EMPRENDIMIENTO EMPRESARIALMÓDULO II – FUNDAMENTACIÓN LEGAL

Autor: Julio César Barragán RamírezConsultor Empresarial

UNIVERSIDAD MANUELA BELTRÁNUMB-VIRTUAL

2006

FUNDAMENTACIÓN LEGAL

1. Propósito

Conocer los principales aspectos de los marcos normativos, en el ámbitocomercial, tributario y laboral, relacionados con la Empresa.

2. Logro

El estudioso comprende los deberes y derechos de las implicaciones comerciales,tributarias y laborales.

3. Indicadores de Logro

El estudioso comprende los principales elementos del marco comercial;entre otros, los conceptos de empresa, personas naturales y jurídicas, tiposde sociedades, así como sus diferentes deberes como comerciante.

El estudioso comprende el proceso de constitución de una empresa.

El estudioso conoce los principales impuestos que aplican sobre suactividad comercial.

El estudioso conoce las diferentes implicaciones de la contratación depersonas como empleados.

4. Desarrollo Temático2 FUNDAMENTACIÓN LEGAL .................................................................................... 3

2.1 Marco Normativo Comercial.................................................................................. 32.1.1 Definición de Empresa ................................................................................... 32.1.2 Aspectos Legales Relacionados con la Creación de las Empresas................. 42.1.3 La Calidad de Comerciante ............................................................................ 52.1.4 Personas Naturales.......................................................................................... 72.1.5 Personas Jurídicas........................................................................................... 72.1.6 Constitución de Sociedades............................................................................ 82.1.7 Contenido de las Escrituras de Constitución de Sociedades Comerciales ... 102.1.8 Tipos de Sociedades Colectivas ................................................................... 10

Sociedad en Comandita ....................................................................................... 11Sociedad Limitada ................................................................................................. 12Sociedad Anónima................................................................................................. 13Sociedad de Hecho ............................................................................................... 13La Empresa Unipersonal ...................................................................................... 14Empresas Asociativas de Trabajo....................................................................... 16Entidades Sin Ánimo de Lucro ............................................................................ 17

2.1.9 Obligaciones Mercantiles de los Comerciantes............................................ 192.1.10 Registro Mercantil ........................................................................................ 192.1.11 Establecimientos de Comercio ..................................................................... 202.1.12 Requisitos Previos a la Apertura de Establecimientos de Comercio............ 23

El NIT ....................................................................................................................... 23Concepto Técnico de Bomberos ......................................................................... 23Paz y Salvo Sayco ................................................................................................. 24Licencia de Funcionamiento ................................................................................ 24Requisitos Especiales ........................................................................................... 24

2.1.13 Proceso de Constitución ............................................................................... 252.2 Marco Normativo Tributario ................................................................................ 29

2.2.1 Impuesto a las Ventas (IVA) ........................................................................ 302.2.2 Declaración de Renta y Complementarios ................................................... 352.2.3 Retención en la Fuente ................................................................................. 382.2.4 Impuesto Municipales .................................................................................. 40

2.3 Marco Normativo Laboral .................................................................................... 402.3.1 Objeto del Derecho Laboral ......................................................................... 402.3.2 Dirección de Personal................................................................................... 412.3.3 Contrato de Trabajo ...................................................................................... 41

Contrato de duración inferior a un mes:............................................................. 43Contrato por Duración de la Obra o Labor: ....................................................... 43Contrato a Término Fijo e Indefinido: ................................................................. 44

2.3.4 Prohibiciones dentro de la Relación Laboral................................................ 492.3.5 Terminación del Contrato de Trabajo........................................................... 49

Justas Causas para la Terminación de un Contrato Unilateralmente........... 502.3.6 Salario........................................................................................................... 502.3.7 Fórmulas importantes ................................................................................... 55

2 FUNDAMENTACIÓN LEGAL

2.1 Marco Normativo Comercial

Uno de los sectores más amplios de la economía es el conformado por losmicroempresarios y pequeños empresarios, que sin lugar a dudas integran uno delos grupos económicos más representativos del país.

Un aspecto importante para tener en cuenta es que toda empresa, cualquiera quesea su tamaño, debe cumplir requisitos similares para que su funcionamiento seenmarque dentro de las exigencias de la ley. Igualmente, debemos acabar con elmito de que las pequeñas empresas no necesitan cumplir con requisitos como lainscripción ante la Cámara de Comercio o con deberes como pagar el impuestosobre las ventas (IVA), así como también que sin importar el tamaño que tenganson empresas y deben ser tratadas como tal.

A continuación se revisarán algunos aspectos legales relacionados con lasempresas, partiendo desde su definición. (Se han tomado como base diversosdocumentos legales como el Código de Comercio y decretos reglamentarios).

2.1.1 Definición de Empresa

Muchas veces se ha intentado dar una definición de empresa, dependiendo de laactividad con la que esté relacionada, a manera de ejemplo podemos ver variasdefiniciones:

El Código de Comercio la define como: “se entenderá por empresa todaactividad económica organizada para la producción, transferencia,circulación, administración o custodia de bienes o para la prestación deservicios. Dicha actividad se realizará a través de uno o másestablecimientos de comercio”.

El Código Sustantivo del Trabajo la define como: “se entiende como unasola empresa, toda unidad de explotación económica o las varias unidadesdependientes económicamente de una misma persona natural o jurídicaque correspondan a actividades similares, conexas o complementarias yque tengan trabajadores a su servicio.

De acuerdo con el Diccionario de la Real Academia de la Lengua Españolase trata de “casa o sociedad mercantil o industrial fundada para emprendero llevar a cabo construcciones, negocios o proyectos de importancia” o

“entidad integrada por el capital y el trabajo, como factores de producción ydedicada a actividades industriales, mercantiles o de prestación deservicios con fines lucrativos y con la consiguiente responsabilidad”.

Podríamos definir empresa como una actividad organizada en la cualunimos un conjunto de personas, bienes, servicios y capitales para el logrode unos objetivos claramente determinados desde un principio y que estánenmarcados por el ánimo de obtener alguna utilidad.

Las empresas se pueden constituir como personas naturales, (en el caso deinscripción como comerciantes ante la Cámara de Comercio o que realicenactividades propias de los comerciantes) o como personas jurídicas (en el caso deque se constituyan sociedades con otras personas naturales o jurídicas).

En el caso colombiano específicamente hay múltiples motivos que pueden llevar auna persona a constituir su propia empresa, como el deseo de lograr una mayorindependencia, el ánimo de progresar, la necesidad de mejorar los ingresos y, porconsiguiente, incrementar su nivel de vida, etc.

2.1.2 Aspectos Legales Relacionados con la Creación de las Empresas

La creación de empresa es protegida constitucionalmente por la libertad deempresa, así mismo, el Estado apoya la creación de pequeñas empresas desdediferentes puntos de vista. Veamos un poco estos aspectos:

Protección Constitucional de la “Libertad de Empresa”:

La libertad de empresa es una de las bases fundamentales de la economía demercado. La Constitución de Colombia consagra su protección desde diferentesaspectos; por ejemplo, la prohibición de exigir permisos previos para elfuncionamiento de las empresas, sin que éstos estén contemplados en la ley. Deigual forma, la Carta Superior contiene una serie de disposiciones que regulanaspectos como: la imposición de una función social, la obligación del Estado deimpedir las restricciones a la libertad económica y la prohibición de establecermonopolios.

El Apoyo del Estado para la Creación de la Pequeña Empresa:

El Estado colombiano fomenta la microempresa y para ello ha constituido elllamado “plan nacional para el desarrollo de la microempresa”, el cual es un planconcertado entre el gobierno y las entidades públicas y privadas, tales comoinstituciones financieras, fundaciones sin ánimo de lucro, el SENA y las cámarasde comercio, cuyo objetivo es brindar apoyo a los microempresarios en camposcomo el desarrollo tecnológico, crédito, comercialización, mercadeo, formaciónempresarial y organización gremial.

2.1.3 La Calidad de Comerciante

Son comerciantes “las personas que profesionalmente se ocupan en alguna de lasactividades que la ley considera mercantiles”. Son considerados actos mercantileslos siguientes:

Adquisición de bienes a título oneroso con destino a su venta en igual formay la enajenación de los mismos.

Adquisición a título oneroso de bienes muebles con destino a arrendarlos;el arrendamiento de los mismos; el arrendamiento de toda clase de bienespara subarrendarlos y el subarrendamiento de los mismos.

Recibir dinero en mutuo a interés, con garantía o sin ella, para darlo enpréstamo y los préstamos subsiguientes, así como dar habitualmente dineroen mutuo a interés.

La adquisición o enajenación, a título oneroso, de establecimientos decomercio y la prenda, arrendamiento, administración y demás operacionesanálogas relacionadas con los mismos.

La intervención como asociado en la constitución de sociedadescomerciales, los actos de administración de las mismas.

El giro, otorgamiento, aceptación, garantía o negociación de títulos-valores,así como la compra para reventa, permuta, etc. de los mismos.

Las operaciones bancarias, de bolsas, o de martillos. El corretaje, las agencias de negocios y la representación de firmas

nacionales o extranjeras. La explotación o prestación de servicios de puertos, muelles, puentes, vías

y campos de aterrizaje. Las empresas de seguros y la actividad aseguradora. Las empresas de transporte de personas o de cosas, a título oneroso,

cualesquiera que fueren la vía y el medio utilizados. Las empresas de fabricación, transformación, manufactura y circulación de

bienes.

Las empresas de depósito de mercaderías, provisiones o suministros,espectáculos públicos y expendio de toda clase de bienes.

Las empresas editoriales, litográficas, fotográficas, informativas o depropaganda y las demás destinadas a la prestación de servicios.

Las empresas para el aprovechamiento y explotación mercantil de lasfuerzas o recursos de la naturaleza.

Las empresas de obras o construcciones, reparación, montajes,instalaciones u ornamentaciones.

Las empresas promotoras de negocios y las de compra, venta,administración, custodia o circulación de toda clase de bienes.

Las empresas de construcción, reparación, compra y venta de vehículospara el transporte por tierra, agua y aire y sus accesorios.

Finalmente es importante destacar que el Código de Comercio determina que sonactos mercantiles “todos los actos de los comerciantes relacionados con lasactividades o empresas de comercio y los ejecutados por cualquier persona paraasegurar el cumplimiento de obligaciones comerciales”.

Como puede verse, son múltiples los actos que la Ley ha definido comomercantiles, los cuales responden a una característica general que es la del ánimode lucro como finalidad común.

Aquellas actividades en las cuales el interés es diferente o se ejecutan a títulogratuito, son ajenas al ámbito de aplicación del derecho comercial.

El Código de Comercio define como actos no mercantiles:

La adquisición de bienes con destino al consumo doméstico o al uso deladquirente y la enajenación de los mismos o de los sobrantes.

La adquisición de bienes para producir obras artísticas y la enajenación deestas por su autor.

Las adquisiciones hechas por funcionarios o empleados para fines deservicio público.

Las enajenaciones que hagan directamente los agricultores o ganaderosde los frutos de sus cosechas o ganados, en su estado natural, así como latransformación de tales frutos que efectúen los agricultores o ganaderos,siempre y cuando que dicha transformación no constituya por sí misma unaempresa.

La prestación de servicios inherentes a las profesiones liberales (“Lasllamadas profesiones liberales son aquellas que se caracterizan por sucarácter intelectual superior, por lo tanto aquí lo importante no es ladestreza manual, sino el intelecto el cual es precedido de una preparaciónprofesional que habilita al individuo para su ejercicio. Por otro lado, si bien

las profesiones liberarles pueden necesitar cierto trabajo manual, suénfasis está encaminado hacía el campo del entendimiento”1).

Una vez vistos los actos que constituyen por sí mismos actividades de tipomercantil, consideramos entonces que el paso a seguir es definir las formas cómoel comerciante puede desarrollar sus actividades, las cuales se dividen enpersonas naturales y personas jurídicas y que a su vez están subdivididas ensociedades colectivas, limitadas, anónimas, en comandita, de hecho y sociedadesirregulares.

2.1.4 Personas Naturales

Todos los individuos de la especie humana, cualquiera que sea su edad, sexo,estirpe o condición.

El pequeño empresario, por lo general, es una persona natural que desarrolla unaserie de actividades encaminadas a la producción de bienes o servicios, con el finde obtener una utilidad producto de su venta.Por lo anterior, la persona natural puede inscribirse como comerciante(empresario) ante las cámaras de comercio, comprometerse con terceros, obtenercréditos, etc.; en resumidas cuentas, ejecutar cualquiera de las actividades queson propias de los comerciantes.

2.1.5 Personas Jurídicas

Se llama persona jurídica a una persona ficticia, capaz de contraer obligacionesciviles y de ser representada judicial y extrajudicialmente.

Lo anterior significa que la Ley ha permitido que en ocasiones se creen, porvoluntad de sus miembros, unas personas diferentes a ellos, pero con capacidadpara realizar todos los actos propios de los comerciantes.

Las principales características de este tipo de personas son:

La persona jurídica debe ser representada por una persona natural parapoder obligarse, así como para poder ejecutar actos propios de loscomerciantes, la persona física puede, en cambio, actuar por sí misma.

1 Superintendencia de Industria y Comercio. Concepto 00216052 del 23 de Marzo de 2000. Disponible en:http://www.sic.gov.co/Conceptos/Conceptos/Concepto00216052.php. Consultada el 28 de octubre de 2006.

La persona jurídica se identifica mediante el número de matrícula mercantil,así como mediante el certificado que sobre su existencia y representaciónexpide la Cámara de Comercio respectiva; la persona natural se identificacon su cédula de ciudadanía o con el número de matrícula mercantil que lecorresponda por haberse inscrito ante la Cámara de Comercio en talcalidad.

Las personas jurídicas tienen vedados ciertos derechos, los cuales sonpropios de las personas naturales, tales como los del estado civil y los de lafamilia.

2.1.6 Constitución de Sociedades

La sociedad comercial es un contrato, por medio del cual dos o más personas secomprometen a hacer aportes en dinero, especie o trabajo, con el fin dedestinarlos a formar una persona jurídica diferente de sus integrantes, cuyoobjetivo es repartirse las utilidades obtenidas en la empresa o actividad social.

Para la constitución de las sociedades debe cumplirse con una serie de requisitos,previstos en el Código de Comercio, los cuales podemos resumir así:

Las sociedades deben constituirse por escritura pública; esto significa queel empresario deberá acudir a una notaria donde solicitará que se eleve aescritura pública el contrato de sociedad que firmó con sus socios.

Una copia de la escritura de constitución deberá ser registrada en laCámara de Comercio con jurisdicción en el lugar donde la sociedadestablezca su domicilio, así como de los lugares en los que fije sucursales.

En caso que se hagan aportes de inmuebles o derechos reales, la escriturasocial también deberá ser registrada en la Oficina de Registro deInstrumentos Públicos competente.

Los socios deberán entregar sus aportes en la forma, plazo y lugar pactadoen la escritura de constitución.

Sólo podrá hacerse reparto de utilidades cuando éstas consten en balancesfidedignos, siempre y cuando no afecten el capital de la empresa ni lasreservas de tipo legal o convencional que se hayan estipulado.

En caso de reformas al contrato social, deberán efectuarse por escriturapública y ser registradas en la misma forma que la escritura de constituciónde la sociedad.

Los socios deben reunirse como mínimo una vez al año, en asambleageneral ordinaria, de acuerdo con las fechas que se pacten en los estatutospara ello. Si se trata de asambleas extraordinarias podrán reunirse cuantasveces sea necesario, de acuerdo con las convocatorias hechas por elrevisor fiscal, el administrador o el número plural de socios que determinenlos estatutos.

Deberán tener revisor fiscal: las sociedades por acciones, las sucursales decompañías extranjeras, las sociedades que pacten dicha figura en susestatutos y aquellas sociedades cuyos activos brutos a diciembre 31 delaño anterior sean superiores a 5.000 salarios mínimos legales vigentes y/ocuyos ingresos brutos durante el año inmediatamente anterior sean oexcedan los 3.000 salarios mínimos vigentes.

La sociedad deberá disolverse por vencimiento del plazo contractual (amenos que los socios decidan prorrogarlo), por cualquiera de las causaleslegales o por cualquiera de las causales convencionales. En el cuadro 1 seresumen de las causales legales de disolución de las sociedadescomerciales.

Una vez disuelta la sociedad debe procederse inmediatamente a suliquidación, de acuerdo con la forma prevista en la ley o en el contratosocial.

Cuadro 1. Causales de Disolución de las Sociedades Comerciales

1. Vencimiento del término previsto para la disolución del contrato, a menos que sedecida prorrogarlo antes de su expiración

2. Imposibilidad de desarrollar la empresa social, por la terminación de la misma opor la extinción de la cosa o cosas cuya explotación constituye su objeto.

3. Reducción del número de asociados requeridos por la ley para su formación ofuncionamiento o por aumento que exceda del límite fijado por la misma ley.

4. Por declaración de quiebra de la sociedad.5. Por las causales que se expresen en el contrato.6 Por decisión de los socios, adoptada conforme a las leyes y el contrato social.7. Por decisión de autoridad competente.8. Por las demás causales legales, de acuerdo con los diferentes tipos de

sociedad.

2.1.7 Contenido de las Escrituras de Constitución de SociedadesComerciales

De acuerdo con lo expuesto, al analizar los requisitos para la constitución de lassociedades, el contenido mínimo del contrato que debe constar en una escriturapública se resume en el Cuadro 2.

Cuadro 2. Contenido de la Escritura de Constitución de Sociedades

1. Nombre y domicilio, nacionalidad y documento de identificación de los socios.2. Clase o tipo de sociedad (limitada, anónima, comandita, etc.).3. Domicilio de la sociedad y de sus sucursales, si las tiene.4. Objeto social (descripción de las actividades que se pretenda desarrollar).5. Capital social.6. Forma de administrar los negocios sociales (facultades de los administradores,

de la asamblea y de los asociados).7. Época y forma de convocar las asambleas ordinarias.8. Fechas de inventarios y balances generales.9. Forma de reparto de utilidades, con indicación de las reservas necesarias.10. Duración de la sociedad.11. Forma de hacer la liquidación y causales de la misma.12. Es aconsejable determinar si las diferencias que puedan ocurrir entre los

asociados entre sí o con la sociedad se someterán a decisión arbitral.13. Nombre, domicilio y facultades de los representantes de la sociedad.14. Facultades y obligaciones del revisor fiscal, cuando se prevé este cargo.15. Los demás pactos que sean conformes con la sociedad que se esté

constituyendo.

2.1.8 Tipos de Sociedades Colectivas

Existen diversos tipos de sociedades, dentro de las que podemos mencionar lasociedad en comandita, la sociedad limitada, la sociedad anónima, la sociedad dehecho, la empresa unipersonal, entre otras.

A continuación profundizaremos en algunos tipos de sociedades.

Sociedad en Comandita

De acuerdo con lo que pacten sus socios en la escritura de constitución, lasociedad en comandita puede responder a dos tipos diferentes: una forma cuyofuncionamiento es similar a las sociedades limitadas, que responde al nombre desociedad en comandita simple; la otra, cuyo funcionamiento es similar al de lassociedades anónimas responde a la denominación de sociedad en comanditapor acciones.

En el siguiente cuadro se presentan las principales características:

Tema Características

Socios

Las sociedades en comandita son formadas por dos clases de socios, asaber:

Gestores o colectivos: son aquellos que comprometen solidaria eilimitadamente su responsabilidad por las operaciones sociales.

Comanditarios: limitan su responsabilidad a sus respectivos aportes. Encaso de duda sobre a calidad de un socio se presume que es colectivo.

Razón Social

Se forma con el nombre completo o el apellido de uno o más socioscolectivos seguidas de las expresiones “y compañía” o “& Cía” a las cualesdebe agregarse siempre la expresión “S. en C.” o “Sociedad Comanditariapor Acciones” o su abreviatura “SCA” (en caso de que sea por acciones).En caso de que se omita alguno de los requisitos anteriores para todos losefectos legales se presumirá que se trata de una sociedad colectiva.

Administración

Está a cargo de los socios colectivos o gestores, quienes pueden ejercerladirectamente o por intermedio de sus delegados.

Los socios comanditarios no pueden ejercer funciones de representación enla sociedad sino como delegados de los colectivos y para negociosdeterminados.

Capital SocialSe forma con los aportes de los socios comanditarios y dado el caso con losde los colectivos, que deben ser relacionados en la escritura de constitución,sin que por ello este tipo de socios pierda su calidad de colectivos.

Reparto deUtilidades

Se distribuirán entre los socios gestores y comanditarios en la formaestipulada en el contrato, a falta de estipulación deben repartirse entre loscomanditarios a prorrata de sus cuotas o acciones, pagando previamente elbeneficio de los socios gestores.

Causales deDisolución

Además de las causales ya explicadas se prevén como causales dedisolución de la sociedad en comandita las siguientes:

Las de la sociedad colectiva, cuando ocurran respecto de los sociosgestores.

La desaparición de una de las dos categorías de socios.

Sociedad Limitada

Las principales características de la sociedad limitada son:

Tema Características

Responsabilidad delos socios

Cada socio responde hasta por el valor de su aporte, pero es posiblepactar para todos o algunos de los socios una responsabilidad mayor,prestaciones accesorias o garantías suplementarias, expresando sunaturaleza, cuantía, duración y modalidades.

CapitalEstá dividido en cuotas o partes de igual valor. Debe ser pagado en sutotalidad al momento de constituir la sociedad, así como al momento desolemnizar cualquier aumento del mismo.

Socios El número máximo de socios para este tipo de sociedad es 25 y mínimo 2.

Razón socialDebe estar precedida de la palabra “Limitada”o su abreviatura “Ltda”.En caso de no cumplir con la regla antes descrita, los socios sonresponsables solidaria e ilimitadamente frente a terceros.

Administración

La representación de la sociedad y administración de los negociossociales corresponde a todos y cada uno de los socios.

En las reuniones de la junta de socios cada uno tiene el número de votosigual a las cuotas posea en la compañía, las decisiones deberán sertomadas por un número plural de socios que represente la mayoríaabsoluta de las cuotas en que se halle dividido el capital de la compañía(es posible pactar en los estatutos una mayoría superior a la absoluta parala toma de determinadas decisiones).

ReformasEstatutarias

Deben ser aprobadas con el voto favorable de un número plural de sociosque represente mínimo el 70% de las cuotas en que se divide el capitalsocial.

Libro de Registro deSocios

Debe llevarlo toda sociedad limitada. En él deben figurar: nombre,nacionalidad, domicilio, documento de identificación, número de cuotasque cada socio posea y los embargos, gravámenes y cesiones que sehayan efectuado.

Cesión de Cuotas

Todo socio tiene derecho a ceder sus cuotas, lo cual implica una reformaestatutaria. En caso de que algún socio desee efectuar este acto, deberáofrecer sus cuotas primero a los demás socios (derecho de preferencia),quienes en los quince días siguientes deberán manifestar si aceptan o nola oferta.

Disolución

Este tipo de sociedad preveé dos nuevas causales de disolución, apartede las ya explicadas. Estas son:

Pérdidas que reduzcan el capital por debajo del 50% Incremento del número de socios a más de 25.

Sociedad Anónima

A continuación se presenta una pequeña reseña, con fines didácticos de lasociedad anónima; la cual por su complejidad, así como por los requisitos para sufuncionamiento, no es recomendable para el pequeño empresario.

Tema Características

Constitución La sociedad anónima se forma con la reunión de un fondo socialsuministrado por accionistas.

Responsabilidad de losAccionistas Está dada por el valor de sus aportes.

AdministraciónLa sociedad anónima es administrada por gestores temporales yrevocables.

Razón Social Debe estar seguida de las palabras “Sociedad Anónima” o “S.A.”

Capital SocialEstá dividido en acciones de igual valor, indivisibles y representadas entítulos negociables.

Mayor Información

Si usted desea consultar una información más detallada acerca delfuncionamiento de las sociedades anónimas, su capital, reglamentos decolocación de acciones, etc., le sugerimos consultar la obra: NuevoCódigo de Comercio, publicada por Legis Editores S.A.

Sociedad de Hecho

Una de las formas más corrientes de asociación a las que acostumbran recurrir lospequeños empresarios, sin saber, es a la de las llamadas sociedades de hecho,las cuales se conforman sencillamente por el acuerdo de las partes paraestablecer una serie de actividades comerciales, pero sin el lleno de los requisitoslegales para la constitución de sociedades.

Tema Características

Constitución

La sociedad de hecho se constituye por el simple acuerdo entre laspartes, es una sociedad imperfecta en el sentido de que no responde a laexigencia legal de ser constituida por escritura pública.

Es importante destacar que esta sociedad no tiene personería jurídica,independiente de sus socios.

Responsabilidad delos Socios

La responsabilidad de los socios es solidaria e ilimitada por lasoperaciones celebradas.

Administración Se hará como acuerden los socios válidamente.

Diferencias con otrasSociedades

De acuerdo con la Corte Suprema de Justicia la “sociedad de hechoacusa diferencias fundamentales con la de derecho, entre otras:

a) Aquella no está revestida de las solemnidades que exige cuando escomercial.b) La de hecho no es persona jurídica distinta de los socios.c) A la de hecho no son aplicables varias de las disposiciones queestructuran y rigen la de derecho, en especial las concernientes apublicidad de ciertos actos tales como las reformas sociales.

Sin embargo, la sociedad de hecho no es tampoco una mera comunidadde bienes, o sea la que se define por el artículo 2232 del Código Civil:“La comunidad de una cosa universal o singular, entre dos o máspersonas, sin que ninguna de ellas haya contratado sociedad, ocelebrado otra convención relativa a la misma cosa o cosas, es unaespecie de cuasicontrato”. En la sociedad de hecho hay un verdaderocontrato o convención relativo a la cosa o cosas que los socios ponenen común. Existe en ella lo que se llama affectio societatis, elementoque falta en la comunidad”.

La Empresa Unipersonal

Una de las innovaciones incluida en la Ley 222 de 1995, por la cual se reforma elCódigo de Comercio, son las llamadas empresas unipersonales. Mediante estetipo de organizaciones una persona, natural o jurídica, podrá ejercer el comerciodestinando parte o la totalidad de sus bienes a una actividad de carácter mercantil.

La empresa unipersonal, una vez inscrita en el registro mercantil, forma unapersona jurídica diferente de su propietario.

Requisitos para su Formación

La empresa unipersonal debe crearse mediante un escrito, en el cual se cumplanlos siguientes requisitos:

Nombre, documento de identidad, domicilio y dirección del empresario. Denominación o razón social de la empresa, seguida de la expresión

“Empresa Unipersonal” o de la sigla “EU”. Domicilio de la empresa. Término que va a durar, a menos que sea ilimitado. Una enunciación clara y lo más completa posible de las actividades que la

empresa va a realizar, a menos que se exprese que la empresa va arealizar cualquier acto lícito de comercio.

El monto del capital haciendo una descripción pormenorizada de los bienesaportados, con estimación de su valor.

El número de cuotas, de igual valor, en que se dividirá el capital de laempresa.

La forma de administración y el nombre, documento de identidad y lasfacultades de sus administradores.

Prohibiciones para el EmpresarioEl empresario unipersonal, por expresa prohibición de la ley, no podrá en ningúncaso retirar para sí o para terceras personas cualquiera de los bienes queconformen la empresa, de igual forma se prohíbe al titular de la empresa celebrarcon ésta o hacerlo entre varias empresas unipersonales de su propiedad.

Conversión

En aquellos casos en los cuales el empresario realice cualquier contrato queimplique que la empresa va a ser propiedad de varias personas, ésta debeconvertirse en una sociedad comercial, la cual asumirá los derechos yobligaciones de la antigua empresa.

De igual forma se prevé que en aquellas sociedades que deban disolverse por lareducción del número de socios a uno podrán, sin liquidarse, convertirse enempresas unipersonales, siempre que la decisión respectiva se solemnicemediante escritura pública y se inscriba en el registro mercantil dentro de los seismeses siguientes a la disolución.

Terminación de la Empresa Unipersonal

La empresa unipersonal se disolverá en los siguientes casos:

Voluntad del titular de la empresa. Vencimiento del término inicialmente previsto. Muerte del constituyente. Imposibilidad para desarrollar las actividades previstas en los estatutos. Orden de autoridad competente. Pérdidas que reduzcan el patrimonio de la empresa en más del 50%. Iniciación del trámite de liquidación obligatoria.

Para la disolución de la empresa, excepto en el caso del vencimiento del términoinicialmente previsto, sencillamente es necesario hacer constar esta decisión enun documento privado el cual se debe inscribir en el registro mercantil.

Legislación Aplicable

Para el caso de las empresas unipersonales se debe tener en cuenta que paratodos aquellos aspectos que no se encuentren expresamente regulados, debenaplicarse las normas previstas en la legislación mercantil para las sociedadescomerciales y en especial, para las sociedades de responsabilidad limitada.

De igual forma, la mencionada ley establece que se entenderán aplicables a estasempresas las referencias que a las sociedades se hagan en los regímenes deinhabilidades e incompatibilidades, previstos en la Constitución o en la legislaciónvigente sobre la materia.

Empresas Asociativas de Trabajo

La empresa asociativa de trabajo es una organización económica productiva,cuyos asociados aportan su capacidad laboral por tiempo indefinido y algunos,además, entregan al servicio de la organización una tecnología o destreza u otrosactivos necesarios para el cumplimiento de los objetivos de la empresa.

Las empresas asociativas de trabajo tienen como objetivo la producción,comercialización y distribución de bienes básicos de consumo familiar o laprestación de servicios individuales o conjuntos de sus miembros.

Una empresa asociativa de trabajo se puede constituir por:

Acta de constitución junto con los estatutos. Esta acta debe contener losestatutos que van a regir la entidad, los nombramientos de los órganos deadministración, las firmas de personas que actuaron como presidente ysecretario de la reunión (una de las firmas debe ser reconocida ante unjuez o notario o con presentación ante el funcionario autorizado por lacámara de comercio).

Escritura pública. Los asociados o fundadores deben comparecer ante lanotaría, en forma personal o mediante apoderado a otorgar el instrumentopúblico que además debe contener los estatutos con los siguientesrequisitos: nombre y apellido, identificación y domicilio de los socios;denominación o razón social, seguido de la expresión “Empresa Asociativade Trabajo” o “EAT”; indicar el domicilio principal, ciudad o municipioescogido para desarrollar la actividad (si se establecen sucursales se debeindicar el municipio donde estarán ubicadas); enunciar el objeto social deforma clara y completa de las actividades principales; indicar la vigencia otérmino de duración; describir los aportes y la forma en que estándistribuidos individualmente (los aportes pueden ser aporte laboral, aportelaboral adicional, aporte en dinero, bienes, etc.); señalar la forma deadministración de los negocios sociales, indicando las atribuciones de losrepresentantes legales; explicitar las causales de disolución; indicar laépoca y forma de convocar a la asamblea de asociados; incluir el nombre,apellidos e identificación de los representantes legales; y por último, incluiruna cláusula compromisoria.

Este tipo de empresa también debe ser registrada en la Cámara de Comercio desu localidad.

Entidades Sin Ánimo de Lucro

Las entidades sin ánimo de lucro son personas jurídicas conformadas con un finespecífico y en beneficio de sus asociados, sin el ánimo de repartir utilidades.

Estas entidades se pueden constituir por medio de acta de constitución, junto conlos estatutos. De igual manera, deben ser registradas en la Cámara de Comerciode su localidad.

Existen diversas clases de entidades sin ánimo de lucro, como las siguientes:

Corporaciones y/o asociaciones: estas entidades son exactamente lomismo y en esencia, es la reunión de un grupo de personas que persiguen

determinados beneficios que se reparten entre los miembros que laintegran.

Fundaciones: buscan la destinación de un patrimonio específico para quecumpla un fin determinado. Se diferencia de la asociación o corporaciónporque en estas últimas lo que importan son las personas que se unen conun fin común, mientras que en la fundación lo principal es el patrimonio.

Cooperativas: en estas entidades los trabajadores o los usuarios sonsimultáneamente los aportantes y los gestores de la empresa creada con elobjeto de producir o distribuir conjunta y eficientemente bienes o serviciospara satisfacer las necesidades de sus asociados y de la comunidad engeneral. Para su constitución se requieren mínimo 20 asociados, pagar el25% de los aportes iniciales y acreditar 20 horas de educación cooperativapor sus fundadores. Así mismo, se requiere autorización de constitución yfuncionamiento expedido por la Superintendencia de Economía Solidaria,cuando se contemple en los estatutos sección de ahorro y crédito o que seindique que tienen ahorros o depósitos en cualquier modalidad.

Las Precooperativas: son entidades que se organizan para realizaractividades permitidas a las cooperativas y que por carecer de capacidadeconómica, educativa, administrativa o técnica no están en posibilidadinmediata de organizarse como cooperativas. Para su constitución serequieren mínimo cinco asociados, acreditar 20 horas de educacióncooperativa por los fundadores y debe evolucionar en cinco años hacia unacooperativa.

Las Asociaciones Mutuales: son personas jurídicas constituidas porpersonas naturales inspiradas en la solidaridad, con el objeto de mutuaayuda recíproca frente a riesgos eventuales y satisfacer sus necesidadesmediante la prestación de servicios de seguridad social. Requieren para suconstitución mínimo 25 asociados personas naturales y acreditar 10 horasde educación mutual por sus fundadores.

Los Fondos de Empleados: Son empresas asociativas constituidas portrabajadores dependientes y subordinados, que requieren para suconstitución mínimo 10 trabajadores. Los fondos de empleados prestaránsus servicios de ahorro y crédito exclusivamente a sus asociados quienesse comprometen a realizar un ahorro en forma permanente.

2.1.9 Obligaciones Mercantiles de los Comerciantes

De acuerdo con el Código de Comercio son obligaciones de todo comerciante:

Matricularse en el registro mercantil. Inscribir en el registro mercantil todos los actos, libros y documentos que la

ley exija. Llevar la contabilidad de los negocios conforme a las exigencias legales. Conservar la correspondencia y demás documentos relacionados con sus

negocios de acuerdo con la ley. Denunciar ante el juez la cesación en el pago corriente de sus obligaciones

mercantiles. Abstenerse de ejecutar actos de competencia desleal.

Como puede observarse varias de las anteriores funciones se hallanestrechamente vinculadas con el registro mercantil, el cual debe ser llevado porlas cámaras de comercio.

2.1.10 Registro Mercantil

El registro mercantil tiene por objeto llevar la matrícula de los comerciantes y delos establecimientos de comercio, así como la inscripción de los actos, libros ydocumentos que la ley determine.

De acuerdo con en Código de Comercio deben inscribirse en el registro mercantil:

Las personas que ejerzan profesionalmente el comercio, dentro del messiguiente en el que inicien actividades.

Las capitulaciones matrimoniales y las liquidaciones conyugales, cuandoalguno de los dos esposos es comerciante.

Las incapacidades e inhabilidades previstas en la ley para ser comerciante,como por ejemplo la posesión de cargos públicos.

Las autorizaciones otorgadas a menores para ejercer el comercio. Todo acto en virtud del cual se confiera, revoque o modifique la

administración parcial o general de bienes o negocios del comerciante. La apertura de establecimientos de comercio y de sucursales y los actos

que modifiquen la propiedad sobre los mismos.

Los libros de contabilidad, los de registro de accionistas, los de actas deasambleas y juntas de socios, así como los de juntas directivas desociedades mercantiles.

Los embargos y demandas civiles relacionadas con derechos cuyamodificación esté sujeta a registro mercantil.

La constitución, adiciones o reformas estatutarias y la liquidación desociedades comerciales, así como la designación de representanteslegales.

2.1.11 Establecimientos de Comercio

Se entiende por establecimiento de comercio un conjunto de bienes organizadospor el empresario para realizar los fines de la empresa.

Una misma persona podrá tener varios establecimientos de comercio y, a su vez,un solo establecimiento de comercio podrá pertenecer a varias personas ydestinarse al desarrollo de diversas actividades comerciales.

De acuerdo a la anterior definición, se puede afirmar que el establecimiento decomercio es la materialización de la empresa, ya que se encuentra conformadopor todos aquellos bienes que el empresario destina para la realización de losfines propios de sus actividades; igualmente, vale la pena destacar que lasempresas están en posibilidad de tener uno o varios establecimientos decomercio.

Integración del Establecimiento de Comercio

Los establecimientos de comercio están conformados por:

La enseña (insignia) o nombre comercial y las marcas de los productos oservicios producidos por el empresario.

Los derechos del empresario sobre las invenciones o creacionesindustriales o artísticas, que se utilicen en las actividades delestablecimiento.

Las mercancías en almacén o en proceso de elaboración (inventarios), loscréditos y los demás valores similares (cuentas por cobrar).

El mobiliario y las instalaciones (en caso de ser propios). Los contratos de arrendamiento (en el caso de no funcionar en lugares

propios).

El derecho a proteger la desviación de la clientela, la fama comercial,mediante las diferentes acciones ante las autoridades administrativas ojudiciales competentes para ello.

Los derechos y obligaciones mercantiles derivados de las actividadespropias del establecimiento de comercio siempre y cuando no provengan decontratos celebrados exclusivamente en consideración al titular del dichoestablecimiento.

Derechos del Comerciante sobre los Locales Arrendados

La ley comercial brinda una especial protección a los comerciantes cuyosestablecimientos de comercio funcionan en locales arrendados, es así como seprevén los siguientes derechos:

Cuando el comerciante lleve no menos de dos años ocupando uninmueble, con el mismo establecimiento de comercio, tiene derecho aque se le renueve el contrato de arrendamiento a su vencimiento. Estono quiere decir que el contrato deba continuar en las mismascondiciones, sino, por el contrario, garantiza al inquilino el derecho deseguir utilizando el mismo inmueble dado que ha sido acreditado por él.Si se ordenara continuar la ejecución del contrato en igualescondiciones se estaría frente a una fuerte restricción al derecho depropiedad privada. Con esta protección lo que se pretende es darcontinuidad a las actividades del establecimiento de comercio, encondiciones de plazo y precio que pueden ser iguales o no a losoriginales, a voluntad de los contratantes.

Los únicos casos en los cuales se puede restringir el derechomencionado anteriormente son:

o Cuando el arrendatario haya incumplido el contrato.o Cuando el propietario del inmueble lo necesite para su propia

habitación o para un establecimiento suyo destinado a unaempresa “sustancialmente” distinta a la que tenga el arrendatario.

o En caso de que el local deba ser reconstruido o reparado conobras que necesariamente impliquen su entrega o demolido porsu estado de ruina o para construir una obra nueva.

Se ordena al arrendador que una vez concluya las reparaciones dellocal o la construcción del nuevo, prefiera a su antiguo arrendador sinque por ello le pueda cobrar ninguna prima o valor distinto del canon dearrendamiento.

En caso de que el propietario del inmueble no utilice el local en los tresmeses siguientes a la fecha de entrega, no inicie las obras en el mismoplazo, arriende los locales o los utilice para establecimientos decomercio que desarrollen actividades similares a las que tenía elarrendatario, deberá indemnizarlo por los perjuicios causados, dentro delos cuales debe incluirse también el lucro cesante del comerciante, losgastos necesarios para la nueva instalación, las indemnizaciones de lostrabajadores despedidos con ocasión de la clausura o traslado delestablecimiento (si los hubo) y el valor de las mejoras necesarias quehubiera hecho en los locales entregados.

Finalmente, se prevé en el Código de Comercio que contra los derechosestablecidos en favor de los comerciantes, antes enumerados, noproduce efecto ninguna estipulación o pacto entre las partes (arrendadory arrendatario).

Venta de los Establecimientos de Comercio

Respecto a la venta de los establecimientos de comercio se prevén reglas muyprecisas, como:

o Se presume que la venta de los establecimientos de comercio fue hecha enbloque o como unidad económica. Esto significa que no es necesariodescribir todos los elementos que lo conforman.

o La enajenación debe constar, en lo posible, en escritura pública o en sudefecto en documento privado reconocido por los otorgantes antefuncionario competente.

o El vendedor debe entregar al comprador un balance general, así como unarelación de los activos y pasivos, certificados por contador público.

o Tanto el vendedor como el comprador están obligados a responder porcompromisos que se hayan adquirido hasta el momento de la enajenación yque consten en los libros obligatorios de contabilidad; en caso contrario,sólo está obligado a responder el vendedor.

o La responsabilidad del vendedor, frente a los acreedores delestablecimiento de comercio, termina dos meses después de la ventasiempre y cuando, se haya dado aviso de la venta a los acreedores pormedio de radiogramas, de publicaciones en un diario de la ciudad dedomicilio del establecimiento (de amplia circulación) y finalmente, que en eltérmino de los dos meses ninguno de los acreedores se haya opuesto aaceptar al adquirente (comprador) como su nuevo deudor.

2.1.12 Requisitos Previos a la Apertura de Establecimientos de Comercio

Todo nuevo establecimiento de comercio abierto al público debe cumplir con unaserie de requisitos como: ser inscrito en el registro mercantil, obtener un conceptode bomberos, dependiendo de las labores a realizar tramitar la licencia sanitaria,tramitar su paz y salvo ante la Sociedad de Autores y Compositores de Colombia,Sayco, tramitar su número de identificación tributaria, NIT, etc.

Recuerde que estos requisitos pueden variar en cada municipio, ya que lasautoridades locales pueden establecer diferentes clases de trámites previos a laapertura de nuevas empresas, por eso le sugerimos acercarse a la alcaldía de sumunicipio o localidad donde le informarán exactamente los requisitos que debellenar para poder iniciar las labores de su nueva empresa.

El NIT

El número de identificación tributaria es el documento con el que todocontribuyente o agente de retención, debe identificarse ante las autoridadestributarias. Para su trámite debe acudir a la administración de impuestos de sujurisdicción y allí obtener un formulario de registro único tributario, RUT, el cualdebe diligenciar completamente.

Una vez entregado el anterior formulario, junto con los documentos en élseñalados, la administración de impuestos procederá a expedirle un númerodocumento que deberá ser utilizado para todas sus actuaciones ante laadministración de impuestos e igualmente deberá aparecer en toda la papeleríacomercial del contribuyente (facturas, cotizaciones, remisiones, etc.).

El NIT también será exigido para la presentación de declaraciones tributarias orealización de pagos en bancos o corporaciones.

Concepto Técnico de Bomberos

Todo establecimiento de comercio debe contar con un concepto de seguridad enlas instalaciones, el cual es expedido por el cuerpo de bomberos; para el caso deBogotá, debe acudirse a la estación norte de bomberos y cumplir los siguientesrequisitos:

Para negocios nuevos presentar el certificado de inscripción en elregistro mercantil.

Para renovaciones se deberá presentar las últimas declaracionesbimestrales de industria y comercio.

Los negocios nuevos deberán cancelar una cuota (cambia año a año). Los antiguos cancelarán una cuota dependiendo de sus ingresos. Una vez hecha la anterior cancelación y mediante la presentación del

comprobante se obtendrá el respectivo concepto.

Paz y Salvo Sayco

El trámite siguiente a la obtención del concepto de bomberos es el paz y salvo deSayco; este documento es indispensable para conseguir el permiso defuncionamiento y además le permitirá mantener música en su negocio.

Para tramitar este documento usted deberá, una vez obtenga su NIT y el conceptode bomberos, acudir a Sayco donde le elaborarán la liquidación dependiendo desu negocio para cancelar el valor y luego recibir el paz y salvo respectivo.

Licencia de Funcionamiento2

Ningún establecimiento industrial, comercial o de otra naturaleza, abierto o no alpúblico, requerirá de licencia, permiso o autorización de funcionamiento ocualquier otro documento similar (se exceptúa en el archipiélago de San Andrés yProvidencia), salvo el cumplimiento de los requisitos que garantizan la seguridad ysalubridad pública.

Requisitos Especiales3

Como únicos requisitos y con el fin de garantizar la salubridad y seguridad pública,se establecen los siguientes requisitos especiales:

Cumplir con todas las normas referentes al uso del suelo, intensidadauditiva, horario, ubicación y destinación, expedidas por la autoridadcompetente del respectivo municipio.

Cumplir con las condiciones sanitarias y ambientales, descritas en lalegislación vigente sobre la materia.

Cumplir con las normas vigentes en materia de seguridad.

2 adaptado del Decreto 2150 de diciembre 5 de 1995. Disponible en:http://www.sic.gov.co/Normatividad/Decretos/Decreto 2150-95.php

3 ibid.

Cancelar los derechos de autor previstos en la ley, si en el establecimientose ejecutaran obras musicales causantes de dichos pagos.

Obtener y mantener vigente la matrícula mercantil, tratándose deestablecimientos de comercio. Cancelar los impuestos de carácter distrital ymunicipal.

Finalmente se exige, que dentro de los 15 días siguientes a la apertura deun establecimiento, su propietario o administrador comunique tal hecho a laoficina de planeación del distrito o municipio correspondiente.

2.1.13 Proceso de Constitución

En síntesis, los pasos para la constitución de una empresa son los siguientes:

PASO 0: Verificación del Nombre de la Empresa

Una vez que ha decidido constituir su empresa, en forma legal, lo primero esdeterminar con qué razón social va a identificarla, ya que es importante que notenga homónimos, porque pueden sugerir problemas legales por usurpación de unnombre comercial para obtener lucro.

Para evitar esta situación debe dirigirse (o ingresar por Internet) a la Cámara deComercio de la ciudad y solicitar la revisión del nombre escogido. Se sugiere quelleve por lo menos tres nombres propuestos, porque es muy probable que losnombres que quiera ya estén registrados. Si desea considerar siglas, deberácontemplarlas, también, en este proceso.

Una vez ha establecido que no hay un nombre similar, puede continuar con elproceso.

PASO 1: Consecución del Número del Formulario DIAN.

Si usted decide formalizarse como persona natural, como sociedad de hecho,como empresa unipersonal, fundación, sociedad comercial, sociedad civil,empresa de economía solidaria o como cualquiera otra forma de entidad, deberádirigirse a la DIAN, bien sea de manera personal o por la página Web, con elpropósito de obtener la asignación del número del formulario que aparece en elFormulario Adicional de Registros con Otras Entidades, que es entregado encualquier punto de atención al cliente de la Cámara de Comercio de su ciudad.

PASO 2: Diligenciamiento del Formulario Adicional de Registros con OtrasEntidades y del Registro Único Empresarial (RUE)

El RUE, igualmente, puede ser adquirido en los mismos puntos de atención alcliente de la Cámara de Comercio de su ciudad.

Ambos formularios deben ser diligenciados completa y adecuadamente. Debeseguir las explicaciones que se presentan en los mismos formularios y en lapágina Web de la Cámara de Comercio, se sugiere que lea cuidadosamente lasinstrucciones suministradas.

De cualquier manera, si se encuentra alguna dificultad, se puede obtenerorientación por los profesionales que atienden en el punto de la Cámara deComercio en el que va a realizar la matrícula.

PASO 3: Pago de los Derechos de Matrícula y Registros Correspondientes

En los puntos de la Cámara de Comercio para atención al usuario, se puedeadquirir el documento que contiene el valor de los derechos de matrícula yregistros que debe realizar en la Entidad.

PASO 4: Entrega de Todos los Documentos Pertinentes, en la Ventanilla dela Cámara de Comercio.

El RUE y los demás documentos ya mencionados, deben ser presentados en laCámara de Comercio, por la persona natural o por el representante legal de lapersona jurídica que se está matriculando, según sea el caso.

Esta diligencia debe ser realizada de forma personal, debido a que el Secretariode la Cámara dejará la constancia pertinente, previa presentación de la cédula deciudadanía. No obstante, si la persona indicada, no desea o no puede realizar estagestión de manera personal, puede hacer la presentación personal ante un notarioy enviar los documentos con otra persona.

A manera de síntesis, los documentos que deben ser anexados al RUE son:

a. Formulario adicional de registro con otras entidades.

b. Copia del acta de constitución y de los estatutos. Si se trata de unapersona jurídica creada por escritura pública, es necesario, adjuntar lacopia especial de la escritura que la Notaría entrega con destino a laCámara. Si se trata de una persona jurídica creada por documento privado,se deberá entregar, tanto el acta suscrita por los constituyentes y

autenticada ante notario o presentada personalmente por cada uno de ellosante la Secretaría de la Cámara de Comercio, así como los estatutos queregirán la organización.

c. Notas de aceptación de cargos. Junto con los documentos mencionados,es necesario que quienes hayan sido nombrados para cargos directivos decarácter estatutario, en un oficio dirigido a la Cámara de Comercio,manifiesten la aceptación del cargo respectivo. Por ejemplo, para laspersonas designadas como primer representante legal y su suplente o losnombrados como miembros de la junta directiva, la aceptación de loscargos podrá realizarse en la escritura pública de constitución de la personajurídica, por quienes comparezcan a firmar dicho documento público,mediante una cláusula adicional a los estatutos, en la cual se mencionenlos nombres de las personas designadas y los respectivos cargos queocuparán.

De no hacerse así, deberá entregar a la Cámara, junto con el RUE, una copia del acta de la junta o asamblea que hizo los nombramientos y un documento suscrito por los designados, en el que se manifieste que aceptan los cargos. Este documento deberá estar autenticado ante notario o presentarse personalmente ante el Secretario de la Cámara de Comercio.

d. El comprobante de pago de los derechos notariales de matrícula de lapersona y registro del establecimiento. Este pago se realiza en el puntode la Cámara de Comercio.

Una vez entregados en debida forma los documentos anteriores, se puedeproceder con los siguientes pasos.

PASO 5: Constatación de la Matrícula de la Persona Natural o Jurídica y delRegistro del Establecimiento y Obtención del NlT

Al siguiente día hábil de la entrega de los documentos en la Cámara de Comerciode la ciudad y si los documentos se diligenciaron adecuadamente, se podránobtener los números de matrícula de la persona y de registro delestablecimiento.

Tres días hábiles después de verificada la matrícula, se puede solicitar laexpedición de los certificados correspondientes, con los números que le fueronsuministrados o con el nombre de la persona natural o jurídica que se matriculó.

En el certificado de matrícula aparece el NIT (número de identificación tributaria)que le asignó la DIAN para efectos tributarios a la persona natural o jurídica quese matriculó. Esto significa, que la organización ya se encuentra inscrita en el RUTRegistro Único Tributario.

PASO 6: Autorización para la Numeración y Elaboración de las Facturas

Una vez la persona matriculada obtiene el NlT, si pertenece al régimen común4,debe solicitar la autorización para numerar las facturas ante la DlAN.

Para ello es necesario que se diligencie el formulario pertinente que podráobtenerse en esa entidad o en Internet. Puede solicitar el número de facturas quese desee, por ejemplo de la 001 a la 999. Esta autorización será concedida porresolución emitida por la DIAN y tendrá vigencia por un tiempo máximo de dosaños; hecho que significa que si al vencerse los dos años, usted no ha utilizadotodas las facturas, deberá solicitar una nueva autorización señalando el número apartir del cual quedaron facturas pendientes de uso. Si antes de vencerse eltérmino, se agotaron las facturas, deberá solicitar nueva numeración.

PASO 7: Registro de los Libros de Contabilidad

Si la organización pertenece al régimen tributario común, deberá llevar librosde contabilidad registrados en la Cámara de Comercio. Estos libros son lossiguientes: libro diario, libro mayor y libro inventarios y balances.

Si se trata de una persona jurídica, cuyo órgano de administración supremo esuna junta o asamblea, también deberá registrar el libro de actas correspondiente.Si está matriculado como persona natural y si, además, pertenece al régimencomún y no está dedicado al comercio, sino a una actividad civil de ejercicio deuna profesión liberal, estos libros deberán ser registrados, no en la Cámara deComercio, sino directamente en la oficina de la DIAN de personas naturales.

Cada vez que se acaben los folios de cualquiera de estos libros deben serregistrados los nuevos folios.

4 De acuerdo con el marco tributario, existen dos regímenes: El común y el simplificado. Al régimencomún pertenecen todas las personas jurídicas y/o personas naturales con facturación en ventasanuales iguales o superiores a $63.660.000 o patrimonio bruto superior o igual a $84.800.000,dentro de otros factores. Puede profundizar en la página web de la DIAN:http://www.dian.gov.co/DIAN/15Servicios.nsf/cb0b582428cd50c605256fe4007ea157/1642eeea9501e1d90525716c00512a36?OpenDocument

PASO 8: Renovaciones Anuales

Anualmente y antes del 31 de marzo del año es necesario hacer la renovación delregistro mercantil ante la Cámara de Comercio de su ciudad.

2.2 Marco Normativo Tributario

La empresa tiene obligaciones con la Sociedad y el Estado al consolidarse comoproveedora de productos y servicios en un nicho de mercado específico; por estarazón, debe tener presente los siguientes parámetros en el momento de reportarsus ventas y las obligaciones tributarias que esto conlleva.

Como se mencionó anteriormente, de acuerdo con el marco tributario, existen dosregímenes: el Común y el Simplificado. En el Régimen Común las personasjurídicas y las naturales, con facturación en ventas anuales iguales o superiores a$63.660.000 o patrimonio bruto superior o igual a $84.880.000, están obligadas afacturar. En el Régimen Simplificado no se debe facturar porque, entre otrosfactores, son personas naturales con ventas anuales inferiores a $63.660.000.Si desea, puede profundizar sobre diversos aspectos tributarios directamente en lapágina Web de la DIAN, particularmente enhttp://www.dian.gov.co/DIAN/15Servicios.nsf/cb0b582428cd50c605256fe4007ea157/1642eeea9501e1d90525716c00512a36?OpenDocument.

A continuación se describen los impuestos que las empresas deben cancelarperiódicamente, abordando para cada uno de ellos los aspectos más relevantes.(Se ha tomado como base documentos fuentes de la DIAN).

2.2.1 Impuesto a las Ventas (IVA)

Concepto:

El impuesto sobre las ventas, comúnmente denominado impuesto al valor agregado IVA, es ungravamen que recae sobre el consumo de bienes y servicios. En Colombia se aplica en lasdiferentes etapas del ciclo económico de la producción, importación y distribución5.

Hechos Generadores:

El IVA se genera en los siguientes casos:a) Venta de bienes corporales muebles6 no excluidos expresamente del pago

de este impuesto, que no formen parte del activo fijo. Se entiende por ventaa todo acto que implique transferencia de dominio, por ejemplo, permuta,retiro de bienes, etc.

b) Importación de bienes corporales muebles que no hayan sido excluidosexpresamente.

c) Prestación de servicios en el territorio nacional.d) La circulación, venta u operación de juegos de suerte y azar con excepción

de las loterías.

Responsables:

Todos los comerciantes, sean productores o distribuidores, o quienes sin serlorealicen habitualmente actos de comercio como:

a) Los importadores, habituales u ocasionales, de bienes gravados y losexportadores.

b) Las personas que prestan servicios gravados.

5 Tomado de:http://www.dian.gov.co/dian/15servicios.nsf/1b0421648e798e4505256ee60072a161/0a66e9140cca04d305256ee8006c5c22?OpenDocument&Highlight=2,iva6 Son aquellos bienes que pueden ser percibidos por los sentidos, son tangibles y corresponden aelementos u objetos que pueden ser movidos o trasladados. Por ejemplo: un computador, unvehículo, un escritorio, un libro, etc.

Clasificación de los Bienes Gravables y No Gravables:

a) Excluidos: Son aquellos bienes que no causan impuesto, como todos losbienes corporales inmuebles (bienes raíces), los intangibles (como el goodwill), los bienes primarios (como el ladrillo para la construcción deviviendas) y los bienes no procesados (como la papa).

b) Exentos: Son bienes y operaciones que la ley ha clasificado como exentosa pesar de que cumplen con los hechos generadores del impuesto, esdecir, su tarifa es cero ($0). Sin embargo, quienes producen, venden,importan o realizan operaciones exentas, son responsables del IVA; razónpor la cual están obligados a presentar declaraciones y tienen el derecho dedescontar impuestos y solicitar devoluciones. Por ejemplo: la venta decuadernos escolares, libros y revistas de carácter científico y cultural,bienes destinados al restablecimiento del orden público, etc.

c) Gravados: Son todos los demás bienes corporales muebles, ya sean deproducción o distribución.

Es importante anotar que los bienes clasificados como excluidos no sonresponsables del IVA y, por tal razón, el IVA que pague en el momento de lascompras de bienes o servicios, necesarios para su producción, constituyen unmayor valor de su costo.

Obligación de los Responsables:

Los responsables del IVA tienen las siguientes obligaciones:a) Inscribirse en RUT como responsable del impuesto a las ventas.

b) Llevar libros de contabilidad (cuando se trate de comerciantes).

c) Llevar registro auxiliar de las ventas y compras y una cuenta mayor ybalances, cuya denominación será impuesto a las ventas por pagar.

d) Facturar con el cumplimiento de todos los requisitos legales.

e) Recaudar el IVA.

f) Presentar la declaración bimestral dentro de los plazos establecidos yefectuar el pago correspondiente.

g) Presentar la declaración de renta y complementarios anualmente.

h) Discriminar el impuesto en la factura.

i) Conservar información y pruebas.

j) Informar cese de actividades.

k) Efectuar la retención en la fuente por IVA cuando realice operaciones con elrégimen simplificado.

l) Llevar registro auxiliar y cuenta corriente que se denominará “impuestosobre las ventas retenido – RETEIVA”7.

Facturación:

Todo el que tenga la calidad de comerciante, que ejerza una profesión liberal opreste servicios inherentes a éstas, enajenen bienes o productos de la actividadagrícola o ganadera y que pertenezcan al régimen común, están obligados aexpedir factura o su equivalente.

Los siguientes documentos son considerados como equivalentes:

a) Los contratos de fecha cierta debidamente autenticados.b) Las cuentas de cobro expedidas por profesionales liberales.c) Los tiquetes expedidos por máquinas registradoras que contengan

explícitamente la razón social, el NIT, la fecha, el consecutivo y valor de laoperación.

d) Los boletos de cine, los tiquetes, etc.

Dentro de los requisitos de una factura se pueden mencionar los siguientes:

a) Apellido y nombre, cédula de ciudadanía en el caso que sea una personanatural o razón social y número de identificación tributaria, en el caso deuna persona jurídica.

b) Numeración consecutiva.c) Los anteriores dos numerales deben ir preimpresos en forma tipográfica,

litográfica o técnica industrial similar.d) Fecha de expedición.e) Presentar de forma discriminada, específica o genérica los artículos

vendidos o servicios prestados.f) Valor total de la operación.

7 Tomado de:http://www.dian.gov.co/dian/15servicios.nsf/1b0421648e798e4505256ee60072a161/0a66e9140cca04d305256ee8006c5c22?OpenDocument&Highlight=2,iva

Cuando el enajenante sea un responsable del régimen común y el adquiriente seaun responsable del IVA, y si éste así lo solicita, debe identificarse al adquiriente ydiscriminarse el valor del IVA. Por otra parte, el responsable del régimensimplificado, en ningún caso podrá discriminar o cobrar el IVA.

Es importante recalcar que siempre se debe entregar el original de la factura aladquiriente y la copia debe guardarse como soporte contable. Sólo en el caso deque la factura tenga carácter cambiario de compra-venta, se entregará la copia.

Régimen Simplificado:

A este régimen, sólo podrán acogerse aquellas personas naturales que cumplancon todos y cada uno de los siguientes requisitos:

a) Que en el año anterior hubieren poseído un patrimonio bruto inferior a$ 84.880.000 (Valor año 2005) e ingresos brutos totales provenientes de laactividad, inferiores a $63.660.000 (Valor año 2005).

b) Que tengan máximo un establecimiento de comercio, oficina, sede, local onegocio donde ejercen su actividad.

c) Que en el establecimiento de comercio, oficina, sede, local o negocio no sedesarrollen actividades bajo franquicia, concesión, regalía, autorización ocualquier otro sistema que implique la explotación de intangibles.

d) Que no sean usuarios aduaneros.

e) Que no hayan celebrado, en el año inmediatamente anterior (2005), nicelebren en el año en curso (2006) contratos de venta de bienes oprestación de servicios gravados por valor individual y superior a$ 63.660.000 y $66.888.000, respectivamente. Cuando se superen estosmontos deberá inscribirse, previamente, en el régimen común.

f) Que el monto de sus consignaciones bancarias, depósitos o inversionesfinancieras durante el año anterior o durante el respectivo año no supere lasuma de $ 84.880.000 (valor año 2005).

Los responsables del régimen simplificado están obligados a:

a) Inscribirse en el Registro Único Tributario (RUT) como responsables delrégimen simplificado.

b) Entregar copia de certificado del RUT donde conste su inscripción en elrégimen simplificado, en la primera venta o prestación de servicios querealice a adquirentes no pertenecientes al régimen simplificado que así loexijan.

c) Exhibir en lugar visible al público el documento en que conste su inscripciónen el RUT, como perteneciente al régimen simplificado.

d) Cumplir con los sistemas técnicos de control que determine el GobiernoNacional.

e) Llevar el libro fiscal de registro de operaciones diarias.

El libro fiscal es un libro contable donde se registran todas las operaciones diariasen forma global o discriminada, que debe ser llevado por todos los comerciantes yminoristas. Este libro debe permanecer en el establecimiento de comercio y debecontener los siguientes requisitos:

1. Identificación del contribuyente.2. Hojas numeradas.3. Anotación diaria en forma global o discriminada de las operaciones

efectuadas.

Quienes utilicen varios talonarios de facturación, de numeración corrida entre losmismos en forma consecutiva, la norma los obliga a llevar adicionalmente un librode registro de facturación del respectivo establecimiento comercial, en el cual seanota previamente a su utilización, los talonarios debidamente numerados.

Los contribuyentes que posean varios establecimientos de comercio, deberánllevar un registro consolidado, donde se identifiquen los establecimientos decomercio y a través de los cuales realicen sus operaciones, especificando elmecanismo para facturar y el sistema de numeración consecutiva utilizado, seanacional, por establecimiento comercial, por departamento o por código.

Régimen Común:

En este caso se deben acoger:

a) Quienes no cumplan con alguno de los requisitos del régimen simplificado.b) Los responsables que vendan bienes corporales muebles que hubieren

importado.c) Los responsables que vendan por cuenta de terceros, así sea a nombre

propio.

d) Los responsables, cuyas ventas estén sometidas a las tarifas diferencialesdel IVA 20%, 16% u otras.

Los períodos gravables son bimensuales, tanto para la presentación, como para elpago del impuesto del IVA.

Sanciones:

Dentro de los hechos que acarrean sanción, por parte de la DIAN, se contemplanlos siguientes:

Expedir facturación sin los requisitos exigidos. No llevar libro fiscal de registro de facturación (régimen simplificado). En este

caso, la sanción es del valor de la facturación hecha sin los requisitosprevistos.

No facturar, estando obligado. Podrán ser objeto de sanción de clausura ocierre del establecimiento de comercio, consultorio, oficina o sitio dondedesarrolle su actividad por un (1) día, con el sello CERRADO POR EVASION,si se incurre, se sellará por quince (15) días o hasta cierre definitivo.

No presentar la declaración dentro de los plazos establecidos por la DIAN, deacuerdo con su último dígito del NIT (sanción por extemporaneidad).

Errores o inexactitudes en la información declarara (sanción por corrección eintereses moratorios).

2.2.2 Declaración de Renta y Complementarios

Concepto:

La declaración de renta y complementarios es la declaración anual de los bienes ydeudas que se poseen al 31 de diciembre del respectivo año gravable, y de lasrentas ordinarias o ingresos, costos y deducciones obtenidos durante el mismo.

Como complementarios se toma como base las rentas provenientes de gananciasocasionales derivadas de la venta de activos fijos poseídos por más de dos años;herencias, legados, donaciones, liquidaciones de sociedades, etc. Igualmente, secontemplan las rentas por remesas giradas al exterior.

Contenido de la Declaración de Renta:

El formulario de la declaración de renta presenta el siguiente contenido, sinanexos:

a) Información general del contribuyente.b) Discriminación del patrimonio, ingresos, costos y deducciones.c) Liquidación privada del impuesto y demás.d) Firma del declarante.e) Forma de Pago.f) Firma de revisor fiscal: para contribuyentes que, de conformidad con el

código de comercio y demás normas vigentes, estén obligados a tenerrevisor fiscal.

g) Firma del contador público.

Para los numerales f y g debe indicarse el nombre completo y el número dematrícula profesional.

Cuándo se Entiende por No Presentada:

El impuesto se entiende como no presentado en los siguientes casos:

a) Cuando se presenta la declaración en lugar diferente al señalado por la ley.b) Cuando se informa el nombre o razón social o el NIT en forma equivocada.c) Cuando no contiene la declaración de los factores necesarios para la

identificación de las bases gravables.d) Cuando el formulario no está firmado por el declarante.e) Cuando el formulario no está firmado por el revisor fiscal o contador público

si hubiere lugar a ello.

Si la declaración se da por no presentada, la DIAN impondrá sanción deextemporaneidad y cobrará intereses de mora si hay saldo a pagar, hasta que sehaga la corrección pertinente.

Quiénes están Obligados a Declarar:

Las personas obligadas a declarar son:

a) Todos los responsables del impuesto de IVA sin excepción.b) Los trabajadores independientes con ingresos superiores a $63.660.000 o

con patrimonio bruto igual o superior a $84.880.000.c) Absolutamente todas las sociedades.

Es importante recordar que todos los responsables del IVA, sin importar el valor delos ingresos obtenidos durante el periodo gravable y del valor de su patrimoniobruto, son contribuyentes del impuesto de renta y complementarios, sin importar sison del régimen simplificado o no.

Conceptos para Pago en la Declaración de Renta:

El pago de la declaración de renta incluye los siguientes conceptos:

a) Impuesto de Renta: para el caso de sociedades, el impuesto de renta es del35% de la renta líquida8 o de la renta presuntiva9 (la mayor de las dos).Para las personas naturales, se liquida con base en una tabla dada por laDIAN cada año.

b) Impuesto sobre las ganancias ocasionales10 y remesas.c) Contribución especial del 25% del impuesto a cargo. Esta contribución

corresponde a un anticipo de este impuesto para el próximo año.d) Anticipo del 75% del valor que debe descontar por concepto de la retención

en la fuente practicada durante el año.

Descuentos que se Pueden Practicar:

En la declaración de renta y complementarios se contemplan los siguientesdescuentos:

a) Valor pagado por concepto de retenciones en la fuente.b) Saldos a favor sin solicitud de devolución.c) Anticipos hechos en el año gravable anterior.d) Otros descuentos especiales contemplados por la DIAN.

Es importante saber, que si la empresa presenta pérdidas, se debe pagar elimpuesto sobre la renta presuntiva. Así mismo, si la empresa no presentó ingresosdurante el periodo gravable a declarar, se tiene – igualmente - la obligación decumplir con todos los deberes como contribuyente.

8 Ganancias obtenidas durante el año en el ejercicio normal de la operación.9 La renta presuntiva parte del supuesto que una persona puede generar rentabilidad a partir delpatrimonio líquido (activo – pasivo) así no haya tenido ingresos.10 Por ejemplo, vender una maquinaria vieja cuyo valor en libros ya es cero por efecto de ladepreciación, ganar una lotería, recibir una herencia, etc.

Para profundizar acerca de este impuesto, usted puede consultar directamente enla página web de la DIANhttp://www.dian.gov.co/dian/15servicios.nsf/pages/Impuestos_internos?opendocument

2.2.3 Retención en la Fuente

Para analizar este impuesto se abordará su concepto, las principales bases ytarifas de acuerdo con los conceptos gravables, la periodicidad de pago y lassanciones.

Concepto:

La retención en la fuente es un mecanismo establecido para recaudar el impuestode renta y complementarios a medida que se van realizando los ingresosgravables a favor de los contribuyentes.

Para los asalariados y demás, no obligados a presentar declaración de renta ycomplementarios, la retención en la fuente si es un impuesto.

Todas las sociedades y personas naturales con ingresos superiores a $63.660.000o patrimonio bruto superior a $84.880.000 son sujetos retenedores y pertenecen alrégimen común.Son sujetos pasivos todos los beneficiarios de pagos o abonos en cuenta segúnlos conceptos, bases y tarifas establecidas, es decir, todos aquellos que sonsusceptibles de que se les realice retención en la fuente.

Principales Conceptos, Bases y Tarifas:

Las tarifas de retención en la fuente vienen discriminadas con diferentesconceptos como: Ingresos originados en una relación laboral o legal yreglamentaria, rendimientos financieros en general, honorarios y comisiones, etc.Cada tarifa se aplica a partir de una base determinada anualmente por la DIAN.

Por ejemplo, la tabla actualizada para el año 2006 se encuentra enhttp://www.actualicese.com.co/herramientas/Retefuente/distinta_salarios/2006.htm

La presentación y pago de la retención en la fuente debe hacerse en formamensual. En el caso de que no se haya efectuado retención en la fuente durante elmes, es necesario presentar el impuesto en ceros, de lo contrario se incurrirá enuna sanción por la no presentación de la declaración.

Si la declaración presenta un valor a pagar siempre es necesario cancelar esteimpuesto. No es posible presentarlo en ceros, con el propósito de cancelarlo enotro periodo.

Sanciones:

El impuesto de retención en la fuente puede acarrear, entre otras, las siguientessanciones:

a) Por extemporaneidad: 5% por cada mes o fracción de mes del impuesto acargo. Si no hay impuesto a cargo será el 5% de los ingresos brutos delperiodo gravable, si no hay ingresos será el 1% del patrimonio líquido delaño anterior.

b) Por corrección: si es voluntaria, el 10% del impuesto a cargo o a favor queresulte de la corrección. Si es por emplazamiento de la DIAN, será del 20%.Cuando la corrección no varía el valor del impuesto, y se hace por otroscriterios, no se paga sanción.

c) Por error Aritmético: el 30% del mayor o menor valor a pagar.d) Por Inexactitud: el 160% del impuesto a cargo o a favor resultante.

En todos los casos se debe pagar la tarifa mínima establecida, si el valor liquidadofuere inferior.

NOTA IMPORTANTE:

Todas las tarifas y bases que se tomaron de referencia en esta guía sonreajustables anualmente por la DIAN, por eso se recomienda tener en cuenta losnuevos valores que se establezcan para los próximos años.

2.2.4 Impuesto Municipales

Cada municipio y de acuerdo con lo estipulado con el Concejo o Departamento,maneja determinados impuestos. Por favor diríjase a la Alcaldía de su municipiopara conocer cuáles son estos impuestos. Por ejemplo, generalmente todas lasgrandes ciudades presentan un impuesto de industria y comercio que correspondea un gravamen sobre los ingresos recibidos de acuerdo con la actividad.

2.3 Marco Normativo Laboral

Una vez el emprendedor decide iniciar su proyecto empresarial es obligatoriopensar en que con el tiempo la empresa crecerá y que a medida que esto suceda,requerirá de los servicios de otras personas, quienes aportarán su trabajo acambio de una remuneración.

Estas personas se vinculan a la empresa y tendrán un jefe, estableciendo unarelación laboral sujeta al código sustantivo de trabajo. Sin embargo, es posiblecontar con los servicios y asesorías de otras personas, sin establecer vínculolaboral, sino a través de un contrato de prestación de servicios o de honorarios.

A continuación se resumen algunos aspectos importantes del código laboral, sinembargo, esto no suple la responsabilidad como empresario de profundizar eneste código, leerlo constantemente y actualizarse a medida que se ajustanalgunas leyes.

2.3.1 Objeto del Derecho Laboral

El derecho laboral es un conjunto de normas que regulan las relaciones entreempleado y trabajador, dentro de un espíritu de coordinación económica yequilibrio social.

Presenta los siguientes principios:

a) Igualdad de oportunidades.b) Remuneración proporcional.c) Estabilidad.d) Irrenunciabilidad a las prestaciones sociales.e) Conciliación.f) Favorabilidad (siempre se busca favorecer al empleado).g) Primacía de la realidad.h) Garantía de la seguridad social.i) Capacitación.j) Adiestramiento.k) Descanso.l) Protección a la mujer, a la maternidad y al menor.

Las funciones requeridas para la adecuada gestión de los empleados recaen en ladirección de personal, aspecto que se aborda en el siguiente apartado.

2.3.2 Dirección de Personal

La dirección del personal comprende las funciones de selección, capacitación ymantenimiento de un adecuado clima laboral, de tal manera que las actuacionesdel personal conduzcan a su realización técnica y profesional, con mayorefectividad, buscando el cumplimiento de los fines organizacionales.

Las funciones de esta dirección presentan fundamentos en los ámbitosadministrativos, jurídicos, técnicos y sico-sociológicos. Aspectos que se abordan acontinuación.

2.3.3 Contrato de Trabajo

El contrato de trabajo es un acuerdo, por virtud del cual una persona natural seobliga a prestar un servicio personal a otra (natural o jurídica) cumpliendo órdenese instrucciones y recibiendo, por su labor, una renumeración.

Algunos de los elementos que contemplan estos contratos son:

a) La prestación de un servicio personal, es decir, la realización de labores porparte de una persona en beneficio del empleador.

b) La subordinación jurídica, es decir la facultad del empleador de dar órdenes einstrucciones al trabajador, sobre el modo, tiempo y cantidad de trabajo.

c) El pago de una renumeración o retribución por el servicio prestado comosalario. El trabajador debe probar que existe contrato de trabajo.

Cualquier persona a contratar debe ser mayor de 18 años. Los menores de edad,deben solicitar al Ministerio de Trabajo, un permiso, por intermedio de unrepresentante legal.

Existen diversas clases de contrato de trabajo de acuerdo con la forma o laduración.

Según la Forma, un contrato laboral puede ser verbal o escrito.

a) Contrato Verbal: tiene lugar cuando por simple acuerdo, expresado oralmente,las partes convienen en la índole del trabajo y el sitio donde ha de realizarse, lacuantía y la forma de renumeración y la duración del contrato.

b) Contrato Escrito: debe constar en un documento, firmado por las partes dondese especifiquen los siguientes términos:

• Identificación• Domicilio• Fecha de celebración• Lugar de contratación• Lugar donde se presta el servicio• Naturaleza del trabajo• Cuantía de la renumeración• Forma de pago• Duración y• Causales de terminación

Según la Duración, los contratos pueden ser:

a) De duración inferior a un mes.b) Por el tiempo que dure la realización de la obra o labor.c) A término indefinido.d) A término fijo.

Contrato de duración inferior a un mes:

Se pacta para la ejecución de trabajos ocasionales, accidentales o transitorios.Generalmente se realiza para desarrollar actividades diferentes a las normales dela empresa. Sus principales características son:

No exige la forma escrita. No tiene derecho a cesantías, ni prima de servicios, ni vacaciones, ni

dotación, además están excluidos de la obligación de afiliación a la EPS. No tiene periodo de prueba.

Por ejemplo, la contratación de un plomero o un pintor. Cuando se requieren parala empresa, pero estas no son las actividades normales de la actividad económica.

Contrato por Duración de la Obra o Labor:

Este tipo de contrato se caracteriza porque tiene una duración de acuerdo con laobra o labor encomendada y presenta exigencias especiales, regidas por lacuantía.

Si el contrato es de menor cuantía se caracteriza por:

Se hace verbalmente. El término del contrato es relativo. El pago debe ser regulado.

Si el contrato es de mayor cuantía se caracteriza por:

Debe ser por escrito. Se debe indicar la fecha de iniciación y de terminación. Se debe especificar el objeto del contrato. Se deben contemplar acciones específicas para eventos de caso fortuito o

de fuerza mayor. Se debe contemplar una cláusula penal por incumplimiento.

Se debe establecer la forma de pago. Se debe indicar si es necesaria la suscripción de pólizas de cumplimiento o

de manejo, a favor de la empresa. Es posible que se exija una pólizacolectiva, para cubrir la seguridad de los trabajadores involucrados en laobra.

La relación laboral de los trabajadores se presenta con la empresa querealiza las obras y no con la empresa que contrata la obra, a excepcióncuando la obra es realizada por administración delegada. En este últimocaso, el propietario de la obra debe responder por todas las obligacioneslaborales.

Contrato a Término Fijo e Indefinido:

Esta clase de contratos presenta unos aspectos importantes que se deben teneren cuenta: el periodo de prueba, las prestaciones sociales y la terminación delcontrato, entre otros. Veamos concretamente algunos de ellos.

Periodo de Prueba

El periodo de prueba es la etapa inicial de los contratos a término fijo oindefinido. Durante este tiempo el empleador aprecia las actitudes deltrabajador y por su parte, el trabajador analiza la conveniencia de lascondiciones de trabajo.

El periodo de prueba debe siempre pactarse por escrito y su duración puedeser de máximo 60 días, a excepción de los aprendices que es de tres meses ypara los empleados del servicios domésticos que es de quince días.

El periodo de prueba presenta un efecto jurídico esencial y es que las partespueden terminar el contrato unilateralmente, con o sin motivo alguno, sinpreaviso y sin que haya lugar a indemnización; por tal razón, en el evento de laterminación del contrato, durante o al final del periodo de prueba, debenpagarse cesantías e intereses sobre ella y las demás prestaciones sociales aque tenga derecho el trabajador.

Contrato a Termino Indefinido

Este tipo de contrato se contempla cuando las partes no determinan su duración.Puede ser establecido de forma verbal, pero no se recomienda, es mejor que seade forma escrita, en este último caso el periodo de prueba es de 60 días.

Este tipo de contrato presenta las siguientes prestaciones sociales:

Cesantías: todo empleador está obligado a pagar a sus trabajadores elequivalente de un mes de salario por cada año de servicios yproporcionalmente por fracciones de año. Los empleadores debenconsignar las cesantías anualmente en los fondos de cesantías privados.

La fecha máxima para su consignación es el 15 de febrero, cuando sedeben consignar las cesantías del año anterior (entendiéndose año desdeel 1 de enero al 30 de diciembre).

Si el empleador no consigna las cesantías dentro del plazo estipulado, debepagar como sanción, un día de salario que devengue el trabajador por cadadía de mora.

Es posible que un empleado pierda su derecho a la cesantía, por lossiguientes hechos:

Por actos delictuosos contra el empleador o sus parientes hasta elsegundo grado de consaguinidad y primero de afinidad o personaldirectivo.

Por daño material grave causado intencionalmente a los edificios, obras,maquinarias, materias primas, instrumentos y demás objetosrelacionados con su trabajo.

La revelación de secretos técnicos comerciales y de carácter privadocon perjuicio grave para la empresa.

NOTA: Estas causales son determinadas por un juez, mediante sentenciajudicial.

Para la liquidación de las cesantías debe tomarse como salario base elúltimo salario mensual, siempre y cuando no haya tenido variación en losúltimos tres meses. En caso contrario y en el de los salarios variables, setomará como base el promedio mensual de lo devengado en el último añode servicios.

El empleado podrá realizar retiro total o parcial de las sumas abonadas porsu empleador en las siguientes situaciones:

Por terminación del contrato de trabajo. Por muerte del afiliado. Por sustitución patronal.

Por ser llamado a prestar el servicio militar obligatorio. Por traslado a otro fondo.

Otro aspecto a considerar, con respecto a las cesantías, son los interesesque generan. Al respecto, todo empleador está obligado por la ley, a pagarcesantías y a pagar un interés sobre las mismas, equivalente al 12% anualo proporcionalmente al tiempo trabajado al momento de la terminación delcontrato. Este abono debe ser realizado como máximo el 31 de enero decada año. En el caso de que el empleador no realice el pago, la sanción esuna suma igual al de los intereses liquidados.

Prima de Servicios: esta prestación social le obliga al empleador a realizar,anualmente, un pago de 30 días de salario, pagaderos en forma semestral,en partes iguales y proporcionalmente por fracción, de acuerdo con losdías laborados en el respectivo semestre.

Están obligados a pagar la prima de servicios todas las empresas decarácter permanente. Para tener derecho a la prima, el trabajador debehaber laborado más de un día en el semestre.

Los plazos para el pago de la prima son el 30 de junio y el 20 de diciembrea más tardar. Legalmente el Código Laboral no señala ninguna sanción porel no pago, pero la desmotivación y la baja de productividad que esteevento podría acarrear es la mayor desaprobación a la que se puedeenfrentar el empleador.

El trabajador que es despedido con justa causa, pierde su derecho a laprima de servicios.

Vacaciones: todo empleador está obligado a conceder a sus trabajadores,por cada año de servicio, quince días hábiles consecutivos de vacaciones yproporcionalmente, de acuerdo con los días laborados.

El salario base para liquidar las vacaciones se calcula de acuerdo con eltipo de salarios, así:

Salario fijo:

Salario ordinario + recargo nocturno + lo recibido por descansoremunerado.

Salario variable:

Salario liquidado con el promedio de lo devengado en el añoinmediatamente anterior a la fecha en que se conceden.

Cuando el contrato se termina las vacaciones se pagan 15 días corridos.Cuando el trabajador sale a disfrutar las vacaciones, deben contarse 15días hábiles y pagarse aquellos que esté fuera de la empresa.Los trabajadores de base pueden acumular máximo 2 años sin vacaciones.A los 3 años, el empleador puede alegar la prescripción y por tanto el nopago. En el caso de trabajadores técnicos, especializados o extranjeros, esposible acumular hasta 4 años sin vacaciones.

Otro aspecto importante a considerar es la terminación unilateral del contrato a porparte del empleador. En este caso, el empleador deberá pagar:

a) Para trabajadores que devenguen un salario inferior a diez (10) salariosmínimos mensuales legales:

Treinta (30) días de salario cuando el trabajador tuviere un tiempo deservicio no mayor de un (1) año.

Si el trabajador tuviere más de un (1) año de servicio continúo, se lepagarán veinte (20) días adicionales de salario sobre los treinta (30)básicos del anterior numeral, por cada uno de los años de serviciosubsiguientes al primero y proporcionalmente por fracción.

b) Para trabajadores que devenguen un salario igual o superior a diez (10),salarios mínimos legales mensuales:

Veinte (20) días de salario cuando el trabajador tuviere un tiempo deservicio no mayor de un (1) año.

Si el trabajador tuviere más de un (1) año de servicio continuo, se lepagarán quince (15) días adicionales de salario sobre los veinte (20)días básicos del numeral anterior, por cada uno de los años deservicio subsiguientes al primero y proporcionalmente por fracción.

En el caso del trabajador, podrá dar por terminado el contrato de formaunilateral sin previo aviso.

Contrato a Término Fijo

Este contrato se estipula a un tiempo determinado. Se caracteriza porque debeser por escrito y puede renovarse hasta tres veces y en forma automática, por

el mismo tiempo que se creó inicialmente. En el caso del cuarto contratodeberá firmarse a término indefinido.

En este tipo de contrato, el periodo de prueba es la quinta parte del tiempoestipulado.

Este tipo de contrato también da derecho a las siguientes prestacionessociales:

1. Cesantías proporcionales al tiempo laborado.2. Intereses sobre cesantías.3. Prima de servicios proporcionalmente.4. Vacaciones.

Para la terminación de este contrato, la parte interesada deberá avisar a la otrapor escrito y con una antelación no inferior a 30 días, la decisión de noprorrogarlo. En el caso de terminación sin justa causa, por parte del empleador,la indemnización corresponderá al monto de los salarios que falten paracumplir con el plazo estipulado.

Protección a la Maternidad

Tanto en el contrato a término indefinido como fijo, en caso de maternidad, laseñora tiene derecho a 12 semanas de licencia o sólo 11 semanas si la esposacede una semana al esposo. El esposo o compañero permanente tendráderecho a cuatro días de licencia remunerada de paternidad, en caso de quesólo el padre esté cotizando al Sistema General de Seguridad Social en Salud.En el evento de que ambos padres estén cotizando, se le concederán ochodías.

Así mismo, la madre tendrá permiso de 1 hora durante 6 meses para lalactancia.

Durante el tiempo de gestación y de maternidad, está prohibido el despido, encaso de que se presente se debe pagar:

Una indemnización equivalente al salario de sesenta (60) días, que seliquidará con base en el último salario devengado por la empleada; y

La suma de dinero correspondiente a la licencia remunerada de ocho (8)semanas, si el despido impide el goce de dicha licencia.

Lo dispuesto en los literales anteriores es sin perjuicio de las demásindemnizaciones y prestaciones a que hubiere lugar.

Las mujeres con casos de aborto o parto no viable tendrán los mismosderechos y descanso de 2 a 4 semanas.

2.3.4 Prohibiciones dentro de la Relación Laboral

Dentro de una relación laboral, cualquiera que sea, está expresamente prohibido:

Deducir, retener o compensar salarios, salvo autorización expresa y escritao en los casos autorizados por autoridad competente.

Obligar al empleado a comprar mercancías en lugares de propiedad delpatrono.

Exigir dinero para la conservación del trabajo. Limitar el derecho de asociación. Autorizar o hacer propaganda política. Hacer o permitir rifas. Usar la famosa lista negra. Ofender la dignidad. Imponer obligaciones de carácter religioso. Sustraer de la empresa elementos o materia prima. Presentarse en estado de embriaguez o bajo efectos de estimulantes. Disminuir el ritmo de trabajo. Realizar colectas o propagandas. Portar armas. Coartar a los trabajadores a participar en movimientos. Usar los útiles de la empresa en otras labores. Faltar al trabajo injustificadamente.

2.3.5 Terminación del Contrato de Trabajo

Un contrato de trabajo se termina por alguno de los siguientes sucesos:

Muerte del trabajador. Por acuerdo, esto es, renuncia y aceptación. Por expiración del plazo de la obra o labor contratada. Por terminación de la empresa (con permiso del Ministerio). Por suspensión de actividades por más de 120 días a causa del patrono

(debe tener permiso del Ministerio de Protección Social). Por sentencia (debe tener permiso del Ministerio de Protección Social).

Por decisión unilateral de uno de los contratantes. Porque el trabajador no regresa después de una suspensión o la

finalización de un permiso o de vacaciones.

Justas Causas para la Terminación de un Contrato Unilateralmente

En la siguiente tabla se presentan los principales causales para la terminaciónunilateral del contrato de trabajo, tanto por parte del empleador como deltrabajador.

DESPIDO(EMPLEADOR)

RENUNCIA MOTIVADO(TRABAJADOR)

Engañado por presentar documentos. Engaño respecto a las condiciones deltrabajo.

Actos de violencia, injuria y malostratamientos,

Actos de violencia, injuria y malostratamientos

Daños malintencionados o negligencia en laprestación del servicio.

Cuando el trabajador se vea inducido acometer actos ilícitos.

Violación grave de las obligaciones. Violación grave de las obligaciones.Actos inmorales o delictuosos. Circunstancias que el trabajador no haya

podido prever y que pongan en peligrosu seguridad.

La detención preventiva por más de 30 días oel arresto correccional que exceda de 8 días.

El incumplimiento injustificado de lasobligaciones legales.

Que el trabajador revele secretos técnicos dela Empresa.Deficiente rendimiento.La inejecución de las obligaciones legales.Vicios que perturben la disciplina.La renuncia a aceptar medidas preventivas,higiénicas o de seguridad.La ineptitud.El reconocimiento de la pensión.

La exigencia de prestar un serviciodistinto o en lugar diferente.

2.3.6 Salario

El salario es la contraprestación principal y directa que recibe el trabajador por susservicios. Las diferentes modalidades de salarios son:

En Dinero:

La remuneración en dinero, puede ser de dos tipos:

1. Ordinaria, que se paga periódicamente y puede ser fijo.

2. Extraordinaria, corresponde a la remuneración de horas extras,trabajos en días de descanso, recargo nocturno, etc.

En Especie:

En este caso, el empleador suministra al trabajador, en parte de pago, otroselementos como alimentación, vivienda, vestuario, etc. Cuando el trabajadorgana el mínimo legal, en especie máximo se puede pagar el 30%. Cuando eltrabajador gana más del mínimo se puede pagar hasta el 50%.

Los principales componentes del Salario son:

Salario ordinario o extraordinario. Viáticos permanentes. Auxilio de transporte. Comisiones. Bonificaciones permanentes.

Salario Integral

Se entiende por salario integral la renumeración que no sólo compensa eltrabajo ordinario, sino que también compensa los pagos de prestacionessociales y extralegales. Para que un trabajador tenga derecho a este tipo desalario debe ganar más de 10 salarios mínimos.

En este caso el 70% del pago corresponde al salario y el 30% restante a lasprestaciones sociales: prima, cesantías e intereses de cesantía.

Descuentos Autorizados:

Legalmente es posible realizar descuentos del salario por orden expresa oescrita del trabajador y por mandamiento judicial. Dentro de los tipos dedescuentos que pueden ser autorizados encuentran:

• Cuotas sindicales.• Cooperativas o fondo de empleados.• Seguridad social: salud, fondos de pensiones privados.• Sanciones disciplinarias.

• Retención en la fuente.

Por Mandamiento judicial es posible obligar al trabajador a realizar undescuento a través de embargos. En este caso, se está sujeto a las siguientescondiciones:

a) No es embargable el salario mínimo legal. Cuando el salario esmayor que el mínimo legal, se puede embargar la quinta parte queexceda del mínimo legal.

b) Cuando son embargos por cooperativas o fondo puede ascenderhasta el 58%, así el trabajador gane el mínimo.

c) Embargos por alimentos, prevalecen ante cualquier otro embargo ypueden ser hasta el 50%, sin interesar el salario.

Seguridad Social:

Dentro del salario se realizan algunos descuentos obligatorios quecorresponden a aportes a la seguridad social, por ejemplo:

Concepto Aporte

Salud (EPS) 12% del valor del salario.66% paga el empleador y descuento autorizado del33% al empleado.

Pensión de VejezInvalidez y Muerte (AFP)

15,5% del valor del salario.75% paga el empleador Y descuento autorizado del25% al empleado.

Riesgos profesionales Generalmente el 1%* del valor del salario a cargo.Realmente el porcentaje depende de la actividadeconómica y riesgo del oficio pero generalmente eseste valor.

Parafiscales:

Los aportes por parafiscales están a cargo del empleador y por tal motivo, sedeben presupuestar como gastos adicionales sobre el salario de cadaempleado o de la nómina.

Los conceptos a pagar son:

Caja de Compensación Familiar 4%ICBF 3%SENA 2%

Cálculo del Salario:

En resumen, el sueldo de un empleado a presupuestar como gasto mensualpara la empresa, es realmente del 150,458% sobre el valor pactado,discriminado de la siguiente manera:

El valor pactado 100,000%Prima, cesantía e intereses de cesantía 17,666%Seguridad Social 19,625%Parafiscales 9,000%Vacaciones 4,167%Porcentaje real final 150,458%

Jornada Laboral:

Como se mencionó anteriormente, el salario es la contraprestación por losservicios prestados por el trabajador a la empresa. Estos servicios sedesarrollan en una jornada laboral, que puede ser de dos tipos, la ordinaria y lanocturna, estas jornadas se caracterizan por los siguientes aspectos:

1. Trabajo ordinario es el que se realiza entre las seis horas (6:00 a.m.) y lasveintidós horas (10:00 p.m.).

2. Trabajo nocturno es el comprendido entre las veintidós horas (10:00 p.m.) ylas seis horas (6:00 a.m.).

Para el caso de trabajo de menores de edad, se contemplan las siguientesjornadas especiales:

1. Menores entre 12 y 14 años: 4 horas diarias, 24 horas semanales.2. Menores entre 14 y 16 años: 6 horas diarias, 36 horas semanales3. Menores entre 16 y 18 años: 8 horas diarias, 48 horas semanales.

Para los mayores de edad el jornal es de 8 horas diarias y 48 horassemanales, está autorizado para trabajar 2 horas extras diarias y máximo 12horas extras semanales.

Por trabajo extra se entiende al tiempo que excede de la jornada ordinaria o el dela máxima legal.

Para la liquidación del tiempo extra o suplementario se siguen algunos parámetroscomo:

TIPO Incremento sobre la horaTrabajo ordinario nocturno (jornada laboral de 8horas diarias / 48 horas semana)

35%

Trabajo extra diurno 1.25 vecesTrabajo extra nocturno 1.75 veces

Después de las 48 horas semanales (8 horas día X 6 días semana) se consideraque hay trabajo extra, pero la empresa puede trabajar 9 o más horas al día y notrabajar los sábados.

El trabajo suplementario en día dominical o festivo presenta algunascaracterísticas especiales como:

1. El trabajo en domingo y festivos, se remunerará con un recargo del setenta ycinco por ciento (75%) sobre el salario ordinario, en proporción a las horaslaboradas.

2. Si con el domingo coincide otro día de descanso remunerado, el trabajador quelabore sólo tendrá derecho al recargo establecido en el numeral anterior.

3. Se exceptúa el caso de la jornada de treinta y seis (36) horas semanales.

El trabajador podrá convenir con el empleador su día de descanso obligatorio eldía sábado o domingo, que será reconocido en todos sus aspectos comodescanso dominical obligatorio institucionalizado.

La expresión dominical, de acuerdo con el régimen laboral, se entiendeexclusivamente para el efecto del descanso obligatorio.

Se entiende que el trabajo dominical es ocasional cuando el trabajador laborahasta dos (2) domingos durante el mes calendario. Se entiende que el trabajodominical es habitual cuando el trabajador labora tres o más domingos durante elmes calendario.

Es de aclarar que el día domingo desaparece del código sustantivo del trabajo yeste podrá ser reemplazado por cualquier día de la semana como compensatorioal día domingo

2.3.7 Fórmulas importantesEn síntesis las fórmulas para liquidar las prestaciones son las siguientes:

meshoras

MensualSalario

messemanas

semanadías

diahoras

MensualSalario

TrabajadosDiasSalarioVacaciones

TrabajadosDiasSalarioima

TrabajadosDiasSalarioCesantíasdeIntereses

TrabajadosDiasSalarioCesantías

192468

:empleadoun de hora la deValor

3602

1180

21

Pr

360%12

360

=××

×=

×=

××=

×=

Para el cálculo de la retención en la fuente para asalariados, debe remitirse a latabla emitida anualmente por la DIAN. Para el año 2006, puede remitirse a lasiguiente dirección electrónica:

http://www.actualicese.com.co/herramientas/Retefuente/retefuente2006.htm