Universidad Autónoma del Estado de México

Centro Universitario UAEM Zumpango

Ingeniería en Computación

Turno Matutino

Materia:

Organización de Archivos

Alumno:

Cisneros Estrada César

Roberto Jesús Martínez Chávez

Alma Paola Helgueras Avelino

Ensayo:

“La importancia de la Información en la

competitividad de las organizaciones”

El siguiente ensayo tiene como finalidad conocer la importancia de la información

en las organizaciones, lo cual nos conlleva a tener experiencias de aprendizaje que

incluyan oportunidades para la investigación, el descubrimiento y la

experimentación; así como también comprender las ideas básicas del tema a

desarrollar. Se empieza por describir cual es el impacto de las TIC en una

organización. Este es un tema que en nuestros tiempos es básicamente necesario

contar con alguna de estas Tecnologías de la Información y Comunicación, ya que

antes de contar con las TIC las organizaciones no tenían tanta variedad de difusión

de sus productos así como también cuál es su objetivo hacia sus clientes.

Las Tecnologías de la Información y Comunicación han transformado la manera en

que se trabaja y se gestionan los recursos. Las TIC son un elemento clave para

hacer que el trabajo de las organizaciones sea más productivo: agilizando las

comunicaciones, sustentando el trabajo en equipo, gestionando las existencias,

realizando análisis financieros, y promocionando los productos en los mercados.

Bien utilizadas, las TIC permiten a las empresas producir más cantidad, más rápido,

de mejor calidad y en menos tiempo. Permite que sea competitiva la organización

en el mercado.

También se hace las interrogantes de: ¿Qué rol desempeña la información en las

organizaciones?, ¿Cómo debe priorizar la información de la organización el analista

de sistemas? Y ¿Qué papel fungen los dispositivos de almacenamiento y los medios

de comunicación en la relación empresa-información?

Que de tal manera, la información es un recurso vital producido por los sistemas de

información. Los sistemas de información juegan un rol muy importante en una

organización porque más que la producción, las organizaciones requieren de la

información para sobrevivir y prosperar, ampliando su alcance hasta lugares muy

retirados, Cambiando profundamente la manera de conducir sus negocios.

Los medios de almacenamiento en una organización son de suma importancia ya

que con ellas las organizaciones pueden hacer un respaldo de la información más

importante que pueda contener la organización, para ello existen diferentes

dispositivos de almacenamiento como lo son las memorias ROM, RAM, disco duro,

CD, DVD o memorias USB, por mencionar algunos, con estos dispositivos se

pueden hacer copias de seguridad de la información más relevante.

Todo lo dicho anteriormente es una pequeña introducción del tema en general a

desarrollar y por lo tanto enseguida se describen más a fondo las interrogantes

planteadas y todo eso es en base a las organizaciones y como estas tienen el

manejo de su información y difusión.

Las TIC dan soporte y respaldo a los sistemas de información empresarial y hacen

que se conviertan en un factor clave de diferenciación y de rendimiento en las

organizaciones. Con el uso de las tecnologías las organizaciones procesan las

transacciones comerciales tales como:

Pago a proveedores

Compras

Ventas

Remuneraciones entre otras de una manera más eficiente.

Antiguamente factores como la falta de información, la escasa competencia influían

en el éxito de las organizaciones ahora el escenario es totalmente diferente, los

clientes están cada vez más informados y son cada vez más exigentes, la

competencia es mucho mayor y más agresiva, por lo que los inversionistas tienen

miles de alternativas diferentes, los proveedores son cada día más poderosos por

esto y otros muchos factores el desafío al cual se enfrentan las empresas en el siglo

XXI es mucho mayor. (Alba Montenegro, s.f.)

Las Tecnologías de la Información y Comunicación han transformado nuestra

manera de trabajar y gestionar recursos. Las TIC son un elemento clave para hacer

que el trabajo de las organizaciones sea más productivo: agilizando las

comunicaciones, sustentando el trabajo en equipo, gestionando las existencias,

realizando análisis financieros, y promocionando los productos en los mercados.

Bien utilizadas, las TIC permiten a las empresas producir más cantidad, más rápido,

de mejor calidad y en menos tiempo. Permite que sea competitiva la organización

en el mercado.

Las TIC facilitan el trabajo de presentar el producto a los clientes y conseguir ventas

de muchas maneras distintas. Por ejemplo:

El correo electrónico permite enviar todo tipo de información y comunicados

a los clientes. Se le puede enviar un catálogo de productos, una felicitación

de navidad o un boletín de noticias, sin prácticamente ningún costo generado

por enviar dicho correo electrónico. Las TIC lo hacen posible.

Una página web donde exponer los productos que se tienen a la venta y esto

permite que los clientes interesados encuentren los productos fácilmente en

internet y contactar a la organización de la cual se está interesado. También

permite transmitir al mundo la filosofía de la organización.

Un sistema de gestión de clientes informatizado (también conocido por sus

siglas en inglés como CRM), permite a la organización conocer mejor a sus

clientes, analizando sus hábitos y su historial de compras. Así la organización

puede planificar mejor las acciones de venta y también gestionar de forma

eficaz las diferentes áreas de la organización.

De manera análoga al área de Marketing, las TIC también permiten mejorar la

gestión financiera (en la contabilidad, la banca electrónica o la facturación

electrónica), la logística y la distribución (en el seguimiento de flotas, la gestión de

almacén, el comercio electrónico), los recursos humanos (en la información a

distancia, la gestión del conocimiento, el seguimiento personalizado), la producción

y los procesos (gestión de compras, ordenes de producción).

Aunque se trate de una empresa muy pequeña, incluso si se trata de una sola

persona, hay una serie de servicios TIC básicos con los que cualquier empresa ha

de contar: conexión a internet, correo electrónico, dominio en internet, y pagina web.

Estos cuatro servicios básicos son los mínimos para cualquier empresa, puesto que

agilizan enormemente acciones comunes que todas las empresas realizan, y sirven

como base para poder utilizar otros servicios más avanzados.

Estos servicios TIC básicos agilizan el acceso a la información, la comunicación con

los clientes y proveedores, la promoción de servicios y la imagen de marca. Y a la

vez, tienen un coste muy bajo.

Una vez estos servicios básicos están instalados, las empresas deben analizar sus

procesos de negocio, e integrar las tecnologías de la información y la comunicación

que optimizan estos procesos para aumentar la productividad. Para, en definitiva,

producir más y mejor en menos tiempo, y que todos podamos disfrutar del tiempo

libre.

Desafortunadamente, no todas las empresas utilizan los servicios TIC, y algunas no

los utilizan de manera adecuada. Aunque el uso de la Tecnologías de la Información

y la Comunicación es un factor clave en la productividad, su uso no está

generalizado entre las medianas empresas y las PYMES. (BEIT, 2006)

La información es un recurso vital producido por los sistemas de información. Los sistemas de información juegan un rol muy importante en una organización porque más que la producción, las organizaciones requieren de la información para sobrevivir y prosperar, ampliando su alcance hasta lugares muy retirados, Cambiando profundamente la manera de conducir sus negocios.

Para ello es necesario tener un sistema eficaz que ofrezca múltiples posibilidades de implementación de sistemas de información, permitiendo acceder a los datos relevantes de manera frecuente y oportuna, para ello las organizaciones deben analizar de manera detallada la implementación necesaria de sistemas de información precisos.

Para esto es de suma importancia tener una idea clara de lo que son los sistemas de información. Un sistema de información es un conjunto de componentes interrelacionados que recolectan, procesan, almacenan y distribuyen información para apoyar la toma de decisiones y el control en una organización, permitiéndole visualizar problemas complejos y crear nuevos productos. Cabe destacar, que los sistemas de información ofrecen una gran cantidad de ventajas subyacentes, más allá del rédito que significa para la toma de decisiones y los procesos productivos.

Se debe de tener en cuenta que un sistema de información, no solo se refiere a una aplicación informática, si no que esta es la integración de personas, datos, redes. En síntesis un sistema de información comprende planificación, recursos humanos y materiales, objetivos concretos a corto, medio y largo plazo, así mismo se hace uso de la tecnología.

Para saber la importancia de la información dentro de una organización es necesario saber distinguir entre dos definiciones muy importantes las cuales son la información y los datos: la Información, son los datos que se han moldeado en una forma significativa y útil para los seres humanos. Los datos: son secuencias de hechos en bruto y representan eventos que ocurren en las organizaciones o en el entorno físico antes de ser organizados y ordenados en una forma que las personas puedan entender y utilizar.

Dentro de las organizaciones existen actividades que pueden convertir los datos puros en información utilizable las cuales son (Entrada, Procesamiento y Salida):

Entrada: captura o recolecta datos en bruto tanto del interior de la organización como de su entorno externo.

Procesamiento: convierte esta entrada de datos en una forma más significativa.

Salida: transfiere la información procesada a la gente que la usará o a las actividades para las que se utilizará.

La información se relaciona con la retroalimentación la cual permite a las personas que utilizan la información corregir los errores de entrada, para reprocesar la información y así poder aprovechar mejor las salidas para la organización. En otras palabras la retroalimentación es la salida que se devuelve al personal adecuado de la organización para ayudar a evaluar o corregir la etapa de entrada.

Los sistemas de información deben de estar actualizándose de manera constante para que la organización pueda crecer de una forma favorable y poder llevar así un control y buen manejo de la organización, esto también ayuda a plantear estrategias que pueden ayudar al mejoramiento de la misma ofreciendo así oportunidades de crecimiento y toma de decisiones que repercutan de manera positiva en la organización.

Una empresa es mucho más competitiva en el mercado global cuanto más enfoque tiene en el aprovechamiento y explotación máxima de su información. Las organizaciones deben de tener en cuenta lo siguiente para poder aprovechar de la mejor manera sus sistemas de información y beneficiarse de la misma.

Cumplir la función principal aumentando el conocimiento del usuario. Esto hace referencia a la forma en cómo se incentiva el aprendizaje de los individuos dentro de la organización, y así de esta manera contribuir a elevar su conocimiento y por ende ayude a que se tomen mejores decisiones, planteen soluciones y propuestas innovadoras que conllevan al desarrollo y éxito de la empresa. Sin embargo se podría clasificar el valor de la información de acuerdo a:

-Gerencial: La información permite a la alta Gerencia tomar decisiones efectivas que contribuyen al éxito de la empresa.

-Operacional: La información apoya en las actividades de rutina o repetitivas, en este caso operativas que realiza la organización.

-Histórico: La información es relevante ya que nos muestra hechos pasados o provee datos para proyectarse a futuro.

(Rocha Luz, 2007)

Los medios de almacenamiento en una organización son de suma importancia ya que con ellas las organizaciones pueden hacer un respaldo de la información mas importante que pueda contener la organización, para ello existen diferentes dispositivos de almacenamiento como lo son las memorias ROM, RAM, disco duro, CD, DVD o memorias USB, por mencionar algunos, con estos dispositivos se pueden hacer copias de seguridad de la información más relevante.

Los respaldos de información ayudan a las organizaciones a no perder la información que entra, ya que hoy en día cualquier organización está susceptible a perder información por diversas cuestiones ya sea que los servidores donde se encontraba la información tenga algún desperfecto y llegue a quemarse sin poder recuperar la información que se encontraba en ese lugar, al momento de haber hecho el respaldo de esa información la organización puede obtener la información que necesita, pero esto no garantiza que la información este a salvo de pérdidas en dispositivos de almacenamiento externo (Memoria USB, CD, DVD, etc.), ya que al ser un dispositivo electrónico con el tiempo puede llegar a fallar y quedar inservible perdiendo en su totalidad la información almacenada.

Algunas organizaciones optan por utilizar como un medio de almacenamiento para su información la internet, mejor conocida como la nube, la internet se ha vuelto el medio más seguro de almacenamiento de información, ya que cada vez que un miembro de la organización quiera obtener información la va a encontrar allí, una ventaja de respaldar información en internet es que se puede acceder a ella por medio de cualquier dispositivo.

Los medios de comunicación son al igual que los medios de almacenamiento de

suma importancia para la organización ya que con ellos la organización puede

obtener la información que es relevante y necesaria, uno de estos medios de

comunicación son los correos electrónicos ya que las organizaciones manejan

grandes cantidades de información ya sea información que entre o salga de la

empresa este es el medio de comunicación más factible para realizar dichas

acciones, aparte de ser un medio de comunicación para la empresa el correo

electrónico también sirve para poder respaldar la información que se maneja.

Cuando se habla de gestionar la seguridad de una empresa, hay algunos aspectos

que se deben tener en cuenta en la política de seguridad y algunos lineamientos

sobre cómo implementar modelos de seguridad de la información. Pero muchas

veces surge la inquietud acerca de que cuales son las características que debe

cumplir la información para considerarla o no dentro de los sistemas de gestión, y

esta decisión es la que puede condicionar los análisis de riesgos y por tanto las

acciones que se ejecuten.

Hay tres aspectos fundamentales que deben considerarse para clasificar la

información: la integridad que debe garantizársele a la información, el grado de

confidencialidad con que se debe manejar los diferentes activos de información y

los niveles de disponibilidad que son requeridos. Lo más usual es clasificar la

información teniendo en cuenta solamente una de estas tres dimensiones,

generalmente la confidencialidad. Por lo tanto es común tener tres niveles como

privada, de uso interno e información pública. Esta aproximación es la más aceptada

pues uno de los riesgos más críticos para cualquier negocio es la fuga de

información. Pero las otras dos dimensiones no deben descuidarse, y en la medida

que la integridad y la disponibilidad sean relevantes para el negocio deben tenerse

en cuenta. Por ejemplo para una empresa del sector financiero puede ser deseable

tener mayor énfasis en la integridad de las transacciones bancarias que para una

empresa de retail en la actualización de las bases de datos. O para una empresa

cuyo principal canal de venta sea su portal de Internet la disponibilidad sea mucho

más crítica que para una empresa que sólo utilice su página web cómo medio

informativo.

Teniendo definidas las características que más influyen en la seguridad de la

información, se debe realizar un análisis de riesgos sobre todos los activos de

información evaluándolos a luz de los criterios elegidos. La valoración se puede

realizar utilizando escalas de medición, por ejemplo asignando puntajes de 1 a 5

donde 1 sea los niveles más bajos de criticidad y 5 los de mayor impacto. Como

estos análisis pueden resultar bastante subjetivos dependiendo del proceso desde

el cuál se evalúe, deberían realizarse siguiendo el criterio de expertos desde las

diferentes áreas que interactúan con la información. De esta forma se obtienen

calificaciones más equilibradas y que brindan una aproximación a la realidad de la

compañía.

Al clasificar la información, la empresa tiene un panorama más claro de cuáles son

los aspectos en los que debe enfocar su gestión. De esta forma se pueden identificar

cuáles son los riesgos que pueden llegar a tener más relevancia dentro del SGSI y

a su vez determinar los controles más apropiados y acordes a la realidad de la

empresa. Si por ejemplo, del análisis resulta que la disponibilidad de la información

no es un factor crítico tener infraestructura de comunicación de respaldo no va a ser

la prioridad de la empresa. Pero si por el contrario hay altos niveles de información

confidencial, debería hacerse énfasis en soluciones que permitan intercambiar

información cifrada fácilmente.

La clasificación de la información además de ayudar a las organizaciones a enfocar

sus esfuerzos en las necesidades más críticas puede en el mediano plazo generar

ahorros significativos ya que garantiza eficiencia en la administración de los

recursos y efectividad en su implementación. Además con esta clasificación se

pueden enfocar otro tipo de servicios cómo los análisis de vulnerabilidades. (Amaya,

2012)

Concluyendo entonces que como se dijo al principio las interrogantes planteadas

fueron expuestas con mayor claridad y por consecuente cada una de las

interrogantes se enlaza con la siguiente haciendo retroalimentación. Cabe

mencionar que las TIC son de las partes más importantes en una organización ya

que sin estas la empresa no podría promocionarse de una manera adecuada, es

decir, que su publicidad será más fácil de elaborar y los procesos en que manejan

la información serán más eficientes y rápidos.

En si las TIC van enlazadas con los procesos que se realizan para manejar la

información y como esta se ve inmersa en cada uno de los departamentos

encargados del funcionamiento de la empresa; todo eso con el fin de que la empresa

pueda promocionarse bien, pueda promocionar adecuadamente sus productos y así

llamar más la atención y hacer que sus procesos internos como la elaboración de

un producto sea mucho más rápida (mas producción en menos tiempo), sus

productos sean elaborados con la mejor calidad y haciéndolo eficazmente.

Bibliografía Alba Montenegro, I. M. (s.f.). Blogger. Obtenido de Blogger:

http://tecnologiaempresarialrs.blogspot.mx/2010/09/el-impacto-de-las-tics-en-las.html

Amaya, C. G. (27 de Noviembre de 2012). welivesecurity. Obtenido de welivesecurity:

http://www.welivesecurity.com/la-es/2012/11/27/como-clasificar-informacion-

corporativa/

BEIT. (2006). Servicios TIC. Obtenido de Servicios TIC: http://www.serviciostic.com/las-tic/las-tic-

en-las-empresas.html

Rocha Luz, M. (1 de Marzo de 2007). Gestiopolis. Obtenido de http://gestiopolis.com/sistemas-de-

informacion/

IZAMORAR, C. C. (2015). IZAMORAR. Obtenido de http://www.izamorar.com/

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