Elaboración e Integración del Expediente y Dictamen Técnico de la ...
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GUÍA PRÁCTICA.ELABORACIÓN E INTEGRACIÓN DEL EXPEDIENTE
Y DICTAMEN TÉCNICOS DE AUDITORÍA.
C. P. SERGIO MARENCO SÁNCHEZAUDITOR GENERAL DEL ESTADO DE NUEVO LEÓN
Lic. Gerardo Daniel Cárdenas TorresTitular de la Unidad de Asuntos Jurídicos
Julio 2011Auditoría Superior del Estado de Nuevo León.
Loma Larga, 2550, Colonia Obispado, C.P. 64060Monterrey, Nuevo León, México.
“…las Entidades de Fiscalización Superior juegan un
papel clave e ineludible en el proceso de rendición de
cuentas, y tienen un papel fundamental en la
construcción del conocimiento ciudadano de lo que
los gobernantes han hecho con el mandato que la
sociedad les dio para la efectiva utilización de los
fondos públicos, además de la legitimación de la
acción pública.”
Declaración de Asunción. Principios Sobre Rendición de Cuentas. Organización Latinoamericana y del Caribe de
Entidades de Fiscalización Superior (OLACEFS)
“Bajo el sistema federativo los funcionarios públicos
no pueden disponer de las rentas sin
responsabilidad. No pueden gobernar a impulsos de
una voluntad caprichosa, sino con sujeción a las
leyes.”
Benito Juárez
EPÍGRAFE
ÍNDICE
I. Introducción 1
II. Objetivo y Alcances 2
III. El Expediente Técnico 3
Concepto 3
Características de la Evidencia 4
_ Suficiencia
_ Competencia
_ Relevancia
_ Pertinencia
Elementos Mínimos 5
Orden y Estructura del
Expediente 6
IV. El Dictamen Técnico 7
Concepto
Contenido del Dictamen Técnico
Requisitos Mínimos
Tips Prácticos
V. Soporte Jurídico 12
VI. Formato Sugerido. Dictamen Técnico
de Auditoría 14
VII. Referencias 20
CONTEN
IDO
1
Dictamen y Expediente
Técnico
INTRODUCCIÓN Apartado
I
a Auditoría Superior del Estado, es un
organismo técnico y superior de
fiscalización y control gubernamental,
auxiliar del H. Congreso del Estado en su función
constitucional de revisión del ingreso y gasto
público de los sujetos de fiscalización, así como
de evaluación en el cumplimiento de los objetivos
contenidos en los programas, a través del examen
de las cuentas públicas.
En cumplimiento a dicha función, si con motivo de
las irregularidades detectadas durante la revisión
de la cuenta pública, como resultado de la práctica
de las auditorías, visitas e inspecciones realizadas
a los sujetos de fiscalización, se llegaran a
detectar irregularidades, la Auditoría Superior del
Estado en términos de lo dispuesto en el numeral
54, fracciones I, II, III y V de la Ley del Órgano de
Fiscalización Superior del Estado de Nuevo León,
se encuentra facultada para fincar directamente
responsabilidades resarcitorias, promover las
acciones de responsabilidad a que se refiere el
Título Séptimo de la Constitución Política del
Estado (administrativas o juicio político) y en su
caso presentar denuncias o querellas penales por
instrucción del H. Congreso del Estado.
En ese contexto, para que la Auditoría Superior
del Estado se encuentre en posibilidad de emitir
las acciones legales correspondientes, es
necesario que las Áreas de Auditoría recaben
durante el proceso de fiscalización
correspondiente la evidencia suficiente, relevante,
pertinente y competente para:1) Acreditar las
irregularidades detectadas; 2) Demostrar la posible
responsabilidad de determinado servidor público o
particular; 3) Soportar la opinión expresada en el
dictamen técnico correspondiente, y en su caso;
4) Indicar el monto en cantidad líquida de los
daños y perjuicios que se hubieren causado a la
hacienda o patrimonio de los sujetos fiscalizados.
Por tal motivo, el Dictamen Técnico de Auditoría
(DTA) se constituye como la base legal de las
acciones jurídicas que se fincan o promueven por
parte de la Auditoría Superior del Estado de
Nuevo León, ya que cuando una observación no es
atendida en tiempo y forma, se instrumenta este
documento, el cual debe reunir una serie de
características técnicas que encuentran como
sustento la Ley del Órgano de Fiscalización
Superior del Estado de Nuevo León.
“...el Dictamen Técnico de
Auditoría (DTA) se
constituye como la base
legal de las acciones
jurídicas que se fincan o
promueven por parte de la
Auditoría Superior del
Estado...”
L
2
Dictamen y Expediente
Técnico
OBJETIVO Y ALCANCES Apartado
II
OBJETIVO Y ALCANCES
El presente documento tiene como objetivo
proporcionar un instrumento de apoyo a las Áreas
de Auditoría, a efecto de facilitar y estandarizar la
elaboración del Dictamen Técnico de Auditoría
(DTA), y la integración del Expediente Técnico de
Auditoría (ETA), a fin de disponer de los
elementos indispensables para el ejercicio de las
acciones derivadas de la fiscalización, y en su
caso, fincar, promover o dar vista a las
autoridades competentes para que éstas puedan
conforme a sus facultades, tramitar y resolver lo
conducente.
Para fundamentar las opiniones y las
conclusiones del auditor relativas a la
organización, al programa, a la actividad o a
la función fiscalizada, deben aportarse
pruebas adecuadas, pertinentes y
razonables1
1 INTOSAI NORMA ISSAI 300 0.3 (e).
La Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI por sus siglas en ingles), es una organización no gubernamental, autónoma, independiente, profesional y apolítica creada para fomentar el intercambio de ideas y experiencias entre las distintas Entidades de Fiscalización Superior de los diversos países; así como para incrementar el conocimiento para mejorar a nivel mundial la fiscalización pública
“...facilitar y estandarizar la
elaboración del Dictamen
Técnico de Auditoría (DTA),
y la integración del
Expediente Técnico de
Auditoría (ETA), a fin de
disponer de los elementos
indispensables para el
ejercicio de las acciones
derivadas de la
fiscalización...”
[ NOTA IMPORTANTE ] Para la elaboración e integración del
dictamen y expediente técnicos de auditoría,
derivados de revisiones realizadas de
manera coordinada con la Auditoría Superior
de la Federación, se estará a los
lineamientos y manuales que ésta emita.
exterior y por lo tanto fortalecer la posición, la competencia y el prestigio de éstas.
3
Dictamen y Expediente
Técnico
EL EXPEDIENTE TÉCNICO Apartado
III
CONCEPTO DE EXPEDIENTE TÉCNICO DE
AUDITORÍA (ETA)
Es el conjunto de evidencias suficientes,
competentes, relevantes y pertinentes que
acreditan y soportan las observaciones e
irregularidades detectadas en las auditorías,
visitas e inspecciones realizadas por el Órgano en
cumplimiento de su función de fiscalización y
control gubernamental.2
En tal sentido, y a efecto de que las acciones
legales que emita el Órgano Fiscalizador Superior
se encuentren soportadas con evidencias
suficientes, competentes, relevantes y
pertinentes que acrediten las irregularidades que
no fueron debidamente solventadas por los
sujetos fiscalizados en tiempo y forma, la
documentación e información que se obtenga
durante el proceso de fiscalización (evidencia de
auditoría) deberá ser veraz, analítica y confiable.
Asimismo, se requiere que dicha evidencia
contenga los elementos que sustentan la
autenticidad de los hechos revisados, la
evaluación de los procedimientos aplicados y de
los resultados obtenidos, así como la
razonabilidad de los juicios empleados.
2 Artículo 3, fracción IV, del Reglamento Interior del
Órgano de Fiscalización Superior del Estado de Nuevo León
PARA TENER EN CUENTA
La suficiencia es la medida de la cantidad de
evidencia de auditoría. Lo apropiado es la
medida de la calidad de evidencia de
auditoría: o sea, su relevancia y su
confiabilidad para dar soporte o detectar
representaciones erróneas en las clases de
transacciones, saldos de cuentas, y
revelaciones y aseveraciones relacionadas.
La cantidad de evidencia de auditoría que se
necesita se afecta por el riesgo de
representación errónea de importancia
relativa (a mayor riesgo, es probable que se
requiera más evidencia de auditoría) y
también por la calidad de dicha evidencia (a
calidad más alta, puede requerirse menos
evidencia).
Consecuentemente, la suficiencia y lo
apropiado de la evidencia de auditoría se
interrelacionan. Sin embargo, simplemente
obtener más evidencia de auditoría no puede
compensar su mala calidad.3
3INTOSAI NORMA ISSAI 1500
“
5
[ NOTA IMPORTANTE ]
La certificación de la documentación que se integre
al ETA, deberá efectuarse por servidor público
facultado en términos de las leyes y reglamentos
orgánicos del ente fiscalizado, en su defecto, por
notario público.
ELEMENTOS MÍNIMOS PARA LA INTEGRACIÓN
DEL EXPEDIENTE TÉCNICO DE AUDITORÍA
El auditor debe tener en cuenta que el
contenido y la disposición de los documentos
de trabajo reflejan su grado de preparación,
experiencia y conocimiento. Los documentos
de trabajo deben ser lo suficientemente
completos y detallados como para permitir a
un auditor experimentado, que no haya
tenido previa relación con la auditoría,
descubrir a través de ellos el trabajo
realizado para fundamentar las conclusiones6
Es responsabilidad de las Áreas de Auditoría
integrar el ETA durante el proceso de
fiscalización, garantizando que éste sustente las
irregularidades y soporte documentalmente el
DTA, verificando que aquél cuente como mínimo
con la siguiente información para el adecuado
ejercicio de las acciones legales conducentes:
a) Indicar en su carátula o portada, el
nombre, cargo y firma del personal que
participó, supervisó y autorizó la
integración de la documentación.
b) Original o copia certificada del oficio
mediante el cual se dio inicio a la
auditoría, en el que conste su acuse de
recibo respectivo.
c) Original o copia certificada del acta de
inicio de la revisión de la cuenta pública
que se trate.
d) Copia certificada de las solicitudes y
requerimientos de documentación e
información formuladas durante la
revisión, con el acuse de recibo
6INTOSAI NORMA ISSAI 300 2.4 (a)
respectivo.
e) Constancias de recepción u omisión en
la entrega de la documentación e
información requerida.
f) Original o copia certificada de las actas
administrativas circunstanciadas que,
en su caso, se hubieren levantado.
g) Original o copia certificada de las
cédulas de trabajo que soporten las
irregularidades no solventadas,
relacionadas con la integración de
importes, cifras y datos que faciliten la
identificación de la información y
documentación integrada en el ETA.
Dichas cédulas deberán contener
nombre, cargo y firma de quienes
participaron en su elaboración,
supervisión y autorización, cuidando
que los auditores que firmen las cédulas
hayan sido formalmente habilitados
para la práctica de la auditoría
respectiva.
h) Copia certificada de la documentación
comprobatoria obtenida en la auditoría,
que sustente las irregularidades que se
imputan a los presuntos responsables.
i) En su caso, copia certificada de las
normas y manuales internos que
fundamenten la irregularidad, por haber
sido incumplidos o aplicados
indebidamente.
j) Original del DTA correspondiente.
6
Los elementos mínimos citados en los incisos
anteriores se verificarán por la Unidad de
Asuntos Jurídicos.
Evidencia de auditoría es toda la información
que usa el auditor para llegar a las
conclusiones en las que se basa la opinión
de auditoría, e incluye la información
contenida en los registros contables
subyacentes a los estados financieros y otra
información... incluye aquella evidencia que
se obtiene de procedimientos de auditoría
que se desempeñan durante el curso de la
auditoría y puede incluir evidencia de
auditoría que se obtiene de otras fuentes
como auditorías anteriores y los
procedimientos de control de calidad de una
firma para la aceptación y continuación de
clientes.7
ORDEN Y ESTRUCTURA DEL EXPEDIENTE
TÉCNICO DE AUDITORÍA.
La documentación que integra el ETA se ordenará
de manera cronológica, se foliarán todas y cada
una de las hojas que lo conforman, incorporando
por apartado lo siguiente:
a) La evidencia de auditoría obtenida
durante la fiscalización.
b) Las cédulas de auditoría al inicio de los
documentos a que éstas hacen
referencia.
c) La documentación e información
proporcionada por la entidad fiscalizada
en atención al comunicado de
observaciones correspondiente.
d) El ETA se integrará por bloques de
7INTOSAI NORMA ISSAI 1500
documentación, cada uno de los cuales
constituirá un anexo del DTA que
deberán quedar identificados con
separadores debidamente rotulados.
e) En caso de que el ETA sea voluminoso,
integrar tantos legajos como sea
necesario, para facilitar su manejo,
identificando su orden.
Los resultados, las conclusiones y las
recomendaciones recogidas en una auditoría
deben estar basados en pruebas. Dado que
los auditores raramente tienen la
oportunidad de opinar sobre toda la
información de la entidad fiscalizada, es
fundamental que las técnicas de recopilación
de datos y de muestreo sean
cuidadosamente elegidas. Cuando los datos
obtenidos mediante sistemas informatizados
sean parte importante de la auditoría y la
fiabilidad de los datos sea decisiva para el
logro del objetivo de la fiscalización, los
auditores deben cerciorarse de que los datos
son fiables y pertinentes.8
...al realizarse las auditorías, los auditores
deben elegir y aplicar las acciones y
procedimientos de fiscalización que, a su juicio
profesional, sean apropiados para cada
circunstancia. El diseño de dichas acciones y
procedimientos deberá estar orientado a
obtener pruebas suficientes, apropiadas y
pertinentes para justificar razonablemente las
opiniones y conclusiones del auditor.9
8INTOSAI NORMA ISSAI 300 5.2
9INTOSAI NORMA ISSAI 300 4.5
7
Dictamen y Expediente
Técnico
EL DICTAMEN TÉCNICO Apartado
IV
CONCEPTO DE DICTAMEN TÉCNICO DE
AUDITORÍA (DTA)
Es la opinión y valoración técnica emitida con
sustento en el expediente técnico de auditoría
(ETA), que sirve como base para el ejercicio de
las acciones legales derivadas de la revisión y
fiscalización de las cuentas públicas, en el que se
indican los presuntos responsables directos y
subsidiarios y en su caso las cantidades en forma
líquida de los daños y perjuicios causados al
patrimonio de las entidades fiscalizadas.10
De acuerdo con lo anterior, el DTA, es el
documento de tipo formal que suscribe el Auditor
Especial o Director de Auditoría de Obra Pública
y Desarrollo Urbano una vez finalizado su
examen. Este documento se elabora conforme a
las normas de la profesión y en él se expresa
críticamente la conclusión a que ha llegado el
auditor, se explican las bases para su conclusión
y se indican las acciones legales a continuarse.
10
Artículo 3, fracción III, del Reglamento Interior del Órgano de Fiscalización Superior del Estado de Nuevo León
PARA TU CONOCIMIENTO
La INTOSAI ha establecido que en la
ejecución de la auditoría de la regularidad
(financiera) conviene verificar la
conformidad a las leyes y reglamentos
vigentes.
El Auditor debe diseñar acciones y
procedimientos de fiscalización que ofrezcan
una garantía razonable de que se detecten
los errores, las irregularidades y los actos
ilícitos que pudieran repercutir directa y
sustancialmente sobre los valores que
figuran en los estados financieros, o sobre
los resultados de la auditoría de
regularidad... tener conocimiento de la
eventual existencia de actos ilícitos que
puedan afectar indirecta y sustancialmente
los valores que figuran en los estados
financieros o los resultados de la auditoría
de regularidad... debe diseñar la fiscalización
de manera que ofrezca una garantía
razonable de que se detecten los actos
ilícitos que pudieran afectar
significativamente a los objetivos de la
auditoría... prestar especial atención a las
situaciones o transacciones susceptibles de
entrañar actos ilícitos que pudieran afectar
indirectamente los resultados de la
fiscalización.
8
Cualquier indicación de la existencia de
irregularidades, actos ilegales,... o algún error
que podrían tener efectos materiales sobre la
auditoría en curso, deberían motivar al
auditor de prolongar los procedimientos para
poder verificar o disipar ese tipo de
sospechas.
La auditoría de la regularidad constituye un
aspecto esencial de la fiscalización pública.
Uno de los objetivos más importantes que
este tipo de auditoría asigna a la EFS es el
de velar, con todos los medios disponibles,
por la integridad y validez del presupuesto y
de las cuentas públicas. Gracias a ello, el
Parlamento o la autoridad destinataria de los
informes de auditoría están en condiciones
de constatar con certeza la magnitud y la
evolución de las obligaciones financieras del
Estado. A tal fin, la EFS procederá al
examen de las cuentas y de los estados
financieros de la Administración con objeto
de asegurar que todas las operaciones, y
sólo ellas, han sido debidamente contraídas,
ordenadas, liquidadas y registradas. Si no se
detecta ninguna irregularidad, la fiscalización
concluye ordinariamente con una
"aprobación".11
CONTENIDO DEL DICTAMEN TÉCNICO DE
AUDITORÍA
REQUISITOS MÍNIMOS
El DTA deberá elaborarse por las Áreas de
Auditoría, con motivo de la no solventación de
11
INTOSAI NORMA ISSAI 300 0.3 (d)
observaciones, con la finalidad de instruir las
acciones legales que correspondan; debe
contener como mínimo los siguientes requisitos:
I. GENERALES
a) La denominación del Área de Auditoría
que emite el DTA.
b) Lugar y fecha de emisión del DTA.
c) El número de identificación del DTA,
para lo cual cada Área de Auditoría
deberá implementar un registro único
exclusivo para la emisión del mismo.
d) La denominación completa de la entidad
fiscalizada (Poder Ejecutivo,
Legislativo, Judicial, Municipio, Órgano
Constitucionalmente Autónomo,
Organismo Público Descentralizado,
Fideicomiso Público, etc.).
e) El año que corresponda a la Cuenta
Pública de la que se advierta la
irregularidad.
f) El tipo de auditoría: financiera obra
pública, desarrollo urbano, etc.
g) La unidad administrativa de la entidad
fiscalizada, en la que se llevó a cabo la
auditoría, visita o inspección por parte
de la Auditoría Superior del Estado.
h) Los procedimientos, métodos o pruebas
de auditoría aplicados para la detección
de la irregularidad.
II. IRREGULARIDAD DETECTADA
a) La enunciación clara, precisa y detallada
del concepto de cada una de las
irregularidades detectadas durante la
auditoría, visita e inspección que no fue
solventada.
9
b) Indicar si existe un probable daño o
perjuicio, o ambos, causado al Estado o
Municipio en su Hacienda Pública o al
patrimonio de los entes públicos, cuyo
resarcimiento se solicite.
c) Establecer la vinculación directa entre el
probable daño o perjuicio con la
documentación que soporta las
irregularidades, indicando datos que la
identifiquen, tales como nombre o
denominación del documento, fecha,
número y cualquier otra característica.
d) Citar o referir la normativa jurídica
infringida.
III. DAÑOS O PERJUICIOS
a) La determinación del daño o perjuicio, o
de ambos, deberá cuantificarse, en
cantidad líquida en pesos y centavos
con número y letra a la fecha en que se
emita el DTA, precisando la
documentación e información de la
irregularidad detectada en la auditoría
que sirvió de base para dicha
determinación.
b) Si el monto del daño o perjuicio, o de
ambos, fuere en moneda extranjera
deberá señalarse que dicha cantidad
podrá liberarse en moneda nacional al
tipo de cambio que rija al momento de
su pago.
c) Indicar si el daño o perjuicio o ambos,
se ocasiona a la hacienda pública
estatal o municipal, o al patrimonio de
alguna otra entidad fiscalizada.
[ NOTA IMPORTANTE ]
Código Civil del Estado de Nuevo León
Daño. La pérdida o menoscabo sufrido en el
patrimonio por la falta de cumplimiento de una
obligación. (Artículo 2002)
Perjuicio. Se reputa perjuicio la privación de
cualquier ganancia lícita, que debiera haberse
obtenido con el cumplimiento de la obligación.
(Artículo 2003)
Los daños y perjuicios deben ser consecuencia
inmediata y directa de la falta de cumplimiento de
la obligación, ya sea que se hayan causado o que
necesariamente deban causarse. (Artículo 2004)
“...Indicar si el daño o
perjuicio o ambos, se
ocasiona a la hacienda
pública estatal o municipal,
o al patrimonio de alguna
otra entidad fiscalizada.”
10
IV. PRESUNTOS RESPONSABLES Y ACCIONES
LEGALES A EJERCER
a) Deberá indicarse la siguiente
información en relación con los
presuntos responsables:
Nombre y cargo de los servidores o
ex servidores públicos a los que el
Área de Auditoría les atribuyó las
irregularidades, así como el periodo
en que se desempeñaron,
incluyendo la indicación expresa de
si los mismos continúan
actualmente en el cargo.
En su caso, nombre de las personas
físicas o morales a los que el Área
de Auditoría les atribuye las
irregularidades.
La acción u omisión específica que
se atribuye a cada uno de los
servidores, ex servidores públicos
o particulares, personas físicas o
morales, por la que se les
considera presuntos responsables.
b) De igual manera, las Áreas de Auditoría
señalaran las acciones legales que la
Auditoría Superior del Estado deberá de
ejercer, acorde con lo comunicado al H.
Congreso del Estado en el Informe del
Resultado respectivo.
TIPS PRÁCTICOS
1. En la descripción de cada una de las
irregularidades detectadas, deberás
determinar el incumplimiento
a la normativa jurídica
aplicable, de tal forma que
dicho análisis conduzca a la
presunción de responsabilidad
que se atribuye a
determinado servidor o ex
servidor público o particular, persona física o
moral.
2. Al momento de establecer la normativa
jurídica infringida por cada uno de los
presuntos responsables, deberás señalar la
disposición aplicable, indicando artículo,
fracción, inciso, párrafo, numeral, cláusula,
regla; así como una descripción de su
contenido (considerar leyes, reglamentos,
reglas, manuales, procedimientos, acuerdos,
circulares, contratos, convenios, fideicomisos,
concesiones, autorizaciones, permisos y
cualquier otra normatividad que con su actuar
infringieron los presuntos responsables).
3. Cuando se trate de particulares, personas
físicas o morales, especifica el tipo de
vinculación entre éstos y la entidad fiscalizada
(contratos, convenios, fideicomisos, mandatos,
subsidios, donativos, exenciones, licencias,
autorizaciones, permisos, concesiones, entre
otros).
4. Es importante que obtengas información como
Registro Federal de Contribuyentes (RFC),
domicilio particular y teléfono, para facilitar la
localización de los presuntos responsables.
“...Es importante que
obtengas información como
Registro Federal de
Contribuyentes (RFC),
domicilio particular y
teléfono, para facilitar la
localización de los presuntos
responsables.”
11
5. Debes precisar con toda claridad la
descripción de las atribuciones u obligaciones
que correspondan por su empleo, cargo,
comisión o participación de cada uno de los
presuntos responsables (servidores públicos o
ex servidores públicos o particulares,
personas físicas o morales); es decir,
considerar aquellas atribuciones u
obligaciones de dar, hacer o no hacer.
6. Todos los datos de identificación de los
documentos con los que se acredite la acción
u omisión de cada uno de los servidores o ex
servidores públicos o particulares, personas
físicas o morales, que causen un daño o
perjuicio, o ambos a la hacienda pública o al
patrimonio de los entidades fiscalizadas,
deberán obrar en el ETA en original o copia
certificada.
7. Se deben de detallar con precisión las
irregularidades detectadas y en su caso, las
circunstancias de modo, tiempo y lugar que
causaron el daño o perjuicio, así como el
documento que lo acredite y señalar los
presuntos responsables de la comisión de
tales irregularidades y del daño causado.
8. Es necesaria la determinación en forma
individual del monto económico de los daños o
perjuicios, o ambos, causados a la hacienda
pública o al patrimonio de las entidades
fiscalizadas, por el que se considera como
presuntos responsables a los servidores o ex
servidores públicos o particulares, personas
físicas o morales.
9. No olvides incluir en el ETA los cuadros
descriptivos, relaciones, cálculos o demás
elementos necesarios para identificar
claramente la integración de conceptos y
cifras, en particular la del monto del probable
daño o perjuicio, o ambos.
IMPORTANCIA DEL ETA Y DTA EN EL
EJERCICIO DE LA ACCIÓN PENAL
Conforme a lo preceptuado en la fracción III del
artículo 54 de la Ley del Órgano de Fiscalización
Superior del Estado de Nuevo León, si con
motivo de la revisión de las cuentas públicas se
detectaran irregularidades que permitan presumir
la existencia de hechos o conductas constitutivas
de un delito, el Órgano Superior de Fiscalización
previa instrucción del H. Congreso del Estado,
deberá presentar las denuncias o querellas
penales a que haya lugar.
Para tal efecto, las Áreas de Auditoría deberán de
integrar y elaborar los ETA y DTA que soporten
el ejercicio de dichas acciones, observando la
presente guía en lo que resulte aplicable, para
que con base en los mismos, la Unidad de
Asuntos Jurídicos elabore los proyectos de
denuncias o querellas penales correspondientes.
“Se deben de detallar con
precisión las irregularidades
detectadas y en su caso, las
circunstancias de modo, tiempo
y lugar que causaron el daño o
perjuicio, así como el documento
que lo acredite y señalar los
presuntos responsables de la
comisión de tales
irregularidades y del daño
causado.”
12
Dictamen y Expediente
Técnico
SOPORTE JURÍDICO Apartado
V
REMISIÓN DEL EXPEDIENTE Y DICTAMEN
TÉCNICOS DE AUDITORÍA
1) Las Áreas de Auditoría, una vez rendido
al H. Congreso del Estado el Informe del
Resultado correspondiente, procederán a
elaborar el DTA e integrarlo al ETA para
que se instruya la acción legal
concerniente, remitiéndolos a la Unidad
de Asuntos Jurídicos.
2) Las Áreas de Auditoría, una vez rendido
al H. Congreso del Estado el Informe del
Resultado correspondiente, deberán
remitir el ETA y el DTA para su opinión a
la Unidad de Asuntos Jurídicos.
• El Área de Auditoría enviará a la
Unidad de Asuntos Jurídicos el DTA
integrado al ETA, con la
clasificación correspondiente de las
acciones legales a implementar.
• Cuando las Áreas de Auditoría
realicen modificaciones o adiciones
al DTA inicial, lo comunicarán a la
Unidad de Asuntos Jurídicos.
SOPORTE JURÍDICO EN LA EMISIÓN DEL
DICTÁMEN TÉCNICO DE AUDITORÍA.
1) La Unidad de Asuntos
Jurídicos analiza el DTA y el
ETA, evalúa si resultan
suficientes para acreditar la
existencia de las
irregularidades con las que se
presume un daño o perjuicio,
o ambos, al Estado o Municipio en su Hacienda
Pública o al patrimonio de las entidades para en
su caso, instruir el procedimiento de fincamiento
de responsabilidades resarcitorias, presentar las
denuncias o querellas penales, o bien, promover
las acciones de responsabilidad administrativa
correspondientes.
[ NOTA IMPORTANTE ]
Para el trámite y resolución de las
acciones que se ejercen con base en los
resultados de la fiscalización, es
indispensable contar con la opinión y
valoración técnica de las áreas de
auditoría (DICTAMEN TÉCNICO DE
AUDITORÍA) así como con la evidencia
suficiente, competente, relevante y
pertinente que acredite y soporte las
observaciones detectadas (EXPEDIENTE
TÉCNICO DE AUDITORÍA).
13
2) Cuando a juicio de la Unidad de Asuntos
Jurídicos, se requiera realizar
modificaciones o adiciones al ETA o
DTA, se devolverán al Área de Auditoría
correspondiente para tales efectos.
3) La Unidad de Asuntos Jurídicos al recibir
el DTA integrado al ETA con las
constancias que acrediten las
irregularidades, analizará las
modificaciones o adiciones a que se
refiere el punto anterior; y en su caso,
procederá a ejercer las acciones a que
haya lugar.
4) Cuando las Áreas de Auditoría no
realicen las modificaciones o adiciones
sugeridas por la Unidad de Asuntos
Jurídicos, se analizarán las causas, para
determinar si se ejercen o no las
acciones legales.
5) Cuando no existan los elementos para
ejercer la acción legal que corresponda,
la Unidad de Asuntos Jurídicos devolverá
el ETA, que incluye el DTA, señalando
los impedimentos legales para ejercer
dicha acción, sugiriendo en su caso la
acción alternativa correspondiente, a fin
de que el Área de Auditoría autorice el
ejercicio de la misma.
DIAGRAMA DE FLUJO
(PROCESO DE
SOPORTE JURÍDICO)
1
2
Elaboración e integración del
ETA y DTA
Recepción ETA y DTA
Análisis ETA y DTA
Se ejerce acción legal
correspondiente
Cumple ETA
y DTA?
No se ejerce acción
Simbología
Áreas de Auditoría
Unidad de Asuntos Jurídicos
SI
NO
14
[ NOTA IMPORTANTE ]
A efecto de que el Órgano emita las acciones legales
(informadas al H. Congreso en el Informe del
Resultado respectivo), las Áreas de Auditoría
elaborarán el DTA, incluyendo únicamente las
observaciones que correspondan a determinado tipo
de acción a ejercer (responsabilidad administrativa o
pliego de observaciones).
Dictamen y Expediente
Técnico FORMATO SUGERIDO. DICTAMEN TÉCNICO DE AUDITORÍA
Apartado
VI
El formato del DTA, que a continuación se
sugiere, deberá de elaborarse en atención a las
observaciones que las Áreas de Auditoría
tuvieron como no solventadas después de
realizado el estudio y análisis de los argumentos
y documentos presentados por los sujetos de
fiscalización en su respuesta al comunicado de
observaciones.
Las observaciones que deberán incluirse en el
DTA, serán únicamente aquellas en las que se
acredite un daño o perjuicio en contra de la
hacienda pública o patrimonio de los entes
fiscalizados, o bien en las que se advierta la
posible responsabilidad administrativa por
incumplimiento a las obligaciones generales de
salvaguardar la legalidad, honradez, lealtad,
imparcialidad y eficiencia en el desempeño de las
funciones, empleos, cargos y comisiones, en
términos de lo preceptuado en el artículo 50 de la
Ley de Responsabilidades de los Servidores
Públicos del Estado y Municipios de Nuevo León.
APARTADO I. GENERALES
DICTAMEN TÉCNICO DE AUDITORÍA
Dictamen Número ____________(a)_________________
______________________(b)______________________
INFORMACIÓN GENERAL
ENTIDAD FISCALIZADA: ________________(1)___________________
UNIDAD ADMINISTRATIVA ________________(2)___________________
CUENTA PÚBLICA: ________________(3)___________________
ORIGEN DE LOS RECURSOS: ________________(4)___________________
TIPO DE AUDITORÍA: ________________(5)___________________
SE ELABORARÁ UN DTA POR
CADA TIPO DE ACCIÓN LEGAL A
EJERCER
15
ANTECEDENTES
INICIO DE LA AUDITORÍA: ________________(6)___________________
COMUNICADO DE OBSERVACIONES: ________________(7)___________________
INFORME DE RESULTADOS: ________________(8)___________________
PROCEDIMIENTO, MÉTODO O PRUEBA
DE AUDITORÍA: ________________(9)___________________
I. GENERALES
a) El número de identificación del DTA,
para lo cual cada Área de Auditoría
deberá implementar un registro
único exclusivo para la emisión
del mismo.
b) La denominación del Área de Auditoría
(Auditoría Especial o Dirección de
Auditoría de Obra Pública y Desarrollo
Urbano) que emite el DTA.
1) La denominación completa de la entidad
fiscalizada (Poder Ejecutivo,
Legislativo, Judicial, Municipio, Órgano
Constitucionalmente Autónomo,
Organismo Descentralizado,
Fideicomiso, etc.).
2) La unidad administrativa de la entidad
fiscalizada, en la que se llevaron a cabo
las auditorías, visitas e inspecciones
por parte de la Auditoría Superior del
Estado.
3) El año que corresponda a la cuenta
pública de la que se advierta la
irregularidad.
4) Señalar el origen de los recursos
(Federales, Estatales, Municipales). En
el caso de una mezcla de ellos, indicar
en el análisis la proporción, y la debida
identificación de los mismos. 5) El tipo de auditoría: financiera, obra
pública, desarrollo urbano, etc.
Antecedentes:
6) Número de oficio y fecha de notificación
de la orden de inicio de la revisión en el
ente fiscalizado.
7) Número de oficio y fecha de notificación
del comunicado de observaciones.
8) Fecha de presentación del Informe del
Resultado respectivo en el H. Congreso
del Estado de Nuevo León.
9) Los procedimientos, métodos o pruebas
de auditoría aplicados para la detección
de la irregularidad.
16
APARTADO II IRREGULARIDAD DETECTADA
OBSERVACIONES CONTENIDAS EN EL INFORME DEL RESULTADO
OBSERVACIÓN _(10)___
_(11)___
(12)__________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________
__________________________________(13)________________________________________
_____________________________________________________________________________
RESPUESTA DE LA ENTIDAD FISCALIZADA ______________________________________________________________________________________
________________________________________(14)__________________________________________
______________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________ ELEMENTOS ACOMPAÑADOS POR LA ENTIDAD FISCALIZADA EN SU RESPUESTA AL COMUNICADO DE OBSERVACIONES 1. __________________________________________________________________________________ 2. __________________________________________________________________________________
3. ___________________________________(15)___________________________________________
4. __________________________________________________________________________________ 5. __________________________________________________________________________________ ELEMENTOS DE PRUEBA QUE OBRAN EN EL EXPEDIENTE TÉCNICO DE AUDITORÍA 1. __________________________________________________________________________________ 2. __________________________________________________________________________________
3. ____________________________________(16)__________________________________________ 4. __________________________________________________________________________________ 5. __________________________________________________________________________________
ANÁLISIS
_____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________
____________________________________(17)______________________________________
_____________________________________________________________________________
17
II. IRREGULARIDAD DETECTADA
10) Número de control consecutivo por
observación.
11) Señalar el programa o subprograma en
el que se detectó la irregularidad
observada.
12) Número de observación, acorde con la
nomenclatura señalada en el Informe del
Resultado de la Cuenta Pública que se
trate. 13) La enunciación clara, precisa y
detallada de la irregularidad detectada
durante las auditorías, visitas o
inspecciones, que no fue solventada
(Observación no solventada).
14) Transcribir lo manifestado por la
entidad fiscalizada en su respuesta al
comunicado de observaciones.
15) Describir las documentales presentadas
por la entidad fiscalizada al momento de
dar respuesta al comunicado de
observaciones.
16) Describir la evidencia de auditoría
obtenida durante los trabajos de
fiscalización, y con la cual se soporta la
observación.
17) Con base en los argumentos y
documentos presentados por la entidad
fiscalizada, así como los que obran en el
ETA y que soportan la observación,
deberá emitirse el análisis
correspondiente, señalando en su caso,
lo siguiente:
Indicar si existe un probable
daño o perjuicio, o ambos,
causado al Estado o Municipio
en su Hacienda Pública o al
patrimonio de los entes
públicos, cuyo resarcimiento se
solicite.
Establecer la vinculación
directa entre el probable daño o
perjuicio con la documentación
que soporta las irregularidades,
indicando su nombre, fecha,
número y cualquier otra
característica que lo identifique.
Citar o referir la normativa
jurídica infringida.
APARTADO III. DAÑOS O PERJUICIOS
Daños / Perjuicios
_____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________
____________________________________(18)_____________________________________
_____________________________________________________________________________
III. DAÑOS O PERJUICIOS
18) Señalar en cantidad líquida en pesos y
centavos con número y letra a la fecha
en que se emita el DTA, precisando la
documentación e información de la
irregularidad detectada en la auditoría
que sirvió de base para dicha
determinación (punto no aplicable en el
caso de acción para responsabilidad
administrativa).
Debiendo, en su caso, tomar en cuenta
18
lo siguiente:
Si el monto del daño o
perjuicio, o de ambos, fuere en
moneda extranjera deberá
señalarse que dicha cantidad
podrá liberarse en moneda
nacional al tipo de cambio que
rija al momento de su pago.
El señalamiento de a quién afecta el
daño o perjuicio, o ambos; al Estado en
su hacienda pública, al patrimonio de
los entes públicos estatales, municipio o
sus organismos descentralizados.
Asimismo, es necesaria la
determinación en forma individual del
monto económico de los daños o
perjuicios, o ambos, causados al Estado
en su Hacienda Pública Estatal o
Municipal o al patrimonio de los entes
públicos estatales o municipales, por el
que se considera como presuntos
responsables a los servidores o ex
servidores públicos o particulares,
personas físicas o morales
APARTADO IV. PRESUNTOS RESPONSABLES Y ACCIONES LEGALES A EJERCER Presuntos Responsables _____________________________________________________________________________
_____________________________________(19)____________________________________
ACCIONES LEGALES SUGERIDAS
_____________________________________________________________________________
_____________________________________(20)_____________________________________
Lo anterior, en cumplimiento de lo preceptuado en el artículo__(21)__, fracción __(22)__ del
Reglamento Interior del Órgano de Fiscalización Superior del Estado de Nuevo León.
Así se emite y firma en la Ciudad de Monterrey, Capital del Estado de Nuevo León, a los
___(23)_____ días del mes de ___(24)_____ del año___(25)______.
(26) (28)
Elaboró Revisó
C.P_______(27)_______ Supervisor de Auditoría
C.P. _____(29)______ Director de Auditoría /
Subdirector de Auditoría
(30)
Autorizó
C.P. _____(31)____________
Auditor Especial de ____ / Director de Auditoría de Obra Pública y Desarrollo
Urbano
19
IV. PRESUNTOS RESPONSABLES Y ACCIONES
LEGALES A EJERCER
19) Deberá indicarse la siguiente
información en relación con los
presuntos responsables:
Nombre y cargo de los servidores o
ex servidores públicos a los que el
Área de Auditoría les atribuyó
irregularidades, así como el periodo
en que se desempeñaron,
incluyendo la indicación expresa de
si los mismos continúan
actualmente en el cargo.
En su caso, nombre de las personas
físicas o morales a los que el Área
de Auditoría les atribuye
irregularidades.
La acción u omisión específica que
se atribuye a cada uno de los
servidores, ex servidores públicos
o particulares, personas físicas o
morales, por la que se les considera
presuntos responsables.
Precisar con toda claridad la
descripción de las atribuciones u
obligaciones que correspondan por
su empleo, cargo, comisión o
participación a cada uno de los
presuntos responsables (servidores
públicos o ex servidores públicos o
particulares, personas físicas o
morales); es decir, considerar
aquellas atribuciones u obligaciones
de dar, hacer o no hacer. 20) Señalar la acción legal que deberá
ejercer el Órgano Superior de
Fiscalización, acorde con la comunicada
al H. Congreso del Estado, en el Informe
del Resultado respectivo.
21) Artículo 13, en el caso de las Auditorías
Especiales, y 17 en el supuesto de la
Dirección de Obra Pública y Desarrollo
Urbano (preceptos del Reglamento
Interior del Órgano de Fiscalización
Superior del Estado de Nuevo León).
22) Fracción XVI en el caso de las
Auditorías Especiales, y XIV tratándose
de la Dirección de Auditoría de Obra
Pública y Desarrollo Urbano (fracciones
relativas a los preceptos relatados en el
punto anterior).
23) Anotar en número el día en que se emite
el DTA.
24) Señalar con letra el mes en que se emite
el DTA.
25) Señalar con número el año en el que se
emite el DTA.
26) Firma del Supervisor de Auditoría.
27) Nombre completo del Supervisor
encargado de la auditoría al ente de que
se trate.
28) Firma del Director o Subdirector de
Auditoría.
29) Nombre del Director o Subdirector de
Auditoría.
30) Firma del Auditor Especial que
corresponda o Director de Auditoría de
Obra Pública y Desarrollo Urbano.
31) Nombre del Auditor Especial o Director
de Auditoría de Obra Pública y
Desarrollo Urbano.
[ CONTACTO ]
Cualquier duda en relación al
contenido de la presente guía,
estamos a tu disposición en la
Unidad de Asuntos Jurídicos en las
extensiones 237, 264 y 270.
20
Dictamen y Expediente
Técnico
REFERENCIAS Apartado
VII
LEGISLACIÓN
Ley de Fiscalización y Rendición de
Cuentas de la Federación.
Constitución Política del Estado Libre y
Soberano de Nuevo León.
Ley del Órgano de Fiscalización Superior
del Estado de Nuevo León.
Código Civil del Estado de Nuevo León.
Reglamento Interior del Órgano de
Fiscalización Superior del Estado de
Nuevo León.
NORMAS TÉCNICAS
Normas Internacionales de Entidades
Fiscalizadoras Superiores [Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras
Superiores (INTOSAI por sus siglas en
ingles)].
DOCUMENTOS DE APOYO
Guía para la Elaboración de Informes e
Integración de Expedientes de Casos de
Presuntas Responsabilidades de
Servidores Públicos [Secretaría de la
Función Pública].
Manual de Procedimientos para la
Emisión y Promoción de Acciones
[Contaduría Mayor de Hacienda de la
Asamblea Legislativa del Distrito
Federal].
Elaboración e Integración del Dictamen
Técnico para Pliegos de Resarcimientos
[Auditoría Superior de la Federación].
Integración de Expedientes de Auditoría
de las EFSL [Auditoría Superior de la
Federación].
C. P. SERGIO MARENCO SÁNCHEZAUDITOR GENERAL DEL ESTADO DE NUEVO LEÓN
Lic. Gerardo Daniel Cárdenas TorresTitular de la Unidad de Asuntos Jurídicos
Edición de ContenidoIng. Jaime Román Castán
Apoyo en EdiciónLic. Amparo Menchaca Hernández
Lic. Gilberto Delgado Barbosa
Diseño de PortadaLic. Mariana Carolina Espinosa Frías
Auditoría Superior del Estado de Nuevo León.Calle Loma Larga, Número 2550,
Colonia Obispado, Código Postal 64060.Monterrey, Nuevo León, México.
Teléfono: 20 33 34 00www.asenl.gob.mx
.
GUÍA PRÁCTICA.
LABORACIÓN E INTEGRACIÓN DEL EXPEDIENTE
Y DICTAMEN TÉCNICOS DE AUDITORÍA
AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO DE NUEVO LEÓN. UNIDAD DE ASUNTOS JURÍDICOS [MONTERREY, NUEVO LEÓN. 2011]
www.asenl.gob.mx
E
