para laevaluación de los aspectos medioambientales,etc.

■ Descripción de los objetivos y metas medioam-bientales en relación con los aspectos e impactosmedioambientales significativos.

Se puede incluir

■ Listados de los objetivos y metas.

■ Indicadores que evalúan el seguimiento.

■ Descripción de los costes asociados para sucumplimiento.

■ Resumen de la información disponible sobre la evo-lución del comportamiento medioambiental de laorganización.

Se puede usar:

■ Indicadores que midan el comportamiento me-dioambiental de la organización, y permitanidentificar la evaluación del comportamientomedioambiental (p.e. litros de gasóleo consu-midos en 2.001 / tonelada producida).

■ Gráficos y diagramas que represente la evolu-ción del comportamiento medioambiental.

■ Cumplimiento con la legislación medioambiental.

Se puede incluir

■ Evolución del cumplimiento con la legislación,detallando los niveles de referencia legal y losniveles alcanzados por la organización.

26


■ Nombre, número de acreditación del verificador me-dioambiental y fecha de validación.

A continuación, se propone un índice de una declara-ción medioambiental para una organización:

Criterios para elaborar informes sobre el comporta-miento medioambiental

La información que se obtiene del Sistema de GestiónMedioambiental puede utilizarse de diversas maneraspara mostrar el comportamiento medioambiental. Paraello las organizaciones pueden utilizar indicadores quemidan el comportamiento medioambiental, de formaque estos:

■ ofrezcan una valoración exacta del comportamien-to de la organización,

■ sean comprensibles e inequívocos,

■ permitan efectuar una comparación entre distintosaños,

■ permitan establecer comparaciones a escala sec-torial, nacional o regional,

■ permitan una comparación adecuada con los requi-sitos reglamentarios.

Disponibilidad Pública de la Declaración Medioambiental

La Declaración Medioambiental y la información ac-tualizada de la misma deben estar a disposición delpúblico y de las partes interesadas.

Esto implica que debe hacerse accesible al público me-diante diversos medios disponibles tales como publica-ción electrónica, bibliotecas, etc. Además se debe po-der demostrar al verificador que cualquier personainteresada puede acceder fácil y gratuitamente a lamisma.

Actualización de la información

La declaración medioambiental validada por un verifi-cador acreditado, será presentada durante el primerregistro en EMAS. La organización debe actualizar lainformación de la Declaración cada año. Esta informa-ción debe ser validada por un verificador.

ÍNDICE DECLARACIÓN AMBIENTAL

1 Presentación.

• Emplazamiento de las instalaciones de laOrganización.

• Actividades, productos y servicios de laOrganización.

2 Presentación del Sistema de Gestión Me-dioambiental.

• Política medioambiental de la Organización.

• Descripción del Sistema de Gestión Me-dioambiental.

3 Descripción de los aspectos medioambien-tales significativos de la Organización.

• Aspectos medioambientales directos.

• Aspectos medioambientales indirectos.

4 Descripción de los objetivos y metas delPrograma de Gestión Medioambiental.

5 Descripción del comportamiento medioam-biental de la Organización. Resumen de da-tos cuantitativos.

• Consumo de materias primas.

• Consumo de energía.

• Consumo de agua.

• Generación de residuos.

• Vertidos de aguas residuales.

• Emisiones atmosféricas.

• Suelos.

• Ruidos.

6 Resumen del grado de cumplimiento de lalegislación medioambiental.

7 Plazo fijado para la presentación de la si-guiente declaración medioambiental, nombrey número del verificador medioambientalacreditado. Fecha de validación.

27

Declaración medioambientalPublicación de la informaciónVerificación medioambiental

La organización si quiere, puede publicar informaciónmedioambiental proveniente de la Declaración Medio-ambiental, esta información podrá incorporar el logoti-po del EMAS siempre que cumpla con los requisitos deinformación:

■ veraz,

■ pertinente y utilizada en un contexto y lugar ade-cuados,

■ representativa del comportamiento medioambien-tal global de la organización,

■ fácil interpretación.

Igualmente debe hacer referencia a la última declara-ción medioambiental de la organización de la que sehaya extraído.

El uso del logotipo del EMAS atestiguará la calidad dela información facilitada.

¿Qué es la verificación medioambiental?

Una vez que la organización ha implantado el Sistemade Gestión Medioambiental y quiere obtener el registrosegún el Reglamento EMAS, debe:

Hacer examinar por una entidad reconocida (veri-ficador medioambiental acreditado), para queéste verifique si son conformes con el Reglamen-to EMAS:

■ Sistema de Gestión Medioambiental.

■ Procedimiento de Auditoría.

■ Declaración Medioambiental.

Hacer validar las Declaraciones Medioambienta-les por el verificador medioambiental.

La verificación incluye:

■ examen de la documentación,

■ visita a la organización, incluyendo entrevistas conel personal,

■ la preparación de un informe a la dirección de la or-ganización y,

■ la solución propuesta por la organización a los pro-blemas planteados en el informe.

¿Quién puede realizar una verificación medioambien-tal?

La verificación del sistema de gestión y validación de ladeclaración medioambiental la llevará a cabo necesa-riamente, de acuerdo con el Reglamento, una entidad oun verificador medioambiental acreditado.

Verificación medioambientalPublicación de la información

INFORMACIÓNVALIDADA

REG.NO.

28


Verificador medioambiental: Toda persona u or-ganización independiente de la organización ob-jeto de la verificación que haya obtenido unaacreditación según las condiciones y los proce-dimientos establecidos en el Reglamento EMAS.

Es fundamental reseñar que cualquier organismo veri-ficador acreditado en cualquier Estado miembro de laUE puede ejercer sus funciones en todos los Estadosmiembros, con el único requisito de comunicar previa-mente su actuación a la entidad acreditadora del Es-tado donde actúe, indicando quién, cuándo y dónde sellevará a cabo la verificación, para que ésta pueda ejer-cer, si lo desea, el derecho de supervisión.

En la Comunidad de Madrid, el organismo de acredita-ción de Verificadores Medioambientales es la EntidadNacional de Acreditación (ENAC).

Los nombres de los verificadores acreditadospueden consultarse en la dirección de internet:

http//.www.enac.es

Las funciones de la ENAC se resumen en el siguienteesquema:

■ El cumplimiento de los requisitos del ReglamentoEMAS:

– Análisis medioambiental (si procede).

– Sistema de Gestión Medioambiental.

– Auditoría medioambiental, y los resultados ob-tenidos.

– Declaración Medioambiental.

■ La fiabilidad, verosimilitud y corrección de los datosy la información incluidos en:

– La Declaración Medioambiental.

– Información Medioambiental que deba validarse.

Además el verificador:

■ Investigará con un método profesional sólido, la va-lidez técnica del análisis medioambiental, si procede,de la auditoría o de cualquier procedimiento seguidopor la empresa, evitando inútiles duplicaciones deestos procedimientos.

■ Deberá realizar sondeos para determinar la fiabili-dad de las auditorías internas.

Al realizar la primera verificación, éste comproba-rá de forma especial si la organización cumple conlos siguientes requisitos:

■ Sistema de Gestión Medioambiental plenamenteoperativo.

■ Programa de Auditorías Medioambientales total-mente planificado, implantado y de conformidadcon lo dispuesto en el Reglamento EMAS. De formaque se hayan auditado todas las actividades conun impacto medioambiental más significativo.

■ La realización de un examen de gestión.

■ La preparación de una Declaración Medioambiental.

El verificador debe asegurarse que:

■ La organización aplica procedimientos para contro-lar los aspectos sujetos a requisitos legales.

■ Los procedimientos utilizados garantizan el cumpli-miento de la legislación medioambiental.

ENAC

• Elabora los requisitos para los verificadores.

• Aprueba los requisitos.

• Registra a los verificadores.

• Supervisa los requisitos para verificadores nacionales/ extranjeros.

¿Qué funciones tienen los verificadores medioambien-tales?

Las funciones de los verificadores son, certificar:

29

Verificación medioambientalUtilización del logotipo

■ Los controles de las auditorías prueban la capaci-dad de los procedimientos de garantizar el respetode la organización a la legislación medioambiental.

¿Con qué periodicidad se debe realizar la verificación?

El verificador medioambiental, junto con la organiza-ción elaborarán un programa para garantizar que to-dos los elementos requeridos para el registro enEMAS se verifiquen en un periodo no superior a 36meses.

El verificador comprobará una vez al año la informa-ción medioambiental relacionada con la mejora con-tinua, y auditará, al menos un tercio del Sistema.

¿Qué es el logotipo EMAS?

Es el distintivo del Sistema EMAS, que representa:

■ El establecimiento y funcionamiento de un Sistemade Gestión Medioambiental.

■ El compromiso de mejorar de forma continua elcomportamiento de la organización.

■ La participación activa de los empleados en la ges-tión medioambiental de la organización.

■ Una fiabilidad y credibilidad de la información sumi-nistrada por la organización al respecto de su com-portamiento medioambiental.

¿Por qué se utiliza un logotipo?

Se utiliza porque aumenta el conocimiento de este sis-tema entre el público, partes interesadas y organizacio-nes interesadas en mejorar su comportamiento medio-ambiental, y permite a las organizaciones registradas,una mejor comunicación con la sociedad. En definitiva,permite vincular EMAS a los Sistemas de Mercado.

Opciones de utilización del logotipo EMAS

Las organizaciones que participen en EMAS podránutilizar el logotipo, siempre y cuando su registro enEMAS esté al día, en los siguientes casos:

Utilización del logotipo

■ Información validada (Versión 2 del logotipo).

■ En Declaraciones Medioambientales validadas (Ver-sión 2 del logotipo).

■ En membretes de organizaciones registradas (Ver-sión 1 del logotipo).

■ En informaciones que anuncien la participación de lasorganizaciones en EMAS (Versión 1 del logotipo).

■ En anuncios de productos, actividades y servicios(Versión 1 del logotipo), siempre que se garanticeque no existe confusión con las etiquetas medio-ambientales del producto.

El logotipo no se podrá usar nunca en:

■ Productos o embalajes de productos.

■ Junto con asertos comparativos relativos a otrosproductos, actividades o servicios.

GESTIÓN AMBIENTALVERIFICADA

REG.NO.

INFORMACIÓNVALIDADA

REG.NO.

Versión 1

Versión 2

30


Utilización del logotipo 1:“Gestión ambiental verificada”

SI NO

• En la puerta de entradade un establecimiento registrado.

• En la cubierta de un folleto de una organización completamente registrada.

• Para una organización que utilice productos oservicios provinientes deun establecimiento registrado.

• Para una declaración medioambiental globalde una organización queno tiene todos sus centros o estableci-mientos registrados.

Utilización del logotipo 2:“Información validada”

SI NO

• Recopilación de datos de actuación validada por las autoridades.

• En un folleto basado enel contenido de la declaración medioam-biental.

• En productos y en su embalaje.

• En anuncios con decla-raciones comparativas.

¿Dispone su organización de un Sistema de GestiónMedioambiental certificado?

Si este es el caso, lo primero que se debe tener encuenta es que las organizaciones que tengan un Sis-tema de Gestión Medioambiental certificado de acuer-do a normas europeas o internacionales, podrán adhe-rirse y registrarse en EMAS siempre que:

■ La Norma bajo la que se ha obtenido la certificacióndel Sistema de Gestión Medioambiental esté reco-nocida por la Comisión Europea.

■ Los requisitos de acreditación exigidos a los orga-nismos de certificación estén reconocidos por laComisión Europea.

■ Hayan demostrado al verificador medioambientalque cumplen con los requisitos no cubiertos por lasnormas reconocidas.

¿Dispone su organización de un Sistema de GestiónMedioambiental certificado conforme a la ISO 14001?

La Norma ISO 14001 ha sido reconocida por la Comi-sión. Por lo que si la organización dispone de un Siste-ma de Gestión Medioambiental certificado conforme alos requisitos de la Norma ISO 14001, la organizaciónpodrá pasar de la Norma ISO 14001 a EMAS sin dupli-car esfuerzos. Esto es porque los requisitos del EMASson muy similares a los requisitos ISO 14001.

Una organización certificada por ISO 14001, tendrátan solo que:

■ Elaborar una Declaración Medioambiental pública.

■ Demostrar que se respeta la legislación.

■ El Comportamiento Medioambiental de la organi-zación deberá estar basado en la reducción del im-pacto que causan los aspectos medioambientalessignificativos. Para conseguir esta reducción se de-ben establecer unos objetivos y metas de mejoracontinua.

Como adherirse desde otro Sistema deGestión Medioambiental certificado

31

Utilización del logotipoComo adherirse desde otro Sistema de Gestión Medioambiental certificado

Información necesaria para el registro de la organización en EMAS

■ Comunicaciones y relaciones externas: la organi-zación deberá demostrar que mantiene un diálogoabierto con el público y otras partes interesadas.

■ Implicación de los trabajadores: los trabajadoresdeben participar en el proceso de mejora continuadel comportamiento medioambiental, realizandosugerencias, trabajos en grupo, etc.

Las organizaciones con un Sistema de GestiónMedioambiental certificado conforme a la NormaISO 14001, no tendrán que llevar a cabo un Análi-sis Medioambiental formal, tal y como se ha co-mentado en el presente manual, siempre y cuan-do el Sistema de gestión, facilite la informaciónnecesaria acerca la identificación y evaluación delos aspectos medioambientales generados por laorganización.

Estos aspectos deberán ser verificados por una ter-cera parte (Verificador Medioambiental acreditado).

Tras una verificación satisfactoria y el registro en elorganismo competente, se puede utilizar el logotipoEMAS.

En resumen, el paso de un SGMA basado en lanorma UNE-EN ISO 14001, a otro basado enEMAS, implica el cumplimiento de los siguientespasos:

■ Elaborar un Diagnóstico Inicial (si este aspecto nose ha contemplado en ISO 14001).

■ Verificación del SGMA por verificador acreditado.

■ Validación de la Declaración Ambiental, por verifica-dor acreditado.

■ Inscripción Registro EMAS, en el Organismo Com-petente.

¿Qué pasos hay que seguir para inscribir a la organi-zación en el registro EMAS?

Una vez la organización ha implantado un Sistema deGestión Medioambiental, y ha verificado que se cum-plen todos los requisitos marcados en el ReglamentoEMAS, el procedimiento a seguir para inscribirse en elregistro EMAS es dirigirse al organismo competente ypresentar la siguiente documentación:

■ Solicitud de adhesión al sistema debidamente cum-plimentada.

■ Declaración Medioambiental validada.

■ Certificado de acreditación del verificador medio-ambiental.

■ Breve descripción del Sistema de Gestión Medio-ambiental implantado en la organización.

■ En el caso de que exista resolución a un expedientesancionador durante los dos últimos años previos ala solicitud, declaración formal de la empresa deque se están corrigiendo y se han puesto en prác-tica las medidas preventivas adecuadas para evi-tar que vuelvan a repetirse las circunstancias quedieron motivo a la sanción

Información necesaria para el registrode la organización en EMAS

32


El procedimiento administrativo de adhesión a EMAS en la Comunidad de Madrid

Organización Verificadormedioambiental

Organismocompetente

Entidad nacionalde acreditación

Requisitos a cumplir:

• Análisis Medioambiental

• Sistema de GestiónMedioambiental

• Auditoría del Sistema

• Declaración Medioam-biental

Solicitud de acreditación Acreditación/SupervisiónVerificadores

Comunicación de losVerificadores acreditado

Solicitud deVerificación

Verificadoracreditado

Verificación

Validación

Mantenimientodel Registro

Publicación de laDeclaración

Medioambiental

Utilizacióndel logotipo

Recepción de lanotificación

Subsanar lasdeficiencias

Solicitudde Registro

Revisión de losRequisitos EMAS

¿Cumple?

No Si

Solicitud deInforme:• Ayuntamiento• Confederación

Hidrográfica• Consejería M.A.

Inscripción en elRegistro EMAS

Asignación delnúmero de Registro

Registro deorganizacionesadheridas al

Sistema

Comunicaciónal Centro

Desfavorable

Favorable

Noinscripción

El Reglamento EMAS - observatoriorsc.org · Beneficios sin costes asociados. De entre los...

Documents

Transcript of El Reglamento EMAS - observatoriorsc.org · Beneficios sin costes asociados. De entre los...