EL TRANSITARIO(intermediación en servicios de transportes internacionales)

Gestíón práctica avanzada para tener éxito en el sector de transportes internacionales

© Peter Lindig 11/2008

EL TRANSITARIO (intermediación en servicios de transportes internacionales)

Manual práctico….

Como destacar y tener éxito en la gestión de una PYME dedicada a los Transportes Internacionales.

Introducción:

Pareciendo sobreentendido hoy en día que ser Transitario (ya el vocablo evoca cierta extrañeza en personas no vinculadas al comercio exterior), está “chupado” y basta un poco de entrenamiento en alguna multinacional o empresa afín al gremio para montar una Organización de Transportes Internacionales, el autor de la presente obra, ha visto emerger y zozobrar a más de un empresario por desconocimiento de alguno, o varios factores determinantes del éxito en éste tipo de empresa.

La experiencia propia, que abarca desde la operativa de tráfico, comercial y administrativa, pasando por diversas empresas multinacionales del sector, hasta cargos de gerencia y cargos directivos en otras empresas de menor envergadura, llegando a dirigir una pequeña Empresa propia del sector, en todas sus facetas, (dirección, administración, ventas, operativa, etc.) en un lapso de 40 años, han permitido ver la importancia de aportar a la comunidad interesada una pequeña guía del “savoir faire” que sin duda puede aportar al éxito en éste tipo de negocio.

El objetivo de éste manual consiste en divulgar a los interesados en ésta materia, los trucos y las maneras más adecuadas para úna óptima gestión transitaria, como complemento a los conocimientos básicos de que disponga el lector en la preparación de documentos de transporte, condiciones de venta u otros detalles elementales de comercio y para los cuales existe literatura y cursos especializados suficientes. Transitario?

Ahora lo llaman “logística integral” aunque el Transitario clásico se ocupa tradicionalmente sólo de organizar el movimiento de mercancías de un punto dado a otro en un pais distinto, facilitando la gestión a sus clientes o actuando por cuenta de intermediarios (agentes/corresponsales).

La definición simple que se entiende mejor, es que el TRANSITARIO, es el agente de viajes para la carga

Divido la información de éste manual, a efectos prácticos en los siguientes aspectos, normalmente controlados por departamentos distintos y personas diferentes, sin embargo todos muy estrechamente relacionados entre sí, hasta el grado de no poder funcionar adecuadamente la empresa si no son conocidas todas las facetas de cada sector, en profundidad, por todos los operadores en cada sección.

Indice

VentasAquí comienza todo

AtractivoClaroFuncionalOportunoFiable

Operaciones

Entramos en materiatransporte directo

transporte en grupaje o consolidadoExportación

Órden de transportePrimeros pasos

DimensionesPeso

Ahora – el transporte interiorInciso – Cartas de créditoPreparación de documentos?Ahora sí: el documento de transporteMAWB, HAWBEl manifiestoMBL, HBL, B/L (marítimo)Certificado de recepción (FCR)EUR1/ATR/Certificado de orígenCertificados de fumigación.El DUA (Documento Unificado de Aduana)

ImportaciónFacturaciónPre-alertaControl de facturas de proveedores

AdministraciónDiferencias del sectorComprasRiesgosHerramientas (Tecnologías de la información)

AnexosINCOTERMS 2000Checklist transportesCálculo peso tarifable (sólo versión en INTERNET)Paises de la Unión EuropeaFormato de AWBEjemplo factura a corresponsal.

VENTAS

Aquí comienza todo:

Premisas del mercado del capital:

Sin ventas no hay negocio. Si no hay negocio, no hay empresa, si no hay empresa, no hay empleo. Premisa de la asignatura de economía: obtener el máximo beneficio con el mínimo esfuerzo.

Para vender es necesario tener un “producto”

Todas las empresas transitarias y de logística ofrecen servicios normales de transportes y algunas se especializan en tráficos concretos.

Para la pequeña empresa transitaria resulta imposible competir con las grandes multinacionales en toda la gama, dado que no existe un plano de igualdad tarifaria ni, desde luego de infraestructuras propias disponibles.

La solución a ésta situación y, clave del éxito, radica en ocupar “nichos” de mercado, o sea servicios que no contemplen, o simplemente no puedan ofrecer las grandes empresas.

Las empresas de transportes multinacionales, necesariamente funcionan como los hiper-mercados. La atención personal, los caprichos o necesidades específicas de los clientes no las pueden tener en cuenta .

La pequeña empresa transitaria, en cambio, puede mimar a sus clientes, conocer sus peculiaridades específicas y actuar con total flexibilidad, p. ej. atendiendo fuera del horario normal de trabajo, o disponiendo transportes de valor agregado por razones de urgencia, manipulación, etc. - ¡Este es el punto fuerte por el que se pueden canalizar nuestros esfuerzos mercantiles!.

Nuestro producto debe ser:

a) Atractivo

Antes de vender tenemos que saber comprar. Como intermediarios tenemos que tener a mano los mejores precios y los proveedores idóneos para todas las situaciones que se nos puedan presentar.

La negociación de compra es casi más importante que la de venta, pues de ella depende el éxito para obtener una cuota de mercado bajo condiciones de competitividad.

l precio que vendamos tiene que ser razonable y lógico ;“de mercado”

Si damos un precio a un cliente directo (final) el márgen ha de ser superior (p.ej.+20% sobre el flete), al que demos a un agente o corresponsal, (p.ej. +10% sobre el flete) ,pues éste último tambien se tiene que ganar la vida y vender un precio incrementado a su cliente. No obstante el precio final debe estar siempre dentro de los límites de competitividad, ofrecer un precio demasiado bajo merma el resultado y en caso de alguna incidencia imprevista, incluso nos puede producir una pérdida. Un precio demasiado elevado nos hace trabajar inútilmente, dado que el receptor de nuestra oferta simplemente la descartará.

b) Claro.

Un envío determinado tiene que tener un precio claro preciso y total, (si acaso únicamente con indicación de la base de cálculo en caso de variación de algún dato a la hora de que se materialice el envío en cuestión.(p. ej. Precio por kg). Las salvaguardas, reservas y exclusiones deben estar claramente definidas, en cambio no debe existir información no solicitada o innecesaria que nos pudiera limitar nuestro márgen de maniobra (indicación de porteadores/líneas, validez concreta, etc.).

Si nos piden un flete, indicamos el flete. El resto de gastos (FCA/FOB) p.ej, sólo se ofrecen sí son pedidos o sabemos que los INCOTERMS son EXW (para el corresponsal, o CFR/DDU/DDP para el cliente nacional)

La información proporcionada debe ajustarse a la oportunidad de negocio ofrecida por el cliente potencial, con una presentación profesional.

c) Funcional

La información proporcionada debe ser concisa, correcta, completa y fácil de entender por el cliente potencial.

Una buena fórmula consite en cotizar basados en el 2º precio más économico entre los que hayamos obtenido de los proveedores de servicio. Cuando realicemos el transporte usaremos el proveedor más económico aumentando nuestro márgen, pero, si las circunstancias hacen fallar ésta opción, aún tenemos oportunidad de utilizar la opción menos barata pero cumpliendo con el servicio encomendado y con un márgen razonable.

d) Oportuno

En la prestación de servicios, el tiempo es oro y única materia prima junto con la información.

Cualquier comunicación recibida DEBE ser contestada de inmediato. Si no podemos dar respuesta inmediata, con mas razón debemos contestar que “estamos en ello”, esto tranquiliza a nuestro interlocutor y, al menos, le queda constancia que hemos recibido su mensaje.

Está demostrado que cada hora de retraso disminuye a la mitad la posibilidad de tener éxito en formalizar una operación.(Si el cliente abandona la tienda, es porque se busca la vida, hay mas comercios que quizas respondan más rápido a mis necesidades en éste momento – no importa que despues sean más caros -.)

Es una buena práctica, llevar un registro de cotizaciones con el nombre del interesado, la fecha de solicitud, la fecha de respuesta y un vínculo a la oferta efectiva. Así sabemos que no se nos ha quedado una oferta “en el tintero” y cuando el cliente nos encomiende un transporte, enseguida o dentro de medio año, sabremos qué es lo que hemos ofertado.

e) Fiable

Los precios cambian contínuamente y debemos hacer las reservas oportunas en cualquier cotización que hagamos, incluso si sólo avisamos un precio por correo electrónico. Los precios dados por teléfono o verbalmente no tienen validez – las palabras se las lleva el viento -. Eso sí, si en un breve espacio de tiempo nos piden un precio determinado para una operación similar, es imperativo ser consecuente con los precios que se dén. Una variación no justificada o razonable, motiva la desconfianza inmediata en el receptor de la oferta y puede hacer peligrar toda la relación previa que haya llevado a una relación de confianza.

Operaciones

Entramos en materia….

Se sobreentiende que el lector conoce los términos de venta (INCOTERMS) así como los procesos y documentos habituales.

Primero definamos el:

a) transporte directob) transporte en grupaje o consolidado.

a) Transporte directo: Envío de un exportador a su cliente (remitente -> destinatario) suele ir a portes pagados y sólo interviene una empresa transitaria en orígen (salvando excepciones). Las instrucciones, si paga el exportador las dá el mismo.

b) Transporte en grupaje o consolidado: Igual que a) pero interviene un corresponsal en destino para “desagrupar” la mercancía. Normalmente son envíos “rutados”, o sea que el dominio del transporte, instrucciones y sobre todo, el pago están bajo el control del corresponsal. Por lo tanto, éstos envíos suelen ser a portes debidos, en cuanto al destinatario final de las mercancías, pero el documento de transporte “master” de transitaria a transitaria SIEMPRE es a portes pagados.

Exportación.

1) Orden de transporteAlguien nos llama o nos escribe para un envío determinado. Porque?

Si es una empresa nacional:Esencialmente porque tiene un precio ofertado y quiere utilizar nuestros servicios oha recibido una órden de transportar con nosotros por un agente nuestro quien ha vendido basado en nuestros precios a su cliente el cual a su vez, ha aceptado las condiciones y por eso “ruta” el envío a traves de nuestros servicios.

Si es una empresa extranjera:es un agente/corresponsal que tiene entre manos un envío (si tiene nuestros precios) o un posible envío (cliente potencial)Es un importador extranjero que desea contratar nuestros servicios, o conocer nuestros precios directamente, ignorando las transitarias locales en su pais..

La clave de nuestra respuesta está en los INCOTERMS.

A mejor entendimiento: quien paga; manda. No hay mas!

Quien manda?Según se desprende de lo indicado anteriormente, por norma general, manda el que nos escribe (la empresa nacional o la extranjera en su caso. No obstante occure con frecuencia que una empresa nacional que NO paga el transporte internacional nos pide que realicemos un transporte que en realidad paga su cliente en el extranjero. Porque?. Básicamente los fabricantes quieren cobrar antes y quitarse el “stock” de encima cuando han realizado una venta.y presionan para que enviémos cuanto antes la carga a su cliente, sin tomar en cuenta que es el cliente en destino quien debe de decidir cuando y como se debe realizar la expedición de su carga. En éstos casos es de vital importancia recabar en primera instancia las instrucciones del corresponsal/agente o en su caso del importador antes de realizar ningúna operación.

A la inversa ocurre que nuestros agentes/corresponsales presionan para que realicemos un envío, cuando el proveedor aún no tiene preparada la mercancía o, en muchos casos aún no ha recibido el oportuno pago o acuerdo con su cliente. En éstos casos es de vital importancia dar seguimiento a la operación y servir de intermediario como parte de servicio extendido de nuestra labor, a fín de llevar a buen término la operación cuando todas las partes se hayan puesto de acuerdo.

En todo caso, nosotros tenemos el deber de informar puntualmente en primer lugar a quien ha de pagar el transporte internacional, quien debe conocer el precio de la operación (porque hayamos realizado la oportuna cotización general o específica) y por supuesto al proveedor/fabricante si la operación es rutada desde destino.

Nunca, y por ninguna razón, concepto o motivo podemos tener correspondencia con los “clientes de nuestros clientes” – los clientes de nuestros agentes o corresponsales – que en ocasiones no tienen empacho en saltarse a sus proveedores de servicio en destino (nuestros corresponsales), con el mero propósito de ahorrar tiempo en la transmisión de información, y en algún caso pretender ahorrar en el costo de sus operaciones. Cuando ocurre ésta situación debemos re-enviar toda información a nuestro agente para que él en su caso conteste lo que estime conveniente a SU cliente.

En los casos de envíos (de exportación) en condiciones FCA/FOB, es el proveedor o remitente quien debe saber los gastos locales en caso de ser encomendados a nuestros servicios y el destinatario o nuestro agente/corresponsal los gastos del transporte internacional.

2) Primeros pasos. Confiar – SI, pero – verificar!

Es de vital importancia ponerse en la piel de nuestros interlocutores y procurar entender que es lo que esperan de nosotros.

El proveedor normalmente sólo quiere quitarse la mercancía de encima.

El corresponsal/agente quiere mimar a su cliente con información veraz y al momento de toda circunstancia relativa al transporte de sus mercancías, amén de obtener el mejor márgen posible en cada operación.

El destinatario, suele querer la mercancía para ayer, al precio más bajo del mercado.

El malabarismo consiste en satisfacer a todos y sobrevivir en el intento.

Consideraciones técnicas.

Cuando recibamos una órden de transporte, lo primero consiste en verificar si los datos aportados por el proveedor/fabricante se ajustan a las condiciones de transporte/precio pacatadas con ellos o el agente/cliente en destino. Todos los envíos no son iguales! Verificar:

Dimensiones

Calcular peso efectivo tarifable por el método de transporte previsto (terrestre 1:3, aéreo 1:6 marítimo 1.1) – Con éstas sencillas reglas de cálculo, nos sorprenderá como un transporte local resulta más caro que un envío aéreo al otro lado del mundo, o como un envío aéreo en algún caso resulta mucho más barato que uno marítimo, o que un servicio local/nacional de mensajería o transporte indirecto es mucho más conveniente u oportuno que uno directo.

Otro factor vital relacionado con las dimensiones y que a primera vista parece carecer de importancia es:Cabe en el avión? O en su defecto tiene sitio en un contenedor de 20’ o de 40’?.

Una pista importante para la viabilidad de un medio de transporte (tipo de avión, contenedor, etc.) suele darse, analizando el tipo de mercancías que estamos manejando, aunque aún desconozcamos las dimensiones precisas.

La maquinaria, moldes, cerámica, etc., suelen mas bien ser pesados y no presentar problemas de dimensiones. Salvo que se trate de grandes unidades. El problema más común para éste tipo de mercancías radica en la posibilidad o nó de remontar las unidades de transporte (cajas/jaulas, etc.).

Los tejidos y confección, así como la mayor parte de artículos de consumo, aunque suelen cubicar a veces un poco, casi siempre se presentan en varias o muchas unidades de transporte (bultos/paquetes) y no presentan ningún problema de estiba en aviones o contenedores marítimos.

Los muebles, artículos de iluminación, calzado, juguetes, por regla general pagan practicamente siempre por volumen.

Tambien hay estructuras, tuberías, rieles, vehículos… todos pueden presentar limitaciones importantes para su envío por el método que se haya previsto.

La información anterior no es exhaustiva, sólo debe ayudar a determinar a primera vista que no nos podemos fiar de datos incompletos para ejecutar un transporte sin consecuencias, que pueden llegar a ser nefastas, si no se tiene suficientemente en cuenta el factor mencionado.

Ni que decir de productos perecederos, peligrosos, calidad de embalaje según método de transporte.

Es NUESTRA responsabilidad preveer proactivamente cualquier posible incidencia, antes de que ésta ocurra – esto distingue la profesionalidad en una empresa transitaria -.

En un contenedor de 20’ caben nominalmente aprox 30 m3 de mercancía y en uno de 40’ el doble.

Esto es cierto, si lo llenamos de agua.

Si tengo 1200 cartones de zapatos (40x25x20 cms), a lo mejor puedo aprovechar el espacio hasta ocupar unos 24 m3 en un 20’., (mejor 12 europalets), pero si tengo 2 bultos de 3,50 m de largo por 1.30 de ancho y 1,30 de alto, (cada uno apenas tiene 5,916 m3, necesito 2x20’ o 1x40’ – porque?. – Se debe sugerir el transporte en grupaje marítimo para combinar el contenedor con mercancía menuda -.

Peso:

Algunas empresas creen que los aviones son barcos.

Muchas líneas aéreas alimentan sus vuelos transoceanicos a través de vuelos regionales intraeuropeos con aviones pequeños con una capacidad más que limitada en cuanto a las dimensiones (85 cms de altura, 100 o 150 kgs de peso máximo, etc. – sin embargo cada día son mas las aerolineas que alimentan sus “hubs” (centros de re-distribución de carga) utilizando camiones en el primer tramo.

Cuando realicemos oferta o a mas tardar cuando tengamos una órden de transporte, debemos saber si nuestro proveedor de transporte internacional puede efectivamente manejar la carga que se le encomienda.

En lo que concierne al proveedor/fabricante, sobre todo en el caso de maquinaria o estructuras, en algunos casos, sus instalaciones no cuentan con un muelle de carga (que sirve para cargar la mercancía por la puerta trasera del camión o porta-contenedores, sino que utilizan “puentes-grua” que sólo permiten la carga por arriba. En éste caso se requiere equipo especial (contenedores OT (open top) o en su defecto camiones lona, y en algunos

casos incluso contenedores FR (flat rack) abiertos que no son sino planchas especiales que permiten colocar y fijar encima casi cualquier objeto con dimensiones que sobrepasen la anchura o altura de un contenedor standard. Evidentemente el precio del flete en esos casos siempre se dispara, normalmente en multiplos de unidades de transporte enteras (containers) en función de si la mercancía invade el espacio lateral o superior que ocuparía otro contenedor. Esto ocurre tambien con mercancía sobredimensionada en transporte aéreo existiendo asimismo una limitación en la densidad (peso) por superficie ocupada en una plancha de avión .

En transporte marítimo, la limitación de peso está sobre 24 tons por contenedor. Es por eso que no tiene sentido ofrecer p.ej. servicio en contenedores de 40’ para el transporte de marmol o cerámica. (la limitación de peso es la misma para un 20’ y un 40’).

Ahora – el transporte interior -

Ya hemos verificado exhaustivamente con el suministrador de las mercancías las peculiaridades de su envío. El proveedor viene obligado a proporcionar todos los datos y documentos necesarios para realizar un transporte con éxito.

Necesitamos la factura comercial para despacho de exportación y saber si la misma es también la factura de venta (Hay negocios triangulares y aún más complejos en los cuales la factura del proveedor NO sirve para el cliente en destino y está prohibida su utilización excepto para la Aduana local).

El packing list o indicación de bultos, dimensiones y peso bruto debería ser aportado por el suministrador. Si no lo hace o la información aportada no es fiable, cabe la necesidad de pesar y cubicar el envío. El porteador de la mercancía (línea aérea o consignataria) no nos van a perdonar ni un kilogramo, y el cliente en destino sólo pagará lo que pongan los documentos de transporte!.

Es importante, antes de retirar ninguna mercancía, saber sia) está efectivamente disponible.b) Horario para poder retirar c) Situaciones especiales de manejo: hay muelle para cargar? La carga es convencional o se necesita cargar de forma especial? (puente-grua por arriba, carga lateral, el tiempo de carga puede ser superior al normal por cantidad de bultos, es mercancía peligrosa?, refrigerada?d) La información anterior nos permite contratar al transportista local con el equipo adecuado. (Los viajes en vacío son costosos, bochornosos y nos hacen perder un tiempo valioso).

Todos los envíos son intrínsecamente urgentes, pero tambien deben ser baratos. Es perfectamente común que nos pidan un precio ajustado al mínimo coste, y a la hora del envío se nos exige que salga de inmediato…

El transporte interior funciona de 2 maneras diferenciadas que tienen una importante repercusión en el tiempo de tránsito y desde luego en el coste de las operaciones.Puede ser transporte directo (al menos en apariencia) o sea de punto a punto y siempre dentro del plazo de menos de 24 hrs. – Sistema adecuado para transporte urgente aéreo, y áreas cercanas al puerto/aeropuerto.El transporte indirecto es mucho más económico, pues se hacen recogidas en sitios remotos hasta un “hub” o centro de concentración en una capital, despues se reenvían las mercancías de forma agrupada al centro de distribución de la plaza local, para finalmente ser distribuidas al puerto o aeropuerto indicado en nuestro albarán de transporte.

Siempre debemos calibrar cuando utilizar un transportista u otro, aunque normalmente prevalece el factor costo, por lo que la decisión suele ser fácil, - salvo que anticipadamente nos hayan pedido una urgencia y conozcan el precio que eso implica

Hemos escogido ya el transportista adecuado para el transporte interior?.

Si existe variación de los datos aportados por el corresponsal/agente o por el proveedor con respecto a la realidad, es de vital importancia informar INMEDIATAMENTE a todos los implicados. Quien avisa, no engaña, y nos evita graves molestias, si posteriormente, resulta que tomamos decisiones que debían haber tomado quienes pagan el transporte y éstos evidentemente no nos van a premiar pagando más por circunstancias que les eran ajenas.

Inciso: Cartas de crédito! La sola mención de que una operación se realiza por carta de crédito (L/C) “letter of credit”, produce escalofríos a los operadores en toda la cadena logística… En verdad es un engorro pero, por norma general sin excesivas complicaciones siempre y cuando no se exijan documentos imposibles, información contradictoria, o absurda. La carga de verificación y control de la carta de crédito la tiene el vendedor de las mercancías, nuestro cometido se limita casi enteramente a la confección del documento de transporte AWB o B/L copiando, letra por letra, los “condicionados” de la carta de crédito en cuestión. Factores fundamentales, sí son, sobre todo: la fecha última de embarque y de negociación, desde luego los INCOTERMS y la coherencia entre todos los documentos aportados por el cliente a su banco.

A tomar en cuenta que un AWB o (HAWB cuando es admitido en la L/C) es un documento de transporte, como lo puede ser un billete de metro. En cambio los B/L marítimos (también HB/L) son documentos mercantiles, tácitamente, títulos de propiedad de las mercancías. Un B/L emitido “to order” es equivalente a un talón emitido al portador… Esto es muy

importante a tener en cuenta, cuando se emite un conocimiento marítimo, dada la responsabilidad en que incurre el transitario. Si ponemos en un B/L “free on board” más vale que tengamos un conocimiento de la naviera que nos respalde y ponga la misma información y fecha!.

Le hacemos el favor al cliente local de entregarle un HB/L de una mercancía que aún no ha salido, el lo presenta en el banco, éste lo envía al banco en destino, el cliente en destino paga, pues tiene evidencia de que su mercancía está en camino…..pero ésta nunca llega!. – entendiendo el mecanismo - , nunca cometeremos éste error.

Preparación de documentos?

Antes de recibir en los almacenes de la línea aérea o del grupajista marítimo o en el puerto el contenedor, tenemos que tener imperativamente:

Datos precisos de remitente y destinatario de las mercancías.Incoterms acordados y entendidos por el vendedor y comprador. (Muchas veces nadie quiere pagar los gastos FCA/FOB) – mejor si los pagamos nosotros! -. El vendedor vende EXW y el cliente compra FOB…dejar que se pongan de acuerdo las partes antes de que tengamos problemas de facturación…Peso y dimensiones, (packing list)

A mas tardar cuando la mercancía esté en nuestro poder necesitamos

Valor y datos de las mercancías (factura comercial)Autorización de despachoCarta de seguridad (mercancía segura?).

Cualquier variación con respecto a los datos aportados desde destino, debe ser comunicada de inmediato.Nuestro corresponsal también agradecerá se le informe cuando la mercancía está efectivamente en nuestro poder y recibir una copia de la factura comercial del envío así como los datos previstos de fecha de envío y del medio de transporte y ruta.

Ahora es una buena oportunidad de pedir el precio vendido al corresponsal, si no lo sabemos yá y no es un envío directo o con precio cerrado.

Inciso relativo a la “UNIDAD DE TRANSPORTE”.

En física, durante muchos años la unidad en la que se basaba todo el universo fue el átomo. (ahora ya se han descubierto “unidades” más elementales. En logística pura, la unidad, es la pieza (referenciable unitariamente, normalmente por código de barras) y en transportes internacionales es (por suerte más fácil) la unidad de transporte, o séa el envío específico de un suministrador/proveedor/fabricante o vendedor a un destinatario/comprador o cliente.

El grupaje del transitario, como su nombre indica, es una acumulación de uno o varios envíos individuales que realizamos a nuestro corresponsal/agente y por lo tanto no es más que un criterio de agrupación y no, como se suele concebir en ocasiones como una unidad de transporte. Un envío “agrupado” de un porveedor a un destinatario, cubierto por un documento de transporte del transitario de origen al de destino tambien se conoce como un envío “back to back”.

Ahora sí: el documento de transporte.

Hemos seleccionado ya la línea aérea o consignataria más adecuada y realizado la oportuna reserva de transporte?

MAWB, HAWB, AWB (aéreo)

El MAWB (Master Air Waybill) conocimiento aéreo “maestro” – sólo se utiliza como documento de transporte entre colegas transitarios. El remitente SIEMPRE somos nosotros (en exportación claro) y el destinatario SIEMPRE es un agente o corresponsal (transitario en el pais de destino). Este documento SIEMPRE se emite a portes pagados. – Porque? -.

Nosotros tenemos unos precios “especiales” de la línea aérea y nuestro corresponsal disfruta de esos precios con el oportuno incremento por nuestra parte. Si enviamos un conocimiento aéreo a nuestro corresponsal a portes debidos, la línea aérea cobrará indefectiblemente el importe “facial” IATA que debe constar en el conocimiento aéreo, sin oportunidad de recuperar ningún precio especial pactado anteriormente, aparte de que implica nuestra total desconfianza de que jamás nos vaya a pagar a nosotros.En los conocimientos aéreos de las propias líneas aéreas no se permiten ni precios de fantasía ni tampoco menciones de “as arranged” o “as agreed”, dado que todo esto estaría en violación a la normativa IATA.

El HAWB (House Air Waybill) conocimiento aéreo (de casa) o sea, el propio. Puede tener cualquier formato e información y sirve como guia y justificante de un envío en concreto entre un exportador y un importador específico. Por razones prácticas y a veces por imperativo legal, se utiliza el mismo formato y condiciones que vienen reflejadas en los conocimientos aéreos de las líneas aéreas (IATA) , sin embargo en éste documento no hace falta ni el código IATA, ni una tarifa “oficial” u otros requisitos mandatorios en el conocimiento aéreo IATA. (MAWB o AWB directo). Este documento para envíos individuales, “agrupados” (aunque sólo sea uno), suele ir a portes debidos, pues es nuestro corresponsal quien ha conseguido el cliente a un precio determinado de transporte y normalmente nos indicará que importe de flete desea que insertemos como “flete vendido” en dicho documento. En caso de no tener ninguna indicación concreta el flete y gastos del HAWB se indican “As agreed” (según convenido).

El AWB. Esto no es ni un HAWB ni un MAWB… Es un conocimiento aéreo simple, (los dos tipos anteriores tambien son AWB’s). Aquí sólo se trata de distinguir de un tercer tipo (siendo el modelo el mismo), que se aplica en los envíos DIRECTOS.

Cuando nos contrata un cliente local para un envío a un destino determinado y él paga el flete (portes pagados) y, casualmente, no tenemos un corresponsal en destino (que se alegraría por consignarle un envío libre – y, deberíamos utilizar el método bajo MAWB si tenemos un corresponsal en el aeropuerto de llegada), entonces realizamos un envío DIRECTO. Con un AWB de la propia línea aérea, como si fuera un MAWB, pero insertando el remitente/exportador y su cliente/destinatario directamente en el conocimiento aéreo.

Indistintamente de la oferta de precio de transporte que hayamos ofrecido a nuestro cliente, en el AWB constan siempre los fletes, gastos y recargos según IATA. (salvo indicación en contra de la própia línea aérea)..

Consideraciones relativas a los datos a indicar en los conocimientos aéreos. (AWB)

La información de remitente y destinatario debería incluir siempre la dirección completa y correcta (preferentemente idéntica a la factura del proveedor en el HAWB) y sobre todo un número de teléfono del destinatario para facilitar su notificación a la llegada en destino.

En los datos contables (accounting information) nunca está de más incluir nuestra propia referencia y acaso la referencia que nos dé la línea aérea por razones de precio especial u otros.

El código IATA exacto se debe indicar sin excepción en el AWB directo o MAWB pues sirve de base para la facturación a la línea aérea o el CASS (cargo agents settlement system).

En la actualidad, el margen de tolerancia en el peso bruto a declarar en los conocimentos aéreos ronda el 5%. O sea que si en el AWB constan 96 kgs y en realidad pesa 101 la carga no debería ser rechazada por el agente de la línea aérea.

Algo semejante ocurre con el peso tarifable (cuando el peso por volumen excede el peso bruto). Al tratarse de un baremo más dificil de comprobar (habría que re-medir todos los bultos para comprobar el volumen), antiguamente se solía “recortar” el volumen a la línea aerea, pero no así al cliente, de manera que se ampliaba el margen de beneficio para la transitaria por el concepto de vender kilos de 900 grs.

Esta práctica, en las empresas serias, ha caido en desuso, no sólo por la pérdida de buena reputación que la transitaria puede sufrir si es descubierta, sino sobre todo, porque por exigencias aduaneras de la mayoría de los

paises, los conocimiento aéreos de la línea (MAWB), tienen que coincidir perfectamente con los datos aportados en los HAWB.

En lo que se refiere a la información de flete por kg y total de flete, por norma general se utiliza en la actualidad el precio IATA, que no deja de ser un importe “facial” o teórico de transporte y que no tiene nada que ver con el precio efectivo pactado con la línea aérea o con el cliente. En los HAWB (AWB destinado al cliente, cada vez mas se inserta simplemente “as agreed” – porque? - . pues simplemente para darle mayor libertad a nuestro corresponsal para engañarnos con el flete que supuestamente ha vendido él a su cliente en destino.

A tener en cuenta tambien, que el flete en el MAWB debe ser siempre como mínimo igual o superior al que en su caso se llegue a indicar en el HAWB.

Los demas datos, sobre todo en cuanto al peso, dimensiones descripción, recargos etc., deberían de coincidir con la realidad. En el caso de información discrepante, puede haber problemas con la aduana en destino.

Es importante recordar siempre firmar los conocimientos aéreos como agente del transportista (as agent of carrier) por motivos legales y para poder endosar nuestra responsabilidad al porteador efectivo (línea aérea) en caso de cualquier siniestro.

El Manifiesto.

Este documento sólo se emite cuando tenemos un envío agrupado/consolidado, aunque conste de 1 sola partida.

El motivo? – sobre todo para que tanto la línea aérea, así como las “autoridades competentes” conozcan el contenido correcto que abarca el grupaje.

En el conocimiento Master (MAWB) indicamos como naturaleza de las mercancías “Consolidated cargo as per ATTACHED MANIFEST”.. El remitente somos nosotros (en importación – nuestro agente -) el destinatario es el agente (en importación - nosotros). Esta información dá pocas claves de la naturaleza de las mercancías o de los importadores/exportadores efectivos. Es pues, una extensión del conocimiento aéreo master (MAWB) y totalmente obligatorio y necesario en todos los transportes en que se utilice ésta metodología. (Evidentemente no se utiliza en envíos directos que ya aportan toda la información necesaria).

El manifiesto básicamente debe de informar , - en cualquier formato -. Datos del MAWB (número, vuelo, etc)., números de HAWB, datos de la partida(s) – bultos, peso, remitente, destinatario, mercancía específica, y eventuales instrucciones para el corresponsal (ev. Importe a cobrar, POD, COD, etc).

MBL, HBL, B/L (marítimo)

Toda la información relativa a éstos documentos, es IDENTICA a los enumerados anteriormente para el transporte aéreo salvando por supuesto las siguientes diferencias.

El MBL (Master Bill of lading) lo prepara la consignataria de la línea naviera que hayamos contratado para realizar el transporte (p.ej. uno o varios contenedores), o en su defecto el NVOCC (non vessel operating cargo carrier) – que no es más que alguna transitaria “neutral” que agrupa mercancías fraccionadas en contenedores a precios ventajosos para los “colegas” transitarios, conforme a nuestras instrucciones. Vamos, que son “grupajistas” que a su vez obtienen un MBL de la consignataria de la línea naviera que efectivamente realiza el transporte. Solemos dar las instrucciones de igual forma que un AWB, o sea que indicamos todos los datos relativos al envío concreto así como remitente y destinatario, que puede, tanto ser un corresponsal nuestro como un remitente/destinatario específico (como envío directo). En éste caso corremos el riesgo – si se trata de un NVOCC – que el próximo envío lo realicen directamente y pasen de nosotros! -.

El H/BL sigue los mísmos parámetros que el HAWB (leer arriba).

Una diferencia fundamental entre el transporte marítimo de mercancías y el aéreo, es que el documento marítimo (sea HB/L o MB/L) son documentos mercantiles, a diferencia de los conocimientos aéreos que son “cartas de porte”.

En el envío aéreo, el conocimiento contiene información relativa al traslado previsto de las mercancías, en el envío marítimo, el documento de transporte (B/L – bill of lading) es un título de dominio de la mercancía, podemos emitir un conocimiento marítimo “a la orden” (to the order), bastante común, y resulta que el portador de TODOS los originales emitidos (p.ej. 3/3) o de un original endosado por el shipper (remitente indicado en el B/L), es el DUEÑO de la mercancía amparada por dicho documento!.

Cuidado entonces en tener SIEMPRE instrucciones escritas, claras y sin ambiguedades para la emisión correcta de conocimientos marítimos. (En éste caso es buena práctica el obtener la aprobación escrita del borrador de B/L por el remitente previo a la emisión definitiva del documento). La responsabilidad por error puede ser millonaria y en primera instancia siempre recae en la empresa transitaria emisora del documento.

El H/BL debe reflejar con exactitud los datos contenidos en el M/BL, sobre todo en cuanto al nombre del puerto de origen, eventual trasbordo, destino y entrega de las mercancías, el nombre exacto y correcto del buque y viaje e imperativamente en la fecha del documento, que debe ser, sin falta, la misma que el B/L de la consignataria.

A éste último respecto, cabe mencionar que en algunas ocasiones los proveedores de mercancias/fabricantes apuran hasta el último momento la extinción de validez de su carta de crédito en cuanto a la última fecha para tener sus mercancías “clean on board”, por ello nos piden “pre-datar” el B/L (H/BL), aunque el barco efectivamente zarpe en fechas posteriores.

Si accedemos a ello, debemos saber que incurrimos en un enorme riesgo legal, sobre todo si antes de que la mercancía se encuentre efectivamente a bordo, ocurre algún siniestro con la misma. El cliente tiene evidencia de que la mercancía se entregó correctamente en una fecha determinada y cobra su carta de crédito. La consignataria no emite el B/L oceánico (M/BL) pues no ha recibido nunca la mercancía y nosotros… tenemos el problema.

La solución a ésta situación, sólo se puede salvar asumiendo que:

Tengamos una carta de descargo del remitente/proveedor, por escrito y firmada por una persona con competencias suficientes y

La diferencia de fechas sea muy breve (1 o 2 días a lo sumo) para minimizar el eventual riesgo.

El B/L – ver MB/L Certificado de recepción (FCR)

Este documento sustituye el AWB/BL o la carta de porte (Bordereau, en transporte terrestre) en algunas ocasiones, sobre todo por exigencias de las cartas de crédito, y no es más, en principio, que un acuse de recibo de mercancías por la empresa transitaria. Está cayendo en desuso y por lo tanto no se referencía más. No obstante se debe mencionar que es un documento vinculante y prueba de recepción fehaciente por el transitario de las mercancias a que hace referencia, con todas sus posibles consecuencias jurídicas en caso de emisión sin tener las mercancías indicadas en nuestro poder.

Otros documentos:

EUR1/ATR/certificado de orígen,

Muchos paises tienen acuerdos recíprocos para el tratamiento preferencial en sus intercambios mercantiles y aplican aranceles aduaneros reducidos o nulos según la procedencia de los envíos.

Se trata de mecanismos reguladores, que impiden que determinadas mercancías invadan con precios al margen de la economía de mercado (OMC – organización mundial del consumo) otros mercados que se verían abocados a la ruina en su mercado interno por no poder competir con mercados cuyas reglas de comercio no se ajustan al mercado propio.

De ahí la insistencia en muchos casos de nuestros agentes o clientes de emitir y corroborar por la aduana, el correspondiente certificado de origen de las mercancías y/o (ATR – p.ej. Turquía) o EUR1 (México) entre otros. La diferencia en aranceles a pagar en destino puede ser muy importante y en algún caso (p.ej. en importación desde China) puede ser incluso prohibido el transporte, si carece del certificado correspondiente (licencia, etc).

Certificados de fumigación..

Ultimamente se ha incrementado la lista de paises que pretenden proteger su flora de las plagas transmitidas a través de embalajes de origen vegetal (básicamente madera) y por ello SIEMPRE debemos indagar con nuestros clientes si utilizan embalajes de madera (incluso pallets) para sus envíos, sobre todo si es a paises que exigen el oportuno certificado de fumigación. La fumigación si no es certificada por el suministrador de las mercancias, puede ser organizada por el transitario a través de empresas especializadas en dicho menester, aunque el proceso es caro y requiere una cuarentena de al menos 24 hrs al aire libre para evitar contaminaciones tóxicas.El envío de mercancías embaladas con madera no fumigada, o sin certificado de fumigación, puede ser causa de destrucción de la partida en destino o en el mejor de los casos, su devolución a origen.

Quien paga el pato? – el transitario – si no ha realizado las “diligencias oportunas”.

El DUA. (Documento Unificado de Aduanas)

Claro está! - toda mercancía que abandona o entra en territorio nacional requiere una intervención aduanera. Aquí, cuando hablamos de territorio nacional nos referimos a la UNION EUROPEA Desde hace, ahora ya bastantes años, existe el espacio cómun aduanero dentro de la Unión Europea, por consiguiente si tengo un envío a, digamos, Polonia, estoy realizando un envío nacional, como si fuera a Madrid y no hay ningún trámite aduanero. (En el conocimiento aéreo se pone status=”C” (comunitario)).En la actualidad, salvo cambios de útlima hora, hay 25 paises de la Unión Europea para los cuales no se requiere ningún proceso aduanero para el transporte de mercancías. (Consultar, si hace falta, antes de hacer el ridículo).

No obstante, el extranjero está ahí y la mayoría de nuestras expediciones suelen ser a Paises allende la Unión Europea, (status X en conocimiento aéreo) y, en ese caso no saldrá ninguna partida que no tenga su correspondiente trámite aduanero ultimado.

A tomar en cuenta que salvo mercancías muy reguladas, como el tabaco y bebidas alcoholicas que llevan un proceso muy estricto de control aduanero, el resto de las mercancías de exportación, es tramitado aduaneramente,

sobre todo, con fines estadísticos, dado que no hay ninguna contraprestación dineraria para el Estado en éstas operaciones, excepto, claro está, la justificación para los suministradores/fabricantes de las mercancías de la exención de IVA por exportación. (que al fin y al cabo por ahora es del 16%!)

Por la anterior circunstancia, es más importante para el expedidor de las mercancías, el valor de lo exportado que, incluso la partida estadística a la que se hace referencia. (Sin embargo, siempre es conveniente utilizar la información más precisa posible, (partida arancelaria TARIC) por eso de la multa al canto!).

Hoy en día el DUA, hecha la valoración y clasificación arancelaria (TARIC) suele realizarse por vía telemática y en exportación (casi siempre) se autoriza la operación por el canal “VERDE”., y no hace falta ningún trámite adicional.

Claro, puede ocurrir que exista alguna incongruencia, o factores que motiven a las autoridades aduaneras a conocer más detalles de la operación (p.ej. si el valor rebasa los 300,000 Euros), en cuyo caso telemáticamente se detalla el canal “NARANJA”.

Ahora toca presentar toda la documentación y justificantes relativos a la operación de forma física ante la aduana para que ésta dé la autorización de exportación oportuna.

Si a la presentación telemática del DUA aparece el canal ROJO, podemos ir cambiando la reserva prevista y avisar al cliente, dado que se exige una inspección física de las mercancías por las autoridades aduaneras. (Esto puede acarrear tambien costes adicionales de desplazamiento de las mercancías a las áreas de intervención aduanera, al margen de costes de almacenaje por permanencia en los almacenes de exportación. – Por suerte éste tipo de situaciones no suele ocurrir con frecuencia -.

Desde luego ya se ha inventado tambien hace tiempo el TRANSITO ADUANERO.

Para que sirve?…

La Unión Europea rebasa bastante los límites territoriales de nuestro pais, y en algunos casos aislados puede pasar que una mercancía se despache de exportación, digamos que en Barcelona, pero abandona la Unión Europea en Amsterdam. Tenemos un tránsito aduanero (las líneas aéreas se suelen ocupar de ello normalmente).- (cuando no lo hacen, tenemos que despachar en tránsito e insertar T1 en el status del AWB). El riesgo es importante, pues se tiene que obtener el tránsito “ultimado” (o sea, recepcionado por la aduana en destino) de retorno para su presentación en la aduana local.

Por ésta regla tambien nos puede llegar a interesar enviar una mercancía en “libre práctica” (como si se tratara de un envío local) a otro pais de la Unión Europea y despachar de exportación en el lugar de salida de la UE hacia el extranjero… (Las opciones son muchas). – Falta que nos envíen el DUA ultimado en el punto fronterizo de la UE para nuestro cliente…

Importación.

La mayoría de las PYMES dedicadas a transportes internacionales en España (excepto en el transporte de superficie), están especializadas en los tráficos de importación – porque?

1) El comercio exterior de España, sobre todo en el ámbito exterior a la Unión Europea es deficitario (mas importaciones que exportaciones).2) El control de las expediciones (fletes) está en manos de los importadores (compran EXW o FCA/FOB).

Si la empresa transitaria tiene una buena red de corresponsales que ofrecen condiciones y fletes “razonables” y a la vez cuenta con un buen equipo comercial local, puede tener un importante éxito, vendiendo transportes de importación, incluyendo los servicios locales de despacho y entrega.

Es interesante mencionar que por cada 10 empresas multinacionales que están supeditadas y ligadas totalmente a la calidad y precios de sus propias filiales hay 1000 empresas transitarias pequeñas o medianas con calidades y servicios variables, a escoger, que pueden muy bien competir en el mercado.

No hace falta entrar de nuevo en el capítulo de ventas, sino sólo indicar que la operativa de importación es tan sencilla como:a) recibir la “prealerta” con los datos del envío del corresponsal – si no la recibimos nos encontramos con la sorpresa de un envío que en el mejor de los casos ya está pagando almacenajes que nadie nos va a pagar despues.b) Averiguar quien es el agente de aduanas del cliente y/u ofrecer nuestro propio servicio de despacho/entrega.c) Despachar las mercancías conforme a los documentos recibidos o aportados por el destinatario, o ceder la documentación al agente correspondiente, previo pago de los gastos de cesión y eventuales gastos de origen.d) Entregar las mercancías si hemos sido comisionados a ello, facturando los conceptos en los que hayamos intervenido.

Desde luego tenemos que informar puntualmente a nuestro corresponsal de la cesión y/o entrega de las mercancias (POD = proof of delivery).. Si, excepcionalmente el envío fuera a portes debidos, ademas de cobrar inmediatamente (antes de la entrega) los gastos de orgien, debemos también informar al corresponsal del debido cobro y realizar nuestro pago o compensación sin demora. (La confianza es la máxima distinción que podemos obtener de nuestros agentes/corresponsales y nunca se debe de

defraudar si esperamos en algún futuro volver a tener alguna relación comercial). Facturación

Ya hemos realizado casi todo el trabajo y ahora nos dedicamos a la actividad más placentera para el empresario (despues del cobro por nuestros servicios, está claro) y que consiste en facturar adecuadamente por nuestro esfuerzo y buen hacer.

Nuestra facturación se debe emitir INMEDIATAMENTE que se haya realizado el servicio al que alude. Antes facturamos, antes cobramos!.

Según las condiciones de venta suelen emitirse una factura o dos distintas a saber:

En exportación:-factura al corresponsal en todos los casos salvo CFR/CIF/DDU/DDP-factura al proveedor, salvo EXW

En importación:-factura al corresponsal sólo si es DDU/DDP-factura al importador en todos los casos (DDU impuestos e IVA), DDP sólo IVA)

Suele ser muy útil tener un registro exacto de los gastos previstos o efectivos de cada operación antes de facturar, pues ésta información junto con nuestra oferta, evitará normalmente que nos dejemos de facturar algun concepto o gasto en que hayamos incurrido.

Antes de imprimir una factura resulta exigible, verificar el resultado de la operación a la que alude y cerciorarse de que el resultado, ademas de positivo, es coherente y correcto en cada detalle.

Resulta muy dificil y en algún caso, imposible, además de impresentable, facturar “a posteriori” conceptos que simplemente se nos han olvidado o se calcularon mal en su momento. Las pérdidas por éste tipo de situación pueden llegar a ser muy cuantiosas y lamentables, por innecesarias.

En la actualidad, debido al creciente volumen de operaciones y con la ayuda de las herramientas informáticas, todas las empresas de casi cualquier ámbito, funcionan con un sistema referencial que permite identificar de forma única y exclusiva cada operación. Por ésta razón es perfectamente exigible y si nó al menos de una mínima cortesía, indicar siempre en todos los documentos, y en especial en nuestras facturas, no sólo nuestra propia referencia (para nuestra comodidad), sino tambien, si existe, la referencia que nos haya proporcionado nuestro cliente. Mas importante aún es que nuestra factura pueda ser identificada plenamente por nuestro cliente, de forma inmediata, indicando todos los datos significativos de la operación a que hace referencia, por ejemplo el número de documento de transporte

AWB, el nombre del buque, fecha de salida, bultos, peso kgs, remitente y destinatario (cuando es una factura a un corresponsal) y… huelga decir… la factura tiene que estar en un idioma que entienda el receptor de la misma.

Si no se cumple cualquiera de las premisas anteriores, corremos el riesgo que el pago sufra retrasos, demoras, preguntas, dudas, en fín, que cobremos mas tarde… (nosotros haríamos lo mismo con una factura en chino que no sabemos a que se refiere).

Siempre debemos ser fieles a los conceptos e importes ofertados, variando la información únicamente en proporción a la variación que haya sufrido la propia operación en su caso.

No es defendible facturar nada que no haya sido previamente acordado o al menos avisado al receptor. Facturas “sorpresa” suelen ocasionar notable malestar al receptor y es posible que no sean pagadas nunca.

La forma de pago siempre será la que efectivamente se haya pactado con el receptor o en su defecto la que mejor convenga a nuestros intereses efectivos, facilitando a su vez nuestros datos bancarios, no sea que el cliente no nos paga antes pues no “encuentra” nuestros datos para pagar….

Nunca puede haber ningun retraso para facturar, ni excusa para que un receptor de nuestras facturas deje de pagar o demore su remesa por no tener información suficiente o satisfactoria.

Pre-alerta.

Este es el último paso dentro de un marco de tiempo delimitado que se refiere a una operación en concreto y sólo consiste en informar con claridad a todos los partícipes de la operación de que la misma ha concluido.

Exportación: Información de salida (vuelos/AWB, o Barco y ETS) junto con TODOS los documentos relevantes, así como nuestra factura (sólo al receptor de la misma).

Importación: Información de llegada al receptor y remitente (o corresponsal en su caso)Factura(s) al receptor(es)*** asegurar cobro previo al importador, si procede!.P.O.D. (proof of delivery) al corresponsal, en su caso.

Control de facturas de proveedores.

Es responsabilidad de operaciones la verificación de las facturas de proveedores de la explotación (gastos directos de transportes) y contrastar que los precios cobrados se corresponden con los ofertados o pactados previamente y previstos en las operaciones realizadas, antes de ponder a

disposición las mismas a la administración/contabilidad de la empresa para el pago en los terminos que se hayan acordado.

Checklist de transportes internacionales.

Administración

Diferencias del sector

La administración de una empresa transitaria es atípica en tanto que procesa costes e ingresos muy variables por servicios, en lugar de contar con inventarios de mercancías con costes y márgenes fijos. Los criterios y política presupuestaria en función de los gastos de estructura y no asignables sin embargo, son los ordinarios de cualquier sociedad y por lo tanto no se profundiza en éste apartado.

Otro aspecto de cierta relevancia es el hecho de que la mayoría de las transacciones son de carácter internacional por lo que se tiene que tener muy en cuenta la gestión adecuada del IVA, cuya reglamentación aún en la actualidad, en ocasiones se presta a confusiones y errores.

Una buena administración en una empresa de transportes internacionales, requiere de una eficaz herramienta de control de explotación por operaciones que, al cierre (preferentemente mensual) debe coincidir totalmente con las cifras contables de ingresos y gastos de explotación. (Por éste motivo es importante utilizar una herramienta informática que integre ambos procesos (gestión y contabilidad) para asegurar la coherencia de la información.

En cuanto al IVA, todas las operaciones están sujetas siempre y cuando se facturen a un receptor en territorio español y no se refiera a operaciones que sean de exportación.

Aun existen muchos proveedores de servicios en territorio español (por ejemplo transportistas), que realizan gestiones que serán facturadas al extranjero y a los que se les debe exigir la exención de IVA en sus facturas por dicho motivo y que se niegan a ello. Existe información suficiente de la Agencia Tributaria al respecto, sin embargo, si el proveedor respectivo no entra en razón y aún nos convienen sus servicios, tendremos que soportar el IVA para que nos sea reintegrado con posterioridad en su parte correspondiente por Hacienda. En el caso de importación únicamente están exentos de IVA los costos que son computados dentro del valor en aduana (o sea previos a la importación efectiva) dado que precisamente sobre dicho valor ya se imputa el IVA de importación correspondiente.

La empresa transitaria especializada en tráficos de exportación facturadas al exterior suele tener un déficit de IVA repercutido y se convierte en acreedor crónico de la Agencia Tributaria. Conviene que la empresa se dé de alta en el Registro especial de exportadores a fin de recuperar el IVA a su favor en 30 días en lugar de hasta 18 meses.

Compras

Al margen de los proveedores de gastos de estructura, los proveedores de servicios a la explotación suelen ser gestionados directamente por los responsables de las operaciones, dado que tienen que adaptar los servicios a las exigencias de los clientes de forma flexible e inmediata en todo momento.

No obstante lo anterior, compete a la administración/contabilidad pactar los términos de pago y contribuir en obtener las mejores condiciones de precio posibles.

En la medida de lo posible, siempre se debe de tener más de un proveedor para un servicio equivalente, a fín de decidir en todo momento, el que mas convenga por razones de calidad de servicio o precio. Demasiadas veces la desidia o falta de tiempo produce un coste excesivo cuando se pueden negociar condiciones mejores en un mercado competitivo. Riesgos

Todos los servicios prestados tienen un valor y en la mayoría de los casos tambien un coste directo por suplidos de proveedores que constituyen un desembolso seguro cuando se contratan por nosotros. Estos desembolsos constituyen el riesgo financiero en el que incurrimos cuando realizamos operaciones de valor agregado con nuestros clientes. Así como nosotos tenemos que cumplir con nuestros compromisos con nuestros acreedores

indistinamente que un cliente nos pague o nó, así esperamos de nuestros clientes que cumplan con el pago de los importes convenidos.

En principio, todo el mundo es bueno hasta que demuestra lo contrario. Como se calibra la credibilidad de un cliente?

Es imposible saber con exactitud y anticipadamente cuando un cliente dejará de pagar su deuda pero si es posible utilizar unos criterios de prudencia que al menos reducirán sensiblemente el riesgo por impago en que podamos incurrir.

Idealmente, se conoce al cliente personalmente, su infraestructura, su manera de operar, su “seriedad”. Los vendedores, antes que el departamento de administración son los que mejor pueden catalogar y valorar la credibilidad de la empresa.

Desgraciadamente, en la mayoría de los casos, en el ramo de transportes internacionales, las operaciones de transporte internacional se realizan ad-hoc, el cliente (corresponsal) se encuentra en el extranjero y no hay referencias amplias que sirvan de respaldo a nuestro criterio.

A continuación se indica una pequeña lista, como ejemplo, no exhaustiva ni concluyente del tipo de empresas en función del mayor a menor riesgo asumible:

1) Multinacionales, con informe comercial y liquidez contrastada.2) Empresas con las que se tiene un largo historial de operaciones sin incidencias3) Empresas nacionales conocidas con informe comercial.4) Colegas / transitarias5) Empresas locales conocidas físicamente.6) Empresas locales desconocidas pero con referencia de terceros7) Empresas extranjeras desconocidas pero con referencia de terceros8) Empresas locales desconocidas9) Empresas extranjeras desconocidas10) Individuos o particulares locales conocidos11) Individuos o particuares desconocidos12) Individuos o particulares extranjeros Factores que inciden en alto grado en la concesión de un crédito mas o menos amplio son asimismo:

La realización de transportes de forma continuada (revolvente) La volatilidad de la información de empresa disponible (por ej. Existencia o nó de datos de dirección física verificable, correo electrónico corporativo o de web y por supuesto la profesionalidad detectada en el trato con nuestro interlocutor.

Cada cliente, excepto aquellos que realizan sus operaciones al estricto contado (10 a 12) debe tener instalada una cuenta corriente que refleje en cada momento:1) Crédito concedido inicial2) Deuda actual3) Saldo de crédito disponible4) Previsión de deuda por operaciones en curso *5) Diferencia prevista disponible o excedido.

Nunca puede interesar detener o retrasar una operación en curso por razones de riesgo, a priori. Si es importante sin embargo la alerta inmediata tanto del ejecutivo de cuenta, así como del responsable de administración, cuando el crédito (riesgo) otorgado es sobrepasado (excedido) de forma sensible, o repetitiva.

Sólo en éste caso se debe determinar, sea ampliar el crédito concedido, o dialogar con el cliente para eventualmente agilizar algun pago vencido.

Si “apretamos” a un cliente antes de inicar una nueva operación, nos podemos encontrar que el transporte en cuestión se pierda, el cliente se considere rechazado y con una buena excusa para retrasar aún más la deuda que tenga pendiente. Por el contrario, si tenemos mercancía en nuestro poder el cliente pondrá todo su interés para que su operación comercial con su propio cliente final, no sufra posibles consecuencias, retrasos, etc., y, sin duda será más ductil al tratar su crédito con nuestra empresa.

A ninguna empresa le interesa que se conozca su posible morosidad, en algunos casos difíciles, la mera mención de organizaciones transitarias (ATEIA), agrupaciones extranjeras (redes), otras empresas de su grupo, etc., son argumentos suficientes para resolver la mayoría de las incidencias.

En cuanto a la prevision de deuda por operaciones en curso (4), resulta normalmente contraproducente involucrar al personal de operaciones en la evaluación de dichas previsiones por 2 razones fundamentales.a) El operario no suele ser quien conozca o calibre la responsabilidad crediticia de una empresa, la introducción de datos se puede convertir en un formalismo engorroso y con una alta cuota de error.

b) En muchas operaciones de transportes internacionales, el tiempo de vida de una operación es extraordinariamente corto. (En muchos casos, p. ejemplo en envíos de efectos personales, un expediente se abre y se finaliza en un plazo inferior a 1 hora). En éstos casos, el tiempo disponible en la operativa no da lugar a entradas del tipo administrativo u otros, pues entorpecería sensiblemente la operación propiapemente tal.

Existiendo hoy en día sistemas de información que pueden registrar y procesar todo tipo de datos, resulta sencillo, a partir de los datos básicos de una operación evaluar con un margen prudente el riesgo potencial que puede representar a la empresa, sin necesidad de intervención subjetiva del personal operativo.

Considerando que el riesgo real, son los costes efectivos (gastos), que penden sobre un transporte concreto, podemos facilmente determinar por ejemplo:

Con los kilos tasables:En aereo export: el flete aereo medioEn LCL export: el flete marítimo medioEn FCL export: el flete x contenedor (aprox)

En import (sólo si se concede crédito, se sobreentiende)Con el valor de la mercancía:El IVA de importación

Los gastos de manejo, consolidación, transporte interior etc., constituyen un riesgo porcentualmente despreciable comparado con los indicados anteriormente.

No puede existir impedimento para calcular una sola vez la media de costes efectivos según tráfico/kgs y valor en importación para que el sistema de información impute directamente un valor teórico de previsión de riesgo para operaciones en curso.

La información será en todo caso indicativa y suficiente para conocer aproximadamente el exceso, o no, del riesgo de una empresa dada y permitirá en su caso “afinar” la información, de ser necesario.

Aun existe la opción, por otro lado seguramente innecesaria de incluir un campo en el aplicativo que “proponga” la previsión conforme al cálculo indicado anteriormente, y opcionalmente el operario pueda editar y corregir la cifra aportada. Este método, no obstante convierte en variable una información que por otro lado al menos aritméticamente es sólida.

Herramientas (Tecnologías de Información)

Este apartado merece una muy especial atención, puesto que una eficaz herramienta de T.I., hace la diferencia en que una empresa funcione con agílidad, rigor, seriedad, y sin costosos errores humanos, que, en el caso opuesto, pueden llevar a cualquier empresa a la ruina.

En mis años mozos, el volúmen y ritmo de todas las operaciones, era acompasado, los márgenes, importantes, el personal, experto. Había “ordenanzas” que archivaban papeles, ensobraban las cartas y encontraban los expedientes donde estuvieran.

Los tiempos han cambiado, el ritmo es vertiginoso, los márgenes, apenas apreciables y el personal, normalmente con relativamente escasa preparación. Hay, eso sí “ordenadores” perfectamente capacitados para

cumplir con todas las exigencias relativas a la clasificación, ordenamiento, transmisión de información, etc.

Un ordenador, es una sofisticada colección de materiales (hardware), que con ayuda de la electricidad suele mover algunas piezas en su interior y encender alguna bonita bombilla de colorines. Por sí sólo no hace nada más. Requiere ser “programado”, igual que nosotros que necesitamos ser educados en la disciplina que nos ocupa.

La diferencia entre un ordenador y nosotros, es que:

a) Lo que se le enseña al ordenador, no lo suele olvidar.b) Obedece a los encargos de inmediato y no se enfada.c) Es totalmente coherente y desde luego ordenado d) Es extremadamente veloz y disciplinado.e) Económico, infatigable….. etc.

Si un ordenador tiene tantas virtudes respecto a nosotros, porqué no hacen todo el trabajo?

Como indicado más arriba, los ordenadores necesitan ser “enseñados” (programados). El resultado de la programación se llama “software”. Es la calidad de la programación lo que determina la eficacia de la máquina. Un ingeniero tiene por descontado una capacidad de resolver determinados problemas superior, a alguien con estudios primarios ante los mismos problemas.

Desgraciadamente, en la gran mayoría de los casos, los programadores sólo saben programar, y nosotros, sólo sabemos de transportes internacionales. Hay que enseñar primero a los programadores, para que los programadores le enseñen a los ordenadores, el resultado, por norma general, deja mucho que desear.

Los Transitarios, tambien debemos saber lo suficiente acerca de las posibilidades de nuestro pupilo, el ordenador (a través del programador) para que podamos exigir y obtener los resultados deseados.

En resumen, los ordenadores pueden hacer casi cualquier cosa que se les pida mientras se obedezcan las leyes de la lógica, por otro lado se debe evitar encomendarles tareas innutiles o innecesarias, dado que tambien nosotros perderemos un tiempo valioso introduciendo o buscando datos redundantes o irrelevantes.

En materia:

Nosotros aportamos datos y la máquina los procesa para generar informes, documentos, listados, cálculos etc.

Al programador le tenemos que explicar que le aportaremos:

a) datos fijos: p.ej. nombre de mi empresa, importe de IVA, INCOTERMS, nuestra cuenta bancaria, etc.b) Datos variables: p.ej. Nombres y datos de empresas (clientes, proveedores etc.) bultos, kgs, etc.c) Datos volátiles: comentarios, resultados de cómputos, etc.

Los datos fijos se conservan en tablas y son casi inamovibles. Los variables se acumulan en tablas dinámicas y se diferencían por su “visibilidad”. La tabla de empresas resulta útil en todos los procesos (operaciones, facturación, contabilidad, etc), en cambio el número de bultos, documento de transporte sólo interesan a operaciones y facturación y la cuenta contable, p.ej. sólo a contabilidad.

Una vez conocido el “input” debemos de tener muy claro, que es lo que realmente necesitamos.

Debemos impedir a toda costa que el programador (amigo del ordenador) nos pida que introduzcamos nunca más, un dato fijo (a menos que, por mantenimiento, cambie en algun momento alguno de éstos datos.

Cuando introducimos un dato variable no debemos volverlo a introducir en ningún momento durante el proceso. La información que proporcionamos, la debemos entender nosotros, no la máquina. El programa debe “traducir” la información para su posterior proceso.

Se introduce la información necesaria, significativa y no repetida. La máquina, con suficientes datos de los tipos definidos anteriormente, puede realizar sorprendentes combinaciones y devolver información objetiva, completa y coherente.

Los procesos de búsqueda de información tienen que ser “intuitivos”, no códigos ni criptogramas. Las primeras letras que introduzca me deben dar un abanico de todas las palabras que comiencen con esa combinación, así podré escoger la que me interesa.

La información aportada por el sistema de información, debe ser exhaustiva, rica en todos los datos que ayuden a identificar y resolver eventuales dudas. Un cliente que nos haya de pagar, agradecerá que en la factura indique nuestro número de cuenta para la transferencia. Evidentemente, la identificación completa del envío al que se haga referencia incluyendo, de ser posible la referencia del propio cliente, es muy de agradecer. Cuanto tiempo perdemos buscando una operación en la que nuestro proveedor sólo nos indica que le debemos dinero y que es por una operación que realizamos.. (cual?, cuando?, como?). Para un envío de Barcelona a Shanghai, no es suficiente poner de “España a China”….

Si no conocemos a fondo las lenguas extranjeras (al menos el inglés), basta que nuestro programador, “enseñe” a través del buen hacer en el diseño del software las equivalencias en ingles, p.ej. de una tabla de conceptos de facturación. Consecuentemente nosotros introducimos las primeras letras de

un concepto de facturación en castellano, el sistema de información nos devuelve el texto completo en castellano, y la impresora imprimirá perfectamente, lo mismo en inglés (se sobre-entiende que el formulario correspondiente está diseñado en el mismo idioma).

Con el método anterior al menos no “inventamos” cada vez una expresión diferente para lo mismo y existe incluso la posibilidad de vincular los envíos de nuestros clientes a tablas dinámicas de precios conceptos de facturación y condiciones, que evitarán errores por incoherencia y de cálculo al emitir nuestras facturas. Por algo los ordenadores tambien se denominan computadoras. Computan y combinan la información, y no se equivocan por razones de despiste, prisa o simple error.

Una faceta interesante de los sistemas de información (bien programados), consiste en la no-redundancia de información. El importe de una factura es tambien la deuda imputada al cliente en la contabilidad. Una operación de una empresa siempre se corresponderá a esa empresa y no a otra. En el caso de una modificación, o error, la misma será persistente a través de todos los procesos y un solo cambio, devuelve la coherencia en todos y cada uno de los procesos involucrados (cambio de peso, documento de transporte, nombre del cliente, etc.). No sería de recibo tener que repetir una información en más de un sitio, pues nos podemos encontrar que facturamos a un cliente pero pretendemos cobrar a otro.

Todo lo anterior suele ser analizado por el programador a través de una “encuesta” a los usuarios. Es absolutamente vital que el diseño sea lo más completo posible, desde un principio y sea sometido de forma descriptiva a los sufridos usuarios antes de codificar (programar) absolutamente nada. Un simple error de diseño puede hacer inútil todo el trabajo. Los agregados posteriores suelen ser barcazas parcheadas que hacen agua por todas partes…

Como éste manual no pretende ser un curso de sistemas avanzados de T.I, baste con dejar patente que no nos podemos dar por satisfechos con nuestro sistema informático porque nos indican que “es lo que hay”, y debemos exigir los resultados apetecidos conforme, al menos, con las premisas indicadas anteriormente. Hay más, pero dejo al lector la oportunidad de seleccionar sus propias prioridades al respecto. Si tiene sentido común y es lógico, se puede programar, ademas de forma sencilla y amena para el usuario. (inversamente proporcional a la dificultad en la programación).

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Anexos

INCOTERMS (2000)EXW (Ex-works; En Fábrica): el exportador deberá entregar la mercancía en su fábrica. A partir de ese momento todos los gastos (transporte, seguro, aduaneros, etc.), así como los riesgos de deterioro o pérdida de la mercancía, serán por cuenta del importador.

FCA (Free-carrier; Franco transportista): el exportador debe entregar la mercancía al transportista contratado en el lugar convenido (un puerto determinado, en los depósitos del transportista, etc.) con los trámites aduaneros de salida del país ya cumplimentados. Hasta dicho momento todos los gastos y riesgos son por cuenta del exportador y a partir de dicha entrega, del importador.

FAS (Free alongside ship; Franco al costado del buque): el exportador debe entregar la mercancía situándola al lado del buque y con los trámites aduaneros de salida del país ya cumplimentados. El coste y el riesgo de embarcarla y todos los que se originen a partir de ese momento serán por cuenta del importador. Este incoterm sólo se utiliza cuando el transporte es marítimo.

FOB (Free on board; Franco a bordo): en este caso el exportador entrega la mercancía una vez que ya está embarcada y con los trámites aduaneros de exportación cumplimentados. Se diferencia del anterior en que los gastos y riesgos del embarque son por cuenta del exportador, solo de uso marítimo.

CFR (Cost and freight; Coste y flete): el exportador entrega la mercancía en el puerto de destino convenido, pero en este caso no sólo tiene que embarcar la mercancía, sino que también corre con el gasto de la travesía hasta el puerto de destino. Sin embargo, el seguro del transporte es por cuenta del importador. Este incoterm se utiliza únicamente cuando el transporte es marítimo.

CIF (Cost, insurance and freight; Coste seguro y flete). El exportador entrega la mercancía en el puerto de destino, pero a diferencia del anterior corre además con el coste del seguro del transporte. Se utiliza sólo cuando el transporte es marítimo.

CPT (Carriage paid to; Transporte pagado hasta el lugar de destino convenido): es similar al CFR pero en este caso se puede utilizar con cualquier tipo de transporte.

CIP (Carriage and insurance paid to; Transporte y seguro pagados hasta el destino): es similar a la cláusula CIF pero en este caso se puede utilizar igualmente con cualquier tipo de transporte.

DAF (Delivered at frontier; Entregado en frontera): el exportador debe entregar la mercancía en el punto fronterizo acordado, corriendo hasta ese momento con todos los gastos.

DES (Delivered ex ship; Entregado sobre buque): el exportador entrega la mercancía sobre el buque, una vez que éste ha llegado al puerto de destino, pero antes de ser desembarcada. Los gastos y riesgos de la descarga son por cuenta del importador.

DEQ (Delivere ex quay; Entregado en muelle con derechos pagados): el exportador corre con todos los gastos y riesgos hasta situar la mercancía en el puerto de destino y una vez cumplimentados los trámites aduaneros del país importador.

DDU (Delivered duty unpaid; Entregada derechos no pagados): el exportador debe entregar la mercancía en el punto convenido (fábrica o almacén del importador), corriendo con todos los gastos y riesgos. Unicamente quedarían por pagar los trámites de la aduana del país de destino que serán por cuenta del importador.

DDP (Delivered duty paid; Entregado derechos pagados): es igual que la anterior pero en este caso el exportador también tramita los derechos de aduana del país de destino.

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CHECKLIST Transportes Internacionales EXPORT IMPORT

Precio de la operaciónEl cliente sabe cuanto le va a costar la operación ? (tiene oferta ?) El cliente sabe cuanto le va a costar la operación ? (tiene oferta ?)Si paga el corresponsal conocemos el precio vendido por él ? (profit-share)

Mercancía disponiblehorario recogida, detalle de las mercancías ? Prealerta recibida ?

Reserva transporte internacionalseleccionado el proveedor de transporte internacional más idóneo ? si cesión: cobrar en su caso (EXW/FOB) gastos de origen al agente

tomadas en cuenta eventuales disposiciones especiales ?cliente:normales de cesión - enviar POD y preveer pago corresponsal.

notificada la otra parte ? (Shipper / corresponsal)

Transporte interiorseleccionado el proveedor de tte interior más idóneo ? si DDU o DDP o encargado por el destinatario:confirmado por el transportista que tiene la órden por ejecutar ? seleccionado el proveedor de tte interior más idóneo ? confirmado por el transportista que tiene la órden por ejecutar ?

DocumentaciónFactura comercial y packing list (o indicación de bultos, peso etc.) ? si DDU o DDP o encargado por el destinatario:factura para despacho sirve para destino ? - disponible factura para destino ? Factura para despacho disponible ?coinciden datos del envío ? - corregir todo en su caso - Conocido y en su caso, negociado, el riesgo financiero ? Conocido y en su caso, negociado, el riesgo financiero ?

Instruccionesconocemos remitente/destinatario en HAWB/HBL en su caso ? Instrucciones del corresponsal ? COD ?Indicaciones relativos a los portes, express release de B/L y/o HBL ? referencias u otros detalles especiales a considerar en documentación ?

DespachoConocemos la naturaleza de la mercancía ? - NIF ? Conocemos la naturaleza de la mercancía ? - NIF ?se requiere ATR, EUR1 u otro documento de la aduana ? se requiere ATR, EUR1 u otro documento de la aduana ?

Salida/Llegadaadjuntado sobre con documentación requerida en su caso al AWB ? (aéreo) recuperada/obtenida documentación original ?entregada conforme en tiempo y forma documentación al portador intl ?

Seguimiento

verificada y comprobada la salida efectiva del envío ? (incidencias?)verificada y comprobada la entrega efectiva del envío ? (incidencias?)

notificados remitente y destinatario/corresponsal ? notificados remitente y destinatario/corresponsal ?verificado seguimiento hasta llegada a destino ? verificado seguimiento hasta llegada a destino ?

Facturacióncomprobada coherencia de precios con ev. Envíos similares anteriores ? comprobada coherencia de precios con envíos similares anteriores ?el envío se ajusta a los datos cotizados ? (adaptar precios en su caso) el envío se ajusta a los datos cotizados ? (adaptar precios)Facturado conforme a los precios vendidos ? Facturado conforme a los precios vendidos ?

Incluidos gastos efectivos realizados no previstos ? (almacenajes, courier etc.) Incluidos gastos efectivos realizados no previstos ? (almacen, etc.)Realizada previsión de todos los gastos de la operación ? Realizada previsión de todos los gastos de la operación ?Simulación de resultado de la operación ? - márgen correcto ? Simulación de resultado de la operación ? - márgen correcto ?Enviada factura(s) al cliente y/o corresponsal ? Enviada factura(s) al cliente y/o corresponsal ?

CierreRegistradas todas las facturas de proveedores de la operación ? Registradas todas las facturas de proveedores de la operación ?Facturas de proveedores coinciden con previsión ? Facturas de proveedores coinciden con previsión ?

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Paises de la Unión Europa (06/2008)(Fuente: Wikipedia)

En español Idioma local *Alemania Deutschland DEAustria Österreich ATBulgaria България BGBélgica België/Belgique BEChipre Κύπρος CYDinamarca Danmark DKEslovaquia Slovensko SKEslovenia Slovenija SIEspaña España ESEstonia Eesti EEFinlandia Suomi FIFrancia France FRGrecia Ελλάδα GRHungría Magyarország HUIrlanda Éire IEItalia Italia ITLetonia Latvija LVLituania Lietuva LTLuxemburgo Letzebuerg LUMalta Malta MTPaíses Bajos Nederland NLPolonia Polska PLPortugal Portugal PT

Reino UnidoUnited Kingdom

GB

República Checa Česko CZRumanía România ROSuecia Sverige SECandidatos

ARYM Македонија MKCroacia Hrvatska HRTurquía Türkiye TR

Formato de conocimiento aéreo (AWB)<- retornar

Ejemplo factura a corresponsal

Investigación y desarrollo del transporte

N.I.F. B 59954446 www.idetrans.es Centro de Carga Aérea de BarcelonaEdif. Serv.Grales, ofna. A-31608820 Aeropuerto El Prat (Barcelona)Tel: 34-609 377 661 Fax: 34-934 783 089e-mail: idetrans@idetrans.es

AGENT IN INDIA PVT SPALDING AVENUE, 210 20097 MUMBAI INDIA

NIF:

CUSTOMER: SHIPPER IN ZARAGOZA,S.A. Yr ref.: TML 8746 BARCELONA, 10.10.2008

------------------------------------------------------------ INVOICE Nr.: 70303/07 OUR REF: AEG- 7256 ------------------------------------------------------------ Flight: EK8820/07|EK0548/09 AWB/HAWB: 00060123 Goods: MACHINERY SPARE PARTS Gross weight: 1320 Pieces: 1 Volumen: 2.670 M3 Destination: KOLKATA Date: 30.11.07 ------------------------------------------------------------ D E S C R I P T I O N Eur. ------------------------------------------------------------

Airfreight 924.00 Freight surcharges 1298.60 Profit-share 132.00 G.R.I. 23.78

INVOICE V.A.T. EXEMPT

------------ TOTAL TO YOUR DEBIT: 2378.38 ============ Payment form: Bank transfer: 30 DAYS (09.11.2008)

Our Bank Account: 00195.0124.85.00012345678