Entornos colaborativos en SharePoint 2010
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Entornos colaborativos en SharePoint 2010
Entornos colaborativos en SharePoint 2010
Raona | Entornos colaborativos en SharePoint 2010 2
Índice
Introducción .................................................................................................................................. 3
Descripción general de SharePoint ........................................................................................... 3
Microsoft SharePoint 2010 y Microsoft Office 2010................................................................. 5
Herramientas de colaboración ...................................................................................................... 7
Sitios de SharePoint .................................................................................................................. 7
Resumen de funcionalidades colaborativas que cubre SharePoint 2010 ................................. 9
Puntos fuertes a la hora de elegir SharePoint 2010................................................................ 12
Seguridad ............................................................................................................................. 12
Seguimiento ........................................................................................................................ 13
Flexibilidad .......................................................................................................................... 14
Eficiencia ............................................................................................................................. 16
Accesibilidad ........................................................................................................................ 17
Usabilidad ............................................................................................................................ 17
Integración .......................................................................................................................... 18
Más allá de los espacios de colaboración ............................................................................... 20
Portales de publicación ....................................................................................................... 21
Portales de BI ...................................................................................................................... 22
Conexiones a datos externos .............................................................................................. 23
Centros de búsqueda .......................................................................................................... 23
Red social............................................................................................................................. 24
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Introducción
Descripción general de SharePoint Microsoft SharePoint 2010 es un entorno web colaborativo diseñado para crear potentes
aplicaciones web empresariales. Este entorno web permite crear entornos colaborativos,
intranet, extranet, portales de inteligencia empresarial, web pública, sitios personales de
usuario, wikis corporativas, blogs, gestores documentales, zonas de flujos de trabajo
corporativos, centros de búsqueda empresarial, búsquedas de perfiles, redes sociales... La
organización puede utilizarla para facilitar la colaboración, proporcionar características de
administración del contenido, implementar procesos empresariales y dar acceso a la
información imprescindible para los objetivos y procesos de la organización.
Mediante el uso de las plantillas del sitio y de otras características de Microsoft SharePoint
2010, puede crear, fácil y eficazmente, sitios que admitan la publicación de contenido
específico, administración del contenido, administración de registros o satisfacer las
necesidades de la inteligencia empresarial que pueda tener la organización. Por ejemplo, se
pueden crear sitios en el nivel de empresa, como portales de la organización, sitios en Internet
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o sitios especializados, como repositorios de contenido o áreas de reuniones. Estos sitios le
permiten colaborar y compartir información con otros usuarios que estén tanto dentro como
fuera de la organización. Además, puede usar Microsoft SharePoint 2010 para dirigir
búsquedas eficaces de personas, documentos y datos, diseñar y participar en procesos
basados en formularios, así como para tener acceso y analizar grandes cantidades de datos
empresariales.
Entre otras cosas, puede usar SharePoint 2010 para:
Colaborar eficientemente con el resto de las personas de la organización. Por ejemplo, puede
usar los calendarios para ver el momento en el que tienen lugar los eventos del equipo, usar
las bibliotecas de documentos para almacenar los documentos del equipo, del departamento o
de la organización. También puede debatir los problemas mediante blogs o capturar y
conservar la información de Wikis, que son bases de conocimientos administradas por el
usuario.
Crear sitios personales, en los que puede administrar y compartir información con el resto de
los usuarios. Por ejemplo, puede crear su propio portal Mi sitio, donde puede ver y administrar
todos los documentos, las tareas, los vínculos, los calendarios de Microsoft Office Outlook
2010, los compañeros y el resto de la información personal desde una ubicación central.
Buscar personas, conocimientos y datos en las aplicaciones empresariales. Por ejemplo, si
busca en Mis sitio de la intranet, puede encontrar a alguien con una habilidad o interés
específicos, aunque no sepa su nombre. Quizá también pueda buscar datos en una base de
datos corporativa o en una aplicación empresarial, como una aplicación de administración de
relaciones con los clientes (CRM, Customer Relationship Management).
Administrar documentos, registros y contenido Web. Por ejemplo, la organización puede
desarrollar un proceso para retirar o hacer que caduquen documentos cuando haya
transcurrido un período de tiempo determinado.
Hospedar formularios empresariales basados en XML que se integren con bases de datos y
otras aplicaciones empresariales. Por ejemplo, si trabaja para una autoridad gubernamental,
puede diseñar formularios de aplicaciones de permisos en Microsoft Office InfoPath 2010 e
incluirlas en Microsoft SharePoint 2010
en un explorador. Los datos especificados en el formulario se pueden enviar a una base de
datos de la red gubernamental.
Publicar fácilmente informes, listas e indicadores clave de rendimiento (KPI,
Indicators) vinculándolos a aplicaciones empresariales, como SAP, Siebel y Microsoft SQL
Server 2008.
Microsoft SharePoint 2010 y Microsoft Office 2010 Al igual que Project Server y Exchange Server,
de la familia Office, con lo que está diseñado para trabajar eficazmente con otros programas y
servidores de Microsoft Office 2010
Office en el navegador, acceder a nuestro buzón de Exchange, crear bibliotecas de
documentos, crear bibliotecas de presentaciones, diseñar formularios web InfoPath, crear
centros de Visio, exportar a Excel… y un sinfín de aplicacio
Si utiliza Microsoft Office Access
usar las características de creación de informes de Office Access
crear informes. Si está de viaje, por ejemplo, puede mantene
SharePoint en el equipo portátil, en el que puede editar y ejecutar una consulta como si fuera
cualquier otra tabla de Office Access
de SharePoint son totalmente interactivos. Office Access
posteriormente con la lista en línea cuando vuelva a conectar el equipo portátil.
haciendo uso de los servicios de Access, será capaz de trabajar con un documento Access
desde la interfaz SharePoint.
Si usa Microsoft Office Outlook
Las carpetas de SharePoint se muestran como cualquier otra carpeta de Outlook.
podrá ver listas y calendarios de SharePoint en Outlook.
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Microsoft SharePoint 2010 para que los usuarios puedan rellenarlos directamente
en un explorador. Los datos especificados en el formulario se pueden enviar a una base de
Publicar fácilmente informes, listas e indicadores clave de rendimiento (KPI, Key Performance
) vinculándolos a aplicaciones empresariales, como SAP, Siebel y Microsoft SQL
Microsoft SharePoint 2010 y Microsoft
Al igual que Project Server y Exchange Server, Microsoft SharePoint Server 2010 forma parte
está diseñado para trabajar eficazmente con otros programas y
Microsoft Office 2010. Desde SharePoint 2010 podremos editar documentos de
Office en el navegador, acceder a nuestro buzón de Exchange, crear bibliotecas de
documentos, crear bibliotecas de presentaciones, diseñar formularios web InfoPath, crear
centros de Visio, exportar a Excel… y un sinfín de aplicaciones.
Microsoft Office Access 2010, puede llevarse una lista de SharePoint sin conexión y
usar las características de creación de informes de Office Access 2010 para ver los datos y
crear informes. Si está de viaje, por ejemplo, puede mantener una copia local de una lista de
SharePoint en el equipo portátil, en el que puede editar y ejecutar una consulta como si fuera
cualquier otra tabla de Office Access 2010. Los formularios y los informes que utilizan la lista
nteractivos. Office Access 2010 puede sincronizar la lista local
posteriormente con la lista en línea cuando vuelva a conectar el equipo portátil. Además,
haciendo uso de los servicios de Access, será capaz de trabajar con un documento Access
Office Outlook 2010, puede llevarse bibliotecas de documentos sin conexión.
Las carpetas de SharePoint se muestran como cualquier otra carpeta de Outlook. También
podrá ver listas y calendarios de SharePoint en Outlook.
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para que los usuarios puedan rellenarlos directamente
en un explorador. Los datos especificados en el formulario se pueden enviar a una base de
Key Performance
) vinculándolos a aplicaciones empresariales, como SAP, Siebel y Microsoft SQL
Microsoft SharePoint 2010 y Microsoft
forma parte
está diseñado para trabajar eficazmente con otros programas y
mos editar documentos de
documentos, crear bibliotecas de presentaciones, diseñar formularios web InfoPath, crear
, puede llevarse una lista de SharePoint sin conexión y
para ver los datos y
r una copia local de una lista de
SharePoint en el equipo portátil, en el que puede editar y ejecutar una consulta como si fuera
. Los formularios y los informes que utilizan la lista
puede sincronizar la lista local
Además,
haciendo uso de los servicios de Access, será capaz de trabajar con un documento Access
, puede llevarse bibliotecas de documentos sin conexión.
También
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Si usa Microsoft Office InfoPath 2010, puede diseñar plantillas de formularios compatibles con
el explorador, publicarlas en un sitio de SharePoint 2010 y habilitarlas para su uso en un
explorador Web. Además, cualquier formulario de entrada a listas y flujos de trabajo podrá ser
un formulario InfoPath creado por usted.
Si usa Microsoft Office Excel 2010, puede guardar hojas de cálculo en un sitio de SharePoint
para que los usuarios puedan tener acceso a ellas mediante un explorador. Puede usar estas
hojas de cálculo para mantener y compartir eficazmente una versión actualizada central, a la
vez que ayuda a proteger cualquier tipo de información de carácter propietario, como los
modelos financieros que están incrustados en la hoja de cálculo.
Si utiliza Microsoft Office PowerPoint 2010 podrá crear bibliotecas de diapositivas, pensadas
para que pueda crear, editar y compartir diapositivas de sus presentaciones. Además, con los
servicios para PowerPoint, podrá publicarlas en SharePoint 2010.
También puede mejorar la experiencia de Office adaptándola a la web. Gracias a las Office
Web Applications, tendrá un editor Word y un editor Excel en el navegador perfectamente
integrado con SharePoint.
Si trabaja con Microsoft Visio 2010 podrá crear gráficos Visio y visualizarlos en el navegador
web integrados con SharePoint. Además, podrá utilizar la Visio para diseñar flujos de trabajo
empresariales para SharePoint 2010.
Con Microsoft Office SharePoint Designer 2010 y Microsoft Office Workspace 2010 podrá
realizar todas las tareas de SharePoint 2010 que se pueden hacer en el navegador. SharePoint
Designer 2010 permitirá configurar la aplicación SharePoint, crear grupos, crear y mantener
listas y bibliotecas, crear sitios, administrar seguridad, permisos, acciones de listas, diseños,
formularios, flujos de trabajo, conexiones a datos externos, y un largo etcétera. SharePoint
Workspace 2010 permite trabajar con el contenido: rellenar listas, subir documentos, rellenar
formularios, editar contenido… La gran ventaja de SharePoint Workspace 2010 es que permite
el trabajo offline.
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Herramientas de colaboración
Sitios de SharePoint Una aplicación SharePoint se estructura en sitios. Cada sitio es una zona compuesta
por páginas, bibliotecas documentales, y listas (de tareas, anuncios, calendarios,
foros, contactos, vínculos, personalizadas…).
Un sitio puede albergar uno o varios subsitios, de esta forma se consigue que
SharePoint tenga una estructura de árbol. Por ejemplo:
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SharePoint 2010 permite crear sitios de muy distinto tipo. Desde sitios de equipo,
de reuniones, de bases de datos, de calendarios, de blog, wikis, espacios de
documentación, centros de registro, centros de BI, centros de búsqueda… hasta
sitios de publicación preparados para trabajar con contenido web y crear una web
pública.
Este documento se centrará en los sitios colaborativos, mediante los cuales
podremos colaborar, gestionar bibliotecas documentales y listas, integrar con las
herramientas Office, hacer búsquedas ya administrar contenido empresarial.
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Una necesidad típica en un entorno colaborativo es la de gestionar sitios de
proyectos o incluso subproyectos de estos. SharePoint 2010 cubre esta necesidad
gracias a la posibilidad de jerarquizar. Podremos tener una estructura de árbol de
sitios de proyecto, de tal forma que unos cuelguen de otros. Cada sitio tendrá sus
páginas, listas y bibliotecas documentales. Gracias a las características de seguridad,
podremos crear grupos, asignarles permisos y decidir si los sitios hijo los heredan o
no.
Resumen de funcionalidades colaborativas que cubre SharePoint 2010 SharePoint 2010 cubre prácticamente todas las funcionalidades colaborativas que
puede tener una organización. A continuación se resumen las más importantes:
- Posibilidad de crear una jerarquía de sitios
- Creación de páginas y plantillas de página
- Gestión documental
o Versionado de documentos
o Historial de documentos. Posibilidad de ver y restaurar una versión.
o Metadatos en documentos
o Aprobación de contenido
o Autorizaciones
o Check-in y check-out de un documento
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o Políticas de acceso concurrente
o Soporte para librerías con millones de elementos
o Carpetas
o Creación de vistas de la librería
o Seguridad y permisos
o Políticas de borrado
o Operaciones masivas sobre documentos
o Conjuntos de documentos tratados como un único elemento
o Soporte en SharePoint Workspace 2010 para trabajo offline con
documentos
o Flujos de trabajo
o Integración total con las aplicaciones Office 2010
- Publicación de records
- Publicación de informes
- Utilización de páginas wiki como páginas del sitio
- Integración con usuarios de directorio Activo
- Posibilidad de consultar el Outlook en web
- Red social y sitios personales
- Integración de los usuarios de SharePoint y las características de red social
con Office Communicator, Outlook, LiveMeeting y otras herramientas de
comunicación unificada de Microsoft
- Listas de SharePoint
o Posibilidad de crear listas personalizadas con columnas
personalizadas
o Características de integridad referencial
o Soporte InfoPath 2010 para creación de formularios de lista. Diseño,
reglas, validación, acciones y condiciones adicionales…
o Numerosos tipos de lista ya predefinidos:
� Anuncios
� Calendario: posibilidad de integrarlo con Outlook. Se pueden
añadir eventos al calendario de SharePoint y convocar a los
usuarios a ese evento. Desde la convocatoria se podrán crear
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espacios de trabajo para la reunión en los que gestionar
asistentes, puntos del día, conclusiones, documentación…
� Contactos
� Encuesta: posibilidad de crear encuestas con multitud de
opciones para las preguntas.
� Panel de discusión: foros de debate integrados en una lista
� Seguimiento de asuntos
� Tareas: posibilidad de unir unas tareas con otras, añadirles
fechas de inicio y fin y visualizarlas en modo gráfico de Gantt
� Vínculos
- Posibilidad de visualizar la interfaz de un sitio en distintos idiomas
- Integración con la interfaz “ribbon” de Office 2007 y 2010.
- Acceso móvil
- Servicio de metadatos centralizado
- Web Analytics. Análisis de uso, tráfico, acceso, carga, tamaño… de cada sitio
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Puntos fuertes a la hora de elegir SharePoint 2010 Seguridad
La gestión de la seguridad es uno de los puntos fuertes de SharePoint 2010. Es posible crear
diferentes niveles de permisos o roles (permisos de lectura, de edición, de colaboración, de
diseño, de administrador de jerarquía, de control total, sólo para crear, sólo para eliminar, sólo
para ver páginas, lecturas restringidas… y un sinfín más) muy flexibles. Estos permisos pueden
ser asignados en un sitio a usuarios y a grupos de SharePoint (que contienen usuarios) y de
Directorio Activo. De este modo, podemos gestionar distintos roles a distintos grupos o
usuarios en un mismo sitio.
Por defecto los sitios heredan los permisos de su sitio padre. No obstante estos permisos se
pueden romper y definir sitios propios.
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También es posible romper la herencia de permisos a nivel de lista/biblioteca e incluso de
elemento de lista/biblioteca. De este modo se puede por ejemplo proteger una tarea en
concreto para que nadie la complete salvo su creador, proteger documentos de o páginas para
que no se editen o incluso impedir la visualización de distintas listas o librerías.
Si hay elementos web insertados en una página (visualizadores de listas, tareas, imágenes,
videos, visores de páginas, vínculos, formularios…) es posible asignar seguridad en su
configuración para que lo vean los grupos de SharePoint que el diseñador decida.
Gracias a la posibilidad de creación sencilla de flujos de trabajo en SharePoint 2010 es posible
crear flujos para gestionar autorizaciones a los usuarios, aprobación de documentos, políticas
de caducidad… y cualquier otra cuestión que se pueda imaginar.
Seguimiento
Gracias al servicio de Web Analytics de SharePoint 2010 se puede realizar un seguimiento
exhaustivo de los accesos a los sitios. Mediante este servicio se pueden obtener datos de
tráfico del sitio, totales de visitas y accesos, remitentes, contenido editado, búsquedas
realizadas, usuarios que han visitado, inventario, versiones… y generar informes muy
detallados de análisis del sitio.
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Dos elementos web que se pueden insertar en cualquier página nos informarán de qué
contenido es más popular y de todos los cambios que se hayan hecho en elementos de listas y
bibliotecas.
Todos los flujos de trabajo almacenan en su historial una serie de logs que van informando de
su estado, acciones realizadas y problemas encontrados.
Flexibilidad
Gracias a la interfaz “ribbon” de Office, que SharePoint 2010 lleva integrada, es muy sencillo
configurar cualquier aspecto de SharePoint. Desde aspectos muy delicados como permisos,
roles, seguridad… hasta configuración de bibliotecas, manejo de elementos, diseños de los
sitios… y muchas otras posibilidades.
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Además, utilizando Microsoft Office SharePoint Designer, es muy sencillo personalizar de una
forma muy rápida cualquier sitio (seguridad, grupos, listas, bibliotecas, flujos de trabajo,
conexión a datos externos…).
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Eficiencia
Gracias al uso de SharePoint 2010, la eficiencia en el trabajo de los usuarios mejora en gran
medida. La creación y diseño de sitios y páginas es muy sencilla y rápida ya que, gracias a la
interfaz “ribbon” de Office, los usuarios editarán las páginas como si estuvieran editando un
documento Word o PowerPoint.
El uso de las bibliotecas de SharePoint permite que toda la información esté concentrada en
un único punto dónde puedan acceder todos los usuarios 24 horas al día. Ningún usuario
dependerá de otro usuario para poder trabajar, ya que tendrá disponible toda la información
en SharePoint. Las políticas de acceso concurrente, versionado, aprobación, check-in e historial
ayudarán a los usuarios a colaborar a la hora de trabajar conjuntamente en un documento.
Existe la posibilidad de crear conjuntos de documentos, que servirán para agrupar varios
documentos en un único elemento para poder aplicar permisos, flujos de trabajo, versionado
conjunto, metadatos comunes…
Gracias a Microsoft Office SharePoint Workspace 2010 se podrá trabajar sobre SharePoint
2010 de manera offline y publicar los cambios una vez se vuelva a estar online (con sus
correspondientes políticas de bloqueos y concurrencia.
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Accesibilidad
SharePoint 2010 es una herramienta web. Puede publicarse a nivel interno en la red de la
organización o a nivel externo para acceder a él por internet.
No obstante, si no se desea o no se puede utilizar el navegador web, mediante Microsoft
Office SharePoint Designer 2010 y Microsoft Office SharePoint Workspace 2010 se pueden
realizar todas las operaciones que se harían con SharePoint en el navegador (SP Designer para
configuración y diseño y SP Workspace para trabajar online/offline con el contenido).
SharePoint hace uso del estándar XHTML 1.0, con lo que la mayoría de los navegadores web
actuales (Internet Explorer 8, FireFox, Google Chrome, Opera, Safari…) lo visualizará sin ningún
problema.
SharePoint 2010 es accesible WCAG 2.0 AA por defecto, Con personalización del producto se
podría alcanzar el nivel AAA.
SharePoint 2010 es totalmente accesible desde teléfonos móviles. Cada sitio tiene una
dirección específica para acceder desde un navegador WAP de teléfono móvil. Además, se
pueden crear vistas de listas y formularios InfoPath adaptados para teléfono. Si usted utiliza un
Windows Phone 7 Series podrá utilizar el nuevo SharePoint Workspace 2010 Mobile para
trabajar con el contenido de SharePoint. Además, tendrá integración con Word Mobile,
PowerPoint Mobile y Excel Mobile.
Usabilidad
SharePoint 2010 es muy sencillo de utilizar para los usuarios. Gracias a la interfaz “ribbon”, los
usuarios trabajarán con las páginas, listas y bibliotecas del mismo modo con el que trabajarían
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con Word. Además, la integración de las librerías de páginas wiki en los espacios de
colaboración hace que la creación, edición y diseño de páginas sea muy sencilla.
Integración
SharePoint 2010 forma parte de la familia Office. Gracias a esto, está totalmente integrado
con las herramientas cliente Office (Word, Excel, PowerPoint, Visio, SharePoint Workspace,
Project…) como con las herramientas de servidor (Exchange Server, Project Server).
Al ser un producto basado en .NET, una aplicación web ASP.NET sobre IIS y un producto
integrado en Windows, es compatible con características tales como Directorio Activo, Power
Shell, Comunicaciones Unificadas, autenticación basada en formularios (FBA), Single Sign On
(SSO), ISA Server… y muchas otras características del mundo Microsoft.
Los usuarios de SharePoint pueden (se recomienda) ser usuarios de Directorio Activo de
Windows. De esta forma, se puede hacer login en SharePoint directamente desde la cuenta de
Windows y todos los servicios sociales y de búsqueda de usuarios quedarán integrados con los
datos de Directorio Activo. Si tenemos definida la estructura de organización en el Directorio
Activo podremos ver en los sitios personales información del departamento y compañeros de
un usuario y una organigrama Sivlerlight de la compañía.
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Si utiliza un servidor Microsoft Exchange, las cuentas y buzones de correo quedarán
totalmente integradas en SharePoint para poder ver correo, visualizar tareas, sincronizar
calendarios, programar eventos, enviar correo, solicitar conversación por Office
Communicator…
Puede colocar elementos web de Outlook en una página o en el sitio personal:
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Si la organización utiliza Unified Communications podrá ver el control de presencia de Outlook
o Communicator en SharePoint junto a cada usuario. Además, podrá ver un panel para cada
usuario desde el que podrá enviar emails, programar reuniones, o charlar por Communicator.
Si no se dispone de Directorio Activo y las credenciales de los usuarios se almacenan en otro
sistema (por ejemplo en base de datos) se puede hacer uso de la Autenticación Basada en
Formularios (FBA) de ASP.NET para desarrollar un sistema de autenticación de ese almacén en
SharePoint.
Más allá de los espacios de colaboración Si utiliza SharePoint 2010 sólo para colaboración, deberá saber que tiene muchas más
posibilidades y funcionalidades que puede aprovechar en un futuro. Brevemente hacemos una
descripción:
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Portales de publicación
Mediante este tipo de portales podrá crear aplicaciones pensadas para diseñar sitios web muy
personalizados. Permite crear plantillas de contenido de páginas, historial de páginas,
administrador del contenido, flujos de aprobación… y muchas herramientas para poder
mantener un sitio web. Numerosas web públicas están basadas en portales de publicación de
SharePoint, por ejemplo:
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Portales de BI
Mediante distintas herramientas podrá crear portales pensados para realizar Business
Intelligence o inteligencia empresarial. SharePoint incluye numerosas herramientas que
permiten trabajar y diseñar sitios de BI.
Una serie de elementos web nos permitirán mostrar indicadores y gráficas que puedan
conectar con datos de listas, bases de datos o servicios web:
Los servicios de Excel y PerformancePoint permitirán publicar hojas de Excel (por completo o
por partes) en SharePoint y diseñar complejos paneles de mando (dashboards) con
información empresarial de bases de datos, cubos, etc.
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Conexiones a datos externos
Puede conectar a datos externos (por ejemplo a una base de datos Oracle, a SAP…) y
visualizarlos en SharePoint como si se tratase de listas. Podrá leer, escribir y eliminar los datos
si así lo desea, todo desde interfaz SharePoint. Con SharePoint Designer 2010 o Visual Studio
2010 (según la complejidad) podrá diseñar estas conexiones.
Centros de búsqueda
Puede utilizar SharePoint para realizar búsquedas empresariales. Puede programar búsquedas
en el contenido de SharePoint y en contenidos externos a SharePoint de su organización,
permitiendo etiquetar, categorizar e indexar todo el contenido de su compañía.
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Red social
Mediante las características de red social de SharePoint podrá gestionar sitios personales,
compartir datos y perfiles, encontrar personas afines, etiquetar cualquier contenido de
SharePoint por los usuarios, ver la jerarquía de la organización, realizar búsquedas sobre
perfiles y un sinfín más de aplicaciones.
