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INSTRUCTIVO DE USO DEL APLICATIVO DE IDENTIFICACIÓN AUTENTICACIÓN BIOMÉTRICA EN

LÍNEA

IT-TEC-006 Fecha de emisión: 10/09/2019 Versión:5 Página 1 de 70

INSTRUCTIVO DE USO DEL APLICATIVO DE IDENTIFICACIÓN AUTENTICACIÓN BIOMÉTRICA EN LÍNEA

IT-TEC-006

TABLA DE CONTROL

5 10/09/2019 Auxiliar de Sistemas

Líder de Proyectos

Director de Proyectos

Se incluye el nuevo captor Morpho. Bloqueos de usuarios por 10 intentos

Cierre de sesión

4 10/10/2018 Auxiliar de Sistemas

Líder de Proyectos


Se incluye el dispositivo de la Impresora en stiker.y el lector bidimensional

Se incluye la verificación de los dedos de los comparecientes antes de tomar cotejo

Biométrico.

3 05/03/2018 Líder de

Proyectos Director de Proyectos


Se actualiza a la versión del Software Se agregan pantallazos con el cambio de

versión

2 06/12/2017 Líder de

Proyectos Director de Proyectos



versión

1 02/10/2017 Líder de

proyectos Director de Proyectos



versión

Inicial 24/04/2016 Asistente Sistemas

Líder de Proyectos


Primera Edición

Versión Fecha Elaboró Revisó Aprobó

Descripción de la Revisión

APROBACIÓN DEL DOCUMENTO

CONTROL DEL DOCUMENTO


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TABLA DE CONTENIDO

1 OBJETIVO .................................................................................................................. 3 2 ALCANCE ................................................................................................................... 3 3 REFERENCIAS ........................................................................................................... 3 4 DEFINICIONES ........................................................................................................... 3 5. ACCIONES Y METODOS ........................................................................................... 4 5.1 NIVELES DE ACCESO ............................................................................................... 4 5.2 CREAR UN NUEVO DOCUMENTO .......................................................................... 10 5.3 CREAR UN DOCUMENTO SIN BIOMETRIA……………………………………………57 5.4 CONSULTAR LA INFORMACIÓN ARCHIVADA ....................................................... 68 5.5 CONSULTAR LA INFORMACIÓN DE LA CUENTA .................................................. 68 5.6 AUTORIZAR Y FIRMAR............................................................................................ 68 5.7. ENGRANAJE DE OPCIONES……………………………………………………………..65 6. DISPOSICIONES GENERALES ............................................................................... 69 7. RESULTADOS .......................................................................................................... 69


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1. OBJETIVO Describir el funcionamiento del aplicativo Id3 Autenticación mencionando las pautas operativas para llevar acabo la realización de todos los trámites notariales por medio de la identificación en línea de los comparecientes para corroborar la veracidad de la información detallada en el documento generado.

2. ALCANCE Enfocado hacia el funcionario encargado de las autenticaciones biométricas, con el propósito de esclarecer dudas respecto al aplicativo y efectuando así un mejoramiento en el oficio de la creación de trámites.

3. REFERENCIAS ▪ Norma Técnica Colombiana NTC ISO 9001:2015, Sistemas de Gestión de la

Calidad - Requisitos.

▪ Norma Técnica Colombiana NTC ISO 9000, Sistemas de Gestión de la Calidad – Fundamentos y Vocabulario.

4. DEFINICIONES

Compareciente: El que se presenta verbalmente o por escrito, personalmente o por apoderado, ante una autoridad, un notario o un órgano público. Biothentic: Es un lector de huellas dactilares y tarjetas inteligentes.

Futronic: Escáner de huellas dactilar, utiliza avanzada tecnología de sensor y sistema óptico preciso para entregar la imagen de alta calidad de huellas a un PC.

Tableta Wacom: Las tabletas de Wacom utilizan una tecnología, patentada, de lápiz digital sin cable, sin pilas, sensible a la variación de presión y que recoge a alta frecuencia las posiciones de la punta del lápiz respecto a la superficie de la tableta con mucha predictibilidad.

Cotejo: Comparación de las huellas del ciudadano con la información que sobre él reposa en la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil, el sistema tarda unos segundos en hacer el cotejo y si la información coincide se comprueba que la persona sí es quien dice ser.


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Durante todo el ciclo de la transacción biométrica, las minucias de las huellas digitales se manejan de forma cifrada.

5. ACCIONES Y METODOS

5.1. NIVELES DE ACCESO

NOTARIO TITULAR / ENCARGADO

- Acceso por tarjeta biométrica personal.

• Debe Ingresar la tarjeta al Biothentic.

• Ingresar al aplicativo Autenticación.


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• Deslizar uno de los dedos enrolados por el Biothentic para capturar la huella.

FUNCIONARIO

- Acceso por nombre de usuario y contraseña.

- En el momento de crear la cuenta se establece la contraseña y cuando se

requiera puede ser modificada.


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• Digitar usuario y contraseña correspondiente.

Importante: En el caso de que se requiera el ingreso del funcionario y Notario titular

o encargado en un mismo equipo, se realiza el siguiente proceso:

• Primero ingresar al aplicativo Id3 Firma con Tarjeta del Titular o Encargado

deslizando la huella.


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• Luego abrir Id3 Autenticación y dar clic en “Deseo usar mi usuario y contraseña

para ingresar”.


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• Digitar usuario y contraseña correspondiente.

• Si el funcionario ingresa el usuario y/o contraseña mal, después del décimo

intento se bloquea y lo debe desbloquear el usuario administrador desde el

aplicativo id3 Usuarios.


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OPERADOR

- Notario titular / encargado / funcionario

- Guiado por la aplicación en la pantalla del equipo de cómputo.

COMPARECIENTE

- Guiado por la información en su pantalla Wacom


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5.2. CREAR UN NUEVO DOCUMENTO

• Antes de abrir la aplicación, asegúrese de que los siguientes elementos estén

conectados:

- Pantalla Wacom

- Cámara Web

- Escáner ó Lector Bidimensional

- Morpho (captor biométrico)

- Biothentic (solo titulares y encargados)


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• Dar clic en el botón “Nuevo trámite”.

En esta observación se puede validar si hay alguna autorización o documento que no se encuentre respaldado correctamente en la plataforma de notaría segura, en caso de que se evidencie un aumento en el número de autorizaciones, documentos, cotejos o solicitudes, por favor comunicarse con la mesa de soporte con el fin de realizar el cargue de estos documentos.


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• La creación de un nuevo documento consiste en realizar las siguientes etapas:

- Escoger cantidad de comparecientes + trámite notarial

- Capturar foto del compareciente + escanear su C.C.

- Capturar huellas dactilares del compareciente

- Cotejar la información con la Registraduría

- Capturar firma manuscrita del cliente

- Finalizar documento ESCOGER CANTIDAD DE COMPARECIENTES

• Diligenciar la cantidad de comparecientes o dar clic en los botones +/-.


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ESCOGER TRÁMITE NOTARIAL – INTRODUCCIÓN

◼ Se pueden escoger 8 tipos de trámites

◼ Los campos obligatorios son marcados con un «*»

Escoger trámite notarial (1/8)

◼ Diligencia de reconocimiento de firma y contenido de documento privado

- Acto(s)

- Firmantes

- Detalle


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◼ Autenticación biométrica para escritura pública

- Acto(s): → Enumeración de actos

- Fecha trámite

- Número de referencia → (máx. 30 caracteres)


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◼ Autenticación biométrica para declaración extra-proceso

- Título → (Obligatorio, máx. 256 caracteres)

- Destinatario → (máx. 256 caracteres)


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◼ Diligencia de presentación personal

- Destinatario (Obligatorio, máx. 256 caracteres)


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◼ Diligencia inscripción de registro civil.

- Tipo registro civil → (Obligatorio) Nacimiento, Matrimonio o Defunción

- Nombres y apellidos de inscritos → (Obligatorio) 1 persona por línea


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Escoger trámite notarial (6/8) ◼ Diligencia de reconocimiento de firma y contenido de documento privado con

firma a ruego.

- Acto

- Descripción

En este trámite se debe indicar que son dos (2) comparecientes, rogante y rogado, el sistema realizara automáticamente la selección de los dos (2) comparecientes y procederá con el támite cuando estos no hayan sido seleccionados.


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◼ Diligencia de reconocimiento de firma y contenido de documento privado de

persona invidente.

Este trámite aplica para autenticaciones biométricas donde el compareciente es invidente.

• Seleccionar el trámite y diligenciar los datos del mismo.

- Acto

- Descripción

- Si el compareciente “Invidente” no sabe o no puede firmar, seleccionar el recuadro “No sabe firmar” para realizar la firma a ruego.


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◼ Autenticación de Firma.

- Acto(s)

- Firmantes

- Detalle


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Escoger trámite notarial – fin

• Dar clic en el botón “Validación compareciente”.


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TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL COMPARECIENTE – Autorización

◼ El compareciente o titular debe autorizar el tratamiento de sus datos biográficos y

biométricos dando clic sobre el botón “Autorizo” de la pantalla Wacom.

Lo anterior en cumplimiento de la ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario en

lo relacionado con la solicitud previa, expresa e informada.

◼ Por lo menos un compareciente debe autorizar el tratamiento de sus datos

para crear un documento. El siguiente es el texto que aparece en la tableta al

momento en que el titular da la autorización previa, expresa e informada para el

tratamiento de sus datos.


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• Si el compareciente autoriza, indicarle que debe seleccionar

Tratamiento de datos personales del compareciente – Rechazo ◼ El compareciente puede rechazar el tratamiento de sus datos biográficos y

biométricos al dar clic sobre el botón “No autorizo” de la pantalla Wacom.

◼ Si el compareciente desea no autorizar y no puede interactuar con la pantalla

Wacom, dar clic en el botón “El compareciente no autoriza”.


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TOMAR FOTO DEL COMPARECIENTE

• Pedir al compareciente que se ubique frente a la cámara.

• Dar clic en el botón “Capturar”.


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TOMAR FOTO DEL COMPARECIENTE – VOLVER A CAPTURAR

◼ Pueden volver a capturar la foto de un cliente al dar clic sobre el botón “Nuevo

intento”.


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ESCANEAR LA C.C. DE UN COMPARECIENTE (1/2)

Escáner Epson

• Ubicar la C.C. del compareciente en el escáner.

- La tarjeta debe ser ubicada horizontal con la primera cara arriba

• Coloque la pestaña gris en la opción de escaneado independiente.


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• Dar clic en el botón “Escanear cédula”.


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◼ El escáner debe estar configurado de la siguiente manera:

• Al final dar clic en “Escanear”.


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• Se visualiza los datos de la cédula escaneada.


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ESCANEAR LA C.C. DE UN COMPARECIENTE (1BIS/2)

◼ Si el escáner no funciona o no permite escanear

- Existe la posibilidad de utilizar una imagen de la segunda cara de la C.C.

- Dar clic en el botón «Abrir imagen»


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• Seleccionar la imagen


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◼ La información de la cédula es visualizada en cada uno de los campos

- Nombres

- Apellidos

- NUIP (10 dígitos)


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ESCANEAR LA C.C. DE UN COMPARECIENTE (2/2)

◼ Sólo si es necesario, modificar el nombre del dedo de la huella dactilar de la C.C.

(indicado debajo de la huella sobre la C.C.). Por defecto, el sistema selecciona el

índice derecho, que es el dedo más frecuente, pero puede cambiar.

PRESENTACIÓN DE «CONTRASEÑA»

• Dar clic sobre el botón “Contraseña”.


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◼ Si el cliente no tiene su C.C., esta opción permite diligenciar “Nombres”,

“Apellidos” y “NUIP” manualmente.

- El dedo de la imagen de la C.C. queda como «Desconocido»


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• Dar clic en «Aceptar».


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INGRESO DE DATOS COMPARECIENTE MEDIANTE LECTOR DE CÓDIGO DE BARRAS BIDIMENSIONAL (MOTOROLA DS9208). Primero es necesario capturar los datos de la cédula con el Lector de código de barras y luego tomar la fotografía.

Lector Bidimensional

• Ubicar el código de barras de la cédula de ciudadanía frente a la luz roja que emite el Lector Bidimensional y este automáticamente trae los datos generados por el código de barras observando que los datos son capturados correctamente.


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• Dar clic en “Aceptar” para continuar.


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PROCESO PARA CAPTURAR LAS HUELLAS DEL COMPARECIENTE

Si aún no se ha configurado el captor con el cual funcionará el sistema biométrico, al

ejecutar el aplicativo Id3 Autenticación pregunta con cual captor funciona el sistema.

• Seleccionar “Morpho MSO 1300 E3”, “No preguntarme de nuevo” y “Aceptar.

• Dos (2) huellas dactilares son requeridas.

• Verificar las manos del compareciente, que no tengan sustancias o materiales

como pegantes, esmaltes, tintes, sellantes, látex, plásticos, dedos de guante,

entre otros.

• Se debe colocar un paño seco junto al captor para limpiar con frecuencia el captor

biométrico y alejarlo de una fuente de luz directa si es necesario.

• Indique al compareciente que ubique el dedo sobre el dispositivo, en el centro de

captor y durante el tiempo que el captor se encuentre encendido, este enciende

de color rojo luego azul y verde, adicionalmente el cable del captor debe estar al

costado izquierdo del compareciente como lo indica la imagen:


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• La posición CORRECTA es la que se muestra en la imagen:

• Posiciones INCORRECTAS de colocar el dedo:

Colocar sólo Colocar el dedo la punta del dedo al extremo del captor

Colocar el dedo de lado Colocar el dedo muy por debajo del captor


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• Al colocar el dedo sobre el dispositivo, debe presionarlo ligeramente para que el

área escaneada sea mayor.

En caso de no obtener cotejo exitoso o que la calidad de la huella sea

inferior al 60%, se sugieren las siguientes acciones:

• Si no es posible realizar captura de la huella, pruebe con los dedos meñique y

pulgar, son generalmente los que menos desgaste presentan, por lo que se

sugiere utilizarlos para obtener una mejor calidad de cotejo.

• Revise que los dedos estén limpios y secos. Algunos tipos de empleo, cómo el

manejo de cartón, material de construcción, agricultores, tintas, polvo, etc.,

pueden ensuciar los dedos o desgastar las huellas dificultando su lectura, en este

caso se recomienda solicitar al compareciente que antes de colocar la huella, se

lave las manos.

• Una opción adicional es frotar los dedos en el cuero cabelludo.

• Coloque el dedo en una superficie plana y luego en el captor biométrico.


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CAPTURAR HUELLAS DEL COMPARECIENTE (1/6)

• La Primera huella para capturar es seleccionada aleatoriamente por el sistema, la cual aparece en gris oscuro sobre la silueta de las manos.

- Si es desconocida seleccionar dando clic sobre uno de los 10 dedos o sobre la

cajita que se encuentra al lado de la opción (1)

• Solicitar al compareciente que ponga el dedo correspondiente sobre el captor.

NOTA: Recuerde que en la parte inferior de las manos se visualiza un círculo azul

que corresponde a 3 minutos disponibles para la captura de las huellas del

compareciente, según requerimientos de la Registraduría, al agotarse este tiempo,

el círculo desaparece y retornará a la pantalla inicial de Nuevo trámite. Tendrá que

iniciar de nuevo si no completó la captura y cotejo en los 3 minutos.

Puede capturar varias huellas para obtener cotejos exitosos.


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• Solicitar al compareciente colocar el dedo correspondiente sobre el captor.

IMPORTANTE: Indicar al compareciente que una vez colocada la huella sobre el

captor no se debe mover el dedo ni levantarlo hasta que se apague el captor.


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• Si la calidad es buena, el dedo capturado aparece en color verde.


• Si la calidad no es buena, solicitar al cliente que vuelva a poner su dedo sobre

el captor biométrico.


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• Una vez esté capturada de manera correcta la primera huella dactilar, se

visualizará a la derecha de la pantalla; por seguridad ya no se muestra la huella

del compareciente, es sólo una imagen (Dumi) en todos los casos.


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CAPTURAR HUELLAS DEL COMPARECIENTE (6/6) ◼ Repetir el mismo proceso que para la segunda huella


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CAPTURAR HUELLAS DEL COMPARECIENTE - RESULTADOS

◼ Los Dos (2) dedos capturados deben aparecer en verde y las dos (2) huellas

deben aparecer a la derecha de la pantalla.


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CAPTURAR HUELLAS DEL COMPARECIENTE – FIN

◼ Dar clic en el botón «Verificar con Registraduría» para seguir con el proceso.


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VERIFICAR CON REGISTRADURÍA – VERIFICACIÓN BIOGRÁFICA

◼ La información biográfica extraída de la C.C./Contraseña es comparada con la

de la Registraduría:

- Nombres

- Apellidos

- NUIP

◼ El compareciente se considera autenticado si y solamente si por lo menos 1

resultado de la comparación de sus huellas es válido.

• Al obtener Cotejo exitoso con la Registraduría, solicitar al compareciente que

firme manualmente en la pantalla Wacom.


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Nota: Los datos biográficos que serán utilizados en el documento final serán los de la Registraduría Verificar con Registraduría – Cotejo fallido

◼ Si la autenticación falló y si el compareciente lo desea, es posible reintentar

seleccionando el dedo que se requiere capturar de nuevo.


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◼ Indicarle al compareciente el dedo que debe colocar en el captor.

Al finalizar la captura de las huellas, volver a dar clic en «Verificar con Registraduría».


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Verificar con Registraduría – Se detectó dedo falso.

◼ Si al finalizar la toma de las dos huellas o en una de ellas aparece el siguiente

mensaje, debe verificar las manos del compareciente, que no tengan sustancias o

materiales como pegantes, esmaltes, tintes, sellantes, látex, plásticos, dedos de

guante, entre otros.

◼ Es posible reintentar seleccionando el dedo que se requiere capturar de nuevo o

tomar otra huella.


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FIRMA MANUSCRITA DEL COMPARECIENTE (1/2)

◼ Solicite al cliente que firme manualmente en la pantalla Wacom


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FIRMA MANUSCRITA DEL COMPARECIENTE (2/2)

◼ Solicite al cliente que valide su firma dando clic sobre el botón aceptar (verde) de

su pantalla Wacom

Firma manuscrita del compareciente – nuevo intento

◼ Si el no queda conforme con su primera firma, puede volver a intentar al dar clic

sobre el botón «Volver a firmar» (azul) de la pantalla Wacom


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FIRMA MANUSCRITA DEL COMPARECIENTE – NO PUEDE FIRMAR (1)

◼ El compareciente (o su acompañante) puede notificar su incapacidad para firmar

manualmente al dar clic sobre la opción «No puede firmar» (rojo) de la pantalla

Wacom.


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FIRMA MANUSCRITA DEL COMPARECIENTE – NO PUEDE FIRMAR (2)

◼ El operador también puede registrar la incapacidad del cliente para firmar

manualmente al seleccionar esta opción dando clic sobre la casilla

correspondiente de su pantalla.


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FIRMA MANUSCRITA DEL COMPARECIENTE – VOLVER A FIRMAR

◼ Si el operador considera que la firma no está correcta, aún si el compareciente la

validó, él puede dar clic en el botón «Nuevo intento» de su pantalla y solicitar al

compareciente que vuelva a firmar.


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FIRMA MANUSCRITA DEL COMPARECIENTE – FIN

◼ Si el operador considera que la firma está bien hecha, puede dar clic sobre el

botón «Aceptar» y seguir con el proceso.


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INFORMACIÓN DEL COMPARECIENTE

◼ En cualquier momento, el operador puede dar clic sobre el botón «Compareciente

x de y» para ver la información de los comparecientes ya autenticados del trámite

en curso.


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FINALIZAR DOCUMENTO (1/4)

◼ Se visualiza el documento con los datos del compareciente.


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FINALIZAR DOCUMENTO (2/4) ◼ Verificar el documento.


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◼ El compareciente puede verificar el documento dando clic sobre los botones con

símbolo flecha arriba y flecha abajo.


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◼ Visualizar en el documento el número de trámite.

◼ Se finaliza el proceso al dar clic sobre el botón «Página principal».


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IMPRESIÓN EN STICKER

Si se selecciona al ingresar al aplicativo la opción impresión con sticker se verá visualizado el tramite de la siguiente manera y estará listo para su autorización e impresión de tamaño sticker.


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FINALIZAR DOCUMENTO – FIN El documento queda pendiente de ser firmado por el notario titular o encargado a través del aplicativo de autorización y firma.

5.3. CREAR UN DOCUMENTO SIN BIOMETRIA.

• Se pueden realizar los tramites que no son posibles con biometría, estos se generan en el momento que no se puede realizar toma de huellas.

Para iniciar es necesario seleccionar la casilla .


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Recuerde que este proceso solo se realiza cuando hay dificultades técnicas o excepciones de ley.

• Dar clic en el trámite a realizar, diligenciar los datos que se solicitan y luego dar clic en “Validación compareciente”.


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• Seleccionar la justificación y diligenciar los demás campos que se observan.

• Se desplegará la siguiente lista.


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FINALIZAR DOCUMENTO

• Se visualiza el documento con los datos del compareciente y se observa la especificación que el tramite fue generado sin biometría.


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5.4. CONSULTAR LA INFORMACIÓN ARCHIVADA

Consultar información archivada La información archivada puede ser consultada al dar clic sobre el botón con

símbolo de tipo lupa (Visualización de entradas)

5.5. CONSULTAR LA INFORMACIÓN DE LA CUENTA

Información de cuenta de usuario

La información de la cuenta abierta puede ser consultada al dar clic sobre el botón

con símbolo de tipo silueta humana (Información de usuario)

5.6. AUTORIZAR Y FIRMAR

Permite acceder al aplicativo Id3 firma en el cual el notario titular o encargado

podrá realizar la autorización de los documentos o trámites.


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5.7. Engranaje de opciones.

Permite activar y desactivar algunas características en el comportamiento del aplicativo.

Al seleccionar esta opción el aplicativo omitirá el clic en aceptar para realizar el cotejo con la base de datos automáticamente.

Nos permite realizar la impresión del trámite en un tamaño reducido y de acuerdo con el sticker que se tenga en uso en la notaria.

Al desactivar la solicitud de firma del compareciente, nos permite realizar la firma directamente sobre el sticker teniendo en cuenta que por el tamaño de la impresión la firma no es clara al ser impresa.


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6. DISPOSICIONES GENERALES

Solamente operadores con cuenta registrada en la notaría pueden acceder a la solución instalada en la misma.

Si el ingreso se realiza con la tarjeta biométrica personal, primero debe ser insertada al Biothentic y luego abrir el aplicativo Id3 Autenticación. El cobro de la autenticación biométrica se realiza en el momento en que el cotejo con la Registraduría es exitoso.

Cada tres cotejos, se recomienda limpiar el Futronic (Captor biométrico) con un paño húmedo en alcohol o limpia vidrios, para retirar el exceso de grasa. Si al momento de capturar las huellas la calidad no es buena, verificar que se esté

colocando correctamente, que no se encuentre sucia o reseca y solicitar al cliente que

vuelva a poner su dedo sobre el captor biométrico; intentar con los diez (10) dedos, en

especial pulgares y meñiques.

7. RESULTADOS

Excelente manejo del Sistema de identificación Biométrica en Línea.

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