El Secretario Y El Tesorero Del Club 828sp Slides

Transparencia 1 Asamblea del Distrito XXXX

Asamblea de DistritoAsamblea de DistritoSesión plenaria de Sesión plenaria de

aperturaapertura


Inserte el lema del año entrante.

El lema de RIEl lema de RI


• Enumere las metas del distrito para el año entrante.

Metas del distritoMetas del distrito


Los clubes eficaces:

Retienen y aumentan el cuadro social

Retienen y aumentan el cuadro social

Implementan proyectos de servicio

exitosos

Implementan proyectos de servicio

exitosos

Apoyan a La

Fundación Rotaria

Apoyan a La

Fundación Rotaria

Forman líderes para que sirvan

más allá del ámbito del

club

Forman líderes para que sirvan

más allá del ámbito del

club

Avenidas de ServicioPlan de Liderazgo para los Clubes


Plan de Liderazgo para Plan de Liderazgo para los Clubeslos Clubes• Estructura administrativa que se

recomienda a los clubes

• Resumen de las mejores estrategias de los clubes eficaces


El Objetivo RotaryEl Objetivo Rotary

El Objetivo de Rotary es estimular y fomentar el ideal de servicio como base de toda empresa digna y, en particular, estimular y fomentar:PRIMERO. El conocimiento mutuo y la amistad como ocasión de servir;SEGUNDO. La observancia de elevadas normas de ética en las actividades profesionales y empresariales; el reconocimiento del valor de toda ocupación útil y la dignificación de la propia en beneficio de la sociedad;TERCERO. La puesta en práctica del ideal de servicio por todos los rotarios en su vida privada, profesional y pública;CUARTO. La comprensión, la buena voluntad y la paz entre las naciones, a través del compañerismo de personas que ejercen actividades profesionales y empresariales, unidas en torno al ideal de servicio.


Sesión 1:Sesión 1:OratoriaOratoria

Presidentes electos de club


Objetivos de la Objetivos de la capacitacióncapacitación• Comprenderán las técnicas básicas de

oratoria.

• Conocerán los métodos prácticos para mejorar la oratoria.


Sugerencias para mejorar Sugerencias para mejorar las dotes de oratorialas dotes de oratoria• Usar relatos para ilustrar puntos clave.

• Mantenerse dentro del tiempo programado.

• Usar las notas sólo como referencia

• Establecer contacto visual y mantener una buena postura.

• Hablar despacio y claramente, y variar el tono.

• Sentirse cómodo y seguro.


Sesión 2:Sesión 2:LiderazgoLiderazgo



Objetivos de la Objetivos de la capacitacióncapacitación• Reconocer las funciones clave de los

dirigentes.

• Aplicar las dotes de liderazgo al desempeño del cargo.


Sesión 3:Sesión 3:Ejercicio: estudio de unEjercicio: estudio de un

caso prácticocaso práctico



Objetivo de la Objetivo de la capacitacióncapacitación

Analizar los obstáculos y solucionar los problemas que puedan enfrentar sus comités.


Sesión 1:Sesión 1:Funciones y Funciones y

responsabilidadesresponsabilidades

Los secretarios de club


Objetivos de la Objetivos de la capacitacióncapacitación• Distinguir los deberes del secretario.

• Determinar las formas de colaborar con el club desde el cargo de secretario.


Responsabilidades del Responsabilidades del secretariosecretario• Llevar al día el registro de socios.• Registrar la asistencia y enviar al gobernador

informes mensuales de asistencia. • Enviar convocatorias a todas las reuniones.• Levantar y conservar las actas de reuniones.• Remitir a RI los informes necesarios.• Cobrar y remitir a RI las cuotas de socios y

suscripciones a la revista.


Página de ingreso para Página de ingreso para los rotarioslos rotarios• Actualizar y analizar información de los

socios.

• Pagar las cuotas del club.

• Actualizar información del club.

• Añadir los datos de todo funcionario nuevo.

• Consultar los informes sobre contribuciones del club enviados a la Fundación.


Software de RI para Software de RI para administración de clubesadministración de clubes• Administrar la información para efectuar

contactos.• Administrar la información del club.• Llevar el registro de los miembros de la

directiva y funcionarios del club.• Efectuar el seguimiento de eventos del

club.• Enviar correos electrónicos a los contactos

de la base de datos.


InformesInformes

• Informe semestral*• Informe de asistencia mensual• Formulario para informar cambios en el

cuadro social*• Informe de rotarios visitantes a las

reuniones del club• Formulario de cambio de domicilio• Cambios de datos del club*• Ficha de datos para el Directorio Oficial**Puede enviarse a través de la “Página de ingreso para los rotarios”.


RecursosRecursos

• Estatutos y reglamento del club

• Manual de Procedimiento

• Catálogo de RI

• The Rotarian o las revistas regionales

• Manual del secretario del club


Sesión 3:Sesión 3:Ejercicio: estudio de un Ejercicio: estudio de un

casocaso

Secretarios de club



Determinar los desafíos y solucionar los problemas que pueda enfrentar el club.




Tesoreros de club


Objetivos de la Objetivos de la capacitacióncapacitación

• Establecer los deberes del tesorero de club.

• Determinar la forma de colaborar con sus clubes desde el cargo de tesorero.


ResponsabilidadesResponsabilidades

• Custodiar los fondos del club.

• Mantener un registro preciso de todos los ingresos y desembolsos del club.

• Manejar las finanzas del club responsablemente.


Sesión 3:Sesión 3:Estudio de un caso Estudio de un caso

prácticopráctico

Tesoreros de club



Analizar los obstáculos y solucionar los problemas que pueda enfrentar el club.




Comité de Administración del Club


Objetivos de la Objetivos de la capacitacióncapacitación• Distinguir las funciones del Comité de

Administración del Club.

• Elegir miembros adecuados para dicho comité.


FuncionesFunciones

Desarrollar las actividades asociadas con el funcionamiento eficaz del club.



• Organizar los programas semanales y especiales.

• Registrar la asistencia.

• Promover el compañerismo entre los socios del club.

• Editar el boletín del club.

• Desarrollar toda otra actividad asociada con el funcionamiento eficaz del club.


Cómo promover la Cómo promover la asistencia asistencia • Organizar programas de las reuniones

semanales que sean valiosos e interesantes.• Hacer que las reuniones sean agradables.• Enfatizar la importancia de asistir con

regularidad.• Asegurarse de que todos los socios

participen activamente. • Instar a los socios a compensar las

ausencias.


Boletín del club Boletín del club

• Contiene noticias sobre el club, los socios y Rotary

• Anuncia los programas futuros

• Informa los aspectos más destacados de las reuniones del club y la directiva

• Promueve las actividades del club y transmite información a los socios


Miembros del comitéMiembros del comité

• Atención al detalle

• Conocimiento de las normas de Rotary

• Capacidad organizativa

• Facilidad oratoria y de redacción

• Experiencia en diseño gráfico o autoedición

• Conocimientos de informática

Factores a considerar en su selección:


Sesión 2:Sesión 2:Establecimiento de metasEstablecimiento de metas



Objetivos de la Objetivos de la capacitacióncapacitación• Formular metas de largo plazo y anuales.

• Localizar y aprovechar recursos que contribuyan al logro de dichas metas.


Metas eficacesMetas eficaces

• Compartidas

• Mensurables

• Estimulantes

• Alcanzables

• Deben lograrse dentro de un plazo específico


Metas de largo plazo y Metas de largo plazo y anualesanuales• Fijar ambas para sus comités.• Las metas de largo plazo deben reflejar su

visión del club para dentro de tres a cinco años.

• Sus metas anuales serán las etapas a cumplir para lograr las metas de largo plazo.

• A medida que el club evoluciona, deberán actualizarse las metas.


Sesión 3:Sesión 3: Estudio de un caso Estudio de un caso

prácticopráctico




Analizar los obstáculos y solucionar los problemas que pueda enfrentar el club.




Comité de Desarrollo del Cuadro Social


Objetivos de la Objetivos de la capacitacióncapacitación• Distinguir las funciones del Comité de

Desarrollo del Cuadro Social del club.

• Elegir miembros adecuados para dicho comité.


FuncionesFunciones

Desarrollar un plan exhaustivo para la identificación, captación y retención de socios.



• Lograr las metas para el año venidero.

• Instruir y capacitar a los miembros del club sobre la importancia de la captación y retención de socios diversos y cualificados.

• Llevar cabo estudios de clasificaciones.

• Efectuar evaluaciones del club para desarrollar el cuadro social eficazmente.


CaptaciónCaptación

• Ayudar a identificar a posibles nuevos socios.

• Garantizar que el cuadro social del club refleje la diversidad de la comunidad profesional y empresaria local.

• Proponer nuevos socios al club.

• Comprender el sistema de clasificaciones.


ClasificacionesClasificaciones

• La clasificación de un socio es su ocupación o profesión.

• El número de socios que ocupan una clasificación particular está determinado por el tamaño del club.

• Aseguran que el cuadro social de cada club represente la vida empresarial y profesional de la comunidad.


Selección de Selección de socios socios nuevosnuevos • Los socios activos deben presentar a la

Directiva el nombre del socio propuesto a través del secretario del club.

• La Directiva evalúa al socio propuesto y notifica al secretario su decisión.

• Se comunica al club el nombre del nuevo socio y su clasificación.

• El nuevo socio abona su cuota de admisión y se convierte en rotario.


Estrategias para la Estrategias para la retenciónretención• Efectuar encuestas para averiguar los intereses de

los socios y actuar según sus sugerencias.• Solicitar a los socios renunciantes que completen

una encuesta para detectar los problemas que afectan al club.

• Analizar los proyectos del club para verificar que continúan teniendo significación para los socios.

• Organizar sesiones formativas en forma regular. • Convocar regularmente asambleas de club para

discutir la marcha de las actividades del club.



• Experiencia profesional en reclutamiento, contratación de personal o ventas

• Sólidos contactos con los diversos sectores de la comunidad

• Amplios conocimientos sobre Rotary

• Personalidad extrovertida y sociable



• Localizar y aprovechar recursos que contribuyan al logro de dichas metas.



• Compartidas

• Mensurables

• Estimulantes

• Alcanzables



Metas de largo plazo y Metas de largo plazo y anualesanuales• Fijar ambos tipos de metas para sus comités.

• Las metas de largo plazo deben reflejar la visión del club para dentro de tres a cinco años.

• Sus metas anuales serán las etapas a cumplir para lograr las metas de largo plazo.

• A medida que el club evoluciona, deberán actualizarse las metas.


Sesión 3:Sesión 3:Ejercicio de estudio de Ejercicio de estudio de

casocaso




Analizar los obstáculos y resolver los problemas que pueda enfrentar el comité.




Comité de Relaciones Públicas


Objetivos de la Objetivos de la capacitacióncapacitación• Establecer las funciones del Comité de

Relaciones Públicas.

• Elegir integrantes adecuados para este comité.


FunciónFunción

Elaborar un plan para informar al público sobre Rotary y promover los proyectos y actividades de servicio del club.



• Informar sobre las actividades del club a los socios, los medios de comunicación y el público en general.

• Mejorar los proyectos y actividades en marcha para hacerlos más atractivos para los medios.

• Contribuir a crear una imagen pública que propicie el desarrollo del cuadro social.

• Familiarizarse con los recursos que ofrece RI.


Promoción de las Promoción de las relaciones públicas relaciones públicas positivaspositivas• Mantenerse al día sobre los recursos de relaciones

públicas e iniciativas, a través de www.rotary.org.• Preparar una lista de contactos con los medios de

difusión de la localidad.• Mantener actualizado e interesante el sitio web

del club. • Alentar a los socios a portar la insignia de solapa.• Exhortar a los socios a hablar sobre los proyectos

y actividades del club.


Cómo trabajar con los Cómo trabajar con los medios de difusiónmedios de difusión• Conocer los datos del hecho que difundirá.

• Nombrar portavoces.

• Preparar hojas informativas.

• Redactar un comunicado de prensa.



• Residentes prominentes de la comunidad.• Profesionales con experiencia en los medios de

comunicación o contactos con los mismos.• Buenos conocimientos sobre Rotary International

y el club.• Personas con aptitudes para la oratoria, escritura o

fotografía.• Experiencia en la elaboración de sitios en la web


Objetivos de la Objetivos de la capacitacióncapacitación• Formular metas de largo plazo y anuales

• Localizar y aprovechar recursos que contribuyan al logro de las metas.



• Compartidas

• Mensurables

• Estimulantes

• Alcanzables



Metas de largo plazo y Metas de largo plazo y anualesanuales• Fijar metas de largo plazo y anuales, para

sus comités.• Las metas de largo plazo deben reflejar la

visión del club para su desarrollo en los próximos tres a cinco años.

• Sus metas anuales representarán las etapas para lograr las metas de largo plazo.

• Al evolucionar el club, deberán actualizarse las metas.


Funciones y Funciones y responsabilidades:responsabilidades:

Ejercicio de estudio de Ejercicio de estudio de casocaso





Comité de Proyectos de Servicio


Objetivos de la Objetivos de la capacitacióncapacitación• Conocer las funciones del Comité de

Proyectos de Servicio

• Elegir miembros aptos para integrar dicho comité


FuncionesFunciones

Desarrollar e implementar proyectos de servicio que ayuden a su comunidad y a las comunidades de otros países .



• Efectuar una encuesta para evaluar las necesidades de la comunidad y del club.

• Planificar proyectos de servicio que aborden necesidades concretas y utilicen los recursos pertinentes.

• Promover los proyectos de servicio. • Implementar proyectos de servicio.• Evaluar proyectos de servicio.


Pautas para participar en Pautas para participar en proyectos de servicioproyectos de servicio• Planificar un proyecto para cada Avenida de

Servicio.• Atender a una necesidad real.• Procurar que los proyectos de servicio mantengan

su relevancia.• Dar participación a todos los socios.• Cooperar y compartir ideas con otros clubes

rotarios. • Utilizar los recursos de RI.• Custodia responsable de los fondos recaudados.


Programas de RI y La Programas de RI y La Fundación RotariaFundación Rotaria• Interact• Rotaract• Grupos de Rotary para

Fomento de la Comunidad (GRFC)

• Intercambio Rotario de Amistad

• Voluntarios de Rotary • Intercambio de Jóvenes• Seminarios de Rotary para

Líderes Jóvenes (RYLA)

• Servicio en la Comunidad Mundial (SCM)

• Grupos para Establecer Contactos Mundiales

• Programa de Subvenciones Humanitarias

• Programas Educativos

• PolioPlus y Colaboradores de PolioPlus


EvaluaciónEvaluación

• ¿Logró el proyecto atender las necesidades de la comunidad de la manera esperada?

• ¿Participaron todos los socios del club?

• ¿Hubo equilibrio entre la ayuda económica y la participación directa?

• ¿Se le dio promoción al proyecto?

• ¿Fue capaz el club de satisfacer los requisitos económicos del proyecto?


Los miembros del comitéLos miembros del comité

tendrán:

• Conocimiento de la comunidad local

• Profesión relacionada con el servicio

• Experiencia en comercio internacional, estudios en dicha área o viajes

• Experiencia como voluntario en el ámbito de la comunidad


Objetivos de la Objetivos de la capacitacióncapacitación• Formular metas de largo plazo y anuales

• Localizar y aprovechar recursos que contribuyan al logro de las metas.



• Compartidas

• Mensurables

• Estimulantes

• Alcanzables



Metas de largo plazo y Metas de largo plazo y anualesanuales• Fijar metas de largo plazo y anuales, para

sus comités.• Las metas de largo plazo deben reflejar la

visión del club para su desarrollo en los próximos tres a cinco años.

• Sus metas anuales representarán las etapas para lograr las metas de largo plazo.

• Al evolucionar el club, deberán actualizarse las metas


Funciones y Funciones y responsabilidades:responsabilidades:

Ejercicio de estudio de Ejercicio de estudio de casocaso





Comité de La Fundación Rotaria


Objetivos de la Objetivos de la capacitacióncapacitación• Reconocer las funciones del Comité de

La Fundación Rotaria del club.

• Elegir miembros aptos para integrar dicho comité.


FuncionesFunciones

Desarrollar e implementar planes para apoyar a La Fundación Rotaria mediante programas y recaudación de fondos.



• Lograr metas del club para la Foundación.

• Informar y capacitar a los socios en asuntos de la Fundación.

• Alentar a participar en programas de la Fundación y aportar fondos.

• Informar sobre metas distritales y de los fideicomisarios respecto a la Fundación.


Programas de la Programas de la FundaciónFundación

• Programas Educativos– Becas de Buena Voluntad– Centros de Rotary para

Estudios Internacionales sobre la paz y la resolución de conflictos

– Becas de Rotary para Profesores Universitarios

– Intercambio de Grupos de Estudio (IGE)

– Programa de Rotary pro Paz y Resolución de Conflictos

• Programa de Subvenciones Humanitarias– Subvenciones Distritales

Simplificadas– Subvenciones para Servicio

Voluntario– Subvenciones Compartidas– Subvenciones 3-H (Salud,

Nutrición y Desarrollo Humano)

• PolioPlus y Colaboradores de PolioPlus


Custodia de fondosCustodia de fondos

• Supervisión del proyecto.• Operaciones financieras realizadas con seriedad y

responsabilidad. • Informar sin demora todo uso indebido de fondos. • Ejecutar proyectos según planes aprobados. • Presentar informes sobre el desarrollo del

proyecto y administración de fondos.


Cada Rotario, Cada AñoCada Rotario, Cada Año

• Exhortar a todos los rotarios a donar cada año al Fondo de Contribuciones Anuales para Programas.

• Agradecer a los rotarios sus aportes a La Fundación Rotaria.

• Solicitar a los donantes que compartan los motivos que los inspiran a contribuir.



• Experiencia cultural internacional

• Experiencia como voluntario

• Profesiones relacionadas con servicios o recaudación de fondos



• Localizar recursos que contribuyan al logro de las metas.



• Compartidas

• Mensurables

• Estimulantes

• Alcanzables

• Plazo específico


Metas de largo plazo y Metas de largo plazo y anualesanuales• Fijar ambas categorías para el comité.

• Metas de largo plazo reflejan el desarrollo proyectado para los próximos 3 a 5 años.

• Metas anuales representan etapas a realizar para alcanzar metas de largo plazo.

• Al evolucionar el club, deben actualizarse las metas.


Sesión 3:Sesión 3:Ejercicio: estudio de unEjercicio: estudio de un

caso prácticocaso práctico




Analizar los obstáculos y solucionar los problemas que puedan enfrentar sus comités.


Sesión 4:Sesión 4: Ejercicio para motivar el Ejercicio para motivar el

trabajo en equipotrabajo en equipo

Los equipos del club


Objetivos de la Objetivos de la capacitacióncapacitación• Perfeccionar metas del club para el año

entrante.

• Reconocer obstáculos que podrían presentarse mientras se busca lograr las metas.

• Determinar estrategias para superar los obstáculos.


Asamblea de Distrito Asamblea de Distrito Sesión plenaria de Sesión plenaria de

clausuraclausura


Inserte el lema del año entrante.

Lema de RILema de RI

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