El verdadero significado de la Facturación...
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El verdadero significado de la Facturación Electrónica Enrique Cabrera A. Signature Colombia [email protected]
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El verdadero significado de la Facturación Electrónica
Enrique Cabrera A.Signature [email protected]
Frases alrededor de Facturación Electrónica
• Una Factura Electrónica es solo un PDF quepodemos enviar a nuestros clientes.
• Los clientes nos indican que la FacturaElectrónica que enviamos la deben imprimirpara sus registros contables.
• En la actualidad parece que apenas se estatramitando una ley de facturación electrónica.
• La facturación electrónica es para las grandescompañías, para mi negocio pequeño omediano no me genera beneficios.
• Con la facturación electrónica implementadaen nuestra compañía vamos a tener Cero papelen el proceso de facturación.
Qué se suele entender por Facturación Electrónica?
• Convertir las facturas de papelen documentos digitales.
• Mayor control de la recaudaciónpor parte de las EntidadesTributarias.
• Ahorro de costos por parte de lasempresas (impresión,almacenamiento, envío, tiempo,etc).
• Mayor eficiencia yautomatización de los procesosde negocio por parte de lasempresas.
Todo eso es cierto, pero la FacturaciónElectrónica es mucho más…
Algunos beneficios en las empresas en Colombia
• Optimización en procesos financieros, logísticos, comerciales y tributarios tanto anivel de gestión de proveedores como clientes.
• Reducción del uso del papel en la medida del ajuste de los procesos aliviando lacarga operativa de almacenamiento.
• Búsqueda y consulta de DTEs de manera eficiente tanto por colaboradores comoclientes (siempre disponible).
• Complemento de los sistemas contables y/o ERPs en la organización yvisualización de la información.
Algunos beneficios en las empresas en Colombia
• Seguridad y trazabilidad en la emisión de los DTEs (estampa digital).• Facilidad en procesos de auditoria.• Ahorros en tiempos de gestión que permiten agilidad en toma de decisiones y análisis
de la información.• Menores costos en los cumplimientos de obligaciones tributarias y en la solicitud de
devoluciones de impuestos.• Disponer de un proveedor tecnológico que acompañe en el desarrollo de proveedores
y clientes para masificar la tecnología y los beneficios.
Componente localde FE
ERP
USUARIOSINTERNOS
Funcionamiento Típico
DIAN
PROVEEDOR COMPRADOR
PlataformaFacturación
Electrónica (SaaS)
Componente localde FE
ImpresorasInternas
CertificadoDigital
ERP
USUARIOSINTERNOS
La Facturación Electrónica…• Facilita el financiamiento de las
PYME, a través del anticipo desus Cuentas por Cobrar (e-Factoring);
• Facilita el pago electrónico B2b,mejorando los procesos derecaudación de las empresas;
• Rompe la asimetría empresarialexistente entre las PYME y lasgrandes empresas.
Pero para que todo eso sea posible…• Todos los Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) deben tener un formato
estándar (XML);
• Deben considerarse como DTE todos los documentos que intervienen en losprocesos comerciales y logísticos (Facturas, Notas de Crédito/Débito);
• Los DTE deben ser firmados digitalmente por las empresas emisoras utilizandoCertificados Digitales, garantizando integridad, autenticidad y no repudio (elemisor/receptor no podrá negar el conocimiento de un mensaje de datos y de los compromisos adquiridos);
• Los DTE deben validarse en línea en la plataforma de la DIAN, pero nonecesariamente en tiempo-real;
• La DIAN debe entregar un web-service que permita comprobar la validez de losDTE recibidos;
• Debe promoverse el intercambio de DTE vía eMail entre contribuyentes;
Pero para que todo eso sea posible…• Los DTE deben poder imprimirse y dicha representación gráfica debe contar con
mecanismos de seguridad que permitan validar su integridad y autenticidad también(códigos de barras);
• Debe normarse la Aceptación y/o Rechazo de las Facturas Electrónicas, que tambiéndeben ser mensajes (XML) firmados digitalmente;
• Las facturas a consumidor final no deben validarse en la plataforma de la AutoridadTributaria, debido a su alto volumen;
• Debe existir un Registro de Cesión de Créditos, en el cual las empresas que haganFactoring de Facturas Electrónicas estén obligadas a registrar dichas operaciones;
• Es recomendable que exista una solución gratuita para pequeñas empresas, provista porla Autoridad Tributaria, cuyos DTE generados tengan el mismo formato que el resto de losDTEs.
Nuevo Decreto 2242/2015 de la DIAN sobrela Facturación Electrónica en Colombia
Características del nuevo modelo de la DIAN• Las facturas electrónicas tendrán un formato estándar (XML).• Serán firmadas electrónicamente usando certificados o firmas digitales.• Serán validadas en la plataforma de la DIAN, pero no necesariamente en tiempo
real.• Existirá un sistema de numeración consecutiva aprobada previamente por la
DIAN.• Todas las empresas deberán aceptar facturas electrónicas que les emitan sus
proveedores, al menos en su representación impresa.• Las facturas electrónicas deberán ser enviadas digitalmente a todas las empresas
que facturen electrónicamente.• Las empresas que reciban facturas electrónicas deberán emitir acuses de recibo,
en formato XML y firmados electrónicamente.• La representación gráfica de las facturas electrónicas podría tener un código de
barras, el cual permitirá su validación.
Características del nuevo modelo de la DIANLos proveedores tecnológicos de
facturación electrónica deberán estarcertificados preferiblemente ISO 9001 en el
proceso de facturación electrónica e ISO27001 (Gestión de Seguridad de la
Información).
Es recomendable que las plataformas defacturación electrónica cuenten con
certificaciones, tales como:
