“Elaboración y Aplicación de Criterios Para Imcine

7/24/2019 Elaboracin y Aplicacin de Criterios Para Imcine

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SECRETARA DE EDUCACIN PBLICADIRECCIN GENERAL DE

EDUCACIN SUPERIOR UNIVERSI TARIA

ESCUELA NACIONAL DEBIBLIOTECONOMA Y ARCHIVONOMA

ELABORACIN Y APLICACIN DE CRITERIOS PARA LAORGANIZACIN Y DESCRIPCIN DE LOS ARCHIVOS DE

TRMITE Y DE CONCENTRACIN DEL INSTITUTO

MEXICANO DE CINEMATOGRAFA

I N F O R M E

QUE PARA OBTENER EL TTULO DE

L I C E N C I A D O E N A R C H I V O N O M A

P R E S E N T A :

V I R G I N I A C A N O R E Y E S

ASESORA: Lic. Belm Fernndez Daz Gonzlez

MXICO, D. F. 2011


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Agradecimientos

A mis Padres, por su apoyo y amor

en el transcurso de mis estudios y en el camino de mi vida.

A mis Hermanas y hermano por su

Ayuda y comprensin.

A mi esposo y a mi hija, por su

Amor y paciencia para concluir con mi titulacin.

A todos mi amigos que siempre me han animado a seguir

Adelante.


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CONTENIDO

PREFACIO.......................... 1

INTRODUCCIN....................... 2

CAPTULO 1

EL INSTITUTO MEXICANO DE CINEMATOGRAFA

1.1 Antecedentes Generales........................... 3

1.2 Misin, Visin y Objetivos.................. 7

1.3 Organizacin Administrativa................. 10

1.3.1 IMCINE............... 10

Organizacin del Instituto Mexicano de Cinematografa................... 11

1.3.2 FOPROCINE................. 12

1.3.3 FIDECINE....................... 13

1.4 Subdireccin de Recursos Materiales y Servicios Generales como Coordinadora de los

Archivos de Trmite y de Concentracin ................................... 15

1.4.1 El Departamento de Servicios y el Archivo de Concentracin.............. 18

1.4.2 Los Archivos de Trmite y su Funcionamiento.............. 18

CAPTULO 2

CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIN Y DESCRIPCIN DE LOS ARCHIVOS

ADMINISTRATIVOS.

2.1 Criterios Archivsticos........ 20

2.2 Organizacin Archivstica......... 21

2.3 El Ciclo Vital del documento ......... 22

2.4 Archivos Administrativos......... 24

2.4.1 Archivo de Trmite ......... 25

2.4.1.1 Importancia y Funciones ......... 26

2.4.2 Archivo de Concentracin .............. 27

2.4.2.1 Importancia y Funciones ........... 28


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2.5 Procesos Archivsticos......... 29

2.5.1 Recepcin, Control y Despacho de Correspondencia........ 29

2.5.2 Expedientacin: Apertura, Integracin, Registro y Descripcin de Expedientes de

Archivo. .. 30

2.5.3 Clasificacin y Ordenacin........... 32

2.5.4 Disposicin Documental....... 33

2.5.5 Valoracin Documental......... 34

2.5.6 Transferencia.......... 34

2.5.7 Servicio de prstamo de expedientes ....... 35

2.5.8 Expurgo.............. 35

2.5.9 Instrumentos de control y consulta ........ 35

2.6 Normatividad Archivstica........... 36

2.6.1 Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica

Gubernamental... 37

2.6.2 Lineamientos Generales para la Organizacin y Conservacin de los Archivos de las

Dependencias y Entidades de la Administracin Pblica Federal..... 38

CAPTULO 3

ELABORACIN Y APLICACIN DE LOS CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIN Y

DESCRIPCIN DEL ARCHIVO DE TRMITE Y DE CONCENTRACIN DEL

INSTITUTO MEXICANO DE CINEMATOGRAFA.

3.1 Proyecto para la elaboracin de los criterios especficos de los Archivos del IMCINE,

FOPROCINE y FIDECINE...... 39

3.2 Diagnstico de los archivos del IMCINE..................... 40

3.2.1 Diseo del Cuestionario para el Levantamiento del Censo Documental................. 41

3.2.2 Estructura del cuestionario .......... 41

3.2.3 Calendario de Visitas a las Diversas Oficinas para Aplicar el Censo Documental

........ 45


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3.2.4 Levantamiento de la Informacin requerida de acuerdo con el cuestionario, dentro

de las oficinas internas de cada rea administrativa.......... 46

3.2.5 Registro y procesamiento de los resultados obtenidos para integrar el diagnstico

................. 49

3.2.6 Resultados del Diagnstico ............ 59

3.3 Elaboracin y desarrollo del contenido de los criterios archivsticos.......... 60

3.3.1 Anlisis de las obligaciones que en materia de archivos tienen que llevar a cabo

las entidades pblicas segn los Lineamientos Generales para la organizacin

Organizacin y Conservacin de los archivos de las Dependencias y Entidades

De la Administracin Pblica Federal......... 61

3.4 Desarrollo de los Criterios Archivsticos .......... 65

3.5 Presentacin al Comit de Informacin........ 67

3.5.1 Aplicacin de los criterios para la Administracin Integral de Documentos y

Archivos en cada una de las reas del IMCINE.... 67

3.5.1.1 Capacitacin para la aplicacin de los criterios en las Unidades Administrativas

del IMCINE, FOPROCINE y FIDECINE .... 67

CONCLUSIONES........ 89

BIBLIOGRAFA........... 92

ANEXOS


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P R E F A C I O

En el transcurso de la vida de las instituciones, estas generan una gran cantidad de

documentos los cuales marcan la pauta en la realizacin de sus actividades diarias, yaque por la informacin que se encuentran en ellos, cumplen con una funcin especfica,

como es el caso de los documentos del Instituto Mexicano de Cinematografa. Este

acervo se alimenta a diario de documentos que se generan como reflejo propio de sus

atribuciones, y se conservan en sus archivos para servir como fuente de informacin y

evidencia de sus labores.

Es interesante destacar que este patrimonio representa un gran reto, el de su

organizacin y conservacin. Uno de los mayores problemas en el manejo de archivos

es la falta de instrumentos adecuados para su organizacin y control, as como el escaso

conocimiento que se tiene sobre sus prcticas y principios.

No obstante, la importancia de los archivos como fuentes de informacin en el mbito de

la administracin pblica es indiscutible, tal y como seala la Ley Federal de

Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental.

Al llegar al IMCINE, inmediatamente las funciones que se me asignaron fueron las de

elaborar criterios archivsticos que permitieran la correcta organizacin de los archivos

de trmite y de concentracin pertenecientes a esta Institucin y de esta manera cumplir

con los Lineamientos Generales para la Organizacin y Conservacin de los Archivos de

la Dependencias y Entidades de la Administracin Pblica Federal.

De esta manera, el presente trabajo centra su atencin en el establecimiento de criterios

archivsticos para la organizacin y conservacin de los archivos de trmite y de

concentracin del IMCINE.

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I N T R O D U C C I N

Una vez divulgada la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica

Gubernamental y los Lineamientos Generales para la Organizacin y Conservacin delos Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administracin Pblica Federal, las

instituciones pblicas se han dedicado a organizar el crecimiento desmedido de

informacin que generan da con da. De esta manera el Instituto Mexicano de

Cinematografa como objeto obligado de dichas disposiciones inicia con el proyecto de

organizacin de sus archivos.

El objetivo del presente trabajo fue elaborar e implementar los Criterios archivsticos para

la Organizacin y descripcin de los archivos administrativos, con el fin de que las

unidades administrativas que integran al Instituto Mexicano de Cinematografa cuenten

con una herramienta til para la organizacin de sus expedientes y de esta manera

facilitar su uso, circulacin, localizacin y disposicin.

Para la realizacin del trabajo, se utiliz el mtodo deductivo, de lo general a lo particular,

tomando en cuenta al sujeto productor, la institucin y al elemento funcional, el

documento de archivo. El mtodo de trabajo se sustent en el concepto del ciclo vital del

documento.

Dentro del desarrollo del trabajo se enuncian como parte del diagnstico realizado en el

primer captulo los orgenes del IMCINE y sus Fideicomisos, posteriormente sus

funciones, como la composicin de la Institucin, su visin, misin y objetivos. El Marco

Jurdico en el cual se fundamente, as mismo se da a conocer la organizacin de sus

archivos de trmite y de concentracin.

Continuando con el trabajo, el segundo captulo gira en torno al Marco Terico donde se

explica los siguientes puntos: Criterios Archivsticos, Organizacin, Ciclo Vital del

Documento, Archivos de Trmite, Archivo de Concentracin, Clasificacin, Disposicin

Documental, Valoracin Documental, Transferencias y Legislacin.

En el Tercer captulo se presentar el procedimiento mediante el cual se llevo a cabo el

anlisis realizado en el primer captulo y que fue la base para la elaboracin de los

mencionados Criterios. As tambin en este ltimo captulo abordar su presentacin

ante las autoridades del Instituto y como es que se implemento en cada UnidadAdministrativa.

Por ltimo se encuentran las conclusiones, bibliografa y anexos de los Criterios para la

Organizacin y Descripcin de los Archivos de Trmite y de Concentracin del IMCINE.

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CAPTULO 1

EL INSTITUTO MEXICANO DE CINEMATOGRAFA

1.1 Antecedentes Generales

La industria cinematogrfica en Mxico surge aproximadamente por el ao de 1917 en elcual, Azteca Film, produjo 5 largometrajes de ficcin capitalinos. Sin embargo, las leyesque habran de regir a la industria tardaran en ser establecidas. Hasta 1941 que fueratificado el acuerdo de Lzaro Crdenas que haca obligatoria la exhibicin de pelculasmexicanas en todas las salas del pas. Este sera un gran primer paso en el que las leyesdaran proteccin a una industria que en ese entonces ya comenzaba a encontrar sucauce hacia el resplandor de su poca de oro. El 14 de abril de 1942 fue creado el BancoCinematogrfico S.A., por iniciativa del Banco Nacional de Mxico y con apoyo moral dela presidencia de Manuel vila Camacho., mismo que promovi de manera inmediata elestablecimiento de las Empresas Grovas, S.A., de C.V., y de la compaa productora ydistribuidora, Pelculas Nacionales, S.A.

Con el propsito de promover el adelanto de las artes y ciencias cinematogrficas, sereconocieron pblicamente los trabajos sobresalientes en la produccin de pelculasmexicanas y se estimul la investigacin en lo referente a las ciencias del cine; el 3 de

julio de 1946, se formaliz la constitucin de la Academia Mexicana de Ciencias y ArtesCinematogrficas, A.C.

Debido al impulso que consigui la actividad cinematogrfica y a su impacto en lasociedad mexicana, el Ejecutivo Federal emiti el 31 de diciembre de 1949 en el DiarioOficial la primera Ley de la Industria Cinematogrfica y su reglamento el 6 de agosto de1951, mismos que dieron origen a la formacin de la Cineteca Nacional, prevista en lafraccin XIV del artculo 2 de la Ley de la industria cinematogrfica. El acervo de laCineteca Nacional inici su formacin con una copia entregada gratuitamente de laspelculas producidas en el pas. Esta Ley fue un ejemplo para toda Amrica Latina quepropici y consolid el florecimiento de nuestra industria, a tal grado que el cine logrgenerar divisas, permitindose durante tres dcadas contar con una balanza de pagosfavorable.

A mediados de la dcada de los 50s la actividad cinematogrfica disminuy, ya que laindustria sufri una crisis severa y se dice que nicamente se produjeron largometrajesque no alcanzaron el impacto deseado.

1. INSTITUTO MEXICANO DE CINEMATOGRAFA. Manual de Organizacin, 2002 p. 32. INSTITUTO MEXICANO DE CINEMATOGRAFA. Manual de Organizacin. Op. Cit. p.3

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En 1960 se discuti en el Congreso de la Unin un nuevo proyecto de Ley deCinematografa que entre otros aspectos, consideraba por primera vez la creacin de unInstituto Nacional Cinematogrfico; sin embargo, dicha iniciativa no fue aprobada.

A pesar de los esfuerzos que realiz el Estado y la iniciativa privada, en la dcada de los 60s

el sector Cinematogrfico, en su conjunto, continu afrontando la crisis, en trminos de sufinanciamiento en la produccin, distribucin y exhibicin de pelculas nacionales.

Para los aos 70s el Estado fortaleci su presencia en el Sector Cinematogrfica y creala Subsecretara de Radio Difusin como rgano dependiente de la Secretara deComunicaciones y Transportes, para atender diversos aspectos de la produccincinematogrfica, adems de establecer diversas empresas de participacin estatal parapromover su desarrollo.

De esta manera, al inicio de la dcada de los aos 80s el Estado regula y promueve laactividad cinematogrfica en sus diversas fases como son: Produccin cinematogrfica,

promocin y publicidad, de distribucin cinematogrfica, de exhibicin y de capacitacin.

Creacin del Instituto Mexicano de Cinematografa (IMCINE)

En atencin a que el Estado haba creado, adquirido y desarrollado diversas entidadespblicas dedicadas a promover e impulsar el Sector Cinematogrfico a fin de contribuira la difusin de la cultura cinematogrfica, se hizo necesario modernizar y reordenardicho sector y delimitar las funciones normativas de las operativas.

Es por ello, que a pocos meses de empezar el sexenio del presidente Miguel de laMadrid, fue fundado por decreto presidencial expedido el 23 de marzo de 1983 y publi-cado en el Diario Oficial de la Federacin el da 25 de marzo del mismo ao el InstitutoMexicano de Cinematografa, Organismo Pblico Descentralizado de la AdministracinPblica Federal, incorporado al sector, coordinado por la Secretara de Gobernacin, conpersonalidad jurdica y patrimonio propios.

3. INSTITUTO MEXICANO DE CINEMATOGRAFA. Manual de Organizacin. op. cit. p.44. Ibdem. p.45. Ibdem. p.46. Ibdem. p.5

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Conforme a lo establecido en el decreto de su creacin, el Instituto tena por objetooperar de manera integrada, las empresas pertenecientes al poder Ejecutivo Federalrelacionadas con la actividad cinematogrfica con el fin de promover y coordinar laproduccin, distribucin y exhibicin de materiales cinematogrficos.

1. De produccin Cinematogrfica:

a) Corporacin Nacional Cinematogrfica, S.A. de C.V.

b) Corporacin Nacional Cinematogrfica de Trabajadores y Estado I, S.A. de C.V.

c) Corporacin Nacional Cinematogrfica de Trabajadores y Estado II, S.A. de C.V.

d) Centro de Produccin de Corto Metraje

2. De servicios de Produccin:

a) Estudios Churubusco Azteca, S.A.

b) Estudios Amrica, S.A.

3. De promocin y Publicidad:

a) Promotora Cinematogrfica Mexicana, S.A

b) Publicidad Cuauhtmoc.

4. De Distribucin de Pelculas

a) Pelculas Mexicanas, S.A de C.V.

b) Continental de Pelculas, S.A.

7. DIARIO OFICIAL DE LA FEDERCIN. (25 de Marzo de 1983).

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5. De Exhibicin:

a) Compaa Operadora de Teatros, S.A.6. De capacitacin:a) Centro de Capacitacin Cinematogrfica.

De esta manera el IMCINE adopt en sus inicios una estructura orgnica mnima,conformada por: una Direccin General, una Direccin de Programacin y Sistemas, yuna Direccin de Administracin y Finanzas.Para fortalecer la estrategia adoptada y la ejecucin de proyectos relacionados con laproduccin, distribucin, exhibicin, comercializacin y capacitacin cinematogrfica, en1984 se incorporan a la estructura orgnica la Direccin de Comercializacin y laDireccin de Produccin, y a finales de 1985 se crea la Contralora Interna y la Unidadde Informtica, esta ltima, como Unidad Administrativa dependiente de la Direccin deProgramacin y Sistemas.

Por carecer de personalidad jurdica propia, a partir de 1987 se inician las gestionespara incorporar al Instituto al Centro de Produccin de Cortometraje, mismo que seintegra funcionalmente a la estructura del Instituto hasta 1998 bajo la denominacin deDireccin de Investigacin, Desarrollo y Experimentacin Cinematogrfica y deCortometraje.

Conforme a la poltica de modernizacin administrativa adoptada por el EjecutivoFederal, el Instituto fue resectorizado a la Secretara de Educacin Pblica (DOF del 13de febrero de 1989) quien ejerce esta facultad, a travs del Consejo Nacional para laCultura y las Artes, en su carcter de rgano responsable del diseo e instrumentacinde la poltica cultural.

Esta resectorizacin pretendi fortalecer e impulsar a la industria CinematogrficaNacional, as como a los sectores privados y sociales que en ella participan, de igualmanera, tiende a fomentar la cultura cinematogrfica y su descentralizacin.

Derivado de los estudios efectuados, as como de la reestructuracin del sistemacinematogrfico paraestatal y del proceso de desincorporacin de algunas empresas, atravs de su disolucin y liquidacin, la entonces Secretara de Programacin yPresupuesto autoriz una nueva estructura y distribucin funcional del Instituto Mexicanode Cinematogrfica.

8. INSTITUTO MEXICANO DE CINEMATOGRAFA. Manual de Organizacin. op. cit. p.59. Ibdem. p.510. Ibdem. p.5

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Esta reestructuracin permiti al Instituto atender las funciones de produccin y

distribucin cinematogrfica que venan llevando a cabo las empresas que se

desincorporaron y asumi la responsabilidad de promover y fomentar la

descentralizacin de la cultura cinematogrfica.

A la Direccin de Distribucin Cinematogrfica, tambin de nueva creacin, se le

responsabiliz de llevar a cabo las funciones relacionadas con la distribucin de la

produccin cinematogrfica nacional e internacional.

Despus de un largo debate en el Congreso, se aprueba la nueva Ley Federal de

Cinematografa en el mes de diciembre de 1992, instrumento jurdico que ha sido

reformado en dos ocasiones en mayo de 1996 y sustancialmente mediante la Iniciativa

de reformas presentada el 23 de abril en la Cmara de Diputados como Cmara de

origen, dictaminada el 11 de diciembre de 1998 y aprobada en el Pleno mediante

dictamen de las Comisiones Unidas de Cultura, Radio, Televisin y Cinematografa,

cuyas reformas y adiciones fueron publicadas en el Diario Oficial de la Federacin el 5de enero de 1999.

En el mes de junio de 1993, le es autorizada al Instituto, una estructura ms amplia por

parte de la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico, compuesta de ocho Direcciones y

una Contralora Interna aun incorporada a la estructura funcional del organismo.

De esta manera, los objetivos, polticas y acciones aplicadas por el Instituto en el

transcurso de su historia, han sufrido modificaciones dependiendo de diversos factores:

La situacin econmica del pas; las condiciones de la industria cinematogrfica

nacional; las concepciones de cmo enfrentar la problemtica social, econmica y

cultural y an ms, el proceso de globalizacin de las economas del mundo.

1.2 Misin, Visin y Objetivos

En este punto se revisarn cuales son los fines de esta Institucin, as como sus

principales objetivos, logros y metas.

La visin estratgica actual del Instituto se encuentra alineada al marco jurdico que

fundamenta su creacin, as como a los objetivos y estrategias derivadas del Plan

Nacional de Desarrollo y dems Programas Sectoriales de la siguiente manera:

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- Decreto de creacin de IMCINE

La industria cinematogrfica ha contribuido a travs de su libertad creativa alconocimiento y difusin nacional e internacional de las expresiones de la cultura

mexicana. - Ley Federal de Cinematografa

Artculo 4la industria cinematogrfica nacional por su sentido social, es un vehculo deexpresin artstica y educativa y constituye una actividad cultural primordial sinmenoscabo del aspecto comercial que les es caracterstico.

- Plan Nacional de Desarrollo 2007-2012

Objetivo 21, del Eje 3. Lograr que todos los mexicanos tengan acceso a la participaciny disfrute de las manifestaciones artsticas y del patrimonio cultural histrico y artsticodel pas como parte de su pleno desarrollo como seres humanos.

Estrategia 21.1 .Impulsar la aplicacin, reconocimiento y disfrute del arte y lasmanifestaciones culturales por parte de la poblacin

Lnea de accin Especial relevancia tiene el impulso a la creacin y exhibicincinematogrfica por ser la creacin flmica una expresin de la identidad y laidiosincrasia nacionales que da a da obtiene mayor prestigio en el pas y en elextranjero.

Por lo tanto:

La Misindel IMCINE es:

La misin del IMCINE es fomentar el desarrollo de la actividad cinematogrfica nacional,a travs de sus programas de estmulo a creadores; produccin de largometrajes;fomento industrial de audiovisual; y, promocin, difusin y divulgacin de nuestracinematografa.

11. IMCINE [En Lnea], MXICO: Instituto Mexicano de Cinematografa, 2009. (Ref. de Julio del 2009)Disponible en Internet: >

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Visin:

Contribuir a que la actividad cinematogrfica nacional tenga un papel fundamental enel mbito cultural del pas, que fortalezca los valores, costumbres y formas de vida ennuestra Nacin.

Y sus

Objetivosson:

1. Consolidar y acrecentar la produccin cinematogrfica nacional.

2. Ampliar la promocin, difusin y distribucin de pelculas mexicanas.

3. Establecer una poltica de fomento industrial en el sector audiovisual.

4. Implementar acciones de divulgacin que fortalezcan y generen nuevos vnculosinstitucionales, as como garantizar una mayor cobertura de las actividades que realizael Instituto.

A continuacin en el siguiente apartado se revisar la organizacin administrativa delInstituto Mexicano de Cinematografa y sus Fideicomisos.

12. IMCINE [En Lnea], MXICO: Instituto Mexicano de Cinematografa, 2009. (Ref. de Julio del 2009)Disponible en Internet: >

13. IMCINE [En Lnea] op. cit.

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1.3 Organizacin Administrativa

1.3.1 IMCINE

El IMCINE como Entidad Paraestatal

Como la Ley de la Administracin Pblica Federal como Ley Federal de las EntidadesParaestatales enmarcan y sealan las reglas especficas de la sectorizacin, como unaforma de control administrativo del Ejecutivo Federal, hacia los sectores econmicos osociales.

La Secretara de Educacin Pblica agrupa dentro de su sector, a las entidades delsector cinematogrfico, reagrupadas de forma estratgica en el subsector audiovisual,Consejo Nacional para la Cultura y las Artes (CONACULTA), las cuales segn la relacinde Entidades Paraestatales de la Administracin Pblica Federal sujetas a la Ley Federalde las Entidades Paraestatales y su Reglamento (DOF 13-VIII-99 Aclaracin 22-XI-99

REF DOF. 03-III-2000. son las siguientes:

Entidad u Organismo

- Instituto Mexicano de Cinematografa, organismo pblico descentralizado, cuyo fin es promover el desarrollo del cine mexicano, tanto a nivel industrial, como en el aspecto cultural.

- Estudios Churubusco Azteca, S.A., empresa pblica que proporciona servicios de produccin, postproduccin y estructura inmobiliaria a la produccin cinematogr fica, televisiva y video nacional o extranjera.

- Centro de Capacitacin Cinematogrfica A.C., entidad pblica, cuya labor fundamental es la formacin terica y/o prctica de profesionales del cine en sus diversas especialidades.

- Fideicomiso para la Cineteca Nacional, fideicomiso pblico, cuya tarea fundamental es el rescate, la preservacin, conservacin y restauracin del patrimonio flmico y documental del cine mexicano.

14. INSTITUTO MEXICANO DE CINEMATOGRAFA. Manual de Organizacin. op. cit. p.9 15. Ibdem, p. 9

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De acuerdo con el Estatuto Orgnico, el Director General del IMCINE participa en elrgano de gobierno de las tres entidades cinematogrficas.

Para el caso de la Cineteca nacional, y de conformidad con el artculo 41, fraccin I,inciso e) de la Ley Federal de Cinematografa corresponde a la Secretara de Educacin

Pblica a travs del Consejo Nacional para la Cultura y las Artes, dirigir y administrar laCineteca Nacional. El Director General del IMCINE participa en el Comit Tcnico en sucalidad de Vocal y adems de tener la facultad de proponer el nombramiento o remocinde su titular, al igual que en las otras entidades.

El IMCINE adicionalmente participa y colabora con dos antes constituidos para elfomento y estimulo de la actividad cinematogrfica nacional, concretamente con elFondo de Fomento a la Calidad Cinematogrfica (FFCC), donde el Director General esel Presidente del Comit Tcnico y en la Academia Mexicana de Ciencias y Artes Cin-ematogrfica A.C., encargada de la entrega de los Arieles.

Organizacin del Instituto Mexicano de Cinematografa

rgano de Gobierno

De acuerdo al Estatuto Orgnico emitido en el Diario Oficial de la Federacin el da ochode febrero del ao dos mil dos, el rgano de Gobierno del IMCINE se convierte en unaJunta Directiva, dicho rgano colegiado, con representacin de diferentes Secretara eInstituciones tiene como fines primordiales:

- Establecer en congruencia con los programas sectoriales las polticas generales y definir las prioridades a que habr de sujetarse el Instituto en materia de produccin, productividad, comercializacin, finanzas, investigacin y administracin en general.

- Dictar los lineamientos generales para el debido cumplimiento de las funciones del Instituto.

- Otorgar al organismo la autonoma de gestin que requiere para poder operar y cumplir con los fines para los cuales fue creado.

16. INSTITUTO MEXICANO DE CINEMATOGRAFA. Manual de Organizacin. op. cit. p.1017. Ibdem. p.11

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La Junta Directiva est integrada de la siguiente manera:

Junta Directiva

Presidente: Presidente del Consejo Nacional para la Cultura y las Artes;

Secretario tcnico: El coordinador de rganos Desconcentrados y del Sector Paraestatal de la Secretara de Educacin Pblica;

Vicepresidente: Un representante de la Secretara de Gobernacin;

Consejero: Dos representantes de la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico;

Consejero: Un representante de la Secretara de Comunicaciones y transportes;

Consejero: Un representante de la Direccin General de Comunicacin

Social de la Presidencia de la Repblica.

Invitado: El Director General del Instituto Mexicano de Cinematografa.

Asimismo, para cumplir con sus objetivos de apoyo a la produccin cinematogrficacuenta con dos fideicomisos que apoyan el desarrollo de las producciones mexicanas,que a continuacin se describen:

1.3.2 FOPROCINE

El FOPROCINE (Fondo para la Produccin Cinematogrfica de Calidad), es unFideicomiso que fomenta el desarrollo de la actividad cinematogrfica nacional decalidad, con la participacin de la comunidad de cineastas, a fin de satisfacer lasnecesidades y requerimientos culturales, a travs del apoyo a la produccin delargometrajes y a un cine de autor y experimental.

18. INSTITUTO MEXICANO DE CINEMATOGRAFA. Manual de Organizacin. op. cit. p.11

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El FOPROCINE tiene como visin de ser el impulsor de la produccin cinematogrfica

nacional de calidad o cultural, induciendo la participacin de inversionistas privados en

proyectos conjuntos, para alcanzar una sostenida y creciente realizacin de

largometrajes mexicanos, que por sus niveles de calidad temtica y tcnica, eleven la

promocin y difusin del cine mexicano de calidad, a nivel nacional e internacional,

contribuyendo a la formacin de nuevos recursos humanos para la industriacinematogrfica del pas.

Y l:

1.3.3 FIDECINE

El FIDECINE (Fondo de Inversin y Estmulos al Cine), es un Fideicomiso sectorizado

en la Secretara de Educacin Pblica, cuya misin es el fomento y promocin

permanentes de la industria cinematogrfica nacional, que permita brindar un sistema de

apoyos financieros, de garanta, de estmulos e inversiones en beneficio de losproductores, distribuidores, comercializadores y exhibidores de pelculas nacionales,

impulsando la cinematografa con viabilidad comercial que reactive y estimule la

recuperacin financiera en la cadena productiva de dicha industria.

El FIDECINE tiene como objetivo fomentar y promover el desarrollo de la industria

cinematogrfica nacional comercial, con la participacin de los distintos sectores que la

conforman, a fin de satisfacer las necesidades y requerimientos culturales y de

entretenimiento de la poblacin en general, a travs del apoyo a las actividades

relacionadas con la industria cinematogrfica.

19. Reglas de Operacin. Reglas de Operacin e Indicadores de Gestin y Evaluacin del Fondo para la Produccin Cinematogrfica

de Calidad del IMCINE. 2007. P.17

20. Reglas de Operacin. Reglas de Operacin e Indicadores de Gestin y Evaluacin del Fondo de Inversin y Estmulos al Cine.

2009 p.24

21. Reglas de Operacin e Indicadores de Gestin de Gestin y Evaluacin del Fondo de Inversin y Estmulos al Cine. Op. cit. p.4

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Grficamente la Organizacin Administrativa del IMCINE se constituye de la siguiente

manera:

Cuadro No. 1

Organigrama del Instituto Mexicano de Cinematografa

FUENTE: Manual de Organizacin del Instituto Mexicano de Cinematografa. Op.cit. p.17

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A continuacin en el siguiente apartado se revisar a la Subdireccin de Servicios, rea

designada para la elaboracin de los Criterios especficos para la organizacin y

descripcin de los Archivos de Trmite y de Concentracin y responsable de tener a su

cargo al archivo central.

1.4 La Subdireccin de Servicios como Coordinadora de los Archivos de Trmitey de Concentracin.

La Subdireccin de Servicios depende de la Direccin de Administracin y Finanzas, es

la encargada de Planear, Organizar, Dirigir y Controlar los recursos financieros, humanos

y materiales, de acuerdo con los objetivos y polticas establecidas por la Direccin

General, con el propsito de asegurar la correcta operacin y transparencia en el

desarrollo de las actividades institucionales, las funciones asignadas a la Subdireccin

de Servicios son las siguientes:

- Aplicar los lineamientos, polticas y normas vigentes, relativas a las adquisiciones,

almacenes e inventarios y a la contratacin de servicios que se requieren en el Instituto.

- Aplicar y coordinar conjuntamente con las diferentes reas del Instituto las

medidas de ahorro, productividad, transparencia y desregulacin en el Instituto.

- Recabar de las diferentes reas, la informacin bsica para la elaboracin del

programa anual de adquisiciones y servicios, para gestionar su presentacin ante

el Director de Administracin y Finanzas y por su conducto, la autorizacin del

Comit de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios.

- Presentar a la aprobacin del Director, el anteproyecto del programa-presupuesto

anual de los captulos presupuestales relacionados con adquisiciones y servicios,

as como su calendarizacin y modificaciones.

- Fungir como Secretario Ejecutivo del Comit de Adquisiciones, Arrendamientos y

Servicios del Instituto y coordinar, en el mbito de su competencia.

- Coordinar con la Direccin Jurdica, la tencin y solucin de los conflictos que

se susciten con los proveedores y prestadores de servicios, de cualquier causa

de incumplimiento por parte de estos.

- Mantener actualizado el catlogo interno de proveedores y prestadores de

servicios, de cualquier causa de incumplimiento por parte de estos.

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Servicios:

Los servicios que proporciona a travs del Departamento de Servicios son lossiguientes:

- Realizar la compra del material urgente, de las diferentes reas, mediante el fondo revolvente, para poyar el desarrollo de las funciones de todo el Instituto.

- Verificar que los servicios telefnicos, y de energa elctrica se proporcionen adecuadamente, as como los que se requieren en materia de correspondencia, mensajera, transportacin, fotocopiado y engargolado de documentos.

- Supervisar que el servicio de vigilancia, opere adecuadamente y controle el acceso a las instalaciones y estacionamiento del Instituto.

- Mantener en ptimas condiciones de limpieza las instalaciones y bienes muebles

del Instituto.

- Llevar una bitcora que describa el uso de cada vehculo, sus recorridos y los servicios de mantenimiento correctivo y preventivo que reciba, as como la reposicin de llantas, bateras, refacciones y accesorios.

- Tramitar el pago de los servicios de mantenimiento correctivo y preventivo que reciba el parque vehicular del organismo.

- Controlar y evaluar el sistema de control de archivo final de documentos, as como la salida o entrada de expedientes que requieran del mismo.

- Solicitar y coordinar la contratacin de prestadores de servicios para proporcionar a las instalaciones y equipo del Instituto, los servicios de mantenimiento preventivo y, en su caso, correctivos que requieran.

- Informar peridicamente, al Subdirector sobre el desarrollo de las funciones encomendadas al Departamento.

- Proponer optimizacin de los procesos y procedimientos de su Departamento a su cargo.

- Supervisar y revisar el trabajo del personal a su cargo.

- Mantener en forma permanente actualizados los expedientes y documentacin inherente a su cargo.

23. INSTITUTO MEXICANO DE CINEMATOGRAFA. Manual de Organizacin. op. cit. p. 135

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Servicios:

Los servicios que proporciona a travs del Departamento de Servicios son lossiguientes:

- Realizar la compra del material urgente, de las diferentes reas, mediante el fondo revolvente, para poyar el desarrollo de las funciones de todo el Instituto.

- Verificar que los servicios telefnicos, y de energa elctrica se proporcionen adecuadamente, as como los que se requieren en materia de correspondencia, mensajera, transportacin, fotocopiado y engargolado de documentos.

- Supervisar que el servicio de vigilancia, opere adecuadamente y controle el acceso a las instalaciones y estacionamiento del Instituto.

- Mantener en ptimas condiciones de limpieza las instalaciones y bienes muebles

del Instituto.

- Llevar una bitcora que describa el uso de cada vehculo, sus recorridos y los servicios de mantenimiento correctivo y preventivo que reciba, as como la reposicin de llantas, bateras, refacciones y accesorios.

- Tramitar el pago de los servicios de mantenimiento correctivo y preventivo que reciba el parque vehicular del organismo.

- Controlar y evaluar el sistema de control de archivo final de documentos, as como la salida o entrada de expedientes que requieran del mismo.

- Solicitar y coordinar la contratacin de prestadores de servicios para proporcionar a las instalaciones y equipo del Instituto, los servicios de mantenimiento preventivo y, en su caso, correctivos que requieran.

- Informar peridicamente, al Subdirector sobre el desarrollo de las funciones encomendadas al Departamento.

- Proponer optimizacin de los procesos y procedimientos de su Departamento a su cargo.

- Supervisar y revisar el trabajo del personal a su cargo.

- Mantener en forma permanente actualizados los expedientes y documentacin inherente a su cargo.

23. INSTITUTO MEXICANO DE CINEMATOGRAFA. Manual de Organizacin. op. cit. p. 135

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1.4.1 El Departamento de Servicios y el Archivo de Concentracin

El Instituto Mexicano de Cinematografa por medio de la Subdireccin de Servicios

cuenta con el Departamento de Servicios encargado de implementar normas, principios,

procedimientos y mtodos orientados a la economa y eficiencia del manejo documental.

De esta manera el Departamento de Servicios adems de tener a su cargo otrasfunciones mencionadas en prrafos precedentes tambin se encarga directamente del

Archivo de Concentracin, rea responsable de la guarda y custodia de la

documentacin semiactiva de todas las Unidades Administrativas.

La Funciones del Archivo de Concentracin son las siguientes:

- Recibir la documentacin previamente relacionada para su guarda.

- Proporcionar el servicio de prstamo de expedientes.

- Crear lineamientos e instrumentos para el control de los archivos.

1.4.2 Los Archivos de Trmite y su Funcionamiento

La subdireccin de Servicio como responsable de la elaboracin y aplicacin de criterios

para la Organizacin de Archivos del Instituto, tambin es responsable del

funcionamiento de los Archivos de Trmite.

Los Archivos de Trmite se encuentran en cada una de las Unidades Administrativas del

IMCINE, FOPROCINE y FIDECINE, desde el nivel de Direccin hasta el nivel de

Departamento.

Las Funciones de los Archivos de Trmite son las siguientes:

- Recepcin de la Correspondencia

- Seguimiento y control de la documentacin en trmite

- Despacho de la correspondencia

- Organizacin y control de expedientes.

En este captulo se revisaron los antecedentes de la Institucin y los cambios que ha

tenido a travs del tiempo, parte de su planeacin estratgica, su razn de ser, tambin

se conoci la Subdireccin de Servicios, el Departamento de Servicios y su Archivo de

Concentracin, adems del funcionamiento de los Archivos de Trmite que integran alIMCINE.

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Cuadro No. 2

Organigrama de la Direccin de Administracin y Finanzas

FUENTE: Manual de Organizacin del Instituto Mexicano de Cinematografa. Op.cit. p.112

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SUBDIRECCIN DEFINANZAS

SUBDIRECCIN DESERVICIOS

DEPAMENTODE

CONTABILIDAD

DEPARTAMENTODE

PRESUPUESTO

DEPARTAMENTODE

TESORERIA

DIRECCIN DEADMINISTRACIN Y

FINANZAS

SUBDIRECCINDE

PERSONAL

DEPARTAMENTODE

REMUNERACIONES

DEPARTAMENTO DEDESARROLLO DE

PERSONAL

DEPARTAMENTODE RECURSOSMATERIALES

DEPARTAMENTO DESERVICIOS

ARCHIVODE TRMITE Y

CONCENTRACIN

ARCHIVODE TRMITE Y

CONCENTRACIN


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2. CRITERIOS ARCHIVISTICOS PARA LA ORGANIZACIN Y DESCRIPCIN DE

LOS ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS.

En este captulo abordaremos los fundamentos tericos utilizados para la organizacin y

descripcin de los archivos administrativos.

2.1 Criterios Archivsticos

El trmino criterio tiene su origen en un vocablo griego Krinein que significa Juzgar.

Dicha palabra la entendemos como principio o norma de discernimiento (juicio) de una

persona, es una especie de condicin subjetiva que permite concretar una eleccin. Se

trata en definitiva de aquello que sustenta un juicio de valor y tambin es un requisito que

debe ser respetado para alcanzar un cierto objetivo, satisfaccin o una necesidad.

En resumen los criterios son los razonamientos sobre alguna actividad. Tocando el tema

que nos concierne, nos referimos a reflexiones o consideraciones archivsticas. Parainiciar la elaboracin de criterios debemos tener clara la respuesta a las preguntas Qu

se va a hacer? y Cmo se va hacer?, a partir de esto podemos identificar las

actividades a realizar o a desarrollar.

En este sentido, para organizar y describir la documentacin administrativa es necesaria

la elaboracin de un documento que apoye el quehacer archivstico y aplique criterios

especficos variando el tipo de archivo. (Ya que la tipologa documental difiere

dependiendo de las funciones de cada Institucin).

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2.2 Organizacin Archivstica

La Organizacin archivstica es extensa, Alicia Barnard conceptualiza a la organizacincomo el conjunto de actividades destinadas a la clasificacin y ordenacin de grupos osecciones, subgrupos o series documentales.

La organizacin de un archivo consiste en el conjunto de operaciones intelectuales ytcnicas por las que los expedientes o documentos se relacionan de manera jerrquicacon criterios orgnicos o funcionales.

Es el proceso que evidencia y reconstruye en lo posible la estructura orgnica de unarchivo, mediante la asignacin del lugar definitivo dentro del conjunto para cada uno delos grupos y/o piezas que lo componen, de manera que represente la naturaleza de losorganismos que generaron el acervo.

El archivero Cruz Mundet nos dice que la organizacin de un archivo responde a una

doble necesidad: proporcionar una estructura lgica al fondo documental, de modo querepresente la naturaleza del organismo reflejado en l, y facilitar la localizacinconceptual de los documentos . La primera necesidad se refiere a la clasificacin yposteriormente a la ordenacin de los documentos existentes en una institucin.

Por su parte Araceli Alday indica que la clasificacin consiste en decidir o separar unconjunto de elementos estableciendo clases o series, de tal manera que dichos gruposqueden formando parte de la estructura de un todo , y la ordenacin es entonces elproceso por el cual se unen y relacionan los elementos constitutivos de cada seriedocumental de acuerdo a un criterio preestablecido. Por lo tanto podemos decir quela ordenacin es el siguiente paso de la clasificacin, dentro de la organizacin de unfondo, seccin o serie.

De esta manera concluimos que la organizacin archivstica es el conjunto dedocumentos relacionados unos con otros, de manera jerrquica, cuya finalidad es contarcon una localizacin rpida y eficiente de los expedientes o documentos para una mejortoma de decisiones.

24. BARNARD ANOZORRUTIA, Alicia. Gua para la organizacin y control del expediente de archivo. Archivo General de la Nacin.1 Edicin, Mxico, 2002, p.1525. CRUZ MUNDET, Jos Ramn. Manual de Archivstica. 3 Edicin. Madrid, Espaa: Fundacin Germn SnchezRuiprez 1999. P.22926 ALDAY GARCA, Araceli. Introduccin a la Operacin de Archivos en Dependencias y Entidades del PoderEjecutivo Federal. Archivo General de la Nacin. 2004, p. 5527. Normas Tcnicas de la Direccin de Archivos Estatales. Diccionario de Terminologa Archivstica. Ministerio deCultura. Espaa, p. 42.

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2.3 El ciclo vital del documento

Para la elaboracin de criterios archivsticos que permitan un control eficiente en losarchivos administrativos, es necesario conocer el ciclo de vida del documento, con el finde darle el tratamiento necesario, razn por la cual en este apartado explicaremos las

etapas de vida del documento, Araceli Alday nos dice que el documento atraviesa a lolargo de su existencia por tres edades (conocidas tambin como etapas o fases),determinadas por los valores y usos que tiene en cada una de ellas. A cada etapa lecorresponde un tratamiento y la conservacin de los documentos en un archivoespecfico. 28

Estas etapas son: fase activa, fase semiactiva y fase inactiva y dependiendo de su usose depositan en tres archivos distintos: Trmite, concentracin e histrico. (Ver figura).

Figura 1

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

28. ALDAY GARCA, Araceli. Op. 2004, p. 11

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FASE

ACTIVA

FASE

SEMIACTIVA

FASE

INACTIVA

ARCHIVO DE

TRMITE

ARCHIVO DE

CONCENTRACIN

ARCHIVO

HISTRICO

TRANSFERENCIAPRIMARIA

VALORES P RIMARIOS VALORES SECUNDARIOS

TRANSFERENCIASECUNDARIA

BAJA

DOCUMENTAL


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A continuacin desglosaremos las fases y archivos mencionados:

Fase activa:

En esta etapa los documentos son generados por una oficina en relacin a una actividad,

funcin o acto administrativo, su gestin es constante, estn relacionados entre s yordenados en expedientes; fsicamente se conservan cerca de la unidad administrativa

por la consulta frecuente.

El uso del documento en esta etapa es constante e inmediato ya que el documento se

encuentra en trmite, por ello debe encontrarse cerca del usuario en un archivo

administrativo o de Trmite.

Estos documentos en su etapa inicial o fase activa tienen valores primarios que pueden

ser administrativos, legales, contables o fiscales, sirven para tramitar y solucionar los

asuntos para los que fueron creados, por ello la necesidad de conservarlos a la mano de

las personas que se encargan del desahogo de esos asuntos.

A continuacin se explica en qu consiste cada uno de estos valores:

- Valor Administrativo: Son aqullos documentos producidos o recibidos por una

Institucin para la realizacin de sus funciones.

- Valor Legal: Estos documentos se refieren a derechos u obligaciones jurdicas y

que sirven de testimonio ante la Ley.

- Valor contable o Fiscal: Se refleja en los documentos que sirven para comprobar

las operaciones financieras de una institucin.

Fase Semiactiva:

En esta segunda etapa los documentos han perdido su carcter de uso constante porque

su trmite ha sido concluido, pero an as siguen conservando sus valores primarios

(Administrativo, legal, contable o fiscal), mencionados en la fase anterior.

Los expedientes se conservan para uso de referencia y su movimiento es espordico en

el archivo de concentracin. Existe un ordenamiento legal o un inters especial por

mantenerlos resguardados por determinado tiempo, ya sea para aclaraciones del asuntoen cuestin o para la consulta de alguna otra informacin.

Su conservacin debe ser en un archivo de concentracin y este no necesariamente

puede estar cerca del usuario.

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Fase Inactiva:

En esta fase los documentos han perdido sus valores primarios para la institucin, queson de inters para el pblico en general, los investigadores ven en estos documentosfuentes inagotables de conocimiento, se consultan con fines culturales en el archivo

histrico, su guarda es permanente y poseen valores secundarios (evidnciales,testimoniales e informativo.)

El Archivo General de la Nacin nos dice que:

- Valor evidencial: Corresponde a la utilidad permanente de los documentos en virtud de su relacin con derechos imprescriptibles de las personas fsicas y morales.

- Valor Testimonial: Significa la utilidad permanente de los documentos por reflejar la evolucin del organismo administrativo que los cre.

- Valor Informativo: Es la utilidad permanente de que los documentos aportan datos nicos y sustanciales para la investigacin y el estudio en cualquier campo del saber.

Su uso ya no es institucional, sino social.

2.4 Archivos Administrativos

Para entender el concepto de Archivos Administrativos hay que dividirlos primeramenteen privados y pblicos, por lo tanto consider necesario incluir el concepto de

Administracin Pblica con el fin de exponer de donde nace el trmino.

La Administracin Pblica es el conjunto de operaciones encaminadas a cumplir o hacercumplir la poltica, la voluntad de un gobierno. Es pblica porque comprende lasactividades que son ejecutadas por las instituciones gubernamentales.

Ahora bien, todo el conjunto de operaciones que realiza el gobierno para hacer cumplirlas polticas pblicas son plasmadas en documentos que acumulados en un procesonatural en el transcurso de su gestin, (y que en su momento servirn de testimonio yfuente de informacin a cualquier persona o Institucin) le denominamos Archivo.

29. ALDAY GARCA, Araceli. Op. 2004, p. 4230. Ibdem. P, 11

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Varios autores han realizado versiones terminolgicas diferentes del concepto deArchivos Administrativos, como:

Eduardo Nez, menciona que son todos aquellos documentos que, dentro de unsistema archivstico concreto, se encuadra en las tres primeras fases (Activo, semiactivo

e inactivo) o estadios del ciclo vital del documento.En Mxico los Archivos administrativos de las dependencias y entidades de la

Administracin Pblica Federal son extensos, as como su estructura jerrquica.

De esta manera podemos concluir que los Archivos Administrativos pblicos sonaqullos conjuntos de expedientes generados por la Administracin Pblica y que debenestar enmarcados dentro del ciclo vital de documentos funcionando dentro de unSistema de Archivos.

El siguiente paso es explicar Qu tipos de archivos se encuentran dentro de la

Administracin Pblica? y en qu consiste cada uno de ellos.

2.4.1 Archivos de Trmite

Atendiendo a esta definicin de Archivos Administrativos, dentro de la primera fase delciclo vital del documento tenemos al Archivo de Trmite.

El espaol Cruz Mundet define al archivo de trmite o archivo de gestin como el archivodonde Los documentos en fase de tramitacin, as como los que son de uso frecuentepara la gestin de los asuntos corrientes, estn bajo el manejo directo de las unidadesadministrativas, de ah que sea ms conocido como archivo de oficina.

Por su parte Antonia Heredia lo conceptualiza como: Uno o ms conjuntos dedocumentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulables en unproceso natural por una persona o institucin pblica o privada en el transcurso de sugestin, conservados, respetando aquel orden, para servir como testimonio einformacin para la persona o institucin que los produce, para los ciudadanos o paraservir de fuentes de historia.

31 NEZ FERNNDEZ, Eduardo. Organizacin y gestin de archivos. 1edicin. Espaa: Ediciones Trea, 1999, p.176.32 CRUZ MUNDET, Jos Ramn. Manual de Archivstica 3. Edicin. Madrid, Espaa: Fundacin Germn SnchezRuiprez. 1999 p. 9733 HEREDIA HERRERA, Antonia, Archivstica General Teora y Prctica. 7. Edicin. Sevilla, Espaa: Servicios de Publicaciones dela Diputacin de Espaa, Sevilla. 1995. p. 59.

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En lo personal considero que el Archivo de Trmite es la Unidad archivstica responsable

de llevar a cabo los procesos y las tcnicas archivsticas destinadas a los documentos

que se encuentran en etapa activa en las oficinas donde los archivos son de uso

constante.

2.4.1.1 Importancia y Funciones

La importancia de tener un archivo va ms all de solo tener un lugar fsico en donde

resguardar papeles sin sentido, o el de tener una gran variedad de expedientes sin saber

cul fue el objetivo de su creacin.

En un estricto sentido para que se pueda hablar de archivo, son necesarios tres

elementos:

Documentos y/o expedientes + organizacin + servicio= Archivo

Los archivos de trmite son importantes porque estn constituidos por documentos yexpedientes de asuntos que no han sido resueltos y cuya conservacin es necesaria

hasta su trmino, adems su consulta es frecuente y necesaria para una adecuada toma

de decisiones, por lo tanto para el buen funcionamiento de estos se emplean los

principios de la archivstica.

Funciones

Las principales funciones de los Archivos de Trmite son:

Recepcin, control y despacho de correspondencia.

Expedientacin: Apertura, integracin y descripcin de expedientes de archivo.

Clasificacin y ordenacin de expedientes.

Servicio de prstamo de expedientes.

Expurgo.

Transferencia Primaria.

Estos puntos sern explicados ms adelante ya que sern la plataforma para la

elaboracin de nuestros criterios.

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2.4.2 Archivo de Concentracin

Otro Archivo Administrativo es el de Concentracin en este punto explicaremos sudefinicin, su importancia y sus funciones, (con el fin de entender su objetivo en el ciclovital de la documentacin para la elaboracin de dichos criterios).

De acuerdo a la Teora del ciclo vital del documento el archivo de concentracin seencuentra en la fase semiactiva.

Alicia Barnad Amozorrutia comenta que el Archivo de Concentracin es la unidad dearchivo encargada del proceso y operaciones para el manejo de archivos semiactivos deuso espordico. Recibe de las oficinas los archivos de trmite y los conserva de maneraprecautoria hasta que cumplen su vigencia.

Para Araceli Alday Garca, el Archivo de Concentracin es el que corresponde a lasegunda etapa de vida de los documentos, a l se le deben de transferir los documentos

de los Archivos de Trmite cuando su consulta por los organismos productores esespordica y ah permanecern hasta su eliminacin o transferencia al ArchivoHistrico

Otra definicin nos la dan los Lineamientos Generales para la Organizacin yConservacin de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la AdministracinPblica Federal, que definen el Archivo de Concentracin como la Unidad responsablede la administracin de documentos cuya consulta es espordica por parte de lasunidades administrativas de las dependencias y entidades, y que permanecen en lhasta su destino final.

Por lo tanto, llegamos a la conclusin de que en el Archivo de Concentracin, ladocumentacin que se transfiere conserva sus valores primarios (administrativos,contables o legales), su consulta es casual y se conservan durante un plazoprecaucional para que despus se realice una valoracin y de esta manera se determinesu destino final, ya sea baja (destruccin) o conservacin permanente (ArchivoHistrico).

34. BARNARD AMOZORRUTIA Alicia. Gua para la organizacin y control de expedientes de archivo. Mxico:Secretara de Salud. 2002. p.5

35. ALDAY GARCA, Araceli. Op. Cit. p.55

36. DIARIO OFICIAL DE LA FEDERACIN. Lineamientos Generales para la Organizacin y Conservacin de los Archivos de lasDependencias y Entidades de la Administracin Pblica Federal. Mxico, 2004.

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2.5 Procesos Archivsticos

Para lograr un correcto manejo de los documentos en todo su ciclo vital, se determinanprocesos que estarn interrelacionados entre s y se desarrollarn en las diferentesunidades de archivo. (Archivo de trmite, Concentracin e Histrico). A continuacin se

describen.2.5.1 Recepcin, control y despacho de correspondencia.

La autora Araceli Alday Garca nos dice que la recepcin de documentos constituye unacto jurdico y administrativo que compromete a la dependencia como tal para larealizacin expedita y eficiente de un trmite institucional.

La recepcin inicia cuando la documentacin es recibida en la unidad central decorrespondencia, oficiala de partes o en cada unidad administrativa de las Instituciones.(A efecto de promover un tratamiento ms gil y eficaz de los documentos que ingresan

a las instituciones, las unidades de documentacin en trmite y las delegaciones decorrespondencia y archivo podrn recibir descentralizadamente los documentos dirigi-dos a sus reas administrativas a las que sirven).

Esta actividad tiene como objetivo:

- Garantizar el control y seguimiento institucional de la documentacin recibida por la dependencia, desde el momento de su ingreso.

- Garantizar la entrega expedita y oportuna de la documentacin recibida al rea que se encargar de su trmite.

- Garantizar que la documentacin recibida sea captada y organizada sistemticamente, conservndola como antecedente para futuras decisiones y gestiones.

Con el fin de establecer procedimientos especficos para la adecuada recepcindocumental en el momento que la documentacin ingresa al archivo.

Al recibir la correspondencia o los documentos que llegan a la oficina, se deben verificarciertos datos como:

- Que el documento est dirigido a la Institucin. - El asunto del que trate, sea de la competencia de la Institucin. - Que tengan las debidas firmas y sellos autorizados. - Si el documento hace referencia a ciertos anexos, verificar que estos se entreguen de manera completa, de lo contrario, no se recibe dicho documento.

37 ALDAY GARCA, Araceli. Op. cit. p. 2938. Ibdem, p.30

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Despus de verificar todos estos datos, se acusa de recibido (con el sello de laInstitucin con la fecha y nombre de la persona que est recibiendo la documentacin).Con este acto de recepcin, la institucin se compromete a dar respuesta a un asuntosolicitado.

Como nos menciona Araceli Alday, el seguimiento y control de la documentacinrecibida en la dependencia para su trmite, constituye un aspecto medular tanto para elcorrecto y oportuno desarrollo de la gestin administrativa, como para la adecuadaintegracin y preservacin de los recursos informativos de las instituciones.

El objetivo del despacho de la correspondencia es garantizar que los documentosgenerados por las entidades sean recibidos oportuna y completamente por susdestinatarios, en el contexto del proceso continuo de tramitacin y comunicacindocumental, resguardando y promoviendo sus intereses ante las diversas instancias degestin interinstitucional

2.5.2 Expedientacin: apertura, integracin, registro y descripcin de expedientesde archivo.

La expedientacin es el proceso de integracin de la unidad documental (expediente)constituida por uno o varios documentos de archivo, ordenados y relacionados por unmismo asunto, actividad o trmite de una entidad.

Apertura

Parte de la documentacin que ingresa por vez primera al archivo requerir la creacinde un expediente nuevo que contenga toda la actividad administrativa de dicho asuntohasta su terminacin.

La apertura de expedientes debe realizarse de forma ordenada y sistemtica e inicia,cuando en el archivo no se cuenta con antecedentes del asunto que se enva. Antesde abrir un expediente hay que clasificarlo, es decir agrupar los documentos relativos aun mismo asunto, este se puede llevar a cabo con un sistema previamente establecido.

Algunos elementos que debemos considerar en la apertura de un expediente son:

- Determinar el asunto, tema o materia que trata el documento.

- Verificar si existe algn antecedente de ese asunto o un expediente similar.

39 ALDAY GARCA, Araceli. Introduccin a la operacin de Archivos en Dependencias y Entidades del PoderEjecutivo Federal. Archivo General de la Nacin. Op. Cit. p.3140. Ibdem. p. 34

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Integracin

Alicia Barnard nos dice que los archivos se integrarn de la siguiente manera:

- Por asunto, es decir identificar el contenido del expediente, de que tema trata.

- Por tipo de documentos ejemplos: acuerdos, actas, informes, reportes, etc.), siempre y cuando correspondan a un mismo tema o materia.

- Por el carcter tcnico o sustantivo o conforme a funciones administrativas internas. Es decir, se abrirn expedientes con documentacin y correspondencia relacionada entre s, sobre los temas y programas sustantivos de la Institucin.

Tambin en la integracin de un expediente de archivo se deber considerar que losdocumentos:

- Se refieran a una accin, trmite o gestin delegada a la unidad administrativa.

- Documentan cualquier obligacin o responsabilidad.

- Comprendan informacin relacionada con la transparencia y la rendicin de cuentas.

Registro y descripcin

El propsito de registrar un expediente es el de asentar que ste forma parte de laInstitucin la informacin que se registra debe ser confiable y relevante para sustentarlas tareas que tiene asignadas.

La descripcin como nos dice Araceli Alday es la elaboracin de una representacinexacta de la unidad de descripcin y, en su caso, de las partes que la componenmediante la recopilacin, anlisis, organizacin y registro de la informacin que sirvepara identificar, gestionar, localizar y explicar los documentos de archivo, as como sucontexto y el sistema que lo ha producido.

El registro y descripcin de un expediente servir para homologar sistemas de acceso yrecuperacin, as mismo facilitar el control y ubicacin dentro de la unidad

administrativa en particular y dentro de la Institucin en general.

41. BARNARD AMOZORRUTIA Alicia. Manual para la Operacin de Archivos Administrativos, Mxico, 2004, p. 2542. ALDAY GARCA, Araceli. Op. Cit. p.55

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2.5.3 Clasificacin y ordenacin de expedientes

Otra de las funciones que se requiere para la administracin del Archivo de Trmite, esla clasificacin y ordenacin de la documentacin.

Clasificar consiste en decidir o separar un conjunto de elementos estableciendo claseso series, de tal manera que dichos grupo queden formando parte de la estructura de untodo (desde los ms amplios hasta los ms especficos, estableciendo una

jerarquizacin entre los mismos).

El resultado de la clasificacin de cualquier grupo documental se plasma en un cuadroestructurado que refleja la organizacin y las funciones de la Institucin de dondeprocede la documentacin, a fin de contar con un esquema lgico para la organizacinfsica e intelectual del almacenamiento y recuperacin de expedientes de archivo.Existen las siguientes formas de clasificacin:

- Clasificacin Orgnica: Los documentos se agrupan de manera que reflejen la estructura orgnica de la institucin, es decir las subdivisiones seran las unidades administrativas.

- Clasificacin Funcional: Los documentos se agrupan de acuerdo a las funciones o atribuciones de la Institucin.

- Clasificacin por asuntos o por temas: Los documentos se agrupan con relacin a los asuntos derivados por materias. Es utilizada comnmente en colecciones o archivos particulares.

A la clasificacin, le sigue la ordenacin, que es la accin de unir secuencialmente ladocumentacin, conforme a la natural relacin de sus componentes, mediante criteriosalfabticos y/o cronolgicos.

Hay que tomar en cuenta los siguientes aspectos:

- La ordenacin se hace a partir de elementos internos del documento comola: forma, fecha, nombre y asunto.

43. ARVALO JORDN, Vctor Hugo. Teora fundamentos y prctica de la Archivologa. 1. Edicin Editorial Shool BOOK. Argentina.2002. P.186.

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- Cada serie adopta la ordenacin que le conviene, es independiente de la de otras series.

- Una vez elegido el tipo de ordenacin se refiere a documentos, no a informacin que contienen los mismos

Se distinguen tres tipos de ordenacin:

- Cronolgica: Donde los documentos se ordenan consecutivamente de acuerdo con la fecha (ao, mes y da o de acuerdo a las necesidades de la Institucin).

- Alfabtica: Segn las letras del abecedario.

- Numrica: numeracin progresiva.

La ordenacin tiene, principalmente, la finalidad de:

- Facilitar la ubicacin instantnea de los documentos, por medios visualesinmediatos.

2.5.4 Disposicin Documental

Disposicin Documental

La disposicin documental se sustenta en el concepto del ciclo vital de la documentacinque establece una diferenciacin entre tres etapas que sigue la documentacin: activa,semiactiva e inactiva, razn por la cual se presenta en ambos archivos administrativos(trmite y concentracin).

El paso de los documentos por los distintos archivos hace necesario la existencia de uncontrol administrativo sobre ello, que integre los diversos elementos que convergen en loque se denomina, genricamente, disposicin documental, cuya definicin veremos acontinuacin.

Es la determinacin de reglas y normas a partir de la Valoracin primaria o secundariapara establecer plazos de conservacin y modos de transferencia y depuracin, a loscuales debe sujetarse los documentos a lo largo de su ciclo de vital de acuerdo con sus

usos especficos.

44. ALDAY GARCA, Araceli. Op. Cit. p. 5645 PESCADOR DEL HOYO, Ma. Del Carmen. EL Archivo, Espaa, 1986. p.

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Es una suma de criterios y mecanismos que permiten regular el trnsito de losdocumentos de archivo entre un tipo de archivo a otro y de su permanencia o eliminacinteniendo como la unidad de trabajo la serie documental.

2.5.5 Valoracin Documental

En prrafos precedentes hice mencin de los valores que tiene cada etapa del ciclo vitaldel documento, en este apartado quiero hacer mencin que el proceso de valoracin hoypor hoy es una de las actividades ms importantes dentro del campo de la archivstica,es parte fundamental para el manejo de los archivos, adems de ser elementosustantivo del ya mencionado ciclo vital de la documentacin.

En los Lineamientos Generales para la organizacin y conservacin de los Archivos diceque el valor documental es la condicin de los documentos que les confierecaractersticas administrativas, legales o contable en los Archivos de Trmite oConcentracin (valores primarios); o bien evidnciales, testimoniales e informativos en

los Archivos Histricos (valores secundarios)

En todo proceso de organizacin documental, la valoracin tiene y toma un lugartrascendental para decidir que se conserva o que se elimina.

As concluy que la valoracin documental es un proceso archivstico necesario paradeterminar plazos y modalidades de uso de los documentos por parte de las institucionesque los producen o conservan.

2.5.6 Transferencia

La transferencia es el Traslado controlado y sistemtico de expedientes de consultaespordica de un archivo de trmite al archivo de concentracin (transferencia primaria)y de expedientes que deben conservarse de manera permanente, del archivo deconcentracin al archivo histrico (transferencia secundaria).

46. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Catlogo de Disposicin Documental. Instructivo para su elaboracin.Mxico: AGN, 2004.p. 347. DIARIO OFICIAL DE LA FEDERACIN. Lineamientos generales para la organizacin y conservacin de los archivo de lasdependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal.48 Ibdem.

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En el caso de los archivos administrativos (trmite y concentracin) la transferencia

primaria es el proceso ms utilizado, ya que es la operacin de trasladar los expedientes

cuyo trmite ha terminado, o cuya consulta es muy espordica, a los archivos de

concentracin.

Esta operacin, as como las dems que venimos mencionando en prrafos anterioreses parte sustancial para garantizar un adecuado tratamiento de la documentacin y de

esta manera no ocupar un espacio vital en el archivo de trmite.

2.5.7 Servicio de prstamo de expedientes

El prstamo consiste en proporcionar algn mecanismo de control por ejemplo, mediante

un vale de prstamo; atendiendo a las polticas internas en cada archivo o a nivel

institucional, y de acuerdo con las necesidades de consulta.

La consulta se refiere al uso de la informacin por parte del rea generadora de ladocumentacin, se basa nicamente en el uso inmediato del documento y se solicita

directamente en el archivo.

Por lo tanto el prstamo y la consulta son procesos mediante los cuales, el archivo

proporciona un eficiente servicio a los usuarios del Archivo de Trmite.

2.5.8 Expurgo

Consiste en el retiro de los documentos repetidos o intiles dentro de un expediente

determinado. (Fotocopias, clips, material promocional, etc.).

2.5.9 Instrumentos de control y consulta

Los instrumentos de control y consulta en los archivos administrativos son herramientas

necesarias para la descripcin y manejo eficiente de los documentos y expedientes que

obran en los archivos de trmite y concentracin.

Los instrumentos segn Carmen Pecadortienen como objetivo facilitar, de la forma

ms eficaz, la recuperacin de la informacin contenida en la documentacin

administrativa que en ellos se custodia...

49. BARNARD AMOZORRUTIA Alicia, op. cit. p. 12

50. PESCADOR DEL HOYO, Ma. Del Carmen, op. cit. p. 56

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Los instrumentos de control y consulta variarn de un tipo de archivo a otro segn elestado de vida de los documentos. Los principales son los siguientes:Gua: Es la visin sinptica de la documentacin de uno o muchos archivos, cuyoobjetivo es orientar y dar a conocer a los interesados los documentos y servicios queprestan los archivos en forma general.

Inventario: Es aqul instrumento que describe las series documentales y expedientes deun archivo y que permiten su localizacin.

Catlogo: Es el instrumento que describe ordenadamente y de forma individualizada lasunidades documentales o las unidades archivsticas de una serie o de un conjuntodocumental que guardan entre ellas relacin o unidad tipolgica, temtica oinstitucional.

2.6 Normatividad Archivstica

En este punto expondr el marco jurdico que regula la obligacin de las Dependenciasy Entidades para elaborar criterios archivsticos para el correcto manejo de sus archivos,no antes sin explicar en qu consiste la legislacin en materia archivstica.

El concepto de legislacin puede definirse como: Todas aquellas disposiciones oficiales(leyes, reglamentos) de las que se provee una organizacin en cuanto al uso,conservacin, manejo y flujo de sus documentos.

Toda Institucin tiene la necesidad de tener disposiciones legales y normas quereglamentan el manejo de documentos en todos los niveles.

- Ley marco referente a archivos (pblicos, privados, administrativos, histricos).

- Normas que reglamenten el uso, la conservacin, el manejo y el flujo de los documentos.

- Sanciones a quienes contravengan lo dispuesto.

51. ALDAY GARCA, Araceli. Op. Cit. p. 60, 6152. COUTURE Carol y ROUSSEAU YVES, Jean. Archivos Modernos del Siglo XX. Mxico: AGN, 1982. p.18

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2.6.1 Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica

Gubernamental.

Sin duda alguna una de las leyes que actualmente le ha dado importancia a los archivos

de la Administracin Pblica Federal es la Ley de Transparencia y Acceso a laInformacin Pblica Gubernamental.

Que en su ttulo segundo correspondiente al Acceso a la Informacin en el PoderEjecutivo Federal, captulo I, artculo 32 dispone:

Articulo 32.Corresponder al Archivo General de la Nacin elaborar, en coordinacincon el Instituto, los criterios para la catalogacin, clasificacin y conservacin de losdocumentos administrativos, as como la organizacin de archivos de las dependenciasy entidades. Dichos criterios tomarn en cuenta los estndares y mejores prcticas

internacionales en la materia y

En el Artculo 43de su Reglamentonos dice. Cuando la especialidad de la informacino de la unidad administrativa lo requieran, los Comits establecern criterios especficospara la organizacin y conservacin de los archivos de las dependencias y entidades,siempre que no se contravengan los lineamientos expedidos conforme al artculoanterior.

53. DIARIO OFICIAL DE LA FEDERACIN. Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin PblicaGubernamental. Mxico: 2002.p.854. DIARIO OFICIAL DE LA FEDERACIN, Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin PblicaGubernamental. Mxico: 2002.p.7

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54 Vase Anexo 3


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La siguiente disposicin que veremos a continuacin nos seala como y que se tiene quehacer para la organizacin de los archivos de las dependencias o entidades.

2.6.2 Lineamientos Generales para la Organizacin y Conservacin de los

Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administracin Pblica Federal.

En su prrafo quintodel Considerandonos seala. que para el ejercicio del derechode acceso a la informacin es indispensable que los documentos estn organizados yconservados bajo criterios uniformes de tal manera que permitan su localizacinexpedita, disponibilidad e integridad. y en

En el Artculo primero, nos menciona. Los presentes Lineamientos establecen loscriterios de organizacin y conservacin de la documentacin contenido en los archivosde las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal, con el objeto deque stos se conserven ntegros y disponibles para permitir y facilitar un acceso expedito

a la informacin contenida en los mismos.

En el Captulo II De la Organizacin de los archivos, dispone que:

Artculo Sexto.Las dependencias y entidades podrn contar con un rea coordinadorade archivos. El representante del rea con conocimientos y experiencia en archivstica,ser nombrado por el titular de la dependencia o entidad, quien establecer su nivel

jerrquico y tendr las siguientes funciones:

I. Apoyar al Comit de Informacin en el establecimiento de criterios especficos enmateria de organizacin y conservacin de archivos.

En este captulo se reviso conceptos archivsticos, procesos y legislacin que en su con-junto permitirn la creacin de criterios archivsticos que sern la base de aplicacin enlos diferentes archivos administrativos del IMCINE.

55 DIARIO OFICIAL DE LA FEDERACIN. Lineamientos Generales para la organizacin y conservacin de las dependencias yentidades de la Administracin Pblica Federal. Mxico 2004 p.156 Ibdem, .p.257 Ibdem. P.3-4

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CAPTULO 3

3. ELABORACIN Y APLICACIN DE LOS CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIN YDESCRIPCIN DEL ARCHIVO DE TRMITE Y DE CONCENTRACIN DEL

INSTITUTO MEXICANO DE CINEMATOGRAFA.En este captulo referir la elaboracin y aplicacin de los criterios para la organizacin

y descripcin del archivo de trmite y de concentracin del IMCINE, que fungirn como

el instrumento normativo que regule la produccin, circulacin, seleccin y disposicin

final de los documentos y expedientes que se conservan en cada uno de los archivos del

IMCINE.

3.1 Proyecto para la elaboracin de los criterios especficos de los Archivos delIMCINE, FOPROCINE y FIDECINE.

De conformidad con el propsito de mejorar el manejo de los archivos del IMCINE,

FOPROCINE y FIDECINE, fue necesario el levantamiento de un censo documental con

los siguientes objetivos:

1. Identificar el universo documental que se produce, usa y resguarda en las diferentes

reas administrativas del IMCINE, y sus fideicomisos FOPROCINE y FIDECINE, el cual

permiti descender hasta los mismos documentos y conocer como estn organizadas y

descritos.

2. Conocer la organizacin y descripcin de los archivos que se encuentran en cada rea

administrativa del IMCINE.

3. Identificar lineamientos, reglamentos o cualquier disposicin que regule la

organizacin y descripcin de los archivos de Trmite y Concentracin del Instituto.

Procedimiento de Trabajo.

De acuerdo con los objetivos del proyecto uno de los propsitos centrales del presente

trabajo es levantar, por medio de un cuestionario, la informacin que permita conocer la

administracin documental de los Archivos de IMCINE, adems de identificar y valorar

los instrumentos normativos existentes en la materia.

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Plan de trabajo

1era. Etapa: Realizar diagnstico de los archivos del IMCINE, FOPROCINE y

FIDECINE.

Elaborar el cuestionario para el levantamiento del censo documental. Calendarizar visitas a las diversas oficinas para aplicar censo documental.

Levantamiento de la informacin requerida de acuerdo con el cuestionario, dentro

de las oficinas internas de cada rea administrativa, que generen y usen

documentos asociados a las responsabilidades adscritas legal y funcionalmente a

la propia rea, con el objeto de identificar la organizacin y descripcin de sus

expedientes.

Registro y procesamiento de la informacin en una base de datos para integrar el

diagnstico.

2da. Etapa:

Revisin y control de la calidad de la informacin registrada y procesada y si es el

caso, se solicitara la intervencin de las reas que se estime convenientes para

precisar el contenido de la informacin levantada.

Integrar los Criterios especficos para la Organizacin y Descripcin del Archivo

de Trmite y de Concentracin.

Presentar a las autoridades correspondientes los Criterios especficos para

la Organizacin y Descripcin del Archivo de Trmite y de Concentracin para su

autorizacin y posterior difusin y aplicacin.

3.2 Diagnstico de los archivos del IMCINE.

Para poder elaborar criterios dirigidos a la conservacin, uso y localizacin de los

documentos que obran en los archivos de trmite y concentracin del Instituto Mexicano

de Cinematografa, se realiz un diagnstico con el fin de conocer la situacin de dichos

archivos. Para ello, se levanto un cuestionario que a continuacin se presenta.

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3.2.1 Diseo del Cuestionario para el Levantamiento del Censo Documental.

Uno de los propsitos centrales del presente trabajo fue levantar, por medio de un

cuestionario la informacin que permitiera identificar el perfil de los archivos de cada

Unidad Administrativa, incluyendo los Fideicomisos (FOPROCINE y FIDECINE).

Para la elaboracin del cuestionario se consideraron los objetivos particulares mostrados

en el siguiente cuadro. Con estos objetivos en mente se procedi a elaborar los

elementos que posteriormente se agruparon en apartados temticos.

3.2.2 Estructura del cuestionario

El cuestionario est compuesto por tres apartados, en el primero obtendremos

informacin de la Unidad Administrativa, en el segundo conoceremos la estructura

documental de los archivos de trmite y de concentracin, en el tercer apartado

conoceremos si existen disposiciones en la materia que se apliquen en el Instituto.

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1.Conocer a los responsables de los archivos.

2.Conocer los tipos de archivo que manejen o como los conocen.

3.Conocer los metros lineales de documentos, su localizacin y conservacin dentro de su rea.

4.Conocer y valorar el procedimiento de recepcin y despacho de correspondencia.

5.Conocer y valorar el procedimiento de seguimiento y control de sus asuntos.

6.Conocer si cuentan con los Instrumentos de control y consulta establecidos por los Lineamientos generales para la organizacin y conservacin de los archivos

de las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal.

7.Conocer los mtodos de ordenacin utilizados en cada Unidad Administrativa.

8.Conocer y valorar el estado de organizacin de los documentos activos y semiactivos.

9.Conocer si existe alguna normatividad en la materia.

LISTA DE OBJETIVOS PARTICULARES QUE SE CONSIDERARON PARA EL DISEODEL CUESTIONARIO


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A continuacin mencionaremos los elementos y las instrucciones para su llenado que

conforman el cuestionario:

rea

Unidad administrativa:En este rubro se anotar el nombre de la unidad administrativa a entrevistar.

Datos del responsable del archivo:- Nombre:Se indicar el nombre del responsable del archivo

- Puesto:Se sealar el nivel jerrquico del responsable del archivo. - Telfono:Se anotar el nmero telefnico del responsable para cualquier aclaracin.

Datos del archivo:- Tipo de archivo y Localizacin fsica:Se indicar el tipo de archivo que manejan

si es de trmite o con que nombre lo conocen. - Metros lineales:Se indicar en aproximado el volumen de la documentacin en metros lineales.

- Estado de conservacin de la documentacin:Se indicar en qu condiciones fsicas se encuentra la documentacin.

Informacin documental

Del control de gestin:

- Recepcin de la correspondencia:Aqu se pregunt si para la recepcin de la documentacin el rea contaba con un sistema de control y registro de la

correspondencia.

- Despacho de la correspondencia:La pregunta fue si el rea contaba con algn sistema de control y registro y/o cual es la forma.

- Seguimiento y control de asuntos:Aqu se pregunt si el rea contaba con algn control de gestin y /o cual era la forma en que se llevaba.

De la organizacin:En los siguientes puntos se registr la informacin sobre el tratamiento que se le daba a los expedientes que tienen en el archivo de trmite

y concentracin.

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De los Archivos de Trmite:

En este rubro se levantar la informacin referente a los archivos de trmite que obran

en cada Unidad Administrativa del IMCINE.

- Apertura de expedientes:La pregunta fue: Cuando se abre un expediente se verifica que no existan antecedentes del asunto? De igual manera se pregunt si

al integrar un expediente solo guardan documentos originales que son parte del

asunto o guardan documentos que funcionan como apoyo informativo (fotocopias,

impresos).

- Clasificacin:Aqu se pregunt si clasifican los expedientes de acuerdo al

Cuadro General de Clasificacin Archivstica. y/o que sistema utilizan.

- Ordenacin: Aqu se pregunt si la ordenacin de sus expedientes es

cronolgica, alfabtica o numrica.

- Descripcin:Aqu se pregunt si la descripcin de sus expedientes facilita la

localizacin y su comprensin.

Del Archivo de Concentracin

En este rubro se preguntar al rea de Archivo de Concentracin los procedimientos

utilizados para el control y conservacin de los expedientes semiactivos.

- Conservacin de la documentacin:En este punto se pregunt la forma en que

estn organizados los expedientes en el archivo de concentracin y si permite

identificar y localizar los documentos.

- Consulta de la documentacin:Se pregunt si cuentan con algn sistema de

prstamo de documentos concentrados.

- Destino de los expedientes una vez prdida su utilidad:La pregunta fue, si

una vez transcurrido el perodo de vigencia de la documentacin semiactiva

resguardada en el archivo de concentracin inician con el trmite de baja

documental ante el Archivo General de la Nacin.

- Instrumentos de control y consulta:Aqu se pregunt si cuentan con Catlogos

de Disposicin Documental, Cuadro General de Clasificacin, Inventarios general

y /o especifico, gua simple u otro instrumento que solicitan los Lineamientos

Generales para la Organizacin y Conservacin de los Archivos de las

Dependencias y Entidades de la Administracin Pblica Federal.

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De la Normatividad

En este apartado se pregunt al responsable del archivo de concentracin si la

Institucin cuenta con un manual de procedimientos archivsticos y con el calendario

institucional que piden los Lineamientos.

A continuacin se anexa cuestionario.

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CUESTIO NARIO PARA EL LE VANTA MIENT O DEL CENSO DOCU MEN TALI. REA

1. Unidad A dministrativa:

2. Datos del Res ponsab le del Arch ivo:

a) Nombre:

b) Puesto:

c)Tel fo no:

3. Datos del Archivo:

a) Tipo de Archivo y Localizacin:

b) Metro s Lin eales:

c) Estado de Conservacin de la Do cumentacin:

II. INFORMACIN D OCUMENTAL

1. Del control de Ge stin

a) Recepcin de la Correspondencia:

b) Despacho de la Correspondencia:

c) Seguimiento y control d e asuntos:

2. De la Organizacin

Archivos de Trmite


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3.2.3 Calendario de Visitas a las Diversas Oficinas para Aplicar el

Censo Documental.

Para realizar el registro de la informacin se programarn visitas a las diversas reas de

acuerdo a su horario o cargas de trabajo, para la recopilacin de la informacinrequerida, con el objeto de identificar el procedimiento de clasificacin y descripcin de

cada rea.

El cual se presenta a continuacin:

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a)Apertura de e xpedientes:

b)Clasificacin:

c)Ordenacin:

d)Des cripcin:

3. Archivo de C oncentra cin

a) Conservacin de la documentacin:

b) Consulta de la docume ntacin:

c) Instr umentos de cont rol y consulta:

d) Destino de los expedientes una v ez perdida su utilidad:

e) O bservaciones:

4. De la Nor matividad:


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3.2.4 Levantamiento de la informacin requerida de acuerdo con el

cuestionario, dentro de las oficinas internas de cada rea administrativa.

Las entrevistas se realizaron directamente con los productores y con las

personas encargadas de integrar los expedientes, clasificar y describir. Tambinse tuvo una entrevista con el encargado del archivo de concentracin, para

conocer las condiciones de organizacin y ordenamiento en que se encontraba

las cajas reguardadas en dicho archivo.

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CALENDARIO DE VISITAS PARA EL LEVANTAMIENTO DEL CENSO DOCUMENTAL 2005

1RA.SEMANA JUNIO 2DA. SEMANA JUNIO

REA LUNES MARTES MIRCOLES JUEVES LUNES MARTES MIRCOLES JUEVES VIERNES

DIRECCIN GENERAL

COORDINACIN GENERAL

DIRECCIN DE APOYO A LA PRODUCCINCINEMATOGRFICA

DIRECCIN DE PROMOCIN CULTURALCINEMATOGRFICA

DIRECCIN DE ADMINISTRACIN YFINANZAS

DIRECCIN DE PROGRAMACIN YPRESUPUESTO

DIRECCIN JURDICA

DIRECCIN DE INFORMTICA

FONDO DE INVERSIN Y ESTMULOS(FIDECINE)

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A continuacin pres

“Elaboración y Aplicación de Criterios Para Imcine

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