UNIVERSIDAD MARIANO GÁLVEZ DE GUATEMALA

FACULTAD DE CIENCIAS DE LA ADMINISTRACIÓN

MAESTRIA EN ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS

ENSAYO

ANALISIS DEL PRESUPUESTO DE RECURSOS HUMANOS

¨Por: Alba Nineth González Hernández

Guatemala, junio de 2012

Introducción

La mayoría de las organizaciones tiene un sistema en funcionamiento, formal o

informal, para elaborar un presupuesto operativo. Un presupuesto requiere de una

revisión sistemática y atenta de los gastos probables y los fondos designados; además,

ayuda a la empresa a asignar los gastos durante un período determinado. Las

comparaciones de los gastos reales con respecto a los gastos presupuestados

proporcionan un medio para realizar los ajustes necesarios con el fin de tratar las

variaciones de las expectativas.

La responsabilidad del profesional de RRHH es alinear el presupuesto del

departamento de Recursos Humanos con las metas organizacionales estratégicas

dentro de las pautas y los procedimientos de la organización. Esto es particularmente

importante para garantizar que los RRHH sean percibidos como un socio estratégico

capaz de justificar los gastos y vincular las actividades de RRHH con el programa

general de trabajo de la organización. También es importante debido a que los RRHH,

con frecuencia, son percibidos como un centro de costos, en vez de una función

generadora de ingresos y, por consiguiente, pueden ser percibidos como un área donde

los costos pueden recortarse con mayor facilidad. Un presupuesto de RRHH bien

planificado y documentado demuestra una consideración atenta de los gastos

directamente vinculados a los programas y actividades de la organización.

El siguiente paso es una descripción general del proceso de elaboración del

presupuesto, seguido por algunos de los problemas únicos que enfrentan los

profesionales de RRHH y una lista de verificación de las partidas encontradas

comúnmente en los presupuestos de los departamentos de RRHH

ANALISIS DEL PRESUPUESTO DEL RECURSO HUMANO

En la administración y gestión del área de recursos humanos en las organizaciones

actuales, el responsable de esta unidad administrativa, debe utilizar una serie he

herramientas, para efectivizar su gestión, siendo entre muchas ellas, el presupuesto de

recursos humanos, la cual la servirá para prever las necesidades de los diversos gastos

de esta área en materia de recursos humanos.

Como es de conocimiento las necesidades de gasto de personal, le va a permitir a la

organización empresarial, cumplir con la parte laboral legal, en cuanto a

remuneraciones, beneficios legales, capacitación y demás prestaciones sociales y

económicas que las instituciones deben otorgar a sus colaboradores.

La mayoría de las organizaciones tiene un sistema en funcionamiento, formal o

informal, para elaborar un presupuesto operativo.

(Jiambalvo, 2003, pág. 285) “Son los documentos formales que cuantifican los planes

de la compañía para alcanzar sus metas”.

(Muñiz, 2009, pág. 174) Define el presupuesto como:

Una herramienta de planificación que, de una forma determinada, integra y

coordina las áreas, actividades y departamentos de una organización, y que

expresa en términos monetarios, los ingresos gastos y recursos que se generan en

un período determinado para cumplir con los objetivos fijados en la estrategia.

Un presupuesto requiere de una revisión sistemática y atenta de los gastos

probables y los fondos designados; además, ayuda a la empresa a asignar los gastos

durante un período determinado. Las comparaciones de los gastos reales con respecto

a los gastos presupuestados proporcionan un medio para realizar los ajustes

necesarios con el fin de tratar las variaciones de las expectativas.

(Alles M. , 2011, pág. 56) “Procedimiento administrativo mediante el cual se

calculan previamente resultados, costos y otros elementos relacionados con la función

del área de Recursos Humanos.”

Un presupuesto de RRHH bien planificado y documentado demuestra una

consideración atenta de los gastos directamente vinculados a los programas y

actividades de la organización.

Dicho esto, el siguiente paso es una descripción general del proceso de elaboración

del presupuesto, seguido por algunos de los problemas únicos que enfrentan los

profesionales de RRHH y una lista de verificación de las partidas encontradas

comúnmente en los presupuestos de los departamentos de RRHH.

Para la formulación del presupuesto de gastos de personal, se debe tener en cuenta

el plan de trabajo, plan estratégico o políticas remunerativas. En caso de no haber los

instrumentos indicados, se tomará la planilla de remuneraciones del último mes del año,

como base o punto de partida para hacer las proyecciones, además se debe tener en

cuenta las disposiciones laborales sobre derechos o beneficios que le corresponden a

los colaboradores, por ejemplo, remuneraciones mínimas, gratificaciones, vacaciones

asignación familiar, horas extras, trabajo nocturno, entre otros.

El presupuesto de Recursos Humanos, deberá elaborarse en concordancia con las

políticas de personal, previamente establecidas por la empresa y deberá ser insertado

en el presupuesto general de la empresa; se recomienda que su formulación y

elaboración sea en forma mensual o trimestral.

La elaboración del presupuesto implica la recopilación sistemática de información y

datos para poder proyectar las finanzas necesarias para sustentar los objetivos de una

organización. La mayoría de las organizaciones tiene alguna clase de proceso para

elaborar un presupuesto. Los dos métodos comunes son:

(Amat & Campa, 2011, pág. 87) “Presupuesto incremental: mediante el uso del

presupuesto actual, se desarrolla un presupuesto nuevo al realizar ajustes ascendentes

o descendentes a cada partida con base en las expectativas.”

(Sánchez, 2010, pág. 106) “Presupuesto a partir de cero: cada partida incluida en el

presupuesto deberá estar justificada antes de ser incorporada; por consiguiente, el

proceso comienza con un programa en blanco.”

(Alles M. , 2008, pág. 67) La elaboración del presupuesto requiere de la

recopilación de muchas formas de datos. Desde una perspectiva de RRHH, entre los

datos necesarios para crear un presupuesto nuevo se incluyen los siguientes:

Número de miembros del personal proyectados para el próximo año., Aumentos o

proyecciones de los costos de las prestaciones, Tasa de rotación proyectada, Los

costos reales incurridos en el año en curso, Programas y prestaciones nuevos

planificados, Otros cambios en las políticas, estrategias empresariales, leyes o

reglamentos que puedan tener impacto en los costos y Ingresos de RRHH (a través

de consultoría, ahorros de la remuneración, prestaciones, reducción de la rotación,

costos de capacitación, alquiler, etc.).

Las proyecciones pueden ser simples o complicadas y se basan en los costos o las

estimaciones reales, dependiendo de la naturaleza del gasto y los datos disponibles.

Por ejemplo, el costo de la publicidad puede ser más fácil de proyectar para una

empresa con una rotación baja constante o para una que tenga un flujo constante de

candidatos no solicitados, mientras que puede ser más difícil de proyectar para una

empresa con fluctuaciones significativas en la rotación y las necesidades de

contratación.. Las personas que preparan un presupuesto de RRHH por primera vez

necesitarán recopilar todas las fuentes disponibles de datos a fin de realizar

proyecciones bien fundadas.

(Pochol, 2007, pág. 85) Refiere Uno de los retos que tiene impacto sobre el proceso

de preparación del presupuesto son las fluctuaciones en los costos, basadas en la

contratación de personal. Por ejemplo, una reestructuración corporativa puede

causar una mayor utilización de los servicios de reubicación laboral mientras que se

congelan los aumentos salariales y los ascensos. Asimismo, los costos de las

prestaciones pueden aumentar o disminuir con base en el número de influencias

externas. La buena documentación permitirá que el profesional de RRHH corrobore

cualquier pregunta que surja durante el proceso de preparación del presupuesto, la

cual esté relacionada con sus variaciones significativas.

Los RRHH también pueden estar sujetos a gastos inesperados para los cuales no se

hayan asignado fondos de manera específica. Las tragedias pueden exigir servicios de

asesoría, los negocios nuevos pueden demandar una mayor recurrencia a contratación,

publicidad o agencias, y las acusaciones de conducta inapropiada por parte de los

miembros del personal pueden suponer costos adicionales para los servicios de

capacitación e investigación. Puede ocurrir cualquier cantidad de cosas capaces de

causar estragos a un presupuesto cuidadosamente diseñado. La planificación para

tales eventualidades puede ser difícil. Por consiguiente, puede ser apropiada la

creación de un fondo para gastos misceláneos para eventualidades relacionadas con la

empresa.

Otro factor que puede variar en el proceso de elaboración del presupuesto de RRHH

es el grado en que se distribuyen los costos a los departamentos individuales en una

organización o su centralización en el departamento de RRHH. Los salarios, los

impuestos sobre la nómina, los honorarios de capacitación e incluso los costos de

reclutamiento pueden asignarse a los departamentos de acuerdo al personal del cual

son responsables. Se trata de un asunto filosófico que debe evaluarse de manera

coherente con los demás parámetros del presupuesto de la organización. Por ejemplo,

si los costos para los teléfonos y demás equipos de oficina son asignados a los

departamentos, por consiguiente, los costos individuales del personal también pueden

serlo, por lo menos hasta cierto punto.

Aun cuando hay muchas partidas1 que pueden ser incluidas o no en el presupuesto

de un departamento de RRHH, a continuación se presenta una lista de algunas de las

partidas más comunes a considerar. Aunque esta lista no es limitativa, debe

proporcionar una base sólida para los tipos de partidas encontradas por lo general en

un presupuesto de RRHH.

Selección y colocación

Publicidad de reclutamiento, Honorarios de agencias, Ayuda temporal, Programa de

referencia de personal, Pruebas de destrezas, Pruebas de consumo de drogas,

Verificaciones de antecedentes, Viajes relacionados con el reclutamiento,

Obsequios para contrataciones universitarias, Costos de impresión (solicitudes,

folletos de reclutamiento), Desarrollo y mantenimiento del sitio Web y Costos del

sistema de rastreo de solicitantes.

Capacitación y desarrollo

Programas externos, Cuotas de registro, Gastos de viajes, Costos de exámenes de

certificación, Programas internos, Honorarios de asesoría y salario de

capacitadores, Materiales de los programas, Alimentos y bebidas y Suministros para

los asistentes

Remuneración y prestaciones

Sueldos del personal, Costos de la nómina, Horas extras, Remuneración con

incentivos, Plan de salud, odontológico y oftalmológico, Seguro de vida, Seguro y

financiamiento para incapacidades a corto y largo plazo, y de participación de

1 Son aquellos conceptos por los cuales se destinan fondos utilizados en el desarrollo y operación de

programas. Estos conceptos se desglosan en los siguientes renglones mayores de gasto: Gastos

Personales, Gatos no Personales, Gastos de Equipo y Mejores Permanentes.

·

utilidades, Administración de planes de cafetería y Gastos de teletrabajo, Informes

de encuestas

Relaciones sindicales y con los miembros del personal

Programa de reconocimiento, Premios de servicio, Administración de encuestas de

actitud, Software para la evaluación del desempeño, Incentivos por asistencia,

Honorarios de abogados laborales, Gastos de reubicación laboral, Premios de

programas sugeridos, Gastos de relaciones laborales (abogados, asesores),

Administración de los programas para la gestión de la diversidad, Salud, seguridad y

protección, Programas de asistencia para los miembros del personal, Programas

para dejar de fumar, Instalaciones deportivas, Promoción y capacitación sobre

seguridad y Capacitación y prevención de la violencia en el lugar de trabajo.

Ingresos

Planificación estratégica (datos/consultores), Donaciones benéficas, Administración

del Sistema de Información de Recursos Humanos (HRIS), Bases de datos,

suscripciones, membrecías y libros sobre RRHH, Diseño y mantenimiento de la

Intranet. (Hastings, 2009)

Entonces se puede decir que la más importante función del Departamento de

Recursos Humanos en la que se refiere a la preparación presupuestaria, es la de

defender esta necesidad de suministrar los servicios de apoyo a los distintos

departamentos de cada organización: planeación de recursos humanos, reclutamiento y

selección, análisis y clasificación de empleos, pagos y sistemas de beneficios,

entrenamientos y orientación así como la contratación colectiva. También en una

situación de ajustes presupuestarios, los administradores de personal pueden ayudar

en la preparación de planes para la reducción de gastos en su ramo. Estos planes, por

lo general, incluyen el cese2 en la contratación exterior y el empleo de nuevo personal, y

en las promociones o los ascensos; así como la limitación de las horas de trabajo, la

reducción de beneficios, la contratación de servicios y el reemplazo de trabajadores

permanente por empleados a medio tiempo, temporales o contratos.

2 Dejar de desempeñar un cargo.

Conclusiones

Un presupuesto requiere de una revisión sistemática y atenta de los gastos probables y

los fondos designados; además, ayuda a la empresa a asignar los gastos durante un

período determinado.

Un presupuesto de Recursos Humanos bien planificado y documentado demuestra una

consideración atenta de los gastos directamente vinculados a los programas y

actividades de la organización

La elaboración del presupuesto de Recurso Humano implica la recopilación sistemática

de información y datos para poder proyectar las finanzas necesarias para sustentar los

objetivos de una organización.

La responsabilidad del profesional de Recursos Humanos es alinear el presupuesto del

departamento de Recursos Humanos con las metas organizacionales estratégicas

dentro de las pautas y los procedimientos de la organización.

En conclusión, también es importante que los Recursos Humanos presten atención a

su propio ramo, debido a que los ciclos presupuestarios pueden variar y algunas

organizaciones pueden basar sus presupuestos en el año calendario o en el año fis

Bibliografías

Alles, M. (2008). Competencias, Dirección Estrategica de Recursos HUmanos: Gestión

Por. Argentina: GRANICA S.A.

Alles, M. (2011). Diccionario de Terminos de Recursos Humanos. Argentina: GRANICA.

Amat, O., & Campa, F. (2011). Contabilidad, Control de Gestión y Finanzas de Hoteles.

Barcelona: Profit.

Hastings, R. (23 de noviembre de 2009). Society for Human Resource Management.

Obtenido de Society for Human Resource Management:

http://www.shrm.org/foreign/espanol/Pages/Article06_hrbudget.aspx

Jiambalvo, J. (2003). Contabilidad Administrativa. En J. James, Contabilidad

Administrativa (pág. 465). México: Limusa.

Muñiz, L. (2009). CONTROL PRESUPUESTARIO: Planificaciín, elaboración y

seguimiento de Presupuesto (174 ed.). Barcelona: Profit.

Pochol, L. (2007). Dirección y Gestión de Recursos Humanos. Madrid: Diaz de Santos.

Sánchez, E. F. (2010). Aministración de Empresas: Un Enfoque Interdisciplinar.

España: Paraninfo.

Anexo

A continuación presentamos un esquema o formato, que puede ser utilizado en

la formulación del presupuesto de gastos de personal.

RUBROS

PERIODOS

TOTAL 1ºTrim. 2ºTrim 3ºTrim. 4º Trim.

Remuneraciones

Vacaciones

Asignaciones

Refrigerios

Horas Extras

Gratificaciones

Bonificaciones

Incremento de

Remuneraciones

Leyes sociales

Viáticos

Uniforme

Otros

TOTAL