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PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS QUE REGIRÁN LA REALIZACIÓN DEL “SERVICIO DE RELACIONES PÚBLICAS Y COMUNICACIÓN ONLINE PARA DAR A CONOCER EL DIVIDENDO DIGITAL” Exp. 099/12-CO PROCEDIMIENTO NEGOCIADO URGENTE SIN PUBLICIDAD (Sujeto a regulación armonizada) 16/10/2012 02873829W Firmado por: CRUZ HERRERA, TERESA (FIRMA) AC: CN=AC DNIE 001,OU=DNIE,O=DIRECCION GENERAL DE LA POLICIA,C=ES Entidad Pública Empresarial Red.es 18/10/2012 02869748S Firmado por: ADSUARA VARELA, FRANCISCO DE BORJA (AUTENTICACIÓN) AC: CN=AC DNIE 001,OU=DNIE,O=DIRECCION GENERAL DE LA POLICIA,C=ES Entidad Pública Empresarial Red.es
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PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS QUE REGIRÁN LA REALIZACIÓN DEL
“SERVICIO DE RELACIONES PÚBLICAS Y COMUNICACIÓN ONLINE PARA DAR A CONOCER EL DIVIDENDO DIGITAL”
Exp. 099/12-CO
PROCEDIMIENTO NEGOCIADO
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DIVIDENDO DIGITAL” Procedimiento Negociado Exp. 099/12-CO
ÍNDICE
1 INTRODUCCIÓN ................................................................... 3 2 REQUISITOS DE EJECUCIÓN DEL SERVICIO .................................... 4 2.1 Servicio de RRPP ................................................................. 5 2.2 SERVICIO DE COMUNICACIÓN on line ........................................ 10 2.3 PROTOCOLO DE COMUNICACIÓN de crisis .................................. 12 2.4 Informes de actividad ......................................................... 13 2.5 LENGUAS ........................................................................ 13 2.6 TIEMPO Y FORMA DE EJECUCIÓN............................................. 13 2.7 CONTROL ECONÓMICO Y DE FACTURACIÓN ................................ 17
3 FORMATO Y CONTENIDO DE LA PROPUESTA ................................ 18
3.1 PROPUESTA RELATIVA A LOS CRITERIOS CUYA VALORACIÓN DEPENDE DE UN JUICIO DE VALOR (SOBRE 3) ...................................................... 19 3.2 PROPUESTA RELATIVA A LOS CRITERIOS CUANTIFICABLES MEDIANTE LA MERA APLICACIÓN DE FÓRMULAS (SOBRE 4) ....................................... 21
Nota: Cualquier consulta en relación con el presente procedimiento de adjudicación debe dirigirse por correo electrónico a la dirección [email protected]
Indicando:
Asunto: número de expediente;
Cuerpo: nombre de la empresa, datos de la persona que realiza la consulta y texto de la consulta.
El plazo de recepción de consultas finalizará 3 días hábiles antes del fin del plazo de presentación de ofertas. Red.es no tendrá obligación de responder las consultas realizadas transcurrido dicho plazo.
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1.1 INTRODUCCIÓN
La Entidad Pública Empresarial Red.es, adscrita al Ministerio de Industria, Energía y Turismo, a través de la Secretaría de Estado de Telecomunicaciones y para la Sociedad de la Información (en adelante, SETSI), tiene como misión contribuir al fomento y desarrollo de las telecomunicaciones y la sociedad de la información en nuestro país.
Las funciones de Red.es le han sido legalmente atribuidas en el artículo 55 de la Ley 14/2000, de 29 de diciembre, por el que se modifica la Disposición Adicional Sexta de la Ley 11/1998, de 24 de abril, General de Telecomunicaciones expresamente declarada en vigor por la Disposición derogatoria única de la Ley 32/2003 de 3 de noviembre General de Telecomunicaciones. (HTTP://WWW.RED.ES)
En el ejercicio de la función genérica, que la Ley le atribuye, de fomento y desarrollo de la Sociedad de la Información, Red.es gestiona, en coordinación con otros organismos públicos estatales, autonómicos y locales, diversos programas de difusión y extensión de las telecomunicaciones y la sociedad de la información.
Situación actual
En acuerdo de Consejo de Ministros de agosto de 2012 se aprueba adelantar en un año el despliegue de redes de telefonía móvil de 4G a enero de 2014 frente a enero de 2015 tal y como estaba previsto en el “Plan Marco de actuaciones para la liberación del Dividendo Digital 2012-2014”. Según estimaciones de la Unión Europea, la liberación de la banda de 790 a 862 MHz, también conocida como dividendo digital, tendrá un gran y positivo impacto económico, y por tanto, un gran impacto en la economía española.
Las comunicaciones móviles y un eficiente uso del espectro ocupan un lugar determinante en la consecución de los objetivos de la Agenda Digital para Europa y tendrán un rol relevante en la futura Agenda Digital para España.
Dado el constante incremento de tráfico en redes móviles, es necesario poner a disposición de los operadores de telecomunicaciones cuanto antes el espectro necesario para el despliegue de redes, lo que deberá hacerse además en el ámbito de las actuaciones de armonización que se llevan a cabo en la Unión Europea y, en concreto, del Programa plurianual de política del espectro radioeléctrico.
La banda de 790 a 862 MHz permitirá, debido a su mejor propagación, extender la cobertura de banda ancha móvil en todo el territorio nacional y ofrecer servicios 4G. Por tanto, los canales de televisión instalados en esa frecuencia deberán reordenarse para que las operadoras de telefonía móvil puedan hacer uso de ella.
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El ciudadano, en consecuencia, para poder disfrutar de la programación básica y de la nueva oferta de programación, deberá resintonizar sus aparatos receptores de televisión y en algunos casos, dependiendo del tipo de vivienda, reprogramar el equipo de recepción de la comunidad de vecinos.
El proceso de liberación del dividendo digital no será progresivo, es decir, que no habrá diferentes fases.
2 REQUISITOS DE EJECUCIÓN DEL SERVICIO
El objeto del presente contrato es la asesoría, planificación y ejecución
de una campaña de relaciones públicas con medios y en las redes sociales (“Social Media”) (en adelante, “el Servicio”).
El objetivo final es conseguir una percepción positiva de la liberación del espectro radioeléctrico y que la ciudadanía conozca las ventajas de este cambio y sepa cómo abordarlo.
Este servicio se enmarca dentro de la campaña de comunicación para
dar a conocer la liberación del dividendo digital y sus ventajas y para la que se fijan los siguientes objetivos:
Divulgar las actuaciones a desarrollar para la liberación del Dividendo Digital, Informando a la ciudadanía sobre las tareas a realizar para la resintonización de sus equipos de televisión y para la adaptación de las instalaciones de recepción comunitarias, cuando sea necesario.
Comunicar a la ciudadanía el decidido impulso a la Televisión Digital del futuro, apostando decididamente por la implantación de las nuevas tecnologías, que permitirán la consolidación de la televisión de alta definición, la introducción de la televisión en 3D y la incorporación a medio plazo de la tecnología DVB-T2, así como el desarrollo de la industria de equipos española.
Transmitir los beneficios económicos, sociales y culturales que la liberación del Dividendo Digital significará para el conjunto de la sociedad. De los valores y atributos asociados para la ciudadanía a destacar, entre otros: innovación, oportunidad, apuesta de futuro e impulso económico, contribuyendo de esta manera a la reducción de la brecha digital.
Dar a conocer entre la población el potencial y las bondades que brindará la tecnología 4G, poniendo de manifiesto su importancia como un servicio cercano a las necesidades de los ciudadanos y haciendo hincapié en los beneficios que reportará a la hora de comunicarse y compartir experiencias.
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En este apartado se describen los trabajos generales que conforman el
objeto del presente contrato. Servicio de Relaciones públicas: 1. Análisis 2. Asesoría estratégica 3. Creación de material audiovisual y de imagen 4. Elaboración y actualización de una base de datos de medios 5. Relación con los medios de comunicación 6. Clipping de impactos 7. Formación de portavoces
Servicio de comunicación online: 1. Asesoría estratégica 2. Monitorización 3. Elaboración y actualización de base de datos 4. Creación y dinamización de un blog de campaña Protocolo de comunicación en crisis
2.1 SERVICIO DE RRPP
2.1.1 ANÁLISIS
El adjudicatario deberá encargarse de realizar un análisis de las noticias aparecidas en los medios de comunicación off y online que deberá contemplar las siguientes fases:
A. Análisis inicial.
El adjudicatario realizará, al comienzo de los trabajos, un análisis exhaustivo de las noticias que han aparecido en los medios relacionadas con el dividendo digital. Estas serán proporcionadas por Red.es y comprenderán desde enero de 2012 hasta la fecha en la que el adjudicatario deba realizar este análisis. En este informe se presentarán, entre otros aspectos, los temas recurrentes, su tratamiento, fuentes de los mensajes, items negativos y positivos, etc.
El plazo para entregar este informe no superará las dos semanas desde la petición por parte de Red.es.
B. Análisis de progreso.
El adjudicatario, a lo largo del contrato, irá realizando análisis periódicos dependiendo de la actualidad informativa del dividendo digital o noticias relacionadas que afecten directamente. Estos análisis contendrán, entre otros aspectos, cómo están apareciendo los mensajes difundidos por la portavocía oficial, qué nuevos mensajes o fuentes van apareciendo, líneas
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argumentales, etc. (Las noticias para este análisis ya no serán proporcionadas por Red.es).
c. Análisis final.
El adjudicatario entregará, al término del contrato, un informe final con el análisis de la evolución de los diferentes ítems tratados en el informe inicial y los de seguimiento, con el objetivo de analizar el resultado de la campaña.
La estructura e ítems para realizar los diversos informes requeridos se
concretarán una vez adjudicado el contrato, según los requisitos de Red.es y las aportaciones del adjudicatario basadas en su experiencia en otras actuaciones similares.
2.1.2 ASESORÍA ESTRATÉGICA
El adjudicatario, una vez firmado el contrato, presentará una propuesta de estrategia de relaciones públicas enfocada a los medios de comunicación. Esta estrategia se podrá ir adaptando o perfilando según las necesidades que se deriven de la ejecución del plan de RRPP y de los cambios en la actualidad informativa. En este sentido el adjudicatario deberá realizar los cambios que Red.es le solicite.
El adjudicatario deberá estar en disposición de entregar una propuesta de estrategia de relaciones públicas en el plazo máximo de una semana desde la solicitud por parte de la persona a cargo del proyecto.
Asimismo, el adjudicatario deberá estar en disposición de prestar asesoramiento durante toda la ejecución del contrato sobre la evolución general de la campaña o aspectos específicos de la misma.
El adjudicatario se encargará de la elaboración y/o actualización de los materiales básicos de comunicación necesarios en términos informativos para la puesta en marcha y ejecución de la campaña (dossieres, mensajes clave, argumentario, Nasty Question, etc.), determinados por la persona a cargo del proyecto.
El adjudicatario deberá estar en disposición de entregar una propuesta de cualquiera de los materiales básicos de comunicación en el plazo máximo de una semana desde la solicitud por parte de la persona a cargo del proyecto. Dicha propuesta será modificada por el adjudicatario, en caso de ser necesario, hasta ser validada por Red.es.
Red.es podrá solicitar al adjudicatario durante toda la ejecución del contrato la actualización de los materiales informativos básicos creados conforme a la evolución de la campaña.
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2.1.3 CREACIÓN MATERIAL AUDIOVISUAL Y DE IMAGEN
El adjudicatario deberá estar en disposición, en caso de que Red.es lo solicite, de producir o proveer imágenes de recurso audiovisuales sobre aspectos relacionados con la campaña.
Estas imágenes audiovisuales deberán ser puestas a disposición de Red.es en un formato con la calidad suficiente para ofrecer y ser emitidas por las televisiones (brutos) y, por otro lado, en un formato optimizado para su publicación en medios online (piezas locutadas). Del mismo modo, deberá estar en disposición de producir archivos de audio (podcast) y fotografías en un formato profesional y optimizadas para su publicación en portales web e infografías.
El adjudicatario deberá estar en disposición de entregar el material audiovisual en el plazo máximo de una semana desde la solicitud por parte de la persona a cargo del proyecto. Todos los archivos, tanto de imagen, audio o fotografía deberán ir perfectamente nombrados y con descripción.
No obstante, la persona a cargo del proyecto podrá solicitar puntualmente al adjudicatario materiales adicionales similares a los anteriores a lo largo de toda la duración del contrato, si el desarrollo de la ejecución de la campaña lo requiriese.
Por otro lado, el adjudicatario también deberá diseñar y producir diversos materiales para acondicionar espacios donde se celebren encuentros con los medios. El diseño de dichos materiales, que tendrá que ser aprobado por Red.es, deberá ir acorde con la línea gráfica de la campaña que será facilitada por Red.es una vez adjudicado el contrato.
Los materiales a producir serán entre 2 y 4 enaras plegables y transportables y 1 ó 2 backpanel o photocall, cuyas características concretas serán comunicadas al adjudicatario tras la firma del contrato. El adjudicatario deberá estar en disposición de entregar el material de imagen en el plazo máximo de una semana desde su solicitud por parte de Red.es. Además el adjudicatario deberá llevar o enviar los materiales a los espacios donde sea necesaria su utilización, corriendo con los gastos que pudieran ocasionarse.
2.1.4 ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE UNA BASE DE DATOS DE MEDIOS
El adjudicatario deberá elaborar y entregar a la persona a cargo del proyecto una Base de Datos de medios de comunicación (en adelante, “BBDD”).
Dicha BBDD tendrá la estructura, formato y contenidos exigidos por Red.es y que se comunicarán en su momento al adjudicatario una vez firmado el contrato. En dicha BBDD el adjudicatario deberá contemplar medios de ámbito nacional, regional y local, así como los contactos de periodistas de las secciones requeridas por la persona a cargo del proyecto para la consecución de los objetivos de la Campaña.
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Además, deberá contener también los contactos de los columnistas, articulistas o tertulianos de los principales medios nacionales y regionales.
Para los trabajos requeridos en este apartado, el adjudicatario deberá cumplir la normativa en materia de protección de datos, recabando los permisos necesarios de acuerdo con la legislación vigente.
El adjudicatario deberá estar en disposición de entregar la BBDD en el plazo máximo de una semana desde su solicitud por parte de la persona a cargo del proyecto.
La BBDD elaborada por el adjudicatario se deberá ir actualizando a lo largo de todo el contrato. Esta actualización vendrá derivada de la actuación diaria con los medios o por la aparición de nuevos grupos de interés en la campaña.
2.1.5 RELACION CON LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN
A lo largo de la prestación del Servicio, y según petición de la persona a cargo del mismo, el adjudicatario deberá elaborar y enviar a los medios de comunicación tantas notas de prensa como sean necesarias para comunicar los diferentes hitos de la liberación del Dividendo Digital así como todas aquellas que permitan a la ciudadanía conocer a través de los medios las tareas que tiene que seguir para resintonizar sus equipos de televisión y para la adaptación de las instalaciones de adaptación comunitarias cuando sea necesario. Además, se tendrá que comunicar a los medios los beneficios económicos, sociales y culturales que la liberalización supone para el conjunto de la sociedad. Estas notas de prensa podrán ser similares para todo el ámbito geográfico o bien diferenciarse según comunidades autónomas, provincias, etc… (las notas se realizarán según la planificación y evolución general del programa y las indicaciones de Red.es al respecto).
En este sentido, el adjudicatario realizará labores de consultoría, asesorando a la persona a cargo del proyecto sobre los posibles contenidos de los materiales informativos. Estos materiales podrán ser de ámbito nacional, regional y/o local.
El adjudicatario deberá realizar, además, un seguimiento de los envíos y asegurarse que las notas de prensa llegan a todos los medios requeridos por la persona a cargo del proyecto, con el fin de conseguir la mayor cobertura posible. A partir del envío de estas notas de prensa, el adjudicatario gestionará entrevistas con los medios, consensuadas con Red.es.
Cualquier información que se envíe o se comunique a algún medio deberá tener la aprobación previa de Red.es.
A lo largo de la ejecución del servicio, el adjudicatario, tendrá que atender las peticiones de los medios que le lleguen, y gestionar las mismas según indicaciones de Red.es
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El adjudicatario también deberá estar en disposición de crear o rehacer contenidos sobre la campaña para diferentes soportes, tales como publirreportajes, tribunas o folletos informativos entre otros.
El adjudicatario deberá estar en disposición, si las necesidades de la campaña lo exigen y previa solicitud de Red.es, de organizar encuentros con los medios de comunicación en cualquiera de los puntos de la geografía española. Todos los gastos derivados de estos encuentros correrán a cargo del adjudicatario, tales como espacios, equipamiento, catering, etc. Además, también deberá estar en disposición de facilitar los recursos humanos necesarios para atender el encuentro programado si la persona a cargo del proyecto lo considera necesario para la satisfactoria realización del mismo. Por último, tendrá que elaborar los materiales informativos y las copias necesarias para entregar al/a los medios en el encuentro, si fuera necesario.
Con el fin de conseguir la mayor cobertura posible en todas aquellas actividades que se desarrollen en el marco de la campaña, el adjudicatario deberá detectar, promover y, en su caso, ejecutar otras oportunidades de comunicación que apoyen la consecución del objetivo de la campaña, tales como: gestión y ejecución de entrevistas, reportajes, artículos de opinión o tribunas en los diversos medios de comunicación, etc.
2.1.6 CLIPPING DE IMPACTOS EN MEDIOS
El adjudicatario deberá, durante toda la ejecución del Servicio, realizar las tareas de seguimiento diario de las apariciones en los medios de comunicación referentes a este proyecto.
En este sentido, el adjudicatario deberá elaborar y entregar informes de seguimiento de acuerdo con los criterios de tiempo y forma establecidos por la persona a cargo del proyecto. Red.es definirá, una vez adjudicado el contrato, el formato y las características de los informes a entregar por el adjudicatario, así como su periodicidad.
No obstante, el adjudicatario, necesariamente, deberá presentar, al menos, uno o varios informes diarios según necesidades, después de cada acción con los medios y según apariciones de noticias sobre el tema de la campaña. En el mismo se incorporará una relación de los impactos tanto en medios escritos, TV, radio, revistas y medios online así como los archivos (cortes de radio, televisión, prensa escrita, etc.) que corroboren dichas apariciones siempre que sea posible.
El adjudicatario también creará un servicio de alertas, de modo que se identifiquen lo antes posible las noticias que puedan influir en la campaña. De
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este modo se informará a Red.es de forma inmediata para actuar o responder a los temas de estas alertas.
La búsqueda de noticias debe ser exhaustiva para realizar el envío del clipping diario. El seguimiento tendrá que realizarse sobre cualquier tipo de medios: impreso, radio, televisión y online, incluyendo en este último tanto las ediciones online de medios impresos como los medios digitales. Además debe cubrir toda la geografía española.
2.1.7 FORMACIÓN DE PORTAVOCES
El adjudicatario deberá estar en disposición de organizar un único curso de formación de portavoces. Red.es determinará los asistentes a este curso que en ningún caso serán más de cinco personas.
El objetivo de este curso es preparar a los portavoces para comunicar con la máxima efectividad los mensajes en sus comparecencias públicas, así como mejorar sus habilidades de oratoria. El curso tendrá que tener una duración de entre 5 y 8 horas lectivas y contendrá tanto aspectos teóricos como formación práctica que incluirá grabación de simulaciones. Además el adjudicatario deberá entregar a los asistentes documentación de los aspectos claves tratados en el curso.
El adjudicatario deberá garantizar que el personal que destine a la impartición de esta formación reúne los conocimientos y experiencia suficientes en el ámbito de la comunicación y la relación con los medios para alcanzar los objetivos de la misma. En este sentido el adjudicatario deberá presentar dos candidatos que cumplan con los requisitos antes mencionados y Red.es determinará cuál de ellos en concreto impartirá la formación.
2.2 SERVICIO DE COMUNICACIÓN ON LINE
2.2.1 ASESORÍA ESTRATÉGICA
El adjudicatario, una vez firmado el contrato, presentará una propuesta de estrategia de comunicación online. Esta estrategia se podrá ir adaptando o perfilando según las necesidades que se deriven de la ejecución de la misma y de las corrientes de opinión en la red. En este sentido, el adjudicatario deberá realizar los cambios que Red.es le solicite.
El adjudicatario deberá estar en disposición de entregar una propuesta de estrategia de comunicación online en el plazo máximo de una semana desde la solicitud por parte de la persona a cargo del proyecto.
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Asimismo, el adjudicatario deberá estar en disposición de prestar asesoramiento durante toda la ejecución del contrato sobre la evolución general de la campaña o aspectos específicos de la misma.
El adjudicatario tendrá que poner en marcha las acciones que se definan en esta estrategia, tales como la creación, adaptación a la imagen de la campaña y dinamización de perfiles en redes sociales. Además deberá realizar informes sobre el impacto de las acciones que se realicen en redes sociales y la evolución de las mismas, con la periodicidad que se defina por Red.es.
2.2.2 MONITORIZACIÓN
El adjudicatario deberá monitorizar las menciones y opiniones en blogs, foros y redes sociales; así como analizar antes de comenzar la campaña, a lo largo de esta y al final de la misma, cuáles son las percepciones y las tendencias que la ciudadanía tiene sobre el dividendo digital o temas afines en Internet.
Así mismo, el adjudicatario prestará el servicio de alertas, en tiempo real, de modo que se identifiquen las opiniones o mensajes que puedan influir en la campaña y se pueda actuar o responder a ellas.
2.2.3 ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE UNA BASE DE DATOS DE BLOGS Y LÍDERES DE OPINIÓN RELEVANTES EN REDES SOCIALES
El adjudicatario deberá elaborar y entregar a la persona a cargo del proyecto una Base de Datos de blogs y líderes de opinión relevantes en redes sociales (en adelante, “BBDD”).
Dicha BBDD tendrá la estructura, formato y contenidos exigidos por Red.es y que se comunicarán en su momento al adjudicatario una vez firmado el contrato.
Para los trabajos requeridos en este apartado, el adjudicatario deberá cumplir la normativa en materia de protección de datos, recabando los permisos necesarios de acuerdo con la legislación vigente.
El adjudicatario deberá estar en disposición de entregar la BBDD en el plazo de una semana desde su solicitud por parte de la persona a cargo del proyecto.
La BBDD elaborada por el adjudicatario se deberá ir actualizando a lo largo del Servicio; esta actualización vendrá derivada de la o por la aparición de nuevos grupos de interés en la campaña, entre otros aspectos.
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2.2.4 CREACIÓN, GESTIÓN Y DINAMIZACIÓN DE UN BLOG DE CAMPAÑA
El adjudicatario se encargará de la creación, gestión y dinamización de un blog de la campaña para difundir el dividendo digital y sus ventajas y beneficios.
El blog corporativo deberá estar creado en Wordpress, bajo un dominio “.es” y el adjudicatario correrá con los gastos de alojamiento del mismo. Una vez terminado el contrato el adjudicatario traspasará a Red.es el blog en los términos que indique la entidad.
El diseño visual del blog vendrá dado por las directrices de imagen de campaña que serán facilitadas por Red.es y deberá ser aprobado antes de su publicación.
El diseño de estructura y contenidos será definido entre el adjudicatario y Red.es y deberá contemplar la integración de redes sociales si se considera necesario.
El adjudicatario elaborará los post previa planificación y aprobación de temas por Red.es y éstos incluirán enlaces externos, infografías, fotos ilustrativas y/o vídeos que serán facilitados por el adjudicatario. Cualquier post necesitará la aprobación expresa de Red.es para su publicación. El adjudicatario deberá estar en disposición de entregar el contenido de los post con una semana de antelación a su publicación. Dicha propuesta de post será modificada por el adjudicatario, en caso de ser necesario, hasta ser validada por Red.es, y con suficiente rapidez según los tiempos de publicación.
El número máximo de post que tendrá que elaborar el adjudicatario será de 120.
El adjudicatario también gestionará los comentarios que pudieran surgir en cada entrada y lo hará en contacto diario y bajo aprobación de Red.es para que la respuesta nunca exceda de las 12 horas.
El adjudicatario entregará informes con la periodicidad y formato que se determine por Red.es analizando la actividad del blog.
Adicionalmente, el adjudicatario estará en disposición de escribir, editar y publicar otros contenidos para diferentes soportes online, tales como web, documento informativo, etc. según las necesidades de la campaña.
2.3 PROTOCOLO DE COMUNICACIÓN DE CRISIS
El adjudicatario deberá desarrollar por completo el protocolo de comunicación de crisis ante situaciones que puedan comprometer los objetivos y la imagen de la campaña Dicho protocolo contemplará también las
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crisis on line. En este sentido el adjudicatario deberá realizar los cambios que Red.es le solicite.
A la hora de elaborar su oferta económica, el licitador deberá tener en cuenta que el trabajo de este apartado es común a los dos servicios objeto del presente procedimiento (relaciones públicas con los medios y comunicación online).
2.4 INFORMES DE ACTIVIDAD
El adjudicatario tendrá que entregar un informe de actividad el mismo día en el que se realicen las acciones con los medios de comunicación (esto es, un informe por cada una de las acciones realizadas).
Además, el adjudicatario también realizará un informe mensual que resuma todas las actividades del periodo concreto de acción y un informe final al terminar el proyecto, tanto para la parte de relaciones públicas como para el trabajo de comunicación online.
Estos informes de actividad incluirán también los informes y clipping de impactos.
El formato específico de estos informes será concretado por la persona a cargo del proyecto junto con el adjudicatario una vez comiencen a ejecutarse los trabajos.
2.5 LENGUAS
Será indispensable, cuando la naturaleza de los trabajos así lo requiera, que el adjudicatario realice los trabajos descritos en los apartados 2.1.3, 2.1.5 y 2.2.2 del presente pliego, además de en castellano, en el resto de lenguas cooficiales de España (catalán, gallego, euskera y valenciano).
El coste de traducción no se facturará de forma independiente y se considerará incluido en las ofertas presentadas por los licitadores.
2.6TIEMPO Y FORMA DE EJECUCIÓN
2.6.1 PLANIFICACIÓN, DIRECCIÓN Y SEGUIMIENTO DE LOS TRABAJOS
Corresponde a Red.es la supervisión y planificación generales de los trabajos, proponer las modificaciones convenientes o, en su caso, proponer la suspensión de los mismos si existiese causa suficiente motivada.
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A tal efecto, Red.es designará a una persona a cargo del proyecto cuyas funciones en relación con el presente Pliego serán:
o Velar por el cumplimiento de los trabajos exigidos y ofertados.
o Emitir las certificaciones parciales de recepción de los mismos.
Corresponde al adjudicatario la ejecución, la dirección y la coordinación directa de los medios personales que realicen las actuaciones objeto del Contrato.
A tal efecto, el adjudicatario designará un Jefe de Proyecto cuyas funciones en relación con el presente Pliego serán:
o Dirigir a los medios personales del adjudicatario que realicen las Actuaciones impartiendo al efecto las órdenes e instrucciones necesarias para la ejecución de las mismas.
o Realizar las funciones de contacto directo de los medios personales que realicen las Actuaciones.
Salvo acuerdo contrario entre Red.es y la empresa adjudicataria, el Jefe de Proyecto será el único interlocutor válido para todas las tareas de planificación, dirección y seguimiento de las actuaciones contempladas en el presente Pliego.
Red.es, a través de la persona a cargo del proyecto, comunicará todas las directrices relativas a la supervisión general de los trabajos objeto del Servicio al Jefe de Proyecto y en ningún caso dará órdenes o instrucciones directas a los medios técnicos que de forma concreta realicen dichos trabajos.
Red.es, a través de la persona a cargo del proyecto, podrá fijar reuniones periódicas con el Jefe de Proyecto, con el fin de determinar, analizar y valorar las incidencias que, en su caso, se produzcan en ejecución del Contrato. El Jefe de Proyecto deberá asistir a las reuniones a las que le convoque la persona a cargo del proyecto.
2.6.2 PLAZOS
El adjudicatario deberá respetar los tiempos máximos establecidos a continuación:
a) Presentar el análisis inicial (2.1.1.) en un plazo no superior a dos semanas desde la petición por parte de Red.es.
b) Presentar una propuesta de estrategia de comunicación (2.1.2) en el plazo de una semana desde la petición por parte de Red.es.
c) Entregar los materiales básicos de comunicación (2.1.2) en el plazo de una semana desde su petición por parte de Red.es.
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d) Entregar el material audiovisual (2.1.3) en el plazo de una semana desde la petición de Red.es.
e) Entregar la BBDD de medios (2.1.4) en el plazo de una semana desde la petición por parte de Red.es.
f) Entregar el contenido de los post con una semana de antelación a su publicación. (2.2.4) desde la petición por parte de Red.es.
g) Responder a los comentarios del blog antes de que transcurran 12 horas (2.2.4) desde que son realizados.
h) Entregar un informe de actividad (2.4) el mismo día de cada una de las acciones que se realicen con medios de comunicación.
En ningún caso se tendrán en cuenta a efectos de valoración la mejora en los plazos establecidos en el presente apartado. El incumplimiento de los mismos se penalizará conforme a lo establecido al respecto en el apartado 6 “Penalizaciones” del Pliego de Condiciones Particulares.
2.6.3 HORARIO Y LUGAR DE REALIZACIÓN DE LOS SERVICIOS
Los trabajos se realizarán en las oficinas del adjudicatario. No obstante, Red.es se reserva el derecho de que el adjudicatario realice alguna parte de los trabajos en las oficinas de Red.es en la plaza Manuel Gómez Moreno s/n, Edificio Bronce. Dependiendo de las necesidades de Red.es, se podrá solicitar la movilidad geográfica del personal que preste el Servicio.
Las jornadas de trabajo en las instalaciones de Red.es se establecerán de forma consensuada con el Jefe de Proyecto al comienzo de los trabajos y se revisarán en las reuniones periódicas de seguimiento de proyecto. Con carácter general, dichas jornadas de trabajo se ajustarán al horario y jornada de Red.es.
No obstante lo anterior, en circunstancias excepcionales, a criterio de Red.es, y cuando la urgencia de la materia así lo requiera, el adjudicatario deberá tener plena disponibilidad, sin que la realización del trabajo fuera del horario habitual o en días festivos tenga una consideración especial a efectos de cómputo de horas o tarifa aplicable a las mismas.
Los gastos de desplazamiento y dietas correrán a cuenta del adjudicatario.
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2.6.4 SOPORTE TÉCNICO
El adjudicatario deberá proporcionar el soporte técnico necesario a los medios personales que realicen el Servicio en todas las materias (por ejemplo: móvil, portátil, todo el software necesario para el desarrollo del proyecto concreto, etc.) así como las comunicaciones de datos entre las dependencias desde las que el equipo designado realice el Servicio.
2.6.5 OBLIGACIONES DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN
Durante la ejecución de los Servicios objeto del contrato el adjudicatario se compromete, en todo momento, a facilitar a la persona a cargo del proyecto, a tales efectos, la información y documentación que ésta solicite para disponer de un pleno conocimiento de las circunstancias en que se desarrollan los trabajos, así como de los eventuales problemas que puedan plantearse y de las tecnologías, métodos y herramientas utilizados para resolverlos.
En este sentido, el adjudicatario deberá informar a la persona a cargo del proyecto con la periodicidad necesaria sobre distintos aspectos del funcionamiento y calidad de los Servicios. Entre ellos será necesario presentar un informe, en el formato que defina Red.es, de cumplimiento del Servicio.
Asimismo, el adjudicatario estará obligado a asistir y colaborar a través del personal que éste designe, en las reuniones de seguimiento del proyecto, si las hubiera, definidas por la persona a cargo del proyecto, quien se compromete a citar con la debida antelación, en su caso, al personal del adjudicatario, a los efectos de poder facilitar su asistencia.
Como parte de las tareas objeto del contrato, el adjudicatario se compromete a generar la documentación de los trabajos realizados, de acuerdo con los criterios que establezca en cada caso la persona a cargo del proyecto. Toda documentación generada por el adjudicatario en ejecución del contrato será propiedad exclusiva de Red.es en los términos expresados en el apartado 3.1 del Pliego de Condiciones Particulares.
Salvo indicación expresa en contrario, las especificaciones, informes, diagramas, planos y dibujos y cualquier otro documento relativo al objeto del contrato serán aportados en castellano, cualquiera que sea el soporte y/o formato utilizado para la transmisión de información.
El adjudicatario proporcionará sin coste adicional para Red.es una copia en soporte informático CD-ROM con toda la documentación generada durante la prestación del Servicio.
La documentación entregada seguirá el procedimiento de Gestión de la documentación de Red.es.
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2.7 CONTROL ECONÓMICO Y DE FACTURACIÓN
2.7.1 CONTROL DE FACTURACIÓN
La facturación de los trabajos realizados se efectuará sobre la base de una adecuada administración de recursos por parte del adjudicatario y teniendo en cuenta los siguientes extremos:
o En el caso de realizarse reuniones periódicas, en estas se evaluarán todas aquellas incidencias habidas que se hubieran originado en el cumplimiento de los objetivos planificados y hayan repercutido en detrimento y perjuicio de los Servicios.
o Cuando a juicio de la persona a cargo del proyecto tales incidencias fueran imputables al adjudicatario por falta de responsabilidad, incompetencia, negligencia u otras causas análogas, se aplicarán las penalizaciones establecidas en el apartado 6 del Pliego de Condiciones Particulares y en el contrato.
El adjudicatario, siempre previa conformidad de Red.es con los trabajos realizados en ejecución del contrato, emitirá las facturas en las fechas y con las condiciones referidas en el apartado denominado “Hitos de facturación” y en los términos previstos en el apartado 5 del Pliego de Condiciones Particulares.
Las facturas emitidas por el adjudicatario y remitidas a Red.es deberán contener el desglose de los impuestos indirectos aplicables, indicando el número de expediente del contrato, y se corresponderán en forma y contenido con el correspondiente pedido realizado por Red.es, debiendo hacer constar en dicha factura el número de pedido.
2.7.2 HITOS DE FACTURACIÓN
La facturación se realizará de acuerdo a los siguientes conceptos:
El adjudicatario emitirá una factura mensual por la realización de todos los trabajos del servicio de relaciones públicas comprendidas en el periodo que se facture. El precio por cada mes del Servicio a facturar será el ofertado por el adjudicatario en su propuesta económica por este concepto (apartados 2.1.1 a 2.1.6).
El adjudicatario emitirá una factura mensual por la realización de todas actuaciones de comunicación online comprendidas en el periodo que se facture. El precio por cada mes del Servicio a facturar será el ofertado por el adjudicatario en su propuesta económica por este concepto. (apartados 2.2.1 a 2.2.4).
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Formación de portavoces: el adjudicatario emitirá una factura al término de la impartición del curso de portavoces (apartado 2.1.7. del presente pliego).
Protocolo de comunicación en crisis: el adjudicatario emitirá una factura a la aprobación final por Red.es del documento de Protocolo.
La facturación se realizará una vez ejecutados los trabajos y emitida la conformidad de Red.es con los mismos.
Las facturas se remitirán a Red.es referenciando el número de expediente del Contrato 099/12-CO.
3 FORMATO Y CONTENIDO DE LA PROPUESTA
Con carácter general, la información presentada en la oferta técnica debe estar estructurada de forma clara y concisa. La propuesta no debe contener referencias a documentos externos o anexos no incluidos, cuando éstos sean puntos clave en la valoración de la propuesta.
Con independencia de que el licitador pueda adjuntar a la propuesta relativa a los criterios cuya valoración depende de un juicio de valor (Sobre 3) cuanta información complementaria considere de interés, ésta deberá estar obligatoriamente estructurada con el formato normalizado que se detalla en el apartado siguiente.
Red.es se reserva el derecho a exigir a los licitadores que presenten documentación que acredite la veracidad de la información presentada en la oferta, o bien información adicional sobre el contenido de la misma, estando el licitador obligado a ello.
Red.es podrá requerir a los licitadores que formulen por escrito las aclaraciones necesarias para la comprensión de algún aspecto de las ofertas. En ningún caso se admitirá que en proceso de aclaraciones el licitador varíe los términos expresados en su oferta. Sólo se admitirá la información que facilite el análisis de la solución propuesta inicialmente.
La presentación de propuestas deberá cumplir las prescripciones del Pliego de Condiciones Particulares. Adicionalmente, la propuesta relativa a los criterios cuya valoración depende de un juicio de valor (sobre 3) y la propuesta relativa a los criterios cuantificables mediante la mera aplicación
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de fórmulas (sobre 4), deberán incluir la información y presentar la estructura que se detalla a continuación.
3.1 PROPUESTA RELATIVA A LOS CRITERIOS CUYA VALORACIÓN DEPENDE DE UN JUICIO DE VALOR (SOBRE 3)
La propuesta relativa a los criterios cuya valoración depende de un juicio de valor además de presentarse en dos juegos en formato papel, deberá adjuntarse en dos juegos en formato digital.
A los efectos del cumplimiento de lo establecido en los artículos 26 y 30.2 del Real Decreto 817/2009, de 8 de mayo, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 30/2007, de 30 de octubre, de Contratos del Sector Público, el licitador no deberá incluir en el sobre 3 información de la oferta que, de conformidad con el apartado 3.2 siguiente, sea valorada de forma cuantificable mediante la mera aplicación de fórmulas. En caso contrario la oferta de dicho licitador no será tenida en cuenta en el presente procedimiento.
En este sentido, cuando el licitador deba referirse a aspectos relacionados con alguno de los datos incluidos en el Sobre 4 se incluirá la mención “Ver dato en sobre 4”.
La propuesta presentada por el licitador deberá incluir exclusivamente los siguientes apartados y en el mismo orden:
1. Introducción
Debe incluir, como mínimo:
Identificación de la oferta.
Relación a modo de índice de la documentación incluida en la que el licitador deberá numerar y nombrar los documentos aportados con un máximo de cinco entradas.
Aceptación con carácter general a las condiciones de los pliegos.
Datos de la empresa licitadora.
2. Solución Propuesta: descripción detallada del conjunto de trabajos a realizar por el adjudicatario de acuerdo con lo recogido en el apartado 2 del presente Pliego.
En concreto los licitadores deberán presentar:
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A) Una propuesta de las líneas estratégicas generales de la campaña de relaciones públicas y comunicación online para dar a conocer la liberación del dividendo digital.
B) Protocolo de la comunicación de crisis: el licitador deberá presentar los apartados clave a tener en cuenta en un protocolo de comunicación de crisis, que también contemplará las crisis online.
En este sentido, el licitador también deberá presentar una explicación sobre cada apartado, esto es, una descripción de lo que deberían contener cada uno de ellos. NO debe presentarse el contenido específico para esta campaña del dividendo digital de cada apartado propuesto, ya que éste será desarrollado por el adjudicatario una vez firmado el contrato.
C) Detalle de los resultados que se obtendrán con las herramientas empleadas para realizar la monitorización, el análisis y el sistema de alertas online, así como la metodología aplicada para su obtención.
D) Un informe que incluya los indicadores de impactos que permitan el análisis de las acciones realizadas en redes sociales. (Referencia apartado 2.2.1)
3. Mejoras
Se entenderá por mejora, toda propuesta de servicios o prestación superior en relación con el objeto del contrato NO INCLUIDA EN LOS REQUISITOS de los Pliegos.
En ningún caso se podrá proponer como mejora el ofrecimiento de un número superior al requerido de los mismos bienes o servicios que constituyen el objeto del contrato.
El importe de estas mejoras estará necesariamente incluido en el precio global ofertado.
4. Resumen ejecutivo
El licitador deberá sintetizar su propuesta prestando especial atención a los aspectos más destacables de la oferta en relación a los requisitos y las mejoras ofrecidas.
(Nota: NO DEBERÁ INCLUIR EN ESTE SOBRE 3 información de la oferta que, de conformidad con el apartado 3.2. siguiente, SEA VALORADA DE FORMA CUANTIFICABLE mediante la mera aplicación de fórmulas).
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3.2 PROPUESTA RELATIVA A LOS CRITERIOS CUANTIFICABLES MEDIANTE LA MERA APLICACIÓN DE FÓRMULAS (SOBRE 4)
El licitador presentará su propuesta siguiendo los modelos que se adjuntan al presente Pliego para la proposición económica. La información contenida en el sobre 4, además de presentarse en dos juegos en formato papel, deberá adjuntarse en dos juegos en formato digital ROM, en el que se incluirán las tablas en formato hoja de cálculo, con la totalidad de los datos necesarios para la valoración automática de las proposiciones.
3.2.1 PROPOSICIÓN ECONÓMICA.
La proposición se presentará siguiendo el modelo en formato hoja de cálculo que se refiere en el siguiente apartado y que se adjunta al presente Pliego.
La información contenida en el sobre 4, además de presentarse por escrito, deberá adjuntarse en formato electrónico (CD), presentándose en ambos casos por duplicado. En este CD se incluirá una tabla en formato Hoja de Cálculo, con la totalidad de los precios unitarios y una celda que realice el cálculo de la oferta conforme a la fórmula descrita a continuación y al modelo adjunto en formato hoja de cálculo.
La oferta económica se estructurará proporcionando precios, para los conceptos que se enumeran a continuación. Todos los precios se deben proporcionar en Euros, calculados y presentados con DOS decimales e IMPUESTOS INDIRECTOS APLICABLES EXCUIDOS.
Pa: Precio unitario por cada mes de prestación del servicio de Relaciones Públicas.
Pb: Precio unitario por cada mes de prestación del servicio de Comunicación on line. Este precio multiplicado por el número de unidades solicitadas no podrá exceder de la cantidad de CUARENTA Y NUEVE MIL QUINIENTOS OCHENTA Y SEIS EUROS CON SETENTA Y OCHO CÉNTIMOS (49.586,78 €) Impuestos indirectos aplicables no incluidos.
Pc: Precio por la realización del curso de formación de portavoces.
Pd: Precio por la realización del protocolo de comunicación en crisis.
La fórmula que se establece para el cálculo del PRECIO DE OFERTA, es la siguiente:
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Precio Oferta (Pi) = Pa*4 + Pb*4+ Pc*1+Pd*1
Todos los precios se deben proporcionar en Euros, con DOS decimales y SIN IMPUESTOS INDIRECTOS APLICABLES INCLUIDOS.
El precio total de la oferta no podrá exceder de la cantidad de
CIENTO NOVENTA Y CUATRO MIL CUATROCIENTOS CINCUENTA Y SEIS
(194.456,20 €) Impuestos indirectos aplicables excluidos. Cualquier oferta
que supere dicha cantidad no será tomada en consideración en el presente
procedimiento de adjudicación.
3.2.2 MODELO DE PROPOSICIÓN ECONÓMICA.
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BORJA ADSUARA VARELA
DIRECTOR GENERAL DE RED.ES
TERESA CRUZ HERRERA
DIRECTORA DE COMUNICACIÓN DE RED.ES
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