ENSAYO

OBJETIVOS E IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

Dentro de los objetivos que cumplen la administración documental esta la prestación de un servicio adecuado de acuerdo a las consultas y manejo de los documentos, ya que la información se presenta hoy en la vida cotidiana como una manifestación y una necesidad dentro del manejo administrativo de una entidad. En cada uno de los actos diarios, existe un componente informativo que regula el proceso social en que todo individuo desarrolla su actividad.

Los archivos constituyen un recurso esencial, por ello su adecuada administración es determinante en la eficiencia de cualquier entidad, ya que se refleja en la capacidad de respuesta al medio ambiente institucional y social.

La producción, el manejo, el control y el uso continuo de información, son de vital importancia dentro del quehacer de toda empresa. Desde los trámites más rutinarios hasta la integración de políticas y la toma de decisiones sobre las actividades más trascendentales, se sustentan en la producción, acopio, integración y uso de la información por ente los documentos merecen una mayor atención y mejor manejo de los mismos dentro de los Archivos.

Una buena gestión de los archivos depende en gran medida del conocimiento, y la capacidad de administrar adecuadamente la información que tenga la persona responsable de los documentos, acerca de las normas legales, administrativas y técnicas que se deben cumplir en la prestación del servicio del recurso: “Información”, soportada en diversos medios.

Es importante contar con un buen sistema de administración de documentos para poder almacenar y recuperar la información. Los documentos son un recurso y activo organizacional. Como recurso, proveen información y como activo, proveen documentación. Si utilizamos sistemas automatizados para archivar la información, éstos nos ayudan a localizar el documento en una forma más rápida y desde cualquier lugar, sea en la empresa o fuera de ésta.

La importancia dentro de la administración de archivos radica en que facilitan la gestión, permiten el acceso a la información y preservan la memoria colectiva de las organizaciones, puesto que el manejo y la administración de la información requieren de conocimiento, experiencia, soluciones tecnológicas innovadoras, una infraestructura física óptima y personal altamente capacitado y comprometido.

En todo tipo de organización, existe la necesidad de tener un programa de Gestión documental que permita administrar la información de una manera eficiente desde su generación y recibo hasta su disposición final. Todas las organizaciones necesitan un manejo integral de los documentos y de la información, como base para la toma de decisiones y la preservación de la memoria institucional. Igualmente la simplificación de tramites en los procesos administrativos con el fin de tener un flujo normal y eficaz de la información.

Para concluir es importante mencionar el fin ultimo en la importancia de la administración documental como lo es buen servicio ágil, de forma precisa y oportuna , que permita controlar, mantener, almacenar, eliminar y recuperar la información útil dentro de las empresas.

Funciones Realizadas en mi puesto de trabajo:

Recibo y radicación de correspondencia

Clasificación de los documentos por Dependencia

Control de salidas de la comunicaciones oficiales

Archivo de documentos por orden cronológico

Funciones administrativas secretariales.

Analizando las funciones de la administración documental con las que desempeño en la empresa, están muy relacionadas y con este curso busco afianzar mas conocimientos sobre el tema, para poder un mejor desempeño en mis labores diarias.