Auditoria de la Gestión Administrativa Metodología para...

Universidad del valle de México

Auditoria de la Gestión Administrativa

Metodología para realizar

Auditorías Administrativas

CP Isaias Marrufo Góngora MAF, MAD

“Por siempre responsable de lo que se ha cultivado”

OBJETIVO DE LA UNIDAD El estudiante aplicará la metodología en la auditoría administrativa para su uso en todo tipo de organizaciones.

Unidad III

Metodología para realizar auditorías administrativas

El proceso de la auditoría administrativa Teoría de sistemas Analizan los comportamientos de elementos frente a otros, poniendo en relieve que cada uno de ellos existe dentro de un contexto con el que tiene múltiples interrelaciones de distinto nivel de relevancia. Esto es aplicable a la administración, economía, ingeniería, etc

Unidad III


El proceso de la auditoría administrativa Concepto de proceso Forma sistémica de transformar insumos en un producto terminado. J Rodríguez Valencia Transformación de uno o varios insumos en un producto, mediante pasos prestablecidos. Córdoba C.

Unidad III


Unidad III


Autorización del Servicio

Evaluación preliminar de la organización (Datos generales,

historia)

Planeación de la auditoría (diagnóstico, alcance, cronograma,

recursos y técnicas)

Desarrollo de la auditoría, análisis y recomendaciones

Presentación de resultados, Informe

Desarrollo del modelo administrativo

propuesto

Ejecución del modelo administrativo

propuesto

Observación de los cambios, control y

mantenimiento

El proceso de la auditoría administrativa ¿Qué se espera del auditor administrativo?

Unidad III


Obtener suficiente información evidencial para determinar que: • Existe un sistema de información que proporcione

datos confiables para la planeación, organización, dirección y control

• Este sistema genere resultados confiables y fáciles de entender.

Esto mediante evaluaciones y exámenes

Lo esencial para llegar a los objetivos anteriores es mediante el examen y evaluación del sistema de administración de la organización y así apreciar funciones administrativas donde existan deficiencias e irregularidades para implantar mejoras.

El proceso de la auditoría administrativa

Unidad III


Cuidados que debe tener el auditor durante su revisión: • Independencia de criterio • Objetividad • Competencia (experiencia) • Apego a normas generales (metodología)

El proceso de la auditoría administrativa Intercambiar la siguiente opinión en parejas: ¿Puede convertirse un auditor posteriormente en un consultor?

Unidad III


Tareas a realizar para evaluar el Sistema de Administración SA • Determinar el ó los departamentos a auditar • Definir el tipo de auditoría administrativa • Examinar el sistema de administración en práctica para confirmar la exactitud de su definición y lo completo y efectivo de ese sistema. • Evaluar y determinar puntos fuertes y débiles del SA (Planeación, Organización, Dirección y Control) • Presentar por escrito recomendaciones para mejorar la práctica del sistema de administración.

Unidad III


Factores a revisar y evaluar

Planes y objetivos

Estructura orgánica

Recurso humano y material

Políticas Sistemas y

procedimientos

Métodos de control

Formas de operación

Unidad III


Planes y objetivos

• Definir bien los principios de la organización • Objetivos claros, medibles, que representen un reto y a su vez sean alcanzables • Metas, estrategias y tácticas bien definidas que nos lleven a alcanzar los objetivos

Unidad III


Estructura orgánica

• La estructura orgánica debe responder a los objetivos de la empresa • El organigrama es el adecuado para alcanzar los objetivos? • Errores comunes en la estructura son:

• No responde a las necesidades de la empresa • Funciones no coordinadas y controladas • Falta delegar autoridad y responsabilidad de manera apropiada • Personal no calificado en puestos claves • Falta de flexibilidad para situaciones cambiantes • No están actualizados, no representan la realidad

Unidad III


Políticas

• Deben determinar las intenciones de la dirección • Deben constituir principios orientadores • Bien redactadas y comunicadas • Lo óptimo será que las políticas y valores de la empresa den autonomía a los miembros de la empresa de modo que ésta pueda operar con mayor facilidad y la gente pueda tomar decisiones.

Unidad III


Sistemas y procedimientos

• Entender el propósito del proceso y que esté encaminado a uno de los objetivos de la empresa. • Debe estar diseñado de modo que de seguridad razonable que se alcanzarán los objetivos del proceso. • Cada etapa del proceso debe tener una razón de ser, analizar que actividades agregan valor al proceso y cuales no.

Unidad III


Métodos de Control

• Comprenden una comparación entre lo real vs lo esperado • Para que el control sea eficaz en cualquier actividad tenemos que medir continua y detalladamente la realización de la actividad y del control • Las recomendaciones de control deben hacerse de manera oportuna, más si hablamos de un proceso que se realiza constantemente

Unidad III


Formas de operación

• Determinar la fuerza de trabajo que requerimos en tiempo y capacidades de los colaboradores • Importante mantener un indicador del proceso revisado • Adecuada relación entre las diversas funciones para alcanzar los mejores resultados

Unidad III


Recursos humanos y materiales

• Analizar políticas y prácticas del personal • Analizar la capacidad del personal para su puesto • Condiciones de trabajo adecuadas • Analizar fortalezas y debilidades del personal

Unidad III


1. Estudio preliminar 2. Programa de auditoría 3. Investigación 4. Análisis, interpretación y síntesis 5. Preparación del informe 6. Discusión con los directamente afectados 7. Informe final a la dirección 8. Revisión sistemática

Método de William P. Leonard

Unidad III


La auditoría administrativa es un servicio de asesoramiento integral a la dirección de la

empresa

William P. Leonard

1. Llamar la atención de la gerencia hacia el rompimiento de los controles operativos

2. Señalar las áreas en las que se pueden reducir costos

3. Sugerir mejoras potenciales de operación 4. Señalar los casos en los que la falta de

cumplimiento de las responsabilidades funcionales en diversas áreas las hayan afectado significativamente

Método de Norbeck

Unidad III


La auditoría administrativa es una extensión de la auditoría interna hacia

todos los aspectos de una empresa, no únicamente dedicada a las áreas financieras

y contables

Norbeck

• Capacidad de análisis • Creatividad • Redacción y expresión clara y lógica • Capacidad de observación • Facilidad para trabajar en equipo

Cualidades del auditor

Unidad III


• Teoría de la administración • Problemas administrativos • Toma de decisiones • Contabilidad • Planeación y control de presupuestos • Estadística administrativa • Administración financiera • Relaciones humanas • Comunicación administrativa • Medición del trabajo • Sistemas y procedimientos • Redacción de informes

Conocimientos del auditor

Unidad III


Normas de la auditoría administrativa

Comisión de auditoría administrativa Asociación nacional de licenciados en administración AC

• Apreciación general del desarrollo de las operaciones administrativas de la empresa

• Evaluar la efectividad de la determinación del área en cuestión

• Describir áreas en las que haya problemas de administración

• ¿Cuáles son los elementos de mayor importancia que hay que examinar y evaluar?

• ¿Por qué es necesario evaluar cada uno de los mismos? • ¿Por donde empezar? • ¿Hasta donde llega el estudio preliminar? • Estimación de tiempos y recursos necesarios • Propuesta de medidas correctivas • Evaluar áreas que puedan ser revisadas posteriormente

Estudio preliminar

Unidad III


¿Qué nos debemos preguntar todo el tiempo como auditores?

• ¿Quién lo hace? • ¿Qué está haciendo? • ¿Dónde se hace? • ¿Cómo se hace? • ¿Cuándo se hace? • ¿Por qué se hace?

Todas las respuestas son el mejor modo de hacerlo?

Unidad III


Herramientas para hacernos de información

• Recopilar información documental (reglamentos, informes, estadísticas, información financiera, etc).

• Información sobre el campo de trabajo (presentación adecuada del administrador, de ello depende la recopilación de información).

• Entrevistas, es importante saber a quien entrevistar y diseñar bien la entrevista.

• Cuestionarios previamente definidos (ejemplos entregados)

• Comentarios de mejora de los entrevistados • Reportes estadísticos y gráficas

Unidad III


Técnicas de Investigación:

• La observación • La encuesta • La entrevista

Unidad III


Menciona una ventaja y una desventaja de cada una de estas técnicas.

Consiste en examinar y evaluar los factores que intervienen e influyen en la administración de un organismo social.

Enfoque del análisis factorial

Medio ambiente

Política y dirección

Programas y procesos

Financiamiento

Medios de producción

Fuerza de trabajo

Suministros

Actividad productora

Mercado

Contabilidad y estadística

Unidad III



Este enfoque es una herramienta más para poder hacernos de información de la empresa


• Conjunto de influencias externas que actúan sobre la operación de la empresa

Medio ambiente

• Orientación y manejo de la empresa mediante la dirección y vigilancia de sus actividades

Política y dirección

Unidad III




• Selección y diseño de los bienes que se han de producir y de los métodos usados en la fabricación de los mismos

Programas y procesos

• Manejo de los aspectos monetarios y crediticios.

Financiamiento

Unidad III



• Inmuebles, equipos, maquinaria, herramientas e instalaciones de servicios

Medios de producción

• Personal ocupado en la empresa Fuerza de trabajo

• Materias primas, materiales auxiliares y servicios Suministros

Unidad III



• Transformación de los materiales auxiliares y servicios

Actividad productora

• Orientación y manejo de la venta y de la distribución de los productos

Mercado

• Registro de información de los hechos y operaciones económicas y financieras de la empresa

Contabilidad estadística

Unidad III


Una vez concluida la obtención de información…

Análisis y evaluación de la información obtenida El análisis suministra una base de comprensión para conocer la situación con mayor claridad. Hay que analizar con que eficiencia se están logrando los objetivos. Identificar causas que reducen ó incrementan la eficiencia.

Unidad III


Informe de auditoría Debe ser un instrumento que ayude a la toma de decisiones. Indica la situación administrativa de la empresa. Brinda recomendaciones y las formas de mejora.

Unidad III


Implementación La implementación de las recomendaciones buscarán solucionar el problema que detonó la auditoría administrativa. Debemos medir los resultados de las implementaciones y cotejarlo vs el costo de la auditoría.

Unidad III


Seguimiento - Control Es importante revisar los resultados de la implementación de nuestras propuestas. Si por alguna razón una propuesta no fue exitosa habrá que reconocerlo e identificar los factores que influyeron en dicho fracaso.

Unidad III


Ya no es suficiente con administrar empíricamente, hay que profesionalizar la gestión del negocio. La auditoría administrativa es una herramienta que nos permitirá obtener una opinión independiente respecto a como estamos haciendo las cosas.

Gracias por su atención

Unidad III


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