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EMPRESA DE ENERGÍA DE BOGOTÁ S.A. ESP

SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS 3000000880

ÁREA: VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA OBJETO: SERVICIOS DE ADMINISTRACIÓN INTEGRAL

DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Bogotá D.C., Marzo 2013

Solicitud de Ofertas No. 3000000880

EMPRESA DE ENERGÍA DE BOGOTÁ S.A. ESP Página 2 de 77

TABLA DE CONTENIDO

SECCION I INSTRUCCIONES GENERALES Y REQUISITOS ......................................................... 3 SECCION IIESPECIFICACIONES DEL BIEN O SERVICIO ............................................................ 16 SECCION III CRITERIOS DE EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS ................................................... 33 SECCIÓN IV PRESENTACIÓN Y FORMULARIOS DE LA SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS . 39 SECCIÓN V MODELO DE MINUTA ................................................................................................. 61 ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD .............................................................................................. 73



SECCION I INSTRUCCIONES GENERALES Y REQUISITOS

1. DEFINICIONES: Los siguientes términos, tendrán para efectos de este DOCUMENTO, el

significado que se define a continuación:

1.1. ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS: Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos.

1.2. CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).

1.3. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.

1.4. CONSERVACIÓN PREVENTIVA DE DOCUMENTOS: Conjunto de estrategias y medidas de orden técnico, político y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los documentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad.

1.5. CONSORCIO: Asociación de dos (2) o más personas jurídicas que presentan oferta de manera conjunta respondiendo solidariamente de todas y cada una de las obligaciones derivadas de la OFERTA y del CONTRATO. Las actuaciones, hechos y omisiones que se presenten en desarrollo de la OFERTA y del CONTRATO, afectaran a todos los miembros que lo conforman.

1.6. CONSULTA DE DOCUMENTOS: Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen.

1.7. CONTRATISTA: Calidad del OFERENTE seleccionado una vez suscribe el CONTRATO.

1.8. CONTRATO: Acuerdo perfeccionado como producto del PROCESO.

1.9. DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL: Fase del proceso de organización documental que consiste en el análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los instrumentos de descripción y de consulta.

1.10. DIGITALIZACIÓN: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casetes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador.

1.11. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.

1.12. DOCUMENTO: Se refiere al documento de solicitud de ofertas, sus adendas y demás comunicaciones que produzca LA EMPRESA en desarrollo del PROCESO.



1.13. DOCUMENTO DEL SISTEMA DE GESTIÓN: Documento físico o electrónico, orientado a facilitar la ejecución de las actividades propias de los procesos y procedimientos del Sistema de Gestión, tales como: manuales, procesos, procedimientos, instructivos, formatos, programas, planes, entre otros

1.14. DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO: Registro de la información generada, recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.

1.15. ELIMINACIÓN DOCUMENTAL: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.

1.16. EMPASTE: Técnica mediante la cual se agrupan folios sueltos para darles forma de libro. La unidad producto del empaste se llama “legajo”.

1.17. EMPRESA: Empresa de Energía de Bogotá S.A. ESP.

1.18. ENCUADERNACIÓN: Técnica mediante la cual se cosen uno o varios cuadernillos de formato uniforme y se cubren con tapas y lomo para su protección. La unidad producto de la encuadernación se llama “libro”.

1.19. FOLIAR: Acción de numerar hojas.

1.20. GESTIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

1.21. OFERTA: Propuesta presentada por el OFERENTE en atención a la solicitud contenida en el DOCUMENTO.

1.22. OFERENTE: Personas jurídicas nacionales que presenten oferta de manera individual o conjunta mediante consorcio, o cualquier otra forma de asociación habilitada para presentar OFERTAS y aceptada por LA EMPRESA para este PROCESO.

1.23. ORDENACIÓN DOCUMENTAL: Fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación.

1.24. ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales.

1.25. ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción de los documentos de una institución

1.26. PROCESO: Etapas previstas en EL DOCUMENTO DE SOLICITUD para la selección de un OFERENTE, incluidos los trámites contractuales internos de LA EMPRESA.



1.27. RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES: Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley.

1.28. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS: Conjunto de operaciones de verificación y

control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurídica

1.29. SELECCIÓN DOCUMENTAL: Disposición final señalada en las tablas de retención

o de valoración documental y realizada en el archivo central con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo para su conservación permanente. Úsense también “depuración” y “expurgo”.

1.30. SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de estructura y

contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.

1.31. SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN: Conjunto de estrategias y procesos de conservación que aseguran el mantenimiento adecuado de los documentos, garantizando su integridad física y funcional en cualquier etapa del ciclo vital.

1.32. SUBSERIE: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.

1.33. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

1.34. UNIDAD DE CONSERVACIÓN: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garantice su preservación e identificación. Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente. Pueden ser unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas, y los libros o tomos.

1.35. UNIDAD DOCUMENTAL: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente.

2. OBJETO: LA EMPRESA, se encuentra interesada en recibir OFERTAS comerciales para la

prestación de los servicios integrales de gestión documental que incluye: la operación integral de correspondencia, archivos de gestión, archivo central, para garantizar la accesibilidad, trazabilidad y seguridad a la información de valor de LA EMPRESA, de conformidad con las presentes instrucciones y especificaciones técnicas, señaladas en este documento.

Parágrafo: No se incluye en el presente objeto los servicios de microfilmación, la elaboración de Tablas de Valoración Documental, los envíos de correspondencia a apartados postales en el ámbito nacional.



3. ALCANCE DE LA OFERTA: La descripción detallada del contenido que debe incluir LA OFERTA se encuentra en la sección II del DOCUMENTO.

4. NATURALEZA DE LA SOLICITUD: LA SOLICITUD y EL PROCESO no constituyen oferta

comercial ni obligan a LA EMPRESA a aceptar LAS OFERTAS recibidas ni a suscribir contratos con LOS OFERENTES. La selección o aceptación de la oferta a esta Solicitud está condicionada a que la EMPRESA resulte favorecida con la selección de la convocatoria adelantada. Si no resulta favorecida, el proceso termina y la garantía de seriedad de oferta será devuelta a los OFERENTES.

5. RÉGIMEN JURÍDICO: LA SOLICITUD, EL PROCESO, LA OFERTA y EL CONTRATO, se

rigen por el Estatuto de Contratación y el Manual de Interventoría de LA EMPRESA, los Códigos Civil y de Comercio, así como por las disposiciones especiales que les sean aplicables por la naturaleza de la actividad de LA EMPRESA. LOS OFERENTES, deberán someterse a las leyes colombianas vigentes durante EL PROCESO y la ejecución del CONTRATO, en los aspectos laborales, de ingeniería, tributarios, cambiarios, de industria y comercio, de importación y exportación, de transportes, construcción, ambientales, de seguridad y de salud ocupacional y en general en la legislación que le sea aplicable, en relación con las actividades ejecutadas en Colombia. LA OFERTA presentada por LOS OFERENTES, se regirá por los términos del artículo 845 y siguientes del Código de Comercio Colombiano y demás normas concordantes.

6. LOS OFERENTES: Podrán presentar oferta exclusivamente personas jurídicas nacionales, o

consorcios, para el efecto deberán acreditar su existencia y capacidad así: 6.1. Personas jurídicas:

6.1.1. Las personas jurídicas nacionales deberán acreditar su existencia y representación

legal con el certificado expedido por la cámara de comercio correspondiente cuya expedición a la fecha de presentación de LA OFERTA no podrá ser superior un (01) mes.

Así mismo debe acreditar que su duración no será inferior al plazo de ejecución de LA OFERTA o CONTRATO, más la vigencia de la garantía de mayor duración pactada en EL CONTRATO.

No se evaluarán las OFERTAS presentadas por personas jurídicas que se encuentren incursas en liquidación. Solamente se evaluarán las OFERTAS presentadas por personas jurídicas en causal de disolución, cuando se certifique el órgano de administración competente ha decidido enervar la causa de disolución estando dentro del término previsto en el Código de Comercio para ello, y siempre que tal causal se enerve definitivamente antes de la firma del CONTRATO.

En caso de ser necesario de acuerdo con los estatutos sociales vigentes, debe acreditar la autorización al representante legal por parte de Junta Directiva, Asamblea, Junta de Socios u órgano competente, según corresponda para comprometer a la sociedad por el valor de LA OFERTA y del CONTRATO.

El acta de autorización correspondiente deberá estar debidamente asentada en los libros de actas, y la copia aportada deberá ser autorizada por el secretario o por el representante de la sociedad.



En el evento de estar próximo el vencimiento de la duración de la sociedad indique si se encuentra en trámite alguna extensión y señale el estado en que se encuentra.

6.2. Consorcios:

El consorcio debe acreditar dicha condición mediante documento escrito que deberá contener los siguientes requisitos:

6.2.1. La denominación o razón social de las personas integrantes de la asociación. 6.2.2. Porcentaje de participación. 6.2.3. Las obligaciones a cargo de cada uno de los asociados en la ejecución de lo

ofrecido. 6.2.4. La designación de la persona que, para todos los efectos, representará a la forma

asociativa, con facultades amplias y suficientes para obligar a todos los integrantes de la misma en la negociación de la oferta, y ejecución de lo ofrecido, y para la representación judicial o extrajudicial. El representante designado deberá manifestar expresamente su aceptación.

6.2.5. Los integrantes del Consorcio deben declararse solidariamente responsables por todas las obligaciones surgidas con ocasión de la expedición del contrato.

6.2.6. Las personas que integran el consorcio deben cumplir individualmente con los requisitos jurídicos y acompañar los documentos requeridos sobre existencia, capacidad y representación legal. Además, deben acreditar individual o conjuntamente los demás requisitos técnicos y financieros establecidos en esta Solicitud.

6.2.7. En caso de aceptación de la oferta, todos los integrantes del consorcio deberán estar inscritos en el Registro de Proveedores, previo a la suscripción del contrato.

6.2.8. Las actuaciones, hechos y omisiones que se presenten en desarrollo de la oferta y de los contratos mencionados, afectarán a todos los miembros que conformen el consorcio, en forma solidaria. -

6.2.9. La duración del Consorcio deberá ser, por el plazo del contrato más la vigencia de la garantía de mayor duración pactada en el contrato.

Los integrantes del Consorcio no podrán ceder entre ellos su participación en la asociación ni modificar su alcance sin el previo consentimiento de LA EMPRESA, situación que deberá constar en el contrato de Consorcio.

7. IDIOMA: El idioma oficial del PROCESO, EL CONTRATO y la totalidad de las comunicaciones

en desarrollo de los mismos es el español. LA EMPRESA autorizará expresamente la presentación de documentos en idioma diferente. La información técnica a que hace referencia la Sección II de este documento relativa a catálogos, diagramas, manuales, especificaciones técnicas, información de equipo, se puede presentar en inglés.

8. CAUSALES DE INHABILIDAD, IMPEDIMENTO O INCOMPATIBILIDAD PARA CONTRATAR CON LA EMPRESA: En ningún caso LA EMPRESA aceptará OFERTAS ni suscribirá CONTRATOS con personas que se encuentren incursas en las causales de inhabilidad, incompatibilidad o impedimento establecidas en la ley, el Estatuto de Contratación de la EMPRESA y en el Código de Buen Gobierno de la EMPRESA. Los OFERENTES no podrán hacer uso de información privilegiada, acto de competencia desleal o conflicto de interés de acuerdo con lo establecido en la Ley y en el Código de Buen Gobierno de la EMPRESA. Si al OFERENTE le sobreviniere alguna de las inhabilidades, incompatibilidades o impedimentos establecidos en la Ley o en el Estatuto de Contratación el Código de Buen Gobierno de la EMPRESA (los cuales manifiesta conocer y los encuentran publicados en la



página web de la Empresa www.eeb.com.co), deberá renunciar a los derechos surgidos de su participación en el proceso de selección de la Solicitud.

9. MANIFESTACIONES DE LOS OFERENTES: Será obligación de los OFERENTES la

manifestación expresa y por escrito en LA OFERTA sobre: 9.1. No encontrarse incurso en ninguna de las causales de inhabilidad, o incompatibilidad

que le impidan contratar con LA EMPRESA. 9.2. No haber hecho usó de información privilegiada, o incurrido en un acto de

competencia desleal o conflicto de interés de acuerdo con lo establecido en la Ley y/o en los Estatutos o Código de Buen Gobierno de la EMPRESA.

9.3. No encontrarse en insolvencia o en quiebra. 9.4. De igual manera deberá manifestar que la firma no está impedida para contratar con la

EMPRESA por situaciones de relaciones comerciales o de parentesco con quienes ostentan la calidad de administradores de la Empresa.

9.5. Los procesos judiciales en curso en los cuales se encuentre calidad de demandante o demandado respecto de alguna de las empresas que conforman el Grupo Energía de Bogotá (entre otras, la Empresa de Energía de Bogotá S.A. ESP, - EEB S.A ESP, Transportadora de Gas Internacional S.A. ESP- TGI S.A ESP- Distribuidora Eléctrica de Cundinamarca S.A. ESP – DECSA S.A ESP, Empresa de Energía de Cundinamarca S.A. ESP – EEC S.A ESP, Transportadora de Energía de Centroamérica S.A.- TRECSA, CONTUGAS S.A.C y Gas Natural de Lima y Callao - CALIDDA y EEB Ingeniería y Servicios S.A. Y las demás Empresas que conformen el Grupo y que se encuentren publicadas en la página web de la EMPRESA y la Fundación).

9.6. Los incumplimientos o sanciones que le hayan sido impuestos o declarados judicial y administrativamente con ocasión de su actividad contractual en los últimos cinco (5) años.

9.7. No encontrarse en las listas OFAC (CLINTON) y ONU ; así mismo debe manifestar, en caso de tratarse de personas jurídicas, que sus miembros de junta directiva o junta de socios, sus representantes legales o revisor fiscal, tampoco se encuentren en dichas listas.

La existencia de procesos judiciales en curso en los cuales se encuentre EL OFERENTE en calidad de demandante o demandado respecto de alguna de las empresas del Grupo Energía de Bogotá, así como los incumplimientos declarados y las sanciones impuestas (diferentes a las caducidades) serán objeto de evaluación, pero por sí mismas no impedirán la celebración del CONTRATO. De acuerdo con lo anterior, LA EMPRESA se reserva el derecho de suscribir o no el CONTRATO correspondiente.

10. LOS SUBCONTRATISTAS: Si EL OFERENTE desea subcontratar la ejecución de alguna de

las actividades o trabajos propios del CONTRATO, deberá consignar en LA OFERTA la actividad o trabajo que subcontrataría y la información general o básica de los subcontratistas. El OFERENTE no podrá subcontratar ninguna de las actividades o trabajos previstos en el alcance del DOCUMENTO, sin la autorización previa y expresa de LA EMPRESA. La autorización para subcontratar, en ningún caso exonera de responsabilidad al OFERENTE.

El OFERENTE será contractualmente responsable por la totalidad de las actividades previstas en EL CONTRATO y será el único responsable por los subcontratos.

Entre los subcontratistas y LA EMPRESA no existirá ningún vínculo de carácter contractual o laboral.



Los subcontratistas aceptados por LA EMPRESA, sólo podrán ser modificados por EL OFERENTE previo consentimiento por escrito de la misma. El CONTRATISTA deberá proceder a terminar el subcontrato si en el curso del trabajo LA EMPRESA encuentra que el subcontratista es incompetente o inconveniente para los intereses de LA EMPRESA y deberá adelantar todas las acciones necesarias para continuar con los trabajos para el cumplimiento del plazo del contrato, en caso de requerirse una nueva subcontratación, ésta deberá ser previamente aprobada por LA EMPRESA. En el Formulario correspondiente de LA OFERTA, EL OFERENTE deberá indicar el nombre y la dirección de las personas jurídicas propuestas en calidad de subcontratistas.

11. VISITA TÉCNICA a. Visita realizada por la EMPRESA y obligatoria: La EMPRESA programará una visita

técnica de carácter obligatorio a los sitios de los trabajos el día 22 de marzo de 2013. El sitio de encuentro el día 22 de marzo será en Carrera 9 No. 73-44 piso 1 a las 8:00 a.m., y desde allí se iniciará el recorrido de la visita a los distintos sitios de trabajo y depósitos ubicados en la ciudad, por favor reservar toda la mañana. El desplazamiento entre las sedes debe ser asumido por cada uno de los OFERENTES, quienes deben traer casco.

El OFERENTE deberá informar a la EMPRESA de forma escrita y con anticipación a la fecha en la cual se llevará acabo la visita, la identificación del personal que asistirá a la visita así como la del vehículo que será utilizado por el OFERENTE. La EMPRESA entregará un certificado de visita al sitio, siempre y cuando el asistente a la visita sea la persona designada mediante la comunicación enviada previamente por el OFERENTE. Dicho certificado deberá adjuntarse a la OFERTA. Para la expedición del certificado de asistencia, será requisito la asistencia por parte del OFERENTE a la totalidad de la visita programada.

El objetivo de la visita es que el OFERENTE se informe completamente sobre todas las condiciones que puedan influir o afectar el trabajo, su costo y duración, y, en general, sobre todas las condiciones del sitio que puedan afectar o influir en la ejecución de los trabajos y en su OFERTA. Los OFERENTE en la preparación de la OFERTA deben tener en cuenta las condiciones de las zonas donde se encuentran ubicados los proyectos. Adicionalmente, deben considerar todas aquellas circunstancias que se deriven de las investigaciones que adelanten por su cuenta con organismos idóneos tales como el IDEAM, el IGAC, el Ministerio de Defensa, las corporaciones autónomas, los municipios, etc. y especialmente las condiciones sociopolíticas de la zona. Cualquier perjuicio o daño sufrido por los asistentes en el lugar de visita, o causado por ellos será asumido exclusivamente por el OFERENTE. 12. GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA PROPUESTA: Dentro de los “ASPECTOS ECONOMICOS

DE LA OFERTA” deberá adjuntarse el original de la garantía de seriedad. En LAS OFERTAS, LOS OFERENTES deberá constituir a su costa y a favor de “Empresa de Energía de Bogotá S.A. ESP. NIT 899.999.082-3.”, cualquiera de las siguientes garantías 1. Póliza de seguros 2. Fiducia Mercantil en Garantía 3. Garantía Bancaria, para responder por la seriedad de LA OFERTA por una cuantía equivalente del 10% del valor de la oferta y con una vigencia de noventa (90) días calendario contados a partir de la fecha de vencimiento del plazo para presentar LAS OFERTAS, acompañada en el caso de la póliza de seguros del recibo de pago de la prima correspondiente.



El emisor de cualquiera de las garantías anteriormente mencionadas, deberá ser una empresa reconocida internacional o nacionalmente y estar legalmente autorizado para funcionar en Colombia. En todo caso, el OFERENTE seleccionado se comprometerá a mantener la garantía vigente hasta que se constituya y apruebe la garantía de cumplimiento del CONTRATO.

En el evento en que la garantía de seriedad de LA OFERTA sea una póliza de seguro, deberá ser otorgada y suscrita por el tomador o afianzado en formato “A favor de Empresas de Servicios Públicos ESP”.

Si la oferta es presentada por un consorcio en la garantía de seriedad deben figurar como tomador, las personas integrantes del mismo.

Los gastos que demande la expedición de esta garantía correrán por cuenta del OFERENTE. 13. PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS: Las secciones técnica y económica de LA OFERTA

se presentarán en original y una (1) copia física y una copia en medio magnético, en sobres separados. La copia incluirá toda la información de la propuesta original. En caso de discrepancias entre la copia y el original de LAS OFERTAS, primará esta última sobre aquella.

13.1. Cada sobre debe estar cerrado y rotulado de la siguiente forma:

13.1.1. Nombre y número de la solicitud de OFERTAS. 13.1.2. Nombre del OFERENTE y NIT. 13.1.3. Identificación del contenido del sobre.

Todos los sobres deberán contener los documentos relacionados en la sección IV - Presentación y Formularios incluyendo las copias en medio magnético, en CD, de los archivos en Word y Excel de todos los formularios de la oferta.

13.2. El sobre marcado “ORIGINAL OFERTA TÉCNICA” deberá contener debidamente

foliados:

13.2.1. La carta de presentación suscrita por el representante legal o apoderado, facultados para comprometer al OFERENTE.

13.2.2. LA OFERTA técnica y los anexos en ella relacionados. 13.2.3. Documentos que acrediten la existencia y representación legal del OFERENTE y

de sus integrantes. 13.2.4. Documentos que acrediten la información financiera y técnica descrita en esta

SOLICITUD. 13.2.5. La información que EL OFERENTE desee incluir.

13.3. El sobre marcado “ORIGINAL OFERTA ECONÓMICA” deberá contener debidamente foliados:

13.3.1. El original completo de LA OFERTA económica. 13.3.2. La garantía de seriedad de LA OFERTA y el recibo de pago de la prima respectiva.

14. PLAZO PARA LA PRESENTACION DE LAS OFERTAS: LOS OFERENTES entregarán LAS

OFERTAS en la ventanilla de correspondencia de LA EMPRESA, localizada en la carrera 9 No. 73-44 piso 1 de la ciudad de Bogotá D.C., a más tardar el día 15 de abril de 2013 a las



16:00 horas, de lo cual se dejará constancia con el sello del reloj de recibo de correspondencia de LA EMPRESA. Las OFERTAS presentadas fuera de la hora aquí establecida no serán evaluadas.

15. PRORROGA DEL PLAZO PARA LA PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS: Los plazos fijados

en LA SOLICITUD podrán ser prorrogados por LA EMPRESA antes del vencimiento, lo cual deberá informarse por medio escrito, y en la página web de LA EMPRESA

16. DIRECCIÓN PARA LA CORRESPONDENCIA: Toda la correspondencia relativa al PROCESO deberá dirigirse de la siguiente manera:

EMPRESA DE ENERGÍA DE BOGOTÁ S.A. ESP. VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Solicitud Pública de Ofertas 3000000880 – Gestión Documental Dirección: carrera 9 No. 73-44 primer piso Ciudad: Bogotá Correo Electrónico: [email protected] Fax: (57 1) 3268010

17. ACLARACIONES Y MODIFICACIONES: Si existen dudas sobre el contenido y alcance del

DOCUMENTO o se encuentran incongruencias, errores u omisiones o si se requiere la modificación en el mismo, se deberá hacer la correspondiente petición de aclaración, por escrito a LA EMPRESA seis (6) días hábiles en Colombia, antes del plazo previsto para presentar LAS OFERTAS.

LA EMPRESA contestará todas las solicitudes por medio escrito y publicará las respuestas en la página web de LA EMPRESA. LA EMPRESA no atenderá consultas personales ni telefónicas. No se responderán las consultas que sean formuladas fuera del plazo arriba mencionado, salvo que LA EMPRESA lo considere pertinentes. Durante el periodo de evaluación de LAS OFERTAS y por medio de comunicación escrita, LA EMPRESA podrá solicitar aclaraciones o precisiones a LAS OFERTAS presentadas o el envío de documentos complementarios. LA EMPRESA aceptará las respuestas siempre y cuando las mismas no impliquen modificaciones o adiciones a LA OFERTA inicial. Si por decisión de la Empresa o por resultado de la serie de preguntas o respuestas fuera necesario aclarar el presente documento de solicitud de ofertas, LA EMPRESA expedirá mediante adenda escrita las modificaciones pertinentes y prorrogará los plazos de la solicitud, si es necesario.

18. DESVIACIONES Y EXCEPCIONES: LA EMPRESA se reserva el derecho de aceptar o rechazar, total o parcialmente, las desviaciones o excepciones de LAS OFERTAS que hayan sido o no declaradas por EL OFERENTE y solamente se consideraran las desviaciones y excepciones contenidas en el formulario No. 10 de LA OFERTA según la metodología prevista en el presente documento. Si LA EMPRESA guarda silencio, se entiende que las mismas se han rechazado.

19. OFERTAS ALTERNATIVAS: LOS OFERENTES podrán ofrecer adicionalmente bienes y/o

servicios con especificaciones técnicas o calidades similares a las exigidas por LA EMPRESA y

mailto:[email protected]



presentar alternativas a las condiciones contenidas en LA SOLICITUD, siempre que justifiquen su propuesta y la misma sea calificada como idónea por LA EMPRESA.

LA EMPRESA se reserva el derecho de aceptar la(s) ofertas alternativas, siempre y cuando el oferente cumpla con los requisitos exigidos de la OFERTA básica, es decir la solicitada con el presente documento.

Las ofertas alternativas deberán estar debidamente sustentadas en cuanto a las ventajas que representan. Los aspectos económicos de la oferta alternativa se presentarán en sobre separado del de los aspectos económicos de la oferta básica.

20. MODALIDAD DE COTIZACIÓN: Los precios se cotizarán en pesos colombianos. El OFERENTE deberá presentar en LA OFERTA de acuerdo como se indica en el archivo GBS-F-RC-001 Remuneración servicios de consultoría 2013-GDA-2 de la siguiente forma: Precios Unitarios:

Los precios unitarios en firme para la ejecución del CONTRATO para el suministro de insumos que se indican en la Sección II del presente documento y que están resumidas en el GBS-F-RC-001 Remuneración servicios de consultoría 2013-GDA-2 EL OFERENTE deberá formular su OFERTA, teniendo en cuenta que el precio unitario abarca el pago del servicio de conformidad con las especificaciones contratadas.

El ítem de pago corresponderá a los bienes y/o servicios efectivamente ejecutados por el CONTRATISTA y autorizadas y recibidas a satisfacción por parte de la EMPRESA. De conformidad con el objeto del CONTRATO se deberán cotizar los precios en forma unitaria para los insumos. Si no hay concordancia entre los precios unitarios y el precio total, regirán los primeros. En este evento, el precio total será el que resulte de multiplicar el precio unitario por las cantidades correspondientes. Cuando EL CONTRATISTA deba adquirir insumos, materiales o cualquier otro bien deberá ceñirse al siguiente procedimiento: 1. Obtener aprobación por escrito de la EMPRESA antes de realizar la compra o incurrir en el

gasto.

Cuando el precio de un insumo o consumible varíe de manera consistente durante más de 90 días en un dos por ciento (2%) por encima o por debajo de la tarifa fija acordada en el contrato, el contratista deberá presentar por escrito una justificación de dicha variación apoyándose en tres (3) cotizaciones de proveedores reconocidos en el mercado y, previamente acordados por las partes o en una sola cotización cuando se trate de fuente única de insumo. Aceptada la variación, las nuevas tarifas aplicarán a partir de la fecha de presentación de la solicitud formal por parte del contratista.

2. Obtener visto bueno de la EMPRESA a la constancia de recibo de materiales o del servicio

prestado.

EL CONTRATISTA responderá por la calidad, idoneidad y buen funcionamiento de los insumos, materiales y demás bienes que adquiera. LA EMPRESA no reconocerá el valor de los bienes adquiridos por EL CONTRATISTA que estén defectuosos, funcionen deficientemente o no sean genuinos. Todos los insumos, materiales o bienes adquiridos por el CONTRATISTA de acuerdo con este procedimiento pasarán a propiedad de la EMPRESA una vez aceptados por ésta.



Los pagos serán efectuados por LA EMPRESA, dentro de los treinta (30) días

calendario siguientes a la radicación de la respectiva factura o documento de cobro equivalente en las oficinas de LA EMPRESA.

LA EMPRESA efectuará al momento del pago, los descuentos por concepto de retención en la fuente y los demás que procedan contractual y legalmente Suma Global: La suma global en firme para la ejecución del CONTRATO para la organización que satisfaga el servicio y equipo tecnológico que suministrará el OFERENTE, se indican en la Sección II del presente documento y que están resumidas en el GBS-F-RC-001 Remuneración servicios de consultoría 2013-GDA-2.

Reajuste anual: Las tarifas de la presente oferta sólo se reajustarán al término del primer y segundo año de la prestación de los servicios, El reajuste de las tarifas correspondientes a la organización que satisfaga el servicio, se realizará teniendo en cuenta el porcentaje definido por el Gobierno Nacional para el IPC de los últimos doce (12) meses. El reajuste anual de las tarifas correspondientes al equipo tecnológico y las tarifas de precios unitarios, se aplicará la variación porcentual del índice de precios al consumidor que aparezca publicado por el DANE para los últimos doce (12) meses, contados a partir de la fecha de la orden de inicio

El OFERENTE deberá presentar en su cotización el costo de administración y custodia de archivo en bodegas propias del OFERENTE, indicar el costo de custodia por caja, traslados de cajas y/o carpetas a las oficinas de la EMPRESA. Para efectos de evaluación de las OFERTAS, si se omite el precio de un determinado ítem y el mismo no se puede calcular con los datos contenidos en la OFERTA, se tomará el precio más alto que hayan ofrecido los demás OFERENTES. Lo anterior, no implicará en ningún caso que para la firma y ejecución del contrato se incrementen los precios totales fijados por el OFERENTE en su oferta. LA EMPRESA pagará al CONTRATISTA el valor total del CONTRATO por la completa ejecución del mismo, en los términos en que se haya pactado.

El valor señalado en la OFERTA será el único pago que haga LA EMPRESA al CONTRATISTA y por lo tanto, cubre todos los costos necesarios para cumplir con el objeto del contrato, incluyendo cualquier imprevisto que pudiera presentarse. En LA OFERTA, EL OFERENTE deberá discriminar el IVA. De no discriminarse se entenderá incluido.

21. CAUSALES DE RECHAZO: Son causales para que una OFERTA no sea considerada por LA

EMPRESA: 21.1. Que EL OFERENTE se encuentre incurso en alguna de las causales de inhabilidad,

incompatibilidad o impedimento previstas por la Ley o el Estatuto de Contratación de LA EMPRESA, así mismo que EL OFERENTE, los miembros de Junta Directiva o Junta de Socios, los representantes legales o el Revisor Fiscal se encuentren incluidos en las listas OFAC (CLINTON) o ONU.



21.2. Que se haya comprobado que el OFERENTE usó información privilegiada, o que incurrió en un acto de competencia desleal o conflicto de interés de acuerdo con lo establecido en la Ley y/o en los Estatutos o Código de Buen Gobierno de la EMPRESA.

21.3. Que la carta de presentación de la OFERTA no se presente o no se encuentre suscrita por el representante legal o apoderado, facultados previamente para comprometer al OFERENTE.

21.4. Que no se anexe la garantía de seriedad de LA OFERTA o que la misma presente defectos que EL OFERENTE no corrija dentro del plazo previsto para ello por LA EMPRESA.

21.5. Que LA OFERTA se presente en un lugar diferente al determinado por la solicitud de OFERTAS o extemporáneamente.

21.6. Que LA OFERTA presente deficiencias que no puedan ser aclaradas y que impidan su comparación.

21.7. Que EL OFERENTE no subsane las observaciones realizadas por LA EMPRESA dentro del plazo que ésta determine.

21.8. No asistir a la visita técnica obligatoria programada por LA EMPRESA. 21.9. Que la OFERTA sea presentada por Uniones Temporales

22. VALIDEZ DE LA OFERTA:

Las ofertas deberán tener una validez mínima de noventa (90) días, contados desde la fecha de su presentación.

23. SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO: El OFERENTE seleccionado deberá firmar EL CONTRATO a más tardar dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha en que le sea comunicada la aceptación de su OFERTA.

Durante este tiempo el CONTRATISTA deberá inscribirse en el registro de proveedores de LA EMPRESA, para lo cual deberá comunicarse con la Dirección de Compras de LA EMPRESA al teléfono 3268000 extensión 1630. Si el OFERENTE seleccionado, sin justa causa, no suscribe EL CONTRATO dentro del término aquí señalado, quedará a favor de LA EMPRESA, en calidad de pena, el valor de la garantía constituida para responder por la seriedad de LA OFERTA, sin menoscabo de las acciones legales conducentes al reconocimiento de los perjuicios causados y no cubiertos por el valor de la citada garantía.

Lo anterior, sin perjuicio de que LA EMPRESA pueda firmar EL CONTRATO con el segundo OFERENTE mejor calificado según las condiciones del DOCUMENTO y en su defecto, con el que lo suceda en el orden de calificación correspondiente. El CONTRATISTA deberá cumplir con los requisitos necesarios para comenzar a ejecutar EL CONTRATO dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de su firma.

24. RESERVAS ESPECIALES: En la etapa de análisis de LAS OFERTAS y de selección del CONTRATISTA, LA EMPRESA se reserva el derecho de aceptar, total o parcialmente LAS OFERTAS o de no aceptar ninguna OFERTA.

25. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD: Para efectos de presentación de la OFERTA, el OFERENTE deberá adjuntar la copia de la certificación del Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001, expedida por un organismo de certificación o de normalización reconocido como idóneo para el efecto, y deberá estar vigente durante la ejecución del contrato.



26. PROCEDIMIENTO PARA ESCOGER CONTRATISTA: Se realizará siguiendo la metodología establecida en la Sección III - Criterios y metodología de evaluación de las ofertas, de esta Solicitud de Ofertas.



SECCION II ESPECIFICACIONES DEL BIEN O SERVICIO

Generalidades La Empresa de Energía de Bogotá S.A ESP cuenta con Tablas de Retención Documental actualizadas para 27 dependencias, las cuales están asociadas a 21 procesos. Igualmente, la Empresa de Energía de Bogotá S.A. ESP ha establecido el Subsistema Integrado de Gestión Documental y Archivo – SIGA, en tal sentido, EL CONTRATISTA deberá regirse por los lineamientos establecidos y realizar las actualizaciones y mejoras que en el desarrollo de las actividades se puedan presentar, EL OFERENTE que desee acceder a los procedimientos del SIGA podrá solicitar por escrito dicho requerimiento desde el momento de publicación de la presente solicitud hasta seis (6) días antes de cumplir la fecha de presentación de LA OFERTA, y para ello deberá suscribir el acuerdo de confidencialidad indicado al final del presente documento. El CONTRATISTA deberá administrar las historias laborales con celeridad, confidencialidad y de conformidad con los parámetros establecidos en el Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo, lo cual implica reorganización y actualización de los expedientes. La reorganización de Historias Laborales se hará a aquellos expedientes que le indique LA EMPRESA. El CONTRATISTA deberá planificar, organizar, ejecutar y controlar todos los procesos, procedimientos y actividades necesarias conducentes a garantizar su eficiente, eficaz y efectiva operación diaria, además de proveer los siguientes servicios, equipos e insumos: 1. Correspondencia y mensajería

El servicio de correspondencia debe incluir como mínimo la recepción, radicación, digitalización, clasificación y distribución de correspondencia Interna, Externa (Entrante y Saliente).

a. Recepción: Incluye la apertura y verificación de la correspondencia, determinando que

esté dirigida al Grupo de Energía de Bogotá.

b. Radicación: Registrar en el programa de administración integral de archivo, ABOX

Document, suministrado por la EMPRESA, los campos necesarios para la

identificación del documento que se radica, entre otros, remitente, destinatario,

dirección remitente, número de identificación del remitente, asunto, fecha, etc. La

radicación se debe evidenciar con la generación de un rótulo o impresión en la

comunicación el cual debe incluir código de barras. La radicación de correspondencia

se realiza en la sede de la calle 73 y calle 61.

c. Digitalización: Digitalizar la totalidad de la comunicación que se radica (Comunicación

remisoria y anexos) en el formato y condiciones establecidas en los acuerdos de

niveles de servicio.

d. Clasificación y Distribución de Correspondencia: Clasificar y distribuir la

correspondencia tanto al interior como al exterior de LA EMPRESA, al interior de LA

EMPRESA se debe distribuir a 15 áreas aproximadamente, en 2 sedes (Calle 61 No. 7-

78, Carrera 9 No. 73-44), en cuatro recorridos diarios como mínimo (2 en la mañana y

2 en la tarde). En la sede de la Carrera 9 No. 73-44 la distribución se debe realizar en 4



recorridos diarios entre los diferentes pisos. Al igual que la correspondencia local en el

rango de influencia definido por LA EMPRESA.

La correspondencia dirigida a nivel local (Bogotá) se distribuye en dos (2) zonas y dos recorridos como mínimo al día. La zona Norte va desde la calle 72 costado Par hasta la Calle 170 entre Avenida Boyacá y los Cerros Orientales, y la zona Sur que va desde la calle 72 costado Impar hasta la Calle 11 Sur entre Avenida Boyacá y los Cerros Orientales. El CONTRATISTA debe llevar controles estrictos de recibo – programación de reparto – entrega y recibo de documentos, de acuerdo con las solicitudes formuladas por cada uno de los usuarios o solicitantes del servicio. La correspondencia que se debe despachar a los municipios de Cundinamarca, otras ciudades del país como Pitalito y Pasto, entre otros, e internacional se realiza a través de servicios de mensajería especializada la cual puede ser subcontratada por EL CONTRATISTA.

Para la mensajería especializada a nivel nacional El CONTRATISTA o subcontratista deberá contar con la licencia de operación vigente expedida por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones; con personal dedicado y debidamente entrenado, medios de transporte, equipos, procesos y procedimientos estandarizados, papelería y demás detalles relacionados; llevar controles estrictos de recibo – programación de reparto – entrega y recibo de documentos, de acuerdo con las solicitudes formuladas por cada uno de los usuarios o solicitantes del servicio.

2. Administración Archivos de Gestión

El archivo de gestión de la EMPRESA se administrará de forma centralizada, para ello EL CONTRATISTA se hará cargo de dicha administración, lo que implica la conformación de expedientes, clasificación, ordenación, foliación, descripción a nivel de documento y demás actividades de la gestión documental. Actualización y ajustes a las Tabla de Retención Documental – TRD - cuando se presente cualquier cambio ya sea en las funciones, procesos, procedimientos, adición y supresión de áreas funcionales y/o dependencias, entre otros. En la administración centralizada del archivo de gestión se deberá contar con un inventario por cada unidad archivística existente. Igualmente, se espera que en esta administración la descripción documental se realice a nivel de tipo documental, y dichos datos deberán ser incluidos en el programa de administración integral de archivo, ABOX Document, que permita realizar búsquedas en texto libre y booleana. Además, se deben digitalizar todos los documentos que conforman cada expediente de acuerdo con lo establecido en la Tabla de Retención Documental – TRD.

La administración de los archivos de gestión para ser administrados por EL CONTRATISTA deberá contar con un plan de implementación por fases para la entrada en operación, dicho plan debe incluir entre otros, análisis y definición de las necesidades de información de cada dependencia, parametrización, definición de fases, y deberá incluirse en la metodología de la propuesta, no obstante lo anterior, el plan deberá ajustarse una vez adjudicado el contrato, sin embargo, la fase de análisis, definición de necesidades y parametrización no deberá exceder al tercer mes de iniciado el contrato. 3. Administración Archivo Central

LA EMPRESA cuenta con 3 bodegas que contienen cajas (X200, X300 y de planos) ubicadas en la Calle 61 No. 7-78, Carrera 9 No. 73-44 Piso 1 y Sótano 3, y Calle 26 No. 66-63.



Desde estos espacios se debe proveer servicios archivísticos, como consulta y préstamo, entre otros, digitalización por demanda de documentos (planos en varios formatos, folios tamaño carta, oficio, extraoficio y otros, en varios formatos, .tiff, jpg y/o PDF con o sin OCR). Además, actualización y descripción de expedientes existentes, foliación de unidades documentales, traslado entre sedes, disposición final de unidades documentales, todo lo anterior se debe dejar registro en el programa ABOX Document. Por otra parte, administrar las bodegas que incluye: mantenimiento y limpieza de áreas de trabajo diariamente, de almacenamiento semanalmente, fumigación mensual, disposición de residuos, desarrollar y mejorar el plan de conservación preventiva de la documentación custodiada en los depósitos, eliminación de documentos que cumplieron su tiempo de permanencia en el archivo, entre otros. Sin perjuicio de lo anterior, EL CONTRATISTA deberá acoger cualquier normatividad establecida por el Sistema Integrado de Gestión y del área de HSEQ de LA EMPRESA como certificación básica para trabajo en alturas y otras que en razón de la ejecución del contrato puedan solicitarse. Realizar capacitaciones, dos veces al año, a todos los colaboradores de LA EMPRESA, en Bogotá, Pitalito y Pasto. El OFERENTE deberá presentar en su cotización el costo de administración y custodia de archivo en bodegas propias del OFERENTE, indicar el costo de custodia por caja, traslados de cajas y/o carpetas a las oficinas de la EMPRESA. La EMPRESA podrá visitar las instalaciones de los OFERENTES. 4. Colección documentos bibliográficos y piezas de museo Administrar la colección de documentos bibliográficos y piezas de museo con los cuales cuenta LA EMPRESA, realizando y manteniendo un inventario actualizado para control físico. Los campos serán definidos con EL CONTRATISTA con la revisión y aprobación de LA EMPRESA. Igualmente, deberá revisar las condiciones de almacenamiento y custodia de los mismos, para garantizar su preservación.

5. Organización que satisfaga el servicio

EL CONTRATISTA deberá proveer un equipo humano mínimo que satisfaga las calidades y

cualidades definidas a continuación:

Un (1) Coordinador(a): Profesional en Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecólogo y/o Archivista con experiencia específica, certificada y verificable de 5 años en Dirección y/o coordinación de proyectos de gestión documental y archivo y/o fondos acumulados, y elaboración y aplicación de Tabla de Retención Documental - TRD. Vinculación 100% Tres (3) Técnicos(as): Técnico o tecnólogo en archivo con experiencia específica, certificada y verificable de 3 años en proyectos de administración y organización de archivos o fondos acumulados, elaboración y aplicación de Tabla de Retención Documental - TRD, o estudiante de Sexto (6) semestre de Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y/o Archivística con experiencia específica, certificada y verificable de 2 años en proyectos de administración y organización de archivos o fondos acumulados en elaboración y aplicación de TRD. Vinculación 100% Quince (15) Auxiliares de archivo: Bachilleres con 2 años de experiencia específica, certificada y verificable en organización y servicios de archivo y correspondencia. Vinculación 100%



Tres (3) Mensajeros con moto: Bachilleres con experiencia mínima y certificada de 1 año, documentos al día como pase, permisos de la moto, etc. Vinculación 100% Adicionalmente, para el plan de conservación preventiva de documentos es necesario contar con el apoyo de un Profesional en Conservación y Restauración con experiencia certificada y verificable de un año en conservación de documentos de archivo, la vinculación de este profesional se estima en ciento sesenta (160) horas al año , para que anualmente realice las modificaciones, ajustes y recomendaciones al Plan de Conservación Preventiva, de acuerdo con los resultados obtenidos de los monitoreos y saneamientos ambientales realizados por el Archivo de Bogotá. A título de información, se estima que una organización que puede satisfacer los requerimientos es la siguiente:

6.1 Asignación y administración de personal in house - externo Para garantizar la prestación diaria, oportuna y de calidad, EL CONTRATISTA será responsable de los procesos de selección, contratación y vinculación laboral del personal que precisen las actividades y labores a desarrollar durante el periodo de duración y vigencia del contrato conforme a lo dispuesto por la Ley colombiana. Será de su entera competencia, autonomía y riesgo del CONTRATISTA la conformación del equipo del proyecto para LA EMPRESA, su asignación y remuneración. Todo el personal asignado a los SERVICIOS deberá utilizar uniformes, equipos, elementos de protección personal e implementos acordes con sus actividades, riesgo de salud ocupacional y responsabilidades, los cuales serán suministrados por El CONTRATISTA. En caso de retiro de algunas de las personas del equipo de trabajo del CONTRATISTA, éste deberá reemplazarlo por otro de iguales o superiores calidades, previa aprobación por escrito de LA EMPRESA. 6. Equipos

Los siguientes son los equipos mínimos esperados que debe suministrar EL CONTRATISTA, no obstante. 16 Computadores que garantice un adecuado desempeño de la solución propuesta, deben contar como mínimo Windows 8, office 2010, navegador crome y/o mozilla.



7 Escáneres que cumplan con las siguientes especificaciones:

Tamaño mínimo DIN-A4

Digitalización doble cara (full-duplex)

Bandeja de alimentación mínimo 100 folios

Resolución hasta 600 dpi.

Software de gestión y mejora óptica incluido, con capacidad de reconocimiento de marcas (códigos de barras, páginas separadoras, etc).

Contar con servicio técnico premium (respuesta rápida, todo cubierto).

EL CONTRATISTA deberá demostrar que elequipo de digitalización suministrado consigue separar en documentos individuales (formato PDF) un lote de documentos reconociendo los códigos de barras, pegados con sticker o impresos en un lateral del documento, en las primeras páginas de cada documento. Además, los ficheros PDF de cada documento tendrán como nombre el código de barras. Todo ello sin intervención del operador, es decir, automático a partir de un proceso predefinido en el software.

El siguiente ejemplo, describe la funcionalidad esperada:

Lote a depositar en bandeja: 3 documentos, 8 páginas

DOCUMENTO 1 - código E-2013-00100 (2 páginas, rótulo en la primera) DOCUMENTO 2 - código S-2013-00100 (5 páginas, rótulo en la primera) DOCUMENTO 3 - código E-2013-00101 (1 página)

Resultado en ficheros PDF: 3 ficheros

E-2013-00100.pdf (3 páginas) S-2013-00100.pdf (5 páginas) E-2013-00101.pdf (1 página)

16 Lectoras de códigos de barras alámbricas 1 Lectora de código de barras inalámbrica 3 Impresoras laser 3 Impresoras código de barras tipo zebra 3 Escaleras tipo A para acceder a los módulos en el archivo central (Calle 61, Calle 26 y archivo de custodia especial) Licenciamiento de software para cada equipo y programa utilizado para la ejecución de las actividades, antivirus (puede ser por equipo o corporativo), pero EL CONTRATISTA deberá garantizar que el(los) programa(s) es(son) licenciado(s)

Nota 1: EL CONTRATISTA debe tener un plan de renovación tecnológica que asegure no tener equipos obsoletos. Nota 2: EL CONTRATISTA podrá realizar en sus propias instalaciones actividades propias a la reprografía como: Ploteo, digitalización y reprografía de documentos en gran formato.

7. Continuidad del servicio

En LA EMPRESA, se es consciente que, ante un imprevisto, la adopción de un plan de continuidad permite asegurar la disponibilidad de los datos y, por ende, de la compañía, sin grandes impactos económicos o de imagen ante sus clientes y accionistas.



Un plan de continuidad del servicio debe contemplar no sólo lo relativo con las tecnologías de información, sino también otros factores como personal; servicios críticos como correo; otros activos críticos como archivos, etc. El objetivo de un Plan de continuidad del servicio es continuar proporcionando un servicio basado en unos niveles mínimos preestablecidos, que permitan soportar los requerimientos de negocio, en caso de una contingencia. Por ello, los objetivos del plan de continuidad del servicio deben estar alineados con los del plan de continuidad del negocio. Este plan debe tener un alto componente de evaluación de riesgos y también de prevención. El OFERENTE deberá incluir en su propuesta un plan genérico de continuidad del servicio ante una situación de fuerza mayor, desastre natural, intento malicioso, accidente catastrófico, falla de equipos o componentes tecnológicos ofrecidos, entre otros, y será ajustado por EL CONTRATISTA una vez adjudicado EL CONTRATO; en dicho ajuste y pruebas participará directamente LA EMPRESA, para lograr una alineación al plan de continuidad del negocio.

Si EL OFERENTE no presenta el plan de continuidad no obtendrá puntaje en la evaluación

correspondiente. Sin embargo, en caso de ser seleccionado es obligación de EL CONTRATISTA

realizar el plan y efectuar las pruebas periódicas al mismo.

8. Bienes e Insumos

EL CONTRATISTA deberá entregar, entre otros, cajas X200 y X300, hojas legajadoras (carpetas), rótulos adhesivos para identificar cajas, carpetas y radicación, ganchos plásticos, etc. Cuando el precio de un insumo o consumible varíe de manera consistente durante más de 90 días en un dos por ciento (2%) por encima o por debajo de la tarifa fija acordada en el contrato, el contratista deberá presentar por escrito una justificación de dicha variación apoyándose en tres (3) cotizaciones de proveedores reconocidos en el mercado y, previamente acordados por las partes o en una sola cotización cuando se trate de fuente única de insumo. Aceptada la variación, las nuevas tarifas aplicarán a partir de la fecha de presentación de la solicitud formal por parte del contratista. EL CONTRATISTA deberá suministrar transporte de cajas, carpetas y documentos en vehículo entre las tres (3) sedes. Elementos de protección personal para su equipo de trabajo como: batas, gafas, guantes de látex o nitrilo, tapabocas, cascos para el personal que ingresa a los depósitos. Además, deberá proveer equipos de comunicación para su personal. Y suministrar, además, útiles de oficina y papelería requeridos para cumplir con las responsabilidades objeto de contratación que serán usados por su personal. 9. Otros servicios y obligaciones

Administrar los elementos de museo y colección de libros y revistas de LA EMPRESA. 9.1 Informes

El CONTRATISTA presentará los informes detallados a continuación cuyos modelos y formatos se definirán con el Interventor del Contrato.

Tipo Contenido Periodicidad Dirigido a Comentarios

Ejecución Correspondencia y Mensajería

Mensual Interventor

Ejecución Archivo de Gestión Mensual Interventor

Ejecución Archivo Central Mensual



Ejecutivo Resumen general de actividades

Semestral Vicepresidencia Administrativa

9.2 Empalme en caso de terminación del contrato o de cambio del CONTRATISTA En caso de terminación anticipada del CONTRATO o una vez vencido el plazo contractual, EL CONTRATISTA será responsable de suministrar toda la información sobre documentación y operaciones en proceso al nuevo contratista, con el fin de no impactar la prestación de los SERVICIOS. EL CONTRATISTA se obliga a realizar todas las actividades de empalme necesarias, a fin de asegurar una adecuada continuación de LOS SERVICIOS, con el mínimo impacto para la EMPRESA. Tales actividades consistirán en, pero no se limitarán a:

Permitir el acceso de los empleados de la EMPRESA, a las instalaciones del CONTRATISTA para facilitar su familiarización con documentación y operaciones en proceso para la prestación de los SERVICIOS y con los SERVICIOS en sí;

Suministrar a la EMPRESA toda la información y documentación requerida sobre las actividades relativas a los SERVICIOS y en especial, sobre trabajos que llegaren a encontrarse en trámite o pendientes al momento de la terminación del CONTRATO, facilitando la terminación o iniciación de dichas actividades por parte de la EMPRESA directamente o a través del nuevo contratista con el mínimo impacto para la prestación de los servicios.

Coordinar las actividades necesarias para la entrega y recibo de documentación y trámites en proceso de ser necesario y en general.

Coordinar todas las actividades tendientes a garantizar la continuidad de los SERVICIOS para la EMPRESA.

9.3 Balances anuales Cada año, contado a partir de la fecha acordada con la EMPRESA, el CONTRATISTA procederá a presentar un corte de los pagos y transacciones realizados en el año inmediatamente anterior, con el fin de aclarar inconsistencias y anticipar soluciones complicadas de aplicar hasta el cierre final del CONTRATO. En caso de terminación anticipada del contrato se debe elaborar el acta de liquidación (cierre final). El interventor actualizará en el sistema SAP el valor real facturado como resultado de la liquidación del contrato.

9.4 Reuniones periódicas de desempeño Se constituyen en una herramienta para efectuar revisiones al menos mensuales del desarrollo del CONTRATO. Permiten hacer una revisión de lo acontecido en el período anterior, resaltando logros y dificultades; identificando áreas críticas y proyectando retos para el siguiente período. Es el entorno adecuado para revisar los indicadores de desempeño. Permiten convocar a la alta gerencia, cuando el interventor del CONTRATO lo estime conveniente. 9.5 Transferencia de conocimiento El CONTRATISTA promoverá a su costo dos seminarios/talleres anuales, a dictarse en la ciudad de Bogotá, por personal especializado en los SERVICIOS del CONTRATO. La EMPRESA podrá invitar a dichos eventos a participantes de las compañías del GRUPO. Oportunamente la EMPRESA y el CONTRATISTA definirán de común acuerdo el temario de dichos seminarios y coordinarán su desarrollo. La EMPRESA responderá por los costos logísticos de los seminarios /talleres – sitios, comidas y refrigerios -; el objetivo de estos seminarios es contribuir al



fortalecimiento de las competencias técnicas y profesionales del personal de la EMPRESA involucrado en la gestión de comunicaciones. Suministrar un documento que contenga el Acuerdo de Niveles de Servicio – ANS, este documento deberá se ajustado y actualizado con las necesidades y requerimientos de la administración integral de la gestión documental de LA EMPRESA. Realizar de copias de respaldo periódicas de sus equipos. 10. Etapa de transición Durante la etapa de transición EL CONTRATISTA deberá recibir los inventarios de la documentación, archivos planos y archivos digitales, además, proveer los servicios objeto de la presente OFERTA e implementar el modelo y procedimientos de servicios, mecanismos de medición de ANS, informes de gestión, entre otros, propuesto en un plazo de 30 días contados a partir de la fecha de la firma del Acta de Inicio del contrato. Parágrafo: Igualmente, el CONTRATISTA seleccionado en este proceso se obliga a realizar el empalme con el actual prestador del servicio de Gestión Documental. 11. Compromiso de confidencialidad EL CONTRATISTA y LA EMPRESA acuerdan que toda la información de carácter técnico y económico que una de las partes entregue a la otra, o conozca en desarrollo de sus actividades, se mantendrán de manera estrictamente confidencial y sólo se utilizará en relación con las actividades objeto del CONTRATO. EL CONTRATISTA acuerda que todas las metodologías, diseños, formatos y demás especificaciones suministradas por LA EMPRESA en relación con los servicios que se contratan, gestionan y operan diariamente, tendrán tratamiento confidencial estricto y derechos de autor y/o de propiedad de LA EMPRESA. El personal asignado y/o contratado para que adelante actividades en las diferentes dependencias de LA EMPRESA deberá suscribir un “acuerdo de confidencialidad”. 12. Horario de servicio Los SERVICIOS se prestarán de forma dedicada y exclusiva en las instalaciones de LA EMPRESA de lunes a viernes en jornada continua, en el horario que va desde las 07:30 horas a las 18:00 horas (07:30 A.M. a 6:00 P.M.), con una (1) hora de almuerzo. El anterior, también será el horario de atención a terceros y al cliente interno de LA EMPRESA. LA EMPRESA se reserva el derecho de invitar al CONTRATISTA a participar en las diferentes actividades y/o celebraciones de carácter institucional o recordatorios de eventos empresariales, para lo cual el CONTRATISTA deberá prever su coordinación y reemplazo oportuno con personal suplente o temporal que cumpla con el perfil profesional, los criterios y exigencias establecidos en el contrato. Esta directriz aplica también para cualquier evento, calamidad doméstica, accidente o permiso en que incurra el personal dedicado a la prestación de los servicios. 13. Metodología propuesta

El OFERENTE deberá indicar de manera detallada las metodologías a utilizar y las herramientas adicionales como soporte del trabajo a ejecutar. Respecto de la metodología deberá definir, entre otros, el esquema de seguimiento y control, informes que presentará, gestión del cambio, actividades durante las etapas de transición, operación, y finalización del contrato, cronograma



propuesto, plan propuesto de continuidad del servicio. Igualmente, presentar la propuesta de los tiempos de atención y respuesta en el documento de Acuerdo de Niveles de Servicio – ANS.

14. Datos Generales

Datos relevantes actuales del Archivo Central Sede calle 61: Área de oficina, 8,55 x 6,70 m. Sistema modular de puestos Área de bodega, 161 m2 distribuidos en dos pisos con estructura metálica dispuesta en sistema matricial modular (c/u para 108 cajas ref. X300); y 54 m2 de área sistema rodante historias laborales. Actualmente, se encuentran almacenados cajas referencia X300 y cajas de planos (3 veces 1 ref X300). Capacidad total admitida, 12.000 cajas X300. Sistemas de almacenamiento. Dispone de un sistema de archivo rodante de 68 cuerpos. En este sistema se ubican las historias laborales de personal pensionado, retirado y activo. Su seguridad y acceso debe ser extrema y controlada. Sede calle 26: Un sistema de almacenamiento modular fijo metálico (marca Flexon) distribuido en bahías, islas, módulos y entrepaños. Cada módulo tiene capacidad de almacenamiento para 108 cajas X300, conteniendo documentos varios, archivo semi activo e histórico Especificaciones Técnicas de Cajas y Carpetas Estas especificaciones podrán variar en el transcurso del contrato para lo cual se informará con anticipación al CONTRATISTA



Tipo Insumo Especificación

Tapa Caja Ref.: X300

Caja Ref. X300




Carpeta General


Carpeta Contratos con separadores y Lista de chequeo



Sobre de Anexos para Contratos


Carpeta Ordenes de Servicio con separadores y Lista de Chequeo




Rótulo para Radicación e Identificación de Carpetas (Impresora láser o zebra)

Rótulo para Identificación de Cajas




LA EMPRESA a diciembre de 2012 cuenta con 16.808 cajas distribuidas como se indica en el cuadro siguiente:

Bodega Cajas

Calle 61 10.811

Calle 61 – Custodia Especial 612

Calle 26 5.563

Total 16.986

Todos los datos aquí suministrados corresponden al año 2012

Administración Proceso de Archivo

Actividad Descripción de la Actividad Unidad

de Medida

Total Promedio Mes

Recepción y clasificación unidades nuevas de Información (Carpetas).

Recepción de información en las instalaciones del cliente. Separar la información por departamentos para asignación de caja, proceso de codificación y ubicación en archivo. Unidades nuevas.

Carpeta 4.591

383

Recepción de documentos. (hojas de vida, vehículos, predios y servidumbres-folios)

Recepción de documentos nuevos en las instalaciones del cliente, para ser actualizados en cada una de las carpetas

Folio 9.913

826

Ingresar al sistema cada una de la Unidades Documentales

Ingresar al sistema (Capturador) cada una de la Unidades, indicando No. de carpeta, Cod. Alterno, descripción, Campos Complementarios y fecha extremas

Carpeta 4.591

383

Actualización de carpetas. (hojas de vida, vehículos, predios y servidumbres-folios)

Clasificación por caja, # asignado, fecha, capitulo documental, ordenar, perforar, encarpetar y legajar.

Folio 30.632

2.553

Préstamo de unidades a usuarios. Atención, verificación y recuperación de información para préstamo a usuarios.

Carpeta 10.287

857

Recepción de unidades para rearchivo

Recepción y control de unidades reintegradas por préstamo.

Carpeta 6.352

529

Recorridos de entrega y recepción de información

Desplazamientos entre sedes, para entrega y recolección de información.

Recorrido 972

81

Administración Proceso de Correspondencia

Actividad Descripción de la Actividad Unidad de

Medida Total Promedio

Mes

Radicación de correspondencia de entrada

Correspondencia externa registrada en Stellent

Documento 9.827

819

Radicación de correspondencia de salida


Documento 8.881

740





Mes

Facturación SAP Facturas radicadas en SAP (Empresa)

Factura 4.263

355

Despacho de correspondencia especializada

Envío de correspondencia urbana, a otras ciudades ò al exterior. Por los servicios Enviahoy, especializada, mercancía vía terrestre, mercancía vía aérea, mensajería y radicación factura (radicación documentos).

Documento 3.286

274

Entrega correspondencia recibida (interna)

Recorridos de distribución correspondencia interna.

Planilla 3.157

263

Entrega correspondencia recibida (interna)

Documentos entregados al interior de la Empresa.

Documento 9.695

808

Entrega y control de distribución de correspondencia mensajería especializada motorizada radicada

Unidades de correspondencia radicada transportada a otros destinos

Planilla 1.047

87

Recorridos y control de distribución de correspondencia mensajería especializada motorizada radicada

Recorridos de correspondencia radicada transportada a otros destinos

Documento 3.100

258

Entregas y control de distribución de correspondencia mensajería especializada motorizada No radicada

Unidades de correspondencia radicada transportada a otros destinos

Planilla 544

45

Recorridos y control de distribución de correspondencia mensajería especializada motorizada No radicada

Recorridos de correspondencia radicada transportada a otros destinos

Documento 1.142

95

Correspondencia Calle 61

Actividad Descripción de la

Actividad Unidad de


Mes

Radicación de correspondencia de entrada


Comunicación 468

59

Radicación de correspondencia de salida


Comunicación 726

91

Recorridos realizados entre sedes

Entregas de correspondencia entre sedes.

Planillas 216

27

Recorridos realizados entre sedes

Entregas de correspondencia entre sedes.

Comunicación 515

64



Actividad Descripción de la

Actividad Unidad de


Mes

Entrega correspondencia recibida (interna) - Radicada

Recorridos de distribución interna.

Planillas 185

23

Entrega correspondencia recibida (interna) - Radicada

Documentos entregados al interior de la empresa.

Comunicación 422

53

Entrega correspondencia recibida (interna) - Sin Radicar

Recorridos de distribución interna.

Planillas 244

31

Entrega correspondencia recibida (interna) - Sin Radicar

Documentos entregados al interior de la empresa

Comunicación 664

83

Administración Proceso de Digitalización



Mes

Preparación de información

Recepción, clasificación, organización é individualización por folios y finalmente legajado.

Folio 122.966

10.247

Digitalización é Indexación de documentos

Escaneo, verificación de imágenes, Identificación de imágenes estableciendo llaves de búsqueda, control de calidad y grabación de imágenes en el sistema.

Imagen 136.907

11.409

Suministro de imágenes. Envió de imágenes en CD a usuarios para consulta.

Imagen 6.512

543

Consulta de imágenes Envió de imágenes vía mail a usuarios Imagen 10.487

874

Digitalización de Inserciones (Actualización de Carpetas).

Digitalización de Inserciones de Servidumbres y Hojas de Vida, con el objeto de mantener actualizado el expediente físico y virtual.

Imagen 8.037

670

Fumigación y Aseo

Actividad Unidad de

Medida Total

Promedio

Mes

Fumigación Día 12

1

Aseo Día 52

4



Acuerdos de niveles de servicio: Se anexa al presente los Acuerdos de Niveles para que el OFERENTE pueda dimensionar los servicios que se prestan actualmente. No obstante, en el desarrollo del CONTRATO, se deberán revisar y ajustar conjuntamente. 15. SUMINISTROS POR PARTE DE LA EMPRESA

LA EMPRESA suministrará al CONTRATISTA lo siguiente: Licencia de SAP para la radicación de facturas Entrenamiento en SAP para la radicación de facturas Entrenamiento en ABOX Document para la administración integral de correspondencia y archivo Teléfonos para llamadas locales y comunicación interna entre sedes y empresas del Grupo Puestos de trabajo y sillas



SECCION III CRITERIOS DE EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS

5. GENERALIDADES: LA EMPRESA efectuará los estudios y análisis comparativos del caso, para

asegurar la selección con criterios objetivos de LA OFERTA más favorable para ella. Se analizarán LAS OFERTAS alternativas de los OFERENTES cuyas OFERTAS principales cumplan con los requisitos del DOCUMENTO. La evaluación se hará en dos (2) etapas de análisis: 1. Análisis jurídico, financiero y técnico 2. Análisis económico de LAS OFERTAS recibidas, para verificar el cumplimiento de los requisitos indicados en EL DOCUMENTO LA EMPRESA no responderá frente a los OFERENTES cuyas OFERTAS no sean aceptadas. El OFERENTE debe detallar todos los aspectos que a su juicio clarifiquen las condiciones económicas de su OFERTA. La elaboración y presentación de LA OFERTA deberá hacerse de acuerdo con las instrucciones y formularios que se detallan en este capítulo y LA OFERTA deberá acompañarse de los DOCUMENTOS que se exigen. Los costos, directos e indirectos, que se causen por la integración, elaboración, preparación y presentación de LA OFERTA serán de cargo exclusivo del OFERENTE y LA EMPRESA en ningún caso reconocerá costos por este concepto. Después del plazo de entrega de LAS OFERTAS, no se aceptarán modificaciones o aclaraciones motivadas por los OFERENTES. Sin embargo, LA EMPRESA podrá, si lo considera necesario, solicitar por escrito las aclaraciones que estime pertinentes con relación a LAS OFERTAS recibidas.

6. METODOLOGÍA PARA EVALUACION Y CALIFICACION: Se realizará teniendo en cuenta el cumplimiento de los requisitos jurídicos, técnicos y financieros establecidos en EL DOCUMENTO y la evaluación y calificación económica de las respectivas OFERTAS.

7. METODOLOGÍA DE EVALUACIÓN

7.1 Análisis jurídico: Consiste en efectuar el análisis jurídico de LAS OFERTAS recibidas para verificar que cumplan los requisitos exigidos en EL DOCUMENTO.

En esta etapa se analizan los DOCUMENTOS de carácter legal que deben adjuntar los OFERENTES en su OFERTA:

a) Certificado de existencia y representación legal vigente o el documento que acredite la

existencia y la personería de sus representantes, de acuerdo con las leyes de su país de origen.

b) Autorización al representante legal para comprometerse en la cuantía ofrecida, si excede sus facultades estatutarias.

c) El estudio jurídico de las desviaciones y aclaraciones a las condiciones establecidas en EL DOCUMENTO.

d) Carta de presentación debidamente suscrita por el representante legal o apoderado. e) Garantía de Seriedad de la Oferta con el correspondiente recibo de pago, la cual

podrá ser verificada en el momento en que sea abierta la oferta económica. f) En el evento en que se presenten consorcios, los documentos exigidos en la sección

primera, de requisitos.



g) Documentos que acrediten el cumplimiento de las obligaciones parafiscales. h) Compromiso de confidencialidad debidamente suscrito por el representanta legal o su

apoderado debidamente facultados para el efecto.

De igual forma se analizan en esta etapa los requerimientos mínimos para poder contratar, en lo que respecta a las inhabilidades, incompatibilidades e impedimentos, lo cual debe manifestarlo expresamente en la carta de presentación. Así mismo, se analizarán las manifestaciones que haga el OFERENTE respecto a las demandas, multas y/o sanciones. En caso de no cumplir con los anteriores requisitos mínimos, LA OFERTA no podrá continuar en EL PROCESO, hasta que las observaciones realizadas sean ajustadas, salvo que alguna de ellas se encuentre prevista como causal de rechazo de LA OFERTA.

4.1. Análisis financiero:

En este análisis solamente se considerarán las ofertas que cumplan con los requisitos jurídicos y de gestión de calidad. El análisis financiero del OFERENTE determinará si está calificado para cumplir con EL CONTRATO en forma satisfactoria. Este análisis se realizará por medio de los siguientes indicadores, con base en el balance general del último año, con corte al 31 de diciembre de 2012 así sea de carácter preliminar y que se encuentre a disposición para aprobación de la Asamblea de Accionistas o Junta de Socios, los cuales deberán discriminar adecuadamente lo concerniente al Activo Corriente y al Pasivo Corriente. Estos deben adjuntarse a su OFERTA, debidamente firmado por el representante legal, por su contador y por el revisor fiscal. Las copias de los estados financieros solicitados a los OFERENTES, deben entregarse a LA EMPRESA en copias legibles, en formatos corporativos y deben mencionar de manera explícita la unidad de expresión de las cifras (miles, millones, según corresponda) y la moneda en que están cuantificadas (Pesos, Dólares, u otra moneda según corresponda). Para efectos de la evaluación de los estados financieros en moneda diferente al peso colombiano, se convertirán a esta moneda, empleando la tasa equivalente del último día del año fiscal correspondiente.

7.1.1. Indicadores de liquidez:

7.1.1.1. Capital de trabajo (CT):

El resultado debe ser: (1) CT = AC – PC

(2) CT>= [COP] [80 millones de pesos] , en donde: CT = Capital de Trabajo AC = Activo Corriente PC = Pasivo Corriente

Se otorgará un máximo de cincuenta puntos (50) para quien cumpla el requisito previsto en la ecuación (2) y para resultados inferiores a éste, en forma proporcional al indicador particular derivado de la propuesta.



7.1.1.2. Razón de Liquidez (RL)

El resultado debe ser:

(3) RL = AC / PC (4) RL ≥ 1.5 en donde: RL = Razón de Liquidez AC = Activo Corriente PC = Pasivo Corriente

Se otorgará un máximo de veinte puntos (20) para quien cumpla el requisito previsto en la ecuación (4) y proporcionalmente si el indicador es inferior, de tal forma que si el indicador es inferior a 1.0 el puntaje será cero.

7.1.2. Indicadores de solidez

7.1.2.1. Nivel de Endeudamiento (NE)

El resultado debe ser: (6) NE = PT / AT (7) NE ≤ 0.7, en donde: NE = Nivel de Endeudamiento PT = Pasivo Total AT = Activo Total

Se otorgará un máximo de treinta (30) puntos para quien cumpla el requisito previsto en la ecuación (7), inversamente proporcional si el indicador es superior de tal forma que sea cero (0) para quien tenga un indicador igual o superior a uno (1). |

7.1.3. Requisitos Financieros Mínimos: EL OFERENTE que obtenga en el Análisis Financiero una calificación total inferior a SETENTA (70) puntos de los CIEN (100) puntos posibles será considerado no apto financieramente para la ejecución del CONTRATO y por tanto, su OFERTA no se tendrá en cuenta para las siguientes etapas de evaluación y calificación.

4.2. Análisis Técnico: La calificación técnica de LAS OFERTAS se aplicará únicamente a las que hayan cumplido con los requerimientos del análisis jurídico y financiero descrito anteriormente. La metodología para la evaluación y calificación de LAS OFERTAS comprende los siguientes factores y puntajes La evaluación se realizará sobre un puntaje total de 100 puntos distribuidos de la siguiente manera:

DESCRIPCIÓN PUNTAJE

Experiencia de la firma 30

Experiencia del equipo humano ofrecido 35

Metodología de la propuesta 35

Puntaje Final 100



4.2.1 Experiencia de la Firma

La experiencia se evaluará a partir de la información certificada de contratos ejecutados, debidamente acreditados, verificando el cumplimiento de los siguientes requisitos: a. Que la fecha de inicio sea posterior al 1 de enero de 2005 y el valor ejecutado sea igual o

superior a 2000 SMMLV del año 2013 ($1.179.000.000). b. Que su objeto haya contemplado contratos de tercerización de gestión de archivos,

gestión documental, gestión de correspondencia corporativa, o de organización de fondos documentales acumulados con las características expuestas en el presente documento.

Los contratos deberán acreditarse mediante presentación de la certificación emitida por la entidad contratante, donde se indique claramente el nombre o razón social de la entidad contratante, el nombre o razón social de quien ejecutó el contrato, su objeto, valor, calificación del servicio (s) contratado (s) y fecha de finalización. No se considerarán contratos que no estén debidamente acreditados. Si un contrato incumple alguno de los requisitos enunciados en los literales a y b no será tenido en cuenta. El proponente se calificará como no admisible si no tiene al menos un contrato que cumpla con los literales a y b. Se otorgará un máximo de treinta (30) puntos para la empresa que tenga la mayor experiencia como firma de conformidad con la siguiente tabla:

Más de 5 contratos similares 30 puntos

Entre 3 y 5 contratos similares 20 puntos

Entre 1 y 3 contratos similares 10 puntos

Ningún trabajo similar 0 Puntos

4.2.2 Experiencia del equipo humano ofrecido

Para la verificación del cumplimiento de la experiencia específica del equipo humano ofrecido, el OFERENTE deberá adjuntar en su oferta las hojas de vida de las personas propuestas y las certificaciones del caso. Se otorgarán treinta y cinco (35) puntos para el personal de acuerdo con las siguientes tablas, En caso de no cumplir con los requisitos y no subsanarse tendrá una calificación de cero (0) puntos.

Coordinador

Profesional en Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecólogo y/o Archivista con experiencia específica, certificada y verificable de 5 años

25 puntos

Técnicos

Más de tres (3) técnicos 10 puntos

Tres (3) técnicos 7 puntos

Hasta dos (2) Técnicos 5 puntos

Ningún Técnico 0 puntos



El OFERENTE en caso de ser adjudicatario del CONTRATO deberá proveer el personal presentado en la propuesta, en caso de que no pueda vincular algún cargo, deberá sustituirlo con otra persona de iguales o mejores cualidades a las presentadas en la OFERTA

4.2.3 Metodología de la propuesta

LA EMPRESA evaluará las ofertas así: Esquema de Seguimiento y Control El OFERENTE deberá presentar el esquema de seguimiento y control que tendrá para todos los procesos definidos en este documento: Correspondencia y mensajería, Archivo de Gestión, Archivo Central, colección bibliográfica y piezas de museo

Esquema de Seguimiento y Control

Presenta un esquema de seguimiento y control para los procesos de correspondencia y mensajería, Archivo de Gestión, Archivo Central, colección bibliográfica y piezas de museo

35 puntos

El esquema de seguimiento y control abarca solo tres de los procesos 20 puntos

El esquema abarca sólo un proceso 10 puntos

No incluye esquema de seguimiento y control 0 puntos

Plan Propuesto de Continuidad del servicio El plan debe incluir las fases y elementos definidos por la norma ISO 22031: Entender la organización, determinar la estrategia, desarrollar e implementar la respuesta, probar y mantener, e incluir los procesos, las personas y la infraestructura, de manera genérica a los actividades de gestión documental indicadas en este documento.

Plan Propuesto de Continuidad del Servicio

El plan incluye las fases y elementos de la norma ISO 22031 y se ajusta a las actividades de gestión documental indicadas en este documento

35 puntos

El plan incluye solo las fases de la norma ISO 22031 y se ajusta a la gestión documental indicadas en este documento

20 puntos

Incluye el plan de continuidad de servicio pero no se ajusta a las fases y elementos de la norma ISO 22031

10 puntos

No incluye plan de continuidad del servicio 0 puntos

Al final, se otorgará un promedio del puntaje obtenido por cada aspecto considerado en la metodología evaluada (Esquema de Seguimiento y Control y Plan Propuesto de Continuidad del Servicio).



4.3. Análisis económico:

Solamente se estudiarán LAS OFERTAS que hayan obtenido un puntaje igual o mayor a 75 puntos de los 100 posibles en la etapa de Análisis Técnico.

Se evaluarán LAS OFERTAS económicas y alternativas de quienes cumplan con la evaluación técnica. La EMPRESA tendrá en cuenta la presentación de valores agregados ofrecidos en las propuestas (definir el valor económico de los mismos). El criterio de selección de la OFERTA estará dado de la siguiente forma:

La propuesta con mayor puntaje técnico obtendrá sesenta (60) puntos, la propuesta más económica tendrá cuarenta (40) puntos, las demás propuestas tendrán puntajes inversamente proporcionales.

Será elegible la OFERTA que tenga el mayor puntaje de todas las presentadas. Para efectos de esta solicitud se considera empate cuando la diferencia de puntajes entre LA OFERTA de mayor puntaje y las siguientes no sea superior al tres (3%) por ciento, medido sobre la de mayor puntaje. En caso de empate de LAS OFERTAS, LA EMPRESA podrá seleccionar una de las ofertas o la de mejor puntaje técnico.



SECCIÓN IV PRESENTACIÓN Y FORMULARIOS DE LA SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS

LOS OFERENTES deberán suministrar toda la información que se solicita en esta sección. LA OFERTA debe constar de las siguientes partes:

1. Carta de Presentación

2. Resumen de LA OFERTA

3. Garantía de seriedad de LA OFERTA

4. Información general del OFERENTE

5. Información general del representante

6. Certificación de Calidad

7. Estados financieros del OFERENTE

8. Demandas, multas y/o sanciones

9. Formularios de LA OFERTA técnica

10. Desviaciones, excepciones y/o aclaraciones

11. Anexos de la propuesta

12. Declaración de conformidad del OFERENTE de conocer los DOCUMENTOS y de su aceptación, los documentos contenidos en la página web de la EMPRESA tales como política de contratación, circulares, política de abastecimiento, política ambiental y de calidad, Código de Ética, Código de Buen Gobierno, empresas que conforman el Grupo de Energía de Bogotá, así como los demás documentos relevantes publicados en la citada página web de la EMPRESA.

13. Compromiso de confidencialidad.

Los OFERENTES deberán diligenciar los formularios en español, siguiendo las instrucciones dadas en cada una de las partes.



1. CARTA DE PRESENTACIÓN

La carta de presentación, se debe colocar al principio de LA OFERTA y a continuación el resumen de LA OFERTA, la Información General del OFERENTE, la garantía de seriedad, los certificados de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio o por la entidad competente correspondiente en caso que se trate de una persona jurídica extranjera, los Estados Financieros del OFERENTE, su propuesta y sus anexos, los formularios solicitados, propuesta alternativa y la información que el OFERENTE desea anexar. (Lugar y fecha) Señores EMPRESA DE ENERGÍA DE BOGOTÁ S.A. ESP Carrera 9 No. 73-44 primer piso Bogotá, D.C. Colombia Asunto: Solicitud Pública de Ofertas No. 3000000880 Estimados señores: Atendiendo su solicitud para participar en la Solicitud Pública, de Ofertas No. 3000000880, para el (señalar el objeto de la solicitud), el (los) suscrito(s) (nombre del representante legal del OFERENTE) en representación de (Nombre del oferente), por medio de la presente somete(n) a su consideración la propuesta No. 3000000880, la cual es válida hasta el día ____ de ____ de 200_. Así mismo, el (los) suscrito(s) declara(n) que:

Tiene(n) poder legal para firmar y presentar oferta.

Esta oferta y los contratos que llegaren a celebrarse, comprometen totalmente a la firma que legalmente representa(n) y los contratos serán firmados por la(s) siguiente(s) persona(s) en su representación:

NOMBRE CÉDULA CARGO NOMBRE DE LA FIRMA __________ ____________ _________ _____________________ (Aquí deberá indicarse el nombre completo y el documento de identidad de la(s) persona(s) que representan al Oferente. Cuando el Oferente actúe en su propio nombre, así constará. Si la oferta es presentada bajo la modalidad de la representación, el contrato podrá ser firmado por el Oferente o su representante, en este último evento se debe presentar para la firma del CONTRATO, un poder especial que reúna todos los requisitos legales).

He estudiado cuidadosamente los documentos de la presente solicitud pública de ofertas y renuncio a cualquier reclamación por ignorancia o errónea interpretación de los mismos.

He revisado detenidamente la oferta adjunta y no contiene ningún error u omisión.

Me he enterado de la ubicación de los sitios de entrega.

La firma que legalmente represento no está inhabilitada o impedida para contratar, de conformidad con la ley y el estatuto de contratación de LA EMPRESA. Cuando sobrevenga alguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad establecidas en la ley o el Estatuto de Contratación, durante el proceso de selección renunciaré a la participación y a los derechos surgidos del mismo.



De igual manera manifiesto que la firma no está impedida para contratar con LA EMPRESA por situaciones de relaciones comerciales o de parentesco con quienes ostentan la calidad de administradores de LA EMPRESA.

Manifiesto no encontrarme en las listas OFAC (Clinton) y ONU; así mismo, los miembros de la Junta Directiva o Junta de Socios, los Representantes Legales y el Revisor Fiscal, tampoco se encuentren en dichas listas.

Manifiesto no tener procesos judiciales en curso en los cuales se encuentre en calidad de demandante o demandado respecto de alguna de las empresas que conforman el Grupo Energía de Bogotá.

Manifiesto que no he sido sancionado o multado en los últimos cinco (5) años (en caso de haberlo sido se debe diligenciar el cuadro del anexo No. 8

Manifiesto que he revisado los documentos

Manifiesto no estar incurso en causal de disolución y liquidación de la EMPRESA.

Manifiesto estar en capacidad legal, financiera y técnica para presentar OFERTA y en el evento de resultar adjudicatario de la misma ejecutar el CONTRATO correspondiente.

Entiendo y acepto que la presente OFERTA es irrevocable. Por ello, no la podré retirar, modificar o condicionar los efectos y alcance de su oferta durante el proceso de petición de ofertas.

He recibido la suficiente información sobre “preguntas y respuestas” y los siguientes adendas a la presente solicitud Pública, de ofertas:

No. __________________ Fecha _______________________

En la eventualidad de que resulte elegido como EL OFERENTE seleccionado, me comprometo a:

a) Firmar el CONTRATO y realizar, dentro del plazo estipulado, todos los trámites necesarios para su legalización, en el momento que LA EMPRESA lo solicite.

b) Mantener vigente la garantía de seriedad de la oferta hasta tanto no se constituya la garantía de cumplimiento exigida en el contrato.

c) Constituir y presentar oportunamente las demás garantías y pólizas exigidas en el CONTRATO. d) Prestar los bienes y/o servicios objeto del CONTRATO de acuerdo con los términos y

condiciones contractuales dentro del plazo estipulado. e) Regirme por el Estatuto de Contratación y el Manual de Interventoría de la Empresa de Energía

de Bogotá S.A. ESP. Atentamente ___________________________________ Nombre completo del Oferente Dirección comercial Firma

NOTA: Este es el modelo de la carta de presentación de LA OFERTA. Utilice papel membreteado. Si en EL PROCESO de selección no se dieran Adendas ni informes sobre “Preguntas y

Respuestas” omita el literal respectivo. No agregue comentarios ni aclaraciones.



2. RESUMEN DE LA OFERTA

Solicitud Pública de Ofertas: ________________________

OFERENTE: ________________________

Oferta No.: ________________________

Representante Legal: ________________________

Representante comercial en Colombia: ________________________

Domicilio Legal: ________________________

Teléfono (s): ________________________

FAX: ________________________

E-mail: ________________________

Fecha hasta la que es Válida LA OFERTA: ________________________



3. GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA

NUMERO: _______________________________

COMPAÑÍA ASEGURADORA: _______________________________

ENTIDAD BANCARIA: _______________________________

VALOR ASEGURADO: _______________________________

VIGENCIA: _______________________________

FORMATO: EMPRESAS DE SERVICIOS PÚBLICOS ESP NÚMERO DE RECIBO DE PAGO El suscrito certifica que los datos anteriores son ciertos y son tomados fielmente del texto de LA GARANTÍA.

NOTA: Se debe anexar el recibo de pago de la prima, las condiciones, límites, excepciones y deducibles de la póliza correspondiente.

FIRMA



4. INFORMACIÓN GENERAL DEL OFERENTE

DESCRIPCIÓN DE LA FIRMA OFERENTE NOMBRE O RAZÓN SOCIAL: ______________________ C.C. O NIT: ______________________ DIRECCIÓN ______________________ TELÉFONO ______________________ CIUDAD / DEPARTAMENTO: ______________________

Impuesto sobre la renta

Contribuyente Grandes contribuyentes: Resolución:

Personas Jurídicas:

Retención en la Fuente

Autoretenedor: Si ( ) No ( ) Resolución :

Impuesto a las ventas

Responsable Régimen Común:

Régimen Simplificado:

No responsable:

Impuesto de Industria y Comercio

Actividad Económica:

CAPITAL AUTORIZADO: _______________ SUSCRITO: _______________ PAGADO: _______________ LÍMITE DE LA FACULTAD DEL REPRESENTANTE LEGAL PARA COMPROMETER A LA SOCIEDAD: ILIMITADAMENTE SI ( ) NO ( ) LIMITADO HASTA LA SUMA DE: ___________________ Si las facultades del REPRESENTANTE LEGAL están por debajo del valor de la Oferta, debe presentarse una autorización del órgano competente donde se le autorice para presentar la Oferta y firmar el correspondiente contrato en caso de celebrar contrato. TIPO DE SOCIEDAD: NACIONAL ( ) EXTRANJERA ( ) MIXTA ( )



ESCRITURA DE CONSTITUCIÓN No _____ NOTARIA _____ DE ______________ MATRICULA MERCANTIL No. ____________________ CÁMARA DE COMERCIO ____________________ CLASE DE SOCIEDAD: ANÓNIMA ( ) LIMITADA ( ) OTRA:______________ VIGENCIA DE LA SOCIEDAD ____________________ DURACIÓN: DESDE _____________ HASTA ______________ EN EL EVENTO DE ESTAR PRÓXIMO EL VENCIMIENTO DE LA DURACIÓN DE LA SOCIEDAD INDIQUE SI SE ENCUENTRA EN TRÁMITE ALGUNA EXTENSIÓN Y SEÑALE EL ESTADO EN QUE SE ENCUENTRA PERSONA AUTORIZADA PARA FIRMAR EL CONTRATO: NOMBRE: __________________________ CARGO: __________________________ DOCUMENTO DE IDENTIDAD TIPO _____ No. ______________ DE _____________ La anterior información debe ser suministrada completamente por EL OFERENTE. En caso de requerir cualquier aclaración debe hacerse a continuación.

NOTA: Se deben anexar los siguientes documentos y certificaciones:

Certificados de existencia y representación legal o su equivalente para personas jurídicas extranjeras sin sucursal en Colombia.

Fotocopia del documento de identificación del representante legal

Poder (si aplica)

Autorización de la Junta Directiva, Asamblea o Junta de socios

Si es consorcio los documentos correspondientes que demuestren su existencia y representación.



5. INFORMACIÓN GENERAL DEL REPRESENTANTE

Este formulario debe ser diligenciado cuando se represente en la presente contratación a otra sociedad. Señalar qué tipo de contrato o vínculo jurídico tiene el REPRESENTANTE con la sociedad representada. Apoderado o Representante ( ) Contrato de agencia comercial ( ) Sucursal ( ) Mandato con representación ( ) Comisión ( ) OTRO (Especificar) ( ) DATOS DE LA SOCIEDAD REPRESENTANTE DENOMINACIÓN O RAZÓN SOCIAL: ______________________________ DIRECCIÓN: ___________________________________________________ CIUDAD: ______________________________________________________ TELÉFONO: ______________________ NIT: ______________________ TEL/FAX: ______________________ ESCRITURA DE CONSTITUCIÓN No: ___ NOTARIA: ___ DE: ______________ MATRICULA MERCANTIL No: ___________________________ CÁMARA DE COMERCIO DE: ___________________________ REPRESENTANTE LEGAL: ___________________________ CLASE DE SOCIEDAD: ANÓNIMA ( ) LIMITADA ( ) OTRO:_________________ VIGENCIA DE LA SOCIEDAD ____________________ DURACIÓN: DESDE _____________ HASTA ______________ La anterior información debe ser suministrada completamente siempre que la oferta se presente en representación de otra persona jurídica. En caso de requerir cualquier aclaración, debe hacerse a continuación. Se deben anexar los poderes de representación y certificaciones que sean pertinentes.



6. CERTIFICACIÓN DE CALIDAD

EL OFERENTE deberá adjuntar aquí las siguientes certificaciones: Norma Técnica Colombiana NTC-ISO-9001 Certificación de trabajo seguro en alturas – Resolución 3673 de 2008



7. ESTADOS FINANCIEROS DEL OFERENTE

El Oferente debe adjuntar aquí el balance y los estados financieros del año 2012 para el análisis financiero de la propuesta.



8. DEMANDAS, MULTAS Y/O SANCIONES Los procesos judiciales en curso en los cuales se encuentre en calidad de demandante o demandado respecto de alguna de las empresas que conforman el Grupo Energía de Bogotá. Demandante Si ( ) NO ( ) Demandado SI ( ) NO ( ) A continuación se relacionan los procesos judiciales en los cuales EL OFERENTE se encuentra en calidad de demandante o demandado:

CLASE DE PROCESO No DE RADICADO

JUZGADO DEMANDANTE DEMANDADO

Ha recibido multas: SI ( ) NO ( ) Ha recibido sanciones: SI ( ) NO ( ) A continuación se relacionan las multas y/o sanciones impuestas (N° CONTRATO, Valor de la multa y/o sanción, fecha) a la firma en los últimos cinco (5) años.

TIPO DE SANCIÓN O

MULTA ENTIDAD CONTRATO

VALOR DE MULTA

TIEMPO DE SANCIÓN (MESES)

FECHA DE APLICACIÓN

DE LA SANCIÓN Y/O

MULTA



9. FORMULARIOS DE LA OFERTA TÉCNICA A continuación se relacionan los formularios que debe diligenciar el Oferente para adjuntar a su oferta: Formulario 1 Características técnicas garantizadas. Formulario 2 Subcontratistas propuestos. Formulario 3 Experiencia del oferente y hojas de vida del equipo participante en la ejecución. Anexos aclaratorios, catálogos, planos y demás información que desee incluir EL OFERENTE. Si EL OFERENTE considera, puede ampliar o adicionar formularios siempre y cuando contribuyan al mejoramiento de su oferta.

CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS GARANTIZADAS

Estos formularios deben entregarse impresos y en medio magnético en hoja de cálculo Excel, de acuerdo a los formatos entregados por la Empresa:

A manera de ejemplo se indican en el siguiente cuadro algunas características para la presentación de la oferta, EL OFERENTE deberá describir la totalidad de las características solicitadas en la presente documento.

REQUERIMIENTO Si No Comentario

(En caso de No estar incluido)

… EL OFERENTE, actuando con autonomía, y riesgo se compromete a:

1. Suministrar los servicios de correspondencia y mensajería local y nacional.

2. Administrar el archivo de gestión

3. Administar el archivo central.

4. Correspondencia

5. Equipos

a. Computadores….

Nota: Como se mencionó se incluyeron algunos requisitos a manera de ejemplo. El cuadro debe completarse con todos los requisitos técnicos, de acuerdo con lo definido en la sección II.

SUBCONTRATISTAS PROPUESTOS Si el OFERENTE desea subcontratar, deberá consignarlo a continuación, señalando los ítems que desea subcontratar e incluyendo la información del subcontratista (nombre, dirección, infraestructura técnica, experiencia en la actividad que desea ejecutar, adjuntando los certificados de los sistemas de gestión de calidad correspondientes, autorización para ofrecer el producto, etc. (según sea el caso)).



SUBCONTRATISTA: ____________________________

ÍTEM DESCRIPCIÓN Ciudad Destino UNIDAD CANTIDAD

EXPERIENCIA DEL OFERENTE A continuación, indique los proyectos aplicables

CONTRATO DESCRIPCION DEL

SERVICIO FECHA

ENTREGA CONTRATANTE

VALOR $

VALOR ACTUALIZ AL

31.12--

TOTAL - -

Nota: Incluir certificaciones sobre el detalle y descripción de los servicios registrados.

REPRESENTANTE LEGAL

HOJAS DE VIDA DEL EQUIPO PARTICIPANTE EN LA EJECUCIÓN

NOMBRE PROFESIÓN CERTIFICACIÓN FECHA INICIO FECHA

TERMINACIÓN

TOTAL EXPERIENCIA

(EN AÑOS)

TOTAL

Nota: Se debe presentar un cuadro por cada participante ofrecido

REPRESENTANTE LEGAL



10. DESVIACIONES, EXCEPCIONES Y/O ACLARACIONES

El OFERENTE debe indicar a continuación, en forma precisa, todas las desviaciones a las especificaciones técnicas y a las condiciones generales de la Solicitud Pública de Ofertas. Si el OFERENTE no presenta desviaciones, así debe manifestarlo en el presente formulario.

Si el OFERENTE presenta desviaciones en lugar diferente al presente formulario, LA EMPRESA podrá exigir en caso de celebrar contrato, el cumplimiento de lo estipulado en la Solicitud Pública de Ofertas.

Las desviaciones que se hagan en lugar diferente al presente formulario se tendrán como no escritas y en el evento de una celebración de contrato, el OFERENTE no podrá aducirlas a su favor.

Las desviaciones y excepciones que no sean expresamente aceptadas por LA EMPRESA, se entienden desestimadas.



11. ANEXOS DE LA PROPUESTA

Se anexa un instructivo y ejemplo de la forma de cómo llenar los formularios y el modelo de costos.

Formularios para el cálculo de precios de la oferta económica

Suma Global Fija (COP)

COP ($)

Letras Números

Sin IVA

IVA

TOTAL

Las cifras deben estar tanto en letras como en números, si existe alguna diferencia entre estas se tomará el valor en letras.

DESCRIPCIÓN DETALLADA DE LA POLÍTICA SALARIAL PREVISTA PARA 2013

ITEM Descripción

Valor numérico

del ajuste COP ($)



12. FORMULARIOS DE LA OFERTA ECONOMICA

Esta propuesta está constituida por los siguientes formatos y deben incluirse en un sobre aparte de la Oferta Técnica:

1. Información General Oferta Económica

2. Lista de cantidades y precios cotizados

3. Oferta Alternativa Económica

4. Desviaciones y/o aclaraciones de la Oferta Económica

5. Anexos a la oferta económica

INFORMACIÓN GENERAL OFERTA ECONOMICA SOLICITUD DE OFERTAS: ……………………………….. OFERTA N° ………………………………….. PROPONENTE: ________________________ PRECIOS FIJOS: SI _______ NO_________ ACEPTA LA FORMA DE PAGO: SI____________NO_________ NOTA: En caso de discrepancia entre esta información y la contenida en los formatos correspondientes, prevalecerá la última.



LISTA DE CANTIDADES Y PRECIOS COTIZADOS Por favor discriminar el valor total y los valores por servicio en el archivo GBS-F-RC-001 Remuneración servicios de consultoría 2013-GDA-2 Nota: Se deberán discriminar los valores correspondientes a personal, equipos y licencias. En el caso de los valores variables, como por ejemplo, la mensajería masiva local y nacional se deben indicar detalladamente las tarifas que se cobrarán.



OFERTA ALTERNATIVA ECONÓMICA

Para los efectos de una oferta económica alternativa, además de lo establecido en el numeral 19. OFERTAS ALTERNATIVAS de la SECCION I INSTRUCCIONES GENERALES Y REQUISITOS, se tendrán en cuenta las siguientes reglas:

i. La oferta económica alternativa se debe presentar de manera independiente y aparte de la oferta económica básica.

ii. El OFERENTE deberá presentar una explicación de las razones por las cuales

considera ventajosa la oferta económica alternativa,

iii. La presentación se debe efectuar atendiendo a las mismas especificaciones de los servicios de la oferta básica y dentro de los mismos términos y condiciones de la misma y

iv. Para el estudio de una propuesta alternativa por parte de la EMPRESA, es

indispensable la presentación oportuna de la oferta básica y que la misma se ajuste a lo establecido en la presente solicitud privada de oferta.



DESVIACIONES Y/O ACLARACIONES A LA OFERTA ECONÓMICA



ANEXOS A LA OFERTA ECONÓMICA

Para efectos de estimar los costos asociados al proyecto, es necesario que el OFERENTE diligencie el siguiente anexo:

GBS-F-RC-001 Remuneración servicios de consultoría 2013-GDA-2



13. Declaración del oferente (estos documentos pueden ser consultados en la página

web de la Empresa)

El OFERENTE declara conocer el DOCUMENTO DE SOLICITUD DE OFERTAS y declara su aceptación al mismo, las Políticas Corporativas del Grupo de Energía de Bogotá, los Diez Principios universales del Pacto Global de las Naciones Unidas suscritos por LA EMPRESA, así como la Circular No. 0002 del 29 de abril de 2010, expedida por la Secretaría General de la Empresa, y la circular 001 del 21 de enero de 2011, emitida por la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C, el Código de Ética, el Código de Buen Gobierno, la composición de las sociedad que forman parte del Grupo de Energía de Bogotá, así como los demás documentos relevantes publicados en la página web de la EMPRESA.

Firma Representante legal



14. Compromiso de Confidencialidad. El OFERENTE reconoce y acepta que es de propiedad de la EMPRESA toda información que llegare a su conocimiento o se generare con motivo u ocasión de la relación jurídica surgida de la OFERTA o la que se relacione directa o indirectamente con la misma o en el evento de resultar adjudicatario de la misma, con el CONTRATO, cualquiera sea su origen y los medios utilizados para fijarla o guardarla, trátese de medios escritos, magnéticos, computacionales o cualquier otro ahora existente o que existiere en el futuro. El OFERENTE reconoce, asimismo, que en virtud del compromiso, se encuentra obligado a utilizar dichos conocimientos e información sólo para los fines relacionados con la presentación de la OFERTA, y en el evento de resultar adjudicatario de la misma, de la relación jurídica surgida de la aceptación de la oferta y que no podrá revelarlos sin previa y escrita autorización de la EMPRESA. Reconoce del mismo modo, que todo lo que indica en este compromiso se aplica también a la información que fuere propiedad de terceros. El OFERENTE reconoce que la obligación de confidencialidad se extiende hasta que la información haya sido hecha pública de forma legítima y sin restricciones. El OFERENTE reconoce que, de conformidad con lo ofrecido, en el evento en que resulte adjudicatario de la OFERTA el incumplimiento de la obligación de confidencialidad será causal de terminación inmediata de la relación jurídica surgida de la OFERTA y hará responsable al OFERENTE por el pago de la cláusula penal acá contenida, y demás daños y perjuicios, directos e indirectos que se ocasionen, sin perjuicio de las responsabilidades penales que hubiere involucradas y del cobro de la garantía de fiel cumplimiento. Reconoce además el OFERENTE su obligación de restituir y entregar a la EMPRESA toda la documentación que obrare en su poder relacionado directo o indirectamente con la relación jurídica surgida de la OFERTA y con la EMPRESA, ya sea de propiedad de alguna de las partes o de terceros. Se entiende por documentación cualquier medio que sirva para fijar o guardar información, según se expresa más arriba. La información que tiene la calidad de confidencial no incluye la que estaba, está o llegare a estar a disposición del conocimiento público, siempre que previamente dicha información y la fuente de la misma no hubieren estado sujetas a un acuerdo de confidencialidad u otra obligación legal o contractual en tal sentido. El OFERENTE efectúa esta declaración para sí, sus sucesores o cesionarios, causahabientes, empleados, representantes, asesores y subcontratista a cualquier título, en beneficio de la EMPRESA sus sucesores y causahabientes a cualquier título. Cláusula Penal: El OFERENTE, en caso de incumplimiento del presente compromiso, se compromete a reconocer a la EMPRESA, a título de estimación anticipada de perjuicios, y sin perjuicio de la obligación de resarcir a la EMPRESA cualquier otro daño o perjuicio causado con ocasión del incumplimiento, una suma equivalente a ______. El OFERENTE renuncia a los requerimientos de ley para ser constituido en mora. El presente compromiso de confidencialidad rige para toda la información que hubiere recibido el OFERENTE por razón o con ocasión de cualquier relación jurídica que haya tenido o tenga vigente con la EMPRESA. En señal de conformidad y aceptación de lo expresado precedentemente, se suscribe este compromiso por: __________________ (Nombre del oferente)



SECCIÓN V

MODELO DE MINUTA

(INDICATIVA)

CONTRATO

Entre los suscritos a saber, (nombre del facultado para contratar), mayor de edad, vecino de Bogotá, D.C., identificado con (la cédula de ciudadanía Nº o número del documento de identificación) expedida en ______, quien en su calidad de (apoderado o representante legal), si es apoderado: de conformidad con el poder conferido mediante escritura pública No (número de la escritura pública) de la Notaría 36 de Bogotá D.C., del (fecha del otorgamiento de la escritura), y quien obra en nombre y representación de la EMPRESA DE ENERGÍA DE BOGOTÁ S.A. ESP, sociedad con domicilio en Bogotá, D.C., transformada en empresa de servicios públicos como sociedad por acciones, mediante escritura pública N° 0610 de la Notaría Veintiocho (28) de Bogotá, D.C., del 3 de junio de 1996, inscrita en la Cámara de Comercio de Bogotá, el 5 de julio de 1996 bajo el N° 544661, del Libro IX, con matrícula mercantil N° 715138, por una parte y que en el texto de este contrato se denominará LA EMPRESA, y de la otra, (nombre del representante legal o apoderado del contratista), mayor de edad, vecino de (ciudad de la que es vecino el representante legal), identificado con (la cédula de ciudadanía No.________ o el número del documento de identificación) de (ciudad de expedición del documento de identificación), en su calidad de (calidad del representante legal o apoderado), actúa en nombre y representación de la firma (nombre de la sociedad), identificada con el Nit No. (número del nit) todo lo cual se evidencia en el (certificado de existencia y representación legal expedido por la__________ vigente y que se adjunta al presente documento como Anexo No. ____[ y en el poder debidamente otorgado por __________ en su calidad de __________ y el cual se adjunta al presente documento como Anexo No. ______] quien en adelante se denominará EL CONTRATISTA, hemos convenido celebrar el presente contrato que se regirá por las siguientes cláusulas (en adelante el “Contrato”) previas las siguientes

CONSIDERACIONES

1. Que LA EMPRESA el ___ de _____ de ___ envió invitación pública de ofertas a varias personas jurídicas incluyendo a EL CONTRATISTA con el fin que presentaran ofertas para ……… (la “Invitación”).

2. Que EL CONTRATISTA el __ de ___ de ____ presentó oferta en los términos del

documento de solicitud de ofertas.

3. Que EL CONTRATISTA resultó seleccionado dentro del proceso como resultado de las evaluaciones jurídicas, técnicas y económicas conforme a lo cual, LA EMPRESA envió la carta de aceptación de su oferta de fecha XXX a EL CONTRATISTA.

4. Que el Comité de Contratación y Presidencia en su sesión de XX recomendó la celebración

de este contrato.

5. Que como consecuencia de lo anterior, las Partes han acorado la suscripción del presente Contrato, el cual se regirá por las siguientes



CLÁUSULAS CLÁUSULA PRIMERA: OBJETO.- En virtud del presente Contrato EL CONTRATISTA, obrando por su cuenta y riesgo, con libertad y autonomía, se compromete a …… PARÁGRAFO I: EL CONTRATISTA deberá cumplir con las condiciones y especificaciones contenidas en la Oferta, la cual se adjunta al presente Contrato como Anexo No. _________, y en las condiciones aceptadas por ésta de acuerdo con la [carta de aceptación de fecha ___ de ____ de _____, la cual se adjunta al presente Contrato como Anexo No. ____]. CLÁUSULA SEGUNDA: ALCANCE.- Para llevar a cabo el objeto EL CONTRATISTA deberá realizar las siguientes actividades: … CLAUSULA TERCERA: PLAZO.- El presente Contrato tendrá un plazo de ejecución de tres (3) años, contados a partir de la fecha en la cual LA EMPRESA imparta la orden escrita de iniciación y una vigencia igual al plazo de ejecución y tres (03) meses más. PARÁGRAFO I: La fecha en la cual LA EMPRESA imparte la orden escrita de iniciación, se declarará por las Partes como la fecha cierta y exacta a partir de la cual se contará el plazo de ejecución del Contrato. En esta fecha LA EMPRESA debe haber recibido la totalidad de las garantías y pólizas de que trata la cláusula 9 del presente Contrato. CLÁUSULA CUARTA: VALOR.- El valor del presente contrato es de ___________________ ($________). (si el contrato tiene IVA debe dejarse claramente establecido en este contrato). CLÁUSULA QUINTA: FORMA DE PAGO.- LA EMPRESA cancelará al CONTRATISTA el valor del contrato de la siguiente manera: ….. PARÁGRAFO I: Los pagos serán efectuados por LA EMPRESA, dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la radicación de la respectiva factura o cuenta de cobro en las oficinas de LA EMPRESA ubicadas en la carrera 9 No. 73-44 en la ventanilla de correspondencia. La factura o cuenta de cobro deberá acompañarse de la constancia de cumplimiento del CONTRATISTA expedida por el Interventor de contrato y el paz y salvo por concepto de seguridad social y demás prestaciones sociales. PARAGRAFO II: LA EMPRESA efectuará al momento del pago, los descuentos por concepto de retención en la fuente y los demás que procedan contractual y legalmente. CLÁUSULA QUINTA: GASTOS REEMBOLSABLES: LA EMPRESA reconocerá como gastos reembolsables los siguiente: ….. El reembolso se efectuará una vez EL CONTRATISTA presente la factura o la cuenta de cobro correspondiente con el cumplimiento de los requisitos legales, con los soportes respectivos. CLÁUSULA SEXTA: INTERESES.- En caso de que los pagos no sean efectuados dentro de los plazos establecidos en la cláusula anterior, LA EMPRESA reconocerá intereses de mora en la cancelación de las facturas a una tasa equivalente al interés bancario corriente certificado por la Superintendencia Financiera de Colombia, para el periodo dentro del cual se cause el atraso. Para los efectos del pago de los intereses, EL CONTRATISTA deberá efectuar los cálculos correspondientes y presentar a LA EMPRESA la factura respectiva, con los soportes que demuestren su existencia, el periodo por el cual se cobra y la tasa aplicada. CLÁUSULA SEPTIMA: OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA.- EL CONTRATISTA se obliga a



a. Cumplir las obligaciones legales y contractuales de acuerdo con lo establecido en el presente Contrato y en su oferta.

b. Responder del cuidado o vigilancia de los recursos, materiales, equipos y demás bienes de propiedad de LA EMPRESA, así como aquellos que son entregados por LA EMPRESA. Por lo tanto, LA EMPRESA no será responsable por hurtos, robos ni pérdidas, cualesquiera fueren sus causas.

c. Informar a LA EMPRESA todo cambio en la composición accionaria, situación de control o grupo empresarial, así como informar con suficiente antelación sobre cambios significativos negativos en la situación financiera de EL CONTRATISTA.

d. Responder del cumplimiento de las obligaciones legales y contractuales para con sus proveedores y subcontratistas.

e. Tener los medios de comunicación que permitan ubicar al o los responsables de los servicios, a fin de responder a consultas sobre estados de avance o trabajos de urgencia necesarios.

f. Cumplir con las especificaciones de diseño, calidad e imagen corporativa que establezca LA EMPRESA para los elementos de protección, señalización, carné, vehículos y uniformes que deban suministrarse a los trabajadores de EL CONTRATISTA para el desarrollo del objeto del presente Contrato.

g. En el evento en que EL CONTRATISTA el sea notificado o llegaré a tener conocimiento de la existencia de cualquier acción penal instaurada en su contra o de sus empleados, y que hayan sido derivadas por la ejecución o desarrollo de las labores contenidas en el Contrato, deberá comunicar tal situación a LA EMPRESA dentro de los cinco (5) días calendario siguientes a la notificación o conocimiento. En mérito de lo anterior EL CONTRATISTA suministrará a LA EMPRESA tanto los datos generales del proceso (Despacho de conocimiento, radicación, fecha de la denuncia, nombre del denunciado), como cualquier información complementaria previamente requerida por LA EMPRESA para el ejercicio de sus derechos.

h. Poseer la totalidad de los derechos de propiedad intelectual (derechos de autor y propiedad industrial) precisos para la realización del objeto del Contrato. Por lo anterior, eximirá a LA EMPRESA de toda responsabilidad por las infracciones de la propiedad intelectual en que incurra.

i. Cumplir con las normas y procedimientos de seguridad industrial y prevención de riesgos, tanto los señalados por la normatividad nacional como los establecidos por el CONTRATANTE.

CLÁUSULA OCTAVA: OBLIGACIONES DE LA EMPRESA.- LA EMPRESA se obliga a: a. Pagar en las condiciones establecidas en la cláusula quinta, previo el cumplimiento del CONTRATISTA de sus obligaciones. CLÁUSULA NOVENA: GARANTIAS Y PÓLIZAS.- 9.1. GARANTÍAS: Las garantías podrán consistir en: 1. Póliza de seguros; 2. Fiducia Mercantil en Garantía; o, 3. Garantía Bancaria. Todas ellas expedidas por una entidad o compañía que este legalmente autorizadas para funcionar en Colombia y que sea ampliamente reconocida a nivel nacional o internacional. Como requisito para la ejecución del CONTRATO, en adición a su firma, EL CONTRATISTA deberá constituir a su costa y a favor de LA EMPRESA y entregar a ésta para su aprobación, las siguientes garantías para responder por el cumplimiento de las obligaciones surgidas de dicho CONTRATO:

a) Cumplimiento: para garantizar el cumplimiento de todas las obligaciones que surjan del CONTRATO, por una suma equivalente al diez por ciento (10%) del valor del CONTRATO. Este amparo se otorgará inicialmente por un término igual al plazo del CONTRATO y tres (3) meses más y en todo caso deberá mantener su vigencia hasta la liquidación del mismo.

b) Pago de Salarios y Prestaciones Sociales: por el cinco por ciento (5%) del valor del

contrato. Su vigencia deberá extenderse por el plazo del contrato y tres (3) años más.

c) Calidad del servicio: El valor asegurado del veinte por ciento (20%) del valor del contrato y con una vigencia equivalente al término de duración del contrato y un (1) año más.



PARÁGRAFO I: Las garantías deben haberse constituido por EL CONTRATISTA y aprobado por LA EMPRESA y entregadas a ésta, para que aquel pueda comenzar la ejecución del CONTRATO.

PARÁGRAFO II: En el caso en que modificaciones del CONTRATO generen la necesidad de ampliar la vigencia o el valor asegurado de las garantías solicitadas, EL CONTRATISTA deberá presentar como requisito para la ejecución de los mismos, las modificaciones de las garantías y los recibos de pago de las primas correspondientes.

PARÁGRAFO III: Serán de cargo del CONTRATISTA todos los gastos en que incurra para efectos de la expedición de las garantías.

PARÁGRAFO IV: En las garantías deberá aparecer textualmente como beneficiaria: “Empresa de Energía de Bogotá S.A. ESP”. Se debe expedir en formato “A favor de Empresas de Servicios públicos ESP”. Todas las garantías deberán llevar anexo la respectiva constancia de pago de la prima, y las condiciones, límites, excepciones y deducibles de las mismas. 9.2. PÓLIZAS DE SEGUROS: Las pólizas deben ser expedidas por compañías de seguros legalmente autorizadas para funcionar en Colombia y ampliamente reconocidas nacional o internacionalmente. Como requisito para la ejecución del CONTRATO, en adición a su firma, EL CONTRATISTA deberá constituir a su costa, a favor de sí mismo y entregar a LA EMPRESA para su aprobación a las siguientes pólizas:

a) Responsabilidad civil extracontractual: por el veinte por ciento (20%) del valor del

CONTRATO, para responder por los daños o perjuicios que se le puedan causar a LA EMPRESA o a terceros, incluyendo el daño moral y lucro cesante, por causa o con ocasión de la ejecución del CONTRATO, con vigencias anuales durante la vigencia del contrato. Para los efectos de esta póliza, LA EMPRESA se considerará como un tercero. EL CONTRATISTA deberá anexar copia de la renovación de la póliza y el recibo de pago correspondiente, cinco días hábiles antes del vencimiento de cada vigencia. No obstante la cobertura del Seguro de Responsabilidad Civil Extracontractual, queda claro y convenido que EL CONTRATISTA será responsable por la totalidad de los perjuicios que ocasione a terceros en el desarrollo de las actividades objeto del CONTRATO.

Las anteriores pólizas deberán ser constituidas por EL CONTRATISTA y aprobadas por LA EMPRESA y entregadas a ésta a más tardar dentro de los cinco (5) días siguientes a su suscripción como requisito para la ejecución del CONTRATO. EL CONTRATISTA se obliga a reponer el monto amparado de las pólizas siempre que el mismo se disminuya o se agote por cualquier siniestro, por mora o por incumplimiento parcial. Serán de cargo del CONTRATISTA todos los gastos en que incurra para efectos de la expedición de las garantías. Todas las pólizas deberán llevar anexo el recibo de pago de las primas correspondientes, y las condiciones, límites, excepciones y deducibles de las mismas. CLÁUSULA DÉCIMA: AUTONOMÍA E INDEPENDENCIA LABORAL: Las partes manifiestan que, para la ejecución de este contrato EL CONTRATISTA tiene absoluta libertad y autonomía, siendo por consiguiente de su exclusiva responsabilidad lo referente a las obligaciones laborales, civiles, o comerciales que surjan de cualquier contrato que celebre EL CONTRATISTA con terceros para dicha ejecución. Queda así mismo exonerada LA EMPRESA de cualquier reclamación por concepto de remuneraciones, salarios, prestaciones sociales, incentivos, indemnizaciones, bonificaciones, honorarios, etc., pactados por EL CONTRATISTA para la realización de éste contrato.



CLÁUSULA DÉCIMA PRIMERA: SUBCONTRATACIÓN: La subcontratación de los trabajos objeto del Contrato, requiere de autorización previa de LA EMPRESA y no libera a EL CONTRATISTA de la obligación de vigilar la actividad del subcontratista y la de responder de su actuación. Adicionalmente, EL CONTRATISTA se compromete a obtener del subcontratista la aceptación previa de todas las obligaciones que se deriven del presente contrato. El CONTRATISTA y los subcontratistas serán solidariamente responsables por sus obligaciones frente a la EMPRESA. Lo anterior podrá ser corroborado en cualquier momento por LA EMPRESA sin que por ello se genere ninguna obligación laboral o contractual alguna entre el subcontratista y LA EMPRESA. CLÁUSULA DÉCIMA SEGUNDA: CESIÓN DEL CONTRATO.- EL CONTRATISTA no podrá ceder en todo ni en parte el presente contrato sin autorización previa y escrita de LA EMPRESA. PARÁGRAFO I: En el evento que después de celebrado el Contrato, EL CONTRATISTA incurra en una de las causales de inhabilidad, incompatibilidad consignadas en la Ley, el Estatuto de Contratación y en el Código de Buen Gobierno de LA EMPRESA, le será obligatorio cederlo al CONTRATISTA que expresamente autorice LA EMPRESA. PARÁGRAFO II: La cesión estará sometida a la condición de que el cesionario constituya las pólizas y garantías de que trata el presente Contrato a más tardar dentro de los cinco (5) días siguientes a la firma del documento de cesión correspondiente. CLÁUSULA DÉCIMA TERCERA: INTERVENTORÍA.- La Interventoría del presente contrato será ejercida por la persona designada por ….. El interventor se encargará de coordinar, supervisar y verificar el cumplimiento de las obligaciones estipuladas en el presente Contrato, dando cumplimiento a lo previsto en el Manual de Interventoría de LA EMPRESA, el cual forma parte integral del presente contrato y se encuentra publicado en la página web de LA EMPRESA y que EL CONTRATISTA declara conocer y aceptar. CLÁUSULA DÉCIMA CUARTA: INDEMNIDAD.- En virtud de las obligaciones adquiridas mediante el presente contrato, EL CONTRATISTA defenderá y mantendrá indemne a LA EMPRESA, así como a sus empleados, agentes, asesores, contratistas, de cualquier demanda, acción, obligación, queja, proceso legal, reclamo por cualquier tipo de lesiones o muerte de personas o por pérdida física o daños a la propiedad de terceros, o responsabilidad por causa imputable a EL CONTRATISTA o a la actividad que desarrolla EL CONTRATISTA y los activos que posee, incluyendo cualquier persona empleada o contratada bajo cualquier modalidad, en relación con el cumplimiento del presente Contrato. EL CONTRATISTA se obliga a dejar a salvo a LA EMPRESA y a responder por cualquier suma de dinero o indemnización que se cause por este concepto para lo cual se procederá de la siguiente manera: a. LA EMPRESA pondrá en conocimiento de EL CONTRATISTA la situación con el fin de que

éste pueda acudir en defensa de sus intereses, a través de profesionales idóneos que asuman la representación de LA EMPRESA.

b. Si LA EMPRESA estima que sus intereses no están siendo bien defendidos, podrá requerir al EL CONTRATISTA para que explique la manera y objetivos de la defensa que viene desarrollando, a efectos de que conjuntamente se acuerde la mejor estrategia de defensa, o que si LA EMPRESA lo estima necesario, asuma directamente la misma.

c. En caso de que EL CONTRATISTA injustificadamente no asuma la defensa, LA EMPRESA podrá asumir su defensa, pero el costo de tal actividad será asumida por EL CONTRATISTA.

CLÁUSULA DÉCIMA QUINTA: RESPONSABILIDAD DEL CONTRATISTA.- Correrán por cuenta de EL CONTRATISTA los daños que le sean imputables durante el término de vigencia del Contrato por acción, omisión, operación, error técnico, negligencia o descuido suyo o de cualquiera de quienes integran su equipo de trabajo, bien sean trabajadores, agentes, contratistas, o que tengan cualquier vínculo contractual con EL CONTRATISTA cualquiera que sea la naturaleza de su contrato.



De acuerdo con lo previsto por los artículos 2341 y 2342 del Código Civil Colombiano, también correrá por su cuenta cualquier reparación, ordenada legal o judicialmente, por daño o perjuicio causado a un tercero o al personal de LA EMPRESA con ocasión de la ejecución del Contrato. CLÁUSULA DÉCIMA SEXTA: AFILIACIÓN AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL.- De conformidad con los requisitos exigidos por la Ley 100 de 1993 y demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, EL CONTRATISTA deberá afiliar a todos los trabajadores que ocupe en la ejecución del presente contrato, al sistema de seguridad social integral, hecho que acreditará con la presentación de una certificación expedida por la persona facultada para tal fin o por su revisor fiscal, en el sentido de encontrarse al día en el pago de los aportes parafiscales y de seguridad social. CLÁUSULA DÉCIMA SÉPTIMA: CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA.- En caso terminación del Contrato por incumplimiento de cualquiera de las obligaciones adquiridas en virtud del presente Contrato por parte de EL CONTRATISTA y sin que sea necesario requerimiento alguno, EL CONTRATISTA pagará a LA EMPRESA a título de cláusula penal una suma equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del Contrato. Lo anterior sin perjuicio de la legitimación de LA EMPRESA para reclamar la reparación integral del perjuicio causado en lo que exceda del valor de la cláusula penal, o de exigir el cumplimiento de la obligación principal. LA EMPRESA podrá deducir el valor de la cláusula penal establecida en la presente cláusula de cualquier suma que se adeuden o exigirla a EL CONTRATISTA, lo cual es expresamente aceptado desde ya por EL CONTRATISTA. Igualmente LA EMPRESA podrá cobrarse por la vía ejecutiva, con base en el presente contrato y la declaración de LA EMPRESA sobre el incumplimiento. CLÁUSULA DÉCIMA OCTAVA: CLÁUSULA PENAL DE APREMIO.- En caso de retraso en el cumplimiento de sus obligaciones y sin que sea necesario requerimiento alguno, EL CONTRATISTA pagará a LA EMPRESA el punto cinco por ciento ( 0.5 %) del valor total del Contrato, por cada día de retraso hasta que cese el incumplimiento. Si el monto total de las sumas a cargo del CONTRATISTA por razón de esta cláusula penal fuere igual al diez por ciento (10%) del valor total del presente Contrato, LA EMPRESA podrá proceder a poner fin al mismo por incumplimiento dando aplicación a lo previsto en la cláusula anterior. De acuerdo con esto, el valor total de las sumas por concepto de la cláusula penal de apremio no podrán exceder del diez por ciento (10%) del valor total del presente Contrato. CLÁUSULA DÉCIMA NOVENA: PROCEDIMIENTO DE COBRO DE LAS CLASULAS PENALES.- Para la aplicación de cualquier penalización contenido en las dos cláusulas anteriores, LA EMPRESA comunicará a EL CONTRATISTA por escrito la ocurrencia de las situaciones que dan lugar a las mismas con el fin de que dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al recibo de dicha comunicación EL CONTRATISTA pueda dar explicaciones con el fin de garantizar el debido proceso. Si las justificaciones del CONTRATISTA no son satisfactorias para la EMPRESA, ésta lo comunicará por escrito, dando aplicación a la penalización o retención. Este procedimiento se aplica a las deducciones o retenciones por incumplimiento en el pago de acreencias laborales y las retenciones por concepto de impuestos o que operen por el ministerio de la ley. CLÁUSULA VIGÉSIMA: TERMINACIÓN ORDINARIA DEL CONTRATO.- El presente de Contrato podrá terminar anticipadamente por las siguientes causas sin necesidad de declaración judicial o extrajudicial alguna:

a. Cuando por fuerza mayor o caso fortuito no se pueda realizar el objeto en el tiempo establecido, y el plazo para adecuar el Contrato a las nuevas circunstancias y reanudar su ejecución no convenga a los intereses de alguna de las Partes.



b. Por incapacidad financiera de EL CONTRATISTA, que se presume cuando le sea notificado el auto de apertura del trámite de liquidación obligatoria, por insolvencia empresarial, se le abra concurso de acreedores o sea intervenido por autoridad competente, se atrase en el pago de salarios o prestaciones sociales de sus trabajadores o sea embargado judicialmente, a menos que se trate de los eventos previstos en el artículo 16 de la 1116, en cuyo caso, no habrá lugar a la terminación del presente Contrato.

c. Por disolución de la persona jurídica

d. Por vencimiento del plazo estipulado;

e. Por mutuo acuerdo entre las partes.

f. LA EMPRESA podrá dar por terminado el presente contrato en cualquier momento para lo cual, dará un aviso al CONTRATISTA con treinta (30) días calendario de antelación a la fecha en que desee hacer efectiva la terminación. Esta terminación no dará lugar a indemnizaciones de ninguna clase. En este evento, LA EMPRESA pagará al CONTRATISTA por los servicios efectivamente prestados hasta la fecha en que se haga efectiva la terminación anticipada del contrato.

PARÁGRAFO I: La terminación anticipada del presente Contrato por estos eventos, no dará derecho a las Partes a indemnizaciones o reclamaciones de ninguna naturaleza, ni a ajustes o devoluciones del Precio pagado. CLÁUSULA VIGÉSIMA PRIMERA: TERMINACIÓN POR INCUMPLIMIENTO DEL CONTRATISTA.- Habrá lugar a la terminación del presente Contrato en los siguientes eventos, los cuales se considerarán como incumplimiento de EL CONTRATISTA:

a. En caso que el valor total de las sumas por concepto de la cláusula penal de apremio exceda el diez por ciento (10%) del valor total del presente Contrato.

b. Si la calidad de los bienes / servicios aquí contratados no son aceptables a juicio de LA EMPRESA.

c. Que durante la ejecución del contrato sea incluido en las listas OFAC (Clinton) y ONU.

d. Por cualquier otro incumplimiento grave de EL CONTRATISTA a juicio de LA EMPRESA.

e. El incumplimiento del acuerdo de confidencialidad.

PARÁGRAFO I.- En caso que se produzca un incumplimiento de cualquiera de las obligaciones de EL CONTRATISTA pactadas en el presente Contrato, que dé lugar a la terminación del presente Contrato, EL CONTRATISTA estará automáticamente obligado a pagar a LA EMPRESA la pena, establecida en la cláusula décima séptima del presente Contrato, sin perjuicio del pago de los demás perjuicios que excedan esta suma a los que haya lugar. En este caso, las Partes renuncian expresamente al requerimiento exigido en el artículo 1595 del Código Civil para ser constituido en mora y el presente Acuerdo prestará mérito ejecutivo en contra de la Parte incumplida a partir del día hábil siguiente a su terminación.

CLÁUSULA VIGÉSIMA SEGUNDA: COMPENSACIÓN Y DERECHO DE RETENCIÓN.- EL CONTRATISTA autoriza expresamente a que se le deduzca en cualquier momento y de cualquier suma que le adeude LA EMPRESA (facturas o cuentas de cobro), sumas de dinero que le deba a LA EMPRESA por concepto de los daños sufridos por ésta o que ésta haya reconocido a terceros, multas aplicadas a LA EMPRESA por autoridades administrativas o judiciales con ocasión de acciones u omisiones del CONTRATISTA, penalizaciones por incumplimientos, o sumas de dinero



pagadas por LA EMPRESA que estuviera debiendo por cualquier obligación suya que hubiere sido cancelada por LA EMPRESA, con ocasión de la relación jurídica que surja del presente contrato, lo cual es autorizado desde ya por el CONTRATISTA con la suscripción del presente Contrato. Toda penalización será exigible para el pago al día siguiente a la expedición de la comunicación de aplicación de la misma. Transcurrido dicho plazo sin que se hubieran realizado lo pagos, se causarán intereses de mora. El Contrato suscrito, junto con la comunicación de aplicación de la penalización o la constancia de pago por cuenta del CONTRATISTA prestará mérito ejecutivo, por contener una obligación clara, expresa y exigible a cargo del CONTRATISTA. El CONTRATISTA, renuncia desde ya a cualquier requerimiento judicial o extrajudicial para ser constituido en mora. CLAUSULA VIGÉSIMA TERCERA: IMPUESTOS.- Los impuestos que se causen con ocasión de la celebración del presente Contrato estarán a cargo de quien, conforme las leyes, ordenanzas departamentales y acuerdos municipales colombianos vigentes, sea considerado como sujeto pasivo de la respectiva obligación. El estricto cumplimiento de los deberes formales asociados a los impuestos que se originen por la celebración del presente Contrato y la práctica de las retenciones que resulten aplicables, será de responsabilidad de la parte que resulte obligada conforme se prevea en las leyes, ordenanzas departamentales y acuerdos municipales colombianos vigentes. Las partes se comprometen a suministrar la información y documentación soporte que resulte necesaria para la correcta determinación de sus obligaciones tributarias. CLÁUSULA VIGÉSIMA CUARTA: FUERZA MAYOR Y CASO FORTUITO.- Todo evento de fuerza mayor y caso fortuito deberá ser comunicado por cualquiera de las partes a la otra parte en un plazo máximo de ___ horas. Los plazos de entrega establecidos se prolongarán por un periodo equivalente al tiempo que dure la causa de fuerza mayor o caso fortuito. Por Fuerza Mayor o Caso Fortuito se entenderá cualquier hecho o evento que impida la ejecución total o parcial del Contrato, que no pueda ser superado realizando diligencias razonables por la parte afectada, sus empleados, subcontratistas o suministradores y que no haya sido provocado por la acción u omisión negligente de la parte afectada. Todos los casos en los que se alegue Fuerza Mayor o Caso Fortuito deberán tener las condiciones y requisitos señalados por la ley y jurisprudencia colombiana para que sean catalogados como tales. Si la ejecución del Contrato fuere retrasada o se encontrare suspendida por más de treinta (30) días por cualquier evento de Fuerza mayor o Caso Fortuito, las Partes se reunirán para examinar de común acuerdo los términos y condiciones de la continuación de la ejecución del Contrato. Si no hubiere acuerdo entre las partes dentro de los treinta (30) días de inicio de las reuniones, cualquiera de ellas podrá notificar por escrito a la otra la rescisión del Contrato en los términos y condiciones aquí estipulados. CLÁUSULA VIGÉSIMA QUINTA: ARREGLO DIRECTO.- Las Partes acuerdan que en el evento en que surjan diferencias entre ellas, por razón o con ocasión del presente Contrato, buscarán mecanismos de arreglo directo, tales como la negociación directa o la conciliación. Para ese efecto, las partes dispondrán de un término de treinta (30) días hábiles contados a partir de la fecha en que cualquiera de ellas haga una solicitud en tal sentido. Dicho término podrá ser prorrogado por mutuo acuerdo.

CLÁUSULA VIGÉSIMA SEXTA: LEGISLACIÓN APLICABLE.- El presente contrato se rige por el Estatuto de Contratación y el Manual de Interventoría de LA EMPRESA, los Códigos de Civil y de Comercio, así como por las disposiciones especiales que les sean aplicables por la naturaleza de la actividad de LA EMPRESA.



CLÁUSULA VIGÉSIMA SÉPTIMA: LIQUIDACIÓN.- El contrato se liquidara dentro de los tres (3) meses siguientes a su terminación. Con tal fin, LA EMPRESA citará al CONTRATISTA a una reunión. En el evento en que EL CONTRATISTA no comparezca a la reunión que se fije para efectos de determinar la liquidación del contrato, LA EMPRESA remitirá el proyecto de liquidación a la dirección indicada en el presente Contrato y en caso de no recibirse objeciones dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su envío, el proyecto de liquidación se entenderá aprobado. CLÁUSULA VIGÉSIMA OCTAVA: DOCUMENTOS.- Forman parte integral de este contrato: 1) El Estatuto de Contratación de LA EMPRESA. 2) El Manual de Interventoría de la EMPRESA. 3) La Oferta del CONTRATISTA de fecha ______________. 4) la orden de inicio del contrato. 5) acuerdo de confidencialidad. 6) Las actas y demás documentos que durante la ejecución del contrato se firmen por LA EMPRESA y/o sus delegados y EL CONTRATISTA. PARÁGRAFO: Todos los documentos de este Contrato obligan jurídicamente y cualquier elemento que figure en ellos obligará como si se contemplara en el Contrato. En caso de contradicción entre ellos, prevalecerán las estipulaciones contenidas en el Contrato y en lo no previsto en éste, se aplicarán los documentos enunciados en la presente cláusula en el orden establecido. CLÁUSULA VIGÉSIMA NOVENA: COMUNICACIONES Y NOTIFICACIONES.- Las partes responderán las solicitudes que se hagan, dentro de los ocho (8) días calendario siguientes a su recepción. Todas las notificaciones requeridas bajo este Contrato deberán ser efectuadas por escrito y se considerarán comunicadas en la fecha en la que sean entregadas personalmente o enviadas por correo electrónico a la otra Parte a la dirección siguiente: EL CONTRATISTA: Dirección: Atención: Teléfono: E-mail: LA EMPRESA Dirección: Atención: Teléfono: E-mail: En todo caso, las Partes podrán modificar la dirección o direcciones designadas para su notificación, previa información escrita a la otra Parte con quince (15) días hábiles de antelación al cambio de la dirección previamente designada. CLAUSULA TRIGÉSIMA: CONFIDENCIALIDAD.- EL CONTRATISTA deberá tratar los detalles del presente Contrato de manera privada y confidencial, excepto si el grado de necesidad para ejecutar las obligaciones derivadas del mismo así lo requiere, pero siempre bajo los parámetros establecidos por las leyes aplicables. EL CONTRATISTA no podrá publicar, permitir que sea publicado, o divulgar cualquier información sobre el desarrollo de este Contrato y temas conexos al mismo, sin la autorización previa y expresa de LA EMPRESA.



Será de propiedad de la EMPRESA toda información que se generare con motivo u ocasión del presente contrato, relacionada directa o indirectamente con el mismo o con LA EMPRESA, cualquiera sea su origen y los medios utilizados para fijarla o guardarla, trátese de medios escritos, magnéticos, computacionales o cualquier otro ahora existente o que existiere en el futuro Las Partes reconocen de manera expresa, la naturaleza confidencial de la información que ha circulado y que circulará en relación con el presente Contrato y sus contratos relacionados (la “Información”) y garantizan que ésta será recibida bajo un deber estricto de confidencialidad, con el único propósito de suscribir, negociar y ejecutar el presente Contrato y sus contratos relacionados, y se comprometen a que la Información no será revelada, en todo o en parte, a ninguna persona, salvo a las Personas Autorizadas (como se define más adelante). Los directores, representantes, empleados y asesores financieros, legales y comerciales autorizados por las Partes se entienden como las “Personas Autorizadas” y en tal consideración, estas personas tendrán acceso a la Información bajo los parámetros de absoluta confidencialidad acordados mediante la suscripción de este Contrato. No se considerará confidencial, bajo los términos de este Contrato: (i) toda aquella Información que al momento de ser revelada ya sea de dominio público, o que, luego de dicha revelación, devenga de dominio público por causa no imputable a las Partes, sus directores, representantes, empleados y asesores financieros, legales y comerciales autorizados; o (ii) que las partes o las Personas Autorizadas hayan obtenido sin obligarse a guardar en reserva de fuente distinta de las Partes; o (iii) cuya divulgación sea requerida de acuerdo con las leyes vigentes.

CLAUSULA TRIGÉSIMA PRIMERA: REQUISITOS DE EJECUCION.- El presente Contrato requiere para su ejecución: (i) La constitución de las garantías y de las pólizas exigidas en el presente Contrato por parte del CONTRATISTA, su aprobación por parte de LA EMPRESA; (ii) La designación del Interventor; y (iii) la orden de inicio.

CLÁUSULA TRIGÉSIMA SEGUNDA: MODIFICACIONES.- El presente Contrato solamente podrá ser modificado de común acuerdo por los representantes legales de las Partes o sus apoderados designados para tal efecto. Toda modificación deberá cumplir con las instancias establecidas por el Estatuto de Contratación de LA EMPRESA, debe estar debidamente acordada por las Partes, debe constar por escrito y sin dicha formalidad se reputará inexistente.

CLÁUSULA TRIGÉSIMA TERCERA: ANEXOS.- Hacen parte integral del presente Contrato los siguientes documentos:

Anexo No. 1

Anexo No. 2

Anexo No. 3

Anexo No. 4

Anexo No. 5

Anexo No. 6

CLAUSULA TRIGÉSIMA CUARTA: DECLARACIONES.- Con la firma del presente contrato EL CONTRATISTA reitera que no se encuentra incurso en una de las causales de inhabilidad o incompatibilidad de conformidad con lo previsto en la Ley, el Estatuto de Contratación de la Empresa, ni el Código de Buen Gobierno de LA EMPRESA. De igual manera manifiesta que la firma no está impedida para contratar con LA EMPRESA por situaciones de relaciones comerciales o de parentesco con quienes ostentan la calidad de administradores de LA EMPRESA.



Manifiesta no encontrarse en las listas OFAC (Clinton) y ONU; así mismo, los miembros de la Junta Directiva o Junta de Socios, los Representantes Legales y el Revisor Fiscal, tampoco se encuentren en dichas listas. Manifiesta no tener procesos judiciales en curso en los cuales se encuentre en calidad de demandante o demandado respecto de alguna de las empresas que conforman el Grupo Energía de Bogotá. Manifiesta conocer las Políticas Corporativas del Grupo de Energía de Bogotá, los Diez Principios universales del Pacto Global de las Naciones Unidas suscritos por LA EMPRESA, así como la Circular No. 0002 del 29 de abril de 2010, expedida por la Secretaría General de la Empresa, y la circular 001 del 21 de enero de 2011, emitida por la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C, el código de ética, el código de buen gobierno. CLÁUSULA TRIGÉSIMA QUINTA: AMBIENTAL: EL CONTRATISTA dará cumplimiento a la normatividad ambiental aplicable a las actividades objeto de este contrato y propenderá por la protección del medio ambiente. En consecuencia, EL CONTRATISTA adoptará las medidas preventivas oportunas que dictan las buenas prácticas de gestión ambiental, tales como manejo sanitario, almacenamiento y manejo adecuado de productos químicos y mercancías o residuos tóxicos y peligrosos; prevendrá fugas, derrames, contaminación del suelo, aire, agua, flora o fauna, emisiones de polvo u otras sustancias; vertidos incontrolados, así como la disposición inadecuada de residuos sólidos. EL CONTRATISTA adoptará y ejecutará planes para atender las emergencias y reparar los daños que ocasione con la ejecución de este contrato; informará a LA EMPRESA y a las autoridades ambientales por cualquier incidente de carácter ambiental por él causado, reservándose LA EMPRESA el derecho de exigir sobre el mismo las acciones y los gastos que se originen por incumplimiento de dichas obligaciones. En caso de que se produzca un incidente ambiental, cualquiera que sea, EL CONTRATISTA será responsable de prevenir, remediar, mitigar o compensar el daño ambiental por el causado. En todo caso, para la ejecución del objeto del contrato EL CONTRATISTA deberá tramitar todos los permisos, autorizaciones, concesiones, planes de manejo o licencias ambientales necesarios, y por tanto no adelantará ninguna actividad que los requiera, hasta tanto cuente con el respectivo instrumento legal ambiental que lo habilite para su ejecución. Teniendo en cuenta que EL CONTRATISTA será el único ejecutor material de la actividades que comprenden el objeto del contrato, será el responsable de las mismas, y por lo tanto, mantendrá indemne a LA EMPRESA de cualquier obligación contraída en este contrato o realizadas en desarrollo del mismo, directamente o por subcontratistas, así como de los efectos que resultaren del incumplimiento de la normatividad ambiental, de daños al medio ambiente o derivados de ellos. Lo anterior sin perjuicio de la obligación de indemnizar a terceros que resultaren perjudicados con ocasión del incumplimiento, asimismo asumirá la defensa y los costos de los procesos iniciados contra LA EMPRESA con ocasión de tales reclamaciones y pagará las multas y/o sanciones que se produzcan por el incumplimiento de la legislación ambiental o la producción del daño. Por ello, se entienden incluidos en el presente contrato los costos derivados del cumplimiento de las normas ambientales. EL CONTRATISTA deberá contar con personal competente para ejecutar las actividades que generen impactos al medio ambiente y le brindará la capacitación y sensibilización sobre los aspectos ambientales específicos de las actividades a ejecutar.



CLÁUSULA TRIGÉSIMA SEXTA. DOMICILIO.- Para todos los efectos legales, el domicilio de la EMPRESA DE ENERGÍA DE BOGOTÁ S.A. ESP, es la carrera 9 No. 73 – 44 piso 6° Bogotá D.C., y el del CONTRATISTA _______________________ Para constancia se firma en Bogotá D.C., a los

Por LA EMPRESA, Por EL CONTRATISTA,

(Nombre y cargo de la persona que maneja el presupuesto de cada área) certifico que en la Orden Interna _______ existe presupuesto para amparar este contrato.



ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD Entre los suscritos a saber, (nombre del facultado para contratar), mayor de edad, vecino de Bogotá, D.C., identificado con la cédula de ciudadanía Nº (número del documento de identificación) de Bogotá, quien en su calidad de (cargo del facultado para contratar) y de conformidad con el poder conferido mediante escritura pública No (número de la escritura pública) de la Notaría 36 de Bogotá D.C., del (fecha del otorgamiento de la escritura), obra en nombre y representación de la EMPRESA DE ENERGÍA DE BOGOTÁ S.A. ESP, sociedad con domicilio en Bogotá, D.C., transformada en empresa de servicios públicos como sociedad por acciones, mediante escritura pública N° 0610 de la Notaría Veintiocho (28) de Bogotá, D.C., del 3 de junio de 1996, inscrita en la Cámara de Comercio de Bogotá, el 5 de julio de 1996 bajo el N° 544661, del Libro IX, con matrícula mercantil N° 715138, por una parte y que en el texto de este contrato se denominará LA EMPRESA, y de la otra, (nombre del representante legal del contratista), mayor de edad, vecino de (ciudad de la que es vecino el representante legal), identificado con la cédula de ciudadanía No. (número del documento de identificación) de (ciudad de expedición del documento de identificación), en su calidad de (calidad del representante legal), actúa en nombre y representación de la firma (nombre de la sociedad), identificada con el Nit No. (número del Nit) que en adelante se denominará EL CONTRATISTA, hemos convenido celebrar el siguiente Acuerdo de Confidencialidad, previas las siguientes

CONSIDERACIONES

1. Que LA EMPRESA el ___ de _____ de ___ envió invitación pública de ofertas a varias personas jurídicas incluyendo a EL CONTRATISTA con el fin que presentaran ofertas para … (la “Invitación”).

2. Que EL CONTRATISTA el __ de ___ de ____ presentó oferta en los términos del

documento de solicitud de ofertas.

3. Que EL CONTRATISTA resultó seleccionado dentro del proceso como resultado de las evaluaciones jurídicas, técnicas y económicas conforme a lo cual, LA EMPRESA envió la carta de aceptación de su oferta de fecha XXX a EL CONTRATISTA.

4. Que el Comité de Contratación y Presidencia en su sesión de XX recomendó la celebración

de este contrato.

5. Que LA EMPRESA va a tener que revelarle a EL CONTRATISTA mutuamente determinada información que cada una considera confidencial y/o de su total propiedad, relacionada con su estrategia comercia para llevar a cabo la Transacción Proyectada la cual se define como …..

6. Que con el fin de proteger la Información Confidencial (como se define mas adelante), las Partes se comprometen y aceptan someterse a las disposiciones del Acuerdo;

7. Que por lo tanto, y considerando las premisas que son incorporadas a este Acuerdo, las mutuas promesas contenidas en el mismo y con el fin de estar legalmente obligadas, las Partes acuerdan por el presente:

1. OBJETO: El presente Acuerdo entre las Partes tiene por objeto proteger y mantener la confidencialidad de la Información que de tiempo en tiempo intercambie LA EMPRESA en desarrollo de las discusiones y análisis a fin de considerar la posibilidad de llevar a cabo la Transacción Proyectada, en especial lo relacionado con cualquier análisis, recopilación, estudio, informe, negociación y cualquier otro documento y/o información que EL CONTRATISTA, sus asesores o representantes reciban de LA



EMPRESA. La información que cada una de las Partes revelaría a la otra corresponde a los servicios o productos se indican a continuación e incluye, sin limitarse, descripciones, características técnicas, precios, etc.: …. PARAGRAFO: Cada Parte determinará a su absoluta discreción que información será suministrada a la otra Parte. Es entendido y aceptado por las Partes que el hecho de firmar el presente Acuerdo no les da derecho, en ningún momento, a exigir a la otra parte el suministro de información. 2. DEFINICIONES: Los términos utilizados en el texto del presente Acuerdo se deberán entender en el sentido corriente y usual que ellos tienen en el lenguaje técnico correspondiente o en el natural y obvio según el uso general de los mismos, a menos que se especifique de otra forma en el presente Acuerdo. Los términos en mayúscula tendrán el significado que se les asigna a continuación. Los términos que denoten singular también incluyen el plural y viceversa, siempre y cuando el contexto así lo requiera. “Información Confidencial - Información” – significa cualquier información, (a) transferida por escrito, (b) transferida verbalmente (y confirmada por escrito dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes), (c) conocida por la transferencia de equipos, sistemas o elementos, (d) por la el acceso a Información como aquella que es contenida en base de datos, (e) por presentación oral o visual o (f) de cualquier otra forma tangible, incluidos los mensajes de datos según este término se define en la legislación colombiana, y claramente marcada como “De Propiedad”, “Confidencial” o cualquier otra marca similar, junto con notas, análisis, hojas de trabajo, compilaciones, comparaciones, estudios o cualquier otro documento preparado por las Partes el cual contenga, refleje, estén basadas en o son generadas por tal Información Confidencial. Para todos los efectos, la Información debe ser considerada como secreto empresarial y, en consecuencia, la misma está protegida por este Acuerdo y por lo establecido en la legislación aplicable a los secretos empresariales. No obstante lo anterior, los siguientes ejemplos no se considerarán “Información Confidencial” para efectos de este acuerdo: (i) Información conocida por las Partes antes de ser revelada bajo este Acuerdo, sin que la

misma estuviese sujeta a ninguna obligación de confidencialidad. (ii) Información que es o se vuelve de acceso y/o conocimiento público de manera diferente a la

de ser revelada directa o indirectamente por la Parte obligada a mantener la confidencialidad de la misma en virtud de la celebración de este Acuerdo.

(iii) Información que está o se vuelve disponible para una de las Partes en una manera no confidencial, de una fuente diferente a la otra Parte o cualquiera de sus Afiliadas, con tal de que tal fuente haya indicado y demostrado a la Parte que no está limitado u obligado a ningún acuerdo de confidencialidad.

La obligación de probar estas excepciones esta a cargo de la Parte que las alegue. “Afiliada” - La afiliada a una de las Partes significa cualquier persona jurídica, ya existente o que se constituya en el futuro, que directa o indirectamente controla, es controlada o está bajo un control común con esa “parte”. Una persona controla a otra persona si posee, o está habilitada a poseer, directa o indirectamente, de manera diferente a una garantía, más del 50% de sus derechos de voto, ingresos, o capital. “Persona” - Incluye sin limitación cualquier individuo, sociedad comercial o cualquier otro tipo de entidad jurídica.



3. USO DE LA INFORMACION CONFIDENCIAL: Las Partes intercambiarán Información Confidencial con el objeto de ____ 4. CONFIDENCIALIDAD: Las Partes firmantes se comprometen a no usar indebidamente la Información Confidencial y a mantener la Información que reciban de la otra en estricta confidencialidad, y no la revelarán, publicarán o darán a conocer, total o parcialmente, a ninguna persona diferente de (a) sus empleados, consultores o Afiliados que específicamente necesiten conocerla para poder asistir en las discusiones relevantes a las negociaciones entre las Partes; y (b) cualquier otra persona siempre que la misma este autorizada por escrito por la Parte reveladora de la Información. Cada una de las Partes será responsable del cumplimiento de este Acuerdo por parte de sus empleados, directores, consultores o Afiliados. Este Acuerdo se considerará automáticamente derogado por la celebración entre las Partes de un contrato definitivo que incorpore las provisiones de confidencialidad descritas en este documento. Para efectos de la presente cláusula, se considera como indebido cualquier uso que se le dé a la Información Confidencial distinto del indicado en la Cláusula 3 anterior. El uso indebido o la revelación de la Información Confidencial serán considerados como competencia desleal y la Parte incumplida quedará sujeta a las sanciones legales respectivas. De igual forma, constituirá competencia desleal y violación del presente Acuerdo la realización de los actos que se indican en el artículo 262 de la Decisión 486 de 2000 de la Comisión de la Comunidad Andina y las normas que lo modifiquen, sustituyan o adicionen. 5. CONFIDENCIALIDAD DE LAS NEGOCIACIONES: Ninguna de las Partes podrá, sin previa autorización escrita de la otra Parte, informar a persona alguna el hecho de que se le ha suministrado, hecho disponible o ha revisado alguna parte de la Información protegida por este Acuerdo. 6. REVELACION OBLIGADA: En caso de que cualquiera de las Partes, sus directores, empleados, Afiliados o consultores, sea requerido legalmente a revelar alguna porción de la Información obtenida de la otra Parte, informará inmediatamente y por escrito a la otra Parte de dicho requerimiento, con el fin de otorgarle a la otra Parte suficiente tiempo para que busque una solución alterna, o para que declare que las Partes renuncian temporalmente al cumplimiento de los términos de este Acuerdo, renuncia que no puede ser negada sin justificaciones razonables. En todo caso, la Parte se compromete a solo entregar aquella porción de la Información que esté legalmente requerida, y de hacer todo lo posible para obtener garantía de que a la Información entregada se le dará manejo de confidencialidad. 7. TERMINACION DEL ACUERDO Y DEVOLUCION DE LA INFORMACIÓN: 7.1. Sin perjuicio de lo establecido en la cláusula segunda del presente Acuerdo, el término de duración del presente Acuerdo será de ____ años contados a partir de la firma del Acuerdo. No obstante lo anterior y conforme con lo estipulado en la cláusula cuarta del Acuerdo, el Acuerdo terminará automáticamente en el evento en que las Partes celebren un contrato definitivo que incorpore las provisiones de confidencialidad establecidas en el presente Acuerdo. 7.2. Las Partes se comprometen a devolver y/o a destruir, inmediatamente reciban comunicación escrita de la contraparte en ese sentido, toda la información recibida (incluyendo la Información Confidencial, notas, análisis, memorándums, datos de computador o cualquier otro trabajo elaborado por la parte solicitante) sin mantener en su poder ningún tipo de copia de esa



Información. La Parte solicitante podrá exigir la entrega de una certificación firmada por el representante legal de la contraparte garantizando la destrucción o la devolución completa de la Información suministrada. Las obligaciones contenidas en la cláusula 4 de este Acuerdo sobrevivirán cualquier devolución o destrucción requerida de la Información. 8. NEGOCIACIONES: Las Partes acuerdan y entienden que el propósito de este documento es netamente el de confidencialidad de la Información intercambiada, y que no los obliga o limita a efectuar futuras negociaciones, acuerdos o relaciones comerciales entre ellas, ni a ejercer sus derechos o exigir el cumplimiento de las obligaciones derivadas de cualquier otro contrato celebrado entre las Partes. Nada de lo expuesto en este Acuerdo debe implicar o crear una relación de exclusividad entre las Partes o limitar a alguna de las Partes a aprovechar oportunidades comerciales con terceros con tal de que se cumpla con todas las disposiciones de confidencialidad descritas en este documento. 9. RENUNCIAS: Ninguna omisión o demora de cualquiera de las Partes en el ejercicio de cualquier derecho, facultad, acción o recurso bajo este Acuerdo podrá ser considerada como una renuncia al mismo, ni el ejercicio particular o parcial de cualquiera de dichos derechos, facultades, acciones o recursos impedirá el ulterior ejercicio del mismo o de cualquier otro derecho, facultad, acción o recurso. 10. CESION: Este Acuerdo no puede ser cedido parcial ni totalmente por ninguna de las Partes sin la previa autorización escrita de la otra Parte. No obstante lo anterior, las Partes podrán ceder el presente Acuerdo a sus Afiliadas sin necesidad de consentimiento previo de la otra Parte. 11. CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA:

En caso de incumplimiento del presente acuerdo por parte de EL CONTRATISTA, o por el incumplimiento de alguna obligación que lesione de manera grave los intereses de LA EMPRESA, EL CONTRATISTA pagará a LA EMPRESA a título de pena, y por el solo hecho del incumplimiento, sin necesidad de reconvención judicial previa para constituir en mora a ___________, una sanción por una suma igual a __________ ($____________). En todo caso LA EMPRESA podrá exigir el cumplimiento de las obligaciones a cargo de EL CONTRATISTA y reclamar los perjuicios moratorios ocasionados o bien, dar por terminado el presente Acuerdo. Dichas sumas serán canceladas dentro de los treinta (30) días siguientes al incumplimiento declarado por LA EMPRESA, para lo cual EL CONTRATISTA autoriza a LA EMPRESA para cobrarse por la vía ejecutiva, para lo cual este documento prestará mérito ejecutivo.

12. LEY APLICABLE La interpretación y ejecución del presente Acuerdo se regirá por las leyes colombianas. 13. ACUERDO COMPLETO: Este Acuerdo, incluyendo sus anexos, constituye el Acuerdo en su totalidad y anula y reemplaza cualquier acuerdo, negociación, o representación previa, escrita o verbal, sobre este tema. Este Acuerdo solo podrá ser modificado o cambiado por intermedio de un instrumento escrito firmado por los Representantes Legales de ambas Partes.



14. ALCANCE: El hecho de la celebración del presente Acuerdo no impone a ninguna de las Partes la obligación de comprar, vender, otorgar licencia, transferir tecnología, servicios o productos. Este Acuerdo no constituye una agencia o asociación de ninguna clase entre las Partes. En constancia de lo anterior se firma a los _____ días del mes de _____ de 20__ en dos originales de igual tenor y fecha, quedando un ejemplar en poder de cada parte. _______________________ (INSERTAR NOMBRE REP LEGAL) Representante legal Empresa.-

_______________________ (INSERTAR NOMBRE REP LEGAL) Representante legal EMPRESA DE ENERGÍA DE BOGOTÁ S.A. E.S.P.

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