Adriana GalvánIGP 4º

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INGENIERIA EN GESTIÓN DE PROYECTOS

MATERIA:

AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

PROFESOR:

Ing. Víctor Arvizu Ibarra

ALUMNA:

Adriana Galván Hernández

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ENSAYO DE LA METODOLOGÍA DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

Mediante la metodología de la auditoria administrativa se logra unificar criterios y delimitar la profundidad con que se revisarán y aplicarán los enfoques de análisis administrativo para garantizar el manejo oportuno y objetivo de los resultados.

En el presente trabajo se hablará de la importancia de la metodología de auditoría administrativa, así como de las etapas que la integran; Planeación, instrumentación, examen, informe y seguimiento.

Con el uso de una correcta metodología de auditoría administrativa, es posible lograr nuestros objetivos planteados siguiendo un orden y secuencia en todas las actividades y sobre todo que se logren en el tiempo estimado, optimizando el uso de recursos.

Como primera etapa de la metodología de la auditoría administrativa tenemos la Planeación, aquí es donde se determinan los objetivos y alcance de la auditoría, así como el tiempo que se requerirá, los criterios, metodología a aplicar, sistemas y controles gerenciales.

Garantiza que la auditoria satisfaga sus objetivos y sobre todo tenga efectos productivos, ya que promueve los ahorros en el presupuesto del tiempo programado.

Esta fase se inicia con obtener información sobre la empresa, sistema funcional, programa o proyecto por examinar, adquiriendo un adecuado conocimiento de las actividades y operaciones.

Se deben precisar las fuentes de información a utilizar, estas pueden ser internas o externas.

Los factores externos a considerar son los Proveedores, competidores, factores de mercado, factores de naturaleza política, tecnología y factores económicos-financieros.

La Información proveniente de la Auditoria Interna puede apoyar a las tareas de la planeación, eliminando con esto la posibilidad de duplicar esfuerzos.

Una vez concluida la etapa de la planeación se prosigue con la instrumentación, que esta enfocada en la obtención de evidencias, suficientes y pertinentes sobre los asuntos mas importantes aprobados en el Plan de la Auditoria.

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Ya que de no hacerlo de esta forma puede haber errores que nos causen retrasos o la recapturación de la información, tener que reprogramar la auditoria o en el peor de los casos hasta suspenderla.

Se pueden usar varias técnicas para recabar información en una forma ágil y ordenada, entre estas están: La investigación documental, la observación directa, entrevistas, cuestionarios.

Para lograr una mayor consistencia en la instrumentación, es necesario que los hechos se puedan evaluar relacionándolos con una estrategia de acción.

La elección y el uso de las escalas de medición están relacionados con las directrices acordadas en la planeación de la auditoría.

Los indicadores son parte fundamental en la etapa de instrumentación de la auditoría, ya que la selección de estos reduce la subjetividad en la forma de asignar valores o puntos, pondera el peso de los factores que están bajo el análisis y por lo tanto se constituye en una guía de actuación para todos los que están involucrados en la misma.

Los papeles de trabajo son los documentos elaborados u obtenidos por el auditor durante las fases de planeación e instrumentación, los cuales sirven como fundamento y respaldo del informe.

Como siguiente etapa de la metodología de la auditoría administrativa tenemos el Examen, esta se lleva a cabo una vez que se ha puesto en marcha la instrumentación, ya que se han seleccionado las técnicas de recolección, los instrumentos de medición, se ha iniciado la elaboración de los papeles de trabajo y por supuesto se han registrado las evidencias.

El examen sirve para clasificar e interpretar hechos, diagnosticar problemas que se deben evaluar.

En el procedimiento del examen, debemos conocer el hecho que se analiza, describirlo, descomponerlo para estudiar cada una de sus partes y detalles, revisarlo de una manera muy critica para comprender mejor cada uno de los elementos, ordenarlos, definir las relaciones que operan entre cada uno de estos y también el identificar y explicar el comportamiento con el fin de entender las causas que lo originan y el camino para su correcta atención.

El auditor utiliza diversos enfoques organizacionales para realizar el análisis administrativo, estos constituyen los instrumentos en que el auditor se apoya para complementar sus observaciones hechas.

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Una vez finalizada la etapa del examen es necesario preparar el informe, en este se señalan los resultados de la auditoría y se identifican el área, sistema, programa, proyecto auditado, el objeto de la revisión, la duración, el alcance, recursos y métodos empleados.

Es indispensable que este documento brinde la suficiente información respecto a los hallazgos, y la frecuencia con que se presentan, en relación con el número de casos o transacciones revisadas en función de las operaciones que realiza la organización.

También es importantísimo que los hallazgos y recomendaciones se sustenten por evidencia competente y relevante, esta debe estar documentada en los papeles de trabajo del auditor.

Este informe deja abierta la alternativa de su presentación previa al titular de la organización para determinar los logros obtenidos, permite establecer las condiciones necesarias para su presentación e instrumentación.

Para que el informe tenga verdadero efecto en el desempeño de una organización, debe prestar atención a la formulación de criterios, susceptibles de llevarse a la práctica, con una visión estratégica.

Es recomendable que antes de emitir el informe, una persona que sea independiente revise los borradores y los papeles de trabajo, en pocas palabras darle el visto bueno.

Cuando el informe ha quedado debidamente estructurado, el responsable de la auditoría debe convocar al grupo auditor para efectuar una revisión de su contenido, esto para realizar ajustes en caso de ser necesario.

Después de presentar el informe se debe concentrar en el seguimiento, ya que no sólo se orienta a corregir fallas detectadas, sino también evitar su recurrencia.

Con el fin de que el seguimiento cumpla con los requisitos consignados en el informe, es preciso que se apegue a elementos lógicos y consecuentes con la auditoría y con la realidad de la organización.

Como conclusión de este ensayo puedo decir que es necesario contar con un marco metodológico que oriente todas las acciones en las diferentes etapas, cada una de estas dispone de una serie de componentes que son indispensables para cumplir con los objetivos.

Representa el camino indicado para guiar las acciones de la auditoría administrativa y la alternativa de brindar a toda organización los elementos idóneos para transformar las experiencias en conocimiento.

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Como se menciono en este trabajo, la planeación es donde se determinan los objetivos, los factores a revisar, que incluyen el proceso administrativo y los elementos específicos que complementan su funcionamiento.

En la instrumentación se determina como recopilar la información a través de técnicas de recolección, se toman en cuenta los aspectos importantes de medición como escalas e indicadores.

En el examen se establece el propósito, el procedimiento, los enfoques de análisis administrativo, para orientar el contexto de toda la información captada.

En el informe es donde se registran los resultados obtenidos en la auditoria, los lineamientos generales de su preparación y la propuesta de implementación.

Por ultimo el seguimiento es la integración de las observaciones y recomendaciones, se precisa un objetivo y acciones para examinar el avance en la implementación de los cambios sugeridos.

Bibliografía.

Enrique Benjamín Franklin Fincowsky. México: McGraw-Hill, 2000. Auditoria administrativa.